Đề tài Hoàn thiện hạch toán nguyên vật liệu và các biện pháp nâng cao hiệu quả quản lý, sử dụng nguyên vật liệu tại công ty da giầy Hà Nội

Lời nói đầu Công cuộc đổi mới chuyển từ cơ chế quản lý tập trung quan liêu bao cấp sang cơ chế thị trường có sự điều tiết của Nhà nước đã thổi một luồng gió mới vào các hoạt động kinh tế xã hội của nước ta. Nó không những khuyến khích các thành phần kinh tế phát triển, thu hút các nguồn vốn trong và ngoài nước, tạo công ăn việc làm, tạo đà cho tăng trưởng và phát triển... mà còn góp phần đưa nền kinh tế nước ta từng bước hoà nhập với nền kinh tế khu vực và thế giới. Tuy nhiên, kinh tế thị trường với cơ chế vốn có của nó đã đặt ra một loạt các yêu cầu về quản lý, về tổ chức, về hiệu quả... buộc các doanh nghiệp phải tự tìm cho mình con đường tồn tại và phát triển. Khi mà quỹ đạo khép kín theo kế hoạch tập trung không còn nữa, tất yếu các doanh nghiệp sản xuất phải đối mặt với cạnh tranh về chất lượng, giá cả và các yếu tố liên quan đến yêu cầu của thị trường. Để có thể nắm bắt được những cơ hội và vượt qua thách thức, các doanh nghiệp phải đưa ra được những quyết định đúng đắn, phù hợp với quy luật sao cho sản phẩm của mình có chỗ đứng và đứng vững trên thị trường. Muốn vậy, các doanh nghiệp phải vươn lên từ chính nội lực bản thân để tạo ra lợi nhuận nhiều nhất theo mục tiêu kinh doanh của mình. Phấn đấu để không ngừng tiết kiệm chi phí và hạ giá thành sản phẩm là nhiệm vụ thiết thực, thường xuyên của công tác quản lý kinh tế cũng như quản lý doanh nghiệp. Một trong những công cụ quan trọng để đạt được điều đó là hạch toán kế toán mà cụ thể là hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm. Nó vừa đảm nhiệm việc tổ chức hệ thống thông tin có ích cho các quyết định kinh tế, vừa đóng vai trò tích cực trong việc quản lý, điều hành và kiểm soát các hoạt động sản xuất kinh doanh. Có thể nói, hạch toán kế toán nói chung, hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm nói riêng góp phần rất quan trọng giúp doanh nghiệp quản lý và sử dụng hợp lý nguồn lực cũng như tạo ra hiệu quả sản xuất cao nhất cho mình. Xuất phát từ nhận thức đó, trong thời gian thực tập tại Công ty da giầy Hà Nội, em đã chọn đề tài: “hoàn thiện hạch toán nguyên vật liệu và các biện pháp nâng cao hiệu quả quản lý, sử dụng nguyên vật liệu tại công ty da giầy Hà Nội” cho chuyờn đề tốt nghiệp của mình. Phần I Lý luận về hạch toán nguyên vật liệu và phân tích tình hìnhquản lý, sử dụng nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất I. Sự cần thiết phải tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất: 1. Vị trí, vai trò của nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất Nguyên vật liệu là đối tượng lao động, một trong ba yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất, là cơ sở vật chất để hình thành nên sản phẩm mới. Trong quá trình sản xuất tạo ra sản phẩm mới, nguyên vật liệu chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất, và bị tiêu hao toàn bộ hoặc bị thay đổi hình thái vật chất ban đầu để cấu thành nên thực thể sản phẩm. Trong quá trình sản xuất, chi phí nguyên vật liệu thường chiếm tỉ trọng lớn trong giá thành sản phẩm, do vậy nguyên vật liệu không chỉ quyết định đến mặt số lượng của sản phẩm mà còn ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng sản phẩm tạo ra. Nguyên vật liệu có đảm bảo quy cách , chủng loại, chất lượng, đa dạng thì sản phẩm sản xuất mới đạt được yêu cầu và phục vụ cho nhu cầu ngày một cao của xã hội. Hơn nữa, việc tiết kiệm chi phí nguyên vật liệu một cách hợp lý sẽ có ý nghĩa rất lớn góp phần làm giảm giá thành, trên cơ sở đó mà làm tăng lợi nhuận của doanh nghiệp. Nói cách khác, với một lượng chi phí nguyên vật liệu không đổi có thể làm ra được nhiều sản phẩm mới, tức hiệu quả đồng vốn sẽ được nâng cao. 2. Yêu cầu của công tác quản lý nguyên vật liệu Nguyên vật liệu là tài sản dự trữ sản xuất, kinh doanh, thuộc tài sản lưu động, thường xuyên biến động . Vì vậy, để tăng cường công tác quản lý, nguyên vật liệu phải được theo dõi ở tất cả các khâu từ thu mua, bảo quản, dự trữ và xuất kho nhằm đảm bảo sự an toàn, tránh được những mất mát, hao hụt, hạ thấp chi phí, giảm mức tiêu hao nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất. -Trong khâu thu mua, phải quản lý về khối lượng , quy cách, chủng loại , giá mua và chi phí thu mua, thực hiện kế hoạch thu mua theo đúng tiến độ, thời gian, phù hợp với kế hoạch sản xuất và kinh doanh của doanh nghiệp. -Trong khâu bảo quản, để tránh mất mát, hư hỏng, hao hụt, đảm bảo an toàn nguyên vật liệu, việc tổ chức tốt kho tàng, bến bãi, thực hiện đúng chế độ bảo quản đối với từng loại nguyên vật liệu cũng ảnh hưỏng không nhỏ đến quá trình sản xuất và kết quả sản xuất kinh doanh. -Trong khâu dự trữ, để đảm bảo cho quá trình kinh doanh được bình thường, không bị ngừng trệ, gián đoạn do cung ứng không kịp thời hoặc gây tình trạng ứ đọng vốn do dự trữ quá nhiều, đòi hỏi các doanh nghiệp phải xác định được mức dự trữ tối đa và tối thiểu. - Sử dụng hợp lý, tiết kiệm trên cơ sở các định mức và dự toán chi phí có ý nghĩa quan trọng trong việc hạ thấp chi phí sản xuất, hạ giá thành sản phẩm , tăng thu nhập, tích luỹ cho doanh nghiệp, do vậy trong khâu sử dụng cần phải tổ chức tốt việc ghi chép, phản ánh tình hình xuất dùng và sử dụng nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất. Mặt khác, để tổ cộng hoàức tôt công tác quản lý vật liệu nói chung và hạch toán vật liệu nói riêng đòi hỏi các doanh nghiệpphảI có những đIũu kiện nhất định. đó là, doanh nghiệp phảI có đầy đủ hệ thóng kho tàng để bảo quản vật liệu, kho phảI được trang bị các phuơng tiện bảo quản và cân đong, đo, đếm cần thiết. PhảI bố trí thủ kho, nhân viên bảo quản đầy đủ và có khả năng nắm vững việc thực hiện ghi chép ban đầu cũng như sổ sácộng hoà hạch toán kho. Việc bố trí sắp xếp vật liệu trong kho phảI theo đúng yêu cầu kỹ thuật bảo quản, thuận tiện cho việc theo dõi, kiểm tra tình hình nhập- xuất – tồn vật liệu. Tóm lại, nguyên vật liệu là yếu tố đầu tiên trong quá trình tạo ra sản phẩm. Muốn sản phẩm đạt tiêu chuẩn chất lượng cao và tạo được uy tín trên thị trường nhất thiết phải tổ chức tốt khâu quản lý nguyên vật liệu, qua đó góp phần để giảm bớt chi phí và hạ giá thành sản phẩm. 3. Nhiệm vụ của kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất Với tư cách là một công cụ quản lý quan trọng, phục vụ việc tạo lập và cung cấp hệ thống thông tin quản lý, kế toán nguyên vật liệu có những nhiệm vụ sau: Thứ nhất: Tổ chức ghi chép, phản ánh tổng hợp số liệu về tình hình thu mua , vận chuyển, bảo quản, tình hình nhập- xuất- tồn- kho nguyên vật liệu , tính giá thành thực tế của nguyên vật liệu đã mua và nhập kho của doanh nghiệp , kiểm tra tình hình thu mua nguyên vật liệu về các mặt, như: số lượng, chủng loại, giá cả, thời hạn. Thứ hai: áp dụng đúng đắn các phương pháp và kỹ thuật hạch toán hàng tồn kho, mở sổ, thẻ kế toán chi tiết để ghi chép , phân loại , tổng hợp số liệu, về tình hình hiện có và sự biến động tăng , giảm trong quá trình sản xuất kinh doanh, cung cấp số liệu kịp thời để tổng hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm. Thứ ba: Tổ chức đánh giá, phân loại nguyên vật liệu , kiểm tra việc chấp hành chế độ bảo quản , dự trữ và sử dụng nguyên vật liệu , tính toán, xác định chính xác số lượng, giá trị nguyên vật liệu cho các đối tượng sử dụng trong quá trình sản xuất, kinh doanh và dịch vụ. Thứ tư: Tham gia thực hiện kiểm kê, đánh giá lại hàng tồn kho theo đúng chế độ Nhà nước quy định, lập các báo cáo về nguyên vật liệu phục vụ cho công tác quản lý và lãnh đạo . II. Phân loại và đánh giá Nguyên vật liệu: 1. Phân loại nguyên vật liệu Trong các doanh nghiệp sản xuất, nguyên vật liệu bao gồm nhiều loại, nhiều thứ, có vai trò, công dụng , tính chất lý hoá học khác nhau và được sử dụng thường xuyên liên tục trong quá trình sản xuất. Để phục vụ cho công tác quản lý , kế toán phải tiến hành phân loại nguyên vật liệu. Dưới đây là một số cách phân loại chủ yếu sau: 1.1.Căn cứ vào nội dung kinh tế,vai trò của nguyên vật liệu trong hoạt động sản xuất kinh doanh,nguyên vật liệu gồm có: - Nguyên liệu, vật liệu chính (bao gồm cả nửa thành phẩm mua ngoài): Là đối tượng lao động chủ yếu trong doanh nghiệp, là cơ sở vật chất chủ yếu cấu thành nên thực thể của sản phẩm mới như sắt, thép trong công nghiệp cơ khí, bông trong công nghiệp kéo sợi,… Bán thành phẩm mua ngoài cũng phản ánh vào nguyên vật liệu chính (như vật kết cấu trong XDCB). - Nguyên vật liệu phụ: Có vai trò thứ yếu trong quá trình sản xuất kinh doanh, tạo điều kiện cho quá trình sản xuất kinh doanh được bình thường, phục vụ cho nhu cầu công nghệ, kỹ thuật hoặc quản lý... như dầu bôi trơn máy móc tròn sản xuất kinh doanh, thuốc nhuộm, thuốc tẩy, sơn, bao bì, xà phòng. - Nhiên liệu: Là những thứ dùng để cung cấp nhiệt lượng cho quá trình sản xuất, kinh doanh. Nhiên liệu trong các doanh nghiệp thực chất là một loại vật liệu phụ, tuy nhiên nó được tách ra thành một loại riêng vì việc sản xuất và tiêu dùng nhiên liệu chiếm một tỷ trong lớn và đóng vai trò quan trọng trong nền kinh tế quốc dân, nhiên liệu cũng có yêu cầu và kỹ thuật quản lý hoàn toàn khác với các vật liệu phụ thông thường. - Phụ tùng thay thế: Là những chi tiết, phụ tùng máy móc dùng để sửa chữa và thay thế cho máy móc, thiết bị, phương tiện vận tải như săm, lốp, kim, ... -Phế liệu: là những nguyên vật liệu bị loại ra trong quá trình sản xuất kinh doanh, phế liệu đã mất hoàn toàn hoặc phần lớn giá trị sử dụng ban đầu( da thừa, vải vụn, chỉ may…) -Vật liệu khác: Bao gồm các loại vật liệu còn lại ngoài các thứ chưa kể trên như bao bì, vật đóng gói, các loại vật tư đặc chủng… Hạch toán NVL theo cách phân loại nói trên đáp ứng được yêu cầu phản ánh tổng quát về mặt giá trị đối với mỗi loại NVL. Để bảo đảm thuận tiện, tránh nhầm lẫn cho công tác quản lý và hạch toán về số lượng và giá trị đối với từng NVL, trên cơ sở phân loại theo vai trò và công dụng của NVL, các doanh nghiệp phải tiếp tục chi tiết và hình thành nên Sổ danh điểm vật liệu. Sổ này xác định thống nhất tên gọi, ký mã hiệu, qui cách, số hiệu, đơn vị tính, giá hạch toán của từng danh điểm NVL. Sổ danh điểm vật liệu có tác dụng trong công tác quản lý và hạch toán đặc biệt trong điều kiện cơ giới hoá công tác hạch toán ở doanh nghiệp. Ngoài cách phân loại nêu trên, NVL còn được phân loại theo các cách sau: 1.2. Căn cứ vào nguồn nhập nguyên vật liệu gồm có: Nguyên vật liệu nhập ngoài, nguyên vật liệu nhận góp vốn, nguyên vật liệu tự gia công chế biến. 1.3. Căn cứ vào tính chất thương phẩm của nguyên vật liệu thì có: nguyên vật liệu tươi sống và nguyên vật liệu thô Cách phân loại này tạo tiền đề cho việc quản lý và sử dụng riêng cho các loại vật liệu từ từng nguồn nhập khác nhau. Trên cơ sở đó đánh giá được hiệu quả sử dụng vật liệu cho sản xuất kinh doanh. 1.4. căn cứ theo nguồn hình thành: Theo cách phân loại này, NVL bao gồm - NVL mua ngoài: Những NVL do doanh nghiệp mua ngoài bằng tiền mặt, tiền vay, tiền gửi ngân hàng, mua chịu… - NVL tự sản xuất: Những sản phẩm của sản xuất chính, sản xuất phụ do doanh nghiệp sản xuất dùng làm nguyên, vật liệu. - NVL nhận cấp phát, nhận góp vốn: Những nguyên, vật liệu do được cấp phát ( cấp trên, ngân sách) nhận góp vốn ( góp vốn liên doanh, góp vốn cổ phần, góp vốn của các thành viên). - NVL hình thành từ các nguồn khác: Những NVL thu hồi từ phế liệu, từ thanh lý tài sản cố định, nhận tặng thưởng, viện trợ của các tổ chức, cá nhân trong và ngoài nước. 1.5.Căn cứ theo chúc năng NVL đối với quá trình sản xuất bao gồm : - NVL sử dụng cho sản xuất: Là các NVL tiêu hao trong quá trình sản xuất tạo ra sản phẩm. - NVL sử dụng cho bán hàng: Là các loại vật liệu phục vụ cho quá trình bán hàng( Như bao bì, nhãn mác đóng gói sản phẩm…) - NVL phục vụ cho quá trình quản lý doanh nghiệp: Các loại vật liệu như giấy , bút, sổ sách… Các cách phân loại nêu trên nói chung không thuận tiện cho việc tổ chức tài khoản, hạch toán và theo dõi chi tiết NVL, gây khó khăn cho công tác tính giá thành. Vì vậy, cách phân loại NVLtheo vai trò và công dụng kinh tế là ưu việt hơn cả. Trên cơ sở phân loại nêu trên, mỗi doanh nghiệp còn cần phải tiến hành tính giá NVL, đây là một khâu công tác quan trọng và không thể thiếu trong công việc tổ chúc hạch toán NVL nói chung. 2. Đánh giá nguyên vật liệu Đánh giá nguyên vật liệu là dùng thước đo tiền tệ để biểu hiện giá trị của chúng theo những nguyên tắc nhất định. Về nguyên tắc, nguyên vật liệu phải được đánh giá theo giá thực tế (bao gồm giá mua, chi phí vận chuyển, thu mua). 2.1. Giá thực tế nguyên vật liệu nhập kho: Tuỳ theo từng nguồn nhập mà giá thực tế của nguyên vật liệu được xác định như sau: Nguyên vật liệu mua ngoài: Nếu doanh nghiệp nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thì giá thực tế bao gồm: Giá mua ghi trên hoá đơn (Phần giá trị hàng hóa) cộng (+) Chi phí mua thực tế (-) Các khoản chiết khấu, giảm giá (nếu có). Nếu doanh nghiệp nộp thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp thì giá thực tế bao gồm: Giá mua ghi trên hoá đơn (+) Chi phí mua thực tế (-) Các khoản chiết khấu, giảm giá (nếu có). - Nguyên vật liệu tự sản xuất: Giá thực tế bao gồm giá thực tế xuất kho gia công chế biến và các chi phí gia công chế biến. - Nguyên vật liệu thuê ngoài gia công chế biến: Giá thực tế bao gồm giá thực tế nguyên vật liệu thuê chế biến cộng (+) Các chi phí vận chuyển, bốc dỡ... cộng (+) Số tiền phải trả cho đơn vị nhận gia công chế biến. - Nguyên vật liệu nhận đóng góp từ các tổ chức đơn vị cá nhân tham gia liên doanh: Giá thực tế là giá do Hội đồng liên doanh xác nhận. - Phế liệu: Giá thực tế là giá ước tính thực tế có thể sử dụng được hay giá trị thu hồi tối thiểu. - Nguyên vật liệu được biếu tặng, thưởng: Giá thực tế được tính theo giá thị trường của nguyên vật liệu tương đuơng. 2.2. Giá thực tế nguyên vật liệu xuất kho: Do nguyên vật liệu không phải nhập với một nguồn, một loại giá duy nhất, nên khi tính giá nguyên vật liệu xuất dùng trong kỳ, tuỳ theo đặc điểm, yêu cầu quản lý, tính chất ngành nghề của từng doanh nghiệp mà áp dụng các phương pháp tính khác nhau. Để tính giá trị thực tế của nguyên vật liệu xuất kho có thể sử dụng một trong những phương pháp sau: 2.2.1. Phương pháp đơn giá bình quân tồn đầu kỳ: Theo phương pháp này giá thực tế nguyên vật liệu xuất kho được tính trên cơ sở số lượng nguyên vật liệu xuất dùng và đơn giá bình quân vật liệu tồn đầu kỳ: Giá thực tế NVL xuất kho = Số lượng NVL xuất kho x Đơn giá thực tế bình quân Giá thực tế NVL tồn đầu kỳ Đơn giá bình quân đầu kỳ = Số lượng NVL tồn đầu kỳ 2.2.2. Phương pháp đơn giá bình quân gia quyền: Về cơ bản phương pháp này giống như phương pháp trên nhưng đơn giá nguyên vật liệu được tính bình quân cho cả số tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ: Giá thực tế NVL xuất kho = Số lượng NVL xuất kho x Đơn giá bình quân gia quyền -Phương pháp giá bình quân cả kỳ dự trữ: Phương pháp này thích hợp với những doanh nghiệp có ít danh đIểm NVL nhưng số lần nhập xuất của mỗi danh đIểm nhiều. Theo phương pháp này, căn cứ vào giá thực tế của NVLtồ đầu kỳ và nhập trong kỳ, kế toán xác định được giá bình quân của một đơn vị NVL. Căn cứ vào số liệu NVLxuất dùng trong kỳ và giá đơn vị bình quân để xác định giá thực tế xuất dùng trong kỳ. Đơn giá thực tế bìnhquângia quyền = Giá thực tế NVL tồn đầu kỳ + Giá thực tế NVL nhập trong kỳ ắắắắắắắắắắắắắắắắắắắắắắắ Số lượng NVL tồn đầu kỳ + Số lượng NVL nhập trong kỳ -Phương pháp giá thực tế bình quân sau mỗi lần nhập: Theo phương pháp này, sau mỗi lần nhập, kế toán xác định giá đơn vị bình quân của từng danh đIểm NVL. Căn cứ vào giá đơn vị bình quân và lượng xuất kho giữa hai lần nhập kế tiếp nhau để xác định giá thực tế của NVL xuất kho Giá đơn vị Giá thực tế tồn kho sau mỗi lần nhập Bình quân sau = Mỗi lần nhập Số lượng thực tế NVL tồn sau mỗi lần nhập -Phương pháp gíá đơn vị bình quân cuối kỳ trước: Theo phương pháp này , kế toán xác định đơn vị bình quân dựa trên giá thực tế và lượng NVL tồn kho cuối kỳ trước . Dựa vào giá đơn vị bình quân nói trên và lượng NVL xuất kho trong kỳ để kế toán xác định giá thực tế NVL xuất kho theo từng danh điểm. Giá đơn vị Giá thực tế NVL tồn kho đầu kỳ này Bình quân cuối = Kỳ trước Số lượng thực tế NVL tồn kho đầu kỳ này -Phương pháp giá trị hàng tồn cuối kỳ: Với các phương pháp trên, để tính được giá NVL đòi hỏi kế toán phải xác định lượng NVL xuất kho căn cứ vào các chúng từ xuất. Tuy nhiên trong thực tế có những doanh nghiệp có nhiều chủng loại NVL với mẫu mã khác nhau, giá trị thấp, lại được xuất dùng thường xuyên thì sẽ không có điều kiện để kiểm kê từng nghiệp vụ xuất kho. Trong đIũu kiện đó, doanh nghiệp phảI tính giá cho số lượng NVL tồn kho cuối kỳ, sau đó mới xác định được giá thực tế của NVL xuất kho trong kỳ Giá thực tế của NVL Số lượng NVL tồn Đơn giá NVL nhập Tồn kho cuố kỳ = kho cuối kỳ x kho lần cuối 2.2.3. Phương pháp đơn giá thực tế đích danh: Phương pháp này thường được áp dụng đối với các loại nguyên vật liệu có giá trị cao, các loại vật tư đặc chủng. Giá thực tế nguyên vật liệu xuất kho được căn cứ vào đơn giá thực tế nguyên vật liệu nhập kho theo từng lô, từng lần nhập và số lượng xuất kho theo từng lần. 2.2.4. Phương pháp nhập trước , xuất trước (FIFO): Trước hết phải xác định được đơn giá thực tế nhập kho của từng lần nhập. Sau đó căn cứ số lượng xuất kho và giá thực tế xuất kho tính theo đơn giá thực tế nhập trước đối với lượng xuất kho thuộc lần nhập trước, số còn lại tính theo đơn giá thực tế các lần nhập sau. 2.2.5. Phương pháp nhập sau , xuất trước (LIFO): Trước hết phải xác định đơn giá thực tế của từng lần nhập, căn cứ vào số lượng xuất kho tính giá thực tế xuất kho theo nguyên tắc tính theo đơn giá thực tế của lần nhập sau cùng đối với số lượng lần nhập sau cùng. Vì vậy việc tính giá vật liệu xuất kho nhìn chung ngược với phương pháp nhập trước – xúât trước 3. Phương pháp hệ số giá: Do nguyên vật liệu có nhiều loại, nhiều thứ thường xuyên tăng giảm trong quá trình sản xuất kinh doanh , mà yêu cầu của công tác kế toán nguyên liệu vật liệu phải phản ánh kịp thời tình hình biến động và số hiện có của nguyên vật liệu, vì vậy trong công tác kế toán nguyên vật liệu có thể được đánh giá theo giá hạch toán. Giá hạch toán là giá được doanh nghiệp định ra để sử dụng trong một thời gian dài . Giá đó có thể là giá kế hoạch, giá bình quân của kỳ trước.Giá hạch toán là giá dùng để hạch toán hàng ngày khi nhập, nguyên xuất vật liệu. Giá hạch toán là loại giá ổn định, doanh nghiệp có thể sử dụng trong thời gian dài để hạch toán mỗi lần nhập xuất tồn vật liệu tính được giá thực tế của nó. Doanh nghiệp có thể sử dụng giá kế hoạch hoặc giá mua vật liệu ở một thời điểm nào đó hay giá vật liệu bình quân tháng trước để làm giá hạch toán. Sử dụng giá hạch toán để giảm bớt khối lượng cho công tác kế toán nhập, xuất vật liệu hàng ngày nhưng cuói tháng phải tính chuyển giá hạch toán của vật liệu xuất, tồn kho theo giá thực tế. Cuối tháng phải điều chỉnh giá hạch toán thành giá thực tế để ghi sổ kế toán theo công thức: Giá thực tế NVL xuất kho = Giá hạch toán NVL xuất kho x Hệ số giá Trong đó: Hệ số giá = Giá thực tế NVL tồn đầu kỳ + Giá thực tế NVL nhập trong kỳ ắắắắắắắắắắắắắắắắắắắắắắắắắắ Giá hạch toán NVL tồn đầu kỳ + Giá hạch toán NVL nhập trong kỳ Những doanh nghiệp áp dụng phương pháp tính giá hạch toán sử dụng Bảng kê số 3 Biểu 1: Đơn vị… Bảng kê số 3 Tính giá thành thực tế vật liệu ( TK 152) Tháng… năm… STT CHỉ TIÊU TK 152- Nguyên vật liệu HT TT 1 2 3 4 1 I. Xuất dùng trong tháng 2 II. Số phát sinh trong tháng 3 Từ NKCT số 1( ghi có TK 111 ) 4 Từ NKCT số 2( ghi có TK 112) 5 Từ NKCT số 5( ghi có TK 331) 6 Từ NKCT số 6 ( ghi có TK 151) 7 Từ NKCT số 7( ghi có TK 152) 8 Từ NKCT khác 9 … 10 III. Cộng số dư đầu tháng và phát sinh trong tháng 11 IV. Hệ số chênh lệch 12 V. Xuất dùng trong tháng 13 VI. Tồn kho cuối tháng Ngày…tháng…năm Kế toán ghi sổ Kế toán trưởng (Ký, họ tên ) ( Ký, họ tên ) Bảng kê số 3 gồm phần tổng hợp giá trị NVL nhập kho và phần chenh lệch giữa giá thực tế và giá hac toán. hệ số chênh lệch trong bảng là hệ số giá NVL đã nêu công thức ở trên. Trị giá NVL xuất dùng trong tháng sẽ được xác định = giá trị NVL xuất kho theo giá hach toán( ở bảng phân bổ số 2- bảng phân bổ NVL) xvới hệ số cộng hoàênh lệchtrên bảng kê số 3). III.tổ chúc hạch toán nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp Chứng từ sử dụng: Để đáp ứng yêu cầu quản trị doanh nghiệp , kế toán chi tiết nguyên vật liệu phải được thực hiện theo từng kho, từng loại, từng nhóm, từng thứ nguyên vật liệu và phải được tiến hành đồng thời ở kho và phòng kế toán trên cơ sở chứng từ. Theo quy định của chế độ kế toán hiện hành, chứng từ kế toán nguyên vật liệu gồm: - Phiếu nhập kho (mẫu số 01 - VT) - Phiếu xuất kho (mẫu số 02 - VT) - Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (mẫu số 03 - VT) - Biên bản kiểm kê vật tư, sản phẩm hàng hoá (mẫu số 08 - VT) - Hoá đơn (GTGT) (mẫu số 01 - GTKT) - Hoá đơn bán hàng (mẫu số 02 - GTTT) Ngoài ra, các doanh nghiệp có thể sử dụng thêm các chứng từ kế toán hướng dẫn, như: Phiếu xuất vật tư (mẫu 04 - VT) ; Biên bản kiểm nghiệm vật tư (mẫu 05 - VT)... và các chứng từ khác tuỳ thuộc vào đặc điểm tình hình cụ thể của từng doanh nghiệp. Trường hợp xuất vật liệu từ kho này đến kho khác trong nội bộ doanh nghiệp, bộ phận cung ứng lập phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ. Hạch toán chi tiết NVL Nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp thường có nhiều chủng loại khác nhau, nếu thiếu một loại nào đó có thể gây ngưng trệ sản xuất, hạch toán chi tiết NVL là công việc có khối lượng lớn, là khâu hạch toán khá phức tạp đối với mỗi doanh nghiệp. Tuỳ thuộc vào phương pháp hạch toán kế toán chi tiết nguyên vật liệu mà sử dụng các sổ (thẻ) kế toán chi tiết sau: - Thẻ kho. - Sổ kế toán chi tiết nguyên vật liệu. - Sổ đối chiếu luân chuyển. - Sổ số dư. Ngoài ra còn có thể sử dụng các bảng kê xuất, nhập, tồn kho nguyên vật liệu phục vụ cho việc ghi sổ kế toán được đơn giản, nhanh chóng và kịp thời. 3. Các phương pháp kế toán chi tiết NVL Kế toán chi tiết nguyên vật liệu đòi hỏi phản ánh cả về giá trị, số lượng, chất lượng của từng loại nguyên vật liệu theo từng kho và từng người phụ trách vật tư. Hiện nay có ba phương pháp kế toán chi tiết nguyên vật liệu. 3.1. Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển (Xem sơ đồ 1): Phương pháp này có ưu điểm là hạn chế việc ghi trùng lặp giữa kế toán và thủ kho, nhưng có nhược điểm là công việc kế toán thường bị dồn về cuối tháng, áp dụng cho các doanh nghiệp có khối lượng nhập, xuất không nhiều. Sơ đồ 1: Sơ đồ hạch toán nguyên vật liệu theo phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển Bảng kê xuất nguyên vật liệu Phiếu xuất kho Sổ đối chiếu luân chuyển nguyên vật liệu Thẻ kho Phiếu nhập kho Bảng kê nhập nguyên vật liệu Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu 3.2. Phương pháp thẻ song song (Xem sơ đồ 2): Phương pháp này phù hợp với các đơn vị hành chính sự nghiệp hoặc đối với những Doanh nghiệp sử dụng ít các loại nguyên vật liệu. Phương pháp này đơn giản dễ thực hiện không cần nghiệp vụ trình độ cao nhưng thường bị ghi trùng lặp giữa kế toán và thủ kho, ghi dồn vào cuối tháng. Sơ đồ 2: Sơ đồ hạch toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp thẻ song song Thẻ kho Sổ, thẻ chi tiết nguyên vật liệu Phiếu nhập kho Phiếu xuất kho Bảng ghi tổng hợp nhập-xuất-tồn nguyên vật liệu Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu 3.3. Phương pháp sổ số dư (Xem sơ đồ 3): Phương pháp này phù hợp với các Doanh nghiệp có khối lượng các nghiệp vụ nhập, xuất nhiều, dùng giá hạch toán để ghi tình hình nhập, xuất, tồn và yêu cầu trình độ kế toán tương đối cao. Phương pháp này hạn chế việc ghi trùng lặp giữa thủ kho và kế toán. Nâng cao trình độ của thủ kho và trách nhiệm của kế toán. Tăng cường quản lý và hạch toán chi tiết nguyên vật liệu trong các Doanh nghiệp nhưng cũng có nhược điểm là khó kiểm tra và phát hiện sai sót, kế toán không biết đợc tình hình hiện có và tình hình tăng giảm của từng loại nguyên vật liệu trước khi xem thẻ kho. Sơ đồ 3: Sơ đồ hạch toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp sổ số dư Phiếu nhập nguyên vật liệu Thẻ kho Phiếu xuất nguyên vật liệu Bảng giao nhận chứng từ nhập Sổ số dư Bảng giao nhận chứng từ xuất Bảng kê luỹ kế nhập Bảng tổng hợp nhập xuât tồn nguyên vật liệu Bảng kê luỹ kế xuất Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu IV. Tổ chức hạch toán tổng hợp tình hình luân chuyển NVL Nguyên vật liệu thuộc nhóm hàng tồn kho của doanh nghiệp. Chế độ kế toán quy định có 2 phương pháp hạch toán là phương pháp kê khai thường xuyên và phương pháp kiểm kê định kỳ. 1.Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp KKTX Phương pháp kê khai thường xuyên hàng tồn kho là phương pháp ghi chép phản ánh thường xuyên liên tục có hệ thống tình hình nhập xuất tồn kho của các loại hàng tồn kho trên các tài khoản và sổ kế toán tổng hợp trên cơ sở các chứng từ về nhập xuất. Trị giá vật liệu xuất kho theo phương pháp này phải được căn cứ trực tiếp vào các chứng từ xuất kho, nhập kho sau khi đã tập hợp và phân loại theo các đối tượng sử dụng để ghi vào tài khoản và sổ kế toán và giá trị vật liệu tồn kho trên tài khoản hay trên sổ kế toán có thể được xác định bất kỳ thời điểm nào trong kỳ kế toán. Tài khoản sử dụng: Đối với phương pháp này để hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu, kế toán sử dụng các tài khoản sau: - TK 152 "Nguyên liệu, vật liệu" TK này dùng để theo dõi giá trị hiện có, tình hình tăng giảm nguyên vật liệu theo giá thực tế. Tuỳ theo yêu cầu quản lý, TK152 có thể mở thành các TK cấp II sau: TK1521: Nguyên vật liệu chính TK1522: Nguyên vật liệu phụ TK1523: Nhiên liệu TK1524: Phụ tùng thay thế TK1525: Nguyên vật liệu và thiết bị XDCB TK1528: Nguyên vật liệu khác Nội dung ghi chép của TK này như sau: Bên nợ: Trị gía thực tế của nguyên vật liệu, nhập kho. Trị giá nguyên liệu, vật liệu thừa phát hiện khi kiểm kê. Kết chuyển trị giá thực tế của nguyên liệu, vật liệu tồn kho cuối kỳ ( trường hợp doanh nghiệp hạch toán bằng hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ ) Bên có: Trị giá thực tế của nguyên liệu, vật liệu xuất kho để sản xuất, ché biến. Chiết khấu mua hàng được hưởng Trị gía nguyên liệu được giảm giá hoặc trả lại ngưòi bán Trị giá nguyên liệu, vật liệu thiếu hụt khi kiểm kê Kết chuyển thực tế trị giá nguyên liệu, vật liệu tồn kho đầu kỳ Số dư nợ: Trị giá nguyên liệu tồn kho cuối kỳ Ngoài ra trong quá trình hạch toán NVL, kế toán còn sử dụng các tài khoản liên quan khác như: - TK151: "Hàng mua đang đi đường" - TK331: "Phải trả cho người bán" - TK 133: "Thuế GTGT được khấu trừ" 111,112, 128, 222, 241, 627, 641, 642, 411, ... b. Chứng từ sử dụng Đối với doanh nghiệp thu mua, nhập kho NVL thì doanh nghiệp phải có hai loại chứng từ bắt buộc, đó là hoá đơn bán hàng (do người bán gửi cho doanh nghiệp) và phiếu xuất kho( do cán bộ nghiệp vụ của doanh nghiệp lập). Đối với các nghiệp vụ xuất kho NVL thì doanh nghiệp phải lập phiếu xuất kho hoặc phiếu xuất vật tư theo hạn mức, thủ kho và người nhận NVL phải làm thủ tục kiểm nhận lượng NVLxuất kho theo phiếu xuất. c.Trình tự kế toán tổng hợp nhập xuất kho nguyên vật liệu(xem sơ đồ 4) Theo phương pháp này, khi phát sinh nghiệp vụ nhập kho NVL, kế toán phản ánh vào bên nợ TK 152, và khi phát sinh nghiệp vụ xuất kho vật liệu, kế toán phản ánh vào bên có TK 152 2. Hạch toán tổng hợp NVL theo phương pháp KKĐK Phương pháp kiểm kê định kỳ là phương pháp không theo dõi một cách thường xuyên liên tục tình hình biến động của các loại hàng tồn kho trên các tài khoản tồn kho mà chỉ theo dõi phản ánh giá trị tồn kho đầu kỳ và cuối kỳ của chúng trên cơ sở kiểm kê cuối kỳ trên sổ kế toán tổng hợp rồi từ đó tính ra giá trị vật tư, hàng hoá đã xuất trong kỳ theo công thức sau: Trị giá Tổng giá trị Trị giá vật Trịgiávật vật tư vật tư, hàng hoá tư, hàng hoá tưhàng hoá hàng hoá = mua vào + tồn - tồn cuối kỳ xuất kho trong kỳ đầu kỳ a.Tài khoản sử dụng Đối với phương pháp này để hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu kế toán sử dụng các tài khoản sau: - TK 611: "Mua hàng". TK 152: "Nguyên liệu, vật liệu". TK 151: "Hàng mua đang đi đường". TK này dùng để phản ánh giá thực tế của vật tư hàng hoá mua vào và xuất dùng trong kỳ. TK này có hai TK cấp hai: + TK 6111: Mua nguyên vật liệu. + TK 6112: Mua hàng hoá. Nội dung ghi chép trên TK này như sau: Bên nợ: -Trị giá thực tế của hàng hoá, nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ tồn kho đầu kỳ -Trị giá thực tế của hàng hoá, nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ mua vào trong kỳ, hàng hoá đã bán bị trả lại. Bên có: - Trị giá thực tế của hàng hoá, nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ tồn kho cuối kỳ -Trị giá thực tế của hàng hoá, nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ xuất trong kỳ. -Trị giá hàng hoá thực tế đã gửi bán nhưng chua xác định b. Chúng từ sử dụng Các chứng từ sử dụng để hạch toán tổng hợp NVL theo phương pháp này được sử dụng giống như chứng từ sử dụng đối với phương pháp KKTX. c. Phương pháp hạch toán (Xem sơ đồ 5) Theo phương pháp này, vật liệu mua vào phải căn cứ vào các chứng từ mua hàng ( Hoá đơn, Phiếu nhập kho…) để ghi vào TK 611 “ Mua hàng”, đối với nghiệp vụ xuất vật liệu để sản xuất hoặc xuất bán chỉ ghi một lần vào cuối kỳ, kế toán căn cứ vào kết quả kiểm kê. Sơ đồ 4: Sơ đồ hạch toán tổng hợp NVL theo phương pháp KKTX TK111,112,331 TK152 TK621 MuaNVLnhậpkho XuấtNVLtrựctiếpSX (DNtínhthuếGTGTkhấutrừ) thuế GTGT TK1331 TK627,641,642… đầu vào Xuất NVL cho bán hàng, quản lý TK111,112,331 MuaNVLnhậpkho TK111,112,331… (DNtínhthuếGTGTtrựctiếp) ChiếtkhấuTM,lạihàngchobênbán TK151 (DNtính thuếGTGTkhấu trừ) NVL đi đường về nhập kho TK133.1 Thuế GTGT đầu vào TK154 TK111,112,331 NVLthuê ngoàI gia công ChiếtkhấuTM,trả lại hàngcho bên bán Chế biến nhập kho ( DNtính thuế GTGT trực tiếp) TK411 TK128,222 NVL nhận cấp phát tặng thưởng Vốn góp liên doanh .. Xuất góp vốn kinh doanh TK642,3381 TK154 Thừa phát hiện khi kiểm kê Xuấtthuêngoài gia công chế biến TK1381,642 TK128,222 Thiếu phát hiệnqua kiểm kê Nhận lại vón góp liên doanh TK142 Đánh Đánh giá tăng giá giảm Sơ đồ 5: Sơ đồ hạch toán tổng hợp NVL theo phương pháp KKĐK TK151,152 TK611 TK151,152 Kết chuyển NVL KếtchuyểnNVLtồnkho cuối kỳ TK111,112,.. Mua hàng TK621 (DN tính thuế GTGT khấu trừ) Xuất NVL trực tiếp SX TK133.1 TK627,641,642 Thuế GTGT Xuất NVL cho BH,QL Đầu vào TK111,112 Mua hàng (DN tính thuế GTGT trực tiếp) TK333.3 TK111,112,331 Thuế NK phảI nộp ChiếtkhấuTM,trả lại hàngchobênbán cửa hàng đã mua ( DNtính thuế GTGTkhấu trừ)) TK133.1 Thuế GTGT đầu vào TK411 TK111,112,331 NVL nhận Vốn góp liên doanh Chiết khấu TM, trả lại hàng chong bán cấp phát tặng thưởng ( DN tính thuế GTGTtrực tiếp ) TK412 TK412 NVL tăng do đánh giá lại NVL giảm do đánh gia lại 3.Hạch toán kết quả kiểm kê, đánh giá lại vật liệu tồn kho: Định kỳ hoặc đột xuất, doanh nghiệp có thẻ tiến hành kiểm kê tất cả các loại vật tư ở các kho. Kiểm kê vật liệu là nhằm xác định chính xác số lượng, cộng hoàất lượng và giá trị từng loại vật liệu hiện có của doanh nghiệp, kiểm tra tình hình bảo quản, nhập xuất và sử dụng vật liệu, phát hiện và xử lý kịp thời những loại vật liệu hao hụt hư hỏng, ứ đọng kém phẩm chất, ngăn ngừa hiện tượng tham ô, lãng phí vật tư, có biện pháp sử lý kịp thời những hiện tượng tiêu cực. Đánh giá lại vật tư thường được thực hiểntng trường hợp Nhà nước qui định nhằm bảo toàn vốn kinh doanh khi có biến động lớn về giá cả và đem vật tư góp vốn liên doanh, ngời ra tuỳ theo yêu cầu quản lý, kiểm kê vật liệu có được thực hiện trong toàn doanh nghiệp hay từng bộ phận, đơn vị kiểm kê định kỳ hay kiểm kê bất thường. Khi kiểm kê, doanh nghiệp phải thành lập hội đồng hoặc ban kiểm kê, phải có hội đồng lãnh đạo, khi thực hiện kiểm kê phải lập biên bản kiểm kê ( Mẫu số 08- VT). Việc hạch toán cụ thể kết quả kiểm kê, đánh giá kạ NVL tồn kho trong các doanh nghiệp áp dụng phương pháp KKTX được tiến hành như sau: *Căn cứ vào biên bản kiểm kê vật liệu tại các kho, kế toán ghi: Trương hợp phát hiện thiếu NVL: Nợ TK 138 (138.1) Giá trị vật liệu thiếu cộng hoàờ xử lý Có TK 152: Giá trị vật liệu thiếu (Chi tiết vật liệu) Trường hợp phát hiện thừa NVL Nợ TK 152: Giá trị vật liệu thừa( CTVL) Có TK338.1: Giá trị vật liệu thừa chờ xử lý *Căn cứ vào kết quả xử lý, kế toán ghi: Nợ TK642: Chi phí quản lý doanh nghiệp Có TK138( 138.1) Giá trị thiếu đã xử lý. Nếu số liệu thiếu, người chịu tráh nhiệm vật chất phải bồi thường: Nợ TK 138( 138.8) phảI thu cá nhân làm mất mát, hư hỏng Nợ TK 334,111,112: cá nhân bồi thường vào lương hoặc thu bằng tiền Có TK 138( 138.1) Giá trị thiếu đã xử lý Nếu số vật liệu thiếu không xác định được nguyên nhân hoặc do nguyên nhân khách quan : Nợ TK821: Chi phí bất thường Có TK 138( 138.1): Giá trị thiếu đã xử lý +Xử lý số thừa: *Căn cứ vào kết quả xử lý khoản cộng hoàênh lệch đánh giá lại NVL tồn kho, nếu được phép ghi tăng, nguồn vốn kinh doanh, kế toán ghi: Nếu chênh lệch giảm, ghi giảm vốn kinh doanh: Nợ TK 411 Có TK 412 Nếu cộng hoàênh lệch tăng, ghi tăng vốn kinh doanh: Nợ TK412 Có TK 411 Tổ chức sổ kế toán tổn hợp về NVL Tuỳ theo phương pháp hạch toán tổng hợp và hình thức sổ kế toán mà đơn vị đã chọn để xác định khối lượng công việc kế toán và từ đó tổ chức hệ thống ghi sổ tổng hợp vật liệu phù hợp nhất. Việc vận dụng hình thức sổ nào là tuỳ thuộc vào đặc đIểm, tình hình cụ thể của doanh nghiệp nhằm cung cấp thông tin kế toán kịp thời đầy đủ chính xác, và nâng cao hiệu quả công tác kế toán. Hiện nay doanh nghiệp có thể lựa chọn một trong các hình thức sổ kế toán sau: Nhật ký- sổ cái. Nhật ký chung. Chứng từ- ghi sổ. Trong 4 hình thức trên, hình thức nhật ký- chứng từ là hình thức được tổ cộng hoàức cộng hoàặt chẽ hơn cả, có uư đIểm là tránh ghi chép trùng lặp giữa các sổ kế toánvà thuận lợi cho việc phân công lao động kế toán, do đó thường được áp dụng đối với những doanh nghiệp có qui mô lớn, yêu cầu quản lý cao. Đặc trưng cơ bản của hình thức này bao gồm: Phần II thực trạng hạch toán nguyên vật liệu và tình hình quản lý, sử dụng nguyên vật liệu ở công ty da giầy Hà Nội. I. đặc điểm chung của công ty da giầy Hà Nội. 1. quá trình hình thành và phát triển. Công ty da giầy Hà Nội là một doanh nghiệp thuộc Tổng công ty da giầy Việt nam và là đơn vị thuộc da có truyền thống lâu đời nhất ở Việt nam. Trước đây công ty vốn là một xưởng thuộc da do một nhà tư bản Pháp xây dựng năm 1912. Quá trình phát triển của công ty được chia làm nhiều giai đoạn gắn liền với sự phát triển và sự chuyển đổi cơ chế quản lý của đất nước. - Giai đoạn từ 1912- 1954: Công ty có tên là nhà máy da Thuỵ Khuê hoạt động dưới cơ chế quản lý tư bản chủ nghĩa. Mục đích hoạt động là phục vụ cho cuộc chiến tranh xâm lược của thực dân Pháp. Máy móc thiết bị được đưa từ Pháp sang, quy mô hoạt động nhỏ, sản xuất manh mún, lao động thủ công là chủ yếu. Điều kiện lao động ẩm ướt, độc hại, an toàn lao động kém... Sản lượng lúc đó chỉ khoảng 20000- 30000 bia da/ năm (1 bia = 30 ´ 30 cm). - Giai đoạn từ 1954- 1960: Công ty được nhượng lại cho tư sản Việt nam sau đó Nhà nước quốc hữu hoá một phần, nhà máy da Thuỵ Khuê được chuyển thành xí nghiệp công tư hợp doanh. - Giai đoạn từ 1960- 1992: Nhà máy được quốc hữu hoá chính thức và thuộc quyền sở hữu quốc doanh xã hội chủ nghĩa do Bộ công nghiệp nhẹ (Bộ công nghiệp bây giờ) trực tiếp quản lý. Từ một nhà máy nhỏ sản xuất thủ công là chủ yếu, nhà máy đã cố gắng cải tạo, mở rộng từng bước. Sản lượng hàng năm có thể đạt: Da cứng: 120 tấn/ năm. Da mềm: 1.000.000 bia/ năm. Keo công nghiệp: 50 tấn/ năm. Tháng 12/ 1992 Nhà máy da Thuỵ Khuê được đổi tên thành công ty da giầy theo quyết định số 1310/ CNN- TCLD ngày 17/ 12/ 1992 của Bộ trưởng Bộ công nghiệp nhẹ kèm theo điều lệ thành lập công ty. - Giai đoạn từ 1992 đến nay: Theo quyết định số 388/ CNN - TCLD ngày 29/ 4/ 1993 của Bộ trưởng Bộ công nghiệp nhẹ ra quyết định thành lập lại công ty. Tên: Công ty da giầy Hà Nội. Tên giao dịch quốc tế: HALEXIM. Từ tháng 6/1997, công ty trở thành thành viên của Tổng công ty da giầy Việt nam. Về ngành thuộc da ở nước ta, HALEXIM vẫn là một đơn vị có bề dày truyền thống lâu đời. Thời kỳ những năm 1989 trở về trước là giai đoạn phát triển nhất của công ty. Số doanh nghiệp thuộc da thời kỳ này chỉ có hai đơn vị là Nhà máy da Thuỵ Khuê và Nhà máy da Sài Gòn. Giá đầu vào và đầu ra khá ưu đãi do công ty tự xây dựng thông qua cấp trên, không cần phải lo đến việc có được thị trường chấp nhận hay không do đó trong giai đoạn này công ty có lãi khá cao. Số lượng công nhân lúc này lên tới 410 người, sản lượng tăng vọt, doanh thu từ 4,7 tỷ năm 1986 lên 6 tỷ năm 1988. Tỷ lệ tăng trung bình là 25%/ năm. Công ty luôn hoàn thành vượt mức kế hoạch từ 5- 31%/ năm. Cuối năm 1989, hệ thống xã hội chủ nghĩa ở Đông Âu sụp đổ, công ty mất đi thị trường rộng lớn. Các nghị định thư phải huỷ bỏ, các hợp đồng cũng bị mất làm doanh thu tụt xuống còn 3 tỷ năm 1990, các kế hoạch đề ra cũng không hoàn thành. Công ty rơi vào tình trạng khủng hoảng trầm trọng, đến năm 1991 doanh thu chỉ còn 1,4 tỷ và 1,1 tỷ vào năm 1992. Chuyển sang cơ chế thị trường, bên cạnh việc phải tự lo từ đầu vào đến đầu ra công ty còn gặp phải sự cạnh tranh gay gắt với sản phẩm của các công ty khác như công ty da Mêco, da Sài Gòn, da Vinh, da Thái Bình và các tổ hợp thuộc da khác. Nhu cầu tiêu thụ giảm do số lượng và chất lượng hạn chế. Các khách hàng truyền thống hầu hết chuyển sang hình thức gia công bằng nguyên liệu da của nước ngoài. Hàng hoá sản xuất ra không tiêu thụ được, sản xuất cầm chừng. Mặc dù là doanh nghiệp Nhà nước nhưng mấy năm gần đây nguồn vốn ngân sách cấp giảm dần. Trang thiết bị máy móc hầu hết đều được trang bị từ thời thuộc Pháp và những năm 60. Tới nay đã khấu hao hết nhưng vẫn được sử dụng làm sản phẩm của công ty bị hạn chế về số lượng và chất lượng. Để đáp ứng nhu cầu sản xuất cũng như tăng sản lượng và chất lượng sản phẩm, năm 1994 công ty đã đưa một dây chuyền thuộc da hoàn chỉnh và một số thiết bị nhập từ Italia vào lắp đặt. Sản lượng sản phẩm của công ty hiện nay: Da cứng: 30- 40 tấn/ năm. Da mềm: 500.000 bia/ năm. Keo công nghiệp: 30 tấn/ năm. Kết quả kinh doanh của công ty: Chỉ tiêu Năm 1999 Năm 2000 1. Doanh thu tiêu thụ 2.Sốphải nộp ngân sách 3. Số đã nộp 35.123.500.000 4.214.820.000 3.950.515.000 45.230.500.000 5.427.660.000 5.010.225.000 Nhìn vào bảng số liệu trên ta thấy: Tổng doanh thu của công ty năm 2000 so với năm 1999 đã tăng 10.107.000.000, có thể nói sang năm 2000 công ty đã tổ chức tốt hơn quá trình kinh doanh và sản xuất, một bứơc đổi mới đúng đắn của Công ty đã mạnh dạn đầu tư trang thiết bị, đổi mới công nghệ, đó là điều cần thiết trong điều kiện nền kinh tế thị trường có sự cạnh tranh ngày càng gay gắt. Công ty da giầy Hà Nội hiện nay vừa có chức năng sản xuất vừa có chức năng thương mại trong và ngoài nước. Nhiệm vụ sản xuất kinh doanh chính của công ty là: - Sản xuất các loại da và thiết bị ngành da phục vụ cho tiêu dùng trong nước và xuất khẩu. Công ty sản xuất 2 loại da: da cứng để chế biến thành các dụng cụ, thiết bị ngành da phục vụ chủ yếu là công nghiệp dệt và da mềm dùng chế biến các loại quân trang, quân dụng, các hàng tiêu dùng khác phục vụ cho đời sống nhân dân. - Sản xuất da công nghiệp để phục vụ các ngành công nghiệp trong nước. - Kinh doanh xuất nhập khẩu các vật tư, thiết bị, hoá chất thuộc ngành da. Tuy đã có nhiều cố gắng nhưng do thích nghi và hoà nhập chưa tốt với cơ chế mới cộng thêm những tác động khách quan của môi trường bên ngoài cho nên hiệu quả kinh tế của công ty còn thấp. Nếu có chính sách tiếp tục đầu tư cho công ty ở một mức độ hợp lý có thể nâng cao vị thế của HALEXIM trên thương trường. II. đặc điểm quy trình công nghệ và tổ chức sản xuất. 1. Đặc điểm quy trình công nghệ. Mỗi một loại sản phẩm đều có một quy trình công nghệ riêng. Tại công ty da giầy Hà Nội sản phẩm chính là da với nhiều loại khác nhau nhưng có quy trình sản xuất giống nhau. Quy trình công nghệ thuộc da ở công ty da giầy là một quy trình sản xuất phức tạp, chế biến liên tục nhưng phân bước không rõ ràng. Sản phẩm da (da thành phẩm, da công nghiệp) là kết quả chế biến của nhiều công đoạn. Thời gian đưa da nguyên liệu vào sản xuất đến khi nhập kho thành phẩm ngắn nhất là 15 ngày, dài nhất từ 3 đến 6 tháng. Trong sản xuất ngoài sử dụng nguyên liệu chính là da còn sử dụng nhiều hoá chất như Axít sunfuaric H2SO4, Natri clorua NaCl, Bicronat, phẩm nhuộm các loại... Máy móc thiết bị (pulông, máy xẻ, máy bào, giàn sấy...) và chất lượng nguyên vật liệu ảnh hưởng không nhỏ đến chất lượng sản phẩm. Các bước quy trình công nghệ thuộc da có thể tóm tắt như sau: - Da trâu, bò (tươi, muối) sau khi mua về được cho vào kho da muối (mục đích là bảo quản chất lượng da). Sau đó da từ kho da muối được đưa xuống bộ phận sơ chế. - Bộ phận sơ chế 1 có nhiệm vụ tẩy lông, nạo thịt, xén diềm. Qua sơ chế 1, da được chuyển xuống bộ phận sơ chế 2. - Bộ phận sơ chế 2 có nhiệm vụ nạo ghét, rải da, đóng lô và cắt da theo yêu cầu của thuộc da. Qua sơ chế 2, da đã được đóng thành lô và đưa vào bộ phận thuộc. - Bộ phận thuộc đưa da vào thuộc xanh (thuộc mềm) hoặc thuộc cứng (thuộc đỏ). Sản phẩm của thuộc đỏ là các loại da cứng (gông, takê...), sản phẩm của thuộc xanh là các loại da mềm (da Boxcal...). _ Phế liệu thu hồi từ sơ chế 1 và sơ chế 2 là váng cùi và các diềm da được đưa vào bộ phận sản xuất keo. Từ đặc điểm của quy trình công nghệ thuộc da đó cho phép công ty sản xuất da theo bộ phận, mỗi bộ phận đảm nhiệm một hay một số khâu của quy trình công nghệ. 2. Đặc điểm tổ chức sản xuất. Sản xuất của công ty được chia thành 4 phân xưởng trong đó có 3 phân xưởng chính. - Phân xưởng da keo: Đây là phân xưởng sản xuất chính. Nguyên vật liệu chính là các loại da trâu, bò (tươi, muối), vật liệu phụ sử dụng là các loại hoá chất. Sản phẩm của phân xưởng da keo là các loại da cứng, da mềm và keo công nghiệp. - Phân xưởng chế biến I: Chế biến các mặt hàng đồ da phục vụ cho công nghiệp dệt (gông da, takê, dây cuaroa...), một số phục vụ cho quốc phòng (dây đeo, bao súng, bao đạn...). Nguyên liệu của phân xưởng này là da cứng, da mềm lấy từ phân xưởng da keo. Sơ đồ 6 : Sơ đồ quy trình công nghệ thuộc da. Da muối Sơ chế 1 i Sơ chế 2 Keo Thuộc xanh Thuộc đỏ Hoàn thành Kho thành phẩm - Phân xưởng chế biến II: Nguyên liệu cũng lấy từ phân xưởng da keo. Phân xưởng chế biến các sản phẩm phục vụ cho tiêu dùng dân dụng và quốc phòng: đóng giầy, máy găng... _ Phân xưởng cơ khí: Đây là phân xưởng sản xuất phụ có nhiệm vụ cung cấp lao vụ, sản phẩm phụ cho các phân xưởng chính, đồng thời tận dụng các loại phế liệu phế phẩm để sản xuất ra các sản phẩm cung cấp cho thị trường. Gồm 3 bộ phận sau: + Bộ phận cơ khí: có nhiệm vụ gia công, sửa chữa và phục hồi các loại máy móc thiết bị. + Bộ phận mộc nề: có nhiệm vụ đóng các trang thiết bị phục vụ cho ngành và các phân xưởng khác như bệ máy, bệ nồi hơi, các dụng cụ cho đóng giầy... + Tổ nồi hơi: có nhiệm vụ cung cấp hơi nước cho sản xuất trong đó chủ yếu cung cấp hơi nước cho phân xưởng da keo. Ngoài ra còn có tổ pha chế hoá chất nhằm tạo ra loại hoá chất phù hợp với yêu cầu kỹ thuật của công nghệ thuộc da. Việc tổ chức sản xuất như trên hoàn toàn phù hợp với đặc điểm quy trình sản xuất của công ty. Giữa các phân xưởng lại có mối quan hệ chặt chẽ với nhau giúp cho quá trình sản xuất được thực hiện có hiệu quả. Chẳng hạn phân xưởng cơ khí phục vụ đồng thời cho ba phân xưởng còn lại hay phân xưởng da keo ngoài cung cấp da cho thị trường còn cung cấp nguyên liệu cho các phân xưởng chế biến I và II. Quá trình sản xuất được chia thành các phân xưởng đòi hỏi công ty phải quản lý thông qua các phân xưởng, tổ chức hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm cũng phải theo các phân xưởng đặc biệt là công tác tập hợp chi phí phải theo từng phân xưởng. Sơ đồ 7: Sơ đồ tổ chức sản xuất của Công ty da giầy Hà Nội Phân xưởng cơ khí Cơ khí Mộc nề Nồi hơi P/X da keo P/ X chế biến II P/ X chế biến I III. đặc điểm quản lý và tổ chức bộ máy quản lý. Là một đơn vị hạch toán độc lập, có đầy đủ tư cách pháp nhân trực thuộc Tổng công ty da giầy Việt nam, công ty da giầy Hà Nội tổ chức quản lý theo mô hình trực tuyến chức năng. Ban giám đốc trực tiếp điều hành việc quản lý. 1. Ban giám đốc. Ban giám đốc của công ty gồm 1 giám đốc và 3 phó giám đốc. - Giám đốc: Chịu trách nhiệm chung về tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. Thay mặt toàn bộ cán bộ công nhân viên của công ty chịu trách nhiệm trước cấp trên về tình hình sản xuất kinh doanh và nộp ngân sách. - Phó giám đốc kinh doanh: Phụ trách công tác kinh doanh, có trách nhiệm chỉ đạo phòng kinh doanh và các phân xưởng có liên quan về việc sử dụng vật tư, định mức vật tư, đảm bảo đúng kế hoạch sản xuất của công ty. Ngoài ra còn chỉ đạo các phòng có liên quan xây dựng phương án giá thành, giá bán sản phẩm sao cho có lãi và xây dựng phương án tốt nhất cho tiêu thụ sản phẩm, chỉ đạo việc mua nguyên vật liệu, ký kết các hợp đồng kinh tế của công ty. - Phó giám đốc kỹ thuật: Thay mặt giám đốc điều hành trực tiếp mọi hoạt dộng về quản lý kỹ thuật công nghệ và cơ điện, chỉ đạo thực hiện chương trình nghiên cứu và phát triển khoa học kỹ thuật, đầu tư và đổi mới công nghệ, chuyển giao công nghệ. Mặt khác còn chỉ đạo việc xây dựng các định mức kinh tế kỹ thuật, tiêu chuẩn đo lường chất lượng sản phẩm. - Phó giám đốc đầu tư: Quản trị, nghiên cứu và chỉ đạo công tác đầu tư, khai thác, tìm đối tác trong và ngoài nước nhằm thu hút vốn đầu tư, phụ trách công tác xây dựng cơ bản, chỉ đạo sửa chữa và hoàn thiện các công trình cũ cũng như xây dựng mới đáp ứng nhu cầu sản xuất kinh doanh của công ty. 2. Các phòng ban của Công ty. - Văn phòng: Gồm 3 bộ phận là phòng tổ chức, phòng hành chính và phòng bảo vệ + Phòng tổ chức: Có nhiệm vụ tham mưu cho ban lãnh đạo về cán bộ, tổ chức bộ máy, quản lý tiền lương, quản lý lao động, ban hành và quản lý một số quy chế về công tác tiền lương của cán bộ công nhân viên trong công ty. + Phòng hành chính: Có chức năng xây dựng lịch trình làm việc của ban giám đốc, đón tiếp khách của ban giám đốc và công ty, tham mưu tổng hợp các văn phòng, sửa chữa hậu cần hành chính, y tế, nhà trẻ... + Phòng bảo vệ: Có nhiệm vụ bảo vệ tài sản của công ty, duy trì trật tự an ninh trong công ty, theo dõi việc chấp hành nội quy quy chế đã đề ra, công tác quân sự, tuyển dụng quân sự hàng năm. - Phòng kế hoạch vật tư: Có 2 chức năng: Chức năng thứ nhất là xây dựng kế hoạch tháng, quý, năm; Điều hành sản xuất kinh doanh trên cơ sở nhu cầu tiêu thụ của khách hàng. Chức năng thứ hai là căn cứ vào nhu cầu và các thông tin trên thị trường đưa ra kế hoạch giá thành, kế hoạch sản lượng nhằm thu lợi nhuận cao nhất; Đảm bảo cung ứng vật tư kịp thời và với giá cả thấp nhất; Xây dựng kế hoạch đưa ra các định mức tiêu hao nguyên vật liệu, từ đó đưa ra kế hoạch cung ứng vật tư về số lượng và chất lượng. - Phòng tài chính- kế toán: Giúp lãnh đạo công ty trong công tác hạch toán chi phí sản xuất kinh doanh của công ty. Báo cáo tình hình tài chính với các cơ quan chức năng của Nhà nước, xây dựng kế hoạch tài chính của công ty. Xác định nhu cầu về vốn, tình hình hiện có và sự biến động các loại tài sản hiện có của công ty. - Phòng kinh doanh XNK: Giúp giám đốc trong việc tìm thị trường nước ngoài để tiêu thụ sản phẩm. Phòng có nhiệm vụ xuất những sản phẩm do công ty sản xuất ra hoặc xuất uỷ thác khi có khách hàng. Nhập vật tư, hoá chất, máy móc thiết bị cần cho sản xuất và gọi vốn đầu tư của nước ngoài, xây dựng các phương án đầu tư. - Phòng kỹ thuật: Có nhiệm vụ xây dựng và quản lý các quy trình quy phạm trong quá trình sản xuất, nghiên cứu các quy trình quy phạm mới và các sản phẩm mới. Bên cạnh đó, phòng còn xây dựng kế hoạch trung- đại tu và sửa chữa máy móc thiết bị, đồng thời xây dựng quy trình sử dụng và quản lý máy móc thiết bị. - Phòng dịch vụ: Bán hàng, giới thiệu và quảng cáo các sản phẩm của công ty. Kinh doanh tổng hợp các loại sản phẩm, dịch vụ để tạo ra lợi nhuận đảm bảo đúng quy chế của công ty và pháp luật của Nhà nước. - Ban xây dựng cơ bản: Có nhiệm vụ quản lý, đề nghị và tham mưu cho lãnh đạo xây dựng ra kế hoạch các hạng mục đầu tư và gọi vốn đầu tư. Giám sát quá trình xây dựng, chịu trách nhiẹm trước ban giám đốc về chất lượng các công trình xây dựng. Mỗi phòng ban đều có chức năng và nhiệm vụ riêng song giữa chúng đều có mối quan hệ chặt chẽ với nhau dưới sự lãnh đạo của ban giám đốc nhằm phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. Sơ đồ 8: Sơ đồ bộ máy quản lý của Công ty. Ban giám đốc Văn phòng Phòng kinh doanh Phòng dịch vụ XNK Ban XDCB Phòng kỹ thuật Phòng kế toán Phòng kế hoạch vật tư Quản đốc phân xưởng Tổ trưởng s Quan hệ chỉ đạo ------- Quan hệ cung cấp số liệu II. tổ chức bộ máy kế toán và hình thức sổ kế toán tại công ty da giầy Hà Nội. Bộ máy kế toán được tổ chức theo mô hình kế toán tập trung. Mọi công việc được tập trung giải quyết tại phòng tài chính kế toán của công ty. 1. Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán: a. Tại phòng tài chính- kế toán. - Trưởng phòng (Kế toán trưởng): Có nhiệm vụ tổ chức thực hiện và kiểm tra việc thực hiện toàn bộ các thông tin kế toán, phụ trách chung toàn bộ các khâu công việc, hướng dẫn chỉ đạo và kiểm tra hoạt động của các nhân viên kế toán. - Phó phòng: Thực hiện công tác kế toán tổng hợp đồng thời phụ trách phần thanh toán với người mua, tình hình tiêu thụ sản phẩm. Ngoài ra còn tổng hợp các bộ phận để lập các báo cáo kế toán vào cuối kỳ hạch toán. - Kế toán TSCĐ, vật liệu và CCDC: Thực hiện việc theo dõi tình hình tăng, giảm TSCĐ và tình hình nhập- xuất- tồn vật liệu, CCDC. - Kế toán thanh toán: Theo dõi thanh toán chi tiết với người bán, thanh toán lương bảo hiểm của công nhân viên. Đồng thời, theo dõi tình hình trích lập và sử dụng các quỹ của công ty, tình hình thu- chi - tồn quỹ tiền mặt. - Kế toán tiền gửi ngân hàng, tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành, công tác xây dựng cơ bản: Theo dõi việc gửi tiền và rút tiền tại ngân hàng, các khoản vay dài hạn và ngắn hạn, tình hình thanh toán với ngân hàng. Theo dõi chi phí cho đầu tư xây dựng cơ bản và nguồn hình thành, đồng thời cuối kỳ tính toán tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm. - Thủ quỹ: Giữ quỹ tiền mặt, ghi sổ quỹ thu- chi tiền mặt căn cứ vào chứng từ gốc hợp lệ, cuối ngày đối chiếu với sổ quỹ của kế toán thanh toán tiền mặt. Về nguyên tắc có thể nói rằng bộ máy kế toán được tổ chức theo các phần hành kế toán. Trên thực tế do thiếu nhân viên nên bộ máy kế toán của công ty phải tổ chức theo phương pháp ghép việc nghĩa là một nhân viên phải phụ trách hai hoặc ba phần hàn Sơ đồ 9: Sơ đồ bộ máy kế toán Công ty Kế toán trưởng Kếtoán vậtliệu CCDC Và TSCĐ, Kế toán tổnghợp,Tiêu thụ thanh toán với người mua Kế toán tập hợp chi phí, tính giá thành, XDCB và TGNH Kế toán thanh toán với người bán,CNV Tiền mặt, Quỹ Thủ quỹ Nhân viên hạch toán Phân xưởng Quan hệ chỉ đạo Quan hệ cung cấp số liệu b. Tại các kho( Kho thành phẩm, kho hoá chất, kho da muối) Tuân thủ chế độ ghi chép ban đầu, căn cứ vào các phiếu nhập – xuất kho để ghi vào thẻ kho. Cuối tháng lập báo cáo nhập- xuất – tồn và hàng tháng chuyển báo cáo lên phòng tài chính kế toán Công ty. c. Tại các phân xưởng Các nhân viên thống kê phân xưởng làm nhiệm vụ hướng dẫn, kiểm tra công tác hạch toán ban đầu, thu nhận và kiểm tra các chứng từ ghi chép sổ sách… phục vụ cho nhu cầu quản lý sản xuất dưới phân xưởng. định kỳ lập báo cáo, chyển chứng từ và báo cáo về phòng tàI chính kế toán để xử lý và tiến hành công tác kế toán. Cụ thể: - Thống kê phân xưởng da keo: Có trách nhiệm theo dõi lượng da nguyên liệu, hoá chất đưa vào sử dụng cho sản xuất. Theo dõi tình hình nhập kho thành phẩm (số lượng), đồng thời theo dõi lượng sản phẩm dở dang nằm trên dây chuyền sản xuất lúc cuối kỳ trên cơ sở các loại da và hoá chất (mặt lượng , hiện vật). Ngoài ra còn theo dõi phần phế liệu thu hồi được là váng cùi vì đây là nguyên liệu chính để đưa vào bộ phận sản xuất keo. - Thống kê phân xưởng chế biến: Các phân xưởng chế biến I và II đều sử dụng nguyên liệu là các loại da do phân xưởng da keo sản xuất do đó nhân viên thống kê ở các phân xưởng này có nhiệm vụ theo dõi lượng da được xuất từ phân xưởng da keo sang, lượng hoá chất và các nguyên liệu khác đưa vào sản xuất tại phân xưởng. Cuối tháng thống kê các phân xưởng chế biến lập 2 loại báo cáo: + Báo cáo phát sinh chi phí trong kỳ. + Báo cáo tại chế phẩm cuối kỳ. và gửi các báo cáo này về phòng kế toán công ty. 2. Hình thức sổ kế toán của Công ty da giầy Hà Nội. Hiện nay tại công ty đang áp dụng hình thức sổ kế toán Nhật ký- chứng từ. Đây là hình thức tổ chức sổ kế toán được áp dụng phổ biến và phù hợp với các doanh nghiệp quy mô lớn và vừa, chưa có điều kiện kế toán bằng máy. Hình thức này có ưu điểm là giảm bớt đáng kể khối lượng công việc kế toán và thuận tiện cho việc lập báo cáo kế toán, cung cấp số liệu kịp thời cho yêu cầu quản lý. Tuy nhiên, hình thức tổ chức này ở công ty được thực hiện không hoàn chỉnh và có nhiều biến tướng. Trong quá trình thực hiện nhiệm vụ, kế toán của công ty không sử dụng toàn bộ các nhật ký- chứng từ, các bảng kê, bảng phân bổ và các sổ chi tiết... mà chỉ sử dụng một số loại gắn liền với nghiệp vụ kinh tế của công ty nhưng vẫn đảm bảo yêu cầu kế toán như: Nhật ký chứng từ số 1, 2, 3...,8; Bảng kê số 1, 2, 3, ..., 11; Bảng phân bổ số 1, 2, 3; Sổ chi tiết TK 331 và Sổ cái. Về hệ thống chứng từ mà công ty đã sử dụng: Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho, Hoá đơn kiêm phiếu xuất, Phiếu thu, Phiếu chi... Sơ đồ 10: Sơ đồ qui trình hạch toán của Công ty Chứng từ chi phí ( Bảng phân bổ nhật ký liên quan) Bảng kê 4 Bảng kê 6 Bảng kê 5 Bảng tập hợp chi phí sản xuất phân xưởng Bảng tính giá thành Giá thành Sổ cái TK Bỏo cỏo chi phớ 3.Tổ chức báo cáo kế toán tài chính Là đơn vị kinh tế cơ sở, hạch toán độc lập nằm trong tổng Công ty da giầy Việt Nam, Công ty có trách nhiệm thực hiện báo cáo tài chính phục vụ cho công tác quản trị cũng như cung cấp thông tin về tình hình tàI chính và kết quả hoạt động kinh doanh của công ty trong tình hình đó với công ty và các Cơ quan Nhà nước có thẩm quyền,báo cáo tàI chính của Công ty được thực hiện hàng quí, hàng năm. Về báo cáo kế toán: Bảng tổng kết tài sản, Báo cáo kết quả kinh doanh, Báo cáo chi tiết sản phẩm theo yếu tố, Bản giải trình về kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh... Trên đây là những nét khái quát nhất về đặc điểm sản xuất kinh doanh và tổ chức bộ máy kế toán của Công ty da giầy Hà Nội. Với mục đích đề tài nêu ra “ Hoàn thiện hạch toán nguyên vật liệu” tại Công ty, thì việc tìm hiểu thực trạng hạch toán NVL tại Công ty là công việc không thể thiếu , từ đó ta có thể tìm ra những giải pháp nhằm hoàn thiện công tác này. III.thực trạng hạch toán nguyên vật liệu tại xí nghiệp da giầy hà nội Do quy trình công nghệ và tổ chức sản xuất là rất phức tạp, sản phẩm gồm nhiều chủng loại khác nhau nên công tác kế toán hạch toán nguyên vật liệu ở công ty gặp nhiều khó khăn. Thực tế đây chính là khâu quan trọng nhất hiện nay ảnh hưởng tới công tác quản lý. Qua thời gian thực tập tại công ty da giầy Hà Nội , em đã cố gắng đi sâu tìm hiểu thực tế và nắm bắt được một vài số liệu chủ yếu phản ánh tình hình hạch toán nguyên vật liệu. 1.Đặc điểm nguyên vật liệu và yêu cầu quản lý nguyên vật liệu tại Công ty da giầy Hà Nội a. Đặc điểm nguyên vật liệu Nguyên vật liệu ở công ty da giầy Hà Nội bao gồm nhiều loại, sản phẩm của xí nghiệp mang tính đa dạng, nhiều chủng loại. Đó là những loại như giầy thể thao, xăngđan, dép đi trong nhà, đi làm v.v… -Là những nguyên liệu sản xuất có tính chất khác nhau như: Da trâu, bò, nhựa, vải, keo, chỉ may, phẩm nhuộm, hoá chất… - Mỗi nguyên vật liệu có chủng loại khác nhau, đa dạng để phù hợp cho nhiều mẫu mã, vì thế đơn vị tính của các vật liệu sản xuất cũng rất đa dạng, ví dụ : đơn vị mét, kg, cái , thùng, tấm… - Với sản phẩm thành phẩm thì chi phí NVL chiếm tỷ trọng tương đối lớn trong giá thành sản phẩm. Những đặc điểm trên đặt ra cho Công ty da giầy yêu cầu cao trong công tác quản lý và hạch toán NVL, bao gồm cả quá trình thu mua, vận chuyển, bảo quản, dự trữ và sử dụng NVL Tóm lại, Do sản xuất của công ty được chia thành nhiều phân xưởng do đó nguyên vật liệu cũng chia thành nhiều phân xưởng, qui trình của mỗi phân xưởng không giống nhau nên đòi hỏi người quản lý phải am hiểu về mặt kỹ thuật sản xuất và tuân thủ đúng quy trình bảo quản đối với từng loại nguyên vật liệu để tính toán được loại nguyên vật liệu nào cần dự trữ, cần thu mua để chỉ đạo trong sản xuất cho hợp lý. b. Phân loại nguyên vật liệu ở công ty Căn cứ vào đặc điểm, vai trò và công dụng của nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất, cũng như căn cứ vào thực tế mặt bằng sản xuất của Công ty mà Công ty phân loại nguyên vật liệu như sau: Tại công ty da giầy Hà Nội, nguyên vật liệu trực tiếp bao gồm: - Nguyên vật liệu chính là các loại da. Nguyên vật liệu phụ là các loại hoá chất. - Nguyên vật liệu chính là các loại da trâu, bò (tươi, muối) được mua từ bên ngoài. Nguồn nguyên liệu này là đầu vào chủ yếu của quá trình sản xuất nhưng thực tế lại không đáp ứng đúng nhu cầu. Do trâu bò thường chỉ được giết mổ khi già yếu hoặc do chăn nuôi không vì mục đích lấy thịt và da hay do da trâu lại xấu hơn da bò... dẵn đến sự hạn chế rất lớn về chất lượng da nguyên liệu. - Nguyên vật liệu phụ là các loại hoá chất, keo công nghiệp có tác dụng phụ trợ trong sản xuất, được két hợp với vật liệu chính để hoàn thiện ra sản phẩm và nâng cao tính năng - Nhiên liệu: Dầu chạy máy, thuốc nhuộm, thuốc tẩy… - Phụ tùng thay thế: Gồm các phụ tùng chi tiết dùng để thay thế, sửa chữa máy móc… - Phế liệu: Là các loại nguyên vật liệu loại ra trong quá trình sản xuất sản phẩm như da thừa, vải vụn, chỉ… Trong mỗi loại trên tuỳ thuộc vào đặc điểm công dụng của chúng lại được chia tiếp ra làm các nhóm, các thứ khác nhau như loại da cứng, da mềm. Để tiện cho việc phục vụ sản xuất thì về cơ bản công ty sắp xếp các loại nguyên vật liệu cần dùng liên tục ở một kho (ở tầng 1) còn các loại nguyên vật liệu nào ít dùng hơn thì đặt ở một kho (ở tầng 2), và còn một số các kho vừa và nhỏ khác. Việc phân loại nguyên vật liệu như trên giúp cho việc quản lý nguyên vật liệu và phục vụ cho quá trình sản xuất được thuận tiện nhanh chóng. 2.1. yêu cầu quản lý: Vấn đề đầu tiên mà công ty quan tâm tới trong việc quản lý NVL là hệ thống kho tàng. Công ty đã cho xây dựng những kho chứa hàng kiên cố nhằm bảo quản cung cấp kịp thời NVL cho các phân xưởng sản xuất. Bên cạnh đó, các phân xưởng sản xuất còn có các kho chứa hàng vừa gần với các phân xưởng. Hơn nữa để bảo đảm cho NVL không bị mất mát, hư hỏng, Công ty đều bố trí mạng lưới bảo vệ chặt chẽ đối với từng kho NVL dù lớn hay nhỏ. Phòng vật tư có trách nhiệm quản lý NVL, theo dõi, kiểm tra các nghiệp vụ nhập , xuất NVL trong tháng, định kỳ tiến hành kiểm kê, nếu phát hiện NVL tồn đọng nhiều hoặc kém phẩm chat, tìm hiểu nguyên nhân và tìm biện pháp giải quyết hợp lý, tránh tình trạng cung ứng không kịp thời ảnh hưởng tới tiến độ sản xuất, hay tình trạng ứ đọng vốn do vật liệu tồn đọng quá nhiều, không sử dụng hết. Thủ kho có trách nhiệm nhập, xuất vật liệu theo đúng yêu cầu sản xuất, đảm bảo đầy đủ thủ tục mà Công ty đã qui định. Kế toán NVL, kết hợp chặt chẽ với thủ kho và phòng vật tư, theo dõi sự biến động NVL, kiểm tra, đối chiếu và tiến hành ghi sổ kế toán chính xác, trung thực và kịp thời 2. Phân loại và tính giá NVL 2.1 Phân loại Cũng như các công ty khác, công ty thực hiện việc phân loại NVL dựa trên tiêu thức, vai trò và tác dụng của từng loại đối với quá trình sản xuất kinh doanh của Công ty. Theo sổ đơn giá, vật liệu của công ty được hình thành các loại sau: - Vật liệu chính: các loại da trâu, bò (tươi, muối). Vật liệu phụ: các loại hoá chất. - Nguyên vật liệu chính là các loại da trâu, bò (tươi, muối) được mua từ bên ngoài. Nguồn nguyên liệu này là đầu vào chủ yếu của quá trình sản xuất nhưng thực tế lại không đáp ứng đúng nhu cầu. Do trâu bò thường chỉ được giết mổ khi già yếu hoặc do chăn nuôi không vì mục đích lấy thịt và da hay do da trâu lại xấu hơn da bò... dẵn đến sự hạn chế rất lớn về chất lượng da nguyên liệu. -Vật liệu phụ mà công ty sử dụng để sản xuất sản phẩm là các loại hoá chất như Axít sunfuaric, Bicronat, phẩm tạo màu, dầu thực vật... Các hoá chất này khi tham gia vào quy trình thuộc da hay sản xuất keo sẽ làm thay đổi chất lượng da trâu bò. -Vật liệu phụ được xuất sử dụng theo hệ thống định mức kinh tế kỹ thuật và giá thực tế từng loại hoá chất. 3. Đánh giá vật liệu: Giá thực tế vật liệu mua ngoài nhập kho: Do công ty là đối tượng nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ nên giá trị vật liệu mua vào + chi phí vận chuyển, bốc dỡ là giá thực tế và giá thực tế này không có thuế GTGT đầu vào. VD: Trong tháng 2/2001, công ty nhập một số loại VLC như sau: Đơn vị: đồng Loại da Số lượng (kg) Đơn giá Thành tiền Da trâu tươi 5.000 8.500 42.510.000 Da trâu muối 7.000 10.000 70.000.000 Da bò tươi 6.200 13.500 83.700.000 Da bò muối 6.400 16.000 102.400.000 Nguyên vật liệu của Công ty được nhập chủ yếu từ bên ngoài. Hiện nay việc mua nguyên vật liệu này có thể được nhà cung cấp mang đến giao tại Công ty. Do vậy, giá thực tế nguyên vật liệu nhập kho được xác định như sau: Giá thực tế NVL nhập kho = Giá mua chưa có thuế GTGT+ Chi phí vận chuyển, bốc dỡ + Thuế nhập khẩu (nếu có) Giá thực tế vật liệu chính xuất kho: Tại công ty, giá thực tế vật liệu chính xuất dùng cho sản xuất được tính theo phương pháp nhập trước - xuất trước. Phương pháp này giả định lô vật liệu nào nhập trước thì sẽ được xuất trước vì vậy giá thực tế vật liệu xuất kho được tính trên cơ sở lượng xuất và giá hoá đơn của lần nhập tương ứng. VD: Trong tháng 2/2001, công ty xuất dùng một số loại vật liệu chính cho phân xưởng da keo: Vật liệu tồn kho đầu kỳ: Đơn vị: đồng Loại da Số lượng (kg) Đơn giá Thành tiền Da trâu tươi 248 7.500 1.860.000 Da trâu muối 1.052 8.500 8.942.000 Da bò tươi 265 12.000 3.180.000 Da bò muối 430 14.200 6.106.000 - Vật liệu xuất trong kỳ và giá trị vật liệu xuất trong kỳ: + Da trâu tươi: 4.908 kg. Giá thực tế xuất = 248 x 7.500 + 4.660 x 8.500 = 41.470.000 (đồng) + Da trâu muối: 6.490 kg. Giá thực tế xuất = 1.052 x 8.500 + 5.438 x 10.000 = 60.486.000 (đồng) + Da bò tươi: 5.470 kg. Giá thực tế xuất = 265 x 12.000 + 5.205 x 13.500 = 73.447.500 (đồng) + Da bò muối: 5.530 kg. Giá thực tế xuất = 430 x 14.200 + 5.100 x 16.000 = 87.706.000 (đồng) Tổng chi phí nguyên vật liệu chính trong tháng 2 là: 263.109.500 đồng. Như vậy, chi phí nguyên vật liệu trực tiếp cho phân xưởng da keo trong tháng 2 là: 350.812.600 đồng. c. Vật liệu phụ mà công ty sử dụng để sản xuất sản phẩm là các loại hoá chất như axít sunfuaric, Bicronat, phẩm tạo màu, dầu thực vật... Các hoá chất này khi tham gia vào quy trình thuộc da hay sản xuất keo sẽ làm thay đổi chất lượng da trâu bò. Vật liệu phụ được xuất sử dụng theo hệ thống định mức kinh tế kỹ thuật và giá thực tế từng loại hoá chất. Do đặc điểm của phân xưởng da keo có hai bộ phận sản xuất, lượng hoá chất tiêu hao ử mỗi bộ phận không giống nhau do đó toàn bộ hoá chất xuất dùng được tính chung cho toàn phân xưởng sau đó căn cứ vào định mức kinh tế kỹ thuật để tách riêng cho từng bộ phận. Trong tháng 2 tổng chi phí hoá chất phát sinh là: 87.703.100 đồng. 4. Kế toán chi tiết vật liệu 4.1. Thủ tục nhập xuất kho vật liệu: Thủ tục nhập vật liệu Nguyên vật liệu mua về sẽ được phòng kế hoạch - kỹ thuật, phòng tài chính - kế toán và thủ kho tiến hành kiểm nghiệm, nếu chất lượng qui cách phù hợp, đúng thì mới được nhập kho. Dưới đây là số ví dụ về kiểm nghiệm các loại da mua về: của Công ty (Xem biểu 02) Biểu 02: Tổng công ty da giầy VN Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam CTY da giầy Hà Nội Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ắắắắắ ắắắắắắắắắắ biên bản kiểm nghiệm vật tư Hôm nay hồi 9 giờ 15 phút ngày 15 tháng 03 năm 2001, tại kho Công ty da giầy Hà Nội Chúng tôi gồm có: 1. Ông Nguyễn Đức Trà : Trưởng ban 2. Bà Nguyễn Thị Nhị : Thủ kho 3. Bà Nguyễn Thị Ngọc Anh : Tài vụ 4.Ông Trần Khánh : Kỹ thuật Căn cứ vào hoá đơn số: 21284 ngày 05 tháng 03 năm 2001 Nơi cấp bán: Công ty Hoàng hà Do ông Trà nhận TT Tên hàng và qui cách Đơn vị tính Số lượng Đơn giá 1 2 Da trâu muói Da bò muối Kg Kg 1500 800 8.500 7500 Thực tế kiểm nghiệm: Về số lượng: Đúng theo hoá đơn. Về chất lượng: Tốt. ý kiến ban kiểm nghiệm: Toàn bộ số vật tư trên đảm bảo chất lượng phục vụ sản xuất. Biên bản lập xong hồi 11 giờ ngày 15 tháng 03 năm 2001 và đọc cho mọi người cùng nghe, thống nhất ký tên. Các uỷ viên Trưởng ban Giám đốc (ký tên) (ký tên) (ký, đóng dấu) Biên bản kiểm nghiệm vật tư sẽ được lập thành 3 bản (1 bản do phòng vật tư giữ, 1 bản do phòng kế toán giữ, 1 bản do thủ kho giữ). Tất cả các loại vật tư đã kiểm nghiệm, nếu chất lượng, quy cách phù hợp, đúng thì phòng kế hoạch kỹ thuật tiến hành nhập kho. Phiếu nhập kho được ghi thành 3 liên: 1 liên lưu chứng từ, 1 liên giao cho thủ kho, 1 liên giao cho người đi mua giữ cùng hoá đơn để sau đó giao lại cho phòng kế toán làm cơ sở thanh toán. Trên cơ sở phiếu nhập kho, thủ kho ghi chép vào thẻ kho và kế toán ghi vào sổ chi tiết vật tư. Ví dụ: Theo hoá đơn (GTGT) số 21286 ngày 05/03/2001 Công ty mua vật tư của Tổ hợp Quyết Thắng Biểu 03: hoá đơn (GTGT) Mẫu số: 01GTKT-3LL Liên 2 (Giao cho khách hàng) MC/99 Ngày 05 tháng 03 năm 2001 No: 21286 Đơn vị bán hàng: Tổ hợp Quyết Thắng Địa chỉ: Thanh Xuân, Hà nội. Số TK: 361111000894 Điện thoại: Mã số: 01 00 110575 - 1 Họ tên người mua hàng: Công ty da giầy Hà Nội Địa chỉ: Đường Tam Trinh Số TK: 710A00384 Hình thức thanh toán: Mã số: 01 00 103249 - 1 TT Tên hàng và qui cách Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3=2x1 1 2 3 4 5 Da trâu muối Da bò muối Da trâu tuơi Da bò tươI Phẩm nhuộm Kg Kg Kg Kg Kg 500 300 100 80 20 225.900 137.700 228.600 135.000 670.460 1.411.857 4.131.000 11.430.000 675.000 13.492.000 Cộng tiền hàng 31.141.325 Thuế suất GTGT 10% Tiền thuế GTGT 3.114.132 Tổng cộng tiền thanh toán 34.255.457 Số tiền bằng chữ: Ba tư triệu hai trăm năm mươi lăm ngàn bốn trăm năm mươi bảy đồng./. Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị Biểu 04: Mẫu số 01-VT Ban hành theo QĐ số 1141-TC/QĐ/CĐKT Ngày 01/11/95 của BTC phiếu nhập kho Số 69 Ngày 05 tháng 03 năm 2001 Nợ TK152 Nợ TK 133 Có TK 331 Họ tên người giao hàng: Nguyễn Đức Trà Theo hoá đơn số 21286 ngày 05/03/2001 Nhập kho tại : Công ty TT Tên hàng và qui cách ĐV tính Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 2 3 4 5 Da trâu muối Da bò muối Da trâu tươi Da bò tươi Phẩm nhuộm Kg nt nt nt nt 500 300 100 80 20 225.900 137.700 228.600 135.000 670.460 1.411.857 4.131.000 11.430.000 675.000 13.492.000 Cộng tiền hàng 31.141.325 Số tiền viết bằng chữ: Ba mốt triệu, một trăm bốn mốt ngàn ba trăm hai lăm đồng Nhập ngày 05 tháng 03 năm 2001 Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Thủ kho Người giao hàng Thủ tục xuất vật liệu: Căn cứ vào kế hoạch sản xuất, nhu cầu thực tế và định mức tiêu hao nguyên vật liệu, phân xưởng lập một phiếu yêu cầu xuất kho vật liệu, ghi danh mục vật liệu cần lĩnh cụ thể về số lượng. Phiếu xuất kho vật tư được viết thành 2 liên: - Một liên lưu lại ở phòng kế toán để cuối kỳ xác định thực tế vật liệu xuất kho lập bảng phân bổ. - Một liên chuyển cho thủ kho để lĩnh vật tư về xưởng. Kế toán căn cứ vào phiếu xuất vật tư ghi sổ chi tiết vật tư theo số lượng và địa điểm phát sinh chi phí. Đến cuối kỳ căn cứ vào số lượng và giá trị vật liệu tồn đầu kỳ, nhập trong kỳ để xác định giá thực tế vật liệu xuất dùng. Biểu 05: phiếu sản xuất Đơn vị thực hiện: Phân xưởng da keo Ngày giao10/03/2001 Ngày hoàn thành 24/03/2001 Số HĐ Tên hàng ĐV tính Số lượng Ghi chú 1 2 3 4 5 Da trâu muối Da bò muối Hoá chất Da bò tươi da bò muối Kg kg lít kg Kg 30 20 5 25 15 Kế hoạch Phụ trách sản xuất Thủ kho Người giao Căn cứ vào phiếu sản xuất, kế toán ghi phiếu xuất kho: (Xem biểu 06) Biểu6: Phiếu xuất kho Ngày16 / 2/2001 Đơn vị…. Mẫu số 02- VT Địa chỉ…. QĐ số1141 – TC/QĐ/ CĐKT Ngày 01 / 11/95 của BTC Số 04 Nợ… Có… Họ tên người nhận hàng: Nguyễn Văn Thắng Địa chỉ: Phân xưởng da keo Lý do xuất kho: Phục vụ sản xuất da Xuất tại kho : Công ty Stt Tênnhãn hiệu Quycách,phẩm cấp vật tư Mã số Đvị tính Số lượng Yêu cầu Thực xuất Đ giá Thành tiền A B C D 1 2 3 4 1 DaTrâu muối Kg 30 30 7500 2 Da bò muối nt 20 20 3 Hoá chất lít 5 5 4 Da trâu tươi Kg 25 25 5 Da bò tươi nt 15 15 Phụ trách bộphận Phụ trách cung tiêu Ngườinhận Thủ kho Thủ trưởng đơn vị Sử dụng (Ký,họ tên) (Ký, họtên) (Ký họ,tên) (ký họ,tên) ( Ký họ, tên) 4.2. Hạch toán chi tiết NVL tại Công tyda giầy Hà Nội Để có thể tổ chức thực hiện được toàn bộ công tác kế toán vật liệu nói chung và kế toán chi tiết vật liệu nói riêng, trước hết phải bằng phương pháp chứng từ kế toán để phản ánh tất cả các nghiệp vụ liên quan đến nhập, xuất vật liệu. Những chứng từ kế toán này là cơ sở pháp lý để ghi sổ kế toán. Thực tế tại công ty, chứng từ kế toán được sử dụng trong phần hành kế toán chi tiết vật liệu bao gồm: - Phiếu nhập kho - Phiếu xuất kho - Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho. Phương pháp hạch toán chi tiết vật liệu công ty sử dụng là phương pháp "thẻ song song". Nhiệm vụ cụ thể của thủ kho và kế toán vật liệu như sau: ã ở kho: thủ kho và các nhân viên phục vụ trong kho phải bảo quản toàn vẹn số lượng và chất lượng vật tư. Kế toán chi tiết vật liệu được thực hiện trên thẻ kho. Hàng ngày các phiếu nhập, xuất sau khi đối chiếu với số thực nhập, thực xuất thủ kho ghi vào thẻ kho. Cuối tháng, thủ kho phải tiến hành tổng cộng số nhập, xuất để tính ra số tồn kho về mặt lượng theo từng danh điểm vật liệu và đối chiếu số dư với kế toán vật liệu. Thẻ kho được mở cho từng thứ vật liệu, mỗi thứ vật liệu có một hoặc một số tờ căn cứ vào khối lượng ghi chép các nghiệp vụ phát sinh, mỗi chứng từ ghi một dòng vào thẻ kho. ã ở phòng kế toán: Kế toán vật liệu mở sổ kế toán chi tiết vật liệu cho từng danh điểm vật liệu tương ứng với thẻ kho mở ở kho. Sổ này có nội dung tương tự thẻ kho, chỉ khác là theo dõi cả về mặt giá trị. Hằng ngày căn cứ vào chứng từ nhập, xuất kho, kế toán vật liệu ghi đơn giá vào và tính ra số tiền. Sau đó, lần lượt ghi các nghiệp vụ nhập, xuất vào sổ kế toán chi tiết vật liệu có liên quan. Cuối tháng tiến hành cộng sổ và đối chiếu số dư về mặt lượng với thủ kho. Biểu 07: Mẫu số 06-VT Ban hành theo QĐ số 1141-TC/QĐ/CĐKT Ngày 01/11/95 của BTC thẻ kho Số thẻ....... Số tờ....... Ngày lập thẻ 01/03/2001 Danh điểm vật tư.............. Đơn giá hạch toán................. Tên vật tư: Da trâu bò. Đơn vị tính: Kg Nhãn hiệu qui cách vật tư: Định mức dự trữ:......................... - Tối đa - Tối thiểu TT Chứng từ Trích yếu Ngày nhập xuất Số lượng Ký xác nhận của kế toán Số Ngày Nhập Xuất Tồn 1 2 3 4 5 6 7 8 9 1 2 3 4 5 251 251 69 252 253 3/03 4/03 5/03 10/03 16/03 Tồn đầu tháng Sơ chế Sơ chế Anh Trà mua vật tư Sơ chế Sơ chế ............................ 3/03 4/03 5/03 10/03 16/03 60 ........ 10 10 15 30 .......... 25 15 5 65 50 20 ........... Cộng phát sinh 90 80 Tồn ngày 31/03/2001 35 Biểu 08: Sổ chi tiết vật tư Tháng 03 năm 2001 Đơn vị: Công ty da giầy Hà Nội Danh điểm vật tư: 152 Tên vật tư: Phẩm nhuộm màu Nhãn hiệu qui cách: Đơn vị tính: Kg Giá kế hoạch: Kho: Công ty da giiầy Hà Nội Ngày nhập xuất Số hiệu Chứng từ Trích yếu Nhập Xuất Tồn N X SL ĐG TT SL ĐG TT SL ĐG TT 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 3/03 4/03 5/03 10/03 16/03 69 250 251 252 253 Tồn đầu tháng Phẩm nhuộm phẩm nhuộm A.Trà mua vật tư Phẩm nhuộm Phẩm nhuộm ........................... 60 ...... 28.155 ........... 1.689.300 ................ 10 10 15 30 ...... 22.320 22.320 ......... 28.155 28.155 ........... 223.200 223.200 ......... 422.325 844.650 ................ 25 558.000 Cộng 90 2.533.950 80 2.106.525 Tồn ngày 31/03/2001 35 985.425 Ngày 31 tháng 03 năm 2001 Người lập Kế toán trưởng Đối với các loại nguyên vật liệu nhập về từ sản xuất thì trình tự và cách ghi sổ chi tiết cũng giống như đối với vật tư nhập do mua ngoài, nhưng việc tính toán và ghi chép đơn giản hơn vì những vật tư đó không có số tồn kho (được xuất ngay) và xuất theo giá thực tế đích danh. Ví dụ: (Xem biểu 09) Biểu 09: Sổ chi tiết vật tư Tháng 03 năm 2001 Đơn vị: Công ty da giầy Hà Nội Danh điểm vật tư: 152 Tên vật tư: Da Trâu, Bò Nhãn hiệu qui cách: Tấm Đơn vị tính: Kg Giá kế hoạch Kho: Công ty Ngày nhập xuất Số hiệu Chứng từ Trích yếu Nhập Xuất Tồn N X SL ĐG TT SL ĐG TT SL ĐG TT 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 05/10 10/10 21286 252 Nhập kho Xuất cho PX I 30 137.700 4.131.000 30 137.700 4.131.000 Cộng 30 4.131.000 30 4.131.000 Tồn ngày 31/03/2001 0 0 Ngày 31 tháng 03 năm 2001 Người lập Kế toán trưởng Cuối mỗi tháng, Công ty lập bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn kho nguyên vật liệu và tiến hành kiểm kê nguyên vật liệu ở kho. Tại Công ty kế toán vật liệu mở sổ kế toán chi tiết vật liệu cho từng danh điểm vật liệu tương ứng với thẻ kho mở ở kho thông qua sổ chi tiết nguyên vật liệu của kế toán và thẻ kho của thủ kho, đồng thời khi kiểm kê thực tế thì ghi theo số thứ tự. 5. Hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu tại Công ty da giầy Hà nội Là doanh nghiệp có số lượng nguyên vật liệu phong phú, sử dụng tương đối đa dạng. Công ty da giầy Hà Nội áp ụng phương phương pháp kê khai thường xuyên để hạch toán tổng hợp NVL. Vì vậy công tác hạch toán NVL tại công ty như sau. 5.1. Tài khoản sử dụng Kế toán tổng hợp vật liệu là việc sử dụng các tài khoản kế toán để phản ánh kiểm tra và giám sát các đối tượng kế toán có nội dung kinh tế ở dạng tổng quát. Tại công ty, kế toán tổng hợp vật liệu sử dụng một số tài khoản sau: - Tài khoản 152: NVL Công ty mở các tài khoản cấp 2 cho tài khoản này: + TK 1521: Vật liệu chính + TK 1522: Vật liệu phụ - Các nghiệp vụ vật tư, công ty sử dụng: TK111, TK112, TK 331, TK 621... - Các nghiệp vụ xuất vật liệu công ty sử dụng TK 621, TK 627, TK 641, TK 642... Phương pháp kế toán tổng hợp vật liệu được sử dụng ở công ty là phương pháp kê khai thường xuyên. Cuối tháng kế toán tổng hợp các nhật ký chứng từ phản ánh các nghiệp vụ nhập, xuất vật tư. 5.2. Kế toán tổng hợp nhập vật liệu Nguồn hàng của công ty luôn được cung cấp ổn định từ các công ty, các cá nhân và thường xuyên nhận được báo giá về các loại vật liệu. Từ đó phòng kế hoạch vật tư cân đối giá cả kiểm tra chất lượng và tiến hành thủ tục mua hàng. Thông thường nếu bên bán là các công ty thì chi phí vận chuyển, bốc dỡ sẽ tính luôn vào hoá đơn của người bán. Nếu bên bán là cá nhân thì doanh nghiệp sẽ tự lo thuê bốc dỡ và phương tiện để vận chuyển hàng về kho. Khi hàng về nhập kho kế toán vật liệu ghi nhật ký chứng từ số 1, nhật ký chứng từ số 2, nhật ký chứng từ số 5. *) Trường hợp mua vật liệu đã về nhập kho nhưng chưa thanh toán cho người bán, kế toán phản ánh bút toán này vào nhật ký chứng từ số 5. Nợ TK 152 Nợ TK 133 Có TK 331 *) Trường hợp mua vật liệu trả tiền ngay Nợ TK 152 Nợ TK 133 Có TK 111, TK 112 *) Trong trường hợp công ty tự thuê vận chuyển bốc dỡ và chi phí này trả bằng tiền mặt thì kế toán ghi vào sổ nhật ký chứng từ số 1: Nợ TK 152 Nợ TK 133 Có TK 111 *) Trường hợp cán bộ phòng kế hoạch vật tư xin tạm ứng để mua vật liệu, thì phải nói rõ vật liệu gì, giá cả, số lượng bao nhiêu và được giám đốc ký duyệt kế toán ghi vào nhật ký chứng từ số 10: Nợ TK 152 Nợ TK 133 Có TK 141 Tại công ty, kế toán nhập vật liệu được thực hiện trên nhật ký chứng từ số 5. Trích tình hình nhập vật liệu trong tháng 3/ 2001 của công ty: - Ngày 6/3. Mua của bà Mai 1.200kg da trâu muối. Thanh toán ngay bằng tiền mặt. - Ngày 9/3. Mua của ông Hưng 800kg da bò tươi, 400kg da bò muối. Thanh toán ngay bằng tiền mặt. - Ngày 10/3. Công ty nhận được hoá đơn số 067742 về mua 3.500 kg da trâu tươi của tổ hợp tác Quyết Thắng. Công ty thanh toán tiền ngay cho người bán. - Ngày 15/3. Công ty nhận được hoá đơn số 001782 của công ty TNHH Thắng Lợi về mua 1.500kg da trâu tươi, 5.800kg da trâu muối, 4.200kg da bò tươi và 5.400kg da bò muối. Công ty đã trả bằng chuyển khoản 60% giá trị lô hàng. Số tiền còn lại tháng sau trả nốt. - Ngày 18/3. Mua hoá chất các loại số tiền 137.850.640 đồng đã thanh toán bằng tiền mặt 100.000.000 đồng số còn lại ghi nợ. - Ngày 22/3. Công ty nhận được hoá đơn số 006615 của công ty Việt Hoàng, về mua 1.200kg da bò tươi, 600 kg da bò muối. Công ty chưa thanh toán cho người bán. Sổ chi tiết thanh toán với người bán dùng để phản ánh và theo dõi tình hình thanh toán. Công ty dùng "Sổ chi tiết số 2" sổ chi tiết này được mở theo từng tháng để theo dõi. Biểu 10: Bảng kê nhập vật tư Tháng 03/2001 (trích) Record Số Xuất nhập Người bán TK Nợ TK Có Tiền 214 69 VT nhập Bà Mai 152 331 31.141.325 215 70 VT nhập Ông Hưng 152 111 1.927.270 ....... Ngày 31 tháng 03 năm 2001 Người lập Kế toán trưởng Biểu 11: Tổng công ty da giầy VN Chứng từ ghi sổ 4.1 CT da giầy HN Ngày 05 tháng 03 năm 2001 Trích yếu Tài khoản Số tiền Nợ Có Anh Trà mua vật tư Thuế GTGT 152 133 331 331 31.141.325 3.114.132 Cộng 34.255.457 Kèm theo 02 chứng từ gốc Ngày 31 tháng 03 năm 2001 Người lập Kế toán trưởng Biểu 12: Tổng công ty da giầy VN Chứng từ ghi sổ 4.2 CT da giầy HN Ngày 10 tháng 03 năm 2001 Trích yếu Tài khoản Số tiền Nợ Có Anh Trà mua vật tư Thuế GTGT 152 133 111 111 1.927.270 192.727 Cộng 2.119.997 Kèm theo 02 chứng từ gốc Ngày 31 tháng 03 năm 2001 Người lập Kế toán trưởng Biểu 13: Sổ cái TK 152: " Nguyên liệu, vật liệu" Tháng 03 năm 2001 Ngày ghi sổ Chứng từ ghi sổ Diễn giải Số hiệu TK đối ứng Số tiền SHiệu Ngày tháng Nợ Có Số dư đầu tháng 47.252.700 31/03/2001 4.1 05/03/2001 Mua chịu vật tư 331 31.141.325 31/03/2001 4.2 07/03/2001 Mua vật tư bằng TM 111 1.927.270 ....... Cộng PS tháng 78.896.432 63.710.200 Số dư cuối tháng 62.438.932 Cộng luỹ kế từ đầu năm 721.910.320 612.701.987 Ngày 31 tháng 03 năm 2001 Người lập Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị Như vậy, thông qua các chứng từ ghi sổ biết được lượng nhập nguyên vật liệu của xí nghiệp và nắm được việc mua nguyên vật liệu bằng tiền mặt bao nhiêu, tiền gửi ngân hàng bao nhiêu, mua chịu bao nhiêu,... để trên cơ sở đó có các biện pháp hợp lý để quản lý nguyên vật liệu. Cuối tháng căn cứ vào số liệu các chứng từ ghi sổ, kế toán ghi vào sổ cái tài khoản (Xem biểu 13,14,15): Biểu 14: Sổ cái TK 331: "Phải trả người bán" Tháng 03 năm 2001 Ngày ghi sổ Chứng từ ghi sổ Diễn giải Số hiệu TK đối ứng Số tiền SHiệu Ngày tháng Nợ Có Số dư đầu tháng 20.101.942 70.123.484 31/03/2001 4.1 05/03/2001 Mua chịu vật tư 152 31.141.325 Thuế VAT mua vật tư 133 3.114.132 ...... Cộng PS tháng 10.981.175 100.705.783 Số dư cuối tháng 31.083.117 170.829.267 Cộng luỹ kế từ đầu năm 50.263.187 600.183.798 Ngày 31 tháng 03 năm 2001 Người lập Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị Biểu 15: Sổ cái TK 133: "Thuế GTGT được khấu trừ" Tháng 03 năm 2001 Ngày ghi sổ Chứng từ ghi sổ Diễn giải Số hiệu TK đối ứng Số tiền SHiệu Ngày tháng Nợ Có Số dư đầu tháng 0 31/03/2001 4.1 05/03/2001 Thuế VAT mua vật tư 331 3.114.132 31/03/2001 4.2 07/03/2001 Thuế VAT mua vật tư bằng tiền mặt 111 192.727 ...... 31/03/2001 K/c thuế VAT đầu vào 33311 10.206.793 Phát sinh trong tháng 10.206.793 10.206.793 Số dư cuối tháng 0 Phát sinh từ đầu năm 90.102.196 90.102.196 Ngày 31 tháng 03 năm 2001 Người lập Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị 5.3. Kế toán tổng hợp xuất vật liệu: Quản lý vật liệu không những chỉ quản lý tình hình thu mua, bảo quản là chi trả vật liệu mà còn phải quản lý tình hình xuất dùng vật liệu. Căn cứ vào chứng từ xuất kho vật liệu của công ty, cuối tháng kế toán tổng hợp phân loại theo từng tháng, từng loại, từng thứ vật liệu xuất dùng, tập hợp theo từng đối tượng sử dụng, từ đó xác định trị giá thực tế của vật liệu xuất kho. Trị giá thực tế Số lượng Đơn giá vật liệu xuất kho = xuất kho x mua Tuỳ theo mục đích sử dụng, kế toán phản ánh giá trị thực tế vật liệu của công ty xuất dùng vào bên có TK 152, đối ứng với bên nợ TK 621, TK 627, TK 641...Trên nhật ký chứng từ số 7. Để theo dõi xuất dùng vật liệu theo đúng đối tượng sử dụng, kế toán dùng "Bảng phân bổ nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ" theo mẫu quy định. Căn cứ vào các chứng từ xuất, mục đích xuất và giá vốn thực tế xuất để ghi sổ theo định khoản trên bảng phân bổ nguyên vật liệu. Giá trị thực tế nguyên vật liệu xuất kho được tính theo phương pháp giá thực tế đích danh. Ví dụ: Căn cứ Phiếu nhập kho số 69 ngày 05/03/2001, khi xuất kho Da vào ngày 10 tháng 03 năm 2001 cho PXI , kế toán tính giá thực tế của da xuất kho bằng 30Kg x 137.700 = 4.131.000 đ Kế toán định khoản như sau: - Xuất cho sản xuất kinh doanh Nợ TK 621: 4.131.000 Có TK 152: 4.131.000 Nợ TK 627 Có TK 152 - Trường hợp xuất để gia công Nợ TK 154 Có TK 152 - Trường hợp xuất vật liệu để bán Nợ TK 632 Có TK 152 Định kỳ (5 ngày) căn cứ vào các chứng từ nhập - xuất vào chứng từ ghi sổ, sau đó từ chứng từ ghi sổ vào sổ cái tài khoản. Như vậy trên cơ sở của các chứng từ gốc, kế toán phân loại tập hợp theo tập chứng từ và vào máy vi tính, sau khi xử lý số liệu máy sẽ cho in ra các bảng kê xuất và các chứng từ ghi sổ cụ thể. Biểu 16: Bảng kê xuất vật tư tháng 03/2001 (Vì trong tháng có nhiều phiếu xuất vật tư nên trong biểu này chỉ trích một số dòng để minh hoạ). Record So Xuất nhập Người bán TK Nợ TK Có Tiền 214 69 VT nhập Tổ hợp tác Quyết Thắng 152 331 31.141.325 215 70 VT nhập Công ty Thắng Lợi 152 111 1.927.270 ....... 219 175 VT xuất Hành chính 627 152 1.181.060 223 279 VT xuất PX I 621 152 4.929.975 224 280 VT xuất PX II 621 152 22.387.650 ....... Ngày 31 tháng 03 năm 2001 Người lập Kế toán trưởng Biểu 17: Tổng CT Da giầy VN Chứng từ ghi sổ 5.1 CTY da giầy HN Ngày 10 tháng 03 năm 2001 Trích yếu Tài khoản Số tiền Nợ Có Xuất da cho PX I 621 152 4.929.975 Cộng 4.929.975 Kèm theo 01 chứng từ gốc Người lập Kế toán trưởng Biểu 18: Tổng CT Da giầy VN Chứng từ ghi sổ 5.2 CTY da giầy HN Ngày 15 tháng 03 năm 2001 Trích yếu Tài khoản Số tiền Nợ Có Xuất nguyên vật liệu cho PX II Xuất VL cho hành chính 621 627 152 152 22.387.650 1.182.060 Cộng 23.568.710 Kèm theo 02 chứng từ gốc Người lập Kế toán trưởng Công ty da giầy xác định đối tượng tập hợp chi phí là đối tượng của từng đơn đặt hàng. Khi có khách hàng đặt hàng, kế toán căn cứ vào đơn đặt hàng để dự tính chi phí nguyên vật liệu cần thiết phải bỏ ra để hoàn thành đơn đặt hàng. Khi nghiệp vụ xuất vật tư thực sự phát sinh, dựa vào các chứng từ xuất kế toán tiến hành lập bảng phân bổ chi phí nguyên vật liệu cho các bộ phận liên quan (Xem biểu 19) Biểu 19: bảng phân bổ nguyên vật liệu Tháng 03 năm 2001 Số TT TK ghi Có TK ghi Nợ TK 152 HT TT 1 2 3 4 1 2 TK 621- Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp TK 627- Chi phí sản xuất chung 81.860.886 3.160.260 Cộng 85.021.146 Ngày 31 tháng 03 năm 2001 Người lập Kế toán trưởng Như vậy, thông qua các chứng từ ghi sổ biết được việc xuất nguyên vật liệu cho các đối tượng sử dụng và tính được việc phân bổ cụ thể cho từng đối tượng sử dụng nguyên vật liệu, trên cơ sở đó tính được giá thành của từng loại sản phẩm Số liệu từ các chứng từ ghi sổ được chuyển ghi vào sổ cái(Xem biểu 20): Biểu 20: Sổ cái TK 152: " Nguyên liệu, vật liệu" Tháng 03 năm 2001 Ngày ghi sổ Chứng từ ghi sổ Diễn giải Số hiệu TK đối ứng Số tiền SHiệu Ngày tháng Nợ Có Số dư đầu tháng 47.252.700 31/03/2001 4.1 05/03/2001 Mua chịu vật tư 331 31.141.325 31/03/2001 4.2 07/03/2001 Mua vật tư bằng TM 111 1.927.270 ....... 31/03/2001 5.1 10/03/2001 Xuất VL PXI 621 4.929.975 31/03/2001 5.2 10/03/2001 Xuất VL cho QLPX 627 1.181.060 31/03/2001 5.2 10/03/2001 Xuất VL cho máy 20 621 22.387.650 ....... Cộng PS tháng 78.896.432 63.710.200 Số dư cuối tháng 62.438.932 Cộng luỹ kế từ đầu năm 721.910.320 612.701.987 Ngày 31 tháng 03 năm 2001 Người lập Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị Phần III hoàn thiện hạch toán nguyên vật liệu với việc nâng cao hiệu quả quản lý, sử dụng nguyên vật liệu tại công ty da giầy hà nội I.Nhận xét chung về công tác quản lý và hạch toán vật liệu ở công ty da giầy Hà Nội. Là một công ty có truyền thống lâu đời, HALEXIM có nhiều tiềm lực để đi lên. Kể từ khi thành lập đến nay trải qua bao thăng trầm song với sự nỗ lực của bản thân cùng sự giúp đỡ của cơ quan chủ quản cũng như các đơn vị hữu quan, công ty đã không ngừng phát triển. Chuyển sang cơ chế thị trường mặc dù gặp rất nhiều khó khăn, công ty đã cố gắng tìm biện pháp hoà nhập. Bên cạnh việc hoàn thiện công nghệ sản xuất, hợp lý hoá sản xuất, nghiên cứu và vận dụng các biện pháp quản lý kinh tế mới, hoàn thiện công tác kế toán nói chung, HALEXIM đã có nhiều cố gắng đáp ứng yêu cầu quản lý của cấp trên và của bộ máy quản lý nội bộ. Sở dĩ, có được kết quả như vậy là do một số nguyên nhân chính sau: Có sự đoàn kết nhất trí, nỗ lực cuả tập thể cán bộ công nhân viên của XN; Có định hướng phát triển phù hợp với sự phát triển của đất nước; Có sự chỉ đạo sáng suốt của tổ chức Đảng ở XN; Có sự tính toán quyết đoán của Giám đốc, sự tham mưu tích cực của các phòng, ban quản lý.... Qua thời gian nghiên cứu vận dụng lý luận vào thực tiễn công tác kế toán vật liệu, em thấy kế toán vật liệu ở công ty da giầy Hà Nội có những ưu điểm: - Khâu thu mua: Công ty có đội ngũ cán bộ rất nhanh nhạy với thị trường nắm bắt mọi thông tin và nhu cầu tiêu thụ của khách hàng đảm bảo cung cấp đầy đủ vật liệu cho sản xuất thông qua quản lý hoá đơn, chứng từ thu mua. - Khâu bảo quản: Công ty xây dựng hệ thống kho tàng và các nội qui bảo quản vật tư hợp lý, khoa học tương đối tốt. - Công ty có một hệ thống kho tàng tương đối tốt, Công ty đã cho xây dựng những kho chứa hàng kiên cố nhằm bảo quản cung cấp kịp thời NVL cho các phân xưởng sản xuất. Bên cạnh đó, các phân xưởng sản xuất còn có các kho chứa hàng vừa gần với các phân xưởng. Hơn nữa để bảo đảm cho NVL không bị mất mát, hư hỏng, Công ty đều bố trí mạng lưới bảo vệ chặt chẽ đối với từng kho NVL dù lớn hay nhỏ. - Công ty đã tính toán được các định mức chi phí nguyên vật liệu, tạo điều kiện cho việc thu mua và cấp phát nguyên vật liệu đầy đủ kịp thời, phục vụ cho quá trình sản xuất kinh doanh liên tục của xí nghiệp. - Công ty đã thực hiện được việc phân loại nguyên vật liệu, thực hiện sắp xếp vật liệu khoa học, hợp lý, bảo quản tốt, tạo điều kiện phục vụ quá trình sản xuất nhanh chóngvà thuận tiện. - Công ty thực hiện việc quản lý, hạch toán nguyên vật liệu theo đúng chế độ quy định của Nhà nước: có phiếu nhập, phiếu xuất, thẻ kho sổ chi tiết... đã góp phần quản lý nguyên vật liệu được chặt chẽ, hạn chế thất thoát, cung cấp kịp thời các thông tin và số liệu về tình hình biến động của nguyên vật liệu cho lãnh đạo xí nghiệp để có biện pháp chỉ đạo điều hành kịp thời. - Khâu sử dụng: khi có nhu cầu sử dụng, phòng kế hoạch vật tư xem xét tính hợp lý, hợp lệ để cung cấp vật liệu cho sản xuất nhanh nhất và tiết kiệm nhất. Hệ thống định mức sử dụng vật liệu được xây dựng rất cụ thể tạo điều kiện cho phân xưởng sản xuất tiết kiệm được vật tư, mang lại hiệu quả kinh tế cao. - Về công tác kế toán: Bộ máy kế toán của công ty gồm 6 người, mỗi người được phân công thực hiện từ hai đến ba phần hành kế toán do vậy đòi hỏi đội ngũ kế toán phải có trình độ cao, làm việc với năng suất tối đa mới đảm bảo hoàn tất công việc của mình. Mặc dù đang áp dụng hình thức Nhật ký - chứng từ tương đối phức tạp nhưng kế toán công ty đã bố trí lại toàn bộ sổ sách môt cách đơn giản, thuận tiện, dễ hiểu giúp cho việc lấy số liệu ghi vào sổ sách liên quan một cách nhanh nhất và đầy đủ nhất. Sự luân chuyển sổ sách, số liệu và công tác kiểm tra đối chiếu diễn ra thường xuyên và kịp thời. Tuy nhiên khối lượng công việc vẫn rất nhiều và đòi hỏi đội ngũ kế toán phải có trình độ cao. + Về công tác kế toán quản lý vật liệu: Công ty hiện sử dụng phương pháp nhập trước - xuất trước để tính giá thực tế vật liệu xuất kho. Đặc điểm của công ty là có ít danh điểm vật liệu và số lần nhập của mỗi loại không nhiều nên việc áp dụng phương pháp này là tương đối hợp lý. + Về công tác kế toán chi tiết vật liệu: phế liệu thu hồi tại công ty nhập kho không được làm các thủ tục nhập. Trong khi đó tất cả các loại phế liệu của công ty đều có thể tận dụng tái chế được. Phế liệu chỉ được để vào kho không được phản ánh trên các sổ sách cả về số lượng cũng như giá trị. Điều này có thể dẫn đến hao hụt, mất mát phế liệu, làm thất thoát một nguồn thu của công ty. * Bên cạnh những thành tích đạt được nêu trên, xí nghiệp còn có những mặt tồn tại cần tiếp tục được khắc phục và hoàn thiện như sau: 1. Việc luân chuyển và lưu giữ chứng từ ban đầu (phiếu xuất, phiếu nhập) chưa hợp lý giữa phòng Kế hạch - kỹ thuật và phòng Tài chính - kế toán (Trước kia do thủ kho thuộc phòng Kế hoạch - kỹ thuật nên luân chuyển chứng từ như cũ là được), nay do nhu cầu công việc thủ kho chuyển sang phòng Tài chính - kế toán để kiêm luôn cả quỹ thì việc luân chuyển và lưu giữ chứng từ là chưa hợp lý. Hiện nay tất cả phiếu nhập kho và xuất kho được lưu giữ ở phòng Tài chính - kế toán, còn phòng Kế hoạch - kỹ thuật thì không. Như vậy khi cần thông tin về một vấn đề nào đó về nguyên vật liệu thì phòng Kế hoạch - kỹ thuật sẽ bị động, không theo dõi được liên tục, vì thế đã ảnh hưởng đến việc quản lý thu mua nguyên vật liệu cũng như đến sản xuất - kinh doanh. 2. Việc quản lý, theo dõi nguyên vật liệu ở xí nghiệp là chưa khoa học: Tuy nguyên vật liệu ở Công ty không nhiều nhưng cùng một loại gồm nhiều thứ khác nhau. Trong mỗi thứ đó lại có các qui cách và kích cỡ khác nhau nên sẽ gây khó khăn cho việc ghi chép, theo dõi của kế toán và chậm trong việc cung cấp các thông tin về nguyên vật liệu khi cần thiết. 3. Việc áp dụng phương pháp đánh giá nguyên vật liệu xuất kho theo phương pháp nhập trước - xuất trước và phương pháp giá thực tế đích danh sẽ làm cho một số nguyên vật liệu bị ứ đọng lâu, chậm luân chuyển và giá nguyên vật liệu bị phụ thuộc nhiều vào giá cả thị trường. Nếu giá cả nguyên vật liệu không bị biến động thì không sao, còn nếu biến động sẽ gây khó khăn cho việc thu mua nguyên vật liệu và sẽ ảnh hưởng đến sản xuất - kinh doanh. 4. Việc phòng Tài chính - kế toán ít người mà phải đảm nhận khối lượng công việc rất lớn dẫn đến việc thực hiện không đầy đủ các bước, các phần hành, nội dung trong hạch toán kế toán. Cụ thể là trong kế toán tổng hợp không thực hiện việc ghi chép vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ; Trong kế toán chi tiết Công ty không thực hiện việc lập bảng tổng hợp chi tiết cho nên gây khó khăn cho việc đối chiếu số liệu giữa bảng cân đối số phát sinh, sổ cái các tài khoản với sổ kế toán chi tiết. Do vậy kết quả tổng hợp luôn phải căn chỉnh nhiều lần song cũng chưa có cơ sở vững chắc trong việc đối chiếu theo nguyên tắc kế toán. II. Một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện công tác kế toán vật liệu ở công ty da giầy Hà Nội Qua quá trình tìm hiểu thực tế, em thấy kế toán nói chung và kế toán vật liệu ở công ty nói riêng còn một số tồn tại cần khắc phục. Nhằm khắc phục được những tồn tại nêu trên của Công ty, sau khi đã nghiên cứu lý luận và xem xét thực tiễn tại Công ty (mặc dù thời gian chưa nhiều) em cũng mạnh dạn đưa ra một vài kiến nghị tham khảo nhằm hoàn thiện hơn nữa công tác kế toán nguyên vật liệu ở Công ty: Lập biên bản kiểm nghiệm vật tư Do đặc diểm vật liệu của công ty mua về phát sinh không nhiều lần trong tháng nên không cần thiết phải lập ban kiểm nghiệm vật tư mà chỉ cần lập "biên bản kiểm nghiệm vật tư". Biên bản này sẽ do những người chịu trách nhiệm về vật tư của công ty kiểm nghiệm, trong đó người chịu trách nhiệm chính là thủ kho. Cơ sở kiểm nhận là hoá đơn, nếu chưa có hoá đơn thì căn cứ vào hợp đồng mua bán để kiểm nhận. Nếu trong quá trình kiểm nhận vật liệu nhập kho nếu phát hiện vật liệu thừa, thiếu, hoặc sai quy cách, phẩm chất đã ghi trong hợp đồng thì phải lập biên bản, xác định rõ nguyên nhân để tiện cho việc sử lý về sau. Hoàn thiện kế toán vật liệu Cần hạch toán thêm nghiệp vụ nhập kho phế liệu thu hồi. Phế liệu thu hồi của công ty không được tiến hành thủ tục nhập kho, không ghi tăng vật liệu của công ty, do đó cần hạch toán thêm nghiệp vụ nhập kho phế liệu thu hồi theo bút toán. Nợ TK 152 Có TK 154 3. Hoàn thiện về việc tổ chức quản lý tại xí nghiệp và việc bố trí nhân lực tại phòng Tài chính - kế toán. Việc bố trí cán bộ quản lý ở Công ty là một vấn đề hết sức khó khăn và tế nhị (vì nó là tồn tại cũ và là vấn đề động chạm đến con người). Vì vậy phương án của Công ty là tận dụng mặt bằng để tiến hành cho thuê hoặc làm dịch vụ cũng là hướng để thực hiện việc bố trí, sắp xếp lại một số cán bộ quản lý sao cho phù hợp để tạo ra hiệu quả cao trong kinh doanh. Còn trường hợp ở phòng Tài chính - kế toán thực sự thiếu nhân lực, Công ty cũng cần xem xét thực tế công việc, cân đối với nhân lực đang có để quyết định việc lấy thêm người có năng lực, có kiến thức tăng cường cho phòng nhằm đảm bảo cho trong công tác kế toán được tiến hành kịp thời, tạo lập được các thông tin và số liệu chuẩn cung cấp kịp thời cho lãnh đạo Công ty phục vụ việc điều hành, quản lý sản xuất - kinh doanh, giúp Công ty có thể đứng vững được trong cạnh tranh và phát triển sản xuất - kinh doanh. 4.Về việc ứng dụng máy vi tính trong công tác kế toán: Hiện nay do nhu cầu thông tin đòi hỏi ngày càng cao, việc đưa máy vi tính vào phục vụ công tác kế toán đã và đang trở thành một nhu cầu bức xúc đối với các doanh nghiệp có quy mô lớn. Đặc biệt khi hệ thống kế toán mới được áp dụng trong phạm vi cả nước càng tạo điều kiện cho các doanh nghiệp áp dụng máy vi tính vào công tác kế toán. ở công ty da giầy Hà Nội do thiếu nhân viên nên số công việc mà mỗi nhân viên đảm nhiệm là rất lớn. Việc áp dụng kế toán máy còn rất hạn chế. Đó là một nhược điểm lớn của công ty. Để khắc phục nhược điểm này, nên chăng công ty áp dụng hình thức Nhật ký chung rất thuận tiện ứng dụng kế toán máy. Các loại sổ sử dụng trong hình thức này: - Sổ nhật ký chung - Sổ cái - Sổ, thẻ kế toán chi tiết Ngoài ra cần có kế hoạch bồi dưỡng cho cán bộ kế toán có trình độ nhất định về tin học để có thể sử dụng được máy vi tính trong công việc của mình. Công ty cần kết hợp chuyên gia kế toán và chuyên gia tin học để xây dựng phần mềm kế toán áp dụng phù hợp với điều kiện công ty. Làm được như vậy sẽ giảm được khối lượng công việc kế toán và nâng cao hiệu quả trong việc cung cấp hệ thống thông tin cho quản lý, 5. Cải tiến về việc luân chuyển chứng từ nhập - xuất nguyên vật liệu tại Công ty: Nhằm khắc phục tình trạng luân chuyển chứng từ nhập - xuất nguyên vật liệu không hợp lý nêu trên đảm bảo cho phòng Kế hoạch - kỹ thuật có 1 liên để lưu lại làm cơ sở trong việc theo dõi thu mua, sử dụng nguyên vật liệu phục vụ kịp thời việc nắm bắt số liệu và điều hành sản xuất, có thể qui định việc luân chuyển như sau: - Đối với phiếu nhập kho: Lập 3 liên và sử dụng như sau: + 1 liên giao cho phòng Kế hoạch - kỹ thuật giữ và lưu + 1 liên giao cho thủ kho + 1 liên giao cho người đi mua giữ cùng hoá đơn mua để làm cơ sở thanh toán vời phòng kế toán sau đó. - Đối với phiếu xuất kho: Lập 3 liên và sử dụng như sau + 1 liên giao cho phòng kế hoạch kỹ thuật giữ và lưu + 1 liên giao cho người lĩnh vật tư + 1 liên giao cho thủ kho. Thủ kho sau khi ghi thẻ kho chuyển cho kế toán để ghi chép vào sổ kế toán chi tiết vật tư (vì thủ kho và kế toán biên chế cùng một phòng cho nên việc luân chuyển chứng từ sẽ không có gì khó khăn cả). Với tình hình thực tế của Công ty như vậy em tin rằng việc luân chuyển chứng từ ghi sổ như thế nào cho hợp lý hơn thì Công ty đều có thể làm được. Điều đó giúp cho Công ty quản lý nguyên vật liệu tốt hơn, tạo điều kiện thúc đây phát triển sản xuất - kinh doanh đạt hiệu quả cao hơn. 5. Xí nghiệp cần lập Bảng nhập - xuất- tồn kho nguyên vật liệu. Để đảm bảo việc đối chiếu số liệu kịp thời và chính xác giữa kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết , đối chiếu số liệu giữa sổ cái và bảng cân đối sổ phát sinh với sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và bảng tổng hợp chi tiết, xí nghiệp có thể lựa chọn: - Lập bảng tổng hợp chi tiết số phát sinh kịp thời và thường xuyên để phục vụ cho việc đối chiếu với sổ cái và lập báo cáo tài chính. - Vào sổ dăng ký chứng từ ghi sổ để làm cơ sở đối chiếu với bảng cân đối sổ phát sinh. Hiện nay xí nghiệp không vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ mà vào thẳng các bảng kê và sau đó vào sổ cái (việc này có thể chấp nhận được). Với việc ghi chép các chứng từ ghi sổ vào sổ cái trước khi lập bảng cân đối sổ phát sinh (đã được đối chiếu với bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn) và không mở sổ đăng ký chứng từ ghi sổ là chưa hợp lý, vì không có cơ sở đối chiếu. Vậy theo em Công ty nên lập bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn nguyên vật liệu. Biểu 21: Bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn nguyên vật liệu Tháng 03 năm 2002 Danh điểm VL Tên vật liệu Đơn vị tính Đơn giá Tồn ĐK Nhập Trong kỳ Xuất Trong kỳ Tồn Cuối kỳ L T L T L T L T 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 1 2 Da trâu (84 x 61) Hoá chất ... ... ... ... ... Kg L 137.300 28.155 …….. 0 0 30 60 4.131.000 1.689.300 ……… 30 15 4.131.000 422.325 …………. 0 45 1.266.975 ……… Cộng Ngày 31 tháng 03 năm 2002 Người lập Kế toán trưởng 6.Xí nghiệp cần tạo lập mã nguyên vật liệu cài đặt cho máy vi tính Để khắc phục tình trạng quản lý, theo dõi nguyên vật liệu chưa khoa học như hiện nay nên chăng Công ty cần tạo một bộ mã nguyên vật liệu cho khoa học, cài đặt cho máy vi tính để thuận tiện cho việc tìm kiếm và xử lý. Do điều kiện về số lượng, chủng loại, quy cách, kích cỡ của nguyên vật liệu ở Công ty nên đòi hỏi bộ mã nguyên vật liệu được tạo lập phải chính xác, đầy đủ, không trùng lặp và để bổ sung những mã nguyên vật liệu mới cho thuận tiện và hợp lý. - Phương pháp lập: Việc xây dựng bộ mã nguyên vật liệu chỉ có thể phù hợp với các yêu cầu trên nếu dựa vào các tiêu thức sau: + Số hiệu TK (TK152 và chi tiết TK 152). + Loại nguyên vật liệu Công ty đang sử dụng. + Nhóm nguyên vật liệu của Công ty. + Kích thước của mỗi loại nguyên vật liệu. + Quy cách của mỗi loại nguyên vật liệu. Cụ thể: + Căn cứ vào số hiệu và tên các TK cấp một, TK cấp hai của TK nguyên vật liệu quy định mã : Nguyên vật liệu chính có mã là 1521. Vật liệu phụ có mã là 1522. ... + Căn cứ vào loại nguyên vật liệu quy định mã : Da trâu có mã là 01 Da bò có mã là 02 ... + Căn cứ vào nhóm của nguyên vật liệu quy định mã: Da trâu có mã là 01 Da bò có mã là 02 ... + Căn cứ vào kích thước của nguyên vật liệu quy định mã: Da trâu muối70 Kg/tấm 01 Da bò muối 60 Kg/tấm 02 ... + Căn cứ vào quy cách của nguyên vật liệu quy định mã: Da trâu muối70 kg/tấm quy cách 84x125 01 Da bò muói 70 kg/tấm quy cách 50x64 02 Ví dụ: Loại nguyên vật liệu chính là Da trâu muối, kích thước 70kg/ tấm, quy cách84´125sẽcómãlà152101010101(xembiểu22) Biểu 22: Biểu mã hiệu nguyên vật liệu dùng cho máy vi tính (1) A (2) B (3) C (4) D (5) E Mã TK TK Mã loại SP Loại SP Mã nhóm Nhóm Mã k.thước k.thước Mã Q.cách Quy cách 1521 NVL chính ... 01 Da 01 Muối 01 70g/m2 01 02 84x125 50x64 1522 VL phụ ... 01 Hóa chất 1523 Nhiên liệu ... 01 Xăng 5 : Xí nghiệp cần lập Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Trong quá trình hạch toán tổng hợp, bộ phận kế toán của Công ty chưa sử dụng sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. Vì vậy em xin đề xuất kiến nghị là Công ty cần phải mở và sử dụng Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. Mẫu sổ như sau(Xem biểu 23): Biểu 23: TCT da giầy VN sổ đăng ký chứng từ ghi sổ CT da giầy HN Năm 2001 Chứng từ ghi sổ Số tiền Số hiệu Ngày 4.1 4.2 ....... 05/03 10/03 .............. 34.255.45