Chuyên đề Vấn đề hoàn thiện kế hoạch tiêu thụ sản phẩm công nghệ của Công ty TNHH Phát triển Công nghệ và Đầu tư

Lời mở đầu Hiện nay xu hướng sử dụng các thiết bị công nghệ cao như hệ thống ứng dụng mã vạch, các thiết bi an toàn an ninh đang ngày càng trở nên cần thiết đối với nhiều doanh nghiệp. Các sản phẩm này giúp cho việc quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp trở nên có hiệu quả hơn, đảm bảo về tính mạng và tài sản của doanh nghiệp. Do đó việc sử dụng các thiết bị này trong doanh nghiệp đang ngày càng trở nên bức xúc. Công ty TNHH Phát triển Công nghệ và Đầu tư là một công ty trẻ, mới thành lập, hoạt động kinh doanh trong lĩnh vực cung ứng các sản phẩm công nghệ cao. Hiện nay trên thị trường Việt Nam đã xuất hiện này càng nhiều các công ty lớn nhỏ hoạt động trong lĩnh vực này. Trong tương lai số lượng công ty tham gia cung ứng loại thiết bị này sẽ ngày càng nhiều. Do đó việc cạnh tranh gay gắt giữa các công ty là không thể tránh khỏi. Việc tiêu thụ sản phẩm ngày càng trở nên khó khăn. Để đứng vững trên thị trường và đạt được mục tiêu lâu dài của công ty là đứng trong Top 10 công ty cung ứng các sản phẩm này trên thị trường Việt Nam vào năm 2008 thì việc lập một kế hoạch tiêu thụ sản phẩm để tăng doanh số bán của công ty là một việc rất quan trọng. Lập kế hoạch tiêu thụ sản phẩm sẽ giúp cho doanh nghiệp xác định được thị trường tiêu thụ khối lượng sản phẩm, qui cách mẫu mã chủng loại để từ đó có kế hoạch sản xuất kinh doanh phù hợp. Đồng thời giúp doanh nghiệp huy động và sử dụng hiệu quả các nguồn lực chủ động ứng phó với những thay đổi trên thị trường. Qua thời gian thực tập tại công ty, từ các kiến thức đã học về việc lập kế hoạch tiêu thụ sản phẩm cùng với tình hình thực tế tại Công ty TNHH Phát triển Công nghệ và Đầu tư, được sự hướng dẫn của thầy giáo ThS. Nguyễn Anh Tuấn, em mạnh dạn chọn đề tài: "Hoàn thiện kế hoạch tiêu thụ sản phẩm công nghệ của Công ty TNHH Phát triển Công nghệ và Đầu tư" Kết cấu chuyên đề gồm 3 chương: Chương I : Lý luận về công tác kế hoạch tiêu thụ sản phẩm Chương II : Thực trạng xây dựng và tổ chức thực hiện kê hoạch tiêu thụ sản phẩm của công ty TNHH Phát triển Công nghệ và Đầu tư Chương III : Hoàn thiện công tác xây dựng kê hoạch tiêu thụ sản phẩm và biện pháp tổ chức thực hiện kê hoạch tiêu thụ sản phẩm ở công ty TNHH Phát triển Công nghệ và Đầu tư trong những năm tới Do thời gian thực tập và kiến thức còn hạn chế, chuyên đề không tránh khỏi có nhiều thiếu sót. Em rất mong nhận được ý kiến đóng góp của thầy giáo và toàn thể các bạn để chuyên đề được hoàn thiện hơn. Em xin cảm ơn sự hướng dẫn nhiệt tình của thầy giáo ThS. Nguyễn Anh Tuấn cùng với sự giúp đỡ của các anh chị, các cô chú công tác tại Công ty TNHH Phát triển Công nghệ và Đầu tư đã giúp em hoàn thành chuyên đề này. Em xin chân thành cảm ơn! Chương 1 Lý luận về công tác kế hoạch tiêu thụ sản phẩm ở doanh nghiệp thương mại I-Tiêu thụ sản phẩm và kế hoạch tiêu thụ sản phẩm Khái niệm, sự cần thiết và ý nghĩa của tiêu thụ sản phẩm 1.1. Khái niệm chung về tiêu thụ sản phẩm Theo nghĩa hẹp, quá trình tiêu thụ sản phẩm gắn liền với sự thanh toán giữa người mua và người bán và sự chuyển quyền sở hữu hàng hoá. Theo nghĩa rộng thì tiêu thụ sản phẩm là một quá trình kinh tế bao gồm nhiều khâu từ việc nghiên cứu tìm hiêu thị trường, xác định nhu cầu khách hàng, đặt hàng và tổ chức sản xuất, thực hiện các nghiệp vụ tiêu thụ, xúc tiến bán hàng… nhằm mục đích đạt hiệu quả cao nhất. Tiêu thụ sản phẩm là quá trình thực hiện giá trị của hàng hoá, quá trình chuyển hoá hình thái giá trị của hàng hoá từ hàng sang tiền. Sản phẩm được coi là tiêu thụ khi được khách hàng chấp nhận thanh toán tiền hàng. Tiêu thụ sản phẩm là giai đoạn cuối cùng của quá trình sản xuất kinh doanh, là yếu tố quyết định sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp. Tiêu thụ sản phẩm nhằm thực hiện mục đích của sản xuất hàng hoá là sản phẩm sản xuất để bán và thu lợi nhuận. Thực tế cho thấy, thích ứng với mỗi cơ chế quản lý kinh tế khác nhau, công tác tiêu thụ sản phẩm được thực hiện bằng nhiều hình thức khác nhau. Trong nền kinh tế kế hoạch hoá tập trung, vấn đề tiêu thụ sản phẩm được thực hiện hết sức đơn giản. Nhà nước cấp chỉ tiêu cung ứng vật tư cho các đơn vị sản xuất theo số lượng đa xác định trước và quan hệ giữa các ngành và các bộ phận trọng nền kinh tế chủ yếu là quan hệ dọc, được kế hoạch hoá bằng chế độ cấp phát giao nộp sản phẩm hiện vật. Các doanh nghiệp chủ yếu thực hiện chức năng sản xuất, việc đảm bảo các yếu tố vật chất đầu vào như; nguyên vật liệu, nhiện liệu… được cấp trên bao cấp theo các chỉ tiêu cấp phát. Hoạt động tiêu thụ sản phẩm của doanh nghiệp trong thời kỳ này được thực hiện theo kế hoạch giao nộp sản phẩm với giá cả và địa chỉ do nhà nước quy định sẵn. Do không có môi trường cạnh tranh chất lượng hàng hoá ngày càng giảm sút, mẫu mã kiểu dáng ngày càng đơn điệu. Như vậy trong nền kinh tế tập trung khi mà ba vấn đề cơ bản: sản xuất cái gì? sản xuất bào nhiêu? sản xuất cho ai? đều do Nhà nước quyết định thì tiêu thụ sản phẩm chỉ là việc tổ chức bán sản phẩm hàng hoá sản xuất ra theo kế hoạch và giá cả được ấn định từ trước. Còn trong nền kinh tế thị trường, tiêu thụ là mục đích cơ bản của sản xuất hàng hoá, hàng hoá sản xuất ra có tiêu thụ được thì doanh nghiệp mới thu được lợi nhuận, mới hoàn thành được vòng chu chuyển vốn kinh doanh và thực hiện quá trình tái sản xuất mở rộng. Trong thời kỳ này, tiêu thụ sản phẩm gắn người sản xuất với người tiêu dùng, nó giúp cho người sản xuất nắm bắt kịp thời những thông tin phản hồi để tổ chức sản xuất với số lượng, chất lượng và thời gian hợp lý, đồng thời khách hàng được tìm hiểu kỹ về hàng hoá tăng khả năng thoả mãn nhu cầu. Chuyển sang cơ chế thị trường các doanh nghiệp luôn đối mặt với môi trường kinh doanh biến động không ngừng và có rất nhiều rủi ro cũng như thách thức. áp lực cạnh tranh ngày càng gia tăng và khâu tiêu thụ sản phẩm được coi là một trong nhũng khó khăn hàng đầu hiện nay của các doanh nghiệp thuộc tất cả các thành phần kinh tế, nhất là các doanh nghiệp sản xuất phải tự chịu trách nhiệm với tất cả các quyết định sản xuất kinh doanh của mình. Do vậy mà hiện nay, tiêu thụ sản phẩm đã trở thành vấn đề sống còn của mọi doanh nghiệp. Sự cần thiết của tiêu thụ sản phẩm: Tiêu thụ sản phẩm là giai đoạn cuối cùng của quá trình sản xuất kinh doanh, là một trong sáu chức năng hoạt động của doanh nghiệp là: sản xuất, tiêu thụ, hậu cần kinh doanh, tài chính, kế toán, quản trị doanh nghiệp. Tiêu thụ sản phẩm là thực hiện mục đích của sản xuất hàng hoá, là đưa sản phẩm từ nơi sản xuất đề nơi tiêu ding. Nó là khâu lưu thông hàng hoá, là cầu nối giữa sản xuất và tiêu ding. Trong quá trình tuần hoàn các nguồn vật chát, việc mua và bán các sản phẩm của doanh nghiệp được thực hiện, giữa hai khâu này có sự khác nhau, quyết định tới bản chất của hoạt động thương mại đầu vào và hoạt động thương mại đầu ra của doanh nghiệp. Mặc dù sản xuất là chức năng trực tiếp tạo ra sản phẩm song tiêu thụ lại đóng vai trò là tiền đề không thể thiếu để hoạt động sản xuất có hiệu quả. Chất lượng của hoạt động tiêu thụ sản phẩm, dịch vụ quyết định hiệu quả của hoạt động sản xuất kinh doanh. Trong nền kinh tế thị trường, mỗi đơn vị sản xuất kinh doanh là đơn vị hạch toán độc lập, tự tổ chức quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh của mình. Đối với doanh nghiệp thương mại phải tiến hành rất nhiều hoạt động khác nhau như tạo nguồn, mua hàng, nghiên cứu thị trường, quản lý dự trữ… thì trong đó tiêu thụ sản phẩm là khâu quan trọng mấu chốt nhất. Chỉ có tiêu thụ sản phẩm tốt thì doanh nghiệp thương mại mới có thể thu hồi vốn kinh doanh, thu lợi nhuận và tái mở rộng kinh doanh. Có thể nói ràng, tiêu thụ sản phẩm phản ánh đầy dủ những điểm mạnh và điểm yếu của doanh nghiệp. Sự cần thiết của hoạt động tiêu thụ sản phẩm thể hiện rõ ở những vai trò của nó như: - Tiêu thụ sản phẩm là khâu phản ánh kết quả cuối cùng của sản xuất kinh doanh. Doanh nghiệp có thể đặt ra nhiều muc tiêu cho quá trình hoạt động kinh doanh và phát triển của mình và chính quá trình tiêu thụ sản phẩm sẽ phản ánh sự đúng đắn, mục tiêu của chiến lược kinh doanh, phản ánh sự nỗ lực cố gàng của doanh nghiệp trên thị trường, đồng thời thể hiện trình độ tổ chức, năng lực điều hành, tỏ rõ thế và lực của doanh nghiệp trên thương trường. - Tiêu thụ sản phẩm là khâu quan trọng trong quá trình tái sản xuất “tái sản xuất ra sản phẩm để bán” đó là phương châm cơ bản của mọi doanh nghiệp trong nền kinh tế thị trường, ngay cả khi doanh nghiệp tạo ra những sản phẩm tuyệt vời về chất lượng, mẫu mã, kiểu dáng song điều đó sẽ không có ý nghĩa nếu như những sản phẩm đó không được đưa ra thị trường và được thị trường chấp nhận. Hơn nữa bất kỳ một doanh nghiệp nào dù có quy mô lớn đến đâu thì nguồn lực của nó cùng có giới hạn, họ sẽ chỉ sản xuất tới một giới hạn nào đó rồi sẽ phải dừng hoạt động nếu không tái tạo lại được nguồn lực sản xuất. Do đó để có thể tái sản xuất và tái sản xuất mở rộng thì doanh nghiệp phải tiêu thụ sản phẩm do mình sản xuất ra. Chính khâu tiêu thụ lúc này lại là khâu quyết điịnh doanh nghiệp có tiếp tục hoạt động được nữa hay không. Nếu hoạt động tiêu thụ sản phẩm diễn ra suôn sẻ, sản phẩm của doanh nghiệp được tiêu thụ, doanh thu đủ để bù đắp chi phí và có lãi thì doanh nghiệp có điều kiện để tiếp tuc tồn tại và phát triển và ngược lại doanh nghiệp sẽ phải rút lui khỏi thị trường. - Tiêu thụ sản phẩm được thực hiện theo chiến lược và kế hoạch kinh doanh đã vạch ra, hàng hoá của doanh nghiệp được khách hàng chấp nhận, uy tín của doanh nghiệp được giữ vững và củng cố trên thương trường. Bán hàng trong khâu tiêu thụ sản phẩm có quan hệ mật thiết với khách hàng, ảnh hưởng đến niềm tin, uy tín và sự tái tạo nhu cầu của người tiêu dùng. Do đó, tiêu thụ sản phẩm cũng là vũ khí cạnh tranh mạnh mẽ của doanh nghiệp với các đối thủ cạnh tranh. - Tiêu thụ sản phẩm là một mắt xích quan trọng trong thực hiện mực đích kinh doanh của doanh nghiệp la lợi nhuận. Vì vậy nó quyết định và chi phối các hoạt động nghiệp vụ khác của doanh nghiệp như: nghiên cứu thị trường, tạo nguồn mua hàng, dịch vụ, công tác dự trữ… - Tiêu thụ sản phẩm có vai trò gắn kết người sản xuất với người tiêu ding, trực tiếp thực hiện chức năng lưu thông hàng hoá phục vụ cho sản xuất và đời sống của nhân dân. Đảm bảo cân đối giữa cung và cầu , ổn định giá cả thị trường. Khi doanh nghiệp có lãi, tiếp tục tái sản xuất thì doanh nghiệp có nhu cầu sử dụng các nguồn lực xã hội làm yếu tố đầu vào như nguyên liệu, vốn, sức lao động và mua các yếu tố khác của doanh nghiệp bạn. Do đó tạo ra hàng loạt các hoạt động dây chuyền kế tiếp thúc đẩy sự đi lên, phát triển của cả nền Kinh tế Quốc dân . Như vậy tiêu thụ sản phẩm của doanh nghiệp không những có vai trò to lớn đối với bản thân doanh nghiệp đó mà nó còn có vai trò và ảnh hưởng nhất định đối với xã hội . 2. Khái niệm, sự cần thiết và ý nghĩa của kế hoạch tiêu thụ sản phẩm 2.1. Khái niệm chung về công tác kế hoạch hoá Kế hoạch hoá là hoạt động có hướng đích của Chính phủ, của các doanh nghiệp hay hộ gia đình nhằm đạt được những mục tiêu đã định. Chức năng chủ yếu của kế hoạch hoá là tính toán các nguồn tiềm năng, dự kiến khai thác các khả năng có thể huy động và phối hợp các nguồn tiềm năng ấy theo những định hướng chiến lược đã định để tạo nên một cơ cấu hợp lí, thúc đẩy tăng trưởng nhanh và giữ cân bằng các yếu tố trên tổng thể. Trong nền kinh tế thị trường có sự cạnh tranh gay gắt giữa các đơn vị kinh tế thì hiệu quả kinh tế là mục tiêu hàng đầu, mục tiêu bao trùm lên các mục tiêu khác. Kế hoạch cho phép các doanh nghiệp biết đến hướng đi trong thời gian sắp tới, nó là cơ sở để xem xét đến các hoạt động khác của công ty như: tài chính, vốn, thị trường, khách hàng, moi trường kinh doanh… và với mỗi sự thay đổi thì doanh nghiệp có cách ứng phó như thế nào với mỗi thay đổi đó. Do vậy hiện nay vai trò của kế hoạch hoá không giảm đi mà càng được tăng cường như một công cụ, một yếu tố để tổ chức và quản trị các hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp có hiệu quả. Trong nền kinh tế quốc dân kế hoạch hoá có thể chia làm hai loại: một là kế hoạch kinh tế – xã hội (kế hoạch vĩ mô) là kế hoạch của Chính phủ, đây là kế hoạch định hướng, hướng dẫn cho sự phát triển và những cân đối lớn của nền kinh tế quốc dân. Kế hoạch này phải vừa đảm bảo thuận lợi cho sản xuất kinh doanh, vừa đảm bảo thống nhất giữ tăng trưởng kinh tế với công bằng, ổn định và tiến bộ xã hội. Hai là kế hoạch sản xuất - kinh doanh của các doanh nghiệp( kế hoạch vi mô), kế hoạch này do các doanh nghiệp tự xây dựng và tự thực hiện trên định hướng của kế hoạch vĩ mô dựa trên nguồn lực của doanh nghiệp và thị trường của doanh nghiệp. Kế hoạch vi mô phải đạt mục tiêu: vừa đảm bảo nhu cầu về hàng hoá hoặc dịch vụ của xã hội vừa đảm bảo cho doanh nghiệp đạt được lợi nhuận để tái sản xuất kinh doanh. Cụ thể, căn cứ vào tiêu thức thời gian thì kế hoạch kinh doanh có thể chia thành: - Kế hoạch dài hạn: Có thể coi đây như là một chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp. Nó định hướng cho mọi hoạt động của doanh nghiệp trong một thời gian tương đối dài và bao gồm hệ thống những mục tiêu, chính sách, biện pháp thực hiện những mục tiêu dó của doanh nghiệp. - Kế hoạch trung hạn: Thưòng có thời gian 2, 3 năm nhằm phác thảo chương trình trung hạn để thực hiện kế hoạch hoá dài hạn, tức là để đảm bảo tính khả thi lĩnh vực mục tiêu, chính sách và giải pháp đựoc hoạch điịnh trong chiến lược đã chọn. - Kế hoạch 1 năm: Kế hoạch này cụ thể những mục tiêu, phương hướng hoạt động của doanh nghiệp trong kỳ kế hoạch. Có thể nói, đây là kế hoạch điều hành, bao gồm cả việc thiết lập các cân đối, cụ thể trên cơ sở nghiện cứu, dự báo thị trường mà điều chỉnh các kế hoạch tiếp theo. Căn cứ vào mối quan hệ giữa các kế hoạch trong phạm vi doanh nghiệp. Kế hoạch kinh doanh – kĩ thuật – tài chính – xã hội ở doanh nghiệp thương mại bao gồm: - Kế hoạch lưu chuyển hàng hoá: đây là kế hoạch hoạt động kinh doanh chủ yếu của doanh nghiệp thương mại. Kế hoạch này phản ánh chức năng, nhiệm vụ quan trọng nhất, đặc trưng nhất của doanh nghiệp thương mại là lưu chuyển hàng hoá từ lĩnh vực sản xuất đến lĩnh vực tiêu dùng. Kế hoạch lưu chuyển hàng hoá của doanh nghiệp phản ánh toàn bộ khối lượng công việc nghiệp vụ chủ yếu của doanh nghiệp: mua vào, bán ra, dự trữ hàng hoá. Đây vừa là mục tiêu, vừa là điều kiện để doanh nghiệp thương mại đạt được mục đích của hoạt động kinh doanh. Hơn nữa các chỉ tiêu của kế hoạch lưu chuyển hàng hoá còn là căn cứ quan trọng để xây dựng các kế hoạch khác như kế hoạch vốn kinh doanh, kế hoạch chi phí lưu thông, kế hoạch lao động, … Kế hoạch lưu chuyển hàng hoá của doanh nghiệp thương mại là bảng tính toán tổng hợp những chỉ tiêu bán ra, mua vào và dự trữ hàng hoá đáp ứng nhu cầu của khách hàng, trên cơ sở khai thác tối đa các khả năng có thể có của doanh nghiệp trong kỳ kế hoạch. Kế hoạch lưu chuyển hàng hoá của doanh nghiệp thương mại bao gồm ba bộ phận chủ yếu: Kế hoạch bán hàng. Kế hoạch mua hàng. Kế hoạch dự trữ hàng hoá. Kế hoạch kỹ thuật bao gồm các chỉ tiêu trang thiết bị mới, các biện pháp cải tiến và áp dụng công nghệ tiện tiến vào hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Kế hoạch tài chính – tiền tệ: Bao gồm kế hoạch huy động và sử dụng vốn kinh doanh, kế hoạch chi phí lưu thông, kế hoạch doanh thu và lãi lỗ, kế hoạch giá cả, kế hoạch nộp ngân sách… Kế hoạch vận chuyển: Bao gồm kế hoạch vận chuyển hàng hoá từ nơi mua đến kho của doanh nghiệp thương mại và kế hoạch vận chuyển hàng hoá tới tay khách hàng của doanh nghiệp. Kế hoạch này xác định xem là doanh nghiệp sẽ thực hiện việc vận chuyển hàng hoá từ nơi mua về kho hay là do doanh nghiệp cung ứng làm, doanh nghiệp thực hiện dịch vụ vận chuyển hàng hpá cho khách hàng hay là khách hàng tự vận chuyển. - Kế hoach hoá kho tàng: tạo ra cơ sở cho các quyết định dự trữ dài và ngắn hạn. Các quyết định dài hạn đề cập trước hết đến việc lựa chọn địa điểm kho tàng, vấn đề hình thành và tổ chức kho tàng. Các quyết định kho tàng như thế mang đặc điểm chỉ một lần quyết điịnh cho cả một thời kỳ dài. Các quyết điịnh ngắn hạn đề cập đến số lượng lưu kho và thời gian lưu kho trung bình. 2.2. Sự cần thiết của kế hoạch tiêu thụ sản phẩm: Từ những bài học thực tế, không chỉ các nước theo mô hình quản lý tập trung mà ở các nước kinh tế thị trường phát triển và đặc biệt là ở các nước đang phát triển thuộc thế giới thứ ba về việc chấp nhận và áp dụng khá rộng rãi công tác kế hoạch hoá phần nào đã khẳng định rằng: Sự tồn tại của công tác kế hoạch hoá nói chung, kế hoạch thương mại nói riêng là một yếu tố khách quan cần phải được tăng cường và đổi mới. Xét về mặt bản chất thì kế hoạch hoá là một hoạt động chủ quan có ý thức, có tổ chức của con người, con người trước khi bắt tay vào làm việc gì đều hình dung trước công việc và suy nghĩ cách làm tối ưu nhất đối với mình, dự kiến trước các tình huống xẩy ra để chủ động ứng phó có thể nói là kinh nghiệm được truyền từ đời này qua đời khác. Con người không bằng lòng với hiện tại mà luôn có xu hướng phấn đấu vươn lên để có kết quả ngày càng tốt đẹp. Do đó con người luôn đề ra các chỉ tiêu để mình phấn đấu thực hiện và việc chuẩn bị trước tất cả các điều kiện để tiến hành công việc đó cùng có thể được xem như một phần của công tác kế hoạch hoá. Trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, tuỳ theo ngành nghề kinh doanh, đặc điểm sản xuất cũng như những mục tiêu đặt ra. Doanh nghiệp phải hình thành, phải hoạch định ra những công đoạn cách thức tổ chức tiến hành công việc ở mỗi công đoạn khác nhau .Đó là cơ sở cho các hoạt động khi chính thức bước vào sản xuất kinh doanh .Mặt khác doanh nghiệp được tổ chức từ nhiều thành viên khác nhau từ người quan lý đến đội ngũ công nhân. Các thành viên này phải có sự liên kết chặt chẽ thông qua công việc của mình . Muốn vậy, họ phải nắm được nội dung, mục tiêu của công việc là gì? Cách thức tiến hành như thế nào? Trình tự tiến hành… Tất cả những vấn đề đặt ra đó là nhiệm vụ cũng như nội dung của công tác kế hoạch hoá trong doanh nghiệp . Kế hoạch kinh doanh chính là một công cụ , một yếu tố để tổ chức và quản trị các hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp sao cho có hiệu quả. Kế hoạch kinh doanh có chức năng chủ yếu là tính toán các tiềm năng, dự kiến khai thác các khả năng có thể huy động và phối hợp các nguồn tiềm năng ấy theo những định hướng chiến lược đã định để tạo ra một cơ cấu hợp lý thúc đẩy tăng trưởng nhanh và giữ cân bằng các yếu tố trên tổng thể . Kế hoạch kinh doanh chính là một công cụ , một yếu tố để tổ chức và quản trị các hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp sao cho có hiệu quả . Kế hoạch kinh doanh có chức năng chủ yếu là tính toán các tiềm năng ,dự kiến khai thác các khả năng có thể huy động và phối hợp các nguồn tiềm năng ấy theo những định hướng chiến lược đã định để tạo ra một cơ cấu hợp lí thúc đẩy tăng trưởng nhanh và giữ cân bằng các yếu tố trên tổng thể . Kế hoạch tiêu thụ sản phẩm là kế hoạch cơ bản và là một bộ phận hợp thành kế hoạch kinh doanh của doanh nghiệp. Nó có mối quan hệ mật thiết và còn là cơ sở để lập các kế hoạch khác trong doanh nghiệp như: kế hoạch sản xuất, kế hoạch tài chính, vốn kinh doanh, kế hoạch lao động… Hơn nữa vì tiêu thụ sản phẩm là khâu quan trọng nhất, là nhiệm vụ trung tâm và là mục tiêu của hoạt động sản xuất kinh doanh nên kế hoạch tiêu thụ sản phẩm được coi là quan trọng nhất và là kế hoạch chủ yếu của kế hoạch kinh doanh của doanh nghiệp thương mại. 2.3. ý nghĩa của kế hoạch tiêu thụ sản phẩm: Ra đời từ sự phát triển của sản xuất và phân công lao động xã hội doanh nghiệp thương mại trở thành một bộ phận trung gian độc lập giữa sản xuất và tiêu dùng, thực hiện chức năng phục vụ nhu cầu của sản xuất, tiêu dùng về các loại hàng hoá trong nền kinh tế quốc dân, phát hiện nhu cầu về hàng hoá và dịch vụ trên thị trường và tìm mọi cách để thoả mãn nhu cầu đó. Không ngừng nâng cao trình độ thoả mãn nhu cầu của khách hàng để nâng cao hiệu quả kinh doanh, giải quyết tốt các mỗi quan hệ nội bộ doanh nghiệp và quan hệ giữa doanh nghiệp với bên ngoài. Để có thể thực hiện tốt các hoạt động kinh doanh, doanh nghiệp phải làm tốt công tác lập kế hoạch kinh doanh và thực hiện tốt kế hoạch đó, trong đó kế hoạch tiêu thu sản phẩm là cơ bản nhất. Là một khâu trong kế hoạch kinh doanh của doanh nghiệp, kế hoạch tiêu thụ sản phẩm có đầy đủ tất cả các vai trò của kế hoạch kinh doanh, mặt khác do tiêu thụ sản phẩm là một vấn đề có ý nghĩa sống còn đối với doanh nghiệp, nó quyết điịnh việc mở rộng và phát triển của doanh nghiệp nên làm thế nào để tiêu thụ sản phẩm tốt, bán được nhiều hàng hoá là một vấn đề các doanh nghiệp đặc biệt quan tâm. Kế hoạch tiêu thụ sản phẩm nếu được xây dựng đầy đủ, khả thi sẽ giúp cho doanh nghiệp tiêu thụ sản phẩm tốt hơn và xác định các nguồn năng lực tiềm tàng về vật tư kỹ thuật, lao động, nguồn vốn có thể huy động trong năm kế hoạch. Từ đó doanh nghiệp thực hiện tốt hơn công tác tiêu thụ sản phẩm, làm tăng doanh số bán, giúp doanh nghiệp tăng vị thế trên thương trường, phạm vi thị trường rộng khắp và quy mô lớn. Kế hoạch tiêu thụ có ý nghĩa quan trọng góp phần làm cho quá trình kinh doanh diễn ra liên tục, có hiệu quả. Nhờ có kế hoạch thị trường mà doanh nghiệp chủ động nắm bắt thị trường, nguồn hàng, ký kết các hợp đồng kinh tế. Mặt khác nhờ có lập kế hoạch tiêu thu sản phẩm mà các doanh nghiệp mới biết được tiêu thụ sản phẩm của mình so với kế hoạch đã được chưa để từ đó có hướng phần đấu vươn lên. Lập kế hoạch tiêu thụ giúp cho tổ chức tốt hoạt động thị trường nhằm tạo ra các ưu thế trong cạnh tranh, mở rộng và chiếm lĩnh thị trường, bằng việc sử dụng các phương thức thị trường và giá bán hợp lý, tổ chức tốt hoạt động quảng cáo, xúc tiến và yểm trợ bán hàng cho doanh nghiệp, tạo ra ưu thế trong cạnh tranh mở rộng thị trường hiện tại và chiếm lĩnh phát triển các thị trường mới. Kế hoạch tiêu thụ sản phẩm góp phần giúp doanh nghiệp xây dựng các chỉ tiêu hoạt động để sau này làm căn cứ kiểm tra, đánh giá buộc công ty phải xác định rõ phương hướng mục tiêu kinh doanh, chiến lược kinh doanh cụ thể, nó đảm bảo cho công ty có khả năng đối phó với những biến động bất ngờ, nó thể hiện cụ thể hơn mối quan hệ qua lại giữa chức nhiệm vụ của tất cả những người có trách nhiệm trong doanh nghiệp. Hơn nữa, lập kế hoạch tiêu thụ sản phẩm còn là cơ sở và điều kiện để lập các kế hoạch khác trong doanh nghiệp như kế hoạch tạo nguồn, kế hoạch dự trữ, kế hoạch vốn … Nếu như kế hoạch mua hàng, dự trữ được lập đúng, đủ nhưng việc lập kế hoạch tiêu thụ sản phẩm không bám sát các nhu cầu của khách hàng, không phù hợp với tiềm lực và khả năng của doanh nghiệp thì các kế hoạch kia dù có chuẩn xác đến bao nhiêu thì mục tiêu cuối cùng là doanh thu và lợi nhuận của doanh nghiệp sẽ không đạt được kết quả như mong muốn. Vì những lí do trên mà kế hoạch tiêu thụ sản phẩm được các doanh nghiệm đặc biệt quan tâm và xem đây là kế hoạch quan trọng nhất, cơ bản nhất trong hệ thống các kế hoạch kinh doanh của doanh nghiệp thương mại. II- Trình tự và phương pháp xây dựng kế hoạch tiêu thu sản phẩm của doanh nghiệp thương mại 1. Căn cứ lập kế hoạch tiêu thụ sản phẩm Để lập kế hoạch tiêu thụ sản phẩm đúng đắn, khoa học và thực tế doanh nghiệp cần phải dựa vào những tiêu thức nhất định có liên quan đến hoạt động tiêu thụ sản phẩm của doanh nghiệp. Đó là việc xác định các căn cứ và dựa vào đó để lập kế hoạch phù hợp. Doanh nghiệp cần phải dựa vào các căn cứ sau: Nhu cầu thị trường về sản phẩm của doanh nghiệp đã xác định, bao gồm: sản phẩm, chất lượng, giá cả, thời gian đáp ứng kể cả ở thời điểm hiện tại và những dự báo về khả năng vận động của nó trong tương lai. Căn cứ vào phương án kinh doanh mà doanh nghiệp đã chọn, đặc biệt là những chương trình, nội dung thực hiện của các phương án kinh doanh đó. Căn cứ vào chiến lược và chính sách kinh doanh của doanh nghiệp với tư cách là quan điểm chỉ đạo nguyên tắc chi phối các hoạt động tiêu thụ sản phẩm. Căn cứ vào các đơn hàng, hợp đồng mua bán hàng hoá đã được kí kết với khách hàng. Đây là văn bản có tính pháp quy cần phải tuân thủ một cách nghiêm ngặt để đảm bảo thực hiện mục tiêu nhiệm vụ và uy tín của doanh nghiệp với khách hàng và bạn hàng. Đối thủ cạnh tranh cũng là yếu tố quan trọng để xây dựng kế hoạch tiêu thụ sản phẩm của doanh nghiệp, doanh nghiệp phải thường xuyên so sánh, phân tích sản phẩm, giá cả, dịch vụ … với các đối thủ cạnh tranh để giành thế chủ động trong kinh doanh. Các căn cứ khác cùng được tính tới khi xây dựng kế hoạch tiêu thụ sản phẩm là những chính sách điều tiết vĩ mô của nhà nước, những thay đổi của môi trường kinh doanh, môi trường văn hoá, xã hội, pháp luật … 2. Trình tự lập kế hoạch tiêu thụ sản phẩm Kế hoạch tiêu thụ sản phẩm là một loại kế hoạch hoạt động của doanh nghiệp sản xuất kinh doanh được dùng một là để thực hiện những mục tiêu kinh doanh của doanh nghiệp đề ra trong thời gian nhất định như năm, quý, tháng. Nó có ý nghĩa quan trọng trong tiến trình thực hiện các hoạt động tiêu thụ sản phẩm. Việc lập kế hoạch theo một trình tự nhất định, thông qua các giai đoạn khác nhau nhưng có mối quan hệ qua lại mật thiết với nhau. Điều này sẽ tạo ta một kế hoạch mang tính khoa học, tăng độ trung thực và chính xác, đem lại hiệu quả thực hiện cao. Thông thường một kế hoạch tiêu thụ sản phẩm được thiết lập qua các bước sau: Bước 1: Thu thập, phân tích và xử lý dữ liệu Trong giai đoạn này công việc phải làm là rất quan trọng, ảnh hưởng trực tiếp tới toàn bộ quá trình xây dựng và thực hiện kế hoạch tiêu thụ sản phẩm. Những thông tin cần thu thập và xử lý bao gồm các thông tin bên trong nội bộ doanh nghiệp và các thông tin bên ngoài thị trường. Trong nội bộ doanh nghiệp các thông tin từ các bản báo cáo kết quả kinh doanh, báo cáo hoạt động tài chính của năm báo cáo, bản kê khai sản phẩm sản xuất kinh doanh. Qua đó xác định được năng lực, khả năng của doanh nghiệp hiện tại cũng như dự báo, phân tích năng lực tiềm tàng trong tương lai về tất cả các lĩnh vực như: nguồn nhân lực, các yếu tố vốn, tài chính, kĩ thuật và công nghệ sản xuất, các sản phẩm có thể khai thác … Thu thập thông tin từ bên ngoài thị trường bao gồm các thông tin về nhu cầu của thị trường, khả năng tiêu thụ sản phẩm, các đối thủ cạnh tranh, khả năng diễn biến thay đổi, tâm lý, thị hiếu người tiêu dùng hay cả những vấn đề về môi trường kinh tê, chính trị, pháp luật, vận hoá xã hội có liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Một thông tin quan trọng nữa cần thu thập là môi trường kinh doanh và thị trường những nhà cung ứng đầu vào cho doanh nghiệp. Để có thể thu thập và xử lý những thông tin về thị trường sản phẩm thì doanh nghiệp cần phải giải đáp được những vấn đề sau: Đâu là thị trường có triển vọng đối với sản phẩm của doanh nghiệp? Khả năng tiêu thụ sản phẩm của doanh nghiệp như thế nào? Doanh nghiệp cần phải có những biện pháp nào để tăng khối lượng sản phẩm tiêu thụ? Với những mức giá nào thì khả năng chấp nhận của thị trường là lớn nhất trong từng thời kỳ? Yêu cầu của thị trường về mẫu mã, bao gói, phương thức thanh toán, dịch vụ? Tổ chức mạng lưới tiêu thụ và phương thức phân phối sản phẩm? Những thông tin trên có thể được thu thập và xử lý qua nhiều hướng khác nhau nhưng chủ yếu người ta dùng hai phương pháp đó là nghiên cứu tại bàn và nghiên cứu tại hiện trường. Phương pháp nghiên cứu tại bàn là cách nghiên cứu thu thập các thông tin qua các tư liệu như sách báo, tạp chí thương mại, bản tin kinh tế, thông tin thị trường, các tài liệu liên quan đến mặt hàng mà doanh nghiệp đang kinh doanh, sẽ kinh doanh cần nghiên cứu, khả năng cung ứng, khả năng nhập khẩu, giá cả thị trường và khả năng biến động. Còn phương pháp nghiên cứu tại hiện trường là phương pháp trực tiếp cử cán bộ đến tận nơi để nghiên cứu. Cán bộ nghiên cứu thông qua việc trực tiếp quan sát, thu thập các thông tin và số liệu ở đơn vị tiêu dùng lớn, ở khách hàng hoặc ở các đơn vị nguồn hàng bằng cách điều tra trọng điểm, điều tra chọn mẫu, điều tra điển hình, điều tra toàn bộ hay tham quan, phỏng vấn đối tượng, gửi phiếu điều tra … Các thông tin thu thập được phải tạo điều kiện dễ dàng cho các nhà quản trị có thể đưa ra được những quyết định cơ bản. Một vấn đề nữa trong bước này là doanh nghiệp cần phân tích đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch của năng xây dựng kế hoạch, từ đó sẽ có những đánh giá nhận xét, rút kinh nghiệm làm cơ sở cho xây dung kế hoạch năm tiếp theo. Bước 2: Xác định mục tiêu và nội dung cơ bản của kế hoạch tiêu thụ sản phẩm: Sau khi đã chuẩn bị các yếu tố được phân tích và xử lý ở bước một, doanh nghiệp cần phải xác định các mục tiêu ngắn hạn cũng như dài hạn mà doanh nghiệp cần phải thực hiện. Các mục tiêu này trước hết phải phù hợp với chức năng, nhiệm vụ của doanh nghiệp, phù hợp với khả năng thực tế của doanh nghiệp, phù hợp với các điều kiện khác về môi trường kinh doanh và quan trọng hơn nữa là phải phù hợp với chiến lược và triết lý kinh doanh của doanh nghiệp. Tuỳ theo tình hình thực tế, các mục tiêu có thể là: Duy trì và mở rộng thị trường truyển thống, xâm nhập và phát triển các thị trường tiềm năng. Nâng số hàng bán lên mức lợi nhuận cao hơn, tối đa hoá doanh số, tối ưu hoá lợi nhuận Sử dụng một cách có hiệu quả vốn kinh doanh, nâng cao vị thế cạnh tranh của doanh nghiệp trên thị trường… Đối với các doanh nghiệp thì các mục tiêu dài hạn chính là các kết quả mong muốn được đề ra cho một khoảng thời gian tương đối dài, thường có thời gian lớn hơn 1 năm, còn các mục tiêu ngắn hạn thường được thực hiện trong 1 năm do đó các mục tiêu ngắn hạn về kinh doanh nói chung và tiêu thụ sản phẩm nói riêng phải hết sức cụ thể và phải nêu ra được các kết quả tiêu đích một cách chi tiết. Cũng như các mục tiêu chiến lược, mục tiêu của kế hoạch tiêu thụ sản phẩm cũng cần phải đáp ứng được 6 tiêu chí là tính cụ thể, tính linh hoạt, tính định lượng, tính khả thi, tính nhất quán và tính hợp lý. Sau khi đã xác định được các mục tiêu, công ty bắt đầu đi vào lập kế hoạch tiêu thụ sản phẩm cụ thể. Căn cứ vào những thông tin hữu ích thu thập được, cùng với những mục tiêu cụ thể đã đề ra, công ty cần phải phân tích và lực chọn phương án kế hoạch phù hợp từ mục tiêu đến nội dung và giải pháp. Khi tiến hành phần tích và lập kế hoạch, nhà quản trị cần phải trả lời các câu hỏi: kế hoạch đề ra có phù hợp với môi trường dự báo không? kế hoạch có thích hợp về nguồn vốn, cơ sở vật chất và nguồn nhân lực của công ty hay không? có huy động và sử dụng tối ưu mọi nguồn lực hay không? kế hoạch có hiện thực và hiệu quả không? còn có những kiến giải nào khác phương án đề ra hay không? Bước 3: Tổ chức thực hiện và kiểm tra đánh giá việc thực hiện kế hoạch tiêu thu sản phẩm: Xây dựng được kế hoạch mới chỉ hoàn thành một phần công việc, đó mới chỉ là khả năng trên lý thuyết. Vấn đề của doanh nghiệp là phải biến khả năng đó thành hiện thực. Vì vậy, việc tổ chức thực hiện kế hoạch tiêu thụ sản phẩm là một giai đoạn hết sức quan trọng và kéo dài suốt cả năm kế hoạch. Để biến khả năng thành hiện thực, ban lãnh đạo doanh nghiệp phải tiến hành triển khai thực hiện kế hoạch tiêu thụ sản phẩm. Trước hết, lãnh đạo doanh nghiệp phải quán triệt, sâu sát tư tưởng và nội dung của kế hoạch đến các cán bộ chủ chốt và nhân viên thực hiện, phải phổ biến thành các nhiệm vụ đến các bộ phận thực hiện. Phải có kế hoạch chi tiết, cụ thể, rõ ràng về sự phân công và phối hợp giữa các bộ phận, thành viên trong việc triển khai thực hiện kế hoạch tiêu thụ sản phẩm, đồn thời quy định rõ thời gian hoàn thành các chỉ tiêu nhiệm vụ. Bước cuối cùng của quá trình hoạch định và thực hiện kế hoạch tiêu thụ sản phẩm là kiểm tra đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch. Doanh nghiệp phải đôn đốc, kiểm tra, giải quyết những mất cân đối, những khó khăn phát sinh khi thực hiện kế hoạch. Cần phải đề ra các thủ pháp và hình thức kiểm tra đối với bất kỳ yếu tố hoặc kết quả nào của kế hoạch. Một trọng những nội dung then chốt của công tác kiểm tra đánh giá kế hoạch là phải xác định rõ các nguyên nhân dẫn đến kết quả thực hiện bị sai lệch so với kế hoạch đề ra qua đó sơ kết tình hình thực hiện, kịp thời phổ biến kinh nghiệm và sửa chữa những khuyết nhược điểm. Kết quả kiểm tra có thể khẳng định tính đúng đắn của kế hoạch tiêu thụ sản phẩm mà doanh nghiệp sử dụng, kiểm định các mục tiêu và giảI pháp, các chỉ tiêu đề ra không có tính khả thi cần phải điều chỉnh kịp thời đồng thời bổ sung vào kế hoạch những khả năng mới có thể đưa vào kinh doanh. Phương pháp lập kế hoạch tiêu thụ sản phẩm: Có nhiều phương pháp để xây dựng kế hoạch tiêu thụ sản phẩm cũng như các kế hoạch khác nói chung như phương pháp cân đối, phương pháp quan hệ động, phương pháp tỉ lệ cố định, phương pháp phân tích các nhân tố tác động, phương pháp kinh kế… Trong số những phương pháp trên thì phương pháp cân đối được các doanh nghiệp sử dụng nhiều nhất. Phương pháp cân đối được thực hiện qua các bước sau: Bước 1: Xác định nhu cầu về các yếu tố kinh doanh để thực hiện các mục tiêu kinh doanh dự kiến. Bước 2: Xác định khả năng đã có và chắc chắn có của doanh nghiệp về các yếu tố kinh doanh. Bước 3: Cân đối giữa nhu cầu và khả năng về các yếu tố kinh doanh để xây dựng nên các chỉ tiêu và nội dung của bản kế hoạch. chương II Thực trạng xây dựng và tổ chức thực hiện kế hoạch tiêu thụ sản phẩm của công ty TNHH đầu tư và phát triển công nghệ SITD I- Một số nét khái quát về công ty TNHH đầu tư và phát triển công nghệ SITD 1. Quá trình hình thành và phát triển Công ty TNHH Đầu tư và Phát triển Công nghệ SITD là một công ty trách nhiệm hữu hạn. Giám đốc công ty là Kiều Hữu Hoàn, một doanh nghiệp trẻ xuất thân từ Nghệ An. Sau khi đã có kinh nghiệm và tích lũy đủ số vốn cần thiết, anh đã chọn lĩnh vực kinh doanh hệ thống thiết bị tự động – một lĩnh vực kinh doanh còn khá mới mẻ. Với đội ngũ kỹ sư lành nghề, nhiệt tình, giàu kinh nghiệm, lại được sự hỗ trợ về công nghệ của các hãng cung cấp thiết bị nước ngoài, anh Hoàn tin rằng công ty mình lập ra sẽ ngày càng phát triển. Để thực hiện ý tưởng đó, anh đã đi thăm dò, xem xét, tìm hiểu thị trường nhiều nơi, dựa trên các mối quan hệ đã được thiết lập từ trước, anh Kiều Hữu Hoàn đã quyết định thành lập Công ty TNHH Đầu tư và Phát triển Công nghệ. Ngày 15/12/2002 theo giấy phép kinh doanh số 010210831 do Sở Kế hoạch Đầu tư Thành phố Hà Nội cấp, Công ty TNHH Đầu tư và Phát triển Công nghệ SITD được thành lập. Tên doanh nghiệp Tên công ty : Công ty TNHH Đầu tư và Phát triển Công nghệ SITD Tên giao dịch: Invest and Techniques Development Company Limit (S-ITD Co., Ltd) Địa chỉ trụ sở chính Địa chỉ: số 83 Thái Thịnh I – Q. Đống Đa – Tp. Hà Nội – Việt Nam Tài khoản: 0011000644465 Ngân hàng Ngoại thương Việt Nam 198 Trần Quang Khải – Hoàn Kiếm – Hà Nội Mã số thuế : 0101430351 Điện thoại : +84-4-562 3328 Fax : +84-4-853 1734 E-mail : sitd-Hà Nội@Hà Nội.vnn.vn Giấy phép kinh doanh Giấy phép kinh doanh số 0102010831 do Sở kế hoạch đầu tư Thành phố Hà Nội cấp ngày 15 tháng 12 năm 2002. Nội dung hoạt động trong các lĩnh vực: Tư vấn cung cấp lắp đặt thiết bị mã vạch, các loại Ribbon, giấy in mã vạch, giải pháp phần mềm ứng dụng mã vạch. Tư vấn cung cấp lắp đặt thiết bị: Camera quan sát, thiết bị báo động chống trộm. Xây dựng giải pháp quản lý nhà thông minh. Tư vấn lắp đặt thiết bị phòng cháy chữa cháy. Thực hiện các dịch vụ: tự thiết kế, thiết kế hệ thống, lắp đặt, bảo dưỡng, bảo hành các thiết bị mã vạch, an ninh, phòng cháy chữa cháy. Công ty TNHH Đầu tư và Phát triển Công nghệ SITD là một doanh nghiệp trẻ, sau ba năm thành lập và phát triển, công ty đã trải qua nhiều khó khăn nhưng bên cạnh đó cũng đã đạt được những thành tựu đáng kể. Trong những năm đầu thành lập, do lĩnh vực kinh doanh khá mới mẻ, lại là công ty mới thành lập, thiếu vốn, chưa phát triển được hệ thống phân phối bán hàng, công ty gặp rất nhiều khó khăn. Nhưng do định hướng sản phẩm phù hợp với xu thế phát triển hàng hóa hiện đại của thị trường, cộng với sự quyết tâm và đồng lòng của giám đốc Kiều Hữu Hoàn và các cán bộ, công nhân trong toàn công ty, doanh nghiệp đã dần đi vào ổn định. Công ty đã có sự tăng trưởng hiệu quả, sản phẩm có chỗ đứng trên thị trường. Đồng thời có tính bền vững do động lực nội sinh, do nhân tố con người có ý thức tự lực vươn lên. Anh Hoàn tin tưởng rằng công ty của mình với tập thể cán bộ, nhân viên đoàn kết một lòng sẽ đạt được một vị thế vững chắc trên thương trường. 2. Bộ máy tổ chức quản lý và các mối quan hệ 2.1. Sơ đồ tổ chức Sơ đồ 1: Sơ đồ tổ chức quản lý kinh doanh. Giám đốc Phòng kinh doanh Phòng kế toán Phòng kỹ thuật Phòng quan hệ khách hàng Tư vấn – Thiết kế Triển khai 2.2. Cơ cấu nhân sự, chức danh thành viên của công ty S-ITD TT Chức danh Số lượng Cơ cấu Phạm vi, chức năng, nhiệm vụ 1 Giám đốc 1 4% Chiến lược phát triển, quản lí chúng, định hướng kỹ thuật công nghệ, chủ nhiệm dự án. 2 Kỹ sư thiết kế 3 12% Nghiên cứu kỹ thuật công nghệ, tư vấn thiết kế hệ thống, xây dựng giải pháp, quản lý dự án. 3 Kỹ sư tổ chức và giám sát thi công 3 38% Nghiên cứu giải pháp thiết kế, tổ chức, quản lý, giám sát thi công. 4 Kỹ thuật viên 10 19% Hỗ trợ công tác triển khai lắp đặt, đo thử hệ thống. 5 Cử nhân kinh tế 4 8% Kinh doanh, phát triển thị trường. 6 Kế toán 2 8% Thực hiện các công tác tài chính kế toán 7 Quan hệ khách hàng 2 8% Thực hiện các công tác hành chính tổng hợp. Tổng cộng 25 100% Cơ cấu tổ chức bộ máy bộ máy của công ty là tổng hợp các bộ phận lao động quản lý khác nhau, có mối liên hệ phụ thuộc lẫn nhau. Mỗi một phòng ban có chức năng nhiệm vụ riêng và có mối quan hệ hữu cơ với nhau. Giám đốc: Là người đại diện trước pháp luật về mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty, chịu trách nhiệm và trực tiếp chỉ huy bộ máy quản lý và điều hành mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. Về những vấn đề cụ thể như chỉ tiêu kế hoạch và tổ chức thực hiện kế hoạch kinh doanh hàng năm của công ty, các chủ trương biện pháp liên doanh liên kết với các đối tác trong và ngoài nước, xây dựng quy hoạch cán bộ công nhân viên, báo cáo sơ kết tổng kết hàng năm cho toàn công ty. Bổ nhiệm, khen thưởng, kỷ luật, kiểm tra đánh giá kết quả các chương trình kế hoạch đã đề ra và bàn chương trình công tác năm sau… Kế toán trưởng: Chịu trách nhiệm về số liệu kế toán và trực tiếp điều hành hoạt động của phòng kế toán. Phòng quan hệ khách hàng: Quản lý các mối quan hệ khách hàng quen thuộc với công ty, tìm hiểu và lập nên các mối quan hệ mới, tạo cơ sở và điều kiện cho các phòng khác thực hiện công việc. Phòng kinh doanh: Có chức năng và nhiệm vụ xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh hàng năm, tổng hợp tình hình thực hiện kế hoạch kinh doanh của công ty từng năm trình giám đốc. Nghiên cứu đề xuất các biện pháp để đổi mới phương thức kinh doanh, nâng cao văn minh doanh nghiệp. Tổ chức công việc giao dịch, tiêu thụ sản phẩm, tổ chức và thực hiện kế hoạch Marketing. Phòng kế toán: Có nhiệm vụ hướng dẫn, kiểm tra các phòng ban về các thủ tục quản lý hồ sơ, sổ sách, chứng từ hoá đơn ban đầu. Kiểm tra và quản lý chặt chẽ tài sản, tiền vốn, quản lý tài chính và có kế hoạch tài chính hàng tháng , quý, năm trình giám đốc. Tổng hợp quyết toán tài chính và phân tích tình hình tài chính hàng tháng, quý, năm. Thực hiện nghĩa vụ nộp ngân sách theo chế độ quy định của Nhà nước, theo dõi tình hình sử dụng và đề xuất biện pháp quản lý mạng lưới kinh doanh dịch vụ của công ty. Phòng Kỹ thuật: Nghiên cứu kỹ thuật công nghệ, tư vấn thiết kế hệ thống, xây dựng giải pháp, quản lý dự án, nghiên cứu giải pháp thiết kế, tổ chức, quản lý, giám sát thi công, hỗ trợ công tác triển khai lắp đặt, đo thử hệ thống. Công ty luôn tuân thủ theo những quy định của Bộ Tài chính về việc sử dụng chứng từ, sổ sách kế toán. Hệ thống sổ kế toán của công ty gồm: Sổ đăng ký chứng từ, sổ cái các tài khoản và các sổ chi tiết. Công ty hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên, tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ. II. Các đặc điểm hoạt động kinh doanh của công ty tnhh phát triển công nghệ và đầu tư Ngày nay, nhu cầu tiêu dùng của người dan ngày càng tăng mạnh với mức độ cao hơn, đa dạng hơn. Ngoài những nhu cầu về vật chất người tiêu dùng họ còn đòi hỏi những nhu cầu cao hơn cho bản thân, gia đình và tài sản. Đây chính là cơ hội cho cộng ty TNHH phát triển công nghệ và đầu tư có điều kiện đẩy mạnh hoạt động kinh doanh, thâm nhập và mở rộng thị trường. 1. Ngành nghề, lĩnh vực kinh doanh của công ty Lĩnh vực kinh doanh: Là một công ty trách nhiệm hữu hạn hoạt động trong các lĩnh vực: Tư vấn cung cấp lắp đặt thiết bị mã vạch, các loại Ribbon, giấy in mã vạch, giải pháp phần mềm ứng dụng mã vạch. Tư vấn cung cấp lắp đặt thiết bị: Camera quan sát, thiết bị báo động chống trộm. Xây dựng giải pháp quản lý toà nhà thông minh. Tư vấn lắp đặt thiết bị phòng cháy chữa cháy. Thực hiện các dịch vụ: Tư vấn thiết kế, thiết kế hệ thống, lắp đặt, bảo dưỡng, bảo hành các thiết bị mã vạch, an ninh, phòng cháy chữa cháy. Chức năng, nhiệm vụ chính của công ty là kinh doanh thương mại, tư vấn, lắp đặt, bảo trì các sản phẩm đã đăng ký trong giấy phép kinh doanh... chủ động trong việc ký kết hợp đồng, mở rộng các loại dịch vụ cho việc tiêu thụ sản phẩm với các đối tác kinh tế trong và ngoài nước. Sản phẩm của công ty chủ yếu là sản phẩm công nghệ cao nhập khẩu từ các hãng nổi tiếng trên thế giới. 2. Các loại hình sản phẩm của công ty 2.1. Hệ thống thiết bị mã vạch Máy in mã vạch công nghiệp và chuyên dụng dùng trong các ngành công nghiệp, y tế, phòng thí nghiệm… Nhà sản xuất: SATO, Nhật Bản. Máy in mã vạch dùng trong Bưu chính Viễn thông và Công nghệ Thông tin, quản lý hàng hóa trong siêu thị, nhà kho… Nhà sản xuất: DATAMAX, Hoa Kỳ. Máy in mã vạch chuyên nghiệp, máy in thẻ nhựa trong nghành dịch vụ, giáo dục, y tế… Nhà sản xuất: ZEBRA, Hoa Kỳ và CIM, Italia. Thiết bị quét mã vạch không dây cầm tay dùng kiểm hàng hóa trong kho, kiểm tra tìa sản cố định (máy tính, máy in, bàn ghế)… Nhà sản xuất: SYNTECH INFORMATION, Đài Loan. Thiết bị đọc mã vạch tự động cầm tay hoặc cố định, hoặc đọc trên dây chuyền ứng dụng rộng rãi cho siêu thị, thư viện, nhà máy sản xuất, ngành bưu chính… Nhà sản xuất: METROLOGIC INSTRUMENT CORP., Hoa Kỳ. Máy in hóa đơn thanh toán dùng trong siêu thị, nhà sách, ngân hàng, bệnh viện… Nhà sản xuất: SEIKO ESPON CORP., Nhật Bản. Ribbon, giấy in mã vạch, decal dùng trong các ngành sản xuất, giấy in tem mã vạch… Nhà sản xuất: SONY, CHECMICALA, ZEBRA, DATAMAX. 2.2. Hệ thống kiểm soát và chấm công Giải pháp và hệ thống thiết bị kiểm soát vào ra và chấm công, thiết bị nhận dạng vân tay, nhận dạng tiếng nói, đồng tử mắt… Hệ thống quản lý tòa nhà thông minh, kiểm soát thang máy, thẻ RFID, smart card, thẻ mã vạch… Nhà sản xuất: IDTECH, Hàn Quốc và PONGEE INDUSTRIES CO., Đài Loan. Giải pháp và hệ thống CCTV… Nhà sản xuất: PENTAONE, YOUNGSHIN CORP., Hàn Quốc, AVTECH, COM VIDEO, Đài Loan. 2.3. Hệ thống phòng cháy chữa cháy Hệ thống thiết bị phát hiện cháy (báo khói, báo nhiệt gia tăng, nhiệt cố định...), báo cháy, chữa cháy tự động, nhân công… Nhà sản xuất: NOHMI (Nhật Bản), TYCO (Hàn Quốc)... 3. Dịch vụ Với đội ngũ kỹ sư lành nghề, nhiệt tình, giàu kinh nghiệm, được đào tạo chính quy trong và ngoài nước, hội đồng cố vấn là các cán bộ kỹ sư của các Viện nghiên cứu, các trường đại học như: Học viện Công nghệ Bưu chính Viễn thông, Viện Nghiên cứu ứng dụng Công nghệ, Đại học Bách Khoa Hà Nội. Được sự hỗ trợ trực tiếp về công nghệ của các hãng cung cấp thiết bị nước ngoài, công ty đã và đang cung cấp tới các khách hàng các dịch vụ sau: 3.1. Tư vấn, thiết kế hệ thống Tư vấn, lựa chọn thiết bị hệ thống ứng dụng mã vạch Tư vấn, lựa chọn thiết bị an ninh, an toàn Tư vấn, lựa chọn thiết bị phòng cháy chữa cháy 3.2. Thiết kế hệ thống Thiết kế hệ thống an ninh, giám sát, kiểm soát Tích hợp hệ thống thiết bị toà nhà thông minh 3.3. Lắp đặt Lắp đặt các thiết bị mã vạch Lắp đặt các thiết bị an ninh, kiểm soát, Camera giám sát, thiết bị phòng cháy chữa cháy Lắp đặt các thiết bị và công nghệ cao 3.4. Bảo dưỡng Thực hiện dịch vụ bảo dưỡng có phí, định kỳ theo yêu cầu của Quý khách hàng Bảo dưỡng không thu phí đối với tất cả các sản phẩm đang trong thời gian bảo hành, với những khách hàng truyền thống, công ty sẽ thực hiện chu kỳ bảo dưỡng miễn phí, vĩnh viễn. 3.5. Bảo hành Để tăng yếu tố cạnh tranh so với các công ty kinh doanh cùng mặt hàng và nâng cao uy tín, vị thế trên thương trường, công ty cam kết thực hiện chế độ bảo hành trực tiếp cho tất cả các hàng hóa và dịch vụ được cung cấp bởi S-ITD Co., Ltd. 4. Thị trường và đối thủ cạnh tranh Trong điều kiện cạnh tranh gay gắt của cơ chế thị trường hiện nay, công ty TNHH Phát triển Công nghệ và Đầu tư S-ITD tuy là một công ty có tuổi đời còn non trẻ nhưng với những khả năng, lợi thế hiện có đã và đang đứng vững, có khả năng cạnh tranh với các công ty kinh doanh cùng mặt hàng. Đặc điểm của ngành nghề sản xuất kinh doanh của công ty là cung cấp, lắp đặt các thiết bị tự động hóa, hiện đại, công nghệ cao nhập từ nước ngoài. Do đó, khách hàng của công ty là các ngân hàng, bệnh viện, trường học, siêu thị, nhà sách, thư viên, nhà máy sản xuất, ngành bưu chính… những nơi cần sử dụng hệ thống mã vạch để quản lý, sản xuất kinh doanh có hiệu quả. Tuy lĩnh vực này là khá mới mẻ nhưng do đây là một ngành tiềm năng và hứa hẹn đem lại nhiều lợi nhuận do đó công ty cũng có khá nhiều đối thủ cạnh tranh trong và ngoài nước. III. thực trạng về tình hình hoạt động kinh doanh của công ty trong những năm vừa qua 1. Các dự án tiêu biểu đã thực hiện Trong quá trình hoạt động sản xuất và kinh doanh, công ty đã vượt qua mọi thách thức, thích nghi, tận dụng mọi cơ hội để có được những thành tựu đáng kể. Doanh thu không ngừng tăng cao, thuế nộp cho Ngân sách Nhà Nước ngày càng lớn. Điều đó ngày càng khẳng định sự lớn mạnh của công ty trong nền kinh tế thị trường nhiều cạnh tranh và đầy biến động. Chúng ta có thể thấy những thành công bước đầu qua các dự án tiêu biểu mà công ty đã và đang thực hiện và qua các báo cáo kết quả sản xuất kinh doanh hàng năm của công ty như sau: Biểu 3.1: Các dự án tiêu biểu đã thực hiện TT Tên dự án/ Chủ đầu tư Hệ thống kiểm soát giám sát / Tập đoàn VIT Hệ thống CCTV và báo động / AgriBank Nghệ An Hệ thống CCTV và báo động / AgriBank Hà Tĩnh Hệ thống kiểm soát và chấm công / Nhà máy sản xuất linh kiện xe máy Sông Công – Hà Đông Hệ thống thẻ kiểm soát của hệ thống quản lý học viên / Học viện Tư pháp – Bộ Tư pháp Hệ thống thẻ từ không tiếp xúc, đầu đọc mã vạch, CCTV / LG – MECA tại Hà Nội, Hải Phòng, Đà Nẵng, Tp. Hồ Chí Minh Cung cấp thiết bị vật tư mã vạch / LG – Sell Như Quỳnh – Văn Lâm – Hưng Yên (cho năm 2003 ~2004) Cung cấp thiết bị vật tư mã vạch / Trung tâm Bưu chính Liên tỉnh và Quốc tế Khu vực i Cung cấp thiết bị mã vạch / Công ty Cổ phần Nhất Nam (Tập đoàn Siêu thị FIVIMAX) cho các siêu thị 17 Tông Đản, Đại La Các hợp đồng lắp đặt thẻ kiểm soát, thẻ nhận dạng cho các công trình vừa và nhỏ khác. Nhà thi đấu Gia Lâm: thi công các hạng mục Bảng điện tử Nhà thi đấu Sóc Sơn: thi công các hạng mục Bảng điện tử Trường quay S10 Đài truyền hình Việt Nam thiết kế kỹ thuật thi công: Hệ thống phòng cháy chữa cháy Ngân hàng Công thương Tỉnh Nghệ An Nhà khách Ngân hàng Công thương Trung tâm giao dịch thành phố Vinh Thiết kế, cung cấp thiết bị phòng cháy chữa cháy kho hàng công ty Biti’s 2. Phân tích kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh chung của công ty Biểu 3.2: Kết quả hoạt động kinh doanh Năm 2003-2004 Đơn vị : Đồng Chỉ tiêu Mã số Năm 2003 Năm 2004 1 2 3 4 1. Doanh thu thuần 2. Giá vốn hàng bán 3. Chi phí quản lý kinh doanh 4. Chi phí tài chính 5. Lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh (20=11-12-13-14) 6. Lãi khác 7. Lỗ khác 8. Tổng lợi nhuận kế toán (30=20+21-22) 9. Các khoản điều chỉnh tăng hoặc giảm lợi nhuận để xác định lợi nhuận chịu thuế TNDN 10. Tổng lợi nhuận chịu thuế TNDN (50=30+(-) 40) 11. Thuế thu nhập doanh nghiệp phải nộp 12. Lợi nhuận sau thuế (70=30-60) 11 12 13 14 20 21 22 30 40 50 60 70 1.123.260.708 815.722.430 262.493.167 2.954.450 42.090.661 879.098 42.969.759 42.969.759 42.969.759 2.230.653.557 1.728.030.151 480.265.255 3.788.450 18.569.701 2.084.053 20.653.754 20.653.754 20.653.754 (Nguồn: trích từ báo cáo kết quả kinh doanh năm 2003-2004) Từ bảng trên cho thấy tổng doanh thu quý này so với quý trước tăng lên 1.119.412.849 đồng (tương ứng 197,66 %). Như vậy là doanh thu của công ty trong năm qua tăng trưởng rất lớn, tăng lên gần gấp đôi. Trong khi đó, doanh thu thuần lại tăng nhanh hơn, đến 1.107.392.849 đồng (tương ứng với 198,59%). Mặt khác chúng ta có thể dễ dàng nhận thấy lợi nhuận của công ty đang giảm xuống trong năm qua. Từ lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh đến lợi nhuận sau thuế của công ty đều giảm đi so với năm trước (lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh giảm 23.520.960 đồng và lợi nhuận sau thuế cũng giảm đi 12.245.682 đồng) mặc dù doanh thu và tổng doanh thu của công ty lại tăng lên rất lớn với tốc độ tăng trưởng cao. Như vậy hoạt động kinh doanh của công ty cần xem xét lại bởi tình trạng này sẽ dự báo một nguy cơ không khả quan cho tương lai sắp tới của doanh nghiệp. Ta có thể thấy rõ điều này qua số liệu về doanh thu và lợi nhuận của doanh nghiệp trong năm 2004 vừa qua. So với năm 2003, lợi nhuận năm 2004 của doanh nghiệp giảm đi một lượng là: 29.219.436 – 16.973.754 = -12.245.682 (đồng) Hay lợi nhuận năm 2004 chỉ bằng: 16.973.754 29.219.436 = x 100 58,09% so với lợi nhuận năm 2003 Tổng hợp ảnh hưởng của các nhân tố đến lợi nhuận: Các nhân tố làm tăng lợi nhuận: Tổng doanh thu : 1.119.412.849 đồng Các nhân tố làm giảm lợi nhuận: Chiết khấu bán hàng : 4.870.000 đồng Giảm giá hàng bán : 7.150.000 đồng Giá vốn hàng bán : 912.307.721 đồng Chi phí quản lý : 217.772.088 đồng Tổng cộng : 1.142.099.809 đồng Tổng hợp các nhân tố tăng và giảm lợi nhuận: 1.142.099.809 - 1.119.412.849 = 22.686.960 đồng 3. Phân tích tình hình tài chính Hoạt động tài chính là hoạt động là một trong những nội dung cơ bản thuộc hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp nhằm giải quyết các mối quan hệ kinh tế phát sinh trong quá trình kinh doanh được biểu hiện dưới hình thái tiền tệ. Nói cách khác, tài chính doanh nghiệp là những quan hệ tiền tệ gắn trực tiếp với việc tổ chức, huy động, phân phối, sử dụng và quản lý vốn trong quá trình kinh doanh. Phân tích tình hình tài chính là quá trình xem xét, kiểm tra, đối chiếu và so sánh số liệu về tài chính hiện hành với quá khứ. Thông qua việc phân tích tình hình tài chính, người sử dụng thông tin có thể đánh giá tiềm năng, hiệu quả kinh doanh cũng như những rủi ro trong tương lai và triển vọng của doanh nghiệp. Bởi vây việc phân tích tình hình tài chính của doanh nghiệp là mối quan tâm của nhiều nhóm người khác nhau như Ban giám đốc (hội đồng quản trị), các nhà đầu tư, các cổ đông, các chủ nợ, các nhà cho vay tín dụng, các nhà quản lý… kể cả cơ quan chính phủ và người lao động. Do vậy, đứng dưới góc độ là doanh nghiệp, công ty TNHH Phát triển Công nghệ và Đầu tư S-ITD rất quan tâm đến tình hình tài chính. Tài liệu chủ yếu sử dụng trong phần này là bảng cân đối kế toán của công ty trong năm 2004. Bảng cân đối kế toán (còn gọi là Bảng tổng kết tài sản) là một báo cáo tài chính phản ánh tổng quát tình hình tài sản của doanh nghiệp, tại một thời điểm nhất định, dưới hình thái tiền tệ theo giá trị tài sản và nguồn hình thành tài sản. Về bản chất, bảng cân đối kế toán là một bảng cân đối tổng hợp giữa tài sản với vốn chủ sở hữu và công nợ phải trả. Bảng cân đối kế toán là tài liệu quan trọng để nghiên cứu, đánh giá một cách tổng quát tình hình và kết quả kinh doanh, trình độ sử dụng vốn và những triển vọng kinh tế, tài chính của doanh nghiệp. Kết cấu của bảng gồm 2 phần: Phần phản ánh giá trị tài sản gọi là “Tài sản” (Assets) Phần phản ánh nguồn hình thành tài sản gọi là “Nguồn vốn” hay Vốn chủ sở hữu và công nợ (Owner’s Equity and Liabilities) Biểu 3.3: Bảng cân đối kế toán Đơn vị: Đồng Tài sản Mã số Số đầu năm Số cuối năm A. Tài sản lưu động và đầu tư ngắn hạn Tiền mặt tại quỹ Tiền gửi Ngân hàng Đầu tư tài chính ngắn hạn Dự phòng giảm giá CK đầu tư ngắn hạn (*) Phải thu khách hàng Các khoản phải thu khác Dự phòng phải thu khó đòi(*) Thuế giá trị gia tăng được khấu trừ Hàng tồn kho Dự phòng giảm giá hàng tồn kho (*) Tài sản lưu động khác B. Tài sản cố định, đầu tư dài hạn Tài sản cố định + Nguyên giá + Giá trị hao mòn luỹ kế (*) Các khoản đầu tư tài chính dài hạn Dự phòng giảm giá CK đầu tư dài hạn (*) Chi phí xây dựng cơ bản dở dang Chi phí trả trước dài hạn 100 110 111 112 113 114 115 116 117 118 119 120 200 210 211 212 213 214 215 216 716.728.071 5.487.355 9.069.523 140.268.714 2.850.000 16.581.889 542.470.590 45.261.049 810.938.130 3.334.914 9.268.310 639.651.715 158.683.191 148.118.192 148.118.192 148.118.192 Tổng cộng tài sản (250=100+200) 250 761.989.120 959.056.322 Nguồn vốn Mã số Số đầu năm Số cuối năm A. Nợ phải trả Nợ ngắn hạn Vay ngắn hạn Phải trả cho người bán Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước Người mua trả tiền trước Các khoản phải trả ngắn hạn Nợ dài hạn Vay dài hạn Nợ ngắn hạn B. Nguồn vốn chủ sở hữu Nguồn vốn kinh doanh Vốn góp Thặng dư vốn Vốn khác Lợi nhuận tích lũy (*) Cổ phiếu mua lại Chênh lệch tỷ giá Các quỹ của doanh nghiệp Trong đó: Quỹ khen thưởng phúc lợi Lợi nhuận chưa phân phối 300 310 311 312 313 314 315 316 317 318 400 410 411 412 413 414 415 416 417 418 419 364.855.777 364.855.777 88.300.000 183.654.442 19.101.335 73.800.000 397.133.349 400.000.000 400.000.000 (2.866.657) 194.778.363 194.778.363 188.494.916 6.283.447 764.277.959 750.000.000 750.000.000 14.277.959 Tổng cộng nguồn vốn (430=300+400) 430 761.989.120 959.056.322 (Nguồn: phòng kế toán công ty TNHH phát triển công nghệ và đầu tư) Ghi chú: Số liệu trong các chỉ tiêu có dấu (*) được ghi bằng số âm dưới hình thức ghi trong ngoặc đơn (….) Công việc đánh giá khái quát tình hình tài chính này sẽ cung cấp cho chúng ta những thông tin khái quát về tình hình tài chính của doanh nghiệp trong năm là khả quan hay không khả quan. Cần tiến hành so sánh tổng số tài sản và tổng số nguồn vốn cuối năm và đầu năm. Bằng cách này sẽ thấy được quy mô vốn mà đơn vị sử dụng trong năm. Với tài liệu của công ty, ta có: Tổng số tài sản cuối năm so với đầu năm tăng thêm: 959.056.322 – 761.989.120 = 197.067.202 đồng Cho thấy doanh nghiệp có nhiều cố gắng trong việc huy động vốn trong kỳ. Tuy nhiên, do số lượng của “Tài sản” và “Nguồn vốn” tăng, giảm do nhiều nguyên nhân nên chưa thể biểu hiện đầy đủ tình hình tài chính của đơn vị được, mà chúng ta cần phải phân tích các mối quan hệ giữa các chỉ tiêu trong bảng cân đối kế toán. Tình hình tài chính của doanh nghiệp lại được thể hiện rõ nét qua khả năng thanh toán. Nếu doanh nghiệp có đủ khả năng thanh toán thì tình hình tài chính sẽ khả quan và ngược lại. Do vậy, khi đánh giá khái quát tình hình tài chính của doanh nghiệp không thể không xem xét khả năng thanh toán đặc biệt là khả năng thanh toán ngắn hạn. Tỉ suất thanh toán hiện hành (ngắn hạn) = Tổng số tài sản lưu động (loại A, tài sản) Tổng số nợ ngắn hạn (loại A, Mục I, Nguồn vốn) Để đo khả năng thanh toán ngắn hạn, khi phân tích cần tính ra và so sánh các chỉ tiêu sau: Tỉ suất này cho thấy khả năng đáp ứng các khoản nợ ngắn hạn (phải thanh toán trong vòng 1 năm hay một chu kỳ kinh doanh) của doanh nghiệp là cao hay thấp. Nếu chỉ tiêu này lớn hơn hoặc bằng 1 thì doanh nghiệp có đủ khả năng thanh toán các khoản nợ ngắn hạn và tình hình tài chính là bình thường hay khả quan. Theo bảng số liệu của công ty, ta có tỉ suất thanh toán hiện hành đầu năm là (716.728.071/364.855.777) = 1,96 và cuối năm là (810.938.130 – 194.778.363) = 4,16. Điều này cho thấy công ty hoàn toàn có khả năng thanh toán các khoản nợ trong vòng một năm hay một chu kỳ kinh doanh. Nói cách khác, tình hình thanh toán nợ ngắn hạn của công ty là rất khả quan. Tổng doanh thu và doanh thu thuần của công ty năm 2004 so với năm 2003 tăng trưởng là rất lớn. Đây là một tín hiệu khả quan cho tình hình kinh doanh của doanh nghiệp. Về tổng số tài sản của công ty cuối năm so với đầu năm là tăng lên đáng kể (197.067.202 đồng) cho thấy công ty đã có nhiều cố gắng trong việc huy động vốn trong năm. IV. Mục tiêu và phương hướng hoạt động của công ty trong thời gian tới 1. Những mục tiêu chủ yếu của công ty Muc tiêu lớn nhất, cơ bản nhất mà công ty hướng đến đó phát triển thương hiệu, đưa công ty đứng trong “Top 10 những Công ty cung cấp sản phẩm thiết bị công nghệ cao tại Việt Nam” vào năm 2008. Ngoài ra công ty còn có một số mục tiêu cụ thể như: Duy trì, ổn định thị trường truyền thống, mở rộng, xâm nhập các thị trường mới, tăng thị phần trên thị trường. Phấn đấu cắt giảm tối đa chi phí kinh doanh, tăng doanh thu 5% so với năm 2004. Đảm bảo và nâng cao thu nhập cho cán bộ công nhân viên khoảng 1.500.000đ/người trở lên. Sử dụng tối đa năng lực của các bộ phận. Bảo toàn và phát triển vốn kinh doanh, chủ động vói các biến động của thị trường từ nguồn hàng đến tiêu thụ sản phẩm. 2. Phương hướng phát triển của công ty * Đẩy nhanh nhịp độ phát triển kinh doanh với tốc độ nhanh, mở rộng, phát triển thị trường cả ở đầu vào và đầu ra. Xây dựng thương hiệu, niềm tin đối với khách hàng và các đối tác. Liên doanh với các nhà sản xuất linh kiện trong khu vực tiến tới sản xuất ra một số chi tiết của sản phẩm, thiết bị tại Việt Nam và Việt hóa các thông số kỹ thuật thiết bị. * Chủ động khai thác nguồn hàng ổn định với chất lượng cao và giá cả hợp lý, bảo đảm phát triển kinh doanh bền vững, thiết lấp quan hệ chặt chẽ và hỗ trợ cho đối tác cũng như khách hàng, chủ động đầu tư hoặc liên doanh với các doanh nghiệp khác, xây dựng hệ thống nghiên cứu sản phẩm mới có chất lượng cao, phù hợp với nhu cầu thị trường. * áp dụng đồng bộ các chính sách và giải pháp để nâng cao hiệu quả kinh doanh, phấn đấu hạ thấp tỷ suất chi phí lưu thông, giảm thời gian lưu chuyển vốn, tăng lợi nhuận, tăng nghĩa vụ ngân sách và từng bước tăng thu nhập của người lao động. * Không ngừng tăng cường và phát triển hoạt động marketing, công tác tiếp thị quảng cáo, giới thiệu sản phẩm. Đồng thời giữ uy tín của công ty trên thị trường, mở rộng thị trường tiêu thụ rộng khắp trên cả nước, phát triển thị phần… * Mở rộng mạng lưới tiêu thụ, xây dựng các kênh phân phối ngày càng đa dạng. Để đạt được muc tiêu và phương hướng phát triển của công ty đặt ra thì trước mắt công ty cần phải tập trung vào các nhiệm vụ trọng tâm sau: Tập trung phát triển hệ thống tiêu thụ trên thị trường nội địa, trên địa bàn Thành Phố và các Tỉnh thành. Thực hiện chiến lược xây dựng cơ sở hạ tầng, phương tiện vận chuyển hiện đại. Khôi phục và đẩy mạnh việc tiêu thụ các sản phẩm truyền thống đã được người tiêu dùng quan tâm, tín nhiệm. Đưa các mặt hàng mới xâm nhập và tạo được chỗ đứng trên thị trường . Triển khai việc áp dụng lĩnh vực công nghệ thông tin trong hệ thống điều hành, quản lý kinh doanh và quảng bá thương hiệu cũng như nhãn hiệu sản phẩm của công ty. Thường xuyên tổ chức hội nghị khách hàng, tham gia các hội chợ triển lãm thương mại để giới thiệu sản phẩm hàng hoá của công ty đến với khách hàng. Nâng cao chất lượng nguồn nhân lực cả về chiều rộng lẫn chiều sâu nhằm tạo ra một đội ngũ cán bộ giỏi về chuyên môn, có đạo đức kinh doanh. Xây dựng đội ngũ nhân viên lành nghề, nhiệt tình trong công việc. Rút kinh nghiệm cho những hạn chế trong những năm trước để tiếp tục đổi mới và phát triển có hiệu quả hơn. Chương III Hoàn thiện công tác xây dựng kế hoạch tiêu thụ sản phẩm và biện pháp tổ chức thực hiện kế hoạch tiêu thụ sản phẩm I-Hoàn thiện công tác kế hoạch tiêu thu sản phẩm của công ty TNHH phát triển công nghệ và đầu tư 1. Hoàn thiện công tác nghiên cứu thị trường Kinh doanh trong sự cạnh tranh gay gắt của nền kinh tế thị trường thì công tác nghiên cứu thị trường là một vấn đề hết sức quan trọng và ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả sản xuất kinh doanh của Công ty. Theo F.Bouguezel thì: “Nghiên cứu thị trường cho phép giảm thật sự rủi ro và khả năng thành công được tăng lên rõ rệt”. Do vậy công tác nghiên cứu thị trường là cần thiết, đầu tiên đối với mỗi doanh nghiệp khi bắt đầu kinh doanh, đang kinh doanh hoặc muốn mở rộng, phát triển kinh doanh. Nghiên cứu thị trường là xuất phát điểm để định ra các chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp. Từ chiến lược đã định công ty sẽ tiến hành lập và thực hiện các kế hoạch kinh doanh, chính sách thị trường. Mục đích của việc nghiên cứu thị trường là nghiên cứu xác định khả năng bán một mặt hàng hoặc một nhóm mặt hàng nào đó trên địa bàn xác định, trên cơ sở nâng cao khả năng cung ứng để thoả mãn các nhu cầu của khách hàng. Là nghiên cứu tổng khối lượng hàng hoá tiêu dùng thông qua mua sắm hoặc sử dụng với giá cả thị trường trong một khoảng thời gian. Tổng khối lượng hàng hoá chính là quy mô thị trường, nghiên cứu quy mô thị trường phải nắm được số lượng người tiêu dùng hoặc đơn vị tiêu dùng. Với mặt hàng công nghệ cao như thiết bị camera quan sát, thiết bị chống trộm, thiết bị phòng cháy chữa cháy, thiết bị mã vạch của Công ty TNHH Phát triển Công nghệ và Đầu tư thì quy mô thị trường đó là dân cư và thu nhập của họ. Nghiên cứu tổng cầu và cơ cấu hàng hoá cũng cần nghiên cứu trên mỗi địa bàn, đặc biệt là thị trường trọng điểm như ở Hà Nội và các tỉnh, thành phố lân cận, ở đó tiêu thụ lượng hàng lớn và giá thị trường của hàng hoá đó trên địa bàn từng thời gian cụ thể. Việc xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh của Công ty TNHH Phát triển Công nghệ và Đầu tư chủ yếu dựa trên những thông tin thu thập trên thị trường và kinh nghiệp thu được trong quá trình hoạt động cũng như từ những mối quan hệ mà công ty đã thiết lập được. Từ kết quả của công tác nghiên cứu thị trường, ban lãnh đạo Công ty đề ra và thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh có hiệu quả hơn. Do tình hình thực tế công ty chưa có bộ phận chuyên về nghiện cứu thị trường nên Giám đốc công ty dựa vào kết quả của phòng kinh doanh và phòng quan hệ khách hành để lên kế hoạch. Từ những kết quả dố, muốn lập được một kế hoạch kinh doanh cụ thể và có hiệu quả Công ty cần phải trả lời được những câu hỏi sau đây: Đâu là thị trường có triển vọng tốt nhất đối với sản phẩm của Công ty? Khả năng tiêu thụ sản phẩm của công ty trên thị trường đó ra sao? Sức mạnh của các đối thủ cạnh tranh? Công ty cần xử lý những vấn đề gì có liên quan đến và sử dụng những biện pháp nào để tăng cường khối lượng sản phẩm tiêu thụ của Công ty? Muốn giải đáp những vấn đề trên trước hết về quy mô thị trường Công ty phải dự báo khối lượng khách hàng tiêu thụ, số lượng sản phẩm tiêu thụ, mức giá sản phẩm sau khi tung vào thị trường, doanh số tiêu thụ, thị phần của Công ty. Sau đó là phải xác định được thị trường tiêu thụ sản phẩm của công ty, tỷ lệ từng khu vực thị trường đó ra sao và cuối cùng là sự thay đổi về quy mô và nhu cầu của thị trường trong tương lai. Thực tế cho thấy thị trường khách hàng tổ chức trong lĩnh vực mua sắm tiêu dùng các sản phẩm công nghệ cao và thiết bị an toàn an ninh có triển vọng tốt, có thể gia tăng quy mô trong thời gian tới. Hơn nữa, tình hình tăng trưởng kinh tế, quá trình đô thị hóa phát triển nhanh chóng sẽ kéo theo nhu cầu về sử dụng các sản phẩm của Công ty là tất yếu. Đảm bảo thị trường các thiết bị, sản phẩm công nghệ cao mà công ty tham gia sẽ còn nhiều hấp dẫn trong thời gian tới và Công ty có thể tiếp tục phát triển trong lĩnh vực này. Thông qua việc trả lời các câu hỏi trên, tìm ra câu trả lời sát thực ban lãnh đạo Công ty sẽ xác định cụ thể các yếu tố như xác định thị trường mục tiêu và đề ra các quyết định như kế hoạch nhập khẩu, kế hoạch xuất bán sản phẩm. Từ việc nghiên cứu nhu cầu thị trường và dự báo nhu cầu thị trường một cách hợp lý và chính xác Công ty sẽ lập kế hoạch kinh doanh theo sát với thị trường. Điều này sẽ giúp công ty tránh được sự thụ động trong quá trình kinh doanh, cung cấp đủ, đúng lúc và đồng bộ cũng như có kế hoạch đối phó với sự biến động của môi trường kinh doanh và các đối thủ cạnh tranh trong tương lai. 2. Hoàn thiện nội dung và phương pháp xây dựng kế hoạch tiêu thụ sản phẩm Công ty phải không ngừng hoàn thiện nội dung của công tác xây dung kế hoạch tiêu thụ sản phẩm, yêu cầu những bộ phận liên quan đến công tác lập kế hoạch phải triệt để thực hiện các quy trình xây dựng kế hoạch. Lãnh đạo Công ty cần phải thường xuyên đôn đốc, kiểm tra công tác xây dựng kế hoạch, phải xác định được mức độ quan trọng của từng nội dung, chỉ tiêu cụ thể trọng kế hoạch tiêu thụ sản phẩm như thị trường, khách hàng, giá cả, chính sách phân phối, bán hàng… Để có thể xác điịnh được nội dung kế hoạch tiêu thụ một cách đầy đủ và chính các Công ty phải thực hiện tốt các nội dung sau: - Nội dung chuẩn bị xây dựng kế hoạch: ở nội dung này công ty cần phải tiến hành thu thập đầy đủ các thông tin cần thiết, giao trách nhiệm, phân công công việc đối với các nhân viên. Ngoài ra Công ty nên tổ chức tiềm hiêu nghiên cứu, ứng dụng khoa học lập kế hoạch kinh doanh để đưa ra nội dung phù hợp cho kế hoạch của Công ty. - Nội dung tính toán các chỉ tiêu, nghiên cứu đưa ra các chỉ tiêu phù hợp, tiến hành tính toán các chỉ tiêu theo các mô hình, công thức đã được khoa học kinh tế nghiên cứu và công nhận. Việc tính toán các chỉ tiêu phải phụ thuộc vào những thông tin, dữ liệu đã thu thập được lấy nó làm căn cứ để đưa ra các định mức cụ thể. - Về nội dung xét duyệt kế hoạch: Sau khi các bộ phận liên quan phác thảo nên một bản kế hoạch sơ bộ bao gồm các nội dung và chỉ tiêu cụ thể. Lãnh đạo công ty cần kiểm tra, xét duyệt đưa ra một bản kế hoạch hoàn thiện. Trong quá trình xét duyệt, Công ty cần phải xác định các yếu tố sau: + Mỗi nội dung gắn với đối tượng nào và mức độ ảnh hưởng của nó tới tốc độ tiêu thụ sản phẩm như thế nào? + Nội dung đó có phù hợp với khả năng thực tế và quy mô tiêu thụ sản phẩm của công ty hay không? + Khi thực hiện những nội dung này công ty có gặp phải khó khăn trở ngại nào không? nếu có thì phải xử lí như thế nào? liệu Công ty có vượt qua được những khó khăn khi thực hiện kế hoạch hay không? Việc xây dựng và thực hiện kế hoạch tiêu thụ sản phẩm của Công ty TNHH Phát triển công nghệ và đầu tư là cách tiếp cận hợp lý để đạt được những mục tiêu kinh doanh do đó Công ty cần phải làm rõ được những yếu tố trên qua đó làm căn cứ để xác định một nội dung chính xác hơn cho kế hoạch tiêu thụ sản phẩm. Công ty cần phải nắm bắt đầy đủ các thông tin nội bộ cũng như thông tin từ môi trường bên ngoài , khả năng nguồn lực của công ty, đối thủ cạnh tranh cũng như các quy định và chính sách của Nhà nước để qua đó xây dựng các nội dung, chỉ tiêu của kế hoạch chuẩn và ít biến động. Phương pháp xây dựng kế hoạch tiêu thụ sản phẩm ở Công ty hiện nay chủ yếu vẫn là phương pháp cân đối, tức là cân đối giữa nhu cầu và khả năng về các yếu tố của quá trình tiêu thụ sản phẩm. Trước hết Công ty tiến hành nghiên cứu xác định được nhu cầu của thị trường về các loại sản phẩm thiết bị mã vạch (bao gồm các loại Ribbon, giấy in mã vạch, phần mềm ứng dụng mã vạch); thiết bị báo động, chống trộm (bao gồm các loại camera quan sát, màn hình và các thiết bị phụ kiện khác); thiết bị phòng cháy chữa cháy. Sau đó tiến hành các hoạt động nhằm lượng hoá một cách tương đối nhu cầu. Sau đó xem xét về khả năng cung ứng hàng hoá của Công ty, khả năng nhập khẩu hàng hoá để tiến hành cân đối giữa khả năng và nhu cầu nhằm xây dựng và đề ra các chỉ tiêu cho kế hoạch tiêu thụ sản phẩm. Trong những năm tới công ty nên kết hợp thêm cả phương pháp thống kê kinh nghiệm và phương pháp phân tích các nhân tố tác động để xây dựng các chỉ tiêu về tiêu thụ sản phẩm trong kỳ kế hoạch nhằm phản ánh được cả những biến động của nhân tố khách quan vào trong kế hoạch để đảm bảo tính ổn định hơn cho bản kế hoạch được xây dựng. Tức là dựa trên những số liệu của năm báo cáo và lượng hoá các yếu tố có ảnh hưởng tới lượng bán trọng năm kế hoạch để xây dựng nên các chỉ tiêu của kế hoạch tiêu thụ sản phẩm. 3. Phân công và phối hợp trong xây dựng và thực hiện kế hoạch Với tình hình thực tế của Công ty TNHH Phát triển công nghệ và đầu tư là một doanh nghiệp còn non trẻ và lại kinh doanh trong lĩnh vực còn khá mới mẻ ở nước ta là kinh doanh thương mại kĩ thuật nên cơ sở hạ tầng, nguồn nhân lực cũng như cơ cấu tổ chức còn chưa được hoàn thiện. Công ty chưa có bộ phận chuyên sâu về việc xây dựng kế hoạch do đó để có thể xây dựng được một kế hoạch kinh doanh hoàn thiện là cả một sự phấn đấu và cố gắng của tất cả các thành viên trong công ty, nhất là phòng kinh doanh, phòng quan hệ khách hàng và đặc biệt là của cả Giám đốc Công ty. Trong quá trình tiến hành xây dựng kế hoạch tiêu thụ sản phẩm, phòng kinh doanh và phòng quan hệ khách hàng tổng hợp tất cả những thông tin từ thị trường cũng như những thông tin từ nội bộ Công ty, phối hợp chặt chẽ với các phòng khác như phòng kĩ thuật, phòng kế toán vì các phòng này đều có liên quan đến việc thực hiện kế hoạch tiêu thụ sản phẩm của Công ty. Các phòng ban này sẽ cung cấp những thông tin cần thiết và thường xuyên tham gia thảo luận, đánh giá đưa ra những quan điểm chung có tính thuyết phục nhất qua đó hình thành nên những chỉ tiêu cụ thể cho một bản kế hoạch kinh doanh. Cụ thể phòng kế toán chuẩn bị các tài liệu có liên quan như kết quả kinh doanh, doanh thu, lợi nhuận của từng loại sản phẩm, hàng hoá của Công ty những năm trước, các báo cáo tài chính thể hiện các chỉ tiêu đạt được về mặt giá trị hay bảng cân đối kế toán thể hiện nguồn vốn, tài sản , cơ cấu của nguồn vốn kinh doanh. Phòng kĩ thuật chuẩn bị các tài liệu , báo cáo kết quả thực hiện việc tiêu thụ sản phẩm của năm trước , tổ chức thu thập các yêu cầu , phản hồi từ phía khách hàng trong quá trình lắp đặt , trang bị từ đó tổng hợp ý kiến và báo cáo lên giám đốc công ty. Các phòng ban, thành viên thuộc công ty trong quá trình làm việc, trong phạm vi trách nhiệm của mình nên tạo ra mối liên hệ, giúp đỡ lẫn nhau để hoàn thành công việc ,ví dụ như : thu thập cung cấp những thông tin cần thiết cho nhau, bổ sung tham gia đóng góp ý kiến với Giám đốc để giúp công ty tiến hành lập kế hoạch chính xác, có hiệu quả hơn . Vì vậy công ty nên có sự phối hợp nhằm tạo ra một thể thống nhất cùng vì mục tiêu chung là kinh doanh có hiệu quả . Mặt khác xây dựng chế độ trách nhiệm đối với từng lĩnh vực cụ thể trong việc phối hợp giữa các phòng ban nhằm xác định rõ trách nhiệm của từng phòng ban để tiện cho việc kiểm tra và khen thưởng , tạo ra bầu không khí làm việc vui vẻ, an toàn 4. Hoàn thiện công tác xây dựng kế hoạch tiêu thụ sản phẩm 4.1.Hoàn thiện công tác xác định nguồn hàng Hiện nay công ty đng có những biện pháp khai thác các sản phẩm tương đối hợp lí .Tuy nhiên công ty vẫn phải tiếp tục nghiên cứu chính sách sản phẩm của các đối thủ cạnh tranh để từ đó rút ra phương hướng cho công ty có biện pháp ứng phó kịp thời với mọi tình thế. Đối với mặt hàng công nghệ cao của công ty thì chất lượng và giá cả là yếu tố hàng đầu . Với các khách hàng của công ty thì nhu cầu an toàn của họ là trên hết do đó chất lượng của sản phẩm, dịch vụ mà họ sử dụng có đảm bảo được nhu cầu đó hay không sẽ quyết định đến việc tiêu thụ sản phẩm và uy tín của công ty. Vì vậy công ty cần chú ý đến chất lượng của sản phẩm ngay từ khâu nhập hàng về và cả trong khâu lắp đặt, bảo dưỡng. Một yếu tố cũng không kém phần quan trọng đó là giá cả của sản phẩm . Tuy mặt hàng kinh doanh của công ty còn khá mới mẻ nhưng không phải vì thế mà sự cạnh tranh không cao, hiện nay cũng có khá nhiều các Công ty đang kinh doanh cùng mặt hàng với công ty và hầu hết đều muôn khẳng định sự có mặt cũng như yếu tố tiên phong của mình trong lĩnh vực sản phẩm công nghệ cao, đặc biệt tại hai thị trường lớn là Hà Nội và thành phố Hồ Chí Minh cho nên chiến lược giá có tầm ảnh hưởng rất lớn đề kết quả tiêu thụ sản phẩm của Công ty. Nguồn hàng hiện nay của Công ty khá ổn điịnh tuy nhiên toàn bộ sản phẩm đều phải nhập từ nước ngoài nên chịu ảnh hưởng của tỷ giá hối đoái, thuế nhập khẩu, các chính sách của Nhà nước cho nên cũng tạo ra những thay đổi trong giá sản phẩm đầu vào của Công ty. Để đảm bảo có đủ sản phẩm cung ứng cho thị trường trong kỳ kế hoạch thì Công ty phải củng cố quan hệ hợp tác làm ăn lâu dài với các nhà cung cấp truyền thống như: DATMAX - Hoa kỳ, SATO - Nhật Bản; CIM - Italia; ZEBRA – Hoa Kỳ; SYNTECH INFORMATION - Đài Loan; METROLOGIC INSTRUMENT CORP – Hoa Kỳ; SEIKO EPSPON CORP – Nhật Bản, SONY – Nhật bản; YOUNG SHIN CORP – Hàn Quốc … đồng thời phải nỗ lực và tích cực tìm những đối tác mới đáp ứng yêu cầu để có thể lực chọn được nguồn cung ứng sản phẩm có chất lượng tốt với giá cả phải chăng. Công ty nên thành lập một bộ phận chuyên trách về xuất nhập khẩu có nhiệm vụ tìm hiểu các đối tác nước ngoài chuyên cung cấp các sản phẩm công nghệ cao như hệ thống quản lý mã vạch, hệ thống an ninh, hệ thống cảnh báo phòng cháy chữa cháy, hệ thống quản lý toà nhà thông minh … Hiện nay việc thực hiện mua hàng theo hợp đồng năm có thuận tiện nhưng cũng có bất lợi là nếu tìm được nguồn hàng tốt, có giá thành rẻ hơn Công ty sẽ không thể khai thác ngay được, mặt khác nếu đối tác cung cấp hàng không đúng như hợp đồng thì sẽ tạo khó khăn trong công tác tạo nguồn hàng. Vì vậy Công ty nên đa dạng hoá các hình thức mua hàng, đối với các hợp đồng theo năm thì nên áp dụng giá biến động chứ không áp dung giá cố định như hiện nay. 4.2. Hoàn thiện công tác xây dựng kế hoạch tiêu thụ sản phẩm Công ty TNHH Phát triển công nghệ và đầu tư cần lập kế hoạch tiêu thụ sản phẩm công nghệ cao cho từng nhóm sản phẩm cụ thể, cho từng khu vực thị trường cụ thể và cho từng cán bộ nghiên cứu thị trường cụ thể tránh tình trạng chồng chéo, tiêu thụ không hiệu quả. Trên thị trường sản phẩm công nghệ cao do còn mới mẻ và thuộc về lĩnh vực công nghệ thông tin cho nên người tiêu dùng sẽ rất khó trong việc lựa chọn sản phẩm cũng như Công ty cung cấp cho nên Công ty cần có những kế hoạch quảng bá hình ảnh của Công ty đến với người tiêu dùng, làm được điều này thì người tiêu dùng mới tin tưởng và chấp nhận những sản phẩm mới do công ty cung cấp và lắp đặt. Hơn nữa kinh doanh trong nền kinh tế thị trường thực sự là “ cuộc chạy đua không có đích cuối cùng” nên để nâng cao độ thoả mãn của khách hàng, Công ty phải nghiên cứu triển khai kế hoạch dịch vụ hậu mãi một cách chu đáo. Vì khách hàng trực tiếp của Công ty là các đại lý cấp I và các dự án cho nên để hàng hoá của Công ty tiêu thụ được nhanh chóng thì công ty phải xây dựng cho được một kế hoạch hậu mãi thu hút sự quan tâm của các đại lý cấp I và các chủ dự án để khuyến khích họ đẩy mạnh hàng của công ty xuống các đại lý cấp II, cấp III cũng như tới tay người tiêu dùng cuối cùng. Bên cạnh những chính sách đã áp dụng như áp dụng mức giá ưu đãi, chế độ bảo hành thường xuyên, định kỳ thì công ty nên áp dụng thêm hình thức giảm giá bán cho những đại lý chỉ bán sản phẩm của Công ty hoặc sản phẩm của Công ty chiếm trên 80% khối lượng hàng hoá mà đại lý đó tiêu thụ, cung cấp đầy đủ, tận tình các tài liệu kĩ thuật để các đại lý có thể hướng dẫn và giới thiệu sản phẩm đến người tiêu dùng. Ngoài ra công ty cũng phải thường xuyên tìm hiểu và phân tích các hình thức tiêu thụ của các đối thủ cạnh tranh để kịp thời đối phó và có biện pháp thay đổi phù hợp với tình hình thức tế nhằm lôi kéo khách hàng đến với sản phẩm của Công ty mình. 5. Hoàn thiện bộ máy xây dựng kế hoạch và công tác cán bộ Một trong những yếu tố quan trọng nhất, cơ bản nhất góp phần to lớn trong việc tạo ra và tiêu thụ sản phẩm đó chính là nguồn nhân lực. Đây chính là yếu tố quyết định tới sự thành công hay thất bại trong quá trình hoạt động kinh doanh của Công ty do đó công ty phải luôn chú trọng và để ý tới chất lượng của nguồn nhân lực. để có thể tạo ra một bản kế hoạch kinh doanh chính xác và hoàn thiện thì việc tổ chức bộ máy xây dựng kế hoạch và việc tổ chức công tác cán bộ của Công ty cần phải được chú trọng hơn nũa. Muốn làm được điều đó trước hết công ty cần phải giải quyết một số vấn đề sau: Hình thành nên một bộ máy chuyên về lập kế hoạch, cụ thể là phòng kế hoạch và thời gian tới công ty có thể bổ sung thêm cán bộ nghiên cứu thị trường, tăng cường công tác giám sát và quản lí, gắn quyền lợi của họ với trách nhiệm mà họ phải thực hiện. Có thể thực hiện việc kiểm tra, sát hạch trình độ và kinh nghiệm của họ nếu tốt thì bổ sung thêm quyền hạn và nhiệm vụ ngược lại Công ty có thể tổ chức đào tạo, bồi dưỡng nâng cáo trình độ chuyên môn của họ. Hình thành nên một cơ cấu tổ chức lao đông tối ưu: Cơ cấu tổ chức lao động tối ưu là bộ phận kinh doanh, bộ phận quản lý và nhân viên được bố trí vào các khâu, các bộ phận, các công đoạn một cách cân đối và hợp lý, đảm bảo năng suất lao đông cao, chất lượng tốt quản lý chặt chẽ và có hiệu quả. - Đảm bảo yếu tố vật chất cho đội ngũ nhân viên: Để đạt được kết quả, năng suất lương động cao thì người lao động phải được đảm bảo tái sản xuất sức lao động. Vì vậy, Công ty cần phải tạo điều kiện làm việc thuận lợi cho nhân viên, phải có biện pháp tăng thu nhập, nâng cao đời sống cho người lao động và những điều kiện khác như an toàn lao động và bảo hộ lao động. Ngoài ra Công ty cũng nên sử dụng những yếu tố phi vật chất để khuyến khích người lao động hăng say, nhiệt tình hơn với công việc như quan tâm đến đời sống tình cảm của nhân viên như những món quà vào ngày sinh nhật hay tổ chức những đợt tham quan, nghỉ mát … - Tạo ra đội ngũ cán bộ tổ chức giỏi: để có một bộ máy cũng như một tổ chức hoạt động tốt thì người điều hành quản lý có vai trò quyết định. Do vậy, việc đào tạo cán bộ quản lý có trình độ, khả năng, có tinh thần trách nhiệm cao là cần thiết và luôn là vấn đề trọng tâm của Công ty. II- Biện pháp tổ chức thực hiện kế hoạch tiêu thụ sản phẩm của Công ty TNHH Phát triển công nghệ và đầu tư Xây dựng được kế hoạch mới chỉ hoàn thành một phần công việc, phần quyết định chính là việc tổ chức thực hiện kế hoạch. Ngoại trừ kế hoạch được lập chưa chính xác, còn nhiều chỉ tiêu xa rời thực tế thì hoàn thành kế hoạch tiêu thụ sản phẩm sẽ phụ thuộc vào khâu tổ chức thực hiện kế hoạch. Nếu khâu này được thực hiện tốt sẽ đem lại những nhân tố tích cực sau: Các đơn vị, thành viên trong công ty sẽ nắm bắt được phần công việc của mình và họ sẽ định hướng biện pháp thực hiện nó sao cho có hiệu quả nhất. Toàn bộ hoạt động tiêu thụ của Công ty từ khâu tạo nguồn mua hàng đến dự trữ, hoàn thiện sản phẩm và tổ chức tiêu thụ hàng hoá , cung cấp dịch vụ tất cả đều đã được kế hoạch hướng dẫn.Các đơn vị tổ chức thực hiện sẽ xó biện pháp tốt cho những mục tiêu, nội dung cần đạt được. Công ty sẽ kiểm soát và năm bắt được thị trường tiêu thụ hiện tại và cả xu hướng vận động của nó để từ đó có phương hướng và giải pháp để thích ứng với thị trường. Ngay trong quá trình tổ chức thực hiện kế hoạch, các thành viên trong công ty sẽ có điều kiện thử thách mình , trình độ năng lực tính sáng tạo của từng thành viên sẽ được bộc lộ một cách chính xác. Luôn có điếu kiện để kiểm tra, đánh giá lại mình đã hoàn thành theo dúng kế hoạch được giao hay chưa, từ đó họ sẽ có xu hướng hoàn thiện mình và điều này rất có lợi cho công ty . Để thúc đẩy việc thực hiện kế hoạch tiêu thụ sản phẩm ,công ty cần phải làm nhưng việc sau: 1. Quán triệt các nội dung cụ thể của kế hoạch đến các bộ phận Trước khi bắt đầu triển khai thực hiện kế hoạch, Giám đốc Công ty phải quán triệt đầy đủ, sâu sát tư tưởng và nội dung chủ yếu của chiến lược đến các bộ phận liên quan và trong từng thành viên trong công ty. Phải có kế hoạch chi tiết, cụ thể về phân công và phối hợp trong triển khai thực hiện cũng như trong quy định rõ hiện thời gian hoàn thành các nhiệm vụ . Cụ thể công ty cần tiến hành một số công việc sau : Tổ chức một cuộc họp tổng kết báo cáo kết quả kinh doanh năm trước và phổ biến kế hoạch tiêu thụ trong năm nay, giao nhiệm vụ cụ thể cho từng phòng ban. Các đơn vị này phải chịu trách nhiệm thực hiện và báo cáo lại với ban lãnh đạo công ty mọi diễn biến trong quá trình thực hiện và kết quả cuối cùng công ty có thể dùng hình thức khoán đối với các đơn vị, thúc đẩy họ thực hiện tốt nhiệm vụ được giao. Các đơn vị, phòng ban sau khi nhận được bản kế hoạch chính thức phải triển khai phổ biến và phân công công việc cho các thành viên trực thuộc. áp dụng các hình thức bắt buộc, khuyến khích các thành viên trong từng phòng ban. Mỗi phòng ban này phải luôn chú ý đến mục tiêu mà bản kế hoạch đã đề ra và có trách nhiệm góp phần hoàn thành các mục tiêu đó. Tuỳ theo tâm quan trọng và mối liên quan trực tiếp đến kết quả của quá trình tiêu thụ sản phẩm của mỗi đơn vị mà tập trung nhấn mạnh những nội dung cụ thể của mỗi đơn vị cần hoàn thành. Quản lý và giám sát việc thực hiện kế hoạch: Trong quá trình thực hiện kế hoạch tiêu thụ sản phẩm của Công ty tuy đã vạch ra những nội dung và chỉ tiêu cụ thể nhưng trong một môi trường kinh doanh đầy biến động như hiện nay Công ty sẽ không tránh khỏi những khó khăn trở ngại gây ảnh hưởng đến mức độ hoàn thành kế hoạch. Những nhân tố phát sinh tiêu cực có thể là do chủ quan hay do khách quan đem lại. Những nhân tố thuộc chủ quan như sức mạnh về tài chính, nguồn vốn còn thiếu, eo hẹp. Cơ sở hạ tầng, nhà kho còn thiếu chưa đáp ứng được yêu cầu làm giảm khả năng phát triển, có thể làm giảm sút chất lượng, số lượng sản phẩm. Trình độ quản lý và kĩ năng của con người trong từng hoạt động có thể dẫn đến việc chưa phát huy hết khả năng cũng như tính sáng tạo của từng thành viên trong công ty cũng như cường độ làm việc của các thành viên chưa cao, chưa thật nhiệt tính, hết lòng vì công việc, vì Công ty. Những nhân tố thuộc về khách quan gây ảnh hưởng xấu đến việc thực hiện kế hoạch như: sự lớn mạnh của các đối thủ cạnh tranh, sự suy sụp hay thay đổi của các nhà cung ứng, sự thay đổi của các yếu tố kinh tế như cơ cấu sản xuất, phân phối, lạm phát, thất nghiệp, các chính sách tiền tệ, tỷ giá hối đoái, chính sách thuế …; Những biến đổi, phát triển của khoa học công nghệ dẫn đến sự ra đời những sản phẩm thay thế, sản phẩm mới sẽ tác động vào mô thức tiêu thụ và hệ thống phân phối. Những biến đổi bất ngờ về môi trường chính trị, pháp luật như những chính sách, đường lối của Đảng và Nhà nước, đường lối ngoại giao, sự phát triển các quyết định bảo vệ quyền lợi người tiêu dùng, hệ thống luật pháp, sự hoàn thiện và hiệu lực thi hành của nó. Do đó để các chỉ tiêu, nội dung của kế hoạch được hoàn thành ở mức hợp lý nhất Công ty cần phải tiến hành quản lý và giám sát qúa trình thực hiện kế hoạch. Cụ thể: Công ty cần phải quản lý, đôn đốc nhân viên tích cực lao động sáng tạo, vừa thực hiện phần công việc cụ thể được giao vừa thu thập, nắm bắt những thông tin phản hồi nhằm đưa ra các giải pháp tốt để khắc phục những ảnh hưởng bất lợi trong quá trình làm việc. Tiến hành khoán công việc cho mỗi đơn vị, thành viên trong công ty và họ được hưởng quyền lợi theo kết quả mà họ làm được. Đề ra quan điểm, chính sách của Công ty về chế độ thưởng phạt và yêu cầu các thành viên phải thực hiện. Thường xuyên theo dõi, kiểm tra tình trạng làm việc của các đơn vị, cụ thể từng thành viên và có biện pháp xử lý kịp thời nếu có hành vi trái với lợi ích của công ty. Khuyến khích các đơn vị, thành viên trong quá trình thực hiện kế hoạch phải thu thập, xử lý thông tin phản hồi từ bên ngoài để tổ chức nắm bắt và lắng nghe những thông tin đó. Thường xuyên nghiên cứu những diễn biến của thị trường, xây dựng những định mức dự báo để đảm bảo tính chính xác trong từng nội dung, chỉ tiêu của kế hoạch. 3. Kiểm tra, đánh giá việc thực hiện kế hoạch Bước cuối cùng trong quy trình hoàn thiện kế hoạch tiêu thụ sản phẩm là kiểm tra đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch. Để đảm bảo việc kiểm tra có hiệu quả, lãnh đạo công ty cần phải xác định nội dung kiểm tra, đề ra các yêu cầu kiểm tra, định lượng kết quả đạt được, so sánh các kết quả đó so với kế hoạch, xác định các nguyên nhân sai lệch và thông qua biện pháp nhằm chấn chỉnh. Nhiệm vụ đặt ra công ty phải phân tích, đánh giá hoạt động tiêu thụ sản phẩm nhằm xem xét khả năng mở rộng hay thu hẹp thị trường tiêu thụ, hiệu quả hoạt động thực hiện kế hoạch… nhằm kịp thời có các biện pháp thích hợp để thúc đẩy quá trình tiêu thụ sản phẩm. Đánh giá hiệu quả việc thực hiện kế hoạch tiêu thụ có thể xem xét trên các khía cạnh như: tình hình tiêu thụ sản phẩm theo khối lượng, mặt hàng, trị giá, thị trường và giá cả các mặt hàng tiêu thụ. Công ty cần phải đề ra các thủ pháp kiểm tra đối với những yếu tố hoặc kết quả nào được coi là quan trọng của kế hoạch. Phương pháp kiểm tra ở đây có thể thực hiện toàn diện cũng có thể kiểm tra điểm. Công ty cần phải xác định tiêu chuẩn kiểm tra càng rõ ràng càng tốt, vì có một số mục tiêu và kết quả không thể đo lường một cách trực tiếp được nên cần có các chỉ tiêu thay thế hoặc phương pháp định tính. Một trong những nội dung then chốt của công tác kiểm tra đánh giá việc thực hiện kế hoạch là phải tìm ra được nguyên nhân dẫn đến kết quả thực hiện bị sai lệch so với kế hoạch đề ra. Trên cơ sở phân tích vì sao có sự sai lệch giữa thực hiện với chiến lược mới có thể đề ra các biện pháp hành động đúng đắn . Kết quả của công tác kiểm tra, đánh giá của công ty sẽ giúp cho ban giám đốc công ty kịp thời ghi nhận và đánh giá những thành tích, khen thưởng những đơn vị, cá nhân đạt kết quả cao trong quá trình thực hiên kế hoạch, phát hiện kịp thời khâu yếu kém để chấn chỉnh, phê bình. Vấn đề quan trọng đối với công ty là đánh giá lại hệ thống tổ chức thực hiện hiệu quả của thực tiễn, xem xét lại nguồn lực và phân bổ hợp lí hơn các nguồn lực trong quá trình thực hiện kế hoạch tiêu thụ sản phẩm. Kết luận Công ty TNHH Phát triển Công nghệ và Đầu tư là một công ty mới thành lập, hoạt động trong lĩnh vực nhập khẩu và cung ứng, lắp đặt các trang thiết bị công nghệ cao, mang tính mới mẻ. Trong quá trình hoạt động kinh doanh, công ty gặp không ít những khó khăn thách thức cũng như những cơ hội phát triển. Vượt lên những khó khăn như trang thiết bị còn hạn chế, cơ sở vật chất còn kém, vốn ban đầu ít, tập thể cán bộ công nhân viên công ty đã đạt được một số thành tựu nhất định, từng bước đưa hoạt động của công ty đi vào ổn định và làm ăn có hiệu quả. Qua thời gian thực tập tại công ty, được sự giúp đỡ hướng dẫn của cán bộ công nhân viên trong công ty, em đã có được một sự hiểu biết tương đối về sự hoạt động của công ty. Từ đó em đã mạnh dạn đưa ra những kiến nghị và một số giải pháp chung để đẩy mạnh tiêu thụ hàng hoá, phát triển thị trường với hy vọng góp phần nhỏ nhằm khắc phục những khó khăn ban đầu và hạn chế những thiếu sót trong quá trình quản lý hoạt động kinh doanh của công ty. Em xin chân thành cảm ơn thầy giáo Ths. Nguyễn Anh Tuấn cùng cán bộ công nhân viên công ty TNHH phát triển công nghệ và đầu tư đã tận tình giúp đỡ em hoàn thành chuyên đề thực tập này! Tài liệu tham khảo Giáo trình Kinh tế thương mại- PGS.TS. Đặng Đình Đào - PGS.TS. Hoàng Đức Thân - 2001. Chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp trong nền kinh tế thị trường - Đào Duy Hân - NXB Giáo dục - 2000. Giáo trình Quản trị doanh nghiệp thương mại - PGS.TS Hoàng Minh Đường - PTS. Nguyễn Thừa Lộc - NXB Giáo dục - 1999. Chiến lược và sách lược kinh doanh - NXB TP. Hồ Chí Minh - 1999. Marketing căn bản - NXB Thống kê - 2000 Quản trị Marketing - NXB Prentice Hall - 1980. Mục lục