Đề tài Kế toán nguyên liệu vật liệu vật liệu và công cụ dụng cụ tại công ty thương mại xây dựng Bạch Đằng

Lời nói đầu Trước sự phát triển của nền kinh tế và của xã hội ,các doanh nghiệp nói chung cũng như các doanh nghiệp sản xuất nói riêng muốn tồn tại và phát triển được thì đòi hỏi các doanh nghiệp đó phải đề ra cho mình phương án sản xuất kinh doanh đạt hiêụ quả kinh tế nhất : Đáp ứng được nhu cầu của người tiêu dùng với sản xuất ,đạt chỉ tiêu cao về chất lượng sản phẩm, giá thành hạ, thực hiện nghĩa vụ với ngân sách nhà nước, cải thiện đời sông của người lao động ,doanh nghiệp có lợi nhuận tích luỹ ngày càng cao, mở rộng quy mô sản xuất . Để thực hiện tốt điều đó, có thể nói đối với doanh nghiệp sản xuất cần phải tiến hành đồng bộ biện pháp quản lý mọi yếu tố liên quan đến sản xuất kinh doanh bắt đầu khâu thu mua đầu vào (nguyên liệu vật liệu và công cụ dụng cụ)đến khi tìm được thị trường tiêu thụ sản phẩm. Mỗi giai đoạn của quá trình sản xuất đều thể hiện tầm quan trong của mình và có tác động tích cực đến các giai đoạn khác của quá trình sản xuất đó. Nguyên liệu, vật liệu và công cụ dụng cụ là nhân tố không thể thiếu được trong sản xuất, chi phí cho nguyên liệu vật liệu và công cụ dụng cụ thường chiếm tỉ trọng lớn trong toàn bộ chi phí sản xuất, trong giá thành công nghiệp. Chính vì vậy sự biến động của nguyên liệu, vật liệu và công cụ dụng cụ sẽ ảnh hưởng không nhỏ tới sự biến động của giá thành.Từ đó sẽ ảnh hưởng đến các chỉ tiêu quan trọng của doanh nghiệp : chất lượng, sản phẩm , doanh thu, lợi nhuận. Như vậy vấn đề đặt ra đối với mỗi doanh nghiệp sản xuất đó là không thể thiếu được công tác hạch toán kế toán nguyên liệu vật liệu và công cụ dụng cụ.Việc làm này có tác dụng to lớn trong công tác quản lý kinh tế, giúp cho các đơn vị sản xuất kinh doanh đảm bảo cung cấp nguyên liệu vật liệu và công cụ dụng cụ kịp thời, đồng bộ cho qua trình sản xuất, kiểm tra và giám sát chính xác, chặt chẽ việc chấp hành các định mức dự trữ, tiêu hao nguyên liệu vật liệu, từ đó ngăn chặn hiện tượng lãng phí nguyên liệu vật liệu và công cụ dụng cụ trong sản xất, nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động nhờ đó góp phần giảm bớt chi phí, hạ thấp giá thành, nâng cao lợi nhuận cho doanh nghiệp. Sau một thời gian tìm hiểu thực trạng sản xuất tại công ty Thương Mại Xây Dựng Bạch Đằng, nhận thấy được tầm quan trọng của nguyên liệu vật liệu và công cụ dụng cụ đối với qua trình sản xuất kinh doanh, sự cần thiết phải quản lý nguyên liệu vật liệu và công cụ dụng cụ. Cùng với sự nhiệt tình giúp đỡ của cô giáo Lê Thị Bích Nga và các cán bộ phòng kế toán tài chính của công ty Thương Mại Xây Dựng Bạch Đằng, em mạnh dạn đi sâu nghiên cứu đề tài :''Kế toán nguyên liệu vật liệu vật liệu và công cụ dụng cụ tại công ty Thương Mại Xây Dựng Bạch Đằng''. Do thời gian nghiên cứu còn hạn chế và cũng là bước đầu nghiên cứu nên trong báo cáo không tránh khỏi những thiếu sót nhất định, em mong muốn nhận được sự đóng góp ý kiến và sự chỉ bảo của các thầy cô giáo và của bạn bè. Bản báo cáo gồm ba chương: Chương I-Lí luận chung về kế toán nguyên liệu vật liệu và công cụ dụng cụ tại các Doanh nghiệp sản xuất trong điều kiện hiện nay. Chương II-Thực trạng kế toán nguyên liệu vật liệu và công cụ dụng cụ tại công ty Thương Mại Bạch Đằng Chương III-Nhận xét và kiến nghị về công tác kế toán nguyên liệu vật liệu và công cụ dụng cụ tại công ty Thương Mại Bạch Đằng. Chương I Lí luận chung về kế toán nguyên liệu vật liệu và công cụ dụng cụ tại các doanh nghiệp sản xuất (DNSX) trong điều kiện hiện nay Khái niệm ,đặc điểm và vai trò của nguyên liệu ,vật liệu(NL,VL) và công cụ dụng cụ(CCDC) 1.1.1 Khái niệm và đặc điểm của Nguyên liệu vật liệu và công cụ dụng cụ: Doanh nghiệp (DN) là đơn vị kinh tế có sở, tế bào của nền kinh tế quốc dân nơi trực tiếp tiến hành các hoạt động sản xuất kinh doanh nhằm thực hiện cung cấp các loại lao vụ, dịch vụ đáp ứng nhu cầu tiêu dùng của xã hội. Với chức năng như vậy, các DN nói chung và DNSX nói riêng muốn thực hiện tốt chức năng đó thì cần phải có đầy đủ những yếu tố cơ bản để phục vụ cho qua trình sản xuất kinh doanh của mình. Một trong những yếu tố cơ bản đó là đối tượng lao động như Mác đã nói :'Tất cả mọi vật liệu thiên nhiên ở xung quanh ta mà lao động có ích của con người có thể tác động vào gọi là đối tượng lao động nguyên liệu vật liệu, là đối tượng lao động nhưng không phải bất cứ đối tượng lao động nào cũng là nguyên liệu vật liệu. Chỉ trong điều kiện đối tượng lao động có thể phục vụ cho quá trình sản xuất hay tái tạo ra sản phẩm mới trở thành nguyên liệu vật liệu'. Chẳng hạn mọi khoáng sản khi nằm trong lòng đất thì không được gọi là vật liệu nhưng khi nó được dùng trong công nghiệp thì gọi là nguyên liệu vật liệu vì nhờ có lao động có ích của con người đã khai thác các khoáng sản đó lên. Trong doanh nghiệp sản xuất, nguyên liệu vật liệu được hiểu là đối tượng lao động, một trong ba yếu tố cơ bản của qua trình sản xuất (tư liệu sản xuất, đối tượng lao động, sức lao động) và là cơ sở vật chất cấu thành nên sản phẩm mới . Trong quá trình tham gia vào hoạt động sản xuất kinh doanh, NLVL chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất. Về mặt hiện vật, nó được tiêu dùng toàn bộ không giữ nguyên hình thái vật chất ban đầu để cấu thành nên thực thể của sản phẩm. Về mặt giá trị, NLVL được dịch chuyển toàn bộ một lần vào giá trị sản phẩm mới tạo ra. Do vậy NLVL được coi là cơ sở vật chất, là yếu tố không thể thiếu được của bất cứ quá trình sản xuất nào. Dưới hình thái hiện vật nó biểu hiện là một bộ phận quan trọng cảu tài sản lưu động (TSLĐ)còn dưới hình thái giá trị nó thể hiện thành vốn lưu động. Do vậy việc quản lý NLVL chính là quản lý vốn sản xuất kinh doanh (SXKD) và tài sản của doanh nghiệp. Khác với NLVL, trong các doanh nghiệp sản xuất, công cụ dụng cụ (CCDC) là những tư liệu lao động không có đủ các tiêu chuẩn về giá trị và thời gian sử dụng quy định đối với tài sản cố định. Theo quy định hiện hành những tư liệu lao động sau đây không phân biệt tiêu chuẩn giá trị và thời gian sử dụng vẫn hoạch toán là CCDC: Các loại bao bì dùng để đựng vật tư, hàng hoá trong quá trình mua, bảo quản và tiêu thụ sản phẩm hàng hoá. Các loại lán trại tạm thời, đà giáo, CCDC gà lắp chuyên dùng cho xây dựng cơ bản. Các loại bao bì bán kèm theo hàng háo có tính tiền riêng. Những dụng cụ đồ nghề bằng thuỷ tinh, sành sứ, quần áo, giày dép chuyên dùng để làm việc . Công cụ dụng cụ thường tham gia vào nhiều chu kỳ sản xuất thường vẫn giữ nguyên được hình thái vật chất ban đầu, trong quá trình tham gia vào sản xuất, giá trị CCDC bị hao mòn dần và chuyển dịch tong phần vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kì. Song do CCDC có giá trị nhỏ, thời gian sử dụng ngắn nên được xếp vào tái sản lưu động và được mua sắm bằng vốn lưu động của doanh nghiệp như đối với NLVL. 1.1.2 Vai trò của nguyên liệu vật liệu và công cụ dụng cụ: NLVL là nhân tố không thể thiếu được đối với quá trình sản xuất trong mọi nền sản xuất xã hội.Trong mỗi sản phẩm được con người tiêu dùng ngoài việc phải sử dụng những yếu tố liên quan đến quá trình sản xuất: đó lá sức lao động, tư liệu lao động thì không thể không kể đến vật chất cấu tạo nên thực thể của sản phẩm đó là NLVL. Hơn nữa, chi phí NLVL thường chiếm tỉ trọng lớn trong toàn bộ chi phí sản xuất, trong giá thành sản phẩm công nghiệp. Cụ thể như trong giá thành sản phẩm của ngành công nghiệp chế biến là 70% và công nghiệp nhẹ chiếm 60%. Do vậy việc kiểm ta chi phí NLVL có ý nghĩa rất quan trọng trong việc phấn đấu hạ giá thành sản phẩm (giảm mức tiêu hao NLVL/1 đơn vị sản phẩm sản xuất ) là một trong những yếu tố quyết định sự biến động 1% chi phí NLVL cũng làm cho giá thành sản phẩm biến động từ đó sẽ ảnh hưởng tới những chỉ tiêu quan trọng của DN: Chỉ tiêu chất lượng, giá thành, doanh thu và lợi nhuận… Cũng như NLVL, CCDC là một bộ phận của hàng tồn kho thuộc tài sản lưu động nó là điều kiện để hình thành sản phẩm, là yếu tố không thể thiếu khi tiến hành sản xuất sản phẩm. Nêú NLVL được cung cấp đầy đủ mà không có CCDC thì tiến trình sản xất cũng không thể tiến hành được. Và khi có cả NLVL và CCDC rồi thì chất lượng của NLVL, CCDC, phương pháp sử dụng vật liệu sẽ quyết đinh một phần lớn chất lượng sản phẩm của doanh nghiệp. Vấn đề quan tâm của các DNSX hiện nay đó là việc tiết kiệm về chi phí NLVL và CCDC ,tiết kiệm trên cơ sở định mức và chi phí dự đoán. Tiết kiệm không có nghĩa là cắt xén, giảm bớt khối lượng NLVL/1 đơn vị sản phẩm. Tiết kiệm được chi phí NLVL, CCDC nhưng vẫn phải đảm bảo về thông số kỹ thuật cũng như chất lượng sản phẩm. Muốn thực hiên tốt được điều này đòi hỏi DN cần phải quản lý chặt chẽ NLVL, CCDC ở tất cả các khâu: Thu mua, bảo quản, dự trữ và xuất sử dụng NLVL, CCDC. Từ đó cho thấy việc sử dụng tiết kiệm và hợp lý NLVL, CCDC có ý nghĩa cho việc nâng cao hiệu quả sử dụng vốn, tăng tốc độ lưu chuyển của vốn lưu động. 1.1.3 -Yêu cầu trong quản lý nguyên liệu vật liệu, công cụ dụng cụ. Trong điều kiện hiện nay, việc sử dụng hợp lý và tiết kiệm NLVL, CCDC có hiệu quả ngày càng được coi trọng, làm sao để với cùng một khối lượng vật liệu có thể sản xuất ra nhiều sản phẩm nhất, gía thành hạ mà vẫn đảm bảo chất lượng. . . Do vậy công tác quản lý NLVL, CCDC là yêu cầu tât yếu khách quan, nó rất cần thiết cho mọi phương thức SXKD. Việc quản lý có tốt hay không phụ thuộc vào khả rnăng và trình độ của cán bộ quản lý. Đối với một DCSX việc quản lý vật liệu có thể được xem xét trên các khía cạnh sau: Quản lý thu mua: Nhu cầu tiêu dùng XH ngày càng phát triển không ngừng Để đáp ứng đầy đủ yêu cầu đó buộc các hoạt động SXKD của các DN phải được diễn ra một cách thường xuyên, xu hướng ngày càng tăng về quy mô, nâng cao chất lượng sản phẩm. Chính vì vậy các DN cần phả tiến hành cung ứng thường xuyên ngồn NLVL, CCDC đầu vào đáp ứng kịp thời yêu cầu của DX. Muốn vậy, trong khâu thu mua cần quản lý thật tốt về mặt khối lượng, quy cách, chủng loại NLVL, CCDC sao cho phù hợp với yêu cầu của sản xuất. Cần phải tìm được nguồn thu mua NLVL, CCDC với giá mua hợp lý với mức giá thành trên thị trường, chi phí thu mua là thấp. Điều này sẽ góp phần vào việc giảm tối thiểu chi phí, hạ thấp giá thành sản phẩm . Khâu bảo quản: Việc bảo quản NLVL, CCDC tại kho, bãi cần được thực hiện theo đúng quy định cho tong loại vật liệu, CCDC phù hợp với tính chất lý hoá của mỗi loại, với quy mô tổ chức của DN,tránh tình trạng thất thoát, lãng phí , hư hỏng, làm giảm chất lượng của NLVL, CCDC. Khâu dự trữ: xuất phát từ đặc điểm của NLVL chỉ tham gia vào một chu kỳ SXKD, NLVL luôn biến động thường xuyên; CCDC thì được bỏ dần vào chu kỳ SX nên việc dự trữ NLVL, CCDC như thế nào để đáp ứng nhu cầu cầu SXKD không quá nhiều làm cho ứ đọng về vốn nhưng không quá ít làm gián đoạn quá trình sản xuất. Hơn nữa, DN cần phải xây dựng định mức dự trữ cần thiết mức tối đa và mức tối thiểu cho sx. Xây dựng định mức tiêu hao NLVL, CCDC trong sử dụng cũng như định mức hao hụt hợp lý trong việc vận chuyển và bảo quản. Khâu sử dụng: Sử dụng tiết kiệm, hợp lý tên cơ sở các định mức và dự đoán chi phí có ý nghĩa quan trọng trong việc hạ thấp chi phí sx, giá thành sản phẩm , tăng thu nhập tích luỹ cho DN. Do vậy trong khâu sử dụng cần phải quán triệt đúng nguyên tắc, sử dụng đúng mức quy định, đúng quy trình sản xuất, đảm bảo tiết kiệm được chi phí trong giá thành. Quản lý NLVL, CCDC là một trong những nội dung quan trọng, cần thiết của công tác quản lý nói chung cũng như công tác quản lý sx nói riêng, nó luôn được các nhà quản lý DN quan tâm đến. Muốn quản lý NLVL, CCDC chặt chẽ và có hiệu quả chúng ta cần phải cải tiến và tăng cường công tác quản lý cho phù hợp với thực tế Sx của DN. 1.2 Nhiệm vụ kế toán nguyên liệu vật liệu và cộng cụ dụng cụ. Trong điều kiện cạnh tranh gay gắt của nền kinh tế thị trường để điều hành và chỉ đạo SXKD, nha lãnh đạo phải thường xuyên cắm băt được các thông tin về thị trường, giá cả, sự biến động của các yếu tố đầu vào và đầu ra một các đầy đủ , chính xác kịp thời. Những số liệu của kế toán sẽ giúp cho lãnh đạo có thể đưa ra các quyết định đúng đắn trong chỉ đaọ SXKD, đảm bảo nhịp độ sx với hiệu quả cao. Hơn nữa, hạch toán kế toán nói chung và hạch toán NLVL nói riêng trong DN nếu thực hiện chính xác, đầy đủ và khoa học sẽ giúp cho công tác hạch toán, tính giấ thành sản phẩm được chính xác ngay từ đầu, ngược lại sẽ ảnh hưởng đến giá trị của sản phẩm sản xuất ra . Hạch toán NLVL,CCDC thể hiện vai trò và tác dụng to lớn của mình thông qua các chức năng và nhiệm vụ vơ bản sau: Tổ chức ghi chép, phản ánh chính xác, kịp thơì số lượng, chất lượng và trị giá thực tế của từng loại, từng thứ vật liệu, CCDC nhập xuất kho; vật liệu CCDC tiêu hao sử dụng cho sản xuất. Vận dụng đúng đắn các phương pháp hạch toán NLVL, CCDC, hướng dẫn kiểm tra việc chấp hành các nguyên tắc, thủ tục nhập xuất. Thực hiện đầy đủ, đúng chế độ, đúng phương pháp quy định giúp cho việc lãnh đạo cong tác kế toán trong phạm vi ngành và toàn bộ nền kinh tế . Kiểm tra thực hiện kế hoạch thu mua, tình hình dự trữ và tiêu hao NLVL, CCDC phát hiện và xử lý kịp thời NLVL, CCDC thừa và thiếu, ứ đọng, kém phẩm chất, ngăn ngừa việc sử dụng NLVL, CCDC phi pháp, lãng phí . Tham gia kiểm kê, đánh giá lại NLVL, CCDC theo chế độ quy định của Nhà nước lập báo cáo kế toán về vật liệu, CCDC phục vụ công tác lãnh đạo và quản lý, điều hành, phân tích kinh tế. 1.3 Phân loại và đánh giá nguyên liệu vật liệu và công cụ dụng cụ: Trong các DNSX, NLVL, CCDC gồm nhiều loại, nhiều thứ có tính năng lý hoá khác nhau, có công dụng và mục đích khác nhau, yêu cầu người quản lý phải biết từng loại, từng thứ NLVL, CCDC. Vì vậy, để quản lý và hạch toán NLVL, CCDC được thuận tiện cần phải phân loại NLVL, CCDC. Phân loại NLVL,CCDC là sắp xếp NLVL, CCDC thành từng loại, từng nhóm theo một tiêu thức nhất định. 1.3.1 Phân loại NLVL Tuỳ theo loại hình sản xuất của từng ngành, nội dung kinh tế, vai trò và công dụng của NLVL trong kế hoạch SXKD mà NLVL có sự phân chia khác nhau, song nhìn chung trong các doanh nghiệp sản xuất, NLVL được chia thành các loại như sau: Căn cứ vào nội dung kinh tế và yêu cầu kế toán quản trị trong doanh nghiệp sản xuất , NLVL được chia thành : Nguyên liệu vật liệu cính (bao gồm cả bán thành phẩm mua ngoài) : là những thư NLVL khi tham gia vào quá trình sản xuất sẽ là thành phần chủ yếu cẩu thành thực thể vật chất cảu sản phẩm như sắt, thép trong các doanh nghiệp chế tạo máy cơ khí ,xây dựng cơ bản; bông trong các DN kéo sợi, sợi trong DN dệt, vai rtrong các DN may; hạt giống ,phân bón ,cây con, con giống, thức ăn trong các doanh nghiệp trồng trọt và chăn nuôi. Bán thành phẩm mua ngoài là những chi tiết, bộ phận sản phẩm đơn vị khác sản xuất ra, DN mua về để lắp ráp hoặc gia công tạo ra sản phẩm. Ví dụ DN sản xuất xe đạp mua săm, lốp, xích…lắp ráp thành xe đạp. Vật liệu phụ: là những thứ vật liệu khi tham gia vào sản xuất không cấu thành nên thực thể chính của sản phẩm mà có tác dụng phụ như làm tăng chất lượng sản phẩm, tăng giá trị sử dụng cuả sản phẩm. Ví dụ: thuốc nhuộm, tẩy trong DN dệt, sơn vécni trong DN sản xuất xe đạp, DNsản xuất đồ gỗ; Thuốc trừ sâu ,thuốc thú y ,chất kích thích sự tăng trưởng trong DN trồng trọt và chăn nuôi hoặc để đảm bảo cho điều kiện lao động (giẻ lau, dầu mỡ, thuốc chống ẩm , rỉ) Nhiên liệu: là những thứ vật liệu có tác dụng cung cấp nhiệt năng trong qúa trình sản xuất kinh doanh. Về thực chất, nhiên liệu tham gia vào sản xuất cũng chỉ được coi là vật liệu phụ nhưng do tính chất lý, hoá và tác dụng của nó nên cần quản lý và hoạch toán riêng. Nhiên liệu có thể tồn tại ở thể rắn như than, củi ;thể lỏng như xăng dầu;thể khí như hơi đốt. Phụ tùng thay thế: Là những chi tiết, phụ tùng máy móc mà DN mua về phục vụ cho việc thay thế các bộ phận của phương tiện vận tải, máy móc thiết bị như vòng bi, vòng đệm, xăm lốp . Thiết bị XDCB và vật kết cấu: cả hai loại thiết bị này đều là cơ sở chủ yếu hình thành nên sản phẩm xây lắp nhưng chúng khác vơí vật liệu xây dựng nên được xếp vào loại riêng. Thiết bị XDCB :là thiết bị được sử dụng cho công việc XDCB (bao gồm cả thiết bị cần lắp và không cần lắp ) như thiết bị vệ sinh, thiết bị thông gió, thiết bị truyền hơi ấm, hệ thống thu lôi… Vật kết cấu: là những bộ phận của sản phẩm XDCB mà doanh nghiệp xây dựng tự sản xuất hoặc mua của DN khác để lắp vào công trình xây dựng như vật kết cấu bê tông đúc sẵn, vật kết cấu bằng kim loại đúc sẵn. Vật liệu khác: Bao gồm các loại vật liệu như vật liệu đặc trưng, các loại vật liệu loại ra trong quá trình sản xuất chế tạo sản phẩm, vật liệu thu nhặt được, phế liệu thu hồi trong quá trình thanh lý TSCĐ Tuỳ thuộc vào yêu cầu quản lý và hạch toán chi tiết cụ thể của từng DN mà trong từng loại vật liệu nêu trên lại được chia thành từng nhóm, từng thứ, từng quy cách. Căn cứ vào mục đích công dụng của vật liệu cũng như nội dung quy định phản ánh chi phí vật liệu trên các tài khoản kế toán thì vật liệu của DN được chia thành : Nguyên liệu ,vật liệu trực tiếp dùng cho sản xuất ,chế tạo sản phẩm . Vật liệu dùng cho các nhu cầu khác như: phục vụ quản lý ở các phân xưởng, tổ, đội sản xuất, bộ phận bán hàng, quản lý DN. Căn cứ vào nguồn nhập, NLVL chia thành NLVL nhập kho do mua ngoài, tự gia công chế biến, nhận góp vốn liên doanh, vật liệu thu nhặt. 1.3.2 Phân loại công cụ dụng cụ Cũng như NLVL, CCDC trong các DNSX khác nhau cũng có sự phân chia khác nhau song nhìn chung CCDC được chia thành các loại sau: Dụng cụ gá lắp chuyên dùng cho sx. Dụng cụ đồ nghề . Dụng cụ quản lý Dụng cụ quần áo bảo hộ lao động Khuôn mẫu đúc các loại Lán trại tam thời Các loại bao bì dùng để đựng hàng hoá, vật liệu Trong công tác quản lý CCDC được chia làm 3 loại : Công cụ dụng cụ lao động Bao bì luân chuyển Đồ dùng cho thuê Ngoài ra, có thể phân chia thành CCDC đang dùng và CCDC trong kho. Tương tự như đối với NLVL, trong từng loại CCDC cần được phân loại chi tiết hơn thành từng nhóm, trong từng nhóm lại chia thành từng thứ tuỳ theo yêu cầu trình độ quản lý của DN. Việc phân định trên đây chỉ mang tính tương đối .Trên thực tế việc sắp xếp NLVL ,CCDC như trên là căn cứ vào công dụng chủ yếu của NLVL, CCDC ở từng đơn vị cụ thể vì có thể ở đơn vị này là vật liệu chính còn ở đơn vị khác lại là nguyên liệu phụ. Điều này không có ý nghĩa trong toàn bộ nền kinh tế quôc dân . Tuy nhiên sử dụng cách phân loại này lại có ý nghĩa to lớn đối với DN, giúp DN có thể theo dõi một cách chính xác thuận tiện từng loại, từng thứ NLVL, CCDC . Nhận biết được vai trò, vị trí của NLVL, CCDC trong quá trình sx để từ đó có cơ sở cho công tác tính giá thành sản phẩm, lao vụ và kế toán mở các TK cấp I, cấp II cho phù hợp. 1.3.3 Đánh giá nguyên liệu vật liệu, công cụ dụng cụ Để phục vụ công tác quản lý,hạch toán kế toán NLVL, CCDC phải thực hiện việc đánh giá NLVL, CCDC. Đánh giá NLVL, CCDC là dùng tiền để biểu thị giá trị của NLVL, CCDC theo nguyên tắc nhất định. Kế toán nhập, xuất, tồn kho NLVL, CCDC phải phản ánh theo giá trị thực tế. Tuy nhiên trong không ít DN để đơn giản và làm bớt khối lượng ghi chép, tính toán hàng ngày có thể sử dụng giá hạch toán để hạch toán tình hình nhập, xuất NLVL và CCDC. Song dù đánh giá theo giá hạch toán, kế toán vẫn phải đảm bảo việc phản ánh tình hình nhập, xuất NLVL, CCDC trên các sổ kế toán tổng hợp, báo cáo kế toán theo giá thực tế. 1.3.3.1 Đánh giá nguyên liệu vật liệu, công cụ dụng cụ theo giá thực tế: Về nguyên tắc NLVL, CCDC phải ghi sổ theo giá thực tế và nhập bằng giá nào thì xuất ra theo giá đó . Giá thực tế của NLVL, CCDC là toàn bộ chi phí thực tế mà DN phải bỏ ra để cod được loại NLVL, CCDC đó. Giá thực tế bao gồm giá bản thân của NLVL, CCDC, chi phí thu mua, chi phí gia công, chi phí chế biến. Giá thực tế của NLVL, CCDC nhập kho: Tuỳ theo tưng nguồn nhập mà giá thực tế của NLVL, CCDC bao gồm các khoản chi phí khác nhau. Giá thực tế của NLVL, CCDC mua bao gồm : Chi phí trực tiếp khác liên quan đến thu mua Các khoản thuế không được khoán lại Chiết khấu thuơng mại giam rgiá hàng bán Giá mua Mua ngoài = - + + Chi phí mua bao gồm: chi phí vận chuyển bốc dỡ, sắp xếp, bảo quản, phân loại đóng gói, chi phí bảo hểm (nếu có) từ nơi mua về đến DN, tiền thuê kho, thuê bãi chỗ để NLVL, CCDC, tiền công tác phí của cán bộ thu mua, chi phí của bộ phận thu mua độc lập, hao hụt tự nhiên trong định mức của quá trình thu mua. Chú ý: Trường hợp NLVL, CCDC mua về dùng vào sản xuất kinh doanh sản phẩm dịch vụ thuộc đối tượng chịu thuế GTGT, DN nộp thuế theo phương pháp khấu trừ thuế thì giá mua ghi trên hoá đơn lá gía mua chưa có thuế GTGT. Trường hợp NLVL, CCDC mua về dùng vào sản xuất kinh doanh sản phẩm, dịch vụ thuộc đối tượng chịu thuế GTGT, DN nộp thuế theo phương pháp trực tiếp hoặc thuộc đối tượng không phải nộp thuế GTGT thì giá mua ghi trên hóa đơn là tổng giá thành toán bao gồm cả thuế GTGT. Giá thực tế của NLCL, CCDC thuê ngoài gia công, chế biến = giá trị NLVL, CCDC xuất kho + chi phí chế biến+chi phí khác có liên quan. Giá thực tế của NLVL, CCDC tự ché biến=giá trị NLVL, CCDC xuất kho + chi phí chế biến Giá thực tế của NLVL, CCDC nhận vốn góp liên doanh, vốn cổ phần hoặc thu hồi vốn góp là giá thực tế được các bên tham gia góp vốn thống nhất đánh giá . Giá thực tế cảu vật liệu thu nhặt được ,phế liệu thu hồi là giá trị thực tế ước tính có thể sử dụng được hoặc giá có thể bán được trên thị trường. Giá thực tế của NLVL, CCDC được tặng, thưởng, biểu :giá thực tế tính theo giá thị trường tương đương. Giá thực tế của NLVL, CCDC xuất kho Do giá trị thực tế của từng lần nhập NLVL, CCDC không giống nhau nên khi tính giá thực tế của NLVL, CCDC xuất kho kế toán phải sử dụng một trong các phương pháp sau: Phương pháp đơn giá bình quân (Average cost) Theo phương pháp này giá thực tế NLVL, CCDC xuất dùng trong kỳ tính theo đơn giá bình quân (bình quân cả kỳ dự trữ, bình quân cuối kỳ trước hoặc bình quân sau mỗi lần nhập) Giá thực tế NLVL, CCDC =Số lượng NLVL, CCDC x Đơn giá Xuất dùng xuất dùng bình quân Phương pháp đơn giá bình quân cả kỳ dự trữ (cuối kỳ) tuy đơn giản, dễ làm nhưng độ chính xác không cao, hơn nữa công việc tính toán dồn vào cuối tháng gây ảnh hưởng tới công tác ké toán nói chung. Trị giá thực tế NLVL, CCDC tồn kho đầu kỳ Số lượng NLVL, CCDC tồn kho đầu kỳ Trị giá thực tế NLVL, CCDC nhập kho trong kỳ Số lượng NLVL,CCDC nhập kho trong kỳ + + Đơn giá bình quân cả kỳ dự trữ (cuối kỳ) = Phương pháp đơn giá bình quân sau mỗi lần nhập tức là sau mỗi lần nhập ta lại tính đơn giá bình quân, phương pháp này khắc phục được nhược điểm của phương pháp trên, vừa chính xác vừa cập nhập nhưng nhược điểm là tốn nhiều công sức tính toán nhiều. Đơn giá bình quân sau mỗi lần nhập Trị giá thực tế tồn kho sau mỗi lần nhập Số lượng tồn kho sau mỗi lần nhập = Phương pháp đơn giá bình quân cuối kỳ trước mặc dù tính toán đơn giản và kịp thời tình hình biến động NLVL, CCDC xuất dùng trong kỳ tuy nhiên không chính xác vì không tính đến sự biến động của NLVL, CCDC trong kỳ. Trị giá thực tế NLVL,CCDC tồn kho đầu kỳ(cuối kỳ trước) Số lượng NLVL,CCDC tồn kho đầu kỳ (cuối kỳ trước) Đơn giá bình quân cuối kỳ trước = Tuỳ theo phương pháp hạch toán hàng tồn kho mà áp dụng phương pháp đơn giá bình quân phù hợp. Nếu DN hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ tính theo đơn giá bình quân cuối kỳ này hoặc đơn giá bình quân cuối kỳ trước. Nếu DN hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên có thể tính theo đơn giá bình quân cuối kỳ, đơn giá bình quân tại thời điểm xuất, đơn giá bình quân cuối kỳ trước. Phương pháp nhập trước xuất trước (FIFO) Phương pháp này dựa trên giả thiết NLVL, CCDC nhập trước được xuất hết xong mới xuất đến lần nhập sau. Giá thực tế của NLVL, CCDC xuất dùng được tính hết theo giá nhập kho lần trước, xong mới tính theo giá nhập lần sau. Phương pháp này đảm bảo việc tính giá trị thực tế của NLVL,CCDC xuất dùng kịp thời, chính xác, công việc kế toán không bị dồn nhiều vào cuối tháng nhưng đòi hỏi phải tổ chức kế toán chi tiết, chặt chẽ, theo dõi đầy đủ số lượng đơn giá của từng lần nhập. Phương pháp nhập sau xuất trước (LIFO) Phương pháp này dựa trên giả thiết NLVL, CCDC nhập kho sau cùng được xuất trước tiên. Giá thực tế NLVL, CCDC xuất kho đựơc tính hết theo giá nhập kho lần sau cùng, sau mới tính theo giá nhập lần trước đó. Phương pháp giá thực tế đích danh(Specific identification) Phương pháp này thường được áp dụng đối với các loại NLVL, CCDC có giá trị cao,các loại vật tư đặc trưng. NLVL, CCDC xuất kho thuộc lô hàng nào thì lấy đúng đơn giá nhập của lô hàng đó để tính giá thực của NLVL, CCDC xuất kho. Giá thực tế NLVL, CCDC còn trong kho được căn cứ vào số lượng từng lô NLVL, CCDC hiện còn nhân với đơn giá nhập kho của chính từng lô NLVL, CCDC đó. Sử dụng phương pháp này sẽ tạo thuận lợi cho kế toán trong việc tính giá NLVL, CCDC được chính xác, phản ánh được mối quan hệ cân đối giữa hiện vật và giá trị. Tuy nhiên, có có nhược điểm là phải theo dõi chi tiết giá NLVL, CCDC nhập kho theo từng lần nhập và giá NLVL, CCDC xuât không sát với giá thực tế của thị trường. 1.3.3.2 Đánh giá nguyên liệu vật liệu ,công cụ dụng cụ theo giá hạch toán: Đánh giá NLVL, CCDC theo kì hạch toán thường được áp dụng đối với các DN có quy mô lớn, khối lượng chủng loại vật tư nhiều, tình hình nhập, xuất diễn ra thường xuyên. Nó sẽ đảm bảo cho việc theo dõi kịp thời NLVL, CCDC nhập , xuất dùng trong kỳ của DN. Còn nếu áp dụng phương pháp đánh giá NLVL, CCDC theo giá thực tế đối với DN trên thì việc xác định giá thực tế của NLVL, CCDC hàng ngày là rất khó, tốn nhiều chi phí công sức. Giá hạch toán là giá tạm tính hay giá kế hoạch được quy định thống nhất trong phạm vi DN và được sử dụng trong thời gian dài. Giá hạch toán được phản ánh trên các phiếu nhập, phiếu xuất và trong kế toán chi tiết NLVL, CCDC. Cuối tháng kế toán cần phải tính, điều chỉnh giá hạch toán ra giá thực tế. Để tính được giá thực tế của NLVL, CCDC xuất dùng, trước hết phải tính số chênh lệch giữa giá thực tế và giá hạch toán của NLVL, CCDC (ký hiệu là H) theo từng loại, thứ : Giá thực tế NLVL,CCDC nhập kho trong kỳ. Giá hạch toán NLVL,CCDC nhập kho trong kỳ Gía thực tế NLVL,CCDC tồn kho đầu kỳ Giá hạch toán NLVL,CCDC tồn kho đầu kỳ + + H= Sau đó tính giá thực tế của NLVL, CCDC xuất dùng theo công thức sau : Giá hạch toán NLVL,CCDC xuất kho trong kỳ Giá thực tế VL,CCDC xuất trong kho kỳ H = * Mỗi phương pháp tính giá thực tế xuất kho NLVL, CCDC nêu trên đều có những ưu, nhược điểm và những điều kiện áp dụng phù hợp nhất định. Do vậy căn cứ vào đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh, khả năng và trình độ nghiệp vụ của cán bộ kế toán để lựa chọn và đăng ký một trong các phương pháp tính giá cho phù hợp. Các chứng từ kế toán liên quan đến thủ tục nhập-xuất kho nguyên liệu vật liệu và công cụ dụng cụ Chứng từ sử dụng: Theo chế độ chứng từ kế toán ,ban hành theo QĐ số 1441/TC/QĐ/CKĐT ngày 1-11-1995 của Bộ trưởng bộ Tài Chính thì các chứng từ kế toán về vật liệu, CCDC bao gồm: Phiếu nhập kho(mẫu 01-VT) Phiếu xuất kho(mẫu 02-VT) Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (mẫu 03-VT) Biên bản kiểm kê vật tư ,sản phẩm hàng hoá (mẫu 08-VT) Hoá đơn kiểm kê phiếu xuất kho(mẫu 02-BH) Ngoài các chứng từ bắt buộc sử dụng thống nhất theo quy định của Nhà Nước, tuỳ thuộc vào đặc điểm tình hình cụ thể của từng DN, có thể thêm các chứng từ kế toán hướng dẫn như : Phiếu xuất vật tư theo hạn mức (mẫu 04-VT) Biên bản kiểm nghiệm vật tư(mẫu 05-VT) Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ(mẫu 07-VT) Đối với các chứng từ kế toán thống nhất bắt buộc phải lập kịp thời, đầy đủ theo đúng quy định về mẫu biểu, nội dung, phương pháp lập. DN phải chịu trách nhiệm về tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ về các nghiệp vụ kinh tế pháp sinh. Mọi chứng từ kế toán trưởng quy định phục vụ cho việc phản ánh ghi chép và tổng hợp số liệu kịp thời của các bộ phận cá nhân có liên quan. Sổ kế toán chi tiết NLVL,CCDC Tuỳ thuộc vào phương pháp kế toán chi tiết áp dụng mà sử dụng các sổ (thẻ) kế toán chi tiết sau: Sổ (thẻ) kho. Sổ (thê) kế toán chi tiết NLVL,CCDC. Sổ đối chiếu luân chuyển Sổ số dư Sổ (thẻ) kho(mẫu 06-VT) được sử dụng để theo dõi số lượng nhập, xuất, tồn kho của từng thứ NLVL, CCDC theo từng kho. Thẻ kho do phòng kế toán và ghi các chỉ tiêu :Tên và nhãn hiệu, quy cách, đơn vị tính, mã số vật liệu. Sau đó giao cho thủ kho để hạch toán nghiệp vụ ở kho, không phân biệt chi tiết NLVL, CCDC theo phương pháp nào. Các sổ (thẻ) ké toán chi tiết vật liệu, sổ đối chiếu luân chuyển, sổ số dư vật liệu được sử dụng để hạch toán tình hình nhập, xuất, tồn kho NLVL, CCDC về mặt giá trị hoặc số lượng và giá trị tuỳ thuộc vào phương pháp kế toán chi tiết áp dụng trong DN. Ngoài các sổ kế toán chi tiết nêu trên còn có thể mở thêm các bảng kê nhập, bảng kê xuất, bảng kê luỹ kê tổng h ợp nhập-xuất –tồn NLVL, CCDC phục vụ cho việc ghi sổ kế toán chi tiết được đơn giản, nhanh chóng, kịp thời. Phương pháp kế toán chi tiết nguyên liệu vật liệu ,công cụ dụng cụ: Hạch toán chi tiết là sự chi tiết hoá các thông tin tổng quát được hình thành bởi hạch toán tổng hợp nhằm thu thập thông tin rộng rãi hơn việc quản lý và sự kiểm tra các hoạt động kinh doanh. Sự chi tiết hoá theo hướng biểu thị các yếu tố thành các chỉ tiêu tổng quát ở các góc độ quản lý khác nhau. Mục tiêu chính của hạch toán chi tiết là thoả mãn thông tin cho nhu cầu quản lý. Trong quản lý NLVL, CCDC, việc hạch toán đã đáp ứng được yêu cầu của công việc quản lý đó là quản lý ,theo dõi chặt chẽ tình hình nhập- xuất-tồn kho của tưng loại NLVL, CCDC cả về mặt hiện vật và giá trị. Hạch toán chi tiết NLVL, CCDC được thực hiện chủ yếu ở kho và phòng kế toán của DN trên cơ sở hệ thống chứng từ kế toán về nhập, xuât kho NLVL, CCDC. Vì vậy giữa kho và phòng kế toán có sự liên hệ phối hợp chặt chẽ với nhau trong việc ghi chép vào thẻ kho của thủ kho và việc ghi chép vào sổ kế toán của kế toán. Hiện nay, trong các DNSX, tuỳ theo đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh, yêu cầu và trình độ của đội ngũ cán bộ kế toán mà hạch toán chi tiết NLVL, CCDC có thể được thực hiện theo một trong ba phương pháp sau: Phương pháp thẻ song song Nguyên tắc hạch toán : ở kho : ghi chép về mặt số lượng(hiện vật) ở phòng kế toán :ghi chép cả số lượng và giá trị thứ tự NLVL,CCDC Trình tự ghi chép : ở kho : Hàng ngày thủ kho căn cứ vào chứng từ nhập xuất ghi số lượng vật liệu, CCDC thực nhập, thực xuất vào thẻ kho.Thẻ kho được thủ kho sắp xếp trong hòm thẻ kho theo loại, nhóm vật liệu, CCDC để tiện cho việc kiểm tra và đối chiếu. Thủ kho phải thường xuyên đối chiếu số tồn ghi trên sổ (thẻ) kho với số tồn vật liệu, CCDC thực tế. Hàng ngày (định kỳ ) sau khi ghi thẻ kho xong, thủ kho phải chuyển những chứng từ nhập, xuất cho phòng kế toán kèm theo giấy giao nhận chứng từ do thủ kho lập . ở phòng kế toán: Mở sổ hoặc thẻ ghi tiết vật liệu, CCDC cho từng thứ vật liệu, CCDC (danh điểm VL, CCDC) cho đúng với thẻ kho của từng kho để theo dõi về mặt số lượng và giá trị. Hàng ngày, hoặc định kỳ khi nhận chứng từ nhập, xuất kế toán phải kiểm tra chứng từ ghi đơn giá, tính thành tiền (hoàn chỉnh chứng từ) phân loại chứng từ sau đó ghi vào thẻ hoặc số chi tiết, cuối tháng kế toán và thủ kho đối chiếu số liệu trên thẻ kho, sổ chi tiết vật liệu , CCDC. Mặt khác kế toán còn phải tổng hợp số liệu đối chiếu với số liệu kế toán tổng hợp vật liệu, CCDC. Sơ đồ hạch toán chi tiết vật liệu, CCDC theo phương pháp thẻ song song Thẻ kho Bảng tổng hợp N-X-T Sổ thẻ chi tiết VL Chứng từ gốc Phiếu nhập Phiếu xuất Ghi chú Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu kiểm tra Sơ đồ 01 Ưu nhược điểm : Ưu điểm :Việc ghi sổ ,thẻ đơn giản ,rõ ràng ,dễ kiểm tra ,đối chiếu số liệu và phát hiện sai sót trong việc ghi chép và quản lý. Nhược điểm: Ghi chép còn trung lặp giữa kho và phòng kế toán, khối lượng ghi chép quá lớn, nếu chủng loại vật tư nhiều việc nhập xuất thường xuyên, công việc kiểm tra không thường xuyên mà chủ yếu là vào cuối tháng do đó hạn chế chức năng kiểm tra của kế toán trong quản lý. Phạm vi áp dụng: phương pháp này áp dụng thích hợp trong các DN có ít chủng loại vật liệu, CCDC và khối lượng các nghiệp vụ (chứng từ nhập-xuất) ít, không thường xuyên và trình độ nghiệp vụ chuyên môn của nhân viên kế toán còn hạn chế. 1.5.2 Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển Nguyên tắc : ở kho: ghi chép về mặt số lượng. ở phòng kế toán: Ghi chép vào sổ đối chiếu luân chuyển cả số lượng và giá trị . Trình tự ghi chép : ở kho: mở thẻ kho (sổ chi tiết )để theo dõi số lượng từng danh điểm vậtl liệu, CCDC (giống phương pháp thẻ song song) ở phòng kế toán : mở sổ đối chiếu luân chuyển để ghi chép, phản ánh tổng số vật liệu, CCDC luân chuyển trong tháng (tổng số nhập,tổng số xuất trong tháng) và tồn kho cuối tháng của từng thứ vật liệu ,CCDC theo chỉ tiêu số lượng và giá trị . Sổ đối chiếu luân chuyển mở dùng cho cả năm và mỗi tháng chỉ ghi một lần vào cuối tháng trên cơ sở các chứng từ nhập, xuất của từng thứ vật liệu, CCDC. Mỗi thứ vật liệu, CCDC ở từng kho theo từng người chịu trách nhiệm vật chất được ghi vào một dòng trong sổ, cuối tháng đối chiếu số lượng vật liệu, CCDC trên sổ đối chiêu luân chuyển với thẻ kho và số tiền của từng loại với sổ kế toán tổng hợp. Sơ đồ phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển. Bảng kê xuất Sơ đồ chiếu luân chuyển Phiếu xuất Thẻ kho Phiếu nhập Bảng kê nhập Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu kiểm tra Sơ đồ 02 Ưu nhược điểm : Ưu điểm :Giảm được khối lượng ghi sổ kế toán do ghi một lần vào cuối tháng Nhược điểm : Công việc ghi sổ kế toán vẫn còn trùng lặp về chỉ tiêu số lượng . Công việc kế toán dồn váo cuối tháng việc đối chiếu kiểm tra. Số liệu trong tháng giữa kho và phóng kế toán khôn g tiến hành trong tháng do kế toán không ghi sổ . Phạm vi áp dụng: Phương pháp này áp dụng cho các DN có khối lượng nhập, xuất không nhiều, ít nhân viên kế toán chi tiết vật liệu do vậy không có điều kiện ghi chép kế tóan tình hình nhập, xuất hàng ngày . Phương pháp mức dư (sổ số dư) Nguyên tắc : ở kho : chỉ theo dõi về mặt số lượng ở phòng kế toán :chỉ theo dõi về mặt giá trị Trình tự ghi chép: ở kho:Hàng ngày hoặc định kỳ (3-5 ngày) sau khi ghi thẻ kho xong-thủ kho tập hợp chứng từ nhập, xuất phát sinh trong kỳ và phân loại theo nhóm theo nhóm quy định, căn cứ vào kết quả phân loại chứng từ, thủ kho lập phiếu giao nhận chứng từ nhập-chứng từ xuất ghi số lương, số hiệu chứng từng nhóm vật liệu, CCDC xong đính kèm theo phiếu nhập, phiếu xuất giao cho phòng kế toán. Cuối tháng căn cứ vào thẻ kho, thủ kho ghi số lượng vật liệu, CCDC tồn cuối tháng của từng thứ vật liệu, CCDC(danh điểm vật liệu) vào sổ số dư sau đó chuyển sổ cho phòng kế toán. Sổ số dư do kế toán mở cho từng kho và dùng cho cả năm, giao cho thủ kho trước ngày cuối tháng. ở phòng kế toán: Khi nhận chứng từ nhập, xuất vật liệu, CCDC ở kho, kế toán kiểm tra việc phân loại chứng từ và ghi giá hạch toán, tính tiền cho từng chúng từ, tổng cộng số tiền của các chứn g từ, tổng cộng số tiền của các chứng từ của các chứng từ nhập, xuất theo từng nhóm vật liệu, CCDC, ghi vào cột số tiền trên phiếu giao nhận chứng từ , căn cứ vào sổ tiền ghi trên phiếu giao nhận chứng từ ghi vào bảng luỹ kế nhập, luỹ kế xuất, sau đó căn cứ vào bảng luỹ kế nhập, luỹ kế xuất để lập bảng tổng hợp nhập xuất-tồn, bảng này được mở cho từng kho. Khi nhận sổ số dư kế toán kiểm tra và ghi chỉ tiêu giá trị vào sổ số dư, sau đó đối chiếu số liệu giữa bảng tổng hợp nhập-xuất-tồn, bảng này được mở cho từng kho. Khi nhận sổ số dư kế toán kiểm tra và ghi chỉ tiêu giá trị vào sổ số dư, sau đó đối chiếu số liệu giữa bảng tổng hợp nhập-xuất-tồn với số số dư. Sơ đồ phương pháp sổ số dư Bảng luỹ kế nhập Giấy giao nhận chứng từ nhập Phiếu nhập Sổ số dư Thẻ kho Bảng tổng hợp N-X-T Bảng luỹ kế xuất Giấy giao nhận chứng từ xuất Phiếu xuất Ghi hàng tháng Ghi cuối tháng Đối chiếu Ghi chú: Sơ đồ 03 Ưu, nhược điểm: Ưu điểm: Giảm nhẹ khối lượng ghi chép hàng ngày . Công việc kế toán tiến hành đều trong tháng . Thực hiện kiểm tra ,giám sát thường xuyên của kế toán với việc nhập, xuất vật liệu CCDC hàng ngày . Nhược điểm: Nếu có sai sót thì khó phát hiện, khó kiểm tra và đòi hỏi yêu cầu quản lý của thủ kho và kế toán phải khá nếu không sẽ dẫn đến sai sót. Phạm vi áp dụng: áp dụng phù hợp với các DN có khối lượng nghiệp vụ xuất nhập diễn ra thường xuyên,nhiều chủng loại vật liệu và đã xây dựng được hệ thống danh điểm vật liệu dùng giá hạch toán hàng ngày tình hinh nhập, xuất, tồn .Yêu cầu về trình độ quản lý kế toán của DN tương đối cao. Kế toán tổng hợp nguyên liệu, công cụ dụng cụ. Hạch toán kế toán tổng hợp NLVL, CCDC là công việc ghi chép sự biến động về mặt giá trị của NLVL, CCDC trên các sổ kế toán tổng hợp. Trong hệ thống kế toán hiện hành NLVL, CCDC là tài sản lưu động, thuộc nhóm hàng tồn kho của DN, việc mở rộng tài khoản tổng hợp ghi chép sổ kế toán và xác định giá trị NLVL, CCDC tồn kho, giá trị NLVL, CCDC xuất dùng tuỳ thuộc vào DN kế toán NLVL, CCDC tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên hay phương pháp kiểm kê định kỳ. Kế toán NLVL,CCDC tồn kho theo phương pháp thường xuyên: là phương pháp ghi chép, phản ánh thường xuyên liên tục tình hình nhập-xuất-tồn kho các loại NLVL, CCDC trên các tài khoản và các sổ kế toán tổng hợp khi có các chứng từ nhập, xuất. Như vậy, việc xác định giá trị NLVL, CCDC xuất dùng được căn cứ trực tiếp và các tài khoản và các sổ kế toán. Phương pháp này tuy khá phức tạp, mất nhiều thời gian và ghi chép nhiều sổ sách nhưng lại phản ánh chính xác giá trị NLVL, CCDC sau mỗi lần xuất, hơn nữa giá trị vật liệu tồn kho trên các tài khoản, sổ kế toán được xác định ở bất kỳ thời điểm nào trong kỳ kế toán. Tồn cuối =Tồn đầu +Nhập-Xuất Kế toán NLVL, CCDC tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ: Là phương pháp không theo dõi thường xuyên, liên tục tình hình nhập, xuất kho NLVL, CCDC mà chỉ theo dõi, phản ánh giá trị tồn kho đầu kỳ và cuối kỳ. Việc xác định giá trị vật liệu xuất dùng trên TK kế toán tổng hợp. Không căn cứ vào chứng từ xuất kho mà lại căn cứ vào giá trị thực tế NLVL, CCDC tồn kho đầu kỳ, nhập trong kỳ và kết quả kiểm kê cuối cùng để tính.[Xuất =tồn đầu +Nhập –tồn cuối(sau khi kiểm kê)] Chính vì vậy, trên TK tổng hợp không thể hiện rõ giá trị NLVL, CCDC xuất dùng cho từng đối tượng và các nhu cầu khác…gây khó khăn cho việc phân bố NLVL, CCDC vào khoản mục chi phí và tính giá thành. Kế toán tổng hợp nguyên liệu ,vật liệu ,công cụ dụng cụ theo phương pháp kê khai thương xuyên. Tài khoản sử dụng: Để hạch toán NLVL, CCDC kế toán sử dụng các tài khoản sau: Tài khoản 152- Nguyên liệu ,vật liệu”:Tài khoản này dùng theo dõi giá trị hiện có, tình hình tăng ,giảm của các NLVL theo giá thực tế, có thể mở chi tiết theo từng loại, nhóm, thứ tuỳ theo yêu cầu quản lý và phương tiện tính toán. Kết cấu như sau: Bên nợ-Trị giá thực tế vật tư, hàng hoá nhập kho do tự chế biến, mua ngoài, thuê ngoài gia công chế biến hoặc từ các nguồn khác. -Trị giá thực tế vật tư, hàng hoá phát hiện thừa khi kiểm kê. Bên có-Trị giá thực tế vật tư, hàng hoá xuất kho cho sản xuất, bán, góp liên doanh. -Trị giá thực tế của vật tư, hànghoá phát hiện thiếu khi kiểm kê -Trị giá thực tế vật tư, hàng hoá trả lại người bán, được giảm giá . Dư nợ-Phản ánh trị giá thực tế của vật tư, hàng hoá hiện còn ở kho cuối kỳ . TK152 có thể được mở thành các TK cấp 2 để kế toán chi tiết theo từng loại NLCVL,phù hợp với yêu cầu quản lý của DN,bao gồm: TK1521-Nguyên vật liệu chính. TK1522-Vật liệu phụ. TK1523-Nhiên liệu TK1524-Phụ tùng thay thế TK1525-Thiết bị xây dựng cơ bản. TK1528-Vật liệu khác. Tài khoản 153-“Công cụ, dụng cụ”: Tài khoản này dùng để phản ánh số hiện có và tình hình biến động của các loại CCDC hiện có trong DN. Kết cấu TK153 như sau: Bên nợ-Trị giá thực tế CCDC nhập kho: mua ngoài, nhận góp liên doanh, tự chế biến, thuê ngoài gia công chế biến và các nguồn khác. Trị giá thực tế CCDC,đồ dùng cho thuê nhập lại kho. Trị giá thực tế CCDC thừa phát hiện khi kiểm kê. Bên có-Trị giá thực tế CCDC xuất kho sử dụng cho SXKD, cho thuê hoặc góp vốn liên doanh. Chiết khấu mua CCDC được hưởng . Trị giá CCDC trả lại cho người bán hoặc được bán giảm giá. Trị giá CCDC thiếu phát hiện trong kiểm kê Dư nợ-Trị giá thực tế của CCDC tồn kho. TK153 có ba tài khoản cấp 2: TK1531-Công cụ dụng cụ TK1532-Bao bì luân chuyển TK1533 -Đồ dùng cho thuê. Tài khoản 151-“Hàng mua đi đường”: Tài khoản dùng để phản ánh giá vật tư, hàng hoá thuộc quyền sở hữu của DN nhưng đang đi trên đường ,bến cảng, bến bãi, hoặc đã về đến DN nhưng đang chờ kiểm nhận nhập kho. Kết cấu TK151 như sau: Bên nợ-Giá trị hàng hoá, vật tư đang đi trên đường. Bên có-Giá trị hàng hoá, vật tư đang đi trên đường đã về nhập kho hoặc đã chuyển. Dư nợ-Giá trị hàng hoá ,vật tư đã mua nhưng còn đang đi trên đường (chưa về nhập kho đơn vị). Ngoài ra TK trên kế toán còn sử dụng các Tk liên quan khác như TK111, TK112, TK133, TK331, TK141, TK1383, TK128, TK3381, T411, TK621, TK627, TK641, TK642. Kế toán các nghiệp vụ kinh tế chủ yếu liên quan đến NLVL,CCDC. Kế toán tổng hợp các trường hợp nhập kho NLVL,CCDC. Mua ngoài : Hàng và hoá đơn cùng về Tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ Nợ TK152,153-Giá hoá đơn chưa thuế. Nợ TK1331-Thuế VAT đầu vào . Có TK 111,112,141,331-Tổng giá thanh toán. Tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp Nợ TK 152,153 Tổng giá thanh toán Có TK111,112,141,331… bao gồm cả thuế VAT Hàng về chưa có hoá đơn: Kế toán sẽ lưu phiếu nhập kho vào tập hồ sơ hàng về chưa có hoá đơn Cuối tháng hoá đơn về ,kế toán ghi sổ như trường hợp 1 Nợ TK152,153-Giá hoá đơn chưa thuế(phương pháp khấu trừ) Nợ TK 1331-Thuế VAT đầu vào (nếu có) Có TK111,112,141,331-Tổng giá thanh toán. Cuối tháng hoá đơn chưa về kế toán sẽ ghi sổ theo giá tạm tính Nợ TK152,153 Giá tạm tính Có TK111,112,331 Tháng sau khi hoá đơn về ,căn cứ vào hoá đơn, kế toán ghi sổ như sau: Giá hoá đơn bằng giá tạm tính. Giá hoá đơn khác giá tạm tính. Cách 1-Dùng bút toán đỏ để xoá nghiệp vụ đã ghi theo giá tạm tính sau đó ghi tại định khoản theo giá hoá đơn bằng bút toán thường . Nợ TK152,153 Ghi bút toán đó theo giá tạm tính Có TK111,112… Nợ TK 152,153-Giá hóa đơn chưa thuế Ghi theo giá hoá đơn Nợ TK1331-Thuế VAT đầu vào (nếu có) Có Tk 111,112…Tổng giá thanh toán Cách 2 -Trường hợp số liệu ở hoá đơn lớn hơn số liệu tạm tính thì kế toán sẽ định khoản số chênh lệch bằng bút toán thường . Nợ TK 152,153-Phần chênh lệch Nợ TK 1331-Thuế VAT(nếu có) Có TK111,112…Tổng số. Trường hợp giá hoá đơn nhỏ hơn giá tạm tính thì kế toán định khoản số chênh lệch bằng bút toán đỏ Nợ TK 152,153-Phần chênh lệch(bút toán đỏ) Nợ TK 1331-Thuế VAT(nếu có) Có TK111,112…Tổng số. Cách 3-Dùng bút toán đảo ngược để xoá bút toán đã ghi sổ theo giá tạm tính sau đó ghi lại theo giá hoá đơn bằng bút toán thường. Nợ TK 111,112… Ghi bút toán đảo ngược Có TK152,153 theo giá tạm tính Nợ TK152,153-Giá hoá đơn chưa thuế (phương pháp khấu trừ) Nợ TK 1331-Thuế VAT(nếu có) Có TK 111,112,331…Tổng giá thanh toán. Hoá đơn về nhưng hàng chưa về (hàng mua đang đi trên đường) Xếp hoá đơn mua hàng vào tập hồ sơ hàng mua đang đi đường. Cuối tháng khi hàng về định khoản bình thường như trường hợp 1 Nợ TK152,153-Giá hoá đơn chưa thuế (phương pháp khấu trừ) Nợ TK 1331-Thuế VAT(nếu có) Có TK111,112…Tổng giá thanh toán. Cuối tháng hàng chưa về căn cứ vào hoá đơn ,kế toán ghi sổ : Nợ TK151-Hàng mua đang đi đường Nợ Tk 1331-Thuế VAT(nếu có) Ghi theo giá hóa đơn Có TK111,112..Tổng giá thanh toán Hàng thừa,thiếu so với hoá đơn . Hàgn thừa so với hoá đơn . Nhập kho toàn bộ số thừa Nợ TK152,153-Trị giá toàn bộ số hàng Nợ TK1331-Thuế VAT(nếu có)theo hoá đơn Có TK 111.112,141…Số tiền thanh toán theo hợp đồng Có TK338-Số thừa chờ xử lý . (3381-Không rõ nguyên nhân 3388-rõ nguyên nhân) Xử lý số hàng thừa Trả lại hàng thừa Nợ TK 338 Ghi giá t rị thừa Có TK152,153 Mua lại hàng thừa Nợ TK 338-Giá trị thừa Nợ TK 1331-Thuế VAT giá trị thừa Có TK 111,112…Tổng giá thanh toán Hàng thừa chưa rõ nguyên nhân hoặc không xác định được nguyên nhân thì đưa vào TK711-Thu nhập khác. NợTK338 Ghi giá trị thừa Có TK711 Chỉ nhập theo đúng hoá đơn Hàng thừa đưa vào TK002-Vật tư hàng hoá nhận giữ hộ gia công hộ Nợ TK002 Khi trả lại thì ghi có TK002-Trị giá hàng thừa. Số hàng theo hoá đơn :Nợ Tk152,153-Giá mua chưa thuế(phương pháp khấu trừ) Nợ TK 1331:Thuế VAT(nếu có) Có TK 111,112-Tổng giá thanh toán Hàng mua về kém phẩm chất ,quy cách không đúng Nợ TK331,112,111,138…Tổng giá trị nhận lại Có TK 152,153-Giá trị thực tế của NLVL,CCDC kém phẩm chất không đúng quy cách. Có TK 1331-Thuế VAT đầu vào(nếu có) Nhập khẩu Nhập NLVL,CCDC dùng váo sản xuất kinh doanh hàng hoá ,dịch vụ chịu thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ Phản ánh giá trị thực tế NLVL ,CCDC nhập khẩu Nợ TK152,153-Giá thực tế của NLVL,CCDC(tỉ giá thực tế) Có TK331,111,giá mua ,chi phí (tỉ giá hạch toán) Có TK3333-Thuế xuất nhập khẩu Có (nợ)TK413 chênh lệch tỉ giá Phản ánh thuế giá trị gia tăng của hàng nhập khẩu Nợ TK 133-Thuế GTGT được khấu trừ Có TK33312-thuế GTGT hàng nhập khẩu Nhập NLVL, CCDC phục vụ cho sản xuất kinh doanh chịu thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp hoặc không chịu thuế GTGT, hoặc dùng cho hoạt động sự nghiệp, dự án, phúc lợi Nợ TK 152,153-giá thực tế của NLVL,CCDC Có TK111,112…Giá mua chưa thuế Có TK 3333Thuế xuất nhập khẩu Có TK 13312-Thuế GTGT hàng nhập khẩu Nhập kho NLVL,CCDC do tự chế hoặc thêu ngoài gia công chế biến Nợ TK152,153-Giá thực té nhập kho Có Tk154-trị giá vật liệu thuê ngoài gia công hay tự sản xuát nhập kho Nhập kho do nhân góp liên doanh, cổ phần Nợ TK152,153 Giá do hội đồng liên doanh đánh giá Có TK411 Tăng NLVL, CCDC do thu hồi vốn góp liên doanh, góp cổ phần Nợ TK152,153 Có TK128,222 Tăng NLVL,CCDC do dùng không hết nhập lại kho ,phế liệu thu hồi Nợ TK152,153 Có TK621,627,641… Tăng NLVL,CCDC do đánh giá lại, giá đánh giá lớn hơn giá ghi sổ Nợ TK152,153 phần chênh lệch Có TK412 chênh lệch đánh giá lại tài sản Cac chi phí có liên quan đến mua NLVL,CCDC Nợ TK152,153 chi phí liên quan thu mua NLVL,CCDC Nợ TK1331 thuế VAT(nếu có) Có TK111,112…Tổng giá thanh toán. 1.6.1.2.2-Kế toán tổng hợp xuất kho NLVL,CCDC 1.6.1.2.2.1-Kế toán tổng hợp xuất kho NLVL Xuất kho vật liệu dùng cho nhu cầu sản xuất kinh doanh: Tuỳ theo mục đích sử dụng cuối tháng căn cứ vào các chứng từ (phiếu xuất kho-bảng phân bố vật liệu), kế toán ghi. Nợ TK621-Dùng trực tiếp cho sx,chế tạo sp. Nợ tK 627-Dùng cho QLPX Nợ TK 641-Dùng cho bán hàng Nợ TK 642-Dùng cho QLDN Nợ TK 241-Dung cho XDCB Có TK 152-Trị giá vật liệu xuất dùng. Xuất kho vật liệu gia công chế biến Nợ TK154:Trị giá thực tế xuất kho Có TK152 Xuất kho vật liệu góp vốn liên doanh với đơn vị khác: Căn cứ vào vốn góp do Hội đồng liên doanh đánh giá và giá thực tế (giá trị ghi sổ kế toán)xác định số chênh lệch và ghi sổ theo định khoản: Nợ TK128,222:Trị giá vốn góp Có (nợ )TK412:Chênh lệch tăng,giảm Có TK152:Giá thực tế vật liệu. Đánh giá giảm NLVLtheo quyết định của cấp có thẩm quyền Nợ TK412 Chênh lệch Có TK152 Hàng thiếu so với hoá đơn Trong định mức Nợ TK 641,642 Giá trị NLVL,CCDC thiếu Có TK152,153 trong định mức Ngoài định mức Nợ TK152,153-Giá trị thực tế Nợ TK1331-Thuế VAT(nếu có) theo hoá đơn Nợ TK138-Giá trị thiếu . Có TK111,112…Tổng giá . Xử lý phần thiếu Khi người bán giao tiếp số hàng thiếu Nợ TK152,153 Trị giá số hàng thiếu Có TK138(1381,1388) Quy trách nhiệm Nợ TK1388,344 Trị giá số hàng thiếu Có TK1381 Không xác định được nguyên nhân Nợ TK811 Trị giá số hàng thiếu Có TK1381 Xuất NLVL đi bán Phản ánh trị giá vốn của NLVLxuất bán Nợ TK632 Trị giá vốn Có TK152 Phản ánh doanh thu Nợ TK111,112,131 Có TK711 Có TK3331(nếu có) Xuất NLVLđể biếu tặng Xuất NLVLbiếu tặng phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh hàng hoá, dịch vụ Phản ánh trị giá vốn của NLVL xuất biếu tặng Nợ TK632 Có TK152 Phản ánh doanh thu Nợ TK641,642… Có TK512-Doanh thu nội bộ 6.1.2.2.2-Kế toán tổng hợp xuất kho CCDC… Hạch toán giảm CCDC Đối với những CCDC có giá trị nhỏ, thời gian sử dụng ngắn, thường là 1 kỳ thì toàn bộ các chi phí về CCDC sẽ được hạch toán một lần vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ (loại phân bố 100%) Nợ TK627,641,642… Có TK1531 Đối với những CCDC có giá trị tương đối lớn,sử dụng cho nhiều kỳ kinh doanh thì giá trị của CCDC được phân bố dần vào từng kỳ theo công thức sau: Mức phân bổ từng kỳ = Giá trị thực tế CCDC xuất dùng Số kỳ sử dụng (số lần phân bố) Nợ TK242 Giá trị thực tế của CCDC xuất dùng Có TK1531 Nợ TK641,642… Số phân bố từng kỳ Có TK242 Hạch toán giảm bao bì luân chuyên(BBLC) Xuất BBLC sử dụng Nợ TK1242 Có TK1532 Đầu kỳ xác định giá trị phân bổ để tính vào chi phí trong kỳ Nợ TK1562-Chi phí mau hàng Giá trị phân bổ từng kỳ Nợ TK6413-Chi phí bán hàng Có TK 1242 Khi thu hồiư Nợ TK1532 Giá trị còn lại Có TK1242 Trường hợp bao bì có tính tiền riêng khi xuất hàng hoá kèm theo bao bì thì giá trị của bao bì sẽ được phản ánh như sau: Nợ TK1388:Phải thu khác Có TK1532 Hạch toán giảm đồ dùng cho thuê(Đ DCT) Chuyển từ CCDC,BBLC thành Đ DCT Nợ TK1533 Có TK1531,1532 Khi xuất ĐDCT Nợ TK1242 Có TK1533 Hàng tháng căn cứ vào kế hoạch phân bố giá trị của Đ DCT để tính vào chi phí Nợ TK6273-Mức phân bổ theo kế hoạch (đơn vị chuyên cho thuê) Nợ TK811-Mức phân bổ (đơn vị không chuyên cho thuê) CóTK1242 Khi thu hồi Đ DCT Nợ TK1533 Giá trị còn lại Có TK1242 Số thu từ cho thuê Nợ TK111,112… Có TK511.711 Có TK3331 Sơ đồ hạch toán tổng quát NLVL,CCDC theo phương pháp kê khai thường xuyên TK111,112,141,131,331.. TK621 TK152,153 NLVL,CCDC nhận cấp phát Tặng thưởng,vốn góp LD.. TK627,641,642 Xuất vật liệu chế tạo sản phẩm Thuế GTGT được khấu trừ Phế liệu thu hồi hoặc bồi thường TK128,222 Xuất NLVL,CCDC nhỏ cho chi phí sx chung chi phí bán hàng, QLDN.. NLVL,CCDC tăng do mua ngoài Thừa phát hiện khi kiểm kê TK412 TK151 Giá trị CCDC Xuất dùng lớn Đánh giá tăng Nhận lại vốn góp liên doanh TK411 NLVL,CCDC mua từ tháng Trước về nhập kho Đánh giá tăng TK133 TK142,242 Phân bổ dần TK138,334,111, 1 52,153 TK128,222 Xuất vốn góp liên doanh Đánh giá giảm TK142 Đánh giá giảm TK3381,711 TK154 Xuất thuê ngoài gia công chế biến TK138,632 Sơ đồ 04 Thiếu phát hiện khi kiểm kê 1.6.2 Kế toán tổng hợp nguyên liệu vật liệu ,công cụ dụng cụ theo phương pháp kiểm kê định kỳ: 1.6.2.1-Tài khoản sử dụng: Theo phương pháp này ,ké toán sử dụng các tài khoản sau: Tài khoản 611.”Mua hàng”(tiểu khoản 6111 –Mua nguyên liệu ,vật liệu):Dùng để theo dõi tình hình thu mua ,tăng giảm NLVL,CCDC …theo giá thực tế (bao gồm giá mua và chi phí thu mua) Kết cấu TK611 như sau: Bên nợ-Kết chuyển trị giá thực tế của vật tư ,hàng hoá tồn kho đầu kỳ từ TK152 sang Trị giá thực tế của vật tư ,hàng hóa nhập trong kỳ hoặc bị trả lại. Bên có-Kết chuyển giá trị thực tế của vật tư ,hàng hoá tồn kho cuối kỳ sang TK152 -Trị giá thực tế vật tư ,hàng hoá xuất dùng. -Trị giá thực tế vật tư ,hàng hoá tả lại người bán hoặc được giảm giá. Tài khoản 611 không có số dư và được mở thành hai TK câp 2 TK6111-Mua nguyên vật liệu TK 6112-Mua hàng hoá. Tài khoản 152-“Nguyên liệu vật liệu”:Dùng để phản ánh giá thực tế NLVL tồn kho , chi tiết theo từng loại. Kết cấu TK152 như sau: Bên nợ-kết chuyển giá trị thực tế của NLVL tồn kho cuối kỳ. Bên có-kết chuyển giá trị thực tế của NLVL tồn kho đầu kỳ. Dư nợ-Trị giá thực tế NLVL tồn kho . Tài khoản 153-“Công cụ dụng cụ”:sử dụng để theo dõi giá thực tế CCDC,bao bì luân chuyên tồn kho. Kết cấu tài khoản 153 như sau: Bên nợ-Kết chuyển giá trị thực tế của CCDCtồn kho cuối kỳ . Bên có-Kết chuyển giá trị thực tế của CCDC tông kho đầu kỳ. Dư nợ-Trị giá thực tế của CCDC tồn kho. Tài khoản 151-“Hàng mua đi đường “:Dùng để phản ánh trị giá số hàng mua (đã thuộc sở hữu của đơn vị) nhưng đang đi đường hay đang gửi tại kho người bán ,chi tiết từng loại hàng ,từng người bán. Kết cấu TK151 như sau: Bên nợ –Kết chuyển trị giá thực tế của hàng hoá ,vật tư đang đi trên đường cuối kỳ. Bên có-Kết chuyển trị giá thực tế của hàng hoá ,vật tư đang đi trên đương đầu kỳ. Dư nợ-Giá trị hang hoá ,vật tư đã mua nhưng còn đang đi trên đường (chưa về nhập kho đơn vị) Ngoài ra, trong quá trình hạch toán ,kế toán còn sử dụng một số tái khoản khác có liên quan như tài khoản 133,33,111,112… Các tài khoản này có nội dung và kết cấu giống như phương pháp kê khai thường xuyên. 1.6.2.2-Kế toán các nghiệp vụ kinh tế chủ yếu liên quan đến NLVL,CCDC 1.6.2.2.1-Kế toán tổng hợp nguyên liệu ,vật liệu: Đầu kỳ kết chuyển giá trị hàng đi đường và vật liệu cuối kỳ trước sang TK611 Nợ TK611 Có TK 152,151 Mua NLVL và các chi phí mua NLVL dùng vào hoạt động sản xuất kinh doanh Trường hợp thuộc diện chịu thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ : Nợ TK611-Giá mua chưa thuế Nợ TK133-Thuế GTGT đầu vào. Có TK 111,112,331-Tổng giá thanh toán. Trường hợp thuộc diện chịu thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp : Nợ TK611 Tổng giá thanh toán Có TK111,112,331 bao gồm cả thuế GTGT Nhập kho NLVL do các đơn vị khác góp vốn liên doanh ,biếu tặng –Thu hồi số đã mang đi góp liên doanh. Nợ TK611 Có TK 222,411 Trả lại người bán số NLVL mua về dùng vào hoạt động sản xuất kinh doanh hoặc số giảm giá hàng đã mua. Trường hợp thuộc diện chịu thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ Nợ TK111,112,138,331 Có TK 611 Có TK133 Trường hợp thuộc diện chịu thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp Nợ TK 111,112,141,331.. Có TK 611 Căn cứ vào kết quả kiểm kê cuối kỳ để kết chuyển sang các tài khoản tồn kho Nợ TK151,152 Có TK 611 Biên bản kiểm nhận xác định trị giá củaNLVL thiếu hụt ,mất mát . Nợ TK 138,334… Số thiếu hụt cá nhân phải bồi thường Nợ TK1381-Số thiếu hụt chưa rõ nguyên nhân. Nợ TK642-Số thiếu hụt trong định mức Có TK611- Trị giá NLVLthiếu hụt Kết chuyển số vật liệu xuất dùng trong kỳ Nợ TK627,641…NLVL xuất dùng cho các bộ phận Nợ TK 632-Xuất bán Có TK 611-Giá trị xuất dùng. Phản ánh thuế nhập khẩu. Nợ TK 611 thuế nhập khẩu phải nộp Có TK 3333 Giá trị thực tế của NLVLdùng trong kỳ. Giá trị thực tế Giáthực tế Giá thực tế Giá thực tế Của vật liệu = của vật liệu +của vật liệu - của vật liệu Xuất dùng tồn đầu kì nhập trong kỳ tồn cuối kỳ Nợ TK 621 Có TK611 1.6.2.2.2 Kế toán tổng hợp công cụ dụng cụ Đầu kì kết chuyển trị giá thực tế của CCDC đang đi đường hoặc tồn kho Nợ TK 611 Có TK151,153 Cuối kỳ kết chuyển trị giá thực tế của CCDC đang đi đường hoặc tồn kho Nợ TK151,153 Có TK 611 Trị giá thực tế của CCDC nhận góp liên doanh ,được cấp phát ,biếu tặng : Nợ TK611 Có TK 411 Chênh lệch đánh giá tăng CCDC Nợ TK 611 Có TK 412 Xuất CCDC Xuất dùng CCDC với giá trị nhỏ (loại phân bố 100%) Nợ TK 627,641,642… Có TK 611 Xuất dùng CCDC với giá trị lớn dùng cho nhiều kỳ Nợ 1421 Có TK611 Nợ TK627,641,642… Có TK 1421 Trị giá thực tế của CCDC mua ngoài nhập kho Trường hợp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ Nợ TK 611 Nợ TK 133 Có TK 111,112,311… Trường hợp tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp Nợ TK 611 Có TK 111,112,331… Trị giá thực tế của CCDC đã mua nhưng kém phẩm chất ,không đúng quy cách ,mẫu mã hoặc số được giảm giá . Trường hợp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. Nợ TK 111,112,331… Có TK 611 Có TK 133 Trường hợp tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp Nợ TK 111,112,331… Có TK 611 Sổ chiết khấu thanh toán được hưởng khi mua hàng Nợ TK 111,112,… Có TK 711. Sơ đồ hạch toán tổng quát NLVL,CCDC theo phương pháp kiểm kê định kỳ Giá trị NLVL,CCDC tồn cuối kỳ Giá trị NLVL,CCDC tồn đầu kỳ chưa sử dụng TK151,152,153 TK611 TK151,152,153 TK111,112,331 TK111,112,331 Giá trị NLVL,CCDC mua vào trong kỳ Giảm giá được hưởng và giá trị hàng bản trả lại TK1331 TK711 Thuế VAT được khấu trừ Chiết khấu thanh toán TK138,334,811,632 TK411 Giá trị thiếu hụt ,mất mát Nhập vốn góp liên doanh ,cấp phát ,tặng thưởng TK412 Đánh giá tăng NLVL,CCDC Phân bố dần Giá trị CCDC xuất dùng lớn TK142,242 Giá trị NLVL,CCDC nhỏ xuất dùng TK672,641,642 sơ đồ 05 1.7 Tổ chức hệ thống sổ kế toán để hạch toán NLVL,CCDC trong doanh nghiệp Tuỳ theo điều kiện cụ thể mà DN có thể áp dụng một trong bốn hình thức sổ kế toán và trong mỗi hình thức này có một hệ thống sổ sách riêng và trình tự hạch toán riêng. Để vận dụng có hiệu quả khi chọn một trong bốn hình thức thì DN cần phải dựa vào chức năng nhiệm vụ, yêu cầu quản lý, quy mô hoạt động của DN cũng như trình độ kế toán để áp dụng sao cho phú hợp .Các hình thức sổ kế toán bao gồm: 1.7.1 Doanh nghiệp sử dụng hình thức Nhật ký chung. Đặc điểm :Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được căn cứ vào chứng từ gốc để ghi vào sổ nhật ký chung theo thứ tự thời gian và nội dung nghiệp vụ kinh tế, phản ánh đúng mối quan hệ khách quan giữa các đối tượng kế toán (quan hệ đối ứng với giữa các tài khoản ) rồi ghi vào sổ cái. Hệ thống sổ: Sổ kế toán chi tiết :sổ kế toán chi tiết NLVL,CCDC. Sổ kế toán tổng hợp :Sổ nhật ký chuyên dùng ,sổ cái các tài khoản 152,152,157… Trình tự ghi sổ : Sổ ,thẻ kế toán chi tiết Sổ nhật kí đặc biệt Chứng từ gốc Sổ Nhật kí chung Sổ cái Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo tài chính Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng hoặc định kỳ Đối chiếu kiểm tra Sơ đồ 06 Ghi chú: 1.7.2 Doanh nghiệp sử dụng hình thức chứng từ ghi sổ Đặc điểm : Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được căn cứ vào chứng từ gốc để ghi vào chứng từ ghi sổ, sau đó căn cứ vào chứng từ ghi sổ vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, sổ chi tiết các tài khoản liên quan và sổ cái. Hệ thống sổ : Sổ kế toán chi tiết: Sổ kế toán chi tiết NLVL,CCDC. Sổ kế toán tổng hợp :Bảng tổng hợp chi tiết vật liệu, CCDC, sổ đăng kí chứng từ ghi sổ, sổ cái các TK152,153,151… Trình tự ghi sổ : Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Sổ quỹ Báo cáo tài chính Bảng cân đối số phát sinh Sổ cái Chứng từ ghi sổ Bảng tổng hợp chứng từ gốc Chứng từ gốc Sổ ,thẻ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết vật liệu CCDC Ghi chú Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng hoặc định kỳ Đối chiếu kiểm tra Sơ đồ 07 1.7.3 Doanh nghiệp sử dụng hình thức Nhật ký-Chứng từ Đặc điểm: Kết hợp việc ghi chép theo thứ tự thời gian với việc ghi chép hệ thống giữa kế toán tổng hợp với kế toán chi tiết. Việc ghi chép hàng ngày với việc tổng hợp số liệu báo cáo cuối tháng . Hệ thống sổ: Số hiệu sổ Nội dung sổ NKCT Bảng kê I-Hạch toán vốn bằng tiền -Ghi có TK 111-“Tiền mặt” -Ghi nợ TK111-“Tiền mặt” -Ghi có TK112-“Tiền gửi ngân hàng” -Ghi Nợ TK 112-“Tiền gửi ngân hàng” Ghi có Tk 113-“Tiền đang chuyển” Ghi có TK311,315,341,342 II-Hạch toán thanh toán với người cung cấp và mua hàng Ghi có TK331-“Phải trả cho người bán “ Ghi có TK151-“Hàng mua đang đi trên đường” III-Hạch toán chi phí sản xuất ,kinh doanh. Ghi có cácTK142, 152 ,153 ,154 ,214 ,241 ,334, 335 ,338 ,611 ,621,622,627,631 Bảng tính giá thành thực tế vật liệu và công cụ dụng cụ Tập hợp chi phí sản xuất theo phân xưởng (TK154,631,621,622,627) Bảng kê tập hợp chi phí bán hàng (TK641),chi phí quản lý doanh nghiệp (TK642) và chi phí đầu tư XDCB (TK241) Bảng kê chi phí trả trước (TK142) và chi phí phải trả (TK241) IV-Hạch toán hàng hoá ,thành phẩm ,doanh thu ,và kết quả ,thanh toán với khách hàng. Ghi có TK 155,156 ,157 ,159, 131, 511, 512, 531, 532, 632, 641, 642, 711, 635, 811, 515, 911. Bảng kê nhập ,xuất ,tồn kho thành phần (TK155) ,hàng hoá (TK156) Bảng tính giá trị thực tế thành phần ,hàng hoá Bảng kê hàng gửi đi bán (TK157) Bảng kê thanh toán với người mua (TK131) V-Hạch toán tài sản cố định Ghi có các TK211,212,213 VI-Hạch toán các nghiệp vụ khác Ghi có các TK121, 128, 129, 136, 138, 139 , 141, 144, 161, 221, 222, 228, 229, 244, 333, 336, 344, 411, 412, 413, 414, 415, 421, 431, 441, 451, 461 VII-Sổ cái Bảng số 01 Chương II Thực trạng kế toán nguyên liệu ,vật liệu và công cụ dụng cụ tại công ty Thương Mại Xây Dựng Bạch Đằng. 2.1Vài nét về công ty Thương Mại, Xây Dựng Bạch Đằng. 2.1.1-Lịch sử và quá trình phát triển của công ty. Công ty Thương Mại Xây Dựng Bạch Đằng lá một Doanh nghiệp Nhà Nước thuộc tổng công ty xây dựng Thương Mại, trực thuộc bộ Giao thông vận tải. Tiền thân của công ty là một phân xưởng gốm sứ thuộc xí nghiệp sản xất kinh doanh hàng xuất khẩu và xí nghiệp này thuộc công ty xuất nhập khẩu thiết bị giao thông vận tải I thuộc bộ giao thôn g vận tải. Phân xưởng này sản xuất với một quy mô nhỏ, chủ yếu làm nhiệm vụ tạo công ăn việc làm cho một số cán bộ công nhân dư thừa của Tổng Công Ty và mặt hàng sản xuất lúc bấy giờ là những mặt hàng gốm sứ và những chi tiết trang trí bằng nguyên liệu thạch cao. Đến tháng 2 năm 1996 theo quyết định số 989 của bộ giao thông vận tải thì phân xưởng được nâng cấp thành Xí Nghiệp Gốm sứ Mỹ nghệ xuất khẩu và Trang trí nội thất Thời điểm này Xí Nghiệp không còn sản xuất hàng gốm sứ nữa mà chuyển đổi sang công nghệ sản xuất mới, đó là chất liệu nhựa tổng hợp cộng với bột đá tự nhiên tạo ra những sản phẩm như : Mặt hàng đồ chơi, quà tặng lưu niệm (con giống, biểu tượng..) Ngoài ra, Xí nghiệp còn sản xuất thêm đồ mộc trang trí nội thất và sản xuất đồ mỹ nghệ. Sản phẩm được tiêu thụ ở thị trường trong và ngoài nước (xuất khẩu sang Đức, Đài Loan, Pháp..) Tháng 10 năm 1999, nhìn thấy sự tiến triển và phát triển của Xí nghiệp này lãnh đạo Tổng công ty Xây Dựng –Thương Mại –Bộ giao thông vận tải đã quyết định theo số 2967/1999 QĐ Bộ giao thông vận tải ngày 28/10/1999 chuyển đổi xí nghiệp gốm sứ Mỹ nghệ xuất khẩu và trang trí nội thất thuộc tổng công ty Xây Dựng Thương Mại –Bộ giao thông vận tải. Công ty có trách nhiệm trước Tổng công ty về những hoạt động kinh doanh của mình. Lúc này công ty có chức năng chủ yếu lá sản xuất kinh doanh các mặt hàng như đồ chơi, quà tặng lưu niệm ,đồ gỗ trang trí nội thất, các sản phẩm thủ công mỹ nghệ gốm sứ sơn mài …Ngoài ra còn gia công hàng xuất khẩu . Cho đến tháng 10 năm2001 do ngành nghề sản xuất kinh doanh của công ty không còn phù hợp với tên Công ty mỹ nghệ và trang trí nội thất nên theo quyết định số 3047/QĐ Bộ giao thông vận tải chuyển đổi thành tên Công ty Thương Mại Xây Dựng Bạch Đằng. Tên giao dịch:VIETRACIXEX Trụ sở chinh: Số 71-Bạch Đằng –Quận Hai Bà Trưng –Hà Nội Chi nhánh :Văn phòng đại diện thành phố Hồ Chí Minhư Công ty Thương Mại Xây Dựng Bạch Đằng là doanh nghiệp nhà nước trực thuộc Bộ giao thông vận tải, có tư cách pháp nhân, có con dấu riêng theo quy định của Nhà Nước, thực hiện chế độ hạch toán độc lập, có tài khoản tại ngân hàng ngoại thương Việt Nam .Các mặt hàng kinh doanh xuất nhập khẩu nằm trong danh mục hàng hoá đã được Bộ thương mại phê duyệt phù hợp với chính sách quy định của Nhà Nước về xuất nhập khẩu. Trải qua quá trình xây dựng và trưởng thành ,công ty Thương Mại Xây Dựng Bạch Đằng đã không ngừng phấn đấu vươn lên về mọi mặt .Đặc biệt là trong nền kinh tế thị trường đang trên đà phát triển ở nước ta ,công ty đã gặp phải rất nhiều kho khăn trở ngại . Nhưng giờ đây bằng những kinh nghiệm loa động sáng tạo và sự quyết tâm của toàn thể cán bộ công nhân viên,trong những năm gần đây công ty đã giả quyết được khó khăn trong quá trình sản xuất kinh doanh cuả mình.Sản phẩm của Công ty ngày càng đa dạng và phong phú ,sản phẩm đó không những được nhiều người tiêu dùng trong nước biết đến mà nó còn được phát triển rộng rãi trên thị trường nước ngoài .Điều này được thể hiện qua một số kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh mà Công ty đã đạt được trong hai năm 2001-2002. Các chỉ tiêu Năm 2001 Năm 2002 –Tổng doanh thu 17.475.018.358 25.164.572.400 Trong đó doanh thu hàng xuât khẩu 3.573.870.000 5.163.917.178 –Tổng chi phí 11.800.926.095 17.158.458.173 –Tổng lợi nhuận trứơc thuê 122.665.977 229.717.049 –Nộp ngân sách Nhà Nước 1.977.056.286 2.638.930.000 –Thu nhập bình quân lao động 500.000 550.000 2.1.2-Chức năng và nhiệm vụ của công ty 2.1.2.1 Chức năng Công ty Thương Mại Xây Dựng Bạch Đằng có các chức năng sau: Tổ chức xuất nhập khẩu và kinh doanh phương tiện vận tải ,kinh doanh kho bãi theo giấy phép kinh doanh của công ty và phù hợp với quy chế hiện hành của Nhà Nước –tổ chức tiêu thụ hàng hóa nhập khẩu ở trong nước. Sản xuất kinh doanh hàng đồ chơi ,hàng kim khí hoá chất ,điện máy và lắp ráp điện tử .Nhận xuất nhập khẩu uỷ thác cho các đơn vị kinh tế trong và ngoài nước . 2.1.2.2 Nhiệm vụ: Xây dựng và tổ chức thực hiện kế hoạch kinh doanh của công ty theo quy chế hiện hành phù hợp. Tuân thủ các chính sách, chế độ quản lý xuất nhập khẩu. Thực hiện các chính sách về thuế, nộp ngân sách nhà nước. Thực hiện các cam kết trong hợp đồng kinh tế theo đúng luật pháp. 2.1.3-Cơ cấu tổ chức và nhiệm vụ của từng bộ phận: 2.1.3.1 Cơ cấu tổ chức: Ban giám đốc công ty bao gồm giám đốc và một phó giám đốc là những người điều hành về hoạt động của công ty và chịu trách nhiệm trước nhà nước về mọi hoạt động của công ty ,đồng thời cũng lá người đại diện cho quyền lợi của cán bộ công nhân viên trong công ty theo đúng luật định .Dưới ban giám đốc là các phòng ban trực thuộc chia làm hai khối .Khối kinh doanh và khối quản lý. Sơ đồ bộ máy tổ chức của công ty Văn phòng đại diện tại Thành phố Hồ Chí Minh Phòng KD Phòng TCKT Phòng XNK Phó giám đốc Giám đốc Phòng KHSC Phòng TCHC Xưởng đồ chơi Xưởng gia công Sơ đồ 08 2.1.3.2 Nhiệm vụ của từng bộ phận 2.1.3.2.1 Phòng tổ chức hành chính: Quản lý công tác tổ chức cán bộ và công tác chế độ lao động tiền lương. Quản lý hồ sơ toàn bộ cán bộ công nhân viên và quản lý công tác quản trị 2.1.3.2.2 Phòng tài chính kế toán: Tham mưu cho giám đốc công ty các công tác tài chính theo quy định của pháp luật nhà nước . Xây dựng kế hoạch và định hướng công tác tài chính ngắn hạn của công ty Tổng hợp phân tích kết quả hoạt động tài chính của công ty quan hệ với các cơ quan hữu trách ,tìm và sử dụng nguồn vốn . Quản lý tài sản của công ty ,thu hồi công nợ ,tính lương ,tính toán xác định giá thánh sản phẩm. Kiểm tra hướng dẫn cán bộ vật tư làm đúng thủ tục chứng từ hợp lệ thanh toán. 2.1.3.2.3 Phòng kế hạch sản xuất Tham mưu và thay mặt giám đốc công ty quản lý ,điều hành toàn diện công tác sản xuất của công ty. Xây dựng kế hoạch sản xuất, kế hoạch vật tư, công tác kỹ thuật, các định mức tiền lương vật tư, xây dựng giá thành kế hoạch sản xuất. Lập phương án cải tạo mở rộng đầu tư phát triển sản xuất, chuyển đổi công nghệ, quản lý sáng kiến, cải tiến kỹ thuật, chất lượng sản phẩm. Quản lý kho hàng, kho vật tư sản xuất, chuyển đổi công nghệ, kiểm tra đôn đốc các đơn vị sản xuất, điều chỉnh khối nhân lực trong khối sản xuất của công ty. 2.1.3.2.4 Phòng kinh doanh xuất nhập khẩu Phòng có nhiệm vụ tham mưu chỉ đạo công tác kinh doanh xuất nhập khẩu của công ty phù hợp với luật xuất khẩu của Nhà Nước .Vận dụng luật xuất nhập khẩu và các văn bản dưới luật để áp dụng với loại hàng hoá của công ty. Kết hợp với phòng TCHC và phòng KHSX xây dựng giá bán các thành phẩm và đảm bảo hàng hoá giữ được uy tín cho công ty. Lập kế hoạch và xây dựng chương trình tham gia các hội thảo quảng cáo hội chợ quốc tế trong và ngoài nước trình giám đốc công ty duyệt. 2.1.3.2.5Các xưởng sản xuất Là đơn vị trực tiếp sản xuất dưới sự điều hành của phòng KHSX và các phòng chức năng của công ty, theo chức năng chuyên môn của phòng . Xưởng tổ chức điều hành trực tiếp công tác sản xuất theo kế hoạch đặt ra, đảm bảo chất lượng, số lượng và đúng định mức vật tư. Nói chung các phòng ban chuyên môn nghiệp vụ đước tổ chức theo yêu cầu quản lý sản xuất, có chức năng tham mưu giúp cho ban giám đốc trong quản lý và điều hành các hoạt động sản xuất kinh doanh được giao cho thông suốt và đạt hiệu quả cao. Bên cạnh việc thực hiện tốt các chỉ tiêu kế hoạch ,chỉ thị , mệnh lệnh của ban giám đốc, các phòng ban và phân xưởng còn có nghĩa vụ đề xuất với ban giám đốc những chủ trương, biện pháp sáng kiến nhằm giải quyết những khó khăn, vướng mắc trong sản xuất kinh doanh, góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động và tăng cường công tác quản lý trong công ty. 2.1.4-Đặc điểm tổ chức công tác kế toán . Xuất phát từ đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý và quy mô hoạt động sản xuất của công ty là theo một cấp ,không có sự phân tán quyền lực trong quản lý hoạt động kinh doanh cũng như trong hoạt động tài chính nên hiện nay bộ máy kế toán của công ty được tổ chức theo kiểu trực tuyến với mô hình kế toán tập trung. Tổ chức theo kiểu này làm cho mối quan hệ phụ thuộc của bộ máy trở nên đơn giản. Phòng kế toán của công ty thực hiên tất cả các giai đoạn hạch toán ở mọi phần kế toán từ khâu nhận ,ghi sổ đến khâu xử lý thông tin trên hệ thống báo cáo phân tích và tổng hợp.Trong đó kế táon trưởng là người điều hành trực tiếp các nhân viên kế toán không qua khâu trung gian nhận lệnh. Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán Kế toán trưởng Thủ quỹ, kế toán tiền lương BHXH Kế toán tiêu thụ SP Kế toán tiền mặt, TGNH Kế toán thanh toán các khoản phải thu phải trả Kế toán vật tư tập hợp chi phí , tính giá thành Kế toán tổng hợp Sơ đồ 09 Chức năng,nhiệm vụ cụ thể của bộ máy kế toán: Kế toán trưởng có nhiệm vụ tổ chức bộ máy kế toán trên cơ sở xác định công việc kế toán nhằm thực hiện hai chức năng cơ bản của kế toán là: Thông tin và kiểm tra hoạt động kinh doanh, chịu trách nhiệm về nghiệp vụ chuyên môn kế toán tài chính của đơn vị thay mặt nhà nước kiểm tra thực hiện chế độ quy định củ nhà nước về lĩnh vực kết toán cũng như lĩnh vực tài chính. Quyền hạn của kế toán trưởng luôn gắn liền với trách nhiệm được giao vì lợi ích công ty và nhà nước: phổ biến chủ trương và chỉ đạo thực hiện chủ trương về chuyên môn ,có trách nhiệm trong các chứng từ kế toán, yêu cầu các bộ phận chức năng trong bộ máy quản lý của đơn vị cùng hợp tác thực hiện. Kế toán tổng hợp có nhiệm vụ ghi sổ tổng hợp và lập báo cáo kế toán. Kế toán vật tư tập hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm có nhiệm vụ ghi chép, phản ánh tình hình biến động (tăng, giảm, thừa thiếu)các loại vật tư bao gồm: vật liệu chính, vật liệu phụ, phụ tùng, công cụ dụng cụ. Đồng thời kế toán có nhiệm vụ tập hợp chi phí sản xuất phát sinh, từ đó tính giá thành sản phẩm . Kế toán tiến mặt, tiền gửi ngân hàng có nhiệm vụ lập và theo dõi tình hình thanh toán, các khhoản chi tạm ứng, các khoản phải trả nhà cung cấp, các khoản phải thu khác. Kế toán tiêu thụ sản phẩm :có nhiệm vụ theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn kho thành phẩm ,tình hình tiêu thụ và làm báo cáo theo quy định. Kế toán tiền lương, BHXH: có nhiệm vụ tính và thanh toán các khoản lương, BHXH…hàng tháng có nhiệm vụ tạm ứng cho cán bộ công nhân viên, phân bố chính sách tiền lương và thực hiện kế hoạch quỹ lương. Lập báo cáo về lao động tiền lương. Tóm lại: Các nhân viên kế toán trong công ty mặc dù mỗi người đảm nhiệm một nhiệm vụ riêng song giữa họ vẫn có mối quan hệ chặt chẽ với nhau để bộ máy kế toán của công ty hoạt động có hiệu quả . Để phù hợp với điều kiện thực tế trong hoạt động sản xuất kinh doanh hiện nay ,công ty Thương Mại Xây Dựng Bạch Đằng áp dụng hình thức kế toán chứng từ ghi sổ và tổ chức hạch tóan theo quyết định số 1141/QĐ-TC-CĐKTngày 01/11/1995 của Bộ tài chính Đây là hình thức kế toán xây dựng dựa trên nguyên tắc kết hợp ghi chép theo thứ tự thời gian với việc ghi sổ hệ thống kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết, giữa việc ghi chép hàng ngày với việc tổng hợp số liệu báo cáo cuối tháng . Công ty sử dụng một số sổ sách để phục vụ cho việc hạch toán NLVL, CCDC như sau: Chứng từ ghi sổ . Sổ quỹ, sổ chi tiết (nhập ,xuất ) Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ . Sổ cái… Chế độ kế toán áp dụng tại công ty: Niên độ kế toán :Từ ngày 01/11/N đến 31/112/N Đơn vị tiền tệ sử dụng trong ghi chép sổ sách kế toán:VNĐ Hình thức sổ kế toán :Chứng từ ghi sổ Phương pháp hạch toán chi tiết NLVL,CCDC:Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển. Phương pháp hạch toán NLVL,CCDC tồn kho: Phương pháp kê khai thường xuyên Sơ đồ trình tự kế toán theo hình thức chứng từ ghi sổ Báo cáo tài chính Bảng cân đối SPS Sổ cái Bảng tổng hợp chi tiết Chứng từ ghi sổ Bảng tổng hợp chứng từ gốc Sổ quỹ Chứng từ gốc Sổ ,thẻ kế toán chi tiết Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu ,kiểm tra Sơ đồ 10 2.1.5 Đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh Để có thể khẳng định vị trí của mình trong nền kinh tế thị tr ường đang ngày càng phát triển đòi hỏi các doanh nghiệp nói chung cũng như các doanh nghiệp sản xuất nói riêng là phải làm sao lựa chọn cho DN của mình một ngành nghề kinh doanh nhất định để có thể đem lại hiệu quả kinh tế cho nền kinh tế quốc dân ,cho chính DN đó và phù hợp với sự phát triển của nhu cầu xã hội. Trước thực tế đó, với ngành nghề sản xuất và kinh doanh đặc trưng riêng, công ty Thương Mại Xây Dựng Bạch Đằng hàng năm đã đưa ra thị trường một khối lượng lớn sản phẩm nhằm phục vụ nhu cầu của nên kinh tế quốc dân và một phần cho bạn hàng nước ngoài đó là các sản phẩm gốm sứ, đồ chơi, đồ lưu niệm, hàng mỹ nghệ, sơn mài, đồ gỗ… Với diện tích 8327 m2là toàn bộ diện tích mặt bằng trụ sở và cơ sở sản xuất kin doanh của công ty Thương Mại Xây Dựng Bạch Đằng bao gồm nhà làm việc, kho xưởng và các công trình phụ trợ. Việc bố trí, sắp xếp các khu vực, phòng ban. Kho, phân xưởng là tương đối thuận lợi cho hoạt động sản xuất kinh doanh kể cả việc vận chuyển vật liệu, thành phẩm và nhiên liệu …Để thực hiện nhiệm vụ và chức năng sản xuất công ty tổ chức thành hai phân xưởng sản xuất chính. - Phân xưởng đồ chơi: hoạt động của phân xưởng là sản xuất các loại đồ chơi, quà tặng lưu niệm, sản phẩm trang trí nội thất . - Phân xưởng gia công: chuyên gia công hàng đồ chơi cho khách hàng Đài Loan và sản phẩm đồ chơi cho công ty sau khi đã hết hợp đồng với khách hàng Đài Loan. Mỗi phân xưởng đều chịu sự chỉ đạo của một quản đốc phân xưởng-là người phụ trách chung trong phạm vi phân xưởng và chịu trách nhiệm trước Ban Giám Đốc về các nhiệm vụ được giao Do đặc điểm và tính chất sản phẩm của mỗi phân xưởng là khác nhau cho nên mỗi phân xưởng độc lập với nhau trong quá trình thực hiện kế hoạch sản xuất của mình. Mặc dù vậy ,các phân xưởng đều có mối quan hệ mật thiết với các phòng ban chức năng để xây dựng bộ máy sản xuất có khoa học. Về đặc điểm của quy trình sản xuất sản phẩm của công ty nói chung là giản đơn, chủ yếu là sản xuất bằng thủ công, bằng những kĩ năng sự khéo léo của công nhân, ít sử dụng máy móc, thiết bị; chu kỳ sản xuất ngắn; Khối lượng sản phẩm hoàn thành cho mỗi loại là độc lập với nhau về cơ ,lý hoá nên ít có nửa thành phẩm. Tuy nhiên, đối với mỗi loại sản phẩm mà từng phân xưởng đảm nhiệm sản xuất là có quy trình sản xuất đặc trưng. VD như đối với quy trình sản xuất của phân xưởng đồ chơi được thể hiện qua sơ đồ sau: Đóng gói sản phẩm Tổ kiểm tra chất lượng Tổ vẽ và phun sơn Tổ xử lý ba-via Sản phẩm khô tự nhiên Đổ ra khuôn Trộn thành hợp chất Bột đá ,nhựa tổng hợp,các chất xúc tác khác Nhập kho thành phẩm Sơ đồ 11 Còn đối với quy trình sản xuất phân xưởng gia công: Đóng gói Sản phẩm Luộc ở To 153oC thời gian 5 phút Nặn thủ công Bột PVC Sơ đồ 12 Nhìn chung mỗi gia đoạn của quy trình tạo sản phẩm đều phải tuân thủ theo quy định nghiêm ngặt theo đúng kế hoạch và đúng thiết kế mẫu mã của sản phẩm nhằm đảm bảo đưa ra thị trường sản p hẩm chất lượng cao đáp ứng nhu cầu người tiêu dùng. Xây dựng một quy trình sản xuất hợp lý có thể nó là yếu tố quan trọng nhất để tạo nên sản phẩm có chất lượng cao. Quá trình xây dựng đó không thể không kể đến sự đóng góp nhiệt tình từ những thực tế, bằng kinh nghiệm của các cán bộ phòng thiết kế hoạch sản xuất, phòng kinh doanh, quản đốc phân xưởng và đội ngũ công nhân viên lành nghề của công ty. 2.2 Thực tế công tác kế toán nguyên liệu vật liệu và công cụ dụng cụ tại công ty Thương Mại Xây Dựng Bạch Đằng. 2.2.1 Đặc điểm và tình hình sử dụng nguyên liệu vật liệu, công cụ dụng cụ tại công ty. 2.2.1.1 Đặc điểm và yêu cầu quản lý NLVL,CCDC tại công ty Xuất phát từ đặc điểm về sự đa dạng của sản phẩm và quy trình sản xuất của mỗi phân xưởng tại công tuy là khác nhau cho thấy để đảm bảo cho quá trình sản xuất và chất lượng sản phẩm công ty đã phải sử dụng một khối lượng NLVL,CCDC tương đối lớn, đa dạng về chủng loại do đối với loại sản phẩm khác nhau thì cần phải có nguyên liệu tạo nên thực tế của sản phẩm là khác nhau.Ví dụ như đối với phân xưởng sản xuất đồ chơi thì nguồn nguyên liệu chính cần sử dụng để sản xuất các sản phẩm: đồ chơi, đồ lưu niệm, sản phẩm dùng làm trang trí nội thất… đó là bột đá, nhựa tổng hợp và các chất xúc tác. Nguồn NLVL chính của công ty thường là những là những loại khan hiếm, một phần nguồn vật liệu được thu mua trong nước (bột đá ,nhựa tổng hợp…) , một phần được nhập từ nước ngoài (silicôn,bột PVC..) Bên cạnh NLVLthì CCDC tuy không trực tiếp tham gia vào việc cấu thành nên thực thể sản phẩm nhưng nó có vai trò quan trọng trong việc hoàn thiện sản phẩm đưa ra thị trường tiêu dùng(hộp carton,băng dính…)NLVL, CCDC dù được thu mua trong nước hay nhập từ nước ngoài thì nói chung khi về đến công ty đều không được phép hao hụt, thanh toán và nhận theo đúng số lượng thực tế nhập kho với chất lượng và quy cách của NLVL, CCDC phù hợp với yêu cầu sản xuất, với kế hoạch của phòng kinh doanh. Chi phí về NLVL, CCDC cho một đơn vị sản phẩm của công ty thường chiếm từ 60-70% trong toàn bộ chi phí sản xuất và trong tổng giá thành của sản phẩm nên chỉ cần một sự thay đổi nhỏ về số lượng, giá mua NLVL, CCDCcũng ảnh hưởng đến giá thành của sản phẩm (khi giá mua vật liệu của công ty thay đổi một phần là do nguồn nguyên liệu nhập từ nước ngoài, khi thanh toán thường phải thanh toán bằng ngoại tệ hoặc tiền VND quy đổi ra ngoại tệ theo tỉ giá hối đoái của từng thời kỳ) Mặt khác, do đặc điểm về quy trình sản phẩm của công ty có một số sản phẩm được tạo bằng khuôn, một số được tạo bằng phương pháp thủ công nặn . Cho nên nếu không có sự tính toán chính xác, đầy đủ, định mức tiêu hao và việc quản lý NLVL, CCDC chặt chẽ, nó sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng của sản phẩm . Hơn nữa, hiện nay Công ty có khoảng 200 loại NLVL, CCDC khác nhau được quản lý kho. Do vậy công tác quản lý các loại vật liệu đó gặp rất nhiều khó khăn bởi sự đa dạng về chủng loại của vật liệu, có loại vật liệu cồng kềnh, dễ hoen rỉ như : dây thép mũi màu, nhiên liệu: xăng dầu …và các loại hoá chất khác nhau rất dễ cháy. Vì vậy đòi hỏi công ty phải có hệ kho tàng đầy đủ tiêu chuẩn quy định đảm bảo an toàn trong quản lý. Từ thực tế đó cho thấy công tác tổ chức quản lý NLVL ,CCDC đóng vai trò hết sức quan trọng trong chiến lược phát triển Công ty .Việc tính toán và hạch toán một cách chính xác, đầy đủ NLVL, CCDC nhập -xuất sử dụng cho sản xuất có tầm quan trọng trong việc xác định mức tiêu hao vật tư một cách chính xác, chặt chẽ sẽ góp thêm vào việc tiết kiệm NLVL, CCDC/một đơn vị sản phẩm, từ đó góp phần giảm chi phí và hạ giá thành sản phẩm .Trong quá trình quản lý NLVL, CCDCthì quản lý NLVL, CCDC ở khâu thu mua và sử dụng là một trong những trọng điểm của công tác quản lý sản xuất nói chung và công tác quản lý giá thành nói riêng (vì vật liệu thu mua có chất lượng cao ,phù hợp với yêu cầu sản xuất, giá cả hợp lý sẽ có tác động tích cực tới sản xuất ,hạ giá thành sản phẩm ) Trong công tác quản lý NLVL, CCDC ở khâu thu mua căn cứ vào kế hoạch sản xuất của tháng ,quý và trên cơ sở nhu cầu vật tư được xét duyệt, phòng kế hoạch sản xuất tìm kiếm nguồn cung cấp thích hợp đảm bảo thu mua vật tư đúng về chất lượng, đủ về số lượng, hợp lý về giá cả. Ngoài ra , trong công tác bảo quản và dự trữ NLVL, CCDC cũng là vấn đề được Công ty quan tâm đến.Việc bảo quản và dự trữ NLVL, CCDC ở Công ty đã đảm bảo NLVL, CCDC đủ, đúng chất lượng và đáp ứng kịp thời cho nhu cầu kinh doanh và luân chuyển vật tư liên tục, tránh được tình trạng thất thoát, làm giảm chất lượng NLVL, CCDC và sự ứ đọng về vốn. Từ những đặc điểm của việc sử dụng NLVL, CCDC trên cho thấy công tác quản lý NLVL, CCDC của Công ty có những nét riêng và gặp không ít khó khăn. Hạ thấp chi phí NLVL,CCDC trong sản xuất ,sủ dụng tiết kiệm không lãng phí vật liệu là biện pháp tích cực nhằm hạ giá thành sản phẩm ,góp phần nầng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh. Đó cũng chính là mục tiêu phấn đấu trong toàn Công ty. Tuy nhiên ,để quản lý một khối lượng vật tư lớn và có nhiều chủng loại như vậy đòi hỏi Công ty phải thực hiện đồng bộ nhiều biện pháp quản lý tất cả các khâu thu mua, sử dụng và đặc biệt là trong khâu bảo quản và dự trữ. Có như vậy mới đảm bảo cung cấp đầy đủ và đúng chất lượng NLVL, CCDC cho sản xuất, tạo điều kiện cho công ty được hoạt động một cách liên tục. 2.2.1.2-Phân loại NLVL,CCDC Để phù hợp với đặc điểm, yêu cầu trong quá trình sản xuất xây dựng, phù hợp với đặc điểm tác dụng của từng loại NLVL, CCDC đối với từng sản phẩm và giúp hạch toán chính xác khối lượng NLVL,CCDC tương đối lớn ,đa dạng về chủng loại thì công việc phân loại NLVL, CCDC tại công ty quả là một điều khó khăn,vì đối với một loại sản phẩm thì những nguyên vật liệu chính ,phụ cấu thành nên thực thể sản phẩm là khác nhau. Tuy nhiên có thể căn cứ vào công dụng của NLVL, CCDC trong quá trình sản xuất mà NLVL,CCDC của công ty được chia thành các loại chủ yếu sau: Nguyên vật liệu chính :Là cơ sở vật chất cấu thành nên thực thể sản phẩm bao gồm các loại như sau: bột đá, nhựa tổng hợp,bột mì dẻo, bột PVC, hợp chất keo và các chất xúc tác. Nguyên vật liệu phụ: Bao gồm nhiều loại, chúng có tác dụng khác nhau nhằm tạo nên hình dáng, thẩm mỹ của từng loại sản phẩm, tăng thêm chất lượng của sản phẩm, kích thích thị hiếu người tiêu dùng như: kem nacô, sơn các loại, axêtôn, dầu bóng galant… Nhiên liệu: nhiên liệu ở công ty chủ yếu dùng trực tiếp cho sản xuất như: Dầu hoả ,dầu máy (máy nén khí,may mài…) Phụ tùng thay thế bao gồm : Xích cam,xi lanh ,ốc vít,đá mài… Công cụ dụng cụ ở Công ty bao gồm các loại bao bì ,thùng carton dùng để đóng gói và bảo quản sản phẩm, dập ghim, băng dính… Việc phân định NLVL, CCDC ở Công ty trên đây chỉ mang tính tương đối . Tuy nhiên khi sử dụng cách phân loại này lại có ý nghĩa to lớn với công ty, giúp cho công ty có thể theo dõi một cách chính xác ,thuận tiện từng loại, từng thứ NLVL,CCDC. Nhận biết được vai trò, vị trí của NLVL, CCDC trong quá trình sản xuất để từ đó có cơ sở cho công tác tính giá thành sản phẩm. 2.2.1.3 Đánh giá NLVL,CCDC Đánh giá NLVL,CCDC nhập kho: Đánh giá NLVL,CCDC lá sự xác định giá trị vật liệu theo những nguyên tắc nhất định trên cơ sở đảm bảo những yêu cầu đúng đắn, chân thực. NLVL, CCDC của công ty sử dụng trong quá trình sản xuất hoàn toàn là vật liệu mua ngoài được nhập theo giá trị thực tế. VD đối với NLVL,CCDC mua ngoài (trong nước) Ngày 27/06/2003 Công ty nhập mua nhứa tổng hợp của công ty Tân Viễn Đông với số lượng 1100 đ/Kg, chi phí vận chuyển là 62.000đ .Khi đó kế toán NLVL, CCDC xác định trị giá vốn thực tế nhập kho của số nhựa tổng hợp đó là: (1100x14.300)+62.000=15.792.000(đồng) Ngày 11/05/2003 Công ty nhập Silicôn của Công ty YSUNTAL EMTERP RIGSE Đài Loan 250 kg đơn giá 11USD /Kg. Tỉ giá 1USD=15.103 VND. Thuế xuất thuế nhập khẩu phải nộp 4% chi phí giám định 761.905đ.Như vậy giá thực tế Silicôn được xác định là: (250x11x15.103)+761.905+1.661.330=43.956.485 Đối với NLVL, CCDC sử dụng không hết sẽ được các phân xưởng bảo quản tại chỗ, rồi báo cáo lên phòng kế hoạch, phòng vật tư và kho để quản lý, chuyên số vật tư còn thừa này cho đợt sản xuất tiếp theo. Đối với phế liệu thu hồi ở các phân xưởng: Do giá trị phế liệu không lớn, số lượng không nhiều nên Công Ty thường bán lại theo giá phế liệu. Đánh giá NLVL,CCDC xuất kho. NLVL, CCDC của Công ty được thu mua nhập kho thường xuyên, chủ yếu là mua ngoài. Cho nên giá thực tế của từng lần, đợt nhập kho cũng không hoàn toàn giống nhau do giá thực tế của các loại NLVL, CCDC có sự biến động (việc biến động này do giá cả NLVL, CCDC trong nước không ổn định, sự biến động của tỷ giá hối đoái ). Chính vì vậy, để thuận lợi cho kế toán trong việc đánh gía vật liệu được chính xác, phản ánh được mối quan hệ giữa giá trị và hiện vật, hiện nay tại Công Ty khi xuất kho NLVL, CCDC kế toán áp dụng phương pháp giá bình quân cả kỳ dự trữ. Giá trị NLVL,CCDC+ Giá trị NLVL,CCDC Tồn đầu k ỳ nhập trong kỳ Số lượng NLVL,CCDC+Số lượng NLVL,CCDC Tồn đầu kỳ nhập trong kỳ Đơn giá thực tế xuât kho = Sau khi đã có đơn giá thực tế xuất kho của từng loại NLVL,CCDC, kế toán vật liệu áp giá vào phiếu xuất kho cho từng đối tượng sử dụng từ đó tính ra giá trị thực tế xuất dùng. Trị giá NLVL,CCDC=Số lượng NLVL,CCDCx Đơn giá thực tế Xuất kho xuất kho VD- Dựa vào số lượng ,giá trị nhựa tổng hợp và bằng dính giấy tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ để xác định trị giá thực tế xuất dùng: Tên hàng Đơn vị tính Tồn đầu kỳ Nhập trong kỳ Xuất trong kỳ SL TT SL TT SL TT Kg 2200 28.431.145 1100 15.792.000 220 2.948.220 Cuộn 7 17.500 4 12.000 1 2.681 13.401(đồng) 28.431.145+15.792.000 2200+1100 Đơn giá thực tế xuất kho = = Trị giá nhựa tổng hợp xuất dùng=220x13.401=2.948.220(đồng) Đơn giá thực tế xuât kho băng dính giấy 17.500+12.000 7+4 = = 2.681(đồng) Trị giá băng dính giấy xuất dùng=1x2681=1681(đồng) Tại công ty còn có nghiệp vụ xuất bán vật tư :qKhi xác định giá trị thực tế xuất kho kế toán dùng phương pháp giá thực tế đích danh để xác định. Nghiệp vụ xuất vật tư để bán ở Công ty chỉ mang tính chất nhượng bán chứ không phải là hoạt động chính của Công Ty nên không phát sinh thường xuyên. Trong trường hợp đặc biệt đối với vật tư không thường xuyên tham gia vào chu kỳ sản xuất thường thì trị giá vật tư nhập vào cũng chính bằng trị giá vật tư xuất dùng (Dùng phương pháp giá thực tế đích danh) . Việc sử dụng phương pháp tính giá như vậy đáp ứng được một số yêu cầu của công tác quản lý NLVL,CCDC như phản ánh kịp thời sự biến động về số lượng NLVL, CCDC; biết được sự chênh lệch giữa gía trị thực tế và giá hoá đơn từ đó có biện pháp quản lý giá,quản lý chi phí mua. 2.2.2.Thủ tục nhập-xuất và kế toán chi tiết nguyên liệu vật liệu và công cụ dụng cụ. Hạch toán chi tiết NLVL, CCDC là một trong những yêu cầu của công tác quản lý NLVL, CCDC nhằm phản ánh theo dõi chặt chẽ tình hình nhập –xuất- tồn kho từng loại, từng thứ NLVL, CCDC về số lượng, chất lượng, chủng loại và giá trị. Đó là công việc hạch toán kết hợp chặt chẽ giữa kho và phòng kế toán. Cơ sở căn cứ để công tác tổ chức kế toán nói chung cũng như kế toán NLVL, CCDC nói riêng đạt hiệu quả cao đó là các chứng từ kế toán phản ánh tất cả các nghiệp vụ liên quan đến nhập, xuất NLVL, CCDC .Những chứng từ kế toán này là cơ sở pháp lý để ghi sổ kế toán . Thực tế tại công ty Thương Mại Xây Dựng Bạch Đằng có các chứng từ được sử dụng trong kế toán chi tiết NLVL, CCDC bao gồm: Phiếu nhập kho Phiếu xuất kho Hoá đơn thuế GTGT Đó cũng chính là cơ sở để làm thủ tục nhập xuất kho NLVL, CCDC tại công ty Thủ tục nhập kho: Theo chế độ kế toán quy định tất cả các NLVL, CCDC Khi về đến công ty đều phải được tiến hành làm thủ tục nhập kho . Khi NLVL, CCDC về đến Công ty, người chịu trách nhiệm mua NLVL, CCDC có hoá đơn bán hàng (do người bán giáo cho). Từ hoá đơn đó thủ kho vào sổ cái chính của kho vật tư. Thủ kho là người chịu trách nhiệm kiểm tra sổ vật tư đó về: số lượng,chủng loại, quy cách và chất lượng. Sau đó thủ kho kí vào sổ cái chứng minh số vật tư đã nhập, hoá đơn được chuyển lên phòng kế toán kiểm tra chứng từ để viết phiếu nhập kho. Sau đó thủ kho kí vào phiếu nhập để ghi vào thẻ kho. Phiếu nhập kho được lập thành 3 liên c ó đầy đủ chữ ký của kế toán, thủ kho, người mua hàng, thủ trưởng đơn vị: Liên 1-Phòng kế toán lưu lại. Liên2-Giao cho thủ kho để ghi vào thẻ kho .Định kỳ (tuần ,tháng)thủ kho sẽ giao lại cho phòng kế toán. Liên3-Giao cho người mau để thanh toán Vật liệu sau khi đã hoàn thành thủ tục nhập kho theo đúng quy định sẽ được thủ kho sắp xếp, bố trí các loai NLVL, CCDC trong kho một cách có khoa học hợp lý cho việc bảo quản vật liệu và thuận tiện cho công tác theo dõi tình hình nhập xuất-tồn kho. Hoá đơn GTGt Mẫu số 01 Liên 2-(Giao khách hàng) GTKT-SLL Ngày 10 tháng 06 năm 2003 CL/03/B No=003631 Đơn vị bán: Tổng hợp nhựa bao bì Tam Long Đại chỉ:Vĩnh Tuy-Hà Nội. Số TK: Điện thoại: MS 0 0 7 8 2 8 1 9 1 0 1 Họ và tên người mua hàng: Ông Minh Hùng Đơn vị:Công ty Thương Mại Xây Dựng Bạch Đằng Điạ chỉ :71 Bạch Đằng-Hà Nội Số TK: Hình thức thanh toán:Tiền mặt MS: 1 0 0 6 1 4 5 5 0 1 STT Tên hàng hoá, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3=1 x 2 1 Túi ni lông Kg 35 15.000 525.000 2 Tấm xốp nilông Kg 31.8 26.000 825.800 Cộng tiền hàng tháng:1.377.800 Thuế suất GTGT(10%).Tiền thuế GTGT:137.780 Tổng cộng tiền thanh toán:1.515.580 Số tiền (viết bằng chữ): Một triệu năm trăm mười lăm nghìn năm trăm tám mươi đồng chẵn. Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (Kí và ghi rõ họ tên) (Kí,ghi rõ họ tên) (Kí đóng dấu,ghi rõ họ tên) Bảng số 02 Hoá đơn GTGt Mẫu số 01 Liên 2-(Giao khách hàng) GTKT-SLL Ngày 27 tháng 06 năm 2003 CL/03/B No=003631 Đơn vị bán: Công ty Tân Viễn Đông Đại chỉ:Thanh Trì-Hà Nội. Số TK: Điện thoại: MS 1 0 0 8 1 3 2 6 1 0 1 Họ tên người mua hàng: Ông Hùng Đơn vị :Công ty Thương Mại Xây Dựng Bạch Đằng Địa chỉ:71-Bạch Đằng-Hà Nội Hình thức thanh toán:Tiền mặt MS: 1 0 0 7 5 9 3 1 2 0 1 STT Tên hàng hoá dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3=1x2 1 Nhựa tổng hợp Kg 1100 14.300 15.730.000 62.000 2 Chi phí vận chuyển Cộng tiền hàng :15.792.000 Thuế suất GTGT(105) Tiền thuế GTGT:1.579.200 Tổng cộng tiền thanh toán:17.371.200 Số tiền (viêt bằng chữ)-Mười bảy triệu ba trăm bảy mươi mốt nghìn hai trăm đồng chẵn Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (Kí ,ghi rõ họ tên) (Kí ,ghi rõ họ tên) (Kí đóng dấu,ghi rõ họ tên) Bảng số 03 Hoá đơn GTGt Mẫu số 01 Liên 2-(Giao khách hàng) GTKT-SLL Ngày 28 tháng 06 năm 2003 CL/03/B No=003631 Đơn vị bán: Văn phòng phẩm Hồng Hà Đại chỉ:Lý Thường Kiệt -Hà Nội. Số TK: Điện thoại: MS: 1 0 0 6 5 7 1 8 3 0 1 Họ tên người mua hàng:Ông Đoàn Đơn vị:Công ty Thương Mại Xây Dựng Bạch Đằng Điạ chỉ :71 Bạch Đằng-Hà Nội Hình thức thanh toán-Tiền mặt MS: 1 0 0 5 3 7 6 3 5 0 1 STT Tên hàng hoá dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3=1x2 1 Băng dính giấy Cuộn 04 3000 12.000 2 Máy dập ghim Chiếc 02 27.272 54.544 Cộng tiền hàng:66.544 Thuế suất GTGT(10%) Tiền thuế GTGT:6.654,4 Tổng cộng tiền thanh toán:73.198,4 Số tiền (viết bằngchữ) Bảy mươi ba nghìn một trăm chín mươi tám lẻ bốn đồng Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (Kí,ghi rõ họ tên) (Kí ,ghi rõ họ tên) (Kí đóng dấu,ghi rõ họ tên) Bảng số 04 Đơn vị: Phiếu nhập kho Mẫu số 01-VT Địa chỉ: Ngày 10 tháng 06 năm 2003 Số 05.QĐ số 1141 Nợ TK 152 TC/QĐ/CĐKT Có TK111 Ngày1/11/95 Của bộ Tài Chính Họ tên người giao hàng:Ông Minh Hùng Theo …………….Số ……….Ngày……..tháng…..năm………..của…………. Nhập tại kho:Bà Ninh STT Tên nhãn hiệu quy cách phẩm chất vật tư (sản phẩm hàng hoá) Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực nhập A B C D 1 2 3 4 1 Túi nilông Kg 35 15.000 525.000 2 Tấm xốp nilông Kg 32.8 26.000 852800 Cộng 1377800 Cộng thàng tiền (bằng chữ) :Một triệu ba trăm bảy mươi bảy nghìn tám trăm đồng chẵn. Nhập ngày 10 tháng 06 năm 2003 Phụ trách cung Người giao Thủ kho Kế toán trưởng Thủtrưởng tiêu hàng đơn vị (Kí,ghi rõ (Kí, ghi rõ họ tên)( Kí, ghi rõ (Kí, ghi rõ ( Kí, ghi rõ họ tên) họ tên) họ tên) họ tên) Bảng số 05 Đơn vị: Phiếu nhập kho Mẫu số 01-VT Địa chỉ: Ngày 10 tháng 06 năm 2003 Số 05.QĐ số 1141 Nợ TK152 TC/QĐ/CĐKT Có TK111 Ngày1/11/95 Của bộ Tài Chính Họ tên người giao hàng:Ông Minh Hùng Theo …………….Số ……….Ngày……..tháng…..năm………..của…………. Nhập tại kho:Bà Mai STT Tên nhãn hiệu quy cách phẩm chất vật tư (sản phẩm hàng hoá) Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực nhập A B C D 1 2 3 4 1 Nhựa tổng hợp Kg 1100 14.300 15.730.000 2 Chi phí vận chuyển 62.000 Cộng 152.792.000 Cộng thàng tiền (bằng chữ) :Mười năm triệu bảy trăm chín mươi hai nghìn đồng chẵn Nhập ngày 27 tháng 06 năm 2003 Phụ trách cung Người giao Thủ kho Kế toán trưởng Thủtrưởng tiêu hàng đơn vị (Kí,ghi rõ (Kí, ghi rõ họ tên)( Kí, ghi rõ (Kí, ghi rõ ( Kí, ghi rõ họ tên) họ tên) họ tên) họ tên) Bảng số 06 Đơn vị: Phiếu nhập kho Mẫu số 01-VT Địa chỉ: Ngày 10 tháng 06 năm 2003 Số 05.QĐ số 1141 Nợ TK153 TC/QĐ/CĐKT Có TK111 Ngày 1/11/95 Của bộ Tài Chính Họ tên người giao hàng:Ông Minh Hùng Theo …………….Số ……….Ngày……..tháng…..năm………..của…………. Nhập tại kho:Bà Ninh STT Tên nhãn hiệu quy cách phẩm chất vật tư (sản phẩm hàng hoá) Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực nhập A B C D 1 2 3 4 1 Băng dính giấy Cuộn 04 3000 12.000 2 Máy dập ghim Chiếc 02 24.272 54.344 Cộng 66.544 Cộng thàng tiền (bằng chữ) :Sáu mươi sáu nghìn năm trăm bốn mươi bốn đồng chẵn. Nhập ngày 28 tháng 06 năm 2003 Phụ trách cung Người giao Thủ kho Kế toán trưởng Thủtrưởng tiêu hàng đơn vị (Kí,ghi rõ (Kí, ghi rõ họ tên)( Kí, ghi rõ (Kí, ghi rõ ( Kí, ghi rõ họ tên) họ tên) họ tên) họ tên) Bảng số 07 Thủ tục xuất kho: Mục đích chủ yếu xuất dùng NLVL, CCDC tại công ty là nhằm phục vụ cho quá trình sản xuất ở các phân xưởng cho công tác quản lý tại công ty, phục vụ cho quá trình bán hàng, cho gia công chế biến. Sau khi có kế hoạch về sản xuất và căn cứ vào yêu cầu vật tư của các phân xưởng, hàng tháng phòng kế hoạch sản xuất sẽ lập kế hoạch ,định mức sản xuất vật tư trong tháng để căn cứ vào đó kế toán viết phiếu xuất kho cho người lĩnh vật tư xuống kho lĩnh. Tuy nhiên trên thực tế để đảm bảo sự linh hoạt trong quá trình sản xuất tránh tình trạng mất thời gian phải qua nhiều khâu không đáp ứng kịp thời NLVL, CCDC phục vụ cho sản xuất. Từ đó sẽ làm giảm năng suất lao động, ảnh hưởng đến kết quả sản xuất kinh doanh. Hàng ngày, phân xưởng lên kế hoạch lĩnh vật tư được sự xét duyệt của phòng kế hoạch sản xuất. Sau đó căn cứ vào kế hoạch lĩnh vật tư kế toán sẽ viết phiếu xuất kho và người lĩnh vật tư xuống kho lĩnh vật tư. Thủ kho căn cứ vào phiếu xuất kho và thực lĩnh ghi số lượng vật tư thực lĩnh vào thẻ kho. Phiếu xuất kho được lập thành 3 liên: Liên 1-Phòng kế toán Liên 2-Thủ kho sử dụng để ghi vào thẻ kho và định kỳ sẽ chuyển lên phòng kế toán phiếu xuất kho đó. Liên3-Giao cho người lĩnh vật tư. Khi viết phiếu xuất kho kế toán chỉ ghi vào cột sổ lương, còn cột đơn giá và thành tiền sẽ được kế toán ghi vào cuối tháng trên cơ sở bảng đơn giá của từng loại NLVL, CCDC (vì đánh giá thực tế xuất kho được áp dụng theo phương pháp bình quân NLVL,CCDC tồn đầu kỳ và NLVL, CCDC nhập trong kỳ) Trong trường hợp xuất bán: Căn cứ vào hợp đồng mua bán vật tư kế toán sẽ viết hoá đơn bán hàng-mẫu GTGT32-01. Như vậy các chứng từ nhập-xuất NLVL, CCDC sẽ là căn cứ để kế toán vào sổ tổng hợp và thủ kho vào thẻ kho. Đơn vị….. Phiếu lĩnh vật tư Mẫu số 06 VT Số…. Ngày 15 tháng 06 năm2003 Định khoản Nợ TK Có TK Tên đơn vị lĩnh :Phân xưởng đồ chơi. Lý do lĩnh:sản xuất Lĩnh tại kho:Bà Ninh Danh điểm vật tư Tên nhãn hiệu quy cách phâm chất vật tư(sản phẩm ,hàng hoá) Đơn vị tính Số lượng Giá đơn vị Thành tiền Ghi chú Thực lĩnh Thực phát Xylen Kg 160 3412,5 546.000 P4,6 Kg 48 35.970 1.726.560 P1 Kg 32 13.320 746.240 Cộng 3.018.800 Cộng thành tiền (bằng chữ) :Ba triệu không trăm mười tám nghìn tám trăm đồng chẵn. Phụ trách Thủ kho Người nhận Phụ trách đơn vị Kế toán trưởng cung tiêu (Kí,ghi rõ (Kí,ghi rõ (Kí,ghi rõ (kí,ghi rõ họ tên) (Kí ghi rõ họ tên) họ tên) họ tên) họ tên) Bảng số 08 Đơn vị….. Phiếu lĩnh vật tư Mẫu số 06VT Số…. Ngày 19 tháng 06 năm2003 Định khoản Nợ TK Có TK Tên đơn vị lĩnh :Phân xưởng đồ chơi. Lý do lĩnh:sản xuất Lĩnh tại kho:Bà Ninh Danh điểm vật tư Tên nhãn hiệu quy cách phâm chất vật tư(sản phẩm ,hàng hoá) Đơn vị tính Số lượng Giá đơn vị Thành tiền Ghi chú Thực lĩnh Thực phát Nhựa tổng hợp Kg 220 13401 2.948.220 Cộng 2.948.220 Cộng thành tiền (bằng chữ) :Hai triệu chín trăm bốn mươi tám nghìn hai trăm hai mươi đồng chẵn. Phụ trách Thủ kho Người nhận Phụ trách đơn vị Kế toán trưởng cung tiêu (Kí,ghi rõ (Kí,ghi rõ (Kí,ghi rõ (kí,ghi rõ họ tên) (Kí ghi rõ họ tên) họ tên) họ tên) họ tên) Bảng số 09 Đơn vị….. Phiếu lĩnh vật tư Mẫu số 06VT Số…. Ngày 29 tháng 06 năm2003 Định khoản Nợ TK Có TK Tên đơn vị lĩnh :Phòng hành chính Lý do lĩnh:QLDN Lĩnh tại kho:Ông Tâm Danh điểm vật tư Tên nhãn hiệu quy cách phâm chất vật tư(sản phẩm, hàng hoá) Đơn vị tính Số lượng Giá đơn vị Thành tiền Ghi chú Thực lĩnh Thực phát Băn dính giấy Cuộn 01 2681 2681 Quạt thông gió Chiếc 03 600.000 1800.000 Cộng 1802681 Cộng thành tiền (bằng chữ) :Một triệu tám trăm linh hai nghìn tám mươi mốt đồng chẵn. Phụ trách Thủ kho Người nhận Phụ trách đơn vị Kế toán trưởng cung tiêu (Kí,ghi rõ (Kí,ghi rõ (Kí,ghi rõ (kí,ghi rõ họ tên) (Kí ghi rõ họ tên) họ tên) họ tên) họ tên) Bảng số 10 Đơn vị: Phiếu xuất kho Mẫu số 02VT Địa chỉ : Ngày 15 tháng 06 năm 2003 Số 06 QĐsố1411 Nợ TK621 TC/QĐ/CĐKT Có TK152 Ngày 1/11/95 Của bộ TC Họ tên người nhận hàng:Ông Cường Lý do xuất kho: Sản xuất Xuất tại kho: Bà Ninh STT Tên nhăn hiệu quy cách phẩm chất vật tư (sản phẩm hàng hoá) Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực xuất A B C D 1 2 3 4 1 Xylen Kg 160 3412,5 546.000 2 P4,6 Kg 48 35.970 1.726.560 3 P1 Kg 32 23.320 746.420 Cộng 3.018.800 Cộng thành tiền (bằng chữ):Ba triệu không trăm mười tám nghìn tám trăm đồng chẵn. Xuất ngày 15 tháng 06 năm 2003 Phụ trách Thủ kho Người nhận Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị cung tiêu (Kí,ghi rõ (Kí,ghi rõ (Kí,ghi rõ (kí,ghi rõ họ tên) (Kí, đóng dấu) họ tên) họ tên) họ tên) Bảng số 11 Đơn vị: Phiếu xuất kho Mẫu số 02VT Địa chỉ : Ngày 19 tháng 06 năm 2003 Số 06 QĐsố1411 Nợ TK621 TC/QĐ/CĐKT Có TK152 Ngày 1/11/95 Của bộ TC Họ tên người nhận hàng:Ông Đoàn Lý do xuất kho: Sản xuất Xuất tại kho:Bà Ninh STT Tên nhăn hiệu quy cách phẩm chất vật tư (sản phẩm hàng hoá) Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực xuất A B C D 1 2 3 4 1 Nhựa tổng hợp Kg 220 13401 2.948.220 Cộng 2.948.220 Cộng thành tiền (bằng chữ): Hai triệu chín trăm bốn mươi tám nghìn hai trăm hai mươi đồng chẵn. Xuất ngày 19 tháng 06 năm 2003 Bảng số 12 Đơn vị: Phiếu xuất kho Mẫu số 02VT Địa chỉ : Ngày 29 tháng 06 năm 2003 Số 06 QĐsố1411 Nợ TK621 TC/QĐ/CĐKT Có TK152 Ngày 1/11/95 Của bộ TC Họ tên người nhận hàng:Ông Đoàn Lý do xuất kho: Sản xuất Xuất tại kho:Bà Ninh STT Tên nhăn hiệu quy cách phẩm chất vật tư (sản phẩm hàng hoá) Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực xuất A B C D 1 2 3 4 1 Băng dính giấy Cuộn 01 2681 2681 2 Quạt thông gió Chiếc 03 600.000 1800000 Cộng 1.802.681 Cộng thành tiền (bằng chữ): Một triệu tám trăm linh hai nghìn sáu trăm tám mươi mốt đồng chẵn. Xuất ngày 29 tháng 06 năm 2003 Phụ trách Thủ kho Người nhận Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị cung tiêu (Kí,ghi rõ (Kí,ghi rõ (Kí,ghi rõ (kí,ghi rõ họ tên) (Kí, đóng dấu) họ tên) họ tên) họ tên) Bảng số 13 Hiện nay, tại công ty áp dụng phương pháp hạch toán chi tiết NLVL,CCDC là phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển. Trình tự hạch toán chi tiết được tiến hành như sau: Tại kho: Hàng ngày, khi nhận được các chứng từ nhập-xuất NLVL, CCDC. Thủ kho sẽ phản ánh tình hình nhập xuất tồn về mặt số lượng trên thẻ kho (mỗi thẻ kho được mở cho 1 loại NLVL,CCDC ).Cuối ngày thủ kho tiến hành tổng cộng số nhập xuất và tính ra số tồn về mặt lượng trên thẻ kho. Đến cuối tháng thủ kho sẽ tổng hợp nhập xuất tồn để đối chiếu với kế toán. Tại phòng kế toán: Định kỳ (3-5ngày), sau khi nhận được các chứng từ do thủ kho chuyển lên kế toán sẽ lưu lại chứng từ đó. Đến cuối tháng, kế toán sẽ tiến hành phân loại chứng từ cho từng loại NLVL, CCDC và phản ánh tình hình nhập xuất tính ra số tồn cho từng loại NLVL,CCDC trên sổ đối chiếu luân chuyển. Rồi đối chiếu với thủ kho về mặt số lương. Số tồn cuối tháng này sẽ chuyển sang số tồn đầu của tháng sau. Số tồn kho trên thẻ kho và trên sổ tổng hợp vào thời điểm cuối kỳ kế toán (một quý ) là con số làm cơ sở để đối chiếu với kết quả kiểm kê tại kho ,đó là công việc được công ty chú trọng nhằm xác định chính xác số lượng ,chất lượng ,giá trị từng loại NLVL,CCDC hiện có. Đồng thời kiểm tra tình hình bảo quản NLVL,CCDC –phát hiện và xử lý kịp thời các tình trạng hao hụt ,hư hỏng ,mất mát…..từ đó cao và đưa vào nề n