Luận văn Vấn đề hoàn thiện nguyên vật liệu tại trung tâm chế bản , in công ty thiết bị giáo dục 1

1 Luận văn HOÀN THIỆN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI TRUNG TÂM CHẾ BẢN , IN - CÔNG TY THIẾT BỊ GIÁO DỤC 1 2 LỜI MỞ ĐẦU &&& Kế toán nguyên vật liệu là một phần quan trọng trong công tác kế toán ở các doanh nghiệp hoạt động sản xuất kinh doang. Nhiệm vụ của hoạch toán vật liệu là phản ánh chính xác, kịp thời số lượng, chất lượng, giá trị vật liệu tăng, giảm, tồn kho theo từng loại, từng thứ, góp phần tính được giá thành thành phẩm, cung cấp những thông tin tài chính cho các nhà quản lý. Nền kinh tế thị trường càng phát triển đòi hỏi công tác kế toán cũng phải bắt kịp với sự tiến triển của thời đại. Từ đó kế toán nguyên vật liệu tuy chỉ là một phần của công tác kế toán cũng cần phải được nhận thức rõ cả về lý luận và thực tiễn. Trong thực tế, nguyên vật liệu hầu như chỉ được phân tích ảnh hưởng bởi một nhân tố là thành phẩm, chưa thật sự được để ý đến các nhân tố khác như ; tiêu hao( cả tiêu hao định mức và tiêu hao ngoài định mức) , phẩm chất... Hơn nữa, con người ngày càng có những yêu cầu cao hơn trong cuộc sống, bắt buộc các nhà kinh tế phải tìm cách nâng cao chất lượng sản phẩm mà không nâng cao giá thành, điều đó có nghĩa là nguyên vật liệu đang trở thành một trong những mục tiêu tiên kiếm và hoàn thiện. Khi tôi nghĩ đến những điều này, tôi thấy hoạch toán nguyên vật liệu có những điều thu hút, lôi cuốn tôi tìm hiểu nên tôi đã chọn chuyên đề " Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu". Trong chuyên đề này, tôi đã nguyên cứu và phân tích tình hình hoạch toán nguyên vật liệu ở trung tâm chế bản - in, Công ty thiết bị giáo dục I , bộ giáo dục. Chuyên đề gồm 3 phần. Phần 1: Những vấn đề lý luận chung về tổ chức công tác kế toán vật liệu trong những doanh nghiệp sản xuất. Phần 2: Tình hình thực tế về tổ chức kế toán vật liệu tại Trung tâm chế bản -in Công ty thiết bị giáo dục I. 3 Phần 3: Nhận xét về công tác kế toán vật liệu và một số ý kiến đề xuất nhằm góp phần hoàn thiện công tác kế toán vật liệu ở Trung tâm chế bản - in. PHẦN MỘT NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CHUNG VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN VẬT LIỆU TRONG CÁC DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT. 1.1. Khái niện, vai trò, đặc điểm của nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất. 1.1.1.Khái niệm và đặc điểm vật liệu. Vật liệu là những đối tượng lao động được thể hiện dưới dạng vật hoá, chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất kinh doanh nhất định và toàn bộ giá trị vật liệu được chuyển hết một lần vào chi phí kinh doanh trong kỳ. Trong quá trình tham 4 gia vào hoạt động sản xuất, dưới tác động của lao động, vật liệu được tiêu hao toàn bộ hoặc bị thay đổi hình thái vật chất ban đầu. 1.1.2.Vai trò. Trong các doanh nghiệp sản xuất nguyên vật liệu - đối tượng là một trong ba yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất. Carx Marx đã chỉ ra rằng thứ nguyên vật liệu nào cũng là đối tượng lao động nhưng không phải bất cứ đối tượng lao động nào cũng là nguyên vật liệu. Trong quá trình sản xuất, nguyên vật liệu chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất, nó bị tiêu hao toàn bộ và chuyển toàn bộ giá trị một lần vào chi phí sản xuất trong kỳ. Chính đặc điểm này làm nguyên vật liệu được xếp vào loại tài sản dự trữ sản xuất thuộc tài sản lưu động. Việc phân chia nguyên vật liệu thành nguyên vật liệu chính và vật liệu phụ không dựa vào đặc tính lý hoá hay khối lượng tiêu hao mà dựa vào sự tham gia của chúng vào cấu thành thực thể sản phẩm. Trong các doanh nghiệp sản xuất, chi phí về các loại nguyên vật liệu thường chiếm tỷ trọng lớn trong toàn bộ chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm. Do vậy, việc tăng cường công tác quản lý, công tác kế toán đảm bảo sử dụng tiết kiệm, hiệu quả nguyên vật liệu nhằm hạ thấp chi phí sản xuất, hạ giá thành sản phẩm có ý nghĩa rất quan trọng đối với các doanh nghiệp trong nền kinh tế thị trường. 1.1.3.Yêu cầu của quản lý nguyên vật liệu Để làm tốt quản lý nguyên vật liệu nhằm sử dụng nó một cách hợp lý, tiết kiệm và hiệu quả, các doanh nghiệp cần tổ chức quản lý từ khâu thu mua tới khâu bảo quản, sử dụng và dự trữ. ở khâu thu mua đòi hỏi phải quản lý về khối lượng, chất lượng, quy cách, chủng loại, giá mua, chi phí mua cũng như kế hoạch mua phù hợp với tiến độ sản xuất doanh nghiệp. Doanh nghiệp cần có quyết định đúng đắn trong việc lựa chọn nguồn cung cấp, địa điểm, thời hạn giao hàng,Phương tiện...và cần đưa ra những biện pháp thích hợp khi giá cả trên thị trường biến động. 5 ở khâu dự trữ, doanh nghiệp cần tổ chức tốt kho tàng, bến bãi, trang bị đầy đủ các phương tiện cân - đo, thực hiện đúng chế độ bảo quản với từng loại nguyên vật liệu, tránh xảy ra hư hỏng, mất mát, hao hụt. Doanh nghiệp phải xác định được mức dự trữ tối đa,tối thiểu để lập kế hoạch thu mua nguyên vật liệu đảm báo quá trình sản xuất được liên tục, tránh sự gián đoạn do cung ứng nguyên vật liệu không kịp thời hoặc ứ đọng vốn do dự trữ quá nhiều. Trong khâu sử dụng, đòi hỏi doanh nghiệp phải thực hiện việc sử dụng hợp lý tiết kiệm trên cơ sở định mức, các dự toán chi phí. Điều này có ý nghĩa quan trọng trong việc hạ thấp mức tiêu hao nguyên vật liệu trong quá trình sản phẩm, tăng thu nhập, tăng tích luỹ cho doanh nghiệp. Doanh nghiệp cần tổ chức tốt việc ghi chép, phản ứng tình hình xuất dùng và sử dụng nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất. Đồng thời định kỳ cho doanh nghiệp phải thực hiện phân tích tình hình sử dụng nguyên vật liệu, từ đó có những biện pháp cụ thể để khắc phục những yếu kém và phát huy thế mạnh sẵn có. 1.1.4.Vai trò, nhiệm vụ của kế toán nguyên vật liệu: a. Vai trò của kế toán nguyên vật liệu. Kế toán là nơi thu nhận, xử lý và cung cấp thông tin về tình hình thu mua, dự trữ và xuất dùng nguyên vật liệu. Các thông tin này có chính xác thì các nhà quản lý mới có thể nắm bắt tốt tình hình của doanh nghiệp. Mặt khác, chất lượng của hoạch toán kế toán nguyên vật liệu ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng công tác tính giá thành. Vì thế, hạch toán nguyên vật liệu chính xác, khoa học là khâu đầu tiên để đảm bảo hạch toán giá thành. b. Nhiệm vụ của kế toán nguyên vật liệu. Xuất phát từ đặc điểm, yêu cầu quản lý nguyên vật liệu, từ vai trò của kế toán nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất cần được thực hiện tốt các nhiệm vụ sau: * Thực hiện việc đứng giá, phân loại nguyên vật liệu phù hợp với các nguyên tắc, yêu cầu quản lý thống nhất của nhà nước và yêu cầu quản trị doanh nghiệp. 6 * Tổ chức sử dụng chứng từ, tài khoản kế toán, sổ kế toán phù hợp với các phương pháp kế toán hàng tồn kho áp dụng trong doanh nghiệp để ghi chép, phân loại, tổng hợp số liệu, tình hình hiện có và sự biến động của nguyên vật liệu trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh, cung cấp số liệu kịp thời để tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm. * Tham gia việc phân tích, đánh giá tình hình thực hiện kế toán mua, tình hình thanh toán với người cung cấp và tình hình sử dụng vật liệu trong quá trình sản xuất. Qua đó, doanh nghiệp biết được tình hình sử dụng vốn lưu động và có biện pháp nâng cao hiệu quả sử dụng vốn, tăng nhanh vòng quay vốn lưu động. 1.2. Phân loại và đánh giá nguyên vật liệu 1.2.1. Phân loại nguyên vật liệu. Trong các doanh nghiệp sản xuất, nguyên vật liệu bao gồm rất nhiều loại khác nhau. Mỗi loại nguyên vật liệu có nội dung kinh tế, công dụng trong quá trình sản xuất và tính năng lý hoá khác nhau. Để có thể quản lý một cách chặt chẽ và tổ chức hạch toán chi tiết tới từng loại nguyên vật liệu phục vụ nhu cầu quản trị doanh nghiệp, cần thiết phải tiến hành phân loại chúng theo những tiêu thức phù hợp. Căn cứ vào nội dung kinh tế và yêu cầu kế toán quản trị trong doanh nghiệp,nguyên vật liệu được chia thành các loại: Nguyên vật liệu chính ( bao gồm cả nửa thành phần mua ngoài ) là đối tượng lao động chủ yếu, cấu thành nên thực thể của sản phẩm ( Ví dụ: sắt, thép trong doanh nghiệp chế tạo cơ khí, bông trong các doanh nghiệp vải , sợi...).Đối với nửa thành phẩm mua ngoài với mục đích tiếp tục quá trình sản xuất sản phẩm cũng được coi là nguyên vật liệu chính. ( Ví dụ: Sợi mua ngoài của doanh nghiệp dệt.v.v.). -Vật liệu phụ chỉ có tác dụng phụ để đảm bảo cho quá trình hoạt động được tiến hành bình thường hoặc có thể kết hợp với nguyên vật liệu chính làm thay đổi 7 mầu sắc, mùi vị của sản phẩm, làm tăng chất lượng sản phẩm hoặc còn dùng để bảo quản, phục vụ hoạt động của các tư liệu lao động hay phục vụ cho lao động của Công Nhân Viên Chức ( dâù nhờn, hồ keo, thuốc nhuộm, thuốc tẩy, thuốc chống rỉ , hương liệu, xà phòng, giẻ lau.v.v.) - Nhiên liệu gồm các loại ở thể lỏng, khí, rắn có tác dụng cung cấp nhiệt lượng cho quá trình sản xuất ( Ví dụ: xăng dầu, than, khí đốt .v.v.). - Phụ tùng thay thế: Gồm các loại phụ tùng chi tiết dùng để thay thế, sữa chữa máy móc thiết bị sản xuất, phương tiện vận tải. -Thiết bị xây dựng cơ bản: máy móc thiết bị, phương tiện được sử dụng cho công việc xây dựng cơ bản. -Vật liệu khác: gồm thế liệu thu hồi do thanh lý, hỏng hóc * Căn cứ vào mục đích, công cụ của vật liệu cũng như nội dung quy định phản ánh chi phí vật liệu trên các tài khoản kế toán, vật liệu được chia thành: - Nguyên vật liệu trực tiếp sử dụng cho sản xuất, chế tạo sản phẩm. - Nguyên vật liệu dùng cho các nhu cầu khác phục vụ quản lý phân xưởng, tổ đội sản xuất, phục vụ bán hàng hoặc quản lý doanh nghiệp. * Căn cứ vào nguồn nhập, nguyên vật liệu được chia thành: vật liệu mua ngoài, vật liệu tự ra công chế biến, nhập vốn góp liên doanh.v.v. 1.2.2. Tính * Đánh giá vật liệu là việc biểu hiện giá trị của chúng theo những nguyên tắc nhất định. Theo quy định hiện hành, khi đánh giá vật liệu phải đảm bảo nguyên tắc giá phí ( giá vốn thực tế ) . Ngoài ra, để đơn giản và giảm bớt khối lượng ghi chép, tính toán và để phục vụ yêu cầu quản lý, doanh nghiệp có thể đánh giá theo hạch toán. a. Đánh giá nguyên vật liệu theo giá trị giá vốn thực tế: * Xác định trị giá vốn thực tế nhập kho: - Đối với vật liệu mua ngoài: Giá thực tế nhập kho = Giá mua + Chi phí mua + Thuế nhập khẩu - Các khoản giảm giá, chiết khấu được hưởng. 8 Trong đó: + Giá mua các loại vật liệu được sử dụng vào việc sản xuất, kinh doanh các mặt hàng chịu thuế VAT theo phương pháp khấu trừ: Giá mua là giá trị vật liệu chưa có thuế VAT. + Đối với các loại vật liệu mua về sử dụng vào việc sản xuất kinh doanh các mặt hàng chịu thuế VAT theo phương pháp trực tiếp: Giá mua là giá hoá đơn có thuế. - Đối với vật liệu do doanh nghiệp tự ra công, chế biến: Giá thực tế của Chi phí Giá thực tế nhập kho = vật liệu xuất + gia công gia công, chế biến chế biến - Đối với vật liệu do thuê ngoài gia công, chế biến: Giá thực tế vật liệu Chi phí vận chuyển Giá thực tế nhập kho = xuất thuê ra công + bốc dỡ trước và sau khi chế biến thuê gia công, chế biến - Đối với vật liệu nhận vốn góp liên doanh: Trị giá vốn góp Chi phí Giá thực tế nhập kho = do hội đồng + vận chuyển bốc dỡ liên doanh xác định ( nếu có ) - Đối với vật liệu nhập kho do được biếu tặng: giá thực tế nhập kho được xác định theo giá thị trường hoặc giá trị bên phiếu tặng ghi trong biên bản nhận. - Đối với phế liệu nhập kho: giá thực tế nhập kho thường phản ánh theo giá ước tính dựa trên cơ sở giá thị trường. * Xác định trị giá vốn của vật liệu xuất kho: Trị giá vốn của vật liệu xuất kho tính theo giá mua có thể được sử dụng một trong các phương pháp: + Phương pháp 1: Tính theo giá thực tế tồn kho đầu kỳ: Trị giá thực tế xuất kho = Số lượng xuất kho * Đơn giá tồn kho đầu kỳ. 9 Trong đó: Đơn giá thực tế Trị giá vốn thực tế tồn kho đầu kỳ. = ---------------------------------------- Số lượng vật liệu tồn kho đầu kỳ. + Phương pháp 2: Tính theo phương pháp bình quân gia quyền. Giá thực tế xuất kho = Số lượng xuất kho * Đơn giá bình quân xuất kho. Trong đó: Đơn giá bình Giá thực tế vật liệu tồn kho đầu kỳ + Giá thực tế vật liệu nhập trong kỳ = ------------------------------------------------------------ quân xuất kho Số lượng vật liệu tồn kho đầu kỳ + Số lượng vật liệu nhập trong kỳ + Phương pháp 3: Phương pháp nhập trước, xuất trước (FIFO ) Theo phương pháp này, trước hết ta phải xác định giá thực tế nhập kho của từng lần nhập và lấy nó làm cơ sở tính giá thực tế xuất kho dựa trên giả thiết: số vật liệu nào nhập kho trước, khi xuất phải lấy trước. + Phương án 4 : phương pháp nhập sau, xuất trước ( LIFO). Theo phương pháp này, trước hết ta cũng phải xác định giá thực tế nhập kho của từng lần nhập và lấy nó làm cơ sở tính giá thực tế xuất kho dựa trên giả thiết: số vật liệu số vật liệu nào nhập kho sau, khi xuất phải lấy trước. + Phương án 5: Tính theo giá thực tế đích danh. Theo phương pháp này, khi xuất kho vật liệu của lô hàng nào căn cứ vào số lượng xuất và đơn giá mua thực tế của lô hàng đó để tính giá thực tế xuất kho. Phươ ng pháp này đòi hỏi doanh nghiệp phải quản lý vật liệu theo từng lô hàng. b. Đánh giá vật liệu theo giá hạch toán: Đối với các doanh nghiệp có quy mô lớn, khối lượng, những loại vật liệu nhiều và tình hình nhập - xuất diễn ra hàng ngày. Để tiết kiệm thời gian và chi phí trong khâu xác định giá thực tế, doanh nghiệp có thể sử dụng thống nhất trong thời 10 gian dài. Cuối kỳ, doanh nghiệp phải điều chỉnh giá hạch toán sang giá thực tế để ghi vào các tài khoản, các sổ kế toán tổng hợp. Việc điều chỉnh được tiến hành như sau: - Xác định hệ số giá ( H) : Trị giá thực tế vật liệu tồn kho đầu kỳ + Trị giá thực tế vật liệu nhập trong kỳ H = ------------------------------------------------------------------------------------ Giá hạch toán vật liệu tồn kho đầu kỳ + Giá hạch toán vật liệu nhập trong kỳ - Tính giá thực tế xuất kho: Giá thực tế xuất kho = Trị giá hạch toán của vật liệu xuất kho * Hệ số giá (H) Hệ số giá có thể tính chung cho tất cả các loại vật liệu hoặc có thể tính riêng cho nguyên vật liệu chính, vật liệu phụ... * Mỗi một phương pháp tính trị giá xuất kho, trị giá thực tế nhập kho vật liệu có nội dung, ưu, nhược điểm khác nhau. Tuỳ thuộc vào đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh, trình độ cán bộ kế toán, yêu cầu quản lý và điều kiện trang bị các phương tiện kỹ thuật của từng doanh nghiệp để có thể áp dụng phương pháp phù hợp.v.v. 1.3. Kế toán chi tiết nguyên vật liệu. 1.3.1. Sổ kế toán sử dụng: Tuỳ thuộc vào phương pháp kế toán chi tiết vật liệu mà doanh nghiệp áp dụng các sổ ( thẻ ) kế toán chi tiết sau: - Sổ ( thẻ ) kho. - Sổ kế toán nguyên vật liệu. - Sổ đối chiếu luôn chuyển. - Sổ số dư. 1.3.2. Các phương pháp kế toán chi tiết vật liệu: a. Phương pháp thẻ song song: * Nội dung: 11 + ở kho: Thủ kho tiến hành ghi chép tình hình nhập- xuất- tồn vật liệu hàng ngày trên thẻ kho và chỉ ghi số lượng . Khi nhận các chứng từ nhập - xuất vật liệu, thủ kho phải kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ rồi ghi chép số thực xuất, thực nhập vào chứng từ và thẻ kho. Cuối ngày, thẻ kho tính số tồn và ghi vào thẻ kho. Định kỳ, thủ kho gửi các chứng từ nhập - xuất đã được phân loại theo từng thứ vật liệu cho phòng kế toán. + ở phòng kế toán: Kế toán sử dụng sổ kế toán chi tiết vật liệu để theo dõi tình hình nhập - xuất- tồn theo chỉ tiêu hiện vật và giá trị. (Kết cấu cảu sổ kế toán chi tiết vật liệu về cơ bản giống thẻ kho nhưng có thêm các cột để ghi chỉ tiêu giá trị). Cuối tháng, kế toán cộng sổ chi tiết vật liệu và đối chiếu với thẻ kho. Để có số liệu đối chiếu, kiểm tra với kế toán tổng hợp các số liệu từ sổ chi tiết vào bảng tổng hợp nhập- xuất - tồn theo từng loại, nhóm nguyên vật liệu. Trình tự, nội dung phương pháp này có thể khái quát theo sơ đồ sau: 12 * Ưu, nhược điểm và phạm vi áp dụng: + Ưu điểm: Ghi chép đơn giản, dễ kiểm tra đối chiếu. + Nhược điểm: Việc ghi chép giữa kho và phòng kế toán bị trùng lặp về chỉ tiêu số lượng. Việc kiểm tra, đối chiếu chủ yếu tiến hành vào cuối tháng nên hạn chế chức năng kiểm tra của kế toán. + Phạm vi áp dụng: Thích hợp trong các doanh nghiệp có ít chủng loại vật liệu, khối lượng các nghiệp vụ nhập - xuất không nhiều, không thường xuyên và trình độ cán bộ chuyên môn còn hạn chế. b. Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển: * Nội dung: + ở kho: Việc ghi chép của các thủ kho được thực hiện giống phương pháp thẻ song song. KÕ to¸ n chi tiÕt vËt liÖu theo ph­ ¬ng ph¸p thÎ song song. Ghi chó: Ghi hµng ngµy Ghi cuèi th¸ng § èi chiÕu, kiÓm tra ThÎ kho Chøng tõ nhËp Chøng tõ xuÊt Sæ kÕ to¸n chi tiÕt B¶ng kª tæng hî p N- X- T (1) (2) (1) (2) 13 + ở phòng kế toán: Kế toán mở sổ đối chiếu luân chuyển để ghi chép tình hình nhập - xuất- tồn của từng số vật liệu ở từng kho cho cả năm nhưng mỗi tháng chỉ ghi một lần vào cuối tháng. Để có số liệu ghi vào sổ đối chiếu luân chuyển, kế toán phải nhập các bảng kê nhập, xuất trên các cơ sở chứng từ nhập, xuất định kỳ từ thủ kho gửi lên. Sổ đối chiếu luân chuyển cũng được theo dõi cả mặt hiện vật và giá trị. Cuối tháng tiến hành kiểm tra, đối chiếu giữa sổ đối chiếu luân chuyển với thẻ kho và sổ kế toán tổng hợp. Nội dung, trình tự kế toán chi tiết vật liệu theo phương pháp này có thể khái quát theo sơ đồ sau: KẾ TOÁN CHI TIẾT VẬT LỆU THEO PHƯƠNG PHÁP SỔ ĐỐI CHIẾU LUÂN CHUYỂN * Ưu, nhược điểm và phạm vi áp dụng: + Ưu điểm: Giảm bớt khối lượng ghi chép của kế toán. + Nhược điểm: Việc ghi vẫn trùng lặp giữa kế toán và kho về mặt hiện vật. Việc kiểm tra, đối chiếu giữa kho và phòng kế toán chỉ tiến hành vào cuối tháng nên hạn chế tác dụng kiểm tra. Thẻ kho Chứng từ nhập Chứng từ xuất Bảng kê nhập Bảng kê xuất Sổ đối chiếu (1 (1 (4) (2 ) (3) (3 ) (2 14 + Phạm vi áp dụng: Phù hợp với các doanh nghiệp có không nhiều nghiệp vụ nhập - xuất, không bố trí nhân viên kế toán chi tiết vật liệu nên không có điều kiện ghi chép, theo dõi tình hình nhập - xuất hàng ngày. c. Phương pháp sổ số dư: *Nội dung: + ở kho: Thủ kho dùng thẻ kho để ghi chép tình hình nhập, xuất, tồn nhưng cuối tháng phải ghi sổ tồn kho đã tính trên thẻ kho sang sổ số dư vào cột. + ở phòng kế toán: Kế toán mở sổ số dư theo từng kho chung cho cả năm. Từ các bảng kê, nhập, xuất, kế toán lập bảng luỹ kế nhập xuất, từ đó nhập bảng tổng hợp nhập - xuất- tồn theo từng nhóm, loại vật liệu dưới hình thức giá trị. Cuối tháng, khi nhận được sổ số dư do thủ kho gửi lên, căn cứ vào số tồn trên sổ và đơn giá hạch toán, kế toán xác định giá trị tồn kho và ghi vào cột số tiền trên sổ số dư, bảng kê tổng hợp nhập - xuất - tồn và sổ kế toán tổng hợp. Nội dung, trình tự kế toán chi tiết vật liệu theo từng phương pháp này, được khái quát theo sơ đồ sau: KẾ TOÁN CHI TIẾT VẬT LIỆU THEO PHƯƠNG PHÁP SỔ SỐ DƯ. * Ưu, nhược điểm và phạm vi áp dụng: (1) (1) Thẻ kho Chứng từ nhập Chứng từ xuất Bảng kê nhập Bảng kê xuất Bảng luỹ kế nhập Bảng luỹ kế xuất Sổ số dư Bảng kê tổng hợp (5) (2 (2) (6 (3 (3) (4 ) (4 15 + Ưu điểm: Khối lượng ghi chép của kế toán được giảm bớt, công việc được tiến hành đều trong tháng, tránh được sự trùng lặp giữa kho và kế toán. + Nhược điểm: Vì kế toán chỉ theo dõi về mặt giá trị nên muốn có thông tin về tình hình nhập - xuất - tồn phải căn cứ vào sổ liệu trên thẻ kho. Việc kiểm tra, phát hiện sai sót, nhầm lẫn giữa kho và phòng kế toán rất khó khăn. + Phạm vi áp dụng: Thích hợp với các doanh nghiệp có khối lượng nghiệp vụ nhập, xuất nhiều, thường xuyên, nhiều chủng loại vật liệu và với điều kiện doanh nghiệp áp dụng giá hạch toán để phản ánh nhập - xuất vật liệu, doanh nghiệp đã xây dựng hệ thống danh điểm vật liệu và trình độ chuyên môn của cán bộ kế toán vững vàng. 1.4. Kế toán tổng hợp vật liệu: 1.4.1. Chứng từ kế toán sử dụng: * Các chứng từ bắt buộc: - Phiếu nhập kho. - Phiếu xuất kho. - Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ. - Hoá đơn Giá trị gia tăng. - Biên bản kiểm kê vật tư, sản phẩm, hàng hoá. - Hoá đơn cước phí vận chuyển. * Ngoài ra, các doanh nghiệp có thể sử dụng các chứng từ mang tính chất hướng dẫn như: Phiếu xuất vật liệu theo hạn mức, biên bản kiểm nghiệm vật liệu, phiếu báo cáo vật liệu còn lại cuối kỳ.v.v. 1.4.2. Kế toán tổng hợp vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên. * Phương pháp kê khai thường xuyên là phương pháp ghi chép, phản ánh một cách thường xuyên, liên tục tình hình nhập - xuất - tồn các loại vật liệu trên các tài khoản kế toán và sổ kế toán tổng hợp trên cơ sở các chứng từ nhập - xuất - kho vật liệu. 16 * Tài khoản kế toán sử dụng: + TK 152: Nguyên liệu, vật liệu. + TK 151: Hàng mua đang đi đường. + Các tài khoản có liên quan khác: TK 111, TK 112, TK 133,TK 331, TK 141, TK 521, TK 627.v.v. 1.4.2.1. Trình tự kế toán tổng hợp tăng vật liệu: a1. Tăng vật liệu do mua ngoài: - Trường hợp hàng và hoá đơn cùng về trong một kỳ, căn cứ vào hoá đơn mua hàng và phiếu nhập kho, kế toán ghi: Nợ TK 152 Nợ TK 133 : Thuế VAT được khấu trừ ( nếu có ) Có TK 111: Tiền mặt. Có TK 113: Tiền gửi ngân hàng. Có TK 331: Phải trả cho người bán. Có TK 141: Tạm ứng. - Trường hợp hàng đang đi đường: trong kỳ kế toán chỉ nhận được hoá đơn mua hàng, chưa nhận được phiếu nhập kho. Cuối kỳ, kế toán phản ánh trị giá hàng mua đang đi đường: Nợ TK 151 Nợ TK 133 Có TK 111 Có TK 112 Có TK 331 Sang kỳ sau, khi vật liệu về nhập kho, kế toán ghi: Nợ 152 : Trị giá hàng mua theo hoá đơn. Nợ 621, 627: Xuất cho sản xuất ở phân xưởng. Có 151: Hàng đi đường kỳ trước đã về. - Trường hợp hàng về chưa có hoá đơn, kế toán chỉ nhận được phiếu nhập kho, kế toán ghi sổ theo giá tạm tính: 17 Nợ TK 152 Có TK 111, TK 112,TK 331.v.v. Kỳ sau, khi nhận được hoá đơn, kế toán đối chiếu giá hoá đơn với giá tạm tính. * Nếu giá tạm tính < giá hoá đơn : Kế toán ghi bổ xung. * Nếu giá tạm tính > giá hoá đơn: Kế toán ghi âm để điều chỉnh. - Trường hợp nhập khẩu vật liệu kế toán ghi: Nợ 152: Có TK 111, TK 112, TK 331.v.v. Có TK 333 ( 333 ) : Thuế và các tài khoản phải nộp Nhà nước ( Thuế xuất nhập khẩu). Có TK 333 ( 33312) : ( Thuế VAT hàng nhập khẩu không được khấu trừ) - Nếu thuế VAT hàng nhập khẩu được khấu trừ, kế toán ghi: Nợ TK 133 Có TK 333 ( 33312) : Thuế VAT của hàng nhập khẩu. - Phản ánh chi phí mua vật liệu: Nợ TK 152 Nợ TK 133: Thuế VAT đầu vào được khấu trừ ( nếu có) Có TK 111, TK 112, TK 331 .v.v. - Phản ánh các khoản giảm giá, bớt giá, kế toán ghi giảm vật liệu: Nợ TK 111, TK 112, TK 331.v.v. Có TK 152 Có TK 133: Số thuế VAT đầu vào tương ứng. - Khi thanh toán tiền cho người bán, nếu được hưởng chiết khấu thương mại, kế toán ghi giảm giá hàng mua: Nợ TK 331 Có TK 111, TK 112 Có TK 711: Thu nhập hoạt động tài chính. 18 b1. Tăng vật liệu do tự gia công, chế biến hoặc thuê ngoài gia công chế biến, kế toán phản ánh theo trị giá vốn hàng bán: Nợ TK 152 Có TK 154: Vật liệu thuê ngoài gia công Có TK 512: Vật liệu tự sản xuất. c1. Tăng vật liệu do nhập vốn góp liên doanh, được cấp phát, biếu tặng. Nợ TK 152 Có TK 411:Nguồn vốn kinh doanh. d1. Nhập kho vật liệu do nhận lại vốn góp liên doanh: Nợ TK 152 Có TK 128 : Đầu tư ngắn hạn khác. Có TK 222: Góp vốn liên doanh dài hạn. e1. Nhập kho phế liệu thu hồi: Nợ TK 152 Có TK 721: Thu nhập bất thường ( Nếu do thanh lý TSCĐ). Có TK 142: Chi phí trả trước ( Nếu do công cụ, dụng cụ hỏng). Có TK 154: ( Nếu sản phẩm hỏng không sửa chữa được ) Có TK : 621: Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp. Có TK 627: Chi phí sản xuất chung. Có TK 641: Chi phí bán hàng. Có TK 642: Chi phí quản lý doanh nghiệp. f1. Nhập kho vật liệu không sử dụng hết, ghi giảm chi phí sản xuất kinh doanh. Nợ TK 152 Có TK 621, TK 627, TK 641, TK 642. g1. Trường hợp kiểm kê phát hiện thừa: Về nguyên tắc, khi phát hiện thừa, phải làm văn bản báo cho các bên liên quan biết để cùng sử lý. Về mặt kế toán ghi như sau:  Nếu nhập toàn bộ: Nợ TK 152 ( chi tiết vật liệu) 19 Nợ TK 133: Thuế VAT tính theo số hoá đơn. Có TK 331: Trị giá thanh toán theo hoá đơn. Có TK 3381: Trị giá số hàng thừa chưa có thuế VAT. Căn cứ vào quyết định sử lý ghi: - Nếu trả lại cho người bán: Nợ TK 3381: Trị giá hàng thừa đã xử lý Có TK 152: Trả lại số thừa - Nếu đồng ý mua tiếp số thừa: Nợ TK 3381: Trị giá hàng thừa Nợ TK 133: Thuế VAT của số hàng thừa Có TK 331: Tổng giá thanh toán số hàng thừa - Nếu thừa không rõ nguyên nhân, ghi tăng thu nhập Nợ TK 3381: Trị giá hàng thừa Có TK 721: Số thừa không rõ nguyên nhân.  Nếu nhập theo số hoá đơn, ghi nhận số nhập như bình thường Số thừa coi như giữ hộ người bán và ghi: Nợ TK 002 Khi sử lý số thừa, ghi: Có TK 002 Đồng thời, căn cứ cách sử lý cụ thể hạch toán như sau: - Nếu đồng ý mua tiếp số thừa: Nợ TK 152: Trị giá hàng thừa Nợ TK 1331: Thuế VAT Có TK 331: Tổng giá thanh toán số hàng thừa - Nếu thừa không rõ nguyên nhân, ghi tăng thu nhập: Nợ TK 152: Trị giá hàng thừa ( giá chưa có thuế VAT) Có TK 721: Số thừa không rõ nguyên nhân. h1. Trường hợp hàng thiếu so với hoá đơn: Kế toán chỉ phản ánh số hàng thực nhận, số thiếu căn cứ vào biên bản kiểm nhận, thông báo cho bên bán biết hoặc ghi số như sau:  Khi nhập: 20 Nợ TK 152: Trị giá số thực vật liệu nhập kho. Nợ TK 1381: Trị giá số thiếu. Nợ TK 1331: Thuế VAT theo hoá đơn. Có TK 331: Trị giá thanh toán theo hoá đơn.  Khi xử lý: - Nếu người bán giao tiếp số hàng còn thiếu: Nợ TK 152 Có TK 1381: xử lý số thiếu. - Nếu người bán không còn hàng: Nợ TK 331: Ghi giảm số tiền phải trả người bán. Có TK 1381: Xử lý số thiếu Có TK 1331: Thuế VAT không được khấu trừ ( của số hàng thiếu). - Nếu cá nhân làm mất phải bồi thường: Nợ TK 1388, 334 : Cá nhân phải bồi thường Có TK 1331: Thuế VAT không được khấu trừ Có TK 1381: Xử lý số thiếu - Nếu thiếu không xác định được nguyên nhân: Nợ TK 821: Số thiếu không rõ nguyên nhân Có TK 1381: Xử lý số thiếu i1. Trường hợp hàng hoá kém phẩm chất, sai quy cách, không đảm bảo như hợp đồng: Số hàng này có thể được giảm giá hoặc trả lại cho người bán. Khi xuất kho giao lại hoặc số được giảm giá ghi: Nợ TK 331, 112, 111. Có TK 152 Có TK 1331 k1. Nếu đánh giá lại làm tăng giá trị vật liệu, kế toán ghi: Nợ TK 152 Có TK 412: Chênh lệch đánh giá lại tài sản. 21 1.4.2.2. Kế toán tổng hợp giảm vật liệu: a2. Xuất vật liệu cho sản xuất, kinh doanh: Nợ TK 621: Xuất chế tạo sản phẩm hay thực hiện các lao vụ, dịch vụ. Nợ TK 627: Xuất dùng chung cho phân xưởng sản xuất. Nợ TK 641: Xuất phục vụ cho bán hàng Nợ TK 642: Xuất kho nhu cầu quản lý doanh nghiệp Nợ TK 241: Xuất cho XDCB hoặc sửa chữa TSGD. Có TK 152: Giá thực tế vật liệu xuất dùng. b2. Xuất góp vốn liên doanh: Nợ TK 222: Giá trị góp vốn liên doanh dài hạn Nợ TK 128 : Giá trị góp vốn liên doanh ngắn hạn Nợ ( hoặc có ) TK 412: Phần chênh lệch Có TK 152: Giá thực tế vật liệu xuất c2. Xuất vật liệu trả lại vốn góp liên doanh: Nợ TK 411 Có TK 152 d2. Xuất vật liệu thuê ngoài gia công, chế biến: Nợ TK 154 Có TK 152 e2. Xuất kho vật liệu cho vay mượn tạm thời hoặc để bán: Nợ TK 632 Nợ TK 138 Có TK 152 f2. Vật liệu thiếu hụt khi kiểm kê:  Nếu vật liệu thiếu đã rõ nguyên nhân, tuỳ từng trường hợp để ghi sổ: Nợ TK 138: Nếu bắt bồi thường Nợ TK 621, 627, 641, 642: Nếu tính vào chi phí Nợ TK 821: Tính vào chi phí bất thường Có TK 152 22  Nếu chưa xác định được nguyên nhân: Nợ TK 1381: Tài sản thiếu chờ xử lý Có TK 152 g2. Nếu đánh giá lại làm giảm giá trị vật liệu: Nợ TK 421 Có TK 152 Sơ đồ kế toán tổng hợp vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên. TK 111, 112, 141, 331 TK 152 TK 621, 627, 641, 642 TK 151 TK 154 TK 333 ( 3333) TK 128, 222 TK 154 TK 411 TK 411 TK 138, 632 TK 128, 222 TK 138 ( 1381) 23 TK 142, 154, 621, 627, 721... TK 412 TK 621, 627, 641, 642... TK 338 ( 3381) TK 412 1.4.3. Kế toán tổng hợp theo phương pháp kiểm kê định kỳ: *Phương pháp kiểm kê định kỳ là phương pháp mà kế toán không theo dõi, phản ánh một cách thường xuyên, liên tục, tình hình biến động của các loại vật liệu trên tài khoản phản ánh hàng tồn kho. Trị giá vật liệu mua vào, nhập kho trong thời kỳ được hạch toán vào tài khoản 611: “ Mua hàng” * Tài khoản kế toán sử dụng: TK 611: Mua hàng. *Trình tự kế toán một số nghiệp vụ chủ yếu: 1. Đầu kỳ, kế toán kết chuyển trị giá các loại vật liệu hiện còn cuối kỳ trước: Nợ TK 611 Có TK 151 : Hàng mua đang đi đường. Có TK 152. 2. Căn cứ vào trị giá thực tế vật liệu mua vào, nhập kho trong kỳ, kế toán ghi: Nợ TK 611. Nợ TK 133: Thuế VAT được khấu hụt ( nếu có ) Có TK 111, TK 112, TK 3331... 3. Căn cứ vào trị giá thực tế vật liệu nhập kho trong các trường hợp khác nhận vốn góp, nhận lại vốn góp liên doanh). 24 4. Số chiết khấu mua hàng, giảm giá hàng mua, và hàng mua trả lại trong kỳ: Nợ TK 331, 111, 112: Số chiết khấu mua hàng, giảm giá hàng mua, hàng mua trả lại. Có TK 133: Thuế VAT không được khấu trừ. Có TK 611: Trị giá thực tế 5. Cuối kỳ, căn cứ vào kết quả kiểm kê, phản ánh giá trị vật liệu còn: Nợ TK 151 Nợ TK 152 Có TK 611 6. Phản ánh trị giá vật liệu thiếu hụt, mất mát: Nợ TK 152: Nguyên vật liệu tồn kho cuối kỳ. Nợ TK 151: Vật liệu đi đường cuối kỳ. Nợ TK 138, 334: Số cá nhân phải bồi thường. Nợ TK 1381: Số thiếu hụt chờ xử lý. Nợ TK 642: Số thiếu trong định mức Có TK 611: Trị giá hàng tồn kho cuối kỳ và thiếu hụt. Nợ TK 138 ( 1381 ): Phải thu khác ( tài sản thiếu chờ xử lý) Có TK 611 *Nếu đã xác định được nguyên nhân và bắt bồi thường: Nợ TK 138 ( 1388): Phải thu khác Có TK 611. 7. Phản ánh trị giá các loại vật liệu đã sử dụng trong kỳ: Nợ TK 621, Tk 627, TK 641, TK 642. Có TK 611 8. Phản ánh trị giá vật liệu xuất bán: Nợ TK 632. Có TK 611 25 SƠ ĐỒ KẾ TOÁN TỔNG HỢP VẬT LIỆU THEO PHƯƠNG PHÁP KIỂM KÊ ĐỊNH KỲ. TK 151, 152 TK 611 TK 151, 152 TK 111, 112, 331 TK 138 TK 333 ( 3333) TK 621, 627, 641 TK 411, 128, 222 TK 632 1.5. Các chỉ tiêu phân tích tình hình quản lý và ứng dụng nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp. 1.5.1. Phân tích tình hình cung cấp tổng khối lượng nguyên vật liệu ( Tvt). Phân tích tình hình đảm bảo nguyên vật liệu cho sản xuất thực chất là nguyên cứu một trong các yếu tố chủ yếu của quá trình sản xuất. Trong nền kinh tế thị trường, nguyên vật liệu được nhập về doanh nghiệp từ nhiều nguồn khác nhau, mỗi nguồn nhập lại có giá trị khác nhau. Vì vậy, để đánh giá tình hình cung cấp tổng lượng nguyên vật liệu không thể dựa vào giá thực tế mà phải dựa trên giá kế hoạch. Khi phân tích vấn đề này, các doanh nghiệp cần dựa vào tỷ lệ hoàn thành kế hoạch cung cấp tổng khối lượng nguyên vật liệu. Công thức tính: %100* * *1 1 1     n i n i gkiVkin gkiiV Tvt 26 Trong đó : V1i: Số lượng thực tế cung cấp của từng loại nguyên vật liệu. Vki: Số lượng kế hoạch cung cấp của từng loại nguyên vật liệu. gki: Đơn giá kế hoạch của từng loại nguyên vật liệu.  Nếu Tvt > 100% : Doanh nghiệp hoàn thành vượt mức kế hoạch.  Nếu Tvt = 100% : Doanh nghiệp hoàn thành kế hoạch.  Nếu Tvt < 100% : Doanh nghiệp không hoàn thành kế hoạch. 1.5.2. phân tích tình hình cung cấp các loại nguyên vật liệu chủ yếu ( Tvt). Phân tích tình hình cung cấp các loại nguyên vật liệu chủ yếu nhằm mục đích giúp doanh nghiệp thâý rõ sự ảnh hưởng của việp cung cấp nguyên vật liệu đối với việc đảm bảo tính liên tục sản xuất. Nguyên vật liệu chủ yếu là các loại vật liệu tham gia trực tiếp cấu thành thực tế của sản phẩm và không thay thế được. Khi phân tích vấn đề này, các doanh nghiệp cần dựa vào tỷ lệ hoàn thành kế hoạch cung cấp các nguyên vật liệu chủ yếu. Công thức tính: Trong đó : V1ik : Số lượng thực tế cung cấp giới hạn trong kế hoạch về từng loại nguyên vật liệu chủ yếu. Vki: Số lượng kế hoạch cung cấp nguyên vật liệu chủ yếu. gki : Đơn giá kế hoạch của từng loại nguyên vật liệu chủ yếu.  Nếu Tvt > 100%: Doanh nghiệp hoàn thành vượt mức kế hoạch.  Nếu Tvt = 100% : Doanh nghiệp hoàn thành kế hoạch. %100* 21 *1 1   n i gkiikV Tvt   n i gkiVki 1 * 27  Nếu Tvt < 100% : Doanh nghiệp không hoàn thành kế hoạch. 1.5.3. Số ngày đảm bảo sản xuất ( Nđ): Khi thường xuyên phân tích tình hình cung cấp nguyên vật liệu chủ yếu, các doanh nghiệp sử dụng chỉ tiêu số ngày đảm bảo sản xuất. Công thức tính: Vc Nđ = ---------- m Trong đó : Vc: Số lượng hiện còn của từng loại nguyên liệu. m : Mức tiêu hao bình quân ngày về từng loại nguyên vật liệu. Bằng cách so sánh số ngày đảm bảo sản xuất với khoảng cách giữa hai lần cung cấp nguyên vật liệu sẽ xác định được ảnh hưởng của việc cung cấp đến tình hình sản xuất và sử dụng vốn doanh nghiệp. 1.5.4. Phân tích khoản chi tiêu vật liệu trong giá thành ( Vc). Chi phí nguyên vật liệu thường chiếm tỷ trọng lớn nhất trong giá thành. Vì vậy biện pháp chủ yếu để hạ giá thành sản phẩm là giảm khoản chi vật liệu. Công thức tổng quát xác định khoản chi vật liệu trong giá thành: Trong đó : Sl: Sản lượng sản xuất một loại sản phẩm. gi: Đơn giá vật liệu xuất dùng. m: Mức tiêu hao bình quân của từng loại nguyên vật liệu. F : Giá trị phế liệu thu hồi ( nếu có). Qua việc phân tích chỉ tiêu này, các doanh nghiệp có thể thấy được các nhân tố ảnh hưởng đến việc tăng, giảm khoản chi vật liệu trong giá thành, mức độ    n i FgimiSCv 1 **1 28 ảnh hưởng của từng nhân tố đó để đưa ra những giải pháp cần thiết nhằm sử dụng hợp lý, tiết kiệm và hiệu quả nguyên vật liệu. Phần II TÌNH HÌNH THỰC TẾ VỀ TỔ CHỨC KẾ TOÁN VẬT LIỆU TẠI TRUNG TÂM CHẾ BẢN IN CÔNG TY THIẾT BỊ GIÁO DỤC I 2.1. Đặc điểm tình hình chung của Trung tâm chế bản - in : 2.1.1.Quá trình hình thành và phát triển Công ty thiết bị giáo dục I – Bộ GD- ĐT, là công ty chuyên sản xuất các thiết bị dạy học từ thiết bị mầm non đến thiết bị dùng cho các trường đại học, cao đẳng ...Công ty bao gồm nhiều trung tâm , mỗi trung tâm được công ty giao kế hoạch chuyên sản xuất một loại thiết bị giáo dục nhất định. Trong đó Trung tâm chế bản – in , là một trong 5 trung tâm của công ty, được giao sản xuất thiết bị tiểu học và in các tranh ảnh giảng dạy... Trước đây, Trung tâm chế bản – in được gọi là xưởng ấn phẩm, công việc chính của xưởng là sản xuất những thiết bị dạy học như tranh động; các bộ toán phân số; sa bàn an toàn giao thông; các bộ chữ dạy vần, dạy viết, in...Tất cả các sản phẩm trên chủ yếu được làm thủ công, máy móc nếu có chỉ là những máy móc thô sơ, cũ kỹ, lạc hậu. Từ năm 1999, với yêu cầu và quy mô của công việc, giám đốc công ty đã quyết định cho phép Xưởng ấn phẩm đổi tên thành Trung tâm chế bản – in . Cùng với quyết định đổi tên là cả một bước ngoặt mới đối với Trung tâm. Ban giám đốc công ty đã cấp đất, cấp vốn xây lại và xây mới nhà xưởng, mua máy ra phim, máy vi tính, máy in, máy phơi phim, máy xén, máy cán láng, và năm 2001 vừa rồi là máy in màng co – một phương pháp in mới đối với Trung tâm nói riêng và đối với Hà Nội nói chung. 29 Cho đến ngày nay, bộ mặt cũng như cơ cấu công việc của Trung tâm đã biến đổi rõ rệt. Trung tâm tách thành 3 nơi: bộ phận vi tính, xưởng in và xưởng thiết bị. Tuy là 3 nơi, 3 công việc hoàn toàn không giống nhau nhưng lại gắn bó, liên kết thành một chuỗi liên tục từ khâu đầu đến khâu cuối. Do quy mô công việc phát triển lớn hơn, Trung tâm đã bước đầu năng động hơn trong công việc, dần dần tự chủ hơn trong từng quyết định, thoát dần ra khỏi sự trì trệ, chờ đợi, và đặc biệt là sự ỷ lại vào bảo trợ của nhà nước. Đứng trước sự khắc nghiệt của nền kinh tế thị trường, tuy còn nhiều vấp váp, sai sót, thiếu kinh nghiệm nhưng Trung tâm chế bản – in đã và đang khẳng định mình trước ban giám đốc công ty và tạo uy tín đôí với các bạn hàng. Điều đáng mừng là mới ra đời được 3 năm, một thời gian tuy còn quá ít đối với một Trung tâm nhưng đã có nhiều cơ sở sản xuất ký hợp đồng dài hạn cho các sản phẩm in của họ tại Trung tâm. Nhờ những kết quả đã đạt được mà Trung tâm từ một xưởng thiết bị chưa đầy 30 người, công việc chủ yếu theo thời vụ, đến nay đã gần 60 người với công việc ổn định. Mỗi năm lợi nhuận của Trung tâm lại được nâng cao, 2 năm liên tục Trung tâm tuy mới thành lập nhưng vẫn luôn đạt đủ kế hoạch Công ty giao cho. Riêng năm 2002 này, Trung tâm đang phấn đấu vượt mức kế hoạch bằng nỗ lực của bản thân. 30 Những chỉ tiêu tài chính đạt được trong 2 năm qua: (Đơn vị:đ ) Chỉ tiêu / Năm 2000 2001 Tổng giá trị sản xuất ( đồng ) 3.391.698.417 4.693.285.497 Tổng doanh thu (đồng ) 499.155.259 1.838.288.660 Nộp ngân sách ( đồng ) 48.084.719 166.508.849 Tổng số cán bộ – CNV (người ) 47 58 Thu nhập bình quân tháng / 1 CNV 609.498 786.230 2.1.2. Đặc điểm bộ máy quản lý của Trung tâm: Bộ máy quản lý của Trung tâm chế bản – in được tổ chức theo một cấp. Đứng đầu và chịu trách nhiệm điều hành hoàn toàn trung tâm là Giám đốc Trung tâm. Giám đốc Trung tâm do Giám đốc công ty bổ nhiệm và bãi nhiệm, đồng thời cũng là người chịu trách nhiệm về mọi hoạt động của Trung tâm trước cấp trên. Trợ giúp Giam đốc là các phòng chức năng. - Các phòng ban chức năng có nhiệm vụ:  Chấp hành và kiểm tra việc chấp hành các chỉ tiêu kế hoạch, chế độ, chính sách của Nhà nước, các nội quy của Công ty và các chỉ thị, mệnh lệnh của Giám đốc.  Phục vụ đắc lực cho việc sản xuất và kinh doanh của công ty. 31  Đề xuất với ban Giám đốc những chủ trương, biện pháp giải quyết khó khăn gặp phải trong quá trình sản xuất kinh doanh và tăng cường công tác quản lý công ty. Cụ thể: Phòng hành chính: Quản lý lao động, tiền lương, tổ chức đời sống cho cán bộ công nhân viên, thực hiện các hoạt động y tế, tạp vụ, quản trị hành chính và kiến thiết cơ bản. - Phòng kinh doanh: thực hiện nhiệm vụ tìm kiếm thị trường tiêu thụ, theo dõi tình hình mua nguyên vật liệu, ký kết hợp đồng xuất khẩu. - Phòng tài vụ: theo dõi tình hình tăng, giảm tài sản, nguồn vốn, cung cấp cho giám đốc thông tin tài chính, lập báo cáo tài chính và đóng góp ý kiến về các hoạt động sản xuất của công ty. - Phòng kế hoạch : thiết lập kế hoạch sản xuất, thực hiện kiểm tra chất lượng sản phẩm, điều độ kế hoạch sản xuất, phụ trách kế hoạch và giúp tính toán giá thành. Sơ đồ 1: Tổ chức bộ máy quản lý trong trung tâm. Giám đốc Phòng hành chính Phòng kinh doanh Phòng tài vụ Phòng kế ạ Xưởng in Xưởng thiết bị Trung tâm vi tính 32 2.1.3.Đặc điểm tổ chức hoạt động kinh doanh. Do các sản phẩm của trung tâm đa dạng, phức tạp nên tình hình nguyên vật liệu của trung tâm rất phong phú, đặc biệt là xưởng thiết bị. Để đảm bảo sản xuất, công ty phải tổ chức sản xuất theo một quy trình liên tục. Do mức độ phức tạp của từng loại mặt hàng nên việc thực hiện sản xuất đòi hỏi đội ngũ công nhân chuyên nghiệp, thạo việc, đảm bảo cho sản phẩm chính xác, đạt yêu cầu chất lượng. Cụ thể công việc của từng xưởng như sau: 2.1.3.1. Trung tâm vi tính. Khi cần in một mặt hàng, trước tiên phải tạo mẫu trên vi tính. Sau đó in ra một bản mẫu – bản mẫu này được gọi là ma – kết - đưa bản mẫu vào máy ra phim để tạo ra phim in. Đối với trung tâm vi tính, phim in là sản phẩm cuối cùng, còn đối với xưởng in nó là nguyên vật liệu, nó còn có thể là bán sản phẩm khi phim in được bán cho các nhà in khác. 2.1.3.2. Xưởng in. Khi có ma – két và phim in từ trung tâm vi tính xuống, được đưa vào phòng chuyên sắp xếp lại phim rồi phơi vào tâm kẽm – phòng này được gọi là phòng bình bản - độ rộng của kẽm tuỳ thuộc vào việc kẽm được dùng cho máy in 8, máy in 16, hay máy in 18. Máy in in xong đưa ra máy xén, cắt đúng theo ma két, hoàn chỉnh một mặt hàng. 2.1.3.3. Xưởng thiết bị. - Đây là xưởng có hoạt động rất đa dạng , lại tỉ mỉ, nhiều công đoạn. Các công việc của xưởng đến 80% là làm bằng phương pháp thủ công, không thể dùng bằng máy, do đó đòi hỏi sự lành nghề của người công nhân. 33 -Sa bàn giao thông: gồm cả phần điện là những cột đèn giao thông cùng bộ điều khiển bằng điện; phần gỗ là mặt khung và những mảng lắp ghép ngã ba, ngã tư, ngã năm, phần nhựa là những cột biển báo có gắn nam châm, phần giấy là những hình người, những tấm biển báo, phần kim loại là những cột đèn giao thông... - Bộ tranh động: gồm những tờ tranh chính in rồi dùng cước, chốt nhựa, dây thép nhỏ gắn những quân phụ vào tranh. Động tác này làm cho tranh có những cử động nhất định làm cho tranh có vẻ linh hoạt, sống động… Sản phẩm cuả trung tâm trước đây trước đây chỉ theo mùa vụ, diễn ra chủ yếu vào tháng 3 đến tháng 11 để phục vụ cho năm học mới theo đơn đặt hàng của các tỉnh. Khi thành lập thêm trung tâm vi tính và xưởng in thì công việc của trung tâm có vẻ đều đặn hơn, hoàn thành được nhiều hơn những yêu cầu của công ty, tạo điều kiện thuận lợi hơn trong quá trình hoạt động. 2.1.4. Đặc điểm về tổ chức bộ máy kế toán tại Trung tâm chế bản - in . Xuất phát từ đặc điểm tổ chức sản xuất nhiều khâu, nhiều loại, nhiều việc mà công tác quản lý và bộ máy kế toán cũng có nhiều việc phải làm, phải kiêm nhiệm để đáp ứng được với yêu cầu, đòi hỏi của công việc. Tuy thế bộ máy kế toán của Trung tâm vẫn được tổ chức theo hình thức kế toán tập trung. Theo hình thức này, trung tâm có một phòng kế toán, ở các phân xưởng không tổ chức bộ máy kế toán riêng mà chỉ bố trí nhân viên thống kê thu thập kiểm tra chứng từ – người này chủ yếu nhận luôn nhiệm vụ quản đốc phân xưởng- sau đó chuyển chứng từ về phòng tài vụ để xử lý và tiến hành ghi sổ kế toán. 34 Bộ máy kế toán của công ty có nhiệm vụ tổ chức thực hiện toàn bộ công tác kế toán, công tác thống kê trong phạm vi công ty, cung cấp thông tin kinh tế cho giám đốc. Phòng kế toán có 3 người để đảm nhiệm tất cả các công việc liên quan đến công việc kế toán: kế toán, thủ kho, thủ quỹ. Để phù hợp với khối lượng nghiệp vụ kinh tế phát sinh, công ty áp dụng hình thức “ Chứng từ ghi sổ “ đảm bảo cho sự chính xác, kịp thời của việc cung cấp số liệu đầy đủ, từ đó phục vụ công tác quản lý nhạy bén, hiệu quả.  Xuất phát từ đặc điểm sản xuất là chu kỳ sản xuất ngắn, sản phẩm được sản xuất đại trà, hàng loạt, nên kế toán trung tâm hoạch toán hàng tồn kho theo phương pháp thường xuyên và xác định trị giá hàng tồn kho theo phương pháp trung bình và hợp thuế VAT theo phương pháp khấu trừ. Kỳ báo của công ty được xác định là một tháng. Ghi chú : Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu Chứng từ gốc (Bảng tổng hợp Sổ quỹ Sổ thẻ hạch toán ế Chứng từ ghi sổ Sổ đăng ký Sổ cái Bảng tổng hợp chi Bảng cân 7 6 8 3 5 4 2 1 1 35 2.2. Tình hình thực tế về tổ chức công tác kế toán nhập xuất nguyên vật liệu tại Trung tâm chế bản - in . 2.2.1. Đặc điểm vật liệu của công ty. Do hiện nay, tuy Trung tâm có 3 phân xưởng nhưng tình hình tăng, giảm vật liệu lại chủ yếu ở xưởng in. Còn đối với xưởng thiết bị, nguyên vật liệu chủ yếu còn tồn tại từ khi chư a thành lập xưởng in , bên cạnh đó nguyên vật liệu lại quá nhiều, thêm nữa quy mô công việc cũng như nguyên vật liệu lại tỉ mỉ, không thường xuyên nên việc biến động nguyên vật liệu ở xưởng thiết bị rất ít, hầu như chỉ diễn ra ở lĩnh vực xuất cho sản xuất. Vì vậy nghiệp vụ kế toán về tăng, giảm nguyên vật liệu chủ yếu diễn ra trong xưởng in. Trong xưởng in, vật liệu được sử dụng rất đa dạng, bao gồm cả những nguyên vật liệu trong nước sản xuất cũng như những nguyên vật liệu nước ngoài sản xuất. 2.2.2. Phân loại và đánh giá vật liệu ở công ty: 2.2.2.1. Phân loại vật liệu: Tại xưởng in của Trung tâm, nguyên vật liệu rất đa dạng nhưng được trung tâm quản lý chặt qua sự phân loại vật liệu cụ thể. Căn cứ vào công dụng, vai trò của từng thứ vật liệu đối với quá trình sản xuất vật liệu của công ty được chia thành: 36 - Nguyên vật liệu chính: Là đối thành chủ yếu cấu thành nên những sản phẩm in của trung tâm. Gồm: phim, kẽm, giấy, hoá chất, bột khô, mang bop, bột axit, gốm, mực in, màng co. - Vật liệu phụ: bao gồm: băng dính, thuốc tút, butt tút, tất lò dùng cho máy 16, để phim, xút hiện bản, cao su, dao đánh mực. *Kế toán mở 2 tài khoản tương ứng để theo dõi vật liệu: + TK 152: Nguyên vật liệu chính. +TK 153: Nguyên vật liệu phụ. 2.2.2.2: Đánh giá vật liệu. ở trung tâm, phòng kế toán tính giá nguyên vật liệu theo giá thực tế để phản ánh tình hình nhập – xuất – tồn vật liệu.  Trung tâm tính chung giá thực tế vật liệu nhập kho: Giá thực tế nhập kho = Giá mua + Chi phí mua + Thuế nhập khẩu ( nếu có ). Đối với những vật liệu ngoại nhập, giá trên hoá đơn bằng ngoại tệ được đổi sang VNĐ theo tỷ giá Ngân hàng Nhà nước công bố tại thời điểm mua vào. Đối với những vật liệu chưa trả tiền cho người bán, trung tâm có thể thông qua Công ty thanh toán bằng tài khoản 336 – cân đối công nợ.  Trị gía thực tế vật liệu xuất dùng được tính theo phương pháp bình quân gia quyền. Giá thực tế xuất kho = Số lượng xuất kho * Đơn giá bình quân. Trong đó: Đơn giá bình quân = Giá thực tế vật liệu tồn đầu kỳ + Giá thực tế vật liệu nhập trong kỳ Số lượng vật liệu tồn đầu kỳ + Số lượng vật liệu nhập trong kỳ 2.2.3. Kế toán chi tiết vật liệu ở Trung tâm chế bản - in : 2.2.3.1.Chứng từ kế toán sử dụng. - Hoá đơn giá trị gia tăng 37 - Giấy cấp vật tư - Phiếu nhập kho - Phiếu xuất kho - Bảng tổng hợp nhập – xuất – tồn vật liệu. 2.2.3.2. Phương pháp kế toán chi tiết vật liệu. Do nhân lực phòng kế toán không nhiều trong khi khối lượng công việc lại không phải ít nên thủ kho vừa làm công tác kho tàng, vừa làm nhiệm vụ kế toán nguyên vật liệu, dụng cụ. Để hoạch toán nguyên vật liệu, nhìn chung kế toán cũng theo phương pháp thẻ song song, tuy nhiên có một sự thay đổi là kế toán không dùng thẻ kho. + ở kho: Thủ kho, kế toán thu thập tất cả các hoá đơn, chứng từ liên quan đến nhập, xuất nguyên vật liệu hàng ngày + Tại phòng kế toán: Kế toán – thủ kho hàng ngày, từ những hoá đơn, chứng từ thu nhập được ghi luôn vào sổ chi tiết vật liệu dụng cụ. Sau đó định khoản trong máy vi tính. Định kỳ cuối tháng kế toán thủ kho lập một bảng tổng hợp xuất, nhập, tồn vật liệu. DOANH NGHIỆP SỔ CHI TIẾT VẬT LIỆU, DỤNG CỤ Tờ số:..... 38 Mở sổ ngày tháng năm Tên vật liệu ( Dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá) : Mực in màng co Đơn vị tính: Hộp Quy cách, phẩm chất Mã số: Chứng từ Diễn giải Tài khoản đối ứng Đơn giá Nhập Xuất Số Ngày Lượng Tiền Lượng Tiền 249 26/12 Nhập công ty Thanh Mỹ 331 1. V6A - 302 60.000 17 1.020.000 2. V6A -203 57.000 17 867.000 3. V6A -601 58.000 17 986.000 4. V6A -408 58.000 17 986.000 5. V6A -102 56.000 40 2.240.000 6. V6A -110 37.000 34 1.258.000 7. V6A-201 75.000 17 1.275.000 8. V6A -570 49.000 10 490.000 9. V6A - 304 60.000 17 1.020.000 10. V6A - 8005 160.000 10 1.600.000 39 2.2.3.3. Tổ chức kế toán nhập vật liệu ở Trung tâm chế bản -in : Vật liệu của công ty được nhập chủ yếu do mua ngoài, ngoài ra trung tâm cũng tự sản xuất như phim in hay thuê ngoài gia công. Công tác tổ chức tiếp nhận vật liệu được tiến hành rất cẩn thận, nghiêm túc. Khi hàng về, thủ kho có trách nhiệm kiểm tra hoá đơn, hàng hoá có hợp lệ, hợp pháp đầy đủ không, từ đó để viết phiếu nhập kho. Phiếu nhập kho được nhập thành 3 liên: - Liên 1: Kế toán lưu cuống - Liên 2: Lưu lại kẹp cùng hoá đơn tài chính, cùng phiếu nhập kho của người mua, chuyển lên phòng tài vụ của công ty, nơi nắm dữ tài khoản để thanh toán cho người bán. - Liên 3: Đưa vào BCTC hàng tháng. Phiếu nhập kho chi có giá trị và được coi là hợp lệ khi đầy đủ chữ ký của Thủ trưởng đơn vị, người phụ trách cung tiêu, người giao hàng, Thủ kho. Trên cơ sở các hoá đơn, chứng từ đầy đủ, hợp lệ, kế toán phải phản ánh trị giá vật liệu nhập kho vào các tài khoản, sổ chi tiết vật liệu, dụng cụ, bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn và phản ánh tình hình thanh toán với người bán. 2.2.3.3.1. Trường hợp mua vật liệu trả ngay bằng tiền mặt: 40 Khi trung tâm cần mua một số vật liệu không nhiều, có giá trị nhỏ, cán bộ cung ứng mang phiếu báo giá của loại vật liệu cần mua lên Giám đốc duyệt. Nếu Giám đốc chấp nhận, cán bộ cung ứng sẽ gọi điện báo cho người bán để giao hàng. HOÁ ĐƠN ( GTGT) Mẫu số 01 GTKT –3LL Liên 2: Giao cho khách hàng HT/ 101 –B Ngày 02 tháng 05 năm 2002 N0 015504 Đơn vị bán hàng: Công ty Nhất Vinh Địa chỉ: Số tài khoản Điện thoại: Mã số Họ tên người mua hàng: Công ty thiết bị giáo dục I Đơn vị: Địa chỉ: Số tài khoản: Hình thức thanh toán: Tiền mặt . Mã số: 41 STT Tên hàng hoá, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3=1*2 1- Giấy of sét 70 g/m2 84 * 120 6r * 250T Tờ 1500 1000 1.500.000 Cộng tiền hàng: 1.500.000 Thuế suất GTGT: 10% tiền thuế GTGT 150.000 Tổng cộng tiền thanh toán 1.650.000 Số tiền viết bằng chữ: Một triệu sáu trăm năm mươi ngàn đồng Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị ( Ký, ghi rõ họ tên ) Công ty thiết bị giáo dục I Trung tâm chế bản – in PHIẾU CHI Số phiếu : 431 Giáp bát – Hà Nội Ngày:03/05/2002 Ghi nợ : 3311 Ghi có :1111 Người nhận tiền: 42 Địa chỉ: Lý do chi: Thanh toán tiền giấy Số tiền: 1.650.000 Viết bằng chữ: Kèm theo: 02 chứng từ gốc Ngày 02 tháng 05 năm 2002 Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Lập phiếu Người nhận tiền Thủ quỹ Đơn vị: PHIẾU NHẬP KHO Mẫu số: 01 – VT Địa chỉ: Ngày 02 tháng 05 năm 2002 Theo QĐ: 1141 –TC/QĐ/CĐKT Ngày 1 tháng 11 năm 1995 của Bộ Tài chính Nợ: Số : 01 Có: - Họ tên người giao hàng: Công ty Nhất Vinh - Theo....... số........ngày.........tháng.........năm 2002.......của....... - Nhập tại kho: kho in ST T Tên, nhãn hiệu, quy cách phẩm chất vật tư ( sản phẩm, hàng hoá) Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ nhập Thực nhập 43 1. Giấy of sét 70 g/m2 84 * 120 6r * 250 tấn Tờ 1500 1.000 1.500.000 Cộng 1.500.000đ Cộng thành tiền ( viết bằng chữ) : Một triệu năm trăm nghìn đồng chẵn. Nhập ngày 02 tháng 05 năm 2002 Thủ trưởng đơn vị Phụ trách cung tiêu Người giao hàng Thủ kho ( Ký, họ tên ) ( Ký, họ tên ) (Ký, họ tên ) ( Ký, họ tên) Căn cứ vào hoá đơn Giá trị gia tăng và phiếu nhập kho, phiếu chi, kế toán ghi: Nợ TK 152 ( giấy ofsét 70g * m2 : 1.500.000 Nợ TK 133 :150.000 Có TK 111 : 1.650.000 2.2.3.3.2.Trường hợp mua vật liệu bằng tiền vay ( vay ngân hàng thông qua Công ty thiết bị giáo dục I) Do trung tâm trực thuộc và vẫn thuộc quản lý, giám sát của Công ty thiết bị giáo dục I , mọi công nợ của Trung tâm muốn dùng tiền vay ngân hàng đều phải 44 thông qua công ty, với danh nghĩa vay của công ty, khi đó, kế toán phản ánh khoản vay này vào tài khoản 336 – công nợ phải trả nội bộ. Vì vậy khi mua hàng kế toán vẫn phản ánh bình thường: BT1:Nợ TK 152 Có TK 331 BT2: Nợ TK 331 Có TK 336 Mọi hoá đơn, chứng từ cần thiết vẫn hạch toán như bình thường 2.2.3.3.3. Trường hợp mua vật liệu bằng tiền tạm ứng. Trường hợp này xẩy ra khi cán bộ cung ứng viết giấy đề nghị tạm ứng để đi mua hàng ( trong đó ghi đầy đủ loại vật liệu cần mua, khối lượng bao nhiêu) trình lên Giám đốc. Nếu Giám đốc ký duyệt kế toán sẽ viết phiếu chi, thủ quỹ sẽ xuất tiền. Ví dụ: + Căn cứ vào giấy đề nghị tạm ứng của ông Nguyễn Lợi – cán bộ cung ứng, Giám đốc xét duyệt số tiền 2.500.000đ để mua mực in và bột axit. Kế toán ghi: Nợ TK 141 : 2.500.000 Có TK 111: 2.500.000 + Khi hàng về, căn cứ vào hoá đơn Giá trị gia tăng và phiếu nhập kho số 20 ngày 28 tháng 4 năm 2002. Tổng số tiền thanh toán: 2.507.200,3 trong đó thuế VAT 10% : 227.927,3đ Kế toán ghi: Nợ TK 152 : 2.279.273 Nợ TK 133: 227.927,3 45 Có TK 141: 2.507.200,3 Do số tiền tạm ứng nhỏ hơn số tiền mua hàng nên kế toán căn cứ vào hoá đơn giá trị gia tăng và phiếu nhập kho thanh toán cho người tạm ứng, kế toán ghi: Nợ TK 152 : 7.200,3 Có TK 111: 7.200,3 Trường hợp số tiền tạm ứng lớn hơn số tiền mua hàng, ông Nguyễn Lợi phải thanh toán lại với phòng tài vụ, căn cứ vào phiếu thu, kế toán ghi: Nợ TK 111 Có TK 141 2.2.3.3.4. Trường hợp mua vật liệu chưa thanh toán với người bán: - Trường hợp này xảy ra khi công ty mua hàng của các đơn vị cung ứng thường xuyên. Số tiền phải trả được theo dõi trên “sổ chi tiết thanh toán với người bán”. Ví dụ: Ngày 26 tháng 04 năm 2002, trung tâm mua chịu giấy C80g/m2 7g x 109 của công ty bao bì Hà An. Căn cứ vào phiếu nhập kho số 18 và hoá đơn giá trị gia tăng với số tiền 6.337.500 trong đó có 10% thuế VAT được khấu trừ. Kế toán ghi: Nợ TK 152: 5.761.363,63 Nợ TK 133: 576. 136,37 Có TK 331 (Công ty bao bì Hà An): 6.337.500 Trường hợp, khi trung tâm xuất tiền mặt gửi trả cho khách, căn cứ vào số phiếu chi, kế toán sẽ ghi: Nợ TK 331(Công ty bao bì Hà An) Có TK 111 Do trung tâm thường xuyên mua hàng nhưng không thanh toán ngay với người bán mà sau một thời gian, thường là 1 tháng mới thanh toán một nửa. Trường hợp này, trung tâm không chỉ mua 1 lần mà mua nhiều lần, lại không thanh 46 toán ngay, nên kế toán phải lập “sổ chi tiết thanh toán với người bán” để theo dõi, mỗi một khách hàng được thanh toán trên một trang riêng. Mỗi lần mua hàng, căn cứ vào hoá đơn bán hàng, hoá đơn giá trị gia tăng, kế toán phản ánh trên một dòng của sổ. Khi thanh toán, kế toán viết một phiếu chi cho nhiều hoá đơn để trả cho người bán. 2.2.3.3.5. Một số trường hợp khác:  Trường hợp trung tâm mua vật liệu về nhập kho nhưng chưa có hoá đơn, kế toán tiến hành ghi sổ theo giá tạm tính bình thường. Nợ TK 152 Có TK 331 Khi kế toán nhập được hoá đơn sẽ tiến hành điều chỉnh số liệu trên sổ bằng cách: - Nếu giá ghi trên hoá đơn lớn hơn giá tạm tính, kế toán ghi bổ xung: Nợ TK 152 Có TK331 - Nếu giá ghi trên hoá đơn nhỏ hơn giá tạm tính, kế toánế toán ghi âm ( ghi bằng mực đỏ hoặc đóng khung). Nợ TK 331: Số tiền chênh lệch Có TK 152: Số tiền chênh lệch. Đồng thời phản ánh số thuế VAT được khấu trừ (nếu có). Nợ TK 133 Có TK 331  Trường hợp kế toán nhận hoá đơn nhưng hàng chưa về, kế toán đưa vào hồ sơ lưu. Khi hàng về, kế toán ghi sổ bình thường.  Trường hợp mua vật liệu về nhập kho, thanh toán tiền vận chuyển kế toán ghi: Nợ TK 641.2 Có TK 111 2.2.3.4. Tổ chức kế toán xuất vật liệu ở trung tâm chế bản in: 47 Vật liệu xuất kho chủ yếu dùng cho sản xuất sản phẩm, chỉ có một phần được gọi là bán thành phẩm, có thể đem bán như phim in. Khi có yêu cầu sản xuất, quản đốc viết phiếu đề nghị xuất vật tư (trong đó ghi rõ tên vật liệu cần xuất, khối lượng, lý do xuất ) rồi trình lên Giám đốc duyệt. Khi danh mục được duyệt, thủ kho sẽ viết phiếu xuất kho. Phiếu xuất kho được lập thành hai liên: - Liên 1: Kế toán lưu cuống - Liên 2: Đưa vào báo cáo tài chính để cơ quan thuế kiểm tra. Phiếu xuất kho được coi là hợp lệ khi có đầy đủ chữ ký của các bên liên quan, kế toán căn cứ vào phiếu xuất kho để ghi sổ chi tiết vật liệu, bảng theo dõi vật liệu xuất dùng. 2.2.3.4.1 Xuất vật liệu phục vụ cho sản xuất . kế toán ghi : Nợ TK 621 Có TK 152 Ví dụ: Để in một loại tranh trong bộ tranh sinh vật lớp 6, quản đốc phân xưởng báo cáo để làm thủ tục xuất kho. Lượng vật liệu yêu cầu: 4 tấm kẽm 76 x 92 Căn cứ vào phiếu xuất kho số 04 ngày 05/05/2002. Theo sổ chi tiết vật liệu cuối tháng 4. + Kẽm 76 x 92 tồn đầu tháng : 116 tấm + Đơn giá: 32.464,49 đồng Trong tháng 5, trung tâm chưa nhập kẽm vào kho lần nào nên giá trung bình lấy bằng giá trung bình của cuối tháng 4. Do đó: Giá thực tế vật liệu xuất dùng = 32.464,49 x 4 = 129.858 đồng Căn cứ vào phiếu xuất kho đã hoàn thiện, kế toán ghi : Nợ TK 621 ( M16) : 129.858 Có TK 152 ( Kẽm 76 x 92 ) : 129.858 48 2.2.3.4.2. Xuất vật liệu phục vụ sản xuất chung, kế toán ghi : Nợ TK 627 Có TK 152 Ví dụ: Xuất giẻ lau máy cho xưởng in Theo phiếu xuất kho số 02 ngày 8 tháng 1 năm 2002, xuất giẻ lau máy cho xưởng in 20 kg với giá bình quân tính được là 8500 đồng. Thành tiền : 170.000 đồng Kế toán ghi: Nợ TK 627.2 : 170.000 Có TK 152 : 170.000 PHIẾU XUẤT KHO Đơn vị : Mẫu số : 02 - VT Địa chỉ: Theo QĐ: 1141- TC/QĐ/CĐKT Ngày 20 tháng 4 năm 2002 Ngày 1 tháng 11 năm 1995 của Bộ Tài chính Nợ: 621 Số Có : 152 - Họ tên người nhận hàng: Anh Bằng Địa chỉ ( Bộ phận ) - Lý do xuất kho: In tranh sinh vật lớp 6 49 - Xuất tại kho : Kho in Số TT Tên, nhãn hiệu , quy cách , phẩm chất vật tư (sản phẩm hàng hoá) Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực xuất 1 Kẽm máy 8 K5667 tấm 12 21.792,76 261.513,12 2 Kẽm máy 16 K7692 tấm 24 40.264,08 966.337,92 3 Kẽm máy 18 K8010 tấm 20 47.374,42 947.488,4 Cộng 2.175.339,44 Cộng thành tiền (viết bằng chữ): Hai triệu một trăm bẩy mươi nhăm nghìn ba trăm ba mươi chín phẩy bốn mươi tư đồng. Thủ trưởng đơn vị Phụ trách bộ phận Người nhận Thủ kho Phụ trách cung tiêu (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) 2.3. Phân tích chung tình hình quản lý và sử dụng vật liệu ở trung tâm chế bản in: Do đặc thù của trung tâm là chuyên sản xuất, không mua bán, trao đổi hàng hoá. Để sản xuất sản phẩm được tốt thì nguyên vật liệu đóng một vai trò quan 50 trọng hàng đầu. Vì vậy công tác quản lý và sử dụng nguyên vật liệu ở trung tâm rrất được quan tâm, chú trọng.  ở khâu thu mua: Giữa phòng tài vụ và phòng kinh doanh luôn có sự phối hợp chặt chẽ trong việc thu mua nguyên vật liệu phục vụ sản xuất đảm bảo tiến độ sản xuất không bao giờ rơi vào tình trạngngưng trệ do thiếu vật liệu hay tồn kho quá nhiều gây ứ đọng vốn. quá trình thgu mua vật liệu được tiến hành phù hợp với kế hoạch sản xuất. Ngoài ra, trung tâm còn tổ chức khá tốt việc quản lý về khối lượng, quy cách, chủng loại, giá mua và chi phí mua vật liệu.  ở khâu bảo quản: Yêu cầu đòi hỏi giấy in phải không hút ẩm, không nhàu nát, mực in, kẽm hay axít, bột axít đều phải được bảo quản ở nhiệt độ mát. Do vậy, kho tàng của trung tâm đều được bố trí có máy điều hoà. Vật liệu chính và vật liệu phụ được bố trí hợp lý, khoa học trong kho, thuận tiện cho nhu cầu xuất sử dụng giúp kế toán thuận lợi hơn trong kiểm kế toán, đối chiếu, giúp lãnh đạo nắm được tình hình một cách nhanh chóng, cụ thể.  ở khâu xuất dùng: Để tránh tình trạng xuất thừa hoặc thiếu vật liệu, công ty tổ chức lập định mức tiêu hao vật liệu cho từng đơn vị sản phẩm. Đối với những sản phẩm thông thường (đã được xây dựng định mức ) việc xuất vật liệu dựa trên đinhj mức và số lượng sản phẩm dự kiến. Còn đối với những sản phẩm mới đưa vào sản xuất lần đầu, dựa trên thiết kế do phòng vi tính tạo mẫu hoặc do khách hàng yêu cầu, phòng kế hoạch điều hành tổ chức sản xuất thử. Từ đó tính toán và xác định mức tiêu hao vật liệu cho một sản phẩm. trên cơ sở đó xác định tổng số vật liệu xuất dùng theo lệnh sản xuất. * ở khâu sử dụng vật liệu: Các phân xưởng tiến hành sản xuất theo các tiêu chuẩn trong lệnh sản xuất ký cho phân xưởng mình. Trung tâm cũng đưa ra chế độ khen thưởng cuối năm 51 cho những bộ phận sản xuất vượt định mức. Đối với việc làm hỏng, làm sai sản phẩm, bộ phận, cá nhân làm hỏng phải bồi thường hoàn toàn theo trị giá của sản phẩm làm hỏng. 52 PHẦN BA NHẬN XÉT VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN VẬT LIỆU VÀ MỘT SỐ Ý KIẾN ĐỀ XUẤT NHẰM GÓP PHẦN HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN VẬT LIỆU Ở TRUNG TÂM CHẾ BẢN - IN. 3.1 Nhận xét về công tác kế toán vật liệu ở Trung tâm chế bản - in Trước đây, trung tâm phụ thuộc rất nhiều vào công ty, từ kế hoạch tài chính đến phương pháp hạch toán kế toán gây ra nhiều hạn chế trong công tác hạch toán cũng như quản lý. Vào thời gian đó, trung tâm không có bộ phận kế toán hoàn chỉnh mà chỉ bố trí nhân viên tập hợp chứng từ, hoá đơn, ghi sổ, theo dõi chi tiết rồi báo sổ cho kế toán của công ty, công ty có trách nhiệm hạch toán cho trung tâm. Trong suốt hai năm qua, tuy mới tự mình làm việc nhưng phòng nhưng phòng kế toán của trung tâm đã khẳng định được mình và có trách nhiệm trong công việc trước công ty. Trong công tác kế toán, nhất là kế toán nguyên vật liệu đã có những chuyển biến tiến bộ. Hai năm trước, kho của trung tâm hoàn toàn không có những nguyên vật liệu như giấy, mực in máy, mực in nilon, màng nilon ......mà mỗi một chủng loại lại có nhiều cỡ, nhiều khổ, nhiều màu của nhiều hãng khác nhau. Điều đó đòi hỏi thủ kho phải nhận biết, tìm hiểu rõ và phân biệt được các 53 chủng loại khác nhau để đảm bảo tính chính xác, tính kinh tế trong công tác nhập, xuất nguyên vật liệu. Do tính chất, đặc thù của công việc, nên Giám đốc trung tâm và bộ phận kế toán đang cần tìm cách hoàn thiện công tác kho và hạch toán nguyên vật liệu sao cho thật phù hợp, gọn nhẹ, hiệu quả. 3.1.1 Ưu điểm của công tác hạch toán vật liệu ở trung tâm chế bản - in : Trung tâm chế bản - in có một bộ máy quản lý gọn nhẹ, các phòng ban chức năng trợ giúp công tác quản lý cho giám đốc một cách hiệu quả, nhanh chóng. Nhân viên kế toán có trình độ, năng lực, nhiệt tình, trung thực. Công ty áp dụng hình thức kế toán “ chứng từ ghi sổ”, hạch toán nguyên vật liệu theo phương pháp thẻ song song, tuy nhiên do bộ máy kế toán của trung tâm lại không dùng thẻ kho để cập nhật số lượng nhập xuất hàng ngày. Vì trung tâm không có nhân viên thủ kho riêng nên kế toán nguyên vật liệu kiêm thủ kho phản ánh luôn vào “ sổ chi tiết nguyên vật liệu”, điều này làm giảm bớt một phần công việc, rút ngắn một giai đoạn công việc, các thủ tục cũng được tiến hành nhanh hơn. Về công tác hạch toán vật liệu, ngoài việc tổ chức tốt kho tàng, bến bãi để tránh hao hụt, mất mát, trung tâm còn bố trí tạo điều kiện về trang thiết bị hiện đi như máy tính, máy in, máy fax cho nhân viên kế toán. Giúp công tác hạch toán, nhất là hạch toán nguyên vật liệu có nhiều thuận lợi, chín xác, góp phần giảm bớt gánh nặng công việc sổ sách cho kế toán. Về phần kế toán, thủ kho, nhờ những thiết bị này mà nguyên vật liệu được theo dõi chi tiết các nghiệp vụ kế toán được thực hiện nhanh chóng, dễ dàng, giảm bớt một phần đáng kể khối lượng giấy tờ cần lưu giữ hay cần theo dõi mỗi ngày. Về việc bảo quản nguyên vật liệu, trung tâm đã lắp máy điều hoà trong kho luôn ưu tiên sắp xếp riêng mỗi loại nguyên vật liệu vào một chỗ quy định. Tuy mặt bằng của kho chưa được rộng rãi nhưng trong kho vẫn luôn gọn gàng, đầy đủ những nguyên vật liệu cần thiết cho sản xuất, đảm bảo thuận tiện cho việc nhập xuất nguyên vật liệu nhanh chóng. Về tình hình cung cấp nguyên vật liệu, giữa phòng tài vụ và phòng kinh doanh luôn có sự phối hợp chặt chẽ trong việc thu mua vật liệu đảm bảo cho trung 54 tâm không bị chậm công việc vì thiếu vật liệu, hay kho tàng tồn đọng nhiều làm ảnh hưởng đến vốn kinh doanh của trung tâm. Về hình thức tổ chức kế toán, công ty đang áp dụng là hình thức kế toán tập trung đã tạo điều kiện chỉ đạo, kiểm tra nghiệp vụ và đảm bảo sự lãnh đạo, tập trung thống nhất của giám đốc. Ngoài ra, hình thức này còn thuận tiện trong việc phân công, chuyên môn hoá công việc đối với nhân viên kế toán cũng như việc trang bị các phương tiện kỹ thuật tính toán, xử lý thông tin. 3.1.2: Những hạn chế trong công tác hạch toán vật liệu ở trung tâm chế bản-in: Bên cạnh những ưu điểm về tổ chức kế toán nói chung và kế toán vật liệu nói riêng còn tồn tại một số hạn chế cần khắc phục. Về tổ chức bộ máy kế toán: Với một kế toán và một kế toán vật liệu kiêm thủ kho, công việc của kế toán nói chung và công việc của kế toán nguyên vật liệu nói riêng tương đối vất vả. Vừa làm công tác kho tàng, vừa làm kế toán nên nhiều lúc công việc chồng chất, quá tải. Thêm vào đó, do trung tâm hạch toán theo phương thức “ chứng từ ghi sổ" nên việc ghi chép bị trùng lặp nhiều dẫn đến việc lập báo cáo dễ bị chậm trễ. Về việc theo dõi chi tiết vật liệu: Công ty đang áp dụng mô hình phương pháp thẻ song song để hạch toán chi tiết vật liệu. Phương pháp này đơn giản, không phải đối chiếu giữa thủ kho và kế toán nguyên vật liệu do thủ kho và kế toán vật liệu là một nhưng laị làm cho công việc đôi lúc không theo dõi kịp, thêm nữa, trung tâm có rất nhiều loại vật liệu, các nghiệp vụ nhập - xuất diễn ra thường xuyên nên phương pháp này chưa phù hợp . 3.2 Một số ý kiến đề xuất nhằm góp phần hoàn thiện công tác kế toán vật liệu ở trung tâm chế bản - in. * ý kiến thứ nhất: Về bộ máy kế toán . Bộ máy kế toán của công ty gồm hai người kể cả thủ kho nên mỗi người phải kiêm nhiều phần kế toán. Vì vậy khối lượng công việc của mỗi người rất nhiều, nhân viên kế toán thường xuyên về muộn. Để khắc phục tình trạng này, 55 trung tâm nên bố trí lại nhân lực nhằm giảm bớt khối lượng công việc cho mỗi người và đảm bảo chế độ nghỉ ngơi của cán bộ kế toán. * ý kiến thứ hai: Về công tác quản lý trong kế toán. Hiện nay bộ máy kế toán của trung tâm không được hoàn toàn độc lập hạch toán cũng gây nhiều khó khăn, phiền phức trong công tác. Đặc biệt là trung tâm vẫn chưa được phép có con dấu và chưa có tài khoản ở ngân hàng. Theo tôi, trung tâm nên đề nghị với cơ quan, tuy chưa phải một doanh nghiệp độc lập nhưng được phép lập một tài khoản riêng của trung tâm đặt dưới sự bảo lãnh của công ty. Thêm nữa, hiện nay công ty đã cho phép trung tâm nhận những đơn đặt hàng về in ấn và rà công về in ấn ở khách hàng bên ngoài , nên tôi nghĩ trung tâm cũng cần xin đề xuất với công ty việc uỷ quyền ký những hợp đồng với giới hạn giá trị nhất định. Khi đó, quản lý công việc của trung tâm nói chung hay công tác kế toán nói riêng sẽ đỡ được một phần công việc là mỗi lần lại phải chờ ý kiến và con dấu của cơ quan rồi mới quyết định công việc, hay sự chi phối của kế toán công ty trong công tác hạch toán. Định kỳ, công ty chỉ cần cho người xuống kiểm tra, giám sát và góp ý kiến với công việc của trung tâm. Trung tâm chỉ cần định kỳ báo cáo số liệu tổng kết một cách rõ ràng, đầy đủ ngược trở lại đối với công ty. * ý kiến thứ 3 - Về công tác hạch toán nguyên vật liệu Nếu trung tâm có tài khoản riêng ở ngân hàng, khi mua nguyên vật liệu với số lượng tiền cần vay ở ngân hàng; kế toán sẽ không cần theo dõi tài khoản 336- công nợ với nội bộ, kế toán sẽ ghi: Nợ TK 152 Nợ TK 133 Có TK 111,112,331 Thêm nữa, tình hình xuất nguyên vật liệu của trung tâm luôn diễn ra thường xuyên, chủng loại nguyên vật liệu nhiều nên phương pháp thẻ song song mà trung tâm sử dụng chưa thích hợp. Phương pháp này ngoài việc ghi chép trùng lặp nhiều còn làm hạn chế chức năng kiểm tra của kế toán. Theo tôi với trình độ chuyên môn 56 của cán bộ kế toán hoàn toàn có thể khắc phục nhược điểm này bằng cách dùng phương pháp sổ số dư. Kế toán nên xây dựng giá hạch toán cho từng loại vật liệu để có thể áp dụng phương pháp sổ số dư. Sử dụng giá hạch toán giúp công tác quản lý và hạch toán vật liệu đơn giản hơn, thuận tiện hơn, giảm được khối lượng hạch toán và giúp việc tính giá vật liệu xuất dùng chính xác hơn. BẢNG LUỸ KẾ XUẤT VẬT TƯ Tháng 4 - 2002 Đơn vị: Tấm Loại vật tư Từ ngày 1 đến 5 Từ ngày 6 đến 11 Từ ngày 12 đến 17 Từ ngày 18 đến 23 Từ ngày 24 đến cuối tháng Cộng Kẽm 56 x 67 10 12 24 12 16 74 Kẽm 76 x 92 11 9 7 38 47 112 Kẽm 80 x 103 0 0 13 9 47 69 Trong một tháng trung tâm thường chỉ nhập 1 đến 2 lần kẽm các chủng loại 57 BẢNG THEO DÕI CHI TIẾT NHẬP VẬT TƯ Tháng 4 - 2002 Ngày nhập Loại vật tư Số lượng (tấn) Đơn giá (đồng) Thành tiền 5-4-2002 Kẽm 56x67 200 21.818 4.363.640 26-4-2002 Kẽm 76x92 100 40.090 4.009.000 26-4-2002 Kẽm 80x103 100 47.364 4.736.000 BẢNG TỔNG HỢP - NHẬP - XUẤT - TỒN VẬT TƯ Loại vật tư Tồn đầu kỳ Nhập Xuất Tồn cuối kỳ Kẽm 56x67 75 200 74 201 Kẽm 76x92 78 100 112 66 Kẽm 80x103 30 100 69 61 * ý kiến thứ 4 - Về đánh giá vật liệu: 58 ở trung tâm chi phí thu mua vật liệu chưa được hạch toán vào TK 335 kế toán ghi: Nợ TK 152 Có TK 111 Trường hợp chi phí vận chuyển bốc dỡ hàng hoá đem bán sẽ được hạch toán vào chi phí bán hàng. Nợ TK 641 Có TK 111 * ý thứ kiến 5: Về việc phân tích tình hình quản lý và sử dụng nguyên vật liệu, hàng năm công ty tiến hành phân tích trên cơ sở số liệu thực tế của năm này so với năm trước. Tuy nhiên công ty chỉ phân tích tổng quát tình hình sử dụng vật liệu trong mối quan hệ với số lượng thành phẩm. Việc này chưa chỉ rõ được nguyên nhân chủ quan và khách quan đẫn đến việc tăng hay giảm khoản chi vật liệu trong giá thành. Theo tôi, trung tâm nên tham khảo các chỉ tiêu phân tích sử dụng để phân tích cụ thể tình hình cung cấp và sử dụng nguyên vật liệu của trung tâm, từ đó đưa ra những giải pháp thích hợp để hoàn thiện hơn nữa việc quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh. 59 KẾT LUẬN Doanh nghiệp hành chính sự nghiệp, doanh nghiệp sản xuất kinh doanh hay một cơ quan, nhà máy nào cũng cần đến công tác kế toán để hạch toán, theo dõi các mặt liên quan đến tiền của doanh nghiệp. Điều đó cho thấy sự quan trọng và cần thiết của công tác kế toán nhất là trong nền kinh tế thị trường. Nền kinh tế của xã hội càng phát triển mỗi doanh nghiệp càng cần đến sự hiện đại, năng động, tiên tiến trong công tác kế toán nhất là kế toán nguyên vật liệu. Nguyên vật liệu chiếm phần lớn trong việc hình thành nên sản phẩm vì vậy hạch toán nguyên vật liệu đưa ra những thông tin chính xác, kịp thời là một công việc hết sức cần thiết, giúp các nhà quản lý có những quyết định đúng đắn trong kinh doanh. Để đạt được những điều đó, trên góc độ là người kế toán, tôi cho rằng cần phải nhận thức đầy đủ cả về lý luận và thực tiễn. Trên cơ sở đó phát huy và kiện toàn công tác kế toán nói chung và công tác nguyên vật liệu nói riêng. Sau gần hai tháng thực tập tại trung tâm chế bản - in công ty thiết bị giáo dục I, Bộ Giáo dục và đào tạo, tôi đã cố gắng tập trung phân tích tình hình thực tế về công tác hạch toán vật liệu ở công ty và tôi đã đưa ra một số ý kiến góp phần hoàn thiện hơn nữa công tác kế hoạch vật liệu. ý kiến nêu trên được dựa trên cơ sở thực tế ở công ty và vận dụng sự đổi mới của chế độ kế toán. 60