Chuyên đề Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty Tư vấn Xây dựng và Phát triển Nông thôn

Lời nói đầu Trong nền kinh tế thị trường có sự quản lý của nhà nước ta hiện nay, các tổ chức kinh tế, doanh nghiệp có quyền tổ chức và thực hiện hoạt động sản xuất kinh doanh của mình một cách độc lập tự chủ theo qui định của pháp luật. Họ phải tự hạch toán và đảm bảo doanh nghiệp mình hoạt động có lợi nhuận, và phát triển lợi nhuận đó, từ đó nâng cao lợi ích của doanh nghiệp, của người lao động. Đối với nhân viên, tiền lương là khoản thù lao của mình sẽ nhận được sau thời gian làm việc tại công ty. Còn đối với công ty đây là một phần chi phí bỏ ra để có thể tồn tại và phát triển được. Một công ty sẽ hoạt động và có kết quả tốt khi kết hợp hài hoà hai vấn đề này. Do vậy, việc hạch toán tiền lương là một trong những công cụ quản lý quan trọng của doanh nghiệp. Hạch toán chính xác chi phí về lao động có ý nghĩa cơ sở, căn cứ để xác định nhu cầu về số lượng, thời gian lao động và xác định kết quả lao động. Qua đó nhà quản trị quản lý được chi phí tiền lương trong giá thành sản phẩm. Mặt khác công tác hạch toán chi phí về lao động cũng giúp việc xác định nghĩa vụ của doanh nghiệp đối với nhà nước. Đồng thời nhà nước cũng ra nhiều quyết định liên quan đến việc trả lương và các chế độ tính lương cho người lao động. Trong thực tế, mỗi doanh nghiệp có đặc thù sản xuất và lao động riêng, cho nên cách thức hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương ở mỗi doanh nghiệp cũng sẽ có sự khác nhau. Từ sự khác nhau này mà có sự khác biệt trong kết quả sản xuất kinh doanh của mình. Từ nhận thức như vậy nên trong thời gian thực tập tại Công ty Tư vấn Xây dựng và Phát triển Nông thôn em đã chọn đề tài “Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty Tư vấn Xây dựng và Phát triển Nông thôn” để nghiên cứu thực tế và viết thành chuyên đề này. Với những hiểu biết còn hạn chế và thời gian thực tế quá ngắn ngủi, với sự giúp đỡ của lãnh đạo Công ty và các anh chị em trong phòng kế toán Công ty, em hy vọng sẽ nắm bắt được phần nào về sự hiểu biết đối với lĩnh vực kế toán tiền lương trong Công ty. Bài viết được chia làm 3 chương: Chương 1: Cơ sở lý luận chung về kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương trong các doanh nghiệp sản xuất. Chương 2: Thực trạng công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty Tư vấn Xây dựng và Phát triển Nông thôn. Chương 3: Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty Tư vấn Xây dựng và Phát triển Nông thôn. Bài viết này đã được hoàn thành với sự tận tình hướng dẫn, giúp đỡ của Thầy giáo Văn Bá Thanh và các anh chị tại phòng kế toán của Công ty Tư vấn Xây dựng và Phát triển Nông thôn. Em xin chân thành cám ơn! Chương 1 Cơ sở lý luận chung về kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương trong các doanh nghiệp sản xuất. 1.1 - Một số vấn đề cơ bản về hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương. 1.1.1. Tiền lương: 1.1.1.1. Khái niêm: Trong nền kinh tế thị trường và sự hoạt động của thị trường sức lao động (hay còn gọi là thị trường lao động), sức lao động là hàng hoá, do vậy tiền lương là giá cả của sức lao động. Khi phân tích nền kinh tế tư bản chủ nghĩa, nơi mà các quan hệ thị truờng thống trị mọi quan hệ kinh tế, xã hội khác. Các Mác viết “ tiền công không phải là giá trị hay giá cả của sức lao động mà chỉ là hình thái cải trang của giả trị hay giá cả sức lao động” Tiền lương phản ánh nhiều quan hệ kinh tế, xã hội khác nhau. Tiền lương trước hết là số tiền mà nguời sử dụng lao động (người mua sức lao động) trả cho nguời lao động ( người bán sức lao động). Đó là quan hệ kinh tế của tiền lương. Mặt khác, do tính chất đặc biệt của hàng hoá sức lao động mà tiền lương không chỉ đơn thuần là vấn đề kinh tế mà còn là vấn đề xã hội rất quan trọng, liên quan đến đời sống và trật tự xã hội. Đó là quan hệ xã hội Trong quá ttrình hoạt động, nhất là trong hoạt động kinh doanh, đối với các chủ doanh nghiệp tiền lương là một phần chi phí cấu thành chi phí sản xuất kinh doanh. Vì vậy, tiền lương luôn luôn được tính toán quản lý chặt chẽ. Đối với người lao động, tiền lương là thu nhập từ quá trình lao động của họ phần thu nhập chủ yếu với đại đa số lao động trong xã hội có ảnh hưởng đến mức sống của họ. Phấn đấu nâng cao tiền lương là mục đích hết thảy của người lao động. Mục đích này tạo động lực để người lao động phát triển trình độ và khẳ năng lao động của mình. Trong điều kiện nền kinh tế hàng hoá nhiều thành phần như ở nước ta hiện nay, phạm trù tiền lương được thể hiện cụ thể trong từng thành phần kinh tế + Trong thành phần kinh tế nhà nước và khu vực hành chính sự nghiệp (khu vực lao động được nhà nước trả lương), tiền lương là số tiền mà các doanh nghiệp quốc doanh, các cơ quan, tổ chức của nhà nước trả cho người lao động theo cơ chế chính sách của nhà nước và được thể hiện trong hệ thống thang lương, bảng lương do nhà nước qui định. + Trong thành phần kinh tế ngoài quốc doanh, tiền lương chụi sự tác động chi phối rất lớn của thị trường và thị trường sức lao động. Tiền lương khu vực này dù vẫn nằm trong khuôn khổ pháp luật và theo những chính sách của chính phủ và là những giao dịch trực tiếp giữa chủ và thợ, những “mặc cả” cụ thể giữa một bên làm thuê và một bên đi thuê. Những hợp đồng lao động này tác động trực tiếp đến phương thức trả công. Đứng trên phạm vi toàn xã hội, tiền lương được xem xét và đặt trong quan hệ về phân phối thu nhập, quan hệ sản xuất tiêu dùng, quan hệ trao đổi. Do vậy chính sáh tiền lương thu nhập luôn luôn là vấn đề quan tâm của mọi quốc gia. Chúng ta cần phân biệt giữa hai khái niệm của tiền lương: +Tiền lương danh nghĩa: là số tiền mà người sử dụng lao động trả cho người lao động. Số tiền này nhiều hay ít phụ thuộc trực tiếp vào năng xuất lao động, phụ thuộc vào trình độ, kinh nghiệm làm việc . . .ngay trong quá trình lao động. + Tiền lương thực tế: Được hiểu là số lượng các loại hàng hoá tiêu dùng và các loại dịch vụ cần thiết mà người lao động được hưởng lương và có thể mua được bằng tiền lương thực tế đó. 1.1.1.2. Vai trò chức năng của tiền lương: + Chức năng tái sản xuất sức lao động: Quá trình tái sản xuất sức lao động được thực hiện bởi việc trả công cho người lao động thông qua lương. Bản chất của sức lao động là sản phẩm lịch sử luôn được hoàn thiện và nâng cao nhờ thường xuyên được khôi phục và phát triển, còn bản chất của tái sản xuất sức lao động là có được một tiền lương sinh hoạt nhất định để họ có thể duy trì và phát triển sức lao động mới (nuôi dưỡng, giáo dục thế hệ sau), tích luỹ kinh nghiệm và nâng cao trình độ, hoàn thiện kỹ năng lao động. + Chức năng là công cụ quản lý của doanh nghiệp: Mục đích cuối cùng của các nhà quản trị là lợi nhuận cao nhất. Để đạt được mục tiêu đó họ phải biết kết hợp nhịp nhàng và quản lý một cách có nghệ thuật các yếu tố trong quá trình kinh doanh. Người sử dụng lao động có thể tiến hành kiểm tra giám sát, theo dõi người lao động làm việc theo kế hoạch, tổ chức của mình thông qua việc chi trả lương cho họ, phải đảm bảo chi phí mà mình bỏ ra phải đem lại kết quả và hiệu quả cao nhất. Qua đó nguời sử dụng lao động sẽ quản lý chặt chẽ về số lượng và chất lượng lao động của mình để trả công xứng đáng cho người lao động. + Chức năng kích thích lao động ( đòn bẩy kinh tế): Với một mức lương thoả đáng sẽ là động lực thúc đẩy sản xuất phát triển tăng năng xuất lao động. Khi được trả công xứng đáng người lao động sẽ say mê, tích cực làm việc, phát huy tinh thần làm việc sáng tạo, họ sẽ gắn bó chặt chẽ trách nhiệm của mình với lợi ích của doanh nghiệp. Do vậy, tiền luơng là một công cụ khuyến khích vật chất, kích thích người lao động làm việc thực sự có hiệu quả cao. 1.1.1.3. Quỹ tiền lương: Quỹ tiền lương của doanh nghiệp là toàn bộ tiền lương mà doanh nghiệp trả cho tất cả lao động thuộc doanh nghiệp quản lý. Thành phần quỹ tiền lương bao gồm nhiều khoản như lương thời gian (tháng, ngày, giờ), lương sản phẩm, phụ cấp (chức vụ, đắt đỏ, khu vực. . .), tiền thưởng trong sản xuất.Quỹ tiền lương(hay tiền công) bao gồm nhiều loại, tuy nhiên về hạch toán có thể chia thành tiền lương lao động trực tiếp và tiền lương lao động gián tiếp, trong đó chi tiết theo tiền lương chính và tiền lương phụ. 1.1.2. Các khoản trích theo lương: 1.1.2.1. Bảo hiểm xã hội: 1.1.2.1.1. Khái niệm: Bảo hiểm xã hội(BHXH) là một trong những nội dung quan trọng của chính sách xã hội mà nhà nước đảm bảo trước pháp luật cho người dân nói chung và người lao động nói riêng. BHXH là sự đảm bảo về mặt vật chất cho người lao động, thông qua chế độ BHXH nhằm ổn định đời sống của người lao động và gia đình họ. BHXH là một hoạt động mang tính chất xã hội rất cao . Trên cơ sở tham gia,đóng góp của người lao động, người sử dụng lao động và sự quản lý bảo hộ của nhà nước. BHXH chỉ thực hiện chức năng đảm bảo khi người lao động và gia đình họ gặp rủi ro như ốm đau, tuổi già, thai sản, tai nạn lao động, thất nghiệp, chết. Theo công ước102 về BHXH và tính chất lao động quốc tế gồm: + Chăm sóc y tế + Trợ cấp ốm đau + Trợ cấp thất nghiệp + Trợ cấp tuổi già + Trợ cấp tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp +Trợ cấp gia đình + Trợ cấp thai sản, tàn tật Hiện nay ở Việt Nam đang thực hiện các loại nghiệp vụ bảo hiểm sau: +Trợ cấp thai sản, trợ cấp ốm đau + Trợ cấp tai nạn lao động và bệnh nghề nghiệp + Trợ cấp mất sức lao động, Trợ cấp tàn tật 1.1.2.1.2. Quỹ bảo hiểm xã hội (BHXH): Là một khoản tiền trích lập người lao động tạm thời hay vĩnh viễn mất sức lao động như ốm đau, thai sản, tai nạn lao động, nghỉ mất sức, nghỉ hưu . Quỹ BHXH được trích lập theo một tỷ lệ phần trăm nhất định của chế độ tài chính Nhà nước quy định trên tổng số tiền lương thực tế phải trả cho công nhân viên được tính vào chi phí sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, tuỳ theo mức độ phát triển của nền kinh tế quốc dân, tuỳ theo chế độ tài chính của mỗi quốc gia mà quy định một tỷ lệ trích BHXH. Như chế độ hiện nay trích BHXH là 20%, trong đó 15% được trích vào chi phí SXKD, còn 5% trừ vào thu nhập của người lao động. 1.1.2.1.3. Bảo hiểm Ytế (BHYT): Là một khoản trợ cấp tiền thuốc men, khám chữa bệnh cho người lao động, khi ốm đau phải điều trị trong thời gian làm việc tại công ty. Quỹ BHYT được trích theo tỷ lệ phần trăm quy định trên tổng số tiền lương phải trả cho công nhân viên và đưọc tính vào chi phí SXKD. Chế độ trích ở nước ta hiện nay là 3%, trong đó 2% trích vào chi phí SXKD, còn 1% trích vào thu nhập của người lao động. 1.1.2.1.4. Kinh phí công đoàn (KPCĐ): Quỹ được xây dựng nên với mục đích chi tiêu cho các hoạt động công đoàn, hàng tháng doanh nghiệp phải trích theo một tỷ lệ phần trăm quy định trên tổng số tiền lương thực tế phải trả cho người lao động. Theo chế độ hiện hành tỷ lệ trích kinh phí công đoàn là 2% được trích vào chi phí sản xuất kinh doanh. 1.2 - Các hình thức trả lương. Chính sách lương là một chính sách linh động, uyển chuyển phù hợp với hoàn cảnh xã hội, với khẳ năng của từng công ty- xí nghiệp, đối chiếu với các công ty – xí nghiệp khác trong cùng ngành. Chúng ta không thể và không nên áp dụng công thức lương một cách máy móc có tính chất đồng nhất cho mọi công ty, xí nghiệp. Có công ty áp dụng chế độ khoán sản phẩm thì năng xuất lao động cao, giá thành hạ. Nhưng công ty khác lại thất bại nếu áp dụng chế độ trả lương này, mà phải áp dụng chế độ trả lương theo giờ cộng với thưởng . . . Do vậy việc trả lương rất đa dạng, nhiều công ty phối hợp nhiều phương pháp trả lương cho phù hợp với khung cảnh kinh doanh của mình. Thường thì một công ty, xí nghiệp áp dụng các hình thức trả lương sau : 1.2.1. Trả lương theo sản phẩm: Trả lương theo sản phẩm là hình thức trả lương cho người lao động dựa trực tiếp vào số lượng và chất lượng sản phẩm ( hay dịch vụ ) mà họ hoàn thành. đây là hình thức được áp dụng rộng rãi trong các doanh nghiệp nhất là doanh nghiệp sản xuất chế taọ sản phẩm. Hình thức trả lương theo sản phẩm có những ý nghĩa sau: + Quán triệt tốt nguyên tắc trả lương theo lao động vì tiền lương mà người lao động nhận được phụ thuộc vào số lượng sản phẩm đã hoàn thành. Điều này sẽ có tác dụng làm tăng năng xuất của người lao động. + Trả lương theo sản phẩm có tác dụng trực tiếp khuyến khích người lao động ra sức học tập nâng cao trình độ lành nghề, tích luỹ kinh nghiệm, rèn luyện kỹ năng, phát huy sáng tạo, . . . để nâng cao khẳ năng làm việc và năng xuất lao động. + Trả lương theo sản phẩm còn có ý nghĩa to lớn trong việc nâng cao và hoàn thiện công tác quản lý, nâng cao tính tự chủ, chủ động làm việc của người lao động. Có các chế độ trả lương sản phẩm như sau: 1.2.1.1. Trả lương theo sản phẩm trực tiếp: Chế độ trả lương theo sản phẩm trực tiếp được áp dụng rộng rãi đối với người trực tiếp sản xuất trong điều kiện lao động của họ mang tính độc lập tương đối, có thể định mức và nghiệm thu sản phẩm một cách riêng biệt. 1.2.1.2. Trả lương theo sản phẩm có thưởng có phạt: Tiền lương trả theo sản phẩm có thưởng có phạt là tiền lương trả theo sản phẩm gắn với chế độ tiền lương trong sản xuất như : Thưởng tiết kiệm vật tư, thưởng nâng cao chất lượng sản phẩm, thưởng giảm tỷ lệ hàng hỏng, . . . và có thể phạt trong trường hợp người lao động làm ra sản phẩm hỏng, hao phí vật tư, không đảm bảo ngày công qui định, không hoàn thành kế hoạch được giao. Cách tính như sau: Tiền lương = Tiền lương theo sản phẩm + Tiền thưởng – Tiền trực tiếp (gián tiếp) phạt 1.2.1.3. Trả lương theo sản phẩm luỹ tiến: Theo hình thức này tiền lương bao gồm hai phần: Phần thứ nhất : Căn cứ vào mức độ hoàn thành định mức lao động, tính ra phải trả cho người lao động trong định mức. Phần thứ hai : Căn cứ vào mức độ vượt định mức để tính tiền lương phải trả theo tỷ lệ luỹ tiến. Tỷ lệ hoàn thành vượt mức càng cao thì tỷ lệ luỹ tiến càng nhiều. Hình thức này khuyến khích người lao động tăng năng xuất lao động và cường độ lao động đến mức tôí đa do vậy thường áp dụng để trả cho người làm việc trong khâu trọng yếu nhất hoặc khi doanh nghiệp phải hoàn thành gấp một đơn đặt hàng. 1.2.1.4. Hình thức trả lương khoán: Tiền lương khoán là hình thức trả lương cho người lao động theo khối lượng và chất lượng công việc mà họ hoàn thành. Hình thức này áp dụng cho nhưng công việc nếu giao cho từng chi tiết, từng bộ phận sẽ không có lợi phải bàn giao toàn bộ khối lượng công việc cho cả nhóm hoàn thành trong thời gian nhất định. Hình thức này bao gồm các cách trả lương sau: + Trả lương khoán gọn theo sản phẩm cuối cùng: Là hình thức trả lương theo sản phẩm nhưng tiền lương được tính theo đơn giá tập hợp cho sản phẩm hoàn thành đến công việc cuối cùng. Hình thức này áp dụng cho những doanh nghiệp mà quá trình sản xuất trải qua nhiều giai đoạn công nghệ nhằm khuyến khích người lao động quan tâm đến chất lượng sản phẩm + Trả lương khoán quỹ lương : Theo hình thức này doanh nghiệp tính toán và giao khoán quỹ lương cho từng phòng ban, bộ phận theo nguyên tắc hoàn thành công tác hay không hoàn thành kế hoạch. + Trả lương khoán thu nhập : tuỳ thuộc vào kết quả kinh doanh của doanh nghiệp mà hình thành quỹ lương để phân chia cho người lao động. Khi tiền lương không thể hạch toán riêng cho từng người lao động thì phải trả lương cho cả tập thể lao động đó, sau đó mới tiến hành chia cho từng người. Trả lương theo hình thức này có tác dụng làm cho người lao động phát huy sáng kiến và tích cực cải tiến lao động để tối ưu hoá quá trình làm việc, giảm thời gian công việc, hoàn thành công việc giao khoán. 1.2.2. Hình thức trả lương theo thời gian: Tiền lương trả theo thời gian chủ yếu áp dụng đối với những người làm công tác quản lý. Đối với những công nhân trực tiến sản xuất thì hình thức trả lương này chỉ áp dụng ở những bộ phận lao động bằng máy móc là chủ yếu hoặc công việc không thể tiến hành định mức một cách chặt chẽ và chính xác, hoặc vì tính chất của sản xuất nếu thực hiện trả lương theo sản phẩm sẽ không đảm bảo được chất lượng sản phẩm. Hình thức trả lương theo thời gian có nhiều nhược điểm hơn hình thức tiền lương theo sản phẩm vì nó chưa gắn thu nhập của người với kết quả lao động mà họ đã đạt được trong thời gian làm việc. Hình thức trả lương theo thời gian có hai chế độ sau: 1.2.2.1. Trả lương theo thời gian đơn giản: Chế độ trả lương theo thời gian đơn giản là chế độ tiền lương mà tiền lương nhận được của công nhân do mức lương cấp bậc cao hay thấp và thời gian làm việc thực tế nhiều hay ít quyết định Chế độ trả lương này chỉ áp dụng ở những nơi khó xac định định mức lao động, khó đánh giá công việc chính xác  Tiền lương đựơc tính như sau: Ltt = Lcb x T Trong đó : Ltt - Tiền lương thực tế người lao động nhận được Lcb - Tiền lương cấp bậc tính theo thời gian. T - Thời gian làm việc. Có ba loại tiền lương theo thời gian đơn giản: + Lương giờ : Tính theo lương cấp bậc và số giờ làm việc + Lương ngày : Tính theo mức lương cấp bậc và số ngày làm việc thực tế trong tháng + Lương tháng : Tính theo mức lương cấp bậc tháng 1.2.2.2. Chế độ trả lương theo thời gian có thưởng: Chế độ trả lương này là sự kết hợp giữa chế độ trả lương theo thời gian đơn giản với tiền thưởng khi đạt được chỉ tiêu số lượng hoặc chất lượng qui định. Chế độ trả lương này áp dụng chủ yếu với những công nhân phụ làm công phục vụ như công nhân sửa chữa, điều chỉnh thiết bị .. .Ngoài ra còn áp dụng đối với những công nhân ở những khâu có trình độ cơ khí hoá cao, tự động hoá hoặc những công nhân tuyệt đối phải đảm bảo chất lượng. Công thức tính như sau: + = Tiền lương phải trả Tiền lương trả Tiền thưởng cho người lao động theo thời gian Chế độ trả lương này có nhiều ưu điểm hơn chế độ trả lương theo thời gian đơn giản. Trong chế độ này không phản ánh trình độ thành thạo và thời gian làm việc thực tế gắn chặt với thành tích công tác của từng người thông qua chỉ tiêu xét thưởng đã đạt được. Vì vậy nó khuyến khích người lao động quan tâm đến trách nhiệm và công tác của mình. 1.2.3. Một số chế độ khác khi tính lương: 1.2.3.1. Chế độ thưởng: Tiền thưởng thực chất là khoản tiền bổ sung cho tiền lương nhằm quán triệt hơn nguyên tắc phân phí lao động và nâng cao hiệu quả trong sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp. Tiền thưởng là một trong những biện pháp khuyến khích vật chất đối với người lao động trong quá trình làm việc. Qua đó nâng cao năng xuất lao động, nâng cao chất lượng sản phẩm, rút ngắn thời gian làm việc. + Đối tượng xét thưởng: Lao động có thời gian làm việc tại daonh nghiệp từ một năm trở lên Có đóng góp vào kết quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp + Mức thưởng : mức thưởng một năm không thấp hơn một tháng lương theo nguyên tắc sau : Căn cứ vào kết quả đóng góp của người lao động đối với doanh nghiệp thể hiện qua năng xuất lao động, chất lượng công việc. Căn cứ vào thời gian làm việc tại doanh nghiệp + Các loại tiền thưởng : Tiền thưởng bao gồm tiền thưởng thi đua ( lấy từ quĩ khen thưởng) và tiền thưởng trong sản xuất kinh doanh ( thưởng nâng cao chất lượng sản phẩm, thưởng tiết kiệm vật tư, thưởng phát minh sáng kiến) Tiền thưởng trong sản xuất kinh doanh (thường xuyên) : hình thức này có tính chất lương, đây thực chất là một phần của quỹ lương được tách ra để trả cho người lao độngdưới hình thức tiền thưởng cho một tiêu chí nhất định. Tiền thưởng về chất lượng sản phẩm : Khoản tiền này được tính trên cơ sở tỷ lệ qui định chung (không quá 40%) và sự chênh lệch giá giữa sản phẩm cấp cao và sản phẩm cấp thấp. Tiền thưởng thi đua : (không thường xuyên ): Loại tiền thưởng này không thuộc quỹ lương mà được trích từ quỹ khen thưởng, khoản tiền này được trả dưới hình thức phân loại trong một kỳ (Quý, nửa năm, năm) 1.2.3.2. Chế độ phụ cấp: Phụ cấp trách nhiệm: Nhằm bù đắp cho những người vừa trực tiếp sản xuất hoặc làm công việc chuyên môn nghiệp vụ vừa kiện nhiệm công tác quản lý không thuộc chức vụ lãnh đạo bổ nhiệm hoặc những người làm việc đòi hỏi trách nhiệm cao chưa được xác định trong mức lương. Phụ cấp trách nhiệm được tính và trả cùng lương tháng. Đối với doanh nghệp, phụ cấp này được tính vào đơn giá tiền lương và tính vào chi phí lưu thông. Phụ cấp khác: Là các khoản phụ cấp thêm cho người lao động như làm ngoài giờ, làm thêm, . . . Phụ cấp thu hút: áp dụng đối với công nhân viên chức đến làm việc tại những vùng kinh tế mới, cơ sở kinh tế và các đảo xa có điều kiện sinh hoạt đặc biệt khó khăn do chưa có cơ sở hạ tầng ảnh hưởng đến đời sống vật chất và tinh thần của người lao động. x 1.3 – kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương trong các doanh nghiệp sản xuất. 1.3.1. Các chứng từ sử dụng: Theo QĐ số 1141/TC/QĐ/CĐKT ngày 01 tháng 11 năm 1995 của Bộ trưởng Bộ Tài chính quy định về chế độ chứng từ kế toán lao động tiền lương, kế toán sử dụng các chứng từ sau: + Bảng chấm công số 01 – LĐ - TL + Bảng thanh toán lương số 02 – LĐ - TL + Phiếu chi BHXH số 03 – LĐ - TL + Bảng thanh toán BHXH số 04 – LĐ - TL + Bảng thanh toán tiền thưởng số 05 – LĐ - TL + Phiếu xác nhận SP hoặc công việc hoàn thành số 06 – LĐ - TL. Ngoài các chưngs từ bắt buộc theo quy định của Nhà nước, trong các doanh nghiệp có thể sử dụng theo các chứng từ kế toán hướng dẫn như sau: + Phiếu làm thêm giờ số 076 – LĐ - TL + Hợp đồng giao khoán số 08 – LĐ - TL + Biên bản điều tra tai nạn lao động số 09 – LĐ - TL. 1.3.2. Hạch toán số lương lao động: Hạch toán số lượng lao động là hạch toán số lượng từng loại lao động theo nghề nghiệp, công việc và trình độ tay nghề của công nhân. Trong công ty, việc theo dõi các chi tiết về số lượng lao động được thực hiện trên gọi là danh sách cán bộ công nhân viên trong đó có chi tiết về số lượng lao động theo từng bộ phận nhằm thường xuyên nắm chắc số lượng lao động hiện còn của đơn vị. 1.3.3. Hạch toán sử dụng thời gian lao động: Là hach toán sử dụng thời gian lao động đối từng công nhân trong doanh nghiệp, kế toán dựa vào bảng chấm công sổ tổng hợp thời gian lao động. Để quản lý thời gian lao động, các doanh nghiệp sử dụng nhiều phương pháp khác nhau, phụ thuộc vào đặc điểm tổ chức quản lý lao động của mỗi doanh nghiệp như chấm công, . . . . 1.3.4. Hạch toán kết quả gian lao động: Là phản ánh kết quả ghi chép lao động của công nhân viên bằng số lượng sản phẩm hàng tháng. Kế toán phải lập bảng thanh toán tiền lương cho từng phân xưởng sản xuất, từng phòng ban, từ đó làm căn cứ để tính lương cho từng người. Trong bảng thanh toán lương phải ghi rõ từng khoản tiền lương sản phẩm, lương thời gian, các khoản phụ cấp, trợ cấp, khấu trừ, số còn lại người lao động được lĩnh. Việc hạch toán số lượng lao động, thời gian sử dụng lao động và kết qủa lao động có tầm quan trọng rất lớn trong công tác quản lý và chỉ đạo sản xuất, đồng thời cũng là tiền đề cho việc hạch toán tiền lương và BHXH. 1.4 – kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương. 1.4.1. Hạch toán chi tiết tiền lương và BHXH: Công tác phải làm trước tiên của việc hạch toán kế toán tiền lương là kiểm tra các chứng từ ban đầu về tiền lương như: Bảng chấm công, phiếu báo sản phẩm hoàn thành,......do nhân viên các phân xưởng đưa lên. Nội dung chứng từ sau khi kiểm tra sẽ là căn cứ để tính lương cho từng công nhân của từng đơn vị, từng phân xưởng sản xuất. Xuất phát từ yêu cầu sản xuất có tính kế hoạch và giá thành được tính theo khoản mục chi phí nên việc tính toán và phân bổ tiền lương, BHXH,... phải căn cứ trên những quy định sau: 1.4.1.1. Phân bổ tiền lương và giá thành sản phẩm: Tiền lương chính của công nhân sản xuất sản phẩm được tính trực tiếp cho từng sản phẩm và phản ánh vào tài khoản 622 “Chi phí nhân công trực tiếp” (theo khoản mục tiền lương). Tiền lương phụ cấp của công nhân sản xuất được phân bổ với tỷ lệ với lương chính khoản mục tiền lương và phản ánh vào tài khoản 622. Tiền lương chính và phụ của cán bộ công nhân viên quản lý phân xưởng và sửa chữa máy móc, thiết bị của phân xưởng sản xuất chính được hạch toán vào tài khoản 627 “Chi phí sản xuất chung”. Tiền lương chính, phụ của cán bộ quản lý doanh nghiệp được phản ánh vào tài khoản 642 “Chi phí quản lý doanh nghiệp”. 1.4.1.2. Trích bảo hiểm xã hội: Trích BHXH tỷ lệ 20% trên tổng số tiền lương cơ bản cho cán bộ công nhân viên, trong đó 15% được trích và tính trực tiếp ào giá thành sản phẩm theo quy định sau: Trcíh BHXH của công nhân trực tiếp sản xuất được hạch toán vào tài khoản 622. Trích BHXH của cán bộ công nhân quản lý phân xưởng và công nhân sửa chữa máy móc, thiết bị của phân xưởng sản xuất chính được hạch toán vào tài khoản 627. Trích BHXH của cán bộ quản lý đơn vị được hạch toán vào tài khoản 642. Trích BHXH của công nhân phân xưởng sản xuất phụ được hạch toán vào tài khoản 622. 1.4.1.3. Trích trước tiền lương nghỉ phép của công nhân sản xuất sản phẩm: Mục đích trích trước tiền lương nghỉ phép của công nhân làm cho giá thành sản phẩm ổn định, ít bị đột biến tăng lên trong trường hợp công nhân nghỉ phép dồn dập vào một tháng đặc biệt nào đó trong năm kế hoạch. Do vậy, cần phải trích trước lương của công nhân trực tiếp sản xuất, thể hiện như sau: Tiền lương nghỉ phép Tiền lương thực Tỷ lệ trích trích trước hàng tháng = chi của tháng X trước lương tính vào giá thành SP đã tính cho từng SP nghỉ phép Trong đó: ∑ lương nghỉ phép CNSX trong năm kế hoạch Tỷ lệ trích trước lương nghỉ phép = X 100 ∑ lương phải trả cho công nhân sản xuất 1.4.1.4. Chứng từ và tài khoản kế toán: Hạch toán tiền lương, BHXH, BHYT, KPCĐ chủ yếu sử dụng các chứng từ về tính toán tiền lương, tiền thưởng, BHXH như: Bảng thanh toán tiền lương mẫu số 02 – LĐ - TL Bảng thanh toán BHXH mẫu số 04 – LĐ - TL Bảng thanh toán tiền thưởng mẫu số 05 – LĐ - TL Các phiếu chi, chứng từ các tìa liệu khác về các khoản khấu trừ, trích nộp liên quan. Các chứng từ trên có thể làm căn cứ để ghi sổ trực tiếp hoặc làm cơ sở để tổng hợp rồi mới ghi sổ kế toán. Kế toán tiền lương, BHXH, BHYT, KPCĐ sử dụng các tìa khoản chủ yếu: TK334, TK338. Tài khoản 334: Phải trả công nhân viên Dùng để phản ánh các khoản phải trả và tình hình thanh toán các khoản phải trả cho CNV về tiền lương, tiền thưởng, BHXH các khoản thuộc về thu nhập của CNV. Tài khoản 338: Phải trả, phải nộp khác Dùng để phản ánh tình hình thanh toán các khoản phải trả, phải nộp khác. TK 338 chi tiết làm 6 tiểu khoản: - 3381 : Tài sản thừa chờ giải quyết - 3382 : Kinh phí công đoàn - 3383 : Bảo hiểm xã hội - 3384 : Bảo hiểm y tế - 3387 : Doanh thu nhận trước - 3388 : Phải nộp khác Ngoài ra các tài khoản 334, 338, kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương còn phải sử dụng đến các tài khoản như: TK622 : Chi phí nhân công trực tiếp. TK627 : Chi phí sản xuất chung TK641 : Chi phí bán hàng TK642 : Chi phí quản lý doanh nghiệp,.... Sổ kế toán sử dụng trong kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương: Căn cứ vào từng hình thức kế toán mà doanh nghiệp hiện đang áp dụng, kế toán tiền lương mở những sổ sách kế toán cho thích hợp. Trong hình thức kế toán chưngs từ ghi sổ mà Công ty Tư vấn Xây dựng và Phát triển Nông thôn đang sử dụng, kế toán tiền lương sử dụng các sổ: Sổ cái tài khoản 334, tài khoản 338 (mở theo chi tiết). Để phân bổ chi phí hoặc hạch toán các khoản trích trước, kế toán có thể sử dụng bảng phân bổ tiền lương và các khoản trích theo lương. 1.4.1.5. Tổng hợp phân bổ tiền lương, trích BHXH, BHYT, KPCĐ: Hàng tháng, kế toán tiến hành tổng hợp tiền lương phải trả trong kỳ cho từng đối tượng, từng bộ phận và tiến hành trích BHXH, BHYT, KPCĐ được thực hiện trên bảng phẩn bổ tiền lương và trích BHXH. Ngoài tiền lương và các khoản bảo hiểm, kinh phí công đoàn, bảng phân bổ còn phải phản ánh việc trích trước lương của công nhân, cán bộ các đơn vị. Hàng tháng, trên cơ sở các chứng từ tập hợp được, kế toán tiến hành phân loại và tiến hàng tính lương phải trả cho từng đối tượng lao động, trong phân bổ tiền lương, các khoản phụ cấp khác để ghi vào các cột thuộc phần Ghi có của tài khoản 334 “ Phải trả CNV” ở các dùng phù hợp. Căn cứ vào tiền lương phải trả và tỷ lệ trích trước theo quy định hiện hành của Nhà nước về trích BHXH, BHYT, KPCĐ để trích và ghi vào các cột Ghi có của TK 338 “Phải trả, phải nộp khác” theo chi tiết tiểu khoản phù hợp. Ngoài ra, kế toán còn phải căn cứ vào các tài liệu liên quan để tính và ghi vào cột có TK 335 “Chi phí phải trả”. 1.4.1.6. Kế toán tổng hợp tiền lương, trích BHXH, BHYT, KPCĐ: Kế toán căn cứ và các chứng từ, các biểu bảng đã được tính liên quan để thực hiện việc hạch toán trên sổ sách; - Tiền lương phải trả: Kế toán ghi: Nợ TK241 : Tiền lương CN XDCB, sửa chữa TSCĐ (nếu có) Nợ TK622 : Tiền lương phải trả cho CN trực tiếp SX Nợ TK627 : Tiền lương phải trả cho lao động gián tiếp và nhân viên quản lý xưởng. Nợ TK641 : Tiền lương phải trả cho nhân viên bán hàng (nếu có) Nợ TK642 : Tiền lương phải trả cho bộ phận quản lý doanh nghiệp. Có TK334 : Tổng số tiền lương phải trả cho CBCNV trong tháng. - Tiền thưởng phải trả: Kế toán ghi: Nợ TK431 : Quỹ khen thưởng, phúc lợi Nợ TK 622, 6271, 6421, 6411 : Tiền thưởng trong SXKD Có TK334 : Tổng số tiền phải trả CBCNV - Trích BHXH, BHYT, KPCĐ hàng tháng: Kế toán ghi: Nợ TK 622, 627, 641, 642, 241 : Phần tính vào chi phí SXKD Nợ TK 334 : Phần trừ vào thu nhập của CNV Có TK 338 (tiểu khoản) : Tổng số phải trích - Tính BHXH phải trả CNV: Trường hợp CNV bị ốm đau, thai sản.....kế toán phản ánh theo định khoản phù hợp tuỳ vào từng quy định cụ thể và việc sử dụng quỹ BHXH ở đơn vị. Trường hợp phân cấp quản lý, sử dụng quỹ BHXH đơn vị được giữ lại một phần BHXH trích trước để tiếp tục sử dụng chi tiêu cho CBCNV bị ốm đau, thai sản....Căn cứ vào quy định và tình hình cụ thể, kế toán ghi: Nợ TK 338(3) : Phải trả BHXH Có TK334 : Phải trả CNV - Các khoản tính khấu trừ vào thu nhập của CBCNV. Nợ TK334 : Tổng số các khoản khấu trừ Có TK 333(8) : Thuế TNDN phải nộp Có TK 141 : Số tiền tạm ứng trừ vào lương Có TK 138 : Các khoản bồi thường thiệt hại, vật chất - Thanh toán tiền lương, công, thưởng cho CBCNV: Nợ TK334 : Các khoản đã thanh toán Có TK 111 : Thanh toán bằng tiền mặt Có TK 112 : Thanh toán bằng tiền gửi - Khi chuyển nộp BHXH, BHYT, KPCĐ: Nợ TK 338(Chi tiết tiểu khoản) : Số tiền nộp Có TK111, 112 : Số tiền nộp bằng tiền mặt, tiền gửi - Chi tiêu KPCĐ và để lại quyx KPCĐ doanh nghiệp: Nợ TK 338(2) : Phải trả, nộp KPCĐ Có TK111,112 : Sốtiền chi trả Đối với doanh nghiệp không thực hiện việc trích trước lương nghỉ phép của CBCNV thì khi tính lương nghỉ phép của CBCNV thực tế phải ghi: Nợ TK 622 : Chi phí nhân công Có TK 334 : Phải trả CNV Trình tự kế toán và các nghiệp vụ kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương được tóm tắt theo bảng dưới đây (trang sau). Sơ đồ hạch toán tiền lương Sơ đồ số: 01 TK141,138 TK622,627,641,642 TK334 Trích vào chi phí kinh doanh Các khoản trừ vào thu nhập của CNV TK335 Trích trước lương phép Lương phép TK111 Thanh toán bằng tiền mặt TK338 Trích vào chi phí BHXH TK512 Thanh toán bằng hiện vật TK431 Các Quỹ TK3331 Thanh toán bằng hiện vật Chương 2 Thực trạng công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty tư vấn xây dựng và phát triển nông thôn 2.1 - một số nét Khái quát về công ty tư vấn xây dựng và phát triển nông thôn. 2.1.1. Qúa trình hình thành và phát triển: Công ty Tư vấn Xây dựng và Phát triển Nông thôn là một doanh nghiệp Nhà nước trực thuộc Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn. Tiền thân trước đây của Công ty là Xí nghiệp thiết kế kiến trúc nông nghiệp. Công ty đổi tên, ra đời và được thành lập theo Quyết định số 34 NN-TC/QĐ, ngày 21 tháng 01 năm 1997 của Uỷ ban Nông nghiệp TW – nay là Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn. Nội dung ngành nghề kinh doanh: - Lập dự án đầu tư Xây dựng các công trình công nghiệp thực phẩm, dân dụng, nông nghiệp và phát triển nông thôn. - Khảo sát địa hình phục vụ lập dự án và thiết kế các công trình XD - Thiết kế qui hoạch chi tiết các khu dân cư, khu công nghiệp. - Thiết kế và lập tổng dự toán các công trình dân dụng, công nghiệp thực phẩm đến nhóm A; phần XD các công trình CN khác nhóm B, C ; công trình thuỷ lợi đến cấp 4 nhóm C ; công trình giao thông cấp 3. - Phạm vi hoạt động trên địa bàn cả nước. 2.1.2. Quy mô của Công ty: Cùng với sự phát triển của nền kinh tế đất nước, có sự đầu tư đúng đắn của Nhà nước trong việc phát triển cơ sở hạ tầng, đặt nông nghiệp vào một vị trí mới rất quan trọng giữa các ngành, ngành Tư vấn xây dựng ngày càng phát triển. Hoà mình vào nhịp điệu phát triển đó, Công ty Tư vấn Xây dựng và Phát triển Nông thôn đã không ngừng nâng cao năng lực của mình trong sản xuất, góp phần công lao của mình xây dựng nên những công trình, những con đường và những nhà máy chế biến thực phẩm lớn của đất nước. Công ty đã đẩy mạnh hoạt động sản xuất kinh doanh, mở rộng thị trường, tạo nhiều nguồn vốn, nhiều khách hàng, cải tổ và nâng cao năng lực kịp thời đại nhằm đáp ứng nhu cầu ngày càng tăng của khách hàng và đặc biệt là tiêu chuẩn và chất lượng của các công trình kiến trúc. Có thể khái quát quá trình hoạt động và tăng trưởng của Công ty quâ một số chỉ tiêu cơ bản sau: Quy mô hoạt động của Công ty tư vấn xây dựng và ptnt Bảng số: 01 Đơn vị tính: 1.000.000đ. STT Chỉ tiêu – Năm 2000 2001 2002 Kế hoạch 2003 1 Doanh thu đạt 7.034 7.112 7.315 6.300 2 Gía vốn hàng bán 6.756 6.831 7.206 6.180 3 Lợi nhuận 278 281 109 120 4 Các khoản nộp NS 420 398 567 650 5 Vốn cố định 871 871 871 871 6 Vốn lưu động 980 980 980 980 7 Vốn NSNN cấp 350 350 350 350 8 Tổng số CBCNV 91 90 95 90 9 Thu nhập BQ/năm 18 18,5 20,5 22 2.2 - Đặc điểm của việc tổ chức và quy trình sản xuất kinh doanh ở công ty tư vấn xây dựng và phát triển nông thôn. 2.2.1. Đặc điểm của việc tổ chức sản xuất kinh doanh: Công ty Tư vấn Xây dựng và Phát triển Nông thôn nằm trên địa bàn Hà Nội, khá thuận lợi trong việc tổ chức sản xuất kinh doanh, nhưng do đặc thù là một Công ty chuyên về lĩnh vực tư vấn xây dựng trong phạm vi cả nước nên Công ty đã chia làm hai bộ phận cơ bản là bộ phận lao động trực tiếp và gián tiếp. 2.2.1.1. Bộ phận lao động trực tiếp: Sản lượng của Công ty chủ yếu được tạo ra từ bộ phận trực tiếp, đó là các đơn vị thiết kế, các xưởng thiết kế với những chức năng riêng trong lĩnh vực tư vấn. Các đơn vị sản xuất trực tiếp của Công ty bao gồm: + Xưởng thiết kế số1 + Xưởng thiết kế số 2 + Phòng kinh tế – Giao thông – Thuỷ lợi + Phòng khoa học – Công nghệ – Môi trường + Đội khảo sát + Tổ hoàn thiện + Văn phòng đại diện phía Nam Các xưởng thiết kế có chức năng chuyên thiết kế các công trình, có đội ngũ cán bộ là các kiến trúc sư, các thạc sỹ xây dựng, có trình độ hiểu biết lớn về xây dựng cũng như là các chuyên gia trong lĩnh vực tư vấn xây dựng và thi công. Các phòng kinh tế, khoa học,......có chức năng riêng trong từng lĩnh vực nhằm thực hiện đúng và hoàn chỉnh hơn trong quy trình tạo ra một sản phẩm thiết kế. Các đội còn lại với cái tên cũng đã đủ để thể hiện được chức năng và vai trò của nó. Công ty có 01 văn phòng đại diện ở phía Nam nhằm thuận tiện hơn trong việc khai thác khu vực các tỉnh phía Nam. Trong nền kinh tế thị trường, mọi cá nhân, tổ chức đều phát huy hết khả năng, năng lực của mình cho từng sản phẩm mình làm ra cũng như để đáp ứng được tối đa yêu cầu của thị trường với sản phẩm tư vấn. 2.2.1.2. Bộ phận lao động gián tiếp: Cũng theo mô hình tổ chức của hầu hết các doanh nhiệp khác, bộ phận quản lý – Bộ phận lao động trực tiếp cũng được chia thành: + Ban Giám đốc: Bao gồm giám đốc và các phó giám đốc, trong đó có 01 phó giám đốc phụ trách kinh doanh và 01 phó giám đốc phụ trách kỹ thuật – là kiến trúc sư, giám đốc phụ trách chung các hoạt động của Công ty. + Phòng kế toán: Quản lý công ty trong lĩnh vực tài chính, kế toán nhằm phục vụ và phản ánh đúng, trung thực nhất năng lực của Công ty về tài chính, nhằm đánh giá, tham mưu trong lĩnh vực quản lý cho Ban giám đốc. + Phòng kinh doanh: Khai thác khách hàng, tìm việc và ký kết các hợp đồng kinh tế, phụ trách việc hoàn thiện các thủ tục thanh toán công nợ cũng như các tài liệu công nợ, nghiệm thu, bàn giao tài liệu,......đồng thời phối hợp với phòng kế toán trong việc xác định chính xác công nợ của khách hàng, có kế hoạch thu nợ và khai thác khách hàng,.... + Phòng tổ chức hành chính – Nhân sự: Quản lý công ty trong lĩnh vực hành chính, nhân sự nhằm đáp ứng kịp thời và đúng nhất cho hoạt động của Công ty, đánh giá đúng nhất năng lực cán bộ cả veef hình thức và chất lượng lao động để tham mưu cho Ban giám đốc từ đó có sự phân công lao động phù hợp năng lực nhất. Sơ đồ bộ máy quản lý của Công ty Sơ đồ số: 02 (trang sau) Giám đốc PGĐ phụ trách kỹ thuật sản xuất PGĐ phụ trách kinh doanh, tiếp thị Phòng tổ chức lao động Phòng hành chính Phòng KD tiếp thị Phòng tài chính kế toán Các xưởng sản xuất Văn phòng đại diện phía Nam Tổ hoàn thiện Đội khảo sát Phòng khoa học công nghệ môi trường lợi Phòng kinh tế giao thông thuỷ lợi Xưởng thiết kế số 2 Xưởng thiết kế số 1 2.2.2. Đặc điểm của quy trình công nghệ sản xuất: Sau khi ký kết hợp đồng kinh tế với khách hàng, phòng kinh doanh giao Hợp đồng cho các phòng ban như phòng kế toán, hành chính, ban giám đốc, từ đó căn cứ vào năng lực và chức năng của các đơn vị sản xuất để ký kết hợp đồng giao khoán nội bộ cho cá nhân làm chủ nhiệm đồ án, có sự quản lý của xưởng trưởng. Thực hiện sản xuất: Do đặc thù của từng dự án trong từng hợp đồng kinh tế mà chủ nhiệm đồ án thực hiện công việc của mình. Nhìn chung, quy trình như sau: + Khảo sát: Chủ nhiệm đồ án phối hợp cùng đội khảo sát đi tiến hành khảo sát hiện trạng, sơ bộ hiện trường thực hiện dự án để có đánh giá ban đầu về dự án có khả thi hay không. Đội khảo sát tiến hành đánh giá cùng các chỉ tiêu khảo sát để có kết luận của mình về địa hình, địa chất công trình. + Lập dự án tiền khả thi, khả thi: Sau khi có quyết định cho phép lập dự án của đơn vị chủ quản, chủ nhiệm đồ án có thể tự hặc phối hợp để lập một dự án tiền khả thi ban đầu cho dự án. Khi dự án có tính chất khả thi và thực hiện được thì tiến hành viết dự án khả thi chính thức. Tuy nhiên không phải dự án nào cũng cần phải có tiền khả thi, có hay không phụ thuộc vào từng đặc thù của dự án về vốn cũng như yêu cầu của Bên A(phía chủ đầu tư). + Thiết kế kỹ thuật, thiết kế thi công: Nếu bước tiếp theo của Hợp đồng trên có phần thiết kế, chủ nhiệm đồ án phối hợp cùng các đơn vị thiết kế, theo cá nhân tiến hành khảo sát lần nữa bước thiết kế sơ bộ, hay chính thức về thi công hay kỹ thuật, tuỳ theo đặc thù của dự án thực hiện. + Nghiệm thu, bàn giao tài liệu: Khâu này cần sự phối hợp đồng bộ của các bộ phận, cá nhân tham gia dự án với tổ hoàn thiện và phòng kinh doanh, bên A, thực hiện nghiệm thu đã làm trên để xác định công nợ ban đầu cho khách hàng, giao bộ hồ sơ, tài liệu (đã ký) cho bên A khi công nợ được xác nhận và có thể đã thu được tiền. + Phòng kinh doanh: Đóng vai trò quan trọng trong việc đi duyệt những kết quả mà các đơn vị đã làm được với các bộ chủ quản, kho bạc,...... + Phòng kế toán: Có chức năng thu nợ, theo dõi và hạch toán chi phí thực hiện dự án,.... Sơ đồ quy trình sản xuất của Công ty Sơ đồ số: 03 Khách hàng KD, Kế hoạch, HĐ GKNB Sản phẩm thiết kế Các đơn vị, cá nhân tham gia Chủ nhiệm đồ án Ký HĐ giao việc Thông tin Phối hợp Kết hợp tạo ra SP thiết kế Kế toán Kết hợp xác định khối lượng thiết kế và công nợ Xác định và đối chiếu công nợ, thanh toán Các Bộ chủ quản, phê duyệt các QĐịnh Chi phí thực hiện Dự án 2.2.3. Tổ chức công tác kế toán: 2.2.3.1. Tổ chức bộ máy tác kế toán: Phòng Kế toán tài vụ có nhiệm vụ cung cấp số liệu giúp cho việc ra quyết định của ban lãnh đạo. Bộ máy Kế toán được tổ chức tập trung thực hiện chức năng tham mưu, giúp việc Giám đốc về mặt tài chính Kế toán Công ty. Trưởng phòng: Phụ trách chung chịu trách nhiệm trước Giám đốc mọi hoạt động của phòng cũng như các hoạt động khác của Công ty có liên quan tới tài chính và theo dõi các hoạt động tài chính của Công ty. Tổ chức công tác Kế toán thống kê trong Công ty phù hợp với chế độ tài chính của Nhà nước. Thực hiện các chính sách chế độ công tác tài chính Kế toán. Kiểm tra tính pháp lý của các loại hợp động. Kế toán tổng hợp vốn kinh doanh, các quỹ Xí nghiệp trực tiếp chỉ đạo kiểm tra giám sát phần nghiệp vụ đối với các cán bộ thống kê Kế toán các đơn vị trong Công ty. Phó phòng kiêm Kế toán tổng hợp. Ngoài công việc của người Kế toán phân xưởng sóng ra còn phải giúp vịêc cho Kế toán trưởng, thay mặt Kế toán trưởng giải quyết các công việc khi trưởng phòng các phần việc được phân công. Kế toán tiền mặt và thanh toán. Kiểm tra tính hợp pháp của các chứng từ trước khi lập phiếu thu, chi. cùng thủ quỹ kiểm tra đối chiếu sử dụng tồn quỹ sổ sách và thực tế theo dõi chi tiết các khoản ký quỹ Kế toán tiền lương Thanh toán lương thưởng phụ cấp cho các đơn vị theo lệnh của Giám đốc; thanh toán BHXH, BHYT cho người lao động theo quy định ; theo dõi việc trích lập và sử dụng quỹ lương của Công ty ; thanh toán các khoản thu, chi của công đoàn Kế toán công nợ Theo dõi công nợ, phải thu, phải trả. Có trách nhiệm đôn đốc khách hàng để thu nợ. Thủ quỹ: Chịu trách nhiệm trong công tác thu tiền mặt và tồn quỹ của Công ty. Thực hiện việc kiểm kê đột xuất hoặc định kỳ theo quy định. Sơ đồ bộ máy kế toán công ty Sơ đồ số: 04 Trưởng phòng kế toán Công ty Báo cáo Giao nhiệm vụ Kế toán tổng hợp Tổng hợp Đối chiếu Kế toán công nợ Kế toán tiền lương Thủ quỹ Công ty Kế toán tiền mặt và tiền gửi Ngân hàng 2.2.3.2. Hình thức hạch toán kế toán: Để phù hợp với tình hình sản xuất kinh doanh của Công ty, Công ty dùng hình thức Chứng từ ghi sổ, theo sơ đồ sau: Sơ đồ trình tự luân chuyển chứng từ Sơ đồ số: 05 Chứng từ gốc Sổ quỹ tiền mặt Sổ, thẻ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp chứng từ gốc Chứng từ ghi sổ Bảng tổng hợp chi tiết Sổ cái Bảng cân đối số phát sinh Các báo cáo tài chính Ghi chú: : Ghi, phản ánh hàng ngày : Ghi đối chiếu : Ghi vào cuối tháng Chứng từ gốc: Là những chưngs tư như giấy xin thanh toán, giấy tạm ứng, bảng thanh toán lương,......tất cả những chứng từ trên phải có đầy đủ chữ ký của kế toán trưởng, giám đốc, ......moí được thực hiện hạch toán. Các bảng kê chứng từ ghi sổ Các sổ kế toán chi tiết như sổ quỹ tiền mặt, sổ công nợ, sổ tiền gửi Ngân hàng,... Sổ quỹ, kiêm báo cáo quỹ tiền mặt và tiền gửi ngân hàng Bảng tổng hợp chi tiết Sổ cái Bảng cân đối phát sinh Hệ thống các báo cáo tài chính Các bảng theo dõi phải trả, phải nộp như: Sổ theo dõi BHXH, theo dõi thuế GTGT khấu trừ,.... Phương pháp tính nguyên giá và khấu hao TSCĐ: + Nguyên giá: Theo giá thực tế + Khấu hao TSCĐ: Theo phương pháp tuyến tính - Hạch toán: Hạch toán theo từng tháng Với hình thức chứng từ ghi sổ, trướcđây kế toán còn mở thêm sổ theo dõi chứng từ ghi sổ nhưng nay không mở nữa mà ghi trực tiếp vào sổ cái. 2.3 - Thực tế công tác tổ chức kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty Tư vấn xây dựng và phát triển nông thôn . 2.3.1. Hạch toán lao động: 2.3.1.1. Tình hình lao động: Như đã trình bày ở trên, với quy trình và quy mô sản xuất của Công ty Tư vấn Xây dựng và phát triển Nông thôn, năng lực của người lao động trong Công ty đóng vai trò hết sức quan trọng. Hơn nưax do đặc thù là sản phẩm tư vấn, nếu sản phẩm không có chất lượng cao nó sẽ mang lại hậu quả vô cùng nặng nề về cả một gai đoạn sau. Nhận thức được vấn đề đó, Công ty khi lựa chọn lao động đã đưa ra tiêu chí cao đối với người lao động, có hình thức trả lương cũng như quản lý rất phù hợp, đã đạt được kết quả cao trong sản xuất kinh doanh. Tình hình lao động trong Công ty như sau: Lao động trực tiếp tại các Xưởng, phòng : 66 người Lao động gián tiếp : 23 người Trình độ + Thạc sỹ : 05 người + Đại học, cao đẳng : 65 người + Trung cấp : 17 người + Trình độ 12/12 : 2 người 2.3.1.2. Hạch toán số lượng và thời gian sử dụng lao động: Số lượng lao động ở Công ty khá ổn định, nếu giảm chủ yếu do nghỉ hưu, số lượng tăng không đáng kể do khâu tuyển chọn của lao động khá chặt chẽ, yêu cầu cao. Công ty đã tiến hành quản lý lao động khá chặt chẽ, không những theo quy định, sổ theo dõi theo quy định mà còn theo cách riêng của Công ty như phân cấp quản lý theo xưởng, cấp sổ lao động, có mã số lao động,.... Công ty cũng có chế độ thưởng, phạt thích đáng đối với lao động, khuyến khích sáng tạo, ý tưởng cũng như có sáng kiến nhằm nâng cao năng lực sẵn có của Công ty, tăng khả năng cạnh tranh. Phòng Nhân sự quản lý lao động theo bảng sau: Bảng số: 02 Đơn vị Họ và tên Ngày sinh Quê quán Trình độ Kế toán Trần Kim Thu 24/4/1970 Hà Nội Thạc sỹ HCTC Trần Thị Chiều 13/2/1958 Hà Nội Đại học Phòng KD Nguyễn Văn An 17/6/1978 Hoà Bình Cao đẳng ................ ................ ................ ................ 2.3.1.2.1. Theo dõi lao động và thời gian lao động: Công ty theo dõi lao động theo hai bộ phận khác nhau: Bộ phận gián tiếp: Theo dõi lao động theo bảng chấm công theo từng đơn vị, có rà soát và xác nhận của lãnh đạo đơn vị và phòng Tổ chức hành chính. Bộ phận trực tiếp: Do khoản sản phẩm nên không thực hiện chấm công mà theo báo cáo và quản lý của từng đơn vị phòng ban, xưởng, có xác nhận của Xưởng trưởng và trưởng phòng. 2.3.1.2.2. Hạch toán thời gian nghỉ việc do ốm đau, thai sản,...: Bảng chấm công và bảng theo dõi lao động của các đơn vị trực tiếp sẽ phản ánh đầy đủ thời gian lao động cũng như nghỉ việc có lý do của từng các nhân, kế toán căn cứ vào đó xác định và tính các khoản phải trả thích hợp cho người lao động được hưởng hoặc phạt,..... 2.3.1.3. Hạch toán kết quả lao động: Hạch toán kết quả lao động nhằm phản ánh chính xác số lượng và chất lượng lao động và khối lượng công việc hoàn thành của từng người lao động để có căn cứ xác định kết quả lao động, tính lương, phụ cấp, trích,..... Các chứng từ ban đầu được sử dụng nhằm giám sát và theo dõi người lao động, kết quả lao động của từng người cùng với kết quả có xác nhận của các phòng ban có liên quan, thể hiện qua các biên bản nghiệm thu, bảng chấm công,..... 2.3.2. Tính lương và các khoản trích theo lương: 2.3.2.1. Hạch toán chi tiết tiền lương và các khoản trích theo lương: Các phòng ban quản lý có trách nhiệm theo dõi ghi chép số lương lao động có mặt, vắng mặt, nghỉ phép nghỉ ốm vào bảng chấm công. Bảng chấm công được lập theo mẫu do Bộ tài chính quy định và được lập theo mẫu do Bộ tài chính quy định và được treo tại phòng Kế toán. Đơn giá tiền lương được Bộ Nông nghiệp và PTNT duyệt: (Trang sau) 2.3.2.1.1. Hình thức trả lương khoán(với bộ phận trực tiếp SX): Công ty khi giao việc cho các Xưởng sẽ ký một Hợp đồng giao khoán nội bộ với chủ nhiệm đồ án (hoặc chủ trì công trình - đối với khảo sát. Trong Hợp đồng giao khoán nêu rõ tỷ lệ khoán cho công trình là bao nhiêu và bao gồm các mục chi phí nào. Nếu là 35% thì: 25% là lương; 10% là chi công tác phí, tiếp khách… Hiện tại, tỷ lệ lương khoán cho các Xưởng là 25% trên doanh thu. Các Chủ nhiệm đồ án sẽ chia lương cho các thành viên tham gia: (đối với thiết kế) Bảng đơn giá tiền lương Bảng số: 03 Năm 2003 STT Chỉ tiêu ĐVT Kế hoạch 2002 Thực hiện 2002 Kế hoạch 2003 I Chỉ tiêu SXKD tính đơn giá Ng.đ 1 - Tổng doanh thu (chưa có thuế) 6.000.000 7.314.555 6.300.000 2 - Tổng chi phí (chưa có lương) 2.540.000 3.108.942 2.460.900 3 - Lợi nhuận 100.000 109.462 120.000 4 - Tổng các khoản phải nộp ngân sách 520.000 567.321 600.000 II Tổng quỹ tiền lương theo đơn giá Trong đó: 1 Quỹ tiền lương theo định mức lao động - Lao động định biên Người 180 200 175 - Hệ số lương cấp bậc công việc bình quân 3,73 3,76 3,69 - Hệ số bình quân các khoản phụ cấp và tiền thưởng (nếu có) được tính trong đơn giá 0,16 0,16 0,16 - Mức lương tối thiểu doanh nghiệp được áp dụng 400 430 460 2 Quỹ lương của cán bộ, viên chức nếu chưa được tính trong định mức lao động - Biên chế III Đơn giá tiền lương % 56 56 59 IV Quỹ tiền lương làm thêm giờ Ng.đ 50.000 50.000 V Tổng quỹ tiền lương chung Ng.đ 3.410.000 4.096.151 3.769.100 VI Tiền lương bình quân theo đơn giá Ng.đ 1.579 1.707 1.795 Hà Nội, ngày tháng năm Kế toán trưởng Giám đốc Công ty - 10% cho Chủ nhiệm đồ án - 5% cho bộ phận kiểm tra - 10% cho Tổ hoàn thiện - 10% cho bộ phận tính dự toán - 40% cho các bản vẽ kiến trúc - 25% cho các bản vẽ kết cấu Hàng tháng, Công ty ứng lương cho các bộ phận trực tiếp với mức lương bình quân 700.000đ/người. Khi một công trình nào đó hoàn thành, Phòng Tài chính và kinh doanh xác định với Chủ nhiệm đồ án về khối lượng nghiệm thu bàn giao, từ đó xác định sản lượng của từng thành viên trong một Xưởng (dựa vào Bảng thanh toán lương khoán công trình). Cuối năm, quyết toán một lần, chi nốt cho người lao động tiền sản lượng sau khi đã trừ đi số tiền ứng hàng tháng theo tỷ lệ tiền thu về. Cụ thể một công trình, dự án khi thực hiện như sau: - Các thủ tục khi được tính lương: + Biên bản bàn giao nghiệm thu, xác định doanh thu ban đầu. + Các quyết định phê duyệt của Bộ, kho bạc, đơn vị chủ quản để xác định đúng doanh thu. + Tiền thu về: Là số tiền khách hàng trả dưới dạng ứng trước hoặc trả toàn bộ. + Hợp đồng giao khoán nội bộ để xác định tỷ lệ giao khoán với chủ nhiệm đồ án. + Các bảng thanh toán, bảng tạm ứng lương hoặc chi phí công trình, dự án. + Bảng kê chi phí công tác, vật liệu, chi công tác viên hoặc khâu chuyển tiền,.... - Tiến hành tính lương khoán: + Ví dụ: Đơn vị tính lương là Xưởng thiết kế số 2 + Cụ thể: Tên công trình: Dự án Đường giao thông – Công ty Cà phê 719 Gía trị sản lượng thực hiện: 28.000.000đ (theo tiền thu về). Gía trị được hưởng theo tỷ lệ giao khoán: 28.000.000đ x 25% = 7.000.000đ Chủ nhiệm đồ án: Nguyễn Mạnh Cầu Bảng tạm ứng lương khoán theo công trình: Bảng tạm ứng lương theo công trình Bảng số: 04 Công trình: Dự án Đường giao thông – Công ty Cà phê 719 Đơn vị: Xưởng thiết kế số 2. STT Họ và tên Phần việc % hưởng Tạm ứng Ký nhận 1 Nguyễn Mạnh Cầu CN ĐA 20 1.200.000 2 Phạm Xuân Trường Thiết kế KT 30 1.000.000 3 Nguyễn Tuấn Tú TK nước 10 1.000.000 4 Nguyễn Đăng Khoa Kiểm tra 5 1.000.000 5 Lê Kim Hoà Dự toán 10 800.000 6 Ng Cường Giang Hoàn thiện 10 800.000 7 Trần Văn Viên TK kết cấu 15 500.000 Cộng 6.300.000 Bằng chữ: Sáu triệu, ba trăm ngàn đồng chẵn/. Ngày 15 tháng 1 năm 2003. Chủ nhiệm đồ án ký tên 6. Bảng chia lương và sản lượng: Bảng thanh toán lương khoán Bảng số: 05 Đơn vị: Xưởng thiết kế số 2. STT Họ và tên Phần việc % hưởng Thành tiền được hưởng Ký nhận 1 Nguyễn Mạnh Cầu CN ĐA 20 1.400.000 2 Phạm Xuân Trường Thiết kế KT 30 2.100.000 3 Nguyễn Tuấn Tú TK nước 10 700.000 4 Nguyễn Đăng Khoa Kiểm tra 5 350.000 5 Lê Kim Hoà Dự toán 10 700.000 6 Ng Cường Giang Hoàn thiện 10 700.000 7 Trần Văn Viên TK kết cấu 15 1.050.000 Cộng 7.000.000 Bằng chữ: Bảy triệu đồng chẵn/. Ngày 25 tháng 3 năm 2003. Chủ nhiệm đồ án ký tên Đây là một trong rất nhiều công trình phát sinh trong 6 tháng đầu năm 2003 của Xưởng thiết kế số 2. Hàng tháng, Công ty cho phép các Xưởng, các đơn vị sản xuất ứng lương hàng tháng theo đề nghị của từng các nhân có duyệt của trưởng phòng và Giám đốc Công ty. 7. Bảng tạm ứng lương (trang sau): Bảng ứng lương tháng 3/2003 Bảng số: 06 Đơn vị: Xưởng thiết kế số 2. STT Họ và tên Chức vụ Thành tiền được hưởng Ký nhận 1 Nguyễn Mạnh Cầu Trưởng phòng 1.000.000 2 Phạm Xuân Trường Phó phòng 1.000.000 3 Nguyễn Tuấn Tú Phó phòng 900.000 4 Nguyễn Đăng Khoa Kiến trúc sư 800.000 5 Lê Kim Hoà Kỹ sư xây dựng 700.000 ........................ ............ .................. ............... ........................ ............ .................. ............... 16 Ng Cường Giang Trung cấp XD 700.000 17 Trần Văn Viên Kỹ sư xây dựng 500.000 Cộng 14.000.000 Bằng chữ: Mười bốn triệu đồng chẵn/. Ngày 31 tháng 3 năm 2003. Giám đốc duyệt Kế toán trưởng Xưởng trưởng ký tên Kế toán tiền lương căn cứ vào hệ số lương của từng cán bộ Xưởng 2 để xác định và tính lương cơ bản, BHXH, BHYT phải nộp khấu trừ trực tiếp vào lương. Bảng tính trên được tập hợp làm 01 chứng từ ghi sổ của tất cả các đơn vị trực tiếp sản xuất. 8. Bảng tính BHXH, BHYT phải nộp (trang sau): Bảng tính BHXH, BHYT PHảI NộP Bảng số: 07 Đơn vị: Xưởng thiết kế số 2. Lương cơ bản: 290.000 đồng. STT Họ và tên Phần việc Hệ số lương CB Lương cơ bản hàng tháng BHXH (5%) BHYT (1%) Ký nhận 1 Nguyễn Mạnh Cầu Trưởng phòng 3,4 986.000 49.300 9.860 2 Phạm Xuân Trường Phó phòng 2,42 701.800 35.090 7.018 3 Nguyễn Tuấn Tú Phó phòng 2,42 701.800 35.090 7.018 4 Nguyễn Đăng Khoa Kiến trúc sư 2,42 701.800 35.090 7.018 5 Lê Kim Hoà Kỹ sư xây dựng 2,02 585.800 29.290 5.858 ........................ ............ ........................ ............ 6 Ng Cường Giang Trung cấp XD 1,78 516.200 25.810 5.162 7 Trần Văn Viên Kỹ sư xây dựng 1,78 516.200 25.810 5.162 Cộng 17.052.000 852.600 170.520 Cộng BHXH, BHYT: 1.023.120đ Bằng chữ: Một triệu, hai ba ngàn, một trăm hai mươi đồng/. Ngày 31 tháng 3 năm 2003. Kế toán trưởng Kế toán lương Xưởng trưởngký tên Đến 30 tháng 06 và 31 tháng 12 hàng năm, phòng kế toán tiến hành chia sản lượng khoán tổng hợp các công trình và những số liệu của tất cả các công trình đã tính lương (như công trình trên) để tiến hành chia sản lượng. Lương ứng hàng tháng được trừ như một khoản ứng lương của công trình nhằm duy trì đời sống cán bộ CNV khi họ chưa có sản lượng theo tiền về để thánh toán lương khoán. Kế toán tiến hành lập bảng chia sản lượng theo niên độ kế toán. 9. Bảng quyết toán sản lượng 6 tháng đầu năm 2003 (trang sau): 2.3.2.1.2. Hình thức trả theo thời gian(với bộ phận gián tiếp): Từ số công ghi nhận được trong bảng chấm công, Kế toán tính ra số lương mà người lao động nhận được trong tháng và lập bảng thanh toán lương cho từng phòng. Cách tính như sau: Lương thời gian = Số công theo bảng X Hệ số Công ty X Mức lương tối bảng chấm công thiểu Hệ số Công ty được tính như sau: - Hệ số bình quân: 1.160.000đ/290.000đ = 4 - Hệ số áp dụng với Trưởng phòng: 5 - Hệ số Phó phòng: 4,5 - Hệ số cán bộ có trình độ Đại học thuộc các Phòng Tổ chức, Kế toán, Kinh doanh: từ 3 – 4 - Hệ số đối với nhân viên (Thủ quỹ, Bảo vệ, Hành chính, Tạp vụ…) 2,5. Cách tính: Lương thời gian: Biểu: Bảng chấm công Phòng Kinh doanh tháng 3 năm 2003 (trang sau) Biểu: Bảng thanh toán lương Phòng Kinh doanh tháng 3/2003 (trang sau) - Phan Văn Nghệ : 290.000 x 4,2 x 22/22 = 1.218.000đ - Đào Trương Tuấn: 290.000 x 3,42 x 21/22 = 991.800đ - Lương sản lượng: Lương sản lượng bộ phận gián tiếp sản xuất được tính bằng 8% giá trị tiền thu về của các công trình: Chẳng hạn như Dự án Đường giao thông Công ty Cà phê 719 trên thì bộ phận gián tiếp được hưởng: + Gía trị hưởng: 28.000.000đ x 8% = 2.240.000đ Bảng chia sản lượng khối gián tiếp theo giá trị tiền về: - Nguyên tắc: Lương cơ bản lĩnh hàng tháng cũng được coi như khoản ứng để trừ vào bảng chia. Lương hưởng theo hệ số Công ty. Lương hưởng theo giá trị tiền về trong kỳ chia lương. Tổng hợp theo 6 tháng 1 lần tính lương hưởng theo sản lương. Bảng thanh toán lương sản lượng khối gt Bảng số: 11 Đơn vị: Phòng Kinh doanh – Ngày 30 tháng 6 năm 2003. Công trình: Đường giao thông Công ty Cà phê 719. Tổng hệ số của Phòng : 29 Tổng hệ số của khối gián tiếp Công ty: 112 Bình quân hệ số : 2.240.000đ/112 = 20.000đ Tổng số Phòng KD được hưởng: 29 x 20.000 = 580.000đ STT Họ và tên Phần việc Hệ số hưởng Thành tiền được hưởng Ký nhận 1 Phan Văn Nghệ Trưởng P 5 100.000 2 Đào Trương Tuấn Phó P 4,5 90.000 3 Phạm Cao Đoàn Nhân viên 3,5 70.000 ..................... 9 Bùi Thị Quỳnh Nhân viên 3 60.000 10 Nguyễn Bích Ngọc Nhân viên 3 60.000 Cộng 580.000 2.3.2.2. Hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương: 2.3.2.2.1. Hạch toán lương và các khoản trích theo lương: a – Căn cứ vào bảng ứng lương sản lương theo công trình Dự án Đường giao thông – Công ty Cà phê 719 của Xưởng Thiết kế Số 2 (Bảng số 04), bảng lương Tháng 3/2003 của Phòng kinh doanh (Bảng số 10), kế toán ghi: Nợ TK334.2 : 6.300.000 (Chi tiết cho côngtrình trên) Nợ KT334.1 : 3.960.355 Có TK111.1 : 10.260.355 b – Căn cứ vào bảng ứng lương hàng tháng của Xưởng thiết kế số 2 (Bảng số 06), kế toán ghi: Nợ TK334.2 : 14.000.000 Có TK111.1 : 14.000.000 c – Căn cứ vào bảng tính BHXH, BHYT của Xưởng TK số 2 (Bảng số 07), bảng lương Tháng 3/2003 của Phòng kinh doanh (Bảng số 10), kế toán ghi: Nợ TK111.1 : 1.261.152 Có TK 338.3 : 1.050.960 Có TK 338.4 : 210.192 d – Căn cứ vào bảng chia sản lượng Xưởng thiết kế số 2(Bảng số 08), bảng chia sản lượng phòng Kinh doanh (bảng số 11), kế toán ghi: Nợ TK334.2 : 15.503.358 Có TK111.1 : 15.503.358 Căn cứ vào hạch toán trên, kế toán lập và ghi chứng từ ghi sổ(Bảng số 12 – trang sau). e – Sản lương thực hiện 6 tháng đầu năm 2003 của Công ty Tư vấn Xây dựng và Phát triển Nông thôn là: 5.036.000.000đ Hạch toán: + Công nợ, doanh thu: Nợ TK131 : 5.036.000.000 Có TK511 : 4.578.182.000 Có TK333.1 : 457.818.000 Chứng từ ghi sổ Bảng số: 12 Ngày 30 tháng 6 năm 2003 (Kèm theo các bảng ứng lương, thanh toán lương) Số: 45 Trích yếu Số hiệu tài khoản Số tiền Ghi chú Nợ Có Trả lương sản lượng cho CBCNV 6 tháng đầu năm 2003. 334.1 3.960.355 334.2 35.803.358 111.1 39.763.713 Cộng 79.527.426 Người lập Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Chứng từ ghi sổ Bảng số: 13 Ngày 30 tháng 6 năm 2003 (Kèm theo các bảng tính BHXH, BHYT các tháng) Số: 49 Trích yếu Số hiệu tài khoản Số tiền Ghi chú Nợ Có Thu BHXH (5%), BHYT (1%) trên bảng lương hàng tháng của CBCNV 111.1 1.261.152 338.3 1.050.960 338.4 210.192 Cộng 2.522.304 Người lập Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) + Trích Quỹ lương vào chi phí (theo đơn giá được duyệt – 56%). Quỹ lương: 4.578.182.000 x 56% = 2.563.781.920đ Hạch toán: Nợ TK622 : 1.922.836.440 (42%) Nợ TK642 : 640.945.480 (14%) CóTK 334 : 2.563.781.480 (56%) Chứng từ ghi sổ Bảng số: 14 Ngày 30 tháng 6 năm 2003 (Kèm theo các bảng sản lương thực hiện 6 tháng 2003) Số: 21 Trích yếu Số hiệu tài khoản Số tiền Ghi chú Nợ Có Trích Quỹ lương vào chi phí nhân công và chi phí quản lý 6 tháng/03 622 1.922.836.440 642 640.945.480 334 2.563.781.480 Cộng 5.127.562.960 Người lập Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) + Trích BHXH vào chi phí: BHXH được tính: 15% Quỹ lương Là: 2.563.781.480 x 15% = 384.567.222đ Hạch toán: Nợ TK627 : 288.425.417 (75%) Nợ TK642 : 96.141.805 (25%) Có TK338.3 : 384.567.222 (15% Quỹ lương) Chứng từ ghi sổ Bảng số: 15 Ngày 30 tháng 6 năm 2003 (Kèm theo các bảng trích BHXH 6 tháng 2003) Số: 22 Trích yếu Số hiệu tài khoản Số tiền Ghi chú Nợ Có Trích BHXH vào chi phí sản xuất và chi phí quản lý 6 tháng/03 627 288.425.417 642 96.141.805 338.3 384.567.222 Cộng 769.134.444 Người lập Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) + Trích BHYT vào chi phí: BHYT được tính: 2% Quỹ lương Là: 2.563.781.480 x 2% = 51.275.630đ Hạch toán: Nợ TK627 : 38.456.723 (75%) Nợ TK642 : 12.818.908 (25%) Có TK338.3 : 51.275.630 (2% Quỹ lương) Chứng từ ghi sổ trang sau: Chứng từ ghi sổ Bảng số: 16 Ngày 30 tháng 6 năm 2003 (Kèm theo các bảng trích BHYT 6 tháng 2003) Số: 23 Trích yếu Số hiệu tài khoản Số tiền Ghi chú Nợ Có Trích BHYT vào chi phí sản xuất và chi phí quản lý 6 tháng/03 627 38.456.723 642 12.818.908 338.4 51.275.630 Cộng 102.551.260 Người lập Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) + Trích KPCĐ vào chi phí: KPCĐ được tính: 2% Lương cơ bản đã thanh toán Lương CB 6 thang đầu năm 2003 của Công ty là: 336.562.000đ Là: 336.562.000 x 2% = 6.731.240đ Hạch toán: Nợ TK627 : 5.048.430 (75%) Nợ TK642 : 1.682.810 (25%) Có TK338.2 : 6.731.240 (2% Quỹ lương CB) Chứng từ ghi sổ trang sau: Chứng từ ghi sổ Bảng số: 17 Ngày 30 tháng 6 năm 2003 (Kèm theo các bảng tổng hợp lương CB 6 tháng 2003) Số: 24 Trích yếu Số hiệu tài khoản Số tiền Ghi chú Nợ Có Trích KPCĐ vào chi phí sản xuất và chi phí quản lý 6 tháng/03 627 5.048.430 642 1.682.810 338.2 6.731.240 Cộng 13.462.480 Người lập Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) 2.3.2.2.2. Hạch toán thanh toán, trích nộp BHXH, BHYT, KPCĐ đối với người lao động: Trong tháng 3 năm 2003, Công ty có 01 cán bộ bị ốm và được trợ cấp BHXH là Chị Nguyễn Thanh Xuân – Xưởng thiết kế Số 1. Chị Xuân nghỉ chăm con ốm từ ngày 2/3/2003 đến ngày 18/3/2003, các giấy tờ liên quan như sau: + Phiếu nghỉ hưởng BHXH. (trang sau). Mức trợ cấp BHXH với chị Nguyễn Thanh Xuân là: 75% lương cấp bậc với hệ số lương cấp bậc là 1,78, trợ cấp BHXH được hưởng 1 ngày là: 1,78 x 290.000/22 x 75% = 17.598đ Tổng BHXH được hưởng: 17.598 x 17 = 299.166đ Phiếu nghỉ hưởng BHXH Bảng số:18 Số: 12 Họ tên: Nguyễn Thanh Xuân Đơn vị: Xưởng thiết kế số 1 Tên cơ quan Ngày tháng khám Lý do Căn bệnh Số ngày nghỉ Y bác sỹ ký tên, đóng dấu Số ngày thực nghỉ Xác nhận của phụ trách bộ phận Tổng số Từ ngày Đến ngày Bệnh viện Bạch Mai Đau bụng Đau dạ dày 17 2/3/03 18/3/03 + Phiếu thanh toán trợ cấp BHXH. Phiếu thanh toán trợ cấp BHXH Họ tên: Nguyễn Thanh Xuân Nghề nghiệp: Kiến trúc sư Đơn vị công tác: Xưởng thiết kế số 1 Thời gian đóng BHXH: 4 năm Tiền lương đóng BHXH tháng trước theo gệ số 1,78. Số ngày nghie: 17 Mức trợ cấp: 299.166đ Bằng chữ: Hai trăm chín chín ngàn, một trăm sáu sáu đồng. Chương 3 Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty Tư vấn Xây dựng và Phát triển Nông thôn. Đánh giá về công tác hạch toán tiền lương các khoản trích theo lương. Qua một thời gian tìm hiểu thực tế công tác Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty Tư vấn Xây dựng và PTNT, kết hợp với những kiến thức, lý luận cơ bản về hạch toán Kế toán đã được trang bị tại trường học, em xin đưa ra một số nhận xét sau: 3.1. Công tác Kế toán chung: Việc tổ chức công tác thanh toán Kế toán tại Công ty Tư vấn Xây dựng và PTNT là tương đối tốt. Bộ máy Kế toán được tổ chức chuyên sâu và phân công hạch định nhiệm vụ rõ ràng, mỗi Kế toán có trách nhiệm làm một phần hành cụ thể từ dưới phân xưởng, lập báo cáo tình hình xong gửi lên phòng Kế toán Tài chính. Việc này đã tạo điều kiện cho nhân viên Kế toán phát huy tính sáng tạo chủ động, thành thạo trong công việc. Các phần hành được Kế toán phối hợp rất khéo léo tạo động lực thúc đẩy quá trình triển khai, khai thác nghiệp vụ đạt hiệu quả và chính xác đúng chế độ. 3.1.1. Công tác hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương. 3.1.1.1. Hạch toán chi tiết. Cách tính tiền lương cho người lao động của Công ty rất hợp lý và chính xác, thông qua việc kết hợp được số lượng sản phẩm người lao động làm ra và thời gian làm việc, ngày công làm việc của người lao động. 3.1.1.2. Hạch toán tổng hợp. Sổ sách Kế toán tổng hợp như các: Sổ, thẻ Kế toán chi tiết, bảng tổng hợp chi tiết, chứng từ ghi sổ, sổ cái được Công ty thiết kế đúng với chế độ Kế toán quy định. Công ty đã làm tốt việc trính BHXH và BHYT được đưa vào bảng thanh toán lương do vậy Kế toán đã không phải tách rời. Bảng tổng hợp phần chi lương giảm bớt cồng kềnh sổ sách của Kế toán tiền lương. Doanh nghiệp áp dụng sổ sách chứng từ ghi sổ để hạch toán, đây là hình thức phù hợp cho việc sử dụng Kế toán máy, tuy nhiên đại bộ phận Công ty đặc biệt là bộ phận Kế toán thống kê trang bị thiếu hụt máy vi tính. Điêù này đã tạo ra rất nhiều khó khăn cho việc triển khai thực hiện công tác Kế toán đạt hiệu quả, chính xác cao, gọn nhẹ tinh giảm công tác Kế toán. 3.1.2. Thuận lợi và khó khăn, phương hướng mục tiê của Công ty Tư vấn Xây dựng và Phát triển Nông thôn trong việc sử dụng Quỹ lương. Những ưu điểm và thuận lợi: + Trong công tác quả lý chung, công ty đã có sự kết hợp hài hoà giữa các phòng ban chức năng.Cùng với đội ngũ nhân viên có năng lực, có trình độ, nhiệt tình trong công việc và có chế độ thưởng phạt phân minh nên công ty đã tạo ra được bầu không khí làm việc hăng say,phát huy năng lực sáng tạo của mỗi công nhân, + Công ty được áp dụng hình thức trả lương theo từng côngtrình của các đơn vị sản xuất là thích hợp, khai thác được khẳ năng tiềm tàng của mỗi người công nhân, sử dụng được hết công suất máy móc thiết bị, làm ra nhiều sản phẩm cho công ty,thu nhập của ngưòi lao động cao,đồng thời từ đó ngày càng làm cho công ty phát triển. + Việc theo dõi BHXH, BHYT, giúp cho người lao động thực sự tin tưởng vào sự quan tâm của công ty đến sức khoẻ của nguời lao động của bản thân và gia đình họ, trích lập các quỹ đảm bảo cho nhu cầu khuyến khích sản xuất , thể hiện sự quan tâm của nhà nước đối với hiện tại và tương lai của nguời lao động. + Việc trả lương cho công nhân trực tiếp sản xuất theo sản lượng thực tế hoàn thành nhập kho là hoàn toàn hợp lý và đảm bảo yêu cầu: “làm theo năng lực, hưởng theo năng lực”của một xã hội hiện đại. Bên cạnh lương sản phẩm, họ còn được hưởng lương thưởng trên lương bằng 8% lương sản phẩm, các khoản phụ cấp là hoàn toàn phù hợp với sức lao động đã bỏ ra của người lao động. + Đối với bộ phận gián tiếp phục vụ sản xuất, bộ phận quả lý thì việc tính lương theo sản phẩm bình quân ngày và theo hệ số qui định cho từng người là một cách gián tiếp khuyến khích gắn chặt vai trò gián tiếp phục vụ sản xuất của họ, đòi hỏi quan tâm, phục vụ tôt nhất cho công tác sản xuất của công ty. + Về tổ chức bộ máy kế toán: Bộ máy kế toán của công ty gọn nhẹ, chỉ có 5 người nhưng quản lý toàn bộ nghiệp vụ kế toán của công ty. Có sự phân cấp trong tính toán tiền lương: tại phòng tổ chức tiền lương, tổ chức tính toán lập đơn giá chi tiết sản phẩm, công đoạn sản phẩm và sản phẩm hoàn thành. Từ đó chia trên” Bảng kê thanh toán lương sản phẩm”, tính lương sản phẩm cho từng công nhân phân xưởng. Cuối tháng, phòng kế toán mới làm khâu cuối cùng là kiểm tra, tính các khoản khấu trừ và thanh toán tiền lương. Chính sự phân cấp này đảm bảo gọn nhẹ, linh hoạt mà chặt chẽ của toàn bộ phận khâu tính lương và thanh toán lương của công ty. Hình thức sổ kế toán của công ty sử dụng: Là hình thức kế toán chứng từ nghi sổ. Đây là hình thức hạch toán phù hợp với mô hình tổ chức sản xuất của công ty, thuận lợi cho việc áp dụng kế toán máy, khối lượng công việc cho nhân viên được giảm bớt, đảm bảo chính xác hợp lý. Những nhược điểm và khó khăn: + Do Công ty Tư vấn Xây dựng và PTNT áp dụng việc trả lương theo hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh từng xưởng, đã tạo điều kiện cho các xưởng năng độg sáng tạo tự chủ trong việc hạch toán chi trả lương cho người lao động đồng thời nhạy bén trong việc tìm và hợp tãc quan hệ làm ăn với các bạn hàng có nhu cầu về dịch vụ, mặt hàng mà Công ty có thể đáp ứng được. Công ty đã sớm thực thi áp dụng mức lương tối thiểu cho người lao động là 290.000đ/tháng, tạo điều kiện thuận lợi co người lao động có khả năng thanh toán các khoản chi phí sinh hoạt gia tăng. Tuy nhiên Công ty để các xưởng tự hạch toán kinh doanh dẫn tới tình trạng thu nhập của người lao động không đồng đều giưa các xưởng dù họ có cùng bậc thợ, cùng số năm công tác tại Công ty nhưng người có lương cao người có lương thấp, tạo ra tâm lý bất ổn trong người lao động ngoài ra việc này cũng dễ dẫn tới việc báo cáo mất tính chinhs xác về hiệu quả sản xuất kinh doanh của từng xưởng làm cho Công ty thất thoát nguồn thu giảm lợi nhuận, két quả hoạt động kinh doanh của Công ty sẽ không đảm bảo tính trung thực. + Về thời gian thanh toán lương cho công nhân viên : Việc thanh toán lương cho công nhân viên 1 lần vào ngày cuối tháng có thể không đảm bảo giải quyết nhu cầu sinh hoạt cho công nhân viên, làm họ có thể thiếu tiền tiêu dùng trong khi thời hạn lĩnh lương chưa tới. + Về cách tính lương tại công ty : Đây là một doanh nghiệp tương đối lớn với số lượng cán bộ công nhân viên lên khá lớn, lương công nhân sản xuất trực tiếp biến động thường xuyên, lượng cán bộ công nhân viên nghỉ phép không ổn định, không đều đặn giữ các tháng trong năm nhưng quá trình tính lương công ty đã không trích trước tiền lương nghỉ phép cho bộ phận trực tiếp sản xuất. Vì vậy, việc này có ảnh hưởng nhất định tới việc tính giá thành sản phẩm. + Mặc dù vậy nhìn tổng quan thì dù có người lương cao thấp (bất đồng thu nhập), độ trung thực báo cáo kinh doanh của các xưởng, Công ty vẫn đảm bảo doanh thu có lãi và hiệu quả sản xuất kinh doanh cao. + Vấn đề đặt ra cho Công ty là cần phải làm sao đưa ra được mức lương hợp lý, các chế độ đãi ngộ thoả đáng cho người lao động, tạo tâm lý yên tâm cống hiến công tác tại Công ty. 2. Phương hướng, mục tiêu: Công ty Tư vấn Xây dựng và PTNT đang có kế hoạch trang bị thêm một số máy móc in phun màu hiện đại đáp ứng nhu cầu mới thị trường, tăng năng suất lao động, hiệu quả công việc. Bên cạnh đó Công ty đang xem xét đưa ra giải pháp hữu hiệu trong việc triển khai nghiệp vụ Kế toán tiền lương, các khoản trích theo lương đạt độ chính xác cao, thoả mãn nhu cầu người lao động. Cố gắng mức thu nhập người lao động không dưới mức thu nhập người lao động công tác tại các doanh nghiệp làm ăn có hiệu quả phát đạt, tạo yên tâm cho người lao động tại Công ty cũng như bạn hàng muốn ký kết làm ăn. 3.2. Một số ý kiến nhằm hoàn thiện công tác tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty Tư vấn Xây dựng và PTNT: Sau những nhận xét có được trong thời gian thực tập tại Công ty Tư vấn Xây dựng và PTNT, cùng với ý tưởng hoàn thiện công tác kế toán để nó luôn là công cụ đắc lực trong quản lý kinh tế hoạch định kế hoạch sản xuất kinh doanh em xin đưa ra một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác hoạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty Tư vấn Xây dựng và PTNT, góp phần tạo hiệu quả cao trong việc hạch toán Kế toán. 1. Về thủ tục và các chứng từ khi tiến hành tính lương: + Việc chấm công cần phải quan tâm chặt chẽ tới đội ngũ lao động gián tiếp hưởng lương theo ngày công, nếu rõ trường hợp đi muộn về sớm thậm chí làm việc nữa ngày để đảm bảo sự công bằng cho những ngươì thực hiện nghiêm chỉnh giờ hành chính tại cơ quan. + Đối với bộ phận trực tiếp sản xuất như các xưởng thiết kế, các phòng ban khác mặc dù áp dụng chế độ lương khoán theo từng công trình, từng dự án song cũng phải có bảng chấm công để kế toán tiền lương còn có cơ sở xác định chính xác số tiền được hưởng khi nghỉ hưởng lương hoặc được hưởng chế độ BHXH, BHYT,… + Mỗi bảng ứng lương công trình đối với bộ phận trực tiếp sản xuất cần ghi rõ công trình, dự án tránh trường hợp nhầm lẫn đã xảy ra khi ứng lương mà ghi nhầm vào công trình. Mặt khác các công trình có tên gần sát hoặc trùng nhau, chỉ khác tên chủ đầu tư nên khi kế toán lương đối chiếu với kế toán công nợ hoặc kế toán chi tiết tiền mặt mới thấy được sự nhầm lẫn đó. + Bảng chia lương sản lượng vào cuối Quý II hoặc cuối năm cần chia cụ thể theo từng người, từng chủ nhiệm đồ án. Công ty nên xem xét việc chia lương vào những niên độ đó theo chủ nhiệm đồ án để họ tự trả lương cho các cán bộ phòng ban khác tham gia vào dự án. Về tài khoản kế toán: + Công ty nên áp dụng tài khoản 136 - Phải thu nội bộ, trong đó coi các xưởng thiết kế, các phòng ban như một đơn vị nội bộ cần xácđịnh công. Thoe tôi, làm được như vậy có 3 ưu điểm sau: Thứ nhất, Công ty quản lý được vốn của mình được chặt chẽ hơn, tránh nhầm lẫn giữa các công trình, các đưo nvị tự theo dõi về các khoản ứng của mình và thanh toán. Thứ hai, Công ty sẽ coi các khoản ứng như là một khoản công nợ cần tính lãi, hạn chế việc công trình kéo dài không thực hiện trong khi tiền vẫn ứng. Thứ ba, Kế toán tiền lương sẽ không lúng túng trong việc định khoản kế toán mà chỉ cần hạch toán các khoản ứng lương hàng tháng theo tài khoản phải thu nội bộ các đơn vị, ví dụ như: TK136.1 - Phải thu xưởng TK Số 1; TK 136.2 - Phải thu Xưởng TK Số 2;…. + Công ty nên áp dụng các tài khoản chi tiết lương ví dụ như: 334.1 - Lương cơ bản; TK334.2 - Lương sản lượng; TK334.3 - Lương chi cộng tác viên;…. Về vấn đề công nghệ, nhân lực: + Công ty nên đưa cán bộ đi đào tạo, nhất là đội ngũ kế toán trực tiếp, áp dụng phần mềm kế toán, nhằm làm giảm tối thiểu giừo công, tăng năng suất lao động, tăng cường trang thiết bị như máy tính, máy in cho phòng kế toán,…. + Công ty cần chú trọng vào việc đào tạo nhân lực thông qua các quỹ đầu tư phát triển, đặc biệt là việc đào tạo, đào tạo lại, chuyên tu đội ngũ các nhà làm tài chính thống kê, cụ thể là bộ phận Kế toán. + Công ty cần chú ý tăng lương thoả đáng cho cán bộ công nhân viên đặc biệt là tỷ lệ khoán lương 25% là còn thấp đối với ngành nghề thiết kế – chi phí chủ yếu là nhân công + Hình thức trả lương hợp lý là đòn bẩy kinh tế quan trọng có tác dụng khuyến khích công nhân không ngừng tăng năng suất lao động, sử dụng đầy đủ và hợp lý thời gian lao động, nâng cao chất lượng sản xuất. Việc tăng lương thoả đáng, chính sách đãi ngộ kịp thời sẽ là động lực là cuộc sống đối với người lao động họ sẽ gắn trách nhiệm hết mình vì Công ty, ngoài ra việc đảm bảo độ tin cậy đối với các bạn hàng, chiếm lĩnh mở rộng thị trường/. Kết luận Hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại các doanh nghiệp là công việc ít nghiệp vụ và đơn giản tuy nhiên để hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương vừa là công cụ hữu hiệu cho nhà quản lý vừa là chỗ dựa đáng tin cậy cho người lao động thì không phải doanh nghiệp nào cũng làm được. Điều này đòi hỏi phải có sự kết hợp khéo léo giữa các chế độ lao động tiền lương hiện hành và đặc thù lao động tại đơn vị. Kế toán cần phải nắm chắc chức năng, nhiệm vụ của Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương. Công tác hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương phải căn cứ vào mô hình chung đặc trưng sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, cùng những quy định về ghi chép luân chuyển chứng từ để có hướng hoàn thiện thích hợp. Mặt khác khi hạch toán tiền lương cũng như hạch toán Kế toán phần hành Kế toán phải cung cấp thông tin một cách kịp thời chính xác nhất cho các nhà quản lý qua đó góp phần quản trị nhân sự đề ra biện pháp tăng năng suất lao động. Với những kiến thức đã học đượ c ở trường cùng với thời gian thực tập thực tế tại Công ty Tư vấn Xây dựng và PTNT. Với sự giúp đỡ chỉ bảo của thầy hướng dẫn, các anh, các chị làm việc tại Công ty, em viết luận văn này với hy vọng công trình nghiên cứu nhỏ bé này của em sẽ góp phần hoàn thiện công tác tiền lương tại Công ty Tư vấn Xây dựng và PTNT . Do sự hiểu biết có hạn nên chắc chắn bản luận này còn nhiều sai sót em rất mong được sự thông cảm và đóng góp ý kiến của người đọc. Em xin chân thành cảm ơn sự giúp đỡ tận tình của thầy hưỡng dẫn, cùng với sự chỉ bảo của các anh, các chị tại phòng Kế toán, phòng tổ chức nhân sự Công ty Tư vấn Xây dựng và PTNT trong việc hoàn thành bản chuyên đề này. Hà Nội, ngày tháng năm 2003 Sinh viên Nguyễn Thị Thu Thuỷ Tài liệu tham khảo Lý thuất và thực hành Kế toán tài chính (PTS. Phạm Văn Công-NXB tài chính Hà Nội 2000) Chế độ báo cáo tài chính (Bộ tài chính – NXB tài chính Hà Nội 2000) Đổi mới cơ chế chính sách quản lý lao động tiền lương (NXB chính trị – Quốc gia 1995) Chi phí tiền lương của doanh nghiệp Nhà nước trong nền kinh tế thị trường (Bùi Tiến Quý-Vũ Quang Thọ-NXB chính trị Quốc gia 1997) Các văn bản quy định chế độ tiền lương mới (Tập 1, tập 2, tập 3-Tổng Liên đoàn lao động Việt Nam -1997) Hệ thống các văn bản hiện hành lao động – Việt Nam tiền lương, BHXH (Tổng liên đoàn lao động Việt Nam 1997) Tạp chí lao động xã hội Luận văn tốt nghiệp 2002 (Đại học Tài chính Kế toán). Giáo trình Kế toán tài chính của PGS.TS Ngô Thế Chi; TS Nguyễn Đình Đỗ – Trường đại học Tài chính Kế toán