Xây dựng hệ thống quản lý dữ liệu lưu học sinh lào học tập tại trường Đại học Tây Bắc - Nguyễn Văn Long

97 TẠP CHÍ KHOA HỌC Khoa học Tự nhiên và Công nghệ, Số 14 (4/2019) tr.97-106 XÂY DỰNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ DỮ LIỆU LƯU HỌC SINH LÀO HỌC TẬP TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC TÂY BẮC Nguyễn Văn Long Trường Đại học Tây Bắc Tóm tắt: Trong bài báo này, tác giả tìm hiểu phân tích việc quản lý dữ liệu lưu học sinh (LHS) Lào học tập tại Trường Đại học Tây Bắc. Thông qua việc phân tích tác giả đã xây dựng hệ thống quản lý dữ liệu LHS Lào. Hệ thống có chức năng cập nhật, tìm kiếm, thống kê thông tin LHS, đặc biệt hệ thống đưa ra cảnh báo gia hạn hộ chiếu/thị thực cho mỗi LHS, góp phần nâng cao hiệu quả quản lý LHS cho các đơn vị chức năng. Từ khoá: LHS Lào, dữ liệu LHS Lào, hệ thống quản lý, Trường Đại học Tây Bắc. 1. Mở đầu Ngày nay, cùng với sự phát triển khoa học kĩ thuật, nhu cầu ứng dụng tin học trong công tác quản lý ngày càng gia tăng. Đối với các trường giáo dục chuyên nghiệp, việc sử dụng các phần mềm để quản lý dữ liệu là một việc cần thiết. Số lượng LHS Lào ngày một tăng, do đó phần mềm quản lý dữ liệu LHS Lào học tập tại trường Đại học Tây Bắc ra đời sẽ giúp giải phóng công sức cho người quản lý, truy xuất thông tin thuận tiện, hiệu quả và chính xác. 2. Nội dung 2.1. Khảo sát hiện trạng lưu học sinh Lào đang theo học tại Trường Đại học Tây Bắc Hiện nay, có 590 lưu học sinh Lào (LHS) đang theo học tại Trường [1], số lượng tăng lên theo từng năm. Nhu cầu để có thể truy xuất, thống kê, cảnh báo gia hạn thị thực cho LHS Lào một cách nhanh chóng, thuận tiện và chính xác là rất cần thiết. Trong công tác đào tạo, Nhà trường đang sử dụng hệ thống Edusoft [2] cho trường đại học và cao đẳng bao gồm 10 phân hệ quản lý. Trong 10 phân hệ của Edusoft có thể kể đến phân hệ quản lý sinh viên bao gồm các chức năng cập nhật thông tin sinh viên; tìm kiếm và thống kê thông tin sinh viên. Trong công tác quản lý LHS Lào, Nhà trường phải phối hợp với các cơ quan chức năng trong tỉnh quản lý công tác xuất/nhập cảnh cho LHS Lào thông qua hộ chiếu và thị thực. Như vậy, để quản lý dữ liệu chung cho sinh viên Việt Nam và LHS Lào thì hệ thống Edusoft chưa có chức năng đưa ra cảnh báo thời gian hết hạn hộ chiếu/thị thực cho LHS Lào. Do đó, công việc quản lý gia hạn vẫn đang được thực hiện bằng cách lọc dữ liệu thời gian hết hạn hộ chiếu/thị thực trên phần mềm Excel, điều này cho thấy công việc quản lý gia hạn hộ chiếu/thị thực vẫn còn thủ công, dữ liệu dễ bị mất mát. Hiện tại, Cục Đào tạo với nước ngoài thuộc Bộ Giáo dục và Đào tạo đang triển khai phần mềm quản lý LHS người nước ngoài [3], cũng tại Phòng Xuất nhập cảnh Công an tỉnh Ngày nhận bài: 10/11/2018. Ngày nhận đăng: 13/12/2018. Liên lạc: Nguyễn Văn Long, e-mail: thanhlong868@gmail.com 98 Sơn La đang triển khai phần mềm quản lý tạm trú cho LHS [4]. Tuy nhiên, cả hai hệ thống đều chưa có chức năng cảnh báo gia hạn hộ chiếu/thị thực cho LHS Lào. Từ thực tế yêu cầu đặt ra cần xây dựng một hệ thống riêng quản lý dữ liệu LHS Lào học tập tại Trường. 2.2. Phân tích thiết kế hệ thống[5] 2.2.1. Yêu cầu hệ thống Hệ thống gồm có hai phần: a. Phần dành cho khách xem Khách xem là những người có nhu cầu xem thông tin và liên hệ hoặc phản hồi ý kiến. b. Phần dành cho người quản trị Là người quản trị tối cao, có quyền kiểm soát mọi hoạt động của hệ thống. Người này được cấp một tài khoản và mật khẩu để đăng nhập vào hệ thống thực hiện những chức năng của mình. Nếu như quá trình đăng nhập thành công thì người quản trị có những chức năng sau:  Chức năng quản lý cập nhật (thêm, xóa, sửa) các thông tin LHS Lào.  Thống kê thông tin LHS Lào theo các trường (tỉnh, lớp học, diện học tập...). Hiển thị xuất thông tin thống kê thành file excel.  Tìm kiếm thông tin LHS Lào theo các trường (mã sinh viên, lớp học, nơi ở).  Hệ thống đưa ra cảnh báo hết hạn hộ chiếu/thị thực cho từng LHS Lào và người quản trị đồng thời gửi danh sách các LHS Lào hết hạn hộ chiếu/thị thực trong tháng tới người quản trị. Hình 1. Biểu đồ phân cấp chức năng 2.2.2.Các tác nhân của hệ thống Từ các yêu cầu và tổ chức hoạt động của hệ thống, có thể nhận thấy hệ thống quản lý dữ liệu LHS có các tác nhân sau: Hệ thống quản lý dữ liệu LHS Người quản trị Khách hàng Cập nhật thông tin LHS Tìm kiếm thông tin LHS Thống kê thông tin LHS Cảnh báo gia hạn hộ chiếu, visa Xem thông tin Phản hồi ý kiến 99  Khách xem: Những người quan tâm ghé thăm website xem, tìm kiếm thông tin, liên hệ hoặc phản hồi ý kiến.  Người quản trị: Người có quyền cao nhất trong hệ thống, chịu trách nhiệm quản lý, cập nhật các thông tin LHS, thay đổi thông tin của LHS, xóa bỏ các thông tin LHS khi cần, cấp quyền người dùng. Từ đó, ta có biểu đồ các tác nhân của hệ thống: Hình 2. Tác nhân hệ thống 2.2.3. Gói tác nhân người quản trị 2.2.3.1. Biểu đồ UseCase tổng quát a. Đặc tả Đối tượng người quản trị đại diện cho phòng chức năng sau khi đăng nhập hệ thống sẽ có quyền truy nhập trang quản trị của phòng chức năng. Một quản trị sẽ có những quyền như: Cập nhật các thông tin mới về LHS, quản lý tìm kiếm thông tin LHS, quản lý thống kê thông tin LHS, quản lý gia hạn thông tin hộ chiếu/visa, phân quyền người dùng. b. Biểu đồ UseCase Biểu đồ UseCase quản trị. Hình 3. Biểu đồ UseCase người quản trị Guest System Actors Admin 100 2.2.3.2. UseCase Quản lý dữ liệu LHS (LHS Manage) a. Đặc tả Đây chính là chức năng chính mà hệ thống cung cấp cho người quản trị quản lý. Chức năng này cho phép người quản trị có thể quản lý toàn bộ dữ liệu của LHS trên hệ thống: Thêm mới thông tin LHS, thay đổi, xóa thông tin LHS, tìm kiếm thông tin LHS, thống kê thông tin LHS, cảnh báo gia hạn hộ chiếu/visa của LHS. Tác nhân khởi động: Admin. Tiền điều kiện: Người quản trị đăng nhập thành công vào hệ thống với tài khoản và quyền được cấp phát. Hậu điều kiện: Hiển thị thông báo cảnh báo gia hạn hộ chiếu/thị thực, thống kê và tìm kiếm thông tin. Luồng sự kiện chính: Công việc được thực hiện. Luồng sự kiện rẽ nhánh: Nhập lại thông tin đăng nhập. b. Quá trình thực hiện - Người quản trị quản lý chọn chức năng “quản lý LHS” từ trang quản trị. Sau đó, người quản trị quản lý theo dõi danh sách và thông tin chi tiết các LHS của hệ thống rồi chọn lựa LHS cần xóa bỏ hoặc thay đổi thông tin - Việc thêm một LHS mới sẽ được hệ thống kiểm tra kỹ lưỡng về cả thông tin nhập liệu lẫn sự tồn tại của LHS thêm mới trong cơ sở dữ liệu (thông qua việc kiểm tra LHS cần thêm mới). Nếu cả hai yêu cầu trên đều được đáp ứng thì LHS cần thêm sẽ được cập nhật vào kho dữ liệu của hệ thống. c. Biểu đồ UseCase phân rã Hình 4. Biểu đồ UseCase quản lý dữ liệu LHS 101 d. Biểu đồ trình tự Biểu đồ trình tự thêm thông tin LHS. Hình 5. Biểu đồ chức năng quản trị thêm thông tin LHS Hình 6. Biểu đồ chức năng người quản trị quản lý cập nhật LHS 102 Hình 7. Biểu đồ chức năng người quản trị xóa thông tin LHS Hình 8. Biểu đồ lớp đăng nhập e. Biểu đồ lớp Hình 9. Biểu đồ lớp thêm thông tin LHS 103 f. Biểu đồ trình tự cảnh báo gia hạn hộ chiếu/thị thực Hình 10. Biểu đồ chức năng gia hạn hộ chiếu/thị thực 2.3. Thiết kế giao diện 2.3.1. Giao diện trang chủ Hình 11. Giao diện trang chủ 2.3.1. Giao diện trang quản trị Hình 12. Giao diện trang quản trị 104 2.4. Kết quả kiểm thử Trong bài báo này, tác giả thử nghiệm sử dụng thông tin của 590 LHS theo thống kế của Phòng Khoa học công nghệ và Hợp tác quốc tế. Bên cạnh các chức năng cập nhật thông tin, tìm kiếm, thống kê thông tin LHS theo các tiêu chí, hệ thống đã sử dụng crontab [6] trong việc cảnh báo gia hạn hộ chiếu/thị thực cho LHS, cụ thể hệ thống lập lịch sau 01 giờ sáng sẽ tự động quét tất cả thông tin thời gian hết hạn hộ chiếu/thị thực của từng LHS, sau đó sẽ tự động gửi email cho LHS nào hết hạn trước 30 ngày biết để làm thủ tục gia hạn, đồng thời vào ngày mùng 1 hàng tháng hệ thống sẽ gửi email tới người quản trị danh sách LHS hết hạn hộ chiếu/thị thực trong tháng đó để người quản trị có thể bao quát và xử lý kịp thời các hộ chiếu/thị thực hết hạn. Hình 13. Thông báo hết hạn hộ chiếu Hình: Hệ thống gửi email thông báo hết hạn hộ chiếu cho LHS Hình 14. Thông báo hết hạn visa Hình 15. Thông báo danh sách hết hạn visa hàng tháng 105 Hình 16. Giao diện trang chủ Hình 17. Giao diện trang quản trị 3. Kết luận Trên cơ sở yêu cầu của thực tiễn đặt ra, tác giả đã phân tích, xây dựng thành công hệ thống quản lý dữ liệu LHS Lào trên nền tảng Laravel [7], đặc biệt hệ thống đã đưa ra cảnh báo gia hạn hộ chiếu/thị thực cho từng LHS trước 30 ngày, đồng thời gửi danh sách hết hạn hộ chiếu/thị thực từng tháng vào ngày đầu tiên của tháng tới ban quản trị góp phần làm tăng hiệu quả việc quản lý LHS cho các phòng chức năng trực tiếp quản lý LHS trong Trường Đại học Tây Bắc. Trong thời gian tới,hệ thống sẽ mở rộng cung cấp hình thức cảnh báo gia hạn hộ chiếu/thị thực cho LHS thông qua tin nhắn (SMS) từ các nhà cung cấp dịch vụ viễn thông như: Viettel, Vinaphone Bài báo là sản phẩm của đề tài Khoa học và Công nghệ cấp cơ sở mã số B2017-38. 106 TÀI LIỆU THAM KHẢO [1] Trường Đại học Tây Bắc (2018), Báo cáo về việc tiếp nhận và đào tạo lưu học sinh Lào năm học 2017 - 2018. [2] https://aqtech.vn/he-thong-phan-mem-quan-ly-dao-tao-edusoft--1.html [3] Bộ Giáo dục và Đào tạo (2016), Tài liệu hướng dẫn phần mềm quản lý lưu học sinh nước ngoài, 11tr. [4] Công an tỉnh Sơn La (2013), Hướng dẫn sử dụng "khai báo tạm trú qua internet"cho các cơ sở lưu trú, 22 tr. [5] Ba, N. V. (2005), Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin. [6] Reznick, Larry (1993), "Using cron and crontab". Sys Admin 2.4 29-32. [7] McCool, S. (2012), Laravel Starter. Packt Publishing Ltd. CONSTRUCTING THE DATA MANAGEMENT SYSTEM OF LAOTIAN STUDENTS STUDYING ABROAD IN TAY BAC UNIVERSITY Nguyen Van Long Tay Bac University Abstract: In this article, the author analyzed the current data management system of Laotian students studying abroad in Tay Bac University in Vietnam. Through the analysis, the author constructed a new data management system which has the fuction of updating, searching, collecting Laotian student’s information, and especially providing warnings about passport expiration of visa to students for better administration of Laotian students in the school. Keywords: Laotian student studying abroad, data of Laotian students, Management system, Tay Bac University.