Dự án mô hình trường học mới tại Việt Nam (GPE - VNEN)

1 CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO DỰ ÁN MÔ HÌNH TRƢỜNG HỌC MỚI TẠI VIỆT NAM (GPE - VNEN) SỔ TAY THỰC HIỆN DỰ ÁN Hà Nội, tháng 9 năm 2013 2 MỤC LỤC Nội dung Trang Lời nói đầu 7 Chƣơng 1 - Tổng quan về Dự án VNEN 8 1.1. Thông tin khái quát về Dự án 8 1.2. Nội dung Dự án 8 1.3. Kết cấu chi phí của Dự án 9 Chƣơng 2 - Cơ cấu tổ chức, quản lý thực hiện Dự án 12 2.1. Cơ cấu tổ chức 12 2.2. Vai trò và trách nhiệm thực hiện Dự án 15 2.3. Các trƣờng sƣ phạm 20 Chƣơng 3 - Mua sắm/Đấu thầu 21 3.1. Thông tin chung 21 3.1.1.Khả năng áp dụng Hƣớng dẫn MSDT và Hƣớng dẫn lựa chọn và tuyển chuyên gia tƣ vấn của Ngân hàng thế giới 21 3.1.2.Những nguyên tắc chính trong Quy trình MSDT 22 3.1.3.Tƣ cách pháp lý 22 3.1.4.Xung đột lợi ích 24 3.1.5.Liên danh và Thầu phụ/Tƣ vấn phụ 26 3.1.6.Mua sắm không hợp lệ 26 3.1.7.Gian lận và Tham nhũng 27 3.1.8.Xử lý các khiếu nại nhận đƣợc trong quá trình mua sắm 28 3.2.Giới thiệu chung về công tác mua sắm đấu thầu 29 3.2.1.Mua sắm hàng hóa và đấu thầu công trình sửa chữa nhỏ 29 3.2.2.Tuyển chọn dịch vụ tƣ vấn 29 3.2.3.Các hƣớng dẫn của Chính phủ Việt Nam đối với việc mua sắm hàng hóa/đấu thầu công trình sửa chữa nhỏ và dịch vụ tƣ vấn 29 3.3.Các phƣơng thức MSĐT của Dự án và xét duyệt của NHTG 29 3.3.1.Các phƣơng thức MSĐT đối với hàng hóa và xét duyệt của NHTG 29 3.3.2.Phƣơng thức đấu thầu đối với sửa chữa nhỏ cấp trƣờng và xét duyệt của NHTG 29 3.3.3.Các phƣơng pháp lựa chọn dịch vụ tƣ vấn và xét duyệt của NHTG 30 3 3.3.4.Danh sách ngắn hoàn toàn bao gồm các chuyên gia tƣ vấn trong nƣớc 30 3.3.5.Xét duyệt của Ngân hàng thế giới: Tiền kiểm 30 3.3.6.Xét duyệt của Ngân hàng thế giới: Tiền kiểm 33 3.3.7.Thay đổi từ hậu kiểm sang tiền kiểm 34 3.4. Lập kế hoạch đấu thầu 34 3.5. Kế hoạch đấu thầu của Dự án 34 3.5.1. Đối với các hoạt động MSĐT do BQLDATƢ thực hiện 34 3.5.2. Đối với các hoạt động MSĐT do trƣờng VNEN thực hiện 34 3.6. Sử dụng các tài liệu MSĐT chuẩn và tài liệu MSĐT mẫu của NHTG 36 3.7. Trách nhiệm MSĐT 36 3.7.1.Bộ Giáo dục và Đào tạo 36 3.7.2.Ngân hàng Thế giới 36 3.7.3.BQLDATƢ 37 3.7.4.Sở Giáo dục và Đào tạo/BQL VNEN cấp tỉnh 37 3.7.5.Trƣờng tiểu học tham gia Dự án 38 3.8. Quy định về quản lý MSĐT 38 3.8.1.Quy trình xây dựng và phê duyệt Kế hoạch đấu thầu và việc sửa đổi, bổ sung Kế hoạch đấu thầu do BQLDATƢ thực hiện 38 3.8.2.Quy trình mua sắm hàng hóa do BQLDATƢ thực hiện 38 3.8.3.Quy trình tuyển chọn dịch vụ tƣ vấn do BQLDATƢ thực hiện 47 3.8.4.Quy trình mua sắm hàng hóa và đấu thầu công trình sửa chữa nhỏ cấp trƣờng 59 3.8.5.Quy trình tuyển chọn nhân viên hỗ trợ giáo viên (NVHTGV) ở cấp trƣờng 60 3.9.Quản lý hợp đồng 61 3.9.1.Giám sát bởi Bên thực hiện dự án (BTHDA) 61 3.9.2.Điều chỉnh hợp đồng đã ký kết 61 3.9.3.Việc thực hiện không đáp ứng yêu cầu 62 3.10.Lƣu trữ hồ sơ 62 3.11.Ngăn chặn và đấu tranh với gian lận và tham nhũng trong MSĐT 62 3.12. Mua sắm/đấu thầu tại các trƣờng tiểu học tham gia Dự án 63 Chƣơng 4 - Quản lý tài chính 64 Phần I. Thông tin chung 64 1. Mục tiêu quản lý tài chính Dự án VNEN 64 2. Yêu cầu và nguyên tắc quản lý tài chính Dự án VNEN 64 4 3. Sơ đồ tổ chức quản lý tài chính Dự án VNEN 65 3.1.Nhóm ƣu tiên 1 và 2 65 3.2.Nhóm ƣu tiên 3 66 4.Nhiệm vụ kế toán và quản lý tài chính của BQLDATƢ 66 5.Công tác quản lý tài chính - kế toán tại BQL VNEN cấp tỉnh và cấp trƣờng 73 5.1.Nhóm các tỉnh ƣu tiên 1 và 2 73 5.2.Nhóm các tỉnh ƣu tiên 3 74 Phần II. Lập kế hoạch tài chính 78 1. Kế hoạch tài chính 78 2. Các bƣớc lập kế hoạch tài chính 79 2.1. Năm thứ nhất 79 2.2. Năm thứ 2&3 79 3. Kế hoạch tài chính Dự án 80 Phần III. Hƣớng dẫn giải ngân 82 1. Ngân hàng phục vụ và các tài khoản ngân hàng của Dự án 82 1.1.Ngân hàng phục vụ 82 1.2.Tài khoản vốn viện trợ không hoàn lại 82 1.3.Tài khoản tiền lãi 82 1.4.Tài khoản vốn đối ứng 83 2. Dòng vốn Dự án GPE-VNEN 83 2.1.Dòng vốn từ Ngân hàng thế giới đến BQLDATƢ 83 2.2.Dòng vốn từ BQLDATƢ đến các tỉnh thuộc Nhóm ƣu tiên 1 và Nhóm ƣu tiên 2 84 2.3.Dòng vốn từ BQLDATƢ đến các trƣờng thuộc Nhóm ƣu tiên 3 85 3.Xác nhận viện trợ 86 4.Thực hiện hạch toán thu, chi NSNN đối với nguồn viện trợ nƣớc ngoài 88 5.Các phƣơng thức giải ngân từ Ngân hàng Thế giới 89 6.Giải ngân và quản lý giải ngân vốn đối ứng 94 7.Quy trình thanh toán áp dụng cho Dự án GPE-VNEN 94 7.1.Thanh toán qua ngân hàng 95 7.2.Thanh toán bằng tiền mặt 96 8.Các khoản chi hợp lệ trong khuôn khổ khoản viện trợ không hoàn lại 97 8.1.Chi mua sắm hàng hóa 97 8.2.Chi chuyên gia tƣ vấn 97 8.3.Chi tập huấn 98 8.4.Chi Quỹ I (do các trƣờng tiểu học tham gia Dự án thực hiện) 98 8.5.Chi Quỹ II (do các trƣờng tiểu học tham gia Dự án thực hiện) 106 8.6. Kinh phí hỗ trợ tăng cƣờng tiếng việt cho học sinh lớp 1 chuẩn bị vào lớp 2 107 5 VNEN 8.7.Chi phí hoạt động 108 Phần IV. Hệ thống kế toán 109 A. Đối với BQLDATƢ và BQL VNEN cấp tỉnh 109 1.Các chính sách và thông lệ kế toán 109 2.Hệ thống tài khoản 110 3.Mã số loại tài khoản 111 4.Quy trình ghi sổ và hạch toán kế toán 111 5.Sổ và chứng từ kế toán 113 6.Luân chuyển chứng từ 117 B. Đối với các trƣờng VNEN 117 Phần V. Kiểm soát nội bộ 118 1.Giới thiệu chung 118 2.Các bên liên quan đến kiểm soát nội bộ 118 3.Trách nhiệm, kiểm tra, kiểm soát 118 4.Hệ thống kiểm soát nội bộ 119 5.Xử lý ngân sách cuối năm/cuối kỳ 124 Phần VI. Hệ thống báo cáo tài chính 125 1.Báo cáo quyết toán theo quy định của Việt Nam 125 2.Báo cáo tài chính theo yêu cầu của Ngân hàng thế giới (do BQLDATƢ chuẩn bị) 125 3.Báo cáo của tỉnh/trƣờng 126 Phần VII. Kiểm toán và kiểm tra/giám sát 127 1.Kiểm toán nội bộ 127 2.Kiểm toán độc lập 128 3.Cơ chế kiểm tra/giám sát 132 4.Cơ chế giám sát việc thực hiện Quỹ I và Quỹ II 133 Chƣơng 5 - Quỹ hỗ trợ trƣờng học VNEN và Quỹ hỗ trợ điểm trƣờng VNEN 172 5.1.Mục đích của Chƣơng V 172 5.2.Quỹ I 172 5.2.1.Số tiền 172 5.2.2.Mục đích sử dụng Quỹ I 172 5.2.3.Quỹ hỗ trợ cho các hoạt động ƣu tiên nào 172 5.2.4.Quỹ hỗ trợ cho các hoạt động bằng cách nào 173 6 5.2.5.Quy trình thực hiện Quỹ I 174 5.3.Quỹ II 176 5.3.1.Số tiền 176 5.3.2.Mục đích sử dụng Quỹ II 176 5.3.3.Quỹ hỗ trợ cho các hoạt động ƣu tiên nào 176 5.3.4.Quỹ hỗ trợ cho các hoạt động bằng cách nào 177 5.3.5.Quy trình thực hiện Quỹ II 177 PHỤ LỤC 7 LỜI NÓI ĐẦU Hiệp định viện trợ không hoàn lại số TF013048 cho Dự án Mô hình trƣờng học mới (viết tắt là Dự án VNEN) do Quỹ hợp tác giáo dục toàn cầu (GPE) tài trợ và Ngân hàng thế giới điều hành đã đƣợc ký kết ngày 09/01/2013, Bộ Giáo dục và Đào tạo (Bộ GD-ĐT) là cơ quan chủ quản của Dự án và chịu trách nhiệm chung đối với việc triển khai Dự án. Căn cứ vào Hiệp định viện trợ không hoàn lại, Báo cáo khả thi đƣợc Bộ GD-ĐT phê duyệt ngày 03/10/2012, các văn bản hƣớng dẫn của Ngân hàng thế giới, Luật, các văn bản dƣới luật hiện hành và tình hình thực tế triển khai ở các đơn vị tham gia Dự án, Bộ GD-ĐT ban hành Sổ tay thực hiện Dự án VNEN với mục đích giúp các đơn vị tham gia Dự án có thể triển khai các hoạt động Dự án một cách thuận lợi và đúng quy định. Sổ tay thực hiện Dự án VNEN bao gồm 05 Chƣơng: Chƣơng 1 “Tổng quan về Dự án VNEN”: cung cấp thông tin tổng quan về Dự án. Chƣơng 2 “Cơ cấu tổ chức, quản lý thực hiện Dự án”: cung cấp thông tin về cơ cấu tổ chức, trách nhiệm, nhiệm vụ của các đơn vị tham gia Dự án và các đối tƣợng liên quan trong quá trình quản lý thực hiện Dự án. Chƣơng 3 “Mua sắm/Đấu thầu”: hƣớng dẫn các quy trình, thủ tục mua sắm/đấu thầu của Dự án. Chƣơng 4 “Quản lý tài chính”: hƣớng dẫn các quy trình liên quan đến công tác quản lý tài chính của Dự án ở tất cả các cấp. Chƣơng 5 “Quỹ hỗ trợ trường học VNEN và Quỹ hỗ trợ điểm trường VNEN”: hƣớng dẫn cách sử dụng Quỹ hỗ trợ trƣờng học VNEN (viết tắt là Quỹ I) và Quỹ hỗ trợ điểm trƣờng VNEN (viết tắt là Quỹ II) cũng nhƣ các quy trình, thủ tục mua sắm/đấu thầu áp dụng cụ thể cho cấp trƣờng. Trong quá trình thực hiện, nếu có vƣớng mắc, khuyến nghị, đề nghị các đơn vị tham gia Dự án phản ánh về Ban Quản lý dự án trung ƣơng (BQLDATƢ) (Bộ GD-ĐT) để giải đáp hoặc sửa đổi, bổ sung và hoàn chỉnh. 8 CHƢƠNG 1 TỔNG QUAN VỀ DỰ ÁN VNEN 1.1.Thông tin khái quát về Dự án Mục tiêu của Dự án VNEN là: (i) tạo điều kiện cho trẻ em thuộc các nhóm trẻ khó khăn hoàn thành chƣơng trình giáo dục tiểu học có chất lƣợng bằng cách thông qua đổi mới sƣ phạm, đặc biệt là đổi mới phƣơng pháp dạy - học; và (ii) rút ra những bài học thực tiễn có giá trị về đổi mới sƣ phạm trên toàn quốc (ở cấp trung ƣơng và địa phƣơng) để đạt đƣợc giáo dục có chất lƣợng và bền vững. Dự án sẽ đƣợc thực hiện trong 3 năm, từ tháng 1/2013 đến tháng 12/2015 và đƣợc chia làm 4 thành phần:  Thành phần 1: Phát triển tài liệu cho đổi mới sƣ phạm  Thành phần 2: Tập huấn và cung cấp tài liệu  Thành phần 3: Hỗ trợ cấp trƣờng để triển khai VNEN  Thành phần 4: Quản lý dự án và truyền thông Tổng vốn của Dự án GPE-VNEN là khoảng 87.6 triệu USD. 1.2. Nội dung dự án Nội dung của Dự án bao gồm các thành phần chi tiết nhƣ sau:  Thành phần 1: Phát triển tài liệu cho đổi mới sư phạm Tiểu thành phần 1.1: Phát triển tài liệu "Hƣớng dẫn học tập" và các tài liệu khác Tiểu thành phần 1.2: Nâng cao năng lực phát triển tài liệu  Thành phần 2: Tập huấn và cung cấp tài liệu Tiểu thành phần 2.1: Phát triển tài liệu tập huấn và tập huấn Tiểu thành phần 2.2: Cung cấp tài liệu  Thành phần 3: Hỗ trợ cấp trường để triển khai VNEN Tiểu thành phần 3.1: Quỹ hỗ trợ trƣờng học VNEN (Quỹ I) và trang thiết bị Tiểu thành phần 3.2: Quỹ hỗ trợ điểm trƣờng VNEN (Quỹ II)  Thành phần 4: Quản lý dự án và truyền thông Tiểu thành phần 4.1: Quản lý dự án Tiểu thành phần 4.2: Đánh giá lớp học và đánh giá tác động 9 1.3. Kết cấu chi phí của Dự án Tổng vốn của Dự án VNEN là 87,6 triệu USD, trong đó: 1.3.1.Vốn viện trợ không hoàn lại từ GPE (do Ngân hàng thế giới điều hành): 84,6 triệu USD Thành phần 1: Phát triển tài liệu cho đổi mới sư phạm (US$3,1 triệu, chiếm 3,5% tổng kinh phí Dự án): Thành phần này cấp kinh phí cho việc phát triển tài liệu phục vụ cho mô hình VNEN. BQLDATƢ sẽ chịu trách nhiệm thuê chuyên gia tƣ vấn quốc tế và trong nƣớc phục vụ cho việc phát triển tài liệu. Thành phần này bao gồm hai tiểu thành phần: Tiểu thành phần 1.1: Phát triển tài liệu "Hướng dẫn học tập" và các tài liệu khác Trong Tiểu thành phần 1.1, các chuyên gia tƣ vấn quốc tế và trong nƣớc do BQLDATƢ thuê sẽ tiến hành cập nhật tài liệu lớp 2, xây dựng các tài liệu hƣớng dẫn học tập cho lớp 3,4,5 và các tài liệu khác. Thêm nữa, BQLDATƢ cũng sẽ huy động sự tham gia của các trƣờng sƣ phạm trong việc xây dựng tài liệu phục vụ cho công tác đào tạo và bồi dƣỡng giáo viên tiểu học theo mô hình VNEN. Tiểu thành phần 1.2: Nâng cao năng lực phát triển tài liệu Trong Tiểu thành phần 1.2, BQLDATƢ sẽ tổ chức các chuyến tham quan học tập ở nƣớc ngoài để học hỏi về mô hình VNEN và hoạt động liên quan đến phát triển tài liệu. Ngoài ra, Dự án cũng sẽ cấp kinh phí cho các nhà quản lý và các đối tƣợng liên quan tham gia các hội nghị, hội thảo quốc tế và trong nƣớc để chia sẻ kinh nghiệm về các nội dung liên quan đến mô hình VNEN. Thành phần 2: Tập huấn và cung cấp tài liệu (US$24,8 triệu, chiếm 28,3% tổng kinh phí Dự án) Tập huấn và cung cấp tài liệu là nội dung cốt lõi trong việc thực hiện VNEN. Thành phần này bao gồm hai tiểu thành phần: Tiểu thành phần 2.1: Phát triển tài liệu tập huấn và tập huấn BQLDATƢ sẽ chịu trách nhiệm thuê chuyên gia tƣ vấn quốc tế và trong nƣớc về xây dựng tài liệu tập huấn. Các chuyên gia tƣ vấn trong nƣớc cũng sẽ trực tiếp tham gia tập huấn cho các đối tƣợng sau này sẽ trở thành giảng viên tập huấn cho các giảng viên cốt cán. BQL VNEN cấp tỉnh cũng sẽ chịu trách nhiệm về hoạt động tập huấn diễn ra trong phạm vi tỉnh mình. Tƣơng tự, các trƣờng VNEN cũng sẽ chịu trách nhiệm về hoạt động tập huấn diễn ra trong phạm vi trƣờng mình. Tiểu thành phần 2.2: Cung cấp tài liệu BQLDATƢ sẽ chịu trách nhiệm đấu thầu và cung cấp các tài liệu tăng cƣờng tiếng Việt, tài liệu hƣớng dẫn học tập, sổ tay cho giáo viên, cán bộ quản lý và cộng đồng, tài liệu tăng cƣờng năng lực và tài liệu cho các trƣờng sƣ phạm. Cũng trong thành phần này, BQLDATƢ sẽ thuê 10 chuyên gia tƣ vấn trong nƣớc và quốc tế xây dựng các tài liệu giám sát và đánh giá công tác xây dựng tài liệu và tập huấn của dự án cũng nhƣ tổ chức thu thập và phân tích dữ liệu phục vụ công tác giám sát và đánh giá. Thành phần 3: Hỗ trợ cấp trường để triển khai VNEN (US$ 39,5 triệu, chiếm 45,1% tổng kinh phí Dự án) Thành phần này sẽ cấp kinh phí mua trang thiết bị và các Quỹ trƣờng học dành cho các trƣờng tiểu học tham gia Dự án. Thành phần này bao gồm hai tiểu thành phần: Tiểu thành phần 3.1: Quỹ hỗ trợ trường học VNEN (Quỹ I) và trang thiết bị BQLDATƢ sẽ chịu trách nhiệm đấu thầu và cung cấp các trang thiết bị phục vụ cho công tác thực hiện mô hình VNEN ở cấp trƣờng. Theo đó, mỗi trƣờng sẽ đƣợc cung cấp máy tính, máy in, thiết bị lƣu điện, máy photocopy, máy quay phim kỹ thuật số, đầu video và màn hình. Ngoài các trang thiết bị nói trên, mỗi trƣờng sẽ đƣợc cấp một khoản kinh phí US$4.000/năm/trƣờng chính và US$1.000/năm/điểm trƣờng trong khuôn khổ Quỹ I để có thể tổ chức hoạt động cụm trƣờng, thuê nhân viên hỗ trợ giáo viên, mua văn phòng phẩm, trang bị thêm đồ gỗ cho lớp học, mua sách, tài liệu tham khảo liên quan tới mô hình VNEN, sửa chữa nhỏ, v.v. Các trƣờng sẽ hoàn toàn có quyền chủ động trong việc xây dựng kế hoạch và sử dụng khoản kinh phí này. Tiểu thành phần 3.2: Quỹ hỗ trợ điểm trường VNEN (Quỹ II) Trong tiểu thành phần này, Dự án sẽ cấp một khoản kinh phí US$4.000/năm trong khuôn khổ Quỹ hỗ trợ điểm trƣờng VNEN (Quỹ II) để hỗ trợ thêm bữa ăn trƣa học sinh và thuê nhân viên hỗ trợ giáo viên cho khoảng 500 điểm trƣờng thuộc vùng xa xôi hẻo lánh và có học sinh dân tộc. BQLDATƢ sẽ xây dựng chi tiết các tiêu chí lựa chọn 500 điểm trƣờng này. Sau khi đƣợc chọn, các trƣờng sẽ hoàn toàn có quyền chủ động trong việc xây dựng kế hoạch và sử dụng khoản kinh phí này. Thành phần 4: Quản lý dự án và truyền thông (US$ 17,2 triệu, chiếm 19,6% tổng kinh phí Dự án) Thành phần này bao gồm hai tiểu thành phần: Tiểu thành phần 4.1: Quản lý dự án Tiểu thành phần này sẽ tài trợ chi phí hoạt động, chuyên gia tƣ vấn và trang thiết bị phục vụ cho hoạt động của BQLDATƢ cũng nhƣ trang thiết bị tối thiểu cho BQL VNEN cấp tỉnh. Ngoài ra, BQLDATƢ cũng sẽ chịu trách nhiệm tuyển chọn chuyên gia tƣ vấn VNEN cấp tỉnh (phục vụ công tác giám sát và đánh giá việc thực hiện Quỹ tại các trƣờng VNEN) và chuyên gia sƣ phạm cấp tỉnh để hỗ trợ cho sinh hoạt cụm trƣờng. Sau khi chọn đƣợc các tƣ vấn đáp ứng điều kiện, BQLDATƢ sẽ yêu cầu BQL VNEN cấp tỉnh ký hợp đồng và quản lý các chuyên gia này. Dự án cũng sẽ hỗ trợ cho công tác kiểm tra/giám sát của BQL VNEN cấp tỉnh trong quá trình thực hiện (hỗ trợ công tác phí, đi lại, ăn ở khi đi kiểm tra/giám sát tại cấp trƣờng) 11 Tiểu thành phần 4.2: Đánh giá lớp học và đánh giá tác động Trong tiểu thành phần này, BQLDATƢ sẽ thuê dịch vụ tƣ vấn để thực hiện việc đánh giá lớp học và đánh giá tác động. Dự án cũng sẽ cấp kinh phí cho hoạt động trao đổi kinh nghiệm cho giáo viên và cán bộ quản lý (xây dựng trang web, các chuyến đi tham quan học tập giữa các trƣờng) và các hoạt động liên quan đến truyền thông Dự án. 1.3.2. Vốn đối ứng: 3 triệu USD, chiếm 3,5% tổng kinh phí dự án, đƣợc sử dụng để chi cho các nội dung nhƣ trả phụ cấp cho cán bộ kiêm nhiệm thuộc BQLDATƢ, BQL VNEN cấp tỉnh, bổ sung chi hoạt động và các khoản chi cần thiết khác. Vốn đối ứng thuộc ngân sách trung ƣơng do BQLDATƢ phân bổ cho các đơn vị triển khai Dự án căn cứ vào kế hoạch tài chính hàng năm của các đơn vị. 12 CHƢƠNG 2 CƠ CẤU TỔ CHỨC QUẢN LÝ THỰC HIỆN DỰ ÁN 2.1. Cơ cấu tổ chức Dự án VNEN là Dự án do Bộ GD-ĐT trực tiếp quản lý. Dự án do một Thứ trƣởng Bộ GD-ĐT phụ trách giáo dục tiểu học chỉ đạo trực tiếp liên quan đến các hoạt động và công tác quản lý dự án. Giúp việc cho Bộ GD-ĐT là BQLDATƢ do Vụ trƣởng Vụ GDTH làm Giám đốc Dự án. Hỗ trợ cho Giám đốc dự án trong việc điều hành và quản lý Dự án có các thành viên của BQLDATƢ với vai trò, chức năng và nhiệm vụ là các điều phối viên của dự án (Kế toán trƣởng, Điều phối viên đấu thầu, Điều phối viên nhân sự và hành chính, Điều phối viên tập huấn, Điều phối viên sƣ phạm, Điều phối viên đánh giá và truyền thông) cùng với các chuyên gia tƣ vấn và nhân viên Dự án. Mỗi tỉnh tham gia sẽ thành lập Ban Chỉ đạo cấp tỉnh do đồng chí Giám đốc Sở Giáo dục và Đào tạo (Sở GD-ĐT) làm Trƣởng ban. Giúp việc cho Ban Chỉ đạo cấp tỉnh là BQL VNEN cấp tỉnh. Dự án VNEN có sự tham gia của tất cả 63 tỉnh/thành trên cả nƣớc. Các tỉnh này đƣợc chia làm 03 nhóm ƣu tiên nhƣ sau: a. Nhóm ƣu tiên 1: Nhóm ƣu tiên 1 bao gồm 20 tỉnh khó khăn (Hà Giang, Cao Bằng, Lao Cai, Lạng Sơn, Hòa Bình, Điện Biên, Sơn La, Thanh Hóa, Nghệ An, Quảng Trị, Khánh Hòa, Quảng Nam, Kon Tum, Gia Lai, Đăk Lắc, Bình Phƣớc, Ninh Thuận, Kiên Giang, Trà Vinh, Sóc Trăng), 248 huyện và 1.143 trƣờng tiểu học. BQL VNEN cấp tỉnh của các tỉnh thuộc Nhóm ƣu tiên 1 bao gồm: - Lãnh đạo Sở GD-ĐT (Phụ trách Giáo dục Tiểu học) làm Trƣởng BQL VNEN tỉnh - Trƣởng phòng Giáo dục Tiểu học Sở GD-ĐT làm Phó Trƣởng BQL VNEN tỉnh - Lãnh đạo Phòng Giáo dục các huyện có triển khai Dự án VNEN làm ủy viên. - 1 Chuyên viên Phòng Giáo dục Tiểu học Sở GD-ĐT làm ủy viên - 1 Chuyên viên Phòng Kế hoạch-Tài vụ Sở GD-ĐT làm Kế toán Mỗi tỉnh thuộc nhóm ƣu tiên 1 sẽ đƣợc tập huấn về mô hình VNEN, mua sắm/đấu thầu, quản lý tài chính, cung cấp tài liệu và trang thiết bị tối thiểu (cho BQL VNEN cấp tỉnh). Mỗi tỉnh cũng sẽ đƣợc BQLDATƢ cung cấp 02 hoặc 03 chuyên gia tƣ vấn VNEN cấp tỉnh (phục vụ công tác giám sát và đánh giá việc thực hiện Quỹ tại các trƣờng VNEN) và 01 chuyên gia sƣ phạm cấp tỉnh (để hỗ trợ cho sinh hoạt cụm trƣờng). Mỗi trƣờng VNEN thuộc Nhóm ƣu tiên 1 sẽ đƣợc Dự án cung cấp tập huấn giáo viên, mua sắm/đấu thầu, quản lý tài chính, cung cấp các tài liệu tăng cƣờng tiếng Việt (nếu cần), tài liệu hƣớng dẫn học tập lớp 2, 3,4,5, sổ tay cho giáo viên, cán bộ quản lý và cộng đồng, tài liệu tăng cƣờng năng lực. Thêm nữa, mỗi trƣờng sẽ đƣợc cấp một khoản kinh phí US$4.000/năm/trƣờng chính và US$1.000/năm/điểm trƣờng trong khuôn khổ Quỹ I để có thể tổ chức hoạt động cụm trƣờng, thuê nhân viên hỗ trợ giáo viên, mua văn phòng phẩm, trang bị thêm đồ gỗ cho lớp học, mua sách, tài liệu tham khảo liên quan tới mô hình VNEN, sửa chữa 13 nhỏ, v.v. Ngoài ra, 500 điểm trƣờng thuộc vùng xa xôi hẻo lánh và có học sinh dân tộc sẽ đƣợc một khoản kinh phí US$ 4.000/năm trong khuôn khổ Quỹ II để hỗ trợ thêm bữa ăn trƣa học sinh và thuê nhân viên hỗ trợ giáo viên. b. Nhóm ƣu tiên 2: Nhóm ƣu tiên 2 bao gồm 21 tỉnh trung bình (Bắc Kạn, Tuyên Quang, Yên Bái, Thái Nguyên, Phú Thọ, Bắc Giang, Quảng Ninh, Lai Châu, Quảng Bình, Thừa Thiên-Huế, Quảng Ngãi, Bình Định, Phú Yên, Đăk Nông, Lâm Đồng, Bình Thuận, Đồng Nai, Cà Mau, Bạc Liêu, An Giang, Hậu Giang), 202 huyện và 282 trƣờng tiểu học (trung bình 1 trƣờng/huyện, một số huyện có nhiều hơn 1 trƣờng). BQL VNEN cấp tỉnh của các tỉnh thuộc Nhóm ƣu tiên 2 bao gồm: - Lãnh đạo Sở GD-ĐT (Phụ trách Phòng Giáo dục Tiểu học) làm Trƣởng BQL VNEN tỉnh - Trƣởng phòng Giáo dục Tiểu học Sở GD-ĐT làm Phó Trƣởng BQL VNEN tỉnh - Đại diện Lãnh đạo Phòng Giáo dục các huyện có triển khai Dự án VNEN làm ủy viên - 1 Chuyên viên Phòng Giáo dục Tiểu học Sở GD-ĐT làm ủy viên - 1 Chuyên viên Phòng Kế hoạch-Tài vụ Sở GD-ĐT làm Kế toán Mỗi tỉnh thuộc nhóm ƣu tiên 2 sẽ đƣợc tập huấn về mô hình VNEN, mua sắm/đấu thầu, quản lý tài chính, cung cấp tài liệu và trang thiết bị tối thiểu (cho BQL VNEN cấp tỉnh). Mỗi tỉnh cũng sẽ đƣợc BQLDATƢ cung cấp 01 chuyên gia VNEN cấp tỉnh (phục vụ công tác giám sát và đánh giá việc thực hiện Quỹ tại các trƣờng VNEN). Mỗi trƣờng VNEN thuộc Nhóm ƣu tiên 2 sẽ đƣợc Dự án cung cấp tập huấn giáo viên, mua sắm/đấu thầu, quản lý tài chính, cung cấp các tài liệu tăng cƣờng tiếng Việt (nếu cần), tài liệu hƣớng dẫn học tập lớp 2, 3, 4,5, sổ tay cho giáo viên, cán bộ quản lý và cộng đồng, tài liệu tăng cƣờng năng lực. Thêm nữa, mỗi trƣờng sẽ đƣợc cấp một khoản kinh phí US$4.000/năm/trƣờng chính và US$1.000/năm/điểm trƣờng trong khuôn khổ Quỹ I để có thể tổ chức hoạt động cụm trƣờng, thuê nhân viên hỗ trợ giáo viên, mua văn phòng phẩm, trang bị thêm đồ gỗ cho lớp học, mua sách, tài liệu tham khảo liên quan tới mô hình VNEN, sửa chữa nhỏ, v.v. c. Nhóm ƣu tiên 3: Nhóm ƣu tiên 3 bao gồm 22 tỉnh thuận lợi (Tp Hà Nội, Tp Hải Phòng, Tp Đà Nẵng, Tp Hồ Chí Minh, Tp Cần Thơ, Vĩnh Phúc, Bắc Ninh, Hải Dƣơng, Hƣng Yên, Hà Nam, Nam Định, Thái Bình, Ninh Bình, Hà Tĩnh, Tây Ninh, Bình Dƣơng, Bà Rịa-Vũng Tầu, Long An, Đồng Tháp, Bến Tre, Vĩnh Long, Tiền Giang) và 22 trƣờng tiểu học (1 trƣờng/tỉnh). BQL VNEN cấp tỉnh của các tỉnh thuộc Nhóm ƣu tiên 3 bao gồm: - Lãnh đạo Sở GD-ĐT (Phụ trách Phòng Giáo dục Tiểu học) làm Trƣởng BQL VNEN tỉnh - Trƣởng phòng Giáo dục Tiểu học Sở GD-ĐT làm Phó Trƣởng BQL VNEN tỉnh - Hiệu trƣởng Trƣờng Tiểu học có triển khai Dự án VNEN làm ủy viên - Kế toán Trƣờng Tiểu học có triển khai Dự án VNEN làm Kế toán. Mỗi tỉnh thuộc nhóm ƣu tiên 3 sẽ đƣợc tập huấn về mô hình VNEN, mua sắm/đấu thầu, quản lý tài chính, cung cấp tài liệu. 14 Mỗi trƣờng VNEN thuộc Nhóm ƣu tiên 1 sẽ đƣợc Dự án cung cấp tập huấn giáo viên, mua sắm/đấu thầu, quản lý tài chính, tài liệu hƣớng dẫn học tập lớp 2, 3, 4,5, sổ tay cho giáo viên, cán bộ quản lý và cộng đồng, tài liệu tăng cƣờng năng lực. Thêm nữa, mỗi trƣờng sẽ đƣợc cấp một khoản kinh phí US$4.000/năm/trƣờng chính và US$1.000/năm/điểm trƣờng trong khuôn khổ Quỹ I để có thể tổ chức hoạt động cụm trƣờng, thuê nhân viên hỗ trợ giáo viên, mua văn phòng phẩm, trang bị thêm đồ gỗ cho lớp học, mua sách, tài liệu tham khảo liên quan tới mô hình VNEN, sửa chữa nhỏ, v.v. Dƣới đây là sơ đồ cơ cấu về tổ chức, quản lý thực hiện Dự án: THỨ TRƢỞNG PHỤ TRÁCH DỰ ÁN VNEN BAN QUẢN LÝ DỰ ÁN VNEN CẤP TRUNG ƢƠNG CÁC ĐIỀU PHỐI VIÊN VỀ: Kế toán trƣởng, Đấu thầu, Hành chính Nhân sự, Phát triển tài liệu,Tập huấn, Đánh giá, Truyền thông Vụ trƣởng Vụ GDTH/ Giám đốc DỰ ÁN CÁC CHUYÊN GIA, TƢ VẤN VÀ NHÂN VIÊN HỢP ĐỒNG BAN QUẢN LÝ VNEN CẤP TỈNH 21 TỈNH NHÓM ƢU TIÊN 2 Trƣởng BQL- Phó Trƣởng Ban- Kế toán DA của Sở- Ủy viên- Chuyên gia tƣ vấn 22 TỈNH NHÓM ƢU TIÊN 3 Trƣởng BQL- Phó Trƣởng Ban- Kế toán DA của trƣờng TH- Hiệu trƣởng trƣờng TH 20 TỈNH NHÓM ƢU TIÊN 1 Trƣởng BQL- Phó Trƣởng Ban- Kế toán DA của Sở- Các Ủy viên- Chuyên gia tƣ vấn BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO KIỂM TOÁN NỘI BỘ SỞ GD-ĐT/BAN CHỈ ĐẠO CẤP TỈNH 1.143 TRƢỜNG 282 TRƢỜNG 22 TRƢỜNG 15 2.2. Vai trò và trách nhiệm thực hiện Dự án 2.2.1. Bộ GD-ĐT - Chủ trì, phối hợp với các Bộ, ngành xây dựng cơ chế, chính sách quản lý, điều hành, hƣớng dẫn thực hiện Dự án, ban hành theo chức năng, quyền hạn đƣợc giao. - Hƣớng dẫn các địa phƣơng trong việc xây dựng kế hoạch, dự toán ngân sách và triển khai thực hiện. - Phê duyệt Kế hoạch thực hiện, Kế hoạch đấu thầu và Kế hoạch tài chính của Dự án - Hƣớng dẫn, giám sát và đánh giá việc thực hiện Dự án. - Tổ chức định kỳ kiểm tra, giám sát và đánh giá rút kinh nghiệm việc thực hiện Dự án. - Định kỳ hàng năm tổng hợp, báo cáo Chính phủ và Ngân hàng thế giới tình hình thực hiện Dự án, đề xuất giải quyết những vấn đề phát sinh vƣợt thẩm quyền. 2.2.2. BQLDATƯ - BQLDATƢ sẽ chịu trách nhiệm chung trong việc hƣớng dẫn, quản lý, điều hành và điều phối dự án. Cụ thể, BQLDATƢ sẽ tiến hành các hoạt động sau đây: - Triển khai thực hiện các hoạt động của Dự án VNEN theo đúng mục đích, nội dung, tiến trình đã đƣợc Chính phủ phê duyệt; - Giám sát việc thực hiện kế hoạch hoạt động tổng thể và kế hoạch hoạt động năm của Dự án VNEN; - Đánh giá tiến trình hoạt động và kết quả thực hiện Dự án VNEN; - Định kỳ báo cáo Bộ trƣởng, Chính phủ và Nhà tài trợ theo đúng quy định hiện hành; - Tổng hợp các đề nghị về việc điều chỉnh nội dung hoạt động, tiến độ triển khai Dự án VNEN để trình Bộ trƣởng, các cơ quan thuộc Chính phủ có thẩm quyền và Nhà tài trợ xem xét, quyết định; - Phối hợp với các cơ quan liên quan trong nƣớc, huy động các cơ quan liên quan thuộc Bộ GD-ĐT tham gia thực hiện Dự án VNEN. Các thành viên thuộc các đơn vị thuộc Bộ GD-ĐT có trách nhiệm hƣớng dẫn, giúp đỡ về chuyên môn trong các hoạt động của Dự án GPE- VNEN có liên quan đến chức năng nhiệm vụ của đơn vị mình; - Phối hợp với Nhà tài trợ và các Bộ, Ngành có liên quan trong việc đề xuất, kiến nghị giải quyết các vấn đề nảy sinh ngoài thẩm quyền xử lý của BQLDATƢ; - Trực tiếp điều hành các hoạt động hàng ngày của Dự án VNEN; hƣớng dẫn các đơn vị cơ sở triển khai hoạt động theo đúng các quy định về nội dung và tiến độ của Dự án VNEN; chịu trách nhiệm trƣớc Bộ trƣởng Bộ GD-ĐT và trƣớc pháp luật về các quyết định của mình. - Đại diện cho Bộ GD-ĐT tham gia các quan hệ pháp luật, các quan hệ với cơ quan quản lý Nhà nƣớc liên quan và với Nhà tài trợ trong phạm vi đƣợc Bộ trƣởng Bộ GD-ĐT uỷ quyền; làm đầu mối cho Bộ GD-ĐT và các cơ quan tham gia Dự án VNEN quan hệ với Nhà tài trợ trong quá trình thực hiện Dự án VNEN; 16 - Xây dựng Kế hoạch hoạt động tổng thể và Kế hoạch hoạt động năm, quý trình các Bộ có liên quan và Nhà tài trợ thông qua. Kế hoạch chỉ ra nội dung hoạt động, tiến độ thực hiện, phƣơng tiện thực hiện (tài chính, nguồn nhân lực và các phƣơng tiện khác), địa điểm thực hiện, kết quả dự kiến; xây dựng kế hoạch sử dụng vốn đối ứng hàng năm theo cơ chế tài chính trong nƣớc. Làm các thủ tục rút vốn theo tiến độ thực hiện kế hoạch; - Tổ chức triển khai thực hiện các hoạt động theo kế hoạch đã đƣợc phê duyệt, phối hợp với Nhà tài trợ điều hành, sử dụng hiệu quả các nguồn lực của Dự án VNEN, đảm bảo thực hiện theo đúng mục tiêu, đối tƣợng, tiến độ và nội dung trong kế hoạch; giải quyết các bất đồng về mặt kỹ thuật giữa các đơn vị tham gia thực hiện Dự án VNEN (nếu có); - Căn cứ vào các quy định đã đƣợc thoả thuận, xác định điều khoản tham chiếu cho các chức danh trong Văn phòng Dự án VNEN; tổ chức tuyển chọn nhân viên hợp đồng (bao gồm cả chuyên gia tƣ vấn quốc tế, trong nƣớc và cấp tỉnh) làm việc cho Dự án VNEN theo sự uỷ quyền của Bộ Giáo dục và Đào tạo và theo các quy định hiện hành; - Chuẩn bị yêu cầu và chỉ tiêu kỹ thuật của hàng hoá, dịch vụ phục vụ cho các hoạt động của Dự án VNEN; tổ chức đấu thầu, tuyển chọn nhà thầu theo đúng các quy định của Nhà tài trợ và của Chính phủ; chuẩn bị và ký kết các hợp đồng và tổ chức thực hiện hợp đồng đã đƣợc ký kết; giám sát bên liên quan thực hiện nghĩa vụ nêu trong hợp đồng; - Thực hiện nhiệm vụ quản lý tài chính, ngân sách, tài sản và kế toán - quyết toán đối với đơn vị dự toán-kế toán cấp 2; - Phát hiện các trƣờng hợp cần điều chỉnh, sửa đổi hoặc bổ sung Dự án VNEN; chuẩn bị các tài liệu cần thiết và làm thủ tục đề nghị cấp có thẩm quyền phê duyệt; - Hƣớng dẫn, giám sát và giúp đỡ các đơn vị hƣởng lợi hoạt động theo kế hoạch điều hành chung của Dự án VNEN; - Chấp hành nghiêm chỉnh chế độ báo cáo tình hình thực hiện dự án nhƣ quy định tại Quy chế "Quản lý và sử dụng nguồn hỗ trợ phát triển chính thức" ban hành kèm theo Nghị định số 131/2006/NĐ-CP ngày 09/11/2006 của Chính phủ và các yêu cầu của Nhà tài trợ về báo cáo tài chính, kiểm toán.  Báo cáo định kỳ hàng tháng vào ngày 15 tháng sau;  Báo cáo định kỳ hàng quý vào ngày 30 các tháng 4, 7, 10 và tháng 01 năm sau;  Báo cáo tài chính và báo cáo năm vào ngày 15 tháng 01 của năm sau;  Báo cáo đột xuất và các báo cáo khác theo yêu cầu của cấp trên và Nhà tài trợ. - Chịu trách nhiệm chung về các hoạt động giám sát sự tuân thủ, về kết quả thực hiện và báo cáo của kiểm toán nội bộ và kiểm toán độc lập. - Tổ chức thực hiện các quyết định và chịu sự giám sát, kiểm tra của Bộ GD-ĐT và các cơ quan cấp trên có thẩm quyền phù hợp với quy định của pháp luật; - Thực hiện những nhiệm vụ khác có liên quan tới khuôn khổ Dự án VNEN do Bộ GD-ĐT quy định; 17 - Bàn giao các sản phẩm đã hoàn thành của Dự án VNEN cho đơn vị tiếp nhận theo quyết định của Bộ trƣởng; - Hàng năm, vào thời điểm lập, trình và xét duyệt dự toán NSNN theo quy định hiện hành, căn cứ vào tiến độ thực hiện dự án, lập kế hoạch vốn đối ứng gửi Bộ GD-ĐT để tổng hợp vào kế hoạch ngân sách chung gửi Bộ Tài chính, Bộ KH-ĐT để tổng hợp NSNN trình phê duyệt theo quy định; - Chuyển kinh phí và thanh toán cho các tỉnh ƣu tiên 1&2 và các trƣờng Nhóm ƣu tiên 3. - Hƣớng dẫn các trƣờng thuộc nhóm ƣu tiên 3 chuẩn bị báo cáo tài chính, cân đối tài khoản và thực hiện các nghiệp vụ kế toán; - Yêu cầu chuyên gia kiểm toán nội bộ tiến hành kiểm toán nội bộ tại các trƣờng đƣợc chọn; - Công khai các thông tin liên quan đến tài chính, đấu thầu và tiến độ thực hiện trên trang web của Dự án và các phƣơng tiện thông tin phù hợp. 2.2.3. Sở GD-ĐT/Ban chỉ đạo cấp tỉnh - Là đầu mối, giúp Ủy ban Nhân dân tỉnh chỉ đạo việc thực hiện Dự án. Sở GD-ĐT sẽ thành lập Ban quản lý VNEN cấp tỉnh để theo dõi, tổng hợp tình hình thực hiện Dự án. - Tập hợp số liệu, tổng hợp báo cáo từ các trƣờng tham gia Dự án và báo cáo định kỳ về tình hình thực hiện Dự án cho UBND tỉnh và BQLDATƢ. - Chỉ đạo các trƣờng VNEN đảm bảo và tuân thủ các nguyên tắc giám sát, đánh giá quy định trong Dự án. 2.2.4. BQL VNEN cấp tỉnh 2.2.4.1. Nhóm ưu tiên 1 và 2 - Chỉ đạo việc tổ chức triển khai thực hiện Dự án VNEN trên địa bàn; Đảm bảo hiệu quả đầu tƣ Dự án VNEN và tiến độ giải ngân Dự án VNEN của Tỉnh và các trƣờng; - Thực hiện nhiệm vụ quản lý tài chính, ngân sách, tài sản và kế toán - quyết toán; Xây dựng mối quan hệ hợp tác với Ngân hàng thƣơng mại, Kho bạc địa phƣơng để tạo điều kiện thuận lợi cho việc thanh quyết toán và dòng vốn đƣợc lƣu thông nhanh chóng; - Giám sát công tác đấu thầu về mua sắm hàng hoá, sửa chữa nhỏ các lớp học và tuyển nhân viên hỗ trợ giáo viên (nếu có) ở các trƣờng; hƣớng dẫn các trƣờng hoạt động tăng cƣờng Tiếng Việt và hoạt động phát triển cộng đồng; Hƣớng dẫn, giám sát và đánh giá hoạt động tập huấn, bồi dƣỡng tại các cụm trƣờng; Điều chỉnh nội dung hoạt động cho phù hợp và hiệu quả sƣ phạm của địa phƣơng; - Thực hiện giám sát và đánh giá định kỳ tính tuân thủ công tác thực hiện dự án tại các trƣờng trong tỉnh theo cơ chế giám sát do Dự án quy định. - Hàng năm, kí Thoả thuận kinh phí với BQLDATƢ và các trƣờng VNEN trong tỉnh. Bản thỏa thuận này nêu rõ nhiệm vụ của các bên tham gia, kế hoạch thực hiện, kế hoạch đấu thầu và kế hoạch tài chính của mỗi trƣờng tham gia. 18 - Chịu trách nhiệm giám sát quá trình thực hiện và sự tuân thủ của các trƣờng trong tỉnh về việc sử dụng Quỹ I, Quỹ II và tập huấn hè (có sự hỗ trợ của chuyên gia tƣ vấn VNEN cấp tỉnh); - Chuyển và thanh toán kinh phí cho các trƣờng; - Hƣớng dẫn các trƣờng chuẩn bị báo cáo tài chính, cân đối tài khoản và thực hiện các nghiệp vụ kế toán. - Tổ chức tập huấn triển khai Quỹ hỗ trợ và tập huấn tài chính, đấu thầu cho các trƣờng tham gia Dự án VNEN; - Hỗ trợ BQLDATƢ tổ chức tập huấn giáo viên theo cụm tỉnh vào dịp hè. Hƣớng dẫn, hỗ trợ và giám sát chất lƣợng các lớp tập huấn tại các trƣờng tham gia dự án; - Cung cấp sơ yếu lý lịch của các ứng cử viên đáp ứng yêu cầu cho vị trí chuyên gia tƣ vấn VNEN và tƣ vấn sƣ phạm cấp tỉnh để BQLDATƢ tiến hành tuyển chọn. Ký hợp đồng và quản lý, giám sát quá trình làm việc của các tƣ vấn này tại địa phƣơng; - Tăng cƣờng hoạt động truyền thông về Dự án VNEN; Thƣờng xuyên và có kế hoạch đánh giá tác động Dự án VNEN; Chủ động đề xuất với BQLDATƢ để mở rộng mô hình theo khả năng và nhu cầu của địa phƣơng. - Định kỳ báo cáo về kết quả thực hiện Dự án VNEN về BQLDATƢ theo các mẫu nêu trong Phụ lục 4, Chƣơng IV của Sổ tay này hoặc báo cáo đột xuất không định kỳ theo yêu cầu BQLDATƢ. - Công khai các thông tin liên quan đến tài chính và tiến độ thực hiện trên trang web của Dự án và các phƣơng tiện thông tin phù hợp. 2.2.4.2. Nhóm ưu tiên 3 - Chỉ đạo việc tổ chức triển khai thực hiện Dự án VNEN trên địa bàn; Đảm bảo hiệu quả đầu tƣ Dự án VNEN và tiến độ giải ngân Dự án VNEN của Tỉnh và các trƣờng; - Tăng cƣờng hoạt động truyền thông về Dự án VNEN; Thƣờng xuyên và có kế hoạch đánh giá tác động Dự án VNEN; Chủ động đề xuất với Sở GD-ĐT để mở rộng mô hình theo khả năng và nhu cầu của địa phƣơng. - Hƣớng dẫn, hỗ trợ và giám sát chất lƣợng các lớp tập huấn tại các trƣờng tham gia dự án. - Hàng năm, cùng tham gia vào việc kí Thoả thuận kinh phí với BQLDATƢ và trƣờng VNEN trong tỉnh. Bản thỏa thuận này nêu rõ nhiệm vụ của các bên tham gia, kế hoạch thực hiện, kế hoạch đấu thầu và kế hoạch tài chính của mỗi trƣờng tham gia. -Thực hiện giám sát và đánh giá định kỳ tính tuân thủ công tác thực hiện dự án tại các trƣờng trong tỉnh theo cơ chế giám sát do Dự án quy định. - Định kỳ báo cáo về kết quả thực hiện Dự án VNEN về BQLDATƢ hoặc báo cáo đột xuất không định kỳ theo yêu cầu BQLDATƢ. 19 - Công khai các thông tin liên quan đến tài chính và tiến độ thực hiện trên trang web của Dự án và các phƣơng tiện thông tin phù hợp. Kho bạc nhà nước (Cơ quan giám sát chi) - Thực hiện chức năng kiểm soát chi và giải ngân vốn đối ứng của Dự án thông qua hệ thống tài khoản dự toán từ trung ƣơng đến địa phƣơng. - Định kỳ thực hiện việc đối chiếu, xác nhận tình hình sử dụng vốn đối ứng với các đơn vị sử dụng kinh phí của Dự án. Ngân hàng phục vụ - Thực hiện chức năng giải ngân vốn viện trợ của Dự án qua tài khoản chỉ định tại cấp trung ƣơng và các tài khoản tiền gửi tại các cấp địa phƣơng. - Mở tài khoản riêng để theo dõi lãi phát sinh từ tài khoản vốn viện trợ để thanh toán phí ngân hàng. - Thực hiện đối chiếu tình hình sử dụng vốn viện trợ và cung cấp sao kê chi tiêu theo yêu cầu của Dự án để làm thủ tục rút vốn từ Ngân hàng Thế giới. 2.2.5. Các trường tham gia Dự án VNEN Ban QLDA tỉnh, Tp thành lập Tổ thực hiện Dự án tại các trƣờng do Hiệu trƣởng làm tổ trƣởng và bổ nhiệm kế toán Dự án của trƣờng 2.2.5.1. Các trường thuộc Nhóm ưu tiên 1 và 2: - Tổ chức triển khai thực hiện Dự án VNEN trên địa bàn; - Thực hiện nhiệm vụ quản lí tài chính, ngân sách, tài sản cho Dự án VNEN/BQL VNEN cấp tỉnh; - Xây dựng kế hoạch thực hiện, kế hoạch đấu thầu và kế hoạch tài chính hàng năm cho việc triển khai Quỹ I và Quỹ II (nếu có) để BQL VNEN cấp tỉnh đƣa vào nội dung của Thỏa thuận kinh phí ; -Thực hiện các công tác đấu thầu về mua sắm hàng hoá, sửa chữa nhỏ và tuyển chọn nhân viên hỗ trợ giáo viên (nếu có) theo hƣớng dẫn trong Chƣơng III của Sổ tay này ; - Triển khai Quỹ I,và Quỹ II (nếu có) theo đúng quy định nêu trong Chƣơng V của Sổ tay này. - Tổ chức và tham gia các hoạt động tập huấn hè cho giáo viên theo quy định của Dự án. - Tham gia đầy đủ các buổi sinh hoạt cụm trƣờng; có trách nhiệm trong việc đánh giá, kiến nghị các hoạt động sƣ phạm đổi mới tại trƣờng, đề xuất, duy trì và nhân rộng mô hình. - Định kỳ báo cáo về BQL VNEN cấp tỉnh theo các mẫu nêu trong Phụ lục 4, Chƣơng IV của Sổ tay này hoặc báo cáo đột xuất không định kỳ theo yêu cầu của BQL VNEN cấp tỉnh. - Công khai các thông tin liên quan đến số kinh phí đƣợc phân bổ, mục đích sử dụng kinh phí và số kinh phí đã chi/còn lại vào thời điểm cuối năm trên bảng tin của trƣờng, các cuộc họp Ban đại diện cha mẹ học sinh và các phƣơng tiện thông tin phù hợp. 20 - Tham vấn với Ban Đại diện cha mẹ học sinh về các nội dung liên quan đến việc sử dụng Quỹ I và Quỹ II (nếu có). 2.2.5.2. Các trường thuộc Nhóm ưu tiên 3 - Tổ chức triển khai thực hiện Dự án VNEN trên địa bàn; - Thực hiện nhiệm vụ quản lí tài chính, ngân sách, tài sản cho Dự án VNEN; - Xây dựng kế hoạch thực hiện, kế hoạch đấu thầu và kế hoạch tài chính hàng năm cho việc triển khai Quỹ I để BQLDATƢ/BQL VNEN cấp tỉnh đƣa vào nội dung của Thỏa thuận kinh phí; - Thực hiện các công tác đấu thầu về mua sắm hàng hoá, sửa chữa nhỏ và tuyển chọn nhân viên hỗ trợ giáo viên (nếu có) theo hƣớng dẫn trong Chƣơng III của Sổ tay này ; - Triển khai Quỹ I theo đúng quy định nêu trong Chƣơng V của Sổ tay này. - Tổ chức và tham gia các hoạt động tập huấn hè cho giáo viên theo quy định của Dự án. - Có trách nhiệm trong việc đánh giá, kiến nghị các hoạt động sƣ phạm đổi mới tại trƣờng, đề xuất, duy trì và nhân rộng mô hình. - Định kỳ báo cáo về BQLDATƢ theo các mẫu nêu trong Phụ lục 4, Chƣơng IV của Sổ tay này hoặc báo cáo đột xuất không định kỳ theo yêu cầu của BQLDATƢ. - Công khai các thông tin liên quan đến số kinh phí đƣợc phân bổ, mục đích sử dụng kinh phí và số kinh phí đã chi/còn lại vào thời điểm cuối năm trên bảng tin của trƣờng, các cuộc họp Ban đại diện cha mẹ học sinh và các phƣơng tiện thông tin phù hợp. - Tham vấn với Ban Đại diện cha mẹ học sinh về các nội dung liên quan đến việc sử dụng Quỹ I. 2.3. Các trường Sư phạm Các trƣờng Sƣ phạm thuộc 20 tỉnh của nhóm 1 và Trƣờng Đại học Sƣ phạm Hà Nội tiến hành xây dựng, thử nghiệm và triển khai dạy giáo trình Phƣơng pháp giảng dạy đổi mới theo mô hình VNEN 21 CHƢƠNG 3 MUA SẮM/ĐẤU THẦU 3.1. Thông tin chung Chƣơng về mua sắm/đấu thầu (MSĐT) cung cấp các thông tin về mua sắm Dự án và các hƣớng dẫn về chính sách, quy định, các thủ tục và thông lệ cơ bản đối với việc quản lý MSĐT cho Dự án VNEN. Đây là hƣớng dẫn chung cho tất cả những cán bộ, nhân viên tham gia vào các hoạt động và ra quyết định liên quan đến mua sắm hàng hóa và lựa chọn dịch vụ tƣ vấn của Dự án hoặc những ngƣời chịu ảnh hƣởng của các quyết định/hoạt động MSĐT. Hiệp định Viện trợ cho Dự án quy định rằng MSĐT sử dụng tiền viện trợ phải đƣợc thực hiện theo Guidelines: Procurement of Good, Works, and Non-consulting Services Under IBRD Loans and IDA Credits & Grants by World Bank Borrowers” (Hướng dẫn mua sắm/đấu thầu hàng hóa, công trình và dịch vụ phi tư vấn trong khuôn khổ khoản vốn vay IBRD và khoản tín dụng/viện trợ không hoàn lại IDA cho bên vay của Ngân hàng Thế giới) do Ngân hàng thế giới ban hành tháng 1 năm 2011 (gọi tắt là Hướng dẫn MSĐT)và “Guidelines: Selection and Employment of Consultants Under IBRD Loans and IDA Credits & Grants by World Bank Borrowers” (Hướng dẫn lựa chọn và tuyển chuyên gia tư vấn trong khuôn khổ khoản vốn vay IBRD và khoản tín dụng/viện trợ không hoàn lại IDA cho bên vay của Ngân hàng Thế giới) do NHTG ban hành tháng 1 năm 2011 (gọi tắt là Hướng dẫn lựa chọn và tuyển chuyên gia tư vấn). Bất cứ chính sách MSDT, quy trình và hƣớng dẫn thực tiễn đƣợc nêu trong Chƣơng này để các đơn vị thực hiện dự án tham khảo nhƣng không nhất thiết áp dụng triệt để trong dự án. Trong trƣờng hợp có mẫu thuẫn hoặc xung đột, những quy định trong Hƣớng dẫn MSDT và Hƣớng dẫn lựa chọn và tuyển chuyên gia tƣ vấn sẽ đƣợc áp dụng. Khi sử dụng các thông tin về MSĐT, cán bộ thực hiện MSĐT cần tham khảo thêm Chƣơng IV về Quản lý tài chính và Chƣơng V về Quỹ hỗ trợ trƣờng học VNEN và Quỹ hỗ trợ điểm trƣờng VNEN để thực hiện đúng các hạng mục chi tiêu hợp lệ và phƣơng thức MSĐT tƣơng ứng. Những vấn đề quan trọng chung 3.1.1 Khả năng áp dụng Hướng dẫn MSDT và Hướng dẫn lựa chọn và tuyển chuyên gia tư vấn của Ngân hàng thế giới Các quy trình đƣợc nêu trong Hƣớng dẫn MSDT và Hƣớng dẫn lựa chọn và tuyển chuyên gia tƣ vấn của Ngân hàng thế giới áp dụng cho mọi hợp đồng về hàng hóa, công trình và dịch vụ tƣ vấn đƣợc tài trợ toàn bộ hoặc một phần từ khoản viện trợ không hoàn lại cho dự án. Nói cách khác, đối với các hợp đồng đƣợc Ngân hàng thế giới tài trợ, các cơ quan thực hiện dự án phải áp dụng các quy trình MSĐT phù hợp đƣợc nêu trong Hƣớng dẫn MSDT và Hƣớng dẫn lựa chọn và tuyển chuyên gia tƣ vấn của Ngân hàng thế giới chứ không phải theo Luật Đấu thầu. Đối với việc đấu thầu các hợp đồng hàng hóa và công trình không đƣợc tài trợ từ khoản viện trợ không hoàn lại nêu trên, các cơ quan thực hiện dự án có thể áp dụng những quy trình khác. Ví dụ, nếu một cơ quan thực hiện dự án muốn sử dụng ngân sách của Chính phủ cho 22 một hợp đồng nhất định, việc đấu thầu hợp đồng đó có thể tuân theo Luật Đấu thầu và những nghị định liên quan. 3.1.2 Những nguyên tắc chính trong Quy trình MSDT Quy trình MSDT đƣợc các cơ quan thực hiện dự án áp dụng phải thỏa mãn những nguyên tắc chủ chốt sau: (i) tiết kiệm và hiệu quả; (ii) cơ hội cạnh tranh công bằng cho mọi nhà thầu/tƣ vấn hợp lệ; (iii) khuyến khích ký kết hợp đồng và các ngành sản xuất trong nƣớc và chuyên gia tƣ vấn trong nƣớc; (iv) minh bạch và (v) để lựa chọn các tƣ vấn và dịch vụ chất lƣợng cao. 3.1.3 Tư cách pháp lý Để đẩy mạnh cạnh tranh, một nguyên tắc chung là Ngân hàng thế giới cho phép các công ty và cá nhân từ mọi quốc gia chào hàng hóa, công trình và dịch vụ tƣ vấn cho các dự án đƣợc Ngân hàng thế giới tài trợ. Tuy nhiên, cũng có những trƣờng hợp ngoại lệ khi một công ty hoặc cá nhân có thể đƣợc coi là không có đủ tƣ cách hợp lệ để tham gia vào hoạt động MSĐT đƣợc Ngân hàng thế giới tài trợ. Trên thực tế, các cơ quan thực hiện dự án cần ghi nhớ những tình huống cụ thể có thể khiến một công ty đƣợc coi nhƣ không đủ tƣ cách hợp lệ tham gia vào trong việc MSDT của dự án. (a) Các công ty, tƣ vấn của một quốc gia hoặc hàng hóa đƣợc sản xuất tại một quốc gia là nơi mà Bên nhận viện trợ nghiêm cấm các mối quan hệ thƣơng mại với quốc gia đó dựa trên những quy định chính thức hoặc một hành động theo nghị quyết của Hội đồng Bảo an LHQ đƣợc thực hiện theo Chƣơng VII của Hiến chƣơng LHQ, Bên nhận viện trợ nghiêm cấm việc nhập khẩu các hàng hóa từ, hoặc thanh toán cho, một quốc gia, một ngƣời hoặc một tổ chức nhất định. Vào thời điểm dự án đƣợc thông qua, không có quốc gia nào bị áp dụng những hạn chế đó. (b) Một công ty đang trong tình trạng xung đột lợi ích (xem cụ thể tại phần 3.1.4) (c) Các DNNN tại Việt Nam chỉ có thể tham gia nếu họ có thể chứng minh rằng họ (i) tự chủ về pháp lý và tài chính, (ii) hoạt động theo luật thƣơng mại và (iii) không phải đơn vị trực thuộc của Bên tuyển dụng/Bên Mua/Khách hàng. Để có đủ tƣ cách hợp lệ, một DNNN hoặc một định chế phải chứng minh, thông qua mọi tài liệu liên quan, để đáp ứng yêu cầu của Ngân hàng thế giới, bao gồm Điều lệ của công ty và các thông tin khác mà Ngân hàng thế giới yêu cầu, đó là: (i) là một công ty có tƣ cách pháp nhân độc lập với Chính phủ; (ii) hiện không nhận trợ cấp cơ bản hoặc hỗ trợ từ ngân sách; (iii) hoạt động nhƣ bất cứ một doanh nghiệp thƣơng mại nào và, không kể những chi tiết khác, không có nghĩa vụ nộp kết dƣ ngân sách cho Chính phủ và có thể có quyền và nghĩa vụ, vay tiền và có nghĩa vụ trả các khoản nợ của mình và có thể đƣợc tuyên bố phá sản; và (iv) đang không đấu thầu một hợp đồng sẽ đƣợc dành cho Bộ hoặc một cơ quan của Chính phủ mà theo những luật hoặc quy định có thể áp dụng của cơ quan là cơ quan báo cáo hoặc giám sát trực tiếp doanh nghiệp hoặc có khả năng để tạo ảnh hƣởng hoặc điều khiển doanh nghiệp hoặc định chế đó. Các đơn vị quân đội hoặc an ninh hoặc các công ty đƣợc thành lập, báo cáo trực tiếp hoặc gián tiếp cho hoặc đƣợc sở hữu toàn bộ hoặc một phần bởi Bộ Quốc phòng hoặc Bộ Công an sẽ không có tƣ cách tham gia đấu thầu. Cần chú ý đặc biệt tới trƣờng hợp DNNN do Bộ GD&ĐT sở hữu tham gia vào các hoạt động MSDT liên quan vì những vai 23 trò đặc thù của những tổ chức này trong dự án có thể dẫn tới xung đột lợi ích. Các cơ quan thực hiện dự án đƣợc khuyến nghị trao đổi với Ngân hàng thế giới trong trƣờng hợp có nghi vấn về tính hợp lệ của DNNN. Hƣớng dẫn chi tiết cho việc đánh giá tính hợp lệ của DNNN đƣợc nêu trong Bank’s Guidance Note about Vietnam SOE Eligibility ra ngày 19 tháng 12 năm 2011. (d) Khi các dịch vụ của các trƣờng ĐH hoặc các Trung tâm Nghiên cứu thuộc Chính phủ tại Việt Nam là duy nhất và có tính chất đặc thù do không có một đơn vị tƣ nhân thay thế phù hợp, Ngân hàng thế giới có thể đồng ý về việc thuê các đơn vị nhƣ vậy trên cơ sở từng trƣờng hợp. Cũng trên cơ sở đó, các giáo sƣ hoặc nhà khoa học của trƣờng ĐH hoặc Viện nghiên cứu cũng có thể đƣợc ký hợp đồng riêng theo tài trợ của Ngân hàng thế giới với điều kiện họ phải có hợp đồng làm việc toàn thời gian với cơ quan của họ và phải làm việc thƣờng xuyên tại cơ quan đó trong vòng một năm hoặc lâu hơn trƣớc khi họ đƣợc ký hợp đồng do Ngân hàng thế giới tài trợ. Cơ quan thực hiện dự án cần đảm bảo có văn bản cần thiết để minh chứng các đơn vị hoặc cá nhân đó có đủ tƣ cách hợp lệ. (e) Các quan chức Chính phủ và công chức nhà nƣớc của Bên nhận viện trợ chỉ có thể có đƣợc thuê theo các hợp đồng tƣ vấn tại Quốc gia của Bên nhận viện trợ với tƣ cách cá nhân hoặc thành viên của nhóm chuyên gia đƣợc công ty tƣ vấn đề xuất, với điều kiện việc thuê đó không xung đột với bất cứ công việc nào khác hoặc luật, quy định hoặc chính sách khác của Quốc gia của Bên nhận viện trợ và nếu họ (i) nghỉ việc không lƣơng hoặc đã từ chức hoặc về hƣu; (ii) không đƣợc thuê bởi các cơ quan mà họ đã từng làm việc trƣớc khi nghỉ không lƣơng, từ chức hoặc về hƣu (Trong trƣờng hợp từ chức hoặc về hƣu, trong một thời khoảng tối thiểu 6 tháng, hoặc giai đoạn đƣợc quy định bởi các điều khoản pháp lý áp dụng cho các công chức của Quốc gia của Bên nhận viện trợ, áp dụng cho thời khoảng dài hơn. Các giáo sƣ hoặc nhân viên và chuyên gia trong các ngành đặc thù từ các trƣờng đại học, các viện giáo dục và viện nghiên cứu có thể đƣợc ký hợp đồng riêng trên cơ sở bán thời gian với điều kiện họ là cán bộ toàn thời gian của những cơ quan đó trong một năm hoặc lâu hơn trƣớc khi đƣợc ký hợp đồng và việc thuê nhƣ vậy không tạo xung đột về lợi ích). Cơ quan thực hiện dự án cần đảm bảo rằng những tài liệu minh chứng thỏa đáng để chứng minh tƣ cách hợp lệ của các quan chức chính phủ hoặc công chức đó. (f) Một công ty đƣợc tuyên bố là không đủ tƣ cách hợp lệ bởi Ngân hàng thế giới do có dính líu tới gian lận và tham nhũng trong hoạt động MSDT đƣợc Ngân hàng thế giới tài trợ. Để có danh sách đẩy đủ những công ty đó bao gồm những công ty bị loại trừ chéo bởi những tổ chức phát triển đa phƣơng khác, hãy truy cập vào www.worldbank.org. Các cơ quan thực hiện dự án cần kiểm tra cẩn thận danh sách này khi đánh giá thầu hoặc lập danh sách loại trừ. Để có thêm thông tin về những yêu cầu về tƣ cách hợp lệ, cơ quan thực hiện dự án cần tham khảo phần 1.1.8, 1.9 và 1.10 của Hƣớng dẫn MSDT và 1.11, 1.12 &1.13 của Hƣớng dẫn lựa chọn và tuyển chuyên gia tƣ vấn. 24 3.1.4 Xung đột lợi ích 3.1.4.1 Để chọn và tuyển dụng các tƣ vấn, chính sách của Ngân hàng thế giới yêu cầu rằng các tƣ vấn cần cung cấp những khuyến nghị chuyên nghiệp, khách quan và công bằng và cần tôn trọng lợi ích tối cao của khách hàng mà không xét đến công việc tƣơng lai và việc đƣa ra các khuyến nghị không xung đột với những nhiệm vụ khác và với lợi ích của đơn vị của họ. Các tƣ vấn sẽ không đƣợc thuê cho bất cứ công việc/hợp đồng nào mà sẽ xung đột với những nghĩa vụ trƣớc đó hoặc hiện tại với các khách hàng khác hoặc có thể đặt họ trong vị trí không thể thực hiện nhiệm vụ theo hƣớng có lợi nhất cho Bên nhận viện trợ. Không tuân theo những điều trên, các công ty/tƣ vấn sẽ không đƣợc thuê dƣới bất cứ điều kiện nào đƣợc quy định dƣới đây: (a) Xung đột giữa các hoạt động tƣ vấn và đấu thầu hàng hóa, hoặc các dịch vụ phi tƣ vấn (tức là các dịch vụ khác ngoài dịch vụ tƣ vấn trong khuôn khổ Hƣớng dẫn lựa chọn và tuyển chuyên gia tƣ vấn của Ngân hàng thế giới): Một công ty đã đƣợc Bên nhận viện trợ cho tham gia để cung cấp hàng hóa, công trình hoặc các dịch vụ phi tƣ vấn cho một dự án hoặc bất cứ chi nhánh nào chịu kiểm soát trực tiếp hoặc không trực tiếp, đƣợc kiểm soát bởi hoặc chịu kiểm soát chung với công ty đó, sẽ bị loại khỏi việc cung cấp các dịch vụ tƣ vấn là kết quả từ hoặc trực tiếp liên quan tới những hàng hóa, công trình hoặc các dịch vụ phi tƣ vấn. Ngƣợc lại, một công ty đƣợc thuê để cung cấp các dịch vụ tƣ vấn cho việc chuẩn bị (trƣớc khi Khoản viện trợ có hiệu lực) hoặc thực hiện một dự án, hoặc bất cứ chi nhánh nào chịu kiểm soát trực tiếp hoặc không trực tiếp, đƣợc kiểm soát bởi hoặc chịu kiểm soát chung với công ty đó, sẽ bị loại khỏi việc sau đó sẽ tiếp tục đƣợc cung cấp các hàng hóa, công trình hoặc dịch vụ (ngoài các dịch vụ tƣ vấn đƣợc quy định trong Hƣớng dẫn lựa chọn và tuyển chuyên gia tƣ vấn của Ngân hàng thế giới) là kết quả của hoặc có liên quan trực tiếp tới các dịch vụ tƣ vấn cho công việc chuẩn bị nhƣ vậy. Điều khoản này không áp dụng cho các công ty khác nhau (các nhà tƣ vấn, nhà thầu hoặc nhà cung cấp) cùng nhau đang thực hiện các nghĩa vụ theo một hợp đồng chìa khóa trao tay hoặc thiết kế và xây dựng. (b) Các mâu thuẫn giữa các nhiệm vụ tƣ vấn: Không có nhà tƣ vấn nào (bao gồm các nhân viên và tƣ vấn phụ của họ) hoặc chi nhánh trực tiếp hoặc không trực tiếp kiểm soát, chịu kiểm soát bởi hoặc chịu kiểm soát chung với công ty đó, sẽ đƣợc thuê cho bất cứ nhiệm vụ nào mà, theo bản chất, có thể xung đột với những nhiệm vụ khác của nhà tƣ vấn. Ví dụ, nhà tƣ vấn hỗ trợ một khách hàng trong việc tƣ hữu hóa các tài sản công sẽ không đƣợc mua hoặc tƣ vấn cho ngƣời mua về, những tài sản nhƣ vậy. Tƣơng tự, các nhà tƣ vấn đƣợc thuê để chuẩn bị điều khoản tham chiếu cho một nhiệm vụ sẽ không đƣợc thuê cho nhiệm vụ đang xét tới. (c) Quan hệ với nhân viên của Bên nhận viện trợ: Nhà tƣ vấn (bao gồm các chuyên gia, nhân sự khác và các tƣ vấn phụ của họ) có quan hệ kinh doanh hoặc họ hàng gần với một nhân viên của Bên nhận viện trợ (hoặc của cơ quan thực hiện dự án, hoặc của một bên nhận một phần khoản viện trợ) là ngƣời trực tiếp hoặc gián tiếp liên quan tới bất cứ phần nào của: (i) việc chuẩn bị điều khoản tham chiếu dành cho công việc đó, (ii) quá trình lựa chọn cho hợp đồng, hoặc (iii) việc giám sát hợp đồng đó có thể không đƣợc trao hợp đồng, trừ phi có xung đột xuất phát từ mối quan hệ đƣợc giải quyết theo cách chấp nhận đƣợc đối với Ngân hàng thế giới thông qua quá trình lựa chọn và thực hiện hợp đồng. 25 (d) Một nhà tƣ vấn chỉ đƣợc nộp một hồ sơ thầu, hoặc là nộp riêng hoặc nhƣ là một đối tác trong liên danh với một hồ sơ khác. Nếu một nhà tƣ vấn, bao gồm một đối tác liên danh, nộp hoặc tham gia vào nhiều hơn một hồ sơ thầu, những hồ sơ nhƣ thế sẽ bị loại. Tuy nhiên, điều này loại trừ trƣờng hợp một công ty tƣ vấn tham gia nhƣ một tƣ vấn phụ, hoặc một cá nhân tham gia nhƣ một thành viên của nhóm trong một hoặc nhiều hơn hồ sơ thầu khi các trƣờng hợp có lý do chính đáng và đƣợc hồ sơ mời gửi đề xuất cho phép. Cần lƣu ý rằng theo những điều trên, một nhà tƣ vấn đã đƣợc thuê để chuẩn bị nghiên cứu khả thi, báo cáo đầu tƣ và các tài liệu tƣơng tự chuẩn bị cho một dự án hoặc tiểu dự án có thể không đƣợc cho phép cạnh tranh đối với bất cứ hợp đồng nào thuộc dự án/tiểu dự án mà nhà thầu đó đã chuẩn bị Nghiên cứu khả thi. Thêm vào đó, cần lƣu ý rằng Hồ sơ mời thầu chuẩn của Ngân hàng thế giới có thể cung cấp những điều khoản cụ thể đối với những xung đột lợi ích nhƣ là các nhà thầu có chung một đối tác kiểm soát sẽ bị loại. Trong trƣờng hợp có nghi ngờ, BQLDA sẽ tham vấn Ngân hàng thế giới để đƣợc hƣớng dẫn và khuyến nghị. 3.1.4.2 Đối với việc mua sắm hàng hóa, công trình hoặc các dịch vụ phi tƣ vấn Chính sách của Ngân hàng thế giới yêu cầu một công ty tham gia vào quy trình mua sắm trong các dự án đƣợc Ngân hàng thế giới tài trợ không đƣợc có xung đột lợi ích. Bất cứ công ty nào đƣợc phát hiện có xung đột lợi ích sẽ không có đủ tƣ cách đƣợc trao hợp đồng. Một công ty sẽ đƣợc coi nhƣ là có xung đột lợi ích trong một quy trình mua sắm nếu: (a) Công ty đó đang cung cấp các hàng hóa, công trình hoặc các dịch vụ phi tƣ vấn là kết quả của hoặc trực tiếp liên quan tới các dịch vụ tƣ vấn cho việc chuẩn bị hoặc thực hiện một dự án mà công ty đó cung cấp hoặc đƣợc cung cấp bởi bất cứ chi nhánh nào kiểm soát trực tiếp hoặc gián tiếp, hoặc bị kiểm soát bởi hoặc chịu kiểm soát chung với công ty đó. Điều khoản này không áp dụng cho các công ty (nhà tƣ vấn, nhà thầu hoặc nhà cung cấp) cùng nhau thực hiện các nghĩa vụ của Nhà thầu theo một hợp đồng chìa khóa trao tay hoặc thiết kế và xây dựng; hoặc (b) Công ty đó nộp nhiều hơn một hồ sơ đấu thầu, hoặc nộp với tƣ cách cá nhân hoặc nhƣ là một thành viên liên danh trong một đợt đấu thầu khác, ngoài trừ đƣợc cho phép đấu thầu thay thế. Điều này sẽ dẫn tới việc bị loại khỏi mọi cuộc thầu trong đó Nhà thầu có tham gia. Tuy nhiên, điều này không giới hạn việc bao gồm một công ty nhƣ là một nhà thầu phụ trong một hoặc nhiều hơn hồ sơ thầu. Chỉ đối với những kiểu mua sắm nhất định, sự tham gia của đơn vị đấu thầu nhƣ là một nhà thầu phụ trong một cuộc đấu thầu khác có thể đƣợc cho phép với điều kiện Ngân hàng thế giới không phản đối và đƣợc cho phép theo quy định của Hồ sơ mời thầu chuẩn của Ngân hàng thế giới có thể áp dụng cho những hình thức mua sắm nhƣ vậy; hoặc (c) Các công ty nhƣ vậy (bao gồm các nhân viên công ty đó) có quan hệ họ hàng hoặc kinh doanh gần gũi với một cán bộ của Bên nhận viện trợ (hoặc của cơ quan thực hiện dự án hoặc của bên nhận một phần khoản viện trợ) là ngƣời: (i) trực tiếp hoặc gián tiếp tham gia vào việc chuẩn bị hồ sơ mời thầu hoặc các điều kiện kỹ thuật của hợp đồng và/hoặc quá trình đánh giá hồ sơ thầu của hợp đồng đó; hoặc (ii) sẽ tham gia vào việc thực hiện hoặc giám sát hợp đồng nhƣ vậy trừ phi có xung đột phát sinh từ những quan hệ nhƣ vậy đƣợc 26 giải quyết theo cách đƣợc Ngân hàng thế giới chấp nhận trong suốt quá trình mua sắm và việc thực hiện hợp đồng; hoặc (d) Công ty nhƣ vậy không làm theo với bất cứ tình huống xung đột lợi ích nào khác nhƣ đƣợc nêu rõ trong Hồ sơ mời thầu chuẩn của Ngân hàng thế giới tƣơng ứng với quá trình mua sắm cụ thể. 3.1.5 Liên danh và Thầu phụ/Tư vấn phụ Bất cứ công ty nào cũng có thể đấu thầu độc lập hoặc trong một liên danh, hoặc với các công ty trong nƣớc và/hoặc với các công ty nƣớc ngoài. Nhƣng Ngân hàng thế giới không chấp nhận các điều kiện của việc đấu thầu ủy thác hoặc các hình thức khác của việc liên danh ủy thác giữa các công ty. Mỗi thành viên của Liên danh cần đƣợc liên đới chung và riêng đối với việc thực hiện hợp đồng và họ phải xác nhận yêu cầu quan trọng này trong một Thỏa thuận liên danh (JVA) khi nộp hồ sơ đấu thầu. Liên danh sẽ đề cử một Đại diện có quyền thực hiện mọi công việc cho và đại diện của bất cứ và mọi thành viên của Liên danh trong quá trình đấu thầu và, trong trƣờng hợp Liên danh đƣợc trao Hợp đồng, trong việc thực hiện hợp đồng. Hồ sơ dự thầu phải đƣợc tất cả các đối tác trong Liên danh hoặc bởi một đại diện đƣợc ủy quyền toàn quyền bởi mọi đối tác Liên danh và bảo lãnh dự thầu cần liệt kê tên của mọi thành viên Liên danh. Liên danh có thể trong dài hạn (không phụ thuộc vào bất cứ hợp đồng riêng nào) hoặc chỉ trong thời gian hợp đồng cụ thể. Một công ty cũng có thể quy tụ các công ty khác dƣới dạng các hợp đồng phụ hoặc tƣ vấn phụ trong trƣờng hợp công ty đó sẽ chịu trách nhiệm cho việc thực hiện hợp đồng và có trách nhiệm giám sát hiệu quả thực hiện của nhà thầu phụ/tƣ vấn phụ của công ty. Một công ty sẽ đƣợc phép tham gia vào một cuộc đấu thầu theo năng lực của một nhà thầu đơn lẻ hoặc là thành viên của một Liên danh. Tuy nhiên, công ty cũng có thể đƣợc cho phép tham gia vào một hoặc nhiều hơn cuộc đấu thầu với tƣ cách là nhà thầu phụ hoặc tƣ vấn phụ. 3.1.6 Đấu thầu Mua sắm sai quy định Ngân hàng không thanh toán các khoản cho một hợp đồng hàng hóa, công trình hoặc các dịch vụ phi tƣ vấn hoặc các dịch vụ tƣ vấn nếu Ngân hàng kết luận rằng những hợp đồng nhƣ thế: (a) chƣa đƣợc trao theo các điều kiện đã thỏa thuận của Hiệp định viện trợ và nhƣ đƣợc nêu rõ hơn trong Kế hoạch Mua sắm mà Ngân hàng thế giới không phản đối; (b) không đƣợc trao cho nhà thầu/nhà tƣ vấn đƣợc quyết định là thắng thầu do sự trì hoãn có chủ ý hoặc những hành động khác của Bên nhận viện trợ dẫn tới những chậm trễ không có lý do chính đáng, hồ sơ thầu/đề xuất thắng thầu nhƣng không còn khả dụng nữa hoặc sự từ chối không hợp lệ bất cứ hồ sơ thầu/đề xuất nào; hoặc (c) có liên quan tới sự tham gia của đại diện Bên nhận viện trợ hoặc một bên nhận bất cứ phần nào của khoản Viện trợ không hoàn lại theo cách gian lận hoặc tham nhũng nhƣ đƣợc quy định trong phần 6.2.7 dƣới đây. Trong những trƣờng hợp nhƣ vậy, cho dù là tiền kiểm hay hậu kiểm thì Ngân hàng thế giới cũng sẽ tuyên bố việc MSDT là sai quy định và chính sách của Ngân hàng thế giới là hủy bỏ một phần của khoản viện trợ đƣợc dành cho các hàng hóa, công trình hoặc dịch vụ phi tƣ vấn hoặc các dịch vụ tƣ vấn đã đƣợc mua sắm sai quy định. Thêm vào đó, Ngân hàng thế giới có thể thực hiện các biện pháp khắc phục khác đƣợc nêu trong Hiệp định viện trợ. 27 Ngay cả khi hợp đồng đã đƣợc trao sau khi nhận đƣợc thƣ không phản đối từ Ngân hàng thế giới, Ngân hàng thế giới vẫn có thể tuyên bố mua sắm sai quy định và áp dụng đầy đủ các chính sách và các biện pháp khắc phục cho dù khoản viện trợ đã đƣợc đóng hay chƣa, nếu Ngân hàng thế giới kết luận rằng thƣ không phản đối đƣợc lập trên cơ sở thiếu thông tin hoặc thông tin không chính xác hoặc sai lệch do Bên nhận viện trợ cung cấp hoặc các điều khoản và các điều kiện của hợp đồng đã đƣợc thay đổi về cơ bản mà không có thƣ không phản đối của Ngân hàng thế giới. 3.1.7 Gian lận và Tham nhũng Chính sách của Ngân hàng thế giới là yêu cầu Bên nhận viện trợ (bao gồm các đơn vị thụ hƣởng khoản viện trợ của Ngân hàng thế giới) cũng nhƣ các bên đấu thầu, nhà cung cấp hoặc nhà thầu và các nhà thầu phụ của họ theo các hợp đồng đƣợc Ngân hàng thế giới tài trợ, tuân thủ các tiêu chuẩn đạo đức cao nhất trong khi mua sắm và thực hiện các hợp đồng nhƣ vậy. Tuân thủ theo chính sách này, Ngân hàng thế giới: (a) Đƣa ra những định nghĩa rõ ràng về gian lận và tham nhũng bao gồm các hành vi tham nhũng, gian lận, thông đồng, ép buộc hoặc gây cản trở. Để tham khảo định nghĩa các hành động này, xem phần 1.16 (a) của Hƣớng dẫn Mua sắm và 1.23 (a) của Hƣớng dẫn lựa chọn và tuyển chuyên gia tƣ vấn. (b) Sẽ từ chối các chào thầu cho hợp đồng nếu Ngân hàng thế giới quyết định rằng nhà thầu đƣợc đề xuất trao hợp đồng hoặc bất cứ nhân viên hoặc đại lý hoặc tƣ vấn phụ, nhà thầu phụ, nhà cung cấp dịch vụ, nhà cung ứng nào của đơn vị đó và/hoặc các nhân viên của họ đã trực tiếp hoặc gián tiếp tham gia vào các hoạt động tham nhũng, gian lận, thông đồng, ép buộc hoặc cản trở trong việc cạnh tranh cho hợp đồng đang xét tới; (c) Sẽ tuyên bố mua sắm không hợp lệ và hủy bỏ khoản vay đƣợc dành cho một hợp đồng nếu Ngân hàng thế giới thấy vào bất cứ thời điểm nào đại diện của Bên nhận viện trợ hoặc một của một bên nhận bất cứ phần nào của khoản viện trợ có dính líu tới các hành vi tham nhũng, gian lận, thông đồng, ép buộc hoặc cản trở trong quá trình mua sắm hoặc thực hiện hợp đồng đang xét mà không có hành động kịp thời và thỏa đáng làm thỏa mãn Ngân hàng thế giới để xử lý các hành vi nhƣ vậy khi chúng xảy ra, bao gồm việc không kịp thời thông báo cho Ngân hàng thế giới vào thời điểm họ biết về các hành vi đó; (d) Sẽ trừng phạt một công ty hoặc cá nhân, vào bất cứ thời điểm nào, dựa theo quy trình xử phạt của Ngân hàng thế giới đƣợc áp dụng (một công ty hoặc cá nhân có thể đƣợc tuyên bố không đủ tƣ cách để đƣợc trao hợp đồng đƣợc Ngân hàng thế giới tài trợ: (i) kết thúc quy trình xử phạt phù hợp với quy trình xử phạt của Ngân hàng thế giới, bao gồm, không kể những nội dung khác, sự ngăn chặn chéo theo thỏa thuận với các Định chế tài chính quốc tế khác bao gồm các ngân hàng phát triển đa phƣơng và thông qua việc áp dụng quy chế xử phạt mua sắm hành chính nhóm doanh nghiệp của Ngân hàng thế giới đối với gian lận và tham nhũng; và (ii) là hậu quả của việc đình chỉ tạm thời hoặc đình chỉ tạm thời sớm có liên quan tới những trừng phạt đang chịu khác, Xem chú thích 14 và phần 8 của Phụ lục 1 của Hƣớng dẫn của Ngân hàng thế giới), bao gồm việc tuyên bố công khai công ty hoặc cá nhân nhƣ vậy là không đủ tƣ cách vĩnh viễn hoặc trong một thời khoảng nhất 28 định: (i) để đƣợc trao một hợp đồng do Ngân hàng thế giới tài trợ; và (ii) đƣợc đề cử nhƣ một nhà thầu phụ, nhà tƣ vấn, nhà cung cấp hoặc nhà cung cấp dịch vụ của một công ty đủ tƣ cách khác đƣợc trao một hợp đồng do Ngân hàng thế giới tài trợ (Một nhà thầu phụ, nhà tƣ vấn, nhà sản xuất hoặc cung cấp hoặc nhà cung cấp dịch vụ (các tên gọi khác nhau đƣợc sử dụng tùy theo hồ sơ đấu thầu cụ thể) là đơn vị đã đƣợc hoặc: (i) nhà thầu bao gồm trong hồ sơ đấu thầu tiền thẩm định hoặc cuộc đấu thầu vì đơn vị đó đem lại kinh nghiệm đặc thù và thiết yếu và bí quyết cho phép đơn vị đấu thầu đáp ứng yêu cầu xét duyệt đối với những gọi thầu cụ thể; hoặc (ii) đƣợc cơ quan thực hiện dự án chỉ định) (e) Sẽ yêu cầu rằng một điều khoản đƣợc đƣa vào trong hồ sơ mời thầu và trong các hợp đồng đƣợc tài trợ bởi một Khoản vay ngân hàng, yêu cầu nhà thầu, nhà cung cấp và nhà thầu và các nhà thầu phụ của họ, các đại lý và nhân viên, nhà tƣ vấn, nhà cung cấp dịch vụ hoặc nhà cung cấp, để cho phép Ngân hàng thế giới thanh tra mọi tài khoản, sổ sách và các tài liệu khác liên quan tới việc nộp các hồ sơ thầu và hiệu quả thực hiện hợp đồng và đƣợc kiểm toán bởi các công ty kiểm toán bởi Ngân hàng thế giới; và (f) Sẽ yêu cầu rằng, khi một Bên nhận viện trợ mua sắm hàng hóa, nghiệp vụ hoặc các dịch vụ phi tƣ vấn trực tiếp từ một cơ quan LHQ dựa theo phần 3.10 của những Hƣớng dẫn theo một thỏa thuận đƣợc ký kết giữa Bên nhận viện trợ và cơ quan LHQ, các điều khoản nêu trên của phần này liên quan đến xử phạt gian lận hoặc tham nhũng sẽ áp dụng đối với toàn bộ đối với mọi nhà cung cấp, nhà thầu, nhà cung cấp dịch vụ, nhà tƣ vấn, nhà thầu phụ và tƣ vấn phụ và nhân viên của họ ký kết hợp đồng với cơ quan LHQ. Cơ quan thực hiện dự án sẽ đƣợc yêu cầu báo cáo lập tức bất cứ cáo buộc gian lận hoặc tham nhũng trong mua sắm và quy trình quản lý hợp đồng của Ngân hàng thế giới và tìm sự hƣớng dẫn của Ngân hàng thế giới trong việc xử lý các cáo buộc. 3.1.8 Xử lý các khiếu nại nhận được trong quá trình mua sắm Hƣớng dẫn MSDT và Hƣớng dẫn lựa chọn và tuyển chuyên gia tƣ vấn cho phép các nhà đấu thầu và tƣ vấn tự do đƣa ra những khiếu nại hoặc phản đối trong quá trình mua sắm. Trình tự chi tiết cho việc xử lý các khiếu nại của nhà đấu thầu đƣợc nêu trong Phụ lục 3 của Hƣớng dẫn MSĐT và Hƣớng dẫn lựa chọn và tuyển chuyên gia tƣ vấn. Đối với các hợp đồng Đấu thầu cạnh tranh trong nƣớc, cơ quan thực hiện dự án cần thiết lập một cơ chế kháng nghị hiệu quả và độc lập cho phép các nhà đấu thầu kháng nghị và xử lý kháng nghị của họ kịp thời và cơ chế này cần đƣợc mô tả rõ ràng trong hồ sơ mời thầu. Nói chung, nhà đấu thầu có quyền khiếu nại về kết quả đấu thầu hoặc bất cứ vấn đề liên quan nào trong quá trình mua sắm bao gồm giai đoạn đánh giá thầu. Mọi khiếu nại nhận đƣợc bao gồm khiếu nại nặc danh sẽ đƣợc xử lý theo quy trình Xử lý Khiếu nại đƣợc quy định trong Chƣơng 10 Nghị định 85/2009/ND-CP ngày 15/10/2009 hƣớng dẫn thực hiện Luật Đấu thầu và Lựa chọn các nhà thầu xây dựng theo luật xây dựng. Thêm vào đó, quy tắc chung, ngay khi cơ quan thực hiện dự án nhận đƣợc khiếu nại (có thể dƣới dạng thƣ, fax, email) bất kể có tên hay nặc danh, cơ quan thực hiện dự án cần báo cáo lập tức cho Ngân hàng thế giới và để nhận khuyến nghị hoặc hƣớng dẫn cần thiết. 29 3.2. Giới thiệu chung về công tác mua sắm đấu thầu Dự án VNEN đề xuất không bao gồm các hoạt động xây lắp lớn. Phần lớn các gói thầu sẽ phục vụ các hoạt động sửa chữa nhỏ, mua sắm hàng hóa/dịch vụ và thuê chuyên gia tƣ vấn. Với giai đoạn thực hiện tƣơng đối ngắn (3 năm), các gói thầu sẽ cần đƣợc thiết kế để có thể thực hiện đơn giản và nhanh chóng. 3.2.1. Mua sắm hàng hóa và đấu thầu công trình sửa chữa nhỏ Tất cả hàng hóa và sửa chữa nhỏ cần thiết cho Dự án và đƣợc tài trợ từ khoản viện trợ phải đƣợc mua sắm đầu thầu phù hợp với yêu cầu đƣợc nêu trong Hướng dẫn mua sắm/đấu thầu hàng hóa, công trình và dịch vụ phi tư vấn trong khuôn khổ khoản vốn vay IBRD và khoản tín dụng/viện trợ không hoàn lại IDA cho bên vay của Ngân hàng Thế giới) do Ngân hàng thế giới ban hành tháng 1 năm 2011. 3.2.2. Tuyển chọn dịch vụ tƣ vấn Các dịch vụ tƣ vấn cần thiết cho Dự án và đƣợc tài trợ từ khoản viện trợ phải đƣợc tuyển chọn phù hợp với yêu cầu đƣợc nêu trong Hướng dẫn lựa chọn và tuyển chuyên gia tư vấn trong khuôn khổ khoản vốn vay IBRD và khoản tín dụng/viện trợ không hoàn lại IDA cho bên vay của Ngân hàng Thế giới) do NHTG ban hành tháng 1 năm 2011. 3.3. Các phƣơng thức mua sắm đấu thầu của Dự án và xét duyệt của Ngân hàng Thế giới 3.3.1.Các phƣơng thức MSĐT đối với hàng hóa và xét duyệt của NHTG Hạng mục chi Giá trị hợp đồng (US$) Phƣơng pháp MSĐT Thuộc diện tiền kiểm của NH Hàng hóa >/=1,000,000 ICB Mọi hợp đồng <1,000,000 NCB 3 hợp đồng đầu tiên <100,000 Chào hàng cạnh tranh Không Không áp dụng Hợp đồng trực tiếp Mọi hợp đồng trực tiếp Ghi chú: ICB – Đấu thầu cạnh tranh quốc tế NCB – Đấu thầu cạnh tranh trong nƣớc DC – Hợp đồng trực tiếp 3.3.2.Phƣơng thức đấu thầu đối với sửa chữa nhỏ và xét duyệt của NHTG Hạng mục kinh phí Giá trị hợp đồng (US$) Phƣơng thức đấu thầu Tiền kiểm của NHTG Công trình >/=10,000,000 ICB Mọi hợp đồng <10,000,000 NCB 3 hợp đồng đầu tiên <200,000 Chào hàng cạnh tranh Không Không áp dụng Hợp đồng trực tiếp Mọi hợp đồng trực tiếp 30 * Lƣu ý: Không có gói thầu ICB và NCB đối với công trình đƣợc thực hiện ở Ban Quản lý Dự án cấp trung ƣơng, chỉ có các gói sửa chữa nhỏ lớp học ở cấp trƣờng đƣợc tài trợ từ Qũy trƣờng. 3.3.3.Các phƣơng pháp lựa chọn dịch vụ tƣ vấn và xét duyệt của NHTG Hạng mục kinh phí Giá trị hợp đồng (US$) Phƣơng thức đấu thầu Tiền kiểm của NHTG Dịch vụ tƣ vấn >/=300,000 QCBS, QBS, FBS, LCS - Công ty: >/=$300,000 (đối với lựa chọn cạnh tranh) cộng với hợp đồng đầu tiên đối với mỗi phƣơng pháp bất kể giá trị. Đối với SSS, $50,000 (Phần 3.9 của Hƣớng dẫn dành cho Tƣ vấn, tháng 1, 2011); - Cá nhân: chỉ trong các trƣờng hợp ngoại lệ (đối với lựa chọn cạnh tranh); đối với SSS, $20,000 (Phần 5.6 của Hƣớng dẫn dành cho Tƣ vấn, tháng 1, 2011) <300,000 QCBS, QBS, FBS, LCS, or CQS Không áp dụng SSS Không áp dụng IC Ghi chú: QCBS – Tuyển chọn tƣ vấn trên cơ sở chất lƣợng và chi phí QBS – Tuyển chọn tƣ vấn trên cơ sở chất lƣợng FBS – Tuyển chọn tƣ vấn theo ngân sách cố định LCS – Tuyển chọn tƣ vấn với chi phí thấp nhất CQS – Tuyển chọn dựa trên năng lực của Tƣ vấn SSS – Tuyển chọn tƣ vấn từ một nguồn duy nhất IC – Tuyển chọn tƣ vấn cá nhân 3.3.4 Danh sách ngắn gồm các Công ty tƣ vấn trong nƣớc: Ngân hàng thế giới cho phép Danh sách ngắn có thể gồm các Công ty tƣ vấn trong nƣớc khi giá trị của gói thầu tƣ vấn thấp hơn US$ 300,000 tuân thủ theo quy định trong đoạn 2.7 của Hƣớng dẫn lựa chọn và tuyển chuyên gia tƣ vấn. 3.3.5.Xét duyệt của Ngân hàng thế giới: Tiền kiểm 3.3.5.1 Mua sắm các hàng hóa, công trình và các dịch vụ phi tƣ vấn Liên quan tới mọi hợp đồng cần đƣợc Ngân hàng thế giới tiền kiểm, BQLDATƢ sẽ cung cấp cho Ngân hàng thế giới các văn bản sau để Ngân hàng thế giới đánh giá và đƣa ra thƣ không phản đối những văn bản này trƣớc khi thực hiện các bƣớc tiếp theo trong thủ tục mua sắm: (a) Hồ sơ mời thầu: Trƣớc khi quảng cáo mời thầu, BQLDATƢ cần cung cấp cho Ngân hàng thế giới dự thảo hồ sơ mời thầu để Ngân hàng thế giới xem xét và không phản đối. Bất cứ sửa đồi nào đối với các hồ sơ mời thầu, mà đã đƣợc đánh giá và cung cấp thƣ không phản đối bởi Ngân hàng thế giới, cần có thƣ không phản đối của Ngân hàng thế giới đối với nội dung sửa đổi trƣớc khi Hồ sơ mời thầu đƣợc phát hành cho các nhà thầu. 31 (b) Báo cáo xét thầu: Sau khi đã nhận và đánh giá các hồ sơ thầu , BQLDATƢ sẽ gửi Ngân hàng thế giới Báo cáo xét thầu. Ngân hàng Thế giới sẽ có một khoảng thời gian đủ để xem xét Báo cáo chi tiết về việc đánh giá và so sánh các hồ sơ thầu nhận đƣợc cùng với đề xuất cho việc trao hợp đồng và những thông tin có liên quan khi Ngân hàng thế giới yêu cầu làm rõ. BQLDATƢ sẽ trao hợp đồng chỉ sau khi nhận đƣợc thƣ không phản đối của Ngân hàng thế giới. (c) Gia hạn hiệu lực hồ sơ dự thầu: Nếu BQLDATƢ yêu cầu gia hạn hiệu lực hồ sơ dự thầu để hoàn thiện quy trình đánh giá, thống nhất nội bộ và có thƣ không phản đối của Ngân hàng thế giới và để tiến hành trao hợp đồng, BQLDATƢ cần có thƣ không phản đối của Ngân hàng thế giới cho lần gia hạn đầu tiên nếu việc gia hạn đó lâu hơn 4 tuần và cần có thƣ không phản đối của Ngân hàng thế giới cho đối với tất cả các yêu cầu gia hạn sau đó mà không tính đến thời gian gia hạn là bao lâu. (d) Khiếu nại của Nhà thầu: Nếu sau khi công bố kết quả thầu mà Bên nhận viện trợ nhận đƣợc khiếu nại hoặc phản đối từ các nhà thầu. Trên cơ sở nội dung của Đơn khiếu nại, BQLDATƢ sẽ đánh giá từng vấn đề đƣợc nêu ra trong khiếu nại. BQLDATƢ sẽ gửi biên bản phản hồi Khiếu nại đến Ngân hàng thế giới để xem xét và đƣa ra ý kiến. (e) Thay đổi khuyến nghị trao hợp đồng: Nếu việc khiếu nại dẫn tới việc Bên nhận viện trợ thay đổi khuyến nghị trao hợp đồng, BQLDATƢ sẽ đƣa ra lý do và Báo cáo đánh giá sửa đổi cho Ngân hàng thế giới để xin thƣ không phản đối. Bên nhận viện trợ sẽ phát hành lại bản trao hợp đồng theo quy định tại Phần 7 Phụ lục 1 của những Hƣớng dẫn đấu thầu Mua sắm Hàng hóa, Công trình và Dịch vụ phi Tƣ vấn. (f) Thay đổi các điều khoản và điều kiện hợp đồng: Nếu không có thƣ không phản đối trƣớc đó của Ngân hàng thế giới, các điều khoản và điều kiện của một hợp đồng sẽ không đƣợc khác biệt về cơ bản với những yêu cầu trong Hồ sơ dự thầu hoặc Hồ sơ sơ tuyển (nếu có).. (g) Chỉnh sửa hợp đồng đã ký: Trong trƣờng hợp các hợp đồng tiền kiểm, Bên nhận viện trợ sẽ xin thƣ không phản đối của Ngân hàng thế giới trƣớc khi đồng ý (a) các điều chỉnh cơ bản về phạm vi của các dịch vụ hoặc những thay đổi đáng kể các điều khoản và điều kiện của hợp đồng; hoặc (b) bất cứ sự thay đổi nào hoặc sửa đổi (ngoại trừ trong trƣờng hợp vô cùng khẩn cấp) đơn lẻ hoặc đƣợc kết hợp với mọi thay đổi khác hoặc sửa đổi đã đƣợc ban hành trƣớc đó, làm tăng giá trị hợp đồng lên hơn 15%; hoặc (c) việc hủy hợp đồng đƣợc đề xuất. Phụ lục 1 của Hƣớng dẫn MSĐT của Ngân hàng nêu chi tiết xét duyệt của Ngân hàng về Quyết định mua sắm. 3.3.5.2 Đối với việc lựa chọn và tuyển dụng chuyên gia tƣ vấn Đối với mọi hợp đồng cần đƣợc Ngân hàng thế giới tiền kiểm, BQLDATƢ sẽ cung cấp những tài liệu sau cho Ngân hàng thế giới để xem xét và cung cấp thƣ không phản đối trƣớc khi tiến hành các bƣớc tiếp theo trong quy trình mua sắm: 32 (a) Hồ sơ mời thầu tư vấn (bao gồm danh sách ngắn) và ƣớc tính chi phí: trƣớc khi mời tƣ vấn gửi các đề xuất Kỹ thuật và Tài chính, BQLDATƢ cần cung cấp cho Ngân hàng thế giới để xem xét và không phản đối Bảng Dự toán chi phí và Hồ sơ mời thầu tƣ vấn (bao gồm danh sách ngắn). BQLDATƢ sẽ thực hiện những điều chỉnh đối nội dung danh sách ngắn và các văn bản khi Ngân hàng thế giới yêu cầu một cách hợp lý. Bất cứ sửa đổi nào khác cũng sẽ phải có thƣ không phản đối của Ngân hàng trƣớc khi Hồ sơ mời thầu tƣ vấn đƣợc ban hành cho các nhà tƣ vấn trong danh sách ngắn. (b) Báo cáo đánh giá kỹ thuật: Sau khi các đề xuất kỹ thuật đã đƣợc đánh giá, BQLDATƢ cần cung cấp cho Ngân hàng thế giới, trong khoảng thời gian đủ để Ngân hàng xem xét, Báo cáo đánh giá Đề xuất kỹ thuật và một bản sao các Đề xuất Kỹ thuật nếu đƣợc Ngân hàng thế giới yêu cầu. BQLDATƢ cũng cần xin thƣ không phản đối của Ngân hàng thế giới nếu trong Báo cáo đánh giá BQLDATƢ khuyến nghị từ chối mọi đề xuất. (c) Báo cáo Đánh giá Cuối cùng: BQLDATƢ chỉ có thể tiến hành việc mở các đề xuất tài chính sau khi nhận đƣợc thƣ không phản đối của Ngân hàng thế giới đối với đánh giá kỹ thuật. Khi chi phí là một nhân tố cho việc lựa chọn chuyên gia tƣ vấn, BQLDATƢ có thể tiến hành đánh giá tài chính dựa theo các điều khoản của Hồ sơ mời thầu tƣ vấn. BQLDATƢ sẽ cung cấp cho Ngân hàng thế giới báo cáo đánh giá sau cùng và kèm theo đề xuất về chuyên gia tƣ vấn của công ty tƣ vấn. BQLDATƢ sẽ thông báo cho công ty nhận đƣợc tổng điểm đánh giá cao nhất (đối với các gói QCBS) trong đánh giá sau cùng và ý định trao hợp đồng cho công ty đó và mời công ty trao đổi thƣơng lƣợng. Nếu Ngân hàng thế giới phát hiện bất cứ khác biệt nào trong đánh giá tài chính theo đánh giá của Ngân hàng thế giới hoặc dựa trên khiếu nại, Ngân hàng thế giới sẽ lập tức thông báo với BQLDATƢ để xử lý lập tức mọi vấn đề đƣợc nêu để đƣợc giải quyết theo yêu cầu của Ngân hàng thế giới trƣớc khi tiến hành thƣơng lƣợng với nhà tƣ vấn thành công hoặc đình chỉ thƣơng lƣợng nếu đã bắt đầu. Trong các trƣờng hợp nhƣ vậy, không tiến hành thêm các hoạt động cho đến khi Ngân hàng thế giới có văn bản không phản đối đối với những đề xuất của Bên nhận viện trợ. (d) Gia hạn hiệu lực đề xuất: Nếu BQLDATƢ cần gia hạn hiệu lực của đề xuất để hoàn tất đánh giá và thống nhất nội bộ hoặc nhận đƣợc văn bản không phản đối của Ngân hàng thế giới hoặc tiến hành trao hợp đồng, BQLDATƢ cần có thƣ không phản đối của Ngân hàng thế giới cho lần gia hạn đầu tiên nếu việc gia hạn đó lâu hơn 4 tuần và cần có thƣ không phản đối của Ngân hàng thế giới cho đối với tất cả các yêu cầu gia hạn sau đó mà không tính đến thời gian gia hạn là bao lâu. (e) Khiếu nại của Nhà tư vấn: Nếu Bên nhận viện trợ nhận đƣợc khiếu nại hoặc phản đối từ các nhà tƣ vấn, Bên nhận viện trợ cần lập tức gửi cho ngƣời khiếu nại thông báo đã nhận đƣợc thƣ khiếu nại và gửi cho Ngân hàng thế giới một bản sao của khiếu nại để xem xét và đƣa ra ý kiến, kèm theo các nhận xét của BQLDATƢ về mỗi vấn đề đƣợc đƣa ra trong bản khiếu nại và một bản sao của thƣ phản hồi đƣợc đề xuất đối với ngƣời khiếu nại. (f) Thay đổi Đề xuất trao Hợp đồng: Nếu sau khi phân tích một bản khiếu nại, hoặc với bất kỳ lý do nào khác, BQLDATƢ thay đổi đề xuất trao hợp đồng của mình thì lý do đƣa ra quyết định đó và một bản báo cáo sửa đổi phải đƣợc nộp cho Ngân hàng thế giới để ban hành thƣ không phản đối. BQLDATƢ sẽ công bố lại kết quả trao hợp đồng theo mẫu 33 đƣợc quy định trong phần 7 của Phụ lục này. Nếu các cuộc thƣơng lƣợng với nhà thầu tƣ vấn đó thất bại , BQLDATƢ sẽ cung cấp cho Ngân hàng thế giới các Bản ghi nhớ cuộc thƣơng lƣợng để xem xét và lý do thất bại. Sau khi hoàn thành các thủ tục đƣợc nêu trong phần 2.30 trong các Hƣớng dẫn MSDT và Hƣớng dẫn lựa chọn và tuyển chuyên gia tƣ vấn của Ngân hàng thế giới, và nhận đƣợc thƣ không phản đối từ Ngân hàng thế giới, việc thƣơng lƣợng có thể đƣợc hủy bỏ và công ty có thứ hạng kế tiếp sẽ đƣợc mời thƣơng lƣợng. (g) Đàm phán Hợp đồng: Sau khi việc đàm phán đã hoàn tất, hoặc trong trƣờng hợp lựa chọn từ một nguồn, BQLDATƢ sẽ cung cấp cho Ngân hàng thế giới, với khoảng thời gian đủ cho việc đánh giá, một bản sao của hợp đồng đƣợc đàm phán giữa BQLDATƢ và chuyên gia tƣ vấn. Nếu hợp đồng đƣợc đàm phán dẫn tới việc thay thế các chuyên gia chủ chốt hoặc bất cứ thay đổi trong điều khoản tham chiếu và hợp đồng đƣợc đề xuất ban đầu, BQLDATƢ cần nêu rõ những thay đổi và đƣa ra giải thích tại sao những thay đổi đó là cần thiết và chấp nhận đƣợc đối với BQLDATƢ. BQLDATƢ cần xác nhận việc trao và ký hợp đồng chỉ sau khi nhận đƣợc thƣ không phản đối từ phía Ngân hàng thế giới. (h) Sửa đổi Hợp đồng đã được ký: Trong trƣờng hợp các hợp đồng tiền kiểm, trƣớc khi đồng ý: (a) gia hạn một thời hạn đƣợc quy định cho việc thực hiện một hợp đồng; (b) bất cứ thay đổi cơ bản của phạm vi dịch vụ, thay thế các chuyên gia chủ chốt hoặc các thay đổi đáng kể khác đối với các điều khoản và điều kiện của hợp đồng; hoặc (c) hủy bỏ hợp đồng đƣợc đề xuất, BQLDATƢ cần có đƣợc thƣ không phản đối của Ngân hàng thế giới. Nếu Ngân hàng thế giới quyết định rằng các điều chỉnh đƣợc đề xuất sẽ không thống nhất với các điều khoản của Hiệp định viện trợ và/hoặc Kế hoạch Mua sắm, Ngân hàng thế giới sẽ lập tức thông báo cho Bên nhận viện trợ và nêu rõ lý do đƣa ra quyết định của mình. Một bản sao của mọi điều chỉnh thực hiện với hợp đồng cần đƣợc nộp cho Ngân hàng thế giới để lƣu trữ. 3.3.6. Xét duyệt của Ngân hàng thế giới: Hậu kiểm Các hợp đồng không thuộc diện tiền kiểm sẽ thuộc diện hậu kiểm theo quy trình nêu tại đoạn 5, Phụ lục 1 của Hƣớng dẫn MSĐT và Hƣớng dẫn lựa chọn và tuyển chuyên gia tƣ vấn của Ngân hàng Thế giới. Các đơn vị thực hiện dự án sẽ lƣu giữ tất cả các tài liệu/hồ sơ liên quan đến MSĐT tại văn phòng của mình trong vòng 2 năm kể từ ngày kết thúc khoản viện trợ không hoàn lại để phục vụ cho công tác kiểm tra của Ngân hàng thế giới. Công tác hậu kiểm sẽ đƣợc thực hiện hàng năm đối với tối thiểu 20% hợp đồng. Mức này có thể thay đổi định kỳ trong quá trình thực hiện dự án tùy thuộc vào kết quả thực hiện của Dự án. Do có một lƣợng kinh phí lớn đƣợc phân bổ cho Quỹ I và Quỹ II nhƣng công tác mua sắm đấu thầu lại thuộc diện hậu kiểm do giá trị của hợp đồng rất nhỏ nên 2 chuyên gia kiểm toán nội bộ sẽ có trách nhiệm thực hiện hậu kiểm hoặc kiểm toán Quỹ I và Quỹ II. Ngoài ra, công ty kiểm toán độc lập cũng sẽ đƣợc yêu cầu thực hiện hậu kiểm hoặc kiểm toán Quỹ I và Quỹ II. Nếu từ hậu kiểm, Ngân hàng quyết định rằng các hàng hóa, công trình hoặc dịch vụ không đƣợc mua sắm đấu thầu dựa theo các quy trình thủ tục đƣợc đồng ý nhƣ quy định trong Hiệp định Viện trợ và nêu chi tiết hơn trong Kế hoạch Mua sắm đƣợc Ngân hàng thông qua hoặc bản thân hợp đồng không thống nhất với những quy trình nhƣ vậy, Ngân hàng có thể tuyên bố 34 mua sắm sai quy định nhƣ đƣợc quy định trong phần 1.14 và 1.19 của Hƣớng dẫn MSĐT và Hƣớng dẫn lựa chọn và tuyển chuyên gia tƣ vấn. 3.3.7. Thay đổi từ hậu kiểm sang tiền kiểm Một hợp đồng mà ƣớc tính chi phí của hợp đồng đó nằm dƣới mức kiểm duyệt trƣớc của Ngân hàng thế giới đƣợc nêu ra trong Kế hoạch mua sắm sẽ đƣợc tiền kiểm nếu nhà thầu có giá đƣợc đánh là thấp nhất vƣợt quá những ngƣỡng giới hạn nhƣ vậy. Mọi hồ sơ mua sắm liên quan đã đƣợc xử lý bao gồm Báo cáo đánh giá và Đề xuất trao hợp đồng, cần đƣợc nộp cho Ngân hàng thế giới để tiền kiểm và không phản đối trƣớc khi trao hợp đồng. Trong trƣờng hợp ngƣợc lại, khi giá của nhà thầu đƣợc chọn nằm dƣới ngƣỡng giới hạn kiểm duyệt trƣớc, quá trình kiểm duyệt trƣớc sẽ đƣợc tiếp tục. Trong những tình huống nhất định, Ngân hàng thế giới có thể yêu cầu cơ quan thực hiện dự án tuân thủ quy trình tiền kiểm trong trƣờng hợp một khiếu nại đƣợc quyết định là có bản chất nghiêm trọng. Cũng vậy, khi phƣơng pháp mua sắm yêu cầu thay đổi do chi phí cao hơn hoặc thấp hơn mức đƣợc đánh giá trƣớc đó, ví dụ từ đấu thầu cạnh tranh trong nƣớc sang đấu thầu cạnh tranh quốc tế và ngƣợc lại thì kế hoạch mua sắm sẽ đƣợc cơ quan thực hiện dự án điều chỉnh và nộp cho Ngân hàng thế giới để xem xét và không phản đối. 3.4. Lập kế hoạch đấu thầu Cơ sở để lập kế hoạch đấu thầu là: (i) Quyết định đầu tư và các tài liệu có liên quan đến Dự án; (ii) Dự toán được duyệt; (iii) Nguồn vốn cho dự án; (iv) Các văn bản pháp lý khác liên quan (nếu có). 3.5.Kế hoạch đấu thầu của Dự án 3.5.1.Đối với các hoạt động MSĐT do BQLDATƢ thực hiện: Kế hoạch đấu thầu 18 tháng đầu tiên, Phần I và Phần II đã đƣợc BQLDATƢ xây dựng và đƣợc Ngân hàng thế giới và Bộ GD-ĐT phê duyệt. Sau đó, Kế hoạch đấu thầu sẽ đƣợc cập nhật khi cần, và mỗi lần cập nhật đó phải đƣợc Ngân hàng thế giới và Bộ GD-ĐT xem xét trƣớc. Kế hoạch đấu thầu 18 tháng đầu tiên và các lần cập nhật tiếp theo sẽ đƣợc đăng tải trên trang web của NHTG. Công tác mua sắm đấu thầu trong dự án sẽ đƣợc thực hiện theo Kế hoạch đấu thầu đã đƣợc duyệt. Mỗi quý, BQLDATƢ sẽ phải nộp một báo cáo theo dõi mua sắm của Dự án cho Ngân hàng thế giới nhƣ là một phần của Báo cáo tài chính giữa kỳ (Xem Phụ lục 3, Chƣơng IV của Sổ tay này). Báo cáo này phải cung cấp thực trạng của việc thực hiện kế hoạch MSĐT trong quý và đồng thời cung cấp thông tin về tiến độ hợp đồng và chi phí. 35 3.5.2.Đối với các hoạt động MSĐT do trường VNEN thực hiện 3.5. 2.1. Năm thứ nhất Các cấp thực hiện Nhiệm vụ Thời gian hoàn thành Các trƣờng VNEN - Xây dựng kế hoạch đấu thầu (là một nội dung thuộc Kế hoạch thực hiện kinh phí VNEN) 15/2 /2013 Các trƣờng VNEN -Gửi kế hoạch đấu thầu cho BQLDATƢ/BQL VNEN cấp tỉnh để phục vụ cho việc ký Thỏa thuận kinh phí 15/2 /2013 BQLDATƢ, BQL VNEN cấp tỉnh và các trƣờng VNEN - BQLDATƢ đồng ký Thỏa thuận kinh phí với BQL VNEN tỉnh và các trƣờng (Thỏa thuận kinh phí bao gồm Kế hoạch thực hiện kinh phí VNEN) 20/2 /2013 Các trƣờng VNEN -Bắt đầu thực hiện các hoạt động MSĐT theo kế hoạch đấu thầu đã xây dựng 25/2 /2013 3.5.2.2. Năm thứ 2&3 Các cấp thực hiện Nhiệm vụ Thời gian hoàn thành Các trƣờng VNEN - Xây dựng kế hoạch đấu thầu (là một nội dung thuộc Kế hoạch thực hiện kinh phí VNEN) 1/11 năm 2013 và 2014 Các trƣờng VNEN - Gửi kế hoạch đấu thầu cho BQLDATƢ/BQL VNEN cấp tỉnh để phục vụ cho việc ký Thỏa thuận kinh phí 1/11 năm 2013 và 2014 BQLDATƢ, BQL VNEN cấp tỉnh và các trƣờng VNEN - BQLDATƢ đồng ký Thỏa thuận kinh phí với BQL VNEN tỉnh và các trƣờng (Thỏa thuận kinh phí bao gồm Kế hoạch thực hiện kinh phí VNEN) 5/11 năm 2013 và 2014 Các trƣờng VNEN -Bắt đầu thực hiện các hoạt động MSĐT theo kế hoạch đấu thầu đã xây dựng 2/1 năm năm 2014 và 2015 36 37 3.6. Sử dụng các tài liệu mua sắm đấu thầu chuẩn và tài liệu mua sắm đấu thầu mẫu của Ngân hàng Thế giới Mọi Hồ sơ mời thầu (cho đấu thầu cạnh tranh trong nƣớc/đấu thầu cạnh tranh quốc tế), yêu cầu báo giá (đối với mua sắm theo báo giá), Hồ sơ mời thầu tƣ vấn (cho đấu thầu dịch vụ tƣ vấn), báo cáo đánh giá thầu và các tài liệu MSĐT khác sẽ đƣợc sử dụng trong dự án phải đƣợc xây dựng theo các tài liệu chuẩn hoặc tài liệu mẫu tƣơng ứng đƣợc Ngân hàng thế giới phát hành. Dự án phải sử dụng những tài liệu tiêu chuẩn/mẫu này với những sửa đổi tối thiểu theo nhu cầu để thích ứng với điều kiện đặc thù của dự án và đƣợc Ngân hàng thế giới chấp nhận. Bất cứ thay đổi nào phải đƣợc đƣa vào các bảng dữ liệu thầu hoặc hợp đồng và các điều kiện đặc biệt của hợp đồng. Phần thay đổi này không đƣa vào nội dung trong phần ngôn từ chuẩn của tài liệu tiêu chuẩn/mẫu của Ngân hàng thế giới. Việc sử dụng các tài liệu khác sẽ đƣợc không chấp nhận trừ phi đƣợc Ngân hàng thế giới đồng ý trƣớc. 3.7. Trách nhiệm mua sắm đấu thầu Các bên có các vai trò và trách nhiệm liên quan MSĐT của Dự án VNEN là: (i) Bộ GD-ĐT, (ii) NHTG, (iii) BQLDATƢ, (v) Sở GD-ĐT/BQL VNEN cấp tỉnh; và (vi) Trƣờng tiểu học tham gia Dự án. 3.7.1. Bộ Giáo dục và Đào tạo  Chỉ đạo và hƣớng dẫn việc quản lý Dự án VNEN  Phê duyệt các kế hoạch đấu thầu do BQLDATƢ xây dựng.  Chịu trách nhiệm phê duyệt (i) các hồ sơ và báo cáo đấu thầu đối với các gói thầu mua sắm hàng hóa sử dụng phƣơng thức đấu thầu cạnh tranh quốc tế (ICB), đấu thầu cạnh tranh trong nƣớc (NCB), hợp đồng trực tiếp; (ii) các hồ sơ và báo cáo đánh giá đối với các gói thầu dịch vụ tƣ vấn sử dụng phƣơng thức tuyển chọn dựa trên chất lƣợng và chi phí (QCBS), Lựa chọn từ nguồn duy nhất (SSS); (iii) các hồ sơ và báo cáo đánh giá đối với các gói thầu dịch vụ tƣ vấn có giá trị ≥ 100.000 USD đối với các gói thầu sử dụng các phƣơng thức tuyển chọn khác áp dụng cho dự án.  Chỉ đạo và hƣớng dẫn xử lý tình huống phát sinh trong đấu thầu. 3.7.2. Ngân hàng Thế giới  Hƣớng dẫn và hỗ trợ quản lý Dự án VNEN và Bộ phận MSĐT của BQLDATƢ về các vấn đề MSĐT  Xem xét và cấp thƣ KPĐ kế hoạch đấu thầu; các KHĐT cập nhật và sửa đổi do BQLDATƢ xây dựng;  Xem xét và cấp thƣ KPĐ cho các gói thầu đã qui định trong Hiệp định viện trợ không hoàn lại.  Phối hợp với Bộ GD-ĐT trong việc hƣớng dẫn xử lý tình huống phát sinh trong đấu thầu 3.7.3. BQLDATƢ 3.7.3.1. Giám đốc  Chỉ đạo lập KHĐT và qui trình MSĐT ở BQLDATƢ và các trƣờng; 38  Hƣớng dẫn, giám sát việc thực hiện các hợp đồng dịch vụ tƣ vấn, hàng hóa trong phạm vi Dự án VNEN  Phê duyệt (i) các hồ sơ và báo cáo đấu thầu đối với các gói thầu mua sắm hàng hóa sử dụng phƣơng thức chào hàng cạnh tranh (trừ các gói hồi tố); (ii) các hồ sơ và báo cáo đánh giá đối với các gói thầu dịch vụ tƣ vấn có giá trị < 100.000 USD đối với các gói thầu sử dụng các phƣơng thức tuyển chọn tƣ vấn áp dụng cho dự án (ngoại trừ các gói thầu dịch vụ tƣ vấn sử dụng phƣơng thức Lựa chọn từ nguồn duy nhất và các gói hồi tố)  Chỉ đạo Dự án VNEN đảm bảo thực hiện đúng các quy định MSĐT của NHTG và Chính phủ 3.7.3.2. Bộ phận Mua sắm đấu thầu ở BQLDATƯ Giúp lãnh đạo Dự án VNEN trong các chủ trƣơng, quyết định đến mua sắm đấu thầu. Ngoài ra còn thực hiện các nhiệm vụ sau:  Xây dựng và cập nhật kế hoạch đấu thầu hàng năm của BQLDATƢ; hỗ trợ và hƣớng dẫn việc lập KHĐT của các trƣờng Dự án  Phối hợp với các bộ phận có liên quan xây dựng các tài liệu cần thiết và thực hiện mua sắm đấu thầu ở BQLDATƢ, đôn đốc, hỗ trợ và hƣớng dẫn thực hiện mua sắm đấu thầu của các trƣờng Dự án  Tổ chức tập huấn cho cán bộ MSĐT ở cấp tỉnh  Tổ chức hỗ trợ bồi dƣỡng năng lực cho cán bộ MSĐT ở cấp tỉnh và cấp trƣờng 3.7.3.3. Các Bộ phận chuyên môn khác trong BQLDATƯ Căn cứ vào Kế hoạch hoạt động năm, cung cấp thông tin chuyên môn để lập KHĐT, phối hợp với bộ phận MSĐT thực hiện việc mua sắm đấu thầu ở cấp Trung ƣơng. 3.7.4. Sở Giáo dục và Đào tạo/BQL VNEN cấp tỉnh  Tham gia chỉ đạo triển khai hoạt động Dự án tại địa phƣơng, bao gồm các vấn đề liên quan MSĐT.  Hỗ trợ việc trao đổi thông tin và các hoạt động giữa BQLDATƢ và các trƣờng, bao gồm cả lập kế hoạch đấu thầu và MSĐT.  Ký hợp đồng với chuyên gia cấp tỉnh và chuyên gia sƣ phạm (nếu có);  Hƣớng dẫn các trƣờng lập kế hoạch MSĐT để đƣa vào trong Thỏa thuận kinh phí đƣợc ký hàng năm giữa BQLDATƢ, BQL VNEN cấp tỉnh và trƣờng;  Theo dõi, giám sát hoạt động MSĐT diễn ra tại các trƣờng  Tập huấn mua sắm đấu thầu cho cấp trƣờng 3.7.5. Trƣờng tiểu học tham gia Dự án  Xây dựng kế hoạch đấu thầu của trƣờng (là một nội dung thuộc Kế hoạch thực hiện kinh phí VNEN) Gửi kế hoạch đấu thầu cho BQL VNEN cấp tỉnh để đƣa vào trong Thỏa thuận kinh phí đƣợc ký hàng năm giữa BQLDATƢ, BQL VNEN cấp tỉnh và trƣờng;  Tổ chức thực hiện các gói mua sắm hàng hóa, sửa chữa nhỏ, thuê nhân viên hỗ trợ giáo viên trong phạm vi hai Quỹ theo quy định của Dự án. 39  Hiệu trƣởng duyệt các thƣ mời chào giá, kết quả xét thầu và hợp đồng liên quan đến các gói thầu thuộc kế hoạch đấu thầu nêu trong Thỏa thuận kinh phí đƣợc ký hàng năm giữa BQLDATƢ, BQL VNEN cấp tỉnh và trƣờng;  Thực hiện các hƣớng dẫn giải ngân, thanh lí các hợp đồng cho các gói thầu mua sắm theo quy định; Trong trƣờng hợp không thể thực hiện đúng quy trình theo yêu cầu của Dự án, xin ý kiến chỉ đạo của BQL VNEN cấp tỉnh hoặc BQLDATƢ 3.8. Quy định về quản lý mua sắm đấu thầu Với giai đoạn thực hiện dự án tƣơng đối ngắn (3 năm), các quy trình quản lý MSĐT sẽ cần đƣợc tiến hành nhanh chóng và hiệu quả để có thể thực hiện đƣợc các mục tiêu đề ra. 3.8.1. Quy trình xây dựng và phê duyệt Kế hoạch đấu thầu và việc sửa đổi, bổ sung Kế hoạch đấu thầu do BQLDATƯ thực hiện • Bƣớc 1: BQLDATƢ xây dựng Kế hoạch đấu thầu (hoặc sửa đổi nội dung Kế hoạch đấu thầu đã đƣợc phê duyệt) • Bƣớc 2: BQLDATƢ gửi Kế hoạch đấu thầu cho NHTG để xin ý kiến “không phản đối” và đồng thời cũng gửi Bộ GD-ĐT (bộ phận chuyên trách) để nghiên cứu, xem xét. • Bƣớc 3: Sau khi nhận đƣợc thƣ “không phản đối” của NHTG, BQLDATƢ chính thức gửi Bộ GD-ĐT phê duyệt Kế hoạch đấu thầu chi tiết. Thời gian phê duyệt Kế hoạch đấu thầu không quá 10 ngày làm việc kể từ ngày nhận đƣợc hồ sơ từ BQLDATƢ. 3.8.2. Quy trình mua sắm hàng hóa do BQLDATƯ thực hiện Quy trình mua sắm hàng hóa phải phù hợp với yêu cầu đƣợc nêu trong Hƣớng dẫn MSĐT của Ngân hàng Thế giới. Sau đây là hƣớng dẫn thực hiện các phƣơng thức đấu thầu áp dụng cho việc mua sắm hàng hóa: 3.8.2.1. Đấu thầu cạnh tranh quốc tế (ICB): Những bƣớc thực hiện của quy trình đấu thầu cạnh tranh quốc tế nhƣ sau Bƣớc 1 - Lập hồ sơ mời thầu Hồ sơ mời thầu phải đƣợc lập tuân theo mẫu Hồ sơ mời thầu của Ngân hàng Thế giới. Trong quá trình chuẩn bị hồ sơ mời thầu, BQLDATƢ không đƣợc thay đổi các phần nội dung tiêu chuẩn (Hƣớng dẫn đối với nhà thầu, Biểu mẫu và Điều kiện chung của hợp đồng). Bất kỳ sự thay đổi nào hoặc bổ sung nào cũng cần đƣợc đề cập trong Bảng dữ liệu đấu thầu, Dữ liệu hợp đồng hoặc Các điều kiện riêng của hợp đồng, Tiêu chuẩn kỹ thuật, Bảng kê khối lƣợng và Mục lục các yêu cầu. Trong trƣờng hợp các hợp đồng tiền kiểm, ngay khi hồ sơ mời thầu đƣợc hoàn thành, BQLDATƢ sẽ trình nộp hồ sơ lên Ngân hàng thế giới tiến hành tiền kiểm và cấp thƣ không phản đối trƣớc khi phát hành hồ sơ cho các nhà thầu. Hồ sơ mời thầu đƣợc lập bằng tiếng Anh. Bên cạnh bản tiếng Anh, BQLDATƢ có thể chuẩn bị một bản tiếng Việt, BQLDATƢ phải bảo đảm tính thống nhất của hai bản ngôn ngữ này. Trong trƣờng hợp hồ sơ mời thầu đƣợc chuẩn bị bằng cả tiếng Anh và tiếng Việt, các nhà thầu sẽ đƣợc phép chọn một trong hai bản để dự thầu và hồ sơ sẽ đƣợc ký kết theo ngôn ngữ của hồ sơ dự thầu thực tế. Các 40 nhà thầu đƣợc phép chào giá bằng bất kỳ ngoại tệ nào (tối đa là 3 loại tiền tệ của quốc gia) và bằng tiền đồng Việt Nam. Bƣớc 2 – Quảng cáo và phát hành hồ sơ mời thầu BQLDATƢ quảng cáo Thông báo mua sắm đấu thầu chi tiết (Thƣ mời thầu) trong UNDB trực tuyến thông qua Client Connection System. Ngoài ra, BQLDATƢ cũng quảng cáo gói thầu trên ít nhất một tờ báo phát hành trên toàn quốc. Ngân hàng Thế giới chấp nhận BQLDATƢ thực hiện quảng cáo trên các báo của Việt nam: Nhân Dân, Lao Động, Việt Nam News và Báo Đấu thầu của Bộ Kế hoạch và Đầu tƣ. Việc quảng cáo trên các tờ báo khác có thể đƣợc chấp nhận nếu có đồng thuận trƣớc của Ngân hàng thế giới. Nội dung quảng cáo (Thƣ mời thầu) đƣợc thực hiện theo mẫu mời thầu của Ngân hàng thế giới. Ban Quản lý Dự án cần đảm bảo rằng quảng cáo thƣ mời thầu phải đầy đủ và các ngôn ngữ theo mẫu của Ngân hàng thế giới và phải có sự đồng ý của Ngân hàng. Hồ sơ mời thầu phải đƣợc chuẩn bị sẵn để các Nhà thầu phù hợp có thể mua từ ngày quảng cáo cho đến ngày hết hạn nộp thầu. Lệ phí hồ sơ mời thầu đƣợc xác định dựa vào mức thanh toán cơ bản của phần chi phí in ấn và gửi thƣ. BQLDATƢ. Không đƣợc phép giới hạn phát hành hồ sơ mời thầu. Bƣớc 3 – Chuẩn bị, nộp hồ sơ, Nhận hồ sơ và Mở thầu Nhà thầu sẽ có ít nhất 6 tuần (kể từ ngày phát hành của Hồ sơ mời thầu hoặc ngày quảng cáo tùy theo điều kiện nào đến sau thời hạn nộp thầu) chuẩn bị hồ sơ dự thầu. Trong thời gian này, các nhà thầu có bất kỳ câu hỏi hoặc yêu cầu làm rõ hồ sơ mời thầu, họ có thể viết thƣ cho BQLDATƢ yêu cầu giải đáp hoặc làm rõ. BQLDATƢ phải kịp thời trả lời / làm rõ những câu hỏi nhƣ vậy và gửi câu trả lời / giải thích cho tất cả các nhà thầu đã mua hồ sơ mời thầu. Nếu thay đổi đáng kể đƣợc yêu cầu, BQLDATƢ có thể phát hành một phụ lục kèm theo hồ sơ mời thầu. BQLDATƢ cần có thƣ “Không phản đối” của Ngân hàng thế giới trƣớc khi phát hành phụ lục đó. Nếu cần thiết, BQLDATƢ sẽ kéo dài thời hạn nộp thầu để các nhà thầu có đủ thời gian để xem xét các thay đổi và chuẩn bị hồ sơ dự thầu cho phù hợp. Đối với hàng hoá lớn hay phức tạp, BQLDATƢ cần phải tổ chức một cuộc họp tiền đấu thầu và tổ chức tham quan thực tế để giúp các nhà thầu hiểu rõ hơn về phạm vi của hợp đồng. Các nhà thầu nộp hồ sơ dự thầu của họ trong phong bì dán kín trƣớc thời hạn đóng thầu. Nếu họ muốn sửa đổi hoặc rút hồ sơ dự thầu, những sửa đổi hoặc việc rút Hồ sơ nhƣ vậy cũng phải đƣợc thực hiện trƣớc thời hạn đóng thầu. Tất cả các hồ sơ dự thầu đƣợc cung cấp trƣớc thời hạn đóng thầu sẽ đƣợc chấp nhận và BQLDATƢ nhận đƣợc một cách phù hợp. Hồ sơ dự thầu muộn sẽ bị từ chối và trả lại nguyên trạng cho nhà thầu. Việc mở hồ sơ dự thầu đƣợc thực hiện ngay lập tức sau khi thời hạn chót để nhận hồ sơ dự thầu và tại nơi ghi trong thƣ mời thầu. BQLDATƢ có trách nhiệm mở hồ sơ dự thầu công khai, các nhà thầu hoặc đại diện của họ phải đƣợc yêu cầu có mặt. BQLDATƢ phải đọc to tên của nhà thầu, tổng giá trị các hồ sơ dự thầu, giảm giá và bất kỳ sửa đổi khác. Ngoại trừ việc đọc các thông tin trên, BQLDATƢ không đƣợc có bất kỳ bình luận hoặc quyết định có liên quan đến đánh giá hồ sơ dự thầu trong quá trình mở thầu. BQLDATƢ phải kịp thời lập biên bản mở thầu có chữ ký của tất cả ngƣời tham dự và gửi biên bản mở thầu cho tất cả các nhà thầu nộp hồ sơ dự thầu và Ngân hàng thế giới. 41 Bƣớc 4 – Đánh giá hồ sơ dự thầu Ngay sau khi mở thầu, BQLDATƢ phải tiến hành đánh giá hồ sơ dự thầu. BQLDATƢ cần nghiêm khắc giữ bí mật thông tin liên quan đến quá trình đánh giá thầu. BQLDATƢ không trực tiếp gặp gỡ và cũng không liên lạc với bất kỳ nhà thầu hoặc bên không liên quan trong quá trình đánh giá hồ sơ dự thầu. Trong trƣờng hợp cần nhà thầu làm rõ hồ sơ dự thầu của mình để xem xét thêm, BQLDATƢ có trách nhiệm gửi văn bản yêu cầu nhà thầu và nhà thầu cũng phải trả lời bằng văn bản. Đánh giá hồ sơ dự thầu đƣợc thực hiện đúng theo các thủ tục và tiêu chuẩn quy định trong hồ sơ mời thầu. Cụ thể, hồ sơ dự thầu đƣợc đánh giá nhƣ sau: (a) Kiểm tra sơ bộ: Bƣớc đánh giá này sẽ bao gồm: i. Xác nhận: BQLDATƢ cần kiểm tra xem hồ sơ dự thầu có đƣợc ký đúng yêu cầu không; phù hợp với thời hạn hiệu lực theo yêu cầu. Trong trƣờng hợp liên danh, BQLDATƢ cần kiểm tra thỏa thuận liên danh đƣợc nộp và xem nội dung của thỏa thuận liên danh có đáp ứng theo yêu cầu của hồ sơ mời thầu hay không. ii. Bảo lãnh dự thầu: BQLDATƢ nên kiểm tra nếu bảo lãnh dự thầu nộp đƣợc phát hành bởi một ngân hàng có uy tín và đáp ứng các yêu cầu về khối lƣợng giá trị, thời hạn hiệu lực và nội dung đƣợc yêu cầu trong hồ sơ mời thầu. iii. Điều kiện đủ tư cách hợp lệ: BQLDATƢ kiểm tra nếu nhà thầu có đáp ứng điều kiện về tƣ cách hợp lệ theo quy định trong hồ sơ mời thầu. Đặc biệt trong trƣờng hợp nhà thầu là một doanh nghiệp nhà nƣớc, BQLDATƢ có trách nhiệm kiểm tra chi tiết nếu nhà thầu đáp ứng các yêu cầu cụ thể. Để đánh giá toàn diện, BQLDATƢ phải có đƣợc và xem xét các tài liệu sau đây có liên quan đến hội đủ điều kiện của các doanh nghiệp nhà nƣớc: Giấy phép kinh doanh; Quyết định thành lập doanh nghiệp, Điều lệ Công ty, Danh sách cổ đông, Báo cáo kiểm toán gần nhất vv iv. Hồ sơ dự thầu hoàn chỉnh: BQLDATƢ nên kiểm tra xem hồ sơ dự thầu có hoàn chỉnh bao gồm các tài liệu cần thiết và báo giá cho các hạng mục yêu cầu / số lƣợng. Thiếu sót nhỏ của một số hạng mục trong Bản dự trù vật tƣ hoặc Kế hoạch Yêu cầu hoặc hồ sơ không là lý do của việc loại bỏ hồ sơ dự thầu. v. Đáp ứng về cơ bản: BQLDATƢ đánh giá hồ sơ dự thầu có đáp ứng cơ bản các yêu cầu kỹ thuật và thƣơng mại đã nêu trong hồ sơ mời thầu. Hiếm khi một hồ sơ dự thầu hoàn hảo về mọi khía cạnh. Nếu hồ sơ dự thầu có sai lệch, BQLDATƢ cần đánh giá xem đó là sai lệch lớn hay nhỏ. Sai lệch lớn nhƣ không đáp ứng với các yêu cầu kỹ thuật quan trọng, từ chối thực hiện các trách nhiệm quan trọng trong hợp đồng, tham gia nhiều hơn một hồ sơ dự thầu vv sẽ dẫn tới việc hồ sơ dự thầu bị loại. Hồ sơ dự thầu có sai lệch nhỏ có thể đƣợc coi là đáp ứng về cơ bản nhƣng với lý do về sự công bằng, sai lệch này cần đƣợc lƣợng hóa thành các khoản tiền nhƣ là khoản phạt và sẽ đƣợc bổ sung vào giá dự thầu để so sánh với hồ sơ dự thầu khác. Hồ sơ dự thầu không vƣợt qua các bƣớc kiểm tra trên sẽ bị loại. Tuy nhiên, BQLDATƢ không cần phải đánh giá trình độ của nhà thầu (tổng quát và cụ thể về kinh nghiệm, trang thiết bị và trình độ nhân sự, vốn lƣu động, vv) tại bƣớc kiểm tra sơ bộ. Việc đánh giá này sẽ đƣợc 42 thực hiện ở giai đoạn sau này – Hậu tuyển. BQLDATƢ cũng không từ chối bất kỳ hồ sơ dự thầu chỉ vì họ có mức giá cao hơn so với dự toán. (b) Kiểm tra chi tiết: Chỉ những hồ sơ dự thầu vƣợt qua bƣớc kiểm tra sơ bộ mới đƣợc xem xét trong giai đoạn này. BQLDATƢ phải làm nhƣ sau ở giai đoạn này: i. Sửa lỗi: BQLDATƢ nên kiểm tra các lỗi tính toán bằng cách sử dụng các phƣơng pháp đƣợc mô tả trong các hồ sơ mời thầu ii. Điều chỉnh cho các khoản dự phòng: Nếu hồ sơ dự thầu bao gồm các khoản tiền tạm thời hoặc dự phòng đƣợc xác định trƣớc do BQLDATƢ trong hồ sơ mời thầu, khoản tiền đó sẽ đƣợc trừ ra khỏi giá công bố. iii. Sửa đổi và Giảm giá: Sửa đổi hoặc giảm giá đã đƣợc cung cấp bởi các nhà thầu trƣớc khi mở thầu cần đƣợc tính tới bằng cách khấu trừ thích hợp hoặc thêm vào giá dự thầu đƣợc điều chỉnh. iv. Chuyển đổi sang một đồng tiền chung: Hồ sơ dự thầu còn lại khi đƣợc sửa chữa các lỗi tính toán và điều chỉnh giảm giá cần đƣợc chuyển đổi sang một đồng tiền đánh giá chung bằng cách sử dụng tỷ giá hối đoái, nhƣ đƣợc mô tả trong các hồ sơ mời thầu. v. Bổ sung: Nếu giá thầu bỏ qua một số hạng mục nhỏ, PMU nên ƣớc tính chi phí của những hạng mục thiếu giá chào bằng cách sử dụng các đơn giá trung bình cho các hạng mục nhƣ vậy đƣợc cung cấp trong hồ sơ dự thầu khác và thêm các giá đƣợc ƣớc tính vào giá dự thầu để so sánh. Nếu một báo giá chào thầu cho số lƣợng khác hồ sơ mời thầu, BQLDATƢ cần tính toán lại số tiền bằng cách sử dụng số lƣợng quy định trong hồ sơ mời thầu. Tuy nhiên, trong trƣờng hợp một hồ sơ dự thầu có chào một hạng mục trong hồ sơ dự thầu nhƣng không có một giá, giá của mặt hàng đó sẽ đƣợc coi là đã đƣợc bao gồm bởi các mặt hàng khác trong hồ sơ dự thầu. vi. Điều chỉnh: Trong đấu thầu mua sắm hàng hóa, hồ sơ mời thầu có thể chỉ rõ thêm các yếu tố chi phí (giao hàng / tiến độ thanh toán, chi phí phụ tùng thay thế, chi phí hoạt động, vv) để đƣợc xem xét trong giá chào thầu. Chi phí này cần đƣợc tính toán theo phƣơng pháp đã nêu trong hồ sơ mời thầu và đƣợc thêm vào giá chào thầu để so sánh. vii. Phạt sai lệch: Hồ sơ dự thầu với sai lệch nhỏ có thể đƣợc chấp nhận nhƣng BQLDATƢ phải phạt sai lệch nhƣ vậy bằng cách lƣợng hóa thành tiền và cộng thêm chi phí vào giá dự thầu để so sánh. Ví dụ, nếu ngày hoàn tất hợp đồng đƣợc chào muộn hơn thời hạn đƣợc nêu trong hồ sơ mời thầu nhƣng sự muộn đó có thể chấp nhận đƣợc về mặt kỹ thuật, thời gian thêm đó cần đƣợc định lƣợng dựa trên tỷ lệ tiền bồi thƣờng đƣợc quy định trƣớc trong hồ sơ mời thầu và thêm vào giá dự thầu. viii. Ưu tiên trong nước: Đối với hàng hoá, một biên độ ƣu tiên trong nƣớc 15% giá CIP có thể đƣợc sử dụng trong trƣờng hợp này cần đƣợc quy định rõ trong hồ sơ mời thầu. Thủ tục chi tiết áp dụng ƣu đãi trong nƣớc đƣợc quy định tại khoản 2.55 Hƣớng dẫn Mua sắm Đấu thầu. Sau khi thực hiện các bƣớc đánh giá trên, ƣu tiên trong nƣớc nên có thể xác định một mức giá "đánh giá " cho hồ sơ dự thầu đáp ứng. BQLDATƢ phải so sánh giá dự thầu đƣợc đánh giá và 43 xác định hồ sơ dự thầu có mức giá đánh giá thấp nhất. (c) Kiểm tra Hậu tuyển: BQLDATƢ có trách nhiệm kiểm tra xem nhà thầu có giá đánh giá thấp nhất và đáp ứng bƣớc kiểm tra chi tiết có đủ điều kiện để thực hiện hợp đồng không. Nếu nhà thầu có giá thấp nhất đƣợc đánh giá đáp ứng đầy đủ tiêu chí hậu tuyển