Đề tài Tình hình quản lý các dự án sử dụng vốn ODA tại Ban quản lý dự án 5 - Bộ Giao thông vận tải

LỜI MỞ ĐẦU Trong giai đoạn hiện nay, để phát triển nền kinh tế trước hết cần phải phát triển hệ thống cơ sở hạ tầng, để từ đó mới có thể tạo điều kiện cho các vùng, miền trên cả nước phát triển kinh tế một cách đồng đều. Vì vậy Đảng và Nhà nước đã xác định mục tiêu hàng đầu và ưu tiên trước nhất là phát triển mạng lưới giao thông trên cả nước, có như vậy thì mới có thể đạt được mục tiêu chung của toàn nền kinh tế. Do đó trong những năm gần đây đầu tư cho xây dựng, nâng cấp và cải tạo mạng lưới giao thông chiếm một tỷ trọng lớn trong tổng mức đầu tư của toàn bộ nền kinh tế. Các dự án đầu tư được thực hiện chủ yếu sử dụng các nguồn vốn ngân sách, và vốn vay viện trợ nước ngoài và với khối lượng vốn lớn. Để quản lý các dự án này, Chính phủ thành lập ra các Ban quản lý thuộc các Bộ chủ quản để có thể tập trung chuyên môn vào quản lý, đại diện cho nhà nước làm chủ đầu tư. Công tác quản lý các dự án đầu tư là một chuỗi các hoạt động phức tạp, đòi hỏi phải có một trình độ chuyên môn và kinh nghiệm quản lý. Quản lý dự án giữ vai trò quan trọng, giúp cho việc thực hiện dự án được thực hiện theo một quy trình nhất định, đảm bảo mục tiêu đặt ra ban đầu cũng như hiệu quả do dự án đem lại sau này. Nhận thức được vai trò của quản lý dự án trong hoạt động đầu tư và qua tìm hiểu thực tế công tác quản lý được thực hiện tại Ban quản lý dự án 5, em đã củng cố được kiến thức về quản lý dự án và nắm bắt được phương pháp tổ chức và triển khai công tác quản lý đối với một dự án đầu tư đặc biệt là những dự án đầu tư từ nguồn vốn vay viện trợ nước ngoài. Chính vì vậy em đã chọn đề tài: Tình hình quản lý các dự án sử dụng vốn ODA tại Ban quản lý dự án 5 - Bộ Giao thông vận tải. Chuyên đề tập trung nghiên cứu tình hình quản lý các dự án sử dụng vốn ODA tại Ban quản lý dự án 5 và qua đó thấy được những ưu điểm cũng như những hạn chế còn gặp phải trong công tác quản lý dự án đầu tư để đưa ra những giải pháp để nâng cao hiệu quả quản lý. Chuyên đề thực tập tốt nghiệp gồm 2 phần: CHƯƠNG I : TÌNH HÌNH QUẢN LÝ CÁC DỰ ÁN SỬ DỤNG VỐN ODA CỦA BAN QUẢN LÝ DỰ ÁN 5(PMU5) CHƯƠNG 2: GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC QUẢN LÝ CÁC DỰ ÁN SỬ DỤNG VỐN ODA Do thời gian thực tập và khả năng có hạn nên em chỉ nghiên cứu công tác quản lý dự án trên một góc độ và qua đó đánh giá hiệu quả của công tác quản lý tại Ban quản lý dự án 5. Cuối cùng em xin chân thành cảm ơn cô giáo Nguyễn Bạch Nguyệt và các cán bộ thuộc phòng Dự án 1- Ban quản lý dự án 5 đã tận tình giúp đỡ và hướng dẫn em hoàn thành chuyên đề này. CHƯƠNG I TÌNH HÌNH QUẢN LÝ CÁC DỰ ÁN SỬ DỤNG VỐN ODA CỦA BAN QUẢN LÝ DỰ ÁN 5(PMU5) I. TỔNG QUAN VỀ BAN QUẢN LÝ DỰ ÁN 5 - BỘ GIAO THÔNG VẬN TẢI 1. Quá trình hình thành Ban quản lý dự án 5 Ban quản lý dự án 5 trước đây có tên gọi là Ban quản lý dự án quốc lộ 5, là đơn vị trực thuộc Ban quản lý công trình Thăng Long được thành lập tại Quyết định số 1405 QĐ/TCCB-LĐ ngày 12/7/1993 của Bộ trưởng Bộ Giao thông vận tải. Nhiệm vụ chủ yếu của Ban quản lý dự án quốc lộ 5 giai đoạn này là quản lý thực hiện công trình thuộc các nguồn vốn vay của JBIC( thành viên của Quỹ hỗ trợ phát triển chính thức), ADB, WB, IDA, DFID….và vốn ngân sách nhà nước. Để đáp ứng yêu cầu, nhiệm vụ trong tình hình mới, Bộ trưởng Bộ Giao thông vận tải đã ra Quyết đinh số 269/TCCB-LĐ ngày 5/3/1994 về việc tách nguyên trạng Ban quản lý dự án quốc lộ 5 đang trực thuộc Ban quản lý dự án công trình Thăng Long về trực thuộc Bộ Giao thông vận tải và đổi tên thành Ban quản lý dự án 5. Thông qua Quyết định này, Ban quản lý dự án 5 được chính thức thành lập, có tư cách pháp nhân đầy đủ, trực thuộc Bộ Giao thông vận tải và độc lập với các Ban quản lý dự án khác. Trụ sở Ban quản lý dự án 5: 278 phố Tôn Đức Thắng- Hà Nội Tên giao dịch quốc tế bằng tiếng Anh : "PROJECT MANAGEMENT UNIT N0 5" (Viết tắt là PMU-5). 2. Mục tiêu và nhiệm vụ của Ban quản lý dự án 5 trong giai đoạn 2006 -2010 Mục tiêu: Nhằm thực hiện tốt nhiệm vụ Bộ Giao Thông Vận Tải giao cho Ban từ năm 2006 đến năm 2010 Thực hiện tốt các quy định pháp luật trong đầu tư xây dựng cơ bản, các công trình xây dựng cơ sở hạ tầng trong ngành GTVT Không ngừng nâng cao hiệu quả bộ máy hoạt động của Ban trong công tác quản lý các dự án và năng lực chuyên môn nghiệp vụ của cán bộ nhân viên Nhiệm vụ : - Đại diện chủ đầu tư ký kết các hợp đồng kinh tế với phía nước ngoài và phía Việt Nam liên quan đến việc xây dựng, nâng cấp, cải tạo quốc lộ 5 từ giai đoạn chuẩn bị xây dựng đến khi kết thúc đầu tư xây dựng đưa công trình vào khai thác. - Tổ chức giám sát đấu thầu lựa chọn công ty tư vấn giám sát kỹ thuật việc xây dựng công trình. - Thẩm định hồ sơ thiết kế, dự toán và tài liệu liên quan, trình cơ quan có thẩm quyền xem xét duyệt đảm bảo tiến độ công trình. - Tổ chức duyệt giá thành công trình và quyết toán công trình trên cơ sở các quy định của nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam phù hợp với thông lệ quốc tế hiện hành. - Giải quyết các thủ tục về đất đai, đền bù, thực hiện giải phóng mặt bằng phù hợp với đặc điểm địa phương, lãnh thổ và giấy phép xây dựng. - Quan hệ với nước ngoài để giải quyết các vấn đề kỹ thuật, tài chính, dịch vụ tư vấn, giải quyết các thủ tục về cấp phát vốn công trình. - Tổ chức quản lý bảo dưỡng công trình trong quá trình khai thác và tổ chức thu phí sử dụng đường theo quy định của Nhà nước để hoàn vốn một phần công trình. 3. Cơ cấu tổ chức và các phòng ban chức năng trong Ban quản lý dự án 5 Cơ cấu tổ chức: ( Sơ đồ 1) Chức năng của các phòng ban Các phòng chức năng thuộc là bộ phận tham mưu chuyên sâu nghiệp vụ, đảm bảo đầy đu cơ sở pháp lý để TGĐ ra quyết định quản lý. Hướng dẫn, theo dõi, kiểm tra và thực hiện các quyết định của TGĐ cụ thể : Trực tiếp tổ chức thực hiện và hoàn thành tốt các nhiệm vụ được giao đúng với quy định của Pháp luật, quy định của Nhà nước Giữ mối liên hệ với các Vụ, Cục chức năng thuộc Bộ, ngành và địa phương. Cung cấp những thông tin cần thiết. Dự thảo các văn bản, các báo cáo thường kỳ hoặc đột xuất Trực tiếp quản lý, cập nhật, lưu trữ hồ sơ của các dự án được giao, đảm bảo đầy đủ tính pháp lý theo quy định Lưu trữ các hồ sơ, tài liệu, văn bản có liên quan phục vụ công tác Khi kết thúc dự án, các phòng chức năng phối hợp trong thanh, quyết toán công trình theo đúng quy định của pháp luật hiện hành, phục vụ công tác Thanh tra, Kiểm toán theo quy định của nhà nước. SƠ ĐỒ 1: CƠ CẤU TỔ CHỨC BAN QUẢN LÝ DỰ ÁN 5 -BỘ GIAO THÔNG VẬN TẢI GIAI ĐOẠN 2006-2010 (Nguồn: Văn phòng Ban quản lý dự án 5) TỔNG GIÁM ĐỐC CÁC HỘI ĐỒNG, BAN, TỔ THAM MƯU CÁC PHÓ TỔNG GIÁM ĐỐC PHÒNG DỰ ÁN 1 PHÒNG DỰ ÁN 2 PHÒNG KTCL 1 PHÒNG KTCL 2 PHÒNG KẾ HOẠCH VĂN PHÒNG PHÒNG TÀI CHÍNH KẾ TOÁN PHÒNG GPMB 4. Tình hình thực hiện các dự án hiện nay của Ban quản lý dự án 5 Bảng 1: Các dự án sử dụng vốn trong nước: Đơn vị : tỷ đồng STT Tên dự án Địa điểm TMDT Nguồn vốn Giá trị TH 1 Nâng cấp cải tạo QL4 Hà Giang –Lào Cai 1500 Trái phiếu CP 17 2 Nâng cấp cải tạo QL70 Phú Thọ -Yên Bái-Lào Cai 776 Trái phiếu CP 7 3 Nâng cấp QL32 đoạn Diễn- Nhổn Hà Nội 983 Trái phiếu CP và NS TP 2 4 Nâng cấp cải tạo QL3 đoạn Bờ Đậu – Tà Lùng Thái Nguyên- Bắc Cạn –Cao Bằng 1291 Trái phiếu CP 593.8 5 Dự án QL6 Hoà Bình- Sơn La 339 Trái phiếu CP 318 II Các dự án nhóm B 1 Dự án cải tạo nâng cấp QL3 đoạn tránh TX Cao Bằng Cao Bằng 255.44 Trái phiếu CP 198.8 2 Dự án cải tạo nâng cấp QL3 đoạn qua TX Bắc Kạn Bắc Kạn 294 Trái phiếu CP 245.9 3 Dự án cải tạo nâng cấp QL4A đoạn km 66-km116 Cao Bằng 271 Trái phiếu CP 175 4 Dự án cải tạo nâng cấp QL 32 đoạn Nam Thăng Long- Cầu Diễn Hà Nội 218 Trái phiếu CP 55.9 5 Nâng cấp cải tạo QL 279 đoạn Tuần Giáo-Điện Biên- Tây Trang Điện Biên 577 Trái phiếu CP 85.3 II. Các dự án nhóm C 1 Dự án đầu tư XD trụ sở cục GĐ và cục Đường sắt VN Hà Nội 9.876 Vốn góp 3 bên. 9.8 ( Nguồn : Phòng Kế hoạch thẩm định) Bảng 2: Các dự án sử dụng vốn nước ngoài: (vốn vay ODA) Đơn vị: tỷ đồng Stt Tên dự án Địa điểm TMDT Nguồn vốn GTTH 1 Dự án nâng cấp tỉnh lộ 18 tỉnh phía Bắc 1580 Vốn vay ADB 773.2 2 Dự án GTNT3 33 tỉnh miền Bắc, Trung 2646 Vốn vay WB 7 3 Giai đoạn 2- Dự án nâng cấp QL5 HN-HY-HD-HP 523 Vốn vay JBIC 490 (Nguồn : Phòng Kế hoạch thẩm định) II. TÌNH HÌNH QUẢN LÝ CÁC DỰ ÁN SỬ DỤNG VỐN ODA TẠI BAN QUẢN LÝ DỰ ÁN 5- BỘ GIAO THÔNG VẬN TẢI 1. Giới thiệu về các dự án sử dụng vốn ODA do Ban quản lý dự án 5 thực hiện: 1.1. Dự án Giao thông nông thôn 3: Mục tiêu phát triển của dự án Mục tiêu phát triển của dự án là giảm bớt chi phí đi lại và nâng cao điều kiện đi lại tới chợ, giúp người dân tận dụng nhiều hơn các cơ hội phát triển kinh tế ngoài nghề nông, thụ hưởng các dịch vụ xã hội, tại 33 tỉnh Miền bắc và miền Trung, bằng cách: Gia tăng số lượng cộng đồng được hưởng điều kiện đường xá có thể đi lại trong bốn mùa Cải thiện tình trạng đường nông thôn thông qua việc nâng cao công tác quản lý và bảo trì mạng lưới đường Tăng cường năng lực của các cấp và khu vực tư nhân để nâng cao hiệu quả lập kế hoạch, thực hiện và duy trì mạng lưới đường nông thôn. Nguồn vốn của dự án Bảng 3: Cơ cấu vốn của dự án GTNT3 Nguồn vốn Số vốn (tr USD) Tỷ trọng các nguồn vốn Bên vay/bên nhận tài trợ( vốn đối ứng) 42,52 24.54 % IDA (vốn vay với lãi suất ưu đãi) 106,25 61.32 % DFID (vốn viện trợ không hoàn lại) 24,50 14.14 % Tổng: 173,27 100 % (nguồn: phòng dự án 1) Thời gian thực hiện dự án : Bắt đầu từ: 01/03/2006 Kết thúc: 30/06/2011 1.2. Dự án nâng cấp tỉnh lộ Mục tiêu của dự án: Góp phần cải tạo nâng cấp hệ thống đường tỉnh nhằm đóng góp vaà việc phát triển kinh tế, thực hiện chương trình xoá đói giảm nghèo các tỉnh trung du và miền núi phía Bắc Địa điểm: 19 tỉnh phía Bắc Nguồn vốn : Bảng 4: Cơ cấu nguồn vốn của dự án Nâng cấp tỉnh lộ ADB Nguồn vồn Số vốn (tr USD) Tỷ trọng các nguồn vốn (%) Bên vay/ bên nhận tài trợ 34.19 29.94 % Ngân hàng phát triển Châu Á 80 70.06 % Tổng 114.19 100% (nguồn: phòng dự án 1) Thời gian thực hiện : 2002- 2006 1.3. Dự án nâng cấp và cải tạo QL 5 giai đoạn 2 Mục tiêu dự án : Do nhu cầu giao thông vận tải trên QL5 ngày càng cao và nhu cầu đi lại của nhân dân hai bên dọc tuyến đường nên mục tiêu của dự án là nghiên cứu các phương án đường gom, cầu vượt tại vị trí mật độ qua lại cao, đảm bảo giao thông thông suốt và an toàn cho người và phương tiện. Vì vậy Bộ GTVT đã quyết định đầu tư dự án Các công trình nâng cao hiệu quả QL 5 giai đoạn II. Địa điểm : Hà Nội- Hưng Yên – Hải Dương- Hải Phòng Nguồn vốn: vốn vay JBIC và vốn đối ứng Bảng 5: Cơ cấu nguồn vốn dự án Cải tạo QL 5 giai đoạn II Nguồn vốn Số vốn (tỷ đồng) Tỷ trọng các nguồn vốn (%) Vốn đối ứng 130.7 25% Vốn vay JBIC 392.3 75% Tổng 523 100 % (nguồn: phòng dự án 1) Tiến độ thực hiện : 2002-2004 2. Đặc điểm và yêu cầu của các dự án sử dụng vốn vay viện trợ nước ngoài 2.1. Đặc điểm chung của các dự án sử dụng vốn vay viện trợ nước ngoài Nguồn vốn : từ phía nước ngoài Ban quản lý dự án 5- Bộ GIVT là phía đại diện cho Việt Nam ký kết hiệp định vay vốn Hình thức đầu tư : Đầu tư gián tiếp nước ngoài Hình thức quản lý dự án : Chủ nhiệm điều hành dự án Các dự án đầu tư vào lĩnh vực phát triển hệ thống giao thông vận tải quốc gia 2.2. Yêu cầu của Ngân hàng thế giới đối với quá trình quản lý dự án Yêu cầu về tham vấn cộng đồng và công khai thông tin Mục tiêu của quá trình tham vấn, công khai thông tin dự án nhằm: Chia sẻ thông tin với cộng đồng về các giai đoạn của dự án và các hoạt động dự án tiến hành, giúp người dân có thể tham gia, đóng góp vào dự án Tiếp nhận thông tin về nhu cầu, quyền ưu tiên cộng đồng cũng như các thông tin và phản hồi của người dân về các hoạt động, chính sách đề xuất Đảm bảo rằng cộng đồng sẽ được cung cấp thông tin đầy đủ về các quyết định ảnh hưởng trực tiếp đến thu nhập, chất lượng cuộc sống và có cơ hội tham gia vào các hoạt động của dự án Nhận được sự hưởng ứng cao nhất từ sự tham gia của cộng đồng vào các hoạt động cần thiết trong quá trình lập chuẩn bị công tác cải tạo đường Đảm bảo tính minh bạch đối với tất cả các hoạt động có liên quan đến việc đầu tư nâng cấp các tuyến đường Cung cấp diễn đàn giúp cho người dân có thể bày tỏ các vấn đề họ quan tâm Bắt đầu thiết lập mối quan hệ hợp tác giữa các cơ quan có liên quan Nguyên tắc: Khi tiến hành lập kế hoạch, thiết kế tuyến và chuẩn bị các cấu phần liên quan, phải tiến hành tham vấn ý kiến góp ý của cộng đồng, những người bị ảnh hưởng đồng thời được hưởng lợi từ dự án Sau khi xây dựng hoàn thiện kế hoạch, chương trình phải tiến hành công khai các tài liệu trước khi trình cơ quan có thẩm quyền xem xét phê duyệt Sơ đồ 2: Tham vấn cộng đồng, công khai thông tin: Giai đoạn dự án Tham vấn bước thực hiện Công khai nộp kq thực hiện tham vấn công khai Lập chủ trương đầu tư Thực hiện lựa chọn tuyến đầu tư trên cơ sở quy hoạch và nhu cầu địa phương Lập danh sách tuyến đầu tư năm trình PMU5 sau khi có ý kiến UBND tỉnh Không yêu cầu Không yêu cầu lập kế hoạch năm Tham vấn không chính thức trong quá trình điều tra, khảo sát, thu thập thông tin Kỹ thuật Lập dự án đầu tư Xã hội: sàng lọc xã hội,kế hoạch tái định cư đầy dủ hay rút gọn hoặc cam kết không có GPMB đánh giá ảnh hưởng XH Môi trường Sàng lọc môi trường Văn bản khẳng định kế hoạch năm đã được công khai tại trụ sở UBND tỉnh Tham vấn chính thức nhóm người DTTS để lập KH PT DTTS Tham vấn chính thức người bị ảnh hưởng để lập kế hoạch TDC đầy đủ hay rút gọn Sàng lọc GPMB Sàng lọc DTTS lập KH TDC đầy đủ hay rút gọn Cam kết không có GPMB Đánh giá ảnh hưởng xã hội và lập KH DTTS Không phải đánh giá và lập KH DTTS Riêng kết quả sang lọc môi trường phải gửi sở TNMT Biên bản họp dân thực hiện tham vấn cộng đồng kế hoạch năm trình UBND phê duyệt trụ sở UBND tỉnh thực hiện kế hoạch năm Họp dân phổ biến thông tin dự án, các tác động môi trường, các chính sách về đềnbù… và nghe ý kiến của người dân thực hiện kế hoạch phát triển DTTS đượcphê duyệt (trình duyệt và lựa chọn đơn vị thực hiện kế hoạch) Công khai bản dự thảo tại UBND xã trước khi trình duyệt Xác nhận của lãnh đạo các xã về công khai thông tin Biên bản họp dân thực hiện tham vấn cộng đồng Công khai tại trụ sở UBND xã và sở GTVT trước khi trình sở TNMT TĐC+GPMB: đo đạc kiểm đếm chi tiết,áp giá, lập phương án bồi thường GPMB Môi trường : lập bản đăng ký đạt tiêu chuẩn môi trường/báo cáo đánh giá tác động môi trường Yêu cầu kiểm tra đảm bảo quy trình tổ chức đầu thầu, HSMT, kết quả đầu thầu a) Tạo ra sự cạnh tranh tối đa WB quy định hình thức đấu thầu cạnh tranh quốc tế ( ICB) là chủ yếu nhất. Chỉ trong trường hợp cho phép mới được sử dụng các hình thức như đấu thầu hạn chế, chào hàng cạnh tranh, mua sắm trực tiếp…Để đảm bảo cạnh tranh thực sự, trong hồ sơ mời thầu không được đưa ra các yêu cầu mang tính định hướng cụ thể, phải đảm bảo cho phép và khuyến khích sự cạnh tranh quốc tế, về nội dung phải nếu đầy đủ chi tiết rõ ràng. b) Bảo đảm công khai: WB quy định việc đăng tải thông báo mời thầu đối với các gói thầu lớn và quan trọng phải thực hiện thông qua một tờ báo của Liên hợp quốc. Trong thông báo mời thầu phải nói rõ thời điểm hết hạn nhận hồ sơ dự thầu, địa điểm nhận hồ sơ dự thầu và mở thầu được thực hiện ngay sau khi đóng thầu đồng thời phải thông báo rõ các thông tin về nhà thầu. Để tạo điều kiện cho các nhà thầu có được thông tin mời thầu thì việc thông báo mời thầu phải được đăng trên ít nhất một tờ báo trên phạm vi toàn quốc của nước vay. Một nguyên tắc cơ bản là phải mở thầu công khai, các nhà thầu tham gia đấu thầu phải được mời tới dự lễ mở thầu. Những nội dung cơ bản đối với từng hồ sơ dự thầu phải được đọc rõ, được ghi vào biên bản mở thầu. c) Ưu đãi nhà thầu trong nước: WB đã quy định chế độ ưu tiên trong xét thầu đối với các nhà thầu đủ điều kiện ưu đãi thuộc nước vay. Theo quy định này thì trong đấu thầu mua sắm hàng hoá, nhà thầu trong nước chỉ được ưu đãi khi trong giá xuất xưởng có ít nhất 30% thuộc chi phí trong nước. Trong đấu thầu xây lắp, để được ưu đãi , nhà thầu trong nước phải có tối thiểu 50% sở hữu là thuộc nước chủ nhà. Mức ưu đãi tối đa trong cung cấp hàng hoá là 15%, còn trong xây lắp là 7,5%. d) Phương pháp đánh giá hồ sơ dự thầu: Các quy định về phương pháp đánh giá hồ sơ dự thầu của WB vừa đảm bảo sự chặt chẽ, tiến tiến nhưng lại linh hoạt. - Đối với lựa chọn dịch vụ tư vấn, quy định mua sắm của WB cho phép sử dụng 6 phương pháp đánh giá: + đánh giá trên cơ sở xem xét cả hai yếu tố chất lượng tư vấn và chi phí tư vấn. Và bằng phương pháp này có thể có được dịch vụ tư vấn đạt hiệu quả tổng hợp. + Đánh giá dựa trên cơ sở về chất lượng: theo phương pháp này nhà tư vấn chỉ yêu cầu nộp đề xuất kỹ thuật hoặc nộp cả đề xuất tài chính. + Đánh giá dựa trên một nguồn ngân sách cố định: theo cách này nhà tư vấn được yêu cầu nộp ra đề xuất kỹ thuật và đề xuất tài chính. + Đánh giá trên cơ sở chi phí thấp nhất: Đối với các công việc tư vấn đã có chuẩn mực là các công việc thông thường thì hồ sơ dự thầu nào được đánh giá vượt qua mức yêu cầu tối thiểu về mặt kỹ thuật và có chi phí thấp nhất sẽ được mời vào đàm phán hợp đồng. + Đánh giá trên cơ sở năng lực: Phương pháp này được sử dụng cho các công việc tư vấn có giá trị nhỏ ( không vượt quá 100.000 USD). Theo đó, hồ sơ dự thầu được đánh giá là có năng lực và phẩm chất thích hợp sẽ được mời để trình một đề xuất kỹ thuật và tài chính để có cơ sở cho việc đàm phán hợp đồng. + Phương pháp chọn theo một nguồn duy nhất: nó chỉ được coi là một trường hợp ngoại lệ, dùng cho một vài trường hợp đặc biệt. - Đối với mua sắm hàng hoá và xây lắp, WB quy định phương pháp đánh giá như sau: + Bước đánh giá về kỹ thuật: Phương tiện đánh giá sự đáp ứng về mặt kỹ thuật là tiêu chí “đạt”, “không đạt” và nó được công khai trong hồ sơ mời thầu. + Bước đánh giá về tài chính, thương mại để xếp hạng nhà thầu: những hồ sơ vượt qua được bước trước thì mới được xem xét trong bước này. Chỉ tiêu cơ bản- sản phẩm cuối cùng của bước đánh giá này là giá đánh giá. e) Các nguyên tắc cơ bản trong quy định mua sắm của WB. - Không phân biệt đối sử: Theo nguyên tắc này, hình thức đấu thầu rộng rãi được ưu tên áp dụng. - Không đàm phán về giá: Trong quy định mua sắm của WB, giá dự thầu của nhà thầu luôn phải được coi là cố định. - Đảm bảo sự cạnh, công băng, minh bạch trong đấu thầu: điều này được thể hiện ở hình thức đấu thầu rộng rãi, không phân biệt đối sử, mẫu hoá hồ sơ mời thầu… - Không được vi phạm quy chế đấu thầu - Sự điều chỉnh theo thời gian - Chống tham nhũng 2.3.Yêu cầu của Ngân hàng phát triển Châu Á đối với quá trình quản lý dự án Yêu cầu đối với công tác đấu thầu: Nguyên tắc chính trong quy chế đấu thầu của ADB là: a) Cạnh tranh: Việc đấu thầu cạnh tranh quốc tế là hình thức cơ bản nhất. Nội dung cụ thể của hình thức này thì cũng giống như của WB mà đã dược nêu ở trên. b) Phương pháp đánh giá hồ sơ dự thầu: cũng tương tự WB, phương pháp đánh giá hồ sơ dự thầu của ADB là tiên tiến, phù hợp với thông lệ đấu thầu thế giới, tuy có một vài đặc thù riêng cụ thể như sau: ADB luôn coi trọng tính hợp lệ của nhà thầu. Chỉ có những thành viên của ADB mới đủ tư cách là nhà thầu hợp lệ. Quan điểm đánh giá của ADB là ưu tiên đánh giá về kỹ thuật trong việc chọn tư vấn. Nếu WB quy định danh sách sách ngắn trong đấu thầu lựa chọn tư vấn là từ 3 đến 6 nhà tư vấn, thì con số này trong quy định của ADB là từ 5 đến 7. Trong đấu thầu mua sắm hàng hoá và xây lắp thì phương pháp đánh giá dựa theo giá đánh giá là cơ bản. c) Quy trình thực hiện: có thể tóm tắt quy trình này như sau: Sơ đồ 3: Quy trình đấu thầu theo quy định của ADB Phân chia gói thầu ¯ Sơ tuyển ( nếu cần) ¯ Phát hành HSMT ¯ Mở thầu ¯ Xét thầu d) Ưu đãi nhà thầu trong nước: Quy định mua sắm của ADB đề cập đến sự ưu đãi nhà thầu trong nước theo từng trường hợp cụ thể và việc ưu đãi này được nêu rõ trong HSMT e) Tính quốc tế cao: Để đảm bảo cạnh tranh tối đa, quy định mua sắm của ADB thể hiện tính quốc tế cao. Điều này được thể hiện ở : - Việc thông báo mời thầu sử dụng tờ báo tiếng Anh hoặc trên tờ báo có lưu lượng phát hành rộng rãi - Ngôn ngữ: phần lớn sử dụng bằng tiếng Anh. Trong trường hợp sử dụng nhiều ngôn ngữ thì tiếng Anh có ưu thế quyết định - Loại tiền: Cho phép quy định trong hồ sơ mời thầu là sử dụng một hoặc nhiều loại tiền để bỏ thầu. Thông thường cho phép chào bằng loại tiền của nước mình hoặc một loại tiền mua bán quốc tế quy định trong hồ sơ mời thầu. Yêu cầu đối với công tác GPMB: Ngân hàng phát triển Châu Á đưa ra các yêu cầu về công tác đền bù giải phóng mặt bằng trong quá trình thực hiện dự án. Yêu cầu này được đưa ra trong khuôn khổ GPMB do ADB lập. Theo đó: Nguyên tắc áp dụng : + Cần tránh hoặc giảm thiểu tái định cư bắt buộc và thiệt hại về đất đai, công trình, các tài sản khác và thu nhập bằng cách khai thác mọi phương án khả thi + Tất cả các hộ đều được đền bù theo giá thay thế cho tài sản, thu nhập và công việc sản xuất kinh doanh bị ảnh hưởng, được hỗ trợ khôi phục để cải thiện hay ít nhất cung phục hồi được mức sống, mức thu nhập và năng lực sản xuất của họ trước khi có dự án. + Hộ thiếu giấy tờ hợp pháp đối với tài sản bị thiệt hại vẫn được hưởng đền bù và các biện pháp khôi phục nói trên + Đền bù cho tài sản thiệt hại theo giá thay thế + Trong trường hợp di chuyển cả một khu vực dân cư phải cố gắng tối đa để duy trì thể chế văn hoá và xã hội của những người di chuyển và của cộng đồng nơi dân cư chuyển đến + Việc chuẩn bị các KH GPMB và thực hiện các kế hoạch này phải có sự tham gia của những người chịu ảnh hưởng và tư vấn + Lịch tiến độ và ngân sách lập kế hoạch GPMB và thực hiện kế hoạch đó phải được đưa vào phần tương ứng của tiểu dự án và dự án tổng thể + Phải hoàn tất chi trả đền bù các tài sản thiệt hại và kết thúc di dân tới nơi ở mới trước khi thi công tuyến tiểu dự án. Các biện pháp khôi phục cũng phải sẵn sàng Kế hoạch GPMB của các tiểu dự án theo yêu cầu của ADB: Đây là một trong những tiêu chuẩn để thẩm định dự án của Ngân hàng phát triển Châu Á. Kế hoạch GPMB phải được đối chiếu với Chính sách của ADB về tái đinh cư bắt buộc. Khung chính sách tái định cư bắt buộc quy đinh ra quyền lợi trong việc đền bù để GPMB. Theo yêu cầu này kế hoạch GPMB của các tiểu dự án sau khi được ADB phê duyệt mới được tiến hành thực hiện xây dựng 2.4. Yêu cầu của Ngân hàng hợp tác phát triển Nhật Bản đối với quá trình quản lý dự án Yêu cầu về công tác đấu thầu: Về cơ bản quy định về đấu thầu của JBIC có tính chất quốc tế cao, có nhiều nội dung trong quy định là đồng nhất với các nội dung trong quy định về đấu thầu của WB và ADB, song cũng có một số khác biệt. Một vài khác biệt chính trong quy định về đấu thầu của JBIC so với quy định của WB và ADB: - Không có quy định ưu đãi nhà thầu thuộc nước là bên vay do nguồn tiền của JBIC là của riêng nước Nhật, là nguồn tiền mà trong đó có việc nộp tiền của các công ty Nhật. Nhờ quy định này mà các nhà thầu của Nhật có diều kiện cạnh tranh nhiều hơn trong các cuộc đấu thầu quốc tế sử dụng vốn của JBIC. - Trong quy định của JBIC, việc thực hiện thi công các công trình được coi là dịch vụ không phải là dịch vụ tư vấn. Với quy định này phạm vi đấu thầu dịch vụ bao quát hơn so với phạm vi đấu thầu xây lắp. Yêu cầu trong công tác thanh quyết toán vốn công trình: Khác với các nguồn vốn cho vay viện trợ nước ngoài khác, vốn vay từ Ngân hàng hợp tác phát triển Nhật Bản có các quy định đối với cơ chế quản lý tài chính đối với dự án. Theo đó phía Ngân hàng cho vay được tính bằng đồng JPY và quy đổi theo tỷ giá hối đoái giữa đồng VN và đồng JBY. Hệ thống thanh toán được áp dụng theo sơ đồ sau : Hệ thống thanh toán của mô hình không phân quyền: Sơ đồ 4– Thanh toán tại Mô hình không phân quyền Kho bạc TK Yên * TK VND * PPMUs nộp chứng chỉ thanh toán, hoá đơn cho PMU5 để phê duyệt và thanh toán to PMU5 for approval, payment PMU5 đề nghị STD thanh toán bằng USD pay claim In Forex. Nhà thầu PMU5 nộp chứng chỉ thanh toán, hoá đơn cho PST, DST To STD. STD checks and approves PMU5 kiểm tra các đệ trình của các PPMU huyện nộp chứng chỉ thanh toán, hoá đơn cho PPMU/PMU5 để phê duyệt và thanh toán PMU5 đề nghị DST Thanh toán VND Nhà thầu tại HN Ha Noi Nhà thầu tại tỉnh Provinces Nhà thầu tại huyện Districts chứng chỉ thanh toán invoice chứng chỉ thanh toán invoice chứng chỉ thanh toánd invoice Th. toán Hệ thống thanh toán tại mô hình phân quyền: Hệ thống này áp dụng cho những tỉnh có đủ năng lực quản lý tài chính đáp ứng yêu cầu tối thiểu của dự án. Sơ đồ 5 - Hệ thống thanh toán tại mô hình phân quyền Kho bạc TK Yên * TK VND * Các PPMU trình chứng chỉ, hoá đơn cho PTD để thanh toán to PTD for approval, payment PMU5 đề nghị STD thanh toán băng USD pay contractors In Forex. Nha thầu PMU5 nộp chứng chỉ, hoá đơn cho Kho bạc To STD. STD checks and approves PMU5 kiểm tra các đề nghị thanh toán huyện nộp chứng chỉ, hoá đơn cho DTD để duyệt, thanh toán PMU5 đề nghị STD thanh toan VND to pay in VND Nhà thầu tại HN Ha Noi Nhà thầu tại tỉnh Provinces Nhà thầu tại huyện Districts chứng chỉ thanh toán invoice chứng chỉ hoá đơn invoice chứng chỉ, hoá đơn invoice Th. toán Reporting only Kho bạc tỉnh t TK VND * Kho bạc huyện TK VND * Reporting only Th.toán Th. toán 3.Thực trạng công tác quản lý các dự án sử dụng vốn ODA tại Ban quản lý dự án 5- Bộ Giao thông vận tải. Như ta đã biết: Quản lý dự án là quá trình lập kế hoạch, điều phối thời gian, nguồn lực và giám sát quá trình phát triển của dự án nhằm đảm bảo cho dự án hoàn thành đúng thời hạn, trong phạm vi ngân sách đã được duyệt và đạt các yêu cầu đã định về kỹ thuật và chất lượng, bằng những phương pháp và điều kiện tốt nhất. Vì vậy quản lý được coi là mọt trong những khâu quan trọng quyết định hiệu quả của dự án đầu tư, đảm bảo những mục tiêu đề ra từ ban đầu. Mục tiêu của quản lý dự án nói chung là hoàn thành các công việc của dự án theo đúng yêu cầu kỹ thuật và chất lượng, trong phạm vi ngân sách được duyệt và theo tiến độ thời gian cho phép. Như vậy mục tiêu chính của bất cứ một dự án nào cũng là : thời gian (tiến độ), chi phí và chất lượng. Đây được coi là tiêu chuẩn để đánh giá mức độ hoàn thành của dự án cũng như có ảnh hưởng không nhỏ đến hiệu quả của dự án sau này. Mối quan hệ của ba mục tiêu này trong quá trình quản lý thể hiện qua hàm: C= f(P, T, S) Trong đó: C: chi phí T: thời gian P: mức độ hoàn thành công việc S: phạm vi dự án Đối với mỗi một dự án khác nhau và trong từng giai đoạn khác nhau của một dự án thì tầm quan trọng của mỗi mục tiêu được đánh giá khác nhau. Do đó trong từng giai đoạn của dự án, từng dự án cụ thể phải xác định được đâu là mục tiêu chính, quan trọng nhất của dự án để dự án được thực hiện một cách hiệu quả, đảm bảo những yêu cầu của dự án. Nhưng do mối quan hệ tương tác qua lại lẫn nhau giữa ba mục tiêu : thời gian, chi phí, chất lượng và do nguồn lực là có hạn nên để đạt kết quả tốt nhất cho một mục tiêu thì thường phải hy sinh một hoặc hai mục tiêu còn lại. Đây được gọi là đánh đổi mục tiêu dự án, trong quá trình quản lý thướng xuyên diễn ra sự đánh đổi mục tiêu và yêu cầu đặt ra là trong bất kỳ một sự đánh đổi mục tiêu nào cũng phải đảm bảo sự hợp nhất giữa ba mục tiêu. Chính vì điều này nên quá trình quản lý dự án diễn ra hết sức phức tạp, đòi hỏi phải có sự cân nhắc giữa các mục tiêu để đưa ra quyết định đúng nhất. Do đó công tác quản lý chủ yếu tập trung vào ba lĩnh vực: quản lý tiến độ thời gian thực hiện, quản lý chi phí và quản lý chất lượng. Vì vậy trong chuyên đề này chú trọng phân tích tình hình quản lý ba mục tiêu trên. 3.1 Thực trạng công tác quản lý tiến độ, thời gian thực hiện 3.1.1 Quy trình quản lý tiến độ Quản lý tiến độ thời gian thực hiện là cơ sở để quản lý chi phí, cơ sở để phân bố nguồn lực hợp lý. Quản lý tiến độ dự án có những tác dụng: Quản lý tiến độ hợp lý sẽ giúp hoàn thành dự án một cách nhanh nhất có thể được. Quản lý tiến độ xác định những công việc nào là gây trở ngại nhất, để từ đó có thể rút ngắn thời gian hoàn thành chúng bằng cách đầu tư thêm phương tiện hoặc tăng cường nguồn lực. Xác định công việc nào là ít gây trở ngại nhất, có thể kéo dài hoặc giảm bớt nguồn lực mà không ảnh hưởng đến thời hạn hoàn thành toàn bộ dự án. Đối với mỗi một dự án thì quản lý tiến độ được thực hiện theo một quy trình quản lý tiến độ bao gồm các hoạt động chính: Lập kế hoạch quản lý tiến độ: Việc lập kế hoạch quản lý tiến độ giúp cho quá trình quản lý trên cơ sở tiến độ dự kiến của các công việc trong kế hoạch tiến độ đưa ra những biện pháp thực hiện để đảm bảo tiến độ đã định hoặc có kế hoạch phân bổ nguồn lực phù hơp với tiến độ. Kế hoạch tiến độ được lập dựa trên những yêu cầu về kỹ thuật đối với các công việc và nguồn lực của dự án. Đây được coi là một trong những hoạt động không thể thiếu của quá trình quản lý tiến độ. Nội dung của một bản kế hoạch quản lý tiến độ bao gồm: các công việc cần thực hiện, thời gian thực hiện các công việc, thứ tự thực hiện các công việc. Do vậy để lập kế hoạch quản lý tiến độ phải thực hiện qua các bước: Bước 1: Xác định công việc của dự án Việc xác định các công việc của dự án là một trong những yêu cầu cần thực hiện trước nhất. Xác định các công việc của dự án căn cứ vào quy mô, đặc điểm của dự án thực hiện. Trước kia quá trình xác định các công việc chủ yếu được tiến hành trong giai đoạn thực hiện của dự án. Do đó trong giai đoạn chuẩn bị đầu tư việc xác định các công việc cần thực hiện không rõ ràng dẫn đến không những làm ảnh hưởng đến các giai đoạn sau mà còn gây khó khăn trong quá trình quản lý giai đoạn chuẩn bị đầu tư và có thể dẫn đến việc bỏ sót các công việc cần thực hiện hoặc các công việc thực hiện lặp lại trong quá trình chuẩn bị. Vì vậy hiện nay xác định các công việc của dự án được thực hiện ngay sau khi ý tưởng về dự án được hình thành. Điều này giúp cho công tác quản lý đặc biệt là quản lý tiến độ được thực hiện một cách chặt chẽ hơn đảm bảo đúng yêu cầu đã đề ra. Xác định công việc dự án được thể hiện qua cơ cầu phân tách công việc ( Work breakdown structure). Phân tách công việc được hiểu là việc phân chia theo cấp bậc một dự án thành các nhóm nhiệm vụ và những công việc cụ thể, là việc xác định, liệt kê và lập bảng giải thích cho từng công việc cần thực hiện của dự án. Phân tách công việc được thực hiện bằng các phương pháp chính như: phương pháp thiết kế dòng, phương pháp phân tách theo chu kỳ, và phân tách theo chức năng. Phân tách công việc giúp xác định rõ vai trò, trách nhiệm của mỗi cá nhân thực hiện công việc, là cơ sỏ để đánh giá hiện trạng và kết quả thực hiện dự án trong từng thời kỳ, là cơ sở để lập kế hoạch điều phối nguồn lực và tiến độ thực hiện dự án…Kết quả của bước 1 cho thấy những công việc cần thực hiện trong từng giai đoạn của dự án. Bước 2: Lập trình tự thực hiện của công việc trong dự án Sau khi xác định các công việc cần thực hiện bước tiếp theo là xác định trình tự thực hiện các công việc đó để đảm bảo yêu cầu kỹ thuật cũng như yêu cầu về tiến độ thực hiện toàn dự án. Lập trình tự các công việc giúp cho quá trình thực hiện và quản lý tiến độ dự án sau này được thực hiện thông suốt, tránh những hạn chế do thực hiện công việc chồng chéo ảnh hưởng đến chất lượng, không đảm bảo yêu cầu kỹ thuật dẫn đến thất thoát, lãng phí nguồn lực. Ví dụ đối với một dự án nâng cấp và cải tạo đường giao thông thì trình tự thực hiện các công việc trong giai đoạn thực hiện dự án như sau: GPMB và tái định cư®thi công các gói thầu®thanh quyết toán các hạng mục,công trình thuộc các gói thầu®bảo hành công trình. Đây mới chỉ là trình tự thực hiện một cách khai quát dự án. Trên thực tế khối lượng công việc cần thực hiện là rất lớn vì vậy phải sắp xếp trình tự công việc là cần thiết để tránh việc bỏ qua bất cứ một khâu nào của quá trình thực hiện. Vì vậy đây là bước quan trọng không thể thiếu trong quy trình lập kế hoạch tiến độ của dự án. Bước 3: Ước tính thời gian thực hiện của các công việc Cũng như các dự án nói chung, để xác định thời gian thực hiện từng công việc, trước tiên chúng ta phải ước tính 3 khả năng về thời gian để thực hiện mỗi công việc. (a): thời gian hoàn thành công việc ngắn nhất; (b): thời gian hoàn thành công việc dài nhất; (m): thời gian hoàn thành công việc bình thường. Để tính thời gian cho mỗi công việc ta áp dụng công thức: T = a+b+4m 6 Trên thực tế việc xác định thông qua công thức trên đòi hỏi phải xác định được thời gian hoàn thành công việc nhanh nhất , ngắn nhất và bình thường là rất khó khăn. Vì vậy họ thường căn cứ vào các dự án tương tự về quy mô, nguồn lực để xác định thời gian hoàn thành công việc của dự án. Bước 4: Xây dựng kế hoạch tiến độ dự án Sau khi xác định được các công việc, các hạng mục và trình tự thời gian thực hiện, chúng ta cần xây dựng tiến độ cho dự án. Để xây dựng tiến dộ cho dự án có nhiều phương pháp như: sơ đồ mạng (PERT/CPM)hoặc biểu đồ Gantt. Thông qua sơ đồ mạng và biểu đồ Gantt có thể thấy được mối quan hệ các công việc, thấy được thời gian thực hiện từng công việc… Qua đó, chúng ta sẽ xây dựng được một kế hoạch quản lý tiến độ. Kế hoạch tiến độ được lập trên cơ sở nguồn lực của dự án và yêu cầu về tiến độ thời gian của cấp trên. Kế hoạch này sẽ đuợc trình lên các cấp có thẩm quyền xem xét và là căn cứ để quản lý và kiểm soát tiến độ dự án. Giám sát tiến độ thực hiện dự án: Để giám sát được tiến độ thực hiện dự án, trước hết chúng ta cần phải xác định các công việc, các hạng mục quan trọng mà chúng ta cần phải kiểm soát chặt chẽ tiến độ. Thông thường, qua sơ đồ mạng hoặc Gantt, chúng ta thường sẽ quản lý chủ yếu các công việc nằm trên đường găng. Để kiểm soát tiến độ dự án, chúng ta cần sử dụng một số phương pháp như đánh dấu tiến độ đạt được so với sơ đồ mạng hoặc trên biểu đồ Gantt. Hoặc chúng ta có thể sử dụng hệ thống máy vi tính so sánh giữa kết quả đạt được và kế hoạch này sẽ cho biết nhanh chóng chính xác tiến độ dự án. Có như vậy, chúng ta mới có thể xác định nguyên nhân làm chậm tiến độ dự án xuất phát từ việc thực hiện hạng mục nào trong dự án. Sau khi xác định tiến độ thực tế các công việc, chúng ta cần phải xây dựng một bảng tiến độ cập nhật trong đó cần chỉ rõ hoạt động nào cần phải điều chỉnh. Nếu cần thiết, có thể điều chỉnh cả kế hoạch thực hiện dự án bao gồm kế hoạch chi phí nguồn lực nhằm đẩy nhanh tiến độ. Kế hoạch tiến độ dự án Giám sát tiến độ nhà thầu Báo cáo kết quả hoạt động Đánh giá và so sánh với kế hoạch tiến độ Tìm nguyên nhân làm chậm tiến độ Nguyên nhân chủ quan Nguyên nhân khách quan Các biện pháp khắc phục Cập nhật kế hoạch tiến độ Sơ đồ 6: Quy trình quản lý tiến độ dự án Vì vậy hoạt động giám sát tiến độ thực hiện không chỉ diễn ra trong giai đoạn thực hiện dự án mà còn phải diễn ra trong giai đoạn chuẩn bị đầu tư. Bởi lẽ tiến độ dự án được xác định từ khi dự án bắt đầu vì vậy nếu giai đoạn chuẩn bị đầu tư mà không giám sát sẽ gây ảnh hưởng khâu sau của dự án và đến toàn dự án. Nội dung của Giám sát tiến độ trong từng giai đoạn: - Giai đoạn chuẩn bị đầu tư: Giám sát các tỉnh lập Báo cáo nghiên cứu khả thi, TKKTCS và tổng dự toán, TKKTTC Giám sát tư vấn thẩm tra báo cáo nghiên cứu khả thi, TKKTCS và tổng dự toán, TKKTTC Giai đoạn thực hiện đầu tư: Giám sát tiến độ GPMB và tái định cư Giám sát tiến độ thi công công trình 3.1.2. Thực trạng công tác quản lý tiến độ dự án tại Ban quản lý dự án 5- Bộ Giao thông vận tải ( theo 2 dự án cụ thể) a) Lập kế hoạch tiến độ quản lý dự án: Các dự án sử dụng vốn ODA do Ban quản lý dự án 5 quản lý chủ yếu là các dự án thuộc nhóm A, nghĩa là dự án quan trọng cấp quốc gia được Thủ tướng chính phủ phê duyệt chủ trương đầu tư và tiến độ thực hiện dự án phải được báo cáo định kỳ lên TTCP và Bộ Giao thông vận tải cũng như chịu sự giám sát của các nhà tài trợ vốn. Vì vậy công tác thực hiện cũng như quản lý dự án phải được thực hiện theo đúng kế hoạch, đặc biệt là phải đảm bảo tiến độ thực hiện theo kế hoạch đã định. Với trách nhiệm quản lý dự án được giao, Ban quản lý dự án 5 tiến hành lập kế hoạch tiến độ thực hiện một cách chi tiết cho các công việc dự án. Quy trình lập kế hoạch tiến độ dự án được thực hiện theo đúng các bước, tuy nhiên do quy mô dự án lớn, và các yêu cầu kỹ thuật phức tạp nên quá trình lập kế hoạch được thực hiện một cách chi tiết hơn. Quy trình lập kế hoạch quản lý tiến độ như sau: Báo cáo khả thi Phân chia dự án thành các hạng mục lớn Thiết kế dự toán cho từng hạng mục Xác định các công việc của từng hạng mục Lập trình tự các công việc trong từng hạng mục Lập trình tự các công việc toàn bộ dự án Uớc lượng thời gian cho từng công việc Xây dựng kế hoạch tiến độ dự án Xây dựng tiến độ của các dự án trong một tháng, quý. Lập trình tự các công việc của tất cả các dự án Sơ đồ 7: Quy trình lập kế hoạch tiến độ dự án Xác định thứ tự các hạng mục trong dự án. 1 2 2 3 4 4 6 7 8 5 7 8 Thống nhất tiến độ với nhà thầu 6 Theo đó các dự án được phân chia thành các tiểu dự án nhỏ rồi thành các hạng mục công trình, việc phân tách công việc của dự án được thực hiện đến khi công việc có người trực tiếp chịu trách nhiệm về công việc đó. Để có thể phân chia, xác định cụ thể các công việc đòi hỏi đội ngũ nhân viên lập kế hoạch quản lý tiến độ thực hiện phải có một trình độ chuyên môn về quản lý cũng như về kỹ thuật. Công tác này được Phòng dự án 1 và Phòng kỹ thuật chất lượng 1 của Ban quản lý phối hợp thực hiện. Để xác định một cách đầy đủ chi tiết cần phải dựa vào báo cáo nghiên cứu khả thi,bản thiết kế kỹ thuật sơ bộ ban đầu nhưng do công tác lập dự án ban đầu là do các Phân ban quản lý(PPMU) và Sở Giao thông vận tải (PDOT) của các tỉnh tiến hành và do trong cùng một khoảng thời gian phải thực hiện quản lý một khối lượng lớn các công việc của các dự án khác nhau nên quá trình xác định các công việc đôi khi còn gặp nhiều khó khăn. Hiện tại Ban quản lý dự án 5 đang quản lý 3 dự án sử dụng vốn viện trợ ODA: Dự án Giao thông nông thôn 3: đã ký kết hiệp định vay vốn với Ngân hàng Thế giới, đang trong giai đoạn chuẩn bị đầu tư.(thực hiện từ 1/03/2006) Dự án Nâng cấp tỉnh lộ ADB: đang trong giai đoạn thực hiện đầu tư Dự án Nâng cấp cải tạo QL5 giai đoạn II: đã hoàn thàn, chưa giải ngân hết từ nguồn vốn đối ứng của chính phủ. Để có thể quản lý cùng một lúc tiến độ thực hiện của cả ba dự án, Ban quản lý dự án 5 tiến hành phân chia các dự án thành các tiểu dự án (các cấu phần dự án) và đưa ra quy trình thực hiện các tiểu dự án như sau : Thực hiện kế hoạch năm Công việc Cơ quan thực hiện -Lập TKTC -Lập HSMT - Tổ chức đấu thầu - Đánh giá môi trường - Tổ chức GPMB - Thi công - Bảo trì - Đào tạo -PPMU/ PDOT/PPC -Tư vấn thiết kế - giám sát - Cộng đồng địa phương PMU5 Bộ GTVT Nhà tài trợ vốn Nhà thầu Lập kế hoạch năm Công việc Cơ quan thực hiện -Sàng lọc tuyến, phê duyệt chủ trương đầu tư - Lập dự án đầu tư - Thiết kế cơ sở - Đánh giá hiệu quả kinh tế - Lập kế hoạch GPMB - Lập kế hoạch bảo trì - Lập kế hoạch đào tạo - Tổng hợp kế hoạch năm PPMU/ PDOT/PPC Tư vấn lập DA PMU5 Bộ GTVT Nhà tài trợ vốn Bàn giao đưa vào sử dụng Công việc Cơ quan thực hiện Bàn giao công trình Khai thác công trình Bảo trì các tuyến đường Hậu kiểm PPMU/PDOT Nhà thầu Tư vấn chất lượng PMU5 Nhà tài trợ vốn Bộ GTVT Sơ đồ 8: Quy trình thực hiện và quản lý các tiểu dự án Như vậy kế hoạch tiến độ sẽ được lập hàng năm và cho từng tiểu dự án. Điều này giúp cho công tác quản lý tiến độ trở nên dễ dàng hơn. Trong từng giai đoạn của tiểu dự án xác định rõ những công việc cần thực hiện và cơ quan thực hiện công việc đó. Bảng 6 :Các dự án sử dụng vốn ODA của PMU5 phân chia thành các tiểu dự án Stt Các dự án Các tiểu dự án 1 Dự án Giao thông nông thôn 3 Cấu phần A: Cải tạo mạng lưới đường nông thôn cơ bản Cấu phần B: Bảo trì mạng lưới huyện lộ Cấu phần C: Xây dựng năng lực thể chế quản lý 2 Dự án Tỉnh lộ Tiểu dự án 1(SP1): 9 tuyến Tiểu dự án 2(SP2): 38 tuyến Tiểu dự án 3(SP3): 30 tuyến 3 Dự án nâng cấp cải tạo QL 5 giai đoạn II Tiểu dự án 1: Đường gom hệ thống thoát nước(Km0-Km33) Tiểu dự án 2: Đường gom hệ thống thoát nước(Km33-Km77) Tiểu dự án 3: Cầu vượt Phố Nối, Lai Cách và các cầu vượt dân sinh Tiểu dự án 4: Cầu vượt Phú Lương và các cầu vượt dân sinh Tiểu dự án 5: Mua sắm thiết bị điều hành giao thông và duy tu quản lý QL5 (Nguồn: Phòng Dự án 1) Sau khi tiến hành phân tách các dự án thành các công việc thì việc xác định trình tự thực hiện cũng như ước lượng thời gian chủ yếu căn cứ vào các dự án đã hoàn thành chung. Bỡi lẽ các dự án giao thông đều có chung các đặc điểm về kỹ thuật cũng như thời gian thực hiện. Bảng 7 : Kế hoạch tiến độ Dự án Tỉnh lộ ADB năm 2006 Kế hoạch công việc trong năm 2006 Tiến độ Bắt đầu Hoàn thành Thi công toàn bộ dự án Quý I/2003 Quý I/2006 Thi công toàn bộ tiểu dự án 2(SP2) Quý II/2006 Quý II/2007 Lập F/S và TKKT tiểu dự án 3 (SP3) Quý IV/2006 Tổ chức đầu thầu các gói thầu trong SP3 Quý IV/2006 Thi công SP3 Quý IV/2006 Quý II/2008 (Nguồn: Phòng Kế hoạch và thẩm định) b) Giám sát tiến độ dự án trong giai đoạn chuẩn bị Một dự án muốn đảm bảo tiến độ thì ngay từ khi bắt đầu dự án thì tiến độ thực hiện các công việc trong các giai đoạn phải đượ đảm bảo,có như vậy thì giai đoạn trước không ảnh hưởng đến giai đoạn sau. Vì vậy để quản lý tiến độ thực hiện dự án trước hết phải đảm bảo tiến độ dự án trong giai đoạn chuẩn bị đầu tư. Công tác quản lý, giám sát tiến độ trong giai đoạn chuẩn bị đầu tư bao gồm các hoạt động : Quản lý tiến độ thực hiện đối với công tác lập dự án (báo cáo nghiên cứu khả thi) Theo quy định về vai trò và trách nhiệm của Ban quản lý dự án 5 và các phân ban quản lý cũng như sở giao thông vận tải các tỉnh thì công tác lập báo cáo nghiên cứu khả thi sẽ do các tỉnh lập thông qua việc thuê tư vấn lập báo cáo này và trình lên Ban quản lý dự án 5 xem xét rồi trình lên Bộ Giao thông vận tải. Như vậy công tác lập Báo cáo khả thi là do cấp tỉnh thực hiện. Tuy vậy nhưng để đảm bảo tiến độ thực hiện thì Ban quản lý cũng sẽ giám sát tư vấn lập về tiến độ. Với ba dự án sử dụng vốn ODA do Ban quản lý thì do yêu cầu về kỹ thuật cũng như đây là những dự án quan trọng cấp quốc gia vì vậy công tác lập dự án cần thực hiện một cách chi tiết, đòi hỏi trình độ chuyên môn của tư vấn lập. Do đó phương thức tuyển chọn tư vấn lập dự án ở đây là chỉ định tư vấn.Các tư vấn được chỉ định thực hiện đều là tư vấn nước ngoài. Thời gian để lập dự án theo kế hoạch thường từ 2-4 tháng. Bảng 8: Các đơn vị lập dự án Các dự án Đơn vị lập dự án Thời gian lập DA kế hoạch Dự án GTNT 3 Tư vấn Roughton 8 tháng Dự án nâng cấp tỉnh lộ Tư vấn MWH 4 tháng Dự án cải tạo QL 5 Tư vấn Roughton 2 tháng Mối quan hệ giữa các cơ quan trong quá trình quản lý cũng như thực hiện các dự án ở đây thể hiện qua sơ đồ: Bộ GTVT PMU5 PPMUs Nhà thầu tư vấn (MWH) Mặc dù các tư vấn lập dự án là các tư vấn nước ngoài nhưng do việc giám sát tiến độ thực hiện trong giai đoạn chuẩn bị đầu tư không được quan tâm nhiều nên dẫn đến có dự án bị chậm tiến độ so với dự kiến, đó là dự án Nâng cấp tỉnh lộ. Do đây là dự án lớn, thực hiện trên phạm vi 19 tỉnh phía Bắc, mỗi tỉnh có một đặc điểm về điều kiện tự nhiên cũng như điều kiện kinh tế xã hội khác nhau nên dẫn đến công tác lập dự án bị chậm trễ do phía tư vấn lập trong một khoảng thời gian ngắn không thể nghiên cứu và báo cáo một cách đầy đủ về điều kiện tự nhiên( địa hình, môi trường…), điều kiện kinh tế xã hội ( mức sống, dân cư xung quanh..) và đánh giá được hiệu quả kinh tế xã hội khi có đường đi qua…Điều này làm cho một số tỉnh phải làm lại báo cáo nghiên cứu khả thi. Trong số 19 tỉnh trình dự án lên Ban quản lý dự án 5 có 4 tỉnh phải tiến hành điều chỉnh lại báo cáo nghiên cứu khả thi: Hà Giang, Bắc Kạn, Yên Bái, Thanh Hoá. Dẫn đến ảnh hưởng đến tiến độ chung của toàn dự án, thời gian lập dự án kéo dài đến 6 tháng, từ quý I- 2002 đến quý III- 2002, chậm lại 4.2% tiến độ thực hiện (2 tháng). Làm cho dự án phải đến 3/ 2003(cuối quý I/2003) mới bắt tay vào thi công. Do công tác lập dự án ở một số tỉnh bị chậm tiến độ dẫn đến làm chậm tiến độ chung của toàn dự án. Bởi vì Ban quản lý dự án 5 phải tiến hành tổng hợp tất cả các dự án rồi mới trình lên Bộ GTVT và TTCP xem xét phê duyệt chủ trương đầu tư và cho phép đầu tư tại các tuyến đường thuộc tỉnh. Vì vậy cần phải quản lý công tác lập dự án để đảm bảo đúng tiến độ là một điều cần phải được quan tâm hơn nữa trong quá trình quản lý tiến độ. Rút kinh nghiệm từ dự án nâng cấp tỉnh lộ (ADB ), dự án GTNT3 Ban quản lý dự án đã chú trọng đến tiến độ lập dự án trong giai đoạn chuẩn bị đầu tư. Dự án GTNT3 với quy mô thực hiện tại 33 tỉnh miền Bắc và miền Trung cũng với điều kiện tự nhiên và kinh tế xã hội khác nhau, nhưng dự án vẫn đảm bảo tiến độ trong việc lập dự án( 8 tháng). Sở dĩ có điều này là do Ban quản lý dự án 5 đã rút được kinh nghiệm trong quá trình quản lý các dự án trước đó, chú trọng hơn đến tiến độ thực hiện trong công tác lập dự án . Để làm được như vậy Ban đã : đôn đốc tư vấn lập dự án đúng tiến độ, yêu cầu phía tỉnh có sự giúp đỡ trong quá trình lập dự án của tư vấn, và ngay cả trong hợp đồng ký kết với tư vấn lập dự án có điều khoản đề cập đến tiến độ thực hiện bên cạnh yêu cầu về chất lượng là chính. Về phía mình Ban quản lý dự án 5 cũng có những thay đổi trong quá trình quản lý: trước kia việc quản lý trong công tác lập dự án chỉ có 3 cán bộ nhân viên thuộc phòng dự án 1 chịu trách nhiệm quản lý dự án trong giai đoạn chuẩn bị và vẫn thực hiện các công việc của dự án khác. Với khối lượng công việc quá lớn nên quá trình quản lý đôi khi gặp nhiều khó khăn do vần đề nguồn nhân lực. Để giải quyết vấn đề này, Lãnh đạo Ban đã ra quyết định thành lập một nhóm các nhân viên chuyên phụ trách dự án GTNT3 thuộc phòng dự án 1 và chịu trách nhiệm trước lãnh đạo về công tác quản lý dự án. Quản lý tiến độ tư vấn lập TKCS, TKKTTC và tổng dự toán Bên cạnh công tác lập dự án thì cũng cần phải lưu ý đến việc lập TKCS, TKKTTC và tổng dự toán của các hạng mục công trình trong quá trình quản lý tiến độ dự án. Quản lý tiến độ ở đây phải kết hợp với quản lý chất lượng và quản lý chi phí. Quản lý chất lượng kết hợp với quản lý tiến độ thể hiện là nếu quản lý chất lượng của TKCS và TKKT không tốt dẫn đến phải chỉnh sửa, bổ sung TKKT thì sẽ làm chậm tiến độ trong giai đoạn thi công các hạng mục do phải sửa đổi, bổ sung hoặc phá đi làm lại. Quản lý chi phí kết hợp với quản lý tiến độ thể hiện ở chỗ: trong cơ chế của quản lý chi phí nêu rõ nếu có sự thay đổi về tổng dự toán thì phải trình lên Bộ GTVT và Bộ Tài chính phê duyệt thì mới được thay đổi, trong thời gian đó dự án sẽ phải dừng lại chờ sự đồng ý của cấp trên; điều này ảnh hưởng đến tiến độ thực hiện dự án. Vì vậy bên cạnh việc yêu cầu về đảm bảo tiến độ với tư vấn lập TKCS, TKK và TDT thì phải có những yêu cầu về chất lượng và thực hiện theo đúng quy trình của quản lý chi phí. Muốn đảm bảo yêu cầu cả về chất lượng, tiến độ và chi phí thì Ban quản lý dự án thường giao công tác này cho chính tư vấn lập dự án kết hợp với phòng kỹ thuật và chất lượng tiến hành. Vì nếu thuê tư vấn mới thì tư vấn này sẽ phải mất thời gian và chi phí để xem xét các vấn đề liên quan để lập được TKKT đúng nhất. Trong khi tư vấn lập dự án là người hiểu về điều kiện tự nhiên, kinh tế xã hội của vị trí xung quanh dự án thực hiện do đó công tác lập TKKT sẽ dễ dàng hơn và tiến độ thực hiện được đảm bảo cũng như giảm được chi phí thực hiện. Mặc dù vậy nhưng vẫn có một số tuyến đường trong dự án Nâng cấp tỉnh lộ (ADB) phải lập lại TKKT do chưa đảm bảo yêu cầu về chất lượng như tuyến TL322 Phú Thọ, TL 88 Hà Tây, TL Nghi Thiết - Lịm Xuyên... Điều này làm chậm tiến độ thực hiện dự án chung. Quản lý tiến độ trong khâu thẩm định dự án, TKKTTC và Tổng dự toán Các dự án đang do Ban quản lý dự án 5 đang quản lý được hình thành từ 2 nguồn vốn cơ bản : vốn vay viện trợ ưu đãi nước ngoài (ODA) chiếm 70-75% và vốn đối ứng(vốn từ trái phiếu chính phủ) 25-30% . Vì vậy dự án sẽ được Bộ Kế hoạch & đầu tư, Bộ GTVT và phía cho vay vốn ưu đãi thẩm định. Theo quy định của Nhà nước (NĐ52/1999/NĐ-CP) thời gian thẩm định các dự án nhóm A không quá 60 ngày. Do đó tiến độ thẩm định dự án và TKKTTC luôn được đảm bảo. Nhưng không phải vì vậy mà chất lượng thẩm định dự án không tốt, vì dự án không chỉ được Bộ Kế hoạch &đầu tư,Bộ GTVT thẩm định mà còn được phía cho vay vốn thẩm định. Một khi dự án được phía cho vay vốn chấp thuận thì các thủ tục vay vốn mới được tiến hành, dự án mới được đưa vào thực hiện. c)Giám sát tiến độ dự án trong giai đoạn thực hiện đầu tư Nếu như trong giai đoạn chuẩn bị đầu tư thì vấn đề tiến độ không được chú trọng thì trong giai đoạn thực hiện đầu tư thì tiến độ được đặt lên hàng đầu. Bởi lẽ nếu như chậm tiến độ thực hiện dự án sẽ kéo theo ảnh hưởng đến chi phí thực hiện như : chi phí nhân công, máy móc,chi phí trả lãi vốn vay(mặc dù là các dự án vay vốn với mức lãi suất ưu đãi), ảnh hưởng đến sự ổn định của dân cư xung quanh dự án…Do đó trong giai đoạn thực hiện đầu tư cần phải tiến hành các công tác quản lý, giám sát tiến độ dự án. Việc giám sát tiến độ dự án được thực hiện trong các hoạt động: Giám sát tiến độ trong công tác đấu thầu: Hoạt động đấu thầu là một trong những công tác cần phải thực hiện trong giai đoạn này, theo đó tiểu dự án sẽ được chia thành những gói thầu nhỏ và bàn giao cho nhà thầu thực hiện và chịu trách nhiệm. Giám sát tiến độ đấu thầu chính là việc đảm bảo hoạt động đấu thầu diễn ra theo đúng kế hoạch đã định và đảm bảo chất lượng đấu thầu. Để quản lý về tiến độ của hoạt động này PMU5 đưa ra kế hoạch đầu thầu cho từng dự án, trong đó ghi rõ thời gian thực hiện và yêu cầu các PPMU đảm bảo theo kế hoạch đó. Điều này góp phần đảm bảo tiến độ trong quá trình thực hiện. Ví dụ: Dự án Nâng cấp tỉnh lộ (ADB) Bảng 9: Thời gian thực hiện đấu thầu TT Các bước đấu thầu Thời gian( ngày) 1 Lập KHĐT và HSMT 30 2 Phê duyệt KHĐT và HSMT 10 3 Thông báo mời thầu 3 4 Phát hành HSMT 20 5 Nhận HSDT 20 6 Mở thầu 1 7 Đánh giá HSDT 40 8 Thẩm định KQĐT 10 9 Phê duyệt KQĐT 10 10 Công bố thắng thầu 14 11 Bảo lãnh thực hiện HĐ 15 12 Ký hợp đồng 14 13 Tổng thời gian thực hiện 187 (nguồn: Phòng dự án 1) Đây mới chỉ là quy định chung về tiến độ cho tất cả các tuyến đường của dự án, và mới chỉ là dự kiến. Trên thực tế hoạt động đấu thầu thường diễn ra từ 3-5 tháng, có nghĩa là nhanh hơn tiến độ đã định hoặc do tiến độ lập không sát với thực tế. Nguyên nhân của sự sai lệch là do mỗi một gói thầu có những đặc điểm khác nhau nên thời gian đấu thầu cũng khác nhau, nên trên đây là kế hoạch tiến độ chung cho tất cả các gói thầu. Trước kia hoạt động đấu thầu cũng có khi bị chậm so với tiến độ là do Ban quản lý chưa xác định rõ các bước cần thực hiện, nội dung thực hiện các bước nên dẫn đến chậm tiến độ trong quá trình: lập KHĐT và HSMT, đánh giá HSDT, và trình phê duyệt kết quả đấu thầu hoặc do nhà thầu thắng thầu không nộp bảo lãnh thực hiện hợp đồng dẫn đến có trường hợp phải tổ chức đấu thầu lại. Để đảm bảo tiến độ PMU5 tiến hành các công tác: Tổ chức đấu thầu dưới hình thức danh sách ngắn đối với các gói thầu mua sắm hàng hoá Tiến hành chỉ định thầu đối với các gói thầu tư vấn Quy định rõ phương thức đấu thầu là : đấu thầu 1 túi hồ sơ. Xây dựng thang chấm điểm chi tiết cho công tác chấm thầu Điều này góp phần đáng kể vào việc đảm bảo tiến độ thực hiên dự án.Đối với dự án Nâng cấp tỉnh lộ tính cho đến nay đã tổ chức được: Gói thầu xây lắp :17 gói thầu của SP1, 78 gói thầu của SP2, 9 gói thầu của SP3, tổng cộng là 104 gói thầu Gói thầu cung cấp thiết bị: 5 gói thầu. Giám sát tiến độ trong quá trình GPMB và tái định cư: Do đặc điểm của các dự án phát triển mạng lưới giao thông đó là : phạm vi dự án lớn, điều này đồng nghĩa với việc khi thi công cần phải có một diện tích mặt bằng đảm bảo yêu cầu kỹ thuật cũng như thiết kế kỹ thuật thi công đưa ra. Như vậy trong quá trình thực hiện dự án không thể tránh khỏi việc GPMB và tái định cư cho nhân dân xung quanh. Công tác GPMB và tái định cư là một trong các công việc quan trọng của quá trình thực hiện dự án và chiếm thời gian khá dài. Vì vậy cần phải giám sát tiến độ GPMB của các dự án. Giám sát tiến độ GPMB của dự án được thực hiện bởi tư vấn giám sát, phòng dự án 1- PMU5 và bộ phận giám sát thi công trực tiếp. Theo đó việc GPMB trước hết cần phải lập KH GPMB để qua đó có biện pháp quản lý. Kế hoạch GPMB và tái định cư sẽ được tư vấn lập trên cơ sỏ những yêu cầu về kỹ thuật (diện tích mặt đường…) và trong đó quy định rõ thời gian GPMB, chi phí GPMB, kế hoạch tái định cư cho dân cư xung quanh. Hiện tại chỉ có dự an Nâng cấp tỉnh lộ đang thực hiện, đối với dự án này thì KH GPMB (RP) phải được ADB phê duyệt và được tư vấn IMO thẩm tra lại thì mới được tiến hành trao thầu. Do đó quá trình lập KH GPMB cần phải lập thật đầy đủ chi tiết để tránh việc phải lập lại làm chậm đến tiến độ chung. Sau khi KH GPMB được chấp thuận thì phía thi công( nhà thầu ) mới được tiến hành GPMB. Quá trình GPMB phải đảm bảo thực hiện theo đúng tiến độ đã định và theo đúng yêu cầu về kỹ thuật đã đưa ra trong TKKTTC. Mặc dù KHGPMB được lập một cách chi tiết nhưng quá trình GPMB vẫn bị chậm tiến độ nguyên nhân chủ yếu do: Các hộ dân trong phạm vi GPMB không chịu di dời Mức đền bù còn chưa hợp lý, thoả đáng. Chưa có kế hoạch tái định cư rõ ràng Sai sót do lỗi của TKKTTC Tư vấn giám sát chưa thực hiện đầy đủ nhiệm vụ của mình Chưa có sự phối hợp giữa PMU5 với chính quyền địa phương trong quá trình GPMB Chưa có những biện pháp cưỡng chế đối với những hộ không di dời. Vì vậy tính cho đến thời điểm này thì công tác GPMB cho tất cả các tuyến đường chưa được thực hiện xong mặc dù dự án đã thực hiện đươc 4 năm. Cho đến nay mới chỉ có 9 tuyến mẫu của SP1 đã hoàn thành xong GPMB và tái định cư, IMO mới phê duyệt RP 36/38 tuyến thuộc SP2 trình ADB, và mới trình RP sang ADB 12/14 tuyến thuộc SP3 và được ADB chấp nhận 5 tuyến. Điều này cho thấy tiến độ GPMB là quá chậm, đặt ra một yêu cầu là cần phải quản lý tiến độ trong quá trình GPMB như thế nào để đảm bảo tiến độ. Bởi sự chậm trễ trong GPMB ảnh hưởng không nhỏ đến tiến độ chung của toàn dự án , làm cho dự án chậm đến nay phải xin điều chỉnh lại tiến độ đến năm 2009 trong khi tiến độ ban đầu là dự án kết thúc vào năm 2006. Có nghĩa là chậm mất 3 năm tương đương với 175%. Nguyên nhân của điều này chủ yếu do công tác GPMB còn quá yếu, quản lý GPMB chưa thực sự đem lại hiệu quả cao. Có thể kết luận như vậy vì hiện nay mới chỉ có 9 tuyến mẫu thuộc SP1 đã hoàn thành xong, bàn giao cho đơn vị khai thác và 36 tuyến thuộc SP2 mới bắt tay vào thi công từ quý II/2006, trong khi SP3 chưa thi công tuyến đường nào. Do đó để quản lý tiến độ GPMB tốt PMU5 đã đưa ra các biện pháp: Tăng cường giám sát của tư vấn giám sát thực hiện Tăng cường trách nhiệm của tư vấn giám sát đối với việc đảm bảo tiến độ Phối hợp với chính quyền địa phương nơi có dự án để giải quyết các vướng mắc liên quan đến di dời hộ dân xung quanh Có phương án tái định cư cụ thể cho các hộ dân Đề trình lên CP về việc thay đổi đơn giá đền bù để từ đó đưa ra mức đền bù hợp lý cho các hộ dân. Tham gia vào hoạt động quản lý giám sát tiến độ thực hiện… Giám sát tiến độ thi công hạng mục, công trình: Việc giám sát tiến độ thi công các hạng mục công trình đã được thực hiện ngay từ lúc tổ chức đấu thầu. Tiêu chí để đánh giá các nhà thầu xây lắp có bao gồm việc đáp ứng tiến độ trong kế hoạch, thang điểm dành cho đảm bảo tiến độ thực hiện là 20/100. Như vậy ngay từ đầu PMU5 đã chú trọng đến quản lý tiến độ thi công các gói thầu. Do các gói thầu được thực hiện tạI nhiều tỉnh khác nhau nên để có thể giám sát tiến độ một cách chặt chẽ PMU5 phốI hợp cùng các PPMU tạI các tỉnh, địa phương và thuê tư vấn giám sát để có thể quản lý tiến độ đảm bảo tiến độ thực hiện của dự án. Các PPMU và tư vấn giám sát sẽ tiến hành theo dõi quá trình thực hiện các gói thầu của các tuyến đường và báo cáo lên cho PMU5 quản lý và tổng hợp. Giám sát tiến độ thi công được PMU5 thực hiện thông qua việc so sánh kế hoạch với khối lượng thực hiện. Hàng tháng các cấp, các tỉnh phải báo cáo tình hình thực hiện dự án để PMU5 đánh giá và đưa ra những yêu cầu và biện pháp thực hiện. Báo cáo tiến độ được lập hàng tháng giúp cho việc quản lý trở nên dễ dàng hơn, bởi khi đó việc chậm tiến độ thực hiện có thể xử lý được bằng cách đẩy nhanh các công việc của tháng sau. Việc so sánh tiến độ thực hiện thực tế vớI tiến độ trong kế hoạch được thực hiện bằng các phần mềm máy tính hỗ trợ quản lý như phần mềm Microsoft Project. Thông qua đó thấy ngay được sự chênh lệch về thờI gian thực hiện cũng như tiến độ thực tế so vớI kế hoạch như thế nào. Để có thể đảm bảo được tiến độ thực hiện một cách chặt chẽ ngay trong hợp đồng ký kết vớI giữa Nhà thầu và PMU5 có các điều khoản yêu cầu nhà thầu phảI đăng ký tiến độ từng phần và nều chậm tiến độ sẽ phảI chịu phạt : thông thường mức phạt là mỗI tuần chậm tiến độ phạt 0.1% giá trị hạng mục. Bên cạnh đó PMU5 cũng tiến hành các hoạt động để xác định rõ nguyên nhân gây ra sự chậm trễ qua đó rút kinh nghiệm cho các nhà thầu khác cũng như cho chính mình trong quá trình quản lý. Các nguyên nhân do chậm tiến độ thi công thường do : Sự thay đổI của chính sách nhà nước Điều kiện tự nhiên không thể thi công được Nhân công thực hiện chưa đảm bảo Thay đổI TKKT và TDT Quá trình thi công không đảm bảo chất lượng hoặc theo TKKT phảI phá đi làm lạI … Ví dụ : Trong dự án Nâng cấp tỉnh lộ (ADB) theo báo cáo đánh giá giám sát của Phòng dự án 1 thì tình hình thi công các tiểu dự án so vớI tiến độ như sau: Tiểu dự án 1: (9 tuyến mẫu) theo tiến độ kế hoạch thì đến quý II và quý III/ 2004 hoàn thành, nhưng do điều kiện thờI tiết mưa nhiều, tư vấn giám sát huy động chậm 2 tháng và nhà thầu trong nước mớI làm quen vớI các thủ tục của ADB nên đến T2/2006 mớI hoàn thành và bàn giao 9/9 tuyến cho địa phương quản lý, đôn đốc các nhà thầu hoàn thiện khốI lượng cuối cùng để thanh quyết toán Tiểu dự án 2(38 tuyến): theo tiến độ toàn bộ tiểu dự án 2 sẽ phảI khởI công và hoàn thành vào quý IV/2005 và quý I/2006 . Nhưng do chính sách của Nhà nước có một số thay đổI đặc biệt là Nghị định 16 ra đờI phảI đợI nhiều thông tư hướng dẫn nên dự án bị chậm khoảng 6 tháng. Dự kiến tiểu dự án sẽ thi công và hoàn thành vào quý II/2006 đến quý II/2007. Đến nay đã thực hiện được các công việc : + Báo cáo nghiên cứu khả thi đã duyệt 38/38 tuyến + TKKT-TC đã duyệt 38/38 tuyến + Tổ chức đấu thầu được 36/38 tuyến +GPMB: RP đã được ADB chấp thuận 38/38 tuyến Tiểu dự án 3: :gồm 30 tuyến đang triển khai lập F/S , đã trình 16 tuyến và Bộ đã duyệt 14 tuyến, tổ chức đấu thầu xong 2 tuyến . Dự kiến quý IV/2006 xong F/S và TKKT các tuyến còn lạI. tổ chức đấu thầu cuốI quý IV/2006 và thi công hoàn thành vào quý II/2008.Về GPMB : đã trình RP sang ADB 12/14 tuyến đã duyệt F/S. Trên cơ sở những đánh giá đó PMU5 tiến hành phân tích nguyên nhân dẫn đến chậm trễ tiến độ của dự án: Chậm từ khâu lập F/S, thiết kế KTTC vì các công ty tư vấn địa phương vớI trình độ không đồng đều lạI chịu sự tác động từ phía tỉnh yêu cầu thay đổI quy mô . Do đó dự án được triển khai 51 tháng nhưng mớI thực hiện được 50% GTKL công việc Công tác GPMB của các địa phương rất chậm do chính sách, đơn giá thay đổI, nhân dân chờ UBND tỉnh ban hành đơn giá ĐB mớI cho kiểm kê tài sản lập KH GPMB trình ADB , sau khi trả tiền đền bù phảI thuê tư vấn giám sát việc trả tiền đền bù , báo cao ADB đã hoàn thành công tác GPMB mớI chấp thuận cho khởI công (chậm trung bình từ 3-5 tháng) Việc chấp thuận HĐ xây lắp của nhà tài trợ đốI vớI một số HD chậm, có HĐ chậm 3 tháng DA được lập từ năm 2001 vớI suất đầu tư tính cho 1km đường cấp IV và cấp V bình quân khoảng 40.000USD theo giá năm 2001, đến nay chế độ chính sách thay đổI cụ thể là TT03/BXD điều chỉnh chi phí nhân công và chi phí máy, thực hiện từ tháng 10/2004, việc tính thuế cho dự án nguồn vốn thuộc nguồn vốn đốI ứng bị thiếu, hơn nữa thực hiện TT120 /BTC về điều chỉnh thuế GTGT từ 5% lên 10% thực hiện từ năm 2004, điều chỉnh mức lương tốI thiểu từ 290.000 lên 350.000 và lên 450.000 (tổng cộng có 4 sự thay đổI làm tăng TMDT từ15%-20%)như vậy nếu thực hiện theo quy mô của dự án (đầu tư khoảng 181km). TMDT dự án dự kiến là 114,19 tr USD (vốn ADB: 80 tr USD, vốn đốI ứng : 34.19 tr USD) theo văn bản số 7723/BGTVT-KHDT ngày 11/12/2006 của Bộ GTVT. Đây là một trong những yếu tố làm chậm tiến độ của TDA2 và TDA3 Mặt khác, một số địa phương khi triển khai thực hiện dự án có yêu cầu điều chỉnh quy mô, điều chỉnh tuyến đường làm thờI gian lập F/S của các tuyến đường bị kéo dài mất thờI gian đợI báo cáo cấp trên chấp thuận Vì vậy trong báo cáo tình hình thực hiện TDA1 cho thấy tất cả các gói thầu đều chậm tiến độ , đều phảI gia hạn hợp đồng, thờI gian gia hạn hợp đồng thường từ 10 tháng đến 15 tháng. Điều này cho thấy chậm tiến độ diễn ra trong tất cả các gói thầu là do những nguyên nhân chung như nêu trên và do công tác giám sát tiến độ của PMU5 thực hiện chưa thực sự chặt chẽ. Theo quy trình về việc giám sát tiến độ dự án thi sau khi tìm được các nguyên nhân gây ra việc chậm trong thi công thì cần phảI đưa ra ngay những biện pháp để hạn chế. Nhưng do các nguyên nhân ở đây chủ yếu là những nguyên nhân khách quan nên việc có biện pháp để khắc phục là rất khó, PUM5 chỉ có cách thay đổi các yếu tố thuộc dự án để phù hợp vớI điều kiện khách quan đó và đốc thúc các nhà thầu thực hiện đẩy nhanh tiến độ thực hiện các giai đoạn sau để có thể đảm bảo tiến độ. Và cũng để đảm bảo chất lượng của các tuyến đường dự án, PMU5 đã tiến hành xin phê duyệt bổ sung TMĐT ban đầu và kéo dài thờI gian thực hiện. TMĐT thay đổI: 114,9 tr USD ThờI gian thực hiện : 2002-2006, 2007-2009. Bảng 10: Báo cáo tình hình thực hiện tiểu dự án 1(SP1) dự án Nâng cấp tỉnh lộ (ADB) Tên gói thầu Ngày thực hiện hợp đồng Ngày kết thúc hợp đồng Gia hạn hợp đồng SP1-0601-1/1( Thái Nguyên) 10/10/02 10/09/04 15/10/05 SP1-1508-1/1 (Hà Tây) 08/3/02 8/8/03 SP1-1718-1/1(Thanh Hoá) 01/10/02 1/4/04 31/7/05 SP1-0701-1/1(Phú Thọ) 08/03/02 31/7/03 30/6/05 Sp1-1401-1/1(Hoà Bình) 03/3/03 3/9/04 30/9/05 SP1-0202-1/3,2/3,3/3( Lai Châu) 19/8/03 19/2/05 31/12/05 SP1-0307-1/2,2/2( Lào Cai) 22/01/03 22/5/04 30/9/05 SP1- 1101-1/4,2/4, 3/4,4/4 (T.Quang) 2 5/7/02 31/12/05 31/01/06 SP1-0103-1/3(Sơn La) 14/7/03 30/12/05 30/01/06 (Nguồn: phòng dự án 1) Theo báo cáo tình hình thực hiện tiểu dự án 1- Dự án Nâng cấp tỉnh lộ (ADB) thì tính đến nay các gói thầu đã hoàn thành xong và đang trong giai đoạn bàn giao, thanh quyết toán hợp đồng.. Nếu xét trên góc độ thời gian thực hiện dự án thì tất cả các gói thầu trong tiểu dự án 1 đều hòan thành chậm so với kế hoạch đã định, các hợp đồng thực hiện đều phải gia hạn thời gian thực hiện. Tỷ lệ chậm tiến độ thực hiện được thể hiện qua bảng sau: . Bảng 11: Các gói thầu thuộc TDA 1 hoàn thành chậm tiến độ Tên các gói thầu Thời gian hoàn thành kế hoạch (tháng) Thời gian hoàn thành chậm tiến độ(tháng) Thời gian chậm tiến độ Tỷ lệ chậm tiến độ(%) SP1-0601-1/1 ( Thái Nguyên) 23 36 13 56.5 SP1-1508-1/1 (Hà Tây) 12 12 0 0 SP1-1718-1/1(Thanh Hoá) 18 33 15 83.3 SP1-0701-1/1(Phú Thọ) 16 27 11 68.75 Sp1-1401-1/1(Hoà Bình) 18 30 12 66.67 SP1-0202-1/3,2/3,3/3(Lai Châu) 18 28 10 55.55 SP1-0307-1/2,2/2( Lào Cai) 16 32 16 100 SP1- 1101-1/4,2/4, 3/4,4/4(T.Quang) 41 42 1 2.5 SP1-0103-1/3(Sơn La) 29 30 1 3.45 (Nguồn: phòng dự án 1) Trong báo cáo thực hiện TDA1 có tuyến đường chậm tiến độ 100% (Lào Cai) nguyên nhân của việc chậm tiến độ này là do : địa hình thực hiện dự án gây ra nhiều khó khăn cho công tác vận chuyển nguyên vật liệu cũng như công tác thi công dẫn đến quá trình thi công mặc dù có đủ nhân công nhưng vẫn thi công cầm chừng. Tuy vậy đối với một số tuyến đường thi công ở những địa hình tương tự ( Tuyên Quang, Sơn La) tỷ lệ chậm tiến độ là thấp nguyên nhân là do ở đây phía nhà thầu cùng với tư vấn giám sát cũng như phân ban quản lý và cán bộ của Ban quản lý dự án 5 đợc phân công quản lý tại đó dự báo được tình hình thực hiện và những khó khăn gặp phải trong quá trình thi công nên đã có kế hoạch bố trí nguyên vật liệu, nhân công hợp lý do đó tiến độ được đảm bảo Bảng 12 : Báo cáo tổng hợp các gói thầu thuộc TDA2 STT Tỉnh Đường m Ngày công bố thực hiện Thời gian thi công Ngày hết hạn thời gian thi công Thời hạn gia hạn HĐ Tiến độ thi công của nhà thầu (Khối lượng TC các hạng mục chính , xử lý các KLPS, các tồn tại vướng mắc, đánh giá tiến độ, nguyên nhân, biện pháp) 1 Son La TL104 4,000.00 20-Dec-05 300 16-Oct-06 181 Đã gia hạn lần 2, tiến độ vẫn chậm, KL đạt 97/100%, còn 300m mặt đường chưa thi công xong do vướng mặt bằng, và 50% cọc tiêu biến báo chưa TC xong. TL104 6,171.46 20-Dec-05 300 16-Oct-06 181 Đã gia hạn lần 2, tiến độ vẫn chậm, KL đạt 97/100%, còn 2m mặt đường chưa thi công xong do vướng mặt bằng. 2 Lai Chau TL128 6,000.00 16-Mar-06 360 11-Mar-07 Chậm tiến độ, khối lượng phát sinh chưa được trình duyệt TL128 4,000.00 16-Mar-06 360 11-Mar-07 Chậm tiến độ, khối lượng phát sinh chưa được trình duyệt TL128 5,000.00 16-Mar-06 360 11-Mar-07 Đã TC hoàn thành TL128 6,000.00 16-Mar-06 360 11-Mar-07 Đã TC hoàn thành TL128 6,000.00 16-Mar-06 360 11-Mar-07 Chậm tiến độ, khối lượng phát sinh chưa được trình duyệt TL128 8,037.00 16-Mar-06 360 11-Mar-07 Chậm tiến độ, khối lượng phát sinh chưa được trình duyệt 3 Lao Cai LC-VB:01 LC-BT:03 10,000.00 11-Jul-05 300 7-May-06 30 Đã bàn giao, xong TTCC 4 Yen Bai QD 5,418.53 2-May-05 300 26-Feb-06 48 Đã bàn giao, xong TTCC QD 5,069.35 2-May-05 300 26-Feb-06 212 Đang làm HSHC QD 6,290.00 2-May-05 300 26-Feb-06 Đã bàn giao, xong TTCC QD 7,920.00 2-May-05 300 26-Feb-06 Đã bàn giao, xong TTCC 5 Bac Kan DT254 8,000.00 10-May-06 300 6-Mar-07 Đã cơ bản thi công xong nền đường, Đang thi móng đường. Tiến độ thực hiện chậm 12-35% . Gói 1/9 đã cơ bản hoàn thành.. Hiện nay NT đang đẩy nhanh tiến độ. DT254 8,000.00 10-May-06 300 6-Mar-07 DT254 8,000.00 4-May-06 300 28-Feb-07 DT254 8,645.00 4-May-06 300 28-Feb-07 DT254 7,195.00 10-May-06 300 6-Mar-07 DT254 7,000.00 4-May-06 300 28-Feb-07 DT254 7,000.00 4-May-06 300 28-Feb-07 DT254 7,000.00 4-May-06 300 28-Feb-07 DT254 8,000.00 4-May-06 300 28-Feb-07 6 Thai Nguyen DT260 5,516.00 20-Sep-05 240 18-May-06 33 Đã bàn giao, chưa TTCC DT259 13,000.00 4-May-05 300 28-Feb-06 46 Đã bgiao, xong TTCC DT259 12,000.00 4-May-05 300 28-Feb-06 46 DT262 11,200.00 10-Oct-05 300 6-Aug-06 Chưa bàn giao, chưa TTCC 7 Phu Tho TL323 16,501.60 16-Aug-05 270 13-May-06 60 Đã bàn bàn giao, PMU5 đang xem TTCC TL329 7,986.24 16-Sep-05 270 13-Jun-06 60 Đã bàn bàn giao, đã xong TTCC TL329 12,790.92 16-Aug-05 270 13-May-06 30 Đã bàn bàn giao, đã xong TTCC TL324 9,448.50 16-Aug-05 270 13-May-06 60 Đã bàn bàn giao, đã xong TTCC 8 Vinh Phuc DT302 6,617.80 23-Feb-06 300 20-Dec-06 Đã bàn giao, đã có vb thẩm định HSPS, nhưng chưa phản hồi. DT302 6,682.00 23-Feb-06 300 20-Dec-06 Đã b/giao, đã có vb thẩm định HSPS DT305 6,669.00 23-Feb-06 300 20-Dec-06 PPMU đã có vb cho NT tiếp tục TC . Vinh Phuc DT307 9,676.75 25-May-05 300 21-Mar-06 223 Đã nghiệm thu bàn giao, chưa có HSHC DT306 10,104.00 25-May-05 300 21-Mar-06 131 Đã hoàn nghiệm thu, bàn giao, đã xong TTCC 9 Lang Son DT238A 6,800.00 17-Dec-05 240 14-Aug-06 40 Đã bàn giao, PMU5 đang xem TTCC DT238A 5,800.00 17-Dec-05 240 14-Aug-06 32 Đã bàn giao, xong TTCC DT226 9,200.00 15-Dec-05 300 11-Oct-06 90 Đã cơ bản hoàn thành TC DT226 8,000.00 21-Dec-05 300 17-Oct-06 90 DT226 8,300.00 21-Dec-05 300 17-Oct-06 90 DT231 10,400.00 4-Jan-06 240 1-Sep-06 90 Thi công nền đạt 90%,mặt 90% 10 Tuyen Quang DT188 8,741.24 8-Mar-06 360 3-Mar-07 Tiến độ thi công chậm do năng lực nhà thầu yếu. DT188 7,000.00 8-Mar-06 360 3-Mar-07 Tiến độ thi công chậm DT188 11,019.50 8-Mar-06 360 3-Mar-07 Tiến độ thi công chậm 11 Ha Giang TLXN 8,000.00 1-Oct-05 270 28-Jun-06 Đã bàn giao, đã xong TTCC TLXN 5,811.00 20-Sep-05 300 17-Jul-06 Đã bàn giao, đã xong TTCC TLXN 7,000.00 20-Sep-05 300 17-Jul-06 Đã bàn giao, đã xong TTCC TLXN 7,000.00 20-Sep-05 270 17-Jun-06 Đã bàn giao, đã xong TTCC TLXN 6,630.00 1-Oct-05 295 23-Jul-06 Đã bàn giao, đã xong TTCC 12 Quang Ninh DT326 7,862.00 1-Sep-05 360 27-Aug-06 90 Đã TC xong, đang làm HSHC DT326 8,000.00 18-Sep-05 360 13-Sep-06 90 Đã TC xong, đang làm HSHC DT326 9,000.00 1-Sep-05 360 27-Aug-06 90 Đã TC xong, đang làm HSHC DT326 8,000.00 1-Sep-05 360 27-Aug-06 90 Đã TC xong, đang làm HSHC DT326 8,787.00 1-Sep-05 360 27-Aug-06 90 Đã TC xong, đang làm HSHC 13 Hoa Binh TL438 5,264.20 1-Nov-05 180 30-Apr-06 67 Đã bàn giao, đã duyệt TTCC TLKA 7,000.00 5-Jan-06 240 2-Sep-06 67 Đã bàn giao, đã duyệt TTCC TLKA 8,000.00 5-Jan-06 240 2-Sep-06 67 Đã bàn giao, đã duyệt TTCC TLKA 8,500.00 5-Jan-06 240 2-Sep-06 13 Đã bàn giao, đã duyệt TTCC 14 Ha Tay TL80 Đã trình điều chỉnh tổng mức đầu tư TL80 Hà Tây TL72 8,001.96 7-Oct-05 240 4-Jun-06 Đã bàn giao, TTCC xong TL93 7,181.00 16-Sep-05 240 14-May- 06 Đã bàn giao, TTCC PMU5 đang xem xét TL75A 6,000.00 8-Jul-06 300 4-May-07 chưa duyệt Đang TC mặt đường, tiến độ chậm 15% TL75A 4,006.00 8-Jul-06 300 4-May-07 Đang TC mặt, đạt tiến độ 15 Bac Giang TL284 3,000.00 30-Nov-06 300 26-Sep-07 Đạt tiến độ TL284 4,000.00 30-Nov-06 300 26-Sep-07 Đạt tiến độ TLNL Đang đấu thầu TNST 3,573.00 22-Nov-06 210 20-Jun-07 Đạt tiến độ 16 Thanh Hoa TLDG 2,271.00 17-Aug-05 180 13-Feb-06 90 Đã bàn giao, xong TTCC TLTD 13,256.00 9-Aug-05 360 4-Aug-06 Đã bàn giao, chưa có TTCC TL518 8,821.00 9-Aug-05 240 6-Apr-06 61 Đã bàn giao, xong TTCC TL518 9,145.00 9-Aug-05 240 6-Apr-06 24 Đã bàn giao, xong TTCC TLQS 3,893.00 9-Aug-05 180 5-Feb-06 45 Đã bàn giao, xong TTCC 17 Ha Nam DT971 5,600.00 13-Oct-05 300 9-Aug-06 61 Cơ bản hoàn thành thi công (chỉ còn KL PS). DT971 4,400.00 14-Oct-05 300 10-Aug-06 61 DT971 4,500.00 13-Oct-05 300 9-Aug-06 61 DT971 5,500.00 16-Oct-05 300 12-Aug-06 61 DT971 4,157.00 13-Oct-05 300 9-Aug-06 61 (Nguồn: phòng dự án 1) Qua bảng số liệu thấy được tình hình thực hiện dự án nói chung đều chậm tiến độ.. Trong báo cáo thực hiện TDA2: có những gói thầu thi công chậm tiến độ phải gia hạn tiến độ đến 2 lần như gói thầu thi công tại tỉnh Sơn La, tiến độ thi công có khi chậm đến 223 ngày (Vĩnh Phúc) nguyên nhân là do phát sinh khối lượng thi công nên phải hoãn thi công đợi phê duyệt bổ sung khối lượng, chưa có đủ diện tích mặt bằng thi công… Nhìn chung tính đến thời điểm này thì 2/3 các gói thầu thuộc TDA2 đã thi công hoàn thành xong. Trên đây là toàn bộ các công tác quản lý tiến độ dự án của Ban quản lý dự án 5 trong thờI gian thực hiện dự án . Công tác này mặc dù được thực hiện một cách rất chặt chẽ nhưng vẫn không tránh được việc chậm tiến độ thực hiện. Biện pháp để nâng cao hiệu quả quản lý tiến độ sẽ được đề cập trong chương II. 3.2 Thực trạng công tác quản lý chất lượng dự án Bên cạnh công tác quản lý tiến độ thực hiện dự án thì quản lý chất lượng cũng giữ một vai trò quan trọng không kém, nó cũng góp phần vào việc nâng cao hiệu quả đầu tư và đảm bảo mục đích của dự án đặt ra ban đầu. Chất lượng được hiểu là mức độ hoàn thiện dự án so với các tiêu chuẩn thiết kế được duyệt. Vì vậy quản lý chất lượng là tập hợp các hoạt động của chức năng quản lý, một quá trình nhằm đảm bảo cho dự án thoả mãn tốt nhất các yêu cầu và mục tiêu đề ra. Quản lý chất lượng dự án bao gồm việc xác định cac chính sách chất lượng, mục tiêu, trách nhiệm, và thực hiện chúng thông qua các hoạt động : lập kế hoạch chất lượng, kiểm soát chất lượng, kiểm soát và bảo đảm chấy lượng trong hệ thống. Trong quá trình quản lý chất lượng dự án cần chú ý những đặc điểm : Quản lý chất lượng dự án được thực hiện thông qua một hệ thống các biện pháp kinh tế, công nghệ, tổ chức, thông qua cơ chế nhất định và hệ thống các tiêu chuẩn định mức, hệ thống kiểm soát.. Quản lý chất lượng dự án phải được thực hiện trong suốt chu kỳ của dự án từ giai đoạn hình thành cho đến khi kết thúc chuyển sang giai đoạn vận hành, thực hiện trong mọi quá trình và mọi công việc Quản lý chất lượng dự án là một quá trình liên tục, gắn bó giữa yếu tố bên trong và bên ngoài. Quản lý chất lượng dự án là trách nhiệm chung của tất cả các thành viên, mọi đơn vị thực hiện (chủ đầu tư, nhà thầu, tư vấn,…) Nhận thấy được vai trò của quản lý chất lượng trong quá trình thực hiện dự án và do yêu cầu từ phía cho vay vốn cũng như do cấp trên chỉ đạo, Ban quản lý dự án 5 tiến hành lập kế hoạch chất lượng và giám sát chất lượng thực hiện trong từng giai đoạn của dự án: giai đoạn chuẩn bị , giai đoạn thực hiện dự án để đảm bảo chất lượng dự án theo đúng yêu cầu của thiết kế cũng như các yêu cầu khác. 3.2.1 Quy trình quản lý chất lượng: Lập kế hoạch chất lượng Lập kế hoạch chất lượng dự án là việc xác định các tiêu chuẩn chất lượng cho dự án và xác định phương thức để đạt tiêu chuẩn đó. Lập kế hoạch sẽ được thực hiện thường xuyên trong quá trình thực hiện dự án, ứng với từng hạng mục từng công việc của dự án. Lập kế hoạch chất lượng cho phép định hướng để có thể sử dụng nguồn lực hiệu quả, giảm chi phí liên quan… Giám sát chất lượng dự án Giám sát chất lượng dự án là việc giám sát các kết quả cụ thể của dự án để xác định xem chúng có tuân thủ tho các tiêu chuẩn chất lượng hay không và có các biện pháp để loại bỏ những nguyên nhân hạn chế. Xây dựng hệ thống kiểm soát chất lượng là rất cần thiết vì nó tạo ra một hệ thống chính thức trong cơ cấu dự án để đảm bảo đáp ứng những yêu cầu kỹ thuật. Và qua đó có thể đảm bảo tiến độ cũng như chi phí thực hiện dự án. Giám sát chất lượng được thực hiện trong suốt quá trình thực hiện dự án. Hoạt động quản lý chất lượng của Ban quản lý dự án 5 bao gồm những nội dung chính : Giai đoạn chuẩn bị đầu tư : trong giai đoạn này để đảm bảo chất lượng thực hiện cho toàn dự án sau này thì cần phải : + Quản lý chất lượng nhà thầu tư vấn lập dự án, TKKT-TC và tổng dự toán cũng như tư vấn thẩm định, tư vấn giám sát . + Quản lý chất lượng dự án được lập Giai đoạn thực hiện đầu tư: đây là giai đoạn quyết định chất lượng của các công trình sau này được đưa vào sử dụng, vì vậy quản lý chất lượng trong giai đoạn này bao gồm: +Quản lý chất lượng nhà thầu + Giám sát thi công trên công trường +Quản lý việc sử dụng nguyên liệu +Quản lý nghiệm thu công trình, hạng mục công trình 3.2.2 Thực trạng công tác quản lý chất lượng dự án tại Ban quản lý dự án 5 (theo 2 dự án cụ thể) a) Quản lý chất lượng dự án trong giai đoạn chuẩn bị đầu tư Quản lý chất lượng tư vấn thuê: Trong giai đoạn chuẩn bị dự án đầu tư thì vấn đề chất lượng được các nhà quản lý đặt lên hàng đầu vì chất lượng trong giai đoạn này quyết định đến tiến độ, chi phí thực hiện đến toàn bộ dự án cũng như quyết định hiệu quả chung của toàn bộ công cuộc đầu tư. Chất lượng trong giai đoạn này thể hiện qua chất lượng của dự án được lập, TKKT, TKKT-TC . Muốn quản lý được chất lượng trong giai đoạn này trước hết phải quản lý chất lượng tư vấn lập dự án cũng như tư vấn thẩm định dự án. Như đã trình bày ở trên, các dự án sử dụng vốn ODA do Ban quản lý dự án 5 quản lý đều là những dự án có quy mô lớn , phạm vi thực hiện rộng vì vậy dự án khi được thực hiện có ảnh hưởng không nhỏ đến môi trường và đời sống của nhân dân xung quanh. Nên trước khi thực hiện dự án thì phải tính toán kỹ càng để hạn chế những tác động tiêu cực do dự án gây nên. Để thực hiện được như vậy trước hết phải đảm bảo chất lượng của tư vấn lập vì dự án có những đặc điểm phức tạp đòi hỏi tư vấn lập phải có trình độ cũng như nhân lực để có thể lập dự án một cách đầy đủ và chi tiết nhất. Do các nhà tư vấn trong nước không đáp ứng được những yêu cầu đó, và theo yêu cầu tư phía cho vay vốn nên tư vấn lập dự án và các tư vấn thẩm định sau này đều là tư vấn nước ngoài và do phía cho vay vốn chỉ định. Do đó chất lượng dự án được lập luôn được đảm bảo, dự án được lập đều căn cứ trên những nghiên cứu, thống kê một cách chuẩn xác cũng như đánh giá hiệu quả chi tiết. Cũng như tư vấn lập dự án , tư vấn thẩm định dự án cũng được lựa chọn theo hình thức chỉ định và cũng là tư vấn nước ngoài. Nên chất lượng thẩm định dự án đảm bảo không có sai sót về lựa chọn địa điểm đầu tư, đánh giá hiệu quả kinh tế… Tiêu chí để lựa chọn tư vấn quan trọng nhất đó là nhân lực, kinh nghiệm của nhà tư vấn. Các tư vấn nước ngoài được lựa chọn đều là những tổ chức tư vấn có kinh nghiệm thực hiện rất nhiều dự án cũng như có nhân lực tốt để thực hiện được công việc được giao. Đối với tư vấn giám sát: do điều kiện thực hiện các tuyến đường tại các địa điểm khác nhau và do chi phí cho việc thuê tư vấn nước ngoài qúa cao, nên tư vấn giám sát thi công chủ yếu là là tư vấn trong nước hay tư vấn địa phương. Như trong dự án GTNT 3: việc lựa chọn tư vấn giám sát được thực hiện theo tiêu chí tuyển chọn tư vấn dựa trên chất lượng và chi phí (QCBS), HSMT tư vấn phải theo mẫu của WB và thang điểm quy định cho chất lượng là 60/100 và cho chi phí là 30/100. Ngoài ra còn có các dịch vụ tư vấn khác như: kiểm toán tài chính độc lập, kiểm toán tài chính nội bộ, tư vấn về công nghệ thông tin thì việc lựa chọn các nhà thầu tư vấn này cũng căn cứ trên tiêu chí tuyển chọn dựa trên chất lượng và chi phí. Sau khi tuyển chọn tư vấn cho dự án, PMU5 có báo cáo trình Bộ GTVT và phía cho vay vốn phê duyệt mới được ký hợp đồng với phía tư vấn. Quản lý chất lượng dự án Theo quy định các dự án được các tư vấn lập và trình lên PMU5 xem xét. Căn cứ trên cở sở các dự án đã lập PMU5 tiến hành lựa chọn những dự án có tính khả thi cao và các tuyến đường ưu tiên trên cơ sở xác định những tiêu chí đánh giá về kinh tế, xã hội… kế hoạch và ưu tiên của tỉnh Danh sách dài Kiểm kê và tình trạng đường Số liệu đếm xe Lưu lượng dự kiến Xây dựng danh sách dài lựa chọn theo tiêu chí KTXH Thiết kế sơ bộ: loại đường ,mặt cắt, chi phí Sàng lọc (IRR>12%) Lựa chọn theo thứ tự từ cao đến thấp trong phạm vi nguồn vốn Socio-economic data commune level Có số liệu đếm xe dựa trên: chức năng của đường địa hình lưu lượng giao thông tiêu chuẩn thiết kế dựa trên : ngưỡng lưu lượng giao thông mô hình SS, HDM14 dựa trên chỉ tiêu số lượng người nghèo được phục vụ/ tổng chi phí xây dựng tuyến đường Sơ đồ 9: phân loại ưu tiên tuyến đường Sơ đồ trên cho thấy ban đầu các tư vấn tiến hành nghiên cứu các tình hình các đoạn đương thuộc các tỉnh và lập thành một danh sách dài. Sau đó tiến hành lập TKSB và tính toán các chỉ tiêu hiệu quả do dự án đem lại. Trên cơ sở các dự án lập cho từng tuyến đường đó, PMU5 cùng với tư vấn lập dự án tiến hành lựa chọn ra những tuyến đường cần được ưu tiên nâng cấp, cải tạo trước. Công việc này nhằm nâng cao hiệu qủa đầu tư, tránh việc đầu tư dàn trải làm cho chất lượng của dự án tổng thể bị ảnh hưởng đáng kể. Mặc dù các dự án được tư vấn nước ngoài lập nhưng vẫn còn một số sai sót như: Một số dự án phải tiến hành nghiên cứu làm lại vì chưa đảm bảo yêu cầu về chất lượng dự án lập Một số dự án do nghiên cứu môi trường không rõ ràng dẫn đến lập TKKT sai, phải chỉnh sửa, bổ sung. Một số dự án vi phạm quy hoạch phát triển của vùng. … Vì vậy nếu không có sự quản lý về chất lượng của PMU5 trong giai đoạn chuẩn bị dự án thì sẽ dẫn đến tình trạng : các dự án lập kém chất lượng ảnh hưởng đến giai đoạn thi công sau này,phạm vi thực hiện dự án bị thay đổi không phù hợp với quy hoạch, gây ra lãng phí thất thoát trong đầu tư, hoặc kết quả của dự án không đảm bảo về chất lượng … b) Quản lý chất lượng dự án trong giai đoạn thực hiện dự án Quản lý chất lượng nhà thầu: Để quản lý chất lượng nhà thầu thi công thực hiện dự án thì Ban quản lý dự án 5 đưa ra những tiêu chí đánh giá trong quá trình tuyển chọn nhà thầu như sau: Năng lực tài chính của nhà thầu: thể hiện qua các tiêu chí + Doanh thu bình quân trong 3 năm gần đây + Vốn lưu động + Hiệu quả hoạt động 3 năm gần đây + Khả năng tín dụng của nhà thầu Kinh nghiệm thi công: + Số năm kinh nghiệm đã hoạt động trong lĩnh vực liên quan đến gói thầu đang dự thầu + Có hợp đồng tương tự với gói thầu đang tham dự Điểm kỹ thuật của nhà thầu Đánh giá đề xuất tài chính của nhà thầu: thông qua giá gói thầu. Các tiêu chí này được đánh giá, xếp hạng trên những căn cứ, quy định về đầu thầu bao gồm: Luật đấu thầu 2006 Yêu cầu về công tác đấu thầu của phía vay vốn Yêu cầu của dự án khả thi đã được phê duyệt Trên cơ sở đó Ban quản lý dự án 5 có những đánh giá xếp hạng nhà thầu, lựa chọn nhà thầu có mức điểm được đánh giá cao nhất, trình lên Bộ GTVT và phía cho vay duyệt rồi mới tiến hành ký kết hợp đồng. Như vậy thông qua các tiêu chí cũng như những căn cứ để đánh giá các nhà thầu cho ta thấy được chất lượng của nhà thầu thi công được đánh giá.lựa chọn với những yêu cầu rất cao. Bởi nhà thầu thi công có đầy đủ kinh nghiệm, có năng lực về tài chính cũng như có nhân lực đảm bảo thì chất lượng công trình thi công sẽ được đảm bảo. Giám sát thi công thực hiện công trình, hạng mục Đây là giai đoạn quyết định đến chất lượng sau này của các tuyến đường, vì vậy vai trò của quản lý chất lượng là không thể thiếu. Quản lý chất lượng trong giai đoạn này là nhiệm vụ của tư vấn giám sát, các phân ban quản lý và của Ban quản lý dự án 5. Các cơ quan này phối hợp với nhau quản lý việc thi công xây dựng của các nhà thầu. Đối với Ban quản lý dự án 5 thì trách nhiệm quản lý chất lượng thuộc về Phòng Kỹ thuật và chất lượng. Theo đó cán bộ nhân viên thuộc phòng căn cứ trên các TKKT-TC và đề xuất kỹ thuật của nhà thầu được lựa chọn giám sát các công trình thực hiện.Việc giám sát chất lượngdự án được phân tách thành các công trình hạng mục công trình vì vậy thuận lợi cho việc giám sát chất lượng thi công hơn. Chu trình giám sát chất lượng được thực hiện khép kín, sự giám sát chất lượng được ba cơ quan chức năng giám sát vì vậy chất lượng luôn được đảm bảo. Nhà thầu thi công Tổ tư vấn giám sát thi công Phòng kỹ thuật chất lượng PMU5 Các phân ban quản lý(PPMUS) Thực tế cho thấy của dự án Nâng cấp tỉnh lộ (ADB) mặc dù công tác giám sát chất lượng được thực hiện theo đúng các yêu cầu nhưng do thời gian thực hiện dự án dài, phân chia thành nhiều gói thầu nhỏ nên công tác giám sát của Ban quản lý dự án 5 vẫn còn một số thiếu sót, gây ra vẫn có một số gói thầu thi công sai so với TKKT-TC, chất lượng công trình không được đảm bảo. Bảng 13: Báo cáo đánh giá tổng hợp tình hình chất lượng công trình thực hiện của TDA2 TT Tỉnh Đường Đánh giá chất lượng 1 Son La TL104 TL 104: Hố ga lắp đặt bằng xi măng, bị nứt. TL 104: Thi công lớp Subbaes không đủ độ ẩm dẫn đến mặt đường suất hiện nhiều vết rạn nứt sau khi lu, nén TL104 2 Lai Chau TL128 Đơn vị thi công đã tiến hành đào rộng hố ga mỗi bên 50 cm. Lắp đạt ống cống sai cao độ so với thiết kế –15cm đến +15cm. Thi công lớp Subbaes không đủ độ ẩm dẫn đến mặt đường xuất hiện nhiều vết rạn nứt sau khi lu, nén TL128 TL128 TL128 TL128 TL128 3 Lao Cai LC-VB:01 LC-VB:01: Bề rộng mặt đường nhỏ hơn yêu cầu kỹ thuật 0.4m LC-BT:03 4 Yen Bai QD Mặt đường bị rạn nứt sau khi dải nhựa. Dải phân cách làn đường chưa đạt yêu cầu kỹ thuật QD QD QD 5 Bac Kan DT254 Thi công san nền chưa đạt yêu cầu Mặt đường bị nứt Bề rộng cống thoát nước dung sai 60cm Bề rộng mặt đường nhỏ hơn yêu cầu kỹ thuật 0.3m DT254 DT254 DT254 DT254 DT254 DT254 DT254 DT254 6 Thai Nguyen DT260 DT260:Mặt đường bị nứt DT259:Thi công san nền chưa đạt yêu cầu DT262: Đơn vị thi công đã tiến hành đào rộng hố ga mỗi bên 50 cm DT259 DT259 DT262 7 Phu Tho TL323 TL323:- Đơn vị thi công không trình chứng nhận của cơ quan kiểm định về chất lượng bê tông TL329:Thi công san nền chưa đạt yêu cầu TL324: Mặt đường bị nứt TL329 TL329 TL324 8 Vinh Phuc DT302 DT302 :Mặt đường rải nhựa bị nứt DT305:Bề rộng mặt đường không đạt yêu cầu DT307: Không trình xuất sứ viên bó vỉa DT306:Chất lượng mặt đường không đạt yêu cầu quy định DT302 DT305 Vinh Phuc DT307 DT306 9 Lang Son DT238A DT238A:Bố cầu không đạt tiêu chuẩn DT226: Móng đường chưa được kiểm định chất lượng DT231: Dải phân cách bằng sắt bị rỉ sét DT238A DT226 DT226 DT226 DT231 10 Tuyen Quang DT188 Trục cầu thiếu thép bị yếu Trôn bố cầu không đủ độ sâu DT188 DT188 11 Ha Giang TLXN Dải phân cách bằng sắt bị rỉ sét Thi công san nền chưa đạt yêu cầu TLXN TLXN TLXN TLXN 12 Quang Ninh DT326 Đơn vị thi công không trình chứng nhận của cơ quan kiểm định về chất lượng bê tông DT326 DT326 DT326 DT326 13 Hoa Binh TL438 TL438: Móng đường chưa được kiểm định chất lượng TLKA:Bố cầu không đạt tiêu chuẩn TLKA TLKA TLKA 14 Ha Tay TL80 TL80 Hà Tây TL72 TL93 TL75A TL75A 15 Bac Giang TL284 TL284 TLNL TNST 16 Thanh Hoa TLDG TLTD TL518 TL518 TLQS 17 Ha Nam DT971 DT971:Không trình xuất sứ viên bó vỉa. DT9718:Không trình chứng chỉ và nguồn gốc xuất sứ Subbaes DT9710: Chất lượng mặt đường không đạt yêu cầu quy định DT971 DT971 DT971 DT971 DT9718 DT9710 Phu Ly (Nguồn: Phòng Kỹ thuật chất lượng 1) Nguyên nhân của việc chất lượng không đảm bảo là do: Cán bộ giám sát không thường xuyên có mặt tại công trường Tư vấn giám sát trình độ chưa cao Các biện pháp xử lý chưa cứng rắn chỉ mang tính chất nhắc nhở Biện pháp quản lý đưa ra để đảm bảo chất lượng công trình thực hiện là: Đình chỉ thi công của nhà thầu Tăng cương cán bộ giám sát thi công. Trong hợp đông ký kết với nhà thầu có điều khoản phạt nếu không đảm bảo chất lượng công trình thi công. Quản lý nguyên vật liệu sử dụng Bên cạnh việc giám sát thi công thực hiện công trình thì việc quản lý nguyên vật liệu sử dụng cho công trình là điều không thể thiếu. Nguyên vật liệu sử dụng cho các công trình ở đây chủ yếu là: sắt, cát, sỏi, ximăng, nhựa đường, … và do nhà thầu mua. Việc quản lý nguyên vật liệu sử dụng không chỉ để đảm bảo chất lượng mà còn đảm bảo chi phí thực hiện công trình. Để quản lý chất lượng nguyên vật liệu sử dụng, Ban quản lý tiến hành kiểm tra các vật liệu nhập kho. Do khối lượng nguyên vật liệu nhập kho là rất lơn vì vậy Ban quản lý dự án 5 không thể kiểm tra được tất cả nên công tác kiểm tra các nguyên vật liệu nhập kho được Ban quản lý phối họp với tư vấn giám sát và phân ban quản lý tiến hành kiểm tra. Trước khi cho nhập kho vật tư, thiết bị mà nhà thầu cung cấp thực hiện theo hợp đồng đã ký, tiến hành kiểm tra những nội dung sau: - Kiểm tra số lượng theo hợp đồng - Đối chiếu hồ sơ kỹ thuật với vật tư, thiết bị nhập kho. - Kiểm tra chất lượng của vật tư thiết bị. Công tác kiểm tra vật tư thiết bị nhằm xác định tiêu chuẩn kỹ thuật mà nhà thầu cung cấp với hồ sơ kỹ thuật của vật tư thiết bị theo hợp đồng đã ký. Quản lý nghiệm thu công trình, hạng mục Các công trình sau khi được thi công xong, phía nhà thầu sẽ tiến hành lập hồ sơ hoàn công trình Ban quản lý dự án phê duyệt và nghiệm thu công trình hạng mục. Ban quản lý sẽ tiến hành nghiệm thu công trình trên cơ sở hồ sơ hoàn công, yêu cầu và tiêu chuẩn kỹ thuật, cũng như kết qủa của việc giám sát thi công thực hiện. Việc quản lý nghiệm thu công trình ở đây thể hiện qua việc đánh giá lại chất lượng của công trình cũng như chi phí thực hiện. Các công trình,hạng mục hoàn tất sẽ được các tư vấn giám sát và cán bộ chuyên trách kiểm định lại theo TKKT-TC và theo các tiêu chuẩn kỹ thuật chung về xây dựng, nâng cấp cải tạo hệ thống giao thông như về : bố cầu, trục cầu, hệ thống thoát nước, bề mặt đường, chiều rộng của đường, cao độ của cầu…Việc nghiệm thu này được thực hiện một cách hết sức chi tiết để đảm bảo chất lượng công trình thực hiện cũng như đảm bảo chất lượng và an toàn sau này khi đưa công trình vào sử dụng. Đây cũng là một khó khăn mà Ban quản lý dự án 5 và một số ban quản lý dự án khác gặp phải trong qúa trình nghiệm thu công trình đó là vấn đề nhân lực để đánh giá. Vì các công trình đều được hoàn tất trong cùng một khoảng thời gian, khối lượng nghiệm thu lớn, yêu cầu về tiến độ phải được đảm bảo, yêu cầu về chất lượng cũng phải được đảm bảo nên khó có thể đảm bảo được tất cả các yêu cầu. Do đó để thuận lợi cho việc quản lý nói chung và quản lý chất lượng nói riêng thì cần phải thực hiện quản lý chất lượng công trình thực hiện ngay từ đầu. Có như vậy thì chất lượng mới được đảm bảo cũng như các mục tiêu khác được đảm bảo. 3.3 Thực trạng công tác quản lý chi phí dự án 3.3.1 Nội dung của quản lý chi phí Quản lý quá trình lập kế hoạch chi phí hàng năm Kế hoạch chi phí hay còn gọi là kế hoạch sử dụng vốn hàng năm của các tỉnh được các phân ban quản lý dự án lập và trình lên Ban quản lý dự án, Ban quản lý dự án trên cơ sở những kế hoạch đó tiến hành lập kế hoạch phân bổ vốn hàng năm cho toàn Ban trình lên Bộ GTVT và Bộ Tài chính phê duyệt. Kế hoạch sử dụng vốn hàng năm của các tỉnh được lập trên cơ sở tiến độ thực hiện các tuyến đường trên địa bàn tỉnh.Như ta đã biết tuỳ thuộc vào yêu cầu về tiến độ thì chương trình thực hiện dự án có thể áp dụng chương trình đẩy nhanh hoặc chương trình bình thường. Nếu dự án đòi hỏi thời gian thực hiện ngắn thì chi phí thực hiện dự án sẽ cao và ngược lại có thể tiết kiệm được chi phí cho dự án. Trên cơ sở yêu cầu về tiến độ đó xác định nhu cầu về nguyên vật liệu, sử dụng máy móc thiết bị, nhân công và các nhu cầu khác đểt tính toán nhu cầu về vốn hàng năm. Để có thể lập kế hoạch chi phí một cách chính xác cần phải dự tính được các khoản chi cho dự án một cách đầy đủ, dự tính được khối lượng công việc sẽ thực hiện để qua đó xác định chi phí để thực hiện khối lượng công việc đó. Ban quản lý tiến hành quản lý công tác lập kế hoạch sử dụng vốn của các tỉnh trên cơ sở những báo cáo của tư vấn giám sát về tiến độ thực hiện, về chất lượng công trình và xác định các yêu cầu về chất lượng, tiến độ của dự án trong thời gian tới để xác định khối lượng công việc cần thực hiện. Việc lập kế hoạch chi phí dự án là rất quan trọng vì nó là cơ sở để cấp trên quyết định phân bổ vốn cho tỉnh trong thời gian tới, là cơ sở để quản lý chi phí dự án sau này. Kế hoạch chi phí phải dựa trên cơ sở kế hoạch tiến độ và kế hoạch chất lượng dự án. Do đó việc quản lý công tác lập kế hoạch chi phí dự án phải thực hiện các công việc sau: - Quản lý việc tính toán tổng mức đầu tư dự án -Quản lý việc tính toán tổng mức dự toán công trình - Đưa ra những yêu cầu về tiến độ thực hiện, yêu cầu về chất lượng của các công trình, hạng mục trong năm tới ( kế hoạch tiến độ, kế hoạch chất lượng) - Quản lý việc dự tính chi phí trong năm tới - Quản lý việc áp dụng các đơn giá trong xây dựng Trên cơ sở đó một bản kế hoạch với chi phí cực tiểu được lập Quản lý chi phí trong công tác GPMB Công tác GPMB của các dự án đòi hỏi một khoản chi phí khá lớn để đền bù cho những hộ dân bị ảnh hưởng ở xung quanh. Do đó quản lý chi phí GPMB là một bộ phận của quá trình quản lý chi phí toàn dự án. Có những dự án tính cho đến nay chi phí GPMB chiếm ½ tổng chi phí toàn dự án. Quản lý chi phí trong công tác GPMB ở đây là quản lý các hoạt động đền bù, giải toả các diện tích xung quanh theo quy hoạch đã định đảm bảo: GPMB đúng địa điểm, theo yêu cầu của kỹ thuật, công tác đền bù tái định cư được thực hiện theo đúng mức giá đền bù dự tính trong kế hoạch GPMB. Quản lý chi phí trong quá trình thực hiện Chi phí trong qúa trình thực hiện dự án bao gồm các khoản chi phí bao gồm: Chi phí trực tiếp: chi phí nhân công, chi phí nguyên vật liệu, máy móc, .. Chi phí gián tiếp: chi ban quản lý dự án , chi phân ban quản lý dự án Quản lý chi phí trong giai đoạn thi công tránh việc gây ra thất thoát, lãng phí nguồn lực trong đầu tư vốn là vấn đề nổi cộm hiện nay. Muốn quản lý chi phí trong giai đoạn này phải căn cứ vào: đơn giá xây dựng, tiền lương, … để quản lý chặt chẽ. Nếu quá trình quản lý, giám sát phát hiện những phát hiện những chênh lệch so với kế hoạch cần tìm rõ nguyên nhân và có biện pháp hạn chế, ngăn cản những thay đổi không cho phép và báo cho lãnh đạo rõ để có biện pháp quản lý chặt chẽ. Quản lý quá trình giải ngân, thanh quyết toán dự án Đối với các dự án sử dụng vốn nước ngoài, hàng năm Bộ Tài chính tiến hành giải ngân các dự án đang thực hiện trên cơ sở những báo cáo về tình hình, khối lượng thực hiện dự án và kế hoạch giải ngân dự án . Theo đó Bộ tài chính sẽ chuyển vốn phân bổ hàng năm cho Ban quản lý dự án tiến hành giải ngân cho các gói thấu. Quá trình này đòi hỏi người quản lý dự án phải nắm rõ được tình hình thực hiện dự án. Công tác giải ngân yêu cầu phải có sự tính toán kỹ càng tránh việc giải ngân có gói thầu thừa vốn nhưng có gói thầu lại thiếu vốn dẫn đến làm chậm tiến độ thực hiện. Đối với khâu thanh quyết toán vốn đầu tư, Ban quản lý dự án 5 yêu cầu các nhà thầu trình rõ những chứng từ, hoá đơn để Ban kiểm tra và tiến hành thanh quyết toán. Khối lượng thanh quyết toán được căn cứ trên những khoản chi phí hợp lệ, những chi phí phát sinh mà nhà thầu không giải trình được sẽ không được thanh toán. Điều này góp phần vào việc hạn chế thất thoát lãng phí trong quá trình thi công. 3.3.2 Thực trạng công tác quản lý chi phí dự án của Ban quản lý dự án 5 trong dự án Nâng cấp tỉnh lộ (ADB) và dự án Cải tạo QL5 giai đoạn II Lập kế hoạch chi phí: Kế hoạch chi phí được lập bao gồm các nội dung về: tổng mức đầu tư, tổng dự toán từng công trình hạng mục trên cơ sở tính toán các chi phí cho dự án. Kế hoạch được lập nhằm đảm bảo dự án không vượt quá mức chi phí được duyệt. Nhưng trên thực tế tính trong năm 2006 dự án Nâng cấp tỉnh lộ có 25 tuyến đường thuộc các tỉnh có văn bản đề nghị bổ sung tổng mức đầu tư, thay đổi tổng dự toán. Điều này cho thấy quản lý lập kế hoạch chưa được chú trọng nhiều lắm trong quá trình quản lý chi phí dự án của Ban quản lý dự án 5. Nếu quản lý lập kế hoạch không chặt chẽ dẫn đến tình trạng: Do tổng mức đầu tư thay đổi nên phải có văn bản trình bộ xem xét, Bộ GTVT xem xét và phê duyệt . Quá trình này làm dự án phải dừng lại gây chậm tiến độ chung toàn dự án Kế hoạch lập không sát với thực tế dẫn đến việc thiếu vốn để thực hiện dự án, gây chậm tiến độ. Quản lý lập kế hoạch chi phí dự án cần phải được quan tâm hơn nữa vì nó không chỉ ảnh hưởng đến chi phí thực hiện dự án mà còn ảnh hưởng đến tiến độ thực hiện dự án. Quản lý chi phí trong quá trình GPMB: GPMB là một trong những công việc không thể thiếu trong quá trình thi công thực hiện dự án. Công tác này dựa trên TKKT-TC xác định diện tích mặt bằng cần thiết để phục vụ dự án, tiến hành giải toả khu vực dân cư xung quanh bằng cách đền bù và tái định cư. Thực tế công tác GPMB của Ban quản lý dự án 5 cho thấy: Do các dự án làm đường của Ban đều là những dự án với quy mô và phạm vi rộng, với mục đích phát triển kinh tế toàn vùng, các địa điểm được lựa chọn đều là những nơi đầu nối giữa các vùng trong tỉnh nên hầu hết các tuyến đường thực hiện đều cần phải GPMB Công tác GPMB dù ở bất cứ đầu đều cần có một khoảng chi phí lớn phục vụ cho việc thi công GPMB, đền bù, tái định cư, và quản lý. Do đó việc quản lý chi phí trong GPMB là tất yếu. Trách nhiệm của Ban quản lý dự án trong quản lý chi phí GPMB là Quản lý việc xác định diện tích GPMB và đền bù: Diện tích đền bù được các đơn vị thi công GPMb đo đạc, tính toán và trình lên Ban. Ban căn cứ vào TKKT-TC xác định lại tổng diện tích GPMB. Công tác này đã được quản lý rất chặt chẽ vì vậy trong quá trình GPMB của các tuyến đường thuộc dự án Nâng cấp tỉnh lộ không có hiện tượng xác định diện tích GPMB sai so với TKKT-TC. Đây là một trong những kết quả đáng được khen thưởng của Ban quản lý dự án 5 vì trong thời gian vừa qua có không ít các dự án tính toán diện tích đền bù lớn hơn dự kiến, điều này có nghĩa là làm tăng chi phí cho đền bù, GPMB gây thất thoát lãng phí đáng kể. Đưa ra khung giá đền bù GPMB đối với mỗi tuyến đường: Khung giá đền bù này được xây dựng trên cơ sở Luật xây dựng 2005, mức đền bù theo quy định của chính phủ, và theo giá thị trường của diện tích đất đền bù. Nội dung của khuôn khổ GPMB nêu rõ mức đền bù đối với từng loại đất với mục đích sử dụng khác nhau như : đất canh tác, đất định cư, các tài sản trên đất như : nhà ở, nhà máy, hoa màu… và theo thời gian ảnh hưởng : ảnh hưởng tạm thời hoặc ảnh hưởng vĩnh viễn. Qua đó xác định mức đền bù bằng tiền mặt và các hỗ trợ về việc làm, nơi ở, thu nhập bị mất…. Quản lý ở đây là giám sát việc áp dụng khung giá GPMB vào thực tế. Vì mỗi loại đất sử dụng được đền bù với mức giá khác nhau, nếu không quản lý thì sẽ dẫn đến tình trạng nhà thầu thi công đền bù cho dân với mức giá thấp hơn khung giá những lại báo cáo cao hơn với cấp trên, gây thất thoát cho dự án. Quá trình GPMB sẽ được thực hiện trên sự giám sát của tư vấn giám sát và cán bộ của Ban quản lý dự án 5 nhằm đảm bảo GPMB được thực hiện theo đúng khuôn khổ cho phép. Tính đến cuối năm 2006, chi phí được giải ngân của dự án Nâng cấp tỉnh lộ theo các tuyến đường như sau: Bảng 14: Báo cáo giải ngân chi phí GPMB 2006 dự án Nâng cấp tỉnh lộ (ADB) Đơn vị: 1000đ STT Tỉnh Đường Luỹ kế từ đầu năm đến tháng 12( Luỹ kế từ khởi công đến tháng 12 Luỹ kế từ đầu năm đến tháng 12 toàn tỉnh Luỹ kế từ khởi công đến tháng 12 toàn tỉnh 1 Son La TL107 13,215,000 248,570,000 239,789,000 1,095,911,000 TL104 226,574,000 847,341,000 2 Lai Chau TL128 0 995,244,699 0 995,244,699 3 Lao Cai Sapa - Bản Dền 0 1,236,215,300 534,611,000 1,786,676,300 LC-BT:03 0 15,850,000 Tân An - Khe sanh Ô Quy Hồ - Bản Xèo 534,611,000 534,611,000 5 Bac Kan DT254 0 2,454,662,241 0 2,454,662,241 6 Thai Nguyen DT253 0 109,405,000 11,304,602,000 15,089,620,000 DT260 250,423,000 2,102,239,000 DT259 432,271,000 1,122,886,000 DT262 1,253,000,000 2,386,182,000 DT261 9,368,908,000 9,368,908,000 7 Phu Tho TL312 0 275,589,000 2,148,569,800 6,479,196,100 TL323 0 814,588,000 TL329 26,665,000 1,594,742,000 TL324 360,000,800 1,860,523,800 TL322 1,761,904,000 1,933,753,300 8 Vinh Phuc DT302 105,732,000 2,822,320,600 265,825,000 6,288,923,700 DT305 0 758,111,200 DT307 43,092,000 1,397,863,200 DT306 117,001,000 1,310,628,700 DT314 9 Cao Bang DT206 399,000,000 399,000,000 1,784,000,000 1,784,000,000 TL209 1,137,000,000 1,137,000,000 TL212 248,000,000 248,000,000 10 Lang Son DT238A 283,512,000 1,900,761,000 4,340,907,000 9,781,716,000 DT226 222,781,000 1,144,819,000 DT231 443,066,000 3,344,588,000 TL237C 3,391,548,000 3,391,548,000 11 Tuyen Quang DT 185 0 338,156,000 60,734,000 974,558,000 DT188 60,734,000 636,402,000 12 Ha Giang TLXN 13,973,000 1,437,852,451 13,973,000 1,437,852,451 13 Quang Ninh DT326 823,949,598 10,547,750,714 823,949,598 10,547,750,714 14 Hoa Binh TL434 0 217,423,000 1,212,133,000 5,203,038,005 TL438 0 276,406,802 TLKA 0 3,497,075,203 TLNB 1,212,133,000 1,212,133,000 15 Ha Tay TL90 0 384,562,000 3,348,169,500 9,535,098,500 TL80 2,744,512,000 2,980,012,000 TL72 0 1,166,992,000 TL93 0 923,971,000 TL75A 0 3,371,369,000 TL88 603,657,500 708,192,500 16 Bac Giang TL284 1,174,000,000 1,929,000,000 2,837,000,000 4,838,000,000 TLNL 1,014,000,000 1,093,000,000 TNST 148,000,000 503,000,000 TL289 501,000,000 1,313,000,000 17 Thanh Hoa SP1 0 957,898,000 5,515,141,000 9,741,888,000 SP2 524,934,000 3,516,838,000 SP3 4,990,207,000 5,267,152,000 18 Ha Nam DT971 84,628,000 13,251,827,000 119,884,000 17,616,501,000 DT9718 35,256,000 920,723,000 DT9710 0 3,443,951,000 Phu Ly 0 0 19 Điện Biên 0 1,083,569,327 0 1,083,569,327 Tổng cộng 34.549.287.898 106.734.206.037 (Nguồn: Phòng dự án 1) Qua bảng số liệu ta có thể thấy được chi phí cho GPMB của dự án chiếm khối lượng khá lớn, có một số tuyến đường đến nay đã được giải ngân xong chi phí cho G