Báo cáo Nghiên cứu hoàn thiện quy trình nhập khẩu nguyên liệu và thành phẩm tân dược tại Công ty dược liệu TWI-Hà Nội

TRƯỜNG …………………. KHOA………………………. -----š›&š›----- Báo cáo tốt nghiệp Đề tài: “Hoàn thiện quy trình nhập khẩu nguyên liệu và thành phẩm tân dược tại Công ty dược liệu TWI-Hà Nội” MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU . CHƯƠNG I . NHỮNG LÝ LUẬN CHUNG CƠ BẢN VÀ QUY TRÌNH NHẬP KHẨU TẠI CÁC DOANH NGHIỆP KINH DOANH QUỐC TẾ . I. Vai trò của hoạt động nhập khẩu đối với nền kinh tế quốc dân 1 1. Khái niệm về nhập khẩu . 1 2. Các hình thức nhập khẩu . 1 3. Vai trò của các hoạt động nhập khẩu đối với nền kinh tế quốc dân . 5 II. Nội dung quy trình nhập khẩu tại các doanh nghiệp kinh doanh quốc tế 8 Nghiên cứu môi trường kinh doanh . 8 1.1. Nghiên cứu thị trường 8 1.2. Nghiên cứu đối tác . 11 1.3. Lập phương án kinh doanh 12 Hợp đồng nhập khẩu 13 2.1. Giao dịch 14 2.2. Đàm phán 15 2.3 Ký kết hợp đồng nhập khẩu 16 3. Quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu 18 3.1. Xin giấy phép xuất nhập khẩu 18 3.2. Mở L/C 18 3.3. Thuê phương tiện vận tải 20 3.4. Mua bảo hiểm cho hàng nhập khẩu 20 3.5. Làm thủ tục hải quan 21 3.6. Nhận hàng nhập khẩu 22 3.7. Kiểm tra hàng nhập khẩu 23 3.8. Thanh toán tiền hàng nhập khẩu 23 3.9. Khiếu nại và giải quyết tranh chấp 24 CHƯƠNG II. THỰC TRẠNG QUY TRÌNH NHẬP KHẨU NGUYÊN LIỆU VÀ THÀNH PHẨM TÂN DƯỢC TẠI CÔNG TY DƯỢC LIỆU TRUNG ƯƠNG I . Tổng quan về công ty . 25 1. Chức năng nhiệm vụ của công ty 25 2. Kết quả hoạt động kinh doanh trong 4 năm 1999-2002 28 II. Thực trạng quy trình nhập khẩu tại công ty dược liệu Trung ương I 31 1. Nghiên cứu môi trường kinh doanh . 32 1.1. Nghiên cứu thị trường 32 1.2. Nghiên cứu đối tác 44 1.3. Lập phương án kinh doanh 45 2. Giao dịch, đàm phán và ký kết hợp đồng 45 2.1. Giao dịch, đàm phán 45 2.2. Ký kết hợp đồng nhập khẩu 48 3. Tổ chức thực hiện hợp đồng 49 3.1. Xin giấy phép nhập khẩu 49 3.2. Mở L/C 49 3.3. Mua bảo hiểm cho hàng nhập khẩu 52 3.4. Làm thủ tục hải quan 53 3.5. Nhận hàng 55 3.6. Kiểm tra hàng nhập khẩu 57 3.7. Làm thủ tục thanh toán 57 3.8. Khiếu nại và giải quyết khiếu nại 58 CHƯƠNG III. CÁC GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN QUY TRÌNH NHẬP KHẨU HÀNG TẠI CÔNG TY DƯỢC LIỆU TRUNG ƯƠNG I . Mục tiêu và phương hướng hoạt động của công ty dược liệu Trung ương I . 60 1. Mục tiêu hoạt động của Công ty Dược liệu trung ương I . 60 2. Phương hướng hoạt động của công ty trong thời gian tới 61 II. Một số giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình nhập khẩu Nguyên liệu và thành phẩm tân dược tại công ty dược liệu Trung ương I .63 1. Đối với nhà nước 63 1.1. Về tài chính 63 1.2. Về công tác hải quan 65 1.3. Về chính sách thuế 65 2. Đối với công ty 66 2.1. Hoàn thiện công tác nghiên cứu thị trường 66 2.2. Hoàn thiện các nghiệp vụ nhập khẩu 67 2.3. Sử dụng vốn có hiệu quả 70 2.4. Đào tạo nâng cao chất lượng của đội ngũ cán bộ 71 KẾT LUẬN 73 TÀI LIỆU THAM KHẢO . LỜI MỞ ĐẦU Thế kỷ 20 đã chứng kiến những đổi thay kỳ diệu trong mọi lĩnh vực của đời sống nhân loại : Từ những bước đi dài trong công cuộc chinh phục vũ trụ, những thành tựu khoa học rực rỡ áp dụng vào thực tế đem lại những lợi ích to lớn…đến sự phát triển kinh tế vượt bậc của nhiều Quốc gia. Trong công cuộc đổi mới và mở cửa nền kinh tế của Đảng và nhà nước ta những năm vừa qua đã đem lại cho nền kinh tế nói chung và các doanh nghiệp dược nói riêng cơ hội to lớn để phát triển mạnh mẽ. Công ty dược liệu TWI-Hà Nội thuộc tổng công ty dược Việt Nam đã có những bước phát triển vượt bậc không những về chủng loại, chất lượng sản phẩm mà cả về năng lực kinh doanh xuất nhập khẩu đáp ứng nhu cầu của nền kinh tế thị trường và xu thế hội nhập nền kinh tế quốc tế, công ty đã đóng góp một phần không nhỏ của mình trong xu thế hội nhập đó. Nền kinh tế Việt Nam có điểm xuất phát thấp, chiến tranh kéo dài đã để lại cho nhân dân Việt Nam biết bao bệnh tật cộng với sự đói nghèo đã ảnh hưởng trực tiếp đến sức khoẻ nhân dân. Trước tình hình đó, một yêu cầu cấp thiết đặt ra cho các doanh nghiệp dược là phải làm thế nào để có nguồn thuốc chất lượng tốt, chăm sóc sức khoẻ cho nhân dân. Với công nghệ y dược của Việt Nam hiện nay chỉ mới đáp ứng được phần nào yêu cầu đó, điều này làm cho hoạt động nhập khẩu nguyên liệu và thành phẩm tân dược có chất lượng cao càng trở nên quan trọng bởi bên cạnh việc chăm sóc sức khoẻ cho nhân dân thì nhập khẩu thuốc còn là cầu nối thông suốt nền kinh tế tiên tiến trong và ngoài nước với nhau, chính hoạt động này cũng sẽ đóng góp vào sự phát triển ổn định của nền kinh tế và hơn ai hết nó sẽ giúp cho mỗi con người trong cộng đồng có được sức khoẻ, trí tuệ để tham gia hoạt động trong mọi lĩnh vực khác nhau. Tuy nhiên, điều kiện mở cửa của kinh tế thị trường đặt ra cho công ty những thách thức rất lớn đặc biệt là trong kinh doanh quốc tế. Cùng với sự cạnh tranh khốc liệt là những khó khăn thách thức mới đã ảnh hưởng trực tiếp đến quá trình nhập khẩu nguyên liệu và thành phẩm tân dược của Công ty dược liệu TWI-Hà Nội. Đó cũng là một trong những vấn đề mấu chốt có thể trở thành nhân tố quan trọng đem lại thành công cho công ty trong cơ chế thị trường hiện nay, cần nâng cao hiệu quả của hoạt động nhập khẩu. Trên cơ sở vận dụng lý thuyết được học ở trường và sự tìm hiểu thực trạng hoạt động nhập khẩu của công ty em xin tiến hành thực hiện đề tài “Hoàn thiện quy trình nhập khẩu nguyên liệu và thành phẩm tân dược tại Công ty dược liệu TWI-Hà Nội” Trên cơ sở đánh giá thực trạng những điểm hoàn thiện và chưa hoàn thiện trong quy trình nhập khẩu tại công ty từ đó em xin đưa ra một số giải pháp và kiến nghị cụ thể nhằm góp phần nhỏ bé của mình trong việc đưa doanh nghiệp đứng vững và phát triển trong nền kinh tế thị trường hiện nay. Với lòng kính trọng và biết ơn sâu sắc, em xin bày tỏ lời cảm ơn chân thành nhất tới : Cô giáo TS. Đào Thị Bích Hoà - Chủ nhiệm bộ môn kỹ thuật thương mại quốc tế. Ths. Tô Minh Phúc – Trưởng phòng kinh doanh nhập khẩu, Công ty dược liệu TWI-Hà Nội. Ds. Trần Hoàng Giao – Phụ trách hoạt động nhập khẩu, Công ty dược liệu TWI-Hà Nội. Cùng các cô chú, anh chị trong phòng kinh doanh - nhập khẩu, Công ty dược liệu TWI-Hà Nội. Đã giúp đỡ em hoàn thành luận văn này. Hà Nội, ngày tháng 5 năm 2003. Sinh viên: Nguyễn Thị Hoa CHƯƠNG 1 : LÝ LUẬN CHUNG CƠ BẢN VÀ QUY TRÌNH NHẬP KHẨU TẠI CÁC DOANH NGHIỆP KINH DOANH XUẤT NHẬP KHẨU I. Vai trò của hoạt động nhập khẩu đối với nền kinh tế quốc dân. 1. Khái niệm về nhập khẩu. Trong xu thế quốc tế hoá ngày nay đã thúc đẩy hoạt động kinh doanh quốc tế diễn ra mạnh mẽ. Xuất khẩu và nhập khẩu là hai hoạt động quan trọng của thương mại quốc tế,nếu thương mại quốc tế là sự trao đổi mua bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ nhằm mục tiêu lợi nhuận giữa các thương nhân có trụ sở kinh doanh tại các quốc gia khác nhau và nói rằng xuất khẩu là một hình thức tất yếu của các công ty kinh doanh quốc tế khi xâm nhập thị trường quốc tế thì nhập khẩu cũng đóng vai trò không kém phần quan trọng bởi vì xuất khẩu của nước này sẽ là nhập khẩu của nước kia và ngược lại, nó là một mặt không thể tách rời của nghiệp vụ ngoại thương. Đã có không ít những cách hiểu khác nhau về nhập khẩu nhưng xét trên góc độ trung nhất thì nhập khẩu được hiểu là sự mua hàng hoá dịch vụ từ nước ngoài về phục vụ cho nhu cầu trong nước hoặc tái sản xuất nhằm mục đích thu lợi nhuận. 2. Các hình thức của nhập khẩu. Trong điều kiện hiện nay nền kinh tế vận hành theo cơ chế thị trường, các công ty kinh doanh quốc tế khi tham gia hoạt động nhập khẩu thường áp dụng hai hình thức kinh doanh nhập khẩu chính : là nhập khẩu trực tiếp (nhập khẩu tự doanh ) và nhập khẩu gián tiếp ( nhập khẩu uỷ thác ). Áp dụng hình thức nào điều này phụ thuộc vào điều kiện kinh doanh, điều kiện cơ sở vật chất kỹ thuật và vào yêu cầu của khách hàng. 2.1. Nhập khẩu trực tiếp ( nhập khẩu tự doanh ). Trong thương mại quốc tế giao dịch trực tiếp ngày càng phát triển do các phương tiện thị trường rất phát triển, trình độ năng lực giao dịch của người thạm gia thương mại quốc tế ngày càng cao do đó khi nhập khẩu hàng hoá, các đơn vị kinh doanh quốc tế có thể trực tiếp giao dịch với nhà xuất khẩu một cách thuận tiện và dễ dàng. Kinh doanh nhập khẩu theo hình thức trực tiếp được hiểu là việc đơn vị kinh doanh trực tiếp nhập khẩu hàng hoá từ nước ngoài vào Việt nam với danh nghĩa và chi phí của mình rồi sau đó tiến hành kinh doanh, bán hàng hoá nhập khẩu cho khách hàng trong nước có nhu cầu. Đơn vị kinh doanh theo hình thức nhập khẩu trực tiếp sẽ mang lại hiệu quả cao do giảm được chi phí trung gian, giảm bớt sai sót, lợi nhuận thu được do bán hàng hoá nhập khẩu lớn hơn chi phí uỷ thác nhập khẩu hàng hoá. Đồng thời theo hình thức này đơn vị kinh doanh có điều kiện trực tiếp tiếp cận thị trường để thích ứng với nhu cầu thị trường một cách tốt nhất, từ đó có thể chủ động được nguồn hàng và bạn hàng trong kinh doanh. Tuy nhiên, bên cạnh thuận lợi đó thì kinh doanh nhập khẩu trực tiếp cũng gặp không ít khó khăn, hình thức này cũng chứa đầy rủi ro và mạo hiểm do doanh nghiệp phải có đủ tiềm lực về tài chính để đầu tư, cán bộ phải có nghiệp vụ giỏi, hình thức này nếu không tìm hiểu kỹ thị trường và đối tác thì rất dễ bị ép giá thậm chí sau khi nhập khẩu hàng hoá về có thể bán không được hoặc bán được với giá thấp. hình thức này không thích hợp với công ty kinh doanh quốc tế khi lần đầu tham gia trên thị trường quốc tế hoặc kinh doanh mặt hàng mới trên thị trường mới. 2.2. Nhập khẩu gián tiếp ( nhập khẩu uỷ thác ). Trên thực tế hiện nay có nhiều đơn vị kinh doanh quốc tế không đủ điều kiện về nhân lực, cơ sở vật chất để tiến hành nhập khẩu trực tiếp do đó họ sẽ cần đến trung gian làm cầu nối giữa công ty nhập khẩu và đối tác là công ty xuất khẩu. Kinh doanh nhập khẩu theo hình thức uỷ thác là việc đơn vị ngoại thương ( bên nhận uỷ thác ) đóng vai trò trung gian để thực hiện nghiệp vụ nhập khẩu hàng hoá từ nước ngoài vào Việt nam theo yêu cầu của bên uỷ thác với danh nghĩa của mình nhưng bằng chi phí của bên uỷ thác. Theo khái niệm về nhập khẩu uỷ thác có thể thấy rằng khi đơn vị kinh doanh theo hình thức này thì đơn vị ngoại thương không phải bỏ vốn của mình ra đem đi nhập khẩu, vốn này do bên uỷ thác cấp tuy nhiên đợn vị kinh doanh vẫn phải chịu chi phí về nghiên cứu thị trường, đối tác khi thực hiện hình thức nhập khẩu này hoàn toàn yên tâm về đầu ra do chỉ phải nhập khẩu hàng hoá theo yêu cầu của người uỷ thác, điều này tạo ra một độ an toàn nhất định cho công ty kinh doanh quốc tế. Về phía bên uỷ thác là những đơn vị kinh doanh có nhu cầu về hàng hoá nhập khẩu nhưng do điều kiện có thể không đủ trình độ nghiệp vụ để đứng ra nhập khẩu hàng hoá hoặc có thể họ có vốn nhập khẩu nhưng lại không có chức năng kinh doanh xuất nhập khẩu. Mối liên hệ giữa bên uỷ thác và bên nhận uỷ thác thể hiện ở hoạt động ký kết giữa hai bên và những tài liệu, giấy tờ liên quan mà bên uỷ thác gửi cho đơn vị ngoại thương. Và chính đây là cơ sở quan trọng để bên được uỷ thác tiến hành đàm phán ký kết hợp đồng nhập khẩu với đối tác ở nước ngoài. Sau khi công việc nhập khẩu hoàn tất, đơn vị được uỷ thác bàn giao hàng hoá đúng như yêu cầu cho bên uỷ thác gọi là chi phí uỷ thác khoảng 1% giá trị hợp đồng, chi phí này có thể ít hơn hoặc nhiều hơn 1% phụ thuộc vào mối quan hệ giữa bên bán uỷ thác và bên nhận uỷ thác cũng như giá trị của hợp đồng. Trên thực tế kinh doanh theo hình thức này lợi nhuận thu được không cao vì chỉ là phí uỷ thác nhưng lại đảm bảo tránh rủi ro, mạo hiểm đạt được mức độ an toàn, chắc chắn trong kinh doanh của đơn vị ngoại thương tiến hành nhập khẩu hàng hoá. 3. Vai trò của hoạt động nhập khẩu đối với nền kinh tế quốc dân. Bất kì quốc gia nào cũng không thể tự sản xuất để đáp ứng một cách đầy đủ mọi nhu cầu trong nước, đặc biệt trong xu thế ngày nay, đời sống nhân dân ngày càng nâng cao, nền kinh tế vận hành theo cơ chế thị trường, thoát khỏi nền kinh tế tự cung tự cấp, lạc hậu. Mục tiêu phát triển nền kinh tế quốc dân dựa rất nhiều về lợi thế so sánh, ở đó mỗi quốc gia sẽ đẩy mạnh sản xuất có lợi thế để phục vụ cho nhu cầu trong nước và xuất khẩu đi các quốc gia khác. Trong thực tế không có quốc gia nào là có lợi thế về tất cả các mặt hàng, các lĩnh vực, sự bổ sung hàng hoá giữa các quốc gia đã đẩy mạnh hoạt động xuất nhập khẩu. Những quốc gia phát triển thường xuất khẩu nhiều hơn nhập khẩu rất nhiều và ngược lại những nước kém phát triển thì kim nghạch nhập khẩu lớn hơn xuất khẩu. Với Việt Nam, một quốc gia mới chuyển sang nền kinh tế thị trưường gần 20 năm lại chịu nhiều hậu quả từ sự tàn phá chiến tranh. Do đó hoạt dộng nhập khẩu đóng vai trò vô cùng quan trọng trong quá trình khôi phục nền kinh tế và tiến tới quá trình CNH – HĐH đất nước. Cụ thể những vai trò những vai trò được thể hiện rõ nét như sau: + Trước hết nhập khẩu sẽ bổ xung kịp thời những hàng hoá còn thiếu mà trong nước không sản xuất được hoặc sản xuất không đủ tiêu dùng làm cân đối kinh tế, đảm bảo cho sự phát triển ổn định và bền vững, khai thác tối đa khả năng và tiềm năng của nền kinh tế. + Nhập khẩu làm đa dạng hoá hàng tiêu dùng trong nước, phong phú chủng loại hàng hoá, mở rộng khả năng tiêu dùng, nâng cao mức sống của người dân. + Nhập khẩu xoá bỏ tình trạng độc quyền toàn khu vực và trên thế giới, xoá bỏ nền kinh tế lạc hậu tự cung, tự cấp. Tiến tới sự hợp tác giữa các quốc gia là cầu nối thông suốt của nền kinh tế tiên tiến trong và ngoài nước, tạo lợi thế để phát huy lợi thế so sánh trên cơ sở CNH. + Nhập khẩu sẽ thúc đẩy sản xuất trong nước không ngừng vươn lên, không ngừng tìm tòi nghiên cứu để sản xuất ra hàng hoá có chất lượng cao, đảm bảo, tăng cường sức cạnh tranh với hàng ngoại. + Nhập khẩu sẽ tạo ra quá trình chuyển giao công nghệ, điều này tạo ra sự phát triển vượt bậc của nền sản xuất hàng hoá, tạo ra sự cân bằng giữa các quốc gia về trình độ sản xuất, tiết kiệm chi phí và thời gian. Ngoài ra nhập khẩu còn có vai trò to lớn trong việc thúc đẩy xuất khẩu, góp phần nâng cao giá trị cũng như chất lượng hàng hoá xuất khẩu thông qua trao đổi hàng hoá đối lưu, giúp Việt Nam nhanh chóng hoà nhập vào nền kinh tế khu vực và thế giới tham gia nhiều tổ chức kinh tế đặc biệt vững bước để tham gia tổ chức thương mại thế giới WTO. Những vai trò to lớn đó của nhập khẩu mỗi quốc gia luôn luôn cố gắng để tận dụng tối đa, đem lại sự phát triển vượt bậc trong nền kinh tế quốc dân. Tuy nhiên để vận dụng tối đa vai trò đó là cả một vấn đề đặt ra với đường lối phát triển của mỗi quốc gia, với những quan điểm của Đảng lãnh đạo. Ở Việt Nam, có nền kinh tế xuất phát điểm rất kém, trước kia lại vận hành trong cơ chế quan liêu bao cấp, nền kinh tế chỉ là tự cung, tự cấp, công nghệ trang thiết bị lại lạc hậu, quan hệ kinh tế lại không phát triển, hoặc chỉ phát triển trong hệ thống các nươớc Xã Hội Chủ Nghĩa trong khi đấy các nước này cũng có nền kinh tế kém phát triển. Vận hành trong nền kinh tế như thế sẽ kìm hãm sự phát triển kinh tế và hoạt động xuất nhập khẩu diễn ra với kim nghạch nhỏ bé, bó hẹp trong một vài quốc gia cùng chế độ. Đặc biệt là quan hệ kinh tế Việt Nam với Liên Xô cũ dưới hình thức viện trợ và mua bán theo nghị định thư hoặc trao đổi hàng hoá đối lưu, cộng thêm vào đó là sự quản lí cứng nhắc của nhà nước làm mất đi sự năng động linh hoạt trong quan hệ kinh tế quốc dân chủ yếu là doanh nghiệp nhà nước với cơ cấu tổ chức bộ máy cồng kềnh, bị độc quyền, hoạt động theo tư tưởng quan liêu, tốc độ công việc nhập khẩu diễn ra trì trệ kém hiệu quả hoạt động nhập khẩu phải trải qua nhiều công đoạn đòi hỏi sự tham gia của nhiều cơ quan chức trách. Trong khi trên khu vực và trên thế giới nền kinh tế đã phát triển mạnh mẽ, linh hoạt và đem lại hiệu quả cao. Xu thế tất yếu ấy đã đòi hỏi Việt Nam phải thay đổi để phù hợp với nền kinh tế trên thế giới, những tư tưởng lạc hậu ấy cần được cải tiến và xoá bỏ thay thế vào đó là những cái mới tiến bộ hơn, linh hoạt hơn. Đó chính là vận hành theo cơ chế kinh tế thị trường có sự quản lí của nhà nước theo định hướng XHCN. Từ khi nền kinh tế thị trường thay thế nền kinh tế tự cung, tự cấp đã có nhiều thay đổi tiến bộ theo hướng có lợi cho đất nước. Nền kinh tế đóng đã hoàn toàn bị diệt vong thay thế vào đó là nền kinh tế mở, hợp tác, quan hệ trên cơ sở cùng có lợi chuyển từ tư tưởng đối đầu sang đối thoại. Các chính sách mở rộng nhập khẩu đã bước đầu phát huy được vai trò to lớn của nó, tạo ra thị trường sôi động với khối lượng hàng hoá đa dạng, phong phú, tạo ra sự cạnh tranh mạnh mẽ về hàng hoá không ngừng tăng lên về giá trị và chất lượng, thu hút được sự tham gia của của các doanh nghiệp thuộc mọi thành phần theo đường lối của Đảng. Một lần nữa khẳng định vai trò của hoạt động nhập khẩu. Để tiếp tục bước đi trên con đường đúng đắn đó và tiến thêm những bước vững chắc hơn trong tương lai thì trách nhiệm không thuộc về riêng ai, cần hơn ai hết sự lãnh đạo, chỉ đường và động viên của các cơ quan chức trách, tinh thần học hỏi, lao động, nghiên cứu tìm tòi cố gắng hết mình của từng doanh nghiệp, từng cán bộ công nhân viên hoạt động trong xuất nhập khẩu nói chung và trong nhập khẩu nói riêng. Cụ thể sự cố gắng hết mình đó phải được thể hiện trên các góc độ. + Thu hút và mở rộng sự tham gia của mọi thành phần kinh tế và hoạt động ngoại thương nhưng dưới sự quản lí của nhà nước + Hoạt động kinh tế đối ngoại phải đảm bảo được nguyên tắc trong quan hệ thương mại quốc tế + Không ngừng tạo ra chữ tín đối với các đối tác, tôn trọng chủ quyền của nhau, bình đẳng cùng có lợi. + Lấy hiệu quả kinh tế chung của xã hội làm đầu, kết hợp giữa lợi ích riêng của đơn vị kinh doanh với lợi ích của toàn xã hội. Muốn thực hiện được những chủ trương đặt ra đòi hỏi phải biết: + Sử dụng triệt để lợi thế, phát huy tối đa năng lực sẵn có, không được để xảy ra tình trạng khan hiếm ngoại tệ. + Hoạt động phải mang lại hiệu quả kinh tế cao mà không vi phạm các điều ước quốc tế. + Nhập khẩu nhưng phải thúc đẩy và bảo vệ sản xuất trong nước + Cân đối giữa kim nghạch xuất khẩu và nhập khẩu + Ưu tiên nhập khẩu hàng tiêu dùng thiết yếu + Xây dựng thị trường nhập khẩu lâu dài, ổn định, bền vững Thực hiện những nguyên tắc trên sẽ gặp phải không ít những khó khăn từ sự tác động chủ quan và khách quan. Các doanh nghiệp rất cần đến sự hỗ trợ kịp thời thích đáng của các cơ quan lãnh đạo nhà nước để các doanh nghiệp từng bước tiến kịp trình độ quốc tế. II. Nội dung quy trình nhập khẩu tại các doanh nghiệp kinh doanh quốc tế. 1. Nghiên cứu về môi trường kinh doanh. Khi tiến hành hoạt động nhập khẩu để tránh rủi ro đáng tiếc xảy ra trong quá trình kí kết và thực hiện hợp động nhập khẩu, đơn vị ngoại thương cần tiến hành nghiên cứu về môi trường kinh doanh từ đó để có những quyết định đúng đắn và giảm chi phí không cần thiết để đem lại hiệu quả cao cho hoạt động nhập khẩu. 1.1. Nghiên cứu thị trường. Nghiên cứu thị trường trong kinh doanh quốc tế đặc biệt là hoạt động nhập khẩu là bước khởi đầu không ít khó khăn của các đơn vị ngoại thương, sự tất yếu của công tác nghiên cứu thị trường nhằm đáp ứng nhu cầu thu thập các thông tin về thị trường chính xác kịp thời tuỳ từng yêu cầu về nghiệp vụ mà có thể nghiên cứu thị trường chi tiết hoặc khái quát. Nghiên cứu khái quát thị trường thực chất là nghiên cứu vĩ mô, nghiên cứu những nét khái quát của thị trường còn nghiên cứu chi tiết thị trường, thực chất là nghiên cứu đối tượng giao dịch và hàng hoá mà doanh nghiệp kinh doanh. Để có thị trường một cách đầy đủ và kịp thời, chuẩn bị tốt nhất trong quá trình ra quyết định khi lựa chọn đối tác, giao dịch, đàm phán kí kết hợp đồng một cách có hiệu quả, cần thiết phải nghiên cứu những nội dung sau. 1.1.1. Nghiên cứu thị trường trong nước. * Nghiên cứu về hàng hoá nhập khẩu Hàng hoá là đối tượng quan trọng của hoạt động kinh doanh quốc tế. Khi đơn vị ngoại thương tiến hành hoạt động nhập khẩu thuộc đối tượng nào? Việc lựa chọn hàng hoá phụ thuộc vào cung cầu trong nước. Nhập khẩu dù không đủ đáp ứng nhu cầu trong nước song nó phải phù hợp với điều kiện và mục tiêu, nhiệm vụ kinh doanh của doanh nghiệp. Nghiên cứu về mặt hàng cần phải nghiên cứu trên những góc độ sau: + Nghiên cứu về nhu cầu trong nước, tình hình tiêu dùng, tình hình này phụ thuộc vào tập quán, thói quen và thu nhập của người tiêu dùng. + Nghiên cứu về quy cách, phẩm chất, kiểu dáng, nhãn mác, thương hiệu, … của sản phẩm. + Nghiên cứu xem sản phẩm đã xuất hiện trên thị trường được bao lâu, đang ở giai đoạn nào của chu kỳ sống của sản phẩm? Từ đó đánh giá xem thị hiếu tiêu dùng đang ở mức độ nào để đưa ra quyết định về số lượng nhập khẩu tránh tình trạng hàng nhập tồn đọng và mất giá hoặc thiếu hụt. Có như vậy mới nâng cao hiệu quả quy trình nhập khẩu cũng như kết quả kinh doanh. + Khi tiến hành nhập khẩu phải sử dụng đến ngoại tệ mà ngoại tệ thì luôn luôn biến động, để đảm bảo hiệu quả về thị trường thì việc nghiên cứu tỉ suất ngoại tệ hàng nhập khẩu là rất quan trọng. Doanh nghiệp phải xem xét tỉ giá hối đoái giữa VNĐ và ngoại tệ và sau đó xem xét so sánh với tỉ suất ngoại tệ hàng nhập khẩu. Nếu tỉ giá hối đoái lớn hơn thì không nhập khẩu, nếu tỉ suất ngoại tệ hàng nhập khẩu lớn hơn thì nên nhập khẩu * Nghiên cứu đối thủ cạnh tranh. Dưới áp lực của nền kinh tế thị trường – Nền kinh tế mở thì sự cạnh tranh càng trở nên khốc liệt. Kinh doanh cùng một mặt hàng sẽ có vô số các doanh nghiệp khác nhau, cần biết rõ số lượng về đối thủ cạnh tranh, những điểm yếu, thế mạnh của đối thủ, tình hình kinh doanh, đặc biệt cần nghiên cứu kĩ phương hướng chiến lược kinh doanh của đối thủ cũng như khả năng thay đổi chiến lược kinh doanh. Từ đó rút ra thời cơ và thách thức cho hoạt động kinh doanh của đơn vị mình để có phương án cụ thể đối phó với khó khăn, với điểm mạnh của đối thủ và khai thác tối đa điểm yếu của họ từ đó đem lại hiệu quả cao trong kinh doanh. * Nghiên cứu dung lượng thị trường và các nhân tố ảnh hưởng đến dung lượng thị trường. Sau khi nghiên cứu kĩ về hàng nhập khẩu, đối thủ cạnh tranh, sẽ tiến hành nghiên cứu dung lượng của thị trường và các nhân tố ảnh hưởng đến nó để trả lời được câu hỏi nhập với số lượng bao nhiêu thì đủ. Công việc này đòi hỏi khảo sát nhu cầu thực tế của khách hàng cũng như khả năng cung cấp của doanh nghiệp nhập khẩu để đáp ứng nhu cầu vừa đủ của thị trường, tránh trường hợp nhập quá nhiều làm dư thừa hàng hoá và nhập quá ít không đem lại lợi nhuận tối đa cho doanh nghiệp. Để nghiên cứu dung lượng được chính xác cần phải được xác định các nhân tố ảnh hưởng đến nó để ra quyết định đúng đắn về số lượng hàng nhập khẩu. + Nhân tố thứ nhất: Khoa học kĩ thuật và công nghiệp làm cho dung lượng thị trường biến đổi, các biện pháp, các chính sách của nhà nước, tập quán, thói quen của người tiêu dùng. + Dung lượng thị trường biến đổi có thể do sự xuất hiện của những hàng hoá thay thế, càng nhiều hàng hóa thay thế càng gây khó khăn cho hoạt động nhập khẩu của đơn vị ngoại thương + Dung lượng thị trường còn phụ thuộc vào sự vận dộng của vốn, đặc điểm của sản xuất lưu thông và phương pháp của sản phẩm của từng thị trường đối với mỗi loại hàng hoá. + Một số nhân tố khách quan như thời tiết, bị hạn hán, bão lụt, sự biến động về khủng hoảng tài chính, mất giá tiền tệ, sự giảm sút của thương hiệu hàng hoá. Mỗi nhân tố có mức độ tác động khác nhau, cần có sự đánh giá đúng mức ảnh hưởng của từng nhân tố đóng vai trò quyết định, nhân tố nào đóng vai trò thứ yếu, từ đó đưa ra quyết định đúng đắn chính xác về nhu cầu thực của hàng nhập khẩu đã lựa chọn. 1.1.2. Nghiên cứu thị trường quốc tế. Nghiên cứu thị trường quốc tế phải bắt đầu từ việc nghiên cứu các chính sách của chính phủ nước xuất khẩu, những chính sách đó là hạn chế hay khuyến khích xuất khẩu từ đó đưa ra những thuận lợi cũng như khó khăn đối với đơn vị ngoại thương khi tiến hành nhập khẩu hàng hoá, hoạt động này cũng chịu ảnh hưởng trực tiếp của tình hình chính trị, chế độ của nước xuất khẩu. Bên cạnh đó nguồn hàng cung cấp sẽ tác động bởi vị trí địa lí của quốc gia do quá trình vận chuyển sẽ đem lại hiệu quả cao trong kinh doanh. Mặt khác, trên thị trường quốc tế do chịu sự tác động của nhiều yếu tố trên đã làm cho giá cả không ngừng biến đổi. Doanh nghiệp kinh doanh nhập khẩu phải hiểu biết và kinh nghiệm để dự báo được xu thế biến động của quy luật thị trường. Doanh nghiệp đánh giá trên nhiều thị trường khác nhau với các nhà cung cấp khác nhau. Từ đó tiến hành so sánh và chọn ra nhà cung cấp đem lại thuận lợi tối ưu nhất cho mình. Để công tác nghiên cứu thị trường quốc tế đem lại hiệu quả cao, kết quả nghiên cứu thực sự có ý nghĩa với doanh nghiệp không phải là việc dễ dàng do đó cần tiến hành theo đúng trình tự, hệ thống một cách chặt chẽ và phương pháp nghiên cứu mang tính chất khoa học cao. 1.2. Nghiên cứu đối tác: Trước khi bước vào giaop dịch, đàm phán và kí kết hợp đồng, sau khi nghiên cứu kĩ thị trường và đưa ra những thông tin chính xác, doanh nghiệp nhập khẩu tiến hành lựa chọn đối tác trên cơ sở thị trường đã nghiên cứu nhưng phải đảm bảo được các tiêu chuẩn về giá cả, chất lượng và chi phí phù hợp, đảm bảo đúng mục tiêu của doanh nghiệp và không trái pháp luật Khi lựa chọn đối tác, đơn vị ngoại htương cần quan tâm đến + Tư cách pháp nhân + Khả năng và năng lực trong kinh doanh + Mặt hàng, lĩnh vực kinh doanh + Uy tín trong hoạt động kinh doanh + Tình hình sản xuất + Khả năng tài chính, cơ sở vật chất kĩ thuật + Thái độ chính trị, đặc điểm văn hoá và tập quán kinh doanh. + Diều kiện địa lí: Cho phép ta đánh giá được các ưu thế địa lý của phía đối tác để giảm thiểu chi phí vận tải bảo hiểm 1.3. Lập phương án kinh doanh Sau khi hoàn tất các công tác nghiên cứu thị trường trong nước, quốc tế và các đối tác, đơn vị kinh doanh ngoại thương tiến hành lập phương án kinh doanh hàng nhập khẩu. Phương án kinh doanh thực chất là một chương trình hành động quát hướng tới việc thực hiện những mục đích cụ thể của doanh nghiệp trong kinh doanh. Trong sự biến đổi nhanh chóng của thị trường thì khâu lập phương án kinh doanh gặp nhiều khó khăn trở ngại, nhiều doanh nghiệp đã bỏ qua bước này hoặc thực hiện một cách sơ sài đã đem lại hiệu quả hoạt động kinh doanh không như mong muốn, Để lập được phương án kinh doanh tốt doanh nghiệp cần tiến hành Quy trình xác định phương án kinh doanh * Phân tích để lựa chọn thị trường và mặt hàng kinh doanh. Sau khi nghiên cứu thu thập các thông tin về thị trường một cách đầy đủ, chính xác, người lập phương án kinh doanh sẽ đánh giá tổng quát tình hình hiện tại của môi trường và thị trường, đồng thời phải dự đoán được những biến động của thị trường trong tương lai, có như vậy mới tận dụng được các cơ hội, kết hợp với việc xác định nhu cầu trong nước, khả năng cung cấp giữa các đối tác và điểm mạnh yếu của các doanh nghiệp so với đối thủ cạnh tranh từ đó lựa chọn thị trường và mặt hàng kinh doanh của doanh nghiệp. * Xác định mục tiêu. Sau khi đã phân tích để lựa chọn thị trường và mặt hàng kinh doanh, đơn vị ngoại thương phải xác định mục tiêu cụ thể của phương án kinh doanh đặt ra cần đạt được đồng thời đây cũng là các chỉ tiêu để đánh giá hiệu quả kinh tế của phương án kinh doanh. Các mục tiêu cụ thể là doanh thu lợi nhuận và uy tín … * Phác thảo các phương án kinh doanh: Sau khi mục tiêu đã xác định, đơn vị kinh doanh sẽ tiến hành phác thảo các phương án kinh doanh các mặt hàng đã lựa chọn trên thị trường mục tiêu. Một phác thảo phương án kinh doanh cần phải : + Mô tả chi tiết tình hình kinh doanh trên thị trường mục tiêu, mô tả về mặt hàng kinh doanh, đối tác dung lượng, giá cả vận chuyển, ngân hàng… xác định đối tác và dự kiến mức giá mua, giá bán số lượng nhập khẩu và lợi nhuận dự tính. + Xác định cách thức, tiến hành kinh doanh. + Dự toán các tình huống có thể xảy ra và phương pháp ứng xử. + các phương pháp kiểm tra và đánh giá kết quả. * Lựa chọn phương án kinh doanh: Sau khi phương án kinh doanh được phác thảo tiế hành lựa chọn phương án kinh doanh tối ưu nhất, lựa chọn phương án nào phải dựa trên cơ sở là hệ thống các chỉ tiêu như doanh thu, lợi nhuận, tỉ suất lãi trên vốn, tỉ suất chi phí phát sinh, mức độ rủi ro, khả năng thực hiện … * Đề ra các biện pháp thực hiện. Để quá trình giao dịch, đàm phán, kí kết hợp đồng diễn ra thuận lợi cần thiết phải đề ra các biện pháp thực hiện trong kinh doanh nhập khẩu. Hàng hoá và doanh nghiệp là đối tượng, là kế hoạch cụ thể của người giao dịch mua bán. Mặt khác phương án kinh doanh là cơ sở để cán bộ thực hiện nhiệm vụ của mình, phải đề ra các bước tiến hành cụ thể để đạt được những mục tiêu của phương án. Đề ra ra các biện pháp cụ thể dựa trên những phân tích của các bước trước đó, dựa vào hàng hoá, đặc điểm và khả năng của doanh nghiệp trong từng giai đoạn cụ thể để đề ra các biện pháp cho phù hợp. Khi tiến hành đề ra các bước thực hiện cần đảm bảo khâu tổ chức nhập khẩu hàng hoá, kiểm định hàng hoá, tiếp nhận hàng hoá và xúc tiến bán hàng, quảng cáo đẩy mạnh tiêu thụ hàng hoá. Thực hiện đầy đủ các bước đề ra doanh nghiệp sẽ tiến hành kinh doanh hiệu quả, lấy được nguồn hàng nhập khẩu tốt nhất và tiêu thụ hàng hoá thuận lợi đem lại kết quả như mong muốn. 2. Hợp đồng nhập khẩu. Kí kết hợp đồng nhập khẩu là bước tiếp theo cần tiến hành sau khi đã nghiên cứu kĩ môi trường kinh doanh, hoạt động nhập khẩu là sự cam kết của người mua và người bán, coi đó là cơ sở để thực hiện nghĩa vụ của các bên cũng như những quyền lợi hai bên được hưởng. Hoạt động nhập khẩu là sự thoả thuận giữa các đương sự có có trụ sở kinh doanh ở các quốc gia khác nhau, theo đó một bên gọi là bên bán( bên xuất khẩu) có nghĩa vụ chuyển quyền sở hữu về hàng hoá hoặc dịch vụ cho bên nhập khẩu. Bên nhập khẩu có nghĩa vụ trả tiền và nhận hàng. 2.1 Giao dịch. Giao dịch là hoạt động được tiến hành khi bên bán tiếp cận với bên mua, quá trình giao dịch là quá trình trao đổi thông tin về các điều kiện thương mại giữa các bên tham gia. Quy trình giao dịch: Xác nhận Chào hàng Hoàn giá Đặt hàng Hỏi giá 2.1.1 Hỏi giá: Đây là bước khởi đầu của giao dịch. Hỏi giá là việc người mua đề nghị người bán cho biết giá cả và các điều kiện thương mại cần thiết khác để mua hàng. Hỏi giá không dễ dàng bắt buộc trách nhiệm pháp lí của người hỏi giá. Do đó người có thể gửi hỏi giá đi nhiều nơi tới các nhà cung cấp tiềm năng để nhận được những baó giá, sau đó đánh giávà chọn ra báo giá tối ưu nhất. 2.1.2 Chào hàng. Đây là một đề nghị kí kết hợp đồng mua bán hàng hoá được chuyển cho một hay nhiều người xác định. Nội dung cơ bản của một chào hàng gồm các điều kiện: Tên hàng, số lượng, quy cách, phẩm chất, giá cả, phương thức thanh toán, địa điểm và thời hạn giao hàng, bao bì… Chào hàng có thể do người mua và người bán đưa ra, người nhập khẩu đưa ra lời chào hàng phải căn cứ gọi là chào mua hàng. Khi xác định chào hàng, người chào hàng phải căn cứ vào các điều kiện cụ thể để cân nhắc các vấn đề sao cho thích hợp nhất. 2.1.3 Đặt hàng Đặt hàng là lời đề nghị kí kết hợp đồng thương mại của người mua, về nguyên tắc hợp đồng của người đặt hàng phải đầy đủ các nội dung cần thiết cho việc kí kết hợp đồng. Tuỳ vào mối quan hệ của nhà nhập khẩu và nhà xuất khẩu mà nội dung đặt hàng có thể bị lược bỏ bớt và chỉ nêu những điều kiện riêng biệt đối với mỗi mặt hàng nếu hai bên có quan hệ thường xuyên hoặc kí những hợp đồng dài hạn. 2.1.4. Hoàn giá. Khi người nhận chào hàng không chấp nhận hoàn toàn chào hàng đó mà đưa ra những đề nghị mới thì đề nghị mới này gọi là hoàn giá, khi có hoàn giá thì chào hàng trước coi như không còn hiệu lực. 2.1.5. Chấp nhận. Chấp nhận là sự đồng ý hoàn toàn tất cả mọi điều kiện của chào hàng, khi đó hợp đồng được thành lập. Một chấp nhận có hiệu lực về mặt pháp lí phải đảm bảo các điều kiện sau: + Phải được người nhận chào hàng chấp nhận. + Phải chấp nhận hoàn toàn nội dung. + Phải chấp nhận trong thời gian hiệu lực của chào hàng. + Chấp nhận phải được chuyển đến cho người được chào hàng. 2.1.6 Xác nhận. Sau khi thống nhất với nhau các điều kiện giap dịch hai bên ghi lại các kết quả ghi lại các kết qủa đã đạt được rồi trao cho nhau, đó là xác nhận. Xác nhận thường được lập thành hai bản, được hai bên kí kết và mỗi bên giữ một bản. 2.2.Đàm phán. Việc đàm phán để đi đến kí hợp đồng nhập khẩu thường được tiến hành kết hợp giữa các hình thức sau: + Giao dịch, đàm phán qua thư tín: Đây là hình thức giao dịch chủ yếu giữa công ty đối với các đối tác nước ngoài. Sử dụng hình thức này có thể tiết kiệm được chi phí đồng thời tạo điều kiện cho cả hai bên cân nhắc suy nghĩ vấn đề một cách thấu đáo. Bằng cách này, Công ty có thể giao dịch cùng một lúc với nhiều đối tác ở nhiều nước khác nhau. Tuy nhiên đàm phán theo cách này thường mất rất nhiều thời gian chờ đợi, có thể cơ hội mua bán tốt sẽ trôi qua và rất khó đoán được ý đồ thật của đối phương. Khi sử dụng thư tín để giao dịch đàm phán cần phải luôn nhớ rằng thư từ là “ sứ giả” của mình đến với khách hàng bởi vậy cần hết sức lưu ý trong việc viết thư. + Giao dịch, đàm phán qua fax và điện thoại: Hình thức này giúp cho việc đàm phán diễn ra nhanh chóng ngay khi có vấn đề nảy sinh. Tuy nhiên thời gian dành cho đàm phán không nhiều do cước phí fax và điện thoại quốc tế rất đắt. Ngoài ra, đàm phán bằng điện thoại chỉ thoả thuận bằng miệng, không có gì làm bằng chứng cho những thoả thuận quyết định trao đổi. Bởi vậy điện thoại chỉ được dùng những trường hợp rất cần thiết, khẩn trương hoặc trường hợp mà mọi điều kiện đã thoả thuận xong, chỉ còn chờ xác nhận một số chi tiết. + Giao dịch, đàm phán bằng cách gặp gỡ trực tiếp: Thực tế cho thấy, do hai bên trực tiếp gặp nhau nên có thể trao đổi một số vấn đề liên đến hợp đồng và dễ dàng đi đến thống nhất, thậm chí còn còn tạo điều kiện cho việc hiểu biết nhau tốt hơn và duy trì được quan hệ tốt lâu dài với nhau. Tuy nhiện, đây cũng là cũng là hình thức đàm phán khó khăn nhất trong hình thức đàm phán, để đạt được kết quả tốt trong đàm phán thì đòi hỏi người đàm phán phải nắm chắc nghiệp vụ và ngoại ngữ, có khả năng ứng sử nhạy bén, linh hoạt trong mọi tình huống để có thể tỉnh táo, bình tĩnh nhận xét, nắm được ý đồ, sách lược của đối phương, nhanh chóng có biện pháp đôúi phó kịp thời. Hơn nữa chi phí cho việc gặp gỡ là hết sức tốn kém. 2.3. Kí kết hợp đồng nhập khẩu. Hợp đồng nhập khẩu là sự thoả thuận giữa bên mua và bên bán ở nước ngoài, trong đó quy định bên bán phải cung cấp hàng hoá, bên mua phải thanh toán tiền và nhận hàng. Theo điều 81 của luật thương mại Việt Nam, hợp đồng nhập khẩu có đầy đủ khi có đầy đủ các điều kiện sau: + Chủ thể của hợp đồng là bên mua và bên bán phải có đủ tư cách pháp lí + Hàng hoá của hợp đồng là hàng hoá được phép mua, bán theo quy định của pháp luật. + Hợp đồng mua bán quốc tế phải có nội dung chủ yếu mà pháp luật quy định + Hình thức của hợp đồng chủ yếu là văn bản. * Đặc điểm của hợp đồng nhập khẩu + Chủ thể của hợp đồng nhập khẩu là các pháp nhân có quốc tịch khác nhau + Hàng được chuyển từ nước này sang nước khác. + Đồng tiền thanh toán là ngoại tệ hay có nguồn gốc ngoại tệ đối với một hay hai bên kí hợp đồng Hợp đồng ngoại thương có vai trò rất quan trọng vì: + Là bằng chứng đảm bảo quyền lợi cho các bên tham gia kí kết hợp đồng + Là bằng chứng để quy trách nhiệm cho bên vi phạm hợp đồng. Hợp đồng nhập khẩu tạo điều kiện thuận lợi cho việc thống kê, theo dõi, kiểm tra việc thực hiện hợp đồng. * Những phương thức kí kết trong buôn bán ngoại thương + Hai bên cùng kí vào hợp đồng mua bán. + Người mua nhận bằng văn bản là người mua đã đồng ý với các điều kiện và điều khoản của một chủ hàng tự do nếu người mua viết viết đúng thủ tục cần thiết và trong thời gian hiệu lực của thư chào hàng. + Người bán hàng xác nhận bằng văn bản đơn đặt hàng của người mua có hiệu lực + Trao đổi bằng thư xác nhận đạt được những thoả thuận trong đơn đặt hàng trước đây của hai bên ( Nêu ró điêù kiện được thoả thuận ). Hợp đồng chỉ có thể coi là kí kết chỉ trong trường hợp hai bên đã kí vào hợp đồng. * Nội dung của hợp đồng nhập khẩu bao gồm các điều kiện: + Tên hàng + Số lượng và cách xác định. Đặc biệt lưu ý tới từng loại hàng để xác định số lượng mới chuẩn xác + Quy cách phẩm chất và cách xác định. + Đóng gói, bao bì mã hiệu phải phù hợp với hàng hoá + Thời hạn, phương tiện và địa điểm giao hàng. + Giá cả, giá trị, điều kiện giao hàng + Phương thức thanh toán và chứng từ thanh toán + Bảo hiểm + Phạt và bồi thường thiệt hại + Tranh chấp và giải quyết tranh chấp + Bảo hành, khiếu nại. + Kiểm tra và giám định hàng hoá nhập khẩu + Trường hợp bất khả khách hàng 3. Quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu. Sau khi hợp đồng nhập khẩu được kí kết, đơn vị kinh doanh xuất nhập khẩu- với tư cách một bên kí kết – phải tổ chức thực hiện hợp đồng đó. Đây là công việc rất quan trọng và phức tạp, nó đòi hỏi phải tuân thủ luật quốc gia và quốc tế, đồng thời phải đảm boả được quyền lợi của quốc gia và uy tín của doanh nghiệp. Về mặt kinh doanh, trong quá trình thực hiện các khâu công việc để thực hiện hợp đồng, đơn vị kinh doanh xuất nhập khẩu phải cố gắng tiết kiệm chi phí lưu thông, nâng cao doanh lợi và hiệu quả toàn bộ hoạt động giao dịch. Để thực hiện hợp đồng nhập khẩu, đơn vị kinh doanh phải tiến hành theo trình tự các công việc sau: 3.1 Xin giấy phép xuất nhập khẩu. Theo nghị định số 57 / 1998/ CP quy định các doanh nghiệp thuộc các thành phần kinh tế được thành lập theo quy định pháp luật được phép xuất nhập khẩu hàng hoá theo nghành nghề đã đăng kí theo giấy chứng nhận đăng kí kinh doanh - điều này khẳng định quyền nhập khẩu hàng hoá theo nghành nghề đã đăng kí của các doanh nghiệp được thành lập hợp pháp có giấy chứng nhận đăng kí kinh doanh – với các hàng hoá không thuộc danh mục hàng hoá cấm nhập khẩu có điều kiện thì doanh nghiệp có quyền nhập khẩu mà không cần xin giấy phép nhập khẩu. Tuy nhiên, khi tiến hành nhập khẩu doanh nghiệp phải đăng kí mã số kinh doanh xuất nhập khẩu tại cục hải quan tỉnh, thành phố. Còn nếu loại hàng hoá mà doanh nghiệp cần nhập khẩu thuộc danh mục hàng nhập có điều kiện thì doanh nghiệp phải xin hạn nghạch nhập khẩu hoặc giấy phép nhập khẩu của Bộ thương mại hoặc bộ quản lí chuyên nghành. 3.2 Mở L/C Nếu là phương thức thanh toán tín dụng chứng từ, bên mua phải làm thủ tục mở L/C. Thông thường L/C được mở trước 20 ngày đến 25 ngày trước thời gian giao hàng. L/C là một văn bản pháp lí trong đó ngân hàng mở L/ C cam kết trả tiền cho nhà xuất khẩu nếu họ trình được chứng từ thanh toán phù hợp với nội dung của L/C. Căn cứ để mở L/C là cavcs điều khoản của hợp đồng. Bộ hồ sơ mở L/C bao gồm + Đơn xin mở thư tín dụng + Giấy phép nhập khẩu của Bộ thương mại cấp + Hợp đồng thương mại ( bản sao) Ngoài ra còn phải nộp một số giấy tờ có liên quan đến thủ tục thanh toán và kí quỹ như: + Uỷ nhiệm chi ngoại tệ để trả thủ tục phí + Uỷ nhiệm chi ngoại tệ để kí quỹ mở L/C Hoặc đơn xin mua ngoại tệ để kí quỹ và trả thủ tục phí. Hoặc hợp đồng vay ngoại tệ tiềnVNĐ ( trong trường hợp xin vay để thanh toán L/C) Trong đơn xin mở L/C phải đề cập đầy đủ những nội dung chính sau: + Tên ngân hàng thông báo + Loại L/C, số, ngày, ngày phát hành + Thời gian và địa điểm hết hiệu lực của L/C + Tên và địa chỉ của người thụ hưởng. + Tên và địa chỉ của người xin mở L/C + Trị giá thư tín dụng + Bộ chứng từ phải xuất trình để thanh toán + Mô tả hàng hoá + Đơn giá + Điều kiện giao hàng + Điều kiện về hàng hoá: Bao bì, đóng gói, kí mã hiệu + Phương thức vận chuyển Tên cảng đi, Tên cảng đến: cho phép/ không cho phép + Thời hạn giao hàng + Điều kiện đặc biệt về: Phí phát sinh ngoài địa phận nước Việt Nam Phí tu chỉnh L/C do bên bán hoặc bên mua chịu + Chỉ thị do ngân hàng về thanh toán lô hàng và cách thức gửi bộ chứng từ thanh toán + Mức kí quỹ của đơn vị nhập khẩu 3.3. Thuê phương tiện vận tải Trong trường hựp nhập khẩu FOB chúng ta phải tiến hành thuê tàu dựa vào các căn cứ sau: + Những điều khoản của hợp đồng + Đặc điểm của hàng hoá mua bán + Điều kiện vận tải Lựa chọn thuê tàu được căn cứ vào khối lượng và đặc điểm hàng hoá chuyên trở sao cho thuận lợi nhất. Thực tế điều kiện về tàu ở nước ta nay rất hạn chế, kinh nghiệm thuê tàu nước ngoài chưa nhiều nên thông thường là nhập khẩu theo điều kiện 3.4 Mua bảo hiểm cho hàng nhập khẩu. Trường hợp nhập khẩu theo điều kiện CFR thì đơn vị phải mua bảo hiểm cho lô hàng đó. Số tiền bảo hiểm thường bằng 110% trị giá CIF của lô hàng, các rủi được bảo hiểm phải khớp với quy định của thư tín dụng. Hợp đồng bảo hiểm thư\ờng có hai loại chủ yếu: Hợp đồng bảo hiểm chuyến và hợp đồng bảo hiểm bao Hợp đồng bảo hiểm chuyến là hợp đồng bảo hiểm một chuyến từ một địa điểm này đến một địa diểm khác đã ghi trong hợp đồng bảo hiểm. Người bảo hiểm chỉ chịu trách nhiệm về hàng hoá trong phạm vi một chuyến khi mua bảo hiểm chuyến, đơn vị ngoại thương phải gửi đến Công ty bảo hiểm một văn bản gọi là “ Giấy yêu cầu bảo hiểm” Dựa trên “ Giấy yêu cầu bảo hiểm “ này, đơn vị và Công ty bảo hiểm đàm phán kí kết hợp đồng bảo hiểm. Hợp đồng này được thể hiện dưới hai hình thức: Đơn hay giấy chứng nhận bảo hiểm Nội dung của hợp đồng bảo hiểm gồm các điểm chú ý sau + Ngày cấp đơn bảo hiểm, sáng hay chiều + Tên và địa chỉ người mua bảo hiểm + Tên hàng được bảo hiểm + Quy cách đóng gói, bao bì, kí mã hiệu của hàng + Tên tàu + Cách xếp hàng trên tàu + Cảng khởi hành, cảng chuyển tải ( nếu có ) cảng đến + Ngày tàu khởi hành + Trị giá hàng được bảo hiểm. + Điều kiện hàng được bảo hiểm. + Phí bảo hiểm. + Địa chỉ và và giám định viên nơi đến. + Nơi trả tiền bồi thường, do người được bảo hiểm chọn. + Số bán đơn bảo hiểm. Hợp đồng bảo hiểm là hợp đồng trong đó người bảo hiểm nhận bảo hiểm một khối lượng hàng vận chuyển trong nhiều chuyến kế tiếp nhau ( thời hạn là 1 năm ), và khi kí kết hợp đồng bảo hiểm chưa rõ khối lượng hàng là bao nhiêu. Hợp đồng bảo hiểm này quy định, khi giao hàng xuống tàu xong đơn vị chỉ gửi đến Công ty bảo hiểm một thông báo bằng văn bản gọi là “giâý báo bắt đầu vận chuyển” theo mẫu Trong hợp đồng này, hai bên thoã thuận các vấn đề chung nhất có tính nguyên tắc như: Nguyên tắc chung -Phạm vi trách nhiệm -Việc đóng gói hàng ---loại phương tiện vận chuyển ---cách yêu cầu bảo hiểm -Cách tính trị giá bảo hiểm --- Phí bảo hiểm và thanh toán phí bảo hiểm --- Giám định khiếu nại, đòi bbồi thường --- Hiệu lực của hợp đồng ---Xử lí tranh chấp Các đơn vị ngoại thương Việt Nam thường bảo hiểm hàng nhập khẩu theo hợp đồng bảo hiểm bao 3.5 Làm thủ tục hải quan Chậm nhất là 30 ngày kể từ ngày khi hàng nhập cảng, đơn vị ngoại thương phải tiến hành làm thủ tục để thông quan xuất nhập khẩu Bước1: Tự kê khai, áp mã, và tính thuế xuất nhập khẩu Tự kê khai đầy đủ, chính xác những nội dung ghi trên tờ khai hải qua mẫu HQ2002-XNK Dựa vào căn cứ tính thuế đã khai và xác định mã số hàng hoá, thuế suất, giá tính thuế theo quy định để tính toán số thuế phải nộp của từng loại thuế theo quy định để tính toán số thuế phải nộp của từng loại thuế và từng loạ hàng hoá Bộ hồ sơ khai Hải quan gồm có các loại giấy tờ phải nộp hoặc xuất trình khi làm thủ tục: + 01 bản sao giấy chứng nhận đăng kí kinh doanh + 01 bản sao giấy chứng nhận đăng kí mã số doanh nghiệp kinh doanh xuất nhập khẩu + 03 tờ khai hàng nhập khẩu + 01 bản sao hợp đồng mua bán. 01 bản chính và 02 bản sao hoá đơn thương mại. + 01 bản chính và 02 bản sao phiếu đóng gói + 01 đơn vận tải + Giấy phép xuất nhập khẩu + Giấy chứng nhận xuất xứ giấy chứng nhận phẩm chất, số lượng( bản chính) Bước 2: Nhân viên hải quan kiểm tra tờ khai hải quan và bộ hồ sơ, nếu đầy đủ và hợp lệ theo từng loại hình xuất nhập khẩu thì cho đăng kí tờ khai. Xem hồ sơ hàng hoá của mình được phân vào luồng nào( xanh - được ưu tiên thực hiện thủ rục kiểm tra giản đơn, hàng sẽ được kiểm hoá nhanh ngay sau khi kiểm hoá ngay; Luồng vàng – hàng hoá có những vướng mắc nhỏ ; Luồng đỏ – hàng hoá có nhiều vướng mắc thì phải nhanh chóng hoàn tất thủ tục thì hàng của mình mới được giải phóng. Bước 3: Nhận thông báo thuế của Hải Quan và tổ chức để hải quan kiểm tra hàng hoá Bước 4: Câưn cứ vào kết quả kiểm hoá và khai báo của ta Hải quan sẽ xác định chính xác số thuế mà ta phải nộp và quyết định điều chỉnh số thuế phải nộp và ra quyết định số thuế phải nộp nếu cần. Bước 5: Sau khi đã nộp đủ thuế Hải quan sẽ đóng dấu “ đã làm thủ tục Hải quan” lên trang đầu tờ khai và giao cho ta nhận một bản. Từ đây hàng của ta được giải phóng. 3.6 Nhận hàng nhập khẩu Khi hàng hoá đã về tới cảng Hải quan sẽ thông báo cho người nhận. Công ty khi nhận phải tiến hành một số công việc sau: + Kí kết hợp đồng uỷ thác cho cơ quan vận tải về việc nhận hàng + Xác nhận với cơ quan vận tải kế hoạch tiếp nhận hàng hoá từng quý, từng năm, cơ câú hàng hoá, lịch tàu, điều kiện kĩ thuật khi bốc dỡ, vận chuyển giao nhận. + Cung cấp tài liệu cần thiết cho việc nhận hàng hoá( Vận đơn, lệnh giao hàng…) Nếu tàu biển không giao những tài liệu đó cho cơ quan vận tải. +Theo dõi việc giao nhận, đôn đốc cơ quan vận tải lập biên bản về hàng hoá và giải quyết trong phạm vi của mình những vấn đề xảy ra trong việc giao nhận + Thanh toán cho cơ quan vận tải các khoản phí tổn về giao nhận, bốc xếp, bảo quản và vận chuyển hàng hoá nhập khẩu + Thông báo cho các đơn vị đặt hàng chuẩn bị nhận hàng hoá. + Chuyển hàng hoá về kho của doanh nghiệp hoặc trực tiếp giao cho các đơn vị đặt hàng 3.7 Kiểm tra hàng nhập khẩu. Hàng hoá nhập khẩu về qua cửa khẩu phải đưpợc kiểm tra. Mỗi cơ quan tiến hành kiểm tra theo theo chức năng và quyền hạn của mình. Nếu phát hiện thấy dấu hiệu không mua bình thường thì mời bên kiểm định đến lập biên bản giám định có sự chứng kiến của bên bán và bên mua, hãng vận tải, công ty bảo hiểm. Biên bản giám định phải có chữ kí của các bên và đây là cơ sở bên mua khiếu nại, đòi bồi thường bên có liên quan. 3.8 Thanh toán tiền hàng nhập khẩu Thanh toán là khâu quan trọng trong thương mại quốc tế. Do đặc điểm buôn bán của người nước ngoài rất phức tạp nên thanh toán trong thương mại quốc tế phải thận trọng, tránh để xảy ra tổn thất. Có nhiều phương thức thanh toán khác nhau: * Phương thức tín dụng chứng từ ( thanh toán bằng thư tín dụng) : Phương thức tín dụng chứng từ là một sự thoả thuận trong đó một ngân hàng( ngân hàng mở L/C ) theo yêu cầu của khách hàng ( người nhập khẩu ) trả tiền cho người thứ ba hoặc cho bất cứ người nào theo yêu cầu của người thứ ba đó, hoặc sẽ trả, chấp nhận, hay mua hối phiếu khi xuất trình đầy đủ đã quy định mọi điều kiện đặt ra đều được thực hiện đầy đủ * Phương thức chuyển tiền : Là phương thức trong đó người mua (người nhập khẩu) yêu cầu ngân hàng của mình chuyển một số tiền nhất định cho người xuất khẩu tại một địa điểm nhất định. 3.9 Khiếu nại khi và giải quyết tranh chấp ( Nếu có ) : Khi thực hiện hợp đồng nhập khẩu, nếu chủ hàng xuất nhập khẩu phát hiện thấy hàng bị tổn thất, đổ vỡ, thiếu hụt, mất mát, thì lập hồ sơ khiếu nại. Đối tượng khiếu nại ngay để khỏi bỏ lỡ thời hạn khiếu nại. Đối tượng khứu nại có thể là người vận tải, Công ty bảo hiểm … Tuỳ theo tính chất tổn thất. Bên nhập khẩu phải viết đơn khiếu nại và gửi cho bên bị khiếu nại và gửi cho bên bị khiếu nại trong thời hạn quy định, đơn khiếu nại phải có kèm các chứng từ về tổn thất. Cách giải quyết khiếu nại tuỳ vào nội dung đơn khiếu nại. Trường hợp không tự giải quyết được thì làm đơn gửi lên cho trọng tài kinh tế theo quy định trong hợp đồng. CHƯƠNG II. THỰC TRẠNG QUY TRÌNH NHẬP KHẨU NGUYÊN LIỆU VÀ THÀNH PHẨM TÂN DƯỢC TẠI CÔNG TY DƯỢC LIỆU TRUNG ƯƠNG I HÀ NỘI I. Tổng quan về công ty. 1. Chức năng nhiệm vụ của công ty. 1.1. Lịch sử, quá trình hình thành và phát triển của công ty dược liệu Trung ương I. Công ty dược liệu Trung ương I có tên giao dịch là Mediplantex. Trước năm 1958 công ty có tên gọi là “ Công ty thuốc nam, thuốc bắc trung ương thuộc bộ nội thương, là đơn vị kinh doanh buôn bán các mặt hàng thuốc nam, thuốc bắc dược liệu … nhằm phục vụ cho công tác phòng và chữa bệnh, sản xuất xuất khẩu của nhà nước. Đến năm 1971, theo quyết định thành lập số 170 ngày 4/1/1971 (QĐ 170/BYT) của Bộ trưởng Bộ y tế đổi tên Công ty thành “Công ty Dược liệu cấp I – Bộ y tế”. Để phù hợp với ngành nghề kinh doanh của Công ty và sự phát triển của đất nước. Đến năm 1985, Công ty đổi thành Công ty Dược liệu Trung ương I thuộc Liên hiệp các Xí nghiệp dược Việt Nam (Nay có tên là Tổng Công ty Dược Việt Nam). Ngày 9/12/1993, do yêu cầu phát triển kinh tế ngày càng cao, Bộ trưởng Bộ y tế đã ra quyết định số 95 (QĐ 95/BYT) về việc “... Bổ sung ngành nghề kinh doanh chủ yếu cho Công ty Dược liệu Trung ương I, kinh doanh thành phẩm, thuốc tân dược, dụng cụ y tế thông thường, bao bì, hương liệu, mỹ liệu để hỗ trợ cho việc phát triển dược liệu...”. 1.2. Cơ cấu tổ chức bộ máy. * Cơ cấu tổ chức bộ máy :Bộ máy của công ty được thực hiện theo cơ cấu trực tuyến chức năng. Giám đốc P. Giám đốc phụ trách SX P. Giám đốc phụ trách KD Phòng KT-KN Phòng KD-NK Phòng KTT.Vụ Các PX Phòng TC-HC Tổng kho Phòng X.khẩu 1.3. Nguồn lực của Công ty dược liệu Trung ương I. - Cơ sở vật chất kỹ thuật và công nghệ sản xuất kinh doanh : + Cơ sở vật chất kỹ thuật : Hiện nay công ty có hai phân xưởng sản xuất thuốc riêng biệt Phân xưởng đông dược : Chủ yếu sản xuất các loại đông dược như rượu bổ, rượu sâm Phân xưởng thuốc viên : chuyên sản xuất các loại thuốc viên đặc trị các bệnh khác nhau, tại xưởng hoá dược chuyên sản xuất, chiết xuất ra mặt hàng chống sốt rét. Hiện nay với cơ ngơi rộng lớn và thiết bị hiện đại cho phép công ty mở rộng hoạt động sản xuất kinh doanh của mình. Đặc bịêt là dây truyền sản xuất thuốc tân dược của công ty đã được bộ y tế cấp chứng chỉ GMP-ASEAN. + Công nghệ sản xuất kinh doanh : Quy trình công nghệ có thể chia làm hai giai đoạn : Giai đoạn chuẩn bị sản xuất : Là giai đoạn sau khi đã chuẩn bị chia nguyên vật liệu, bao bì tá dược theo từng lô, từng mẻ, sản xuất theo hồ sơ, lô và được đưa vào sản xuất thông qua các công đoạn sản xuất. Giai đoạn kiểm nghiệm nhập kho, thành phẩm : Sau khi thuốc được sản xuất phải có dấu xác nhận đủ tiêu chuẩn của phòng kiểm nghiệm mới được nhập kho. - Nhân sự : Hiện nay công ty có số cán bộ, công nhân viên viên là 327 người TRÌNH ĐỘ SỐ LƯỢNG ( NGƯỜI ) TỶ TRỌNG ( % ) Trên đại học 12 3,67 Đại học 120 36,69 Trung học 53 16,20 Công nhân kỹ thuật 142 43,42 Tổng cộng 327 100,00 1.4. Chức năng và nhiệm vụ hiện tại của công ty. * Chức năng. Giữ vững định hướng xã hội chủ nghĩa, coi trọng hiệu quả sản xuất kinh doanh và lựa chọn các dự án đầu tư. Phát huy nguồn lực con người, bảo vệ quyền lợi người tiêu dùng, tôn trọng lợi ích quốc gia, bảo vệ môi trường sinh thái, kết hợp với phát triển kinh tế, tranh thủ sự giúp đỡ của địa phương và tận dụng nguồn nhân lực. Công ty có đầy đủ tư cách pháp nhân để thực hiện chế độ hạch toán kinh doanh bảo toàn và phát triển vốn, thực hiện nghĩa vụ với cấp trên và ngân sách Nhà nước. * Nhiệm vụ. Nhiệm vụ kinh doanh: Kinh doanh các mặt hàng thuốc nam, thuốc bắc, cao đơn hoàn tán, giống dược liệu và nuôi trồng dược liệu, hàng năm đảm bảo hoàn thành kế hoạch và chỉ tiêu cấp trên giao. Ngoài ra còn phục vụ nhu cầu công tác phòng bệnh, phục vụ sản xuất và hàng xuất khẩu. Từ ngày 9/2/1993 bổ sung ngành nghề kinh doanh chủ yếu của Công ty – kinh doanh thành phẩm tân dược, dụng cụ y tế thông thường, bao bì và hương liệu, mỹ liệu để hỗ trợ cho việc phát triển dược liệu. 1.5. Mặt hàng, lĩnh vực kinh doanh của công ty. + Thực hiện kế hoạch kinh doanh, mua bán thuốc, thiết bị y tế, mỹ phẩm, dược liệu và tinh dầu trong nước do nhà nước giao. Xây dựng các kế hoạch kinh doanh trong nước và xuất nhập khẩu dài hạn, ngắn hạn trình Bộ y tế. + Được phép sản xuất thuốc tân dược các dạng đường uống, thuốc đông dược và bán tổng hợp thuốc sốt rét. + Được phép kinh doanh xuất – nhập khẩu thuốc tân dược, đông dược, dược liệu tinh dầu, mỹ phẩm, y dụng cụ, nguyên liệu hoá dược. + Hợp tác quốc tế trong lĩnh vực sản xuất kinh doanh xuất nhập khẩu, nuôi trồng, chế biến cây Dược liệu và các mặt hàng khác dưới các hình thức đầu tư, liên doanh liên kết hợp tác ở Việt nam hoặc ở nước ngoài. 3. Kết quả hoạt động kinh doanh trong 4 năm : 1999, 2000, 2001, 2002. 3.1. Tổng doanh thu. Diễn biến tổng doanh thu qua các năm Chỉ tiêu Năm Doanh số bán ( Triệu đồng) Tốc độ tăng trưởng so với năm liền kề trước đó ( %) Tốc độ tăng trưởng so với năm 1999 ( %) 1999 196085,6 - 100 2000 272389,9 138,9 138,9 2001 300857,2 110,5 153,4 2002 322963,9 107,3 164,7 Nhận xét: Doanh số bán ra tăng liên tục, sau 4 năm đã tăng gấp 1,65 lần và nếu so năm trước thì năm sau có tăng trưởng tuy nhiên tốc độ tăng chỉ đạt cao nhất trong năm 2000 ( 1,389 lần) còn các năm 2001, 2002 có giảm dần.Điều này thể hiện thị phần của công ty trên thị trường ngày một tăng nhưng với tốc độ giảm dần, có thể đây là dấu hiệu của thời kỳ đỉnh cao trong chu kỳ phát triển (Trong quá trình tìm hiểu tôi nhận thấy doanh số bán của công ty có tốc độ tăng trưởng liên tục tăng ở mức hai co số tính từ năm 1993). Công ty cần có các chính sách thích hợp về sản phẩm, khách hàng, cần có chương trình cụ thể để chặn đà giảm tốc độ này, mau chóng bước sang chu kỳ phát triển kế tiếp.  3.2. Chi phí và lợi nhuận. Kết quả sản xuất kinh doanh qua các năm(Triệu đồng) Chỉ tiêu 1999 2000 2001 2002 1. Tổng doanh thu 196085,6 272389,9 300857,2 322963,9 2. Các khoản giảm trừ 2223,9 2238,5 37810,5 1035,6 3. Doanh thu thuần 193861,7 270151,4 300305,3 321928,3 4. Tổng chi phí - Giá vốn hàng bán - Chi phí bán hàng - Chi phí QLDN 189378,1 175864,7 3691,3 4407,7 264329,9 362723,4 5343,5 4657,7 291761,9 229546,3 6417,0 5454,8 312956,8 299088,7 7531,6 6336,5 5.Lợi nhuận hoạt động SX-KD 4483,6 5821,5 8543,4 8971,5 5. Lợi nhuận hoạt động tài chính -4474,3 -4895,6 -7565,5 -7930,8 6. Lợi nhuận bất thường 802,5 74,8 45,2 64,3 7. Lợi nhuận trước thuế 811,8 1000,7 1023,1 1105,0 8. Thuế thu nhập DN 259,8 320,2 327,4 353,6 9. Lợi nhuận thuần 552 680,5 695,7 751,4 Nhìn vào bảng trên, ta thấy công ty Dược liệu Trung ương I luôn là một trong những doanh nghiệp làm ăn có lãi, không những chỉ có lợi nhuận trước thuế mà còn có cả lợi nhuận thuần ( lãi ròng), đây là kết quả đáng chân trọng trong khi mà có nhiều doanh nghiệp nhà nước làm ăn thua lỗ như hiện nay. Tuy nhiên,cũng phải thừa nhận tổng lợi nhuận thuần qua các năm còn rất thấp so với qui mô một công ty Trung ương có doanh số lớn. Lý giải điều này, trước hết là do công ty đi lên từ một doanh nghiệp có cơ sở vật chất, trang thiết bị lạc hậu, cùng với việc nhiều năm bao cấp làm ăn không có hiệu quả. Công ty đứng trước tình trạng thiếu vốn trầm trọng, tỷ lệ vay vốn quá cao, lãi vay cao khiến cho chi phí hoạt động tài chính chiếm tỷ trọng cao so với doanh thu. 3.3. Doanh số xuất khẩu Diễn biến doanh số xuất khẩu qua các năm Chỉ tiêu Năm Xuất khẩu của công ty (Triệu đồng) Xuất khẩu của T cty (Triệu đồng) Tỷ lệ /D.số bán (%) Tỷ lệ phát triển so với năm liền kề (%) Tỷ lệ phát triển so với năm 1999 ( %) Tỷ lệ % so với T.cty 1999 29030,7 122492,4 14,8 - 100 23,7 2000 106846,9 270775,4 39,2 368,1 368,1 39,5 2001 48313,9 155987,9 16,1 45,2 166,4 30,9 2002 21595,6 117554,9 6,6 43,9 73,1 18,4 Nhận xét: Qua kết quả trên cho thấy, doanh số xuất khẩu của công ty chiếm tỷ lệ vừa phải so với doanh số bán, đạt cao nhất vào năm 2000 và cũng là năm công ty có doanh số xuất khẩu cao nhất toàn Tổng công ty ( chiếm 39,5% một con số mà không phải công ty nào dễ dàng đạt được), được Thủ tướng Chính phủ tặng bằng khen. Tuy nhiên, hai năm sau đó doanh số xuất khẩu liên tục giảm, điều này có thể do công ty đang ở giai đoạn đỉnh cao của chu kỳ phát triển và bắt đầu bị suy giảm, cộng với nhu cầu của thị trường giảm khiến cho doanh số của toàn Tổng công ty giảm, tất yếu công ty cũng bị ảnh hưởng. Mặc dù vậy, công ty luôn là một trong những doanh nghiệp đứng đầu về xuất khẩu của Tổng công ty Dược Việt Nam. 3.4. Doanh số hàng nhập khẩu. Đơn vị : triệu đồng. Năm Chỉ tiêu 1999 2000 2001 2002 KH 135000 150000 180000 151000 TH 117601,8 124280,1 183765,2 150072,3 Nhìn vào bảng trên ta thấy : Nhập khẩu chiếm tỷ trọng cao, thể hiện nhập khẩu vẫn chiếm vai trò hết sức quan trọng trong tìm kiếm lợi nhuận và mở rộng thị trường của công ty. Đây là một trong những chính sách lớn của công ty: vừa đa dạng hoá kinh doanh, vừa lấy ngắn nuôi dài- lấy nhập khẩu để tạo điều kiện về vốn, về cơ cấu hàng, về xây dựng kênh phân phối v.v…để thúc đẩy phát triển sản xuất. Tuy nhiên, tỷ trọng nhập khẩu cao thể hiện việc sản xuất, mua bán hợp tác với các công ty, xí nghiệp trong nước còn hạn chế. II. Thực trạng quy trình nhập khẩu tại công ty Dược Liệu TW1 – Hà Nội. Công ty Dược Liệu TWI - Hà Nội là công ty nhà nước với mặt hàng kinh doanh là thuốc và nguyên liệu làm thuốc để phục vụ mục đích sức khỏe cho nhân dân, được sự hỗ trợ của nhà nước về tài chính, trang thiết bị. Đồng thời công ty có đội ngũ cán bộ công nhân viên giỏi nghiệp vụ và nhiệt tình, nên Công ty dược Liệu TWI - Hà Nội rất thuận lợi trong quá trình nhập khẩu, có thể trực tiếp tham gia giao dịch với các đối tác. Qua thống kê 4 năm liên tiếp thì thu được kết quả. Năm 1999 2000 2001 2002 Số HĐ TT(%) Số HĐ TT(%) Số HĐ TT(%) Số HĐ TT(%) Thị trường 325 96,7% 298 95,5% 308 95,1% 274 95,3% Uỷ thác 11 3,3% 14 4,5% 16 4,9% 14 4,7% Theo kết quả trên ta thấy công ty nhập khẩu chủ yếu theo hình thức trực tiếp, số hợp đồng uỷ thác rất ít do đó em xin phép được trình bày quy trình nhập khẩu dưới hình thức trực tiếp. 1. Nghiên cứu môi trường kinh doanh . 1.1. Nghiên cứu thị trường . * Nghiên cứu thị trường trong nước . Hoạt động nghiên cứu thị trường trong nước là bước mà Công ty dược Liệu TWI - Hà Nội rất chú trọng bởi thị trường trong nước là đầu ra chủ yếu của cả hàng sản xuất lẫn hàng nhập khẩu. Công ty đã có phương pháp cụ thể đối với từng nhóm khách hàng. Công ty đã có phòng Marketing riêng biệt hoạt động tương đối hiệu quả, qua nghiên cứu thị trường dược phẩm Việt Nam hiện nay rất sôi động có xu hướng phát triển mạnh, hứa hẹn nhiều tiềm năng thu hút, sự quan tâm của của các nhà kinh doanh trong nước và nước ngoài. Việt Nam là một trong những nước có tốc độ phát triển kinh tế ổn định từ 9 - 9,5%/năm. ngành dược Việt Nam tăng trưởng bình quân từ 13 – 15%/năm Với quy mô dân số Việt Nam hiện nay khoảng 80 dân thì quy mô thị trường dược phẩm Việt Nam hiện tại vào khoảng 550 triệu USD/năm. Theo dự báo của tổng cục thống kê thì dân số Việt Nam vào năm 2010 sẽ tăng khoảng 93 triệu dân và tiền thuốc bình quân đầu người khoảng 15 USD/người, như vậy thì quy mô thị trường dược phẩm Việt Nam sẽ đạt từ 1,4 – 1,5 tỉ USD. Vậy thị trường Việt Nam có tiềm năng rất lớn Thu nhập bình quân đầu người cũng tăng lên một cách đáng kể và mức tiêu thụ bình quân hàng năm cũng tăng lên thể hiện. Năm Thu nhập bình quân GDP( USD ) Tiêu thụ thuốc bình quân đầu người/ năm 1999 365 5,7 2000 405 6,2 2001 565 7,9 2002 574 8,1 Nhìn chung thị trường dược phẩm Việt Nam hiện còn có quy mô nhỏ ( 500 – 1000 triệu USD/ năm) hiện nay đang tăng trưởng và tiềm năng còn rất lớn, mức tiêu thụ thuốc bình quân đang ở mức thấp, có xu hướng tăng cao cùng với sự tăng trưởng của nền kinh tế Việt Nam. Với đặc điểm chung của thị trường dược phẩm Việt Nam như thế công ty đã tiến hành nghiên cứu cụ thể vào nhu cầu, giá cả, đối thủ cạnh tranh. Nghiên cứu nhu cầu trong nước Với mức tiêu thụ thuốc bình quân đầu người như trên thì nhu cầu tiêu thụ vẫn không cao, điều này xuất phát từ nhiều lí do, song điều quan trọng nhất là do thu nhập bình quân đầu người còn thấp, họ phải chi dùng cho những mặt hàng thiết yếu. Do đó công tác nghiên cứu nhu cầu càng khó khăn hơn, phải biết được người dân đang cần loại thuốc gì? Số lượng là bao nhiêu? giá cả ra sao?. Điều này còn có ý nghĩa quan trọng trong việc dự báo nhu cầu trong thời gian rất lớn, muốn hiệu quả cao cần thiết phải căn cứ vào giá cả, quy cách, chủng loại, kích cỡ, thị hiếu, tập quán người tiêu dùng và dựa vào đặc thù của của nguyên liệu và thành phẩm tân dược nhập khẩu từ nước ngoài và tại công ty. Công ty có đội ngũ cán bộ công nhân viên giàu kinh nghiệm có chuyên môn về dược lại giỏi về công tác thị trường xuống từng bệnh viện, khu điều dưỡng thuộc nhiều tỉnh thành khác nhau, vừa giới thiệu và bán sản phẩm công ty, đồng thời tìm kiếm thông tin phản hồi, thu nhận và kí kết các đơn đặt hàng, các hợp đồng, tìm hiểu về khách hàng và làm thế nào để đem lại sự hài lòng nhất đối với khách hàng của công ty. Với nhu cầu trong nước hiện tại thì người dân Việt Nam mặc dù có nhu cầu sử dụng thuốc chất lượng cao, nhưng loại thuốc có giá thành cao không phù hợp với sức mua nên phần lớn thuốc nội vẫn thịnh hành nhất, nghiên cứu nhu cầu đôi khi phù hợp rất lớn đến tình hình biến động chung của thị trường trong nước. Từ đó thấy được mức cung cầu về thuốc để đưa ra kế hoạch biện pháp thực hiện nhằm thoả mãn nhu cầu thị trường cũng như nhu cầu khách hàng trong những năm gần đây. Bên cạnh việc tăng mức sống thì nhu cầu về thuốc cũng như nhu cầu khách hàng trong những năm gần đây, bên cạnh việc tăng cao cùng với việc khuyến khích các mặt hàng thuộc danh mục hàng hoá được nhà nước trợ cấp nhằm phục vụ sức khoẻ cho nhân dân. Tuy nhiên cùng với các đối thủ cạnh tranh thì dung lượng mặt hàng tăng lên đáng kể mà nhu cầu dùng thuốc của nhân dân lại tăng chậm nên công ty đã không ngừng tìm kiếm bạn hàng mới, giữ uy tín với với bạn hàng cũ. Trong điều kiện cạnh tranh khốc liệt của nền kinh tế thị trường thì đây là một công việc rất khó khăn bởi nhu cầu của khách hàng luôn biến đổi cùng với nhiều thông số kém ổn định khách hàng khác làm cho công tác dự báo nhu cầu vốn đã khó khăn lại càng khó khăn hơn. Nghiên cứu giá trong nước . Dù là thuốc nhập khẩu hay là thuốc công ty tự sản xuất thì khi bán trên thị trường nội địa sẽ rất cần quan tâm đến yếu tố giá, nó luôn luôn là một trong những vấn đề quan tâm hàng đầu. Cạnh tranh càng khốc liệt thì càng có lợi cho người tiêu dùng, họ sẽ lựa chọn sản phẩm thuốc thay thế ngay nếu sản phẩm cùng loại bán với giá đắt. Đặc biệt Công ty dược Liệu TWI - Hà Nội đa số bán buôn với số lượng lớn, những người mua buôn họ sẽ bán lại do đó để có sự chênh lệch giữa giá bán và giá mua buộc họ phải tìm đến những nhà cung cấp có giá rẻ hơn. Công ty cần phải biết được mặt hàng thuốc mà công ty nhập khẩu hoặc tự sản xuất được thị trường chấp nhận với giá bao nhiêu để vừa đảm bảo được mục tiêu chăm sóc sức khoẻ cho nhân dân vừa đảm bảo được mục tiêu lợi nhuận, để công ty tồn tại và phát triển. Đồng thời cần xem xét với cùng chủng loại thuốc các đối thủ cạnh tranh sẽ bán với mức giá là bao nhiêu? Ngày nay dưới sự phát triển không ngừng của khoa học kĩ thuật và sự tiến bộ của ngành y dược, đã có rất nhiều loại thuốc chăm sóc khách hàng khác nhau ra đời có thể khống chế chữa khỏi nhiều bệnh nan y mà chỉ mấy năm trước đây thôi y dược học chưa làm được. Thuốc lại là mặt hàng tham gia nhiều trong các chương trình nhân đạo lớn, bên cạnh đó khách hàng trong nước của công ty rất khác nhau, có thể là các bệnh viện, các trung tâm y tế,… Công ty dược Liệu TWI - Hà Nội đã xem xét về khả năng tài chính, đặc điểm tiêu dùng của khách hàng để công ty tuỳ theo từng khách hàng cụ thể mà có những biện pháp kế hoạch cụ thể nhằm đáp ứng yêu cầu của họ với mức giá được chấp nhận rộng rãi trên thị trường nội địa. Nghiên cứu những nhân tố ảnh hưởng đến nhu cầu và giá của thị trường Trên thực tế quan hệ cung cầu không đơn thuần chỉ quyết định bởi khách hàng, khả năng cung ứng của các nhà cung cấp và nhu cầu tiêu dùng của người dân. Hơn thế nữa, cung cầu luôn luôn biến đổi bởi nó chịu tác động rất lớn của tiến bộ khoa học kĩ thuật và công nghiệp, các chính sách của nhà nước nói chung, của Bộ y tế và Tổng công ty Dược Việt Nam nói riêng. Ngoài ra còn có sự ảnh hưởng của thời tiết, yếu tố này có thể làm bệnh tật gia tăng hoặc giảm bớt. Sự đói nghèo, thiếu nước sạch có thể gây ra một số bệnh như dịch tả, suy dinh dưỡng … Ngoài những nhân tố trực tiếp còn có nhân tố gián tiếp như sự vận động của tư bản, thay đổi về chính trị, khủng hoảng, lạm phát của nền kinh tế. Với từng nhân tố Công ty dược Liệu TWI - Hà Nội đã và đang xây dựng mức độ ảnh hưởng của từng nhân tố để có chiến lược kinh doanh. Nghiên cứu về đối thủ cạnh tranh. Cạnh tranh là vấn đề không thể tránh khỏi trong nền kinh tế mở vận hành theo cơ chế thị trường, khi ngành y dược đang trong thời kì tăng trưởng và phát triển đã có rất nhiều doanh nghiệp cả nhà nước lẫn tư nhân được Bộ Y tế cấp phép tham gia kinh doanh nói chung và kinh doanh nhập khẩu nói riêng, điều này làm cho cạnh tranh gia tăng và càng trở nên khốc liệt hơn. Đối với Công ty dược Liệu TWI - Hà Nội hàng nhập khẩu về khi bán ra thị trường nội địa đã gặp phải các đối thủ cạnh tranh trong cùng hệ thống phân phối thuốc tại Việt Nam, đó là các doanh nghiệp Dược Việt Nam và các hãng dược phẩm ở nước ngoài hoạt động tại Việt Nam dưới hình thức liên doanh hoặc buôn bán trao đổi qua một công ty kinh doanh xuất nhập khẩu dược phẩm của Việt Nam. Cụ thể theo thống kê năm 2001 có 20 doanh nghiệp dược TW, 126 công ty xí nghiệp dược địa phương, 6 công ty xí nghiệp dược thuộc bộ nghành khác, 25 công ty liên doanh và dự án đã cấp phép, 595 doanh nghiệp tư nhân, trách nhiệm hữu hạn, cổ phần và 201 hãng công ty dược nước ngoài với khoảng 9000 mặt hàng các loại hiện đang lưu hành tại thị trường Việt Nam. Với hệ thống các đối thủ cạnh tranh như vậy, Công ty dược Liệu TWI - Hà Nội đã không ngừng thúc đẩy các hoạt động nghiên cứu đối thủ nhằm tìm kiếm các thông tin, như đối thủ cạnh tranh hiện đang cung ứng mặt hàng gì , với giá cả bao nhiêu, có bao nhiêu đối thủ cạnh tranh cùng cung cấp mặt hàng giống mặt hàng của công ty kinh doanh hiện nay. Phân tích điểm mạnh và điểm yếu của đối thủ, tìm hiểu chiến lược kinh doanh mà đối thủ đang theo đuổi, xem xét về chính sách khuếch trương, xúc tiến bán hàng và hoạt động marketing khác mà đối thủ cạnh tranh đang triển khai, đồng thời không ngừng học hỏi nâng cao nghiệp vụ. Từ đó Công ty dược Liệu TWI - Hà Nội sẽ đưa ra những biện pháp cụ thể nâng cao thế mạnh so với đối thủ cạnh tranh, một mặt tạo ra uy tín với đối tác, mặt khác khai thác thêm được tập khách hàng mới trên những khu vực thị trường khác nhau nhằm mở rộng quy mô bán thuốc cho công ty. Nhận xét Thông qua thực trạng của quá trình nghiên cứu thị trường, nhìn chung công tác tìm hiểu thị trường trong nước được công ty tiến hành tương đối tốt, phân tích nhu cầu, giá, đối thủ cạnh tranh trên cơ sở tìm hiểu thực tế cũng như suy luận rõ ràng. Công ty đã chỉ rõ được những nhân tố ảnh hưởng đến nhu cầu trong nước từ đó đưa ra các dự báo sát với thực tế và có kế hoạch cụ thể trong hoạt động nhập khẩu. Tuy nhiên Công ty dược liệu TWI-Hà Nội chưa tận dụng được những điểm yếu của đối thủ cạnh tranh để phát huy lợi thế cho mình do đó bỏ qua nhiều kẻ hở thị trường nội địa cũng như chưa khai thác hết được sức mua của tập khách hàng ở các tỉnh khác nhau. * Nghiên cứu thị trường quốc tế. Cùng với xu hướng khu vực hoá và toàn cầu hoá về kinh tế, thị trường dược phẩm thế giới cũng ngày càng phát triển và có những bước phát triển nhảy vọt. Nó được phản ánh trước hết ở doanh số bán thuốc, tốc độ tăng trưởng của doanh số bán tại các khu vực. Ngành dược là ngành có mức tăng trưởng cao trên thế giới, trong khi mức tăng trưởng chung của thế giới là 2,3 – 3%/năm, thì mức tăng trưởng của ngành dược là 11,6% ( Theo nguồn: Pharmacetical Marketing in the 21st centry – 1996 – trang 3,4) Doanh số bán thuốc phân bố không đồng đều, ba khu vực Châu Âu, Bắc Mỹ, Nhật Bản bán ra với doanh số chiếm 80%/tổng doanh số thuốc bán ra trên thế giới, trong khi dân số của ba khu vực này chỉ chiếm 30% dân số thế giới. Đây là khu vực có nền kinh tế và công nghiệp phát triển, ngành dược cũng là một ngành được các tư bản quan tâm đầu tư. Châu Á là khu vực có mức tăng trưởng cao nhất thế giới, nhưng tốc độ tăng trưởng của ngành dược chưa tương xứng chỉ vào khoảng 7,6%/năm so với tốc độ tăng trưởng chung trên thế giới là 11,6%. Thị phần của Châu Á cũng nhỏ bé bằng 7%, trong khi đó dân châu Á lại chiếm rất lớn vào khoảng 30% dân số thế giới. Điều này chứng tỏ tiềm năng phát triển công nghiệp dược ở đây còn lớn cần được nghiên cứu đầu tư phát triển thích hợp. Một đặc điểm quan trọng nữa của thị trường dược phẩm thế giới là nguồn thuốc bán ra tập chung vào một số hãng và tập đoàn dược phẩm lớn, 25 hãng hàng đầu trên thế giới bán ra với doanh số 148 tỉ USD chiếm 60,8% thuốc được bán ra trên thế giới, điều này thể hiện xu hướng tích tụ và tập chung hoá cao độ của nền kinh tế tư bản ở ngành dược trong cơ chế thị trường. Đáng chú ý là các hãng hàng đầu trên thế giới bán 90% sản phẩm của họ ra nước ngoài. Với những đặc điểm về thị trường dược phẩm, Công ty dược Liệu TWI - Hà Nội đã tiến hành nghiên cứu ở một số thị trường mà tại đó công ty có rất nhiều đối tác và nhà cung cấp, nhà nhập khẩu sản phẩm của công ty. Mục đích của nghiên cứu thị trường quốc tế đối với hoạt động nhập khẩu để biết được giá cả, các điều kiện thanh toán, khối lượng cung ứng, thời gian cung cấp và sự ưu đãi từ chính phủ nước họ … Những yếu tố này sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến sự ổn định của quá trình kinh doanh, đến uy tín của công ty đối với khách hàng. Công ty dược Liệu TWI - Hà Nội khi tiến hành nghiên cứu thị trường quốc tế thường sử dụng cả hai hình thức trực tiếp và gián tiếp. Do kinh phí còn hạn hẹp nên hình thức nghiên cứu trực tiếp đem lại những thông tin chính xác về thị trường nhưng vẫn ít được tiến hành, chủ yếu là nghiên cứu gián tiếp qua sách báo, tạp chí thông qua các trung tâm thông tin kinh tế đối ngoại, các báo cáo của Bộ y tế hoặc thông qua hình thức tự quảng cáo của đối tác để biết được bản tin về gía cả các loại nguyên liệu làm thuốc cũng như thành phần tân dược. Hình thức nghiên cứu thị trường này cho phép công ty giảm được chi phí nhưng kết quả đem lại không cao do thiếu sự tiếp xúc trực tiếp dẫn đến việc thông tin đem lại thiếu tính thực tế và độ chính xác không cao. Từ quá trình điều tra nghiên cứu quốc tế Công ty dược Liệu TWI - Hà Nội đã tiến hành giao dịch, đàm phán kí kết hợp đồng với các đối tác thuộc một số thị trường sau. - Thị trường Trung Quốc : Trung Quốc là nước có nền kinh tế lớn nhất châu Á, doanh số bán thuốc của Trung Quốc đạt khoảng 10,8 tỷ USD/năm, đây là một khu vực có tiềm lực lớn về cả sức bán lẫn sức mua. Tại thị trường này Công ty dược liệu TWI-Hà Nội có một số nhà cung cấp như Sine Pharm,… Với trị giá nhập khẩu nguyên liệu và thành phẩm tân dược như sau. Cơ cấu nhập khẩu nguyên liệu và thành phẩm tân dược ( ĐV : USD) Năm 1999 2000 2001 2002 Tổng 495201,5 1679764,5 2119299,1 1868872,9 Nguyên liệu 368209,5 1268543 200174 1363722 Thành phẩm 126992 411221,5 191925,1 505150.9 Qua số liệu trên cho thấy công ty DLTW I nhập khẩu từ thị trường Trung Quốc chủ yếu là nguyên liệu, chiếm đến 90% tổng giá trị nhập khẩu Nguyên Liệu của công ty, trị giá nhập khẩu nguyên liệu tăng dần theo các năm, năm 2000 cao hơn năm 1999 gấp bốn lần, năm 2001 tăng 26,17% so với năm 2000. Năm 2002 lại giảm 11,8% so với năm 2001. Một đặc điểm rõ nét là trị giá Nguyên liệu công ty nhập khẩu từ thị trường Trung Quốc lớn hơn thành phẩm tân dược rất nhiều, sở dĩ vậy là do thành phẩm tân dược được sản xuất từ Trung Quốc chất lượng không tốt như một số quốc gia khác sản xuất đặc biệt là bao bì, nhãn mác xấu, người tiêu dùng không ưa chuộng khi công ty nhập về rất khó bán trên thị trường ngược lại với mặt hàng nguyên liệu giá thành rẻ, Trung Quốc lại có nguồn thảo dược phong phú, điều kiện vận chuyển tương đối gần và dễ dàng cước phí vận chuyển có thể qua đường bộ rất rẻ, đồng thời mặt hàng nguyên liệu của Trung Quốc tương đối phong phú và đa dạng tuy nhiên chất lượng không ổn định, giá cả lại biến động thất thường do thiếu sự kiểm soát của nhà nước. - Thị trường ẤN Độ : Công nghệ y dược là một ngành rất phát triển tại ÂN độ, doanh thu mang lại cho đất nước ấn độ từ ngành này là một con số không nhỏ. Khác với thị trường Trung Quốc, thị trường ấn Độ cung cấp cho công ty DLTW I chủ yếu là thành phẩm tân dược từ các nhà cung cấp như Rauhaky, Cadila Heolthcare Ltd, Core Healthcare Ltd, …Với cơ cấu nhập khẩu như sau. Cơ cấu nhập khẩu nguyên liệu và thành phẩm tân dược ( ĐV : USD) Năm 1999 2000 2001 2002 Tổng 1564975,8 2063705,5 3227003,2 2579379,3 Thành phẩm 1346055,1 1987226,4 2201348 1997628,2 Nguyên liệu 218920,7 76479,1 10256552 581751,1 Tổng giá trị nhập khẩu cả nguyên liệu và thành phẩm tân dược từ ấn Độ liên tục tăng, năm 2000 tăng 31,9% so với năm 1999. Năm 2001 tăng 56.4% so với năm 2000. Năm 2002 lại giảm 7.96% so với năm 2001. Đây là một thị trường đầy triển vọng trong những năm gần đây, thành phẩm nhập từ ẤN ĐỘ rất dễ bán trên thị trường nội địa do thuốc có chất lượng tốt, bao bì nhãn mác lại đẹp. Hơn thế nữa thương hiệu thuốc tân dược của ấn độ đã nổi tiếng khắp thị trường dược phẩm thế giới từ những năm 1980. Tuy nhiên giá thành khá cao và thường được tập khách hàng có thu nhập cao ưa chuộng. Nguyên liệu nhập khẩu từ ẤN ĐỘ rất ít chủ yếu là bổ sung những nguyên liệu quý hiếm mà trung quốc không sẵn có, Công ty dược liệu trung ương I nhập trị giá nguyên liệu không đáng kể là do giá cả nguyên liệu cao, vận chuyển tốn kém đưa vào sản xuất thì sản phẩm đầu ra bị đội giá thành lên cao, điều này gặp khó khăn khi cạnh tranh trên thị trường với những sản phẩm tự sản xuất trong nước. - Thị trường Pháp : Pháp là một quốc gia có nền kinh tế phát triển mạnh trong nhóm G7. Việt Nam trong một thời gian rất dài đã là thuộc địa của Pháp, điều này giúp cho các hoạt động kinh tế của nước Pháp nhanh chóng xâm nhập vào nền kinh tế Việt Nam ở nhiều lĩnh vực trong đó ngành Y dược chiếm một tỷ trọng không nhỏ. Công ty dược liệu trung ương I trong mấy năm gần đây nhập khẩu thành phẩm tân dược từ Pháp với trị giá tương đối lớn đồng thời một phần nhỏ nguyên liệu của công ty cũng được nhập khẩu từ thị trường này. Cụ thể của một số đối tác như Urgo Healthcare Ltd, Hyphen Divisien Pte Ltd,Rhene Poulene,… Với trị giá hàng nhập khẩu như sau như : Cơ cấu nhập khẩu nguyên liệu và thành phẩm tân dược (ĐV : USD) Năm Chỉ tiêu 1999 2000 2001 2002 Tổng 2238837,1 1309202,0 220479,0 429632,0 Thành phẩm 2061182 1020821,6 220479,0 392864,9 Nguyên liệu 177655,1 288380,4 0 36767,1 Theo bảng trên, tổng trị giá nhập khẩu cả thành phẩm và nguyên liệu liên tục giảm. Năm 2002 giảm đến 80% so với năm 1999. Điều này do một số nguyên nhân chủ yếu là trong giai đoạn 1999-2002 khối lượng thuốc tự sản xuất của công ty tăng cao, mặt khác nguồn thuốc từ Hàn Quốc và một số nước cùng trong nhóm G7 với Pháp có nhiều thư chào hàng với giá hấp dẫn hơn, thành phẩm tân dược lại phong phú về chủng loại, mẫu mã đẹp. Tuy nhiên một số mặt hàng như nhóm kháng sinh, nhóm Vitamin, …thì chất lượng thuốc của Pháp vẫn thuyết phục người tiêu dùng do đó năm 2001, 2002 công ty vẫn nhập khẩu các mặt hàng này từ Pháp, nhưng với số lượng ít hơn chủ yếu nhập khẩu những mặt hàng thuốc mà tại các quốc gia khác khó tìm thấy sản phẩm thay thế. Với mặt hàng nguyên liệu thì trị giá nhập là không đáng kể chủ yếu là nhập từ các đối tác vốn đã rất quen thuộc, làm ăn lâu dài với công ty để giữ uy tín và bổ sung những nguyên liệu còn thiếu chưa nhập được hoặc nhập không đủ từ Trung Quốc hoặc các quốc gia khác. - Thị trường CANADA : Canada là một trong những nước công nghiệp phát triển, cùng với sự phát triển của các ngành công nghiệp khác thì công nghệ y dược được chính phủ Canada chú trọng đầu tư. Đây là một thị trường có nhiều hãng dược phẩm là đối tác rất lâu của công ty. Nguồn hàng nhập khẩu từ thị trường này chủ yếu là thành phẩm, một phần rất nhỏ là nguyên liệu làm thuốc của một số nhà cung cấp : Tenamyd Canada... Cụ thể như sau : Cơ cấu nhập khẩu nguyên liệu và thành phẩm tân dược (ĐV : USD) Năm Chỉ tiêu 1999 2000 2001 2002 Tổng 2238837,1 1309202 3886790,0 1884044,9 Thành phẩm 2218642,9 1289927 3768244,6 1792116,3 Nguyên liệu 20194,2 19275 1185454 91928,6 Theo số liệu cho ở bảng trên, năm 1999, 2000 tổng trị giá nhập khẩu về cả thành phẩm và nguyên liệu tương đối lớn do nguồn thuốc của Canada có chất lượng tương đối tốt. Năm 2001 tăng 296,9%, gần gấp 3 lần so với năm 2000, điều này chứng tỏ nguồn thuốc nhập từ Canada bán rất chạy tuy nhiên đến năm 2002 lại giảm đáng kể chỉ bằng 48,5% so với năm 2001 do năm 2002 công ty dược liệu trung ương I có nhiều đối tác mới từ các nước châu Á như Đài Loan, Thái Lan, Indonesia, …cùng một số nước Châu Âu, như Bungari, Hunggari, Tây Ban Nha …liên tục gửi thư chào hàng phù hợp với nhu cầu và điều kiện nhập khẩu của công ty. Qua số liệu trên cho thấy nguồn nhập khẩu từ thị trường Canada tương đối thất thường, biến đông lớn qua từng năm, lý do là giá cả thuốc tại thị trường này không ổn định, sự kiểm soát giá của chính phủ kém chặt chẽ, trong khi đó điều kiện vận chuyển gặp nhiều khó khăn và chi phí vận chuyển lại lớn, công ty nhập khẩu chủ yếu để đáp ứng các đơn đặt hàng từ phía khách hàng quen của công ty và xu hướng mới là công ty sẽ tìm nguồn hàng thay thế tại các nước có giá cả ổn định và chi phí vận chuyển lại đỡ tốn kém. - Thị trường Hàn Quốc : Hàn Quốc là một trong bốn con rồng Châu á có tốc độ phát triển kinh tế cao, bên cạnh các ngành công nghiệp phát triển như : Điện tử, công nghệ đóng tầu …thì công nghệ y dược cũng phát triển theo với nhiều hãng lớn như hãng dược phẩm Samsung Pharma ce thuộc tập đoàn Samsung, hãng Kelen, hãng Cheil Jeday. Công ty dược liệu trung ương I trong một thời gian không lâu đã trở thành đối tác nhập khẩu của các hãng dược phẩm trên với trị giá về thành phẩm tân dược và nguyên liệu như sau :  Cơ cấu nhập khẩu nguyên liệu và thành phẩm tân dược (ĐV :USD) Năm Chỉ tiêu 1999 2000 2001 2002 Tổng 563577,7 970814,9 1667017,7 1684340,9 Thành phẩm 437622,5 762854,3 1243513 1253388,2 Nguyên liệu 125955,2 207960,6 4235047,7 430952,7 Theo số liệu trên ta có : Năm 2000 tổng trị giá nhập khẩu tăng 72,26% so với năm 1999 chủ yếu tăng về thành phẩm, năm 2001 tổng trị giá nhập khẩu tăng khá cao lên tới 71,71% so với năm 2000, tiếp đến năm 2002 tổng trị giá nhập khẩu lại tương đối ổn định so với 2001. Như vậy, trong hai năm gần đây thị trường Hàn Quốc đã cung cấp cho công ty dược liệu trung ương I với khối lượng thuốc không nhỏ, điều nầy được giải thích bằng nhiều nguyên nhân nhưng chủ yếu là do đặc điểm tiêu dùng thuốc của người Châu Á tương đối phù hợp với những sản phẩm được sản xuất tại Hàn Quốc. Hơn nữa công nghệ chế biến dược phẩm tại Hàn Quốc không kém các nước trong nhóm G7 và một số quốc gia phát triển khác. - Các thị trường khác : Ngoài những thị trường chủ yếu như trên, Công ty dược liệu TWI còn tiến hành nhập khẩu ở rất nhiều quốc gia khác, từ nhiều châu lục khác nhau trên thế giới. Tuy nhiên, so với các thị trường trên thì trị giá nhập khẩu từ mỗi thị trường này là không lớn lắm nhưng lại đóng vai trò tương đối quan trọng đối với công ty bởi vì nó sẽ góp phần tạo nên sự phong phú đa dạng nhiều chủng mặt hàng kinh doanh của công ty, mặt khác sẽ mở rộng thị trường để tăng doanh thu, tăng lợi nhuận trong khi vừa phục vụ được mục tiêu ổn định sức khoẻ cho nhân dân vừa nâng cao thu nhập cho công nhân, cán bộ trong công ty.  Cơ cấu nhập khẩu nguyên liệu và thành phẩm tân dược (ĐV :USD) Năm Tên nước 1999 2000 2001 2002 Malaysia - 26250,0 3661,0 - Singapore 11440,0 8580,0 69425,5 19425,4 Nhật 129989,4 165502,0 - - Đức 138573,8 48038,6 200687,4 568681,8 Indonesia - 17850,0 59927,5 33337,5 Bungari - 57525,0 153716,6 79897,7 Eritria - 15842,5 - - Pakistan - 18845,0 - - Tây Ban Nha - 11275,0 - 34776,0 Hunggary 120072,0 49122,8 33760,0 - Ba Lan - 14698,6 - - ÁO 120233,0 105410,0 182548,6 173064,5 Hông Kông 21052,5 107072,5 - - Thái Lan 78845,0 55765,2 164398,1 149633,6 Australia - - - 9733,5 Đài Loan - - - 86869,4 Italya - - 123408,8 80763,4 Mỹ - - - 40203,7 Nhận xét: Thông qua quá trình nghiên cứu thị trường quốc tế nhận thấy Công ty dược liệu TWI-Hà Nội đã đạt được những thành quả nhất định thể hiện ở hiệu quả từ hoạt động nhập khẩu,doanh nghiệp đã xâm nhập vào thị trường quốc tế và tỷ trọng nhập khẩu không ngừng tăng tại các thị trường qua từng năm. Tuy nhiên khi nghiên cứu thị trường quốc tế thì công ty chủ yếu dùng phương pháp nghiên cứu gián tiếp do đó thông tin thu được sẽ không thể đầy đủ điều này sẽ gây bất lợi khi đàm phán với đối tác. 1.2. Nghiên cứu đối tác . Sau khi nghiên cứu thị trường lựa chọn được đối tác công ty sẽ bắt đầu tiếp cận bạn hàng để tiến hành giao dịch. Quá trình giao dịch thực chất là quá trình trao đổi thông tin về các điều kiện thương mại giữa công ty và đối tác nước ngoài, công việc đầu tiên là công ty DLTWI sẽ tiến hành hỏi giá, yêu cầu bạn hàng cho biết thông tin chi tiết về hàng hoá, quy cách phẩm chất, số lượng bao bì, điều kiện giao hàng, giá cả, điều kiện thị trường và các điều kiện thương mại khác để nhận được báo giá với thông tin đầy đủ từ phía đối tác. Bên đối tác sẽ gửi cho công ty DLTWI lời chào hàng có đầy đủ thông tin theo yêu cầu của công ty DLTWI, thông thường công ty DLTWI nhận được những lời chào hàng cố định nên thời gian giao dịch được rút ngắn và các chào hàng cũng có nội dung đầy đủ và được coi như hoạt động do bên đối tác tác soạn thảo. Từ đó công ty sẽ phân tích ưu điểm, nhược điểm của từng chào hàng và đưa ra kết luận có chấp nhận chào hàng hay không ? Thông thường khoảng 60% các hoạt động đều được chấp nhận và đối tác chủ yếu là các bạn hàng quen thuộc đã làm ăn lâu dài với công ty, 40% các hoạt động còn lại đều được thoả thuận lại do vấn đề giá cả, địa điểm nhận hàng và quy cách phẩm chất. Nhận xét Công ty dược liệu TWI-Hà Nội đã định hướng đúng đắn và xác định được tầm quan trọng của công tác nghiên cứu đối tác Tuy nhiên, khi nghiên cứu đối tác quốc tế công ty cũng gặp không ít khó khăn do biện pháp nghiên cứu thị trường không tiến hành một cách chi tiết, thông tin thu được có độ chính xác kém trong khi hàng nguyên liệu và thành phẩm tân dược lại yêu cầu có độ chính xác cao về kỹ thuật chất lượng vì nó có liên quan trực tiếp đến sức khoẻ con người, các mặt hàng về thuốc rất phức tạp với nhiều nhà cung cấp nước ngoài có giá cả khác nhau vì vậy việc lựa chọn ra nhà cung cấp tối ưu không phải là dễ dàng. Hiện nay công ty đã có một số chi nhánh ở nước ngoài nên tại các nước có chi nhánh nha Nga, Lào … công tác thu thập thông tin thị trường không khó khăn nhưng tại thị trường này trị giá nhập khẩu lại không lớn do công nghệ dược phẩm ở đây vẫn đang ở trạng thái tiềm năng chưa thực sự phát triển, tại những thị trường này công ty chủ yếu xuất khẩu và sản xuất theo hình thức liên doanh để cung cấp sản phẩm sang thị trường nước ngoài. Hạn chế hiện nay của công ty DLTWI là kinh phí chưa đủ lớn để tiến hành nghiên cứu thị trường nước ngoài với quy mô rộng, đây là một khó khăn lớn trong quá trình nghiên cứu thị trường nước ngoài của công ty DLTWI. 1.3. Lập phương án kinh doanh. Sau khi lựa chọn được nhà cung cấp tối ưu, công ty DLTWI sẽ tiến hành lập phương án kinh doanh hàng nhập khẩu, khi đem phương án kinh doanh ra trình duyệt phải đảm bảo nêu rõ các nội dung sau : + Tên đơn vị kinh doanh hay tên người lập dự án. + Tên, địa chỉ, tư cách pháp nhân, uy tín và độ tin cậy của công ty DLTWI. + Tên, địa chỉ, tư cách pháp nhân, uy tín và độ tin cậy của đối tác nước ngoài. + Hãng sản xuất, các thông số, các chỉ tiêu về thành phần chất lượng, quy cách phẩm chất của nguyên liệu và thành phẩm tân dược. + Hình thức nhập khẩu : trực tiếp hoặc gián tiếp. + Phương thức thị trường ngoại. + Phương thức thị trường nội. + Trị giá mua nguyên liệu và thành phẩm tân dược, gía CIF, CFR hoặc DAF. + Thuế nhập khẩu. + Thuế VAT ( nếu có ). + Trị giá mua thực tế của nguyên liệu và thành phẩm tân dược nhập khẩu. + Mức lãi dự tính ( % giá mua ). + Các chi phí phát sinh trong quá trình thực hiện hợp đồng. + Mức lãi suất vay ngân hàng. + Giá bán của thành phẩm tân dược nhập khẩu. + Phí uỷ thác nhập khẩu. + Tỷ suất ngoại tề của nguyên liệu và thành phẩm tân dược. + Tính toán hiệu quả của phương án. Trong bước lập phương án kinh doanh Công ty dược liệu TWI-Hà Nội đã xây dựng một cách chi tiết, phương án đưa ra có độ tin cậy cao và giúp cho quá trình đàm phán chủ động hơn, tránh trường hợp thị trường thuộc về người bán còn người mua dễ bị nhà cung cấp gây áp lực. 2. Giao dịch, đàm phán và ký kết hợp đồng. 2.1. Giao dịch, đàm phán Sau khi lập dự án kinh doanh và được giám đốc phê duyệt công ty DLTWI sẽ tiến hành đàm phán để đi đến ký kết hợp đồng nhập khẩu, công ty thực hiện quy trình đàm phán dưới hai hình thức : + Giao dịch - đàm phán qua thư tín : công ty DLTWI là một công ty nhà nước nhưng chi nhánh tại các nước không nhiều do đó hình thức giao dịch đàm phán này vẫn được sử dụng chủ yếu để một mặt tiết kiệm chi phí, mặt khác có thể tạo điều kiện cho cả công ty và đối tác là nhà xuất khẩu có thời gian cân nhắc suy nghĩ để có những quyết định đúng đắn nhất. Các đối tác của công ty DLTWI ở rất nhiều quốc gia khác thuộc nhiều khu vực khác nhau trên thế giới do đó với hình thức giao dịch này công ty sẽ tiến hành giao dịch cùng một lúc với nhiều đối tác ở nhiều nước khác nhau. Với mặt hàng nguyên liệu làm thuốc và thành phẩm tân dược thì yêu cầu về chất lượng rất khắt khe do đó cần có những thảo luận kỹ lưỡng và cam kết chắc chắn, điều này lại rất phù hợp với giao dịch đàm phán qua thư tín. Tuy nhiên, bên cạnh những ưu điểm mà công ty DLTWI có được từ hình thức giao dịch qua thư tín này sẽ là những khó khăn, bất lợi mà chính hình thức giao dịch này đem lại đó là việc công ty DLTWI sẽ mất nhiều thời gian chờ đợi mới nắm bắt được thông tin của đối tác do thời gian chuyển thư tín dài do chờ đợi. Như vậy nên có thể công ty sẽ mất nhiều có hội mua bán tốt hơn đồng thời công ty cũng sẽ lúng túng trong việc đoán ý đồ đúng của đối tác. Để khắc phục những bất lợi trên công ty DLTWI đã rất chú trọng tới nội dung một bức thư, có những cán bộ có nghiệp vụ giỏi, giàu kinh nghiệm và biết nhiều ngoại ngữ. + Giao dịch - đàm phán qua FAX và điện thoại : trong nhiều trường hợp thời gian sẽ không cho phép sử dụng hình thức giao dịch qua thư tín, đó là những lúc công ty cần ký được hợp đồng trong thời gian ngắn để nhập khẩu kịp thời hàng hoá cần nên công ty DLTWI sẽ sử dụng hình thức giao dịch đàm phán qua FAX hoặc điện thoại. Bằng cách này, công ty DLTWI sẽ rút ngắn được thời gian giao dịch - đàm phán, nhanh chóng đi đến thống nhất và ký kết hoạt động với đối tác, trong trường hợp cần xác nhận lại một số thông tin cần thiết cũng cần phải qua điện thoại hoặc FAX do ưu điểm của hình thức được được thực hiện dễ dàng, nhanh chóng đảm bảo được tính thời điểm, bên cạnh đó là thời gian dành cho đàm phán bị hạn chế do cước phí FAX và điện thoại quốc tế rất cao, điều này làm cho chi phí giao dịch tăng và đội giá thành sản phẩm nhập khẩu lên làm ảnh hưởng đến doanh thu và lợi nhuận của hoạt động kinh doanh nhập khẩu nói riêng và hoạt động kinh doanh của toàn công ty nói riêng. Ngoài ra đàm phán qua điện thoại chỉ là thoả thuận bằng miệng hơn nữa lại rất dẽ bị hiểu sai do dùng ngoại ngữ trong đàm phán ký kết, với thời gian nhanh, gấp nên sẽ không thể có thời gian cân nhắc, suy nghĩ, chỉ cần một chút sai sót dễ dẫn đến tranh chấp và khiếu kiện, quá trình giải quyết khó khăn vì giao dịch bằng miệng sẽ không có gì làm bằng chứng cho những thoả thuận, quyết định trao đổi. Nhận xét Mặc dù trình độ ngoại ngữ của cán bộ trong công ty DLTWI tương đối tốt xong cũng chưa thể đáp ứng hoàn toàn được đòi hỏi của đàm phán trực tiếp. Do đó hình thức này công ty chỉ sử dụng trong các trường hợp cần thiết chiếm một tỷ trọng nhỏ trong tổng số hợp đồng. Bên cạnh đó còn rất nhiều vướng mắc phát sinh từ hình thức đàm phán này như trong các trường hợp cần thiết, khẩn trương thì công ty thường bị đối tác nước ngoài chèn ép, gây bất lợi cho công ty. Điều này cũng có rất nhiều nguyên nhân khác nhau, có thể năng lực của nhân viên, do lợi dụng việc chúng ta đang cần lượng thuốc nhập khẩu ngay …hơn nữa do đời sống người dân ngày càng nâng cao sẽ làm giảm một số bệnh tật do đói nghèo đem lại nhưng đồng thời cũng gia tăng rất nhiều bệnh mới mà khả năng chế tạo thuốc và chữa trị khó hơn, nhu cầu dùng thuốc ngoại có chất lượng cao, thuốc bổ tăng lên rất nhiều nên với công nghệ y dược của Việt Nam chưa thể đáp ứng được, do đó nhập khẩu càng trở nên cần thiết, công ty DLTWI cũng như một số công ty khác khi nhập khẩu luôn đứng trong thế cần mua, thế bị động trong ki người bán sẽ có rất nhiều cơ hội để bán và dường như thị trường thuộc về thế người bán. Một đặc điểm quan trọng khác là kiến thức về nghiệp vụ ngoại thương, ngoại ngữ của các cán bộ công ty DLTWI tương đối tốt nhưng kỹ thuật đàm phán lại có nhiều hạn chế, chưa có kiến thức tổng hợp, khả năng tìm hiểu tập quán, văn hoá kinh doanh của các nước trên thế giới cũng chưa tốt, không những vậy các thoả thuận trên bàn đàm phán tại Việt Nam còn chịu sự kiểm tra, phê duyệt của nhiều cơ quan chuyên môn phía sau đoàn đàm phán dễ gây nên một sự lãng phí về thời gian, kinh phí và thiếu sự linh động, làm chậm tiến độ triển khai dự án, giảm mức độ tin tưởng đối với đối tác nước ngoài trong bước tiếp theo là ký kết hợp đồng. 2.2. Ký kết hợp đồng nhập khẩu. Sau khi đã giao dịch - đàm phán xong với đối tác nước ngoài, công ty DLTWI sẽ cùng đối tác ký kết hợp đồng nhập khẩu. Trong quá trình ký kết hợp đồng công ty đã có những kinh nghiệm nhất định và luôn thận trọng, thực hiện nghiêm túc, đúng pháp luật và đảm bảo lợi ích cho hai bên. - Hoạt động ký kết với đại diện văn phòng nước ngoài tại Việt Nam để nhập khẩu nguyên liệu hoặc thành phẩm tân dược đều yêu cầu phải có giấy uỷ quyền của Giám đốc công ty đó hoặc Phó giám đốc, một trong hai chủ thể trên phải đứng tên người bán trong hợp đồng. Chỉ ký kết với những đối tác có đầy đủ tư cách pháp nhân khi tham gia kinh doanh tại Việt Nam, mọi hoạt động của công ty đều được ký trên văn bản, những hợp đồng ký bằng FAX, ngay sau khi ký phải thiết lập văn bản gốc để gửi cho 2 bên cùng ký để có bộ hồ sơ gốc lưu trữ lâu dài, đề phòng xảy ra khiếu kiện, tranh chấp. - Nếu người ký hợp đồng không phải là Giám đốc hoặc Phó giám đốc thì người ký kết đó phải được sự uỷ quyền của một trong hai chủ thể trên và phải có tư cách pháp nhân. Năm 1999 2000 2001 2002 Thư tín FAX-ĐT Thư tín FAX-ĐT Thư tín FAX-ĐT Thư tín FAX-ĐT Số hợp đồng nhập khẩu 290 46 305 7 282 42 254 34 Theo số liệu trên, nhận thấy số hợp đồng nhập khẩu tăng dần theo các năm và khả năng nhập khẩu cũng tăng theo chứng tỏ hoạt động kinh doanh nhập khẩu rất có hiệu quả, đóng góp rất lớn vào mục tiêu chăm sóc sức khoẻ và lợi nhuận của công ty. 3. Tổ chức thực hiện hợp đồng. 3.1. Xin giấy phép nhập khẩu : Sau khi ký kết hợp đồng với nhà cung cấp tại nước ngoài thì tuỳ từng mặt hàng đòi hỏi công ty DLTWI cần phải tiến hành xin giấy phép nhập khẩu. *Với thành phẩm thuốc thì có hai loại : - Nhập khẩu dược liệu gồm cây thuốc, khoáng vật …công ty dược liệu TƯ1 tiến hành xin quota nhập khẩu tại cục quản lý dược thuộc bộ y tế trước khi ký hợp đồng nhập khẩu do mặt hàng này bị giới hạn nhập khẩu. Công ty dược liệu TƯ1 chỉ được phép ký kết nhập khẩu với một khối lượng cụ thể mà cục quản lý dược cho phép. - Nhập khẩu tân dược có hai loại : + Thứ nhất là nhập khẩu tân dược có visa : loại có visa này có thể là tân dược độc hoặc không độc nhưng đều phải lập đơn hàng nhập khẩu sau khi ký hợp đồng ngoại. + Thứ hai là nhập khẩu tân dược không có visa : Với loại không có visa này thì dù là thành phẩm độc hoặc không độc đều phải lập đơn hàng nhập khẩu để gửi đến cục quản lý dượcViệt Nam *Với nguyên liệu làm thuốc. Gồm có hai loại : Có visa và không có visa. + Nhập khẩu nguyên liệu có visa : Với nguyên liệu làm thuốc thì dù có độc hoặc không độc đều không phải xin đơn hàng nhập khẩu. + Nhập khẩu nguyên liệu không có visa : loại này thì dù nguyên liệu có thuộc thành phần độc hoặc không độc đều phải xin đơn hàng nhập khẩu tại cục quản lý dược Việt Nam sau khi ký hợp đồng ngoại. Với những mặt hàng kinh doanh của công ty đều nằm trong danh mục hàng hoá được ưu tiên nhập khẩu để phục vụ chăm sóc sức khoẻ cho nhân dân. Vì vậy Công ty dược Liệu TWI - Hà Nội ít gặp khó khăn trong vấn đề xin giấy phép nhập khẩu. Tuy nhiên, Công ty dược Liệu TWI - Hà Nội cần phải nêu rõ lý do mục đích của hoạt động nhập khẩu cũng như giải trình các vấn đề liên quan đến các cơ quan, chủ quản, Bộ y tế và sau khi xem xét thấy hợp lý các cơ quan có thẩm quyền sẽ gửi công văn cho phép công ty nhập khẩu.  3.2.Mở L/ C. Tại công ty DLTWI chủ yếu là dùng L/C không huỷ ngang, công ty tiến hành cử cán bộ phòng kinh doanh nhập khẩu đến Ngân hàng công thương Đống Đa làm đơn xin mở L/C, thời gian mở L/C là sau khi ký hợp đồng nhập khẩu. Căn cứ để mở L/C là các điều kiện trong hợp đồng nhập khẩu, đơn xin mở L/C phải theo mẫu của ngân hàng đảm bảo chính xác và phù hợp với nội dung. Bộ hồ sơ xin mở L/C gồm có những giấy tờ quy định : + Giấy phép nhập khẩu do cục quản lý dược Việt Nam thuộc Bộ Y tế cấp. + Hợp đồng ngoại thương (bản sao). + Giấy cam kết thanh toán. Đến ngân hàng mở L/C cần phải có người đủ tư cách pháp nhân để ký quỹ theo quy định về việc mở L/C đồng thời có một người đứng ra chi trả thủ tục phí cho ngân hàng về việc mở L/C, phí này thường là 0,3% trị giá hợp đồng nhập khẩu còn tiền ký quỹ thường là 10% giá trị hợp đồng đối với bạn hàng. Trong trường hợp Công ty dược Liệu TWI - Hà Nội hợp tác với bạn hàng lần đầu tiên thì cần phải ký quỹ 100% trị giá hợp đồng, cũng liên quan đến thủ tục thanh toán và ký quỹ thì công ty còn nộp một số giấy tờ như sau : + Uỷ nhiệm chi phí ngoại tệ để trả thủ tục phí. + Uỷ nhiệm chi phí ngoại tề để ký quỹ mở L/C hoặc + Đơn xin mua ngoại tệ để ký quỹ, trả thủ tục phí hoặc hợp đồng xin vay ngoại tệ để thanh toán L/C. Trong đơn xin mở L/C phải đề cập đầy đủ những nội dung chính theo quy định như sau : + Tên ngân hàng thông báo. + Loại L/C, số ngày phát hành. + Thời gian và địa điểm hết hiệu lực của L/C. + Tên và địa chỉ người thụ hưởng. + Tên và địa chỉ người xin mở L/C. + Bộ chứng từ phải xuất trình để thành toán. + Mô tả hàng hoá: Tên hàng, số lượng, quy cách phẩm chất, bao bì nhãn mác…Công ty căn cứ vào quy cách phẩm chất của từng loại hàng có nhu cầu nhập khẩu để mô tả. Bước này đòi hỏi công ty phải mô tả chính xác, đầy đủ tránh tình trạng hiểu lầm của bên đối tác do mô tả sai. Nguyên liệu và thành phẩm tân dược mà công ty nhập khẩu chủ yếu là của các bạn hàng đã có sự cộng tác lâu năm, đồng thời công ty đã có kinh nghiệm rút ra từ các công ty đi trước vì thế trong khâu này xảy ra sai sót là rất ít. * Điều kiện giao hàng. Thông thường công ty nhập khẩu theo điều kiện CIF với những lô hàng có khối lượng lớn, CFR với những lô hàng có khối lượng nhỏ và DAF đối với những lô hàng nhập khẩu từ Trung Quốc. Do nguyên liệu và thành phẩm tân dược là hàng hoá đặc biệt dễ hỏng, dễ vỡ, vận chuyển tương đối khó khăn nên với điều kiện CIF công ty có thể giảm được rủi ro rất nhiều, không phải chịu phí phát sinh ngoài địa phận nước Việt Nam. Công ty chỉ phải chịu phí tổn và lệ phí để lấy các chứng từ. Tuy nhiên giá CIF tương đối cao do đó công ty cũng gặp khó khăn khi cạnh tranh về giá với các đối thủ cạnh tranh trên thị trường nội địa, hơn nữa theo điều kiện này người bán chỉ có nghĩa vụ mua bảo hiểm ở mức tối thiểu mà điều kiện bảo hiểm này đối với mặt hàng là thành phẩm tân dược là không thể đủ do đó để tránh rủi ro Công ty dược Liệu TWI - Hà Nội thường phải trả thêm tiền để mua bảo hiểm ở điều kiện A hoặc điều kiện bảo hiểm có phạm vi rộng tương tự. * Mức ký quỹ của đơn vị nhập khẩu : Khi ngân hàng công thương Đống Đa đồng ý mở L/C cho công ty, ngân hàng sẽ gửi cho người mua một bản, ngân hàng của người bán bên kia một bản L/C. Người bán xuất hàng, gửi hàng lên tàu, người bán sẽ gửi một bộ chứng từ vào ngân hàng người bán, ngân hàng người bán sẽ gửi bộ chứng từ như trên tới ngân hàng công thương Đống Đa, sau đó ngân hàng công thương Đống Đa báo cho công ty dược liệu TƯ1 nếu toàn bộ giấy tờ là hợp lệ thì ngân hàng công thương Đống Đa sẽ cắt tiền trong tài khoản của công ty để chuyển sang cho ngân hàng người bán và trao lại bộ chứng từ cho công ty. Nếu phương thức thanh toán là điện chuyển tiền - mặc dù Công ty dược Liệu TWI - Hà Nội rất ít sử dụng nhưng bằng cách này thì sau khi ban giám đốc ký hợp đồng ngoại, hàng được xếp lên tàu, bên bán sẽ gửi cho bên mua một bộ chứng từ gốc gồm có : Bill, Invoice, C/A, bảo hiểm, C/A ( phiếu kiểm nghiệm) khi công ty nhận được giấy báo hàng về đến cảng thì soạn hồ sơ nhập khẩu để đi lấy hàng, hồ sơ gồm có tờ khai hai bản, hợp đồng một bản (phô tô), giấy báo nhận hàng (1 bản) Invoice, Bill, C/A (gốc). Trong trường hợp công ty thấy bộ chứng từ nhận được không hợp lý sẽ gửi công văn đến ngân hàng yêu cầu sửa đổi theo ý mình. Trong công tác mở L/C chủ yếu do cán bộ của phòng kinh doanh nhập khẩu làm, các cán bộ mặc dù chủ yếu là học về chuyên ngành dược, cán bộ ngoại thương còn ít nhưng công ty đã cố gắng tránh những lỗi không đáng có như sai chính tả hoặc mở L/C muộn …để không làm ảnh hưởng đến thời gian và kinh phí cũng như uy tín của công ty. 3.3. Mua bảo hiểm cho hàng nhập khẩu. Với hai điều kiện nhập khẩu là CIF và DAF thì công ty không phải tiến hành mua bảo hiểm cho hàng hoá nhập khẩu, tuy nhiên có một số ít các hợp đồng được ký theo điều kiện CFR thì công ty phải thực hiện mua bảo hiểm cho lô hàng. Công ty dược Liệu TWI - Hà Nội thường mua bảo hiểm cho hàng hoá tại công ty bảo hiểm bảo minh, thông thường mua bảo hiểm cho từng chuyến hàng, với trách nhiệm đối với tổn thất của hàng nhập khẩu của công ty trong phạm vi một chuyến hàng theo điều kiện từ kho đến kho, còn công ty cũng phải có nghĩa vụ nộp cho công ty bảo hiểm một khoản phí bảo hiểm cho chuyến hàng đó. Lúc này Công ty dược Liệu TWI - Hà Nội sẽ gửi “ Giấy yêu cầu bảo hiểm đến công ty bảo việt theo mẫu của họ để yêu cầu bảo hiểm cho nguyên liệu hoặc thành phẩm tân dược nhập khẩu cho chuyến hàng đó, sau đó công ty bảo hiểm sẽ cung cấp cho Công ty dược Liệu TWI - Hà Nội một đơn bảo hiểm dựa theo giấy yêu cầu bảo hiểm mà công ty đó gửi đến. Nội dung đơn bảo hiểm gồm có : - Tên người được bảo hiểm. - Tên hàng được bảo hiểm. - Số B/L. - Số container, trọng lượng, số tiền bảo hiểm, tên tàu, ngày tàu khởi hành, cảng chuyển tải, cảng đến, điều kiện bảo hiểm, phí bảo hiểm. Công ty dược Liệu TWI - Hà Nội khi mua bảo hiểm luôn nộp phí và lệ phí bảo hiểm đầy đủ nên thường mua được bảo hiểm một cách sớm nhất đề phòng bất trắc có thể xảy ra. Khi lập chứng từ bảo hiểm cán bộ công ty thường lưu ý : + Số tiền bảo hiểm mua phải đầy đủ, thường là 110% trị giá CIF của hàng nhập khẩu. + Số tiền bảo hiểm phải cùng một loại tiền với L/C + Tên tàu trở hàng, container và cảng đến phải được nêu đích xác. + Các rủi ro được bảo hiểm phải khớp với các điều quy định được nêu đích xác. + Các rủi ro được bảo hiểm phải khớp với các điều quy định của L/C. + Các đặc điểm của hàng phải khớp với các đặc điểm ghi trong vận đơn. + Hợp đồng hoặc giấy chứng nhận bảo hiểm phải ghi người thụ hưởng là người được bảo hiểm và phải được người này ký. + Chứng từ bảo hiểm phải được đề ngày không trễ hơn ngày gửi hàng như đã ghi trong vận đơn. + Khiếu nại bảo hiểm phải được ghi rõ là thanh toán tại nơi đến hoặc tại nơi trong quy định ở L/C, tên của người thanh toán phải được ghi trên tờ khiếu nại đó. Trên thực tế hàng nhập khẩu của công ty rất ít gặp rủi ro, có cũng chỉ với một phần nhỏ bị vỡ, hỏng. Đạt được điều này một phần do công tác bảo hiểm có hiệu quả, mặt khác hàng nhập khẩu có sự đóng gói, bảo quản trong điều kiện tốt, ít bị ảnh hưởng từ môi trường, nhiệt độ…có vài trường hợp như trong hợp đồng của Mediplantex – Kolen số hợp đồng là No 01-03, ký ngày 23 tháng 6 năm 2002 trong quá trình vận chuyển đường biển đã bị vỡ một số lượng hàng trị giá 670 USD, Công ty dược Liệu TWI - Hà Nội đã thông bá