Đề tài Tổng quan về công ty cổ phần giải pháp tin học Ifi Solution

Ch­¬ng I tæng quan vÒ C«ng ty cæ phÇn gi¶i ph¸p tin häc IFI solution I. Vµi nÐt vÒ C«ng ty cæ phÇn gi¶i ph¸p tin häc IFI Solution LÞch sö h×nh thµnh vµ ph¸t triÓn cña C«ng ty phÇn mÒm qu¶n lý doanh nghiÖp IFI Solution Thµnh lËp C«ng ty C«ng ty cæ phÇn gi¶i ph¸p tin häc IFI Solutin®­îc thµnh lËp ngµy 11 th¸ng 6 n¨m 1997 vµ lµ C«ng ty ®Çu tiªn ë ViÖt Nam cã ®Þnh h­íng chuyªn s©u trong lÜnh cung cÊp gi¶i ph¸p phÇn mÒm vµ qu¶n trÞ doanh nghiÖp. IFI Solution ®­îc thµnh lËp bëi c¸c chuyªn gia ®· cã kinh nghiÖm nhiÒu n¨m trong lÜnh vùc phÇn mÒm tµi chÝnh kÕ to¸n, ng©n hµng vµ qu¶n trÞ kinh doanh víi môc tiªu kÕt hîp sù hiÓu biÕt vÒ nghiÖp vô, c«ng nghÖ, ph­¬ng thøc hç trî kh¸ch hµng vµ kinh nghiÖm thùc tÕ ®Ó t¹o c¸c s¶n phÈm vµ dÞch vô chÊt l­éng cao cho thÞ tr­êng. C«ng viÖc cña IFI Solution: C«ng viÖc cña IFI Solution ®ã lµ ph¸t triÓn vµ cung cÊp c¸c c«ng cô hiÖn ®¹i trong qu¶n lý tµi chÝnh kÕ to¸n vµ qu¶n trÞ s¶n xuÊt kinh doanh nh»m n©ng cao hiÖu qu¶ ho¹t ®éng cña c¸c doanh nghiÖp. LÜnh vùc ho¹t ®éng kinh doanh chÝnh cña IFI Solution lµ ph¸t triÓn vµ triÓn khai øng dông phÇn mÒm tµi chÝnh kÕ to¸n vµ phÇn mÒm qu¶n trÞ doanh nghiÖp. “ Tr¸ch nhiÖm ®Çu tiªn cña chóng ta lµ cung cÊp c¸c s¶n phÈm vµ dÞch vô tuyÖt h¶o cho kh¸ch hµng vµ th«ng qua ®ã ®em l¹i thu nhËp cao cho c¸c thµnh viªn trong C«ng ty, ®ãng gãp cho x· héi vµ gãp søc x©y dùng ®Êt n­íc ViÖt Nam giµu m¹nh. ” Môc tiªu cña I F I Solution Môc tiªu tæng qu¸t ®Æt ra môc tiªu lµ ®¹t ®­îc vµ gi÷ v÷ng vÞ trÝ sè 1 vÒ cung cÊp gi¶i ph¸p phÇn mÒm kÕ to¸n vµ qu¶n trÞ doanh nghiÖp t¹i thÞ tr­êng ViÑt Nam. “ Chuyªn s©u t¹o nªn sù kh¸c biÖt ” lµ ph­¬ng ch©m kinh doanh cña FAST nh»m ®¹t ®­îc môc tiªu ®Ò ra. chØ kinh doanh chuyªn s©u trong lÜnh vùc duy nhÊt lµ phÇn mÒm tµi chÝnh kÕ to¸n vµ qu¶n trÞ kinh doanh. Víi sù chuyªn s©u nµy IFI Solution sÏ cung cÊp cho kh¸ch hµng c¸c s¶n phÈm vµ dÞch vô ngµy c¸c tèt h¬n. * Môc tiªu cña IFI Solution trong c¸c n¨m 2003 – 2005 PhÊn ®Êu ®¹t møc t¨ng tr­ëng doanh thu hµng n¨m tõ 60% trë lªn. Ph¸t triÓn vµ më réng viÖc cung øng s¶n phÈm vµ dÞch vô sang lÜnh vùc phÇn mÒm qu¶n trÞ toµn diÖn doanh nghiÖp - ERP C¸c gi¸ trÞ vµ niÒm tin cña IFI Solution “ Chóng t«i mong muèn lµm giµu cho b¶n th©n, cho C«ng ty vµ ph¸t triÓn c¸ nh©n, ph¸t triÓn C«ng ty, ®ãng gãp cho x· héi, x©y dùng ®Êt n­íc ViÖt Nam giµu m¹nh th«ng qua c¸c s¶n phÈm vµ dÞch vô cung cÊp cho kh¸ch hµng. ” “ Chóng t«i tin t­ëng vµo lao ®éng hÕt m×nh, cã tr¸ch nhiÖm nghÒ nghiÖp, lu«n lu«n ®æi míi vµ hoµn thiÖn vµ gÇn ®©y lµ con ®­êng ®Ó t¹o ra nhiÒu nhÊt c¸c s¶n phÈm, dÞch vô cã gi¸ trÞ cho x· héi. ” “ Chóng ta tin t­ëng r»ng lîi nhuËn lµ kÕt qu¶ cña c¸c ®ãng gãp cña chóng t«i cho kh¸ch hµng, cho x· héi, cho ®Êt n­íc. Chóng ta ®ãng gãp nh­ thÕ nµo th× chóng ta sÏ ®­îc ®Òn ®¸p t­¬ng øng. ” “Chóng ta tin t­ëng r»ng h¹nh phóc ca mçi c¸ nh©n phô thuéc vµo møc ®é sö dông c¸c kh¶ n¨ng trong mçi c¸ nh©n ®ã. V× vËy chóng ta sÏ cïng nhau x©y dùng mét C«ng ty ®em l¹i cho mäi thµnh viªn cña m×nh ®iÒu kiÖn ph¸t triÓn ®Çy ®ñ nhÊt vÒ kh¶ n¨ng vµ mét cuéc sèng ®Çy ®ñ vÒ vËt chÊt, phong phó vÒ tinh thÇn”. 2. C¸c biÖn ph¸p kinh doanh vµ qu¶n lý C«ng ty. LÜnh vùc kinh doanh: “ Chuyªn s©u t¹o nªn sù kh¸c biÖt ” §Êt n­íc ViÖt Nam qu¸ nghÌo nµn vµ l¹c hËu bëi v× con ng­êi ViÖt Nam lµm ra qu¸ Ýt s¶n phÈm víi chÊt l­îng cao. Mét nguyªn nh©n chÝnh lµ do ng­êi ViÖt Nam kh«ng cã nghÒ, kh«ng biÕt lµm ra mét c¸i g× ®ã ®Õn n¬i ®Õn chèn ®Ó cã thÓ lµm ra s¶n phÈm vµ h¬n thÕ n÷a ph¶i lµ s¶n phÈm tèt h¬n cña ng­êi kh¸c, cña n­íc kh¸c ®Ó cã thÓ ®em ra b¸n cho kh¸ch hµng. Mong muèn vµ môc tiªu cña IFI Solution lµ cïng nhau phÊn ®Êu sao cho mäi nh©n viªn cã mét cuéc sèng ®Çy ®ñ vÒ vËt chÊt vµ gãp søc x©y dùng ®Êt n­íc ViÖt Nam giµu m¹nh th«ng qua con ®­êng x©y dùng mét ®éi ngò nh©n viªn cã tr×nh ®é, cã thÓ lµm ra c¸c s¶n phÈm cô thÓ víi chÊt l­îng cao cho kh¸ch hµng. Chóng ta sÏ ®i theo con ®­êng “ NhÊt nghÖ tinh ” – chuyªn s©u ph¸t triÓn s¶n phÈm vµ kinh doanh trong mét lÜnh vùc hÑp ®Ó cã thÓ lµm ra s¶n phÈm vµ dÞch vô tèt cho kh¸ch hµng . Phôc vô kh¸ch hµng: Cïng kh¸ch hµng ®i ®Õn thµnh c«ng C«nh ty kh«ng chØ dõng l¹i ë b¸n s¶n phÈm cho kh¸ch hµng mµ cßn mong muèn s¶n phÈm ®­îc kh¸ch hµng dïng mét c¸ch h÷u Ých. S¶n phÈm vµ dÞch vô mang l¹i lîi Ých cho kh¸ch hµng chÝnh lµ môc tiªu vµ lîi thÕ c¹nh tranh ®Ó ph¸t triÓn kinh doanh l©u dµi. Trong ®iÒu kiÖn tr×nh ®é nghiÖp vô, tr×nh ®é tæ chøc vµ tr×nh ®é tin häc hiÖn nay cña kh¸ch hµng vµ chÝnh cña chóng ta, ®Ó mong muèn nãi trªn thùc hiÖn th× chóng ta ph¶i cïng lµm viÖc s¸t c¸nh víi kh¸ch hµng cho ®Õn khi thµnh c«ng. KÝch thÝch lµm viÖc Tr¶ l­¬ng theo kÕt qu¶ c«ng viÖc: L­¬ng vµ thu nhËp cña mçi c¸ nh©n sÏ phô thuéc vµo doanh sè vµ lîi nhuËn. Quü l­¬ng th¸ng cña toµn C«ng ty, cña tõng chi nh¸nh ®­îc tÝnh dùa trªn kÕt qu¶ doanh thu cña th¸ng. ViÖc chia l­¬ng sÏ tuú tõng tr­êng hîp cô thÓ cã thÓ sÏ ®­îc tÝnh theo doanh thu cña tõng c¸ nh©n, cña 1 nhãm / ®éi / bé phËn lµm viÖc hoÆc theo xem xÐt ®¸nh gi¸ cña c¸n bé phô tr¸ch cho tõng th¸ng. C¹nh tranh néi bé: Ng­êi ®ãng gãp nhiÒu h¬n sÏ ®­îc h­ëng nhiÒu h¬n. ¸p dông c¶ ph­¬ng ph¸p tr¶ l­¬ng cã sù c¸ch biÖt râ rµng gi÷a c¸c “ ng«i sao ” so víi c¸c nh©n viªn trung b×nh. B¸n cæ phÇn cho nh©n viªn: Nh»m kÝch thÝch lµm viÖc th«ng qua lîi nhuËn kinh doanh cuèi cïng cña toµn C«ng ty, hµng n¨m C«ng ty sÏ b¸n kho¶ng 5% cæ phÇn cho c¸c nh©n viªn lµm viÖc trong C«ng ty. Ngoµi c¸c biÖn ph¸p trªn chóng ta sÏ cïng nhau t×m tßi vµ ¸p dông ph­¬ng ¸n khÝch lÖ cao nhÊt ®èi víi c¸c nh©n viªn giái, khÝch lÖ cao nhÊt ®èi víi sù lµm viÖc h¨ng say, quªn m×nh ®Ó ®ãng gãp cho sù ph¸t triÓn cña C«ng ty, cña x· héi. Qu¶n lý: Lu«n lu«n ®æi míi vµ hoµn thiÖn Lý do: ThÕ giíi ngµy nay liªn tôc biÕn ®æi, nh÷ng c¸i g× ta biÕt ngµy h«m nay th× chØ vµi th¸ng sau ®· l¹c hËu. V× vËy sÏ kh«ng cã gi¶i ph¸p tèi ­u cuèi cïng mµ mäi gi¶i ph¸p tèi ­u cña ngµy h«m nay sÏ lµ c¸i t¹m ®­îc trong vµi th¸ng tíi vµ lµ c¸i lçi thêi cña n¨m sau. Thùc tÕ th× tr×nh ®é vµ kinh nghiÖm cña chÝnh chóng ta kh«ng ph¶i lµ cao nªn ®Ó ph©n tÝch vµ tæng qu¸t ho¸ bµi to¸n mét c¸ch t­¬ng ®èi râ rµng (chØ lµ t­¬ng ®èi), ph­¬ng ¸n gi¶i quyÕt vµ thùc hiÖn triÓn khai mét c¸ch t­¬ng ®èi hoµn h¶o (chØ lµ t­¬ng ®èi) sÏ chiÕm mét thêi gian dµi vµ khi ph¸t triÓn xong mét s¶n phÈm hoµn h¶o (chØ lµ t­¬ng ®èi) hoÆc ®Ó t¹o ra ®­îc mét ph­¬ng ¸n qu¶n lý tèi ­u (chØ lµ t­¬ng ®èi) th× thÕ giíi ®· thay ®æi vµ s¶n phÈm ®· thµnh l¹c hËu, ph­¬ng ¸n qu¶n lý ®· kh«ng phï hîp. V× vËy: IFI Solution sÏ ph¸t triÓn s¶n phÈm theo ph­¬ng ¸n “§Ønh tiÕp ®Ønh – Tèi ­u ho¸ ”, cïng nhÞp b­íc víi sù thay ®æi vµ ph¸t triÓn cña C«ng ty, cña c«ng nghÖ, cña kh¸ch hµng. Chu kú ph¸t triÓn s¶n phÈm lµ ng¾n, kh«ng v­ît qu¸ 1 n¨m. §èi víi c¸c dù ¸n cã kÕ ho¹ch nghiªn cøu vµ ph¸t triÓn dµi h¹n tõ 2 -3 n¨m th× chóng sÏ ®­îc chia thµnh c¸c giai ®o¹n nhá d­íi 1 n¨m sao cho mçi n¨m ph¶i cho ra ®êi c¸c phiªn b¶n th­¬ng phÈm. VÒ qu¶n lý C«ng ty sÏ liªn tôc thö nghiÖm, liªn tôc hoµn thiÖn vµ liªn tôc ®æi míi c¸ch thøc ®iÒu hµnh mäi ho¹t ®éng trong C«ng ty sao cho phï hîp víi sù ph¸t triÓn cña chÝnh chóng ta vµ phï hîp víi sù thay ®æi cña m«i tr­êng xung quanh ®Ó s¶n xuÊt kinh doanh cµng ngµy cµng hiÖu qu¶ h¬n vµ liªn tôc ph¸t triÓn. C¹nh tranh: Lu«n lu«n, liªn tôc häc tËp, n©ng cao tr×nh ®é cña tõng c¸ nh©n, cña toµn C«ng ty ®Ó v­ît lªn trªn ®èi thñ Lý do: “ Ng­êi chiÕn th¾ng lµ ng­êi häc nhanh h¬n ng­êi kh¸c ” IFI Solutoin lµ C«ng ty ho¹t ®éng trong lÜnh vùc c«ng nghÖ cao (phÇn mÒm) vµ lÜnh vùc t­ vÊn (t­ vÊn øng dông triÓn khai hÖ thèng th«ng tin). C¶ 2 lÜnh vùc ho¹t ®éng nµy cña IFI ®Òu n»m trong nÒn kinh tÕ míi- nÒn kinh tÕ trÝ thøc- nÒn kinh tÕ ®ßi hái ph¶i cã tr×nh ®é chuyªn m«n cao vµ lu«n ph¶i cËp nhËt c¸c kiÕn thøc míi. V× vËy chØ cã thÓ lu«n häc tËp vµ n©ng cao tr×nh ®é th× míi ®¸p øng ®­îc yªu cÇu ngµy cµng cao cña kh¸ch hµng, cña thÞ tr­êng. ChØ víi c¸c s¶n phÈm, kiÕn thøc t­ vÊn vµ dÞch vô chÊt l­îng cao th× ta v­ît ra khái lÜnh vùc c¹nh tranh khèc liÖt vÒ gi¸ c¶ trong m¶ng thÞ tr­êng s¶n phÈm vµ dÞch vô t­ vÊn cÊp thÊp. Vµ ®iÒu nµy ®ßi hái chóng ta ph¶i lu«n lu«n, liªn tôc häc tËp vµ n©ng cao tr×nh ®é cña tõng c¸ nh©n vµ cña toµn C«ng ty. C¸c c«ng ®o¹n trong quy tr×nh s¶n xuÊt kinh doanh X¸c ®Þnh thÞ tr­êng, kh¸ch hµng, s¶n phÈm vµ dÞch vô. Ph¸t triÓn s¶n phÈm vµ dÞch vô. Qu¶n c¸o tiÕp thÞ. B¸n hµng. Cung cÊp s¶n phÈm vµ dÞch vô: T­ vÊn thiÕt kÕ hÖ thèng th«ng tin, söa ®æi s¶n phÈm theo yªu cÇu, cµi ®Æt vµ ®µo t¹o. Hç trî sö dông vµ b¶o hµnh s¶n phÈm. Thu thËp ph¶n håi cña kh¸ch hµng ®Ó lµm ®Çu vµo cho giai ®o¹n 1. II. Tæ chøc bé m¸y qu¶n lý cña IFI Solution 1. M« h×nh tæ chøc C¸c chi nh¸nh HN, HCM, §N Ban gi¸m ®èc Phßng tæng hîp Phßng nghiªn cøu & Ph¸t triÓn phÇn mÒm 1.0- M« h×nh tæ chøc C«ng ty phÇn mÒm qu¶n lý doanh nghiÖp IFI Hé ®ång qu¶n trÞ V¨n phßng vµ kÕ to¸n Phßng kinh doanh Héi ®ång qu¶n trÞ Gi¸m ®èc chi nh¸nh Phßng lËp tr×nh øng dông Phßng hç trî b¶o hµnh Phßng t­ vÊn thiÕt kÕ Héi ®ång qu¶n trÞ Phßng triÓn khai hîp ®ång Héi ®ång qu¶n trÞ 1.1- M« h×nh tæ chøc c¸c chi nh¸nh cña C«ng ty 2. Chøc n¨ng - nhiÖm vô * Chøc n¨ng- nhiÖm vô c¸c phßng ban Héi ®ång qu¶n trÞ: X¸c ®Þnh chiÕn l­îc ph¸t triÓn dµi h¹n cña C«ng ty. Gi¸m ®èc C«ng ty: §iÒu hµnh thùc hiÖn chiÕn l­îc ®Ò ra, ph¸t triÓn kinh doanh. X©y dùng c¸c quy ®Þnh, chÕ ®é, chÝnh s¸ch chung cña C«ng ty vÒ tæ chøc nh©n sù, l­¬ng, tµi chÝnh kÕ to¸n. Tham gia vµo x¸c ®Þnh chiÕn l­îc cña C«ng ty. LËp kÕ ho¹ch n¨m cho toµn C«ng ty vµ tõng chi nh¸nh. C¸c trî lý gi¸m ®èc (Phßng tæng hîp): Trî lý cho gi¸m ®èc vÒ c¸c vÊn ®Ò nh©n sù, marketing, tæ chøc s¶n xuÊt kinh doanh, lµm viÖc víi c¸c ®èi t¸c, tµi chÝnh kÕ to¸n C«ng ty, x©y dùng c¸c dù ¸n ph¸t triÓn kinh doanh. Phßng nghiªn cøu vµ ph¸t triÓn s¶n phÈm: Nghiªn cøu vµ ph¸t triÓn s¶n phÈm míi. Hç trî c¸c bé phËn kinh doanh söa ®æi s¶n phÈm theo c¸c yªu cÇu ®Æc thï. C¸c chi nh¸nh, bé phËn kinh doanh: B¸n hµng vµ dÞch vô kh¸ch hµng. HiÖn cã chi nh¸nh t¹i Hµ Néi, Thµnh phè Hå ChÝ Minh vµ §µ N½ng. * Chøc n¨ng- nhiÖm vô c¸c chi nh¸nh vµ bé phËn kinh doanh 1. Gi¸m ®èc chi nh¸nh: §iÒu hµnh, tæ chøc thùc hiÖn kÕ ho¹ch kinh doanh ®Æt ra. X©y dùng c¸c quy ®Þnh, chÕ ®é, chÝnh s¸ch chung cña chi nh¸nh vÒ tæ chøc nh©n sù, l­¬ng, tµi chÝnh kÕ to¸n. Tham gia vµo x¸c ®Þnh chiÕn l­îc cña C«ng ty. LËp kÕ ho¹ch n¨m cña chi nh¸nh. 2. C¸c trî lý gi¸m ®èc (phßng tæng hîp): Trî lý cho gi¸m ®èc vÒ c¸c vÊn ®Ò thÞ tr­êng, tiÕp thÞ, tuyÓn dông vµ ®µo t¹o nh©n sù. 3. Phßng kinh doanh: T×m kiÕm kh¸ch hµng. B¸n c¸c s¶n phÈm vµ dÞch vô cña IFI cho kh¸ch hµng. 4. Phßng t­ vÊn thiÕt kÕ: Hç trî phßng kinh doanh b¸n hµng trong c¸c c«ng viÖc sau: + Kh¶o s¸t yªu cÇu cña kh¸ch hµng, x¸c ®Þnh bµi to¸n, x¸c ®Þnh khèi l­îng c«ng viÖc ®Ó x¸c ®Þnh gi¸ b¸n, nh©n sù thùc hiÖn vµ thêi gian thùc hiÖn. + §Ò ra ph­¬ng ¸n thiÕt kÕ s¬ bé gi¶i quyÕt c¸c bµi to¸n cña kh¸ch hµng. Hç trî phßng lËp tr×nh vµ phßng triÓn khai thùc hiÖn hîp ®ång vÒ nghiÖp vô, bµi to¸n ®· kh¶o s¸t tr­íc ®ã. Phßng triÓn khai hîp ®ång (T­ vÊn øng dông) Trong phßng nµy cã thÓ cã c¸c nhãm cè ®Þnh hoÆc c¸c nhãm thµnh lËp theo dù ¸n vµ c¸c nh©n viªn dù ¸n 1 ng­êi triÓn khai. Kh¶o s¸t thªm yªu cÇu cña kh¸ch hµng. T­ vÊn vÒ x©y dùng hÖ thèng th«ng tin. Phèi hîp víi phßng lËp tr×nh ®Ó söa ®æi, test vµ tiÕp nhËn ch­¬ng tr×nh söa ®æi theo yªu cÇu ®Æc thï. Cµi ®Æt vµ ®µo t¹o. Hç trî sö dông trong thêi gian ®Çu. Hç trî sö dông vµ b¶o hµnh ch­¬ng tr×nh khi cÇn thiÕt. Phßng lËp tr×nh øng dông: Tham gia vµo x©y dùng ph­¬ng ¸n thiÕt kÕ s¬ bé gi¶i quyÕt bµi to¸n cña kh¸ch hµng trong giai ®o¹n kh¶o s¸t – b¸n hµng. Hç trî phßng triÓn khai thùc hiÖn hîp ®ång trong viÖc lËp tr×nh söa ®æi theo yªu cÇu ®Æc thï. B¶o hµnh ch­¬ng tr×nh söa ®æi. Phßng hç trî b¶o hµnh: Hç trî kh¸ch hµng trong qu¸ tr×nh sö dông phÇn mÒm, gi¶i ®¸p th¾c m¾c, h­íng dÉn chi tiÕt c¸ch kh¾c phôc c¸c vÊn ®Ò khã kh¨n qua ®iÖn tho¹i, fax, th­ ®iÖn tö vµ t¹i trô së cña kh¸ch hµng. B¶o hµnh s¶n phÈm. Phßng kÕ to¸n: KÕ to¸n. V¨n phßng: V¨n phßng, tæng ®µi, lÔ t©n. T¹p vô. 3. Tæ chøc phßng nghiªn cøu vµ ph¸t triÓn s¶n phÈm: * Tr­ëng phßng: Lªn vµ theo dâi kÕ ho¹ch lµm viÖc cña nhãm nghiÖp vô. Phô tr¸ch c«ng nghÖ, kü thuËt. * Tr­ëng nhãm nghiÖp vô: Lªn vµ theo dâi kÕ ho¹ch lµm viÖc cña nhãm nghiÖp vô. Phô tr¸ch vÒ nghiÖp vô. * C¸c nh©n viªn lËp tr×nh: LËp tr×nh. Ph¸t triÓn s¶n phÈm: phÇn mÒm kÕ to¸n, qu¶n lý mua, b¸n hµng vµ hµng tån kho, TSC§, nh©n sù, l­¬ng, qu¶n lý kh¸ch hµng, qu¶n lý s¶n xuÊt, qu¶n lý m¹ng m¸y tÝnh ... LËp tr×nh phôc vô qu¶n lý néi bé cña IFI(KÕ to¸n, Teamwork, Web site). Hç trî vµ thiÕt kÕ lËp tr×nh cho c¸c bé phËn söa ®æi ch­¬ng tr×nh theo yªu cÇu cña kh¸ch hµng. Söa ®æi ch­¬ng tr×nh cho c¸c chi nh¸nh khi cã yªu cÇu. Nghiªn cøu c«ng nghÖ míi, kü thuËt míi. Tµi liÖu ®µo t¹o (néi bé) tin häc v¨n phßng. * C¸c nh©n viªn nghiÖp vô: Thu thËp, nghiªn cøu vµ h­íng dÉn vÒ chÕ ®é kÕ to¸n. Nghiªn cøu nghiÖp vô. Test s¶n phÈm. Hç trî nghiÖp vô vµ sö dông ch­¬ng tr×nh cho c¸c chi nh¸nh vµ cho kh¸ch hµng (th«ng tin s¶n phÈm). §µo t¹o sö dông ch­¬ng tr×nh cho c¸c chi nh¸nh. X©y dùng c¸c bé sè liÖu ®µo t¹o. X©y dùng c¸c bé sè liÖu Demo. X©y dùng c¸c bé sè liÖu Test. Tµi liÖu ®µo t¹o (néi bé) kÕ to¸n (kÌm bµi kiÓm tra). 4. S¶n phÈm vµ kh¸ch hµng cña C«ng ty 1. S¶n phÈm, dÞch vô vµ c«ng nghÖ * S¶n phÈm: PhÇn mÒm tæng hîp b¸o c¸o toµn C«ng ty IFI Corporate Reporter 2003.w nÒn Web. PhÇn mÒm qu¶n trÞ toµn diÖn doanh nghiÖp ERIC ERP cña Jupiter Systems Inc. PhÇn mÒm kÕ to¸n vµ qu¶n trÞ kinh doanh IFI Business 2004.s trªn SQL Server (ViÕt trªn ng«n ng÷ VB.NET, hç trî Unicode vµ sÏ hoµn thµnh vµo cuèi n¨m 2003) * DÞch vô: Kh¶o s¸t yªu cÇu vµ t­ vÊn vÒ x©y dùng hÖ thèng th«ng tin tµi chÝnh kÕ to¸nvµ qu¶n trÞ kinh doanh. Söa ®æi vµ ph¸t triÓn ch­¬ng tr×nh theo yªu cÇu ®Æc thï cña kh¸ch hµng. TriÓn khai øng dông, cµi ®Æt vµ ®µo t¹o sö dông. Hç trî sö dông ®µo t¹o, b¶o hµnh vµ b¶o tr× hÖ thèng th«ng tin. N©ng cÊp vµ më réng theo sù ph¸t triÓn cña kh¸ch hµng. * C«ng nghÖ: Ng«n ng÷ lËp tr×nh: VB.Net, Visual Foxpro, Java, ASP. KiÕn tróc lËp tr×nh: Client / Server, File Server, Web base. C¬ së d÷ liÖu: SQL Server, Foxpro. 2. Kh¸ch hµng HiÖn nay IFIcã h¬n 500 kh¸ch hµng trªn toµn quèc ho¹t ®éng trong lÜnh vùc: S¶n xuÊt th­¬ng m¹i, x©y d­ng, dÞch vô, hµnh chÝnh sù nghiÖp vµ víi nhiÒu h×nh thøc së h÷u kh¸c nhau: nhµ n­íc, t­ nh©n, cã vèn ®Çu t­ cña n­íc ngoµi. D­íi ®©y lµ danh s¸ch mét sè kh¸ch hµng trong h¬n 700 kh¸ch hµng. * Kh¸ch hµng lµ c¸c tæng C«ng ty 91 vµ 90 - Tæng C«ng ty dÇu khÝ- Petrovietnam - Tæng C«ng ty dÖt may- Vinatex. - Tæng C«ng ty l¾p m¸y- Lilama. - Tæng C«ng ty thuû tinh vµ gèm sø x©y dùng- Viglaera. - Tæng C«ng ty thÐp ViÖt Nam- VSC. - Tæng C«ng ty x©y dùng sè 1 ..... * Kh¸ch hµng lµ c¸c C«ng ty lín - C«ng ty giÊy B·i B»ng. - C«ng ty xi m¨ng Hµ Tiªn II, xi m¨ng H¶i Phßng, xi m¨ng BØm S¬n, xi m¨ng Hoµng Mai, xi m¨ng Bót S¬n. - C«ng ty dÖt Nam §Þnh, dÖt Hµ Néi, may §¸p CÇu. - C«ng ty TM dÇu khÝ Petechim, C«ng ty Intermex. - C«ng ty l¾p m¸y 45- 1, C«ng ty cÇu 12. - C«ng ty Kinh §«, C«ng ty §éng lùc, ..... * Kh¸ch hµng lµ c¸c C«ng ty cã vèn ®Çu t­ n­íc ngoµi - C«ng ty sø vÖ sinh INAX (NhËt) - C«ng ty s¶n xuÊt « t« VIDAMCO (Hµn Quèc) - C«ng ty s¶n xuÊt xe m¸y GNN (Th¸i Lan) - C«ng ty Newhope (Trung Quèc) ...... IV. §Þnh h­íng ph¸t triÓn vµ hîp t¸c quèc tÕ 1. §Þnh h­íng ph¸t triÓn §Çu t­ ph¸t triÓn s¶n phÈm theo h­íng më réng c¸c ph©n hÖ phôc vô phßng kinh doanh, phßng vËt t­, kho hµng vµ tæ chøc nh©n sù. §a d¹ng ho¸ s¶n phÈm vµ dÞch vô phï hîp víi nhãm kh¸ch hµng kh¸c nhau: doanh nghiÖp nhá, doanh nghiÖp võa vµ doanh nghiÖp lín. 2. Hîp t¸c quèc tÕ Tõ ®Çu n¨m 2003 IFI Solutoin trë thµnh nhµ ph©n phèi phÇn mÒm qu¶n lý toµn diÖn doanh nghiÖp ERIC cña Jupiter Systems Inc t¹i ViÖt Nam. Jupiter Systems Inc (www.Jupiter Systems Inc) lµ C«ng ty phÇn mÒm hµng ®Çu t¹i khu vùc §«ng Nam A trong lÜnh vùc phÇn mÒm qu¶n lý toµn diÖn doanh nghiÖp (ERP). HiÖn nay ERIC cã h¬n 800 kh¸ch hµng víi h¬n 10.000 ng­êi ®ang sö dông ERIC trong c«ng viÖc hµng ngµy cña m×nh. V. BiÓu ®å doanh sè 1. BiÓu ®å doanh sè thu nhËp qua c¸c n¨m (®vt: Tû ®ång) 1.45 1.42 2.42 3.00 4.33 6.50 2. BiÓu ®å ph¸t triÓn l­îng kh¸ch hµng qua c¸c n¨m VI. H­íng chän ®Ò tµi NhiÒu n¨m gÇn ®©y lÜnh vùc C«ng nghÖ th«ng tin ®· vµ ®ang ph¸t triÓn m¹nh vµ ngµy cµng ph¸t triÓn m¹nh mÏ h¬n. Sù ph¸t triÓn cña C«ng nghÖ th«ng tin d­êng nh­ lu«n ®i kÌm víi sù ph¸t triÓn cña ®Êt n­íc, nã biÓu hiÖn cho sù ph¸t triÓn kinh tÕ, lµ hiÖn th©n cña mét c¬ quan, tæ chøc cã bé m¸y l·nh ®¹o vµ nh©n viªn 4 cã tr×nh ®é cao. Nã ®ang lµ mèi quan t©m hµng ®Çu cña tÊt c¶ mäi ng­êi trªn thÕ giíi vµ lµ lÜnh vùc mòi nhän ®Ó ph¸t triÓn ®Êt n­íc. ViÖc øng dông m¸y tÝnh vµo c¸c c¬ quan, c«ng së... ®Ó qu¶n lý th«ng tin ®· ph¸t triÓn m¹nh ë c¸c n­íc tiªn tiÕn tõ nh÷ng thËp kû 70. §Ó cã thÓ lµm viÖc tèt th× yªu cÇu ph¶i cã ®éi ngò c¸n bé c«ng nh©n viªn cã tri thøc, am hiÓu vÒ m¸y tÝnh vµ c¸c phÇn mÒm m¸y tÝnh. V× vËy m¸y tÝnh nhanh chãng xuÊt hiÖn ë mäi n¬i, Tr­êng häc th× ®· cã khoa ®µo t¹o vÒ c«ng nghÖ th«ng tin, c¸c m«n tin häc ®­îc chó träng gi¶ng d¹y. Cïng víi viÖc ®ã th× viÖc m¸y tÝnh cã mÆt trong tõng gia ®×nh ®Ó phôc vô cho c«ng viÖc cña c¸n bé vµ phôc vô cho viÖc häc tËp cña häc sinh, sinh viªn lµ mét vÊn ®Ò hÕt søc dÔ hiÓu. Cïng víi xu thÕ ph¸t triÓn chung cña thêi ®¹i míi, ViÖt Nam, mét trong nh÷ng n­íc ®ang ph¸t triÓn, cã tèc ®é t¨ng tr­ëng kinh tÕ t­¬ng ®èi nhanh th× vÊn ®Ò ¸p dông tin häc ®Ó xö lý th«ng tin trong c«ng t¸c qu¶n lý ®· trë thµnh nhu cÇu bøc thiÕt, c¸c doanh nghiÖp tõng b­íc tin häc ho¸ qu¶n lý th«ng tin cho ®¬n vÞ m×nh. Tuy nhiªn trong thêi gian qua viÖc tin häc ho¸ ch­a mang l¹i hiÖu qu¶ nh­ nã ®¸ng ph¶i cã bëi v× c¸c ®¬n vÞ th­êng quan t©m tíi hardware h¬n cßn software th× chØ sö dông phÇm mÒm xö lý d÷ liÖu cã s½n (nh­ Lotusr, Excell) hoÆc nÕu cã trang bÞ ch­¬ng tr×nh qu¶n lý d÷ liÖu th× chØ cã tÝnh côc bé. Trong thêi ®¹i lÜnh vùc th«ng tin ngµy cµng ph¸t triÓn nh­ hiÖn nay th× ngoµi c¸c kiÕn thøc ®­îc häc trong tr­êng mçi ng­êi cßn cÇn ph¶i lu«n quan t©m ®Õn c¸c th«ng tin, tin tøc vÒ c¸c lÜnh vùc kinh tÕ, chÝnh trÞ, v¨n ho¸, x· héi... Vai trß cña tin häc trong sù ph¸t triÓn cña doanh nghiÖp ngµy cµng t¨ng vµ ngµy cµng kh«ng thÓ thiÕu ®èi víi mçi doanh nghiÖp. ViÖc l­u tr÷ c¸c v¨n b¶n, th«ng tin... trong qu¸ tr×nh kinh doanh cña doanh nghiÖp sÏ trë nªn rÊt tèn kÐm nÕu l­u tr÷ trªn giÊy, qu¸ tr×nh t×m kiÕm c¸c th«ng tin cÇn thiÕt l¹i rÊt khã kh¨n vµ mÊt thêi gian. ViÖc ¸p dông tin häc vµo qu¸ tr×nh nµy sÏ gi¶m ®­îc chi phÝ l­u tr÷ th«ng tin vÒ mÆt thêi gian vµ tiÒn b¹c. Sau mét thêi gian häc tËp vµ nghiªn cøu thùc tÕ ho¹t ®éng t¹i C«ng ty cæ phÇn gi¶i ph¸p tin häc IFI Solution em quyÕt ®Þnh lùa chän ®Ò tµi: HÖ thèng hç trî ph¸t triÓn dù ¸n phÇn mÒm §øng trªn gãc ®é C«ng ty, chóng ta thÊy râ mét lîi Ých cã liªn quan ®Õn ng­êi lao ®éng næi nªn tõ hÖ thèng th«ng tin hoµn chØnh. ChØ cã nh÷ng th«ng tin cËp nhËt vµ chÝnh x¸c míi cã thÓ ®¸nh gi¸ møc th­ëng ph¹t theo thµnh qu¶ lao ®éng, chÊt luîng vµ sù hoµn thµnh trong c«ng viÖc. VÊn ®Ò qu¶n lý nh©n sù hiÖn nay ë hÇu hÕt c¸c c¬ quan nhµ n­íc vµ c¸c doanh nghiÖp t­ nh©n nãi chung cßn nhiÒu ®iÓm bÊt hîp lý. Víi IFI Solution øng dông tin häc trong c«ng t¸c qu¶n lý ®­îc thùc hiÖn rÊt sím do tÝnh ®Æc thï cña c«ng viÖc vµ ph¹m vi c«ng t¸c. §Ò tµi chØ nh»m hoµn thiÖn h¬n qu¸ tr×nh qu¶n lý nh©n sù t¹i C«ng ty. ViÖc øng dông tin häc vµo c¸c lÜnh vùc trong cuéc sèng ®em l¹i nhiÒu lîi Ých thiÕt thùc, do ®ã viÖc øng dông tin häc phôc vô cho c«ng t¸c qu¶n lý phÇn mÒm ch¾c ch½n còng mang l¹i nhiÒu lîi Ých. MÆt kh¸c theo em ®©y lµ mét ®Ò tµi sÏ gióp cho c«ng t¸c qu¶n lý nh©n viªn t¹i c¸c c¬ quan hµnh chÝnh sù nghiÖp, gi¶i quyÕt ®­îc nh÷ng v­íng m¾c trong c¬ chÕ qu¶n lý hiÖn nay. §ång thêi ®Ò tµi nµy còng t¹o c¬ së cho em cã thªm ®­îc rÊt nhiÒu kiÕn thøc vµ kinh nghiÖm sau khi ®Ò tµi hoµn tÊt. E m xin ch©n thµnh c¶m ¬n c« gi¸o NguyÔn ThÞ Song Minh vµ c¸n bé phßng thùc tËp ®· h­íng dÉn vµ gióp ®ì em hoµn tÊt b¸o c¸o vµ chuyªn ®Ò thùc tËp sau nµy. Ch­¬ng II Ph­¬ng ph¸p luËn c¬ b¶n lµm c¬ së cho viÖc nghiªn cøu I: Kh¸i niÖm phÇn mÒm: Theo tiÕn sü Roger Presman mét chuyªn gia vÒ c«ng nghÖ phÇn mÒm cña Mü th×: PhÇn mÒm lµ: C¸c ch­¬ng tr×nh cña m¸y tÝnh C¸c cÊu tróc d÷ liÖu cho phÐp ch­¬ng tr×nh m¸y tÝnh xö lý c¸c th«ng tin thÝch hîp C¸c tµi liÖu m« t¶ ph­¬ng thøc sö dông ch­¬ng tr×nh Êy Sù tiÕn ho¸ cña phÇn mÒm ®­îc biÓu diÔn trong b¶ng sau ®©y Thêi kú thø nhÊt 1950-1960 Thêi kú thø hai cuèi1960-1970 Thêi kú thø ba 1970-®Çu 1980 Thêi kú thø t­1990-2000 *Xö lý theo lß *PhÇn mÒm ®¬n chiÕc lµm theo ®¬n ®Æt hµng *NhiÒu ng­êi dïng *Thêi gian thùc *C¬ së d÷ liÖu *PhÇn mÒn th­¬ng m¹i *HÖ thèng ph©n t¸n *PhÇn mÒm th«ng minh *PhÇn cøng rÎ *HiÖu qu¶ tiªu thô *HÖ thèng ®Ó bµn *H­íng ®èi t­îng *HÖ chuyªn gia *m¹ng N¬t¬ron *Xö lý song song 2: c¸c ®Æc tr­¬ng cña phÇn mÒm: PhÇn mÒm lµ phÇn tö hÖ thèng l«gÝc chø kh«ng ph¶i lµ hÖ thèng vËt lý do ®ã nã cã c¸c ®Æc tr­¬ng kh¸c so víi hÖ thèng phÇn cøng PhÇn mÒm ®­îc kü nghÖ ho¸ nãkh«ng ®ùoc chÕ t¹o theo ph­¬ng thøc cæ ®iÓn phÇn mÒm kh«ng bÞ háng ®i trong qu¸ tr×nh sö dông phÇn mÒm ®­îc x©y dùng theo ®¬n ®Æt hµng chø kh«ng l¾p r¸p tõ c¸c thµnh phÇn cã s½n kh¸c 3:Tæng quan vÒ c¸c ng«n ng÷ lËp tr×nh: C¸c thµnhphÇn cña phÇn mÒm ®­îc x©y dùng b»ng c¸ch dïng mét ng«n ng÷ lËp tr×nh víi vèn tõvùng h¹n chÕ vµ mét v¨ n ph¹m hoµn toµn x¸c ®Þnh. Ng«n ng÷ thÕ hÖ thø nhÊt: Tiªu biÓu nhÊt cña ng«n ng÷ thø nhÊt lµ hîp ng÷ .C¸c ng«n ng÷ thÕ hÖ thø nhÊtcã ®Æc ®iÓm lµ phô thuéc rÊt m¹nh vµo m¸y tÝnh ®iÖn tö cô thÓ vµ møc ®é trõu t­îng cña c¸c ch­¬ng tr×nh th­êng rÊt thÊp Ng«n ng÷ thÕ hÖ thø hai: Ng«n ng÷ thÕ hÖ thø hai ®­îc ph¸t triÔn tõ cuèi nh÷ng n¨m 1950 vµ ®©u nh÷ng n¨m 1960. Ng«n ng÷ thÕ hÖ thø hai®­îc ®Æc tr­¬ng bëi viÓc sö dôngmoät th­ viÖn c¸c ch­¬ng tr×mh phÇn mÒm·iat lín vµ ®­îc sö dông réng r·i trong rÊt nhiÒu lÜnh vùc COBOL lµ ng«n ng÷ thÕ hÖ thø hai ®­îc øng dông ræng·i trong c¸c lÜnh vùc th­¬ng m¹i vµ xö lý d÷ liÖu kinh tÕ COBOL cã kh¶ n¨ng ®Þnh nghÜa d÷ liÖumét c¸ch gon gµng , chÝnh x¸c.C¸c ch­¬ng tr×nh cña COBOL gåm 4 phÇn riªng biÖt: PhÇn tªn gäi: M« t¶ c¸c tham sè cña ch­¬ng tr×nh PhÇn thiÕt bÞ: M« t¶ c¸c thiÕt bÞ phÇn cøng sö dông Trong ch­¬ng tr×nh: PhÇn d÷ liÖu: M« t¶ c¸c kiÓu d÷ liÖu theo cÊu tróc bËc PhÇn thñ tôc: M« t¶ c¸c gi¶i thuËt xñ lý d÷ liÖu Do kh¶ n¨ng ®Þnh nghÜa d÷ liÖu tuyÖt víi cña m×nh mµ cho ®Õn nay, ngay c¶ trong c¸c n­íc ph¸t triÔn COBOL vÉn ®­¬c s÷ dông khi gi¶i quyÕt c¸c vÊn ®Ò c¸c bµi to¸n trong lÜnh vùc khinh tÕ vµ th­¬ng m¹i BASIC lµ ng«n ng÷ lËp tr×nh phi cÊu tróc . khi xuÊt hiÖn m¸y tÝnh c¸ nh©n IBM.PC ,BASIC l¹i ®­îc ph¸t triÓn m¹nh víi nhiÒu b¶nkh¸c nhau nh­ QBASIC,GWBASIC… Ng«n ng÷ thÕ hÖ thø ba: Ng«n ng÷ thÕ hÖ thø ba cßn gäi lµ lËp tr×nh hiÖn ®¹i , NÐt ®Æc tr­¬ng cña ch­¬ng tr×nh nµy lµ kh¶ n¨ng cÊu tróc rÊt phong phó vµ c¸c thñ tôc m¹nh.C¸c ng«n ng÷ thø bacã thÓ chia thµnh 3 nhãm lµ : Ng«n ng÷ cÊp cao van n¨ng Ng«n ng÷ cÊp cao h­íng sù vËt Ng«n ng÷chuyªn dïng Ng«n ng÷ c¸p cao v¹n n¨¶nats ph¸t triÓn víi viÖc ®­a ra c¸c kÕtcÊu thñ tôcvµ ®Þnh kiªu d÷ liÖu vÝ dô nh­ ALGOL C¸c ng«n ng÷ h­íng sù vËt –OOL(Object Oriented Laguage) §©y lµ ng«n ng÷ lËp tr×nh ®­îc x©y ®ùngùa trªn c¸c khÝa c¹nh sù vËtvµ c¸c thuéc tÝnh,líp vµ thµnh phÇn,toµn thªa vµ bé phËn C¸c ng«n ng÷ lËp tr×nh h­íng ®èi t­îng tiªu biÓu lµ C++,Object Pascal.. 4:kh¸i niÖm c«ng nghÖ phÇn mÒm: C«ng nghÖ phÇn mÒm (Softwarre Technology) bao gåm mét tËp hîp víi 3 yÕu tè chñ chèt – ph­¬ng ph¸p, c«ng cô, thñ tôc- gióp cho ng­êi qu¶n lý cã thÓ kiÓm so¸t ®­îc qu¸ tr×nh ph¸t triÔn phÇn mÒm vµ cung cÊp cho kü s­ phÇn mÒm mét nÒn t¶ng ®Ó x©y dùng phÇn mÒm chÊt l­îng cao *CÊu h×nh phÇn mÒm CÊu trócd÷ liÖu V¨n b¶n ch­¬ng tr×nh KÕ ho¹ch §Æc t¶ ThiÕt kÕ Ch­¬ng tr×nh yªu cÇu lµm viÖc §Æc t¶ kiÓm thö C¸c ph­¬ng ph¸p cña c«ng nghÖ phÇn mÒm ®­a ra c¸ch lµm vÒ mÆt kü thuËt®Ó x©y dùng phÇn mÒm .Néi dung cña c¸c ph­¬ng ph¸p bao gåm:lËp kÕ ho¹ch vµ ­íc l­îng dù ¸n phÇn mÒm ,ph©n tÝch vµ yªu cÇu hÖ thèng vµ phÇn mÒm .thiÕy kÕ cÊu tróc d÷ liÖu. thiÕt kÕ ch­¬ng tr×nh vµ c¸c thñ tôc , m· ho¸ vµ b¶o tr× phÇn mÒm. C¸c c«ng cô ph­¬ng cña c«ng nghÖ phÇn mÒm cung c¸p hÖ thèng hç trî tù ®éng hay b¸n tù ®éng cho c¸c ph­¬ng ph¸p .Tiªu biÓu lµ c«ng nghÖ phÇn mÒm cã m¸y tÝnh hç trî CASE C¸c thñ tôc cña c«ng nghÖ phÇn mÒm lµ chÊt keo d¸n ph­¬ng ph¸p vµ c«ng cô l¹i víi nhau. 5 :Vßng ®êi ph¸t triÔn cña phÇn mÒm: Vßng ®êi ph¸t triÔn cña phÇn mÒm ®ùoc biÔu diÔn theo m« h×nh d­íi ®©y gäi lµ m« h×nh th¸c n­íc: c«ng nghÖ hÖ thèng Ph©n tÝch ThiÕt kÕ M· ho¸ KiÓm thö B¶o tr× S¬ ®å vßng ®êi ph¸t triÔnphÇn mÒm Chóng ta h·y xÐt c¸c c«ng ®o¹n cña m« h×nh nµy: * C«ng nghÖ hÖ thèng: PhÇn mÒm lµ mét cña mét hÖ thèng qu¶n lý nãi chung,Do ®ã c«ng viÖc nghiªn cøu phÇn mÒm ph¶i ®­îc dÆt trong mèi liªn hÖ chÆt chÏ víi thµnh phÇn kh¸c cña hÖ thèng qu¶n lý nh­ phÇn cøng , nh©n tè con ng­êi , c¬ së d÷ liÖu….. * Ph©n tÝch yªu cÇu phÇn mÒm : Kü s­ phÇn mÒm tiÕn hµnh ph©n tÝch c¸c chøc n¨ng cÇn cã cña phÇn mÒm, c¸c giao diÖn. * ThiÕt kÕ : ThiÕt kÕ phÇn mÒm lµ mét tiÕn tr×nh nhiÒu bøoc tËp trung vµo 4 thuéc tÝnh ph©n biÖt cña ch­¬ng tr×nh lµ: cÊu tróc d÷ liÖu KiÕn tróc phÇn mÒm C¸c thñ tôc C¸c ®Æc tr­¬ng giao diÖn Tµi liÖu c¶u thiÕt kÕ phÇn mÒm lµ mét bé phËn cña cÊu h×nh phÇn mÒm *.M· ho¸: ThiÖt kÕ ph¶i ®­îc dÞch thµnh ng«n ng÷ mÇym m¸y tÝnh cã thÓ ®äc vµ hiÓu ®­îc, b­íc m· ho¸ thùc hiÖn c«ng viÖc nµy. * KiÓm thö: TiÕn tr×nh kiÓm thö tËp trung vµo phÇn logÝc bªn trong cña phÇn mÒm, ®¶m b¶o r»ng tÊt c¶ c¸c c©u lÖnh dÒu d­îc kiÓm thö nh»m ph¸t hiÖn ra c¸c lçi vµ kÕt qu¶ phï hîp víi d÷ liÖu vµo *B¶o tr× Sau khi bµn giao phÇn mÒm cho kh¸ch hµnh,ch¾c ch¾n nã sÏ cã nh÷ng thay ®çi ®Ó hoµn toµn t­¬ng thÝch víi c¸c ®iÒu kiÖn qu¶n lý cña c¬ së thùc tÕ ( Sù thay ®æi cña OS , hay thiÕt bÞ ngo¹i vi).Qu¸ tr×nh b¶o tr× cßn xÈy ra sau khi kh¸ch hµng yªu cÇu n©ng cao chøc n¨ng hay hiÖu n¨ng.ViÖcb¶o tr× phÇn mÒm ph¶i ¸p dông l¹i c¸c b­íc cña vßng ®êi ph¸t triÔn nãi trªn cho ch­¬ng tr×nh hiÖn t¹i chø kh«ng ph¶i cho ch­¬ng tr×nh míi. Lîi Ých thu ®­îc khi sö dông C¸c bé phËn cña phÇn mÒn hç trî lîi Ých cña ng­êi sö dông C¸c thµnh viªn tham gia dù ¸n ®Òu cã ®­îc th«ngtin vÒ dù ¸n mét c¸ch nhanh chãngvµ hiÖu qu¶ C¸c th«ng tin liªn quan ®Õn dù ¸n ®­îc sè ho¸ , vµ ®­îc l­u tr÷ trong c¬ sì d÷ liÖu TiÕt kiÖm thêi gian vµ chi phÝ TiÕt kiÖm thêi gian t×m kiÕm th«ng tin ,TiÕt kiÖm ®­îc mét l­îng giÊy tê lín ®Ó l­u tr÷ c¸c v¨n b¶n Duy tr× tÝnh nhÊt qu¶n cña th«ng tin trong dù ¸n C¸c th«ngntin ®­îc l­u trò trong c¬ sì d÷ liÖu nªn cã thÓ cËp nhËt d÷ liÖu dÔ dµng ,nhanh chãng B¶o mËt vÒ th«ng tin Ph©n cÊp quyÒn ng­êi dö dông theoc¸c møc ph©n quyÒn kh¸c nhau 2: C¸c bé phËn cña phÇn mÒm Bé phËn qu¶n lý yªu cÇu ng­êi sö dông: Bé phËn qu¶n lý yªu cÇu ng­êi sö dông bao gåm c¸c bé phËn con ®¶m ®­¬ng c¸c chøc n¨ng sau Cã kh¶ n¨ng th«ng b¸o tr¹ng th¸i vµ c¸c th«ng tin liªn quan ®Õn mét yªu cÇu ng­êi ding cô thÓ còng nh­ tr¹ng th¸i cña toµn bé qu¸ tr×nh thu thËp yªu cÇu ng­êi sö dông. §¶m b¶o c¸c th«ng tin vÒ yªu cÇu ®­îc cËp nhËt nhanh chãng vµ nhÊt qu¸n trong toµn bé dù ¸n ph¸t triÔn phÇn mÒm Ph©n cÊp ng­êi sö dông =>th«ng tin ®­îc b¶o mËt Theo dâi qu¸ tr×nh thay ®oâi cña yªu caauf phÇn mÒm vµ thµnh viªn t¹o ra sù thay ®æi ®ã . ThÓ hiÖn ®­îc qu¸ tr×nh ph¸t triÔn cña yªu cÇu khi chóng cßn lµ c¸cc nhu cÇu cña nh÷ng ng­êi cung cÊp yªu cÇu vÒ phÇn mÒm ®ang ®­¬c ph¸t triÔn cho tíi khi chóng ®­îc thÓ hiÖn trong c¸c Use Case (®èi víi c¸c yªu cÇu chøc n¨ng)hay c¸c ®¼c t¶ bæ sung (®èi víi c¸c yªu cÇu chøc n¨ng) ¸p dông chiÕn l­îc theo dçi phÇn mÒm : C¸c bé phËn phÇn mÒm ®iÒu khiÔn m« h×nh Use Case(Features Drise the Use Case model ). §©y lµ chiÕn l­îc ®­îc RUP khuyÕn nghÞ nªn sö dông. 2.2: Bé phËn qu¶n lý dù ¸n Bé phËn qu¶n lý dù ¸n bao gåm c¸c bé phËn con ®¶m ®­¬ng c¸c chøc n¨ng sau: Th«ng b¸o tr¹ng th¸i cña tong c«ng viÖc trong dù ¸n còng nh­ tr¹ng th¸i cña toµn bé c¸c c«ng viÖc trong dù ¸n §­a ra c¸c biÓu ®å thÓ hiÖn tr¹ng th¸i cña dù ¸n Qu¶n lý c¸c c«ng viÖc trong dù ¸n vµ c¸c th«ng tin liªn quan ®Õn c«ng viÖc ®ã nh­ thêi gian thùc hiÖn , chi phÝ,ng­êi thùc hiÖn T¹o mét kªnh trao ®æi th«ng tin gi÷a c¸c thµnh viªn trong dù ¸n . Ph©n quyÒn ng­êi sö dông, ®¶m b¶o tÝnh b¶o mËt cña th«ng tin 2.3: Bé phËn qu¶n lý kiÓm thö Bé phËn qu¶n lý kiÓm thö bao gåm c¸c bé phËn con ®¶m ®­¬ng c¸c chøc n¨ng sau: Th«ng b¸o tr¹ng th¸i cña qu¸ tr×nh kiÓm thö ThÓ hiÖn mèi liªn quan gi÷a c¸c Use Case vµ c¸c phÇn kiÓm thö t­¬ng øng Cho phÐp c¸c kiÓm thö viªn thiÕt kÕ c¸c kiÓm thö Cho phÐp c¸c kiÓm thö viªn nhËp c¸c kÕt qu¶ kiÓm thö t­¬ng øng Ph©n quyÒn ng­êi sö dông , ®¶m b¶o tÝnh b¶o mËt cña th«ng tin 2.4: Use Case Xem c¸c thµnh viªn cña tæ chøc M« t¶ tãm t¾t Tr­êng hîp sö dông nµy cho ph¸p xem thµnh viªn trong tæ chøc vµ c¸c th«ng tin liªn uan ®Õn thµnh viªn ®ã 2.5 Use Case: Thªm thµnh viªn tham gia tæ chøc M« t¶ tãm t¾t: Tr­êng hîp nµy sö dông thùc hiÖn thªm mét thµnh viªn míi vµo toá chøc . Ng­êi sö dông chän mét dù ¸n dù ¸n ®ang ®­îc ph¸t triÔn Ng­êi sö dông chän thªm thµnh viªn vµo tæ chøc Ch­¬ng tr×nh hiÓn thÞ form ®iÒn c¸c th«ng tin liªn quan ®Õn c¸c tthµnh viªn cña dù ¸n Ng­êi sö dông sö dông ®ång ý thªm Ch­¬ng tr×nh xö lý form vµ cËp nhËt c¬ së d÷ liÖu Khi kh«ng thÓ thªm ®­îc th«ng tin cña thµnh viªn , ch­¬ng tr×nh ®­a ra th«ng b¸o lçi Ng­êi sö dông s÷a ®çi th«ng tin ho¼c huû bá viÖc thªm th«ng tin liªn quan ®Õn nhãm nµ. 2.6 Use Case Söa ®æi thµnh viªn cña tæ chøc M« t¶ Tr­êng hîp nµy cho phÐp cËp nhËt th«ng tin liªn quan ®Õn c«ng viÖc cña dù ¸n: Ng­êi sö dông chän mét nhãm trong tæ chøc Ng­êi sö dông chän mét thµnh viªn trong nhãm Ch­¬ng tr×nh hiÓn thÞ formvíi c¸c th«ng tin liªn quan ®Õn c¸c thµnh viªn ®ã cña tæ chøc. 2.7 Use Case Xo¸ thµnh viªn cña dù ¸n : M« t¶ §©y lµ tr­êng hîp sö dông cho phÐp ng­êi dïng xo¸ thµnh viªn tham gia tæ chøc . Ng­êi sö dông chän mét dù ¸n ®ang ®­îc ph¸t triÔn Ng­êi sö dông chän nhãm tham gia dù ¸n ®ã Ch­¬ng tr×nh hiÓn thÞ formvíi c¸c th«ng tin liªn quan ®Õn nhãm thµnh viªn tham gia dù ¸n ®ã Ng­êi sö dông chän xo¸ Ch­¬ng tr×nh hái x¸c nhËn l¹i Ng­êi sö dông ®ång ý Ch­¬ng tr×nh sÏ xo¸ th«ng tin vÒ thµnh viªn trong c¬ së d÷ liÖu Ch­¬ng tr×nh b¸o xo¸ thµnh c«ng Khi kh«ng xo¸ ®­îc th«ng tin cña thµnh viªn, ch­¬ng tr×nh ®­a ra th«ng b¸o lçi Ng­êi sö dông s÷a ®çi th«ng tin hoÆc huû bá viÖc xo¸ th«ng tin liªn quan ®Õn thµnh viªn nµy Ch­¬ng tr×nh kh«ng tiÕn hµnh xo¸ toµn bé th«ng tin vÒ thµnh viªn trong c¬ së d÷ liÖu , mµ chØ ®¸nh dÊu lµ nã ®­îc xo¸ 2.8 Use Case B¸o lçi §©y lµ tr­êng hîp sö dông cho phÐp ng­êi dïng b¸o lçi khi hä gÆp lçi trong qu¸ tr×nh ph¸t triÔn phÇn mÒm Ng­êi sö dông chän mét dù ¸n ®ang ®­îc ph¸t triÔn Ng­êi sö dông chän göi th«ng b¸o lçi Ng­êi sö dông ph¶i ®¨ng nhËp hÖ thèng thµnh c«ng vµ ph¶i cã quyÒn göi b¸o lçi (bao gåm nh÷ng ng­êi tham gia dù ¸n ) 2.9 Use Case Gi¶i quyÕt lçi M« t¶ §©y lµ tr­êng hîp sö dông cho phÐp ng­êi dïng gi¶i quyÕt c¸c th«ng b¸o lçi khi hä nhËn ®­îc th«ng b¸o lçi trong qu¸ tr×nh ph¸t triÔn phÇn mÒm . Ng­êi sö dông chän mét dù ¸n ®ang ®­îc ph¸t triÔn Ng­êi sö dông chän nhËn th«ng b¸o lçi Ng­êi sö dông giair quyÕt lçi b»ng c¸ch t¹o ra c¸c c«ng viÖc t­¬ng øng ®Ó gi¶i quyÕt lçi ®ã Nõu tröng nhãm kh«ng gi¶i quyÕt ®­îc lçi ®ã th× hä tiÕp tôc göi lçi ®ã ®Õn ng­êi qu¶n trÞ døan Ng­êi qu¶n trÞ dô ¸n gi¶i quyÕt lçi nh©n ®­îc C¸c Use Case cña bé phËn qu¶n lý kiÓm thö : Xem kiÓm thö Xem qu¸ tr×nh kiÓm thö Thªm kiÓm thö Xo¸ kiÓm thö Söa kiÓm thö KiÓm thö viªn Qu¶n trÞ viªn 2.2 Xem kiÓm thö : M« t¶ : §©y lµ tr­êng hîp cho phÐp ng­êi dïng xem c¸c th«ng tin liªn quan tíi phÐp kiÓm thö Ng­êi sö dông chän mét dù ¸n ®ang ®­îc ph¸t triÔn Ng­êi sö dông chän mét Use Case Ng­êi sö dông chän mét phÐp kiÓm thö cña Use Case ®ã Ch­¬ng tr×nh hiÔn thÞ form víi c¸c th«ng tin liªn quan ®Õn phÐp kiÓm thö ®ã 2.2.1 Thªm kiÓm thö M« t¶ : §©y lµ tr­êng hîp cho phÐp ng­êi dïng thªm c¸c th«ng tin kiÓm thö míi Ng­êi sö dông chän mét dù ¸n ®ang ®­îc ph¸t triÔn Ng­êi sö dông chän mét Use Case Ng­êi sö dông chän thªm mét phÐp kiÓm thö cña Use Case ®ã Ch­¬ng tr×nh hiÔn thÞ form víi c¸c th«ng tin liªn quan ®Õn phÐp thªm kiÓm thö ®ã Khi kh«ng thªm ®­îc vµo c¬ së d÷ liÖu , ch­¬ng tr×nh th«ng b¸o lçi vµ hiÔn thÞ l¹i form Ng­êi sö dông thay ®æi th«ng tin hoÆc huû bá viÖc thªm kiÓm thö 2.2.2 Söa kiÓm thö : M« t¶ : §©y lµ tr­êng hîp cho phÐp ng­êi dïng söa c¸c th«ng tin liªn quan ®Õn phÐp kiÓm thö míi Ng­êi sö dông chän mét dù ¸n ®ang ®­îc ph¸t triÔn Ng­êi sö dông chän mét Use Case Ng­êi sö dông chän thªm mét phÐp kiÓm thö cña Use Case ®ã Ch­¬ng tr×nh hiÔn thÞ form víi c¸c th«ng tin liªn quan ®Õn phÐp thªm kiÓm thö ®ã Khi kh«ng cËp nhËt ®­îc vµo c¬ së d÷ liÖu , ch­¬ng tr×nh th«ng b¸o lçi vµ hiÔn thÞ l¹i form Ng­êi sö dông thay ®æi th«ng tin hoÆc huû bá viÖcÊt söa ®çi kiÓm thö 2.2.3 Xo¸ kiÓm thö M« t¶ : §©y lµ tr­êng hîp cho phÐp ng­êi dïng xo¸ phÐp kiÓm thö Ng­êi sö dông chän mét dù ¸n ®ang ®­îc ph¸t triÔn Ng­êi sö dông chän mét Use Case Ng­êi sö dông chän thªm mét phÐp kiÓm thö cña Use Case ®ã Ch­¬ng tr×nh hiÔn thÞ form víi c¸c th«ng tin liªn quan ®Õn phÐp thªm kiÓm thö ®ã Ng­êi sö dông chän xo¸ kiÓm thö Ch­¬ng tr×nh hái x¸c nhËn l¹i Ng­êi dïng ®ång ý Ch­¬ng tr×nh xo¸ c¸c th«ng tin liªn quan trong c¬ së d÷ liÖu Khi kh«ng xo¸ ®­îc th«ng tin trong c¬ së d÷ liÖu , ch­¬ng tr×nh th«ng b¸o lçi vµ hiÔn thÞ l¹i form Ng­êi sö dông thay ®æi th«ng tin hoÆc huû bá viÖc xo¸ kiÓm thö II. thiÕt kÕ mét hÖ thèng th«ng tin 1. Th«ng tin 1.1 Kh¸i niÖm Th«ng tin: ®­îc hiÓu theo nghÜa th«ng th­êng lµ mét th«ng b¸o hay tin nhËn ®­îc lµm t¨ng sù hiÓu biÕt cña ®èi t­îng nhËn tin vÒ mét vÊn ®Ò nµo ®ã, lµ sù thÓ hiÖn mèi quan hÖ gi÷a c¸c sù kiÖn vµ hiÖn t­îng. Th«ng tin tån t¹i d­íi h×nh thøc: - B»ng ng«n ng÷. - H×nh ¶nh. - M· hiÖu hay xung ®iÖn... Th«ng tin lµ mét yÕu tè c¬ b¶n cña qu¸ tr×nh thµnh lËp, lùa chän vµ ph¸t ra quyÕt ®Þnh ®Ó ®iÒu khiÓn mét hÖ thèng th«ng tin nµo ®ã. HÖ thèng nµy cã thÓ lµ trong tù nhiªn, x· héi hay t­ duy. Qu¸ tr×nh thu thËp th«ng tin -truyÒn tin - nhËn tin - xö lÝ tin - lùa chän quyÕt ®Þnh - råi l¹i tiÕp tôc nhËn tin... lµ mét chu tr×nh vËn ®éng liªn tôc khÐp kÝn trong mét hÖ thèng nhÊt ®Þnh. 1.2. C¸c tÝnh chÊt cña th«ng tin - TÝnh t­¬ng ®èi cña th«ng tin. - TÝnh ®Þnh h­íng cña th«ng tin. - TÝnh thêi ®iÓm cña th«ng tin. - TÝnh côc bé cña th«ng tin . 1.3. Th«ng tin trong qu¶n lý Kh¸i niÖm: Qu¶n lÝ ®­îc hiÓu lµ tËp hîp c¸c qu¸ tr×nh biÕn ®æi th«ng tin thµnh hµnh ®éng, mét viÖc t­¬ng ®­¬ng víi qu¸ tr×nh ra quyÕt ®Þnh. Trong mét m« h×nh qu¶n lÝ ®­îc ph©n thµnh hai cÊp: chñ thÓ qu¶n lÝ vµ ®èi t­îng qu¶n lÝ, mèi quan hÖ gi÷a chóng vµ dßng th«ng tin l­u chuyÓn ®­îc m« t¶ trong m« h×nh sau: - Th«ng tin vµo - Th«ng tin ra - Th«ng tin qu¶n lý - Th«ng tin ph¶n håi Th«ng tin ra m«i tr­êng HÖ thèng qu¶n lý §èi t­îng qu¶n lý Th«ng tin tõ m«i tr­êng Th«ng tin quyÕt ®Þnh Th«ng tin t¸c nghiÖp M« h×nh th«ng tin trong qu¶n lÝ 2. Kh¸i niÖm hÖ thèng th«ng tin Kh¸i niÖm c¬ b¶n liªn quan ®Õn hÖ thèng th«ng tin D÷ liÖu vµ th«ng tin lµ hai kh¸i niÖm th­êng ®­îc dïng lÉn lén dï chóng lµ hai kh¸i niÖm kh¸c nhau. D÷ liÖu lµ c¸c con sè, c¸c d÷ liÖu vÒ mét ®èi t­îng nao ®ã. Th«ng tin cã thÓ coi nh­ d÷ liÖu ®· xö lý ë d¹ng tiÖn dïng, dÔ hiÓu. Nh­ vËy th«ng tin cã thÓ vÝ nh­ ®Çu ra cßn d÷ liÖu gièng nh­ ®Çu vµo. HÖ thèng th«ng tin lµ mét tËp hîp c¸c yÕu tè cã liªn quan víi nhau cïng lµm nhiÖm vô thu thËp, xö lý, l­u tr÷ vµ ph©n phèi th«ng tin ®Ó nh»m môc ®Ých hç trî cho viÖc ra quyÕt ®Þnh, ph©n tÝch t×nh h×nh, lËp kÕ ho¹ch, ®iÒu phèi kiÓm so¸t t×nh h×nh ho¹t ®éng cña c¬ quan. Trong hÖ thèng th«ng tin ng­êi ta l­u tr÷ vµ qu¶n lý d÷ liÖu trong nh÷ng kho d÷ liÖu, ®ã lµ n¬i cÊt gi÷ d÷ liÖu mét c¸ch cã tæ chøc sao cho cã thÓ t×m kiÕm nhanh chãng c¸c d÷ liÖu cÇn thiÕt. NÕu kho gi÷ liÖu nµy ®­îc cµi ®Æt trªn c¸c ph­¬ng tiÖn nhí cña m¸y tÝnh ®iÖn tö vµ ®­îc b¶o qu¶n nhê c¸c ch­¬ng tr×nh cña m¸y tÝnh (phÇn mÒm qu¶n trÞ d÷ liÖu) th× ®­îc gäi là hÖ c¬ së d÷ liÖu. HÖ thèng th«ng tin qu¶n lý phÇn mÒm lµ mét tËp hîp c¸c yÕu tè cã liªn quan víi nhau ®Ó thu thËp, xö lý, l­u tr÷, truyÒn ®¹t, ph©n phèi c¸c th«ng tin cã liªn quan ®Õn mét phÇn mÒm nµo ®ã vµ hç trî cho viÖc ra quyÕt ®Þnh. HÖ thèng th«ng tin qu¶n lý phÇn mÒm cã vai trß quan träng trong ho¹t ®éng cña c¬ quan, c¸c th«ng tin do hÖ thèng mang l¹i cã vai trß quan träng trong viÖc ra quyÕt ®Þnh liªn quan ®Õn phÇn mÒm ®ã. Trong hÖ thèng th«ng tin phÇn mÒm c¸c yÕu tè ®Çu vµo cña hÖ thèng ®­îc lÊy tõ nguån ®­îc xö lý víi c¸c d÷ liÖu ®· cho tr­íc. C¸c kÕt qu¶ nµy ®­îc gäi lµ ®Çu ra vµ ®­îc chuyÓn ®Õn ®Ých hay cËp nhËp vµo c¸c kho d÷ liÖu (Storage) cña hÖ thèng. 3. HÖ thèng th«ng tin trong mét tæ chøc 3.1 Ph©n lo¹i theo môc ®Ých phôc vô cña th«ng tin ®Çu ra - HÖ thèng th«ng tin xö lý giao dÞch TPS (Transaction Processing System) HÖ thèng xö lý giao dÞch xö lý c¸c d÷ liÖu ®Õn tõ c¸c giao dÞch mµ tæ chøc thùc hiÖn hoÆc víi kh¸ch hµng, víi nhµ cung cÊp, nh÷ng ng­êi cho vay hoÆc víi nh©n viªn cña nã. - HÖ thèng th«ng tin qu¶n lý MIS (Management Infomation System) Lµ nh÷ng hÖ thèng qu¶n lý c¸c ho¹t ®éng cña tæ chøc, c¸c ho¹t ®éng nµy n»m ë møc ®iÒu khiÓn t¸c nghiÖp, ®iÒu khiÓn qu¶n lý hoÆc lËp kÕ ho¹ch chiÕn l­îc. Chóng dùa chñ yÕu vµo c¸c c¬ së d÷ liÖu ®­îc t¹o ra bëi c¸c hÖ xö lý giao dÞch còng nh­ tõ c¸c nguån d÷ liÖu ngoµi tæ chøc. - HÖ thèng trî gióp ra quyÕt ®Þnh DSS (Decision Support System) §­îc thiÕt kÕ víi môc ®Ých râ rµng lµ trî gióp c¸c ho¹t ®éng ra quyÕt ®Þnh. Qu¸ tr×nh ra quyÕt ®Þnh th­êng ®­îc m« t¶ nh­ lµ mét quy tr×nh ®­îc t¹o thµnh tõ ba giai ®o¹n: X¸c ®Þnh vÊn ®Ò, x©y dùng vµ ®¸nh gi¸ c¸c ph­¬ng ¸n gi¶i quyÕt vµ lùa chän mét ph­¬ng ¸n. VÒ nguyªn t¾c, mét hÖ thèng trî gióp ra qôyÕt ®Þnh ph¶i cung cÊp th«ng tin cho phÐp ng­êi ra quyÕt ®Þnh x¸c ®Þnh râ t×nh h×nh mµ mét quyÕt ®Þnh cÇn ph¶i ra. - HÖ thèng chuyªn gia ES (Expert System) Lµ hÖ thèng c¬ së trÝ tuÖ, cã nguån gèc tõ nghiªn cøu vÒ trÝ tuÖ nh©n t¹o, trong ®ã cã sù biÓu diÔn b»ng c¸c c«ng cô tin häc nh÷ng tri thøc cña mét chuyªn gia vÒ mét lÜnh vùc nµo ®ã. 1. §Þnh nghÜa vµ c¸c bé phËn cÊu thµnh hÖ thèng th«ng tin HÖ thèng th«ng tin lµ mét tËp hîp c¸c ®èi t­îng vµ thiÕt bÞ thùc hiÖn ho¹t ®éng thu thËp, l­u tr÷ vµ ph©n phèi th«ng tin trong mét tËp hîp rµng buéc ®­îc gäi lµ m«i tr­êng. HÖ thèng th«ng tin ®­îc thÓ hiÖn bëi nh÷ng con ng­êi, c¸c thñ tôc, d÷ liÖu vµ thiÕt bÞ tin häc hoÆc kh«ng tin häc. §Çu vµo cña hÖ thèng th«ng tin ®­îc lÊy tõ c¸c nguån vµ ®­îc xö lý bëi hÖ thèng sö dông nã cïng víi d÷ liÖu ®· ®­îc l­u tr÷ tõ tr­íc. KÕt qu¶ xö lý ®­îc chuyÓn ®Õn c¸c ®Ých hoÆc cËp nhËt vµo kho d÷ liÖu. §Ých Nguån Ph©n ph¸t Thu thËp Xö lý vµ l­u tr÷ Kho d÷ liÖu 2. Ph©n lo¹i hÖ thèng th«ng tin trong mét tæ chøc 2.1. Ph©n theo môc ®Ých phôc vô cña th«ng tin ®Çu ra Gåm 5 lo¹i: HÖ thèng th«ng tin xö lý giao dÞch: Xö lý c¸c d÷ liÖu ®Õn tõ c¸c giao dÞch mµ tæ chøc thùc hiÖn víi kh¸ch hµng, víi nhµ cung cÊp, víi ng­êi cho vay hoÆc víi nh©n viªn cña nã. HÖ thèng nµy tËp hîp tÊt c¶ c¸c d÷ liÖu cho phÐp theo dâi c¸c ho¹t ®éng cña tæ chøc. HÖ thèng th«ng tin qu¶n lý: nh»m trî gióp c¸c ho¹t ®éng qu¶n lý cña tæ chøc n»m ë møc ®iÒu khiÓn t¸c nghiÖp, ®iÒu khiÓn qu¶n lý hoÆc lËp kÕ ho¹ch chiÕn l­îc. Chóng dùa vµo c¸c c¬ së d÷ liÖu ®­îc t¹o ra bëi c¸c hÖ xö lý giao dÞch còng nh­ tõ c¸c nguån d÷ liÖu ngoµi tæ chøc, chóng t¹o ra c¸c b¸o c¸o cho nhµ qu¶n lý mét c¸ch ®Þnh kú hoÆc theo yªu cÇu. HÖ thèng trî gióp ra quyÕt ®Þnh Lµ nh÷ng hÖ thèng ®­îc thiÕt kÕ víi môc ®Ých râ rµng lµ trî gióp ra quyÕt ®Þnh theo mét quy tr×nh ba giai ®o¹n: x¸c ®Þnh vÊn ®Ò, x©y dùng vµ ®¸nh gi¸ c¸c ph­¬ng ¸n gi¶i ph¸p vµ lùa chän mét ph­¬ng ¸n. §©y lµ hÖ thèng ®èi tho¹i cã kh¶ n¨ng tiÕp cËn mét hoÆc nhiÒu c¬ së d÷ liÖu vµ sö dông mét hoÆc nhiÒu m« h×nh ®Ó biÓu diÔn vµ ®¸nh gi¸ t×nh h×nh. HÖ thèng chuyªn gia: Hay hÖ c¬ së trÝ tuÖ cã nguån gèc tõ nghiªn cøu trÝ tuÖ nh©n t¹o nh»m më réng nh÷ng hÖ thèng ®èi tho¹i trî gióp ra quyÕt ®Þnh cã tÝnh chÊt chuyªn gia. HÖ thèng th«ng tin t¨ng c­êng kh¶ n¨ng c¹nh tranh: ®­îc sö dông nh­ mét hÖ trî gióp chiÕn l­îc, thiÕt kÕ cho ng­êi sö dông lµ nh÷ng ng­êi ngoµi tæ chøc ®Ó thùc hiÖn c¸c ý ®å chiÕn l­îc. 2.2. M« h×nh biÓu diÔn hÖ thèng th«ng tin Cïng mét hÖ thèng th«ng tin cã thÓ ®­îc m« t¶ kh¸c nhau tïy theo quan ®iÓm ng­êi m« t¶. Cã ba m« h×nh ®­îc ®Ò cËp tíi ®Ó m« t¶ hÖ thèng th«ng tin lµ: M« h×nh logic: M« t¶ hÖ thèng lµm g× vµ tr¶ lêi c©u hái c¸i g× vµ ®Ó lµm g× ?. Nã kh«ng quan t©m tíi ph­¬ng tiÖn ®­îc sö dông còng nh­ ®Þa ®iÓm hoÆc thêi ®iÓm mµ d÷ liÖu ®­îc xö lý. M« h×nh vËt lý ngoµi: Chó ý tíi khÝa c¹nh nh×n thÊy ®­îc cña hÖ thèng nh­ vËt mang d÷ liÖu, vËt mang kÕt qu¶ còng nh­ h×nh thøc cña ®Çu vµo vµ ®Çu ra, ph­¬ng tiÖn ®Ó thao t¸c víi hÖ thèng, chó ý ®Õn thêi gian vµ ®Þa ®iÓm. Nã tr¶ lêi c©u hái C¸i g×? ë ®©u? Khi nµo?. M« h×nh vËt lý trong Liªn quan ®Õn khÝa c¹nh vËt lý cña hÖ thèng vµ lµ c¸i nh×n cña c¸c kü thuËt viªn. Nã kh«ng quan t©m tíi ph­¬ng tiÖn ®­îc sö dông còng nh­ ®Þa ®iÓm hoÆc thêi ®iÓm mµ d÷ liÖu ®­îc xö lý. M« h×nh cña hÖ thèng g¾n ë quÇy tù ®éng dÞch vô kh¸ch hµng do gi¸m ®èc dÞch vô m« t¶ thuéc m« h×nh l«gÝc nµy. Ba m« h×nh cña mét hÖ thèng th«ng tin 2.3. TÇm quan träng cña hÖ thèng th«ng tin ho¹t ®éng tèt Lµm thÕ nµo ®Ó mét hÖ thèng th«ng tin ho¹t ®éng tèt cã hiÖu qu¶ cao lµ mét trong nh÷ng c«ng viÖc cña bÊt kú nhµ qu¶n lý hiÖn ®¹i nµo. Ho¹t ®éng tèt hay xÊu cña mét hÖ thèng th«ng tin ®­îc ®¸nh gi¸ th«ng qua chÊt l­îng cña th«ng tin mµ nã cung cÊp qua c¸c tiªu chuÈn: * §é tin cËy: thÓ hiÖn c¸c mÆt vÒ ®é chÝnh x¸c vµ x¸c thùc. TÝnh ®Çy ®ñ: thÓ hiÖn sù bao qu¸t vÊn ®Ò ®¸p øng yªu cÇu nhµ qu¶n lý TÝnh thÝch hîp vµ dÔ hiÓu: th«ng tin ph¶i thÝch øng cho ng­êi nhËn, lêi v¨n ph¶i s¸ng sña. TÝnh b¶o vÖ ®­îc: chØ nh÷ng ng­êi ®­îc quyÒn míi ®­îc phÐp tiÕp cËn th«ng tin TÝnh kÞp thêi: §¶m b¶o yªu cÇu vÒ thêi gian cña viÖc xö lý c¸c nghiÖp vô. 3. HiÖu qu¶ kinh tÕ cña hÖ thèng th«ng tin qu¶n lý 3.1. Lîi Ých kinh tÕ cña hÖ thèng th«ng tin Gi¸ trÞ cña mét th«ng tin qu¶n lý Gi¸ trÞ cña mét th«ng tin b»ng lîi Ých thu ®­îc cña viÖc thay ®æi ph­¬ng ¸n quyÕt ®Þnh do th«ng tin ®ã t¹o ra. Cã thÓ hiÓu lµ khi cã thªm th«ng tin th× c¸c quyÕt ®Þnh dùa vµo th«ng tin ®ã ®Ó lùa chän ®­îc ph­¬ng ¸n tèt h¬n do ®ã sÏ cã mét lîi Ých sinh ra tõ viÖc thay ®æi ph­¬ng ¸n quyÕt ®Þnh 3.1.2. TÝnh gi¸ trÞ cña hÖ thèng th«ng tin Gi¸ trÞ cña mét hÖ thèng th«ng tin lµ sù thÓ hiÖn b»ng tiÒn tËp hîp nh÷ng rñi ro mµ tæ chøc tr¸nh ®­îc vµ nh÷ng c¬ héi mµ tæ chøc cã ®­îc nhê hÖ thèng th«ng tin. 3.2. Chi phÝ cho hÖ thèng th«ng tin Chi phÝ phÝ cè ®Þnh gåm chi phÝ ph©n tÝch vµ thiÕt kÕ, chi phÝ x©y dùng, chi phÝ m¸y mãc tin häc, chi phÝ cµi ®Æt, chi trang bÞ phôc vôvµ chi phÝ cè ®Þnh kh¸c. Chi phÝ biÕn ®éng lµ nh÷ng kho¶n chi phÝ ®Ó khai th¸c hÖ thèng bao gåm c¶ nh÷ng kho¶n chi th­êng xuyªn vµ nh÷ng kho¶n ®ét xuÊt trong thêi kú khai th¸c. §ã lµ chi phÝ thï lao nh©n lùc, chi phÝ th«ng tin ®Çu vµo, v¨n phßng phÈm, chi phÝ tiÒn ®iÖn truyÒn th«ng, chi phÝ b¶o tr× söa ch÷a vµ chi phÝ biÕn ®éng kh¸c. 4. Ph­¬ng ph¸p ph¸t triÓn mét hÖ thèng th«ng tin 4.1. Nguyªn nh©n dÉn tíi viÖc ph¸t triÓn mét hÖ thèng th«ng tin Môc ®Ých chÝnh x¸c cña dù ¸n ph¸t triÔn mét hÖ thèng th«ng tin lµ cã ®­îc m«th s¶n phÈm ®¸p øng nhu cÇu cña ng­êi sö dông mµ nã ®­îc hoµ hîp vµo trong c¸c ho¹t ®éng cña tæ chøc , chÝnh x¸c vÒ mÆt kû thuËt , tu©n thñ c¸c giíi h¹n vÒ tµi chÝnh vµ thêi gian ®Þnh tr­íc . + Ph¸t triÓn hÖ thèng lµ mét qu¸ tr×nh lÆp, tuú theo kÕt qu¶ cña mét giai ®o¹n cã thÓ, vµ ®«i khi lµ cÇn thiÕt, ph¶i quay vÒ giai ®o¹n tr­íc ®Ó t×m c¸ch kh¾c phôc nh÷ng sai sãt. Mét sè nhiÖm vô ®­îc thùc hiÖn trong suèt qu¸ tr×nh, ®ã lµ viÖc lËp kÕ ho¹ch cho giai ®o¹n tíi, kiÓm so¸t nh÷ng nhiÖm vô ®· hoµn thµnh, ®¸nh gi¸ dù ¸n vµ lËp tµi liÖu vÒ hÖ thèng vµ vÒ dù ¸n. Môc tiªu cuèi cïng cña nh÷ng cè g¾ng ph¸t triÓn hÖ thèng th«ng tin lµ cung cÊp cho c¸c thµnh viªn cña tæ chøc nh÷ng c«ng cô qu¶n lý tèt nhÊt. Ph¸t triÓn hÖ thèng th«ng tin bao gåm viÖc ph©n tÝch hÖ thèng ®ang tån t¹i, thiÕt kÕ mét hÖ thèng míi, thùc hiÖn vµ tiÕn hµnh cµi ®Æt nã. Ph©n tÝch hÖ thèng th«ng tin tõ viÖc thu thËp d÷ liÖu vµ chØnh ®èn chóng ®Ó ®­a ra ®­îc chuÈn ®o¸n vÒ t×nh h×nh thùc tÕ. ThiÕt kÕ lµ nh»m x¸c ®Þnh c¸c bé phËn cña mét hÖ thèng míi cã kh¶ n¨ng c¶i thiÖn t×nh tr¹ng hiÖn t¹i vµ x©y dùng c¸c m« h×nh logÝc vµ m« h×nh vËt lý ngoµi cña hÖ thèng ®ã. ViÖc thùc hiÖn hÖ thèng th«ng tin liªn quan tíi x©y dùng m« h×nh vËt lý trong cña hÖ thèng míi vµ chuyÓn m« h×nh ®ã sang ng«n ng÷ tin häc. Cµi ®Æt mét hÖ thèng lµ tÝch hîp nã víi ho¹t ®éng cña tæ chøc. Nguyªn nh©n dÉn ®Õn viÖc ph¸t triÓn mét hÖ thèng th«ng tin Nh÷ng vÊn ®Ò vÒ qu¶n lý Nh÷ng yªu cÇu míi cña nhµ qu¶n lý Sù thay ®æi cña c«ng nghÖ Thay ®æi s¸ch l­îc chÝnh trÞ 4.2. Ph­¬ng ph¸p ph¸t triÓn hÖ thèng th«ng tin Môc ®Ých lµ cã ®­îc mét s¶n phÈm ®¸p øng ®­îc nhu cÇu cña ng­êi sö dông mµ nã ®­îc hßa hîp vµo trong ho¹t ®éng cña tæ chøc, chÝnh x¸c vÒ kü thuËt, tu©n thñ vÒ mÆt tµi chÝnh vµ thêi gian ®Þnh tr­íc. Mét ph­¬ng ph¸p ®­îc ®Þnh nghÜa nh­ mét tËp hîp c¸c b­íc vµ c¸c c«ng cô cho phÐp tiÕn hµnh mét qu¸ tr×nh ph¸t triÓn hÖ thèng chÆt chÏ vµ dÔ qu¶n lý h¬n dùa vµo ba nguyªnt¾c: Sö dông c¸c m« h×nh. ChuyÓn tõ c¸i chung sang c¸i riªng ChuyÓn tõ m« h×nh vËt lý sang m« h×nh logÝc khi ph¸t triÓn vµ tõ m« h×nh logÝc sang m« h×nh vËt lý khi thiÕt kÕ. C¸c c«ng ®o¹n cña ph¸t triÓn hÖ thèng th«ng tin bao gåm 7 giai ®o¹n : 4.2.1. Giai ®o¹n 1 : §¸nh gi¸ yªu cÇu Môc ®Ých cña ®¸nh gi¸ yªu cÇu lµ cung cÊp cho l·nh ®¹o tæ chøc hoÆc héi ®ång gi¸m ®èc nh÷ng d÷ liÖu ®Ých thùc ®Ó ra quyÕt ®Þnh vÒ thêi c¬, tÝnh kh¶ thi vµ hiÖu qu¶ cña dù ¸n. Giai ®o¹n nµy ®­îc thùc hiÖn t­¬ng ®èi nhanh chãng vµ kh«ng ®ßi hái chi phÝ l¬n. Nã bao gåm c¸c c«ng ®o¹n : LËp kÕ ho¹ch, lµm râ yªu cÇu, ®¸nh gi¸ kh¶ n¨ng thùc thi, chuÈn bÞ b¸o c¸o vÒ ®¸nh gi¸ yªu cÇu. 4.2.2. Ph©n tÝch chi tiÕt Giai ®o¹n nµy chØ ®­îc thùc hiÖn khi ®· cã ®¸nh gi¸ thuËn lîi vÒ yªu cÇu. Môc ®Ých chÝnh cña ph©n tÝch chi tiÕt lµ lµm râ c¸c vÊn ®Ò cña hÖ thèng ®ang nghiªn cøu. X¸c ®Þnh nguyªn nh©n cña c¸c vÊn ®Ò ®ã, x¸c ®Þnh nh÷ng ®ßi hái vµ rµng buéc ¸p ®Æt ®èi víi hÖ thèng, ®Þnh ra môc tiªu cho hÖ thèng th«ng tin míi. Trong giai ®o¹n nµy cÇn ph¶i tiÕn hµnh thu thËp th«ng tin phôc vô cho viÖc ph©n tÝch. Th«ng tin ®­îc thu thËp tõ nhiÒu nguån kh¸c nhau, b»ng c¸c ph­¬ng ph¸p kh¸c nhau. C¸c ph­¬ng ph¸p thu thËp th«ng tin th­êng dïng lµ : Pháng vÊn, ®iÒu tra, nghiªn cøu tµi liÖu, quan s¸t ... Giai ®o¹n nµy bao gåm c¸c c«ng ®o¹n chñ yÕu sau : + LËp kÕ ho¹ch + Nghiªn cøu m«i tr­êng cña hÖ thèng ®ang tån t¹i + Nghiªn cøu hÖ thèng thùc t¹i + §­a ra c¸c ph¸n ®o¸n, x¸c ®Þnh c¸c yÕu tè cña gi¶i ph¸p + §¸nh gi¸ l¹i tÝnh kh¶ thi + Thay ®æi ®Ò xuÊt dù ¸n + ChuÈn bÞ tr×nh bµy b¸o c¸o ph©n tÝch chi tiÕt 4.2.3. ThiÕt kÕ logic Giai ®o¹n nµy môc ®Ých lµ ®Ó x¸c ®Þnh tÊt c¶ c¸c thµnh phÇn logic cña mét hÖ thèng th«ng tin. M« h×nh logic cña hÖ thèng míi bao hµm c¸c th«ng tin mµ hÖ thèng míi s¶n sinh ra, néi dung cña CSDL, c¸c xö lý vµ c¸c hîp thøc ho¸ ph¶i thùc hiÖn. M« h×nh logic ph¶i ®­îc ng­êi sö dông xem xÐt vµ chuÈn y. C¸c c«ng ®o¹n chñ yÕu cña giai ®o¹n nµy lµ: + ThiÕt kÕ CSDL + ThiÕt kÕ xö lý + ThiÕt kÕ c¸c luång d÷ liÖu vµo + ChØnh söa tµi liÖu cho møc logic + Hîp thøc ho¸ m« h×nh logic 4.2.4. §Ò xuÊt c¸c ph­¬ng ¸n cña gi¶i ph¸p §Ó gióp cho nh÷ng ng­êi sö dông lùa chän gi¶i ph¸p vËt lý tho¶ m·n tèt h¬n c¸c môc tiªu ®· ®Þnh ra tr­íc ®©y, ph©n tÝch viªn ph¶i ®¸nh gi¸ c¸c chi phÝ vµ lîi Ých cña méi ph­¬ng ph¸p. Ph¶i ®­a ra ®­îc khuyÕn nghÞ cô thÓ. C¸c c«ng ®o¹n cña giai ®o¹n nµy bao gåm : + X¸c ®Þnh c¸c rµng buéc tin häc vµ rµng buéc tæ chøc + X©y dùng c¸c ph­¬ng ¸n cña gi¶i ph¸p + §¸nh gi¸ c¸c ph­¬ng ¸n cña gi¶i ph¸p + ChuÈn bÞ vµ tr×nh bµy b¸o c¸o cña giai ®o¹n ®Ò xuÊt c¸c ph­¬ng ¸n cña gi¶i ph¸p 4.2.5. ThiÕt kÕ vËt lý ngoµi Giai ®o¹n nµy ®­îc tiÕn hµnh ngay sau khi mét ph­¬ng ¸n cña gi¶i ph¸p ®­îc lùa chän. ThiÕt kÕ vËt lý ngoµi bao gåm 2 tµi liÖu kÕt qu¶ cÇn cã : Tr­íc hÕt lµ mét tµi liÖu bao chøa tÊt c¶ c¸c ®Æc tr­ng cña hÖ thèng míi sÏ cÇn cho viÖc thùc hÑn kü thuËt; vµ tiÕp ®ã c¸c tµi liÖu dµnh cho ng­êi sö dông vµ nã m« t¶ c¶ phÇn thñ c«ng vµ c¶ nh÷ng phÇn giao diÖn víi nh÷ng phÇn tin häc ho¸. Nh÷ng c«ng ®o¹n chñ yÕu cña giai ®o¹n nµy gåm : + LËp kÕ ho¹ch thiÕt kÕ vËt lý ngoµi + ThiÕt kÕ chi tiÕt c¸c giao diÖn (vµo ra) + ThiÕt kÕ c¸ch thøc t­¬ng t¸c víi phÇn tin häc ho¸ + ThiÕt kÕ c¸c thñ tôc thñ c«ng + ChuÈn bÞ vµ tr×nh bµy b¸o c¸o vÒ thiÕt kÕ vËt lý ngoµi 4.2.6. TriÓn khai kü thuËt hÖ thèng KÕt qu¶ quan träng nhÊt cña giai ®o¹n thùc hiÖn kü thuËt lµ phÇn tin häc ho¸ hÖ thèng th«ng tin, cã nghÜa lµ phÇn mÒm. Nh÷ng ng­êi chÞu tr¸ch nhiÖm vÒ giai ®o¹n nµy ph¶i cung cÊp c¸c tµi liÖu nh­ : c¸c b¶n h­íng dÉn sö dông, c¸c thao t¸c còng nh­ c¸c tµi liÖu m« t¶ vÒ hÖ thèng. C¸c c«ng viÖc chÝnh trong giai ®o¹n triÓn khai kü thuËt bao gåm : + LËp kÕ ho¹ch thùc hiÖn kü thuËt + ThiÕt kÕ vËt lý trong + LËp tr×nh + Thö nghiÖm hÖ thèng + ChuÈn bÞ tµi liÖu 4.2.7. Cµi ®Æt vµ khai th¸c Cµi ®Æt hÖ thèng lµ chuyÓn tõ hÖ thèng cò sang hÖ thèng míi ®­îc thùc hiÖn. §Ó viÖc chuyÓn ®æi nµy ®­îc thùc hiÖn víi nh÷ng va ch¹m Ýt nhÊt, cÇn ph¶i lËp kÕ ho¹ch mét c¸ch cÈn thËn. Giai ®o¹n nµy bao gåm c¸c c«ng ®o¹n : + LËp kÕ ho¹ch cµi ®Æt + ChuyÓn ®æi + Khai th¸c vµ b¶o tr× + §¸nh gi¸ hÖ thèng. III. ph©n tÝch hÖ thèng th«ng tin qu¶n lÝ Môc tiªu cña giai ®o¹n ph©n tÝch HÖ thèng. Môc tiªu cña giai ®o¹n ph©n tÝch hÖ thèng lµ ®­a ra ®­îc chuÈn ®o¸n vÒ hÖ thèng ®ang tån t¹i - nghÜa lµ x¸c ®Þnh ®­îc nh÷ng vÊn ®Ò chÝnh còng nh­ c¸c nguyªn nh©n chÝnh cña chóng, x¸c ®Þnh ®­îc môc tiªu cÇn ®¹t ®­îc cña hÖ thèng míi vµ ®Ò xuÊt ra ®­îc c¸c yÕu tè gi¶i ph¸p cho phÐp ®¹t ®­îc môc tiªu trªn. 2. C¸c ph­¬ng ph¸p thu thËp th«ng tin 2.1 Quan s¸t §©y lµ ph­¬ng ph¸p mµ ng­êi thu thËp th«ng tin quan s¸t trùc tiÕp ®Ó thu ®­îc nh÷ng th«ng tin theo yªu cÇu. 2.2 Pháng vÊn Pháng vÊn vµ nghiªn cøu tµi liÖu lµ hai c«ng cô thu thËp th«ng tin ®¾c lùc nhÊt dïng cho hÇu hÕt c¸c dù ¸n ph¸t triÓn HTTT. Pháng vÊn cho phÐp thu ®­îc nh÷ng xö lý theo c¸ch kh¸c víi m« t¶ trong tµi liÖu. Pháng vÊn th­êng ®­îc thùc hiÖn theo c¸c b­íc sau: - ChuÈn bÞ pháng vÊn. - TiÕn hµnh pháng vÊn. 2.3 Nghiªn cøu tµi liÖu Cho phÐp nghiªn cøu kü vµ tØ mØ vÒ nhiÒu khÝa c¹nh cña tæ chøc. Th«ng tin trªn giÊy tê ph¶n ¸nh qu¸ khø, hiÖn t¹i vµ t­¬ng lai cña tæ chøc. 2.4 Sö dông phiÕu ®iÒu tra Khi cÇn ph¶i lÊy th«ng tin tõ mét sã l­îng lín c¸c ®èi t­îng vµ trªn mét ph¹m vi ®Þa lý réng th× ding tíi phiÕu diÒu tra. 3. C¸c b­íc x©y dùng hÖ thèng th«ng tin qu¶n lý. 3.1 Nghiªn cøu vµ ®Æt vÊn ®Ò x©y dùng hÖ thèng ViÖc kh¶o s¸t hÖ thèng chia ra lµm 2 giai ®o¹n : - Kh¶o s¸t s¬ bé nh»m x¸c ®Þnh tÝnh kh¶ thi cña ®Ò ¸n. Cô thÓ lµ : Ph¶i x¸c ®Þnh ®­îc nh÷ng g× cÇn ph¶i lµm, nhãm ng­êi sö dông hÖ thèng trong t­¬ng lai - Kh¶o s¸t chi tiÕt nh»m x¸c ®Þnh chÝnh x¸c nh÷ng g× sÏ ®­îc thùc hiÖn vµ kh¼ng ®Þnh nh÷ng lîi Ých kÌm theo. 3.2 Ph©n tÝch hÖ thèng TiÕn hµnh ph©n tÝch cô thÓ hÖ thèng hiÖn t¹i b»ng c¸ch sö dông c¸c c«ng cô nh­ : - S¬ ®å chøc n¨ng nghiÖp vô ( Business Function Diagram : BFD ) §Ó x¸c ®Þnh c¸c chøc n¨ng nghiÖp vô cÇn ph¶i ®­îc tiÕn hµnh bëi hÖ thèng dù ®Þnh x©y dùng. B­íc nµy ®Ó : * X¸c ®Þnh ph¹m vi hÖ thèng cÇn ph©n tÝch. * Gióp t¨ng c­êng c¸ch tiÕp cËn l« gic tíi viÖc ph©n tÝch hÖ thèng. * ChØ ra miÒn kh¶o cøu cña hÖ thèng trong toµn bé hÖ thèng tæ chøc. - S¬ ®å dßng d÷ liÖu ( Data Flow Diagram DFD ) Gióp ta xem xÐt 1 c¸ch chi tiÕt vÒ c¸c th«ng tin cÇn cho viÖc thùc hiÖn c¸c chøc n¨ng ®· ®­îc nªu trªn. - M« h×nh thùc thÓ quan hÖ - M« h×nh quan hÖ Tõ ®ã tiÕn hµnh x©y dùng l­îc ®å kh¸i niÖm cho hÖ thèng míi. 3.3 ThiÕt kÕ x©y dùng hÖ thèng míi (chiÕm 50% khèi l­îng c«ng viÖc ). ThiÕt kÕ hÖ thèng mét c¸ch tæng thÓ - X¸c ®Þnh râ c¸c bé phËn nµo trong hÖ thèng xö lý b»ng m¸y tÝnh vµ bé phËn nµo xö lý thñ c«ng. - X¸c ®Þnh râ vai trß vÞ trÝ cña m¸y tÝnh trong hÖ thèng míi. ThiÕt kÕ chi tiÕt - ThiÕt kÕ c¸c kh©u xö lý thñ c«ng tr­íc khi ®­a vµo xö lý b»ng m¸y tÝnh. - X¸c ®Þnh vµ ph©n phèi th«ng tin ®Çu ra. - ThiÕt kÕ ph­¬ng thøc thu thËp, xö lý th«ng tin cho m¸y. 3.4 Cµi ®Æt hÖ thèng míi - ThiÕt kÕ c¸c tÖp c¬ së d÷ liÖu, c¸c giao diÖn dµnh cho ng­êi sö dông. - VËn hµnh, ch¹y thö vµ b¶o tr× hÖ thèng. - H­íng dÉn, ®µo t¹o ng­êi sö dông trong hÖ thèng míi. IV. thiÕt kÕ hÖ thèng th«ng tin qu¶n lÝ phÇn mÒm 1. C¸c c«ng cô m« h×nh ho¸ vµ x©y dùng tµi liÖu cho hÖ thèng Tronh thùc tÕ c¸c hÖ thèng th«ng tin th­êng rÊt phøc t¹p, do ®ã tån t¹i mét sè c¸c c«ng cô t­¬ng ®èi chuÈn cho viÖc m« h×nh ho¸vµ x©y dùng tµi liÖu cho hÖ thèng. §ã lµ s¬ luång th«ng tin (IFD), s¬ ®å luång d÷ liÖu (DFD) vµ tõ ®iÓn hÖ thèng. 1.1 S¬ ®å luång th«ng tin IFD ( Infomation Flow Diagram ) S¬ ®å luång th«ng tin ®­îc dïng ®Ó m« t¶ hÖ thèng th«ng tin theo c¸ch thøc ®éng. Tøc lµ m« t¶ sù di chuyÓn cña d÷ liÖu, viÖc xö lý, viÖc l­u tr÷ trong thÕ giíi vËt lý b»ng c¸c s¬ ®å. C¸c kÝ ph¸p dïng trong s¬ ®å luång th«ng tin nh­ sau : * Xö lÝ Thñ c«ng Giao t¸c ng­êi- m¸y Tin häc ho¸ hoµn toµn Thñ c«ng Tin häc ho¸ *Kho l­u d÷ liÖu *Dßng th«ng tin *§iÒu khiÓn Tµi liÖu 1.2 C¸c phÝch vËt lÝ C¸c phÝch vËt lý lµ nh÷ng m« t¶ chi tiÕt h¬n b»ng lêi ®­îc biÓu diÔn trªn s¬ ®å. RÊt nhiÒu c¸c th«ng tin kh«ng thÓ hiÖn trªn s¬ ®å nh­ h×nh d¹ng (Format) cña c¸c th«ng tin vµo/ra (Input /Output), thñ tôc xö lÝ, ph­¬ng tiÖn xö lÝ... sÏ ®­îc ghi trªn c¸c phÝc vËt lÝ nµy. Cã 3 lo¹i phÝch: phÝch luång th«ng tin, phÝch kho chøa d÷ liÖu, phÝch xö lý. PhÝch luång th«ng tin: Tªn tµi liÖu: M« t¶: Tªn IFD cã liªn quan: VËt mang: H×nh d¹ng: Nguån: §Ých: PhÝch xö lÝ: Tªn xö lÝ: M« t¶: Tªn IFD cã liªn quan: Ph©n ra thµnh c¸c IFD con: Ph­¬ng tiÖn thùc hiÖn: Sù kiÖn khëi sinh: Chu kú: CÊu tróc cña thùc ®¬n: Ph­¬ng ph¸p xö lÝ: PhÝch kho chøa d÷ liÖu: Tªn kho d÷ liÖu: M« t¶: Tªn IFD cã liªn quan: VËt mang: Ch­¬ng tr×nh hoÆc ng­êi truy nhËp: Mèi liªn hÖ gi÷a IFD vµ c¸c phÝch vËt lÝ cña tõ ®iÓn hÖ thèng S¬ ®å luång th«ng tin IFD Kho d÷ liÖu Luång Xö lÝ §iÒu khiÓn PhÝch PhÝch IFD PhÝch PhÝch 1.3 S¬ ®å luång d÷ liÖu DFD (Data Flow Diagram ) S¬ ®å luång d÷ liÖu DFD dïng ®Ó m« t¶ chÝnh hÖ thèng th«ng tin nh­ s¬ ®å luång th«ng tin nh­ng trªn gãc ®é trõu t­îng. Trªn s¬ ®å chØ bao gåm c¸c luång d÷ liÖu, c¸c xö lÝ, c¸c l­u tr÷ d÷ liÖu, nguån vµ ®Ých nh­ng kh«ng hÒ quan t©m tíi n¬i. thêi ®iÓm xö lÝ d÷ liÖu vµ ®èi t­îng chÞu tr¸ch nhiÖm xö lÝ. S¬ ®å DFD chØ m« t¶ ®¬n thuÇn hÖ thèng th«ng tin lµm g× vµ ®Ó lµm g×. C¸c kÝ ph¸p dïng trong s¬ ®å DFD S¬ ®å DFD dïng c¸c kÝ ph¸p c¬ b¶n lµ : thùc thÓ, tiÕn tr×nh, kho d÷ liÖu vµ dßng d÷ liÖu. Nguån hoÆc §Ých: Tªn ng­êi/ bé phËn ph¸t/ nhËn tin Dßng d÷ liÖu: Tªn dßng d÷ liÖu TiÕn tr×nh xö lÝ: Tªn tiÕn tr×nh xö lÝ Kho d÷ liÖu: TÖp d÷ liÖu C¸c møc cña DFD S¬ ®å DFD cã c¸c møc ng÷ c¶nh, DFD møc 0, DFD møc 1,.... Tuú theo tõng tr­êng hîp kh¸c nhau vµ tuú vµo tÝnh chÊt kh¸c nhau cña hÖ thèng mµ cÇn ph¶i ph©n r· c¸c møc DFD kh¸c nhau. S¬ ®å ng÷ c¶nh (Context Diagram): ThÓ hiÖn rÊt kh¸i qu¸t néi dung chÝnh cña hÖ thèng th«ng tin. S¬ ®å nµy kh«ng ®i vµo chi tiÕt, mµ m« t¶ sao cho chØ cÇn mét lÇn nh×n lµ nhËn ra néi dung chÝnh cña hÖ thèng. Ph©n r· s¬ ®å: §Ó m« t¶ hÖ thèng chi tiÕt h¬n ng­êi ta dïng kü thuËt ph©n r· (Explosion) s¬ ®å. B¾t ®Çu tõ s¬ ®å khung c¶nh, ng­êi ta ph©n r· ra thµnh s¬ ®å møc 0, tiÕp sau møc 0 lµ møc 1,... 1.4 C¸c phÝch logic Gièng nh­ phÝch vËt lý, phÝch logic hoµn chØnh tµi liÖu cho hÖ thèng. Cã 5 lo¹i phÝch logic – chóng ®­îc dïng m« t¶ thªm cho luång d÷ liÖu, xö lý, kho d÷ liÖu, tÖp d÷ liÖu vµ phÇn tö hÖ thèng th«ng tin - PhÝch xö lÝ logic - PhÝch luång d÷ liÖu - PhÝch phÇn tö th«ng tin - PhÝch kho d­ liÖu - PhÝch tÖp d÷ liÖu M« t¶ cô thÓ c¸c phÝch logÝc nh­ sau: PhÝch xö lÝ logic Tªn xö lÝ: M« t¶: Tªn DFD cã liªn quan: C¸c luång d÷ liÖu vµo: C¸c luång d÷ liÖu ra: Kho d÷ liÖu mµ xö lÝ sö dông: M« t¶ logic cña xö lÝ: PhÝch luång d÷ liÖu Tªn luång: M« t¶: Tªn DFD cã liªn quan: Nguån: §Ých: C¸c phÇn tö th«ng tin: PhÝch phÇn tö th«ng tin Tªn phÇn tö th«ng tin: Lo¹i: §é dµi: Tªn DFD cã liªn quan: C¸c gi¸ trÞ cho phÐp: PhÝch kho d÷ liÖu Tªn kho: M« t¶: Tªn DFD cã liªn quan: C¸c xö lÝ cã liªn quan: Tªn s¬ ®å cÊu tróc d÷ liÖu co liªn quan: PhÝch tÖp d÷ liÖu Tªn tÖp: M« t¶: Tªn DFD cã liªn quan: C¸c phÇn tö th«ng tin: Khèi l­îng (B¶n ghi, ký tù): Ph©n tÝch chi tiÕt hÖ thèng th«ng tin Mét hÖ thèng bao gåm nhiÒu phÇn tö kh¸c nhau nh­ng cã mèi quan hÖ chÆt chÏ víi nhau. ViÖc thay ®æi cña phÇn tö nµy sÏ kÐo theo sù thay ®æi cña c¸c phÇn tö kh¸c dÉn tíi sù thay ®æi cña c¶ hÖ thèng. Ch¼ng h¹n, ®èi víi hÖ thèng th«ng tin viÖc thay ®æi vÒ phÇn cøng kÐo theo nh÷ng thay ®æi vÒ ch­¬ng tr×nh còng nh­ viÖc ®­a vµo nh÷ng nguyªn t¾c qu¶n lÝ míi, yªu cÇu ph¶i hiÖn ®¹i ho¸ l¹i toµn bé øng dông. ChÝnh v× lÝ do ®ã, khi tiÕn hµnh ph©n tÝch thiÕt kÕ hÖ thèng, c¸c nhµ ph©n tÝch vµ thiÕt kÕ hÖ thèng th­êng ®­a ra ph­¬ng thøc tiÕp cËn hÖ thèng theo tõng møc. §ã còng chÝnh lµ néi dung cña ph­¬ng ph¸p ph©n tÝch, thiÕt kÕ hÖ thèng MERISE (MEtliode pour Rassembler les IdeÐs Sans Effort), lµ ph­¬ng ph¸p ph©n tÝch cã nguån gèc tõ Ph¸p. Theo ph­¬ng ph¸p nµy, viÖc tiÕp cËn hÖ thèng theo tõng møc sÏ ph©n tÝch hÖ thèng ra 3 yÕu tè: - Xö lÝ (Treatment). - D÷ liÖu (Data). - TruyÒn tin (Communication). Vµ 4 møc tiÕp cËn: - Kh¸i niÖm (Conceptural): ë møc nµy,ho¹t ®éng cña tæ chøc sÏ ®­îc m« t¶ theo mét cÊu tróc kh¸i qu¸t nhÊt, c¸c chøc n¨ng cña hÖ thèng ®­îc m« t¶ ®éc lËp víi c¸c bé phËn (Ai?), vÞ trÝ (ë ®©u?), còng nh­ thêi ®iÓm (bao giê?). Møc nµy t­¬ng ®­¬ng víi viÖc x¸c ®Þnh môc ®Ých nh»m tr¶ lêi c©u hái: V× sao hÖ thèng ®ã tån t¹i? Vµ nã lµ c¸i g×? §©y lµ møc thÓ hiÖn tÝnh æn ®Þnh cña m« h×nh quan niÖm vµ môc tiªu rµng buéc cña hÖ thèng . - Tæ chøc (Organization): møc nµy thÓ hiÖn c¸c môc tiªu ®· ®­îc kh¸i niÖm ho¸ ë møc kh¸i niÖm lªn møc thùc tÕ tæ chøc, trong ®ã cã tÝnh ®Õn rµng buéc vÒ mÆt tæ chøc. Møc tæ chøc nh»m tr¶ lêi cho c©u hái: Ai? Bao giê? ë ®©u? Sau ®ã ®­a ra sù s¾p xÕp vÞ trÝ lµm viÖc cho c¸c ®èi t­îng trong hÖ thèng, cè g¾ng t×m ra c¸ch tæ chøc tèt nhÊt. - Logic (Logic): møc nµy ®Ò cËp tíi nh÷ng c«ng cô tin häc mµ ng­êi sö dông sÏ dïng trong xö lÝ nh­: C¸c hÖ qu¶n trÞ c¬ së d÷ liÖu (FOXPRO, ACCESS, ORACLE, EXCEL, b¶ng tÝnh ®iÖn tö... ) - VËt lÝ (Physical): §Ò cËp tíi c¸c trang thiÕt bÞ tin häc cô thÓ ®­îc sö dông trong hÖ thèng. Tõ viÖc ph©n chia thµnh 3 yÕu tè vµ 4 møc nh­ trªn chóng ta cã c¸c m« h×nh (model) sau: - M« h×nh kh¸i niÖm truyÒn tin (MCC): cã chøc n¨ng + Ph©n r· lÜnh vùc nhiÖm vô thµnh c¸c chøc n¨ng nhiÖm vô + M« t¶ quan hÖ gi÷a c¸c chøc n¨ng nhiÖm vô vµ sù trao ®æi th«ng tin gi÷a chóng víi c¸c ®èi t­îng bªn ngoµi. - M« h×nh kh¸i niÖm xö lÝ (MCT): ë m« h×nh nµy, mét lÜnh vùc, 1 qui tr×nh, mét chøc n¨ng (thao t¸c) sÏ ®­îc m« t¶ vµ mçi thao t¸c nµy ®­îc xem nh­ mét phÐp biÕn ®æi th«ng tin. Nãi chung, mét thao t¸c cã thÓ cã ®iÒu kiÖn khëi ®éng lµ c¸c sù kiÖn hoÆc th«ng b¸o mµ khi xuÊt hiÖn chóng, thao t¸c ®­îc thùc hiÖn. - M« h×nh kh¸i niÖm d÷ liÖu (MCD): M« h×nh nµy chØ m« t¶ nh÷ng kh¸i niÖm d÷ liÖu th«ng qua ng«n ng÷, Thùc thÓ quan hÖ, cïng víi c¸c thuéc tÝnh cña c¸c thùc thÓ vµ c¸c quan hÖ. - M« h×nh tæ chøc truyÒn tin (MOC): cã nhiÖm vô m« t¶ mét lÜnh vùc, nhiÖm vô, ®¬n vÞ, tæ chøc; m« t¶ c¸c vÞ trÝ lµm viÖc còng nh­ viÖc lu©n chuyÓn th«ng tin trong tæ chøc. - M« h×nh tæ chøc xö lÝ (MOT): M« h×nh xö lÝ ë møc tæ chøc, cã nhiÖm vô thÓ hÖn qu¸ tr×nh lµm viÖc, trong ®ã nhÊn m¹nh tÝnh tuÇn tù cña c¸c thao t¸c vµ nªu râ nh÷ng rµng buéc vÒ thêi ®iÓm b¾t ®Çu xö lÝ hay truyÒn th«ng tin. - M« h×nh tæ chøc d÷ liÖu (MOD): M« t¶ d÷ liÖu cÇn ghi nhí trong tõng ®Æc ®iÓm vµ vÞ trÝ thùc hiÖn. - M« h×nh truyÒn tin logic (MLC): Cã nhiÖm vô x¸c ®Þnh sù trao ®æi gi÷a ng­êi víi ng­êi, gi÷a ng­êi víi m¸y tÝnh còng nh­ gi÷a c¸c phÇn mÒm víi nhau. - M« h×nh xö lÝ logic (MLT): M« t¶ c¸c c«ng cô tin häc. - M« h×nh d÷ liÖu logic (MLD): Dïng ®Ó chuyÓn m« h×nh d÷ liÖu ë møc tæ chøc sang d¹ng quen thuéc cho c¸c chuyªn gia tin häc. - M« h×nh truyÒn tin vËt lý (MPC). - M« h×nh xö lý vËt lý (MPT). - M« h×nh d÷ liÖu vËt lý (MPD). ViÖc ph©n tÝch vµ thiÕt kÕ hÖ thèng ®­îc tiÕn hµnh qua c¸c b­íc sau: - Nghiªn cøu thùc tÕ. - X©y dùng c¸c m« h×nh xö lý quan niÖm d÷ liÖu, m« h×nh tæ chøc xö lý. - X©y dùng m« h×nh d÷ liÖu l«gic. - X©y dùng m« h×nh vËt lý d÷ liÖu vµ m« h×nh t¸c nghiÖp vËt lý. - Hîp thøc ho¸. 3. ThiÕt kÕ hÖ thèng th«ng tin 3.1 X¸c ®Þnh hÖ thèng m¸y tÝnh Môc ®Ých cña viÖc x¸c ®Þnh hÖ thèng m¸y tÝnh lµ x¸c ®Þnh bé phËn nµo sÏ ®­îc xö lý b»ng m¸y tÝnh, bé phËn nµo ®­îc xö lý thñ c«ng. C«ng cô d­îc sö dông ®Ó x¸c ®Þnh hÖ thèng m¸y tÝnh lµ s¬ ®å DFD. Ng­êi ta chia c¸c tiÕn tr×nh l« gic cña DFD thµnh c¸c tiÕn tr×nh vËt lý. Mét sè trong chóng cã thÓ ®­îc ®¶m nhiÖm b»ng m¸y vi tÝnh vµ mét sè kh¸c do ng­êi sö dông ®¶m nhiÖm. 3.2 ThiÕt kÕ c¬ së d÷ liÖu Khi triÓn khai mét øng dông th× viÖc thiÕt kÕ tèt mét c¬ së d÷ liÖu ngay tõ ban ®Çu lµ ®iÒu rÊt quan träng. Lµm thÕ nµo ®Ó hÖ thèng kh«ng bÞ cøng nh¾c mµ cã thÓ thay ®æi mét c¸ch linh ho¹t ®ång thêi cã thÓ duy tr× b¶o d­ìng mét c¸ch dÔ dµng, Ýt tèn kÐm phiÒn hµ cho ng­êi sö dông. NÕu gi¶i quyÕt tèt c¸c yªu cÇu trªn th× thùc sù ta ®· cã ®­îc mét c¬ së d÷ liÖu hoµn h¶o. B­íc 1 : Ph©n tÝch toµn bé yªu cÇu §©y lµ b­íc ®Çu tiªn vµ khã kh¨n nhÊt lµ ph©n tÝch trän vÑn nh÷ng yªu cÇu trong viÖc h×nh thµnh c¬ së d÷ liÖu cho mét ®¬n vÞ. Ng­êi thiÕt kÕ ph¶i t×m hiÓu kü viÖc xö lý d÷ liÖu cña tæ chøc nh­ thÕ nµo ®Ó cã c¸i nh×n t«ng qu¸t sau ®ã míi b¾t tay vµo thiÕt kÕ c¬ së d÷ liÖu. B­íc 2: NhËn diÖn c¸c thùc thÓ Sau khi t×m hiÓu tiÕn tr×nh xö lý, nhµ thiÕt kÕ ph¶i nhËn diÖn ®­îc thùc thÓ sÏ lµm viÖc. Mçi thùc thÓ ®­îc xem nh­ mét ®èi t­îng xö lý râ rµng, riªng biÖt. Nh÷ng thùc thÓ nµy ®­îc biÓu diÔn bëi nh÷ng b¶ng trong c¬ së d÷ liÖu. B­íc 3: NhËn diÖn c¸c mèi t­¬ng quan gi÷a c¸c thùc thÓ ë b­íc nµy ph¶i x¸c ®Þnh xem gi÷a c¸c thùc thÓ cã mèi quan hÖ víi nhau nh­ thÕ nµo ? Gi÷a c¸c thùc thÓ cã thÓ cã mèi quan hÖ mét - mét, mét - nhiÒu hoÆc nhiÒu - nhiÒu. B­íc 4: X¸c ®Þnh kho¸ chÝnh Trong mçi b¶ng cÇn ph¶i x¸c ®Þnh mét tr­êng hay mét thuéc tÝnh cã nhiÒu ý nghÜa nhÊt lµm kho¸ chÝnh nh»m ph©n biÖt tõng b¶n ghi. Ngoµi ra cã thÓ kÕt hîp c¸c tr­êng víi nhau lµm kho¸ chÝnh. B­íc 5: NhËn diÖn môc kho¸ ngo¹i lai Kho¸ ngo¹i lai lµ mét tr­êng trong mét b¶ng mµ gi¸ trÞ cña nã trïng víi gi¸ trÞ kho¸ chÝnh trªn b¶ng kh¸c nh»m kÕt nèi hai b¶ng cã quan hÖ víi nhau. §©y lµ lo¹i kho¸ mang tÝnh kÕt nèi chø kh«ng ph¶i kho¸ x¸c ®Þnh tÝnh duy nhÊt cña c¸c b¶n ghi. B­íc 6: X¸c ®Þnh c¸c tr­êng cßn l¹i trong b¶ng d÷ liÖu Sau khi khai b¸o c¸c thùc thÓ, kho¸ chÝnh, kho¸ ngo¹i lai, ta ph¶i x¸c ®Þnh ®­îc c¸c tr­êng cßn l¹i trong b¶ng. Chó ý cÇn ®Æt tªn sao cho thuËn tiÖn khi xö lý. CÇn ph¶i chuÈn ho¸ c¸c b¶ng d÷ liÖu ®Ó tr¸nh trïng lÆp, gi÷ cho d÷ liÖu cã liªn hÖ chÆt chÏ mµ kh«ng bÞ mÊt th«ng tin. B­íc 7: X©y dùng s¬ ®å d÷ liÖu C«ng viÖc cña giai ®o¹n nµy lµ vÏ ra nh÷ng g× ®· khai b¸o ®Ó cã thÓ cã c¸i nh×n t«ng qu¸t còng nh­ dÔ dµng t×m ra c¸c sai sãt ®Ó söa. B­íc 8: Khai b¸o ph¹m vi m«i tr­êng §©y lµ b­íc cuèi cïng cña qu¸ tr×nh thiÕt kÕ c¬ së d÷ liÖu, trong b­íc nµy ta x¸c ®Þnh kiÓu d÷ liÖu thÝch hîp cho m«i tr­êng vµ ®é réng cña m«i tr­êng. 3.3 ThiÕt kÕ giao diÖn ng­êi - m¸y ThiÕt kÕ giao diÖn ng­êi - m¸y nh»m t¹o ra giao diÖn th©n thiÖn trong qu¸ tr×nh ng­êi sö dông giao tiÕp víi m¸y, t¹o ®iÒu kiÖn thuËn lîi cho qu¸ tr×nh tiÕp xóc ®¹t hiÖu qu¶ cao nhÊt. C¸c chØ tiªu quan träng khi ®¸nh gi¸ mét giao diÖn ng­êi - m¸y : - DÔ sö dông vµ dÔ häc ngay c¶ víi ng­êi Ýt kinh nghiÖm. - Tèc ®é thao t¸c nhanh. - KiÓm so¸t : Ng­êi sö dông thùc hiÖn hoÆc kiÓm so¸t ®µm tho¹i. - DÔ ph¸t triÓn. C¸c tÝnh chÊt cÇn tho¶ m·n khi thiÕt kÕ giao diÖn : - Phï hîp nhiÖm vô ®­îc giao. - Phï hîp víi ng­êi sö dông. Mét sè kiÓu giao diÖn c¬ b¶n : - Hái vµ ®¸p : KiÓu nµy rÊt phï hîp víi ng­êi Ýt kinh nghiÖm. - Ng«n ng÷ lÖnh : Lµ ph¹m trï réng vµ phøc t¹p, bao gåm tõ c©u lÖnh ®¬n gi¶n ®Õn ng«n ng÷ ®iÒu khiÓn phøc t¹p. Theo kiÓu giao diÖn nµy th× sù tinh vi vµ tÝnh mÒm dÎo bÞ giíi h¹n bëi ng÷ ph¸p cña ng«n ng÷, tuy vËy nã l¹i phï hîp ®èi víi ng­êi sö dông lµ chuyªn gia. - §iÒn mÉu: Lµ mét d¹ng ®èi tho¹i ®­îc dïng phæ biÕn nhÊt ®èi víi d÷ liÖu vµ nã còng ®­îc sö dông trong viÖc kh«i phôc d÷ liÖu. MÉu ®­îc thÓ hiÖn trªn mµn h×nh nh­ b¶n b¸o c¸o mÉu. Trªn mµn h×nh cã tªn mÉu chó thÝch cho c¸c tr­êng hîp vµ c¸c th«ng b¸o h­íng dÉn sö dông. KiÓu giao diÖn nµy phï hîp víi tÊt c¶ ng­êi sö dông. Tãm l¹i, trong giai ®o¹n thiÕt kÕ nµy, nhµ ph©n tÝch cã thÓ sö dông c¸c c«ng cô theo c¸ch ®¸nh gi¸ cña m×nh ®Ó gi¶i quyÕt vÊn ®Ò mµ hÖ thèng ®Æt ra sao cho cã hiÖu qu¶ nhÊt, phï hîp víi thùc tiÔn cña tæ chøc hiÖn t¹i. 4. C¬ së d­ liÖu cña hÖ thèng th«ng tin qu¶n lÝ phÇn mÒm 4.1 C¸c kh¸i niÖm c¬ b¶n liªn quan ®Õn c¬ së d÷ liÖu §Ó hiÓu vÒ c¬ së d÷ liÖu tr­íc hÕt ta cÇn t×m hiÓu mét sè kh¸i niÖm cã liªn quan ®Õn vÊn ®Ò nµy. Tr­íc khi cã m¸y tÝnh ®iÖn tö th× ng­êi ta vÉn ph¶i thu thËp l­u tr÷, xö lý, ph©n tÝch vµ cËp nhËp th­êng xuyªn d÷ liÖu. C¸c d÷ liÖu nµy th­êng ®­îc l­u tr÷ trªn c¸c giÊy, c¸c ph­¬ng tiÖn nhí kh¸c nh­ b¨ng t­, b×a cøng, thËm chÝ lµ trªn trÝ ãc cña nh÷ng c¸ nh©n lµm c«ng t¸c nµy. C«ng viÖc nµy th­êng tèn kÐm c¶ vÒ ng­êi vµ thêi gian xö lý, ®ång thêi kÕt qu¶ xö lý th«ng tin th­êng lµ kh«ng cao vµ thiÕu chÝnh x¸c, quy tr×nh xö lý phøc t¹p, r­êm rµ, kh¶ n¨ng t×m kiÕm th«ng tin h¹n chÕ nÕu l­îng th«ng tin cÇn l­u tr÷ lµ lín vµ ®­¬ng nhiªn kÕt qu¶ còng th­êng kh«ng cao. Khi cã m¸y tÝnh ®iÖn tö ng­êi ta ®· dïng c¸c hÖ qu¶n trÞ c¬ së d÷ liÖu ®Ó l­u tr÷, b¶o qu¶n, cËp nhËt, xö lý va t×m kiÕm th«ng tin. HÖ qu¶n trÞ c¬ së d÷ liÖu lµ mét phÇn mÒm mµ ta cã thÓ t¹o ra, l­u tr÷, tæ chøc vµ t×m kiÕm tõ mét c¬ së d÷ liÖu hay tËp hîp tõ c¸c c¬ së d÷ liÖu. C¬ së d÷ liÖu liªn quan ®Õn mét sè kh¸i niÖm nh­ sau: ThÓ thùc (Entity) lµ mét ®èi t­îng nµo ®ã mµ ng­êi ta muèn qu¶n lý th«ng tin liªn quan ®Õn nã, thùc thÓ cã thÓ lµ ng­êi, sù vËt hiÖn t­îng hay mét kh¸i niÖm nµo ®ã, ch¼ng h¹n thùc thÓ c¸n bé, thùc thÓ sinh viªn, th­c thÓ phßng ban. Mçi thùc thÓ cã c¸c th«ng tin liªn quan mµ ta cÇn l­u tr÷ gäi lµ c¸c thuéc tÝnh (Attribute), c¸c thuéc tÝnh lµ c¸c yÕu tè d÷ liÖu t¸ch biÖt mµ kh«ng thÓ chia nhá ®­îc n÷a, vÝ dô nh­ thùc thÓ c¸n bé cã c¸c thuéc tÝnh nh­ m· c¸n bé, hä tªn, ngµy sinh, n¬i sinh, ®Þa chØ, sè ®iÖn tho¹i, email, chç ë hiÖn t¹i. B¶ng (Table) lµ n¬i l­u tr÷ c¸c th«ng tin vÒ thùc thÓ, vÝ dô b¶ng “HSCB” l­u tr÷ c¸c th«ng tin vÒ c¸n bé. Mçi b¶ng cã c¸c dßng (Row) hay cßn gäi lµ mét b¶n ghi (Record). Mçi b¶n ghi l­u tr÷ c¸c th«ng tin ®Çy ®ñ vÒ mét c¸ thÓ (Instance) tøc lµ mét biÓu hiÖn cô thÓ, riªng biÖt cña thùc thÓ. Mçi b¶ng cßn cã c¸c cét (Column), hay cßn gäi la c¸c tr­êng (Field), c¸c cét ghi lai mét thuéc tÝnh cña tÊt c¶ c¸c c¸ thÓ trong thù thÓ C¬ së d÷ liÖu (Database) lµ mét nhãm gåm mét hay nhiÒu b¶ng cã liªn quan víi nhau. TËp hîp c¸c c¬ së d÷ liÖu cã liªn quan víi nhau gäi lµ hÖ c¬ së d÷ liÖu (DataBase System),. VÝ dô hÖ c¬ s¬ d÷ liÖu cña tr­êng ®¹i häc kinh tÕ quèc d©n gåm c¸c c¬ së d÷ liÖu l­u tr÷ c¸c th«ng tin vÒ tr­êng nh­ c¬ së d÷ liÖu sinh viªn, c¬ së d÷ liÖu gi¶ng viªn, c¬ së d÷ liÖu vÒ l­¬ng,.... 4.3 HÖ qu¶n trÞ c¬ së d÷ liÖu HÖ qu¶n trÞ c¬ së d÷ liÖu (DataBase Management Systems) lµ mét hÖ thèng c¸c ch­¬ng tr×nh m¸y tÝnh gióp t¹o lËp, duy tr× vµ sö dông c¸c hÖ c¬ së d÷ liÖu. C¸c hÖ qu¶n trÞ c¬ së d÷ liÖu th­êng ®­îc c¸c c«ng ty phÇn mÒm s¶n xuÊt vµ b¸n trªn thÞ tr­êng, c¸c hÖ qu¶n trÞ c¬ së d÷ liÖu næi tiÕng vµ th«ng dông hiÖn nay nh­ FoxPro For DOS, Microsoft Visual FoxPro, DB2, Oracle, My SQL, Microsoft Access,.... HiÖn nay cã rÊt nhiÒu ng«n ng÷ ®­îc sö dông lµm c«ng cô thiÕt kÕ, x©y dùng c¸c ch­¬ng tr×nh phÇn mÒm phôc vô cho c«ng t¸c qu¶n lý, còng nh­ trong mét sè lÜnh vùc kh¸c. Do vËy viÖc lùa chän ng«n ng÷ viÕt ch­¬ng tr×nh nh»m gi¶i quyÕt bµi to¸n ®Æt ra lµ v« cïng quan träng. Mçi bµi to¸n ®Æt ra ®Òu cã nh÷ng c¸ch gi¶i quyÕt kh¸c nhau tuú vµo môc ®Ých cña bµi to¸n vµ sù lùa chän cña ng­êi thùc hiÖn bµi to¸n ®ã. Mçi ng«n ng÷ ®Òu cã nh÷ng ®iÓm m¹nh vµ nh­îc ®iÓm cña nã, nªn viÖc lùa chän mét ng«n ng÷ ph¶i dùa trªn c¸c yªu cÇu cña bµi to¸n ®¹t ra. C¸c c«ng cô mµ ng«n ng÷ ®ã cung cÊp cho ng­êi sö dông trong qu¸ tr×nh gi¶i quyÕt vÊn ®Ò, kh¶ n¨ng cña hÖ qu¶n trÞ c¬ së d÷ liÖu ph¶i ®¸p øng ®­îc c¸c yªu cÇu ®Æt ra. Dùa trªn c¸c yªu cÇu cña bµi to¸n vµ qu¸ tr×nh ph©n tÝch thiÕt kÕ ch­¬ng tr×nh th× ph¶i t×m ra ®­îc mét gi¶i ph¸p phÇn mÒm tèi ­u. Tøc lµ ph¶i ®¶m b¶o th«ng tin chÝnh x¸c, dÔ sö dông vµo c«ng t¸c qu¶n lý, giao diÖn ®Ñp, th©n thiÖn víi ng­êi sö dông,... Trªn c¬ së ph©n tÝch bµi to¸n, t×m hiÓu c¸c ng«n ng÷, em quyÕt ®Þnh lùa chän ng«n ng÷ Microsoft Visual Foxpro 7.0 ®Ó x©y dùng ch­¬ng tr×nh. Giíi thiÖu vÒ Microsoft Visual FoxPro Microsoft Visual Foxpro 7.0 lµ hÖ thèng c¬ së d÷ liÖu quan hÖ næi tiÕng víi kh¶ n¨ng ®¬n gi¶n ho¸ thñ tôc thiÕt kÕ tr×nh qu¶n lý d÷ liÖu. Microsoft Visual Foxpro 7.0 gióp dÔ dµng tæ chøc d÷ liÖu, ®Þnh nghÜa c¸c nguyªn t¾c ¸p dông cho c¬ së d÷ liÖu vµ x©y dùng ch­¬ng tr×nh øng dông, nã cho phÐp nhanh chãng kiÕn t¹o c¸c biÓu mÉu, vÊn tin, b¸o biÓu dùa vµo bé c«ng cô thiÕt kÕ giao diÖn ®å ho¹, Ngoµi ra Microsoft Visual Foxpro 7.0 cßn cho phÐp thiÕt kÕ nhanh c¸c tr×nh øng dông cã ®Çy ®ñ c¸c tÝnh n¨ng th«ng qua moi tr­êng thiÕt kÕ thÝch hîp, cung cÊp c¸c c«ng cô lËp tr×nh h­íng ®èi t­îng cùc kú m¹nh mÏ, kh¶ n¨ng m¸y kh¸ch/ m¸y chñ (Client/ Sever), hç trî OLE vµ ActiveX. Nãi tãm l¹i Microsoft Visual Foxpro 7.0 lµ c«ng cô qu¶n lý d÷ liÖu t­¬ng t¸c cùc kú m¹nh mÏ vµ ®ang ®­îc sö dông réng r·i nh­ lµ mét c«ng cô m¹nh cña c¸c nhµ lËp tr×nh øng dông chuyªn nghiÖp nh»m t¹o ra c¸c phÇn mÒm qu¶n lý doanh nghiÖp, c¸c ch­¬ng tr×nh kÕ to¸n. 4.4 C¸c ph­¬ng ph¸p thiÕt kÕ c¬ së d÷ liÖu Cã hai ph­¬ng ph¸p chñ yÕu dïng ®Ó thiÕt kÕ c¬ së d÷ liÖu®ã lµ thiÕt kÕ c¬ së d÷ liÖu ®i tõ c¸c th«ng tin ®Çu ravµ thiÕt kÕ c¬ së d÷ liÖu b»ng ph­¬ng ph¸p m« h×nh ho¸. * ThiÕt kÕ c¬ së d÷ liÖu tõ c¸c th«ng tin ®Çu ra Theo ph­¬ng ph¸p nµy ta tiÕn hµnh c¸c b­íc sau ®Ó thiÕt kÕ c¬ së d÷ liÖu: B­íc 1: X¸c ®Þnh c¸c th«ng tin ®Çu ra LiÖt kª toµn bé c¸c th«ng tin ®Çu ra, néi dung tÇn suÊt vµ n¬i nhËn cña chóng. VÝ dô nh­ víi c¬ së d÷ liÖu nh©n sù ta sÏ cã c¸c th«ng tin ®Çu ra nh­ sau: danh s¸ch c¸n bé, danh s¸ch phßng ban, danh s¸ch c¸n bé theo phßng bandanh s¸ch c¸n bé theo giíi tÝnh, danh s¸ch c¸n bé theo ®é tuæi. B­íc 2: X¸c ®Þnh c¸c tªn tÖp cÇn thiÕt cung cÊp ®ñ gi÷ liÖu cho viÖc t¹o ra tõng ®Çu ra, trong b­íc nµy ta cÇn lµm c¸c c«ng viÖc nh­ sau: LiÖt kª c¸c phÇn tö th«ng tin ®Çu ra LiÖt kª tÊt c¶ c¸c th«ng tin ®Çu ra cña mçi phÇn tö th«ng tin cô thÓ. §¸nh dÊu c¸c thuéc tÝnh lÆp, c¸c thuéc tÝnh thø sinh. G¹ch ch©n c¸c thuéc tÝnh kho¸. Lo¹i bá c¸c thuéc tÝnh thø sinh. Thùc hiÖn chuÈn mùc 1 (1.NF) ChuÈn ho¸ mét quy ®Þnh r»ng, trong mçi danh s¸ch kh«ng ®­îc chøa danh s¸ch lÆp. NÕu cã c¸c thuéc tÝnh lÆp th× ph¶i t¸ch c¸c thuéc tÝnh ®ã thµnh c¸c danh s¸ch con, co ý nghÜa d­íi gãc ®é qu¶n lý. G¾n thªm cho nã mét tªn, t×m cho nã mét thuéc tÝnh ®Þnh danh riªng vµ thªm thuéc tÝnh ®Þnh danh cña danh s¸ch gèc. Thùc hiÖn chuÈn mùc 2 (2.NF) ChuÈn mùc ho¸ hai quy ®Þnh r»ng, trong mçi danh s¸ch mçi thuéc tÝnh ph¶i phô thuéc hµm vµo toµn bé khãa chø kh«ng chØ phô thuéc vµo mét phÇn cña kho¸. NÕu cã sù phô thuéc nh­ vËy th× ph¶i t¸ch nh÷ng thuéc tÝnh phô thuéc hµm vµo bé phËn cña kho¸ thµnh mét danh s¸ch con míi. LÊy bé phËn kho¸ ®ã lµm kho¸ cho danh s¸ch míi. §Æt cho danh s¸ch míi nµy mét tªn riªng cho phï hîp víi néi dung cña c¸c thuéc tÝnh trong danh s¸ch. Thùc hiÖn chuÈn mùc 3 (3.NF) ChuÈn ho¸ møc ba quy ®Þnh r»ng, trong mét danh s¸ch kh«ng ®­îc phÐp cã sù phô thuéc b¾c cÇu gi÷a c¸c thuéc tÝnh. NÕu thuéc tÝnh nµy phô thuéc hµm vµo c¸c thuéc tÝnh kia th× ph¶i t¸ch chóng ra thµnh c¸c thuéc tÝnh kh¸c nhau cã quan hÖ víi nhau. X¸c ®Þnh kho¸ vµ tªn cho mçi danh s¸ch míi. M« t¶ c¸c tÖp Sau khi ®· tiÕn hµnh chuÈn ho¸ xong ta tiÕn hµnh m« t¶ c¸c tÖp d÷ liÖu. Mçi danh s¸ch x¸c ®Þnh ®­îc sau b­íc chuÈn ho¸ møc ba sÏ lµ mét tÖp c¬ s¬ d÷ liÖu. BiÓu diÔn c¸c tÖp theo ng«n ng÷ cña c¬ së d÷ liÖu tÖp. B­íc 3: TÝch hîp c¸c tÖp ®Ó chØ t¹o ra mét c¬ së d÷ liÖu Tõ mçi ®Çu ra theo c¸ch thùc hiÖn cña c¸c b­íc 2 sÏ t¹o ra rÊt nhiÒu danh s¸ch vµ mçi danh s¸ch liªn quan ®Õn mét ®èi t­îng qu¶n lý, cã sù tån t¹i riªng t­¬ng ®èi ®éc lËp. Nh÷ng danh s¸ch nµo cïng m« t¶ mét thùc thÓ th× tÝch hîp l¹i, nghÜa lµ t¹o thµnh mét danh s¸ch chung, b»ng c¸ch tËp hîp tÊt c¶ c¸c thuéc tÝnh chung vµ riªng cña nh÷ng danh s¸ch ®ã. B­íc 4: X¸c ®Þnh khèi l­îng cho tõng tÖp vµ cho toµn bé s¬ ®å X¸c ®Þnh sè l­îng c¸c b¶n ghi cña tõng tÖp X¸c ®Þnh ®é dµi cña tõng thuéc tÝnh. TÝnh ®é dµi cho b¶ng ghi. §èi víi mçi tÖp CSDL (goi lµ R) ta sö dông nh÷ng sè ®o kinh ®iÓn cho viÖc tÝnh to¸n khèi l­îng d÷ liÖu: L(R) lµ ®é dµi cña mét b¶n ghi tÝnh theo sè l­îng ký tù N(R) lµ sè l­îng trung b×nh cña c¸c b¶n ghi R NP(R) lµ sè l­îng trang logic dïng bëi R TP lµ kÝch th­¬c trang logic. Th× NP(R) = E1[N(R)/E(TP/L(R))] Trong ®ã: - E1(x) lµ sè nguyªn ®­îc lµm trßn lªn x - E(x) lµ phÇn nguyªn cña x. Khèi l­îng d÷ liÖu cña mét s¬ ®å sÏ ®­îc tÝnh theo c«ng th­c sau: ∑ N(Ri)*(L(Ri) + S + D) Trong ®ã K lµ tæng sè c¸c tÖp trªn s¬ ®å. Trong thùc tÕ cã thÓ chän gi¸ trÞ trung b×nh cña D lµ 8 vµ gi¸ trÞ trung b×nh cña S lµ 12 ®Ó tÝnh. B­íc 5: X¸c ®Þnh liªn hÖ logic gi÷a c¸c tÖp vµ thiÕt lËp s¬ ®å cÊu tróc d÷ liÖu gi÷a c¸c tÖp X¸c ®Þnh mèi liªn hÖ gi÷a c¸c tÖp, biÓu diÔn chóng b»ng c¸c mòi tªn hai chiÒu, nÕu quan hÖ mét- nhiÒu th× vÏ hai mòi tªn h­íng vÒ ®ã * Thiªt kÕ c¬ së d÷ liÖu b»ng ph­¬ng ph¸p m« h×nh ho¸ Theo ph­¬ng ph¸p nµy ta kh«ng ®i m« t¶ vµ liÖt kª c¸c th«ng tin ®Çu ra mµ ta sÏ dïng c¸c m« h×nh ®Ó biÓu diÔn c¸c th«ng tin, biÓu diÔn sù liªn kÕt gi÷a c¸c thùc thÓ th«ng tin víi nhau. Theo ph­¬ng ph¸p m« h×nh ho¸ c¸c thùc thÓ kh«ng tån t¹i ®éc lËp mµ cã quan hÖ víi nhau, c¸c quan hÖ nµy gåm cã: liªn kªt mét- mét, liªn kÕt mét- nhiÒu, liªn kÕt nhiÒu- nhiÒu. Cô thÓ c¸c mçi liªn kÕt nh­ sau: 1@1 Liªn kÕt Mét - Mét Mét lÇn xuÊt hiÖn cña thùc thÓ A ®­îc liªn kÕt víi chØ mét lÇn xuÊt hiÖn cña thùc thÓ B vµ ng­îc l¹i. 1@N Liªn kÕt Mét - NhiÒu Lo¹i liªn kÕt nµy phæ biÕn trong thùc tÕ, mét lÇn xuÊt hiÖn cña thùc thÓ A liªn kÕt víi mét hay nhiÒu lÇn xuÊt hiÖn cña thùc thÓ B, nh­ng mçi lÇn xuÊt hiÖn cña B chØ liªn kÕt víi mét lÇn xuÊt hiÖn cña A. N@M Liªn kÕt NhiÒu - NhiÒu Mçi lÇn xuÊt cña A t­¬ng øng víi mét hay nhiÒu lÇn xuÊt cña B vµ ng­îc l¹i, nhiÒu mçi lÇn xuÊt cña B t­¬ng øng víi mét hay nhiÒu lÇn xuÊt cña B. §Ó biÓu diÔn quan hÖ nhiÒu- nhiÒu gi÷a c¸c thùc thÓ ng­êi ta dïng thùc thÓ trung gian ®Ó biÓu diÔn hai quan hÖ nhiÒu nhiÒu. C¸c giai ®o¹n trong qu¸ tr×nh x©y dùng m« h×nh d÷ liÖu : * X¸c ®Þnh c¸c thuéc tÝnh : Dùa trªn 3 nguån : - Tri thøc cña b¶n th©n vÒ c«ng viÖc ®ang nghiªn cøu. - Nh÷ng ng­êi sö dông hÖ thèng hiÖn t¹i. - Xem xÐt c¸c tµi liÖu sö dông th­êng xuyªn trong lÜnh vùc nghiªn cøu. * X¸c ®Þnh kiÓu thùc thÓ : §Ó cã ®­îc kiÓu thùc thÓ ng­êi ph©n tÝchph¶i chuÈn ho¸ nh»m môc ®Ých : - Tèi thiÓu viÖc lÆp l¹i. - Tr¸nh d­ thõa th«ng tin. * X¸c ®Þnh c¸c quan hÖ : ThiÕt lËp mèi liªn hÖ tù nhiªn gi÷a c¸c thùc thÓ vµ liªn kÕt nµy ph¶i ë d¹ng quan hÖ mét - nhiÒu. 5. M« h×nh quan hÖ M« h×nh quan hÖ lµ danh s¸ch tÊt c¶ c¸c thuéc tÝnh thÝch hîp cho tõng thùc thÓ cña mçi m« h×nh d÷ liÖu. Môc ®Ých x©y dùng m« h×nh quan hÖ : Nh»m kiÓm tra, c¶i tiÕn, më réng vµ tèi ­u ho¸ m« h×nh d÷ liÖu ®· x©y dùng. C¸c b­íc x©y dùng m« h×nh quan hÖ : - X¸c ®Þnh tÊt c¶ c¸c thuéc tÝnh cÇn dïng tíi trong hÖ thèng ®Þnh x©y dùng. - X¸c ®Þnh kiÓu thùc thÓ ®Ó ®Æt tõng thuéc tÝnh nh»m gi¶m thiÓu viÖc sao chÐp vµ tr¸nh d­ thõa. Víi c¸c thuéc tÝnh, kiÓu thùc thÓ vµ quan hÖ ®· biÕt cã thÓ x©y dùng mét s¬ ®å trùc gi¸c m« h×nh quan hÖ. Khi ®ã ta cã thÓ so s¸nh c¸c m« h×nh vµ trÝch ra ®­îc tõ viÖc so s¸nh ®ã mét m« h×nh duy nhÊt cã chøa ®Æc tr­ng tèt nhÊt cña c¶ hai. Ch­¬ng III Ph©n tÝch thiÕt kÕ hÖ thèng th«ng tin qu¶n lÝ phÇn mÒm I : ph©n tÝch hÖ thèng Ph©n tÝch lµ ph­¬ng ph¸p nghiªn cøu nh»m lùa chän gi¶i ph¸p thÝch hîp, biÖn ph¸p cô thÓ ®Ó ®­a m¸y tÝnh vµo phôc vô cho c¸c c«ng viÖc hµng ngµy. Ph©n tÝch lµ c«ng ®o¹n ®Çu tiªn cña qu¸ tr×nh x©y dùng mét hÖ thèng th«ng tin trªn m¸y tÝnh ®iÖn tö. HiÖu qu¶ ®em l¹i cña ch­¬ng tr×nh phô thuéc vµo ®é n«ng s©u cña kÕt qu¶ ph©n tÝch ban ®Çu. Ph©n tÝch hÖ thèng bao gåm: - Ph©n tÝch ®¸nh gi¸ yªu cÇu: Giai ®o¹n nµy nh»m ph©n tÝch yªu cÇu cña hÖ thèng vµ yªu cÇu cña nhµ qu¶n lÝ. Nã cho phÐp c¸c nhµ qu¶n lÝ quyÕt ®Þnh cã nªn tiÕp tôc hay dõng l¹i dù ¸n. - Ph©n tÝch chi tiÕt hÖ thèng: Tõ nh÷ng kh¶o s¸t thùc tÕ, nh÷ng th«ng tin, d÷ liÖu tõ c¸c phßng ban sÏ ®­îc hÖ thèng sö lÝ, tæng hîp thµnh b¸o c¸o göi ®Õn yªu cÇu cña c¸c cÊp l·nh ®¹o vµ ban ngµnh cã liªn quan. 1. Kh¸i qu¸t vÒ hÖ thèng th«ng tin qu¶n lý d­ ¸n phÇn mÒm Mét hÖ thèng th«ng tin qu¶n lÝ d­ ¸n phÇn mÒm cã thÓ ®­îc m« t¶ nh­ sau: Th«ng tin ®Çu ra Danh s¸ch dù ¸n Danh s¸ch kh¸ch hµng Danh s¸ch tiÕn ®é cña dù ¸n ……….. Ch­¬ng tr×nh qu¶n trÞ d­ ¸n phÇn mÒm D÷ liÖu ®Çu vµo Danh môc kh¸ch hµng Danh môc dù ¸n Danh môc qu¶n trÞ Hå s¬ dô ¸n ........... §Çu vµo cña ch­¬ng tr×nh lµ c¸c d÷ liÖu liªn quan ®Õn mét dù ¸n phÇn mÒm mµ ch­¬ng tr×nh cÇn ng­êi qu¶n lÝ dù ¸n lµ qu¶n trÞ viªn dù ¸n . §Ó tõ ®ã d÷ liÖu ®­îc ph©n tÝch vµ ng­êi qu¶n trÞ dù ¸n lËp ra b¶ng kÕ ho¹chcña dù ¸n ®ã C¸c d÷ liÖu nµy bao gåm c¸c danh môc nh­ danh môc nh­ :Danh môc kh¸ch hµng , danh muc dù ¸n , hå s¬ dù ¸n …….. C¸c yªu cÇu vÒ th«ng tin ph¶i chÝnh x¸c , th«ng tin ph¶i ®óng vµ cô thÓ §Çu ra cña ch­¬ng tr×nh cã thÓ cã nhiÒu ®Æc thï kh¸c nhau tuú theo yªu cÇu cña ng­êi qu¶n trÞ dù ¸n ®ã , tuy nhiªn nã th­êng ®­îc thÓ hiÖn d­íi d¹ng b¸o c¸o ®Æc tr­ng theo c¸c ®iÒu kiÖn kh¸c nhau. B¸o c¸o vÒ danh s¸ch m· dù ¸n, danh môc kh¸ch hµng , hå s¬ c¸n bé dù ¸n. §©y lµ nh÷ng b¸o c¸o ®­îc coi nh­ c¬ b¶n nhÊt, b¾t buéc ph¶i cã cña mét ch­¬ng tr×nh qu¶n lÝ dù ¸n, c¸c b¸o c¸o nµy cã thÓ chi tiÕt hoÆc chØ mang tÝnh thèng kª thuÇn tuý. Theo c¸ch nh×n ®ã vÒ ch­¬ng tr×nh ta thÊy r»ng hÖ ch­¬ng tr×nh qu¶n trÞ dù ¸n phÇn mÒm sÏ cã mét c¬ së d÷ liÖu ®Ó l­u tr÷ c¸c d÷ liÖu vÒ c¸c danh môc, c¸c d÷ liÖu vÒ mét dù ¸n , mét ch­¬ng tr×nh cho phÐp cËp nhËt, söa ch÷a, lo¹i bá c¸c th«ng tin trong c¬ së d÷ liÖu ®ã, ®ång thêi ch­¬ng tr×nh ®ã cßn cho phÐp xö lÝ th«ng tin, t×m kiÕm ®Ó cã thÓ ®­îc c¸c th«ng tin phï hîp víi yªu cÇu, in ra c¸c th«ng tin d­íi d¹ng c¸c b¸o c¸o nh­ ®· tr×nh bµy. Cho phÐp ng­êi sö dông ch­¬ng tr×nh tiÕt kiÖm c«ng søc vµ thêi gian, c«ng t¸c qu¶n trÞ dù ¸n sÏ ®­îc thùc hiÖn trªn m¸y tÝnh ®iÖn tö 2. S¬ ®å chøc n¨ng qu¶n trÞ dù ¸n tæng qu¸t 1. Qu¶n lý hÖ thèng Qu¶n trÞ dù ¸n Héi ®ång qu¶n trÞ 4.Qu¶n trÞ 3. Qu¶n lý cËp nhËt 2. Qu¶n lý danh môc 5.B¸o c¸o tæng hîp 2.1. TiÕn tr×nh 1 (Qu¶n lý hÖ thèng) Qu¶n lý ng­êi dïng Th«ng sè hÖ thèng Phôc håi d÷ liÖu Tho¸t khái ch­¬ng tr×nh HÖ thèng 2.2 TiÕn tr×nh 2 (Qu¶n lý cËp nhËt ) Nhãm thùc hiÖn Phßng ban C¸n bé dù ¸n Kh¸ch hµng Nhãm kh¸ch hµng Danh môc 2.3 TiÕn tr×nh 3: Qu¶n lý cËp nhËt dù ¸n Dù ¸n Néi dung c«ng viÖc Chi phÝ dù ¸n KÕ ho¹ch tæng hîp CËp nhËt 2.4: TiÕn tr×nh 4( Qu¶n trÞ dù ¸n ) KÕ ho¹ch chi tiÕt LËp kÕ ho¹ch tæng hîp LËp lÞch dù ¸n Ph©n c«ng c«ng viÖc Qu¶n trÞ 2.5 TiÕn tr×nh 5(B¸o c¸o tæng hîp ) Thèng kª tæng hîp Nh©n lùc cña dù ¸n Chi phÝ dù ¸n B¶ng kÕ ho¹ch LÞch dù ¸n Danh s¸ch dù ¸n B¸o c¸o tæng hîp 3. S¬ ®å luång th«ng tin Nh­ ®· tr×nh bµy, s¬ ®å luång th«ng tin IFD (Information Flow Diagram) dïng ®Ó m« t¶ hÖ thèng th«ng tin d­íi d¹ng ®éng, tøc lµ ta sÏ m« t¶ sù di chuyÓn c¸c d÷ liÖu vÒ nh©n sù, c¸c xö lÝ liªn quan ®Õn c«ng t¸c qu¶n lÝ nh©n sù trong thÕ giíi bªn ngoµi d­íi d¹ng s¬ ®å. ë ®©y ta thÊy hÖ thèng th«ng tin qu¶n lÝ nh©n sù liªn quan ®Õn ba ®èi t­îng chñ yÕu lµ c¸n bé c«ng nh©n viªn, c¸n bé trùc tiÕp lµm c«ng t¸c qu¶n lÝ nh©n sù vµ ban l·nh ®¹o cña c¬ quan doanh nghiÖp, nh÷ng ng­êi cÇn vµ sÏ trùc tiÕp xem c¸c th«ng tin do hÖ thèng ®em l¹i ®Ó ra quyÕt ®Þnh. C¸c th«ng tin vÒ c¸n bé c«ng nh©n viªn sÏ ®­îc l­u vµo c¬ së d÷ liÖu cña ch­¬ng tr×nh, sau ®ã sÏ lªn c¸c b¸o c¸o. C¸n bé c«ng nh©n viªn sÏ cung cÊp th«ng tin cho hÑ thèng, sau ®ã c¸c th«ng tin nµy sÏ ®­îc l­u vµo c¸c tÖp hå s¬ c¸n b«. (s¬ ®å IFD cña hÖ thèng th«ng tin qu¶n lÝ nh©n sù Trang bªn) S¬ ®å IFD Thêi ®iÓm Kh¸ch hµng Qu¶n trÞ dù ¸n L·nh ®¹o C¸c yªu cÇu dù ¸n B¸o c¸o tæng hîp B¸o c¸o tæng hîp B¸o c¸o kÕ ho¹ch B¸o c¸o kÕ ho¹ch Ph©n tÝch ®¸nh gi¸ dù ¸n LËp kÕ ho¹ch LËp lÞch ph©n c«ng CV Dù trï kinh phÝ LËp b¸o c¸o KÕ ho¹ch thùc hiÖn C¸ctÖp DL cña dù ¸n 5. S¬ ®å luång d÷ liÖu (DFD) 5.1 S¬ ®å ng÷ c¶nh ThÓ hiÖn kh¸i qu¸t néi dung chÝnh cña hÖ thèng th«ng tin qu¶n lÝ, tøc lµ chØ cÇn nh×n vµo s¬ ®å lµ ta cã thÓ nhËn thÊy vµ n¾m ®­îc néi dung chÝnh cña hÖ thèng. Trong hÖ thèng th«ng tin qu¶n trÞ dù ¸n cã c¸c th«ng tin vÒ dù ¸n phÇn mÒm.Bao gåm c¸c b¶ng c¸c qu¸ tr×nh xö lý th«ng tin vµ ®uîc tËp hîp l¹i thµnh mét hÖ thèng th«ng tin. C¸c th«ng tin nµy kÕt hîp víi c¸c d÷ liÖu cã s½n trong hÖ thèng nh­ c¸c tÖp danh môc, c¸c th«ng tin vÒ kh¸ch hµng , vÒ dù ¸n sÏ cho ta c¸c b¸o c¸o tæng qu¸t nhÊt vÒ phÇn mÒm ®ã. ë s¬ ®å ng÷ c¶nh ta coi hÖ thèng gièng nh­ hép ®en, c¸c th«ng tin vÒ c¸n bé nh­ ®Çu vµo cña hÖ thèng, c¸c b¸o c¸o vµ c¸c th«ng tin kh¸c gièng nh­ c¸c ®Çu ra cña hÖ thèng, chÝnh c¸n bé c«ng nh©n viªn còng lµ nh÷ng ng­êi h­ëng lîi Ých cña hÖ thèng ®em l¹i. Ban l·nh ®¹o vµ c¸c ®èi t­îng cô thÓ kh¸c lµ nh÷ng ng­êi sö dông nh÷ng th«ng tin do hÖ thèng mang l¹i, hä chÝnh lµ nh÷ng ®èi t­îng phôc vô cña hÖ thèng th«ng tin S¬ ®å ng÷ c¶nh cña luång th«ng tin nh»m ph©n tÝch dù ¸n : Kh¸ch hµng Ban l·nh ®¹o dù ¸n C¸n bé dù ¸n Qu¶n trÞ viªn Qu¶n trÞ viªn Ban l·nh ®¹o dù ¸n HÖ thèng hç trî qu¶n trÞ dù ¸n phÇn mÒm Nghiªn cøu dù ¸n Th«ng b¸o kÕ ho¹ch cña dù ¸n Thu thËp th«ng invÒ dù ¸n Cung cÊp th«ng tin vÒ dù ¸n LËp kÕ ho¹ch Th«ng b¸o vÒ dù ¸n 5.2 S¬ ®å luång d÷ liÖu (DFD- Ph©n r· møc 0) S¬ ®å DFD møc ng÷ c¶nh chØ cho ta c¸i nh×n kh¸i qu¸t vÒ hÖ thèng, ta cÇn ph©n r· s¬ ®å ra c¸c møc cô thÓ h¬n ®Ó thÊy ®­îc néi dung cô thÓ cña hÖ thèng th«ng tin qu¶n trÞ dù ¸n phÇn mÒm. ViÖc cËp nhËt hå s¬ d÷ liÖu vÒ hÖ thèng th«ng tin kh«ng chØ diÔn ra ë c¸c qu¶n trÞ viªn mµ cßn ®èi víi c¸c thµnh viªn trong c«ng ty. khi cã mét dù ¸n th«ng tin míi ®­îc cËp nhËt vµo hÖ thèng cña ch­¬ng tr×nh th× c¸c thµnh viªn trong c«ng ty ®Òu cã thÓ tham kh¶o dù ¸n ®ã. C¸c thµnh viªn trong c«ng ty trao ®æi ý kiÕn víi nhau tr­¬c khi dù ¸n ®ã ®­îc lËp kÕ ho¹ch . Th«ng tin trªn th­êng xuyªn cÇn cËp nhËt bæ sung. Do ®ã viÖc b¶o mËt th«ng tin lµ ®iÒu cÇn thiÕt vµ lµ m«t nguyªn t¾c trong c«ng nghÖ th«ng tin , nhÊt lµ trong c«ng nghÖ phÇn mÒm. Sau khi cËp nhËt xong c¸c th«ng tin vÒ dù ¸n, c¸c d÷ liÖu nµy sÏ ®­îc l­u vµo trong mét tÖp gäi lµ tÖp “HÖ thèng th«ng tin”, c¸c d÷ liÖu nµy kÕt hîp víi c¸c d÷ liÖu cã s½n trong c¬ së d÷ liÖu cña hÖ thèng nh­ danh môc c¸c form cËp nhËt,form qu¶n trÞ vµ form b¸o c¸o tæng hîp t¹o thµnh mét c¬ së d÷ liÖu hoµn chØnh cña hÖ thèng. S¬ ®å DFD ph©n r· møc 0: Kh¸ch hµng L·nh ®¹o Qu¶n trÞ dù ¸n C¸n bé dù ¸n HÖ thèng hç trî qu¶n trÞ dù ¸n C¸c b¸o c¸o dù ¸n, th«ng tin dù ¸n Ph©n c«ngc«ng viÖc ,lÞch dù ¸n Dù ¸n vµ c¸c yªu cÇu cña dù ¸n C¸c chØ ®¹o Nh©n lùc dù ¸n C¸c vÊn ®Ò qu¶n trÞ C¸c b¸o c¸o Th«ng tin dù ¸n 2:S¬ ®å DFD ph©n r· møc 1: Qu¶n trÞ viªn B¶ng kÕ ho¹ch C¸c tÖp D.L T gian biÓu LÞch T.hiÖn Ph©n tÝch dù ¸n 1.0 LËp lÞch dô ¸n 4.0 Ph©n c«ng c«ng viÖc 3.0 LËp c¸c b¸o c¸o dù ¸n 7.0 Thùc hiÖn dù ¸n 6.0 Dù trï khinh phÝ, thêi gian D .¸n 5.0 LËp kÕ ho¹ch 2.0 Kh¸ch hµng Bé phËn L·nh ®¹o Kh¸ch hµng C¸c b¸o c¸o ®É ®­îc hoµn thµnh K.tra dù ¸n LËp chi phÝ T.hµnh c«ng viÖc T.Tin ®· nhËp D. ¸n ®· ph©n tÝch C¸c yªu cÇu dù ¸n Kinh phÝ D.A C¸n bé D.A B¶ng ph©n c«ng C.V KH ®· T.hiÖn 1:B¶ng qu¶n lý dù ¸n §©y lµ trang ®Çu cña ch­¬ng tr×nh tõ ®©y ta cã thÓ vµo hÖ thèng ®Ó tra cøu th«ng tin cña dù ¸n tiÕp ®ã lµ c¸c ch­¬ng tr×nh . Danh môc , CËp nhËt , Qu¶n trÞ b¸o c¸o /tæng hîp vµ trî gióp 2: B¶ng Danh môc kh¸ch hµng: B¶ng nµycho chóng ta biÕt ®­îc M· kh¸h hµng ,Tªn kh¸ch hµng , §Þa chØ ,§iÖn tho¹i cña c¸c kh¸ch hµng .Gióp cho chóng ta thªm danh s¸ch cña c¸c kh¸ch hµng ®Ó cho chóng ta biÕt ®­îc th«ng tin vÒ kh¸ch hµng . 3: B¶ng cËp nhËt dù ¸n B¶ng nµy cho chóng ta biÕt ®­îc th«ng tin vÒ mét dù ¸n nµo ®ã mµ kh¸ch hµng yªu cÇu cho chóng ta . Nh»m cho ta biÕt ®­îc c¸c th«ng tin vÒ mét dù ¸n ®Ó ph©n tÝch th«ng tin vÒ dù ¸n ®ång thêi lËp kÕ ho¹ch cho dù ¸n ®ã mét c¸ch chÝnh x¸c . 3:B¶ng M· dù ¸n B¶ng nµy cho ra danh s¸ch cña mét dù ¸n . Nh× vµo danh s¸ch nµy cho ta biÕt ®­îc m· cña dù ¸n , néi dung c«ng viÖc , sè tiÒn hay chi phÝ cña dù ¸n Ch­¬ng tr×nh nguån: // Main.Prg SET DELE ON SET EXACT ON HIDE WINDOWS SCREEN CLOSE ALL CLEAR ALL SET SYSME OFF SET SYSMENU TO SET SYSMENU AUTOMATIC _SCREEN.VISIBLE=.F. _SCREEN.Caption = "Quan ly du an" PUBLIC M_Data, M_Root, M_Prog, M_Pict, M_Form, M_Repo M_Root = LEFT(SYS(16),RAT("\",SYS(16),2)) M_Data = M_Root + [Data\] M_Pict = M_Root + [Pict\] M_Prog = M_Root + [Prog\] M_Form = M_Root + [Form\] M_Repo = M_Root + [Repo\] _SCREEN.Picture = M_Pict + [backgrnd.gif] Do (M_prog + [Main.mpr]) ON KEY LABEL F3 Do Vefox ON KEY LABEL F3 PROCE Vefox CLOS DATabase ALL CLEA ALL SET SYS MENU TO DEFA RETU Xö lý Form CËp nhËt kh¸ch hµng Moi.Click IF THIS.Caption = "\<Míi" Moi_Sua = [M] THISFORM.TxtMa_kh.Setfocus() THISFORM.TxtMa_kh.Value = [] THISFORM.TxtTen_kh.Value = [] THISFORM.CbNhom.Value = [] THISFORM.TxtDia_chi.value = [] THISFORM.TxtDien_thoai.Value = [] THISFORM.TxtFax.Value = [] THISFORM.TxtMa_kh.READONLY = .F. THISFORM.TxtTen_kh.READONLY = .F. THISFORM.CbNhom.READONLY = .F. THISFORM.TxtDia_chi.READONLY = .F. THISFORM.TxtDien_thoai.READONLY = .F. THISFORM.TxtFax.READONLY = .F. THISFORM.Commandgroup1.CmdSua.caption="\<Bá qua" THISFORM.Commandgroup1.CmdXoa.Enabled = .F. THISFORM.Commandgroup1.CmdIn.Enabled = .F. THIS.Caption ="\<L­u" ELSE THIS.Caption ="\<Míi" THISFORM.Commandgroup1.CmdSua.caption="\<Söa" THISFORM.Commandgroup1.CmdXoa.Enabled = .T. THISFORM.Commandgroup1.CmdIn.Enabled = .T. THISFORM.TxtMa_kh.READONLY = .T. THISFORM.TxtTen_kh.READONLY = .T. THISFORM.CbNhom.READONLY = .T. THISFORM.TxtDia_chi.READONLY = .T. THISFORM.TxtDien_thoai.READONLY = .T. THISFORM.TxtFax.READONLY = .T. SELEC M_Khachhang IF Moi_Sua = [M] APPEN BLANK GATHE MEMVA THISFORM.REFRESH Moi_Sua = [] ELSE GATHE MEMVA MEMO THISFORM.REFRESH Moi_Sua = [] ENDI ENDI Sua.Click Moi_Sua = [S] IF THIS.Caption = "\<Söa" THISFORM.TxtTen_kh.SETFOCUS() THISFORM.TxtTen_kh.READONLY = .F. THISFORM.CbNhom.READONLY = .F. THISFORM.TxtDia_chi.READONLY = .F. THISFORM.TxtDien_thoai.READONLY = .F. THISFORM.TxtFax.READONLY = .F. THISFORM.Commandgroup1.CmdMoi.caption="\<L­u" THISFORM.Commandgroup1.CmdXoa.Enabled = .F. THISFORM.Commandgroup1.CmdIn.Enabled = .F. THIS.Caption ="\<Bá qua" ELSE THIS.Caption ="\<Söa" THISFORM.Commandgroup1.CmdMoi.caption="\<Míi" THISFORM.Commandgroup1.CmdXoa.Enabled = .T. THISFORM.Commandgroup1.CmdIn.Enabled = .T. SELE M_Khachhang SCATT MEMVA THISFORM.REFRESH ENDI Xö lý Form CËp nhËt dù ¸n Moi.Click IF THIS.Caption = "\<Míi" Moi_Sua = [M] THISFORM.TxtMa_da.Setfocus() THISFORM.TxtTen_da.Value = [] THISFORM.CbMa_kh.Value = [] THISFORM.CbLoaida.Value = [] THISFORM.TxtNgay_bd_dk.value = [] THISFORM.TxtNgay_kt_dk.value = [] THISFORM.TxtThoigian.Value = [] THISFORM.TxtChi_phi.Value = [] THISFORM.Text4.value = [] THISFORM.Text5.Value = [] THISFORM.text6.value = [] THISFORM.TExt7.value = [] THISFORM.Text5.READONLY = .F. THISFORM.TxtMa_da.READONLY = .F. THISFORM.TxtTen_da.READONLY = .F. THISFORM.CbMa_kh.READONLY = .F. THISFORM.Cbloaida.READONLY = .F. THISFORM.TxtNgay_bd_dk.READONLY = .F. THISFORM.TxtNgay_kt_dk.READONLY = .F. THISFORM.TxtThoigian.READONLY = .F. THISFORM.TXTChi_phi.READONLY = .F. THISFORM.Text4.READONLY = .F. THISFORM.Text7.READONLY = .F. THISFORM.Text6.READONLY = .F. THISFORM.Commandgroup1.CmdSua.caption="\<Bá qua" THISFORM.Commandgroup1.CmdXoa.Enabled = .F. THISFORM.Commandgroup1.CmdIn.Enabled = .F. THIS.Caption ="\<L­u" ELSE THIS.Caption ="\<Míi" THISFORM.Commandgroup1.CmdSua.caption="\<Söa" THISFORM.Commandgroup1.CmdXoa.Enabled = .T. THISFORM.Commandgroup1.CmdIn.Enabled = .T. THISFORM.Text5.READONLY = .T. THISFORM.TxtMa_da.READONLY = .T. THISFORM.TxtTen_da.READONLY = .T. THISFORM.CbMa_kh.READONLY = .T. THISFORM.Cbloaida.READONLY = .T. THISFORM.TxtNgay_bd_dk.READONLY = .T. THISFORM.TxtNgay_kt_dk.READONLY = .T. THISFORM.TxtThoigian.READONLY = .T. THISFORM.TXTChi_phi.READONLY = .T. THISFORM.Text4.READONLY = .T. THISFORM.Text7.READONLY = .t. THISFORM.Text6.READONLY = .T. SELEC M_duan IF Moi_Sua = [M] m.ngay_bd_dk = CTOD(ALLT(m.ngay_bd_dk)) m.ngay_kt_dk = CTOD(ALLT(m.ngay_kt_dk)) APPEN BLANK GATHE MEMVA THISFORM.REFRESH Moi_Sua = [] ELSE GATHE MEMVA MEMO THISFORM.REFRESH Moi_Sua = [] ENDI ENDI Sua.Click Moi_Sua = [S] IF THIS.Caption = "\<Söa" THISFORM.Text5.READONLY = .F. THISFORM.TxtTen_da.SETFOCUS() THISFORM.TxtTen_da.READONLY = .F. THISFORM.CbMa_kh.READONLY = .F. THISFORM.Cbloaida.READONLY = .F. THISFORM.TxtNgay_bd_dk.READONLY = .F. THISFORM.TxtNgay_kt_dk.READONLY = .F. THISFORM.TxtThoigian.READONLY = .F. THISFORM.TXTChi_phi.READONLY = .F. THISFORM.Text4.READONLY = .F. THISFORM.Text7.READONLY = .F. THISFORM.Text6.READONLY = .F. THISFORM.Commandgroup1.CmdMoi.caption="\<L­u" THISFORM.Commandgroup1.CmdXoa.Enabled = .F. THISFORM.Commandgroup1.CmdIn.Enabled = .F. THIS.Caption ="\<Bá qua" ELSE THIS.Caption ="\<Söa" THISFORM.Commandgroup1.CmdMoi.caption="\<Míi" THISFORM.Commandgroup1.CmdXoa.Enabled = .T. THISFORM.Commandgroup1.CmdIn.Enabled = .T. SELE M_Duan SCATT MEMVA THISFORM.REFRESH ENDI B¶ng DANH MôC C¸C TµI LIÖU THAM KH¶O 1- PTS Hµn ViÕt ThuËn, Gi¸o tr×nh “ CÊu tróc d÷ liÖu vµ gi¶i thuËt ”, Nhµ xuÊt b¶n Thèng kª -Hµ néi 1999. 2- TS Tr­¬ng V¨n Tó & TS TrÇn ThÞ Song Minh, Gi¸o tr×nh “ HÖ thèng th«ng tin qu¶n lÝ “ Nhµ xuÊt b¶n thèng kª- Hµ néi 2000. 3- ThS TrÇn C«ng UÈn, Gi¸o tr×nh “ C¬ së d÷ liÖu SQL – Access ”, Nhµ xuÊt b¶n Thèng kª- Hµ néi 2000 . 4- “ Ph©n tÝch vµ thiÕt kÕ hÖ th«ng tin “ – NguyÔn V¨n Ba, §HBK Hµ Néi, Nhµ xuÊt b¶n §¹i häc quèc gia Hµ Néi – 2002 5-“Ph©n tÝch thiÕt kÕ vµ cµi ®Æt hÖ thèng th«ng tin qu¶n lý “_ TrÇn Thµnh Mai, NXB TrÎ 1996