Luận văn Các giải pháp tin học hoá công tác quản lý tại trung tâm Học viện Chính trị Hành chính quốc gia Hồ Chí Minh

- 2 - Luận văn Các giải pháp tin học hoá công tác quản lý tại trung tâm Học viện Chính trị - Hành chính quốc gia Hồ Chí Minh - 3 - MỤC LỤC Phần mở đầu ........................................................................................................................ 4 Chương 1: CƠ SỞ KHOA HỌC, THỰC TIỄN CỦA VẤN ĐỀ TIN HỌC HOÁ CÔNG TÁC QUẢN LÝ TẠI TRUNG TÂM HỌC VIỆN CHÍNH TRỊ - HÀNH CHÍNH QUỐC GIA HỒ CHÍ MINH ..................................................................................... 154 1.1 Một số vấn đề lý thuyết về tin học hoá công tác quản lý và ứng dụng vào điều kiện thực tiễn của Học viện Chính trị - Hành chính quốc gia Hồ Chí Minh ...... 154 1.1.1 Quan niệm về tin học hoá ............................................................................. 154 1.1.2 Chủ thể, đối tượng của công tác quản lý trong hệ thống Học viện Chính trị - Hành chính quốc gia Hồ Chí Minh và vấn đề tin học hoá công tác quản lý ........................................................................................... 243 1.2 Tính khách quan và yêu cầu cấp thiết đối với nhiệm vụ tin học hoá công tác quản lý tại trung tâm Học viện Chính trị - Hành chính quốc gia Hồ Chí Minh ... 309 1.2.1 Vai trò của công nghệ thông tin - truyền thông trong hoạt động quản lý ở các nước và nước ta hiện nay ..................................................................... 30 1.2.2 Công nghệ thông tin - truyền thông và tin học hóa với vai trò, tầm vóc của Học viện Chính trị - Hành chính quốc gia Hồ Chí Minh ................................ 333 1.3. Thực trạng về tin học hoá ở trung tâm Học viện Chính trị - Hành chính quốc gia Hồ Chí Minh, nhu cầu và triển vọng ........................................................ 354 1.3.1 Thực trạng về ứng dụng công nghệ thông tin - truyền thông và tin học hóa tại trung tâm Học viện .................................................................................. 354 1.3.2 Cơ sở lý thuyết, tác dụng, hiệu quả và triển vọng của quá trình tin học hoá công tác quản lý tại trung tâm Học viện. ......................................... 476 Chương 2: HỆ GIẢI PHÁP TIN HỌC HOÁ CÔNG TÁC QUẢN LÝ TẠI TRUNG TÂM HỌC VIỆN CHÍNH TRỊ - HÀNH CHÍNH QUỐC GIA HỒ CHÍ MINH ............................. 509 2.1 Nhóm giải pháp nâng cao nhận thức về ứng dụng công nghệ thông tin - truyền thông, tin học hoá công tác quản lý cho các đối tượng tại Học viện ......................... 509 2.2 Nhóm giải pháp về cơ chế, chính sách thúc đẩy quá trình tin học hoá công tác quản lý tại trung tâm Học viện ............................................................... 554 - 4 - 2.3 Nhóm giải pháp về kỹ thuật - công nghệ nhằm tiến đến tin học hoá công tác quản lý tại trung tâm Học viện ................................................................ 654 2.3.1 Nghiên cứu, triển khai ứng dụng công nghệ quản lý trực tuyến tại trung tâm Học viện .................................................................................... 654 2.3.2 Áp dụng rộng rãi công nghệ VPN và VLAN ....................................................... 743 2.3.3 Tiếp tục xây dựng, củng cố, phát triển cơ sở hạ tầng thông tin .......................... 765 2.3.4 Những biện pháp cụ thể, mục tiêu và lộ trình thực hiện tin học hoá công tác quản lý tại trung tâm Học viện đến năm 2015 ..................................... 787 Kết luận và kiến nghị ............................................................................................................. 81 Tài liệu tham khảo ............................................................................................................... 85 - 5 - PHẦN MỞ ĐẦU 1. Tính cấp thiết của đề tài: a, Thực hiện đường lối đổi mới của Đảng Cộng sản Việt Nam, trên tất cả các lĩnh vực, nước ta đã đạt được nhiều thành tựu to lớn, có ý nghĩa rất quan trọng. Đảng, Nhà nước và nhân dân ta đang hướng đến mục tiêu "đến năm 2020, đưa nước ta trở thành một nước công nghiệp theo hướng hiện đại". Công nghệ thông tin - truyền thông đã và đang trở thành một lĩnh vực có vị trí rất quan trọng trong nhiệm vụ xây dựng và phát triển đất nước. Từ năm 1995 đến nay, Nhà nước đã quyết định nhiều chủ trương; triển khai nhiều chương trình, đề án, dự án... công nghệ thông tin - truyền thông trong hệ thống cơ quan của Đảng và Nhà nước nhằm ứng dụng công nghệ thông tin, từng bước thực hiện tin học hoá trong các lĩnh vực hoạt động của cơ quan Đảng, bộ máy Nhà nước và các ngành, các cấp. Trong sản xuất công nghiệp, thương mại, dịch vụ, y tế, văn hoá, giáo dục... quá trình tin học hoá đã diễn ra nhanh chóng, đem lại nhiều kết quả. Ở nước ta, bước đầu đã hình thành khu vực kinh tế thông tin trong nền kinh tế. Hàng năm, khu vực này đều có chỉ số tăng trưởng từ 30% trở lên. Các nhà đầu tư nước ngoài đã nhận thấy những tiềm năng to lớn; triển khai nhiều dự án, trong đó có những dự án có quy mô lớn trong lĩnh vực công nghệ thông tin - truyền thông ở nước ta. Công nghệ thông tin - truyền thông đã và đang trực tiếp góp phần thúc đẩy sự phát triển kinh tế - xã hội và là chiếc chìa khoá để mở cánh cổng vào nền kinh tế tri thức. Để trở thành một nước công nghiệp phát triển; nhanh chóng tiếp cận kinh tế tri thức, nền kinh tế nước ta nhất định phải tiếp tục thúc đẩy nhiệm vụ ứng dụng công nghệ thông tin; thúc đẩy quá trình tin học hoá trong tất cả các ngành sản xuất, trong các lĩnh vực đời sống xã hội và trước hết là trong hoạt động quản lý của các cấp. Tuy vậy, hiện nay trong hoạt động của cơ quan Đảng và Nhà nước (bao gồm các đơn vị quản lý hành chính nhà nước và các đơn vị sự nghiệp), việc ứng dụng công nghệ thông tin - truyền thông còn nhiều hạn chế, bất cập. Một số đề án, dự án cấp quốc gia gần - 6 - đây đã không thực hiện được mục tiêu, không đảm bảo tiến độ, quản lý lỏng lẻo, yếu kém. Hệ quả tất yếu là không thực hiện được yêu cầu tin học hoá trong hoạt động của các cơ quan nhà nước, trước hết là tin học hoá quản lý hành chính nhà nước; gây tổn thất về kinh tế và tác động trực tiếp đến lòng tin của nhân dân đối với việc thực hiện các chương trình ứng dụng công nghệ thông tin - truyền thông do Nhà nước đầu tư và chỉ đạo thực hiện. Ngày 17/10/2000, Bộ Chính trị Ban Chấp hành Trung ương Đảng cộng sản Việt Nam đã có Chỉ thị số 58/CT-TƯ về ứng dụng công nghệ thông tin - truyền thông trong công cuộc công nghiệp hoá, hiện đại hoá. Năm 2006, Quốc hội đã thông qua và công bố Luật Công nghệ thông tin - truyền thông của nước ta. Gần đây, ngày 10/4/2007, Chính phủ đã ban hành Nghị định số 64/2007/NĐ-CP về ứng dụng công nghệ thông tin - truyền thông trong các cơ quan nhà nước. Đó là những văn kiện rất quan trọng, không chỉ có vai trò xác định phương hướng, mục tiêu, nhiệm vụ ứng dụng công nghệ thông tin - truyền thông ở nước ta trong giai đoạn công nghiệp hoá, hiện đại hoá đất nước mà còn là cơ sở pháp lý để các cấp từ Trung ương đến cơ sở xác định các chủ trương, biện pháp cụ thể nhằm ứng dụng công nghệ thông tin, thúc đẩy quá trình tin học hoá các lĩnh vực hoạt động trong các cơ quan của Đảng và Nhà nước và trong tất cả các lĩnh vực của đời sống xã hội. b, Với sự hợp nhất của Học viện Hành chính quốc gia, từ năm 2007, Học viện Chính trị - Hành chính quốc gia Hồ Chí Minh đã trở thành một cơ sở lớn nhất, một trung tâm quốc gia về đào tạo cán bộ và nghiên cứu khoa học, nghiên cứu lý luận, trang bị kiến thức, kỹ năng về quản lý nhà nước; đặt dưới sự lãnh đạo, chỉ đạo trực tiếp của Trung ương Đảng và Chính phủ. Trong giai đoạn cách mạng mới, vai trò, vị thế và tầm vóc của Học viện càng có ý nghĩa quan trọng đối với sự phát triển của đất nước. Ngày nay, công nghệ thông tin - truyền thông - truyền thông đã trở thành công cụ, phương tiện, giải pháp công nghệ có hiệu quả kinh tế và hiệu quả xã hội lớn nhất trong việc khai thác, cung cấp các nguồn tài nguyên thông tin cho mọi đối tượng. Với máy tính điện tử và các hệ thống mạng, công nghệ thông tin - truyền thông - truyền thông cung cấp phương tiện làm việc để mọi người có thể trao đổi dữ liệu trên phạm vi toàn cầu. Khi được ứng dụng trong thực tế, công nghệ thông tin - truyền thông - truyền thông không chỉ nâng cao năng suất, hiệu quả xử lý thông tin mà còn trở thành một nhân tố trực tiếp tác - 7 - động đến phương pháp tư duy, lề lối làm việc của đội ngũ cán bộ và tất cả mọi thành viên trong từng tổ chức... Trong quản lý nhà nước, công nghệ thông tin - truyền thông - truyền thông có mối liên hệ chặt chẽ và trực tiếp thúc đẩy quá trình đổi mới, cải cách nền hành chính quốc gia. Hiệu quả đích thực của ứng dụng công nghệ thông tin - truyền thông, tin học hoá trong các lĩnh vực chính là tăng năng suất lao động, hiệu quả công tác quản lý; gia tăng giá trị của các sản phẩm, trước hết là các sản phẩm yêu cầu có hàm lượng tri thức cao. Các chức năng cơ bản của Học viện Chính trị - Hành chính quốc gia Hồ Chí Minh là đào tạo cán bộ và nghiên cứu khoa học, tất yếu nhu cầu về thông tin và xử lý thông tin ngày càng đòi hỏi phải được đáp ứng cao hơn. Trong giai đoạn phát triển mới của đất nước, tin học hoá các lĩnh vực hoạt động của Học viện không chỉ là nhu cầu khách quan mà còn góp phần đề cao vai trò, vị thế và tầm vóc của Học viện. Tin học hoá công tác quản lý tại trung tâm Học viện có vai trò và tác dụng là khâu mở đầu, có ý nghĩa quan trọng nhất của quá trình tin học hoá các lĩnh vực hoạt động của hệ thống Học viện Chính trị - Hành chính quốc gia Hồ Chí Minh. c, Từ giai đoạn 1995 - 1996, khi Nhà nước có chủ trương triển khai các chương trình quốc gia về công nghệ thông tin, Học viện Chính trị quốc gia Hồ Chí Minh đã được chính thức tham gia các chương trình, dự án này. Những kết quả bước đầu của nhiệm vụ ứng dụng công nghệ thông tin - truyền thông, tin học hoá ở trung tâm Học viện là: đã xây dựng được một cơ sở hạ tầng thông tin tương đối hiện đại với các hệ thống máy chủ của trung tâm Tích hợp dữ liệu, đường truyền dữ liệu bằng cáp quang có thông lượng đường truyền rất lớn; các đơn vị tại trung tâm Học viện đều được trang bị máy tính điện tử có kết nối mạng để làm việc; nhiều cán bộ, nhân viên đã được đào tạo về kiến thức, kỹ năng tin học có thể sử dụng có hiệu quả trong công tác chuyên môn; Học viện đã xây dựng được một trang thông tin điện tử với số người truy cập, sử dụng ngày càng tăng; là một phương tiện trao đổi thông tin có hiệu quả cao trong hoạt động của các cơ quan, đơn vị... Tuy nhiên, đến nay việc ứng dụng công nghệ thông tin - truyền thông trong công tác quản lý các lĩnh vực hoạt động của các đơn vị tại trung tâm Học viện vẫn còn nhiều vấn đề bất cập. Nổi lên là những vấn đề sau. - 8 - - Chưa xác định được phương hướng, chủ trương, kế hoạch và các giải pháp để thực hiện nhiệm vụ tin học hoá công tác quản lý của Học viện. Các tiến bộ về khoa học, kỹ thuật - công nghệ trong lĩnh vực công nghệ thông tin - truyền thông chưa có điều kiện ứng dụng để phát huy hiệu quả công tác quản lý, đào tạo cán bộ, nghiên cứu khoa học. Nhiều giải pháp công nghệ tiên tiến trong xử lý thông tin có thể áp dụng có hiệu quả trong hệ thống thông tin của Học viện nhưng chưa được nghiên cứu, xem xét và đề xuất ứng dụng trong thực tiễn... - Một bộ phận trong đội ngũ cán bộ lãnh đạo, quản lý chưa nhận thức đúng đắn và đầy đủ về vai trò, tác dụng, hiệu quả của nhiệm vụ ứng dụng công nghệ thông tin, tin học hoá công tác quản lý các lĩnh vực hoạt động ở trung tâm Học viện. Vì vậy, chưa coi trọng công tác xử lý thông tin trên máy tính điện tử và trên môi trường mạng; chưa xây dựng được các nguồn dữ liệu phục vụ cho công tác quản lý; chưa quan tâm đến việc nâng cao trình độ kiến thức, kỹ năng tin học để sử dụng cho công tác chuyên môn đồng thời tích cực đào tạo, bồi dưỡng nguồn nhân lực công nghệ thông tin - truyền thông cho đơn vị v.v.. - Công tác quản lý của Học viện, trong đó có nhiều nội dung thuộc chức năng quản lý nhà nước như quản lý cán bộ, công chức, học viên; quản lý công tác đào tạo và nghiên cứu khoa học; quản lý tài chính, vật tư, tài sản... vẫn được tiến hành theo cách thức, nề nếp cũ, lạc hậu và kém hiệu quả; không kịp đáp ứng yêu cầu của công tác lãnh đạo, quản lý. Nhiều công đoạn trong quy trình công tác quản lý có thể sử dụng máy tính điện tử và các chương trình phần mềm trên máy tính để tác nghiệp nhưng kể cả khi đã có các yếu tố này thì vẫn thực hiện bằng thao tác thủ công nên năng suất, chất lượng, hiệu quả không cao; thiếu tính khách quan, chính xác; lãng phí thời gian và ngân sách... Nguồn dữ liệu phục vụ cho công tác quản lý nghèo nàn, thiếu thốn; chưa được quan tâm xây dựng, lưu trữ và bảo quản bằng các phương pháp hiện đại nhằm sẵn sàng truy xuất và đáp ứng yêu cầu của công tác lãnh đạo, quản lý. Các tài nguyên thông tin như máy tính điện tử và các hệ thống mạng, truyền hình giảng đường; các vật tư thiết bị công nghệ thông tin; các nguồn dữ liệu số hoá... do thiếu chủ trương, kế hoạch và giải pháp kỹ thuật công nghệ nên chưa phát huy tác dụng; chưa được khai thác triệt để, gây nên sự lãng phí không đáng có trong khi sự phát triển của - 9 - công nghệ thông tin - truyền thông lại rất nhanh chóng. - Do xử lý thông tin vẫn theo phương thức thủ công, truyền thống nên hoạt động của từng đơn vị trong hệ thống Học viện và tại trung tâm Học viện vẫn trong tình trạng phổ biến là cục bộ, khép kín. Các cơ quan lãnh đạo, quản lý của Học viện rất khó nắm bắt chính xác tình hình cụ thể của các đơn vị. Thông tin từ trên xuống bị thất lạc hoặc chậm trễ. Báo cáo từ dưới lên không đầy đủ, số liệu thiếu chính xác là một trong những nhân tố tác động trực tiếp đến chất lượng và tính khả thi của các quyết định về lãnh đạo, quản lý. Công tác quản lý hành chính nhà nước chậm được đổi mới và kém hiệu lực v.v.. Xuất phát từ những vấn đề trên, việc Giám đốc Học viện quyết định đưa vào kế hoạch nghiên cứu khoa học năm 2009 đề tài Các giải pháp tin học hoá công tác quản lý tại trung tâm Học viện Chính trị - Hành chính quốc gia Hồ Chí Minh là phù hợp với yêu cầu thực tiễn của Học viện. Mặc dầu trong khuôn khổ của đề tài này chưa thể có đủ điều kiện để thực hiện các nội dung cụ thể, chi tiết về việc tin học hoá công tác quản lý tại trung tâm Học viện nhưng trên cơ sở đề xuất các giải pháp có tính hệ thống, có cơ sở lý luận, cơ sở lý thuyết và thực tiễn sẽ là khâu mở đầu cho quá trình xác định một cách đầy đủ những vấn đề cơ bản về tin học hoá công tác quản lý tại trung tâm Học viện; định hướng nhiệm vụ ứng dụng công nghệ thông tin; góp phần nâng cao chất lượng và hiệu quả công tác quản lý của Học viện. Đồng thời, các Học viện khu vực có thể tham khảo để thực hiện nhiệm vụ tin học hoá các hoạt động của cả hệ thống Học viện Chính trị - Hành chính quốc gia Hồ Chí Minh. 2. Tình hình nghiên cứu liên quan đến đề tài: Ở nước ta, các nghiên cứu khoa học đối với lĩnh vực tin học và công nghệ thông tin - truyền thông là một trong những nội dung đã được quan tâm từ nhiều năm qua, nhất là từ năm 1995, khi Nhà nước chính thức có chủ trương và các kế hoạch, chương trình về ứng dụng công nghệ thông tin. Tuy vậy, nghiên cứu về tin học hoá tức là ứng dụng công nghệ thông tin - truyền thông trong từng lĩnh vực cụ thể thì các nhà nghiên cứu thường nghiêng về hướng làm thế nào để nhanh chóng đưa công nghệ thông tin - truyền thông vào lĩnh vực đó nhằm khai thác được những tiến bộ về kỹ thuật - công nghệ; đầu tư trang thiết bị; đào tạo người - 10 - sử dụng... Việc nghiên cứu các giải pháp có tính đồng bộ như những vấn đề về chiến lược ứng dụng và phát triển công nghệ thông tin - truyền thông để tin học hoá, những vấn đề về cơ chế, chính sách, về con người... thường chưa được chú ý. Gần đây, thất bại của Đề án Tin học hoá quản lý hành chính nhà nước giai đoạn 2001 - 2005 (thường gọi là Đề án 112) đã thể hiện rất rõ điều đó. Mặt khác, các chương trình, đề án về công nghệ thông tin - truyền thông của Nhà nước như Chương trình quốc gia về công nghệ thông tin - truyền thông đến năm 2000 (IT 2000), Đề án 112, Đề án 47 (Tin học hoá hoạt động các cơ quan của Đảng)... thực chất là thực hiện tin học hoá các lĩnh vực hoạt động của Nhà nước, của các cơ quan của Đảng. Mặc dầu trong các chương trình này có bao gồm các hoạt động nghiên cứu khoa học nhưng xét về bản chất thì đó là các chương trình đã được các cấp có thẩm quyền phê duyệt và quyết định thực hiện trên diện rộng. Các hạng mục của những chương trình và đề án này đều được đầu tư và bắt buộc phải thực hiện cho dù về phương diện khoa học có thể còn những vấn đề phải bàn luận và nghiên cứu. Từ đó có thể nhận thấy, trong thực tiễn vấn đề tin học hoá có thể đã được triển khai thực hiện trên phạm vi rộng lớn nhưng những đề tài nghiên cứu khoa học về tin học hoá còn ít được coi trọng. Tuy nhiên, trong các tài liệu đã công bố của đề án nêu trên nhiều nội dung về phương diện khoa học, kỹ thuật - công nghệ vẫn có thể tham khảo và vận dụng. Những công trình đã công bố liên quan đến vấn đề tin học hoá công tác quản lý có thể tham khảo gồm: Quản lý thông tin và công nghệ thông tin - truyền thông của Nguyễn Khắc Khoa, NXB Khoa học - Kỹ thuật, Hà Nội, 2000; Tin học hoá công tác văn thư, lưu trữ và thư viện của Dương Văn Khảm, Hà Nội, 1995. Một số bài báo Tạp chí chuyên ngành công nghệ thông tin - truyền thông (bản giành cho đối tượng cán bộ lãnh đạo, quản lý) đã đề cập đến vấn đề tin học hoá như Chấm công - từ thẻ giấy đến thẻ điện tử của Nhật Thanh, PC World số tháng 6/2002; Máy tính quản lý chuyền may của Nguyễn Thanh Thi, PC World số tháng 7/2002... Trên tạp chí chuyên ngành này cũng đăng tải một số bài giới thiệu kinh nghiệm tin học hoá của các cơ quan, đơn vị cả trong và ngoài nước như Lotus Domino và bài học kinh nghiệm của NewYork của Trung Hải, PC World số tháng 8/2002 hoặc gần đây có bài Ủy ban huyện điều hành trực tuyến của Phi Quân, PC World số tháng 2/2008; Điều - 11 - hành sản xuất với MES của Việt Dũng, PC World số tháng 4/2008; Hội họp từ xa với Tele Presence của Như Dũng PC World số tháng 5/2008 v.v.. Tuy vậy, số công trình nghiên cứu về tin học hoá trong công tác quản lý còn còn rất mỏng và thưa thớt. Trên các tạp chí chuyên ngành công nghệ thông tin, chưa thấy các tác giả đề xuất và luận chứng một cách toàn diện đến vấn đề tin học hoá công tác quản lý trong một mô hình tổ chức nhất định nào đó của cơ quan nhà nước. Đến năm 2008, các luận văn, luận án thạc sĩ, tiến sĩ về chủ đề này đều chưa thấy công bố. Ở Học viện CTQG Hồ Chí Minh, từ giai đoạn 1995 - 1996, Bộ môn Tin học của Học viện đã chủ trì thực hiện đề tài cấp cơ sở "Ứng dụng công nghệ thông tin - truyền thông trong công tác quản lý"; năm 2002, Giám đốc Học viện CTQG Hồ Chí Minh đã quyết định triển khai đề tài nghiên cứu khoa học cấp bộ "Các giải pháp nâng cao hiệu quả ứng dụng công nghệ thông tin - truyền thông trong hệ thống Học viện CTQG Hồ Chí Minh" và đã nghiệm thu, đạt kết quả tốt. Tiếp đến, năm 2005, Văn phòng Học viện tổ chức nghiên cứu đề tài "Thực trạng về ứng dụng công nghệ thông tin - truyền thông trong công tác quản lý tại Học viện CTQG Hồ Chí Minh" (loại đề tài Giám đốc giao nhiệm vụ)... Khái quát chung là các đề tài nghiên cứu khoa học về tin học hoá công tác quản lý hiện nay chưa nhiều, nhất là những đề tài nghiên cứu một cách toàn diện các vấn đề liên quan đến cơ sở lý luận và thực tiễn; xác định phương hướng, giải pháp và đề xuất, luận chứng về các mô hình tin học hoá trong công tác quản lý. Các công trình nghiên cứu thường chỉ mới đề cập đến một số khía cạnh về tin học hoá trong một vấn đề cụ thể cần phải quản lý mà chưa hướng đến lý giải những vấn đề có tính hệ thống, có cơ sở khoa học và thực tiễn để từ đó có thể đề xuất các giải pháp đồng bộ có tính khả thi đối với nhiệm vụ tin học hoá trong một mô hình tổ chức nhất định. 3. Mục tiêu của đề tài: Xây dựng hệ giải pháp tin học hoá công tác quản lý các lĩnh vực hoạt động của Học viện tại trung tâm Học viện Chính trị - Hành chính quốc gia Hồ Chí Minh. 4. Các nội dung nghiên cứu chủ yếu: 4.1 Các vấn đề lý thuyết về tin học hoá, bao gồm: Tin học hoá và tin học hoá công tác quản lý; các lý thuyết và mô hình tin học hoá công tác quản lý; những vấn đề lý thuyết về - 12 - quản lý trực tuyến. 4.2 Các vấn đề về thực trạng tin học hoá công tác quản lý tại trung tâm Học viện Chính trị - Hành chính quốc gia Hồ Chí Minh, gồm: Tin học hoá công tác quản lý với vai trò, tầm vóc của Học viện Chính trị - Hành chính quốc gia Hồ Chí Minh; thực trạng về tin học hoá công tác quản lý tại trung tâm Học viện. 4.3 Các giải pháp tin học hóa công tác quản lý tại trung tâm Học viện, gồm: giải pháp về cơ chế, chính sách nhằm thúc đẩy quá trình tin học hoá công tác quản lý; nâng cao nhận thức về ứng dụng công nghệ thông tin - truyền thông; quản lý nhà nước đối với lĩnh vực công nghệ thông tin - truyền thông trong hệ thống Học viện. 4.4 Các giải pháp về kỹ thuật - công nghệ nhằm thúc đẩy quá trình tin học hoá công tác quản lý tại trung tâm Học viện, gồm: về xây dựng hạ tầng kỹ thuật thông tin; cơ sở lý thuyết, tính khả thi và mô hình quản lý trực tuyến nhằm mục tiêu tin học hoá công tác quản lý tại trung tâm Học viện Chính trị - Hành chính quốc gia Hồ Chí Minh; các biện pháp cụ thể về về kỹ thuật - công nghệ nhằm thúc đẩy quá trình tin học hoá công tác quản lý tại trung tâm Học viện trong giai đoạn trước mắt (2010 - 2015) và các giai đoạn tiếp theo. 5. Phương pháp nghiên cứu: Đối tượng nghiên cứu của đề tài là vấn đề tin học hoá công tác quản lý tại trung tâm Học viện. Những vấn đề đặt ra cho nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài không chỉ thuần tuý về chuyên môn kỹ thuật, công nghệ thông tin - truyền thông mà còn liên quan đến các hoạt động trong công tác quản lý; đội ngũ cán bộ lãnh đạo, quản lý và các hoạt động chung của Học viện. Các phương pháp nghiên cứu sẽ được áp dụng là: - Nghiên cứu lý thuyết: Nghiên cứu, phân tích các tài liệu liên quan về chủ trương, chính sách công nghệ thông tin - truyền thông của Đảng, Nhà nước; các tài liệu về kỹ thuật, công nghệ thông tin - truyền thông để hệ thống hoá những vấn đề cơ bản, chủ yếu liên quan đến nhiệm vụ tin học hoá công tác quản lý tại trung tâm Học viện. - Xây dựng mô hình và đặt giả thuyết để chứng minh đối với các mô hình tin học hoá công tác quản lý tại trung tâm Học viện. - Kết hợp các phương pháp logic - lịch sử, phân tích, so sánh... và căn cứ tình hình thực tế của Học viện để xác định những vấn đề về định hướng ứng dụng, phát triển công - 13 - nghệ thông tin, tin học hoá công tác quản lý của Học viện 6. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài: Đề tài "Các giải pháp tin học hoá công tác quản lý tại trung tâm Học viện Chính trị - Hành chính quốc gia Hồ Chí Minh" sẽ tập trung nghiên cứu trên các vấn đề chủ yếu: một là, mối quan hệ giữa công nghệ thông tin, tin học hoá với công tác lãnh đạo, quản lý tại Học viện; hai là, các giải pháp công nghệ hiện đại về quản lý trực tuyến để ứng dụng vào tin học hoá công tác quản lý tại trung tâm Học viện Chính trị - Hành chính quốc gia Hồ Chí Minh; ba là, xây dựng và đề xuất các mô hình ứng dụng cụ thể cho nhiệm vụ tin học hoá công tác quản lý tại trung tâm Học viện. Khi thực hiện thành công, đề tài sẽ có ý nghĩa quan trọng đối với đội ngũ cán bộ lãnh đạo, quản lý; cán bộ giảng dạy và nghiên cứu khoa học trong lĩnh vực công nghệ thông tin - truyền thông trên các phương diện sau. - Trên cơ sở nghiên cứu có hệ thống các vấn đề về mối quan hệ giữa lãnh đạo, quản lý và ứng dụng, phát triển công nghệ thông tin, đề tài góp phần hệ thống hoá các kiến thức cơ bản về mảng vấn đề này nhằm cung cấp cho đội ngũ cán bộ lãnh đạo, quản lý tại Học viện cũng như những người liên quan đến loại hình hoạt động này. Khối kiến thức này có thể làm tài liệu nghiên cứu, phục vụ giảng dạy cho đối tượng đào tạo là cán bộ lãnh đạo, quản lý tại Học viện và các cơ sở đào tạo cán bộ ở nước ta hiện nay. - Các sản phẩm của đề tài sẽ là một tập hợp các tài liệu về giải pháp kỹ thuật - công nghệ hiện đại liên quan trực tiếp đến vấn đề quản lý trực tuyến. Hiện nay, đây là một trong những công nghệ tiên tiến không chỉ được áp dụng ở các nước công nghiệp phát triển mà có ý nghĩa thiết thực đối với việc tin học hoá hoạt động của cơ quan nhà nước ở nước ta. Trước hết, các đơn vị trong hệ thống Học viện có thể tham khảo để ứng dụng nhằm tiến đến tin học hoá công tác quản lý trong cả hệ thống Học viện. - Kết quả nghiên cứu của đề tài là một hệ giải pháp có tính hệ thống cả về cơ chế, chính sách và kỹ thuật - công nghệ; các mô hình ứng dụng công nghệ thông tin - truyền thông để tin học hoá công tác quản lý tại trung tâm Học viện. Trên cơ sở xem xét để thực hiện các giải pháp này, về phương diện thực tiễn đề tài sẽ góp phần mang lại hiệu quả kinh tế và hiệu quả xã hội cho nhiệm vụ đổi mới và ngày càng hoàn thiện hơn công - 14 - tác quản lý đối với các lĩnh vực hoạt động tại trung tâm Học viện Chính trị - Hành chính quốc gia Hồ Chí Minh. 7. Sản phẩm của đề tài: - Báo cáo tổng hợp kết quả nghiên cứu của đề tài theo quy định của Học viện. - Kiến nghị của Chủ nhiệm đề tài về ứng dụng công nghệ thông tin, tin học hoá công tác quản lý tại trung tâm Học viện Chính trị - Hành chính quốc gia Hồ Chí Minh. - Kỷ yếu khoa học - Đĩa CD lưu trữ toàn bộ kết quả của đề tài. - 15 - Chương 1 CƠ SỞ KHOA HỌC, THỰC TIỄN CỦA VẤN ĐỀ TIN HỌC HOÁ CÔNG TÁC QUẢN LÝ TẠI TRUNG TÂM HỌC VIỆN CHÍNH TRỊ - HÀNH CHÍNH QUỐC GIA HỒ CHÍ MINH 1.1 Một số vấn đề lý thuyết về tin học hoá công tác quản lý và ứng dụng vào điều kiện thực tiễn của Học viện Chính trị - Hành chính quốc gia Hồ Chí Minh 1.1.1 Quan niệm về tin học hoá - Khái niệm Tin học hoá Với sự ra đời của máy tính điện tử, công nghệ thông tin - truyền thông; của ngành điều khiển học và nhiều thành tựu khoa học - công nghệ khác... ngày nay, một nền tảng kỹ thuật - công nghệ mới trong hoạt động sản xuất và đời sống xã hội đã và đang dần thay thế nền tảng kỹ thuật cơ điện. Đó là, nền tảng kỹ thuật - công nghệ tự động hoá, điều khiển học. Với tự động hóa, nhiều thao tác của con người trong quy trình tác nghiệp để tạo ra các sản phẩm đã được thay thế bằng máy móc. Thậm chí, nhiều công đoạn trong các quy trình tác nghiệp ấy, con người có thể tin cậy giao cho máy móc đảm nhiệm. Tự động hóa không chỉ thay thế lao động bằng cơ bắp của con người mà còn nâng cao năng suất lao động gấp nhiều lần so với lao động thủ công; đảm bảo độ chính xác cao; khắc phục và hạn chế tối đa những rủi ro đối với con người khi tác nghiệp trong những điều kiện khó khăn, phức tạp. Trong quá trình chuyển sang tự động hóa, máy tính điện tử và công nghệ thông tin có vai trò đặc biệt quan trọng. Với máy tính điện tử và các chương trình phần mềm - thực chất là chương trình hóa các thao tác của con người trong tất cả các hoạt động sản xuất, nhờ đó, con người có thể tính toán và điều khiển quá trình sản xuất; làm ra các sản phẩm hàng hoá với khối lượng lớn, năng suất, chất lượng cao. Không chỉ trong lĩnh vực sản xuất ra các sản phẩm vật chất, hàng hoá đáp ứng nhu cầu tiêu dùng của xã hội, hoạt động của con người trong các lĩnh vực văn hoá, giáo dục, y tế; trong việc tổ chức và quản lý xã hội; an ninh, quốc phòng; nghiên cứu khoa học... - 16 - cũng đều có thể nhận được sự hỗ trợ của máy tính điện tử, của công nghệ thông tin - truyền thông. Thế giới đã và đang tiếp tục diễn ra quá trình tin học hoá trong các lĩnh vực đời sống xã hội. Vậy, tin học hóa là gì ? Trong quá trình thực hiện nhiệm vụ của đề tài, các tác giả đã khai thác, thu thập nhiều dữ liệu thuộc một số công trình nghiên cứu khoa học trong nước và thế giới để tìm hiểu sâu hơn về tin học hóa. Một số tác giả cho rằng, với sự phát triển của chuyên ngành Tin học là tích hợp nhiều thành tựu của khoa học hiện đại và nhanh chóng được áp dụng trong thực tiễn mà trước hết là công việc xử lý tự động thông tin với khối lượng dữ liệu lớn và với nhiều phép tính khác nhau. Từ kết quả của việc xử lý thông tin tự động, ứng dụng của Tin học vào các lĩnh vực khác nhau của đời sống xã hội cũng được lan tỏa mạnh mẽ. Lý do của sự phát triển, lan tỏa mạnh mẽ ứng dụng đặc trưng này có người đã khái quát đó là một tính qui luật trong sự phát triển của Tin học. Điều này cho thấy, sự phát triển của chuyên ngành Tin học là quá trình tác động lẫn nhau giữa các yếu tố khoa học, công nghệ và ứng dụng. Và chính đặc trưng ứng dụng cao trong khoa học, nên đưa đến quá trình tin học hóa. Như vậy, khái niệm Tin học hóa có các nội hàm là, nghiên cứu ứng dụng các lý thuyết, qui trình và thủ tục xử lý tự động thông tin trên máy tính để giải quyết các nhiệm vụ đa dạng phong phú trong thực tiễn1. Một số báo cáo chuyên đề khác của đề tài cũng đã đưa ra các khái niệm về tin học hóa. Tuy nhiên, trên phương diện tổng thể và hướng đến mục tiêu nghiên cứu của đề tài, Chủ nhiệm đề tài xác định khái niệm Tin học hóa như sau: Tin học hoá là quá trình chuyển đổi, thay thế việc thực hiện một quy trình tác nghiệp với các thao tác thủ công bằng các thiết bị, công cụ có sự tham gia của máy tính điện tử và công nghệ thông tin - truyền thông. Khái niệm này bao gồm các nội dung chủ yếu sau: + Tin học hóa là một quá trình diễn ra từ thấp đến cao; từ đơn giản đến phức tạp; từ một hoặc một số công đoạn đến toàn bộ quy trình tác nghiệp. Mức độ phát triển cao nhất của quá trình tin học hóa là các quy trình tác nghiệp trong sản xuất và đời sống được chuyển sang tự động hóa, điều khiển học. 1 Xem chuyên đề Tin học hóa và tin học hóa công tác quản lý của tác giả Nguyễn Văn Tuấn, Kỷ yếu của đề tài - 17 - + Trong quá trình tin học hóa, máy tính điện tử, công nghệ thông tin - truyền thông có vai trò quyết định nhất nhưng tin học hóa là kết quả của sự kết hợp giữa máy tính điện tử, công nghệ thông tin - truyền thông với những tiến bộ của các ngành khoa học - công nghệ khác như công nghệ điện tử, công nghệ vật liệu mới, công nghệ xây dựng, công nghệ sinh học; công nghệ quản lý; công nghệ đào tạo v.v.. + Tin học hóa là quá trình mô phỏng và chương trình hóa các hoạt động của con người, giao cho thiết bị, máy móc thực hiện. Điều đó đòi hỏi, các quy trình tác nghiệp của con người phải được hợp lý hóa ở mức độ cao nhất khi tin học hóa quy trình tác nghiệp. Từ khái niệm trên cho thấy, tin học hoá thúc đẩy sự phát triển của sản xuất và lực lượng sản xuất. Tin học hoá thúc đẩy nền sản xuất đang được thực hiện trên các nền tảng kỹ thuật hiện có từng bước chuyển dần sang thực hiện trên nền tảng kỹ thuật - công nghệ tự động hoá, điều khiển học. Tin học hóa không chỉ có thể thực hiện trong hoạt động sản xuất của con người mà nó cũng có thể được thực hiện trong các lĩnh vực hoạt động khác như trong quá trình tổ chức, quản lý xã hội; trong giáo dục - đào tạo; trong kinh doanh và các ngành dịch vụ... Nói cách khác, trong bất cứ lĩnh vực nào mà hoạt động của con người nhằm tạo ra sản phẩm và dịch vụ mà có thể chương trình hóa được thì đều có thể tin học hóa ở các mức độ nhất định tùy theo điều kiện và nhu cầu tin học hóa của con người. Đó cũng chính là một đặc trưng cơ bản của Tin học hóa. Ngày nay, tin học hoá là một xu hướng phát triển tất yếu của tất cả các quốc gia, các nền kinh tế nhằm mục tiêu phát triển kinh tế - xã hội, từng bước đáp ứng và tiến đến thoả mãn mọi nhu cầu trong đời sống của xã hội loài người. Tin học hóa và tự động hóa là những biểu tượng chủ yếu của các nền kinh tế phát triển đến trình độ kinh tế tri thức. - Tin học hoá công tác quản lý Bàn về tin học hóa công tác quản lý sẽ liên quan đến các khái niệm về quản lý. Trong một mức độ nhất định nào đó, khi lãnh đạo và quản lý có mối liên hệ chặt chẽ với nhau thì khi bàn về quản lý, tất yếu còn phải phân định được sự khác nhau giữa lãnh đạo và quản lý. Trước hết, quản lý là một quá trình hoạt động của các chủ thể và khách thể liên quan đến việc thực hiện một mục tiêu nhất định nào đó trong thực tiễn. Bàn về quản lý là - 18 - bàn về vai trò, chức năng, nhiệm vụ của tổ chức và cá nhân có trách nhiệm thực hiện một hoặc một số mục tiêu nhất định của tổ chức. Không thể nói đến quản lý mà không gắn với một mô hình tổ chức nhất định trong đời sống xã hội. Trong quá trình thực hiện vai trò và chức năng quản lý, các chủ thể quản lý phải căn cứ vào các quy định của pháp luật và nhiệm vụ của tổ chức cấp trên giao cho để tổ chức, điều hành mọi thành viên trong tổ chức thực hiện cho được mục tiêu, nhiệm vụ của mình. Đặc trưng cơ bản của hoạt động quản lý là gắn liền với pháp luật. Nói cách khác là khi chưa có chính quyền nhà nước thì chưa có đủ điều kiện để bàn về quản lý. Một đặc trưng khác của hoạt động quản lý là trên cơ sở tuân thủ pháp luật hiện hành, các chủ thể và khách thể của hoạt động quản lý phải hướng đến thực hiện những mục tiêu đã được xác định trong hiện tại. Trong quá trình thực hiện vai trò, chức năng quản lý, nếu có sự trái ngược giữa quy định pháp luật và yêu cầu thực tiễn thì vẫn phải tuân theo pháp luật. Nếu các chủ thể quản lý thấy phải thực hiện mà không đúng với quy định của pháp luật thì nhất định phải báo cáo với các cấp có thẩm quyền; thực hiện theo quyết định của cấp có thẩm quyền đó. Các tác giả của đề tài khẳng định vai trò quan trọng của hoạt động quản lý trong đời sống xã hội. Chỉ với vai trò, sự tác động của hoạt động quản lý, con người mới có thể thực hiện được những mục đích, mục tiêu nhất định trong hoạt động sản xuất và các lĩnh vực hoạt động khác. Quản lý tạo nên những điều kiện cần thiết để thúc đẩy sự phát triển của sản xuất và đời sống. Quản lý là điều kiện cần thiết cho sự ổn định và phát triển của xã hội. Xã hội càng hiện đại, hoạt động quản lý càng có vai trò, ý nghĩa to lớn và quan trọng. Về mối liên hệ giữa lãnh đạo và quản lý, hiện nay, vẫn còn không ít người có sự nhầm lẫn giữa hai khái niệm này. Trong hoạt động lãnh đạo và quản lý có một điểm chung là, mối liên hệ giữa các chủ thể với khách thể trong hoạt động lãnh đạo, hoạt động quản lý đều được thể hiện ở việc ban hành và thực hiện các quyết định. Các quyết định là sản phẩm trực tiếp của chủ thể lãnh đạo, quản lý. Từ các quyết định đến hiện thực đời sống xã hội là sản phẩm của quá trình thực hiện hoạt động lãnh đạo, quản lý. Do đặc trưng cơ bản của hoạt động lãnh đạo, quản lý là đưa ra các quyết định và tổ chức thực hiện các quyết định ấy nên trong hoạt động lãnh đạo, quản lý thông tin và xử lý thông tin có vai trò rất quan trọng. Nó là điều kiện tiền đề cơ bản nhất quyết định chất lượng, hiệu quả công tác lãnh đạo, quản lý. Thiếu thông tin và năng lực xử lý - 19 - thông tin, một nhà lãnh đạo, quản lý tài giỏi nhất cũng khó có thể đưa ra được những quyết định đúng đắn và chính xác. Một xã hội thiếu thông tin không chỉ dẫn đến sự lạc hậu, trì trệ, bảo thủ cả về phương diện sản xuất mà còn tác động tiêu cực đến văn hóa và lối sống của con người. Thông tin là tri thức, là giá đỡ, là sức mạnh thúc đẩy và quyết định sự phát triển của đời sống xã hội. Tuy vậy, với hai khái niệm lãnh đạo và quản lý thì mỗi khái niệm đều có những điểm riêng biệt. Nếu hoạt động quản lý phải gắn liền với pháp luật thì lãnh đạo không nhất thiết gắn liền với pháp luật vì thực chất pháp luật là các quy định của một chính quyền nhà nước nhất định. Lãnh đạo là việc xác định phương hướng, mục tiêu, cách thức thực hiện các mục tiêu và tác động vào các đối tượng để các đối tượng này có thể thực hiện được các mục tiếu ấy. Khi chưa giành được chính quyền, các Đảng Cộng sản đã lãnh đạo nhân dân đấu tranh giành chính quyền từ tay các giai cấp thống trị cũ. Khi đã giành được chính quyền, các Đảng Cộng sản vẫn phải tiếp tục lãnh đạo nhân dân không chỉ thực hiện nhiệm vụ của nhà nước (tức là chính quyền do Đảng lãnh đạo) mà còn lãnh đạo nhà nước và lãnh đạo nhân dân hướng đến các mục tiêu lâu dài hơn. Như vậy là, trong khi hoạt động quản lý hướng vào thực hiện các mục tiêu hiện tại thì lãnh đạo là hướng đến tương lai. Trong hoạt động lãnh đạo không thể sử dụng các biện pháp có tính bắt buộc, cưỡng bức mà chủ yếu là tuyên truyền, vận động, giáo dục, thuyết phục... làm cho đối tượng của hoạt động lãnh đạo nhận thức được và tự giác thực hiện các mục tiêu của hoạt động lãnh đạo. Một đảng chính trị cầm quyền, lãnh đạo chính quyền nhà nước hay giành ưu thế trong bộ máy chính quyền nhà nước, khi tồn tại trong mối liên hệ với các cộng đồng xã hội phải thực hiện đúng pháp luật. Tuy nhiên, cũng cần phải nhận thức đầy đủ vế thứ hai của vấn đề này là một đảng chính trị khi đã trở thành đảng cầm quyền thì có vai trò rất to lớn, thậm chí có ý nghĩa quyết định trong việc xây dựng và thực hiện pháp luật. Lãnh đạo không phải là khái niệm chỉ dành riêng cho các đảng chính trị. Trong các cộng đồng xã hội, người ta có thể nói đến sự lãnh đạo của một người, một nhóm người nào đó. Tuy vậy, khi còn tồn tại trong một chế độ xã hội nhất định, do một đảng chính trị cầm quyền thì người hoặc nhóm người đó vẫn phải tuân theo pháp luật của nhà nước. Nếu mục tiêu hướng đến của người đó hoặc nhóm người đó phù hợp với mục tiêu của đảng cầm quyền và chính quyền nhà nước thì có thể hoạt động hợp pháp. Nếu - 20 - ngược lại, sẽ trở thành bất hợp pháp và chỉ có thể thực hiện sự lãnh đạo bên ngoài sự kiểm soát của pháp luật. Vì hoạt động lãnh đạo, quản lý có đặc điểm chung là ban hành và thực hiện các quyết định nên tất yếu trong các hoạt động lãnh đạo, quản lý sẽ xuất hiện các hệ thống thông tin. Các hệ thống thông tin là điều kiện nhất thiết để duy trì mối liên hệ giữa chủ thể với khách thể; giữa chủ thể với các chủ thể khác và giữa các khách thể với nhau trong hoạt động lãnh đạo, quản lý. Thiếu hệ thống thông tin nhất định không thể thực hiện được các mục tiêu của hoạt động lãnh đạo, quản lý. Các hệ thống thông tin trong hoạt động lãnh đạo, quản lý luôn phát triển từ thấp đến cao, từ đơn giản, thô sơ đến hiện đại, tùy thuộc vào sự phát triển của khoa học, kỹ thuật - công nghệ; vào điều kiện kinh tế - xã hội, môi trường xã hội đang diễn ra các hoạt động lãnh đạo, quản lý. Như vậy, khi so sánh với hoạt động quản lý, hoạt động lãnh đạo có tầm cao hơn và rộng lớn hơn. Hiệu quả lãnh đạo trước hết phụ thuộc vào năng lực nhận thức quy luật vận động của thực tiễn bao gồm cả tự nhiên, xã hội và tư duy; năng lực vận dụng quy luật vào điều kiện thực tiễn và năng lực thu hút, lôi cuốn đối tượng vào thực hiện mục tiêu do chủ thể lãnh đạo đã xác định. Từ những đặc điểm nêu trên của hoạt động lãnh đạo, quản lý; sự khác nhau về nội hàm của hai khái niệm này; về vai trò tác dụng của các hệ thống thông tin và nhất là từ những đặc điểm của quá trình tin học hóa, các tác giả nghiên cứu đề tài đã đưa ra một số cách định nghĩa về tin học hóa công tác quản lý. Trong đó, có thể nêu lên các định nghĩa như: tin học hóa công tác quản lý là ứng dụng công nghệ thông tin - truyền thông trong hoạt động quản lý. Nếu xem xét công tác quản lý trong mối liên hệ với các hệ thống thông tin thì tin học hóa công tác quản lý là xây dựng, vận hành và khai thác các hệ thống thông tin tin học hóa để thực hiện chức năng quản lý. Tuy vậy, theo Chủ nhiệm đề tài thì khái niệm tin học hóa công tác quản lý cần được thể hiện một cách đầy đủ, có tính khái quát hơn. Đó là: Tin học hóa công tác quản lý là quá trình chuyển đổi các thao tác thủ công trong quy trình tác nghiệp công tác quản lý sang thực hiện bằng các thiết bị, công cụ; trong đó chủ yếu là máy tính điện tử và công nghệ thông tin - truyền thông. Tuy giữa lãnh đạo và quản lý có một đặc điểm chung là xử lý thông tin để ra quyết - 21 - định nhưng phương thức chủ yếu để thực hiện mục tiêu trong hoạt động lãnh đạo là tuyên truyền, giáo dục, thuyết phục, vận động, không thể bắt buộc đối tượng phải thực hiện theo một quy trình nhất định. Vì vậy, nếu bàn về tin học hóa hoạt động lãnh đạo thì có thể thấy, còn thiếu những yếu tố nhất định để có thể hiểu một cách đầy đủ, trọn vẹn như tin học hóa công tác quản lý. Tin học hóa công tác quản lý đặt ra những yêu cầu cơ bản sau: Một là, công tác quản lý phải được tiến hành khoa học, theo một quy trình tác nghiệp nhất định. Ngày nay, ở nhiều nước phát triển đã nói nhiều đến công nghệ quản lý. Công nghệ quản lý hiện đại không chỉ tuân theo các quy trình nhất định trong hệ thống quản lý mà còn xác định các tiêu chuẩn nhất định đối với đối tượng của công tác quản lý. Ví dụ: tiêu chuẩn ISO 9000 hay ISO 9001 là tiêu chuẩn quốc tế về hệ thống quản lý chất lượng; ISO 14000 là tiêu chuẩn quốc tế về hệ thống quản lý môi trường v.v.. Hai là, phải xây dựng được các hệ thống thông tin tin học hóa, tạo nên môi trường mạng thông tin thông suốt; coi các hệ thống này là cơ sở hạ tầng thông tin của công tác quản lý. Chủ thể và khách thể của công tác quản lý phải từng bước chuyển dần các thao tác thủ công trong hoạt động quản lý sang thao tác trên máy tính điện tử và các hệ thống mạng máy tính đã được xây dựng. Mục tiêu lâu dài của các hệ thống này là đáp ứng nhu cầu của công tác quản lý ở bất cứ đâu và bất cứ lúc nào. Ba là, phải xây dựng được các hệ thống dữ liệu đáp ứng yêu cầu của công tác quản lý. Các hệ thống dữ liệu này phải được quản trị đáp ứng được các nhu cầu về khai thác, trao đổi và đảm bảo an toàn dữ liệu. Bốn là, chủ thể và đối tượng của công tác quản lý phải nắm được những kiến thức và kỹ năng nhất định để có thể tác nghiệp trên môi trường mạng. Ở nước ta, từ năm 2001, Chính phủ đã có chủ trương tin học hóa công tác quản lý hành chính nhà nước (Đề án 112). Tuy vậy, do nhận thức chưa đúng về mục tiêu; phương thức triển khai không phù hợp, tổ chức và quản lý lỏng lẻo nên đề án này đã có nhiều sai phạm. Tuy vậy, tin học hóa quản lý nhà nước vẫn là một nhiệm vụ, một yêu cầu tất yếu khách quan, nhất định phải được thực hiện trong công cuộc công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước. - 22 - - Quản lý trực tuyến Quản lý trực tuyến là một thuật ngữ mới được sử dụng trong những năm gần đây khi công nghệ thông tin - truyền thông đã có bước phát triển mới, cho phép mọi người có thể dễ dàng trao đổi dữ liệu trên các hệ thống mạng máy tính và Internet. Điều đó cho thấy sự phát triển về công nghệ trong ngành công nghệ máy tính điện tử và công nghệ thông tin - truyền thông là điều kiện cơ bản nhất để con người có thể nâng cao năng lực xử lý thông tin, không chỉ trong phạm vi riêng lẻ của từng người, trên từng máy tính độc lập, tách biệt mà còn tạo nên một môi trường xử lý thông tin rộng lớn, vươn đến phạm vi toàn cầu. Theo đó, sự phát triển của công nghệ thông tin - truyền thông cũng đã tác động trực tiếp đến hoạt động quản lý - một lĩnh vực hoạt động đã và đang tồn tại ở bất cứ nơi nào khi con người vẫn sống và làm việc với tư cách là những thành viên của gia đình, của tổ chức và của xã hội. Kết quả nghiên cứu của các tác giả đề tài cho rằng, khi hoạt động xử lý thông tin của các chủ thể và khách thể công tác quản lý được thực hiện trên môi trường mạng, bao gồm các hệ thống thông tin tin học hóa và mạng toàn cầu Internet thì sẽ không còn bị giới hạn bởi sự gián cách về địa lý và sự cản trở của yếu tố thời gian. Ngày nay, với công nghệ thông tin - truyền thông, con người có thể trao đổi dữ liệu và khai thác thông tin ở bất cứ đâu và bất cứ khi nào, bất kể là nhằm phục vụ cho mục đích của cá nhân hay của một tổ chức. Người ta gọi đó là phương pháp trực tuyến (online). Khi tất cả các thao tác nghiệp vụ về hoạt động quản lý; các công đoạn của quy trình tác nghiệp trong công tác quản lý đều được xử lý bằng máy tính điện tử và thực hiện trên môi trường mạng thì hoạt động quản lý ấy được gọi là quản lý trực tuyến. Quản lý trực tuyến có thể được định nghĩa theo nhiều cách khác nhau. Ví dụ: quản lý trực tuyến là tin học hóa công tác quản lý; quản lý trực tuyến là thực hiện các công đoạn của quy trình tác nghiệp về công tác quản lý trên môi trường mạng v.v.. Tuy nhiên, một cách khái quát nhất, Chủ nhiệm đề tài đưa ra định nghĩa quản lý trực tuyến là ứng dụng công nghệ thông tin - truyền thông, thực hiện các thao tác nghiệp vụ của quy trình tác nghiệp về công tác quản lý trên môi trường mạng. Trong khái niệm này, cần lưu ý một số khía cạnh: + Quản lý trực tuyến phải được đáp ứng về cơ sở hạ tầng thông tin. Đó là các hệ thống thông tin tin học hóa, bao gồm các hệ thống mạng nội bộ có các cổng kết nối - 23 - Internet, đảm bảo thông lượng đường truyền và hoạt động thông suốt, liên tục; mỗi tổ chức, cơ quan, đơn vị phải từng bước xây dựng và phát triển hệ thống cơ sở dữ liệu về công tác quản lý. + Quản lý trực tuyến không phải và không thể tự động hóa hoàn toàn, tuyệt đối vì trong quá trình thực hiện công tác quản lý, việc ra quyết định chỉ có con người chứ máy móc, thiết bị không thể làm thay, cho dù nó có thể hỗ trợ ngày càng nhiều hơn việc ra quyết định của các chủ thể công tác quản lý. + Quản lý trực tuyến là một mô hình, một phương thức quản lý hiện đại. Quản lý trực tuyến chỉ có thể thực hiện có hiệu quả khi nào các chủ thể và khách thể của hoạt động quản lý nhận thức được đầy đủ, thấu đáo mục tiêu, yêu cầu của công tác quản lý; tự mình vươn lên đáp ứng yêu cầu ngày càng cao hơn của phương thức quản lý trực tuyến nhằm nâng cao chất lượng và hiệu quả công tác quản lý. Từ khái niệm quản lý trực tuyến, các tác giả của đề tài đã bàn sâu thêm về công nghệ quản lý trực tuyến. Hiện nay, các tài liệu về công nghệ quản lý trực tuyến được công bố chưa nhiều, nhất là trong lĩnh vực quản lý hành chính nhà nước. Tuy vậy, bước đầu, có thể định nghĩa công nghệ quản lý trực tuyến là ngành công nghệ nghiên cứu, phát minh, phát triển các giải pháp kỹ thuật - công nghệ nhằm nâng cao chất lượng và hiệu quả của phương thức quản lý trực tuyến. Từ các công nghệ quản lý trước đây chuyển sang công nghệ quản lý trực tuyến sẽ là một bước nhảy vọt lớn về cách thức tổ chức, quản lý trong hoạt động sản xuất cũng như tất cả cả các lĩnh vực khác của xã hội. Liên quan trực tiếp đến công nghệ quản lý trực tuyến gồm có các nhân tố chủ yếu sau: cơ sở hạ tầng thông tin của tổ chức; các chương trình phần mềm thực hiện chức năng quản lý trực tuyến và công nghệ quản lý. Nhân tố đầu tiên để phát triển mô hình quản lý trực tuyến là nền tảng vật chất, cơ sở hạ tầng của các hệ thống thông tin. Đến nay, ở nước ta cũng như các nước phát triển, mạng máy tính đã phát triển rất mạnh mẽ. Hầu hết các cơ quan nhà nước; các cơ sở hoạt động sản xuất, kinh doanh, dịch vụ; các viện nghiên cứu, trường học, bệnh viện... đều đã thiết kế và xây dựng các hệ thống mạng nội bộ. Các mạng nội bộ này đều có cổng kết nối Internet. Như vậy, với máy tính điện tử và các hệ thống mạng này, mọi tổ chức, cá nhân đã có thể trao đổi dữ liệu trên phạm vi toàn cầu. - 24 - Nhân tố thứ hai liên quan đến công nghệ quản lý trực tuyến là các chương trình phần mềm thực hiện chức năng quản lý có thể vận hành thông suốt trên môi trường mạng. Việc xây dựng và phát triển các chương trình phần mềm này không khó nhưng đang gặp trở ngại từ chính con người. Đó là, người làm công tác quản lý thì chưa quan tâm ứng dụng công nghệ thông tin - truyền thông; ngược lại những người làm kỹ thuật - công nghệ thì ít am hiểu về quản lý và chưa tìm được cách thuyết phục những người quản lý ứng dụng công nghệ thông tin - truyền thông. Các hệ thống quản lý trực tuyến không như các chương trình máy tính sử dụng cho từng cá nhân. Vì vậy, với một mô hình tổ chức nhất định nào đó khi áp dụng giải pháp quản lý trực tuyến đều phải xây dựng các chương trình phần mềm đáp ứng được mục tiêu, yêu cầu, đặc điểm hoạt động của tổ chức đó. Tuy vậy, vấn đề này không phức tạp. Với những thành tựu hiện có của công nghệ phần mềm; với các công cụ đã và đang được sử dụng rộng rãi trong lĩnh vực công nghệ thông tin - truyền thông; với trình độ của các kỹ sư và lập trình viên trong nước... bất cứ cơ quan, đơn vị nào cũng đều có thể xây dựng cho mình một chương trình, một hệ thống quản lý trực tuyến có thể đáp ứng và thỏa mãn các điều kiện do cơ quan, đơn vị đề ra. Nhân tố thứ ba trong công nghệ quản lý trực tuyến là sự kết hợp giữa công nghệ thông tin - truyền thông với những tiến bộ về khoa học - công nghệ để tin học hóa công tác quản lý. Ở đây là công nghệ quản lý. Thực chất, các hệ thống quản lý trực tuyến là sự thể hiện của một công nghệ quản lý được thực hiện trên nền tảng ứng dụng công nghệ thông tin - truyền thông. Tuy nhiên, với trình độ của một nền sản xuất còn lạc hậu và thấp kém, hoạt động quản lý không chỉ thường xuyên bị chi phối bởi những hạn chế của điều kiện vật chất mà kể cả khi các điều kiện vật chất đã được đáp ứng thì sự lạc hậu trong nhận thức về quản lý và phương thức quản lý vẫn là lực cản lớn nhất đối với quá trình tin học hóa công tác quản lý. Thực tiễn công cuộc cải cách nền hành chính quốc gia và tin học hóa quản lý hành chính ở nước ta trong hàng chục năm qua đã khẳng định điều đó. 1.1.2 Chủ thể, đối tượng của công tác quản lý trong hệ thống Học viện Chính trị - Hành chính quốc gia Hồ Chí Minh và vấn đề tin học hoá công tác quản lý - Chủ thể, đối tượng, chức năng của công tác quản lý. - 25 - Bàn về công tác quản lý và tiến đến tin học hóa công tác quản lý tại trung tâm Học viện Chính trị - Hành chính quốc gia Hồ Chí Minh, trước hết phải xác định rõ chủ thể, đối tượng và chức năng của hoạt động quản lý. Với đặc điểm của một cơ quan vừa trực thuộc Ban Chấp hành Trung ương Đảng vừa trực thuộc Chính phủ, hoạt động quản lý trong hệ thống Học viện Chính trị - Hành chính quốc gia Hồ Chí Minh tất yếu phải tuân theo những quy định của Nhà nước về công tác quản lý. Các tác giả của đề tài xác định, chủ thể công tác quản lý trong hệ thống Học viện Chính trị - Hành chính quốc gia Hồ Chí Minh gồm Giám đốc Học viện; các cơ quan thực hiện chức năng quản lý nhà nước được Giám đốc Học viện giao nhiệm vụ quản lý các lĩnh vực hoạt động của Học viện. Ở các cơ quan này, thủ trưởng, người đứng đầu cơ quan được giao những quyền hạn nhất định và có trách nhiệm thực hiện hoạt động quản lý nhà nước đối với các lĩnh vực hoạt động của Học viện trong khuôn khổ của pháp luật. Như vậy, xét trên phương diện tổng thể, hoạt động quản lý của Giám đốc Học viện và các cơ quan chức năng quản lý nhà nước được thực hiện trong toàn hệ thống Học viện theo nguyên tắc cấp dưới phải phục tùng cấp trên. Đối tượng của công tác quản lý là toàn thể đội ngũ cán bộ, công chức làm việc trong hệ thống Học viện và tất cả các lĩnh vực hoạt động của Học viện. Mô hình tổ chức của các cơ quan thực hiện chức năng quản lý nhà nước trong hệ thống Học viện là các cơ quan cấp vụ và cấp phòng. Tuy vậy, do đặc điểm của Học viện còn là một đơn vị đào tạo và nghiên cứu khoa học, tức là hoạt động sự nghiệp thì hoạt động quản lý ở các đơn vị trực thuộc Giám đốc Học viện như các viện, khoa, bộ môn... chỉ giới hạn trong từng đơn vị ở Học viện trung tâm hay Học viện khu vực. Các viện, khoa, bộ môn... ở trung tâm Học viện và ở các Học viện khu vực không có mối liên hệ giữa đơn vị cấp trên với đơn vị cấp dưới. Công tác quản lý ở các đơn vị này do người đứng đầu đơn vị thực hiện theo sự chỉ đạo của Giám đốc Học viện và Giám đốc các Học viện khu vực. Ở các đơn vị sự nghiệp này, đối tượng của công tác quản lý là đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức trong từng đơn vị và tất cả các lĩnh vực hoạt động của các đơn vị ấy. Về chức năng của công tác quản lý, trước hết là trên cơ sở các quy định của pháp luật, công tác quản lý trong hệ thống Học viện Chính trị - Hành chính quốc gia Hồ Chí Minh phải tác động vào đối tượng để thực hiện được các mục tiêu, nhiệm vụ do Đảng và Nhà nước giao cho Học viện. Căn cứ phương hướng, mục tiêu, nhiệm vụ công tác đào tạo - 26 - cán bộ và nghiên cứu khoa học đã được xác định, các chủ thể và đối tượng của công tác quản lý phải thực hiện đúng các nguyên tắc, chế độ, quy định, quy trình tác nghiệp... nhằm không ngừng nâng cao chất lượng và hiệu quả công tác đào tạo cán bộ và nghiên cứu khoa học. Hoạt động quản lý trong hệ thống Học viện còn phải thực hiện các nhiệm vụ khác liên quan với việc thực hiện chức năng quản lý như thực hiện chế độ, chính sách đối với cán bộ, công chức và người lao động; các quy định về tài chính, kế toán; về xây dựng cơ bản; về quản lý công sản; về an toàn, bảo mật v.v.. Trong lịch sử phát triển của Học viện, có một giai đoạn tương đối dài, theo truyền thống, Học viện là một đơn vị chỉ trực thuộc Ban Chấp hành Trung ương Đảng. Đến ngày 22/6/1993 Chính phủ mới ban hành Nghị định số 44/CP quy định Học viện vừa trực thuộc Ban Chấp hành Trung ương Đảng vừa trực thuộc Chính phủ. Đặc điểm này đã chi phối rất nhiều đến công tác quản lý, hoạt động quản lý nhà nước ở Học viện. Không ít cán bộ, công chức phải trải qua một thời gian dài mới quen với phương thức làm việc theo kênh quản lý nhà nước. Khi chưa quen với phương thức này, công tác quản lý rất dễ bỏ qua những vấn đề liên quan đến quy trình tác nghiệp trong hoạt động quản lý. Các vấn đề về nguyên tắc, chế độ, quy định, quy trình, tiêu chuẩn... khi vận dụng rất dễ sai lệch. Đến nay, hoạt động quản lý trong hệ thống Học viện đã và đang chuyển mạnh theo hướng quản lý nhà nước. Đó là một sự chuyển biến tích cực. - Vấn đề tin học hoá công tác quản lý trong hệ thống Học viện Chính trị - Hành chính quốc gia Hồ Chí Minh Chuyển sang giai đoạn công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước, hoạt động quản lý trong hệ thống Học viện Chính trị - Hành chính quốc gia Hồ Chí Minh, tất yếu không có sự lựa chọn nào khác hơn là tin học hóa công tác quản lý. Vấn đề tin học hóa công tác quản lý trong hệ thống Học viện đã được các tác giả nghiên cứu đề tài xem xét ở các khía cạnh chủ yếu như tính tất yếu khách quan và nhu cầu thực tiễn của vấn đề tin học hóa công tác quản lý trong hệ thống Học viện; mục tiêu, phương thức, lộ trình, tính khả thi... của vấn đề tin học hóa công tác quản lý; các lĩnh vực hoạt động trong hệ thống Học viện cần thiết phải đẩy nhanh quá trình tin học hóa công tác quản lý v.v.. Các tác giả nghiên cứu đề tài đều khẳng định rằng, tin học hóa công tác quản lý các lĩnh vực hoạt động trong hệ thống Học viện là một yêu cầu bức thiết, phù hợp xu thế vận - 27 - động, phát triển của nước ta trong thời kỳ hội nhập với kinh tế thế giới, công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước. Đó là một trong những giải pháp quan trọng nhất để nâng cao vai trò, vị thế, tầm vóc của Học viện Chính trị - Hành chính quốc gia Hồ Chí Minh trong giai đoạn mới của cách mạng nước ta. Mục tiêu của tin học hóa công tác quản lý là nâng cao năng lực, chất lượng, hiệu quả công tác quản lý. Nhìn xa hơn là nâng cao chất lượng, hiệu quả công tác đào tạo cán bộ lãnh đạo, quản lý; chất lượng, hiệu quả hoạt động nghiên cứu khoa học, nghiên cứu lý luận mà đó là những chức năng cơ bản nhất của Học viện. Học viện đã xây dựng được cơ sở hạ tầng thông tin mạnh thì cần phải tiếp tục khai thác sức mạnh của nền tảng hạ tầng này để phuc vụ và đáp ứng yêu cầu của tất cả các lĩnh vực hoạt động trong hệ thống Học viện. Không thúc đẩy tiến hành tin học hóa công tác quản lý thì cũng đồng nghĩa với việc chưa thực hiện đúng đắn mục tiêu ứng dụng công nghệ thông tin - truyền thông. Công nghệ thông tin - truyền thông chỉ có thể đem lại hiệu quả lớn nhất trong hoạt động thực tiễn của các cơ quan, đơn vị, các loại hình tổ chức khi hoạt động của các cơ quan, đơn vị, các loại hình tổ chức này được tin học hóa. Tất nhiên, quá trình tin học hóa công tác quản lý nhất định phải xác định được mục tiêu rõ ràng, có bước đi cụ thể. Theo các tác giả của đề tài, trước mắt là cần thúc đẩy triển khai các giải pháp tin học hóa công tác quản lý tại trung tâm Học viện. Sau đó, sẽ chỉ đạo các Học viện khu vực tiến hành tin học hóa công tác quản lý theo một mô hình thống nhất trong hệ thống Học viện. Nhìn chung, tất cả các lĩnh vực hoạt động trong hệ thống Học viện Chính trị - Hành chính quốc gia Hồ Chí Minh đều có thể tiến đến tin học hóa. Tuy vậy, quá trình tin học hóa công tác quản lý tại trung tâm Học viện nên được bắt đầu từ tin học hóa công tác quản lý đào tạo và tin học hóa công tác quản lý hoạt động nghiên cứu khoa học. Đây là hai lĩnh vực hoạt động chủ yếu, thường xuyên của Học viện. Quá trình tin học hóa các lĩnh vực hoạt động này tại trung tâm Học viện sẽ tạo điều kiện tiền đề để mở rộng đến các Học viện khu vực trong cả nước một cách nhanh chóng, đem lại hiệu quả thiết thực. Trong quá trình tin học hóa công tác quản lý đào tạo và nghiên cứu khoa học, Học viện có thể đồng thời tiến hành tin học hóa công tác quản lý trong các mảng công tác khác như quản lý nguồn nhân lực (bao gồm đội ngũ cán bộ, công chức, giảng viên, - 28 - nghiên cứu viên, đảng viên của Đảng bộ Học viện... ); quản lý vật tư, tài sản; quản lý tài chính, ngân sách v.v.. Tuy vậy, nếu trong các mảng công tác này, quá trình tin học hóa còn gặp những trở ngại nhất định (ví dụ, về quy trình tác nghiệp, về cơ sở hạ tầng thông tin, về nhân lực... ) thì chỉ nên tập trung các nguồn lực cho quá trình tin học hóa công tác quản lý đào tạo và quản lý hoạt động nghiên cứu khoa học. Trong quá trình tin học hóa công tác quản lý, tập trung vào những vấn đề trọng điểm, không đầu tư dàn trải là những vấn đề cần được chỉ đạo chặt chẽ. Về quản lý công tác đào tạo và quản lý hoạt động nghiên cứu khoa học, các tác giả nghiên cứu đề tài cũng đã giành nhiều thời gian bàn sâu hơn những vấn đề liên quan đến quá trình tin học hóa1. Các chuyên luận khoa học của đề tài đều nhấn mạnh quản lý đào tạo và quản lý hoạt động nghiên cứu khoa học là những chức năng, nhiệm vụ phải tuân theo các quy định hiện hành của Nhà nước, các văn bản pháp luật. Các lĩnh vực hoạt động này còn liên quan đến cả đội ngũ cán bộ lãnh đạo, quản lý của nước ta trong nhiều thập kỷ sau. Hoạt động nghiên cứu khoa học của Học viện có mối liên hệ trực tiếp đến đời sống thực tiễn đất nước; liên quan đến hoạt động lãnh đạo, quản lý của Đảng và Nhà nước. Vì vậy, tin học hóa công tác quản lý đào tạo và nghiên cứu khoa học không chỉ nâng cao chất lượng và hiệu quả công tác quản lý mà còn tác động trực tiếp đến chất lượng đào tạo, nghiên cứu khoa học; tác động trực tiếp vào quá trình đổi mới nhận thức, tư duy của đội ngũ cán bộ giảng dạy, nghiên cứu khoa học trong hệ thống Học viện. Trên nền tảng hiện có của cơ sở hạ tầng kỹ thuật thông tin tại trung tâm Học viện, các tác giả của đề tài cũng đã đưa ra các giải pháp cụ thể về tin học hóa công tác quản lý. Một số giải pháp ứng dụng công nghệ mới có tính khả thi cao như xây dựng cổng thông tin điện tử với chương trình phần mềm Share Point 2007 của hãng Microsoft hoặc xây dựng hệ thống quản lý trực tuyến ngay trên nền tảng công nghệ web để mọi chủ thể và khách thể của hoạt động quản lý có thể sử dụng ở bất cứ đâu và bất cứ khi nào. Một trong những vấn đề cốt lõi nhất để có thể tiến đến tin học hóa công tác quản lý trong hệ thống Học viện đã được các tác giả nghiên cứu đề cập đến nhiều là vấn đề nguồn nhân lực. Trong các hệ thống thông tin tin học hóa, nguồn nhân lực là một nhân tố có ý nghĩa 1 Xem chuyên đề Tin học hoá công tác quản lý với vai trò, tầm vóc, sự phát triển của Học viện Chính trị - Hành chính quốc gia Hồ Chí Minh của TS Nguyễn Dũng Sinh, Kỷ yếu của đề tài. - 29 - rất quan trọng. Tin học hóa công tác quản lý thực chất là xử lý các quy trình tác nghiệp về công tác quản lý trên các hệ thống thông tin tin học hóa. Điều đó đòi hỏi các chủ thể và khách thể của quá trình thực hiện hoạt động quản lý phải đáp ứng những yêu cầu nhất định khi tin học hóa công tác quản lý. Sau đây là những yếu tố về nguồn nhân lực liên quan đến quá trình tin học hóa công tác quản lý. Một là, nhận thức về tin học hóa công tác quản lý. Khi công tác quản lý được tin học hóa thì điều đó có nghĩa là tất cả các thao tác nghiệp vụ về công tác quản lý đều được thực hiện trên máy tính điện tử và môi trường mạng. Đặc điểm này cho thấy, không chỉ các chủ thể và khách thể công tác quản lý phải có trình độ kỹ năng nhất định về sử dụng máy tính và công nghệ thông tin - truyền thông mà trước hết là phải đổi mới lề lối làm việc. Nếu trong hoạt động quản lý, các thao tác nghiệp vụ được tác nghiệp thủ công bị chi phối rất nhiều từ mối liên hệ giữa cá nhân với cá nhân con người thì khi tin học hóa, các thao tác ấy lại chịu sự chi phối chủ yếu của mối liên hệ giữa công việc với công việc; công đoạn với công đoạn trong quy trình tác nghiệp. Một hệ thống quản lý khi còn bị ràng buộc bởi những lợi ích cục bộ; còn bị chi phối bởi cơ chế "xin - cho" và ý định chủ quan của con người; bị chi phối bởi thói quen tùy tiện, thiếu trách nhiệm và thái độ thờ ơ, hời hợt trong công việc... thì rất khó có thể thực hiện thành công tin học hóa. Như vậy, bàn về nguồn nhân lực trong các hệ thống thông tin tin học hóa trước hết là mọi chủ thể, khách thể trong hoạt động quản lý phải nhận thức đầy đủ trách nhiệm, nghĩa vụ, quyền hạn, các mối quan hệ, quy trình tác nghiệp v.v. của công tác quản lý mới có thể trở thành nhân tố quyết định hiệu quả của quá trình tin học hóa công tác quản lý. Hai là, kỹ năng tin học của các chủ thể và khách thể hoạt động quản lý. Tin học hóa công tác quản lý thực chất là thay đổi công cụ lao động của người quản lý. Sự thay đổi này được thể hiện ở khía cạnh mọi thông tin liên quan đến hoạt động quản lý đều được thể hiện công khai, minh bạch trên hệ thống thông tin quản lý. Bằng máy tính điện tử và môi trường mạng, các chủ thể quản lý có thể trao đổi, xử lý và công bố các quyết định về công tác quản lý. Tất cả những vấn đề liên quan đến công tác quản lý đều được hướng dẫn thực hiện trên môi trường mạng. Ngược lại, các khách thể của hoạt động quản lý phải thường xuyên theo dõi và thực hiện các yêu cầu của công tác quản lý theo trách nhiệm và nghĩa vụ của từng đối tượng. Thông qua môi trường mạng, các tổ chức cấp dưới có trách - 30 - nhiệm phải báo cáo kế hoạch và kết quả thực hiện nhiệm vụ lên các cơ quan, tổ chức cấp trên. Trong hệ thống quản lý bằng máy tính điện tử và công nghệ thông tin - truyền thông ấy, những người có trách nhiệm cập nhật dữ liệu lên hệ thống phải đề cao trách nhiệm, kịp thời cập nhật dữ liệu thì thông tin trên hệ thống quản lý mới đảm bảo đáp ứng yêu cầu của hoạt động quản lý; mới có tính thời sự. Tất cả những điều đó đòi hỏi, các chủ thể và khách thể trong hoạt động quản lý nhất định phải sử dụng máy tính điện tử để tác nghiệp hàng ngày và cần phải trở thành thói quen trong lề lối làm việc. Tuy nhiên, hiện nay, với một lề lối làm việc cũ kỹ, lạc hậu đã ăn sâu, bén rễ trong mỗi con người qua nhiều thập kỷ, kể cả trong chủ thể và khách thể của hoạt động quản lý thì việc sử dụng loại công cụ lao động mới này không đơn giản. Hiện nay, ngay cả những người có trình độ học vấn cao thì vẫn không ít người chưa có hiểu biết đầy đủ về tính năng, tác dụng của máy tính điện tử; vai trò, tác dụng của công nghệ thông tin - truyền thông. Tuy vậy, họ vẫn chủ quan cho rằng máy tính cũng chỉ như các máy đánh chữ trước đây nhưng có hiệu quả cao hơn. Việc tiếp cận để tích cực sử dụng công nghệ thông tin - truyền thông trong công tác chuyên môn đào tạo, nghiên cứu khoa học cũng như trong công tác quản lý còn bị coi nhẹ. Thậm chí, cá biệt còn có cán bộ lãnh đạo, quản lý có biểu hiện "dị ứng" với máy tính điện tử và công nghệ thông tin - truyền thông. Đó là những yếu tố cản trở quá trình tin học hóa công tác quản lý trong hệ thống Học viện Chính trị - Hành chính quốc gia Hồ Chí Minh, cần được khắc phục. 1.2 Tính khách quan và yêu cầu cấp thiết đối với nhiệm vụ tin học hoá công tác quản lý tại trung tâm Học viện Chính trị - Hành chính quốc gia Hồ Chí Minh Quan niệm rằng để có thể tiến đến tin học hóa công tác quản lý trong hệ thống Học viện Chính trị - Hành chính quốc gia Hồ Chí Minh, trước hết phải thúc đẩy quá trình tin học hóa công tác quản lý tại trung tâm Học viện, các tác giả của đề tài đã giành một phần thời gian nhất định để phân tích, luận chứng về ý nghĩa, tầm quan trọng; mối liên hệ giữa ứng dụng công nghệ thông tin - truyền thông, tin học hóa với đề cao vai trò, vị thế, tầm vóc của Học viện Chính trị - Hành chính quốc gia Hồ Chí Minh trong giai đoạn cách mạng mới của nước ta. Đồng thời, coi đó là một trong những vấn đề về cơ sở lý luận, thực tiễn, tính cấp thiết cần phải đề xuất các giải pháp tin học hóa công tác quản lý tại trung tâm Học viện. - 31 - 1.2.1 Vai trò của công nghệ thông tin - truyền thông trong hoạt động quản lý ở các nước và nước ta hiện nay Nếu tính từ năm 1995, thời điểm nước ta bắt đầu chính thức triển khai ứng dụng công nghệ thông tin - truyền thông với tư cách là các chương trình của Nhà nước thì đến nay đã 15 năm. Trong khoảng thời gian ấy, sự hiểu biết, nhận thức về công nghệ thông tin - truyền thông trong toàn xã hội đã có bước phát triển rất nhanh chóng. Tuy vậy, trong thực tiễn, sự phát triển của công nghệ thông tin - truyền thông còn nhanh hơn gấp nhiều lần. Sự phát triển nhanh chóng của công nghệ thông tin - truyền thông không còn chỉ thể hiện ở các chỉ số về kỹ thuật - công nghệ mà được thể hiện ngay ở việc ứng dụng công nghệ thông tin - truyền thông trong thực tiễn. Với sự góp mặt công nghệ thông tin - truyền thông, nền kinh tế ở các nước phát triển đã có nhiều bước chuyển đổi rất quan trọng. Nhiều ngành sản xuất đã tiến đến tự động hóa; thị trường tiêu thụ sản phẩm đã mở rộng đến phạm vi toàn cầu. Một trong những nhân tố thúc đẩy quá trình toàn cầu hóa nền kinh tế các nước là công nghệ thông tin - truyền thông. Ở nhiều nước, khu vực kinh tế thông tin đã và đang tiếp tục đóng góp vào tổng giá trị sản phẩm quốc nội với một tỷ trọng ngày càng gia tăng. Các hãng sản xuất thiết bị phần cứng và sản phẩm phần mềm có thể tổ chức sản xuất trên phạm vi toàn cầu. Một ví dụ điển hình là Công ty Microsoft đã có thời gian chiếm lĩnh đến 90% thị phần tiêu thụ phần mềm hệ điều hành trên toàn thế giới. Sự phát triển của công nghệ thông tin - truyền thông còn là nhân tố chủ yếu tạo nên một hình thức thương mại mới. Đó là thương mại điện tử. Với sự phát triển của công nghệ thông tin - truyền thông, nền kinh tế ở nhiều nước đã chuyển dần sang giai đoạn phát triển kinh tế tri thức. Trong tổ chức và quản lý xã hội, nhờ tin học hoá quản lý hành chính nhà nước và xa hơn là tin học hóa quản lý nhà nước, việc tổ chức và quản lý xã hội đã có những bước tiến bộ vượt bậc. Chính phủ điện tử và công dân điện tử là những thuật ngữ chỉ ra đời khi xuất hiện công nghệ thông tin - truyền thông. Ở các nước phát triển, chỉ với một chiếc thẻ công dân hay chứng minh thư điện tử, các cơ quan quản lý nhà nước đã có đầy đủ mọi dữ liệu liên quan đến yêu cầu quản lý công dân đó. Một nước chưa thuộc vào hàng các nước phát triển như Thái Lan thì chứng minh thư điện tử cũng đã được thực hiện từ hàng chục năm nay. Với những dữ liệu trên chứng minh thư điện tử được quản lý trong phạm vi quốc gia, thông qua máy tính điện tử, - 32 - mọi công dân ở Singapor đều có quyền liên hệ trực tiếp với các cơ quan quản lý nhà nước cấp cao nhất để yêu cầu giải quyết các công việc liên quan. Với Chính phủ điện tử, nhiều nước đã thực sự cải cách nền hành chính quốc gia một cách triệt để. Họ không còn phải bận tâm đến "một cửa" hay "nhiều cửa" như ở nước ta. Qua đó họ cũng có thể kiểm soát được đội ngũ công chức trong bộ máy nhà nước làm việc có đúng thẩm quyền, trách nhiệm và có làm tròn bổn phận hay không. Tệ quan liêu, tham nhũng được ngăn chặn và hạn chế ở mức thấp nhất. Ở nước ta, sự phát triển của công nghệ thông tin - truyền thông cũng đã được thể hiện ở nhiều chỉ số rất cụ thể. Theo sách trắng về Công nghệ thông tin - Truyền thông Việt Nam năm 2009 của Bộ Thông tin - Truyền thông, đến tháng 12/2008, cả nước ta có 14.767.629 thuê bao điện thoại cố định, bằng 17,13 thuê bao / 100 người dân. 61,5% số hộ gia đình đã có máy điện thoại. Cũng theo tài liệu này, đến tháng 12/2008, tổng số thuê bao điện thoại di động là 74.872.310; bằng 86,85 thuê bao / 100 người dân1. Theo công bố của Trung tâm Internet Việt Nam, đến tháng 02/2010, ở nước ta đã có 23.313.548 người sử dụng Internet, chiếm 27,8% dân số cả nước. Cũng đến tháng 02/2010, cả nước có 3.058.568 thuê bao sử dụng đường truyền băng thông rộng (xDSL). Trong đó, một tỷ lệ rất lớn thuê bao là hộ gia đình ở các thành phố, đô thị lớn2. Đến tháng 12/2008, trên cả nước ta có 4.478.543 máy tính điện tử. Nếu tính bình quân thì cứ 100 người dân có 5,19 máy tính điện tử. Tỷ lệ hộ gia đình có máy tính điện tử là 10,35%. Tổng doanh thu của ngành công nghiệp công nghệ thông tin - truyền thông năm 2008 là 5.220 tỷ đồng và ngành công nghiệp này đã thu hút trên 20 vạn lao động3. Tuy nhiên, trong hoạt động quản lý thì việc ứng dụng công nghệ thông tin - truyền thông ở nước ta còn nhiều hạn chế và bất cập, nhất là ứng dụng công nghệ thông tin - truyền thông trong quản lý nhà nước. Các chương trình, đề án liên quan đến tin học hóa quản lý hành chính nhà nước ở nước ta như IT 2000 và 112 đều không thể thực hiện được mục tiêu và phải dừng lại trước khi hết thời hạn thực hiện. 1 Xem Công nghệ thông tin - truyền thông Việt Nam, NXB Thông tin - Truyền thông, Hà Nội, 2010 2 3 Công nghệ thông tin - truyền thông Việt Nam, NXB Thông tin - Truyền thông, Hà Nội, 2010 - 33 - 1.2.2 Công nghệ thông tin - truyền thông và tin học hóa với vai trò, tầm vóc của Học viện Chính trị - Hành chính quốc gia Hồ Chí Minh Luận giải về vai trò và sự tác động của công nghệ thông tin - truyền thông và tin học hóa đối với các lĩnh vực hoạt động của Học viện, các tác giả của đề tài đều nhấn mạnh đến mối liên hệ giữa công nghệ thông tin - truyền thông với việc đề cao vai trò, vị thế, tầm vóc của Học viện Chính trị - Hành chính quốc gia Hồ Chí Minh trong giai đoạn hiện nay. Nó được thể hiện trên các khía cạnh chủ yếu sau. Một là, công nghệ thông tin - truyền thông có mối liên hệ rất chặt chẽ với công tác đào tạo cán bộ, nghiên cứu khoa học, nghiên cứu lý luận của Học viện. Công nghệ thông tin - truyền thông là công cụ, phương tiện xử lý dữ liệu; cung cấp, khai thác các nguồn tài nguyên thông tin. Với đặc điểm của công tác đào tạo cán bộ và nghiên cứu khoa học, nghiên cứu lý luận, hoạt động của Học viện không thể thiếu thông tin và công nghệ thông tin - truyền thông; tức là chất liệu đầu vào và công cụ xử lý dữ liệu. Với công nghệ thông tin - truyền thông, tất cả các nguồn dữ liệu phục vụ công tác đào tạo cán bộ, nghiên cứu khoa học đều có thể được xử lý nhanh hơn, có hiệu quả lớn hơn, tức là làm cho thông tin có giá trị gia tăng. Đó là một yêu cầu tất yếu đối với tất cả những người hoạt động nghiên cứu khoa học, thường xuyên có nhu cầu tiếp cận đến bản chất của các sự vật, hiện tượng. Đó cũng là yêu cầu tất yếu đối với tất cả các học viện, nhà trường, các cơ sở đào tạo đang thực hiện chức năng đào tạo và phát triển nguồn nhân lực của đất nước. Hai là, Học viện Chính trị - Hành chính quốc gia Hồ Chí Minh là một trung tâm quốc gia của Đảng và Nhà nước. Vì vậy, công tác đào tạo cán bộ lãnh đạo, quản lý và nghiên cứu khoa học, nghiên cứu lý luận của Học viện nhất định phải bám sát tình hình thực tiễn của đất nước. Nếu lý luận phải đi trước thực tiễn, soi đường cho hoạt động thực tiễn thì chính các nguồn tài nguyên thông tin, dữ liệu lại là chất liệu cơ bản nhất để với lao động sáng tạo và trí tuệ của mình, đội ngũ cán bộ khoa học của Học viện mới có thể có những đóng góp thiết thực cho công tác lý luận của Đảng. Các tác giả của đề tài cũng cho rằng, không thể và không nên so sánh công tác đào tạo cán bộ lãnh đạo, quản lý của Học viện Chính trị - Hành chính quốc gia Hồ Chí Minh với hoạt động đào tạo của các học viện, các trường đại học trong cả nước. Lý do là vì sự khác nhau cơ bản ở mục tiêu, chức năng, đối tượng của công tác đào tạo. Tầm nhìn của - 34 - xã hội và thực tiễn cuộc sống đang đòi hỏi ở công tác đào tạo của Học viện những yêu cầu lớn hơn rất nhiều so với các trường đại học. Học viện có nhiệm vụ đào tạo nên một đội ngũ những người lãnh đạo, quản lý ở các cấp cao nhất trên địa bàn cả nước; một đội ngũ vừa tiêu biểu lại vừa thực sự gánh vác những trọng trách lớn lao của một Đảng Cộng sản cầm quyền. Vì vậy, công tác đào tạo của Học viện phải vươn lên tương xứng với tầm vóc của nó là một trung tâm quốc gia của Đảng và Nhà nước về đào tạo cán bộ. Để thực hiện được những yêu cầu đó trong công tác đào tạo cán bộ lãnh đạo, quản lý và nghiên cứu khoa học, nghiên cứu lý luận, nhất định Học viện Chính trị - Hành chính quốc gia Hồ Chí Minh phải được hiện đại hóa. Với một trung tâm quốc gia của Đảng và Nhà nước trong một đất nước đang tiến mạnh trên con đường công nghiệp hóa, hiện đại hóa thì hiện đại hóa Học viện là một yêu cầu tự nhiên, tất yếu. Vì vậy, phải nhận thức được vai trò của công nghệ thông tin - truyền thông; coi đó là một trong những nhân tố chủ yếu trong tiến trình hiện đại hóa Học viện Chính trị - Hành chính quốc gia Hồ Chí Minh. Ba là, việc ứng dụng công nghệ thông tin - truyền thông là một chủ trương lớn của Đảng và Nhà nước, Học viện Chính trị - Hành chính quốc gia Hồ Chí Minh cần phải là đơn vị đi đầu thực hiện. Như trên đã phân tích, ở nước ta, công nghệ thông tin - truyền thông đã được triển khai từ giữa những năm 90 của thế kỷ XX. Học viện Chính trị - Hành chính quốc gia Hồ Chí Minh cũng là một trong những đơn vị đầu tiên trong các ban, bộ ngành ở Trung ương triển khai ứng dụng công nghệ thông tin - truyền thông. Tất cả các văn kiện của Đảng và Nhà nước liên quan đến lĩnh vực công nghệ thông tin - truyền thông đều xác định công nghệ thông tin - truyền thông là động lực của công cuộc công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước, động lực phát triển của đất nước. Đảng và Nhà nước đã nhiều chủ trương, chính sách, biện pháp cụ thể về triển khai ứng dụng công nghệ thông tin - truyền thông trong các cơ quan của Đảng và bộ máy nhà nước. Đến nay, ở trung tâm Học viện cũng như các Học viện khu vực, cơ sở hạ tầng thông tin đều đã được xây dựng và đang tiếp tục được đầu tư để phát triển. Như vậy, việc phát triển các ứng dụng công nghệ thông tin - truyền thông trong từng cơ quan, đơn vị, từng hệ thống tổ chức chỉ còn tùy thuộc vào các chủ thể lãnh đạo, quản lý của các cơ quan, đơn vị, hệ thống tổ chức ấy. - 35 - Như vậy, thúc đẩy quá trình tin học hóa các lĩnh vực hoạt động của Học viện, trước hết là tin học hóa công tác quản lý là những vấn đề đang được đặt ra từ trách nhiệm của các cấp lãnh đạo, quản lý trong hệ thống Học viện. Với vai trò của Học viện trong đời sống xã hội, trong những năm sắp tới, cần phải coi nhiệm vụ tin học hóa các lĩnh vực hoạt động của Học viện là một nhiệm vụ có ý nghĩa rất quan trọng; một nhiệm vụ mang tính chính trị. Từ những vấn đề đã được phân tích trên đây, các tác giả nghiên cứu đề tài đã đi đến kết luận: công nghệ thông tin - truyền thông và tin học hóa có mối liên hệ rất chặt chẽ với việc đề cao vai trò, vị thế, tầm vóc của Học viện Chính trị - Hành chính quốc gia Hồ Chí Minh trong giai đoạn mới, công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước. Học viện có nhiều tiềm năng, lợi thế để đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin - truyền thông. Tin học hóa công tác quản lý tại trung tâm Học viện cần được coi là bước đi đầu tiên trong quá trình tiếp tục ứng dụng công nghệ thông tin - truyền thông, tin học hóa các lĩnh vực hoạt động của Học viện. 1.3. Thực trạng về tin học hoá ở trung tâm Học viện Chính trị - Hành chính quốc gia Hồ Chí Minh, nhu cầu và triển vọng 1.3.1 Thực trạng về ứng dụng công nghệ thông tin - truyền thông và tin học hóa tại trung tâm Học viện Các tác giả của đề tài cho rằng, tin học hóa và ứng dụng công nghệ thông tin - truyền thông là hai khái niệm không đồng nhất. Khi trong một tổ chức nhất định nào đó sử dụng máy tính điện tử và các thiết bị công nghệ thông tin - truyền thông trong công tác chuyên môn hoặc ở mức độ cao hơn là xây dựng các hệ thống mạng máy tính để trao đổi dữ liệu thì như vậy đã có thể gọi là ứng dụng công nghệ thông tin - truyền thông. Còn tin học hóa thì không chỉ sử dụng máy tính điện tử; các thiết bị công nghệ thông tin - truyền thông; xây dựng, phát triển các hệ thống mạng... mà còn phải sử dụng các chương trình phần mềm ứng dụng có tính chuyên dụng để thực hiện các thao tác nghiệp vụ theo một quy trình nhất định. Các chương trình phần mềm này là một nhân tố chủ yếu trong tất cả các quá trình tin học hóa. Đến nay, tại trung tâm Học viện Chính trị - Hành chính quốc gia Hồ Chí Minh, vẫn chưa có một chương trình, kế hoạch hay một quyết định cụ thể nào về việc tin học hóa - 36 - một hoặc một số lĩnh vực hoạt động nào đó của Học viện. Vì vậy, trong phần đánh giá thực trạng, các tác giả của đề tài chủ yếu nhấn mạnh hơn về đánh giá thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin - truyền thông. Tuy nhiên, xét về phương diên tin học hóa thì vẫn có một số hoạt động được đề cập đến trong khi đánh giá thực trạng. - Về hạ tầng kỹ thuật thông tin tại trung tâm Học viện Trước hết, về hạ tầng kỹ thuật thông tin, các tác giả đều khẳng định, tại trung tâm Học viện, trong nhiều năm qua đã xây dựng được một nền tảng hạ tầng kỹ thuật thông tin có khả năng đáp ứng yêu cầu của các lĩnh vực hoạt động tại khu vực này và sẵn sàng mở rộng khả năng liên kết với các đơn vị trong hệ thống Học viện1. Những chỉ báo cụ thể là: + Đường truyền dữ liệu (backbon): Tại trung tâm Học viện hệ thống đường truyền dữ liệu đã được thiết kế và xây dựng bằng bằng cáp sợi quang từ năm 2002. Đường truyền dữ liệu này đã vươn đến tất cả các tòa nhà tại trung tâm Học viện, có tổng chiều dài hơn 4.000 m. Về chất lượng đảm bảo tốt, có đường làm việc, có đường dự phòng, đi dây đúng kỹ thuật, được bảo vệ chắc chắn. Trên đường truyền dữ liệu có các thiết bị chuyển mạch (switch) được đặt trong tòa nhà, có các cổng kết nối có tốc độ 1 GBps, đã đáp ứng được yêu cầu về thông lượng và tốc độ truyền dữ liệu. Hệ thống đường truyền dữ liệu này có thể bổ sung thêm đường cáp sợi quang mà không cần phải thiết kế lại. Hiện nay, với các đơn vị có trụ sở làm việc ngoài khu vực trung tâm Học viện như khu vực 56B Quốc Tử Giám và 178 Tây Sơn, hệ thống đường truyền dữ liệu đang sử dụng cáp xoắn UTP CAT 5E, tuy không đạt được tốc độ cao như cáp sợi quang nhưng vẫn đáp ứng yêu cầu sử dụng của các đơn vị. Các thiết bị chuyển mạch đề sử dụng đồng bộ với hệ thống đường truyền dữ liệu tại trung tâm Học viện, sẵn sàng đáp ứng yêu cầu khi đường cáp xoắn UTP CAT 5E được thay thế bằng cáp sợi quang. Trong hệ thống mạng Học viện có 60 thiết bị chuyển mạch, chủ yếu là các loại chuyển mạch lớp 2 Catalys 2950, 2960 (57 switch) và chuyển mạch lớp 3: Catalys 3550, 3750 (3 switch). Các hệ thống chuyển mạch này mới chỉ là các thiết bị thuộc tầng Wiring Closet nhưng vẫn được thiết kế dựa trên mô hình 3 lớp. Trước mắt, các hệ thống chuyển mạch này có thể đáp ứng được yêu cầu khai thác tại Học viện. Về lâu dài, khi yêu cầu các dịch vụ mạng đòi hỏi tốc độ cao, ổn định và bảo 1 Xem chuyên đề Thực trạng hạ tầng kỹ thuật thông tin tại trung tâm Học viện, Lưu Quang Đà, Kỷ yếu đề tài - 37 - mật (VPN, họp trực tuyến, trung tâm lưu trữ dữ liệu,...) thì cần thiết phải bổ sung thêm hệ thống chuyển mạch chất lượng cao hơn. Với việc kết hợp giữa các dòng khác nhau của thiết bị chuyển mạch có thể tối ưu hoá được mạng giúp các thiết bị luôn luôn được kết nối với tốc độ cao, ổn định và đáp ứng yêu cầu bảo mật. + Hệ thống mạng không dây: Từ cuối năm 2006, Học viện đã triển khai hệ thống mạng không dây, phục vụ truy cập Internet cho các máy tính trong khuôn viên Học viện. Đến nay đã có 55 trạm thu phát không dây (Access Point) công nghệ Indooor, 3 trạm thu phát không dây dùng công nghệ Outdoor. Đây được coi là một mạng không dây tương đối lớn tại Hà Nội. Các thiết bị phát sóng không dây có sẵn trên thị trường công nghệ thông tin - truyền thông chủ yếu của các hãng như Linksys, SMC... Điểm yếu của mạng không dây là các thiết bị này có công suất phát nhỏ, độ ổn định kém. Hệ thống mạng không dây được kết nối vào mạng chung của Học viện, cung cấp kết nối qua mạng LAN ảo (VLAN), chỉ cho phép các máy tính truy cập Internet, không cho phép chia sẻ tài nguyên giữa các máy tính nội bộ của VLAN khác. Riêng 3 trạm thu phát không dây sử dụng công nghệ Outdoor thì chất lượng truyền dữ liệu tốt hơn, khả năng sóng truyền xuyên vật cản tốt, tốc độ truyền nhanh, hoạt động ổn định, tiết kiệm địa chỉ, dễ quản trị. Hiện nay, mạng không dây đã có thể đáp ứng yêu cầu của người sử dụng trong tất cả các toà nhà tại trung tâm Học viện. + Hệ thống máy chủ tại trung tâm Tích hợp dữ liệu: Từ năm 2003, tại trung tâm Học viện đã xây dựng và đưa vào sử dụng trung tâm Tích hợp dữ liệu quy trình triển khai của Đề án 112. Đến nay tại Trung tâm tích hợp dữ liệu có 9 máy chủ. Đây là các máy chủ tương đối mạnh, được thiết lế đưa vào sử dụng cho một trung tâm Tích hợp dữ liệu loại trung bình. Với số lượng máy chủ nêu trên, trung tâm Tích hợp dữ liệu có đủ điều kiện và khả năng hoàn thành chức năng, nhiệm vụ của một trung tâm điều hành mạng, tạo môi trường cho tất cả các máy tính điện tử trong hệ thống hoạt động có hiệu quả, tích hợp và chia sẻ các nguồn dữ liệu, tài nguyên thông tin cho mọi đối tượng và sẵn sàng liên kết với tất cả các hệ thống mạng khác khi cần thiết để tạo nên một môi trường mạng rộng lớn cho Học viện. Các chức năng chủ yếu của một trung tâm Tích hợp dữ liệu như quản lý Active Directory; quản lý tên miền; quản lý dữ liệu; an ninh mạng (tường lửa) và an toàn dữ - 38 - liệu; quản lý website; quản lý thư điện tử; quản lý hệ thống truyền hình giảng đường; sao lưu dự phòng... đều đã được thực hiện. hệ thống máy chủ tại trung tâm Tích hợp dữ liệu chạy ổn định. Ngoài ra, tại khu vực 56B Quốc Tử Giám và 178 Tây Sơn, mỗi nơi còn có 01 máy chủ làm chức năng VPN Client phục vụ cho mạng nội bộ. Học viện cũng đã thuê chỗ đặt máy của Công ty điện toán và truyền số liệu để đặt các máy chủ website Internet của Học viện. + Máy tính cho người sử dụng: Hiện nay, tại trung tâm Học viện có hơn 600 máy tính để bàn và máy tính cá nhân ở các đơn vị; 236 máy in và một số thiết bị khác. So với các cơ quan bộ và ngang bộ thì số lượng máy tính chưa nhiều, tỷ lệ trung bình máy tính / cán bộ công chức là 0,65 trong khi tỷ lệ này của khối các cơ quan bộ, ngang bộ là 0,79. Khoảng 10% các thiết bị trên hiện đang bị hỏng, trục trặc hay cần nâng cấp. Phần lớn các máy tính của các đơn vị nghiên cứu, giảng dạy đang sử dụng có cấu hình thấp với bộ vi xử lý Celeron hoặc Pentium IV; bộ nhớ RAM từ 256 - 512 MB; dung lượng ổ đĩa cứng bình quân từ 40 - 80 GB. Nhiều màn hình công nghệ cũ (CTR) chưa được thay thế. Các máy tính này chủ yếu được cung cấp bởi các công ty thiết bị tin học lắp ráp trong nước, hoạt động kém ổn định. Với cấu hình kỹ thuật thấp nên hoạt động còn kém hiệu quả. Một số biểu hiện thường gặp là máy hoạt động không ổn định, chậm, treo và nhình chung, khi trình độ của người sử dụng được nâng lên thì chưa đáp ứng yêu cầu cho công tác chuyên môn, nghiệp vụ. + Các thiết bị công nghệ thông tin - truyền thông khác: Máy in đa phần là các máy in laser đơn sắc, tốc độ in trung bình, không có giao tiếp mạng (HP Laser 1300, 1160, 1320, 2014, 2015... ). Tùy nhu cầu có thể được nối mạng dùng chung, tạm thời đáp ứng được nhu cầu người sử dụng. Máy chiếu, máy quét ảnh chủ yếu được dùng ở các thư viện, văn phòng của các đơn vị. Số lượng, mức độ, hiệu quả sử dụng của các thiết bị này còn hạn chế. Với số lượng gần 50 camera IP được lắp đặt trên các giảng đường là một hệ thống tương đối mạnh phục vụ cho công tác quản lý trong hoạt động đào tạo. Tuy nhiên, đến nay hiệu quả sử dụng còn hạn chế, chưa thực hiện phân công quản lý, khai thác rõ ràng, phối hợp làm việc giữa các bộ phận liên quan nhịp nhàng, đồng bộ, chưa khai thác hết công năng của hệ thống này. + Đường truyền Internet: Hiện tại Học viện đang sử dụng các đường truyền - 39 - Internet của Cục Bưu điện Trung ương gồm 01 đường truyền SHDSL 2 MBps, 01 đường truyền cáp quang leased line 10 MB; 02 đường truyền ADSL có dung lượng 2 x 4 MBps của Bưu điện Thành phố Hà Nội (VDC). Ở 56B Quốc Tử giám và 178 Tây Sơn sử dụng 02 đường truyền ADSL, dung lượng mỗi đường 2 MBps, dùng truy cập Internet và kết nối VPN với mạng nội bộ trung tâm Học viện. Với dung lượng như vậy, có thể đáp ứng được nhu cầu truy cập Internet của hệ thống mạng Học viện. Tuy nhiên, số lượng các máy tính trong mạng nội bộ Học viện là rất lớn, tại các phòng làm việc ở Trung tâm Học viện, 56B Quốc Tử Giám, mỗi phòng làm việc có hai nút mạng, kết nối tới hai máy tính; tại khu nhà A12 có ba phòng máy tính sử dụng 40 nút mạng; tại 178 Tây Sơn cũng có một phòng máy sử dụng 15 nút mạng; các máy tính truy cập mạng qua hệ thống không dây cũng xấp xỉ 200 máy. Với lượng truy cập lớn của hơn 800 máy trạm và máy tính xách tay, thì tốc độ truyền tải dữ liệu vẫn chưa đáp ứng yêu cầu. Hiện tượng truyền tải chậm, truy cập Internet gặp khó khăn vẫn có khi xảy ra, nhất là vào lúc cao điểm trong giờ hành chính (9 giờ đến 10 giờ và 15 giờ đến 16 giờ). Tuy nhiên, về yếu tố cơ sở hạ tầng kỹ thuật thông tin tại trung tâm Học viện vẫn còn những điểm hạn chế sau: Một là, số lượng máy tính điện tử trang bị cho người sử dụng còn thiếu. Nếu quan niệm máy tính điện tử là công cụ lao động của người sử dụng, trước hết là của đội ngũ giảng viên, nghiên cứu viên và chuyên viên làm việc trong các cơ quan thực hiện chức năng quản lý nhà nước thì một bộ phận người sử dụng chưa có công cụ lao động. Điều này đã dẫn đến hiện tượng không đồng nhất trong thao tác nghiệp vụ. Với người này thì xử lý dữ liệu trên máy tính nhưng đến công đoạn tiếp theo thì người khác lại xử lý thủ công. Vì vậy, làm việc vẫn kém hiệu quả. Đó là chưa nói đến cấu hình kỹ thuật của nhiều máy tính còn rất thấp, hoạt động không ổn định. Khi áp dụng các quy trình tác nghiệp chỉ thao tác nghiệp vụ trên môi trường mạng thì các máy tính này sẽ không đáp ứng yêu cầu thực hiện nhiệm vụ. Hai là, mặc dù đường truyền dữ liệu ngay tại trung tâm Học viện có thông lượng đường truyền lớn (cáp sợi quang) nhưng các cổng kết nối Internet chưa đáp ứng yêu cầu của người sử dụng. Vì vậy, khi áp dụng các giải pháp trực tuyến sẽ gặp nhiều trở ngại. - 40 - Ba là, các thiết bị phát không dây có công suất thu phát thấp, làm việc không ổn định, thường bị treo sau một vài ngày sử dụng. Các trạm thu phát không dây lại lắp đặt phân tán, không theo dõi được tình trạng của các thiết bị. Với hiện trạng mạng 55 trạm thu phát không dây thì việc quản lý và xử lý lỗi mất rất nhiều thời gian, công sức, cũng như không đảm bảo được cho người sử dụng có thể truy cập mạng ổn định. Số địa chỉ mạng dùng cho các trạm thu phát không dây đã chiếm gần 1/5 địa chỉ mạng lớp C, như vậy số địa chỉ mạng dành cho người sử dụng còn ít. - Về các chương trình phần mềm, chương trình ứng dụng + Vấn đề bản quyền phần mềm: Hiện nay, trên các máy chủ tại trung tâm Tích hợp dữ liệu vẫn sử dụng các phần mềm hệ điều hành của hãng Microsoft (Windows Server 2003). Các hệ điều hành này có thể đáp ứng yêu cầu của các đối tượng và dễ sử dụng. Tuy nhiên, vẫn còn một số phần mềm hệ điều hành chưa có bản quyền. Đây là một vấn đề phải sớm khắc phục. Các phần mềm hệ điều hành và ứng dụng trên máy tính của người sử dụng chủ yếu cũng của hãng Microsoft (Windows XP, Windows Vista... ) nhưng phần lớn đều được cài đặt sẵn trên máy tính khi mới mua về sử dụng. Hầu như Học viện chưa mua bản quyền sử dụng phần mềm máy tính để cài đặt trên máy tính điện tử của người sử dụng. Các phần mềm hệ điều hành khi được cài đặt sẵn trên máy tính đều có đặc điểm chung không phải là một phần mềm chuyên nghiệp. Ví dụ: Windows XP thì đến nay Microsoft đã công bố hết thời hạn sử dụng; không tiếp tục nâng cấp, sửa lỗi, bảo trì. Các phiên bản của Vista thì thường sử dụng bản có tính năng thấp, ví dụ: Windows Vista Home Basic. Mặt khác, trên máy tính điện tử không thể chỉ có duy nhất phần mềm hệ điều hành. Hiện nay, hầu như tất cả các máy tính tại trung tâm Học viện đều sử dụng các phần mềm ứng dụng cho công tác văn phòng không có bản quyền. Trong những năm gần đây, các cơ quan trong khối cơ quan của Đảng có triển khai tập huấn về phần mềm mã nguồn mở. Đây là một hướng nghiên cứu cần quan tâm. Nhưng trước mắt chưa thể sử dụng được vì những lý do sau: một là, các phần mềm nguồn mở đòi hỏi Học viện phải có đội ngũ lập trình viên có đủ trình độ và khả năng tiếp tục phát triển thì mới có thể thực hiện được những mục tiêu của các phần mềm nguồn mở xác định như mở rộng tính năng đáp ứng yêu cầu bảo mật cao; hai là, nếu dùng các phần mềm nguồn mở thì nhiều ứng dụng khác sẽ không thể cài đặt trên máy tính điện tử; ba là, - 41 - về hình thức và giao diện của các phần mềm nguồn mở, nếu so sánh với các phần mềm của Microsoft đều không bằng, thiếu sức hấp dẫn, thu hút đối với người sử dụng và bốn là, do thói quen, người sử dụng không muốn sử dụng các phần mềm đã quen biết của hãng Microsoft. Vì vậy, hiện tại hướng giải quyết vấn đề phần mềm cài đặt trên máy tính của người sử dụng vẫn là mua bản quyền phần mềm của hãng Microsoft. + Về thiết kế, xây dựng các phần mềm phục vụ công tác quản lý: Trong thực tế, khi thực hiện Chương trình quốc gia về công nghệ thông tin (1996 - 1998), tại trung tâm Học viện, một số chương trình phần mềm về quản lý đã được xây dựng hoặc sử dụng. Ví dụ: chương trình quản lý vật tư tài sản; chương trình quản lý cán bộ, công chức; chương trình quản lý đảng viên... Trong nghiên cứu khoa học, dưới hình thức là một đề tài nghiên cứu khoa học, một chương trình phần mềm quản lý công tác đào tạo đã được thiết kế, xây dựng, nghiệm thu. Tuy vậy, việc khai thác chương trình này lại gặp nhiều trở ngại nên không đi đến kết quả. Nhìn chung, các chương trình phần mềm trên đều thuộc loại sản phẩm phần mềm đóng gói, chỉ cài được đặt trên từng máy tính điện tử riêng lẻ, do một người sử dụng. Vì vậy, chưa có tính phổ dụng. Khi người sử dụng máy tính không làm việc tại công sở thì không khai thác dữ liệu được. Các sản phẩm này cũng chưa được nghiên cứu, thiết kế để có thể hoạt động có hiệu quả trên môi trường mạng. Năm 2007, từ kết quả của một đề tài nghiên cứu khoa học, Ban Tin học thuộc Viện Xã hội học đã xây dựng thành công một chương trình phần mềm phục vụ công tác quản lý. Đó là Chương trình thi - kiểm tra trực tuyến. Đây là một sản phẩm có khả năng đáp ứng yêu cầu thi và kiểm tra của tất cả các lớp, các đối tượng bằng phương pháp trắc nghiệm và thực hiện trên môi trường mạng. Từ năm 2007 đến nay, tất cả các lớp thuộc hệ Cử nhân chính trị, học môn Tin học lãnh đạo, quản lý khi kiểm tra kết thúc môn học đều áp dụng phương thức thi trực tuyến. Với phương thức này đã đem lại một số lợi ích thiết thực như tiết kiệm thời gian tổ chức thi; nội dung thi phủ rộng trên toàn bộ nội dung đã được học; tự động hóa việc chấm thi nên giảng viên không phải chấm thi nhưng đảm bảo tính khách quan, công bằng trong đánh giá kết quả của người học; trong một kỳ thi, mỗi học viên thực hiện một đề thi riêng, kết quả thi được hiển thị ngay trên màn hình máy tính nên người học - 42 - buộc phải đề cao trách nhiệm trong học tập để có kết quả cao... Sản phẩm này cũng đã phục vụ có hiệu quả cao cho nhiều đợt thi tuyển cán bộ, công chức của Học viện. Gần đây, năm 2008, Viện Xã hội học tiếp tục triển khai nghiên cứu và đã xây dựng thành công một chương trình phần mềm phục vụ công tác quản lý. Đó là Hệ thống quản lý trực tuyến của Viện Xã hội học. Trên nền tảng công nghệ web, hệ thống quản lý trực tuyến của Viện Xã hội học có hình thức thể hiện như một website nhưng thực chất lại là một công cụ quản lý tất cả các hoạt động hàng ngày của Viện Xã hội học. Với hệ thống quản lý trực tuyến này, mọi thông tin liên quan đến công tác quản lý đều được công khai trên hệ thống; những người có trách nhiệm cập nhật dữ liệu được cấp quyền truy cập để cập nhật dữ liệu. Đặc trưng cơ bản nhất của hệ thống quản lý trực tuyến là ở bất cứ đâu và bất cứ khi nào, các chủ thể và khách thể trong hoạt động quản lý của đơn vị đều có thể truy cập vào hệ thống để cập nhật hoặc nắm bắt thông tin nhằm thực hiện chức trách, nhiệm vụ của mình. Hệ thống quản lý trực tuyến có thể được cài đặt trên một máy chủ bất kỳ trong hệ thống mạng của trung tâm Học viện; dễ quản lý và sử dụng; có khả năng bảo mật cao. Chi phí thiết kế và xây dựng phần mềm thấp. Đây là một trong những mô hình về giải pháp tin học hóa công tác quản lý tại trung tâm Học viện có tính khả thi. Đánh giá chung về các chương trình ứng dụng, nhất là các chương trình ứng dụng trong công tác quản lý có thể nêu lên một số vấn đề sau. Hiện nay, khi người sử dụng đã sử dụng máy tính điện tử tương đối thành thạo, ngày càng có khả năng đi sâu vào khai thác máy tính điện tử và môi trường mạng để đáp ứng yêu cầu công tác chuyên môn, thiếu bản quyền phần mềm sẽ là một trở ngại lớn cho quá trình tin học hóa công tác quản lý. Sử dụng các phần mềm không có bản quyền vừa không chấp hành các quy định của pháp luật vừa thiếu an toàn đối với dữ liệu. Khi tiếp tục tin học hóa công tác quản lý, mọi thao tác nghiệp vụ đều được thực hiện trên môi trường mạng, nếu máy tính của các chủ thể và khách thể trong hoạt động quản lý không có bản quyền phần mềm thì không có cơ sở để đảm bảo tính an toàn của dữ liệu. Chưa có các chương trình phần mềm về công tác quản lý sử dụng chung cho toàn hệ thống tại trung tâm Học viện. Tại trung tâm Học viện, đã xây dựng được cơ sở hạ tầng kỹ thuật thông tin tốt. Tuy vậy, trong các lĩnh vực hoạt động đào tạo cán bộ, nghiên cứu khoa học thường xuyên thu hút gần như toàn bộ nguồn nhân lực của Học viện thì công tác quản lý vẫn chỉ được thực hiện theo phương thức thủ công; chưa có sự đổi mới so với - 43 - công tác quản lý trong nhiều thập kỷ trước. Hệ quả tất yếu là công tác quản lý vẫn bị chia cắt nhỏ lẻ, manh mún; chất lượng và hiệu quả không cao; không đảm bảo an toàn dữ liệu; dữ liệu không thể lưu trữ có hệ thống để phục vụ lâu dài; không khai thác được sức mạnh của cơ sở hạ tầng thông tin của Học viện. Từ đó, không thể đổi mới lề lối làm việc theo yêu cầu công nghiệp hóa, hiện đại hóa. Hiện tại, số lượng các chương trình phần mềm phục vụ công tác quản lý được thiết kế và xây dựng đều từ sản phẩm nghiên cứu khoa học; chưa mang tính phổ biến. Trong một môi trường mà nhận thức về ứng dụng công nghệ thông tin - truyền thông còn nhiều hạn chế và bất cập thì những sản phẩm ấy chỉ có thể sử dụng trong một phạm vi rất hẹp. - Thực trạng nhận thức về ứng dụng công nghệ thông tin - truyền thông và tin học hóa của cán bộ, công chức làm việc tại trung tâm Học viện Nếu tại trung tâm Học viện đã xây dựng được một nền tảng cơ sở hạ tầng kỹ thuật thông tin tốt; hệ thống mạng nội bộ được đánh giá cao1 thì về nhận thức đối với lĩnh vực công nghệ thông tin - truyền thông và tin học hóa lại còn nhiều vấn đề bất cập. Sự bất cập ấy thể hiện ở chỗ, Học viện là một trong những đơn vị đầu tiên thuộc khối các bộ, ban ngành ở Trung ương đã triển khai ứng dụng công nghệ thông tin - truyền thông từ năm 1996. Sau 15 năm, xét cả về mức độ ứng dụng và trình độ ứng dụng đều chưa có bước tiến nào đáng kể. Nếu hiện nay tại trung tâm Học viện có mạng nội bộ với đường truyền dữ liệu bằng cáp sợi quang thì năm 1996 cũng đã có mạng nội bộ chỉ khác là đường truyền dữ liệu lúc ấy chỉ bằng cáp xoắn UTP Cat 5. Sau 15 năm, trong công tác đào tạo cán bộ và nghiên cứu khoa học tại trung tâm Học viện, công nghệ thông tin - truyền thông vẫn chưa thể hiện được sức mạnh, chưa đem lại kết quả nào thật sự to lớn. Số người sử dụng công nghệ thông tin - truyền thông để khai thác các nguồn dữ liệu, tài nguyên thông tin phục vụ cho công tác đào tạo và nghiên cứu khoa học vẫn chưa nhiều; lề lối làm việc làm việc trong công tác quản lý vẫn theo truyền thống cũ; khi đã xây dựng được các chương trình phần mềm sử dụng cho công tác quản lý thì việc khai thác, sử dụng chủ yếu vẫn tùy thuộc vào con người, tức là có thể sử dụng mà cũng có thể không sử dụng. Sau 15 năm triển khai ứng dụng công nghệ thông tin - truyền thông nhưng đến nay, tại trung tâm Học viện và trong cả hệ thống Học viện vẫn chưa xây dựng được một chiến lược dài hạn, kế hoạch 5 năm hoặc ít nhất là từng năm phải có kế hoạch về ứng 1 Xem chuyên đề Thực trạng về hạ tầng kỹ thuật thông tin tại trung tâm Học viện Chính trị - Hành chính quốc gia Hồ Chí Minh của kỹ sư Lưu Quang Đà, Kỷ yếu của đề tài. - 44 - dụng công nghệ thông tin - truyền thông v.v.. Tất cả những biểu hiện ấy có thể được lý giải bằng nhiều nguyên nhân về tổ chức, bộ máy, về cơ chế quản lý, về điều kiện tài chính... Tuy vậy, vấn đề cơ bản nhất là nhận thức, trước hết là nhận thức của đội ngũ cán bộ lãnh đạo, quản lý đối với công nghệ thông tin - truyền thông. Công nghệ thông tin - truyền thông gắn liền với sự phát triển của Học viện; đề cao vai trò, vị thế và tầm vóc của Học viện nhưng có một thực tế là các cấp lãnh đạo, quản lý chưa thấy rõ tầm quan trọng của công nghệ thông tin - truyền thông. Trong hệ thống Học viện, giữa công nghệ thông tin - truyền thông và hoạt động lãnh đạo, quản lý gần như vẫn tồn tại một khoảng cách. Theo thời gian nó vẫn chưa được thu hẹp hay xóa bỏ. Trong khi Đảng và Nhà nước coi công nghệ thông tin - truyền thông là động lực quan trọng của công cuộc công nghiệp hóa, hiện đại hóa thì trong công tác đào tạo cán bộ, nhiều cán bộ lãnh đạo, quản lý ở trung tâm Học viện lại kiên quyết từ chối việc duy trì quỹ thời gian đào tạo về công nghệ thông tin - truyền thông cho các hệ lớp. Các tác giả đều nhận định rằng đó là do nhận thức về công nghệ thông tin - truyền thông của đội ngũ cán bộ lãnh đạo, quản lý thấp hơn mặt bằng phát triển của lĩnh vực này trong thực tiễn đời sống xã hội. Với sự phát triển của ngành công nghệ thông tin - truyền thông ngay ở nước ta những năm qua cũng đã cho thấy, sự phát triển của khoa học - công nghệ, của công nghệ thông tin - truyền thông là do con người nhưng nó lại không chỉ lệ thuộc bởi người lãnh đạo, quản lý mà là còn do yêu cầu phát triển kinh tế và sự phát triển của khoa học, kỹ thuật - công nghệ. Nếu người lãnh đạo, quản lý biết tận dụng những tiến bộ của khoa học - công nghệ, trong đó có công nghệ thông tin - truyền thông để ứng dụng trong hoạt động của mình và tổ chức mình thì các hoạt động ấy sẽ nâng cao được chất lượng và hiệu quả. Ngược lại, nếu không ứng dụng thì mọi hoạt động chỉ có thể tiến hành theo lề lối, thói quen, truyền thống đã hình thành từ nhiều thập kỷ trước. Vì lợi ích kinh tế, bất cứ một doanh nghiệp nào, cho dù đó chỉ là một doanh nghiệp nhỏ bé, chưa có tên tuổi vẫn biết ứng dụng công nghệ thông tin - truyền thông để đem lại lợi ích cho chính mình. Công nghệ thông tin - truyền thông phát triển nhanh chóng là vì sự đòi hỏi bức thiết của sự phát triển kinh tế, sự tác động của toàn cầu hóa và hội nhập kinh tế thế giới chứ nó không phải do một nhà lãnh đạo, quản lý nào quyết định. Vậy thì, để nâng cao hiệu quả lãnh đạo, quản lý cũng như nâng cao chất lượng và hiệu quả công tác đào tạo và nghiên cứu khoa học trong hệ thống Học viện, đội ngũ cán bộ phải co