Luận văn Xây dựng hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại phòng quản lý đại lý của công ty bảo việt Hà Nội

Luận văn Xây dựng HTTT quản lý nhân sự tại phòng Quản lý Đại lý của Công ty Bảo Việt Hà Nội LỜI NÓI ĐẦU Trong lịch sử phát triển của các hình thái kinh tế - xã hội, con người luôn được coi là nhân tố quan trọng nhất, quyết định sự tồn tại và phát triển của xã hội. Trong mọi thời đại, con người luôn là chủ thể sáng tạo ra mọi của cải, vật chất, văn hóa và xã hội. Trong lịch sử dựng nước và giữ nước của dân tộc ta thì vai trò của nhân tố con người cũng đã được chứng minh và khảng định Ngày nay, công nghệ thông tin được coi là công nghệ mũi nhọn hàng đầu. Việt Nam cũng đã và đang phát triển công nghệ này và cũng đạt được một số thành quả nhất định. Việc áp dụng công nghệ thông tin và mọi lĩnh vực đều mang lại sự phát triển vượt trội. Nó thực sự thúc đẩy các ngành càng phát triển nhanh hơn, hiệu quả hơn và chính xác hơn. Việc áp dụng các thành tựu của khoa học kỹ thuật nói chung và thành tựu của công nghệ thông tin nói riêng vào việc công tác quản lý không ngừng phát triển. Công tác quản lý ngày càng được nhiều các công ty và các đơn vị quan tâm. Tuy nhiên yếu tố quan trọng là cách thức sử dụng như thế nào để hệ thống đó đạt hiệu quả cao nhất. Quy mô, tính phức tạp của công việc ngày nay càng cao nên xây dựng hệ thống thông tin quản lý không chỉ là việc lập trình đơn giản mà phải xây dựng một cách hệ thống. Chính vì vậy hầu hết các công ty đề cần có một công nghệ quản lý về mọi mặt trong công ty, trong đó không thể thiếu quản lý nhân sự. Việc quản lý nhân sự ảnh hưởng rất lớn đến hoạt động và sự tồn tại của bất kỳ công ty nào, chúng có tầm ảnh hưởng đến đến sự phát triển của công ty. Nhưng tuỳ thuộc vào mô hình của các công ty mà họ đưa ra cho mình một cách quản lý hợp lý Sau một thời gian tìm hiểu tại phòng Quản lý Đại lý của Công ty Bảo Việt Hà Nội em nhận thấy công ty vẫn đang quản lý nhân sự bằng phần mền MS Word và Exel. Việc quản lý như vậy tốn rất nhiều thời gian và công sức. Khi mới thành lập phòng số lượng cán bộ và đại lý còn hạn chế thì việc quản lý này vẫn tối ưu. Nhưng trong những năm gần đây công ty phát triển và mở rộng kênh phân phối vì vậy số lượng cán bộ, nhân viên và đại lý trong công ty ngày càng tăng lên thì việc quản lý này gặp nhiều khó khăn. Em nhận thấy việc quản lý nhân sự trong công ty bằng Word và Excel còn nhiều hạn chế vì chính vì vậy đó là lý do em chọn đề tài “Xây dựng HTTT quản lý nhân sự tại phòng Quản lý Đại lý của Công ty Bảo Việt Hà Nội.” để nghiên cứu trong suốt quá trình thực tập Mục đích nghiên cứu của luận văn. CHƯƠNG I TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY BẢO VIỆT HÀ NỘI I. SỰ RA ĐỜI VÀ PHÁT TRIỂN CỦA BẢO VIỆT HÀ NỘI Công ty Bảo Việt Hà Nội, được thành lập từ năm 1980 theo quyết định số 1125/QĐ - TCCB ngày 17/11/1980 của Bộ Tài chính. Tên công ty: Công ty Bảo Việt Hà Nôi. Tên tiếng anh: BAOVIET INSURANCE Địa chỉ công ty: Số 15C, Trần Khánh Dư, Hoàn Kiếm, Hà Nội. Giám đốc: Đinh Hồng Hải Điện thoại: (84.4) 3.933395 fax: (84.4) 3.8267663 Web site: www.baoviet.com.vn Email: hn-pnt@baoviet.com.vn Công ty Bảo hiểm Hà Nội (nay là Bảo Việt Hà Nội) được thành lập từ năm 1980 theo quyết định số 1125/QĐ - TCCB ngày 17/11/1980 của Bộ Tài chính. Trước hết, BV - HN là một đơn vị trực thuộc Tổng công ty Bảo hiểm Việt Nam (Bảo việt), là đơn vị đứng đầu trong tổng số 62 đơn vị thành viên. Do đó đã nhận được sự ủng hộ và quan tâm chỉ đạo sát sao của Tổng công ty bảo hiểm Việt Nam kể cả về người lẫn cơ sở vật chất như cải tạo văn phòng, mua trụ sở quận, huyện. Đến nay Bảo việt Hà Nội đã thành lập các văn phòng trực thuộc tại tất cả các quận, huyện trên địa bàn thành phố để kinh doanh khai thác các dịch vụ bảo hiểm. Với khả năng tài chính lớn mạnh, với những kinh nghiệm lâu năm cùng với sự nỗ lực hết sức của mình, Bảo việt đã góp phần không nhỏ vào sự đảm bảo an toàn, sự bồi thường thiệt hại cũng như sự ổn định sản xuất và đời sống. Để phục vụ nhu cầu bảo hiểm đa dạng của các tổ chức kinh tế, các nhà đầu tư cũng như mọi thành phần kinh tế khác. Bảo việt Hà Nội đã không ngừng nghiên cứu và triển khai các loại hình nghiệp vụ bảo hiểm mới. Hiện nay những dịch vụ mà Bảo Việt Hà Nội cung cấp cho khách hàng luôn là những dịch vụ có chất lượng cao "phục vụ khách hàng một cách tốt nhất để phát triển" luôn được coi là phương châm hành động của toàn thể đội ngũ cán bộ công nhân viên Bảo Việt Hà Nội. Chính nhờ rộng mà Bảo Việt Hà Nội ngày càng trở lên vững mạnh và phát triển. Hiện nay Bảo Việt đang tiến hành những nghiệp vụ bảo hiểm sau: - Bảo hiểm hàng hoá nhập khẩu - Bảo hiểm hàng hoá xuất khẩu - Bảo hiểm hàng hóa vận chuyển nội địa - Bảo hiểm thân tàu biển - Bảo hiểm trách nhiệm chủ tàu biển - Bảo hiểm thân tàu sông - Bảo hiểm trách nhiệm tàu sông - Bảo hiểm trách nhiệm chủ đóng tàu - Bảo hiểm tài sản trong khai thác dầu khí - Bảo hiểm máy bay cánh bằng - Bảo hiểm trách nhiệm chủ sân bay - Bảo hiểm hàng không khác - Bảo hiểm mọi rủi ro xây dựng - Bảo hiểm mọi rủi ro lắp đặt - Bảo hiểm máy móc - Bảo hiểm thiết bị điện tử - Bảo hiểm máy móc thiết bị xây dựng - Bảo hiểm hoả hoạn và các rủi ro đặc biệt - Bảo hiểm mọi rủi ro trong công nghiệp - Bảo hiểm tổn thất vật chất bất ngờ - Bảo hiểm tiền - Bảo hiểm trộm cắp - Bảo hiểm nhà tư nhân - Bảo hiểm hỗn hợp văn phòng - Bảo hiểm gián đoạn kinh doanh sau cháy hoặc tổn thất - Bảo hiểm Cháy nổ bắt buộc - Bảo hiểm trách nhiệm sản phẩm - Bảo hiểm trách nhiệm công cộng - Bảo hiểm trách nhiệm công cộng và sản phẩm dạng mới - Bảo hiểm lòng trung thực - Bảo hiểm trách nhiệm Hole in one - Bảo hiểm trách nhiệm nghề nhiệp với bệnh viện, bác sỹ - Bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp luật sư - Bảo hiểm trách nhiệmnghề nghiệp kiến trúc sư và kỹ sư tư vấn - Bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp môi giới Bảo hiểm - Bảo hiểm trách nhiệm khác - Bảo hiểm vật chất ôtô - Bảo hiểm vật chất môtô - Bảo hiểm trách nhiệm dân sự chủ xe ôtô bắt buộc - Bảo hiểm trách nhiệm dân sự chủ xe môtô bắt buộc - Bảo hiểm trách nhiệm chủ xe đối với hành khách - Bảo hiểm trách nhiệm chủ xe đối với hàng hóa vận chuyển trên xe - Bảo hiểm trách nhiệm dân sự chủ xe ôtô tự nguyện - Chương trình HIP - Bảo hiểm tại nạn con người 24h/24h - Bảo hiểm kết hợp con người - Bảo hiểm tai nạn con người theo mẫu đơn Cologn Re - Bảo hiểm sức khoẻ con người mức cao - Bảo hiểm trợ cấp nằm viện phẫu thuật - Bảo hiểm sinh mạng cá nhân - Bảo hiểm tai nạn hành khách - Bảo hiểm toàn diện học sinh - Bảo hiểm tai nạn thuỷ thủ thuyền viên - Bảo hiểm bồi thường cho người lao động - Bảo hiểm tai nạn lái phụ xe và người ngồi - Bảo hiểm tai nạn người ngồi trên xe môtô - Bảo hiểm khách du lịch - Bảo hiểm cho người Việt Nam du lịch nước ngoài ngắn hạn - Bảo hiểm chi phí y tế và vận chuyển y tế cấp cứu - Bảo hiểm chăm sóc sức khỏe cho người đình sản - Bảo hiểm sức khỏe thành tài - Bảo hiểm Vietnam Care - Bảo hiểm Aon Care - Bảo hiểm Aon Premier Care - Bảo hiểm Y tế kết hợp con người Ngoài ra còn có một số loại hình bảo hiểm khác đang được triển khai thực hiện. Cùng với sự đa dạng hoá các nghiệp vụ bảo hiểm. Bảo Việt Hà Nội còn nghiên cứu tìm ra những bước đi và đối sách thích hợp để đáp ứng nhu cầu khách hàng ngày một tốt hơn. Một trong những phương thức quan trọng nhăm nâng cao uy tín của công ty đó là sự mở rộng quan hệ với nhiều công ty bảo hiểm trên thế giới. Hiện nay Bảo Việt Hà Nội thông qua Tổng công ty Bảo hiểm Việt Nam đã quan hệ với nhiều công ty tái Bảo hiểm, và các tập đoàn lớn Bảo hiểm trên thế giới như: Tôkyo Marine, Yasuda Mitsui Marine (Nhật), Munich Re(Đức), Swiss Re (Thụy Sĩ), Commercial Union(UK) nhờ hoạt động tái Bảo hiểm, Bảo Việt Hà Nội đã không những tham gia ký kết được các hợp đồng Bảo hiểm có giá trị lớn mà còn đảm bảo được công tác bồi thường cho khách hàng nhanh chóng và thuận tiện. Đến nay Bảo Việt Hà Nội đã đạt những thành tựu đáng kể. Tuy nhiên công ty cũng đang phải đối mặt với những khó khăn và thách thức mới đó là sự biến động của thị trường phức tạp, sự cạnh tranh gay gắt giữa các công ty Bảo hiểm nhằm thu hút khách hàng. Đây chính là những cơ hội cho công ty Bảo Việt Hà Nội tự khẳng định mình và tự vươn lên hơn nữa để xứng đáng với niềm tin của khách hàng đối với công ty. II. CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA CÔNG TY BẢO VIỆT HÀ NỘI. Cổ phần hóa doanh nghiệp nhà nước là một trong những định hướng quan trọng của quá trình cải cách doanh nghiệp nhà nước. Đối với Bảo Việt, Thủ tướng Chính Phủ đã ra quyết định số 310/2005/QĐ –TTg phê duyệt đề án cổ phần hóa Tổng Công ty Bảo Hiểm Việt Nam và thí điểm thành lập Tập đoàn tài chính Bảo hiểm-Bảo Việt hoạt động theo mô hình công ty mẹ -công ty con. Ngày 31/05/2007 đánh dấu một dự kiện, một mốc lịch sử quan trọng của Bảo Việt, đó là việc Bảo Việt bán cổ phần lần đầu tiên ra công chúng chính thức trở thành công ty cổ phần kinh doanh đa ngành, đa lĩnh vực. Ngày 15/10/2007, Tập đoàn Bảo Việt đã hoàn thành đăng ký kinh doanh công ty cổ phần có sự tham gia của đối tác chiến lược là các tập đoàn kinh tế hàng đầu trong nước và nước ngoài, hình thành Tập đoàn Tài chính-Bảo Việt Hà Nội. Hoàn thành quá trình cổ phần hóa và thành lập Tập đoàn Tài chính-Bảo Việt Hà Nội đã mở ra một thời kỳ mới trong hoạt động kinh doanh của Bảo Việt nói chung và Bảo Việt Hà nội nói riêng. Cơ chế mới mang lại nguồng lực mới, những cơ hội thành công mới nhưng đồng thời cũng là yêu cầu, thách thức mới. Bên cạnh đó, khủng hoảng kinh tế toàn cầu bắt đầu từ năm 2007 đã ghi dấu ấn sâu đậm của nó trong nền kinh tế Việt Nam nói chung và ngành kinh doanh bảo hiểm nói riêng mà cho đến nay dấu hiệu phục hồi chưa rõ ràng. Trong những năm gần đây, thị trường bảo hiểm Việt Nam nói chung và thị trường bảo hiểm nói riêng đã có nhiều biến động đáng kể. Nghị định 100/CP ban hành ngày 18/12/1993 và Nghị định 74/CP ban hành ngày 14/06/1997 của Chính phủ về việc cho phép nhiều doanh nghiệp thuộc các thành phần kinh tế kể cả các doanh nghiệp nước ngoài tham gia kinh doanh bảo hiểm tại Việt Nam đã phá vỡ thế độc quyền của Bảo Việt. Sự xuất hiện của các Công ty bảo hiểm mới buộc Bảo Việt Hà Nội phải không ngừng cải thiện nâng cao chất lượng dịch vụ của mình thì mới đảm bảo khả năng đứng vững trong cạnh tranh. Một trong những biện pháp quan trọng đó là phải thay đổi cơ cấu tổ chức văn phòng Công ty. Theo cơ cấu tổ chức mới, song song với nhiệm vụ khai thác khách hàng, văn phòng Công ty còn có chức năng quản lý và giám sát hoạt động của các văn phòng địa phương trực thuộc. Bởi vậy ngoài các phòng ban phụ trách các vấn đề tổ chức nhân sự, hành chính, kế toán... Những phòng nghiệp vụ ngoài nhiệm vụ trực tiếp tiến hành kinh doanh các nghiệp vụ trên địa bàn mà Công ty phân cấp còn có chức năng giúp đỡ các văn phòng tại các Quận, Huyện trong việc quan hệ với khách hàng, cân nhắc trách nhiệm bảo hiểm, phát hành hợp đồng bảo hiểm, quy tắc bảo hiểm, xử lý, giám định và bồi thường khiếu nại. Cơ cấu tổ chức của Bảo Việt Hà Nội được thể hiện theo sơ đồ sau: Sơ đồ các phòng ban trong công ty Hình 1: Sơ đồ tổ chức của Bảo Việt Hà Nội Nhờ có một cơ cấu tổ chức thích hợp, Bảo Việt Hà Nội đã phát huy được sức mạnh của mình trên cơ sở khai thác được ưu thế hoạt động của tất cả các phòng ban cũng như các văn phòng chi nhánh công ty. III. CHỨC NĂNG, QUYỀN HẠN CỦA CÁC PHÒNG BAN Qua sơ đồ trên ta thấy được cơ cấu tổ chức của Công ty bảo hiểm Hà Nội. Sau đây ta sẽ đi sâu vào nghiên cứu chức năng và quyền hạn của các phòng ban trực thuộc. Giám Đốc P .giám đốc P .giám đốc P .giám đốc Phòng hành chính Tổng hợp Phòng Tài chính kế toán Phòng quản lý đại lý Phòng bồi thường Phòng nghiệp vụ I, II Và Các phòng khu vực Các phòng kinh doanh nghiệp vụ 1. Phòng tổng hợp *Chức năng: - Có chức năng tổ chức hành chính, quản trị, lễ tân, tổ chức lao động tiền lương thi đua. - Tổng hợp, kế hoạch, pháp chế, tuyên truyền quảng cáo, công tác văn thư lưu trữ. - Quản lý tài sản, trụ sở phương tiện vật dụng của Công ty. Ngoài ra còn quản lý và cung cấp ấn chỉ, tài liệu văn phòng phẩm cho Công ty. * Quyền hạn: - Phòng tổng hợp có quyền hạn theo dõi kiểm tra các phòng trong việc thực hiện nội quy, quy định quy chế của Công ty. - Duy trì hoạt động của văn phòng Công ty theo quyết định và phân cấp của giám đốc, đôn đốc Ban giám đốc, phòng, các bộ phận thực hiện đúng tiến độ nội dung công việc. - Chủ trì các vấn đề khác khi được giám đốc uỷ quyền 2. Phòng Tài chính - Kế toán * Chức năng: - Quản lý toàn diện các hoạt động kinh tế, tài chính kế toán. Giám đốc bằng tiền các hoạt động tài chính kinh tế. Hạch toán phản ánh các hoạt động kinh tế tài chính theo qui định pháp luật. - Thống kê báo cáo hoạt động của Công ty. Quản lý điều hành hệ thống tin học nội bộ và phối hợp hoạt động, tham mưu về quản lý kinh doanh. * Quyền hạn: - Kiểm tra để hướng dẫn các hoạt động tài chính kế toán theo phân cấp của giám đốc Công ty. - Tạm ngừng các khoản chi tiêu sai nguyên tắc, kiến nghị với ban giám đốc để giải quyết. Kiểm tra trong toàn Công ty và kiến nghị giám đốc đình chỉ việc sử dụng thiết bị tin học trái nội qui qui định của Công ty. 3. Phòng quản lý đại lý Phòng quản lý đại lý( thuộc các phòng thức năng ) chịu trách nhiệm chung toàn bộ các vấn đề liên quan tới quản lý đại lý của toàn công ty và có trách nhiệm báo cáo với ban giám đốc tình hình hoạt động của tất cả các đại lý. Chức năng chính của phòng là lập kế hoạch, điều hành hoạt động, đồng thời kiểm tra, giám sát, hỗ trợ, tổ chức đại lý. Các phòng bảo hiểm khu vực và các phòng nghiệp vụ trong công ty cũng quản lý hệ thống đại lý của riêng mình nhưng dưới sự chỉ đạo và chịu sự giám sát, kiểm tra của phòng quản lý đại lý. Hầu hết đại lý ở các phòng bảo hiểm khu vực và các phòng nghiệp vụ là đại lý tổ chức( quản lý theo khu vực), đại lý bán chuyên nghiệp và đại lý nhân thọ khai thác phi nhân thọ. Qua mô hình quản lý hệ thống đại lý ta thấy được sự chuyên môn hoá về nhân sự, có sự phân công công việc cụ thể giữa các phòng, ban. Các đại lý sẽ được quản lý trực tiếp từ các phòng kinh doanh, sau đó được quản lý gián tiếp bởi phòng quản lý đại lý; mạng lưới đại lý rộng khắp có thể bao phủ được thị trường, từ đó tăng doanh thu cho công ty. Tuy nhiên, vẫn có sự chồng chéo trong quản lý dẫn tới quá tải hoặc kém hiệu quả; thông tin giữa khách hàng và các nhà quản trị cấp cao thường bị chậm chễ và đôi khi thiếu chính xác. Quản lý mạng lưới đại lý của doanh nghiệp bao gồm các công việc chủ yếu: +) Công tác tuyển dụng đại lý: tìm kiếm những ứng cử viên phù hợp với công việc phân phối và bán sản phẩm bảo hiểm; +) Công tác đào tạo: các công việc liên quan đến việc mở các khoá đào tạo, huấn luyện về Bảo Việt Hà Nội nghiệp vụ bảo hiểm mà Bảo Việt Hà Nội đang triển khai, kỹ năng bán hàng cho những ứng cử viên đó…; +) Chế độ chính sách đối với đại lý bảo hiểm: là những việc như nghiên cứu đưa ra những chính sách hoa hồng, khen thưởng phù hợp để có thể kích thích hoạt động đại lý…; 3.1 Công tác tuyển dụng đại lý. 3.1.1. Lập kế hoạch tuyển dụng. Hàng năm, căn cứ vào kế hoạch kinh doanh, tiềm năng thị trường, các phòng kinh doanh, phòng khu vực có trách nhiệm chủ động xây dựng kế hoạch tuyển dụng đại lý cho phù hợp và báo cáo về phòng quản lý đại lý. Trên cơ sở đó phòng quản lý đại lý lên kế hoạch về số lượng tuyển dụng, thời gian tuyển dụng…Tiêu chí chung để tuyển dụng đại lý của công ty là tuyển dụng những người có đạo đức trung thực, có khả năng giao tiếp, khả năng thuyết phục và động cơ cũng như mục tiêu làm việc. 3.1.2. Quy trình tuyển dụng. * Đối với đại lý chuyên nghiệp: Đại lý chuyên nghiệp là những đại lý làm việc trực tiếp tại văn phòng của Bảo Việt Hà Nội, chịu sự quản lý về hành chính như nhân viên chính thức của công ty. Ngoài việc được hưởng hoa hồng như đại lý thường, hàng tháng đại lý bảo hiểm chuyên nghiệp còn được hỗ trợ kinh phí( mức cụ thể tuỳ thuộc vào từng đại lý cụ thể và tình hình thực tế của từng địa bàn). Quy trình tuyển dụng đại lý bảo hiểm chuyên nghiệp cụ thể như sau: Bước 1: Thông báo tuyển dụng Trước khi sơ tuyển ít nhất 30 ngày, các phòng kinh doanh phải thông báo công khai việc tuyển dụng đại lý bằng các hình thức phù hợp với nhu cầu tuyển dụng. Nội dung thông báo tuyển dụng bao gồm: tiêu chuẩn, điều kiện dự tuyển, nội dung, địa điểm và thời hạn nộp hồ sơ để mọi người biết và đăng kí dự tuyển. Bước 2: Phỏng vấn người dự tuyển: Phòng kinh doanh thành lập hội đồng xét tuyển gồm đại diện lãnh đạo phòng kinh doanh, các cán bộ quản lý đại lý và phòng nghiệp vụ để tiến hành phỏng vấn, đánh giá: + Trình độ giao tiếp, khả năng ứng xử trong công việc. + Mức độ hiểu biết kinh tế, xã hội, bảo hiểm, nghề nghiệp đại lý… Bước 3: Xét tuyển và công bố danh sách những người trúng tuyển. Trên cơ sở kết quả phỏng vấn và xem xét hồ sơ, lý lịch từng người dự tuyển, phòng kinh doanh xét tuyển và thông báo công khai danh sách những người trúng tuyển. 3.1.3. Công tác đào tạo. BHPNT với đặc trưng là ngành dịch vụ đặc biệt, tính vô hình của sản phẩm khiến khách hàng không dễ gì nhận ra được những đặc tính tốt đẹp của sản phẩm. Công ty bảo hiểm bán sự cam kết hay lời hứa về sự bảo đảm cho khách hàng, người mua bảo hiểm tin tưởng vào khả năng của công ty bảo hiểm và những cam kết trong hoạt động bán hàng, khách hàng sẽ lựa chọn những doanh nghiệp bảo hiểm có uy tín, danh tiếng, có nguồn vốn vững chắc, chất lượng dịch vụ cao để tham gia bảo hiểm. Tuy nhiên, để thực hiện được những vai trò trên thì đòi hỏi đại lý phải có đầy đủ kiến thức. Công tác đào tạo đại lý sẽ quyết định đến sự thành công đó của đại lý. Việc đào tạo thường xuyên sẽ giúp công ty có đội ngũ đại lý giỏi. Trước khi tổ chức đào tạo, các phòng kinh doanh phải hoàn thiện hồ sơ đại lý( chậm nhất là trong khi tham gia khoá đào tạo, toàn bộ hồ sơ đại lý phải được hoàn thiện). Các phòng kinh doanh lưu toàn bộ hồ sơ đại lý theo các khoá đào tạo. Ngoài hồ sơ các nhân của đại lý, các phòng kinh doanh còn lưu danh sách tham dự đào tạo, danh sách cấp chứng chỉ có mã số đại lý. Sau đó đại lý được tuyển dụng sẽ được tập trung đào tạo trong thời gian 7 ngày. Học viên có kết quả đạt yêu cầu sẽ tiến hành kí hợp đồng đại lý ngay sau khi hoàn tất khoá học. Sau khi đại lý hoàn tất khoá đào tạo sẽ được cấp chứng chỉ và được tiến hành làm thẻ đại lý. Trong thời gian đào tạo đến khi hoàn tất và cấp chứng chỉ, đại lý tập sự không được khai thác bảo hiểm, nếu có dịch vụ khai thác, dịch vụ đó phải được đưa vào hoạt động đại lý khác đã đủ điều kiện theo quy định, đại lý chỉ được chính thức khai thác bảo hiểm khi đã kí kết hợp đồng đại lý. Nhận xét: Dựa vào bảng số liệu trên ta thấy, số khoá đào tạo được mở trong năm giảm dần( từ 9 khoá trong một năm xuống còn 2 khoá trong năm ) chính vì thế mà số đại lý được tuyển qua các năm giảm dần từ năm 2004 đến năm 2008. Năm 2004 số học viên kí kết hợp đồng đại lý cao nhất là 220 đại lý, đến năm 2008 con số này chỉ là 30 đại lý. Điều đó chứng tỏ số lượng đại lý tại Bảo Việt Hà Nội trong những năm gần đây ít có sự biến động, do lượng tuyển dụng thêm không nhiều và số nghỉ việc cũng ít. Chính vì thế mà Bảo Việt Hà Nội cần có những chế độ chính sách ưu tiên hơn nữa đối với đại lý để có thể tuyển dụng được nhiều đại lý giỏi, tạo điều kiện mở rộng quy mô hoạt động, tăng doanh thu cho công ty. 3.1.4. Chế độ khen thưởng. Thực tế nhiều năm đã cho thấy, chính sách thi đua khen thưởng đã thực sự là đòn bẩy quan trọng không thể thiếu đối với hoạt động khai thác của đại lý. Vì vậy để có thể thúc đẩy hệ thống kênh phân phối đại lý hoạt động có hiệu quả cao, ngoài việc điều chỉnh chính sách hoa hồng đại lý qua các năm nhằm tăng thu nhập cho đại lý thì chế độ khen thưởng và chế độ đãi ngộ có vai trò tích cực hơn và luôn được ban lãnh đạo của công ty quan tâm. Có thể tỷ lệ hoa hồng của đại lý của một công ty không cao như các đối thủ cạnh tranh trên thị trường nhưng do công ty thực hiện có hiệu quả các chính sách đãi ngộ đại lý thì vẫn giúp cho công ty có thể giữ chân được các đại lý, nhất là những đại lý giỏi làm việc và gắn bó với công ty. Nắm bắt được vấn đề này, những năm vừa qua Bảo Việt Hà Nội không ngừng thực hiện các chính sách khen thưởng, đãi ngộ dành cho đại lý như: thưởng bằng vật chất đối với những đại lý có mức tăng trưởng doanh thu cao, chế độ thăng tiến dành cho đại lý; tổ chức các chương trình tham quan kết hợp tập huấn cho các đại lý có doanh thu cao tại các khu du lịch trong nước và quốc tế như Hạ Long, Đà Lạt hay Trung Quốc, Thái Lan…điều đó góp phần đáng kể khuyến khích các đại lý làm việc có hiệu quả hơn. 3.1.5. Chế độ kỷ luật. Để thực hiện được kế hoạch công ty đã đề ra đồng thời để giữ chân được đại lý làm việc lâu dài cho công ty, công ty không chỉ tăng cường khen thưởng mà còn đưa ra những hình thức kỷ luật xứng đáng để đại lý làm việc tốt hơn. Đại lý sẽ bị kỷ luật nếu vi phạm các quy định sau của công ty: + Vi phạm về ý thức tổ chức kỷ luật. + Vi phạm về quy định nghiệp vụ: giấy yêu cầu bảo hiểm, đánh giá rủi ro, giám định xác minh. + Vi phạm về hợp đồng bảo hiểm. + Vi phạm về thu nộp phí bảo hiểm. + Vi phạm về quản lý sử dụng hoá đơn, ấn chỉ. Với những vi phạm trên, tuỳ vào mức độ vi phạm mà công ty có hình thức kỷ luật thích đáng. Những hình thức kỷ luật mà công ty thường sử dụng: + Phê bình. + Hạ bậc xếp loại. + Dừng khai thác có thời hạn. + Phạt tiền. + Bồi thường trách nhiệm vật chất. + Chầm dứt hợp đồng đại lý. + Truy cứu trách nhiệm dân sự. 4. Phòng bồi thường: * Chức năng: - Giám định và phối hợp giám định các đối tượng bảo hiểm tổn thất theo yêu cầu của khách hàng và phân cấp của giám đốc. Giải quyết bồi thường trong phân cấp và đề xuất với lãnh đạo công ty giải quyết bồi thường các hồ sơ trên mức phân cấp đối với các nghiệp vụ bảo hiểm Công ty tiến hành - Quản lý nghiệp vụ giám định bồi thường trong toàn Công ty. - Tham mưu giúp giám đốc phối hợp với các phòng liên quan. * Quyền hạn: - Kiểm tra hướng dẫn các phòng về công tác giám định bồi thường theo phân cấp của giám đốc. Được yêu cầu các phòng phối hợp để giải quyết nhanh chóng chính xác việc giám định bồi thường khách hàng. 5. Phòng nghiệp vị I và II: *Chức năng: Quản lý và trực tiếp kinh doanh các nghiệp vụ phi hàng hải theo phân công phân cấp của giám đốc Công ty. - Phối hợp với các phòng trong hoạt động kinh doanh và tham mưu giúp việc giám đốc công ty. * Quyền hạn Được quyền kiểm tra hướng dẫn và yêu cầu các phòng báo cáo về công tác khai thác các nghiệp vụ và quyết định bồi thường theo phân cấp của giám đốc. 6. Các phòng kinh doanh nghiệp vụ (phòng bảo hiểm hàng hải, phòng bảo hiểm hoả hoạn và phòng bảo hiểm rủi ro kỹ thuật). * Chức năng: Các phòng này có chức năng quản lý nghiệp vụ kinh doanh của mình theo phân cấp và qui chế của giám đốc Công ty. Trực tiếp kinh doanh các nghiệp vụ bảo hiểm, phối hợp với các phòng trong hoạt động kinh doanh. * Quyền hạn: Các phòng này đều có quyền hạn kiểm tra tình hinh khai thác và chấp hành qui định về khai thác bảo hiểm, giao dịch và môi giới để khai thác các nghiệp vụ. áp dụng các chính sách khai thác và quyết định giải quyết bồi thường theo phân cấp của giám dốc công ty. 7. Các phòng khu vực: * Chức năng: Đại diện cho công ty tại các Quận, Huyện ngành kinh doanh bảo hiểm theo phân công, phân cấp của giám đốc công ty. Đồng thời tự chịu trách nhiệm quản lý các hoạt động của phòng mình theo phân cấp, tham mưu và phối hợp với các phòng khác. * Quyền hạn: Được quyền giao dịch với chính quyền địa phương, các tổ chức các doanh nghiệp trên địa bàn để phục vụ kinh doanh bảo hiểm. Được mở rộng hoạt động kinh doanh sang các địa bàn khác trên cơ sở tuân thủ qui chế hợp tác và chống cạnh tranh nội bộ, được cấp giấy chứng nhận bảo hiểm, tổ chức giám định và quyết định bồi thường cho khách hàng theo phân cấp. IV: THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TẠI PHÒNG QUẢN LÝ ĐẠI LÝ CỦA CÔNG TY BẢO VIỆT HÀ NỘI. Sau một thời gian làm việc và tìm hiểu tại phòng Quản lý Đại lý của Công ty Bảo Việt Hà Nội em nhận thấy công ty vẫn đang quản lý nhân sự bằng phần mền MS Word và Exel. Việc quản lý như vậy tốn rất nhiều thời gian và công sức. Khi mới thành lập phòng số lượng cán bộ và đại lý còn hạn chế thì việc quản lý này vẫn tối ưu. Nhưng trong những năm gần đây công ty phát triển và mở rộng kênh phân phối vì vậy số lượng cán bộ, nhân viên và đại lý trong công ty ngày càng tăng lên thì việc quản lý này gặp nhiều khó khăn. Em nhận thấy việc quản lý nhân sự trong công ty bằng Word và Excel còn nhiều hạn chế vì thế em quyết định xây dựng phần mềm: Xây dựng HTTT quản lý nhân sự tại phòng Quản lý Đại lý của Công ty Bảo Việt Hà Nội * Mục đích khi thực hiện. - Tích kiệm thời gian và chi phí cho phòng Quản lý Đại lý - Nâng cao khả năng tìm kiếm khi cần biết thông tin về một cán bộ hay nhân viên nào đó - Cập nhật thông tin được kịp thời, hiệu quả và giảm bớt sổ sách giấy tờ * Nội dung yêu cầu chuyên đề. - Quản lý hồ sơ cán bộ, nhân viên và Đại lý - Thêm mới, sửa, xoá và lưu giữ thông tin nhân viên một cách nhanh chóng và dễ dàng nhất. - Có thể xem dễ dàng quá trình hoạt động, công tác của nhân viên. - Có khả năng tra cứu thông tin về tất cả các vấn đề liên quan, liên quan đến nhân viên như: phòng ban, tên, địa chỉ, chức vụ... và cho ra kết quả nhanh chóng và chính xác nhất. - Các bảng biểu thống kê, báo cáo hàng tháng, hàng năm được trình bầy đầy đủ và rõ ràng. - Quản lý khen thưởng kỷ luật Có rất nhiều ngôn ngữ để xây dựng chương trình này, nhưng ngôn ngữ lập trình Visual Basic 6.0 là ngôn ngữ được ứng dụng nhiều trong lập trình quản lý vì vậy Visual Basic 6.0 là ngôn ngữ này xuyên suốt phần mềm quản lý nhân sự của của công ty Cổ phần Tư vấn và Đầu tư Viễn thông Tin học. CHƯƠNG 2 CƠ SỞ PHƯƠNG PHÁP LUẬN VÀ NHỮNG CÔNG CỤ THỨC HIỆN ĐỀ TÀI 1.Tổng quan phát triển của một hệ thống thông tin quản lý. 1.1. Khái niệm Hệ thống thông tin quản lý và phần mềm tin học. 1.1.1. Khái niệm Hệ thống thông tin quản lý. Thông tin là một loại tài nguyên của tổ chức, phải được quản lý chu đáo giống như mọi tài nguyên khác. Việc xử lý thông tin đòi hỏi chi phí về thời gian, tiền bạc và nhân lực. Việc xử lý thông tin phải hướng tới khai thác tối đa tiềm năng của nó. Hệ thống thông tin (Information System - IS) trong một tổ chức có chức năng thu nhận và quản lý dữ liệu để cung cấp những thông tin hữu ích nhằm hỗ trợ cho tổ chức đó và các nhân viên, khách hàng, nhà cung cấp hay đối tác của nó. Ngày nay, nhiều tổ chức xem các hệ thống thông tin là yếu tố thiết yếu giúp họ có đủ năng lực cạnh tranh và đạt được những bước tiến lớn trong hoạt động. Hầu hết các tổ chức nhận thấy rằng tất cả nhân viên đều cần phải tham gia vào quá trình phát triển các hệ thống thông tin. Hệ thống thông tin là một hệ thống bao gồm con người, dữ liệu, các quy trình và công nghệ thông tin tương tác với nhau để thu thập, xử lý, lưu trữ và cung cấp thông tin cần thiết ở đầu ra nhằm hỗ trợ cho một hệ thống. Hình 2: Mô hình hoạt động của hệ thống thông tin 1.1.2. Khái niệm về phần mềm tin học  Khái niệm phần mềm Phần mềm là một hệ thống các chương trình có thể thực hiện trên máy tính, nhằm hỗ trợ các nhà chuyên môn trong từng lĩnh vực chuyên ngành, thực hiện tốt các thao tác nghiệp vụ của mình. Theo Tiến sỹ Roger Presman, một chuyên gia về công nghệ phần mềm của Mỹ thì: “Phần mềm là: Các chương trình máy tính; các cấu trúc dữ liệu cho phép chương trình xử lý các thông tin thích hợp; các tài liệu mô tả phương thức sử dụng các chương trình ấy”.  Phân loại Phần mềm bao gồm phần mềm hệ thống và phần mềm ứng dụng. Phần mềm hệ thống là những phần mềm đảm nhân công việc tích hợp và điều khiển các thiết bị phần cứng đồng thời tạo ra môi trường thuận lợi để các phần mềm khác và người sử dụng có thể thao tác trên đó như một khối thống nhất. Phần Nguồn Đích Thu thập Xử lý và lưu trữ Phân phát Kho lưu trữ mềm ứng dụng là những phần mềm được dùng để thực hiện một công việc xác định nào đó.  Các đặc trưng Phần mềm được kỹ nghệ hoá, nó không được chế tạo theo nghĩa cổ điển. Phần mềm không bị hỏng đi trong quá trình sử dụng. Phần mềm được xây dựng theo đơn đặt hàng chứ không lắp ráp từ các thành phần có sẵn. 1.1.3 Khái quát về công nghệ phần mềm  Khái niệm Công nghệ phần mềm bao gồm một tập hợp với ba yếu tố chủ chốt – Phương pháp, công cụ và thủ tục – giúp cho người quản lý có thể kiểm soát được quá trình phát triển phần mềm và cung cấp cho kỹ sư phần mềm một nền tảng để xây dựng một phần mềm chất lượng cao.  Đối tượng nghiên cứu Hướng đến việc xây dựng các phần mềm có chất lượng cao, ngành công nghệ phần mềm đưa ra ba đối tượng cần nghiên cứu là: Quy trình công nghệ, phương pháp phát triển, công cụ và môi trường phát triển phần mềm. Quy trình công nghệ phần mềm: Hệ thống các giai đoạn mà quá trình phát triển phần mềm phải trải qua. Với mỗi giai đoạn cần xác định rõ mục tiêu, kết quả nhận từ giai đoạn trước đó cũng chính là kết quả chuyển giao cho giai đoạn kế tiếp. Phương pháp phát triển phần mềm: Hệ thống hướng dẫn cho phép từng bước thực hiện một giai đoạn nào đó trong quy trình công nghệ phần mềm. Nội dung của các phương pháp bao gồm: Lập kế hoạch và ước lượng dự án phần mềm, phân tích yêu cầu hệ thống và phần mềm, thiết kế cấu trúc dữ liệu, thiết kế chương trình và các thủ tục, mã hoá và bảo trì. Công cụ và môi trường phát triển phần mềm: Hệ thống các phần mềm trợ giúp chính trong lĩnh vực xây dựng phần mềm. Các phần mềm này sẽ hỗ trợ các chuyên viên tin học trong các bước xây dựng phần mềm theo một phương pháp nào đó với một quy trình được chọn trước. 1.1.3.1. Các quy trình trong công nghệ phần mềm Trong quy trình sản xuất phần mềm, người ta thường tuân theo 6 quy trình: * Quy trình xây dựng và quản lý hợp đồng phần mềm * Quy trình xác định yêu cầu phần mềm * Quy trình phân tích thiết kế phần mềm * Quy trình lập trình * Quy trình test * Quy trình triển khai Các quy trình có mối liên hệ thống nhất với nhau theo một trình tự nhất định, trong đó đầu ra của quy trình này là đầu vào cho quy trình tiếp sau. 1.1.3.2 Quy trình xác định yêu cầu phần mềm  Mục đích Sau khi đã có hợp đồng phần mềm với khách hàng, hợp đồng được chuyển sang để thực hiện chương trình thứ hai nhằm xác định nhu cầu của khách hàng về sản phẩm tương lai.  Nội dung Phân tích nghiệp vụ chuyên sâu Mô hình hoá yêu cầu của hệ thống  Một số phương pháp thu thập thông tin Thu thập thông tin về hệ thống quản lý là công đoạn đầu tiên trong quá trình phân tích hệ thống. Mục tiêu theo đuổi là phải có được các thông tin liên quan tới mục tiêu đã được đặt ra với độ tin cậy cao và chuẩn xác nhất. Phương pháp 1 – Nghiên cứu tài liệu về hệ thống Phương pháp 2 – Quan sát hệ thống Phương pháp 3 – Phỏng vấn Phương pháp 4 – Sử dụng phiếu điều tra  Mô hình hoá yêu cầu hệ thống Các mô tả yêu cầu trong giai đoạn xác định yêu cầu chỉ mô tả chủ yếu các thông tin liên quan đến việc thực hiện các nghiệp vụ trong thế giới thực, chưa thể hiện rõ nét việc thực hiện các nghiệp vụ này trên máy tính. Mô tả thông qua các văn bản dễ gây ra nhầm lẫn và không trực quan. Mô hình hoá cho phép ta hiểu một cách trực quan và bản chất nhất yêu cầu. 1.1.3.3. Quy trình phân tích thiết kế phần mềm  Mục đích Sau khi quy trình xác định yêu cầu phần mềm, trên cơ sở hồ sơ của giai đoạn phân tích ta chuyển sang quy trình thiết kế nhằm xác định hồ sơ tổng thể các vấn đề thiết kế phần mềm từ tổng quát tới chi tiết.  Nội dung Theo quan điểm quản lý dự án, thiết kế phần mềm tiến hành theo hai bước: thiết kế sơ bộ và thiết kế chi tiết. Còn xét ở góc độ kỹ thuật thì quá trình thiết kế phần mềm bao gồm bốn công đoạn: Thiết kế kiến trúc, thiết kế dữ liệu, thiết kế thủ tục, thiết kế giao diện. Hai khía cạnh kỹ thuật và quản lý của quy trình thiết kế có mối liên quan mật thiết với nhau.  Các phương pháp thiết kế phần mềm Phương pháp 1: Phương pháp thiết kế từ đỉnh_Top Down Design Đây là một phương pháp thiết kế giải thuật dựa trên tư tưởng module hoá. Nội dung phương pháp là: Trước hết xác định các vấn đề chủ yếu nhất mà việc giải quyết bài toán yêu cầu, bao quát được toàn bộ bài toán. Sau đó phân chia nhiệm vụ cần giải quyết thành các nhiệm vụ cụ thể hơn, tức là chuyển dần từ module chính đến các module con từ trên xuống dưới. Phương pháp 2: Phương pháp thiết kế từ dưới lên_Bottom Up Design Nội dung của phương pháp là: Trước hết tiến hành giải quyết các vấn đề cụ thể, sau đó trên cơ sở đánh giá mức độ tương tự về chức năng của các vấn đề này trong việc giải quyết bài toán, gộp chúng lại thành từng nhóm cùng chức năng từ dưới lên trên cho đến module chính. Sau đó sẽ thiết kế thêm mốt số chương trình làm phong phú hơn, đầy đủ hơn chức năng của các phân hệ và cuối cùng là thiết kế một chương trình làm nhiệm vụ tập hợp các module thành một hệ chương trình thống nhất, hoàn chỉnh. 1.1.3.4. Quy trình lập trình  Mục đích Trên cơ sở của hồ sơ thiết kế, bộ phận lập trình tiến hành chi tiết hoá các sơ đồ khối hay các lưu đồ để biến thành các bản vẽ thiết kế sản phẩm phần mềm nhưng bản thân công đoạn lập trình phải trung thành với thiết kế kiến trúc của phần mềm, không được làm thay đổi.  Nội dung Bao gồm: Lập trình các thư viện chung, lập trình module, tích hợp hệ thống. 1.1.3.5. Quy trình test  Mục đích Sau khi đã có công đoạn lập trình, các lập trình viên tiến hành test chương trình và test toàn bộ phần mềm bao gồm test hệ thống, test tiêu chuẩn nghiệm thu nhằm đảm bảo có một phần mềm chất lượng cao.  Nội dung Quy trình test bao gồm các công đoạn sau: Lập kịch bản test, test hệ thống, test nghiệm thu. 1.1.3.6 Quy trình triển khai  Mục đích Đây là quy trình cuối cùng trong toàn bộ công đoạn khép kín của quy trình sản xuất phần mềm. Quy trình triển khai có mục đích cài đặt phần mềm cho khách hàng tại các địa điểm triển khai và hướng dẫn, đào tạo sử dụng cho khách hàng.  Nội dung Quá trình triển khai bao gồm các công đoạn sau: Cài đặt máy chủ, cài đặt máy mạng, vận hành phần mềm, hướng dẫn đào tạo sử dụng. 1.1.3.7. Một số nguyên tắc thiết kế phần mềm Trong quy trình xây dựng phần mềm có một số nguyên tắc cơ bản đó là nguyên tắc thiết kế vật lý ngoài,nguyên tắc thiết kế màn hình nhập liệu và nguyên tắc trình bày thông tin trên màn hình. Phần mềm tin học là một tập hợp những câu lệnh được viết bằng một hoặc nhiều ngôn ngữ lập trình theo một trật tự xác định nhằm tự động thực hiện một số chức năng hoặc giải quyết một bài toán nào đó. Phần mềm hệ thống dùng để vận hành máy tính và các phần cứng máy tính, ví dụ như hệ điều hành máy tính Windown XP, Linux, Utunbu, các thư việ động của hệ điều hành, các trình điều khiển. Đây là các loại phần mềm mà hệ điều hành liên lạc với chúng để điều khiển và quản lý thiết bị phần cứng. Phần mềm ứng dụng để người sử dụng có thể hoàn thành một hay nhiều công việc nào đó, ví dụ như phần mềm văn phòng, phần mềm doanh nghiệp, phần mềm giáo dụng, cơ sở dữ liệu… 1.2. Vai trò của Hệ thống thông tin quản lý trong tổ chức Tổ chức là một hệ thống được tạo ra từ các cá thể để đạt mục tiêu bằng sự quản lý phân công lao động và hợp tác một cách dễ dàng. Chủ thể quản lý tiếp nhận thông tin từ bên ngoài và từ đối tượng quản lý để xây dựng những mục tiêu, kế hoạch, định hướng, phân công lao động, kiểm tra, giám sát những hoạt động đang diễn ra trong toàn bộ tổ chức. Kết quả đó là những quyết định tác động lên các đối tượng trong tổ chức nhằm đạt được những mục tiêu phù hợp với quan diểm của tổ chức sắp đề ra. Thông tin có thể được ví như nguồn năng lượng cần thiết cung cấp cho việc hoạt động hệ thống, điều hành tổ chức. Vì vậy mà người ta có thể nói thông tin vừa là nguyên liệu đầu vào vừa là sản phẩm đầu ra của hệ thống thông tin quản lý Thông tin từ môi trường Thông tin ra môi trường Thông tin tắc nghiệp Thông tin quyết định Hình 3: Sơ đồ quản lý tổ chức dưới giác độ điều khiển học 1.3. Phân loại hệ thống thông tin trong tổ chức 1.3.1. Theo tính chính thức và không chính thức Một hệ thống thông tin chính thức thường bao hàm một tập hợp các quy tắc và các phương pháp làm việc có văn bản rõ ràng hoặc ít ra cũng được thiết lập theo một truyền thống. Những hệ thống thông tin phi chính thức của một tổ chức bao chứa các bộ phận gần giống như hệ thống đánh giá các cộng sự của ông chủ tịch một doanh nghiệp trong một tổ chức. Tập hợp các hoạt động sử lý thông tin như gửi và nhận thư, ghi chép dịch vụ, các cuộc nói chuyện bằng điện thoại, các cuộc tranh luận, các ghi chú trên bảng thông báo và các bài báo trên báo trí và tạp chí là hệ thống thông tin phi chính thức. Hệ thông thông tin quản lý Đối tượng quản lý 1.3.2. Theo mục đích phục vụ của thông tin đầu ra Mặc dù các hệ thống thông tin thường được sử dụng các công nghệ khác nhau nhưng chúng phân biệt nhau trước hết bởi loại hoạt động mà chúng trợ giúp. Theo cách này có năm loại. Hệ thống xử lý giao dịch, Hệ thống thông tin quản lý, Hệ thống trợ giúp ra quyết định, Hệ thống chuyên gia và Hệ thống tăng cường khả năng cạnh tranh. +) Hệ thống sử lý giao dịch Hệ thống này sử lý các giao dịch mà tổ chức thực hiện hoặc với khách hàng hoặc với nhà cung cấp, những người cho vay hoặc nhân viên của nó. Các giao dich sản sinh ra các tài liệu và các giấy tờ thể hiện các giao dịch đó. Các hệ thống sử lý giao dịch có nhiệm vụ tập hợp dữ liệu cho phép theo dõi hoạt động của tổ chức. Chúng trợ giúp các hoạt động ở mức tác nghiệp. Có thể kể ra các hệ thống thuộc loại này như: Lập đơn đặt hàng, hệ thống trả lương, theo dõi nhà cung cấp, cho mượng sách, tài liệu trong một thư viện, cập nhật tài khoản ngân hàng và tính thuế phả trả của người nộp thuế …. +) Hệ thống thông tin quản lý Là những hệ thống trợ giúp các hoạt động quản lý của tổ chức, các hoạt động này nằm ở mức điều khiển tắc nghiệp, điều khiển quản lý hoặc lập kế hoạch chiến lược. Chúng dựa chủ yếu vào cơ sở dữ liệu được tạo ra bởi hệ sử lý giao dịch cũng như các nguồn dữ liệu ngoài tổ chức. Chúng tạo ra các báo cáo cho các nhà quản lý một cách định kỳ hoặc theo yêu cầu. Các báo cáo này thường có tính so sánh, chúng làm tương phản tình hình hiện tại với một dự báo, các dữ liệu hiện thời của các doanh nghiệp trong cùng một ngành công nghiệp, dữ liệu hiện thời và dữ liệu lịch sử. Vì Hệ thống thông tin quản lý quản lý phần lớn dựa các dữ liệu sản sinh ra từ các hệ sử lý giao dịch do đó chất lượng thông tin mà chúng sản sinh phụ thuộc vào sự vận hành tốt hay xấu của hệ sử lý giao dịch. Hệ thống phân tích năng lực bán hàng, theo dõi chi tiêu, theo dõi năng suất hoặc sự vắng mặt của nhân viên….là các hệ thống thông tin quản lý. +) Hệ thống trợ giúp ra quyết định Là hệ thống được thiết kế với mục đĩnh rõ ràng là trợ giúp các hoạt động ra quyết định. Quá trình ra quyết định được mô tả như là một quy trình được tao ra thành từ ba giai đoạn: Xác định vấn đề, xây dựng và đánh giá các phương án giải quyết và lựa chọn một phương án. Về nguyên tắc, một hệ thống trợ giúp ra quyết định phải cung cấp thông tin cho phép người ra quyết định xác định rõ tình hình mà một quyết định phải ra. Thêm vào đó nó còn phải có khả năng mô hình hóa để có thể phân lớp và đánh giá các giải pháp. Nói chung đây là hệ thống đối thoại có khả năng tiếp cận một hoặc nhiều cơ sở dữ liệu hoặc sử dụng một hoặc nhiều mô hình để biểu diễn và đánh giá tình hình. +) Hệ thống chuyên gia Đó là những hệ thống cơ sở trí tuệ, có nguồn gốc từ nghiên cứu về trí tuệ nhân tạo, trong đó có sự biểu diễn bằng các công cụ tin học nhưng tri thức của một chuyên gia về một lĩnh vực nào đó. Hệ thống chuyên gia được hình thành bởi một cơ sở trí tuệ và một động cơ suy diễn. Có thể xem lĩnh vực hệ thống chuyên gia như là mở rộng của hệ thống đối ngoại trợ giúp ra quyết định có tính chuyên gia hoặc như một sự tiếp nối của lĩnh vực hệ thống trợ giúp lao động trí tuệ. Tuy nhiên đặc trưng riêng của nó nằm ở việc sử dụng một số kỹ thuật của trí tuệ nhân tạo, chủ yếu là kỹ thuật chuyên gia trong cơ sở trí tuệ bao chứa các sự kiện các quy tắc được chuyên gia sử dụng. +) Hệ thống tăng cường cạnh tranh Hệ thống thông tin loại này được sử dụng như một trợ giúp chiến lược. Khi nghiên cứu một Hệ thống thông tin quản lý mà không tính đến những lý do dẫn đến sự cài đặt của nó hoặc không tính đến môi trường trong đó nó được phát triển , ta nghĩ rằng đó chỉ đơn giản là một hệ thống sử lý giao dịch, hệ thông thông tin quản lý, hệ thống trợ giúp ra quyết định hoặc một hệ thống chuyên gia. Hệ thống thông tin tăng cường khả năng cạnh tranh được thiết kế cho người sử dụng là người ngoài tổ chức, có thể là khách hàng, nhà cung cấp và cũng có thể là một tổ chức khác cùng cấp.. Nếu như những hệ thống được xác định trước đây có mục đích trợ giúp các hoạt động quản lý của tổ chức thì hệ thống tăng cường sức cạnh tranh là những công cụ thực hiện các ý đồ chiến lược. Chúng cho phép tổ chức thành công trong việc đối đầu với các lực lượng canh tranh thể hiện qua khách hành, các nhà cung cấp, các doanh nghiệp cạnh tranh mới xuất hiện, các sản phẩm thay thế và các tổ chức khác trong cùng một ngành công nghiệp. 1.4. Mô hình biểu diển Hệ thống thông tin quản lý Mô hình biểu diễn Hệ thống thông tin quản lý là rất quan trọng nó tạo ra một trong những nền tảng của phương pháp phân tích thiết kế và cài đặt hệ thống thông tin. Có ba mô hình được đề cập tới để mô tả cùng một hệ thống thông tin: Mô hình logic, mô hình vật lý trong và mô hình vật lý ngoài +) Mô hình logic Mô tả hệ thống làm gì, dữ liệu mà nó thu thập, xử lý mà nó phải thực hiện, các kho để chứa các kết quả hoặc dữ liệu để lấy ra cho các xử lý và những thông tin mà hệ thống sản sinh ra. Mô hình trả lời cho câu hỏi “ Cái gì? ” và “ Để làm gì? “. Mô hình không quan tâm tới phương tiện được sử dụng cũng như thới gian của nó. +) Mô hình vật lý ngoài Mô tả dưới góc độ nhìn thấy của hệ thống các vật mang tin, các hoạt động sử lý, các thủ tục thủ công, cùng với những yếu tố về địa điểm thực hiện sử lý dữ liệu. Nó trả lời cho câu hỏi “ Cái gì ở đâu? ” và “ Khi nào? “. Các mẫu báo cáo theo yêu cầu của người sử dụng là được thực hiện theo mô hình này. +) Mô hình vật lý trong Liên quan tới các khía cạnh vật lý, dưới góc nhìn kỹ thuật. Nó trả lời cho câu hỏi “ Như thế nào? “. Chẳng hạn đó là những thông tin liên quan tới loại trang thiết bị, tốc độ sử lý các thiết bị, cầu hình phần cứng….. Mỗi mô hình là kết quả của góc nhìn khác nhau, mô hình logic là kết quả của góc nhìn quản lý, mô hình vật lý ngoài là góc nhìn người sử dụng và mô hình vật lý trong là góc nhìn kỹ thuật. Ba mô hình trên có độ ổn định khác nhau, mô hình logic là ổn định nhất và mô hình vật lý trong là hay biến đổi nhất. 1.5. Đánh giá hiệu quả một hệ thống thông tin Hoạt động tốt hay xấu của một Hệ thống thông tin quản lý được đánh giá thông qua chất lượng thông tin nó cung cấp. Một Hệ thống thông tin quản lý tốt phải đảm bảo các tính chất sau. +) Độ tin cậy: Thể hiện các mặt về độ sác thực và độ chính xác. Thông tin ít độ tin cậy có thể gây cho tổ chức những hậu quả không lường trước. +) Tính đầy đủ: Tính đẩy đủ của Hệ thống thông tin quản lý thể hiện sự bao quát các vấn đề đáp ứng yêu cầu nhà quản lý. Nhà quản lý sử dụng một thông tin không đầy đủ có thể dẫn đến các quyết định và hành động không đáp ứng với đòi hỏi thực tế. +) Tính thích hợp và dễ hiểu: Hệ thống thông tin quản lý xây dựng phải thích hợp được với môi trường thực tế, thân thiện, dễ hiểu với người sử dụng. +) Tính được bảo vệ: Thông tin là một nguồn lực quý báu của tổ chức cũng như vốn và nguyên vật liệu. Chính vì vậy thông tin phải được bảo vệ và chỉ những người được quyền mới được phép tiếp cận thông tin. Sự thiếu an toàn về thông tin cũng có thể gây ra những thiệt hại lớn cho tổ chức. +) Tính kịp thời: Thông tin có thể là tin cậy, dễ hiểu, thích ứng và được bảo vệ an toàn nhưng vẫn không có ích khi nó được gửi tớ người sử dụng vào lúc cần thiết. 2. Phương pháp phát triển một Hệ thống thông tin quản lý 2.1. Nguyên nhân dẫn tới phát triển một Hệ thống thông tin quản lý Những nguyên nhân chính dẫn đến việc phát triển hệ thống thông tin đó là: - Những vấn đề quản lý - Những yêu cầu mới của nhà quản lý - Sự thay đổi về công nghệ - Thay đổi về sách lược chính trị Quản lý có hiệu quả của một tổ chức dựa lớn vào chất lượng thông tin do các hệ thông tin chính thức sản sinh ra. Dễ nhận thấy rằng từ sự hoạt động kém của Hệ thống thông tin quản lý sẽ là nguồn gốc gây ra những hậu quả vô cùng nghiêm trọng. Muốn khắc phục sự yếu kém trong quản lý thì Hệ thống thông tin quản lý mới ra đời sẽ là tất yếu. Mục tiêu của những cố gắng phát triển Hệ thống thông tin quản lý là cung cấp các thành viên trong tổ chức những công cụ quản lý tốt nhất. Khi xẩy ra yêu cầu mới trong quản lý ví dụ sự tăng số lượng các bộ công nhân viên không ngừng ở ICOM hay các quyết định thay đổi về lương, thay đổi về cách tính thuế…của Nhà nước thì hệ thống cũ không thể đáp ứng việc quản lý mà phải thay vào đó là hệ thống mới phù hợp với sự thay đổi mới. Sự thay đổi về công nghệ cũng là một trong nhưng nguyên nhân dẫn đến sự thay đổi. Khi một công nghệ mới ra đời ví dụ như hệ quản trị cơ sở dữ liệu SQL Server 2000, 2003 thì việc đánh giá hệ quản trị cơ sở dữ liệu ở công ty mà đang sử dụng Access cần phải được xem xét lại. Sự nhận thức những công nghệ mới đáp ứng ngày càng cao cho sự quản lý đã đem lại một hệ thống thông tin hoàn thiện, đáp ứng đúng nhu cầu của tổ chức. Cuối cùng, vai trò của những thách thức chính trị cũng không nên bỏ qua. Sách lược chính trị của người quản lý cũng khiến một hệ thông thông tin được phát triển. 2.2. Phương pháp phát triển Hệ thống thông tin quản lý 2.2.1. Các nguyên tắc để phát triển một Hệ thống thông tin quản lý Mục đích chính xác của dự án phát triển một Hệ thống thông tin quản lý là có được một sản phẩm đáp ứng nhu cầu của người sử dụng, mà nó được hòa hợp vào trong các hoạt động của tổ chức , chính xác về mặt kỹ thuật, tuân thủ các giới hạn về tài chính và thời gian định trước. Một Hệ thống thông tin quản lý là một đối tượng phức tạp, vận động trong môi trường cũng rất phức tạp. Để làm chủ sự phức tạp đó phương pháp được đề nghị ở đây dựa vào ba nguyên tắc cơ sở chung của nhiều phương pháp hiện đại có cấu trúc để phát triển hệ thống thông tin. Ba nguyên tắc đó là: +) Nguyên tắc một: Sử dụng các mô hình Những mô hình để đáp ứng nguyên tắc một đó là mô hình logic, mô hình vật lý trong và mô hình vật lý ngoài. Ba mô hình này được xây dựng dựa trên sự quan tâm đối tượng từ những góc độ khác nhau(từ góc nhìn nhà quản lý, góc nhìn kỹ thuật và góc nhìn người sử dụng) +) Nguyên tắc hai: Chuyển từ cái chung sang cái riêng Sự cần thiết để áp dụng phương pháp này là hiển nhiên. Để hiểu tốt một hệ thống thì trước hết phải hiểu mặt chung trước khi xem xét chi tiết. Nguyên tắc đi từ các chung đến cái riêng là một nguyên tắc của sự đơn giản hóa. Giả sử muốn tạo chương trình quản lý nhân sự và tính lương phải tìm hiểu Hệ thống thông tin quản lý nào sẽ tích hợp quá trình quản lý hồ sơ, quản lý lương. Phải tìm hiểu rằng chương trình quản lý nhân sự là cái chung mới dẫn đến việc tính lương là cái chi tiết. +) Nguyên tắc ba: Chuyển từ mô hình vật lý sang mô hình logic Nguyên tắc này có nghĩa là đi từ vật lý sang logic khi phân tích và đi từ logic sang vật lý khi thiết kế 2.2.2. Các công đoạn phát triển của một hệ thống Để thiết kế một Hệ thống thông tin quản lý thường chia làm bẩy giai đoạn. Mỗi giai đoạn bao gồm một dẫy các công đoạn khác nhau. Cuối mỗi công đoạn kèm theo việc ra quyết định về việc tiếp tục, quay lại công đoạn trước hay chấm dứt quá trình phát triển hệ thống. +) Giai đoạn một: Đánh giá yêu cầu Giai đoạn này có mục đích cung cấp cho nhà lãnh đạo tổ chức hoặc hội đồng giám đốc những dữ liệu đích thực để ra quyết định về thời cơ, tính khả thi và hiệu quả của một dự án phát triển hệ thống. Chi phí ở giai đoạn này không lớn. Bao gồm các công đoạn + Lập kế hoạch đánh giá + Làm rõ yêu cầu + Đánh giá khả năng khả thi + Chuẩn bị và trình bầy báo cáo đánh giá yêu cầu +) Giai đoạn hai: Phân tích chi tiết Được tiến hành ngay sau khi có sự đánh giá thuận lợi về yêu cầu. Mục đích của giai đoạn này là hiểu rõ những vấn đề của hệ thống đang nghiên cứu, xác định những nguyên nhân đích thực của những vấn đề đó, xác định những đòi hỏi, những ràng buộc áp đặt đối với hệ thống và xác định mục tiêu mà hệ thống thông tin mới phải đạt được. Giai đoạn này gồm các công đoạn + Lập kế hoạch phân tích chi tiết + Nghiên cứu môi trường của hệ thống đang tồi tại + Nghiên cứu hệ thống thực tại + Đưa ra chuẩn đoán và xác định các yếu tố giải pháp + Đánh giá lại tính khả thi + Thay đổi đề xuất dự án + Chuẩn bị và trình bầy báo cáo phân tích chi tiết +) Giai đoạn ba: Thiết kế logic Đây là giai đoạn xác định tất cả các thành phần logic của Hệ thống thông tin quản lý, cho phép loại bỏ được các vấn đề của hệ thống thực tế và đạt được những mục tiêu đã được thiết lập ở giai đoạn trước. Mô hình logic của hệ thống mới sẽ bao hàm thông tin mà hệ thống thông tin mới sản sinh ra, nội dung của cơ sở dữ liệu, các xử lý và hợp thức hóa sẽ phải thực hiện và các dữ liệu nhập vào. Mô hình logic sẽ phải được người sử dụng chấp nhận. Thiết kế logic có những công đoạn sau + Thiết kế cơ sở dữ liệu + Thiết kế sử lý + Thiết kế các luồng dữ liệu vào + Chỉnh sửa tài liệu cho mức logic + Hợp thức hóa mô hình logic +) Giai đoạn bốn: Đề xuất các phương án của giải pháp Đó là việc xây dựng các phương án khác nhau để cụ thể hóa mô hình logic. Mỗi một phương án khác nhau là phác họa mô hình vật lý ngoài của hệ thống nhưng chưa phải là mô tả chi tiết. Để giúp người sử dụng lựa chọn giải pháp vật lý nào tốt hơn các mục tiêu nào đã đinh ra trước đây thì phải đánh giá các chi phí và lợi ích (vô hình, hữu hình) cả mỗi phương án và phải có những kiến nghị cụ thể. Những người sử dụng sẽ chọn lấy một phương án tỏ ra đáp ứng tốt nhất các yêu cầu của họ mà vẫn tôn trọng ràng buộc của tổ chức. Các công đoạn của giai đoạn này đó là + Xác định ràng buộc tin học và ràng buộc tổ chức + Xây dựng các phương án của giải pháp + Đánh giá các phương án của giải pháp + Chuẩn bị và trình bầy báo cáo của giai đoạn đề xuất các phương án giải pháp Giai đoạn năm: Thiết kế vật lý ngoài Giai đoạn này tiến hành sau khi một phương án giải pháp được lựa chọn. Thiết kế vật lý bao gồm hai tài liệu kết quả cần có: một tài liệu bao chứa tất cả các đặc trưng của hệ thống mới sẽ cần cho việc thực hiện kỹ thuật, một tài liệu dành cho người sử dụng và nó mô tả phần thủ công và cả những giao diện với những phần tin học hóa. Gồm các công đoạn + Lập kế hoạch thiết kế vật lý ngoài + Thiết kế chi tiết các giao diện ( vào/ra) + Thiết kế cách thức tương tác với phần tin học hóa + Thiết kế các thủ tục thủ công + Chuẩn bị và trình bầy báo cáo về thiết kế vật lý ngoài +) Giai đoạn sáu: Triển khai kỹ thuật hệ thống Kết quả quan trọng nhất của giai đoạn thực hiện kỹ thuật là phần mềm. Những người chịu trách nhiệm về giai đoạn này phải cung cấp các tài liệu như các bản hướng dẫn sử dụng và thao tác cũng như các tài liệu mô tả về hệ thống. Giai đoạn này gồm các công đoạn + Lập kế hoạch thực hiện kỹ thuật + Thiết kế vật lý trong + Lập trình + Thử nghiệm hệ thống + Chuẩn bị tài liệu +) Giai đoạn bẩy: Cài đặt và khai thác Cài đặt hệ thống là phần trong đó việc chuyển từ hệ thống cũ sang hệ thống mới được thực hiện. Giai đoạn gồm có + Lập kế hoạch cài đặt + Chuyển đổi + Khai thách và bảo trì + Đánh giá 3. Phân tích Hệ thống thông tin quản lý. 3.1. Phương pháp thu thập thông tin cho quá trình phân tích. Thu thập thông tin về hệ thống quản lý là công đoạn đầu tiên trong quá trình phân tích hệ thống. Mục tiêu là làm sao có được các thông tin liên quan tới hệ thống với độ tin cậy cao và chuẩn xác nhất. Có một số phương pháp khảo sát nhưng cho dù áp dụng phương pháp nào thì càng nhiều thông tin về môi trường hoạt động làm việc của tổ chức thì càng dễ hiểu được các vấn đề đặt ra và có khả năng đặt ra các câu hỏi thiết thực với các vấn đề được xem xét Phương pháp 1 – Nghiên cứu tài liệu về hệ thống Nhiệm vụ chính của nghiên cứu tài liệu về hệ thống là thu thập các thông tin về các thành phần của hệ thống hiện tại và sự hoạt động của chúng. Để có một hình ảnh đầy đủ về các thành phần của hệ thống thì phải nghiên cứu các khía cạnh sau. + Hoạt động của hệ thông + Thông tin vào của hệ thống + Thông tin ra của hệ thống + Quá trình xử lý + Cách giao tiếp, trao đổi thông tin trong hệ thống Phương pháp 2 – Quan sát hệ thống Quan sát hệ thống cũng là một phương pháp thu thập thông tin thường được áp dụng. Có những thông tin phân tích viên rất muốn biết nhưng không thể thấy trong các phương pháp khác, trong tài liệu của hệ thống cũng không có, vì vậy cần phải quan sát hệ thống. Việc quan sát có tác dụng để có một bức tranh khái quát về tổ chức cần tìm hiểu và các tổ chức các hoạt động của tổ chức. Tuy nhiên phương pháp này có những hạn chế. Một hệ thống mới thường làm thay đổi phương pháp và chi tiết thao tác khiến cho các phương pháp cũ không còn mấy ý nghĩa. Một hạn chế nũa đó là người bị quan sát sẽ cảm thấy khó chịu và thường thay đổi hành động. Phương pháp 3 – Phỏng vấn Là phương pháp thu thập thông tin trực tiếp từ đối tượng phỏng vấn. Phỏng vấn cho phép thu được những xử lý theo cách khác nhau với mô hình trong tài liệu, thu được những nội dung cơ bản khái quát về hệ thống mà nội dung đó khó có thể nắm bắt được khi tài liệu quá nhiều Phương pháp 4 – Sử dụng phiếu điều tra Điều tra là một phương pháp rất thông dụng của thống kê học nhằm mục đích thu thập thông tin cho mục đích nghiên cứu nào đó. Có thể áp dụng phương pháp điều tra chọn bộ hay điều tra chọn mẫu. Phương pháp điều tra chọn bộ cho phép thu thập thông tin một cách chính xác nhưng mất nhiều thời gian và công sức, chi phí. Trong thực tế việc áp dụng phương pháp điều tra không toàn bộ, được gọi là điều tra chọn mẫu. Trong phương pháp này là chọn ra từ tổng thể nghiên cứu một số đối tượng tiêu biểu theo các quy tắc của thống kê học, rồi điều tra theo phiếu các đại diện đã được chọn. Sau khi thu thập được kết quả điều tra mẫu sẽ suy ra kết quả cho toàn bộ tổng thể với mức chính xác nào đó 3.2. Mã hóa dữ liệu 3.2.1. Lợi ích của mã hóa dữ liệu Xây dựng một Hệ thống thông tin quản lý rất cần thiết mã hóa dữ liệu. Việc mã hóa dữ liệu mạng lại những lợi ích cụ thể như: + Nhận diện không nhầm lẫn các đối tượng + Mô tả nhanh chóng các đối tượng + Nhận diện nhóm đối tượng nhanh hơn Mã hóa được xem như là việc xậy dựng một tập hợp những hàm thức mang tính quy ước, thông thường là ngắn ngọn về mặt thuộc tính của một thực thể hoặc tập một thực thể 3.2.2. Các phương pháp mã hóa cơ bản +) Phương pháp mã hóa phân cấp: Phân cấp các đối tượng từ trên xuống. Và mã số được xây dựng từ trái qua phải các chữ số được kéo dài về phía bên phải để thực hiện chi tiếp sự phân cấp sâu hơn. +) Phương pháp mã hóa liên tiếp: Mã hóa kiểu này được tạo ra bởi một quy tắc dẫy nhất định. +) Phương pháp mã hóa tổng hợp: Là mã tạo ra khi kết hợp việc mã hóa phân cấp với mã hóa liên tiếp. +) Phương pháp mã hóa theo xeri: Sử dụng một tập hợp theo dẫy gọi là xeri. Xeri được coi như là một giấy phép theo mã quy định +) Phương pháp mã gợi nhớ: Căn cứ vào đặc tính của đối tượng để xây dựng +) Phương pháp mã ghép nối: Chia mã ra thành nhiều trường, mỗi trường ứng với một đặc tính, những liên hệ có thể giữa những tập con khác nhau với đối tượng được gán mã. 3.3. Công cụ mô hình hóa 3.3.1. Sơ đồ chưc năng nghiệp vụ(BFD – Bussiness Function Datagram) Mục đích của sơ đồ là nêu lên chính xác và cụ thể các chức năng chính của Hệ thống thông tin quản lý. Sơ đồ chức năng của hệ thống chỉ ra cho chúng ta biết hệ thống cần phải làm gì chứ không phải chỉ ra là làm như thế nào. Việc phân cấp sơ đồ chức năng cho phép phân tích viên hệ thống có thể đi từ tổng thể đến cụ thể, từ tổng quát đến chi tiết theo cấu trúc hình cây. Sơ đồ BFD được biểu diễn dưới dạng hình cây, tại mỗi nút là một hình chữ nhật thể hiện chức năng hoặc một nhóm chức năng cụ thể. Ở mỗi mức, các chức năng cùng mức sắp xếp trên cùng một hàng, cùng một dạng. mỗi chức năng có một tên duy nhất, tên chức năng phải là một mệnh đề động từ gồm một động từ và một bổ ngữ. Tên chức năng cần phản ánh được nội dung công việc thực tế mà tổ chức thực hiện và người sử dụng quen dùng nó. Sơ đồ luồng thông tin được dùng để mô tả hệ thống thông tin theo cách thức động, tức là mô tả sự di chuyển của dữ liệu, việc xử lý, việc lưu trữ trong thế giới vật lý bằng các sơ đồ. Các ký pháp của sơ đồ luồng thông tin Xử lý Thủ công Xử lý Tin học hóa hoàn toàn Kho lưu trữ dữ liệu Thủ công Tin học hóa Dòng thông tin Điều khiển Tài liệu Hình 4: Các ký pháp của sơ đồ luồng thông tin Các phích vật lý sẽ mô tả chi tiết hơn bằng lời cho các đối tượng biểu diễn trên sơ đồ. Có ba loại phích: Phích luồng thông tin, phích kho dữ liệu, phích sử lý. Loại thứ nhất: Phích luồng thông tin có mẫu Loại thứ 2: Phích kho dữ liệu Loại thứ 3: Phích sử lý Hình 5: Sơ đồ luồng dữ liệu(DFD Data Flow Diagram) Sơ đồ luồng dữ liệu chỉ ra cách mà thông tin chuyển vận từ một quá trình hoặc từ một chức năng này trong hệ thống sang một chức năng khác. Điều quan trọng nhất là nó chỉ ra phải có sẵn những thông tin nào cần phải có trước khi thực hiện một hàm hay quá trình. DFD là một sơ đồ tĩnh nên nó không bao hàm được yếu tố thời gian, địa điểm và đối tượng chịu trách nhiệm sử lý Tên tài liệu: Mô tả: Tên IFD có liên quan: Vật mang: Hình dạng: Nguồn: Đích: Tên kho dữ liệu: Mô tả: Tên IFD có liên quan: Vật mang: Chương trình hoặc người truy nhâp: Tên xử lý: Mô tả: Tên IFD có liên quan: Phân rã thành các IFD con: Phương tiện thực hiện: Sự kiện khởi sinh: Chu kỳ: Cấu trúc của thực đơn: Phương pháp xử lý: Sơ đồ luồng dữ liệu DFD là một công cụ dùng để mô hình hóa hệ thông thông tin. Mô hình DFD trợ giúp cho các hoạt động chính phân tích, thiết kế, biểu diễn hồ sơ trong quy trình sản xuất phần mềm. Các ký pháp dùng cho sơ đồ luồng dữ liệu Nguồn hoặc đích Tên dòng dữ liệu Dòng dữ liệu Tiến trình sử lý Tiến trình sử lý Tệp dữ liệu, kho dữ liệu Kho dữ liệu Hình 6: Các cú pháp dùng cho sơ đồ luồng dữ liệu Các mức của DFD Sơ đồ ngữ cảnh thể hiện khái quát nội dung chính của hệ thống thông tin. Sơ đồ này không đi vào chi tiết mà mô tả sao cho chỉ nhìn một lần là nhìn ra nội dung của hệ thống Phân rã sơ đồ Để mô tả chi tiết phải sử dụng kỹ thuật phân rã sơ đồ. Bắt đầu từ sơ đồ ngữ cảnh, sơ đồ phân rã thành sơ đồ mức 0, mức 1… 3.4. Thiết kế logic – Thiết kế cơ sở dữ liệu 3.4.1. Thiết kế các cơ sở dữ liệu logic đi từ các thông tin ra +) Nguyên tắc thiết kế cơ sở dữ liệu + Không bỏ sót dữ liệu Tên người/bộ phận phát nhận tin + Dữ liệu không trùng lập + Không dư thừa thông tin + Không có sự nhập nhằng + Dữ liệu phải được chuẩn hóa + Tiện, nhanh khi xuất dữ liệu +) Các bước khi thiết kế cơ sở dữ liệu từ các thông tin đầu ra Bước 1. Xác định các đầu ra + Liệt kê toàn bộ các thông tin đầu ra + Nội dung, khối lượng, tần xuất và nơi nhận của chúng Bước 2. Xác định các tệp cần thiết cung cấp đủ dữ liệu cho việc tạo ra từ đầu ra + Liệt kê các phần tử thông tin trên đầu ra + Trên mỗi thông tin đầu ra bao gồm các phần tử thông tin được gọi là thuộc tính. Liệt kê toàn bộ thuộc tính thành một danh sách. + Đánh giấu các thuộc tính lắp – là thuộc tính có thể nhận nhiều giá trị dữ liệu. + Đánh giấu thuộc tính thứ sinh – những thuộc tính được tính toán hoặc suy ra từ các thuộc tính khác. + Gạch chân các thuộc tính khóa cho thông tin đầu ra. + Loại bỏ các thuộc tính thứ sinh ra khỏi danh sách chỉ để lại thuộc tính cơ sở. Xem xét loại bỏ những thuộc tính có ý nghĩa quan trọng trong quản lý +) Các quy tắc chuẩn hóa cơ sở dữ liệu Chuẩn hóa mức 1 (1.NF) Trong mỗi danh sách không được có những thuộc tính lặp. Nếu có thuộc tính lặp thì phải tách các thuộc tính đó thành các danh sách con. Gắn thêm cho nó một tên, tìm cho nó một thuộc tính định danh riêng và thêm thuộc tính đinh danh của danh sách gốc. Chuẩn hóa mức 2 (2.NF) Trong một danh sách mỗi thuộc tính phải phụ thuộc hàm vào toàn bộ khóa chứ không chịu phụ thuộc vào một phần của khóa. Nếu có thì phải tách những thuộc tính phụ thuộc hàm vào bộ phận khóa thành một danh sách mới. Lấy bộ phận khóa đó làm cho danh sách mới. Đặt cho danh sách này một tiên riêng cho phù hợp với nội dung các thuộc tính danh sách. Chuẩn hóa mức 3 (3.NF) Trong một danh sách không được phép có sự phụ thuộc bắc cầu giữa các thuộc tính. Nếu có phải tách riêng chúng. Xác định khóa và tên cho mỗi danh sách mới. 3.4.2 Thiết kế cơ sở dữ liệu bằng phương pháp mô hình hóa +) Khái niệm cơ bản Thực thể là một chủ điểm, một nhiệm vụ, một đối tượng, hay một sự kiện đáng quan tâm đối với tổ chức( và cả bên trong lĩnh vực hệ thống) kể cả thông tin mà nó giữ Mối quan hệ tự nhiên xuất hiện giữa các thực thể các kiểu khác nhau. Chẳng hạn có thể thấy rằng các mối quan hệ tồn tại giữa khách hàng và một hóa đơn, một hóa đơn và một khoản mục trong hóa đơn, một sản phẩm và một nhà cung cấp sản phẩm. Bản chất của mối quan hệ này là tổ chức và tạo nên các sử dụng trong việc điều khiển hoạt động công tác. Những mối quan hệ như vậy được biểu diễn trên mô hình thực thể bằng các đường có mũ tên hoặc dấu có tam giác. Trong một số dạng của quá trình phân tích dữ liệu, việc mô tả mối quan hệ này được viết dưới dạng văn bản bên cạnh của đường( chẳng hạn “thuộc về”, “đặt”,” chứa”…). Trong dạng hiện tại đó là không cần thiết. Ta quan tâm nhiều hơn đến kiều khác nhau của mối quan hệ có thể xuất hiện giữa các thực thể mà các đường này biểu thị Có ba kiểu quan hệ chính được thể hiện dưới các dạng đơn giản nhất của mô hình thực thể: + Một - một. + Một – nhiều. + Nhiều – nhiều. +) Mối quan hệ Ba kiểu này liên quan với số các thực thể trong một bảng có quan hệ với một hoặc nhiều thực thể trong bảng khác. Các quan hệ này được định nghĩa và mô tả thông qua các ví dụ. Cho hai thực thể A và B có mối liên kết với nhau. Chúng ta có thể phân chia thành ba loại sau đây. Quan hệ một - một ( 1 – 1) là mỗi thể hiện của thực thể A được kết hợp với 0 hay 1 thể hiện của thực thể B và ngược lại. Quan hệ một – nhiều (1 – N) với mỗi dòng trong bảng thực thể A đều có nhiều dòng trong bảng B.Với mỗi dòng trong bảng B chỉ có một và một dòng trong bảng A. Quan hệ nhiều - nhiều ( N – N) là với mỗi thực thể trong bản A có nhiều thực thể trong bảng B.Với mỗi thực thể trong bảng B có nhiều thực thể trong bảng A. Ba kiểu quan hệ trên có thể có nhưng chúng được xem là đơn giản nhất và quan trọng nhất, trong đó kiểu quan hệ một nhiều là quan trọng hơn cả. Mô hình dữ liệu được dùng không chỉ như một công cụ phân tích thiết kế mà còn như một phương pháp để kiểm tra chặt chẽ các yêu cầu kinh doanh của người sử dụng. 3.5. Thiết kế vật lý ngoài 3.5.1 Mục đích Thiết kế vật lý ngoài là mô tả chi tiết phương án của giải pháp đã được chọn ở giai đoạn trước đây. Đây là một giai đoạn rất quan trọng, vì những mô tả chính xác ở đây có ảnh hưởng và tác động trực tiếp tới công việc thường ngày của những người sử dụng. Chỉ cần tưởng tượng đến một nhân viên đặt vé máy bay hoặc nhân viên ở một cửa thu ngân của một ngân hàng phải giao tác liên tục với HTTT, một lỗi của thiết kế vật lý (chẳng hạn một biểu khó đọc, một hội thoại không dứt khoát, một thủ tục không thích ứng...) sẽ là nguyên nhân gây ra sự bực bội, chán nản và nhiều khi dẫn tới việc khước từ sử dụng hệ thống. Trong thiết kế vật lý, cần sử dụng tốt những khái niệm của môn tổ chức hợp lý lao động nhận thức, đặc biệt là khi thiết kế các giao tác người - máy. Các nhiệm vụ chính của thiết kế vật lý bao gồm: lập kế hoạch, thiết kế chi tiết các giao diện vào ra, thiết kế cách thức tương tác với phần tin học hoá, thiết kế các thủ tục thủ công, chuẩn bị và trình bày báo cáo. Thiết kế các giao diện là xác định HTTT trình bày thông tin như thế nào cho người sử dụng khi nhập dữ liệu vào hệ thống hoặc đưa kết quả ra. Thiết kế cách thức tương tác với phần tin học hoá là xác định cách thức mà người sử dụng hội thoại với HTTT và thiết kế các thủ tục thủ công cần phải đặc trưng hoá mọi tiến trình thủ công quanh việc sử dụng HTTT tin học hoá 3.5.2. Lập kế hoạch thiết kế vật lý ngoài ở đây phân tích viên phải lựa chọn phương tiện, khuôn dạng của các dòng vào / ra, xác định cách thức hội thoại với phần tin học hoá của hệ thống và cách thức thực hiện các thủ tục thủ công. Phân bố thời gian và lập danh mục các sản phẩm. Đó chính là việc lập kế hoạch cho giai đoạn này. * Một số nguyên tắc thực hiện Theo Joseph Dusmas thì thiết kế vật lý ngoài một HTTT phải dựa vào 7 nguyên tắc chung sau đây: - Đảm bảo rằng người sử dụng luôn đang kiểm soát hệ thống. Có nghĩa là, anh ta luôn luôn có thể thông báo cho hệ thống những việc phải thực hiện. - Thiết kế hệ thống theo thói quen và kinh nghiệm của người sử dụng. - Gắn chặt chẽ với các thuật ngữ, dạng thức và các thủ tục đã được dùng. - Che khuất những bộ phận bên trong của các phần mềm và phần cứng tạo thành hệ thống. - Cung cấp thông tin tư liệu trên màn hình. - Giảm tới mức tối thiểu lượng thông tin mà người sử dụng phải nhớ trong khi sử dụng hệ thống. - Dựa vào những quy tắc đã được chấp nhận về đồ hoạ, ký hoạ khi thể hiện thông tin trên màn hình hoặc trên giấy. Thiết kế vật lý ngoài yêu cầu phân tích viên phải có khả năng đặt mình vào vị trí của người sử dụng. Không bao giờ được quên rằng, HTTT sẽ được sử dụng bởi những người có hiểu biết ít nhiều về tin học và sẽ thực hiện một công việc nào đó trong một môi trường riêng. Phân tích viên phải luôn luôn tiếp tục tính đến khía cạnh chi phí/lợi ích, vì mỗi một đề xuất khi thiết kế luôn đi liền với những chi phí và lợi ích khác nhau. Phân tích viên phải luôn luôn có quan điểm của mình khi chọn giải pháp vật lý tốt nhất. Đối với mỗi giải pháp được xem xét, phân tích viên phải đánh giá lợi ích hữu hình và lợi ích vô hình, phải so sánh chúng với chi phí phải bỏ ra, nhất là khi các chi phí của giải pháp quá cao. Chẳng hạn khi thiết kế vật lý cần phải lựa chọn giữa máy in đen/trắng hiện đang dùng và việc mua một máy in màu mới. Nếu chọn giải pháp 2 thì phân tích viên phải có chứng tỏ được lợi ích mang lại của việc sử dụng màu lớn hơn chi phí cho việc mua máy in màu. Từ mỗi khía cạnh khác nhau của thiết kế lô gíc, phân tích viên nên đưa ra và xem xét một loạt các giải pháp vật lý, đánh giá chúng để chọn lấy giải pháp nào có lợi nhất. Cũng cần lưu ý rằng, phân tích viên phải luôn luôn ghi nhớ các ràng buộc tổ chức, các ràng buộc công nghệ và tài chính đã xác định trong giai đoạn phân tích chi tiết và đề xuất các phương án của giải pháp. Chẳng hạn, sẽ là vô nghĩa khi phân tích viên xem xét việc mua máy in màu trong khi vì lý do tài chính lãnh đạo đã quyết định không mua các thiết bị tin học mới 3.5.3. Thiết kế vật lý đầu ra Phải lựa chọn vật mang tin và sắp đặt các thông tin đầu ra. Có bốn vật mang tin chính là giấy, màn hình, tiếng nói, vật mang tin từ tính hoặc quang. Tùy theo yêu cầu của hệ thống thông tin mà phân tích viên có thể vật mang tin một cách phù hợp nhất sao cho nó thể hiện tốt nhất nội dung của thông tin. Trong đó việc thiết kế giao diện màn hình là rất quan trọng bởi lẽ người sử dụng hệ thống thướng xuyên tiếp xúc với hệ thống thông qua màn hình. Nguyên tắc để trình bầy thông tin trên màn hình đó là: đặt mọi thông tin gắn liền với một nhiệm vụ trên cùng một màn hình, chỉ dẫn rõ ràng cách thoát khỏi màn hình, đặt giữa các tiêu đề và sắp xếp thông tin theo trục trung tâm, tổ chức các phần tử của danh sách theo thói quen trật tự quen thuộc trong quản lý. 3.5.4. Thiết kế vật lý đầu vào Mục đích của việc thiết kế đầu vào là thiết kế các thủ tục nhập liệu có hiệu quả và giảm thiểu các sai sót. Nó bao gồm lựa chọn các phương tiện và thiết kế khuôn dạng cho thông tin nhập. Có các quy tắc sau Khi nhập dữ liệu từ một tài liệu gốc, khuôn dạnh màn hình phải giống tài liệu gốc. Nên nhóm các trường trên màn hình theo một trật tự có ý nghĩa, theo trật tự tự nhiên, theo tần số sử dụng, theo chức năng hoặc theo tầm quan trọng. Không được nhập các thông tin mà Hệ thống thông tin quản lý có thể truy tìm được từ cơ sở dữ liệu hoặc tính toán được. Đặt tên trường ở trên hoặc trước trường nhập. Đặt các giá trị ngầm định cho phù hợp. Sử dụng các phím Tab để chuyển trường nhập. 3.5.5. Thiết kế giao tác với phần tin học hóa Một hệ thống thông tin thường thực hiện nhiều công việc khác nhau như: cập nhật, tra cứu dữ liệu, xử lý, tính toán dữ liệu để in ra báo cáo. Người sử dụng có quyền chỉ ra những công việc phải làm của hệ thống bằng các giao tác người – máy nhằm đem lại lợi ích tốt nhất cho người sử dụng. Người sử dụng có thể giao tác bằng tập hợp lệnh, bằng bàn phím, bằng biểu tượng xuất hiện trên màn hình. 4. Vận hành của hệ thông tin quản lý 4.1. Hệ thông tin quản lý mang các mệnh lệnh của hệ thống: Hệ quyết định gồm hệ thống điều khiển và hệ tổ chức (HTC). Các hệ thống mà chúng ta đang nghiên cứu là các hệ thống mở và sống, nghiã là phát triển thường xuyên, những phát triển này nói chung là hệ quả của việc xử lý các mệnh lệnh. Nó dựa theo quá trình đã được quy định trước hoặc điều khiển từng bước. Ví dụ: Tính lương được thiết lập bằng cách xây dựng một quá trình điều khiển bắt đầu bằng việc thu nhập các bảng chấm công, tập hợp khối lượng công việc thực hiện của từng công nhân kết thúc bằng việc phân phát phiếu lương và chuyển các lệnh chuyển khoản cho ngân hàng (thông qua mạng). Hệ quản lý điều khiển không hoạt động độc lập mà nó cần được kiểm soát và điều chỉnh dựa theo mục tiêu đặt ra và việc tiếp nhận thông tin từ hệ tác nghiệp / sản xuất là cần thiết. HTN / HSX HTT HĐK HTC HQĐ Môi trường thông tin từ các hệ thống HXN Từ viết tắt: HXN: Hệ xác nhận HTN: Hệ tác nghiệp HQĐ: Hệ quyết định HSX: Hệ sản suất HTC: Hệ tổ chức HTT: Hệ thông tin HĐK: Hệ điều khiển HTXN: Hệ thống xác nhận Hình 7: Sơ đồ giản lược của một mệnh lệnh của hệ quyết định 4.2. Hệ thông tin phối hợp các phân hệ: Hệ Tổ chức - Kinh tế - Xã hội được phân chia thành các phân hệ. Mỗi phân hệ có đầy đủ các đặc tính của một hệ thống (HQĐ - HTT - HTN). Các phân hệ ví dụ như: Nhà cung cấp, đối thủ cạnh tranh, đại lý v.v... tạo thành các hệ thống và hệ thông tin có nhiệm vụ phối hợp các liên hệ này. Hình 8:Hệ thông tin phối hợp các phân hệ Cấu trúc của mỗi phân hệ có thể dựa trên: - Cấu trúc chức năng. - Cấu trúc trực tuyến / phân cấp. - Cấu trúc hỗn hợp (trực tuyến chức năng). 4.3. Hệ thông tin kiểm soát và điều phối hệ thống: Hệ thống điều khiển nhận các thông tin từ môi trường bên ngoài (có ích và không có ích) cùng thông tin nội. Dựa trên thông tin này mà hệ thống kinh tế xã hội hoạt động. Có ba trường hợp: 4.3.1. Trường hợp điều khiển theo chu kỳ mở: Thông tin từ môi trường chuyển trực tiếp đến hệ quyết định, tiếp theo là ảnh hưởng đến hệ tác nghiệp. Cung ứng Hành chính Thương mại Vật tư Nhân sự Mãi lực Điều khiển quản lý theo chu kỳ mở Hình 9: Trường hợp điều khiển theo chu kỳ mở 4.3.2. Trường hợp điều khiển theo chu kỳ đóng: Thông tin từ hệ tác nghiệp có thể đến hệ quyết định nếu như đã thỏa các điều kiện cần thiết (2). Quyết định hành động được thông qua không, nếu không thông qua sẽ có thông tin đến hệ tác nghiệp (3): Hình 10: Điều khiển quản lý theo chu kỳ đóng Hệ quyết định Hệ thông tin Hệ tác nghiệp HTXN HQĐ HTT HTN HTXN (3) (2) (2) (1) 4.3.3. Trường hợp điều khiển bằng một lệnh gọi là "báo động": Thông tin đến từ môi trường hoặc hệ tác nghiệp(1), quyết định hoạt động đưa ra hoặc không (2), kết quả được chuyển ra môi trường(3). Hình 11: Điều khiển theo báo động 5. Tổng quan về phần mềm quản lý nhân sự Con người là nguồn lực quan trọng của mỗi tổ chức doanh nghiệp. Sự phát triển, thành công của mỗi tổ chức, doanh nghiệp phụ thuộc rất nhiều vào đội ngũ cán bộ nhân viên của tổ chức đó. Vì vậy công tác quản lý nhân sự đóng vai trò to lớn đối với sự tồn tại và phát triển của tổ chức. Hệ thống quản lý nhân sự tại Phòng Giao Dịch Thành Phố- Chi NhánhNgân hàng Đầu tư và Phát triển Hưng Yên được xây dựng dựa trên chủ trương ứng dụng công nghệ thông tin của ban lãnh đạo. Nó sẽ có các chức năng chính sau: - Cập nhật danh sách + Danh sách phòng ban + Danh sách dân tộc +Danh sách tôn giáo .. - Hồ sơ HQĐ HTT HTN (3) (2) (1) (1) + Hồ sơ nhân viên + Danh sách khen thưởng kỷ luật + Kiểm tra nhân viên hết hạn hợp đồng - Hệ thống báo cáo: + Báo cáo danh sách nhân viên. + Lý lịch nhân viên + Danh sách khen thưởng, danh sách kỷ luật. - Hệ thống tra cứu, tìm kiếm… 6. Khái quát về công cụ sử dụng để thực hiện đề tài 6.1 Giới thiệu về ngôn ngữ lập trình Visual Basic 6.0 Visual Basic 6.0 (VB;6.0) là một sản phẩm trong bộ Visual Studio của hãng Microsoft. Nó được ra đời năm 1998 và cho đến nay đã có bản sửa lỗi ServicePack6VB. Đây là ngôn ngữ lập trình đa năng sử dụng để phát triển các phần mềm hoạt động trong môi trường Windows hay trên mạng Internet. Nó là kế thừa của ngôn ngữ lập trình Basic với những ưu điểm chính như sau: Nó bao gồm mọi đặc điểm của Basic dễ dùng, dễ sử dụng; cung cấp nhiều công cụ có sẵn để hỗ trợ lập trình viên nhất là trong lập trình ứng dụng cơ sở dữ liệu. Là ngôn ngữ lập trình có tính trực quan cao, có cấu trúc logic chặt chẽ ở mức độ vừa phải, dễ học, dễ sử dụng thành thạo. Các phiên bản của VB6.0 gồm 3 phiên bản: - Learning Edition: Là phiên bản cơ bản nhất, nó cho phép viết nhiều kiểu ứng dụng khác nhau. Tuy nhiên nó không có một công cụ điều khiển có trong các phiên bản khác. - Professional Edition: Là phiên bản thiết kế cho người dùng chuyên biệt. Nó chứa tất cả các tính năng có trong phiên bản trên (Learning Edition) và có bổ sung thêm các thư viện và các công cụ điều khiển. - EnterPrise Edition: Đây là phiên bản đầy đủ nhất dành cho các phát triển ứng dụng chuyên nghiệp. Nó chứa các công cụ để hỗ trợ lập trình theo nhóm. 6.2 Giới thiệu về hệ quản trị CSDL Microsoft Access 2003 Trong những năm gần đây, ở nước ta CNTT đang phát triển rất nhanh và ngày càng phổ biến rộng rãi. Hiện có nhiều hệ quản trị CSDL đang được sử dụng phổ biến như: Microsoft Access, Visual Foxpro, Oracle… Trong đó Microsoft Access là một trong những bộ chương trình quan trọng trong tổ hợp chương trình Microsoft Office Professional do hãng Microsoft sản xuất. Microsoft Access hoạt động trong môi trường Windows, là một hệ điều hành giao diện đồ hoạ, do đó thiết kế CSDL trên Microsoft Access rất thuận lợi với giao diện trực quan, khả năng phát triển ứng dụng mới nhanh chóng, chuyên nghiệp. Trong Microsoft Access có thể dùng ngôn ngữ lập trình hướng đối tượng Visual Basic, công cụ này có những ưu điểm: - Cho phép xử lý từng bản ghi trong một tập hợp thay vì tác động cùng một lúc trên toàn bộ tập hợp bản ghi. - Có thể tạo và điều khiển các đối tượng. - Báo lỗi và xử lý lỗi. - Tạo thủ tục theo ý muốn. - Làm cơ sở dữ liệu dễ bảo trì. CHƯƠNG 3 PHÂN TÍCH, THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ NHÂN SỰ TẠI PHÒNG QUẢN LÝ ĐẠI LÝ CỦA CÔNG TY BẢO VIỆT HÀ NỘI. 1. Các thông tin vào ra của hệ thống  Thông tin vào: - Hồ sơ nhân viên - Quá trình công tác  Thông tin ra: - Số nhân viên trong công ty, thông tin liên quan. - Các bản báo cáo, thống kê của từng nhân viên - Các thông tin đưa ra trong quá trình tìm kiếm: theo mã nhân viên, phòng ban, theo năm sinh. 2. Phân tích hệ thống . 2.1. Sơ đồ chức năng của hệ thống. Hình 12: Biểu đồ phân cấp chức năng của toàn hệ thống. Quản lý nhân sự Đăng nhập hệ thống Quản lý hồ sơ Tìm kiếm Báo cáo 2.2. Biểu đồ phân cấp chức năng chi tiết của hệ thống +) Biểu đồ phân cấp chức năng quản lý hồ sơ Hình 13: Biểu đồ phân cấp chức năng quản lý hồ sơ + Cập nhập hồ sơ nhân viên: Bao gồm Xem hồ sơ: Khi muốn xem thông tin gì của từng nhân viên trong phòng. Sửa hồ sơ: Khi có sai sót gì hoặc muốn thay đổi thông tin cá nhân của từng nhân viên, hệ thống sẽ cho phép sửa các thông tin đó. Xoá hồ sơ: Khi có một nhân viên trong công ty nghỉ việc hoặc bị điều chuyển công tác đi nơi khác thì hệ thống sẽ loại bỏ tên nhân viên đó ra khỏi công ty. Thêm hồ sơ: Khi có một nhân viên mới đến thì hệ thống sẽ cho phép thêm thông tin vào danh sách. + Cập nhập danh mục: Khi vào danh mục này ta có cập nhật vào phòng ban, chức vụ, hợp đồng lao động, quê quán, trình độ văn hoá, gia đình, dân tộc… + Cập nhập khen thưởng - kỷ luật: Vào mục này ta có thể biết được những nhân viên nào được khen thưởng và những nhân viên nào bị kỷ luật. Quản lý hồ sơ Cập nhập hồ sơ nhân viên Cập nhập khen thưởng - kỷ luật Cập nhập danh mục +) Biểu đồ phân cấp chức năng tìm kiếm Hình 14: Biểu đồ phân cấp chức năng tìm kiếm +) Biểu đồ phân cấp chức năng báo cáo Hình 15: Biểu đồ phân cấp chức năng báo cáo 2.3. Biểu đồ dữ liệu mức ngữ cảnh Hình 16: Biểu đồ dữ liệu mức ngữ cảnh Báo cáo Báo cáo về hồ sơ nhân viên Tìm kiếm Tìm kiếm theo hồ sơ nhân viên Tìm kiếm theo danh mục lương Tìm kiếm theo danh mục phòng ban Nhân viên Hệ thống quản lý nhân sự Yêu cầu báo cáo Báo cáo Đưa ra thông tin Yêu cầu thông tin Lãnh đạo công ty 2.4. Biểu đồ dữ liệu mức đỉnh Hình 17: Biểu đồ dữ liệu mức đỉnh 3. Báo cáo Yêu cầu tìm kiếm Nhân viên phòng HCNS Hồ sơ nhân viên Truy nhập Trả lời 1.Quản lý hồ sơ Phản hồi 2.Tìm kiếm Yêu cầu gửi báo cáo Trả lời Yêu cầu tìm kiếm Lãnh đạo công ty Thông tin phản hồi 2.5. Biểu đồ phân rã mức 1 của chức năng quản lý hồ Hình 18: Biểu đồ phân rã mức 1 của chức năng quản lý hồ 1.2. Cập nhập danh mục Nhân viên phòng HCNS Nhập hồ sơ nhân viên 1.1. Cập nhập hồ sơ nhân viên Nhập danh mục Báo cáo Tìm kiếm Gửi thông tin tìm kiếm về HSNV 1.3. Cập nhập khen thưởng - kỷ luật Bảng dân tộc Lãnh đạo công ty Gửi quyết định KT- Kl của nhân viên Gửi báo cáo về HSNV 2.7. Biểu đồ phân rã mức 1 của chức năng tìm kiếm Hình 19: Biểu đồ phân rã mức 1 của chức năng tìm kiếm Lãnh đạo công ty 2.1. Tìm kiếm theo HSNV Trả lời tìm kiếm Yêu cầu tk về HSNV Trả lời yêu cầu 2.2. Tìm kiếm theo phòng ban Trả lời yêu cầu Yêu cầu tk về phòng ban Bảng phòng ban Hồ sơ nhân viên 3. Thiết kế hệ thống. 3.1. Thiết kế cơ sỏ dữ liệu 3.1.1. Cấu trúc của các bảng. +) Bảng Hồ sơ nhân viên Tên thuộc tính Kiểu dữ liệu Độ rộng Giải thích MaNS Text 10 Mã nhân sự MaPB Text 10 Mã phòng ban MaCV Text 10 Mã chức vụ Hodem Text 25 Họ đêm Ten Text 10 Tên Gioitinh Text 3 Giơí tính Ngaysinh Date/Time Ngày sinh HKTT Text 20 Hộ khẩu thường trú MaQQ Text 5 Mã quê quán MaDT Text 5 Mã dân tộc TDHV Text 3 Trình độ học vấn MaTPGD Text 4 Mã thành phần gia đình SoCMND Text 9 Số chứng minh nhân dân BHYT Yes/No Bảo hiểm y tế BHXH Yes/No Bảo hiểm xã hội Ngayvl Date/Time Ngày vào làm Dangvien Yes/No Đảng viên Doanvien Yes/No Đoàn viên MaHDLD Text 5 Mã hợp đồng lao động +) Bảng CHỨC VỤ Tên thuộc tính Kiểu dữ liệu Độ rộng Giải thích MaCV Text 5 Mã chức vụ TenCV Text 10 Tên chức vụ +) Bảng PHÒNG BAN Tên thuộc tính Kiểu dữ liệu Độ rộng Giải thích MaPB Text 10 Mã phòng ban TenPB Text 30 Tên phòng ban +) Bảng DÂN TỘC Tên thuộc tính Kiểu dữ liệu Độ rộng Giải thích MaDT Text 10 Mã dân tộc TenDT Text 20 Tên dân tộc +) Bảng QUÊ QUÁN Tên thuộc tính Kiểu dữ liệu Độ rộng Giải thích MaQQ Text 5 Mã quê quán TenQQ Text 10 Tên quê quán +) Bảng KHEN THƯỞNG Tên thuộc tính Kiểu dữ liệu Độ rộng Giải thích MaNS Text 10 Mã nhân sự NgayQD Date/Tim e Ngày quyết định HinhthucK T Text 30 Hình thức khen thưởng Ghichu Text 20 Ghi chú +) Bảng KỶ LUẬT Tên thuộc tính Kiểu dữ liệu Độ rộng Giải thích MaNS Text 10 Mã nhân sự NgayQD Date/Tim Ngày quyết định e Hinhthuc KL Text 15 Hình thức kỷ luật Ghichu Text 10 Ghi chú +) Bảng HỢP ĐỒNG LAO ĐỘNG (HĐLĐ) Tên thuộc tính Kiểu dữ liệu Độ rộng Giải thích MaHDLD Text 10 Mã nhân sự TenHDLD Text 10 Tên hợp đồng lao động Ghichu Text 50 Ghi chú +) Bảng TRÌNH ĐỘ HỌC VẤN (TDHV) Tên thuộc tính Kiểu dữ liệu Độ rộng Giải thích TDHV Text 4 Trình độ học vấn TenTDHV Text 15 Tên trình độ học vấn +) Bảng THÀNH PHẦN GIA ĐÌNH (TPGD) Tên thuộc tính Kiểu dữ liệu Độ rộng Giải thích MaTPGD Text 3 Mã thành phần gia đình TenTPGD Text 25 Tên thành phần gia đình Ghichu Text 30 Ghi chú 3.1.2. Mối quan hệ giữa các tệp cơ sở dữ liệu Hình 20: Sơ đồ mối quan hệ thực thể giữa các bảng 3.2. Thiết kế một số giải thuật điển hình. 3.2.1. Thuật toán đăng nhập B Nhập tên Người sử dụng Sai Kiểm tra Nhập mật khẩu Đúng Kiểm tra mật khẩu Đúng i<=3 Sai K Hình 21: Thuật toán đăng nhập hệ thống i:=1 Thông báo mật khẩu i:=i+1 Thoát khỏi chương trình Vào chương trình Khi người dùng đăng nhập hệ thống, sẽ có một thuật toán kiểm tra tính hợp lệ của dữ liệu đăng nhập với cơ sở dữ liệu có sẵn. Nếu tên đăng nhập và mật khẩu trùng với với cơ sở dữ liệu sẽ cho người sử dụng đăng nhập, chương trình thuật toán kết thúc. Nếu sai sẽ yêu cầu đăng nhập lại. 3.2.2. Thuật toán cập nhật dữ liệu B Nhập mã Mã trống Đúng Sai Đúng Mã đã tồntại? Đúng Nhậplại Sai Sai Đúng Sai Tiếp tục? K Hình 22: Thuật toán cập nhật dữ liệu Mở trang default Thêm trang mới Lưu các thông tin vừa cập nhật Thông báo mã trống Thông báo mã đã tồn tại Đóng trang Người sử dụng mở Form và chọn đối tượng muốn cập nhật dữ liệu. Thuật toán sẽ kiểm tra tính hợp lệ của dữ liệu cập nhật. Nếu đúng cho cập nhật, sửa và xóa dữ liệu. Nếu sai sẽ quay lại lựa chọn đối tượng. Sau khi đã cập nhật dữ liệu, thuật toán sẽ kiểm tra xem có muốn tiếp tục không, nếu có cho tiếp tục chương trình, nếu không kết thúc chương trình. 3.2.3. Thuật toán tìm B Chọn tiêu thức,nhập Từ khóa cần tìm kiếm Đúng Tìm thấy Sai Thông báo không Tiếp Tìm thấy tục Đúng Sai Hiển thị danh mục thỏa mãn K Hình 23: Thuật toán tìm kiếm Truy cập CSDL Người sử dụng muốn tìm kiếm thông tin trong phần mềm, thuật toán cho phép người sử dụng lựa chọn tiêu thức tìm kiếm, đối tượng tìm kiếm. Nếu chương trình tìm được thông tin cần tìm kiếm, thuật toán sẽ hiển thị thông tin và kết thúc. Nếu không tìm thấy thuật toán cho phép quay lại lựa chọn tiêu thức là đối tượng tìm kiếm. 3.2.4. Thuật toán xuất báo cáo B Nhập đối tượng In báo cáo Tổng hợp dữ Liệu thành công Sai Đúng Có in báo cáo không K Hình 24: Thuật toán xuất báo cáo Chọn báo cáo Không có Dữ liệu In báo cáo 3.3. Thiết kế giao diện 3.3.1. Nguyên tắc thiết kế Menu Về mặt từ ngữ mỗi thực đơn phải có tiêu đề rõ nghĩa, từ mực phải mô tả rõ chức năng sẽ được thể hiện. Về mặt tổ chức phân các thực đơn cùng một nhóm vào những mục riêng. Về kích thước và hình thức số lượng các mục trên thực đơn không nên vượt quá chiều dài màn hình, có thể dùng thực đơn nhiều cấp để thay thế cho các thực đơn quá dài. Thực đơn phải sử dụng tiếng Việt có dấu và có phím tắt tạo điều kiện thuận lợi khi sử dụng. Chỉ hiển thị những thực đơn tương ứng với trách nhiệm và quyền hạn của mỗi người sử dụng, nên làm ẩn những thực đơn không được phép. 3.3.2. Nguyên tắc thiết kế giao diện Khuôn dạng màn hình nhập liệu phải được thiết kế giống như khuôn dạng của màn hình gốc. Không bắt người sử dụng phải nhớ thông tin từ màn hình này sang màn hình khác. Nên nhóm các trường thông tin trên màn hình theo một chật tự có nghĩa, theo chật tự tự nhiên, theo tần số sử dụng, theo chức năng và theo tầm quan trọng… Không bắt người sử dụng phải nhập các thông tin thứ sinh tức là thông tin có thể tính toán hoặc suy luận ra từ thông tin đã có. Đặt tên cho các ô nhập liệu ở trên hoặc ở bên trái của ô. Tự động cập nhật các giá trị ngầm định nếu có thể. Sử dụng phím Tas, Enter để chuyển tới các trường thôn tin tiếp theo. Sử dụng tối đa ba mầu trên một Form chức năng và chỉ tô mầu nhấn mạnh những trường thông tin quan trọng. 3.3.3. Các giao diện điển hình 3.3.3.1. Giao diện đăng nhập Hình 25: Giao diện đăng nhập hệ thống 3.3.3.2. Form chính Hình 26: Giao diện Form chính 3.3.3.3 Form thêm nhân viên Hình 27: Giao diện Form them nhân viên 3.3.3.4 Form cập nhật danh mục Hình 28: Giao diện Form cập nhật danh mục 5.3.5 Form Tìm kiếm Nhân Viên Sau khi vào chương trình chính, bạn kích vào biểu tượng tìm kiếm thì chương trình “ tìm kiếm nhân viên” sẽ hiện ra Hình 29: Form Tìm kiếm Nhân Viên 5.3.5. Báo cáo Nhân sự Để xem danh sách tất cả nhân viên trong PGD : Vào Menu chọn Báo cáo nhân sự Hình 30: Báo cáo Nhân sự 4.Cài đặt,sử dụng phần mềm và việc hoàn thiện đề tài 4.1. Yêu cầu phần cứng, phần mềm +) Phần cứng Cấu hình tối thiểu + CPU 1.0 Ghz + Ram 256 MB + HDD 40 GB + Moniter 15 inches Cấu hình đề nghị + CPU Pen IV(2.0 Ghz trở lên) + Ram 512 MB + HDD 80 GB + Moniter 17 inches Máy in, mạng nội bộ và internet. Phần mềm Windown 98,Me, XP. Office 2000, 2003. 4.2. Khai thác sử dụng phần mềm. Khi mang phần mềm vào sử dụng mới cần cập nhật thông số trong mục cập nhật bao gồm. + Cập nhật các phòng ban. + Cập nhật dân tộc. + Cập nhật các loại hợp đồng. + Cập nhật trình độ. Sau đó cập nhật, thêm sửa xóa hồ sơ nhân viên trong Form cập nhật hồ sơ nhân viên. Khi nhân viên nghỉ hưu hoặc thôi việc thì Form tương ứng để chuyển hồ sơ sang lưu trữ ở bảng về hưu hoặc thôi việc. Có thể tìm kiếm thông tin nhân viên, các thông tin liên quan qua Form tìm kiếm. Xem, in báo cáo. 4.3. Kế hoạch cài đặt Chương trình sẽ được cài đặt cho từng máy tính của các nhân viên có nhu cầu sử dụng, việc cài đặt sẽ được tiến hành trong khoảng 1 buổi. Với khả năng sử dụng thành thạo vi tính, các nhân viên của phòng sẽ có thể tự cài đặt theo thứ tự sau: B1: Click vào Package→ Setup → OK B2: Chọn đường dẫn C:\Programfiles\quanlynhansu Click vào Button. Nếu muốn thay đổi đường dẫn: chọn Change Directory → Chọn tên đường dẫn→Ok. Cài đặt hoàn thành 4.4. Phương hướng hoàn thiện và phát triển đề tài Phần mềm quản lý nhân sự của phòng Quản ly Đại lý được viết trên ngôn ngữ Visual Basic 6.0 và cơ sở dữ liệu Microsoft Access. Với sự phát triển của các ngôn ngữ lập trình như VB.Net, Java… và các hệ quản trị cơ sở dữ liệu như SQL Server… thì trong tương lai phần mềm quản lý nhân sự này sẽ trở nên lạc hậu cần phải thay đổi cho phù hợp với su thế của công nghệ trong tương lai. Đề tài được phân tích, thiết kế xây dựng một cách cụ thể và chi tiết nên việc thay đổi ngôn ngữ lập trình hay cơ sở dữ liệu, thậm trí là viết lại phần mềm mới cũng sẽ thuật lợi, không mất nhiều thời gian, chi phí như làm lại phần mềm mới hoàn toàn. 5. Đào tạo nhân viên sử dụng chương trình Để sử dụng tốt các chương trình, các chuyên viên sẽ được hướng dẫn cách sử dụng trong khoảng 5 buổi. Theo dự kiến, người hướng dẫn sẽ kết hợp việc chỉ dẫn chung cho mọi người bằng máy chiếu, kết hợp với việc thực hành trực tiếp trên máy tính của các chuyên viên. KẾT LUẬN Nhân lực trong doanh nghiệp là một trong những nguồn lực quan trọng và tốn kém. Đi kèm với sự phát triển của doanh nghiệp, số lượng cán bộ công nhân viên ngày càng tăng lên vì thế công tác quản lý nhân sự gặp phải những khó khăn như việc tra cứu hồ sơ, lý lịch cán bộ công nhân viên, công tác tuyển dụng lao động… Một phần mềm quản lý nhân sự tốt sẽ giúp cho tổ chức quản lý nhân sự của doanh nghiệp một cách dẽ dàng và thuận lợi. Đề tài xây Xây dựng HTTT quản lý nhân sự tại phòng Quản lý Đại lý của Công ty Bảo Việt Hà Nội đã thực hiện được: + Tìm hiểu được quá trình hình thành và những kinh nghiệp đã có của phòng Quản lý Đại lý. Tìm hiểu được sự cần thiết và những tính năng cần có của phần mềm quản lý nhân sự. + Áp dụng những kiến thức cơ bản của hệ thống thông tin trong quản lý cũng như các công cụ phát triển phần mềm để xây dựng đề tài. Xây dựng một cách cụ thể và chi tiết các yêu cầu của phòng Quản lý Đại lý cũng như đòi hỏi chức năng của phần mềm. Thiết kế vật lý, thiết kế giao diện, thiết kế cơ sở dữ liệu, thiết kết giải thuật đảm bảo cho tính bền vững của hệ thống. Trên cơ sở đó kết hợp với ngôn ngữ lập trình Visual Basic 6.0, cơ sở dữ liệu Microsoft Access tạo nên một phần mềm hoàn chỉnh có tính ứng dụng trong thực tế. Giúp cho quá trình quản lý nhân sự tại phòng Quản lý Đại lý trở nên dễ dàng, gọn nhẹ, đáp ứng nhu cầu thực tế về nhân sự. Danh mục tài liệu tham khảo 1. Giáo trình “ Hệ thống thông tin quản lý” – TS Trương Văn Tú, TS Trần Thị Song Minh NXB Thống kê 2005. 2. Giáo trình “Phân tích, thiết kế và cài đặt hệ thống thông tin quản lý” – PGS. TS Hàn Viết Thuật. 3. Giáo trình “Cấu trúc dữ liệu và giải thuật” –PGS. TS Hàn Viết Thuận NXB Thống kê 2005. 4. Giáo trình “Cơ sở dữ liệu 1,2” – ThS Trần Công Uẩn NXB Thống kê 2005. 5. Lập trình “Visual Basic 6.0 cơ bản” – TS Đặng Quế Vinh NXB Khoa học Kỹ thuật 2005 . 6. Giáo trình “Kỹ nghệ phần mềm” – PGS. TS Hàn Viết Thuật NXB Đại học Kinh tế Quốc dân 2010. 7. Giáo trình “Phát triển ứng dụng trong quản lý” – ThS Trịnh Hoài Sơn NXB Đại học Kinh tế Quốc Dân 2010. PHỤ LỤC Một số đoạn code chương trình Form frm_HoSoNhanVien: Private Sub Form_Load() initial_all_combo_box End Sub Private Sub initial_all_combo_box() Dim check As Boolean cbo_ChucVu.Clear cbo_ChucVu_Value.Clear cbo_PhongBan.Clear cbo_PhongBan_Value.Clear cbo_DanToc.Clear cbo_DanToc_Value.Clear cbo_QueQuan.Clear cbo_QueQuan_Value.Clear cbo_TDHV.Clear cbo_TDHV_value.Clear cbo_TPGD.Clear cbo_TPGD_Value.Clear cbo_HDLD.Clear cbo_HDLD_Value.Clear check = initial_combo_box("tbl_ChucVu", cbo_ChucVu, cbo_ChucVu_Value) check = initial_combo_box("tbl_PhongBan", cbo_PhongBan, cbo_PhongBan_Value) check = initial_combo_box("tbl_DanToc", cbo_DanToc, cbo_DanToc_Value) check = initial_combo_box("tbl_QueQuan", cbo_QueQuan, cbo_QueQuan_Value) check = initial_combo_box("tbl_TrinhDoHocVan", cbo_TDHV, cbo_TDHV_value) check = initial_combo_box("tbl_ThanhPhanGiaDinh", cbo_TPGD, cbo_TPGD_Value) check = initial_combo_box("tbl_HopDongLaoDong", cbo_HDLD, cbo_HDLD_Value) cbo_GioiTinh.AddItem ("Nam") cbo_GioiTinh.AddItem ("Nu") End Sub Private Function initial_combo_box(table As String, cbo As ComboBox, cbo_Value As ComboBox) As Boolean Dim RecSet As New ADODB.Recordset Dim cn As New ADODB.Connection cn.ConnectionString = "Provider=Microsoft.Jet.OLEDB.4.0;Persist Security Info=False;data source=" & App.Path & "\QLNhanSu.mdb" cn.Open RecSet.Open "Select * from " + table, cn, adOpenKeyset If RecSet.RecordCount > 0 Then cbo.Text = RecSet(1) Do While Not RecSet.EOF cbo.AddItem (RecSet(1)) cbo_Value.AddItem (RecSet(0)) RecSet.MoveNext Loop End If cn.Close initial_combo_box = True End Function Private Function Validate_NgaySinh() As Boolean Dim share As New ShareModule Dim check As Boolean check = False If txt_NgaySinh.Text = "" Then MsgBox ("Chua nhap ngay sinh.") Else If share.IsDate(txt_NgaySinh.Text) Then check = True Else MsgBox ("Ngay sinh khong hop le. Hay nhap lai.") End If End If Validate_NgaySinh = check End Function Private Function Validate_NgayVL() As Boolean Dim share As New ShareModule Dim check As Boolean check = False If txt_NgayVaoLam.Text = "" Then MsgBox ("Chua nhap ngay vao lam.") Else If share.IsDate(txt_NgayVaoLam.Text) Then check = True Else MsgBox ("Ngay vao lam khong hop le. Hay nhap lai.") End If End If Validate_NgayVL = check End Function Private Function Validate_HoTen() As Boolean Dim check As Boolean check = False If txt_HoTen.Text = "" Then MsgBox ("Chua nhap ho ten.") Else check = True End If Validate_HoTen = check End Function Private Function Validate_SoCMND() As Boolean Dim check As Boolean check = False If txt_SoCMND.Text = "" Then MsgBox ("Chua nhap so chung minh nhan dan.") Else check = True End If Validate_SoCMND = check End Function Form frm_PhongBan: Private Sub bt_Sua_Click() Dim suaPB As New frm_SuaPhongBan Set suaPB.Parent = Me suaPB.MaPB = MSFlexGrid.TextMatrix(MSFlexGrid.RowSel, 1) suaPB.Show End Sub Private Sub bt_ThemMoi_Click() Dim themPB As New frm_ThemPhongBan Set themPB.Parent = Me themPB.Show End Sub Private Sub bt_Xoa_Click() Dim share As New ShareModule Dim check As Boolean check = share.DeletePhongBan(MSFlexGrid.TextMatrix(MSFlexGrid.RowSel, 1)) If check Then MsgBox ("Xoa phong ban thanh cong.") Form_Load Else MsgBox ("Xoa phong ban khong thanh cong.") End If End Sub Private Sub Form_Load() Initial_DataGrid Dim str_MaPB As String Dim str_TenPB As String Dim RecSet As New ADODB.Recordset Dim cn As New ADODB.Connection Dim sql As String Dim count As Integer count = 1 sql = "select * from tbl_PhongBan" cn.ConnectionString = "Provider=Microsoft.Jet.OLEDB.4.0;Persist Security Info=False;data source=" & App.Path & "\QLNhanSu.mdb" cn.Open RecSet.Open sql, cn, adOpenKeyset MSFlexGrid.Rows = 1 Do While Not RecSet.EOF str_MaPB = RecSet(0) str_TenPB = RecSet(1) MSFlexGrid.AddItem Conversion.CStr(count) & vbTab & str_MaPB & vbTab & str_TenPB count = count + 1 RecSet.MoveNext Loop End Sub Private Sub Initial_DataGrid() MSFlexGrid.Cols = 3 MSFlexGrid.FixedCols = 0 MSFlexGrid.ColWidth(0) = 400 MSFlexGrid.ColWidth(1) = 2000 MSFlexGrid.ColWidth(2) = 3000 MSFlexGrid.Rows = 0 MSFlexGrid.AddItem "STT" & vbTab & "Ma Phong Ban" & vbTab & "Ten Phong Ban" MSFlexGrid.Rows = 2 MSFlexGrid.FixedRows = 1 End Sub Public Sub load() Form_Load End Sub ShareModule : Chứa các hàm để truy cập dữ liệu 'This contant contains connection string to sql server database 'Private Const ConnectionString As String = "Provider=sqloledb;Data Source=localhost;Initial Catalog=ATM_Management;User Id=sa;Password=123;" Private Const ConnectionString As String = "Provider=Microsoft.Jet.OLEDB.4.0;Persist Security Info=False;data source=" Static Function Authenticate(UserName As String, Password As String) As Integer ' Return 0 as authen false, 1 as normal user, 2 as admin Dim RecSet As New ADODB.Recordset Dim cn As New ADODB.Connection Dim authen As Integer authen = 0 cn.ConnectionString = ConnectionString & App.Path & "\QLNhanSu.mdb" cn.Open RecSet.Open "Select * from tbl_User Where UserName='" + UserName + "' and Password='" + Password + "'", cn, adOpenKeyset If RecSet.RecordCount > 0 Then If (RecSet(3) = True) Then authen = 2 Else authen = 1 End If End If cn.Close Authenticate = authen End Function Static Function InsertUser(UserName As String, pass As String, Right As Boolean, HoTen As String) As Boolean 'This function inserts a new user into database Dim RecSet As New ADODB.Recordset Dim cn As New ADODB.Connection Dim share As New ShareModule Dim check As Boolean On Error GoTo error_handling check = False cn.ConnectionString = ConnectionString & App.Path & "\QLNhanSu.mdb" cn.Open RecSet.Open "tbl_User", cn, adOpenKeyset, adLockOptimistic, adCmdTable RecSet.AddNew RecSet!ID = GetId("tbl_User") RecSet!UserName = UserName RecSet!Password = pass RecSet!IsAdmin = Right RecSet!HoTen = HoTen RecSet.Update check = True error_handling: cn.Close InsertUser = check End Function Static Function IsDate(Text As String) As Boolean 'This function checks a string in date format or not On Error GoTo error_handling Dim result As Boolean Dim d As Date result = False d = Conversion.CDate(Text) result = True error_handling: IsDate = result End Function Static Function IsNumber(Text As String) As Boolean 'This function checks a string is number or not On Error GoTo error_handling Dim result As Boolean Dim l As Long result = False l = Conversion.CLng(Text) result = True error_handling: IsNumber = result End Function Static Function IsMoney(Text As String) As Boolean 'Ham nay kiem tra xem 1 chuoi la 1 so thuc hay khong. 'Thuc chat dung de kiem tra so tien nhap vao. 'So tien nhap vao la so thuc. On Error GoTo error_handling Dim result As Boolean Dim l As Long result = False l = Conversion.CDbl(Text) result = True error_handling: IsMoney = result End Function Static Function InsertPhongBan(MaPB As String, TenPB As String) As Boolean 'This function is used to insert a new phong ban into database Dim RecSet As New ADODB.Recordset Dim cn As New ADODB.Connection Dim share As New ShareModule Dim check As Boolean On Error GoTo error_handling check = False cn.ConnectionString = ConnectionString & App.Path & "\QLNhanSu.mdb" cn.Open RecSet.Open "tbl_PhongBan", cn, adOpenKeyset, adLockOptimistic, adCmdTable RecSet.AddNew RecSet!MaPB = MaPB RecSet!TenPB = TenPB RecSet.Update check = True error_handling: cn.Close InsertPhongBan = check End Function Static Function CheckPhongBanExist(MaPB As String) As Boolean 'ham nay tra ve true neu ma phong ban da ton tai, false neu nguoc lai. Dim RecSet As New ADODB.Recordset Dim cn As New ADODB.Connection Dim share As New ShareModule Dim check As Boolean check = False cn.ConnectionString = ConnectionString & App.Path & "\QLNhanSu.mdb" cn.Open RecSet.Open "select * from tbl_PhongBan where [MaPB]='" + MaPB + "'", cn, adOpenKeyset If RecSet.RecordCount > 0 Then check = True End If cn.Close CheckPhongBanExist = check End Function Static Function DeletePhongBan(MaPB As String) As Boolean 'This function is used to delete an phong ban by MaPB Dim RecSet As New ADODB.Recordset Dim cn As New ADODB.Connection Dim share As New ShareModule Dim check As Boolean On Error GoTo error_handling check = False cn.ConnectionString = ConnectionString & App.Path & "\QLNhanSu.mdb" cn.Open cn.Execute ("DELETE FROM tbl_PhongBan WHERE [MaPB]='" + MaPB + "'") check = True error_handling: cn.Close DeletePhongBan = check End Function Static Function UpdatePhongBan(MaPB As String, TenPB As String) As Boolean 'This function is used to update an phong ban Dim RecSet As New ADODB.Recordset Dim cn As New ADODB.Connection Dim share As New ShareModule Dim check As Boolean On Error GoTo error_handling check = False cn.ConnectionString = ConnectionString & App.Path & "\QLNhanSu.mdb" cn.Open cn.Execute ("Update tbl_PhongBan SET [TenPB] = '" + TenPB + "' WHERE [MaPB] = '" + MaPB + "'") check = True