Phát triển tài nguyên số để trở thành một thư viện đặc thù (phục vụ đào tạo sau Đại học)

BẢN TIN THƯ VIỆN - CÔNG NGHỆ THÔNG TIN THÁNG 8/2012 4 PHÁT TRIỂN TÀI NGUYÊN SỐ ĐỂ TRỞ THÀNH MỘT THƯ VIỆN ĐẶC THÙ (phục vụ đào tạo sau đại học) PGS. TS VƯƠNG TOÀN (Nguyên PVT Viện Thông tin Khoa học Xã hội) 1. Trung tâm Thông tin - Tư liệu - Thư viện thuộc Học viện Khoa học Xã hội với nhiệm vụ đào tạo sau đại học Được thành lập theo Quyết định số 35/QĐ-TTg ngày 10/1/2010 của Thủ tướng Chính phủ, Học viện Khoa học Xã hội (KHXH) là cơ sở giáo dục có chức năng và nhiệm vụ chính là đào tạo và cấp văn bằng thạc sĩ (ThS) và tiến sĩ (TS) về KHXH, và cũng từ đây, nó đảm nhiêm việc quản lý thống nhất các hoạt động đào tạo sau đại học của các cơ sở đào tạo (đã hoạt động trước đây, vốn là các viện chuyên ngành hay khu vực) thuộc Viện KHXH Việt Nam1. Đặt trong hệ thống các thư viện thuộc cơ quan ngang Bộ này, Trung tâm Thông tin – Tư liệu – Thư viện (dưới đây, gọi tắt là Trung tâm) mới ra đời theo Quyết định số 231/QĐ-HVKHXH ngày 18/4/2011 của Giám đốc Học viện Khoa học Xã hội (Học viện). Đối tượng phục vụ của Trung tâm bao gồm cán bộ giảng dạy và học viên cao học, nghiên cứu sinh và những người đang ôn tập chuẩn bị đăng kí theo học chương 1 thieu-Hoc-vien-khoa-hoc-xa-hoi-17 trình sau đại học tại 21 Khoa của Học viện, nhằm hoàn thành “chức năng phục vụ hoạt động đào tạo và nghiên cứu khoa học trong lĩnh vực Thông tin – Tư liệu – Thư viện; triển khai ứng dụng các tiến bộ khoa học và công nghệ nhằm tổ chức, xây dựng, quản lý và khai thác có hiệu quả nguồn Thông tin – Tư liệu của Trung tâm; hướng dẫn và quản lý công tác quyền sở hữu trí tuệ của Học viện theo các quy định của pháp luật”. Ngoài nguồn sách báo và tạp chí về các ngành KHXH và nhân văn trực tiếp mua, tài nguyên thông tin của Trung tâm còn được bổ sung từ nguồn ấn phẩm của Nhà xuất bản KHXH, và từ nhiều cá nhân biếu tặng, đặc biệt là đã được nhận bàn giao toàn bộ số sách và tạp chí từ quỹ Ford (trong một chương trình hỗ trợ Viện KHXH Việt Nam, qua Ban Hợp tác Quốc tế). Trung tâm cũng được giao nhiệm vụ thu nhận các giáo trình, bài giảng và sản phẩm của các đề tài nghiên cứu khoa học các cấp mà Học viện là cơ quan chủ quản (lâu nay được lưu trữ ở Ban Quản lý Khoa học). Đây cũng là nguồn thông tin nội sinh quan trọng có thể số hoá và đưa BẢN TIN THƯ VIỆN - CÔNG NGHỆ THÔNG TIN THÁNG 8/2012 5 vào cơ sở dữ liệu (CSDL) phục vụ bạn đọc thông qua thư viện điện tử của Học viện. Sau một năm hoạt động, gần 8.000 đơn vị sách báo và tạp chí đã được đăng kí và đưa vào CSDL, thuận tiện cho tìm kiếm thông tin. Đặc biệt là kho luận văn ThS và luận án TS hiện đã tập hợp được gần 500 đơn vị tài liệu2. Phòng đọc của Trung tâm hiện có 14 tên báo và 30 tên tạp chí (trong đó có 25 tạp chí của Viện KHXH Việt Nam). Bạn đọc hiện nay đã có thể khai thác trực tiếp gần 10 ngàn đơn vị tài liệu tại Trung tâm phục vụ cho việc giảng dạy và học tập sau đại học3. Trong đường hướng hoạt động thông tin – thư viện phi tập trung hóa ở cơ quan ngang Bộ này [Xem; Vương Toàn (2010)], Trung tâm cần tạo cho mình (những) tài nguyên thông tin đặc thù, và đương nhiên hoạt động của nó cũng cần có những nét đặc thù so với các thư viện đã có, với tinh thần mỗi thư viện cần tạo cho mình (những) tài nguyên thông tin đặc thù - Chúng tôi muốn chia sẻ quan niệm này đối với hoạt động thư viện của một học giả, đó là GS triết học Trần Văn Đoàn, Việt kiều ở Đài Loan trong buổi thuyết trình tại Viện Thông tin KHXH. Với suy nghĩ ấy, chúng tôi muốn chỉ ra trong bài viết này những lý do để Trung tâm nên coi việc phát triển tài 2 Nghĩa là mới chỉ bắt đầu công việc này, vì được biết: “Tính đến tháng 12 năm 2009, Viện KHXH Việt Nam đã đào tạo được trên 1800 TS và ThS về KHXH và hiện đang đào tạo 1300 TS và ThS trong đó có 739 TS và 561 ThS». 3 Thông tin do Mai Kim Hạnh, Phó Giám đốc phụ trách Trung tâm này cung cấp (tháng 5/2012). nguyên số, nhằm trở thành một thư viện đặc thù, có chỗ đứng xứng đáng trong hệ thống các thư viện ở cơ quan ngang Bộ này nói riêng, ở Việt Nam nói chung. 2. Phát triển tài nguyên thư viện số, góp phần đào tạo các chuyên gia tương lai về KHXH Nhằm góp phần phục vụ việc đào tạo sau đại học ở Học viện, cần ứng dụng những thành quả tiên tiến của công nghệ thông tin vào hoạt động thư viện: coi việc phát triển tài nguyên thư viện số như một loại tài nguyên thông tin đặc thù ở Trung tâm này, vì những lý do sau đây: 2.1. Để hoàn thành tốt các chức năng và nhiệm vụ được giao Phát triển tài nguyên thư viện nằm trpng sáu nhiệm vụ chính được Trung tâm được giao, đó là thực hiện các hoạt động "Bổ sung và phát triển nguồn thông tin về KHXH ở trong nước và nước ngoài nhằm đáp ứng nhu cầu giảng dạy, học tập, nghiên cứu khoa học và chuyển giao công nghệ của Học viện" và "Tổ chức xử lý, sắp xếp, lưu trữ, bảo quản các loại tài liệu; xây dựng hệ thống tra cứu thích hợp, thiết lập mạng lưới truy cập và tìm kiếm thông tin tự động hóa, xây dựng hệ thống CSDL, tạo thuận lợi cho việc tra tìm tài liệu của cán bộ nghiên cứu, giảng dạy và học viên của Học viện". Việc phát triển tài nguyên số sẽ mang lại cho Trung tâm nét đặc trưng của một thư viện hiện đại, bởi trong xã hội thông tin, vốn tài liệu thu thập không nhất thiết ở dạng giấy mà có thể / và nên là ở dạng số hoá. Thư viện hiện đại phục vụ giảng viên và nhất là học viên và nghiên cứu sinh cũng hết sức dễ dàng, vì khả năng tiếp cận với các phương tiện mang tin hiên BẢN TIN THƯ VIỆN - CÔNG NGHỆ THÔNG TIN THÁNG 8/2012 6 đại của thế hệ nghiên cứu trẻ nay đã khác xưa rất nhiều. Như thế, các nhiệm vụ trên sẽ được thực hiện tốt, nếu Trung tâm phát triển tài nguyên thư viện số, cũng là ưu thế của một đơn vị mới ra đời trong một cơ quan khoa học có truyền thống lịch sử tuy mới hơn nửa thế kỷ, nhưng có những tài liệu đã được lưu trữ ở thư viện từ hơn một thế kỷ. 2.2. Để phát huy thế mạnh của một thư viện “sinh sau đẻ muộn, nhưng đông anh chị” Là một cơ sở thư viện mới ra đời, nguồn nhân lực và tài chính của Trung tâm dù có được ưu tiên thì cũng còn hết sức hạn chế, lại cần và phải đáp ứng nhu cầu đa dạng về chuyên sâu của người dùng tin (NDT), trong khi đã có 30 thư viện tại các viện chuyên ngành hay khu vực (mà phần lớn vốn là cơ sở có truyền thống đào tạo sau đại học) và lại có Thư viện điện tử (dù chỉ là một thư viện ảo, không xác định đối tượng phục vụ riêng) trực thuộc Viện KHXH Việt Nam, trong số đó đặc biệt là Thư viện KHXH với truyền thống trăm năm, đã lưu trữ được hàng triệu đơn vị tài liệu [Xem; Hồ Sĩ Quý - Vương Toàn (2010)], nhiều CSDL đã được xây dựng và đưa vào khai thác. Cũng cần phải nói ngay rằng tài nguyên thông tin được sưu tập từ lâu, với số lượng lớn và từng bước được số hóa không chỉ có ở Thư viện KHXH mà một số thư viện chuyên ngành hay khu vực, ví như: Viện Văn học, Viện Sử học, Viện Kinh tế Việt Nam, Viện Dân tộc học, Viện Nghiên cứu Tôn giáo, và Thư viện KHXH tại TP Hồ Chí Minh. Nhiều tài liệu chắc chắn chỉ có ở Viện Khảo cổ học, Viện Nghiên cứu Hán Nôm, Trung tâm được giao nhiệm vụ “Liên kết và hợp tác với các Thư viện, các cá nhân trong nước và nước ngoài, trước hết của Viện KHXH Việt Nam để trao đổi nguồn lực thông tin, kinh nghiệm chuyên môn nhằm đáp ứng nhu cầu đào tạo và nghiên cứu khoa học của Học viện; tham gia các mạng thông tin thư viện Trong mối tương quan ấy, công việc của Trung tâm là phối hợp các nguồn lực con người và tài chính với tài nguyên thông tin để xây dựng (những) CSDL thư mục tích hợp. Đương nhiên, chúng ta đều hiểu thư viện hiện đại không phải chỉ cần dàn máy tính nối mạng, một vài CSDL được gọi là tích hợp nhưng mới chỉ gồm những dữ liệu được tich (từ nhiều nguồn) mà chưa hợp được (một khi các biểu ghi cho những tài liệu giống hệt nhau, được tích vào những đợt nhập tin khác nhau, vẫn nằm ở những vị trí khác nhau). Do là một thư viên phục vụ đào tạo sau đại học, ngoài những chuyên ngành của Học viện KHXH, còn phải chú ý đến những thông tin khoa học liên ngành. Là một thư viện phục vụ đào tạo sau đại học, Trung tâm cần xây dựng và kết nối với các CSDL về một số chủ đề then chốt nhất định mà KHXH và nhân văn thường quan tâm. Ngoài phần miêu tả thư mục, có tóm tắt và/hoặc toàn văn ở dạng số hoá, với những tài liệu dự tính nhiều NDT cần tham khảo và sao chụp. Đưong nhiên, đã là CSDL thì cần có kế hoạch thường xuyên bổ sung và cập nhật . Nguồn thu thập được xác định là gồm những tư liệu do các cơ quan, tổ chức, tập thể, cá nhân trong và ngoài nước xuất bản (hoặc công bố) hiện đang được các cơ quan, tổ chức, cá nhân ở trung ương và địa phương lưu giữ, đặc biệt là luận BẢN TIN THƯ VIỆN - CÔNG NGHỆ THÔNG TIN THÁNG 8/2012 7 văn ThS và luận án TS về KHXH và nhân văn. Nội dung dữ liệu thư mục rất cần có (các) địa chỉ tài liệu,vì chúng giúp ta xác định tài liệu có thể khai thác được tại cơ quan lưu trữ nào, đang nằm ở chỗ/kho nào, ký hiệu là bao nhiêu. Như thế, người cần có thể phát huy mọi khả năng cá nhân để tiếp cận cho được, khi Trung tâm không thể thu thập và/hoặc chưa đủ điều kiện số hoá toàn văn. Nếu tài liệu được biết chỉ là của cá nhân thì ta cũng có thể chỉ rõ, vì như vậy, người cần có thể tìm ra những mói quan hệ riêng. Được biết, lâu nay trên thị trường đã có không ít công trình thư mục khá đồ sộ nhưng giá trị sử dụng còn hạn chế: do không có yếu tố (các) địa chỉ tài liệu nên bạn đọc khó tìm đến tài liệu toàn văn, vì không biết nơi lưu trữ. Tính chất đặc thù này có thể dược thể hiện ở vốn tài liệu quý hiếm về các lĩnh vực chuyên ngành của cơ sở đào tạo (nhờ ưu thế được biếu tặng hay trao đổi mà ít nơi có được, hay có nhưng thường không đầy đủ, thiếu hệ thống, không thành bộ, đủ tập - ở đây là do Trung tâm được quyền “thu nhận các tài liệu do Học viện xuất bản, công trình nghiên cứu khoa học các cấp đã dược nghiệm thu, tài liệu các dự án, hội nghị, hội thảo khoa học, chương trình đào tạo, giáo trình, luận văn ThS, luận án TS”, do có quyền “cấp giấy xác nhận đã nộp luận văn ThS, luận án TS cho học viên cao học và nghiên cứu sinh” được đào tạo tại Học viện, cùng với các ấn phẩm tài trợ, biếu tặng, tài liệu trao đổi giữa các thư viện. Để hấp dẫn người sử dụng, một khi phải tồn tại trong thể thống nhất nhưng không thể sáp nhập, nên cần duy trì tính đa dạng trong khác biệt, Trung tâm phải thể hiện rõ tính chất đăc thù, nhất là ở tài nguyên thư viện số, nhằm phục vụ những tìm kiếm thông tin cho (những) nghiên cứu cũng đặc thù, đó là các luận văn/luận án về KHXH và nhân văn. Để tránh cho việc trùng lặp ngay từ khâu lựa chọn đề tài, cũng nên thường xuyên cập nhật thông tin về các đề tài luận văn/luận án đã được một cơ sở đào tạo chấp nhận và đang được tiến hành, ít nhất là CSDL toàn bộ các luận văn và luận án về KHXH đã được bảo vệ từ trước đến nay (tại các cơ sở đào tạo nay thuộc Học viện và các cơ sở đào tạo khác cũng có (các) chuyên ngành này và các chuyên ngành có liên quan) gồm những thông tin thư mục, tóm tắt và cả nguyên văn (full text) - có thể hoàn thiện dần dần, nhưng thông tin cung cấp phải luôn chính xác. Cần lưu ý rằng một CSDL dù được thực hiện tổt đến đâu thì vẫn cần có ngay kế hoạch (và cùng với nó là nguồn tài chính) cho việc bổ sung và cập nhật. Để thu hút những người quan tâm, nên thông tin về các buổi bảo vệ (dù đã được đăng báo, theo quy định). Xin nêu một ví dụ : Trong buổi bảo vệ chính thức luận án TS ngày 04/8/2012 tại Học viện KHXH, một thành viên của Hội đồng cho biết thông tin về luận án này đã khiến cho một nữ nghiên cứu sinh ở một Học viện nọ phải thay đôi đề tài luận án của mình (vì có sự trùng lặp hoàn toàn ngẫu nhiên), dù đã được cơ sở đào tạo này cho phép triển khai từ một năm nay. 2.3. Phát huy lợi thế của công nghệ thông tin trong xã hội hiện dại Trong đời sống xã hội hiện nay, do những tiện ích của công nghệ thông tin được sử dụng phổ biến, cách đánh giá của người sử dụng đối với thư viện đã khác trước rất nhiều. Vì thế, nếu có nói đến một BẢN TIN THƯ VIỆN - CÔNG NGHỆ THÔNG TIN THÁNG 8/2012 8 cuộc "cách mạng trong hoạt động thư viện" kể cũng không có gì là quá đáng! Thật vây, một thư viện ngày nay được NDT xem là quý không hẳn chỉ vì cơ sở đó sở hữu (những) toà nhà đồ sộ có hệ thống điều hoà nhiệt độ chung cho các phòng đọc và tra cứu/tham khảo, với số lượng rất lớn tài liệu đang lưu giữ mà nhiều NDT phải đến tân nơi khai thác. Giờ đây, với các phương tiện kỹ thuật truyền thông hiện đại, ta có thể gắn với thư viện truyền thống một thư viện điện tử mà nhiều người có thể cùng sử dụng khai thác, khi thư viện cho phép truy cập từ xa, ngay cả vào kho tài nguyên thông tin quý hiếm, có thể nói là đặc thù, đương nhiên là với chế độ khai thác hợp lý, kiểu như eLibraryUSA. Như vây,Trung tâm cần hình thành (những) kho tài nguyên thông tin đặc thù, đáp ứng nhu cầu riêng của việc day - học ở cơ sở đào tạo sau đại học này, đồng thời phối hợp khai thác các nguồn tài nguyên thông tin của các đơn vị bạn (trong và ngoài hệ thống đại học, theo những quy định và thoả thuận sử dụng hợp lý, ở những mức độ khác nhau). Và đương nhiên là thư viện nào có (những) kho tài nguyên thông tin đặc thù, thì chính là nhờ chúng, việc chia sẻ thông tin trở nên bình đẳng hơn, một khi trong hợp tác các bên cùng có lợi, và điều đó phù hợp với quy luật của nền kinh tế thị trường. Phát triển tài nguyên thư viện số tại Trung tâm là cách làm khoa học, tận dụng những thành quả hiện đại của công nghệ thông tin, cho phép Trung tâm này trong một thời gian ngắn nhất có thể thỏa mãn nhu cầu của NDT, do có thể liên kết với tất cả các cơ sở thông tin – thư viện ở Viện KHXH Việt Nam, vốn có truyền thống hoạt động phi tập trung hóa. Là một thư viện phục vụ đào tạo sau đại học, Trung tâm có thể tổ chức tốt các dịch vụ thư viện hỗ trợ khai thác và phát triển tài nguyên thông tin cho NDT là các cá nhân nhà nghiên cứu chuyên sâu, vì đây chắc chắn là những người biết đánh giá đúng mức giá trị của thông tin (khoa học và cập nhật), lại có năng lực tài chính nhưng thiếu thời gian (đôi khi cũng thiếu cả kinh nghiệm tra cứu).cho việc tìm kiếm và khai thác kịp thời, trong một khoảng thời gian nhất định (trước khi hoàn thành luận văn/luận án). Như thế, Trung tâm có thể cung cấp cả tài liệu dưới dạng số hóa phục vụ cho nghiên cứu, ngoài việc bán giáo trình (của Học viện và các cơ sở đào tạo khác). 3. Kết luận Không chỉ phục vụ người học và giảng viên trong Học viên, khi Trung tâm trở thành môt thư viện hiện đại, với những tài nguyên thông tin đặc thù thì đây sẽ là một địa chỉ tìm tin cần tiếp cận đối với các nhà KHXH và nhân văn ở các cơ sở đào tạo khác trong nước và thế giới - ít ra là đối với các học giả quan tâm đến nghiên cứu về Việt Nam. Đương nhiên, ngoài đối tượng chính là giảng viên và sinh viên trong Học viện, Trung tâm muốn trở thành thư viện sau đại học đẳng cấp quốc tế không chỉ phục vụ quốc gia (một khi các chuyên gia trong nước muốn có được những thông tin chính thức và đầy đủ) mà còn có đủ khả năng đáp ứng nhu cầu thông tin của đồng nghiệp và sinh viên quốc tế (trong những chương trình hợp tác nghiên cứu và giảng dạy) giữa các tổ chức đại học quốc gia BẢN TIN THƯ VIỆN - CÔNG NGHỆ THÔNG TIN THÁNG 8/2012 9 TÀI LIỆU THAM KHẢO 1. Hồ Sĩ Quý - Vương Toàn chb (2011).- Thư viện khoa học xã hội. Hà Nội, Nxb Khoa học xã hội, 392 tr. 2. Vương Toàn (2007).- Thư viện khoa học với tài nguyên thông tin đặc thù. "Bản tin Thư viện - Công nghệ thông tin". Trường ĐH Khoa học Tư nhiên TP Hồ Chí Minh, tháng 10, tr. 9-13. 3. Vương Toàn (2010).- Phi tập trung hoá hoạt động thông tin - thư viện và chia sẻ tài nguyên thông tin ở Viện Khoa học Xã hội Việt Nam. "Bản tin Thư viện - Công nghệ thông tin". Trường ĐH Khoa học Tư nhiên TP Hồ Chí Minh, tháng 12, tr. 38-43. 4. Vương Toàn (2012).- Dịch vụ thư viện: Kinh nghiệm về hỗ trợ khai thác và phát triển tài nguyên thông tin. Bản tin Thư viện - Công nghệ thông tin, tháng 6, tr. 32-38. và quốc tế hoặc giữa các chuyên gia hoặc nhà khoa học. Ngoài nỗ lực của đội ngũ cán bộ tại Trung tâm, cần tranh thủ sự ủng hộ của bên ngoài và bên trong Viện KHXH Việt Nam đến mức tối đa để tạo điều kiện thuân lợi nhất cho việc thực hiện (những) dự án khả thi nhất. Với một cơ sở thư viện non trẻ, đôi khi việc tranh thủ sự cộng tác của những người có kinh nghiệm không chỉ là cần thiết mà có tính kinh tế cao, bởi có thể tiết kiệm thời gian và ngân sách hơn nhiều. Trong những hoàn cảnh nhất định, những gợi ý và đề xuất hợp lý của (nhiều) chuyên gia với cấp trên hoặc đối tác thường mang tính khách quan nên dễ được chấp nhận hơn (chẳng hạn như việc một Trung tâm thư viện đại học lớn đã nhận được một dự án không nhỏ của quỹ hỗ trợ thư viện từ nước ngoài, sau khi Ban Giám đốc và nhà tài trợ được nghe những phân tích của các chuyên gia tư vấn). Viết đến đây, tôi liên tưởng đến nhận xét rất xác đáng của một nữ ThS thư viện học: “Chính sách mà lãnh đạo đề ra cho một cơ quan đôi khi làm cho cơ quan đó hoặc phát triển hoặc dậm chân tại chỗ, thậm chí còn trở thành lạc hậu so với thời đại”. Hà Nội Tháng 8/2012