Hệ điều hành - Chương 3: MS Excel 2010 - Nguyễn Thị Uyên

CHƢƠNG 3 MS EXCEL 2010 TRANG: 1 Giảng viên: ThS. Nguyễn Thị Uyên Khoa Công nghệ thông tin – ĐHV Email: uyendhv@gmail.com NỘI DUNG A. A. A. A. 3.2 3 1 Các khái niệm và thao tác cơ bản Lập và định dạng bảng tính 3.3 Lập công thức và tính toán với hàm 3.4 Sắp xếp và lọc dữ liệu 2 08/08/2014 3.1 Các khái niệm và thao tác cơ bản • Microsoft Excel là một phần mềm hay là một chương trình ứng dụng, mà khi chạy chương trình ứng dụng này sẽ tạo ra một bảng tính và bảng tính này giúp ta dễ dàng hơn trong việc thực hiện: • Tính toán đại số, phân tích dữ liệu • Lập bảng biểu báo cáo, tổ chức danh sách • Truy cập các nguồn dữ liệu khác nhau • Vẽ đồ thị và các sơ đồ • Tự động hóa các công việc bằng các macro • Và nhiều ứng dụng khác để giúp chúng ta có thể phân tích nhiều loại hình bài toán khác nhau. 3 Khởi động Excel 2010 Cách 1: Start  All Programs  Microsoft Office  Microsoft Office Excel 2010 Cách 2: Click đúp vào biểu tượng Excel trên Desktop Thoát khỏi Excel Cách 1: File  Exit. Cách 2: Click vào nút Close (). Cách 3: Alt+F4. 4 (Biểu tƣợng Excel) Giao diện excel 2010 5 Tên bảng tính (Sheet Tab) Ribbon Ô (Cell) hiện hành Thanh tiêu đề (Title bar) Thanh Menu (Menu bar) Thanh công thức (Formula) Excel 2010 thay đổi giao diện người dùng từ việc sử dụng các thanh thực đơn truyền thống thành các cụm lệnh dễ dàng truy cập được trình bày ngay trên màn hình gọi là Ribbon. 6 Home: Là nơi chứa các nút lệnh được sử dụng thường xuyên trong quá trình làm việc như: cắt, dán, sao chép, định dạng tài liệu, các kiểu mẫu có sẵn, chèn hay xóa dòng hoặc cột, sắp xếp, tìm kiếm, lọc dữ liệu Insert: Chèn ác loại đối ượ g vào bảng tí h n : bảng biểu, vẽ sơ đồ, đồ thị, ký hiệu, Pag Layout: Chứa các nút lệnh về việc hiển thị bảng tính và thiết lập in ấn. Formulas: Chèn công thức, đặt tên vùng (range), công cụ kiểm tra theo dõi công thức, điều khiển việc tính toán của Excel. Data: Các nút lệnh thao đối với dữ liệu trong và ngoài Excel, các d n sách, phân ích dữ liệu, Review: Các nút lệnh kiễm lỗi chính tả, hỗ trợ dịch từ, thêm chú hích vào cá ô, các thiết lập bảo vệ bảng tí . View Thiết lập các chế độ hiển hị của bả tính như: phóng to, thu nhỏ, hia màn ình Giao diện excel 2010 Cấu trúc của một workbook • Workbook: là một tập tin của Excel 2010, có phần tên mở rộng là .xlsx. Một Workbook có tối đa 255 Worksheet (Sheet). • Worksheet : một bảng tính gồm các cột và hàng. • Hàng (Row): Có tối đa là 1.048.576 (220) hàng, được đánh số thứ tự từ 1, 2,3,, 1048575, 1048576 • Cột (Column): Có tối đa là 16.384(214) cột, được đánh số từ A, B,, Z, AA, AB ZZ, AAA, AAB, , XFD. • Ô (Cell): Là giao của cột và hàng. Ví dụ: A1 • Vùng (Range): Gồm nhiều ô liên tiếp nhau. Địa chỉ vùng được xác định bởi địa chỉ của ô góc trên bên trái và ô góc dưới bên phải. Ví dụ: A5:F10 • Gridline: là các lưới (Gridline) dùng để phân cách giữa các ô. 7 DI CHUYỂN CON TRỎ TRONG BẢNG TÍNH 8 Sử dụng phím hoặc tổ hợp phím Di chuyển tới , , ,  Sang ô bên cạnh theo hướng đã chọn Ctrl+,Ctrl+,Ctrl+,Ctrl +  Tới ô có chứa dữ liệu gần nhất theo mũi tên. Enter Về ô liền kề phía dưới Tab Về ô liền kề bên phải Shift + Enter Về ô liền kề phía trên Home Về cột A trong cùng hàng PageUp Lên một màn hình PageDown Xuống một màn hình Alt + PageDown Sang phải một màn hình Alt + Page Up Sang trái một màn hình Ctrl + Home Tới ô A1 Ctrl + End Tới ô ở hàng cuối và cột cuối có chứa dữ liệu Di chuyển đến một ô bất kỳ bằng Menu: Home  (Editing) Find & Select  Go To (F5) 9 DI CHUYỂN CON TRỎ TRONG BẢNG TÍNH Gõ địa chỉ ô cần đến Ô chứa giá trị đặc biệt 3.2.1 Các khái niệm cơ bản trong bảng tính a. Kiểu dữ liệu số • Bao gồm: giá trị số: 0..9 giá trị % giá trị tiền tệ $ giá trị thời gian: ngày, giờ • Kiểu dữ liệu số khi nhập đúng quy cách sẽ mặc định canh lề phải trong ô • Để đặt lại quy định về cách nhập và hiển thị kiểu dữ liệu số trong Windows: chọn lệnh Start  Control Panel Regional and Language  Formats  Additional Settings Number 10 3.2 Lập và định dạng bảng tính b. Dữ liệu kiểu chuỗi (Text) • Bắt đầu bằng ký tự chữ (A  Z) hoặc dấu nháy trên („) • Bao gồm: ký tự chữ, số và các ký hiệu khác • Khi nhập thì mặc định là canh lề trái trong ô (Khi nhập dữ liệu số sai quy cách  mặc định canh lề trái trong ô thì cũng được hiểu đó là dữ liệu kiểu chuỗi) 11 c. Công thức (Formula) • Công thức bắt đầu bởi dấu = hoặc dấu + • Giá trị hiển thị trong ô là kết quả của công thức còn công thức được hiển thị trên thanh công thức • Công thức là sự kết hợp giữa các toán tử và toán hạng. • Các toán tử gồm: • Cộng (+), Trừ (-), Nhân (*), Chia (/), Luỹ thừa (^), Phần trăm (%) • Nối chuỗi (&). Ví dụ: =“Hà Nội” & " - " & “Việt Nam”  Hà Nội – Việt Nam • So sánh: =, >, =, • Các toán hạng gồm: • Hằng số • Hàm và các tham số • Địa chỉ ô, địa chỉ vùng 12 3.2.2 Nhập dữ liệu vào bảng tính a. Địa chỉ tương đối • Các địa chỉ cột và hàng sẽ thay đổi khi ô chứa công thức được sao chép đến vị trí ô khác. • Cấu trúc: • Ví dụ: (D2) =B2*C2 khi sao chép xuống (D3) =B3*C3 13 b. Địa chỉ tuyệt đối • Các địa chỉ cột và dòng cố định (không thay đổi) khi ô chứa công thức được sao chép đến vị trí ô khác. • Cấu trúc: $$ • Ví dụ: (D2) =$B$2*$C$2 khi sao chép xuống (D3) =$B$2*$C$2 14 c. Địa chỉ hỗn hợp • Tương đối cột, tuyệt đối hàng: Chỉ có cột thay đổi, còn hàng không thay đổi khi ô chứa được sao chép công thức. • Cấu trúc: $ • Ví dụ: địa chỉ A$1. • Tuyệt đối cột, tương đối hàng: Chỉ có hàng thay đổi, còn địa chỉ cột không thay đổi khi ô chứa được sao chép công thức. • Cấu trúc: $ • Ví dụ: địa chỉ $A1. • Chuyển đổi giữa các loại địa chỉ: sử dụng phím F4 15 3.2.3 Các thao tác với dữ liệu trên bảng tính • Chọn ô: click chuột hoặc di chuyển con trỏ đến ô muốn chọn • Chọn dãy các ô liên tiếp: • Cách 1: click chuột vào ô đầu tiên nhấn giữ và di chuột đến ô cuối cùng • Cách 2: click chuột vào ô đầu tiên giữ phím Shift click chuột vào ô cuối cùng (hoặc dùng các phím mũi tên di chuyển đến ô cuối cùng). • Chọn dãy các ô không liên tiếp: chọn vùng đầu tiên  giữ phím Ctrl  chọn các vùng tiếp theo. 16 Dãy các ô liên tiếp Dãy các ô không liên tiếp • Chọn cột hoặc hàng: click chuột vào tên cột hoặc tên hàng • Chọn các cột hoặc các hàng liên tiếp: • Cách 1: click chuột vào tên cột hoặc hàng đầu tiên  nhấn giữ và di chuột đến tên cột hoặc hàng cuối cùng. • Cách 2: click chuột vào tên cột hoặc hàng đầu tiên  giữ phím Shift  click chuột vào tên cột hoặc hàng cuối cùng. 17 Tên cột Tên hàng • Chọn dãy các cột hoặc hàng không liên tiếp: click chuột vào tên cột hoặc hàng đầu tiên nhấn giữ phím Ctrl  click chuột vào tên cột hoặc hàng tiếp theo. • Chọn cả bảng tính: click chuột vào ô giao nhau của tên cột và tên hàng hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl+A • Hủy chọn: click chuột vào ô bất kỳ 18 Chọn cả bảng tính • Xóa bằng Delete: • Chọn các ô chứa dữ liệu cần xóa • nhấn phím Delete (Del)  chỉ có nội dung dữ liệu trong các ô được xóa. • Xóa bằng Clear: • Chọn các ô chứa dữ liệu cần xóa • Home Editing Clear  chọn lệnh xóa phù hợp: • Clear All: xóa tất cả (nội dung, định dạng, chú thích, Hyperlink) • Clear Formats: xóa định dạng • Clear Contents: xóa nội dung • Clear Comments: xóa chú thích • Clear Hyperlinks: xóa siêu liên kết của ô • Remove Hyperlinks: hủy bỏ siêu liên kết của dữ liệu trong ô 19 • Lệnh Undo (Ctrl + Z): trở về kết quả đã có trước khi sửa đổi hoặc hành động. • Lệnh Redo (Ctrl + Y): quay lại hành động đã bị hủy bỏ bởi lệnh Undo. • Lệnh Repeat (Ctrl + Y hoặc F4): thực hiện lặp lại lệnh (thao tác) sau cùng. 20 Lệnh Undo Lệnh Redo Lệnh Repeat 3.2.4 Định dạng dữ liệu bảng tính 1. Canh lề cho dữ liệu trong ô a. Sử dụng menu lệnh • Chọn vùng dữ liệu cần định dạng. Cách 1: Home  click vào mũi tên trong nhóm Number Cách 2: Home  (Cells) Format  Format Cells (hoặc Ctrl+1), chọn thẻ Number 21 22 Định dạng số âm Có dấu phân cách hàng nghìn, triệu, tỷ, Số chữ số thập phân (<=30) Ví dụ mẫu Các kiểu dữ liệu b. Sử dụng thanh công cụ Home  nhóm Number • Currency: Định dạng kiểu tiền tệ. • Percent Style : Định dạng kiểu phần trăm. • Comma Style: Định dạng có dấu phân cách ngàn. • Increase Decimal: Tăng thêm một số ở phần thập phân. • Decrease Decimal: Giảm bớt một số ở phần thập phân. 23 Currency Percent Style Comma Style Increase Decimal Decrease Decimal 24 ĐỊNH ĐẠNG DỮ LIỆU TRONG BẢNG TÍNH Chọn hướng của dữ liệu Canh chỉnh dữ liệu theo chiều ngang Canh chỉnh dữ liệu theo chiều dọc Lùi vào đầu dòng dữ liệu trong ô Trình tự đọc và canh lề nội dung Độ xoay dữ liệu trong ô (từ -90  90) Dữ liệu tự động xuống dòng nếu quá kích thước Dữ liệu tự động vừa với kích thước của ô Trộn các ô thành một ô b. Sử dụng thanh công cụ Home  nhóm Alignment • Horizontal: Canh chỉnh theo chiều ngang. • Vertical : Canh chỉnh theo chiều dọc. • Orientation: Chọn hướng xoay cho dữ liệu • Increase Indent: Tăng thêm khoảng cách lùi vào đầu dòng • Decrease Indent: Giảm bớt khoảng cách lùi vào đầu dòng • Wrap Text: Dữ liệu trong ô tự động xuống dòng • Merge & Center: Trộn các ô thành một ô và canh giữa 25 Vertical Horizontal Decrease Indent Increase Indent Orientation 1. Định dạng ký tự a. Sử dụng menu lệnh • Chọn vùng dữ liệu cần định dạng. Cách 1: Home  click vào mũi tên trong nhóm Font Cách 2: Home  (Cells) Format  Format Cells (hoặc Ctrl+1), chọn thẻ Font 26 27 ĐỊNH ĐẠNG DỮ LIỆU TRONG BẢNG TÍNH Chọn kiểu chữ đậm, nghiêng Chọn kiểu font chữ Chọn gạch chân Màu chữ Mẫu xem thử Kích cỡ chữ Có đường kẻ ngang Chỉ số trên Chỉ số dưới Về dạng bình thường b. Sử dụng thanh công cụ Home  nhóm Font • Font: Chọn kiểu font chữ • Font Style: Chọn kiểu đậm (B), nghiêng (I), gạch chân (U) • Font Size: Chọn cỡ chữ • Increase Font size: Tăng thêm một cỡ chữ • Decrease Font size: Giảm một cỡ chữ • Font Color: Màu chữ; Fill Color: màu nền • Border: Chọn đường viền 28 Font Font Style Border Increase Fontsize Font Size Decrease Fontsize Fill Color Font Color 2. Kẻ khung cho bảng tính Chọn vùng dữ liệu kẻ khung Home  (Cells) Format  Format Cells (hoặc Ctrl+1), chọn thẻ Border 29 Chọn kiểu đường viền Kẻ các đường trong Kẻ các đường ngoài Không kẻ viền khung Chọn màu đường viền Kẻ đường trực quan theo yêu cầu 3. Tô nền cho bảng tính Chọn vùng dữ liệu cần tô màu nền Home  (Cells) Format  Format Cells (hoặc Ctrl+1), chọn thẻ Fill 30 Không tô màu nền Ví dụ mẫu Mẫu kiểu nền Mẫu màu nền Chọn màu nền Hiệu ứng cho màu nền Bổ sung thêm màu nền 3.2.5 Định dạng bảng tính Trên Ribbon chọn thẻ Insert • Nhóm Illustrations: • Pictute: chèn ảnh tồn tại trong máy • ClipArt: chèn ảnh có sẵn của office • Shapes: chèn một đối tượng đồ họa • SmartArt: chèn đối tượng đồ họa nâng cao • Screenshot: chèn ảnh chụp màn hình 31 Trên Ribbon chọn thẻ Insert • Nhóm Text: • TextBox: chèn hộp văn bản • Header & Footer: chèn tiêu đề trên và tiêu đề dưới cho trang in • WordArt: chèn chữ nghệ thuật • Signature Line: chèn dòng chữ ký điện tử • Object: chèn các đối tượng nâng cao • Nhóm Symbols: • Equation: chèn công thức toán học • Symbol: chèn ký tự đặc biệt 32  CHÈN MỘT ĐỐI TƢỢNG VÀO BẢNG TÍNH  TẠO ẢNH NỀN CHO BẢNG TÍNH Trên Ribbon chọn thẻ Page Layout • Tại nhóm Page Setup chọn lệnh Background  xuất hiện hộp thoại Sheet Background: chọn ảnh nền  Open 33  ĐẶT TÊN VÙNG  Bước 1: Chọn vùng cần đặt tên  Bước 2: Thực hiện lệnh đặt tên vùng • Cách 1: Formulas  Defined Names  Define Name • Cách 2: Formulas Defined Names  Name Manager  New • Cách 3: Click phải chuột  Define Name  Bước 3: Nhập thông tin trong hộp thoại New Name • Name: nhập tên vùng vào hộp • Scope: phạm vi sử dụng • Comment: nhập chú thích cho vùng nếu cần  OK. 34  CHỨC NĂNG COPY, CUT VÀ PASTE a. Sử dụng nút lệnh hoặc phím tắt  Bước 1: Chọn vùng dữ liệu cần sao chép hoặc di chuyển  Bước 2: Thực hiện lệnh Copy (sao chép) hoặc Cut (di chuyển) • Cách 1: Home  Clipboard  Copy hoặc Cut. • Cách 2: Click phải chuột  Copy hoặc Cut • Cách 3: Nhấn tổ hợp phím Ctrl+C (copy) hoặc Ctrl+X (cut) 35  CHỨC NĂNG COPY, CUT VÀ PASTE a. Sử dụng nút lệnh hoặc phím tắt  Bước 3: Đặt con trỏ tại vị trí muốn di chuyển hoặc sao chép vùng dữ liệu đến.  Thực hiện dán vùng dữ liệu: • Cách 1: Home  Clipboard  Paste • Cách 2: Click phải chuột  Paste • Cách 3: Nhấn tổ hợp phím Ctrl+V b. Sử dụng chuột • Chọn vùng dữ liệu  giữ trái chuột và giữ thêm phím Ctrl nếu là sao chép (không giữ thêm phím Ctrl sẽ là lệnh di chuyển) kéo chuột tới nơi đích cần sao chép hay di chuyển đến và thả chuột. 36 c. Dán đặc biệt (Paste Special)  Thực hiện lệnh Copy hoặc Cut  Chọn vị trí đích  click phải chuột  Paste Special. (Hoặc Home  click vào mũi tên lệnh Paste Paste Special) 37  CHỨC NĂNG COPY, CUT VÀ PASTE c. Dán đặc biệt (Paste Special) • Mục Paste: thực hiện dán • All: tất cả • Formulas: công thức • Values: giá trị • Formats: định dạng • Comments: chú thích • Validation: qui định xác thực dữ liệu • All using source theme: tất cả mẫu định dạng nguồn • All except borders: tất cả trừ khung viền • Column widths: chiều rộng cột • Formulas and number formats: công thức và các định dạng dữ liệu số • Values and number formats: giá trị và các định dạng dữ liệu số 38  CHỨC NĂNG COPY, CUT VÀ PASTE c. Dán đặc biệt (Paste Special) • Mục Operation: dán thêm các phép toán • None: không tính toán • Add: cộng • Subtract: trừ • Multiply: nhân • Divide: chia 39  CHỨC NĂNG COPY, CUT VÀ PASTE add subtract multiply divice c. Dán đặc biệt (Paste Special) • Skip blanks: trừ các ô rỗng • Transpose: đảo dòng thành cột hoặc ngược lại • Paste Link: dán liên kết 40  CHỨC NĂNG COPY, CUT VÀ PASTE  SỬ DỤNG OFFICE CLIPBOARD • Sau khi thực hiện lệnh Cut hoặc Copy, dữ liệu sẽ được lưu tạm thời tại vùng nhớ trung gian Clipboard. • Clipboard lưu tối đa được 24 mục dữ liệu không phân biệt kiểu. • Clipboard lưu dữ liệu theo nguyên tắc hàng đợi, mục lưu sau được đặt trên, mục lưu trước đó bị đẩy xuống. • Để hiển thị Clipboard: Ribbon click vào mũi tên cuối nhóm Clipboard 41  SỬ DỤNG OFFICE CLIPBOARD Các thao tác trên Clipboard • Paste All: dán tất cả các mục • Clear All: xóa tất cả các mục đã lưu • Options: thiết lập một số tùy chọn hiển thị cho Clipboard • Thao tác với dữ liệu trong clipboard: • click chọn dữ liệu  Paste: sao chép dữ liệu trong clipboard ra bảng tính • click chọn dữ liệu  Delete: xóa dữ liệu lưu trong clipboard 42 3.2.4 Định dạng dữ liệu bảng tính a. Chèn hàng  Bước 1: Chọn vị trí muốn chèn thêm hàng phía trên.  Bước 2: Thực hiện lệnh chèn hàng • Cách 1: Home Cells Insert  Insert Sheet Rows • Cách 2: Click phải chuột  Insert 43 b. Chèn cột  Bước 1: Chọn vị trí muốn chèn thêm cột phía bên trái  Bước 2: Thực hiện lệnh chèn cột • Cách 1: Home Cells Insert  Insert Sheet Columns • Cách 2: Click phải chuột  Insert 44 c. Chèn ô  Bước 1: Chọn vị trí muốn chèn thêm ô trống  Bước 2: Thực hiện lệnh chèn ô • Cách 1: Home  Cells  Insert  Insert Cells • Cách 2: Click phải chuột  Insert  Bước 3: Lựa chọn lệnh phù hợp • Shift cells right: chèn và đẩy các ô sang bên phải • Shift cells down: chèn và đẩy các ô xuống dưới • Entire row: chèn cả dòng • Entire column: chèn cả cột  Bước 4: Kết thúc • OK: thực hiện chèn ô • Cancel: hủy việc chèn ô 45 Shift cells right Shift cells down a. Xóa hàng  Bước 1: Chọn một hoặc nhiều hàng cần xóa.  Bước 2: Thực hiện lệnh xóa hàng • Cách 1: Home  Cells Delete  Delete Sheet Rows • Cách 2: Click phải chuột  Delete b. Xóa cột  Bước 1: Chọn một hoặc nhiều cột cần xóa.  Bước 2: Thực hiện lệnh xóa cột • Cách 1: Home  Cells  Delete  Delete Sheet Columns • Cách 2: Click phải chuột  Delete 46 c. Xóa ô  Bước 1: Chọn ô cần xóa.  Bước 2: Thực hiện lệnh xóa ô • Cách 1: Home  Cells  Delete  Delete Cells • Cách 2: Click phải chuột  Delete  Bước 3: Lựa chọn lệnh phù hợp • Shift cells left: xóa và đẩy các ô sang bên trái • Shift cells up: xóa và đẩy các ô lên trên • Entire row: xóa cả dòng • Entire column: xóa cả cột  Bước 4: Kết thúc • OK: thực hiện xóa ô • Cancel: hủy việc xóa ô 47 Shift cells left Shift cells up . Thay đổi độ rộng cột, chiều cao hàng • Giá trị độ rộng cột từ 0  255 (ký tự), mặc định là 8.43 ký tự. • Giá trị chiều cao của dòng từ 0  409 (point), mặc định là 12.75 point. a. Điều chỉnh kích thước hàng, cột bằng chuột • Đưa trỏ chuột đến bên dưới tên hàng hoặc bên phải tên cột • Xuất hiện ký hiệu điều chỉnh  nhấn giữ và di chuột đến kích thước cần 48 Ký hiệu điều chỉnh chiều cao hàng Ký hiệu điều chỉnh độ rộng cột b. Điều chỉnh kích thước hàng, cột bằng lệnh  Bước 1: Chọn các hàng hoặc cột cần điều chỉnh kích thước  Bước 2: Home  Cells  Format  Bước 3: Chọn lệnh phù hợp: • Row Height nhập giá trị quy định chiều cao của hàng • AutoFit Row Height: chiều cao dòng tự động theo dữ liệu. • Column Width nhập giá trị quy định độ rộng của cột • AutoFit Column Width: độ rộng cột tự động theo dữ liệu. • Default Width quy định lại kích thước mặc định 49 . Tăng tốc việc nhập dữ liệu có dạng đặc biệt a. Điền dữ liệu tự động theo các mẫu có sẵn  Bước 1: nhập giá trị khởi đầu  Bước 2: đưa con trỏ vào góc dưới bên phải của ô (Fill handle), con trỏ chuyển thành hình dấu “”. Nhấn giữ và kéo chuột theo hàng dọc hoặc hàng ngang. 50 a. Điền dữ liệu tự động theo các mẫu có sẵn • Danh sách một số AutoFill có sẵn: 51 Các giá trị khởi đầu Chuỗi sau khi mở rộng 9:00 10:00, 11:00, 12:00 Mon Tue, Wed, Thu Monday Tuesday, Wednesday, Thursday Jan Feb, Mar, Apr, January February, March, April, Text1 text2, text3, text4, ... 1st Period 2nd Period, 3rd Period, 4th Period, ... b. Tự tạo thêm mẫu AutoFill  Bước 1: Hiển thị hộp thoại CustomList • Trên Ribbon chọn thẻ File  Options  Advance • Tại mục Create lists for use in sorts and fill sequences  Edit Custom Lists  xuất hiện hộp thoại:  Bước 2: Tạo danh sách • Chọn NEW LIST • Nhập danh sách trong hộp List entries • Add: nhập danh sách; Delete: xóa danh sách • OK: đóng hộp thoại, chấp nhận danh sách mới 52 c. Điền dữ liệu theo quy luật  Bước 1: Nhập giá trị khởi đầu vào ô thứ nhất  Bước 2: Nhập giá trị theo quy luật vào ô thứ hai  Bước 3: Chọn hai ô, nhấn giữ và kéo chuột theo hàng dọc hoặc hàng ngang. 53 d. Sử dụng chức năng AutoCorrect  File  Options Proofing  AutoCorrect Options  xuất hiện hộp thoại 54 (2) Gõ cụm từ viết tắt (3) Gõ đoạn văn bản đúng (4) Nhập vào danh sách (1) Tích chọn để bật chức năng  SỬ DỤNG LỆNH FILL  Bước 1: Chọn ô chứa dữ liệu (hay công thức) sao chép và tất cả các ô cần sao chép dữ liệu đến  Bước 2: Home Editing  Fill chọn hướng phù hợp: • Down: sao chép dữ liệu từ trên xuống • Right: sao chép dữ liệu từ phải sang • Up: sao chép dữ liệu từ dưới lên • Left: sao chép dữ liệu từ trái sang 55  SỬ DỤNG LỆNH FILL • Home Editing  Fill  Series: sao chép dữ liệu theo quy luật • Series in: điền dữ liệu trong • Rows: theo hàng • Columns: theo cột • Type: kiểu • Linear: cấp số cộng • Growth: cấp số nhân • Date: kiểu thời gian • Date unit: bộ thời gian • Day: ngày • Weekday: tuần • Month: tháng • Year: năm 56 Giá trị bước nhảy Giá trị kết thúc 57 2.13. SỬ DỤNG LỆNH FILL Cách 1: • File  Save As Cách 2: • File  Save & Send  Create PDF/ XPS Document  Create PDF/XPS 58  LƢU TỆP DƢỚI DẠNG PDF Chọn kiểu PDF Chọn chế độ chuẩn Mở sau khi lưu 3.2.5 Định dạng bảng tính Di chuyển qua lại giữa các Sheet  Cách 1: sử dụng chuột click vào tên Sheet (trên Sheet Tab)  Cách 2: sử dụng tổ hợp phím: • Ctrl + Page Up: đến Sheet liền trước (từ Sheet 2  Sheet 3) • Ctrl + Page Down: về Sheet liền sau (từ Sheet 2  Sheet 1)  Cách 3: sử dụng các nút lệnh trên Sheet Tab Về Sheet đầu Về Sheet liền trước Đến Sheet liền sau Đến Sheet cuối Sheet hiện hành Thêm Sheet mới Các phím tắt di chuyển nhanh trong bảng tính 60 Phím nhấn Di chuyển  hoặc Tab Sang ô bên phải  hoặc Shifft + Tab Sang ô bên trái  Lên dòng  Xuống dòng Home Ô đầu tiên của dòng (cột A) Ctrl + Home Ô đàu tiên của bảng tính (A1) Ctrl + End Ô cuối cùng của vùng chứa dữ liệu Alt + Page UP Di chuyển qua trái một trang màn hình Alt + Page Down Di chuyển sang phải một trang màn hình Page Up Di chuyển lên một trang màn hình Page Down Di chuyển xuống một trang màn hình  ĐỔI TÊN BẢNG TÍNH  Cách 1: • Home  (Cells) Format  Rename sheet  Cách 2: • Click phải chuột lên tên sheet cần đổi tên •  Rename • Nhập tên  Enter Cách 1 Cách 2  XÓA BẢNG TÍNH  Cách 1: • Home  (Cells) Delete  Delete sheet  Cách 2: • Click phải chuột lên tên sheet muốn xóa •  Delete 62 Cách 1 Cách 2  CHÈN THÊM BẢNG TÍNH  Cách 1: • Click vào nút lệnh Insert Worksheet trên sheet tab  Cách 2: • Dùng tổ hợp phím (Shift+F11)  Cách 3: • Home (Cells) Insert  Insert sheet  Cách 4: • Click phải chuột lên thanh sheet tab • Insert  Worksheet  OK 63  DI CHUYỂN, SAO CHÉP BẢNG TÍNH  Cách 1: • Click chuột lên tên sheet  Nhấn giữ và di chyển đến vị trí mới  Cách 2: • Click phải chuột lên tên sheet Move or Copy. 64 Chọn vị trí di chuyển hoặc sao chép đến Tích chọn sao chép  ĐỔI MÀU NỀN CHO TÊN BẢNG TÍNH  Cách 1: • Home  (Cells) Format  Tab Color  Cách 2: • Click phải chuột lên tên sheet • Tab Color  chọn màu thích hợp 65 Cách 1 Cách 2  CHÈN SIÊU LIÊN KẾT • Chọn vị trí (ô hoặc dòng văn bản) liên kết • Thực hiện lệnh siêu liên kết Cách 1: Home  (Link) Hyperlink Cách 2: Click phải chuột  Hyperlink Cách 3: Nhấn tổ hợp phím: Ctrl + K 66 Chọn liên kết đến tệp khác Chọn liên kết đến Sheet khác trong cùng tệp Tạo tệp mới để liên kết đến Liên kết đến một địa chỉ Email Dòng văn bản liên kết Chọn đường dẫn đến tệp liên kết Chọn tệp liên kết đến Liên kết đến một WorkSheet khác trong cùng tệp • Sau khi thực hiện lệnh Hyperlink  chọn mục Place in This Document 67  CHÈN SIÊU LIÊN KẾT Dòng văn bản liên kết Nhập địa chỉ ô liên kết đến Chọn Sheet liên kết đến  LIÊN KẾT THÔNG TIN GIỮA CÁC BẢNG TÍNH a. Liên kết các sheet trên cùng một tệp • Cú Pháp: =! • Trong đó: + : là tên của bảng tính cần liên kết đến + : địa chỉ ô chứa dữ liệu liên kết b. Liên kết giữa các sheet không cùng một tệp • Cú Pháp: =[]! (Sau khi liên kết thông tin giữa các bảng tính thì chỉ cần cập nhật thay đổi trên một bảng tính mà đồng thời được lưu trên cả hai) 68 • Chức năng: không gian làm việc lưu các file có liên quan đến nhau trong quá trình làm việc. Do đó thay vì phải mở từng file một ta chỉ cần mở không gian làm việc là các file có liên quan đã được lưu chung sẽ tự động cùng mở. • Các bước thực hiện lệnh lưu: • Bước 1: Mở file cần lưu • Bước 2: View  Save Workpace • Bước 3: Nhập tên, chọn vị trí lưu •  Save 69 3.2.6 Các thao tác với trang bảng tính  LÀM QUEN VỚI BIỂU ĐỒ • Biểu đồ là một công cụ rất hữu ích, hiển thị dữ liệu kiểu hình ảnh với màu sắc và kiểu dáng phong phú giúp việc so sánh, đánh giá các số liệu được trực quan dễ dàng. • Biểu đồ được tạo trên một bảng số liệu vì vậy trước khi xây dựng biểu đồ cần tạo một bảng tính có chứa các dữ liệu cần thiết. • Có nhiều loại biểu đồ với các chức năng khác nhau, tùy thuộc vào yêu cầu so sánh, đánh giá số liệu để lựa chọn cho phù hợp. 70 2010 2011 2012 2013 Lúa 50 52 55 60 Ngô 40 42 45 38 Đậu 30 32 35 18 0 10 20 30 40 50 60 70 Lúa Ngô Đậu 0 10 20 30 40 50 60 Lúa Ngô Đậu 2010 2011 2012 2013 0 20 40 60 2010 2011 2012 2013 Đậu Ngô Lúa • Bảng sau mô tả các loại biểu đồ và công dụng cơ bản của mỗi loại 71 Stt Loại biểu đồ Chức năng sử dụng 1 So sánh các loại dữ liệu với nhau theo chiều dọc. 2 So sánh các loại dữ liệu với nhau theo chiều ngang. 3 Xem sự thay đổi của dữ liệu trong một đoạn. 4 Mô tả quan hệ của các phần theo hình Pie. 5 Mô tả quan hệ giữa hai loại dữ liệu liên quan. Stt Loại biểu đồ Chức năng sử dụng 6 Mô tả quan hệ các giá trị qua một giai đoạn. 7 Mô tả quan hệ dữ liệu theo hình Pie có lỗ ở giữa. 8 Mô tả quan hệ dữ liệu so với với tâm điểm. 9 Mô tả đồ hoạ ba chiều. 10 Tạo điểm sáng các giá trị theo toạ độ. 11 Kết hợp biểu đồ Line và biểu đồ Column. • Bảng sau mô tả các loại biểu đồ và công dụng cơ bản của mỗi loại 72 • Các thành phần trong một biểu đồ 73 0 10 20 30 40 50 60 70 2010 2011 2012 2013 T ấ n Năm TÌNH HÌNH XUẤT KHẨU LƯƠNG THỰC 2010 - 2013 Lúa Ngô Đậu Tiêu đề của biểu đồ Tiêu đề trục tọa độ Đường lưới của biểu đồ Chú giải của biểu đồ Các giá trị của trục tọa độ • Chọn vùng dữ liệu cần vẽ biểu đồ • Chèn biểu đồ: Insert  Chart group  chọn loại biểu đồ • Bổ sung các thông tin đầy đủ cho biểu đồ • Định dạng cho biểu đồ 74 0 10 20 30 40 50 60 70 2010 2011 2012 2013 Lúa Ngô Đậu • Bấm chọn biểu đồ đã tạo • Chart Tool  Design (Type) Change Type Chart • Chọn loại biểu đồ khác 75 a. Thiết kế biểu đồ • Chọn biểu đồ cần định dạng  Chart Tools  Design • Change Chart Type: chọn lại loại biểu đồ • Save As Template: lưu thành biểu đồ mẫu • Switch Row/Column: đảo dữ liệu từ dòng và cột • Select Data: chọn lại vùng dữ liệu vẽ biểu đồ • Chart Style: chọn lại kiểu biểu đồ • Move Chart: chọn lại Sheet hoặc tạo Sheet mới đặt biểu đồ 76 b. Trình bày bố cục biểu đồ • Chọn biểu  Chart Tools  Layout • Chart title: tiêu đề của biểu đồ • Axis Title: nhãn cho các trục tọa độ • Legend: trình bày chú thích • Data Labels: hiển thị nhãn dữ liệu • Data Table: hiển thị bảng dữ liệu vào cùng biểu đồ 77 • Axes: Hiển thị trục tung, trục hoành • Gridlines: thay đổi đường lưới • Chart name: Tên biểu đồ • Background groud: nền biểu đồ • Insert group: chèn các đối tượng khác vào biểu đồ • Định dạng cho đối tượng trên biểu đồ • Chọn biểu đồ Chart Tools  Format • Chọn đối tượng trên biểu đồ cần định dạng lại • Format Selection: định dạng lại đối tượng • Reset to Match Style: trở về kiểu mặc định ban đầu • Shape Style: định dạng lại kiểu cho đối tượng • WordArt Style: định dạng lại kiểu chữ • Arrange: sắp xếp các đối tượng; Size: thay đổi kích thước 78 a. In riêng biểu đồ • Chọn biểu đồ • File  Print • Xác định các tùy chọn  OK b. In biểu đồ cùng bảng tính • Chọn bảng tính chứa biểu đồ • Thiết lập các tùy chọn in cho bảng tính • Thực hiện in bảng tính: File  Print • Xác định các tùy chọn  OK 79  TẠO MỘT WORKBOOK ĐƢỢC CHIA SẺ • Chức năng: cho phép nhiều người có thể truy cập vào một bảng tính chung khi truy cập Internet. • Các bước thực hiện tạo Workbook chia sẻ: • Bước 1: Mở tệp (workbook) muốn chia sẻ • Bước 2: Review Share Workbook • Bước 3: Tích chọn mục Allow changes •  OK 80  LÀM VIỆC VỚI BẢN SAO • Mục đích: để an toàn dữ liệu khi làm việc • Các bước thực hiện: • Mở File nguồn (gốc) • File  Save as  Đặt tên mới  OK • Chia sẻ File mới (mục 3.10) 81  BẢO VỆ DỮ LIỆU TRÊN BẢNG TÍNH a. Bảo vệ dữ liệu trên bảng tính • Chỉ cho phép mở, xem và di chuyển trong bảng tính. Không cho xóa hoặc thay đổi dữ liệu đã có trong bảng tính. • Các bước thực hiện: • Mở bảng tính chứa dữ liệu cần bảo vệ • Review  Protect sheet • Nhập mật khẩu  OK 82  BẢO VỆ DỮ LIỆU TRÊN BẢNG TÍNH b. Bảo vệ cấu trúc tệp • Không cho phép thay đổi cấu trúc bảng tính. (Không thực hiện được các thao tác như chèn thêm, xóa, đổi tên các bảng tính trong tệp) • Các bước thực hiện: • Mở tệp • Review  Protect Workbook • Nhập mật khẩu  OK 83  BẢO VỆ DỮ LIỆU TRÊN BẢNG TÍNH c. Ẩn công thức • Chức năng: chỉ cho phép xem kết quả còn không hiện công thức khi di chuyển đến vùng được bảo vệ. • Các bước thực hiện • Bước 1: Chọn vùng cần ẩn công thức • Bước 2: Home  Format  Format Cells •  chọn thẻ Protection • Tích chọn Locked và Hidden • Bước 3: Review  Protect sheet • Nhập mật khẩu  OK 84  ĐIỀU CHỈNH KÍCH CỠ HIỂN THỊ a. Sử dụng lệnh Zoom • View  Zoom group Trở về kích cỡ mặc định: 100% Phóng to kích cỡ lên 400%  ĐIỀU CHỈNH KÍCH CỠ HIỂN THỊ a. Sử dụng lệnh Zoom • View  (Zoom) Zoom: điều chỉnh kích cỡ hiển thị theo các chế độ cho sẵn Chọn kích cỡ hiển thị Tự nhập kích cỡ (giá trị nằm trong khoảng từ 10%  400% b. Sử dụng thanh Zoom • Di chuyển con trượt đến kích thước cần thiết. Hoặc click chọn vào dấu + để phóng to và dấu – để thu nhỏ tùy ý. 87 Thu nhỏ Phóng to Con trượt c. Lưu lại các chế độ hiển thị • View  (Workbook Views) Custom Views  Add • Nhập tên chế độ  OK 88 4.2.1. Hiển thị trang in • View  Workbook Views group • Normal: hiển thị chế độ thông thường (mặc định) • Page Layout: hiển thị chế độ trang in • Page Break Preview: hiển thị các đường phân cách trang. • Custom Views: hiển thị chế độ xem do người dùng đặt • Full Screen: hiển thị toàn màn hình 89  CHỨC NĂNG CONSOLIDATE * Function: - Sum: tính tổng - Average: tính trung bình cộng - Max: tính giá trị lớn nhất - Min: tính giá trị nhỏ nhất. - Count: Đếm số bản ghi. • Reference: vùng dữ liệu tham gia tổng hợp. • Browse: thêm vùng dữ liệu nếu dữ liệu ở tệp khác • All reference: hiển thị vùng dữ liệu tham gia tổng hợp. 90  TẠO CÁC BẢNG PIVOT Để thực hiện việc tạo bảng tổng hợp bằng Pivot Table, bạn thực hiện các bước sau: - Bước 1: Bôi đen bảng CSDL. - Bước 2: Chọn Insert/Pivot Table/Pivot Table. Xuất hiện hộp thoại: 91 Chọn vùng dữ liệu Chọn vị trí lưu bảng Pivot Xuất hiện bảng có dạng: 92 • Một số khái niệm: + Report Filter:Chọn trường lọc dữ liệu trên bảng Pivot. + Column Labels: Kéo trường hiển thị dưới dạng cột trong bảng Pivot. + Row Lables: Kéo trường hiển thị dưới dạng hàng trong bảng Pivot. + Values: Trường tham gia quá trình tính toán (sử dụng các hàm trong Function). 93 Ví dụ: Tính tổng thực lĩnh theo Chức vụ và Phòng ban, lọc theo giới tính. 94 Chú ý: Có thể thay đổi các trường bằng việc kéo thả, thay đổi hàm tính toán bằng cách tích chọn vào phần Sum of Thực lĩnh trong Values, chọn Value Field Settings. Xuất hiện hộp hội thoại: 95  TẠO BIỂU ĐỒ PIVOT CHART Pivot Chart là chức năng cho phép tổng hợp dữ liệu dưới dạng biểu đồ. Để thực hiện được chức năng này: • Bước 1: Bôi đen vùng dữ liệu cần tạo biểu đồ. • Thực hiện Insert/Pivot Table/Pivot Chart 96 Chọn vùng dữ liệu Chọn vùng lưu biểu đồ Pivot 97 + Report Filter: Những Field nào được thêm vào trong vùng này, sẽ được dùng để lọc toàn bộ dữ liệu nguồn. Nói cách khác, PivotChart chỉ hiển thị những dữ liệu nào thỏa mãn điều kiện của Report Filter. + Axis Field: Chọn trường hiển thị trên biểu đồ theo trục hoành (nằm ngang) + Legend Field: trường hiển thị chú giải theo trục tung (nằm dọc). + Value: Tính toán trên trường để hiển thị dữ liệu trên biểu đồ mặc định là hàm SUM. Bạn có thể chọn hàm khác bằng việc tích vào trường trên vùng Value, chọn Value Field Settings (giống như trong Pivot Table). 98 Mặc định là hàm SUM. Chọn hàm khác bằng việc tích vào trường trên vùng Value, chọn Value Field Settings (giống như trong Pivot Table). Ví dụ: Biểu đồ tổng thực lĩnh theo chức vụ, hiển thị theo phòng ban. 3.3 Lập công thức và các tính toán với hàm 3.3.1 Lập công thức = (danh sách đối số) Trong đó: • Tên hàm do Excel quy định, không phân biệt chữ hoa, chữ thường • Các đối số trong hàm được ngăn cách nhau bởi dấu phẩy (,) hoặc dấu chấm phẩy (;) (có thể thay đổi trong tùy chọn Control Panel\Regional And Language Option) • Danh sách các đối số có thể là: • Giá trị tự nhập cụ thể • Địa chỉ ô, địa chỉ vùng • Các công thức • Có thể lồng nhiều hàm với nhau. 99 Các bước thực hiện • Chọn vị trí nhập hàm • Nhập hàm: Cách 1: gõ dấu bằng (=) hoặc dấu cộng (+) • gõ tên hàm • nhập danh sách các đối số • kết thúc bằng phím Enter 100 Các bước thực hiện • Chọn vị trí nhập hàm • Nhập hàm: Cách 2: Formular  Insert Functions hoặc chọn nhóm hàm trong • Chọn hàm cần nhập • Nhập các đối số theo yêu cầu • OK 101 6.1.2. Các lỗi thông dụng 102 Một số nhóm hàm thông dụng 103 Hàm tài chính Hàm logic Hàm văn bản Hàm thời gian Hàm tìm kiếm và tham chiếu Hàm toán học và lượng giác 3.3.2 Các hàm thƣờng dùng trong Excel 104 1. HÀM SUM • Chức năng: tính tổng • Cú pháp: Sum(number1, [number2], ...) Trong đó: + number 1, 2, có thể là: • giá trị số • địa chỉ ô, địa chỉ vùng chứa giá trị số • công thức, hàm có giá trị số 105 2. HÀM AVERAGE • Chức năng: tính trung bình • Cú pháp: Average(number1, [number2], ...) Trong đó: + number 1, 2, có thể là: • giá trị số • địa chỉ ô, địa chỉ vùng chứa giá trị số • công thức, hàm có giá trị số 106 4. HÀM MIN • Chức năng: đưa ra giá trị lớn nhất. • Cú pháp: Max (number1, [number2], ...) 107 Trong đó: + number1, number2, có thể là: giá trị số; địa chỉ ô, địa chỉ vùng chứa giá trị số; công thức, hàm có giá trị số • Chức năng: đưa ra giá trị nhỏ nhất • Cú pháp: Min (number1, [number2], ...) 3. HÀM MAX 5. HÀM COUNT • Chức năng: đếm số ô chứa dữ liệu kiểu số • Cú pháp: Count(Value1,[Value2],...) 108 • Chức năng: đếm số ô chứ dữ liệu (khác rỗng) • Cú pháp: Counta(Value1,[Value2],...) 6. HÀM COUNTA Trong đó: + value1, value2, có thể là: dữ liệu nhập vào; địa chỉ ô, địa chỉ vùng chứa dữ liệu; công thức, hàm 7. HÀM COUNTBLANK • Chức năng: đếm số ô không chứa dữ liệu (ô trống, ô rỗng) • Cú pháp: CountBlank(range) Trong đó: + range: là vùng cần đếm 109 8. HÀM COUNTIF • Chức năng: Hàm đếm số ô chứa giá trị thỏa mãn điều kiện. • Cú pháp: COUNTIF(Range, Criteria) Trong đó: • Range: Vùng (danh sách) chứa các giá trị cần đếm • Criteria: điều kiện đếm • Có thể dùng ký tự đại diện như: • dấu “?”: thay thế 1 ký tự; • dấu “*”: thay thế nhiều ký tự 110 9. HÀM COUNTIFS • Chức năng: đếm số đối tượng thỏa mãn đồng thời nhiều điều kiện • Cú pháp: COUNTIFS(range1, criteria1, range2, criteria2, range3, criteria3, ) Trong đó: • range1, range2, range3, : vùng (dãy) các ô chứa giá trị cần đếm. • criteria1, criteria2, criteria3, : điều kiện đếm tương ứng 111 • Chức năng: Hàm tính tổng các đối tượng thỏa mãn điều kiện • Cú pháp: SUMIF(range, criteria, [sum_range]) Trong đó: - Range: vùng (danh sách) chứa các giá trị tham chiếu theo điều kiện - Criteria: điều kiện tính tổng - Sum_range: vùng (danh sách) chứa các giá trị cần tính tổng. Nếu Sum_range trùng với Range thì có thể bỏ qua tham số này. 10. HÀM SUMIF 112 11. HÀM RANK • Chức năng: Hàm xếp thứ hạng • Cú pháp: RANK(number; ref; [order]) Trong đó: • Number: là giá trị cần xếp thứ hạng trong vùng • Ref: vùng chứa các giá trị cần được đánh giá xếp thứ hạng • Order: kiểu xếp thứ hàng • Order=0: xếp theo chiều giảm dần (giá trị mặc định) • Order=1 : xếp theo chiều tăng dần 113 114 1. HÀM AND • Chức năng: Kết hợp các biểu thức logic, trả về giá trị TRUE khi tất cả các biểu thức đều đúng, trả về giá trị FALSE khi có ít nhất một biểu thức sai. • Cú pháp: AND(Logical1, [Logical2], ) 2. HÀM OR • Chức năng: Kết hợp các biểu thức logic, trả về giá trị TRUE khi có ít nhất một biểu thức đúng, trả về giá trị FALSE khi tất cả các biểu thức đều sai. • Cú pháp: OR(Logical1, [Logical2], ) 3. HÀM NOT • Chức năng: Phép phủ định, đổi TRUE thành FALSE hoặc FALSE thành TRUE • Cú pháp: NOT(Logical) Trong đó: + Logical: là biểu thức logic, thường chứa các phép so sánh. Bảng Logic - Ví dụ: B3=24 AND (B3>=23,B322)  True AND (B3>=23,B3<25,B3<22)  False OR (B3>=23,B322)  True OR (B3=23,B3<25,B3<22)  True OR (B3=23,B3>25,B3<22)  False x y OR(x, y) AND(x, y) NOT(x) False False False False True True False True False False False True True False True True True True True False • Chức năng: Thực hiện kiểm tra điều kiện và trả về giá trị tương ứng với từng trường hợp (ĐÚNG/ SAI). • Cú pháp: IF(logical_test, [value_if_true], [value_if_false]) Trong đó: • logical_test: là biểu thức điều kiện, thường chứa các phép so sánh (>, =, , ) trả về giá trị logic. Nếu có nhiều biểu thức điều kiện thì sử dụng hàm AND hoặc OR • value_if_true: giá trị trả về khi điều kiện đúng • value_if_false: giá trị trả về khi điều kiện sai 4. HÀM IF - Ví dụ 1: Điền giá trị cho cột KẾT QUẢ: + Nếu ĐIỂM TRUNG BÌNH >=5 là “Đỗ”, ngược lại là “Trượt” 4. HÀM IF - Ví dụ 2: Điền giá trị cho cột HB + Nếu ĐTB>=8 180000 + Nếu ĐTB>=7 và ĐTB<8  100000 + Còn lại là 0 4. HÀM IF - Chú ý: + Nếu có nhiều giá trị tương ứng với nhiều trường hợp thì sử dụng hàm IF lồng nhau, nhưng không vượt quá 7 cấp. + Số hàm IF lồng nhau = số điều kiện -1. 120 1. HÀM LEN • Chức năng: đưa ra độ dài của chuỗi (= số ký tự trong chuỗi, kể cả dấu cách) • Cú pháp: Len(text) Trong đó: + text: chuỗi ký tự 3. HÀM RIGHT • Chức năng: rút trích ra một số ký tự tính trong chuỗi, tính từ trái sang. • Cú pháp: Left (text, [num_chars]) 122 Trong đó: + text: chuỗi ký tự + num_chars: số ký tự rút trích ra; num_chars > 0; mặc định là 1 • Chức năng: rút trích ra một số ký tự trong chuỗi, tính từ phải sang • Cú pháp: Right(text, [num_chars]) 2. HÀM LEFT 4. HÀM MID • Chức năng: rút trích một số ký tự trong chuỗi, bắt đầu từ vị trí được chỉ ra tính từ trái sang • Cú pháp: Mid(text, start_num, num_chars) Trong đó: + text: chuỗi ký tự + start_num: số thứ tự của ký tự rút trích đầu tiên start_num >0 nếu start_num > độ dài của chuỗi thì kết quả trả về là rỗng + num_chars: số ký tự rút trích ra; num_chars > 0; 123 5. HÀM UPPER • Chức năng: chuyển tất cả các ký tự trong chuỗi thành ký tự hoa • Cú pháp: Upper(text) 124 • Chức năng: chuyển tất cả các ký tự trong chuỗi thành ký tự thường • Cú pháp: Lower(text) 6. HÀM LOWER 7. HÀM PROPER • Chức năng: (chuẩn hóa chuỗi) chuyển ký tự đầu tiên của từng từ trong chuỗi thành ký tự hoa. Các ký tự khác dạng chữ thường. • Cú pháp: Proper(text) 125 8. HÀM TRIM • Chức năng: (chuẩn hóa chuỗi) loại bỏ các ký tự trắng không cần thiết trong chuỗi • Cú pháp: Trim(text) 9. HÀM SUBSTITUTE • Chức năng: thay thế một số ký tự trong chuỗi bằng một số ký tự khác • Cú pháp: Substitute(text, old_text, new_text [,instance_num]) Trong đó: + text: chuỗi ký tự gốc + old_text: chuỗi ký tự cũ cần được thay thế + new_text: chuỗi ký tự mới sẽ thay thế vào + instance_num: số lần thay thế , nếu bỏ qua thì tất cả chuỗi ký tự cũ sẽ được thay thế bằng chuỗi ký tự mới. 126 10. HÀM REPLACE • Chức năng: thay thế một số ký tự trong chuỗi bằng một số ký tự khác bắt đầu từ vị trí được chỉ ra. • Cú pháp: Replace(old_text, start_num, num_chars, new_text) Trong đó: + text: chuỗi ký tự gốc + start_num: vị trí bắt đầu thay thế, nếu start_num>số ký tự của chuỗi gốc thì sẽ ghép chuỗi mới vào cuối chuỗi gốc + num_char: số ký tự thay thế + new_text: chuỗi ký tự mới sẽ thay thế vào 127 11. HÀM REPT • Chức năng: lặp lại một số ký tự với số lần cho trước • Cú pháp: Rept(text, number_times) Trong đó: + text: ký tự được lặp + number_times: số lần lặp 128 12. HÀM SEARCH • Chức năng: tìm vị trí xuất hiện của một số ký tự trong một chuỗi văn bản, không phân biệt ký tự hoa hay ký tự thường. • Cú pháp: Search(find_text, within_text, [start_num]) Trong đó: + find_text: chuỗi ký tự cần tìm + within_tex: chuỗi văn bản gốc chứa một số ký tự cần tìm + start_num: vị trí bắt đầu tìm, mặc định là 1 Nếu tìm không thấy hàm sẽ báo #Value! 129 13. HÀM VALUE • Chức năng: chuyển đổi kiểu dữ liệu từ chuỗi sang số. • Cú pháp: Value(text) Trong đó: + text: chuỗi ký tự cần chuyển đổi 130 131 1. HÀM ABS • Chức năng: lấy giá trị tuyệt đối của một số • Cú pháp: ABS(Number) 2. HÀM SQRT • Chức năng: lấy giá trị căn bậc 2 của một số • Cú pháp: SQRT(Number) 3. HÀM FACT • Chức năng: tính giai thừa của một số. Giai thừa (n) = 1*2*3**n • Cú pháp: FACT(Number) Trong đó: + Number: là một số; địa chỉ ô chứa giá trị số; biểu thức hoặc hàm trả về giá trị số. 4. HÀM INT • Chức năng: lấy phần nguyên của một số và số nguyên đó phải nhỏ hơn hoặc bằng number. Ví dụ: =INT(8.9) kết quả là 8, INT(-8.9) kết quả là -9. • Cú pháp: INT(Number) 5. HÀM MOD • Chức năng: lấy phần dư của phép chia Number cho divisor • Cú pháp: MOD(Number, divisor) Trong đó: + Number: là một số; địa chỉ ô chứa giá trị số; biểu thức hoặc hàm trả về giá trị số. + divisor: số chia VD: =MOD(23,4) kết quả là 3. 6. HÀM ROUND • Chức năng: làm tròn giá trị một số với chỉ số cho trước. • Cú pháp: ROUND(Number, number_digits) Trong đó: + Number: giá trị số cần làm tròn + divisor: chỉ số làm tròn - Nếu divisor =n >0: làm tròn vị trí thứ n số phần thập phân. - Nếu divisor =n=0: làm tròn phần nguyên (mặc định) - Nếu divisor =n <0: làm tròn số trước dấu thập phân (n=-1 làm tròn hàng chục, n=-2 hàng trăm, n=-3 hàng nghìn) • Chức năng: tính lũy thừa của một số number với số mũ là power • Cú pháp: POWER(number, power) Trong đó: • number: là cơ số (số được lũy thừa lên) • power: số mũ • Number và power: có thể là số nhập vào; địa chỉ ô chứa giá trị số; công thức hoặc hàm trả về giá trị số. • Ví dụ: =power(-3,2) kết quả là 9. =power(2,-2) kết quả là ¼=0.25 7. HÀM POWER 8. HÀM PRODUCT • Chức năng: tính tích các số • Cú pháp: PRODUCT(number1, number2, ) Trong đó: + number1, number2, là các số cần tính tích (nhân) Ví dụ: =PRODUCT(20,5,-2) kết quả -200, 9. HÀM SUMPRODUCT • Chức năng: tính tổng của các tích • Cú pháp: SUMPRODUCT(Array1,[Array2],[Array3], ) Trong đó: + Array1, Array2, : là các mảng chứa số cần tính. 137 1. HÀM NOW • Chức năng: trả về giá trị thời gian ngày và giờ hiện tại của hệ thống máy tính (với định dạng mặc định kiểu dữ liệu Date và Time) • Cú pháp: Now() 2. HÀM TODAY • Chức năng: trả về giá trị ngày hiện tại của hệ thống máy tính (với định dạng mặc định kiểu dữ liệu Date) • Cú pháp: Today() 3. HÀM DAY • Chức năng: trả về giá trị ngày của tháng (từ 1 đến 31) trong biểu thức • Cú pháp: Day(serial_number) 4. HÀM MONTH • Chức năng: trả về giá trị tháng trong biểu thức (từ 1 đến 12) • Cú pháp: Month(serial_number) 5. HÀM YEAR • Chức năng: trả về giá trị năm trong biểu thức (từ 1900 đến 9999) • Cú pháp: Year(serial_number) Trong đó: + serial_number: biểu thức thời gian 6. HÀM HOUR • Chức năng: trả về giá trị giờ trong biểu thức(từ 0(12:00AM) đến 23(11:00PM)) • Cú pháp: Hour(serial_number) 7. HÀM MINUTE • Chức năng: trả về giá trị phút trong biểu thức (từ 1 đến 59) • Cú pháp: Minute(serial_number) 8. HÀM SECOND • Chức năng: trả về giá trị giây trong biểu thức (từ 1 đến 59) • Cú pháp: Second(serial_number) Trong đó: + serial_number: biểu thức thời gian 9. HÀM DATE • Chức năng: chuyển các giá trị số (năm, tháng, ngày) thành dữ liệu kiểu Date • Cú pháp: Date(year, month,day) 10. HÀM TIME • Chức năng: chuyển đổi các giá trị số (giờ, phút, giây) thành dữ liệu kiểu Time • Cú pháp: Time(hour,minute,second) 11. HÀM WEEKDAY • Chức năng: trả về giá trị số từ 1 đến 7 đại diện cho một Thứ trong tuần của biểu thức thời gian. • Cú pháp: WEEKDAY(serial_number, [return_type]) Trong đó: + Serial_number: là một biểu thức thời gian + Return_type: xác định kiểu trả về (mặc định là 1) Return_type có các giá trị sau: • Chức năng: trả về giá trị Tuần trong năm của biểu thức thời gian • Cú pháp: WEEKNUM(serial_number, [return_type]) Trong đó: + Serial_number: là một biểu thức thời gian + Return_type: xác định kiểu trả về (mặc định là 1) 12. HÀM WEEKNUM 144 Chức năng: Tìm giá trị ở cột trái nhất của bảng tham chiếu và trả về giá trị tương ứng cùng dòng của cột cần lấy giá trị. Cú pháp: Vlookup(lookup_value, table_array, col_index_num, [range_lookup]) Trong đó: -lookup_value: giá trị cần tìm - table_array: bảng tham chiếu -col_index_num: STT của cột cần lấy giá trị trong bảng tham chiếu -range_lookup: kiểu dò tìm, có hai giá trị sau: = 0(FALSE): tìm giá trị chính xác = 1(TRUE-mặc định): tìm giá trị xấp xỉ (trong khoảng) khi đó bảng tham chiếu phải sắp xếp tăng dần. 1. HÀM VLOOKUP Chức năng: Tìm giá trị ở hàng trên cùng của bảng tham chiếu và trả về giá trị tương ứng cùng cột của hàng cần lấy giá trị. Cú pháp: Hlookup(lookup_value, table_array, row_index_num, [range_lookup]) Trong đó: -lookup_value: giá trị cần tìm - table_array: bảng tham chiếu -row_index_num: STT của hàng cần lấy giá trị trong bảng tham chiếu -range_lookup: kiểu dò tìm, có hai giá trị sau: = 0(FALSE): tìm giá trị chính xác = 1(TRUE-mặc định): tìm giá trị xấp xỉ (trong khoảng) khi đó bảng tham chiếu phải sắp xếp tăng dần. 2. HÀM HLOOKUP Ví dụ 1 147 Ví dụ 2 148 - Sử dụng hàm Hlookup hay Vlookup là phụ thuộc vào cách thiết lập bảng tham chiếu. - Trên bảng tính phải có hai bảng, bảng dữ liệu và bảng tham chiếu, bảng tham chiếu ít nhất phải có hai hàng (Hlookup) hoặc hai cột (Vlookup) - Nếu không tìm thấy giá trị hàm sẽ báo lỗi #N/A - Nếu col_index_num<1, hàm sẽ báo lỗi #VALUE!, còn nếu col_index_num > số cột trong table_array, hàm sẽ báo lỗi #REF! - Bảng tham chiếu trong công thức nên đặt địa chỉ tuyệt đối. Chú ý Chức năng: đưa ra vị trí của giá trị cần tìm trong vùng dữ liệu được chỉ ra Cú pháp: Match(lookup_value, lookup_array, [match_type]) Trong đó: - lookup_value: giá trị cần tìm - lookup_array: vùng tìm kiếm, chỉ có thể trên một hàng hoặc một cột - match_type: kiểu dò tìm, có ba giá trị sau: = 1(Less than): tìm trong khoảng nhỏ, vùng tìm kiếm sắp xếp tăng dần. = 0 (Exact match): tìm chính xác, vùng tìm kiếm không cần sắp xếp. = -1(Greater than): tìm trong khoảng lớn, vùng tìm sắp xếp giảm dần 3. HÀM MATCH Ví dụ 151 Chức năng: đưa ra giá trị của ô ứng với dòng và cột được chỉ ra trong bảng dữ liệu cần tìm kiếm Cú pháp: Index(array, row_num,[column_num]) Trong đó: - array: vùng tìm kiếm - row_num: stt của dòng trong bảng tìm kiếm - column_num: stt của cột trong bảng tìm kiếm 4. HÀM INDEX 3.4.1 Sắp xếp dữ liệu • Chức năng: đưa ra giá trị có số thứ tự trong danh sách các giá trị được chỉ ra • Cú pháp: Choose(index_num,value1, [value2], ) Trong đó: - index_num: là số thứ tự của giá trị cần lấy ra trong danh sách - value1, value2,: danh sách các giá trị, từ 1 đến 254. 3.4. Sắp xếp và lọc dữ liệu 7.4. SẮP XẾP CSDL • Bước 1: Chọn vùng CSDL. • Bước 2: Chọn Data\Sort. Xuất hiện hộp hội thoại: 154 3.4.2 Lọc dữ liệu 1. Chức năng AutoFilter Auto Filter là tính năng cho phép người dùng lọc ra những bản ghi thỏa mãn điều kiện. Để thực hiện lọc ta thực hiện như sau: • Bước 1: Bôi đen vùng CSDL (cả hàng tiêu đề) • Bước 2: Chọn Data/Filter. Tại trường có điều kiện lọc, kích chọn: 155 Auto Filter • + Equals: lọc ra bản ghi có giá trị bằng giá trị bạn gõ vào hộp thoại. • + Does Not Equal: lọc ra các bản ghi có giá trị khác giá trị mà bạn gõ vào hộp thoại • + Greater Than: lọc ra các bản ghi lớn hơn giá trị mà bạn gõ vào • + Greater Than Or Equal To: lọc ra các bản ghi có giá trị lớn hơn hoặc bằng giá trị mà bạn gõ vào • + Less Than: lọc ra bản ghi có giá trị nhỏ hơn giá trị gõ vào. • + Less Than Or Equal To: lọc ra các bản ghi có giá trị nhỏ hơn hoặc bằng giá trị bạn gõ vào. 156 Auto Filter • + Between: lọc ra những bản ghi nằm trong khoảng giá trị mà bạn gõ vào. • + Top 10: giữ lại 10 bản ghi có giá trị lớn nhất • + Above Average: lọc ra những bản ghi có giá trị lớn hơn trung bình cộng của tất cả các bản ghi trong cột. • + Below Average: lọc ra những bản ghi có giá trị nhỏ hơn trung bình cộng của tất cả các bản ghi trong cột. • + Begins With: Lọc ra bản ghi bắt đầu bởi ký tự mà bạn gõ vào. • + Ends With: Lọc ra bản ghi kết thúc bởi ký tự mà bạn gõ vào. • + Contains: Lọc ra bản ghi chứa ký tự mà bạn gõ vào. • + Does Not Contain: Lọc ra bản ghi không chứa ký tự mà bạn gõ vào. 157 Auto Filter + Custom Filter: tùy chọn khác, hiển thị hộp thoại: Tại vị trí 1 tích chọn vào hộp thả, xuất hiện các tùy chọn như trên, gõ giá trị vào vị trí 3, nếu có hai điều kiện đồng thời thì tích chọn And, điều kiện hoặc thì tích chọn Or và chọn tại vị trí 2, gõ giá trị vào vị trí số 4. • * Hủy lọc: • Để hủy tính năng lọc, chọn Data/Filter. 158 ADVANCED FILTER a. Thiết lập vùng điều kiện (criteria range) - Vùng điều kiện có hai loại: điều kiện trực tiếp và điều kiện gián tiếp. * Vùng điều kiện trực tiếp: Được thành lập bằng cách sau: Gồm tối thiểu hai hàng, hàng đầu tiên phải là tên trường trong CSDL, từ hàng thứ hai trở đi gõ giá trị cần so sánh với nó, có thể kết hợp dấu >, ,>=, <=, =. Nếu điều kiện đồng thời (and) thì giá trị bản ghi của các trường cùng hàng, còn điều kiện hoặc thì phải khác hàng. 159 ADVANCED FILTER a. Thiết lập vùng điều kiện (criteria range) * Vùng điều kiện trực tiếp: Ví dụ 1: + Điều kiện lọc những ra những người có Giới tính là Nữ hoặc Thực lĩnh lớn hơn 5 triệu: 160 ADVANCED FILTER a. Thiết lập vùng điều kiện (criteria range) * Vùng điều kiện trực tiếp: Ví dụ 1: + Điều kiện lọc ra những người có Họ là “Đỗ” và Thực lĩnh nhỏ hơn 5 triệu: 161 ADVANCED FILTER a. Thiết lập vùng điều kiện (criteria range) * Vùng điều kiện gián tiếp: Được thiết lập gồm hai hàng và một cột, hàng đầu tiên lấy tên bất kỳ (không được trùng với bất kỳ tên trường nào trong CSDL), hàng thứ hai là biểu thức logic, có thể kết hợp nhiều hàm, so sánh trên bản ghi đầu tiên của CSDL, kết quả trả về TRUE hoặc FALSE. Ví dụ: + Điều kiện lọc những ra những người có Giới tính là Nữ hoặc Thực lĩnh lớn hơn 5 triệu: 162 ADVANCED FILTER a. Thiết lập vùng điều kiện (criteria range) * Vùng điều kiện gián tiếp: Ví dụ: + Điều kiện lọc ra những người có Họ là “Đỗ” và Thực lĩnh nhỏ hơn 5 triệu: 163 + Điều kiện lọc ra những người ở phòng "Kế hoạch" và Thực lĩnh khác 6 triệu: ADVANCED FILTER b. Sử dụng tính năng Advanced Filter • Bước 1: Bôi đen vùng cơ sở dữ liệu (hàng tiêu đề không được trộn – Merge cell) • Bước 2: Chọn Data/Tại Sort & Filter chọn Advanced. Xuất hiện hộp thoại: 164 ADVANCED FILTER b. Sử dụng tính năng Advanced Filter Action: + Filter the list, in-place: Lọc và để kết quả tại bảng csdl đang chọn. + Copy to another location: Lưu kết quả sau khi lọc sang một vị trí khác, vị trí này được xác định bởi phần Copy to (chỉ cần chọn 1 cell trong vùng trống để lưu) List range: vùng csdl Criteria range: vùng điều kiện (được thiết lập bằng vùng điều kiện gián tiếp hoặc trực tiếp) Unique records only: tích chọn này để giữ lại một bản ghi nếu trùng nhau. Nhấn OK 165 7.6. CHỨC NĂNG SUBTOTAL • Bước 1: Sắp xếp vùng CSDL, sắp xếp theo trường phân nhóm. • Bước 2: Bôi đen vùng CSDL đã được sắp xếp, chọn Data/Subtotal. Xuất hiện hộp hội thoại: 166 7.8. NHÓM HÀM CSDL 2. DMAX(database, field, criteria) Ý nghĩa: Sử dụng để đưa ra giá trị lớn nhất trên trường field theo điều kiện, field phải có dữ liệu kiểu số. 3. DMIN(database, field, criteria) * Ý nghĩa: Sử dụng để đưa ra giá trị nhỏ nhất trên trường field theo điều kiện, field phải có dữ liệu kiểu số. 4. DAVERAGE(database, field, criteria) * Ý nghĩa: Sử dụng để đưa ra trung bình cộng trên trường field theo điều kiện, field phải có dữ liệu kiểu số. 167 7.8. NHÓM HÀM CSDL 5. DCOUNT(database, field, criteria) * Ý nghĩa: Đếm số bản ghi trên trường field theo điều kiện, field phải có dữ liệu kiểu số. * Ví dụ: Dựa vào Bang luong, đếm số người có giới tính nữ hoặc thực lĩnh lớn hơn 5 triệu: 168 7.8. NHÓM HÀM CSDL 6. DCOUNTA(database, field, criteria) * Ý nghĩa: Đếm số bản ghi trên trường field theo điều kiện, dữ liệu của trường đếm có thể là kiểu số, ký tự, vv. * Ví dụ: Dựa vào Bang luong, đếm số người có giới tính nữ hoặc thực lĩnh lớn hơn 5 triệu: 169 7.9. CHỨC NĂNG CONSOLIDATE • Chức năng Consolidate cho phép tổng hợp dữ liệu trên nhiều sheet hoặc trên các sheet của các Book khác nhau. Với điều kiện là CSDL đó có cấu trúc giống nhau, và kết quả được lưu ở một sheet bất kỳ. * Thao tác thực hiện chức năng Consolidate - Bước 1: Đặt con trỏ tại vị trí ô cần để bảng tổng hợp, thực hiện lệnh Data/Tại Data Tools chọn Consolidate. - Bước 2: Xuất hiện hộp hội thoại: 170 1. Thiết lập các thông số cho trang in • Page Layout Page Setup group • Margins: Định dạng lề trang in • Orientation: chiều trang in • Size: Định dạng khổ giấy • Print Area: Thiết lập vùng in • Breaks: Tạo ngắt trang • Background: Tạo hình nền • Print Titles: Thiết lập các thông số cho trang in theo yêu cầu người dùng 171 3.5 In bảng tính 2. Thiết lập các thông số cho trang in • Page Layout  (Page Setup) Page Titles  xuất hiện hộp thoại a. Tab Page (Điều khiển hướng in) • Portrait: hướng in trang ngang. • Landscape: hướng in trang dọc. • Adjust to: đặt tỷ lệ % khi in. • Fit topage(s) : tự điều chỉnh tỷ lệ rộng, cao thích hợp số trang yêu cầu). • Page size: chọn khổ giấy in • Print quality: đặt chất lượng in • First page number: số trang đầu tiên 172 Thiết lập các thông số cho trang in • Page Layout  (Page Setup) Page Titles  xuất hiện hộp thoại c. Tab Header/Footer (Thiết lập tiêu đề) • Custom Header: thiết lập tiêu đề trên • Custom Footer: thiết lập tiêu đề dưới • Diffenrent odd and even page: tiêu đề trang lẻ và trang chẵn khác nhau • Different first page: tiêu đề trang đầu khác các trang sau • Scale with document: tỷ lệ giống trang in • Align with page margins: căn lề theo trang in 173 • Page Layout  (Page Setup) Page Titles  xuất hiện hộp thoại c. Tab Header/Footer (Thiết lập tiêu đề) 174 Chọn Font chữ Chèn tổng số trang Chèn ngày tháng Chèn giờ Chèn ảnh Chèn tên bảng tính Chèn tên tệp Chèn đường dẫn tệp Chèn số trang • Page Layout  (Page Setup) Page Titles  xuất hiện hộp thoại b. Tab Margins (Điều chỉnh kích thước lề) • Top: khoảng cách lề trên • Left: khoảng cách lề trái • Bottom: khoảng cách lề dưới • Right: khoảng cách lề phải • Header: khoảng cách lề trên đến tiêu đề • Pooter: khoảng cách dưới trên đến tiêu đề • Horizontally: căn giữa trang theo chiều ngang • Vertically: căn giữa trang theo chiều dọc 175 • Page Layout  (Page Setup) Page Titles  xuất hiện hộp thoại d. Tab Sheet (Thiết lập trên bảng tính) • Print area: chọn vùng in • Rows to repeat top: in lặp lại tiêu đề trên • Columns to repeat left: in lặp lại tiêu đề trái • Gridlines: in các đường lưới của bảng tính • Back and Writie: in đen trắng • Draft quality: chất lượng in • Comments: ghi chú • Cell errors as: không hiển thị ô lỗi • Down, Then over: thứ tự in dọc • Over, then down: thứ tự in ngang • Rown and column headings: in tiêu đề hàng và cột 176 2. In bảng tính File  Print 177 Tên máy in Số bản sao chép Chọn vùng in Thực hiện lệnh in Chọn trang in Thứ tự in Hướng in Cỡ giấy in Kích thước trang in 3. Tiêu đề đầu và cuối trang in • Insert  (Text) Header & Footer • Header: chọn dữ liệu nhập cho tiêu đề trên • Footer: chọn dữ liệu nhập cho tiêu đề dưới • Page Number: chèn số trang • Number of Pages: chèn tổng số trang • Current Date: chèn ngày tháng hiện tại • Current Time: chèn giờ hiện tại • File Path: chèn đường dẫn tệp • File Name: chèn tên tệp • Sheet Name: chèn tên bảng tính • Picture: chèn ảnh 178 • Insert  (Text) Header & Footer • Go to Header: nhảy đến tiêu đề trên • Go to Footer: nhảy đến tiêu đề dưới • Different First Page: tiêu đề trang đầu tiên khác các trang sau • Different Odd & Even Pages: tiêu đề trang lẻ khác tiêu đề trang chẵn • Scale with Document: tỷ lệ giống trang in • Align with Page Margins: Căn chỉnh theo kích thước trang in 179  Lƣới và các tùy chọn khác • Page Layout  Scale to Fit group • Width: tự điều chỉnh tỷ lệ rộng • Height: tự điều chỉnh tỷ lệ cao • Scale: đặt tỷ lệ % khi in • Page Layout  Sheet Options group • View (Gridlines): hiển thị đường lưới của bảng tính • Pint (Gridlines): in đường lưới của bảng tính • View (Headings): hiển thị tiêu đề hàng và cột của bảng tính • View (Headings): in tiêu đề hàng và cột của bảng tính 180  Thiết lập các tùy chọn autocorrect • File  Option  Proofing  Chọn AutoCorrect Options 181 Sửa lỗi, tự viết hoa đầu đoạn Sửa lỗi hai ký tự viết hoa, tự chuyển một Viết hoa tên các ngày Hiển thị nút tùy chọn AutoCorrect Sửa lỗi do sử dụng phím Caps Lock Thay thế từ viết tắt bằng chuỗi văn bản  Điều khiển tính toán • Theo mặc định, khi nhập một công thức, Excel sẽ tự động tính toán kết quả. Khi sửa dữ liệu thì kết quả sẽ tự động cập nhật và sửa lại kết quả. Tuy nhiên việc tự động này có thể điều khiển được như sau:  Cách 1: Formulas  Calculation group  Cách 2: File  Options  Formulas  Calculation Options 182 • Automatic: chế độ tự động tính toán • Automatic Except for Data Tables: tự động tính toán trừ bảng dữ liệu • Manual: tính toán do người dùng quyết định • Calculate Now (F9): thực hiện tính toán(thực hiện khi tắt chế độ tự động) • Calculate Sheet (Ctrl+F9): thực hiện tính toán trên bảng tính hiện tại (chỉ thực hiện khi tắt chế độ tự động) 183