Đề tài Hoàn thiện quy trình nghiệp vụ nhập khẩu hàng hoá ở Công ty trách nhiệm hữu hạnTân Hồng Hà

MỤC LỤC Danh mục bảng, biểu, sơ đồ, hình vẽ Mở đầu Chương 1 – Cơ sở lý luận về quy trình nghiệp vụ nhập khẩu hàng hoá 3 1.1 Những vấn để cơ bản về hoạt động nhập khẩu hàng hoá ở Doanh nghiệp 3 1.1.1 Nhập khẩu và hợp đồng nhập khẩu 3 1.1.2 Nội dung cơ bản của hợp đồng nhập khẩu hàng hoá 3 1.1.3 Các hình thức nhập khẩu 4 1.1.3.1 Nhập khẩu trực tiếp 4 1.1.3.2 Nhập khẩu uỷ thác 4 1.1.3.3 Nhập khẩu tái xuất 4 1.2 Nội dung quy trình nghiệp vụ nhập khẩu hàng hoá 4 1.2.1 Xin giấy phép nhập khẩu 4 1.2.2 Mở L/C 5 1.2.3 Thuê tàu lưu cước 6 1.2.4 Mua bảo hiểm 7 1.2.5 Làm thủ tục hải quan 8 1.2.5.1 Thông quan truyền thống 9 1.2.5.2 Thông quan điện tử 9 1.2.6 Giao nhận và kiểm tra hàng hoá 10 1.2.7 Thanh toán 10 1.2.8 Giao hàng cho khách (chủ hàng nội địa) 11 1.2.9 Khiếu nại và xử lý vi phạm hợp đồng 11 1.3 Những nhân tố tác động đến quy trình nghiệp vụ nhập khẩu thiết bị văn phòng 12 1.3.1 Một số quy định nhà nước về việc nhập khẩu thiết bị văn phòng 12 1.3.2 Đặc điểm của hàng hoá ảnh hưởng đến quy trình nghiệp vụ nhập khẩu thiết bị văn phòng 12 1.3.3 Phương thức và điều kiện thanh toán quốc tế 14 1.3.4 Các điều kiện thương mại quốc tế 14 1.3.5 Đặc điểm kinh doanh của doanh nghiệp nhâp khẩu 15 1.3.6 Các yếu tố khách quan 17 Chương 2 – Phân tích quy trình nghiệp vụ nhập khẩu hàng hoá ở Công ty TNHH Tân Hồng Hà 19 2.1 Giới thiệu về Công ty TNHH Tân Hồng Hà 19 2.1.1 Quá trình hình thành, phát triển của Công ty TNHH Tân Hồng Hà 19 2.1.2 Cơ cấu tổ chức 20 2.1.3 Đánh giá khái quát về tiềm lực của công ty 21 2.2 Khái quát về thị trường kinh doanh của công ty 24 2.2.1 Sản phẩm và dịch vụ kinh doanh 24 2.2.2 Khách hàng 25 2.2.3 Đối thủ cạnh tranh 26 2.3 Thực trạng về nghiệp vụ tổ chức thực hiện nhập khẩu thiết bị văn phòng ở Công ty TNHH Tân Hồng Hà 29 2.3.1 Mở L/C 29 2.3.2 Mua bảo hiểm hàng hoá 30 2.3.3 Làm thủ tục hải quan 32 2.2.4 Giao nhận và kiểm tra hàng hoá 33 2.3.5 Thanh toán 34 2.3.6 Khiếu nại và xử lý vi phạm hợp đồng 35 2.4 Kết quả của việc tổ chức thực hiện nhập khẩu thiết bị văn phòng ở Công ty TNHH Tân Hồng Hà 37 2.5 Đánh giá chung về việc tổ chức thực hiện nhập khẩu thiết bị văn phòng ở Công ty TNHH Tân Hồng Hà 38 2.5.1 Ưu điểm 38 2.5.2 Tồn tại 41 Chương 3 - Một số biện pháp hoàn thiện quy trịnh nghiệp vụ nhập khẩu hàng hoá ở Công ty TNHH Tân Hồng Hà 43 3.1 Mục tiêu, phương hướng phát triển của Công ty 43 3.1.1 Phương hướng phát triển của Công ty TNHH Tân Hồng Hà 43 3.1.2 Kế hoạch mục tiêu năm 2008 45 3.2 Một số biện pháp hoàn thiện quy trình nghiệp vụ nhập khẩu hàng hoá ở Công ty TNHH Tân Hồng Hà 45 3.2.1 Một số cải tiến trong quy trình tổ chức thực hiện nhập khẩu hàng hoá ở Công ty TNHH Tân Hồng Hà 45 3.2.1.1 Trong nghiệp vụ mở L/C 45 3.2.1.2 Trong nghiệp vụ thanh toán 46 3.2.1.3 Trong nghiệp vụ làm thủ tục hải quan 47 3.2.2 Biện pháp tổ chức quản lý hợp đồng nhập khẩu 48 3.2.3 Biện pháp khuyến khích động lực làm việc của các nhân viên nghiệp vụ 50 3.2.4 Biện pháp hạn chế ảnh hưởng tiêu cực xuất phát từ nguyên nhân khách quan 53 3.2.5 Biện pháp nâng cao trình độ cho nhân viên nghiệp vụ 53 3.2.6 Biện pháp cải thiện nguồn vốn kinh doanh 55 3.2.7 Áp dụng thương mại điện tử vào việc kinh doanh của công ty 56 3.2.8 Thiết lập bộ phận nghiên cứu thị trường 58 3.3 Các điều kiện thực hiện 61 3.3.1 Kiến nghị về các chính sách kinh tế đặc biệt là chính sách thuế 62 3.3.2 Kiến nghị với cơ quan hải quan 62 3.3.3 Kiến nghị với các ban ngành liên quan Kết luận 64 Tài liệu tham khảo 66 DANH MỤC BẢNG BIỂU Sơ đồ 2.1: Cơ cấu tổ chức bộ máy của công ty (Nguồn: Phòng kế hoạch - Xuất nhập khẩu ) Bảng 2.2: Tình hình tài sản của công ty 3 năm gần đây (đơn vị: triệu đồng) (Nguồn: Phòng tài vụ - Công ty TNHH Tân Hồng Hà) Bảng 2.3: Tình hình thực hiện hợp đồng nhập khẩu của Công ty TNHH Tân Hồng Hà trong giai đoạn 2003-2007 (Nguồn: Báo cáo kết quả hoạt thực hiện hợp đồng nhập khẩu của phòng Kế hoạch - Xuất nhập khẩu) MỞ ĐẦU Xu thế phân công lao động quốc tế, vận dụng lợi thế so sánh để sản xuất hàng hoá bán ra trên thị trường thế giới, phát triển quan hệ kinh tế, làm cho các nước được tự do trao đổi hàng hoá đã trở thành một xu thế tất yếu ở tất cả các nước trên thế giới. Việt Nam cũng nằm trong số đấy, không thể nào tồn tại và phát triển nhanh được khi không có hoặc ít có quan hệ kinh tế với nước ngoài. Gia nhập tổ chức thương mại thế giới WTO, bên cạnh cơ hội còn có những thách thức. Nếu công ty thích nghi và có những thay đổi cho phù hợp thì sẽ đưa lại cho công ty nhiều cơ hội kinh doanh cũng như thuận lợi trong quá trình kinh doanh của họ. Thị trường rộng lớn hơn nhưng môi trường cạnh tranh cũng khốc liệt hơn, đòi hỏi doanh nghiệp phải có năng lực quản lý và điều hành hoạt động nhập khẩu có hiệu quả, am hiểu các quy trình nghiệp vụ nhập khẩu… Trên cơ sở nghiên cứu các hoạt động tổ chức nghiệp vụ nhập khẩu hàng hoá của Công ty TNHH Tân Hồng Hà trong thời gian qua, và sự hướng dẫn nhiệt tình của ThS. Đặng Thuý Hồng, tôi xin đưa ra đề tài: “Hoàn thiện quy trình nghiệp vụ nhập khẩu hàng hoá ở Công ty TNHH Tân Hồng Hà”. Hy vọng đề tài tôi đưa ra phù hợp với nhu cầu thực tiễn đất nước, và dùng một phần kiến thức hữu hạn của mình, đóng góp cho công ty ngày một phát triền đi lên. Bài viết của tôi gồm 3 phần chính: Chương I : Cơ sở lý luận về quy trình nghiệp vụ nhập khẩu hàng hoá. Chương II : Phân tích quy trình nghiệp vụ nhập khẩu hàng hoá ở Công ty TNHH Tân Hồng Hà. Chương III : Một số biện pháp hoàn thiện quy trình nghiệp vụ nhập khẩu hàng hoá ở Công ty TNHH Tân Hồng Hà. Vì kiến thức lý luận và thực tế còn nhiều hạn chế, bài viết của tôi chắc chắn không tránh khỏi sai sót. Mong nhận được sự đóng góp từ thầy cô và các bạn. CHƯƠNG 1 - CỞ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUY TRÌNH NGHIỆP VỤ NHẬP KHẨU HÀNG HOÁ Những vấn để cơ bản về hoạt động nhập khẩu hàng hoá ở Doanh nghiệp Nhập khẩu và hợp đồng nhập khẩu 1.1.1.1 Nhập khẩu: Nhập khẩu là việc quốc gia này mua hàng hóa và dịch vụ từ quốc gia khác. Nói cách khác, đây chính là việc nhà sản xuất nước ngoài cung cấp hàng hóa và dịch vụ cho người cư trú trong nước. 1.1.1.2 Hợp đồng nhập khẩu: Hợp đồng nhập khẩu là sự thỏa thuận giữa bên mua và bên bán ở hai nước khác nhau.Trong đó quy định, bên bán phải cung cấp hàng hóa và chuyển giao quyền sở hữu và các chứng từ có liên quan cho bên mua và bên mua phải thanh toán tiền hàng. 1.1.2 Nội dung cơ bản của hợp đồng nhập khẩu hàng hoá: Một hợp đồng nhập khẩu hàng hoá thường gồm ba phần: phần mở đầu, phần nội dung và kết thúc. Phần mở đầu: các chủ thể của hợp đồng, căn cứ pháp lý, địa điểm ngày tháng ký kết hợp đồng và mục đích ký kết hợp đồng, Phần nội dung bao gồm các điều khoản hợp đồng. Các điều khoản chủ yếu như tên hàng, số lượng, chất lượng, giá cả, thời gian và địa điểm giao hàng, thanh toán. Thiếu một trong những điều khoản này thì hợp đồng trở nên vô hiệu. Các điều khoản cần thiết khác như bao bì, đóng gói, ký mã hiệu, trọng tài…Thiếu một trong các điều khoản này thì hợp đồng chỉ vô hiệu từng phần. Phần kết thúc: đại diện các bên, chức vụ, ngày tháng và địa điểm ký kêt hợp đồng, chữ ký. 1.1.3 Các hình thức nhập khẩu 1.1.3.1 Nhập khẩu trực tiếp: Nhập khẩu trực tiếp là hình thức nhập khẩu mà người ký kết hợp đồng nhập khẩu là người trực tiếp mua lô hàng đó và thánh toán tiền hàng. 1.1.3.2 Nhập khẩu uỷ thác: Nhập khẩu uỷ thác là hình thức nhập khẩu mà theo đó đơn vị đặt hàng gọi là bên uỷ thác giao cho đơn vị ngoại thương gọi là bên nhận uỷ thác, tiến hành nhập khẩu một lô hàng nhất định. Bên nhận uỷ thác phải ký kết và thực hiện hợp đồng nhập khẩu với danh nghĩa của mình nhưng bằng chi phí của bên uỷ thác. 1.1.3.3 Nhập khẩu tái xuất Nhập tái xuất là hình thức nhập khẩu mà người nhập khẩu tiến hành nhập khẩu hàng hoá để phục vụ mục đích xuất khẩu. 1.2 Nội dung quy trình nghiệp vụ nhập khẩu hàng hoá 1.2.1 Xin giấy phép nhập khẩu Một hàng hoá muốn ra vào biên giới của một quốc gia phải chịu sự quản lý của chính phủ quốc gia đó. Để kiểm soát được chặt chẽ số lượng và chất lượng hàng hoá ra vào, chính phủ đã đề ra biện pháp là xin giấy phép nhập khẩu. Tuy nhiên không phải bất cứ mặt hàng nào cũng phải xin giấy phép, và ngày nay trong xu thế tự do hoá mậu dịch, số mặt hàng này đã được giảm bớt. Hàng hoá nhập khẩu phải đảm bảo các quy định liên quan đến kiểm dịch động thực vật, vệ sinh an toàn thực phẩm và tiêu chuẩn chất lượng, phải chịu sự kiểm tra, giám sát của các cơ quan quản lý chuyên ngành. Đối với mặt hàng không được phép nhập khẩu thì nhập khẩu là trái phép. Những mặt hàng này thường liên quan đến vấn đề an ninh, quốc phòng như vũ khí quân sự (súng, đạn,…) hay những văn hoá phẩm đồi truỵ, ảnh hưởng đến thuần phong mỹ tục của quốc gia. Theo nghị định 12/2006/NĐ-CP, đối với những mặt hàng nhập khẩu phải xin giấy phép thì đơn vị nhập khẩu phải xin giấy phép của Bộ Thương mại hoặc các Bộ quản lý chuyên ngành. Còn các hàng hoá khác ngoài các hàng hoá cấm nhập, tạm ngừng nhập và các hàng hoá không thuộc quy định tại các khoản mục riêng thì chỉ phải làm thủ tục thông quan tại cửa khẩu. Đối với hàng hoá thuộc danh mục quản lý theo hạn ngạch, bộ Thương mại sẽ công bố lượng hạn ngạch và dưới sự chỉ đạo của bộ Tài chính, phối hợp với các bộ và cơ quan quản lý sản xuất xác định mức thuế nhập khẩu trong hạn ngạch và ngoài hạn ngạch. 1.2.2 Mở L/C: Thư tín dụng (L/C): là cam kết của ngân hàng đối với người nhập khẩu sẽ thanh toán một số tiền nhất định, trong một thời gian nhất định cho người xuất khẩu nếu họ xuất trình được bộ chứng từ phù hợp với điều khoản và điều kiện của thư tín dụng. Nếu hai bên thoả thuận sẽ thanh toán bằng thư tín dụng, thì công việc đầu tiên của người nhập khẩu là đến ngân hàng viết đơn xin mở L/C và nộp tại ngân hàng một số giấy tờ sau: Ðối với L/C at sight: Giấy phép nhập khẩu (nếu hàng hoá được quản lý bằng giấy phép)Quota (đối với hàng quản lý bằng hạn ngạch) Hợp đồng nhập khẩu (bản sao) Ðơn xin mở L/C at sight (theo mẫu in sẵn của Ngân hàng). Cơ sở viết đơn là hợp đồng mua bán ngoại thương đã ký kết. Ðối với L/C trả chậm: Giấy phép nhập khẩu (nếu có) hoặc quota nhập Phương án bán hàng để thanh toán nhập khẩu Ðơn xin mở L/C trả chậm (theo mẫu in sẵn của Ngân hàng). Cơ sở viết đơn là hợp đồng mua bán ngoại thương đã ký kết. Ðơn xin bảo lãnh và cam kết trả nợ (theo mẫu của Ngân hàng) Tuỳ từng trường hợp mà ngân hàng yêu cầu mức ký quỹ để mở L/C khác nhau. Hiện nay các ngân hàng quy định tỷ lệ ký qũi (100%, dưới 100% hoặc không cần ký quỹ. Sau khi ngân hàng phát hành L/C, doanh nghiệp sẽ nhận được một bản sao L/C đó. Doanh nghiệp nhập khẩu nên xem xét đối chiếu giữa nội dung L/C với đơn yêu cầu của mình để đảm bảo rằng L/C hoàn toàn phù hợp với hợp đồng và với yêu cầu của mình, đồng thời thông báo cho ngân hàng ngay những sai lệch nếu có. Nếu người nhập khẩu có nhu cầu sửa đổi L/C , doanh nghiệp cần xuất trình Thư yêu cầu sửa đổi L/C (theo mẫu) kèm văn bản thoả thuận giữa người mua và người bán (nếu có). 1.2.3 Thuê tàu lưu cước Việc thuê phương tiện vận tải phục vụ quá trình nhập khẩu hàng hoá trước tiên phụ thuộc vào tính chất hàng hoá. Ví dụ: hàng hoá vận chuyển bằng đường biển có khối lượng lớn và để trần thì nên thuê tàu chuyến, còn hàng hoá lẻ tẻ, lặt vặt, đóng trong bao kiện thì thuê tàu chợ. Nếu điều kiện cơ sở giao hàng thoả thuận trong hợp đồng là điều kiện E, F thì người mua phải tiến hành thuê phương tiện vận tải, và ngược lại nếu hợp đồng được ký kết vận chuyển theo điều kiện C, D thì trách nhiệm thuê phương tiện vận tải thuộc về người bán. Hay hàng hoá vận chuyển trong container để hạn chế thời gian và chi phí xếp dỡ hàng hoá, có giao nguyên container và giao lẻ container. Giao nguyên container nếu chủ hàng có khối lượng hàng hoá lớn đóng đủ vào một hay nhiều container. Còn giao lẻ container được áp dụng với những hàng hoá lẻ không xếp đủ một container. Việc thuê phương tiện vận tải cũng khá tốn kém thời gian và chi phí, đòi hỏi phải nghiên cứu tính hình thị trường thuê tàu, am hiểu các điều kiện thương mại quốc tế. Để quá trình nhập hàng hiệu quả nhất, người thuê phương tiện vận tải thường uỷ thác cho một doanh nghiệp chuyên kinh doanh dịch vụ giao nhận. Các doanh nghiệp này chuyên môn trong lĩnh vực giao nhận có kỹ năng nghiệp vụ hơn và ít tốn kém về chi phí hơn và doanh nghiệp nhập khẩu sẽ giảm bớt được các bước trong quá trình nhận hàng như lưu kho, kiểm tra số lượng, chất lượng hàng hoá… 1.2.4 Mua bảo hiểm Có ba điều kiện bảo hiểm chính là bảo hiểm mọi rủi ro, bảo hiểm có tổn thất riêng và bảo hiểm miễn tổn thất riêng. Ngoài ra, còn có một số điều kiện bảo hiểm phụ như bảo hiểm rò gỉ, mất trộm, mất cắp,…Bên cạnh đó còn một số điều kiện bảo hiểm đặc biệt như bảo hiểm chiến tranh, bảo hiểm đình công, bạo loạn…Người mua bảo hiểm phải dựa vào điều khoản hợp đồng, tính chất hàng hoá, tính chất bao bì và phương tiện vận tải, loại tàu chuyên chở để lựa chọn điều kiện cho phù hợp. Trong điều kiệm cơ sở giao hàng chỉ có hai điều kiện là người bán phải có nghĩa vụ mua bảo hiểm cho hàng hoá là CIF đối với hàng hoá vận chuyển bằng đường biển, và CIP đối với hàng hoá vận chuyển đa phương thức. Thường nếu trong hợp đồng không thoả thuận về điều kiện bảo hiểm, người bán sẽ mua bảo hiểm theo điều kiện C (điều kiện tối thiểu để tiết kiệm chi phí). Nhưng khi hàng hoá vận chuyển gặp phải rất nhiều rủi ro không lường trước được, nhất là hàng hoá chuyên chở bằng đường biển như gặp bão lũ, chiến tranh, cướp biển. Nói chung người nhập khẩu không có trách nhiệm phải mua bảo hiểm cho hàng hoá chuyên chở, nhưng đôi khi để người nhập khẩu vẫn mua, để phòng tránh rủi ro cho mình. Ví dụ: nhập khẩu theo FOB hay CFR người mua không có trách nhiệm (đối với người bán) phải ký hợp đồng bảo hiểm, nhưng vì người mua có thể sẽ có thể phải chịu rủi ro về mất mát hoặc hư hỏng hàng hoá kể từ thời điểm giao hàng qua lan can tàu, nên thường người mua vẫn ký hợp đồng bảo hiểm hàng hoá để phòng các rủi ro đã nói ở trên xảy ra sẽ được công ty bảo hiểm bồi thường một phần tổn thất. Người nhập khẩu có thể mua bảo hiểm của hãng bảo hiểm nước ngoài hoặc mua bảo hiểm trong nước. Đối với các doanh nghiệp nhập khẩu Việt Nam nên lựa chọn công ty bảo hiểm trong nước. Vì khi tổn thất xảy ra, công ty có thể yếu cầu khiếu nại, bồi thường nhanh chóng hơn do không phải chuyển bộ hồ sơ khiếu nại sang nước xuất khẩu và chờ các công ty này cử người sang giám định. Thêm vào đó, sẽ hạn chế được lượng ngoại tệ phải chi trả cho công ty nước ngoài, điều này rất cần thiết đối với Việt Nam - một đất nước chưa phát triển, cần nguồn ngoại tệ để phát triển đất nước. 1.2.5 Làm thủ tục hải quan Thủ tục hải quan là biện pháp một quốc gia cần tiến hành để kiểm soát hàng hoá ra vào biên giới nước mình. Hiện nay để đơn giản hoá quy trình thủ tục hải quan, nhà nước cho phép áp dụng thông quan điện tử theo 50/2005/QĐ-BTC. Thông quan điện tử đã được áp dụng ở một số các cửa khẩu như Hải phòng, Thành phố Hồ Chí Minh, Đà Nẵng và hiện nay còn tiếp tục mở rộng tại một số các cửa khẩu. 1.2.5.1 Thông quan truyền thống: Gồm 3 bước: Khai báo hải quan, xuất trình hàng hoá, thực hiện các quyết định hải quan. Công việc đầu tiên đển tiến hành làm thủ tục hải quan là khai báo hải quan. Người nhập khẩu khai và nộp tờ khai hải quan cùng một số chứng từ cần thiết liên quan lô hàng nhập khẩu như giấy phép nhập khẩu (đối với mặt hàng nhập khẩu có giấy phép), hoá đơn thương mại, phiếu đóng gói, bảng kê chi tiết hàng hoá…Trên tờ khai hải quan, doanh nghiệp nhập khẩu tự động tính thuế theo biểu thuế xuất nhập khẩu 2001-2006 do Phòng thương mại phát hành. Sau đó, hàng hoá luồng xanh, hàng hoá được thông quan luôn, bỏ qua kiểm tra chứng từ giấy và kiểm tra thực tế hàng hoá. Cán bộ hải quan chỉ kiểm tra lại việc tự tính thuế của doanh nghiệp và xác nhận thông quan hàng hoá. Đối với hàng hoá luồng vàng: miễn kiểm tra thực tế hàng hóa mà chỉ kiểm tra bộ chứng từ. Đối với hàng hoá luồng đỏ phải kiểm tra thực tế hàng hoá, hàng hoá nhập khẩu phải được sắp xếp trật tự thuận tiện cho việc tra. Người nhập khẩu phải chịu chi phí và nhân công về việc mở, đóng các kiện hàng và nộp thủ tục phí hải quan để nhân viên hải quan kiểm tra giám sát hàng hoá. Sau khi kiểm tra thực tế hàng hoá, các doanh nghiệp nhập khẩu phải thực hiện các quyết định của hải quan một cách nghiêm túc. 1.2.5.2 Thông quan điện tử: Thông quan điện tử bao gồm 3 bước. Cũng tương tự như thông quan truyền thống, nhưng thủ tục khai báo hải quan được đơn giản và nhanh chóng hơn, do doanh nghiệp nhập khẩu có thể khai báo ở bất cứ đâu, vào bất cứ thời gian nào, chỉ cần đăng ký tham gia thủ tục hải quan điện tử, và tự tạo thông tin khai hải quan điện tử trên máy tính theo đúng các tiêu chuẩn và khuân dạng chuẩn của tổng cục hải quan Hạn chế tình trạng quá tải tại các cửa khẩu, hay áp lực đối với cán bộ hải quan do số lượng công việc nhiều nhưng số cán bộ hải quan lại có hạn. Thêm một điểm khác biệt nữa là doanh nghiệp nhập khẩu phải in và lưu chứng từ điện tử ra giấy trong thời hạn 5 năm (đảm bảo tính chính xác, không bị thay đổi của thông tin do bị hacker phá hoại) thuận tiện cho công việc kiểm tra sau thông quan hay phúc tập hải quan. 1.2.6 Giao nhận và kiểm tra hàng hoá Người nhập khẩu phải nhận được bộ chứng từ do người bán gửi tới và chuẩn bị kho bãi, phương tiện, đội ngũ xếp dỡ hàng hoá. Nhận thông báo sẵn sàng xếp dỡ của hãng tàu và ký chấp nhận. Xuất trình vận đơn gốc cho đại diện của hãng tàu để họ thu lại và cấp cho người mua lệnh giao hàng. Kiểm tra hầm tàu, tình trạng hàng hoá sau đó tiến hành dỡ hàng, nhận hàng và làm quyết toán với tàu. Nếu phát hiện hàng bị đổ vỡ hoặc hư hỏng sẽ phải lập biên bản hàng đổ vỡ. Nếu hàng bị thiếu so với xác nhận trên vân đơn thì sẽ lập biên bản chứng nhận hàng thiếu. Nếu thấy nghi ngờ hàng tổn thất, mất mát lập thư dự kháng 1.2.7 Thanh toán Sau khi nhận được bộ chứng từ do người xuất khẩu gửi tới, ngân hàng mở L/C sẽ kiểm tra chứng từ không quá 7 ngày làm việc kể từ sau ngày nhận chứng từ và thông báo kết quả kiểm tra cho người nhập khẩu bằng văn bản, yêu cầu người nhập khẩu trả lời trong vòng 2 ngày làm việc. Doanh nghiệp nhập khẩu sẽ nhận bộ chứng từ giao hàng theo L/C tại trụ sở ngân hàng. Sau đó, doanh nghiệp cử một nhân viên nghiệp vụ tiến hàng kiểm tra bộ chứng từ. Kiểm tra xem bộ chứng từ đã đủ về số lượng và nội dung của bộ chứng từ đã hợp với quy định hay chưa. Trong trường hợp có những khác biệt giữa L/C với chứng từ trong vòng 03 ngày làm việc, doanh nghiệp cần thông báo gấp cho ngân hàng để khiếu nại ngân hàng nước ngoài. Doanh nghiệp cần ký quỹ 100% trị giá hóa đơn, hoặc ủy quyền cho ngân hàng khoanh số tiền tương ứng trên tài khoản tiền gửi hoặc ghi nợ tài khoản tiền vay khi thanh toán. Ngân hàng sẽ trích tiền từ tài khoản đã được chỉ định của doanh nghiệp để thanh toán cho ngân hàng nước ngoài theo quy định của L/C khi nhận được bộ chứng từ hoàn toàn phù hợp với các điều kiện, điều khoản của L/C. 1.2.8 Giao hàng cho khách (chủ hàng nội địa) Sau khi nhận hàng từ người chuyên chở, doanh nghiệp có thể vận chuyển hàng về kho chờ tiêu thụ, hoặc giao ngay cho đơn vị đặt hàng trong nước do đã tập hợp sẵn đơn đặt hàng trong nước rồi mới ký hợp đồng nhập khẩu, hoặc nhập khẩu uỷ thác cho một số doanh nghiệp trong nước. Việc giao hàng ngay cho khách (chủ hàng nội địa) này sẽ tiết kiệm chi phí lưu kho, bảo quản cho doanh nghiệp, thêm vào đó vốn được quay vòng nhanh hơn. Khi giao hàng, doanh nghiệp sẽ tiến hành giao hàng kèm theo các chứng từ sở hữu lô hàng đó và một số chứng từ liên quan. 1.2.9 Khiếu nại vi phạm hợp đồng (nếu có) Tất nhiên, khi tiến hành ký kết và nhập khẩu một lô hàng, doanh nghiệp nhập khẩu bao giờ cũng mong muốn nhận được hàng đúng số lượng, chất lượng, đúng quy cách chủng loại, bao bì ký mã hiệu, đúng thời gian và địa điểm…Tuy nhiên, việc thực hiện hợp đồng là do cả hai bên với sự tham gia của người vận tải, chịu ảnh hưởng của một số điều kiện khách quan. Doanh nghiệp nhập khẩu sau khi nhận hàng phải tiến hành kiểm tra thực tế hàng hoá. Nó giúp doanh nghiệp kiểm tra hàng hoá có đúng về chủng loại, số lượng, chất lượng mà hai bên thoả thuận trong hợp đồng hay không, có mất mát tồn thất gì trong quá trình vận chuyển hay không. Nếu nhận được hàng hoá không đúng yêu cầu, để đảm bảo quyền lợi của mình người nhập khẩu có thể khiếu nại. Trước khi khiếu nại, người nhập khẩu nên xem xét hàng hoá tổn thất mất mát là do nguyên nhân nào, để từ đó tìm được đối tượng khiếu nại. Ðối tượng khiếu nại là người xuất khẩu nếu giao hàng thiếu về số lượng chất lượng hoặc không đúng chủng loại, bao bì không phù hợp, hàng giao không đồng bộ, chậm giao hàng,…Ðối tượng khiếu nại là đơn vị vận tải nếu hàng hoá tổn thất trong quá trình vận chuyển. Ðối tượng khiếu nại là công ty bảo hiẻm nếu hàng hoá - đối tượng của bảo hiểm bị tổn thất do thiên tai, cướp biển, tại nạn bất ngờ hoặc do lỗi của người thứ ba, khi những rủi ro này nằm trong phạm vi được bảo hiểm. Nếu tổn thất thuộc những rủi ro được bảo hiểm thì doanh nghiệp nhập khẩu yêu cầu công ty bảo hiểm lập biên bản giám định. Đối với những trường hợp khác không thuộc rủi ro của bảo hiểm, doanh nghiệp phải yêu cầu công ty giám định tiến hành kiểm tra hàng hoá và lập thư giám định, để có thể khiếu nại người bán, hoặc người chuyên chở. Một bộ hồ sơ khiếu nại bao gồm: đơn khiếu nại, một số bằng chứng về việc tổn thất hàng hoá (như biên bản hàng đổ vỡ, biên bản chứng nhận hàng thiếu, thư dự kháng), hoá đơn thương mại, vận đơn, đơn bảo hiểm (nếu khiếu nại công ty bảo hiểm) v.v...Nếu việc khiếu nại không được giải quyết thỏa đáng hai bên có thể kiện nhau ra toà án hoặc hội đồng trọng tài giải quyết. 1.3 Những nhân tố tác động đến quy trình nghiệp vụ nhập khẩu thiết bị văn phòng 1.3.1 Một số quy định nhà nước về việc nhập khẩu thiết bị văn phòng Mặt hàng nhập khẩu kinh doanh của công ty là các thiết bị văn phòng như máy in, máy photo, máy fax, máy huỷ tài liệu, máy chiếu…Các mặt hàng này đều được phép nhập khẩu, không thuộc diện cấm nhập khẩu hay nhập khẩu có điều kiện. Do đó các mặt hàng này chỉ chịu sự quản lý của nhà nước thông qua hệ thống các văn bản pháp luật. Bên cạnh là đó là các quy tắc, điều lệ quốc tế Việt Nam đã ký kết, tham gia. Trong đó đáng chú ý nhất là: Quy tắc thực hành tín dụng chứng từ UCP 600 Quốc tế Luật Hải quan số 29/2001/QH10 được Quốc hội thông qua ngày 29/06/2001 Biểu thuế xuất nhập khẩu 2001-2006 do Phòng thương mại phát hành Nghị định số 40/2007/NĐ-CP ban hành 16/03/2007 của Chính Phủ: Xác định trị giá Hải quan đối với hàng hoá Xuất khẩu, Nhập khẩu Quyết định số 52/2007/QĐ-BTC ra ngày 22/06/2007của Bộ Tài Chính: Ban hành quy định về việc thí điểm thủ tục hải quan điện tử. 1.3.2 Đặc điểm của hàng hoá ảnh hưởng đến quy trình nghiệp vụ nhập khẩu thiết bị văn phòng: Thiết bị văn phòng là đối tượng được mua bán trong hợp đồng ngoại thương được ký kết giữa Công ty TNHH Tân Hồng Hà với đối tác nước ngoài không thuộc diện cấm nhập khẩu hay nhập khẩu có điều kiện theo quy định của nhà nước. Cho nên để thực hiện nhập khẩu hàng hoá loại này doanh nghiệp không cần phải xin giấy phép nhập khẩu, chỉ cần làm thủ tục thông quan cho lô hàng đó. Thiết bị văn phòng phần lớn là hàng điện tử, dễ hư hỏng khi ngấm nước, hút ẩm, nhất là đối với thời tiết khí hậu nóng ẩm mưa nhiều như ở miền Bắc Việt Nam cho nên cần có chế độ bảo quản, hợp lý, nghiêm ngặc. Hệ thống kho bãi phải đủ lớn và phải theo tiêu chuẩn quốc tế về nhiệt độ, độ ẩm, khoảng cách …Hàng hoá phần lớn được vận chuyển trong container, khi thuê cotainer gửi hàng, cần làm sạch container, có chế độ chất xếp, chèn lót, khoảng cách đúng quy định. Bên cạnh đó phải bảo đảm độ an toàn của hàng hoá khi vận chuyển hàng về kho hay giao tận tay khách hàng vì khi hàng hoá bị ngấm nước hay trầy xướt, chất lượng, giá cả hàng hoá giảm đi rõ rệt. Đòi hỏi phải có đội ngũ kỹ thuật trình độ cao, có khả năng sửa chữa, bảo hành, bảo dưỡng sản phẩm, thường xuyên được cập nhật thông tin sản phẩm mới và đào tạo, đào tạo lại trong nước cũng như quốc tế. Mặt hàng thiết bị văn phòng là mặt hàng chưa sản xuất được, hiện tại vẫn còn nhập khẩu nước ngoài, cho nên bị động vào khả năng cung ứng của đối tác nước ngoài. Hàng hoá thường có giá trị cao cho nên được đối tác giảm giá, cho hưởng chiết khấu thương mại hay gia hạn thanh toán, thanh toán thành nhiều lần, hoặc thanh toán theo kỳ. Do sự phát triển nhanh chóng của khoa học kỹ thuật, rút ngắn chu kỳ sống sản phẩm. Ngày càng nhiều các sản phẩm thiết bị văn phòng ra đời, tân tiến hơn về công dụng, mẫu mã, chất lượng và đặc biệt giá thành hạ. Cho nên đòi hỏi công ty phải có kế hoạch tiêu thụ chính xác tránh tình trạng bán không được hoặc bán chậm, gây ứ đọng vốn và sự dụng không hiệu quả đồng vốn. 1.3.3 Phương thức và điều kiện thanh toán quốc tế Tuỳ từng phương thức và điều kiện thanh toán, mà người nhập khẩu phải tiến hành các công việc khác nhau. Ví dụ: D/A – ký chấp nhận hối phiếu để nhận chứng từ, D/P thanh toán tiền hối phiếu để nhận chứng từ. Thanh toán bằng thư tín dụng: Nếu không ký quỹ hoặc chỉ ký quỹ một tỷ lệ nhất định, doanh nghiệp phải thanh toán cho ngân hàng mở L/C để họ giao chứng từ và ký hậu vận đơn. Còn nếu ký quỹ đủ 100% giá trị L/C: thông thường ngân hàng không kiểm soát bộ chứng từ, người mua có thể nhận bộ chứng từ trực tiếp từ người bán. Thanh toán bằng CAD: Ngân hàng thanh toán tiền cho người bán rồi mới tiến hành chuyển bộ chứng từ cho người mua. 1.3.4 Các điều kiện thương mại quốc tế Incoterm quy định một số nghĩa vụ cụ thể bắt buộc cho hai bên như nghĩa vụ của người bán là phải đặt hàng dưới quyền định đoạt của người mua hay giao hàng cho người vận tải, hoặc giao hàng tại nơi đến và với sự phân chia rủi ro giữa các bên trong các trường hợp trên. Tùy thuộc vào điều kiện Incoterms hai bên thoả thuận trong hợp đồng mà nghĩa vụ của người nhập khẩu là khác nhau. Ví dụ: Trong hợp đồng nhập khẩu có ghi là “ Coffe beans : USD 2000/MT, CIF Hải Phòng Port (Incoterm 2000). Cả người xuất khẩu và người nhập khẩu đều hiểu rằng giá của một tấn café hột là 2000$, bao gồm tiền hàng, phí bảo hiểm, và cước phí vận tải, hàng được giao ở cảng đến là cảng Hải phòng. Người nhập khẩu không phải lo ký hợp đồng vận tải với hãng tàu và phải trả cước vận tải chặng chính, cũng không phải ký hợp đồng bảo hiểm với bất kỳ công ty bảo hiểm nào để bảo hiểm hàng hoá trong quá trình vận chuyển hàng hoá từ cảng đi đến cảng đến và không phải trả phí bảo hiểm. Tất cả nghĩa vụ ấy người mua phải thực hiện và tất cả được tính trong tiền hàng. Về hợp đồng bảo hiểm hàng, Incoterm 2000 ghi người mua “không có nghĩa vụ” (no obligation), phải hiểu là người nhập khẩu mua bảo hiểm hàng hoá để bảo vệ lợi ích của mình, phòng ngừa rủi ro cho hàng hoá trong chặng đường vận tải chính .“không có nghĩa vụ” bao hàm ý là người mua không có nghĩa vụ mua bảo hiểm đối với người bán . Ví dụ: người mua theo FOB hay CFR không bắt buộc (đối với người bán) phải ký hợp đồng bảo hiểm, nhưng vì người mua có thể sẽ có thể phải chịu rủi ro về mất mát hoặc hư hỏng hàng hoá kể từ thời điểm giao hàng qua lan can tàu, nên thường người mua vẫn ký hợp đồng bảo hiểm hàng hoá để phòng các rủi ro đã nói ở trên xảy ra sẽ được công ty bảo hiểm bồi thường một phần phí tổn. Incoterm cũng không quy định người mua phải làm gì sau khi nhận hàng từ người bán. Ví dụ: Incoterms không quy định rõ một người mua theo điều kiện E có phải tổ chức vận chuyển hàng hay không, vì chính người mua này có thể quyết định để hàng tại nước người bán, vận chuyển về nước hay vận chuyển sang nước thứ ba theo nhu cầu thực tế của mình. Incoterm cũng quy định trách nhiệm khai hải quan để nhập khẩu hàng hoá. Thông thường thì khai báo hải quan xuất khẩu thuộc về người bán và khai báo hải quan nhập khẩu thuộc về người mua. Trừ nhập khẩu theo điều kiện E (giao hàng tại xưởng của người bán) thì người mua phải lo cả thủ tục thông quan xuất khẩu và điều kiện nhóm D người bán phải lo thủ tục thông quan hàng nhập. Hay trong trường hợp người nhập khẩu khi muốn nhập hàng về nhanh trong một ngày cụ thể nào đó để tung ra thị trường trong nước bán với giá cao do thị trường nội địa đang khan hiểm hàng, nên quy định trong hợp đồng các điều kiện sau: DES, DEQ, DDU, DDP vì trong các điều kiện trên người bán phải giao hàng đến tận nước đến của người mua. Người mua sẽ nhận được hàng vào một ngày cụ thể quy định trong hợp đồng, nếu không người bán sẽ phải bồi thường thiệt hại do vi phạm hợp đồng. Nếu người mua muốn hàng về đúng ngày nhưng lại quy định trong hợp đồng trong hợp đồng nhập khẩu theo điều kiện nhóm C, người bán giao hàng lên tàu đúng thời hạn (đã hoàn thành nghĩa vụ giao hàng đúng quy định – không vi phạm hợp đồng), nhưng do tàu không đủ điều kiện đi biển chuyên chở, dẫn đến giao hàng muộn, gây thiệt hại cho người mua. Tuy nhiên, trong trường hợp này người mua không thể kiếu kiện người bán vì người bán đã giao hàng đúng ngày giờ quy định trong hợp đồng, hay xuất trình bộ chứng từ phù hợp với thư tín dụng 1.3.5 Đặc điểm kinh doanh của doanh nghiệp nhập khẩu Những đặc điểm ảnh hưởng nhiều nhất đến nghiệp vụ tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu là đặc điểm về phương thức nhập khẩu và đặc điểm về nguồn vốn kinh doanh của doanh nghiệp nhập khẩu. Đặc điểm về phương thức nhập khẩu Nếu nhập khẩu theo phương thức trực tiếp (nhập khẩu trực tiếp) là chủ yếu thì trong quá trình thực hiện nghiệp vụ không cần thực hiện công đoạn giao hàng cho đơn vị đặt hàng trong nước. Nếu nhập khẩu theo phương thức nhập khẩu uỷ thác là chính thì công ty phải căn cứ vào hợp đồng uỷ thác được ký kết với khách hàng trong nước để tính toán nhu cầu, lên kế hoạch về chủng loại cũng như số lượng hàng cần nhập. Thường thì các doanh nghiệp nhập khẩu giao hàng ngay cho các đơn vị đặt hàng trong nước, cho nên trong quy trình nghiệp vụ nhập khẩu, doanh nghiệp bớt được công đoạn chở hàng về kho, bảo quản trong kho. Sau khi làm thủ tục thông quan nhập khẩu doanh nghiệp không phải lưu hàng trong kho bãi nhưng phải giao hàng cho đơn vị đặt hàng trong nước kèm theo chuyển giao một loạt các chứng từ sở hữu và các giấy tờ liên quan Đặc điểm về nguồn vốn kinh doanh Đặc điểm nguồn vốn ảnh hưởng đến quy trình nghiệp vụ nhập khẩu thông qua khâu thanh toán. Nếu công ty có nguồn vốn dồi dào, tài khoản ngoại tệ ở ngân hàng luôn có số dư lớn thì mức ký quỹ để mở L/C nhỏ, thậm chí không phải ký quỹ. Nếu công ty thanh toán bằng L/C trả ngay thì trong hồ sơ xin mở L/C không cần phải có phương án kinh doanh hàng nhập khẩu. 1.3.6 Các yếu tố khách quan Nhóm các yếu tố khách quản ảnh hưởng đến quy trình nghiệp vụ nhập khẩu rất phong phú, đa dạng. Đó là các yếu tố doanh nghiệp không thể chi phối hay kiểm soát được nhưng lại chịu sự tác động trực tiếp của chúng. Một số nhân tố khách quan quan trọng ảnh hưởng đến quy trình nghiệp vụ nhập khẩu là tình hình cung - cầu trên thị trường quốc tế, sự biến động của tỷ giá hối đoái, quan hệ kinh tế - chính trị giữa Việt Nam và các quốc gia xuất khẩu… Nếu tình hình cung - cầu ở thị trường mua có nhiều biến động, giả sử giá tăng cao hơn so với thời điểm ký kết hợp đồng, người bán (người xuất khẩu) nảy sinh ý không muốn giao hàng. Vì nếu thực hiện hợp đồng, họ sẽ gặp nhiều bất lợi, bán với giá thấp hơn so với giá trên thị trường. Họ chần chừ trong việc giao hàng và có thể gửi đề nghị tăng giá bán, tu chỉnh L/C (tăng giá trị L/C). Thậm chí họ có thể huỷ hợp đồng nếu như chênh lệch giá bán cho khách hàng khách bù đắp được khoản tiền bồi thường do vi phạm hợp đồng do họ gây ra. Dù thế nào đi chăng nữa cũng ảnh hưởng đến việc nhận hàng của Công ty TNHH Tân Hồng Hà, dẫn tới việc công ty không thể giao hàng đúng thời gian quy định trong hợp đồng với khách (chủ hàng nội địa). Nếu tình hình cung - cẩu trên thị trường ảnh hưởng đến việc thực hiện hợp đồng trong nước của công ty thì tỷ giá hối đoái lại ảnh hưởng đến khâu thanh toán. Biến động về tỷ giá sẽ ảnh hưởng đến một loạt các thay đổi trong hoạt động của ngân hàng, do các giao dịch của ngân hàng liên quan đến ngoại tệ đều dựa trên cơ sỏ tỷ giá hối đoái hiện hành. Việc điều chỉnh các văn bản thanh toán cho phù hợp cho tỷ giá mới sẽ tốn nhiều thời gian hơn, do đó sẽ khiến cho khâu thanh toán bị kéo dài. Như vậy công ty chưa có bộ chứng từ để nhận hàng và sẽ làm trễ thời gian giao nhận hàng ở cảng. Thêm vào đó, công ty có thể chịu rủi ro do tỷ giá biến động tỷ giá. Ví dụ: đồng đô la lên giá, khiến công ty phải thanh toán nhiều hơn dự tính. Quan hệ kinh tế chính trị giữa Việt Nam và các nước nhập khẩu cũng là vấn đề cần phải bàn đến vì nó sẽ ảnh hưởng đến khâu vận chuyển hàng hoá nhiều nhất. Nếu có trục trặc nào đó có thể một tàu chở hàng sẽ bị giữ lại tại một cảng nước ngoài hoặc ngân hàng nước ngoài sẽ đóng băng tài khoản của phía Việt Nam. Các ảnh hưởng này nghiêm trọng đến mức có thể dẫn đến huỷ hợp đồng. CHƯƠNG 2 - PHÂN TÍCH QUY TRÌNH NGHIỆP VỤ NHẬP KHẨU HÀNG HOÁ Ở CÔNG TY TNHH TÂN HỒNG HÀ 2.1 Giới thiệu về Công ty TNHH Tân Hồng Hà 2.1.1 Quá trình hình thành phát triển của Công ty TNHH Tân Hồng Hà Ra đời cùng với sự phát triển của đất nước, Công ty Tân Hồng Hà đã khắc phục mọi khó khăn, phấn đấu vươn lên bằng chính nội lực của mình, cho đến hôm nay đã trở thành một trong những công ty hàng đầu trong lĩnh vực cung cấp thiết bị văn phòng và dịch vụ kỹ thuật. Năm 1994: Thành lập Cửa hàng thiết bị máy văn phòng -  Số 4 Ðinh Công Tráng, có số nhân viên khiêm tốn vỏn vẹn 6 người với sản phẩm kinh doanh hạn chế, chủ yếu là thiết bị máy văn phòng đơn lẻ. Ngày 28.08.1996, sau một thời gian chuẩn bị cơ sở vật chất cùng bản lĩnh thương trường, Công ty Tân Hồng Hà đã bố cáo thành lập với nhân sự ban đầu là 25 người và doanh thu mới ở mức 15 tỷ/năm, lĩnh vực chuyên doanh là phân phối sản phẩm Ricoh tại Miền Bắc có trụ sở chính: 80 Hai Bà Trưng - Hà Nội Năm 1998: Công ty Tân Hồng Hà trở thành nhà phân phối chính thức của hãng sản xuất thiết bị văn phòng nổi tiếng Fuji Xerox tại miền bắc Việt Nam.Năm 1999: Là đại lý phân phối máy huỷ tài liệu UCHIDA duy nhất tại miền Bắc Việt Nam Năm 2000: Ký hợp đồng và trở thành đại lý phân phối máy in siêu tốc, máy chia xếp tài liệu, đóng và gấp tài liệu mang nhãn hiệu DUPLO - Với tốc độ tăng trưởng >30% / năm, về nhân sự - tăng gấp 14,4 lần; Về doanh số - tăng gấp 8 lần; Số cán bộ chủ chốt – tăng gấp 10 lần. Số đơn vị thành viên lên đến 5 công ty và 2 cửa hàng cùng hoạt động. Chắc chắn con số này không dừng lại ở đó… 2.1.2 Cơ cấu tổ chức Khối kỹ thuật chịu trách nhiệm về kỹ thuật như bảo hành, sửa chữa, tư vấn các thiết bị Văn phòng gồm 3 đội kỹ thuật và một tổ chức nghiên cứu và phát triển kỹ thuật. Các phòng ban chức năng chịu sự chỉ đạo trực tiếp của ban giám đốc. Mỗi phòng ban đều đặt dưới sự quản lý của trưởng phòng, được phân công nhiệm vụ cụ thể đảm bảo hoạt động kinh doanh được thông suốt. Các phòng nghiệp vụ của công ty gồm có một phòng tổ chức hành chính, một phòng tài vụ, một phòng kế hoạch xuất nhập khẩu. Trong đó phòng Kế hoạch - Xuất nhập khẩu có nhiệm vụ: Căn cứ vào các hoạt động mua hàng, đặt hàng của khách để lên kế hoạch ký kết hợp đồng mua hàng với nước ngoài, chuẩn bị trang thiết bị máy móc, chuẩn bị nhân lực, máy móc, trang thiết bị vật tư, kỹ thuật, phục vụ cho kế hoạch trên. Có hai nhân viên xuất nhập khẩu chuyên phụ trách đàm phán, lên hợp đồng và theo dõi thực hiện hợp đồng, tìm kiếm và khai thác các nguồn cung ứng mới trong và ngoài nước. Sơ đồ 2.1: Cơ cấu tổ chức bộ máy của công ty BAN GIÁM ĐỐC PHÒNG MARKETTING PHÒNG SHOWROOM KHỐI KINH DOANH KHỐI KỸ THUẬT CÁC PHÒNG NGHIỆP VỤ PHÒNG TỔ CHỨC HÀNH CHÍNH ĐỘI KỸ THUẬT I MÁY ANALOG ĐỘI KỸ THUẬT II MÁY DIGITAL PHÒNG TÀI VỤ ĐỘI KỸ THUẬT III WORK CONTROL TỔ NGHIÊN CỨU & PHÁT TRIỂN KỸ THUẬT PHÒNG KẾ HOẠCH PHÒNG KINH DOANH CHO THUÊ MÁY PHÒNG DEALER (MÁY VÀ MỰC) PHÒNG XUẤT NHẬP KHẨU Nguồn: Phòng kế hoạch - Xuất nhập khẩu 2.1.3 Đánh giá khái quát về tiềm lực của công ty 2.1.3.1 Tiềm lực tài chính Ngoài văn phòng ở 158 Triệu Việt Vương, công ty còn có 5 công ty con và 2 cửa hàng. Hiện nay, tổng trị giá tài sản của công ty phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh lên đến gần 100 tỷ đồng gồm nhà xưởng, kho bãi, văn phòng phòng, máy móc thiết bị phục vụ cho hoạt động sản xuất , công tác Bảng 2.2: Tình hình tài sản của công ty 3 năm gần đây (đơn vị: triệu đồng) Chỉ tiêu 2005 2006 2007 I. Tài sản lưu động 58.530 71.802 80.598 1. Tiền 38.038 46.312 58.481 2. Các khoản phải thu 11.032 17.353 15.088 3. Hàng tồn kho 9.460 8.137 7.029 II. Tài sản cố định 15.914 16.842 17.776 1. Tài sản cố định hữu hình 13.804 14.427 15.253 2. Tài sản cố định vô hình 2.110 2.415 2.523 III. Tổng tài sản 74.444 88.644 98.374 Nguồn: Phòng tài vụ - Công ty TNHH Tân Hồng Hà dự trữ, bảo quản lắp đặt, sửa chữa, bảo quản, bảo dưỡng. Ngoài ra, còn có phương tiện vận tải, và các tài sản có giá trị khác. Tổng tài sản của Tân Hồng Hà năm 2006 tăng tương đối nhanh so với năm 2005. Từ 73 tỷ 444 triệu vào năm 2005 lên 88 tỷ 644 triệu vào năm 2006 tức tăng từ 14 tỷ 200 triệu đồng (0,19 lần) do mở rộng quy mô kinh doanh. Với tính chất là một công ty thương mại cho nên lượng tài sản lưu động là rất lớn chiếm khoảng 78,6% năm 2005 và xấp xỉ 81% và năm 2006 trong tổng tài sản và xấp xỉ 81,9% vào năm 2007. Lượng tài sản tồn kho ngày càng giảm chiếm xấp xỉ 16,2% năm 2005, 11,3% vào năm 2006, 8,7% vào 2007 so với tổng tài sản lưu động. Do hoạt động kinh doanh hiệu quả cho nên khách hàng tin tưởng đặt mua hàng với khối lượng lớn, giảm lượng hàng tồn kho. Thứ hai là lập kế hoạch tiêu thụ chính xác, giảm lượng vốn ứ đọng để dự trữ hàng hoá. Cung cấp khoản tín dụng cho khách hàng ở mức cao xấp xỉ 18,8% năm 2005, xấp xỉ 24,2% năm 2006 và xấp xỉ 18,7% năm 2007 so với tổng tài sản lưu động 2.1.3.2 Tiềm lực vể nhân lực Mỗi bộ phận, mỗi nhân viên trong công ty đều được phân công công việc cụ thể. Nhân viên của công ty chủ yếu là các thạc sỹ kỹ sư, công nhân kỹ thuật có tay nghề cao. Tổng số cán bộ công nhân viên của công ty lên đến 150 người.. Về chất lượng lao động: Trình độ đại học, cao đẳng chiếm 90% chủ yếu thuộc bộ phận quản lý. Công nhân kỹ thuật chiếm 7% gồm thợ sửa chữa, bảo hành thuộc phòng kỹ thuật, các kho, các của hàng. Công nhân khác chiếm 3% gồm công nhân giao nhận, bảo vệ, bốc xếp Lương bình quân 1,5 triệu/ 1tháng. Ngoài ra còn thưởng theo doanh thu, và các khuyến khích khác. Việc xét thưởng căn cứ vào thành tích cá nhân, tập thể trong việc thực hiện tiết kiệm, sáng kiến, cải tiến kỹ thuật, về phương pháp tổ chức kinh doanh, tìm kiếm được khách hàng mới, hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ được giao, đạt hiệu quả cao trong kinh doanh, có thành tích chống tiêu cực lãng phí. Thường xuyên đào tạo, đào tạo lại, nâng cao trình độ của cán bộ công nhân viên, tiếp thu các công nghệ mới, thông tin mới, xu hướng mới... 2.1.3.3 Tiềm lực vô hình khác: Môi trường làm việc trong công ty rất thân mật, cởi mở, giữa các thành viên có mối quan hệ gắn bó, điều này tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình giao tiếp cũng như tạo không khí làm việc trong công ty. Nhưng không vì thế mà làm mất đi tính kỷ luật và các nội quy khác mà ban lãnh đạo công ty đã đặt ra. Mặc dù đã giành được chỗ đứng trên thị trường, sự tin cậy của khách hàng nhưng công ty vẫn không ngừng khẳng định thương hiệu, chỗ đứng trên thị trường, có những chính sách marketing hợp lý để quảng bá hình ảnh của mình trên thị trường, nhằm thu hút khách hàng. Công ty trang bị dây truyền máy móc, thiết bị ngoại nhập hiện đại và đồng bộ nhằm  nâng cao chất  lượng và giảm giá thành sản phẩm, đảm bảo theo tiêu chuẩn chất lượng  Quốc Tế. Không ngừng cải tiến công nghệ, đào tạo con người , tiếp nhận công nghệ mới… 2.2 Khái quát về thị trường kinh doanh của công ty 2.2.1 Sản phẩm và dịch vụ kinh doanh Kinh tế xã hội Việt Nam ngày càng phát triển, công nghiệp hoá hiện đại hoá, chuyên môn hoá. Ngày càng có nhiều các tổ chức, cá nhân có nhu cầu sử dụng các thiết bị văn phòng hiện đại chất lượng cao, giá cả phải chăng, có nhu cầu được quan tâm, chăm sóc bằng những dịch vụ hữu ích để phục vụ công việc của mình nhanh hơn, hiệu quả hơn. Cho nên có thể nói sản phẩm kinh doanh của công ty đang là sản phẩm được mọi người chú ý. Là nhà phân phối chính thức nhãn hiệu Fujixerox hàng đầu tại Việt Nam, công ty cung cấp các sản phẩm thiết bị máy văn phòng như máy fotocopy, máy fax, máy in,… mới 100%, nguyên đai nguyên kiện, đúng chủng loại, phụ tùng tiêu hao, thay thế, các dịch vụ sửa chữa, bảo hành, bảo trì theo đúng tiêu chuẩn toàn cầu. Công ty còn vận chuyển, lắp đặt miễn phí tại địa bàn Hà Nội, hướng dẫn sử dụng và bảo quản thiết bị thành thạo.Khách hàng có thể thanh toán bằng séc, chuyển khoản hoặc tiền mặt với tỷ giá được tính theo giá bán ra của Ngân hàng Ngoại Thương tại thời điểm thanh toán. Công ty còn có đội ngũ nhân viên, kỹ thuật chuyên nghiệp tận tình luôn luôn sãn sàng phục vụ khách hàng, đặt lợi ích của khách hàng lên trên hết Công ty TNHH Tân Hồng Hà là một doanh nghiệp thương mại. Các sản phẩm thiết bị văn phòng không phải do công ty sản xuất ra, mà công ty là đại lý tại Việt Nam của một số hãng nổi tiếng nước ngoài. Các hãng này cung cấp sản phẩm cho công ty đồng thời hướng dẫn cán bộ kỹ thuật của công ty tiến hàng lắp đặt, bảo hành sửa chữa…Nếu có những tình huống mà đội ngũ kỹ thuật của công ty không có giải pháp, công ty có thể gọi điện sang phía đối tác, yêu cầu hướng dẫn, giúp đỡ. Các hãng có thể gửi chuyên gia nước ngoài sang Việt Nam hoặc công ty cử nhân viên sang nước ngoài học hỏi kinh nghiệm. Cho nên chất lượng sản phẩm và dịch vụ luôn chuyên nghiệp, đạt tiêu chuẩn quốc tế…ngày càng thu hút sự chú ý, gây dựng được niềm tin của khách hàng. Rất nhiều doanh nghiệp và nhiều cơ quan đầu ngành của chính phủ như Bộ Giáo dục - đào tạo, Bộ Tư pháp,… hay những đơn vị mà ở đó hiệu quả làm việc của cán bộ nhân viên đã nâng lên rất nhiều nhờ được trang bị các hệ thống máy móc thiết bị văn phòng hiện đại tiên tiến, đạt tiêu chuẩn quốc tế do Tân Hồng Hà cung cấp, 2.2.2 Khách hàng Khách hàng của công ty có thể phân thành 3 nhóm: Khách hàng tổ chức là các doanh nghiệp, các trường đại học, các bộ, các ngành có nhu cầu sử dụng thiết bị văn phòng có nhu cầu sử dụng thiết bị văn phòng để nâng cao hiệu quả hoạt động của mình. Đây là đối tượng khách hàng công ty có kinh nghiệm phục vụ, có quan hệ chặt chẽ, chiếm phần lớn doanh thu của công ty. Số lần mua không nhiều nhưng số lượng lớn. Ngoài ra còn có các công ty thương mại, các đại lý. Đặc điểm của đối tượng khách hàng này là mua để bán lại. Họ chủ yếu là ở xa trung tâm như Thái Nguyên, Thanh Hoá, Tuyên Quang...cung cấp các thiết bị văn phòng, đồng thời cung cấp các dịch vụ lắp đặt, bảo hành, bảo dưỡng. Đối tượng khách hàng này số lần mua không nhiều, nhưng khối lượng mua là lớn nhất. Khách hàng cá nhân: mua với số lượng ít, phục vụ gia đình, hoạt động kinh doanh nhỏ lẻ của mình. Số lượng khách hàng cá nhân của công ty tương đối nhiều. Theo số liệu của phòng kế hoạch thì lượng khách hàng chiếm doanh thu lớn nhất của công ty là các doanh nghiệp thương mại, chiếm doanh số bán 51%. Tập trung chủ yếu ở Hà Nội và các tỉnh thành lân cận như Bắc Ninh, Nam Định, Hải Phòng.... 2.2.3 Đối thủ cạnh tranh Với dung lượng thị trường nhỏ, nhưng đang phát triển với tốc độ cao, thị trường này hiện đang thu hút rất nhiều công ty, tạo ra sức ép thị trường ngày càng lớn. Đối thủ cạnh tranh của công ty là các công ty TNHH vừa và nhỏ mới thành lập, vốn đầu tư khá lớn, trang thiết bị hiện đại...Ngoài ra còn là các đại lý, trung gian, phân phối của các hãng nổi tiếng trong nước và trên thế giới. Ưu thế của các công ty này là không phải qua nhiều trung gian nên giá thành rẻ. Nhưng nhược điểm là chỉ phân phối sản phẩm của hãng. Một số đối thủ cạnh tranh chính trên địa bàn Hà Nội: Các website mua sắm máy văn phòng trực tuyến. Ưu điểm: Tạo điều kiện mua hàng thuận lợi cho khách hàng Khách hàng có khả năng so sánh mẫu mã, thông số kỹ thuật, giá cả, của nhiều doanh nghiệp, nhiều hãng Tiết kiệm thời gian Thanh toán đơn giản, nhanh chóng Nhược điểm: Hiện tại ở Việt Nam, hình thức thương mại điện tử vẫn chưa thực sự phát triển đúng với tiềm năng của nó. Và các trang web bán hàng điện tử vẫn chưa thu hút được nhiều người tham gia. Người dân Việt Nam còn nghèo, nên không phải ai cũng được trang bị một máy tính cá nhân, có nối mạng. Hơn nữa, tâm lý chưa tin tưởng thực sự đối với chất lượng hàng hoá bán qua mạng. Thông thường thì người ta sẽ nghiên cứu thông tin sản phẩm, nhà cung cấp trên mạng, sau đó sẽ trực tiếp đến nơi bán để được tiếp xúc với sản phẩm. Công ty TNHH Toàn lực, công ty văn phòng phẩm Viễn Đông: Cung cấp giấy photo, giấy in, máy huỷ tài liệu hay mực in... Đây không phải là các doanh nghiệp đáng lo ngại. Bởi vì các công ty này không coi thiết bị văn phòng hiện đại cao cấp là mặt hàng kinh doanh chủ lực. Đối tượng phục vụ chính là học sinh, sinh viên với các sản phẩm là dụng cụ học tập, sách vở...Khi mua các thiết bị văn phòng giá trị cao, khách hàng thường hướng đến các nhà chuyên cung cấp sản phẩm đó, kèm theo các dịch vụ bảo hành sửa chữa với cảm giác yên tâm hơn, tin tưởng hơn về sự chuyên nghiệp Công ty cổ phần phân phối Thiết bị văn phòng FINTEC Công ty cổ phần phân phối thiết bị văn phòng FINTEC được hãng Canon bổ nhiệm trở thành nhà phân phối chính thức tại Việt Nam về các sản phẩm Máy in Laser, máy in phun màu, máy quét, Camera giám sát... Kể từ khi thành lập công ty mới quan tâm đến lĩnh vực Phân phối các sản phẩm về Thiết bị văn phòng. Ưu thế của các công ty này là không phải qua nhiều trung gian nên giá thành rẻ. Nhưng nhược điểm là chỉ phân phối sản phẩm của hãng. Kết luận: Thị trường buôn bán Thiết bị văn phòng là một thị trường nhỏ nhưng rất tiềm năng, tốc độ phát triển cao thu hút ngày càng nhiểu doanh nghiệp tham gia, tạo nên sức ép thị trường ngày càng lớn. Các công ty này do có tiềm lực về tài chính nên trang bị dây truyền máy móc, thiết bị ngoại nhập hiện đại và đồng bộ nhằm  nâng cao chất  lượng và giảm giá thành sản phẩm, đảm bảo theo tiêu chuẩn chất lượng  Quốc Tế, đào tạo đội ngũ cán bộ , kỹ thuật viên kinh nghiệm, trình độ chuyên môn cao năng động, Hơn nữa các công ty này ra sau, cho nên học hỏi được kinh nghiệm của các công ty đi trước, tiết kiệm thời gian, chi phí…Các cơ hội ngày càng bị thu hẹp, trong đó thách thức ngày càng tăng, đòi hỏi công ty không ngừng cải tiến, tìm tòi, không ngừng đổi mới. Bên cạnh đó, phải tìm kiếm các phương pháp gây dựng và giữ vững niềm tin của khách hàng. Các công ty ra sau mặc dù có nhiều ưu điểm, nhưng dịch vụ sau bán hàng thực sự chưa quan tâm nhiều, chưa đầu tư đúng mức, không có điểm nổi bật, sáng tạo. Cho nên công ty có thể lợi dụng điểm này để có sự đầu tư phù hợp. Ngoài cạnh tranh về giá, chất lượng, các công ty còn có thể cạnh tranh về dịch vụ. Cạnh tranh về dịch vụ có thể là khả quan nhất vì các công ty có thể phát huy năng lực sáng tạo của mình, tạo được sự khác biệt vơi đối thủ cạnh tranh, thu hút khách hàng. Công ty nên có sự đầu tư hợp lý vào lĩnh vực dịch vụ bán hàng. Lĩnh vực này hiện nay còn bỏ ngỏ và các công ty vẫn chưa đặc biệt chú ý. Công ty có thể lợi dụng điểm này làm điểm nhấn của công ty mình. 2.3 Thực trạng về nghiệp vụ tổ chức thực hiện nhập khẩu thiết bị văn phòng ở Công ty TNHH Tân Hồng Hà Sau khi ký kết hợp đồng nhập khẩu hàng hoá, Tân Hồng Hà với tư cách là một bên ký kết -phải tổ chức thực hiện hợp đồng đó. Ðây là một công việc rất phức tạp. Nó đòi hỏi công ty phải am hiểu luật quốc gia và quốc tế, tiết kiệm chi phí lưu thông, nâng cao tính doanh lợi và hiệu quả của toàn bộ nghiệp vụ giao dịch, đảm bảo uy tín của doanh nghiệp cũng như nâng tầm doanh nghiệp Việt Nam lên tầm quốc tế. nghiệp vụ giao dịch. Theo trình tự các bước nghiệp vụ, lẽ ra quy trình nghiệp vụ nhập khẩu hàng hoá ở THH phải trải qua 9 bước. Tuy nhiên do đặc điểm của loại hình hàng hóa nhập khẩu và đặc điểm kinh doanh của THH nên công ty không phải trải qua bước phải xin giấy phép nhập khẩu, việc thuê tàu lưu cước cũng do bên bán đảm nhiệm. Thêm vào đó với những hợp đồng nhập khẩu uỷ thác thì việc nhận hàng thường do đơn vị đặt hàng trong nước trực tiếp đảm nhận. Do đó trên thực tế nghiệp vụ tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu ở THH chỉ bao gồm các bước sau: 2.3.1 Mở L/C Trước tiên, phòng KH-XNK thông báo cho phòng Tài vụ về hợp đồng nhập khẩu đã được ký kết, thời hạn mở L/C chậm nhất mà hai bên đã thoả thuận. Sau đó, đề nghị phòng Tài vụ chỉ thị ngân hàng mở L/C trong số các ngân hàng được người bán chấp nhận. THH thường mở L/C tại các ngân hàng uy tín tại Việt Nam như: ngân hàng công thương Việt Nam (Incombank), ngân hàng ngoại thương Việt Nam (Vietcombank),… Sau khi xem xét nguồn vốn, công ty căn cứ vào nội dung hợp đồng để làm đơn yêu cầu ngân hàng phát hành L/C. Thường thì các ngân hàng đã có mẫu in sẵn theo tiêu chuẩn của ICC và của Tổ chức SWIFT quốc tế, cho nên công ty chỉ phải đọc kỹ và điền vào ô của đơn yêu cầu. Sau đó nộp tại ngân hàng hồ sơ xin mở L/C: Đơn xin mở L/C, hợp đồng nhập khẩu, hợp đồng uỷ thác nếu có và phương án kinh doanh nếu muốn vay vốn ngân hàng trong đó nêu rõ kế hoạch sản xuất kinh doanh, số tiền vay, thời gian vay, thời gian trả nợ và nguồn trả nợ. Sau khi xem xét nguồn vốn để đảm bảo thanh toán L/C của công ty ngân hàng sẽ quyết định việc phát hành L/C. Sau khi ngân hàng phát hành L/C, công ty nhận một bản sao L/C đó để xem xét đối chiếu giữa nội dung L/C với đơn yêu cầu của mình để đảm bảo rằng L/C hoàn toàn phù hợp, đồng thời thông báo cho ngân hàng ngay những sai lệch (nếu có). Để có thể sửa đổi được L/C thì, công ty cần xuất trình Thư yêu cầu sửa đổi L/C (theo mẫu) kèm văn bản thoả thuận giữa người mua và người bán (nếu có). Nhưng trường hợp này rất hạn chế xảy ra vì trước khi mở L/C, công ty đã thỏa thuận cụ thể với người xuất khẩu về các khoản thanh toán, lịch giao hàng, phương tiện giao hàng, và các chứng từ cần xuất trình và hai bên thống nhất cụ thể với nhau. Và đơn xin mở L/C của công ty luôn phù hợp với hợp đồng.Các điều kiện của L/C ngắn gọn, dễ hiểu, không đưa vào L/C các nội dung quá chi tiết và các quy cách kỹ thuật quá phức tạp, khó hiểu khiến người mua hiểu sai, không thực hiện được, hoặc thực hiện không đúng việc giao hàng khiến công ty không nhận được hàng hoá kịp thời. Trong quá trình giao dịch nếu có nghi ngờ, thường công ty liên hệ ngay với ngân hàng để phối hợp xử lý, tránh tình trạng phải tu sửa L/C nhiều lần gây tốn kém thời gian và chi phí.Khi có yêu cẩu tu chỉnh L/C từ phía người bán, công ty cử ra một cán bộ tiến hành kiểm tra, đưa ra ý kiến và tu chỉnh L/C theo ý kiến của ban giám đốc ty. Trình tự tu chỉnh L/C công ty cũng tiến hành giống như trình tự mở L/C. Sau khi sửa đổi, cán bộ này lấy xác nhận của ngân hàng mở thư tín dụng thì nội dung sửa đổi mới có tác dụng. Lúc này văn bản sửa đổi hay bổ sung sẽ trở thành phần không thể tách rời của L/C và nội dung cũ sẽ được huỷ bỏ. Chi phí sửa chữa L/C sẽ do công ty chi trả nếu sai sót thuộc về phía công ty.Khi ký quỹ mở L/C, ngân hàng thường đưa ra tỉ lệ ký quỹ 100%, dưới 100% giá trị L/C, có khi không phải ký quỹ. Thường thì công ty chỉ phải ký quỹ 10-30% trị giá L/C do công ty thường xuyên thanh toán đúng hạn, cho nên đã tạo uy tín đối với ngân hàng hay tính khả thi trong phương án kinh doanh hàng nhập khẩu. 2.3.2 Mua bảo hiểm hàng hoá Công ty thường ký kết hợp đồng nhập khẩu theo điều kiện C&F cho nên bên bán không có nghĩa vụ mua bảo hiểm cho hàng hoá. Nhưng việc mua bảo hiểm cho hàng hoá là rất cần thiết đặc biệt là hàng hoá vận chuyển bằng đường biển do thiên tai, cướp biển…Việc mua bảo hiểm hàng hoá nhập khẩu giúp công ty chuyển giao rủi ro của mình cho các công ty bảo hiểm. Mức phí bảo hiểm không cao, mà công ty có thể được an tâm khi hàng hoá xảy ra tổn thất sẽ được các công ty bảo hiểm bồi thường đầy đủ, nhanh chóng. Giữa công ty bảo hiểm của Việt Nam và các hãng bảo hiểm nước ngoài, công ty thường lựa chọn các công ty bảo hiểm uy tín của Việt Nam như Tổng công ty bảo hiểm Việt Nam như Bảo Việt. Vì công ty ý thức được rằng, mua bảo hiểm trong nước có lợi hơn so với bảo hiểm nước ngoài, nhanh chóng nhận được tiền bảo hiểm hơn do thời gian chuyển giao bộ chứng từ khiều nại đến công ty bảo hiểm nhanh hơn. Trước khi giao hàng, công ty thông báo bằng fax cho người bán để đề nghị họ cho biết chi tiết con tàu đinh thuê như năm đóng, quốc tịch, tuổi tàu, trọng tải, các thông số của tàu (kích thước hầm tàu)…để đối chiếu với điều khoản thuê tàu trong hợp đồng, xem người bán có thực hiện đúng quy định trong hợp đồng hay không và căn cứ để mua bảo hiểm hàng hoá. Sau khi lựa chọn hãng bảo hiểm, công ty lựa chọn điều kiện bảo hiểm C. Công ty thường mua bảo hiểm với điều kiện C (điều kiện tối thiểu để tiết kiệm chi phí). Do rủi ro có thể xảy ra trên quãng đường vận chuyển không lớn lắm như không thường xuyên có bão, cướp biển,… lựa chọn hãng tàu uy tín để chuyên chở nên công ty hoàn toàn yên tâm lựa chọn điều kiện bảo hiểm tối thiểu. Thường thì công ty mua bảo hiểm theo chuyến, khi đã biết thông tin chi tiết về con tàu, lô hàng hoá nhập khẩu công ty lập “Giấy yêu cầu bảo hiểm” Trên cơ sở “Giấy yêu cầu bảo hiểm” này, công ty và hãng bảo hiểm đàm phán ký kết hợp đồng bảo hiểm. Yêu cầu hãng bảo hiểm xác nhận đơn bảo hiểm. Khi nhận được đơn bảo hiểm gốc và hoá đơn chi phí bảo hiểm, công ty tiến hành thanh toán ngay vì đơn bảo hiểm chỉ có giá trị khi phí bảo hiểm đã được thanh toán. Đơn bảo hiểm là cơ sở để công ty khiếu nại người bảo hiểm khi có tổn thất xảy ra, cho nên công ty tiến hành xem xét kỹ lưỡng, đảm bảo tính chính xác. 2.3.3 Làm thủ tục hải quan Việc làm thủ tục hải quan cho lô hàng nhập khẩu của công ty Tân Hồng Hà khá đơn giản. Hàng hoá của công ty thường nhập khẩu theo điều kiện CFR cho nên người bán nước ngoài sẽ tiến hành thuê tàu. Tiếp theo, bên bán sẽ fax chứng từ giao hàng cho công ty và gửi tiếp một bộ chứng từ gốc theo đường chuyển phát nhanh về Việt Nam cho công ty để công ty làm thủ tục nhận hàng. Sau khi nhận được bộ chứng từ gửi từ phía người bán nước ngoài về, công ty tiến hành làm thủ tục hải quan cho lô hàng nhập khẩu nhập khẩu đó. Phòng Tài vụ tiến hành làm thủ tục để ngân hàng ký hậu vận đơn. Sau đó, nhân viên xuất nhập khẩu sẽ tập hợp bộ chứng từ nộp cho bộ phận hải quan. Thường thì nhân viên này sẽ kê khai đầy đủ nội dung của tờ khai và tự tính thuế. Sau khi lập bộ hồ sơ đầy đủ, nhân viên này sẽ nộp cho cán bộ hải quan. Cán bộ hải quan kiểm tra lại số thuế doanh nghiệp tự tính và xác nhận hàng hoá miễn kiểm tra thực tế, được thông quan. Sau đó nộp thuế nhập khẩu, thuế giá trị gia tăng và thuế tiêu thụ đặc biệt (nếu có) cho kho bạc nhà nước. Đối với những lô hàng nhập khẩu uỷ thác, công ty có thể bàn giao bộ hồ sơ cho đơn vị đặt hàng trong nước để đơn vị này tự làm thủ tục hải quan. Vì công việc thông quan hàng hoá khá đơn giản, cho nên thường công ty tự tiến hành và nhận thông quan luôn cho lô hàng nhập khẩu uỷ thác. Hiện nay có một số đại lý hải quan, chuyên cung cấp dịch vụ thông quan hàng hoá nhập khẩu. Công ty cũng có thể ký hợp đồng với các đại lý này trong thời gian dài. Các đại lý này sẽ đảm nhận làm thủ tục hải quan cho tất cả các lô hàng nhập khẩu của công ty trong thời gian đó. Như vậy, công ty sẽ tiếp kiệm được thời gian, chi phí nhân lực. 2.3.4 Giao nhận và kiểm tra hàng hoá: Có thể nói trong tất cả các khâu của quy trình nghiệp vụ nhập khẩu hàng hoá của công ty Tân Hồng Hà thì khâu giao nhận và kiểm tra hàng hoá là khâu khó nhất, nhiều công việc phức tạp nhât. Đối với lô hàng nhập khẩu theo hình thức trực tiếp, công ty thường thuê công ty cổ phần Kho vận và dịch vụ thương mại Hải phòng 1 - một doanh nghiệp chuyên kinh doanh dịch vụ giao nhận thay mặt công ty đi nhận hàng. Công ty và doanh nghiệp kinh doanh giao nhận sẽ ký một hợp đồng trong đó thoả thuận công ty sẽ thanh toán phí giao nhận và tiếp nhận cho doanh nghiệp này. Các doanh nghiệp này hoạt động mang tính chuyên nghiệp hơn, và đỡ tốn kém thời gian, chi phí của công ty hơn so với tự thực hiện công việc giao nhận. Doanh nghiệp này sẽ mời các tổ chức chuyên môn giám định như Vinacontrol đảm nhận việc kiểm tra hàng hoá cần thiết. Nếu lô hàng có sai sót hoặc thiếu hụt, các công ty giám định sẽ lập biên bản cần thiết để khiếu nại các bên liên quan. Sau khi thông quan cho lô hàng, THH bàn giao hồ sơ cho cho doanh nghiệp dịch vụ để doanh nghiệp này nhận hàng từ cảng, làm thủ tục ga cảng, Các giấy tờ này bao gồm : Giấy uỷ nhiệm tiếp nhận hàng Tờ khai hải quan Hợp đồng nhập khẩu Bộ chứng từ hàng nhập khẩu (01 vận đơn gốc hoặc giấy bảo lãnh nhận hàng của ngân hàng) Doanh nghiệp này sẽ tiên hành vận chuyển lô hàng này về kho của công ty ở Xuân Đỉnh hoặc Hưng Yên. Công ty chỉ việc chuẩn bị kho để nhận hàng và làm thủ tục lưu kho lô hàng đó. Sau một ngày tiếp nhận và vận chuyển hàng hoá, doanh nghiệp vận tải sẽ giao lại toàn bộ các chứng từ giao nhận cần thiết đảm bảo cho Tân Hồng Hà có thể giải quyết nốt các thủ tục còn lại. Đối với lô hàng nhập khẩu theo hình thức uỷ thác, sau khi làm thủ tục hải quan, công ty sẽ bàn giao bộ chứng từ cho đơn vị đặt hàng trong nước để đơn vị này tiến hàng nhận hàng. Bộ chứng từ này bao gồm tất cả nhứng chứng từ chứng minh quyền sở hữu của công ty đối với lô hàng nhập khẩu. Việc bàn giao này càng nhanh càng tiết kiệm được chi phí gửi hàng ở cảng. Công ty sẽ tiến hành làm thủ tục lưu kho, lưu bãi cho lô hàng đó nếu hàng đã về cảng mà đơn vị đặt hàng trong nước chưa cử người tới nhận và chi phí lưu kho, lưu bãi sẽ do đơn vị đặt hàng gánh chịu. Ngoài ra, do trễ thời gian nhận hàng, công ty còn phạt đơn vị đặt hàng trong nước một khoản tiền vi phạm hợp đồng, và khoản tiền này thường chiếm 15% giá trị hợp đồng. Trong hợp đồng cũng có quy định là nếu đến thời gian giao hàng mà THH vẫn chưa có hàng để giao thì THH cũng phải chịu phạt tương tự. 2.3.5 Thanh toán: Khi tiến hành mở L/C, công ty thường dành một số tiền nhất định trên tài khoản tiền gửi của mình để tiến hành ký quỹ mở L/C và thường thì số tiền này lớn hơn số tiền phải ký quĩ. Để có thể yêu cầu ngân hàng được ký quỹ với mức thấp, hay cho vay những khoản tiền lớn hơn với thời gian lâu hơn trong tương lai thì công ty đang tạo dựng uy tín đối với ngân hàng là cố gắng thanh toán L/C khi đến hạn. Khi trên tài khoản đã đủ số tiền ký quỹ, ngân hành sẽ trích từ tài khoản tiền gửi chuyển sang tài khoản ký quĩ để thanh toán. Phòng kế hoạch xuất nhập khẩu của công ty trực tiếp làm phiếu chuyển khoản nội dung ký quĩ mở L/C sau đó sẽ chuyển sang Phòng Kế toán để thực hiện. Còn nếu số dư tài khoản tiền gửi nhỏ hơn số tiền ký quĩ, thì công ty có thường giải quyết bằng hai cách sau: Đó là mua ngoại tệ để ký quĩ hoặc vay ngoại tệ để ký quĩ. Sau khi người bán tiến hành giao hàng, sẽ lập một bộ chứng từ thông qua ngân hàng thông báo, gửi đến ngân hàng mở L/C đòi khoản tiền ghi trên thư tín dụng. Ngân hàng chỉ đồng ý giao chứng từ khi công ty thanh toán, hoặc chấp nhận thanh toán bộ chứng từ và các chi phí liên quan (nếu có). Công ty kiểm tra xem bộ chứng từ đã đủ về số lượng và nội dung của bộ chứng từ đã hợp với quy định hay chưa. Nếu kiểm tra thấy bộ chứng từ đã hoàn hảo và công ty đã nộp đủ 100% trị giá L/C thì ngân hàng mở L/C sẽ tiến hành ký hậu bộ chứng từ để công ty đi nhận hàng. Đối với lô hàng nhập khẩu trực tiếp, công ty phải trích số tiền ứng với toàn bộ trị giá hợp đồng trên tài khoản của mình để thanh toán. Đối vơi lô hàng nhập khẩu uỷ thác, thì đơn vị đặt hàng trong nước sẽ ứng trước một số tiền nhất định, số tiền còn lại sẽ thanh toán nốt cho THH trong thời hạn tối đa 120 ngày kể từ ngày THH hoàn tất việc giao hàng. 2.3.6 Khiếu nại và xử lý vi phạm hợp đồng Thường trong quá trình giao nhận hàng hoá nếu thấy hàng hoá có dấu hiệu bị tổn thất, công ty hoặc các doanh nghiệp thay mặt công ty để nhận hàng sẽ mời công ty giám định, để có thể khiếu nại người bán, người chuyên chở hay người bảo hiểm. Khi phát hiện hàng bị đổ vỡ hoặc hư hỏng công ty lập biên bản hàng đổ vỡ. Đối với hàng bị thiếu so với xác nhận trên vân đơn thì sẽ lập biên bản chứng nhận hàng thiếu. Còn khi công ty thấy nghi ngờ hàng tổn thất, mất mát lập thư dự kháng. Nếu nhận thấy đối tượng khiếu nại là người bán công ty lập hồ sơ khiếu nại người bán. Khi phát hiện hàng hoá tổn thất thuộc trách nhiệm của người bảo hiểm, thì công ty lập tức thông báo cho hãng bảo hiểm cử người xuống kiểm tra. Mời cơ quan giám định theo thoả thuận trong hợp đồng tiến hành giám định tổn thất và lập hồ sơ khiếu nại hãng bảo hiểm theo quy định tại hợp đồng bảo hiểm hoặc quy định tại đơn bảo hiểm. Còn nếu hàng hoá tổn thất trên quãng đường vận chuyển, nghĩa là vận đơn cấp là vận đơn hoàn hảo nhưng khi giao hàng tại cảng lại thiếu hụt, sai quy cách phẩm chất, bao bì bẹp hay thấm nước…lúc này người chuyên chở hoàn toàn phải chịu trách nhiệm. Công ty lập bộ hồ sơ khiếu nại người chuyên chở để được bồi thường. Khi ký kết hợp đồng, trong điều kiện thuê tàu, công ty thường quy định rõ tuổi của tàu không quá 20 tuổi, nếu tuổi tàu trên 16 tuổi thì bên bán phải nộp phí tàu già với mức phí là 0,25% của 110% trị giá hoá đơn. Nếu người bán thuê tàu già hơn quy định trong hợp đồng thì sẽ phải phí tàu già vì công ty bảo hiểm thường không bồi thường mức phí ấy. Thực tế nhận thấy, hàng hoá được vận chuyển bằng container và lựa chọn hãng tàu uy tín, quãng đường vận tải rất ít rủi ro, cho nên công ty thường không phải mời các công ty giám định tổn thất và khiếu nại đối tượng nào. Việc khiếu nại đòi bồi thường là một công việc bất đắc dĩ, tốn kém thời gian, công sức, nhưng để đảm bảo lợi ích của mình và hạn chể rủi ro, khi giao nhận hàng hoá công ty vẫn mời các công ty giám định có thể chủ động khi có rắc rối xảy ra. 2.4 Kết quả của việc tổ chức thực hiện nhập khẩu thiết bị văn phòng ở Công ty TNHH Tân Hồng Hà Như vậy, quy trình nghiệp vụ nhập khẩu hàng hoá phải trải qua các bước tuân theo một trình tự và có liên quan chặt chẽ với nhau. Dù một sai sót nhỏ cũng có thể dẫn đến hậu quả không mong muốn. Cho nên công ty hoàn thành tốt tất cả các khâu, không để một lỗi lầm nhỏ xảy ra, bắt đầu từ khâu tiếp nhận hàng hoá. Điều này giúp cho công tác giao nhận hàng hoá của công ty diễn ra tương đối an toàn và nhanh chóng. Trong công tác thanh toán, công ty luôn mở L/C và thanh toán đúng hạn. Tuy nhiên, vì đối tác là nước ngoài cho nên việc tiến hành ký kết thoả thuận hợp đồng đôi khi chưa chặt chẽ, dẫn đến những bất lợi khi thực hiện hợp đồng. Bảng sau sẽ cho ta thấy kết quả hợp đồng của công ty trong thời gian qua: Bảng 2.3: Tình hình thực hiện hợp đồng nhập khẩu của Công ty TNHH Tân Hồng Hà trong giai đoạn 2003-2007 Chỉ tiêu 2003 2004 2005 2006 2007 Số HĐ Tỷ trọng (%) Số HĐ Tỷ trọng (%) Số HĐ Tỷ trọng (%) Số HĐ Tỷ trọng (%) Số HĐ Tỷ trọng (%) HĐNK đã ký kết 36 100 38 100 39 100 40 100 42 100 HĐNK đã thực hiện 32 88,889 33 86,842 35 89,744 36 90 39 92,857 HĐNK bị huỷ bỏ 4 11,111 5 13,158 4 10,256 4 10 3 7,143 Nguồn: Báo cáo kết quả hoạt thực hiện hợp đồng nhập khẩu của phòng Kế hoạch - Xuất nhập khẩu Qua bảng trên ta thấy tình hình thực hiện hợp đồng nhập khẩu của công ty là khá cao, trung bình gần 90%. Chứng tỏ khả năng giám sát và điều hành hoạt động của ban giám đốc công ty, nghiệp vụ của nhân viên nhập khẩu là khá tốt. Tiến hành tìm hiểu nghiên nhân số hợp đồng bị huỷ bỏ, ta nhận thấy rằng hầu hết đó đều là lý do khách quan nằm ngoài sự kiểm soát của của công ty. Do sự biến động của giá cả sản phẩm gây thiệt hại cho bên xuất khẩu, cho nên doanh nghiệp xuất khẩu chủ động huỷ bỏ hợp đồng và phải chịu phạt do vi phạm hợp đồng. Số hợp đồng bị huỷ bỏ hàng năm có xu hướng giảm (năm 2003 là 4 hợp đồng đến năm 2007 là 3 hợp đồng), thêm vào đó số hợp đồng được ký kết ngày càng tăng (năm 2003 là 36 hợp đồng đến năm 2007 là 42 hợp đồng) làm cho tỷ lệ hợp đồng hỏng giảm xuống (từ 11,111% vào năm 2003 xuống còn 7,143% vào năm 2007). Đây là dấu hiệu cho thấy công tác tổ chức thực hiện hợp đồng của THH đã có nhiều bước tiến khả quan, hứa hẹn nhiều triển vọng phát triển tích cực. 2.5 Đánh giá chung về việc tổ chức thực hiện nhập khẩu thiết bị văn phòng ở Công ty TNHH Tân Hồng Hà 2.5.1 Ưu điểm Nhờ sự lãnh đạo đúng đắn của ban giám đốc, sự cố gắng của đội ngũ trong công ty, sự am hiểu nghiệp vụ của cán bộ xuất nhập khẩu, đã giúp công ty đạt được những mục tiêu để ra như tăng doanh thu, giảm chi phí, nâng cao đời sống công nhân viên. Cụ thể hơn trong quy trình nghiệp vụ nhập khẩu, công ty đã có những ưu điểm: Trong nghiệp vụ mở thư tín dụng: công ty thường nhập khẩu theo hình thức uỷ thác. Cho nên sau khi nhận được thông báo của công ty, đơn vị đặt hàng trong nước có trách nhiệm chuyển tiền ký quỹ cho công ty đúng hạn để công ty tiến hành mở L/C cho kịp tiến độ giao hàng. Cho nên công ty không phải quá lo lắng về khoản tiền ký quỹ mở L/C. Trong nghiệp vụ bảo hiểm: công ty thường tiến hành mua bảo hiểm trong nước, giúp pháp triển hình thức dịch vụ khá mới mẻ ở Việt Nam, đồng thời nâng tầm của các doanh nghiệp bảo hiểm Việt Nam trên trường quốc tế. Hơn nữa, khi có tổn thất xảy ra, công ty có thể khiếu nại bảo hiểm và nhận được tiền bảo hiểm của doanh nghiệp Việt Nam dễ dàng và nhanh chóng hơn. Việc mua bảo hiểm trong nước sẽ giúp hạn chế khoản ngoại tệ phải thanh toán nước ngoài, điều này có ý nghĩa quan trọng khi Việt Nam còn là một quốc gia nghèo đói, rất cần ngoại tệ để phát triển, xây dựng đất nước. Trong nghiệp vụ giao nhận và kiểm tra hàng hoá. Ngay trước khi hàng hoá nhập cảng công ty giao trách nhiệm chuẩn bị chứng từ cho cán bộ nghiệp vụ. Đối với hợp đồng nhập khẩu trực tiếp, công ty thường thuê doanh nghiệp chuyên giao nhận đảm nhiệm cho nên hoàn toàn có thể yên tâm chất lượng. Đối với các đơn đặt hàng nhập khẩu uỷ thác, công ty đã kết hợp được khâu tiếp nhận hàng nhập khẩu với nghiệp vụ giao hàng cho đơn vị đặt hàng trong nước. Nhờ đó rút ngắn được thời gian làm thủ tục giao nhận, đẩy nhanh tiến bộ thực hiện hợp đồng. Việc làm này giúp công ty giao hàng được nhanh chóng, và nếu có trục trặc xảy ra thì vấn đề giải quyết sẽ dễ dàng hơn do có mặt người mua. Trong nghiệp vụ kiểm tra hàng hoá: công ty thường mời các tổ chức chuyên môn như Vinacontrol hoặc SGS đến kiểm tra. Đây là các công ty có chất lượng của việc kiểm tra hàng hoá có mức tin cậy rất cao, hạn chế số lượng hợp đồng không thực hiện được. Trong nghiệp vụ thanh toán: Công ty lựa chọn hình thức thanh toán bằng L/C, cho nên lợi ích được đảm bảo. Công ty chỉ phải trả tiền khi ngân hàng kiểm tra kỹ lượng bộ hồ sơ, đảm bảo nhận hàng theo hợp đồng ký kết và đơn xin mở L/C. Hơn nữa công ty nhận được khoản tín dụng từ phía ngân hàng, thay vì phải chuyển toàn bộ số tiền cho người bán cùng một thời điểm công ty chỉ phải ký quỹ từ 5-10% giá trị hợp đồng. Công ty nhập khẩu theo hình thức uỷ thác giúp công ty chủ động trong vấn đề tiêu thụ, đây không phải vấn đề dễ dàng cho tất cả các doanh nghiệp hiện nay – tìm đầu ra cho sản phẩm, hàng hoá. Những ưu điểm trên có được ngoài sự lãnh đạo đúng đắn của ban giám đốc, sự cố gắng của đội ngũ trong công ty, sự am hiểu nghiệp vụ của cán bộ xuất nhập khẩu, còn có một số những thuận lợi khách quan sau: Điều kiện kinh tế, chính trị xã hội cũng góp một phần không nhỏ đối với các hoạt động kinh doanh của các doanh nghiệp. Nước ta có điều kiện chính trị ổn định, tăng trưởng kinh tế nhanh và ổn định trong thời gian dài, sự khuyến khích đầu tư của chính phủ, hệ thống cơ sở hạ tầng ngày càng được hoàn thiện, tạo môi trường cho các doanh nghiệp phát triển. Các ngành công nghiệp, nông nghiệp, dịch vụ đang từng bước phát triển, theo hướng công nghiệp hoá, hiện đại hoá. Đời sống nhân dân ngày càng được nâng cao, cầu về hàng hoá dùng cho sản xuất và tiêu dùng không ngừng tăng lên. Thị trường có sức tiêu thụ lớn cho nên mặt hàng kinh doanh của công ty cũng bán khá dễ dàng. Hơn nữa, đất nước ngày càng đi lên, việc áp dụng công nghệ kỹ thuật hiện đại để nâng cao hiệu quả làm việc là không thể thiếu, cho nên thị trường mặt hàng thiết bị văn phòng hiện đại mà công ty kinh doanh cũng rất hấp dẫn. Các nhà cung ứng của Công ty TNHH Tân Hồng Hà đều thuộc các nước có quan hệ ngoại giao tốt đẹp với Việt Nam như: Fuji Xerox: Cung cấp máy, vật tư và phụ kiện của máy Photocopy hiệu Fuji Xerox. Uromax Pte Ltd: Cung cấp các loại máy in kim và máy photocopy đã qua sử dụng Panasonic: Cung cấp máy và linh kiện máy photocopy hiệu Panasonic. Các quốc gia này đều là các nước Châu Á cho nên các nước này đều có tư duy và quan điểm kinh doanh tương tự nhau, ví dụ như mong muốn duy trì quan hệ hợp tác làm ăn, lấy lợi ích lâu dài làm trọng. Hai bên còn hiểu rõ phương thức làm ăn của nhau. Điều này đem lại nhiều thuận lợi cho quy trình nghiệp vụ nhập khẩu hàng hoá của Việt Nam nói chung và THH nói riêng. Hơn thế nữa, các nước còn có quan hệ hợp tác về khoa học kỹ thuật, rất nhiều cán bộ của Việt Nam được cử đi đào tạo ở các nước này. Trong giai đoạn hiện nay, nhà nước đang có chủ trương khuyến khích các doanh nghiệp tham gia kinh doanh xuất nhập khẩu đẩy mạnh hội nhập kinh tế thế giới. Để thực hiện chủ trương này, nhà nước tạo một hành lang pháp lý thông thoáng cho hoạt động xuất nhập khẩu, đơn giản các thủ tục như xin giấy phép xuất nhập khẩu, làm thủ tục hải quan. Số các mặt hàng phải xin giấy phép giảm xuống còn 9 mặt hàng và mở rộng hoạt động xuất nhập khẩu cho tất cả các thành phần kinh tế tham gia. Công ty trang bị dây truyền máy móc, thiết bị ngoại nhập hiện đại và đồng bộ nhằm  nâng cao chất  lượng và giảm giá thành sản phẩm, đảm bảo theo tiêu chuẩn chất lượng  Quốc Tế. Không ngừng cải tiến công nghệ, đào tạo con người , tiếp nhận công nghệ mới… Nhập khẩu và tiêu thụ hàng nhập khẩu là hai hoạt động chính của công ty, luôn được công ty quan tâm theo dõi sát sao. Sự quan tâm, lãnh đạo, định hưóng, theo dõi tỷ mỷ quá trình nhập khẩu hàng hoá của ban giám đốc doanh nghiệp đã làm cho quy trình nghiệp vụ nhập khẩu diễn ra thuận lợi hơn. Nhờ những điều kiện thuận lợi trên mà số lượng và chất lượng hợp đồng nhập khẩu ngày càng được nâng cao. Tuy nhiên công ty vẫn gặp phải một số vướng mắc nhất định. 2.5.2 Tồn tại Công ty đã thực hiện thành công nhiều hợp đồng nhập khẩu hàng hoá. Tuy nhiên, quy trình nghiệp vụ nhập khẩu vẫn tồn tại một số hạn chế nhất định. Chúng ta cần nhìn thẳng vào vấn đề để từ đó có những giải pháp hoàn thiện. Trong nghiệp vụ mở thư tín dụng: Đơn xin mở thư tín dụng vẫn còn những điều khoản không thống nhất với hợp đồng, điều này dẫn đến thời gian và chi phí tu chỉnh thư tín dụng, ảnh hưởng đến uy tín của doanh nghiệp. Trong nghiệp vụ thanh toán: công ty lựa chọn phương thức thanh toán tín dụng chứng từ, đã hạn chế rủi ro cho cả người mua và người bán đến mức tối đa. Tuy nhiên, nó vẫn không đảm bảo an toàn tuyệt đối cho Công ty TNHH Tân Hồng Hà. Việc thanh toán chỉ dựa trên chứng từ mà không dựa trên thực tế hàng hoá, nên có thể dẫn đến tình trạng chứng từ giả mạo, chứng từ không trung thực, hoặc có sự mâu thuẫn giữa chứng từ và hàng hoá. Trong nghiệp vụ làm thủ tục hải quan vẫn còn những vướng mắc, chưa thực sự khẩn trương nhanh chóng, làm giảm tiến độ nhập khẩu hàng hoá. Trong nghiệp vụ giao nhận: Công ty vẫn chưa thể đảm nhận mà phải thuê một doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ khác, điều đó dẫn đến tăng chi phí, giảm lợi nhuận kinh doanh. CHƯƠNG 3 - MỘT SỐ BIỆN PHÁP HOÀN THIỆN QUY TRÌNH NGHIỆP VỤ NHẬP KHẨU HÀNG HOÁ Ở CÔNG TY TNHH TÂN HỒNG HÀ 3.1 Mục tiêu, phương hướng phát triển của Công ty 3.1.1 Phương hướng phát triển của Công ty TNHH Tân Hồng Hà Những thành tựu mà Công ty TNHH Tân Hồng Hà đạt được trong thời gian qua là rất khả quan. Công ty không chỉ tham gia vào nhập khẩu và kinh doanh máy móc, thiết bị văn phòng công ty mà còn từng bước tham gia vào hoạt động kinh doanh các sản phẩm đa dạng khác nhằm phân tán rủi ro trong kinh doanh, lấy lợi nhuận của lĩnh vực này bù trợ cho lĩnh vực khác. Tuy nhiên, công ty mới chập chững bước vào các lĩnh vực này nên ta không đi sâu nghiên cứu và chưa có số liệu cụ thể để chứng minh. Căn cứ vào tình hình thực tế, ban lãnh đạo công ty có một số định hướng để phát triển công ty trong thời gian tới nhằm hạn chế khó khăn đồng thời vận dụng tối đa lợi thế của doanh nghiệp. Mở rộng quy mô kinh doanh và lĩnh vực kinh doanh: Trong tương lai công ty vẫn tiếp tục kinh doanh máy móc, thiết bị văn phòng. Tuy nhiên quy mô kinh doanh chưa xứng với tiềm lực công ty. Công ty nên mở rộng hệ thống phân phối ở các khu công nghiệp, vì đây chính là nơi tiêu thụ lớn các thiết bị văn phòng. Mỗi một doanh nghiệp nhu cầu sản phẩm thiết bị văn phòng hiện đại phục vụ cho công việc, nâng cao năng suất làm việc, hiệu quả và tiết kiệm là rất lớn. Hơn nữa mục tiêu công nghiệp hoá hiện đại hoá là mục tiêu cả đất nước trong thời kỳ đổi mới cho nên các doanh nghiệp, các phải từng bước ứng dụng các thành tựu khoa học công nghệ vào sản xuất, kinh doanh, học tập và đào tạo. Cho nên thị trường kinh doanh thiết bị văn phòng là một thị trường tiềm năng. Công ty cần khai thác hết tiềm lực và mở rộng thị phần của mình. Mặt hàng kinh doanh: Đa dạng hoá mặt hàng kinh doanh, tận dụng tối đa cơ sở vật chất kỹ thuật, nguồn nhân lực cũng như nguồn vốn của công ty. Tăng nhập khẩu cả số lượng và giá trị: Nâng cao kỹ năng nghiệp vụ thực hiện hợp đồng nhập khẩu, tránh sai sót dẫn đến hợp đồng không được thực hiện, phải huỷ bỏ hợp đồng. Tìm kiếm thêm những nhà cung ứng mới để tăng khả năng, có quyền lựa chọn những nhà cung cấp tốt. Duy trì mối quan hệ làm ăn lâu dài với các bạn hàng trong nước, tạo uy tín, tên tuổi trên thị trường cung cấp các thiết bị văn phòng. Tìm kiếm thêm những khách hàng mới để tăng cơ hội ký kết thêm những hợp đồng mới. Nâng cao lợi nhận, giảm công nợ tồn đọng, giảm thiểu cung cấp mặt hàng có lỗi, kém phẩm chất, phục vụ khách hàng tận tình, chu đáo, đáp ứng đầy đủ nhu cầu khách hàng, nâng cao chất lượng dịch vụ sau bán hàng. Xây dựng thương hiệu trên thị trường nhờ làm ăn có hiệu quả, uy tín, cung cấp hàng đúng chủng loại, số lượng chất lượng, đúng thời gian, đúng yêu cầu… Nâng cao trình độ lao động, cải thiện chất lượng nguồn nhân lực, tăng cường số cán bộ công nhân viên có trình độ đại học và sau đại học, thay thế dần những lao động không còn khả năng phục vụ cho hoạt động kinh doanh của công ty. Thường xuyên đào tạo, đào tạo lại đội ngũ kỹ thuật của công ty, cập nhật thêm thông tin, thông số kỹ thuật của những sản phẩm mới để giải quyết những vướng mắc của khách hàng một cách hiệu quả, có các chương trình cử một số cán bộ đi đào tạo nước ngoài. Tạo môi trường làm việc trong công ty thân mật, cởi mở, giữa các thành viên có mối quan hệ gắn bó, điều này tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình giao tiếp cũng như tạo không khí làm việc trong công ty. Phấn đấu trở thành doanh nghiệp đứng đầu trong lĩnh vực cung cấp thiết bị văn phòng trong khu vực. Hiện tại địa bàn hoạt động của công ty là Hà nội và một số tỉnh thành lân cận như Hải Phòng, Hải Dương, Hưng Yên…Phấn đấu chiếm lĩnh thị trường miền Bắc trong tương lai. 3.1.2 Kế hoạch mục tiêu năm 2008 Căn cứ vào tình hình hoạt động những năm vừa qua, cùng với việc đánh giá những ưu khuyết điểm của mình, ban giám đốc Công ty TNHH Tân Hồng Hà đã đề ra các mục tiêu, kế hoạch hoạt động năm 2008, trong đó có một số mục tiêu cụ thể như sau: Tổng doanh thu : 125 tỷ Giá trị nhập khẩu : 100 tỷ Lợi nhuận : 5 tỷ Thu nhập bình quân : 1,5 triệu/người Số hợp đồng nhập khẩu : 42 3.2 Một số biện pháp hoàn thiện quy trình nghiệp vụ nhập khẩu hàng hoá ở Công ty TNHH Tân Hồng Hà Qua nghiên cứu tình hình thực tế của công ty kết hợp với phân tích đánh giá, quá trình nghiệp vụ nhập khẩu hàng hoá ở THH, tôi xin đưa ra một số giải pháp góp phần hoàn thiện hơn nữa quy trình nghiệp vụ này, từ đó góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động nhập khẩu của công ty trong tương lai. 3.2.1 Một số cải tiến trong quy trình tổ chức thực hiện nhập khẩu hàng hoá ở Công ty TNHH Tân Hồng Hà 3.2.1.1 Trong nghiệp vụ mở L/C Trong công việc mở L/C có hai bước mà công ty cần phải tiến hành là lập đơn xin mở và ký quỹ mở L/C. Đơn xin mở L/C ràng buộc trách nhiệm của ngân hàng mở L/C với nhà nhập khẩu, đồng thời nó là cơ sở giải quyết tranh chấp (nếu có) giữa nhà nhập khẩu và ngân hàng, Đơn xin mở L/C cũng là căn cứ để ngân hàng phát hành L/C. Cơ sở để viết đơn xin mở L/C là hợp đồng được ký kết giữa người xuất khẩu và người nhập khẩu. Để tránh phải điều chỉnh L/C vừa mất thời gian vừa tốn kém chi phí, ngay từ đầu công ty cần cân nhắc kỹ nội dung, sao cho vừa chặt chẽ, ngắn gọn, vừa tôn trọng điều khoản đã thoả thuận trong hợp đồng, và nhà xuất khẩu chấp nhận được. Công ty có thể fax đơn xin mở L/C cho nhà xuất khẩu xem trước và cho ý kiến. Hai bên sẽ trao đổi thông tin qua fax, email, telephone…sao cho đi đến sự thống nhất giữa hai bên. Như vậy nếu có thiếu sót, hay có chỗ nào còn vướng mắc, nhà xuất khẩu sẽ fax lại yêu cầu, vừa đơn giản, vừa nhanh chóng vừa tiết kiệm chi phí. Khi hai bên đã hoàn toàn thống nhất, THH sẽ tiến hành mở L/C. 3.2.1.2 Trong nghiệp vụ thanh toán Phương thức thanh toán tín dụng chứng từ có rất nhiều ưu điểm. Tuy nhiên không phải không có những hạn chế. Việc thanh toán chỉ dựa trên chứng từ mà không dựa trên thực tế hàng hoá, cho nên bên bán có thể lợi dụng điều đó để được thanh toán. Ví dụ: xuất trình chứng từ giả, chứng từ không thống nhất với hàng hoá. Nếu công ty vẫn thanh toán, công ty phải chấp nhận rủi ro là không nhận được hàng hoặc nhận hàng không đúng với hợp đồng. Để tránh tình trạng này, công ty phải quy định chặt chẽ nội dung, và hình thức của bộ chứng từ. Bộ chứng từ bên bán xuất trình được ngân hàng chấp nhận thanh toán, phải đảm bảo những yêu cầu sau: Chứng từ phải do các cơ quan đáng tin cậy cung cấp. Vận đơn phải do hàng tàu đích danh lập. Hoá đơn thương mại nên có sự xác nhận của đại diện phía công ty, của phòng thương mại hay hoá đơn lãnh sự. Giấy chứng nhận về số lượng, chất lượng phải do cơ quan có uy tín ở nước xuất khẩu cấp Trước đó, công ty nên tìm hiểu kỹ càng về đối tác. Công ty có thể tham vấn ý kiến ngân hàng về tinh hình hoạt động kinh doanh của nhà xuất khẩu, tránh tình trạng không nhận được hàng, hoặc nhận hàng không đúng vẫn phải thanh toán. Trong hợp đồng, THH có thể quy định thêm một số điều khoản thưởng phạt, và mức thưởng phạt cụ thể nếu người bán không thực hiện đầy đủ nghĩa vụ quy định trong hợp đồng. Nếu hai bên mới có quan hệ làm ăn, và THH vẫn chưa thật sự tin tưởng đối tác, công ty có thể yêu cầu nhà xuất khẩu gửi bản sao bộ chứng từ thanh toán, để tham khảo, điều chỉnh hoặc yêu cầu thêm, phòng trường hợp hàng đến nơi mà công ty vẫn chưa thể xuất trình bộ chứng từ để nhận hàng, hoặc bộ chứng từ không hợp lệ. Nếu hai bên đã có mối quan hệ làm ăn lâu dài, và thực sự tin tưởng nhau, thì việc áp dụng hình thức thư tín dụng huỷ ngay, trả ngay rất cứng ngắc, và tốn kém thời gian và chi phí. Trong trường hợp này, công ty có thể linh hoạt hơn bằng việc sử dụng hình thức chuyển tiền, hoặc thư tín dụng không huỷ ngang, trả chậm. Nếu công ty thoả thuận được với khách hàng hình thức L/C trả chậm thì giúp ích rất nhiều cho công ty trong thời gian thu hồi vốn kinh doanh trong nước để thanh toán, giảm lãi suất vay nóng ngân hàng. 3.2.1.3 Trong nghiệp vụ làm thủ tục hải quan Để tránh mất thời gian trong khâu làm thủ tục hải quan, công ty nên chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ về lô hàng nhập khẩu mà cơ quan hải quan yêu cầu. Bộ hồ sơ này phải đầy đủ số lượng và chất lượng, chủng loại cần thiết. Việc kê khai hàng hoá phải đảm bảo đúng theo quy định của biểu thuế, để thuận lợi, nhanh chóng trong khâu kiểm hoá. Do đó công ty nên có một cán bộ chuyên phụ trách về vấn đề này nhằm tiết kiêm thời gian và chi phí cần thiết. Cán bộ làm thủ tục hải quan sẽ chịu trách nhiệm về toàn bộ thủ tục, giấy tờ liên quan đến lô hàng nhập khẩu. Anh ta có mối liên hệ thường xuyên với bộ phận hải quan để luôn cập nhật mọi thông tin, những diễn biến tình hình, hay những thay đổi liên quan đến lô hàng. Cán bộ này cũng phải luôn nghiên cứu tìm hiểu những quy định mới liên quan đến thủ tục hải quan: như danh mục hàng hoá cấm xuất nhập khẩu, danh mục hàng hoá miễn thuế, miễn kiểm tra… Công ty cũng nên áp dụng hình thức thông quan điện tử để tiết kiệm thời gian và công sức. Hiện nay, nhà nước cũng có quy định về cấp thẻ ưu tiên làm thủ tục hải quan, cho doanh nghiệp. Thẻ chỉ có giá trị trong 6 tháng, và không áp dụng cho làm thủ tục hải quan cho lô hàng xuất khẩu, nhập khẩu uỷ thác. Trong thời gian trước mắt, công ty cố gắng hoàn thiện tốt thủ tục hải quan, để được xem xét đưa vào danh sách những doanh nghiệp được cấp thẻ ưu tiên làm thủ tục hải quan vì như vậy thủ tục hải quan sẽ được đơn giản hoá, và đẩy mạnh quá trình lên rất nhiều. 3.2.2 Biện pháp về tổ chức quản lý hợp đồng nhập khẩu Tất nhiên việc tổ chức quản lý hợp đồng không thuộc quy trình nghiệp vụ nhập khẩu hàng hoá của công ty nhưng công việc này sẽ gây nhiều khó khăn nếu nó không được chuẩn bị tốt hay chưa khoa học. Đó là khó khăn trong công việc sửa chữa và cập nhật chi tiết và theo dõi tiến bộ thực hiện của hợp đồng. Để khắc phục nhược điểm này công ty nên có một nhân viên chuyên phụ trách hợp đồng. Sự chuyên môn hoá này tạo điều kiện thuận tiện trong việc quản lý, số hợp đồng mà một cá nhân phụ trách không nhiều, do đó họ nắm chắc các khoản mục trong hợp đồng. Nhờ vậy các thông tin nhầm lẫn được hạn chế đi rất nhiều, thậm chí có thể loại bỏ hoàn toàn. Hơn nữa, khi hợp đồng có trục trặc thì công ty dễ dàng quy thuộc trách nhiệm của ai, từ đó có biện pháp xử lý và rút kinh nghiệm. Để chuyên môn hoá nhân viên phụ trách hợp đồng của công ty cần dựa vào số lượng hợp đồng được thực hiện trong cùng một thời gian và số lượng nhân viên có đủ trình độ nghiệp vụ để trách nhiệm theo dõi hợp đồng đó, khả năng của từng người. Từ đó công ty có thể xác định được mỗi nhân viên phụ trách bao nhiêu hợp đồng. Những nhân viên có trình độ nghiệp vụ giỏi, có kinh nghiệm sẽ phụ trách những hợp đồng có giá trị lớn, thời gian thực hiện ngắn hơn. Bên cạnh đó, công ty nên sắp xếp các hợp đồng theo một trật tự nhất định tạo điều kiện theo dõi, tìm kiếm dễ dàng, khoa học, đỡ tốn thời gian công sức, tránh được nhầm lẫn. Công ty có thể dựa vào các tiêu chí sau để sắp xếp các hợp đồng một cách trật tự: Theo thời gian ký kết hợp đồng ngoại thương: Hợp đồng của lô hàng nhập khẩu nào được ký kết trước thì được sắp xếp lên trước. Vì những hợp đồng này sẽ nhận được các yêu cầu tu chỉnh chi tiết hợp đồng từ phía đối tác trước, yêu cầu mở và tu chỉnh L/C từ phía đối tác và ngân hàng trước so với những hợp đồng được ký kết sau. Theo thời gian hoàn thành hợp đồng uỷ thác: Không hẳn là bất kỳ lô hàng nhập khẩu nào có hợp đồng được ký kết trước cũng được thực hiện trước. Nếu hai lô hàng có thời gian ký kết hợp đồng gần nhau thì lô hàng nào phải hoàn thành hợp đồng uỷ thác trước sẽ được ưu tiên thực hiện trước, do đó sẽ được sắp xếp lên trước. Ngoài ra công ty có thể đầu tư một chiếc giá để xếp các hợp đồng. Chi phí để có chiếc giá này không lớn lắm, hoàn toàn phù hợp với khả năng của công ty. Chiếc giá này nhỏ gọn, có nhiều ngăn có thể được đặt ngay trên bàn để thuận tiện cho nhân viên sử dụng. Mỗi ngăn của giá dành cho một hợp đồng và có ghi số hợp đồng và mặt hàng nhập khẩu. Khi có điều chỉnh liên quan đến hợp đồng nào đó thì nhân viên phụ trách có thể ngay lập tức lấy được đúng hợp đồng đó, hoàn toàn không tốn kém thời gian, công sức và hạn chế sự nhầm lẫn, thậm chí sự nhầm lẫn có thể được loại bỏ hoàn toàn. Ngay cả khi nhân viên phụ trách hợp đồng vắng mặt thì các cá nhân khác cũng có thể ghi nhận thông tin thay đổi liên quan đến hợp đồng bằng cách lưu sự thay đổi đó vào một mảnh giấy rồi bỏ vào đúng ô chứa hợp đồng đó. Có sự xác nhận của người thay đổi đó, và sự thay đổi đó xuất phát từ đâu. Việc tổ chức quản lý hợp đồng một cách khoa học hợp lý, sẽ tạo rất nhiều điều kiện thuận lợi cho công ty. Nó giảm bớt những khâu công việc không cần thiết, những thời gian nhầm lẫn, sửa chữa không đáng có. 3.2.3 Biện pháp khuyến khích động lực làm việc của các nhân viên phụ trách nghiệp vụ nhập khẩu hàng hoá Hiện tại chế động thưởng phạt của công ty chưa có tác dụng lớn trong việc thúc đẩy động lực làm việc của nhân viên nghiệp vụ trong công ty. Sở dĩ có vấn đề tồn tại này là do thưởng phạt chưa gắn liền với thời gian và kết quả thực hiện hợp đồng. Để cải thiện tình hình trên, công ty có thể nghiên cứu lại chế độ thưởng phạt, nghiên cứu một chế độ thưởng phạt hợp lý và hiệu quả. Công ty xem xét và áp dụng chế độ thưởng phạt theo một trong số các phương pháp sau: Chế độ thưởng phạt theo cá nhân: Trong quy trình nghiệp vụ nhập khẩu, kết quả hoạt động này phụ thuộc vào trình độ, ý thức, trách nhiệm và sự chu đáo cẩn thận của từng cá nhân. Quy trách nhiệm vào từng cá nhân, người nào làm thì người đó chịu trách nhiệm. Rõ ràng việc thưởng phạt theo cá nhân sẽ giúp các nhân viên nghiệp vụ ý thức rõ hơn về quyền lợi và trách nhiệm của mình, chú ý đến công việc của mình hơn. Hạn chế sự thiếu ý thức, bất cẩn hay trình độ kém ở một số nhân viên. Chế độ thưởng phạt theo gói hợp đồng: Gói hợp đồng là đơn vị phổ biến nhất để đánh giá mức độ hoàn thành công việc. Công ty có chế độ thưởng phạt theo phương pháp này, đảm bảo sự phù hợp giữa thời gian và kết quả thực hiện công việc. Theo logic, việc thưởng phạt càng gần với thời điểm có kết quả bao nhiêu thì tác dụng thúc đẩy càng lớn bấy nhiêu. Chế độ thưởng phạt theo phòng ban: Kiến nghị này hoàn toàn phù hợp với kiến nghị trên, hoàn toàn không có mâu thuẫn ở đây. Nếu chế độ thưởng phạt theo cá nhân có tác động lớn trong việc thúc đẩy động lực làm việc của từng các nhân thì chế độ thưởng phạt theo phòng ban có tác dụng gắn kết các cá nhân trong cùng một phòng ban lại với nhau, và có tác dụng khuyến khích sự thi đua giữa các phòng ban. Hơn nữa do số lượng nhân viên là khá lớn nên việc quản lý thưởng phạt theo từng cá nhân là tương đối phức tạp. Chế độ khen thưởng theo phòng ban tuy tác dụng thúc đẩy kém hơn nhưng lại dễ quản lý hơn. Để tận dụng được ưu điểm và nhược điểm của từng chế độ thưởng phạt, công ty có thể áp dụng kết hợp cả hai. Một trong những cách kết hợp đó là khen thưởng theo kiểu đa cấp. Theo đó, cấp thấp nhất là các nhân viên nghiệp vụ nhập khẩu hàng hoá ở công ty. Đặc điểm của công ty là số hợp đồng thực hiện không thành công chỉ chiếm tỷ lệ nhỏ trong tổng số hợp đồng được ký kết. Do vậy, đối với mỗi nhân viên nghiệp vụ, nếu một hợp đồng không thành công thì ngay lập tức phải báo cáo nguyên nhân thất bại và các bài học kinh nghiệm rút ra. Nếu nguyên nhân đó là do lỗi khách quan, nhân viên nghiệp vụ đó phải tìm ra điểm bất lợi, kiến nghị với cơ quan lãnh đạo để từ đó có biện pháp hạn chế những bất lợi tương tự trong hợp đồng sau. Nếu nguyên nhân đó là do lỗi chủ quan, nhân viên đó hoàn toàn chịu trách nhiệm về những sai sót của mình. Trên đây là những biện pháp xử phạt đối với những hợp đồng không thành công. Còn đối với những hợp đồng thực hiện thành công thì sao. Theo tôi, cứ sau một số lượng hợp đồng nhất định thực hiện thành công, nhân viên phụ trách sẽ được thưởng, và mức thưởng này sẽ dựa theo tổng giá trị hàng hoá nhập khẩu. Cấp thứ hai là cán bộ quản lý các nhân viên phụ trách nghiệp vụ. Đối với các cán bộ quản lý, thì cứ sau một số lượng nhất định các hợp đồng thực hiện thành công (ngưỡng này lớn hơn ngưỡng áp dụng cho nhân viên nghiệp vụ) thì sẽ được thưởng. Công ty cũng đặt ra định mức cho các cán bộ quản lý, nếu trong năm có số hợp đồng được thực hiện thành công vượt mức sẽ được thưởng thêm. Còn nếu không vượt mức thì không bị phạt vì số lượng hợp đồng thực hiện còn phụ thuộc vào số lượng hợp đồng ký kết. Nếu số hợp đồng thực hiện không thành công vượt mức cho phép thì khi đó cán bộ quản lý mới phải chịu trách nhiệm. Để thúc đẩy động lực hoạt động của nhân viên thực hiện hợp đồng thì có rất nhiều biện pháp, trong đó có chế độ thưởng phạt là hợp lý nhất. Và trong chế độ thưởng phạt thì thưởng phạt gắn liền với quyền lợi và trách nhiệm của từng cá nhân có tác động thúc đẩy mạnh mẽ nhất. Nó đòi hỏi, các cá nhân phải tự đào tạo trình độ không ngừng, phải cố gắng và hoàn thiện mình, phải có ý thức trách nhiệm cao độ. Như thế vừa khẳng định được mình vừa được sự quan tâm khen thưởng của các cấp lãnh đạo. 3.2.4 Biện pháp hạn chế ảnh hưởng tiêu cực xuất phát từ nguyên nhân khách quan Những nguyên nhân khách quan bên ngoài không nằm trong sự kiểm soát của công ty, nên công ty khó chủ động giải quyết. Tuy nhiên công ty cũng có thể hạn chế những rắc rối này bằng một số các biện pháp. Ví dụ như đối với việc sửa chữa thông tin qua fax. Các bên thường xuyên trao đổi thông tin qua fax. Quá trình theo dõi các thông báo bằng fax lại dễ dẫn đến sai sót, đòi hỏi phải kiểm tra kỹ lưỡng và hỏi lại những thông tin chưa rõ ràng gây ra tốn kém công sức, thời gian của cán bộ. Đây là vấn đề khó giải quyết. Tuy nhiên, công ty có thể hạn chế những rắc rối này bằng cách thiết lập một mẫu thông báo riêng. Trong thông báo này, các thông tin trong mẫu thông báo được chia thành từng ô nhỏ. Chỉ khi tất cả các ô được điền đầy đủ thì mới đảm bảo thông báo không thiếu sót. Công ty có thể gửi mẫu thông báo này cho các đối tác nước ngoài để dễ kiểm tra và quản lý. Hay đối với nghiệp vụ ký kết hợp đồng mà việc soạn thảo hợp đồng là nghĩa vụ của bên bán. Nhưng để hạn chế những sơ suất có thể xảy ra trong khi ký kết hợp đồng, công ty có thể giành lấy quyền soạn thảo hợp đồng mua bán. Việc giành lấy quyền soạn thảo này có thể sẽ tốn thêm công sức, thời gian nhưng công ty có thể chủ động về các điều khoản, đặt biệt là những khoản mục cần giải thích rõ để hạn chế rủi ro và đảm bảo lợi ích cho mình .Ví dụ trong điều khoản thuê tàu nhập khẩu theo điều kiện CFR người bán thuê tàu, tuổi tàu cần được quy định rõ là không quá 20 tuổi, nếu tuổi tàu trên 16 tuổi thì bên bán phải nộp phí tàu già với mức phí là 0,25% của 110% trị giá hoá đơn. 3.2.5 Biện pháp nâng cao trình độ cho nhân viên phụ trách nghiệp vụ Có thể nói nguồn nhân lực là yếu tố quyết định sự thành bại của doanh nghiệp. Thực tế cho thấy, doanh nghiệp có khả năng tiến xa hay không phụ thuộc vào đội ngũ nhân viên của doanh nghiệp ấy, phụ thuộc vào trình độ, năng lực, tác phong, đạo đức làm việc. Hiện nay, trong bối cảnh nền kinh tế tri thức đang hình thành, thì đào tạo nguồn nhân lực đang giữ vị trí quan trọng. Ý thức được vấn đề này, công ty thường xuyên nỗ lực tuyển dụng, đào tạo, đào tạo lại nguồn nhân lực, nhằm củng cố và nâng cao nghiệp vụ cho cán bộ công nhân viên, đặc biệt là nhân viên xuất nhập khẩu, phải hiểu rõ luật pháp, buôn bán của đối tác, những tập quán, thông lệ quốc tế mà nước đó sử dụng, và có thể áp dụng linh hoạt vào trong công việc. Hiện nay, số cán bộ trong công ty hầu hết là những người trẻ tuổi, nhanh nhẹn nhạy bén, có khả năng học hỏi, tiếp thu những cái mới, tuy nhiên lại bị hạn chế về kinh nghiệm. Cho nên người đi trước có thể giúp đỡ, chỉ bảo người đi sau để hạn chế những thiếu sót do kinh nghiệm. Nhu cầu cải tiến nâng cao nguồn lực công ty là một việc làm cần thiết. Để nâng cao hiệu quả nghiệp vụ nhập khẩu hàng hoá, có thể tiến hành những biện pháp sau: Mở các lớp nghiệp vụ ngắn hạn Các nhân viên thuộc khối kinh tế hay khối kỹ thuật am hiểu chuyên môn, nhưng còn hạn chế về ngoại ngữ, chưa có nhiều kiến thức hay chưa thường xuyên cập nhập những thông tin về hàng hoá mới mà doanh nghiệp đang kinh doanh. Mà do đặc điểm của công ty là nhập khẩu thiết bị văn phòng, tức là một công việc vừa hàm chứa yếu tố kỹ thuật, vừa am hiểu về ngoại ngữ. Việc chênh lệch về trình độ chuyên môn này chưa ảnh hưởng lớn đến hoạt động kinh doanh của công ty, xong rất khó khăn để nâng cao nghiệp vụ nhập khẩu hàng hoá, nâng cao hiệu suất làm việc hay tăng số hợp đồng được ký kết. Do đó đối với những cán bộ có thời gian làm việc lâu trong công ty, công ty sẽ tổ chức một khoá học ngắn hạn, để nâng cao trình độ ngoại ngữ cho nhân viên kỹ thuật, hay một khoá học chuyên môn tổng quát về kỹ thuật, hàng hoá mà công ty đang kinh doanh cho các nhân viên hành chính, kinh tế. Trong quá trình tuyển dụng, công ty nên chú trọng hơn về trình độ ngoại ngữ, tất nhiên cũng không được xem nhẹ chuyên môn, nghiệp vụ. Điều này không mới mẻ nhưng nó sát với thực tế của THH. Cử cán bộ đi đào tạo về thuê tàu, mua bảo hiểm hàng hoá, hay mở L/C và các lĩnh vực liên quan. Mục đích là khi ký kết hợp đồng theo điều kiện gì, đội ngũ nhân viên không ngỡ ngàng, có sẵn trình độ nghiệp vụ để thực hiện. Công ty cũng nên đầu tư đào tạo cán bộ có khả năng thương lượng, ký kết hợp đồng. Tuy nó không nằm trong nghiệp vụ nhập khẩu hàng hoá, nhưng nó khá là quan trọng, nó ảnh hưởng trực tiếp đến khâu nghiệp vụ. Ví dụ: đàm phán để giành được quyền thuê tàu, được chậm thanh toán…Một khi đã giành được quyền thuê tàu, công ty có thể lựa chọn kỹ hãng tàu, lịch trình tàu đi theo ý muốn nhằm tránh khả năng hàng bị hư hỏng, mất mát khi vận chuyển, đảm bảo lợi ích nhiều nhất cho doanh nghiệp. Hiện tại khâu giao nhận của công ty vẫn chưa trực tiếp tiến hành mà uỷ thác cho doanh nghiệp chuyên giao nhận thực hiện, hoặc giao lại cho đơn vị đặt hàng trong nước. Nếu công ty tự thực hiện giao nhận, công ty sẽ tiết kiệm được chi phí, hơn nữa công ty sẽ nắm rõ hơn thực trạng hàng hoá về số lượng, chất lượng, để kịp thời có biện pháp giải quyết. 3.2.6 Biện pháp cải thiện nguồn vốn kinh doanh Thiếu vốn vẫn là bài toán khó giải quyết ở hầu hết các doanh nghiệp, không chỉ ở riêng doanh nghiệp sản xuất mà còn ở các doanh nghiệp thương mại, dịch vụ. Thiếu vốn khiên doanh nghiệp không thể mở rộng quy mô hay chớp lấy thời cơ. Ví dụ: Công ty dự đoán được một mặt hàng nào đó trong tương lai sẽ tăng giá, nếu có đủ vốn, công ty sẽ nhập khẩu lô hàng đó, đợi lên giá sẽ bán. Nhưng công ty sẽ bỏ lỡ cơ hội đó nếu không đủ vốn. Hơn nữa, vốn còn ảnh hưởng gián tiếp đến hoạt động kinh doanh của công ty nói chung và nghiệp vụ nhập khẩu hàng hoá nói riêng. Thiếu vốn công ty không thể cải thiện được cơ sở vật chất, không thể đầu tư trang thiết bị hiện đại, không thể ứng dụng những thành tự khoa học kỹ thuật mới vào trong sản xuất, không thể cử cán bộ đi đào tạo…Vì vậy cải thiện nguồn vốn, có thể nói là một công việc đầu tiên, cần thiết mà công ty nên tiến hành. Đối với một công ty trách nhiệm hữu hạn như Tân Hồng Hà, một số biện pháp áp dụng có thể áp dụng như sau: Dùng khoản lãi cuối năm để tái đầu tư mở rộng kinh doanh. Công ty có thể tận dụng vốn của ngân hàng, bằng cách thiết lập lòng tin về thanh toán L/C khi đến hạn, cung các làm ăn hiệu quả, chuyên nghiệp, để ngân hàng đồng ý cho THH, ký quỹ với mức thấp khi mở L/C, hay cho vay những khoản tiền lớn hơn với thời gian lâu hơn. Để có thể gây dựng niềm tin với ngân hàng, công ty cần: Thanh toán đầy đủ L/C khi đến hạn Đưa ra các phương án kinh doanh khả thi có tính thuyết phục cao. Duy trì tài sản tiền gửi ổn định. Trong trường hợp cần thiết, công ty có thể nhường ngân hàng một phần lợi nhuận từ việc nhập khẩu lô hàng bằng việc chấp nhận vay với lãi suất cao hơn thực tế. Tất nhiên vấn đề này công ty cần xem xét kỹ, đảm bảo vẫn có lợi nhuận sau khi trừ tất cả các khoản chi phí, trong đó có cả chi phí phát sinh do vay gấp với lãi suất cao từ phía ngân hàng. Gia nhập thị trường chứng khoán cũng là biện pháp hay có thể tăng vốn của doanh nghiệp lên nhanh chóng, tuy nhiên nó cũng tiềm ẩn nhiểu rủi ro, nên cần cân nhắc khi tiến hành đầu tư. Công ty có thể tuyển thêm nhân viên am hiểu chứng khoán, hoặc cử cán bộ đi học các khoá học nghiệp vụ, sao cho có thể sử dụng quỹ đầu tư của doanh nghiệp một cách hiệu quả nhất, an toàn nhất. 3.2.7 Áp dụng thương mại điện tử vào việc kinh doanh của công ty Ích lợi từ thương mại điện tử chúng ta không có gì để bàn cãi như mở rộng thị trường, giảm thời gian từ khi thanh toán đến khi nhận hàng, tìm kiếm đối tác kinh doanh, hay cải thiện hình ảnh của doanh nghiệp… Thương mại điện tử trên thế giới đã khá phát triển và sắp trở thành một hình thức mua bán chính thay cho các cửa hàng, siêu thị. Nhưng ở Việt Nam đó còn khá mới mẻ, và có nhiều tiềm năng, và đang thu hút các doanh nghiệp tham gia. Có rất nhiều nguyên nhân khiến thương mại điện tử chưa được áp dụng phổ biến ở Việt Nam. Một trong những nguyên nhân đó là: do tâm lý của người Việt Nam, chưa có hệ thống cơ sở hạ tầng đồng bộ và hoàn thiện… Một trong các khoản mục chính cho đầu tư cơ sở hạ tầng, vật chất kỹ thuật là được trang bị máy tính với số lượng khá lớn. Ưu điểm của THH trong lĩnh vực này là mỗi người trong khu vực văn phòng đều có một máy, và đang bắt đầu áp dụng hình thức thương mại điện tử vào trong mua bán. Các máy tính đều được nối mạng và nối với nhau bằng mạng LAN, tạo điều kiện thuận lợi để trao đổi và tìm kiếm thông tin về đối tác, cũng như khách hàng, những biến động của thị trường…Tuy nhiên trong công ty vẫn chưa có một nhân viên quản trị mạng giỏi. Nhân viên này sẽ thiết kế và sắp xếp các công việc một các hợp lý và hiệu quả, từ việc khai thác thông tin bên ngoài đến trao đổi thông tin nội bộ. Trên cơ sở đó công ty sẽ đàm phán, ký kết hợp đồng, đặt hàng cũng như thanh toán tiền hàng qua mạng, cập nhật thông tin sản phẩm mới lên web, tạo điều kiện cho khách hàng tìm kiếm sản phẩm mình có nhu cầu, so sánh các nhà cung cấp về số lượng, chất lượng, và ưu đãi thanh toán… Thương mại điện tử diễn ra trong công ty dưới hai hình thức: B2B và thương mại điện tử trong nội bộ THH. Để áp dụng hình thức B2B công ty nên thiết kế một trang web riêng. Trang Web là bộ mặt của công ty, là nơi tự giới thiệu, quảng cáo, là nơi đối tác có thể tiếp xúc với công ty từ bất kỳ đâu, bất kỳ nơi nào. Công ty nên thuê các tổ chức chuyên thiết kế, để đảm bảo tính chuyên nghiệp, hiệu quả và khoa học nhất. Nội dung quảng cáo phải mang nét riêng của công ty, ngắn gọn dễ nhớ, dễ đi vào lòng người. Thông qua trang Web công ty có thể giao dịch với nhà cung cấp nước ngoài, khách hàng trong nước, trao đổi thông tin với ngân hàng để tiến hành đặt hàng và thanh toán qua mạng. Nhân viên quản trị mạng sẽ chịu trách nhiệm duy trì hoạt động của trang Web, đảm bảo thông tin không bị các hacker phá hoại. Thanh toán qua mạng cũng rất nhiều ưu điểm. Trước hết nó đáp ứng khối lượng lớn, nhu cầu thanh toán bằng hoá đơn điện tử của khách hàng. Nó không những tiết kiệm về bưu phí, rút ngắn quá trình xử lý thanh toán, mà nó còn tiết kiệm được thời gian, tạo điều kiện đẩy nhanh tốc độ lưu chuyển vốn kinh doanh của doanh nghiệp. Ngoài ra, việc áp dụng hình thức thanh toán này, đem lại nhiều cơ hội để doanh nghiệp xúc tiến, quảng cáo sản phẩm, thu hút khách hàng và nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh trên Internet. 3.2.8 Thiết lập bộ phận nghiên cứu thị trường Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty phụ thuộc rất nhiều vào hoạch định các chính sách kinh doanh trong dài hạn, cho nên công ty cần đẩy nhanh công tác nghiên cứu thị trường và đưa ra các dự báo về xu hướng biến động của thị trường. Điều này, các doanh nghiệp Việt Nam thường bỏ qua hoặc xem nhẹ, do Việt Nam chưa có tác phong công nghiệp, chưa có tầm nhìn chiến lược. Vì vậy công ty nên thành lập một bộ phân chuyên nghiên cứu thị trường, xem xét xu hướng biến động về giá, những thay đổi trong chính sách của đối tác. Bộ phận này có chức năng thu thập, phân tích và xử lý thông tin để từ đó có đề ra các biện pháp phù hợp lên ban lãnh đạo công ty. Bộ phận này phải đáp ứng được yêu cầu sau: Nghiên cứu thị trường, xác định nhu cầu của khác hàng để từ đó có các chiến lược phù hợp. Xác định vòng đời của sản phẩm để có những định hướng tạo nguồn cung ứng mặt hàng hợp lý. Dự báo được xu hướng biến động của môi trường kinh tế - chính trị xã hội, những thay đổi trong chính sách luật pháp, xu hướng tiêu dùng, biến động về tỷ giá, tỷ lệ lạm pháp, và tác động của nó đến giá cả các mặt hàng kinh doanh của THH. Có hiểu biết nhất định về đổi thủ cạnh tranh trên thị trường, và các doanh nghiệp chuẩn bị gia nhập thị trường, những điểm mạnh, điểm yếu, những tác động của các doanh nghiệp đó đến hoạt động kinh doanh của công ty. Để từ đó công ty có những biện pháp hạn chế những tác động xấu. Việc có thêm một bộ phận chuyên nghiên cứu thị trường là thực sự cần thiết, tuy nhiên nếu lập hẳn một phòng ban phụ trách vấn đề này thì lại không khả thi. Nó sẽ làm cho cơ cấu tổ chức công ty công kềnh khó quản lý. Tốt nhất nên để bộ phận này nằm trong một phòng ban nào đó, như thế sẽ thuận lợi trong vấn đề quản lý. Ví dụ như phòng kế hoạch - xuất nhập khẩu, có lẽ là hợp lý nhất. Bộ phận nghiên cứu thị trường sẽ bao gồm hai thành viên: một cán bộ thông tin ngoại và một cán bộ