Quy trình đi công tác phòng quản trị nguồn nhân lực phiên bản: 1.0

Logo QUY TRÌNH ĐI CÔNG TÁC Phòng Quản trị nguồn nhân lực Phiên bản: 1.0 Mã tài liệu: . Ngày ban hành: Ngày soát xét cuối: TÁC GIẢ/ NGƯỜI SỬA CUỐI Ngày tháng:____/____/ 20___ Họ tên: Ký tên Chức vụ XEM XÉT NGHIỆP VỤ Ngày tháng:____/____/ 20___ Họ tên: Ký tên Chức vụ: XEM XÉT HỆ THỐNG Ngày tháng:____/____/ 20___ Họ tên: Ký tên Chức vụ PHÊ DUYỆT Ngày tháng:____/____/ 20___ Họ tên Ký tên Chức vụ: ISO 9001:2008 TÀI LIỆU NÀY ĐƯỢC BAN HÀNH TRÊN HỆ THỐNG QUY TRÌNH CÁC PHIÊN BẢN Ngày Phiên bản Phần có sửa đổi Lý do sửa đổi Người sửa 1.0 Tạo mới THAM KHẢO Tên nguồn tham khảo Mục Ghi chú THUẬT NGỮ VÀ VIẾT TẮT Tên thuật ngữ Viết tắt Ý nghĩa Nhân viên Người đi công tác hoặc Trưởng đoàn đi công tác Trưởng phòng Trưởng phòng có nhân viên đi công tác MỤC LỤC Mục đích Quy định trình tự và trách nhiệm thực hiện các thủ tục khi cán bộ, nhân viên đi công tác từ khi có đề nghị đi công tác đến khi hoàn thành chuyến công tác, hoàn thành quyết toán công tác phí và báo cáo sau khi đi công tác về. Phạm vi áp dụng Quy trình áp dụng trên phạm vi toàn các văn phòng trung tâm của Công ty Cổ phần ABC trên cả nước. Nội dung quy trình Sơ đồ quy trình Mô tả chi tiết Đề nghị đi công tác Mục đích Đề xuất nhu cầu đi công tác Trách nhiệm thực hiện Người đi công tác (trong trường hợp đặc biệt Trưởng bộ phận hoặc HR có thể làm thay) Đầu vào Nhu cầu công việc Các bước thực hiện Xem xét nhu cầu công việc, thấy cần phải đi công tác HR, Trưởng phòng, nhân viên trao đổi trước để thống nhất về lịch đi công tác. Lập đề nghị đi công tác trên AMIS.HRM. Có thể dùng smartphone đã cài app AMIS.HRM để lập đề nghị sẽ tiện hơn Yêu cầu/thời gian Chậm nhất 3 ngày trước khi đi công tác Biểu mẫu Đề nghị đi công tác (BM-01) Tài liệu liên quan Định mức ABC Đầu ra Đề nghị đi công tác đã được hoàn thiện chính xác, đầy đủ; dự trù kinh phí chính xác, hợp lý. Trình GĐ phê duyệt Mục đích Thực hiện quyền kiểm soát của GĐ Trách nhiệm thực hiện Phần mềm AMIS.HRM Đầu vào Đề nghị đi công tác đã được gửi bằng phần mềm AMIS.HRM Các bước thực hiện Tiếp nhận Đề nghị đi công tác qua email tự động từ AMIS.HRM gửi đến Xem xét mục đích để duyệt hoặc từ chối trên phần mềm AMIS.HRM. Nếu từ chối quy trình kết thúc tại đây Yêu cầu/thời gian Chậm nhất 02 ngày trước khi đi công tác Biểu mẫu Tài liệu liên quan Quy định quyền hạn ký duyệt tài liệu Đầu ra Đề nghị đi công tác đã được GĐ phê duyệt trên AMIS.HRM Chuẩn bị các giấy tờ đi công tác chuyển cho Nhân viên Mục đích Chuẩn bị các giấy tờ đi công tác cần thiết chuyển cho Nhân viên Trách nhiệm thực hiện HR Đầu vào Đề nghị đi công tác đã được GĐ phê duyệt Các bước thực hiện Soạn Đề nghị đi công tác nước ngoài (nếu cần)/giấy đi đường, giấy giới thiệu trình ký GĐ Chuyển lại toàn bộ giấy tờ (Bao gồm cả đề nghị đi công tác) đã được GĐ ký chuyển lại cho Nhân viên Hướng dẫn nhân viên về cách sử dụng giấy giới thiệu, giấy đi đường; nhắc nhở nhân viên thu thập các chứng từ chi tiêu trong quá trình đi công tác để phục vụ quyết toán công tác phí khi quay về; nhắc nhân viên mang theo CMTND hoặc các giấy tờ cần thiết khác để làm các thủ tục của sân bay, ga tàu... Lưu ý: Nhắc nhở nhân viên kinh doanh tự túc nơi lưu trú và vé tàu xe khi đi công tác địa bàn Yêu cầu/thời gian Chậm nhất 01 ngày trước khi đi công tác Biểu mẫu Mẫu giấy giới thiệu (BM-02) Mẫu giấy đi đường (BM-03)/Mẫu quyết định cử nhân viên đi công tác nước ngoài (BM-04) Tài liệu liên quan Đầu ra Toàn bộ giấy tờ đi công tác đã được chuyển cho nhân viên Chuẩn bị phương tiện đi lại và lưu trú Mục đích Chuẩn bị phương tiện đi lại và chỗ lưu trú cho nhân viên đi công tác (Trừ trường hợp nhân viên kinh doanh đi công tác địa bàn) Trách nhiệm thực hiện HR Đầu vào Đề nghị đi công tác đã được GĐ VP/GĐ TT phê duyệt Các bước thực hiện Liên hệ với Hành chính để mượn xe hoặc liên hệ thuê xe ô tô bên ngoài. Đặt vé máy bay khi nhân viên đi công tác ở xa (Bắc – Trung – Nam) và chuyển lại cho nhân viên Viết email thông báo về chuyến công tác đến các bên liên quan (theo mẫu) Yêu cầu/thời gian Trước khi đi công tác ít nhất 1 ngày Biểu mẫu Mẫu email thông báo lịch công tác (BM-05) Tài liệu liên quan Đầu ra Phương tiện đi lại và thông tin về nơi lưu trú đã được chuẩn bị Email thông báo lịch công tác đến các bên liên quan Tạm ứng công tác phí Mục đích Tạm ứng tiền để chi tiêu trong quá trình đi công tác Trách nhiệm thực hiện Nhân viên Đầu vào Đề nghị đi công tác đã được GĐ phê duyệt Các bước thực hiện Thực hiện theo Quy trình tạm ứng Có thể yêu cầu HR hỗ trợ nếu có khó khăn Yêu cầu/thời gian Chậm nhất 01 ngày trước khi đi công tác Biểu mẫu Tài liệu liên quan Quy trình tạm ứng Đầu ra Phiếu chi tiền tạm ứng công tác phí Đi công tác và thu thập các giấy tờ/chứng từ chi tiêu Mục đích Thực hiện chuyến đi công tác Tập hợp giấy tờ để thanh toán tạm ứng khi công tác về Trách nhiệm thực hiện Nhân viên Đầu vào Nhân viên nhận được tiền và các giấy tờ đi công tác cần thiết Phương tiện đi lại và nơi lưu trú đã được chuẩn bị Các bước thực hiện Tiến hành đi công tác theo đúng kế hoạch và thực hiện các yêu cầu của Trưởng phòng Thu thập các giấy tờ/chứng từ chứng minh việc chi tiêu trong suốt quá trình đi công tác (phục vụ cho việc quyết toán công tác phí sau khi đi công tác về) Yêu cầu/thời gian Nhân viên đi công tác theo kế hoạch đã được ký duyệt Chậm nhât 3 ngày sau khi đi công tác về nhân viên phải chuẩn bị toàn bộ chứng từ thanh toán Biểu mẫu Tài liệu liên quan Đầu ra Chuyến công tác kết thúc Toàn bộ giấy tờ/chứng từ chi tiêu trong quá trình đi công tác Làm thủ tục quyết toán công tác phí Mục đích Hoàn thành thủ tục quyết toán công tác phí Trách nhiệm thực hiện Nhân viên, HR Đầu vào Toàn bộ chứng từ nhân viên đi công tác tập hợp được Các bước thực hiện Nhân viên tập hợp toàn bộ giấy tờ/chứng từ thanh toán HR có trách nhiệm nhắc nhở nhân viên tập hợp chứng từ thanh toán; hỗ trợ, kiểm tra chứng từ thanh toán và ký và đề nghị thanh toán tạm ứng trước khi nhân viên làm thủ tục quyết toán với kế toán Nhân viên thực hiện thủ tục quyết toán công tác phí tạm ứng theo Quy trình thanh quyết toán tạm ứng Yêu cầu/thời gian Chậm nhất 10 ngày làm việc sau khi đi công tác về Biểu mẫu Tài liệu liên quan Quy trình thanh toán tạm ứng Đầu ra Phiếu thu/phiếu chi thanh quyết toán tạm ứng công tác phí Báo cáo kết quả chuyến công tác Mục đích Báo cáo kết quả công tác cho Trưởng phòng Trách nhiệm thực hiện Nhân viên Đầu vào Chuyến công tác kết thúc Các bước thực hiện Lập báo cáo tình hình đi công tác Yêu cầu/thời gian Chậm nhất 3 ngày sau khi đi công tác về Biểu mẫu Mẫu báo cáo kết quả đi công tác Tài liệu liên quan Đầu ra Báo cáo kết quả đi công tác Hồ sơ/ Phụ lục PL Tên Mã Loại Thời gian lưu trữ Bộ phận lưu Đề nghị đi công tác BM-01 S 2 năm HR trên phần mềm AMIS.HRM Giấy giới thiệu BM-02 H 2 năm HR x Giấy đi đường BM-03 H 2 năm HR x Quyết định đi công tác nước ngoài BM-04 H 2 năm HR x Báo cáo kết quả chuyến công tác BM-06 H 2 năm Bộ phận Phụ lục BM-03 CÔNG TY CỔ PHẦN ABC ______________ CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc __________ Số: ....../20.../GĐĐ-ABC , ngày .... tháng ...... năm 20... V/v: ................................................... GIẤY ĐI ĐƯỜNG Cấp cho các ông bà có tên trong danh sách sau: Họ và tên Chức vụ Bộ phận Vai trò Trưởng đoàn Quá trình đi công tác: NƠI ĐI VÀ ĐẾN Ngày giờ đi Ngày giờ đến Chứng nhận của nơi đi/nơi đến (ký tên/đóng dấu1) Ngày đi từ Công ty .............................. .............................. .............................. Nơi đến:....................... .............................. .............................. .............................. Nơi đến:....................... .............................. .............................. .............................. Ngày về Công ty .............................. .............................. .............................. Ghi chú2: Tổng số ngày đi công tác: Tổng số người đi công tác: TỔNG GIÁM ĐỐC 1Nhân sự ký xác nhận ngày xuất phát và ngày về Công ty/Các cơ quan nơi đến thì phải có con dấu 2Trưởng đoàn xác nhận việc đi sớm, về muộn của thành viên trong đoàn (nếu có) Phụ lục BM-04 CÔNG TY CỔ PHẦN ABC _____________ Số: .../20.../QĐ-ABC V/v cử cán bộ đi công tác nước ngoài CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ________________ ..., ngày ... tháng ... năm ... TỔNG GIÁM ĐỐC CÔNG TY CỔ PHẦN ABC Căn cứ vào điều lệ thành lập Công ty Cổ phần ABC đã được các thành viên Hội đồng Quản trị thông qua ngày 20/03/2002; Căn cứ thư mời của... Căn cứ vào nhu cầu công việc, vị trí nhân sự trong công ty; QUYẾT ĐỊNH Điều 1. Cử ông/bà ... đi công tác tại ... từ ngày ...đến ngày... về việc ... Điều 2. Chi phí công tác do Công ty chi trả toàn phần. Điều 3. Ông/bà... , Phòng Quản trị Nguồn nhân lực, Phòng Hành chính, và Ban Tài chính có trách nhiệm thực hiện quyết định này Nơi nhận: - Như điều 3; Lưu: VT. TỔNG GIÁM ĐỐC