Bài giảng Quản trị học - Chương 16: Nhóm và làm việc nhóm - Lê Hiếu Học

1Chương 16 Nhóm và Làm việc Nhóm TS. Lê Hiếu Học Biê n soạn: TS. Lê Hiếu Học Chương 16 Nhóm và làm việc nhóm ¾ Câu hỏi nghiên cứu ƒ Nhóm đóng góp cho tổ chức như thế nào? ƒ Hiện nay có những xu hướng sử dụng nhóm nào? ƒ Các nhóm vận hành như thế nào? ƒ Các nhóm ra quyết định như thế nào? ƒ Lãnh đạo nhóm có hiệu quả cao có những thách thức nào? Biê n soạn: TS. Lê Hiếu Học Vai trò của nhóm với tổ chức ¾ Nhóm (Team) ƒ Một nhóm nhỏ nhân viên với các kỹ năng bổ sung lẫn nhau, cùng làm việc để đạt được các mụng đích chung và hoàn toàn chịu trách nhiệm về thành tựu của nhóm. ¾ Làm việc nhóm (Teamwork ) ƒ Quá trình nhân viên làm việc với nhau một cách tích cực để đạt được các mục tiêu chung. Biê n soạn: TS. Lê Hiếu Học Vai trò của nhóm với tổ chức ¾ Vai trò của người quản lý trong Nhóm và làm việc nhóm ƒ Giám sát viên (Supervisor) – người được phân công đứng đâof một bộ phận làm việc ƒ Điều phối mạng lưới (Network facilitator) - giữ vai trò là người lãnh đạo ngang hàng ƒ Thành viên tham gia hữu ích – là một thành viên đóng góp hữu ích cho nhóm ƒ Huấn luyện viên bên ngoài (External coach) – hướng dẫn và bảo trợ cho các thành viên nhóm. Biê n soạn: TS. Lê Hiếu Học Hình 16.2 Hàm ý cho tổ chức và quản lý của các nhóm làm việc tự quản Quản lý cấp cao Quản lý trung gian Giám sát viên Bộ phận chức năng Quản lý cấp cao Quản lý trung gian Trưởng nhóm Nhóm tự quản • Lập kế hoạch và lên lịch trình công việc • Phân công các nhiệm vụ • Đào tạo công nhân • Đánh giá kết quả công việc • Kiểm soát chất lượng Thực hiện bởi NhómGiám sát viên Biê n soạn: TS. Lê Hiếu Học Vai trò của nhóm với tổ chức ¾ Những vấn đề có thể xảy ra trong nhóm ƒ Trốn tránh trách nhiệm (Social loafing) • Những người tự do, trốn tránh trách nhiệm trong khi những người khác nỗ lực làm việc ƒ Các vấn đề chung: • Xung đột cá tính • Khác biệt trong cách làm việc • Nhiệm vụ không rõ ràng • Không sẵn sàng làm việc 2Biê n soạn: TS. Lê Hiếu Học Vai trò của nhóm với tổ chức ¾ Cộng hưởng (synergy) ƒ Tạo thành một tổng thể lớn hơn tổng từng bộ phận thành phần. ƒ Một nhóm sử dụng các nguồn lực của thành viên ở mức độ tối đa và do đó đạt được kết quả thông qua hành động tập thể vượt hơn nhiều. ƒ 1 + 1 >2 Biê n soạn: TS. Lê Hiếu Học Vai trò của nhóm với tổ chức ¾ Lợi ích của nhóm ƒ Có nhiều nguồn lực để giải quyết vấn đề hơn ƒ Sáng tạo và đổi mới được cải thiện ƒ Chất lượng ra quyết định được nâng cao ƒ Cam kết với nhiệm vụ cao hơn ƒ Động cơ làm việc cao hơn thông qua hoạt động tập thể ƒ Kiểm soát và kỷ luật lao động tốt hơn ƒ Nhu cầu cá nhân được thỏa mãn nhiều hơn Biê n soạn: TS. Lê Hiếu Học Vai trò của nhóm với tổ chức ¾ Các nhóm chính thức (formal groups) ƒ Các nhóm được công nhận chính thực và được tổ chức hỗ trợ cho những mục đích cụ thể ƒ Có thể xuất hiện trên sơ đồ cơ cấu tổ chức ƒ Một nhóm chức năng là một nhóm làm việc được thiết lập chính tắc với một người quản lý hoặc một trưởng nhóm. Biê n soạn: TS. Lê Hiếu Học Vai trò của nhóm với tổ chức ¾ Các nhóm không chính thức (Informal groups) ƒ Không được ghi nhận trên các sơ đồ tổ chức ƒ Không được lập ra để phục vụ một mục đích của tổ chức ƒ Hình thành như một phần của cấu trúc không chính thức hoặc các mối quan hệ tự phát giữa nhân viên. Biê n soạn: TS. Lê Hiếu Học Các xu hướng sử dụng nhóm hiện nay ¾ Các nhóm có sự tham gia của nhân viên ƒ Các nhóm nhân viên họp nhau thường xuyên bên cạnh các nhiệm vụ chính thức của họ ƒ Có mục tiêu áp dụng chuyên môn của họ và lưu ý đến các vấn đề quan trọng trong công việc • Hướng đến sự cải tiến liên tục ƒ Vòng tròn chất lượng (Quality circles) là một hình thức phổ biến về loại hình nhóm này Biê n soạn: TS. Lê Hiếu Học Các xu hướng sử dụng nhóm hiện nay ¾ Nhóm quốc tế ƒ Các nhóm bao gồm thành viên đến từ ít nhất 2 quốc gia khác nhau ƒ Những vấn đề về sự khác biệt văn hóa có thể làm các nhóm quốc tế gặp khó khăn trong hoạt động ƒ Việc sử dụng các điều phối viên có kỹ năng có thể tối đa hiệu quả của các nhóm quốc tế. 3Biê n soạn: TS. Lê Hiếu Học Các xu hướng sử dụng nhóm hiện nay ¾ Các nhóm làm việc tự quản (Self-managing work teams) ƒ Nhóm các nhân viên có công việc được thiết kế lại để tạo ra mức độ nhiệm vụ phụ thuộc lẫn nhau cao và được trao quyền để ra nhiều quyết định về cách thức thực hiện các công việc được yêu cầu ƒ Cũng có thể được gọi là nhóm tự trị (autonomous work groups). Biê n soạn: TS. Lê Hiếu Học Hình 16.3 Mô hình hệ thống mở về hiệu quả nhóm làm việc Phản hồi Tính chất công việc: • Rõ ràng •Phức tạp Môi trường tổ chức: • Các nguồn lực • Công nghệ • Cấu trúc • Khen thưởng • Thông tin Quy mô nhóm: • Số lượng thành viên • Số lẻ/chẵn Đặc điểm của thành viên : • Khả năng • Giá trị • Tính cách • Sự đa dạng Đầu vào Cách thức các thành viên tương tác và cùng làm việc để chuyển hóa đầu vào thành đầu ra • Giao tiếp • Ra quyết định • Qui định • Kết dính • Xung đột Quá trình nhóm Quá trình làm việc Hoàn thành các kết quả mong muốn • Kết quả nhiệm vụ • Sự hài lòng của thành viên • Sự vững vàng của nhóm Hiệu quả của nhóm Đầu ra Biê n soạn: TS. Lê Hiếu Học Các nhóm làm việc như thế nào? ¾ Hiệu quả của nhóm có thể được tóm tắt bằng công thức sau: Hiệu quả Nhóm = Chất lượng đầu vào + (Những gì đạt được trong quá trình − Những thiệt hại trong quá trình) Biê n soạn: TS. Lê Hiếu Học Các nhóm làm việc như thế nào? ¾ Các giai đoạn phát triển nhóm 1. Lập nhóm – định hướng ban đầu và thử nghiệm quan hệ giữa các thành viên 2. Xung đột – mâu thuẫn nhiệm vụ và ách thức vận hành như một nhóm 3. Xây dựng qui ước – củng cố xung quanh nhiệm vụ và các kế hoạch vận hành 4. Thự hiện – làm việc nhóm và chú trọng kết quả nhiệm vụ 5. Chuyển nhóm – hoàn thành nhiệm vụ và giải thể nhóm Biê n soạn: TS. Lê Hiếu Học Các nhóm làm việc như thế nào? ¾ Sự kết dính ƒ Mức độ các thành viên gắn kết với nhóm và có động cơ duy trì như một phần của nhóm ƒ Có thể có lợi nếu gắn liền với các qui định về hiệu quả công việc tích cực. Biê n soạn: TS. Lê Hiếu Học Các nhóm làm việc như thế nào? ¾ Tác động của sự kết dính và qui ước nhóm ƒ Các qui ước tích cực + sự kết dính cao ⇒ hiệu quả công việc cao và cam kết mạnh đối với các qui ước mang tính hỗ trợ. ƒ Các qui ước tích cực + sự kết dính thấp ⇒ hiệu quả công việc trung bình và mức độ cam kết đối với các qui ước hỗ trợ yếu. 4Biê n soạn: TS. Lê Hiếu Học Các nhóm làm việc như thế nào? ¾ Tác động của sự kết dính và qui ước nhóm ƒ Qui ước tiêu cực + sự kết dính thấp ⇒ hiệu quả từ thấp đến trung bình và cam kết yếu đối với các qui ước có hại. ƒ Qui ước tiêu cực + sự kết dính cao ⇒ hiệu quả thấp và cam kết mạnh đối với các qui ước có hại. Biê n soạn: TS. Lê Hiếu Học Các nhóm làm việc như thế nào? ¾ Hướng dẫn để nâng cao sự kết dính của nhóm ƒ Tạo ra sự nhất trí với mục tiêu của nhóm ƒ Tăng sự đồng nhất giữa các thành viên ƒ Tăng sự tương tác giữa các thành viên ƒ Giảm qui mô nhóm ƒ Đưa ra sự cạnh tranh với các nhóm khác ƒ Khen thưởng nhóm hơn là kết quả cá nhân ƒ Chỉ ra những sự cách ly hữu hình với các nhóm khác Biê n soạn: TS. Lê Hiếu Học Hình 16.5 Ảnh hưởng của sự kết dính và qui ước đối với hiệu quả của nhóm Hiệu quả công việc trung bình Cam kết yếu đối với các qui ước mang tính hỗ trợ Hiệu quả công việc thấp/trung bình Cam kết yếu đối với các qui ước có hại Hiệu quả công việc cao Cam kết mạnh với các qui ước mang tính hỗ trợ Hiệu quả công việc thấp Cam kết mạnh với các qui ước có hại Tiêu cực Tích cực Qui định thực hiện Cao ThấpK ết d ín h tr on g nh óm Biê n soạn: TS. Lê Hiếu Học Các nhóm làm việc như thế nào? ™Nhu cầu nhiệm vụ và duy trì ƒ Các hoạt động nhiệm vụ (Task activities) là những hành động do thành viên của nhóm thực hiện, có những đóng góp trực tiếp cho mục đích công việc của nhóm. ƒ Cách hoạt động duy trì (Maintenance activities) – các hoạt động do thành viên của nhóm thực hiện ủng hộ cuộc sống tình cảm của nhóm Biê n soạn: TS. Lê Hiếu Học Các nhóm làm việc như thế nào? ¾ Vai trò lãnh đạo ƒ Làm cho mọi thành viên có trách nhiệm nhận biết khi nào các hoạt động nhiệm vụ hoặc/và các hoạt động duy trì là cần thiết và sẵn sàng thực hiện các hành động ƒ Lãnh đạo thông qua các hoạt động nhiê ̣m vụ chú trọng vào việc giải quyết vấn đề và hoàn thành nhiệm vụ. ƒ Lãnh đạo qua các hoạt động duy trì giúp củng cố và kéo dài nhóm như một thực thể xã hội. Biê n soạn: TS. Lê Hiếu Học Hình 16.6 Phong cách lãnh đạo giúp nhóm thỏa mãn nhu cầu nhiệm vụ và duy trì ™Theo đuổi ™Điều hòa ™Giảm sự căng thẳng ™Giữ cửa ™Khích lệ Trưởng nhóm thực hiện các hành động duy trì ™Chi tiết hành động ™Chia sẻ suy nghĩ ™Khởi xưởng ™Chi sẻ thông tin ™Tóm tắt Trưởng nhóm thực hiện các hành động nhiệm vụ Vai trò lãnh đạo trong nhóm ™Ganh đua ™Rút lui ™Horsing around ™Tìm kiếm sự ghi nhận ™Gây gổ, hung hăng ™Gây trở ngại ™Tự nhận ™Tìm kiếm sự cảm thông Trưởng nhóm tránh các hành động phá vỡ 5Biê n soạn: TS. Lê Hiếu Học Các nhóm làm việc như thế nào? ¾ Các hành động không phù hợp làm xấu đi những hiệu quả của nhóm ƒ Gây gổ, hung hăng ƒ Gây trở ngại ƒ Tự nhận ƒ Tìm kiếm sự cảm thông ƒ Ganh đua ƒ Rút lui ƒ Horsing around ƒ Tìm kiếm sự ghi nhận Biê n soạn: TS. Lê Hiếu Học Cách thức nhóm ra quyết định? ¾ Những biểu hiện của tư duy nhóm ƒ Ảo tưởng về khả năng không thể bị tổn thương của nhóm • Các thành viên của nhóm giả định rằng nhóm quá tốt để không bị phê phán hoặc nằm ngoài sự tấn công ƒ Giải thích duy lý các dữ liệu khó chịu và không nhất quán • Các thành viên nhóm từ chối chấp nhâtnj các dữ liệu trái ngược hoặc xem xét các phương án một cách kỹ lưỡng ƒ Tin tưởng vào đạo đức vốn có của nhóm • Các thành viên nhóm hành động như thể nhóm võn dĩ luôn đúng và vượt qua mọi phê phán ƒ Rập khuôn đối thủ cạnh tranh là yếu đuối, tội lỗi và ngu ngốc • Các thành viên từ chối xem xét một cách thực tiễn các nhóm khác. Biê n soạn: TS. Lê Hiếu Học Cách thức nhóm ra quyết định? ¾ Những biểu hiện của tư duy nhóm ƒ Gây áp lực trực tiếp đối với những người lạc lối để nất quán với mong ước của nhóm • Các thành viên từ chối tha thứ cho bất cứ ai cho rằng nhóm có thể sai ƒ Tự kiểm duyệt • Các thành viên từ chối giao tiếp về các mối quan tâm cá nhân đối với cả nhóm ƒ Ảo tưởng về sự nhất trí • Thành viên chấp nhận sự nhất trí một cách vội vàng, không cần kiểm chứng sự trọn vẹn của nó ƒ Bảo vệ bằng lý trí • Các thành viên bảo vệ nhóm khỏi việc lắng nghe các ý kiến gây xáo trộn từ bên ngoài hoặc các quan điểm từ nguời ngoài Biê n soạn: TS. Lê Hiếu Học Cách thức nhóm ra quyết định? ¾ Các phương pháp làm việc với tư duy nhóm ƒ Mỗi thành viên cần phải là một đánh giá viên có tính phê phán. ƒ Đừng thể hiện sự ưu ái với một nhóm hành động nào đó ƒ Tạo ra các nhóm nhỏ cùng làm việc về một vấn đề. ƒ Tạo điều kiện cho thanh viên nhóm trao đổi vấn đề với người bên ngoài ƒ Tạo điều kiện cho chuyên gia bên ngoài quan sát và đưa ra các nhận xét với hoạt động của nhóm. ƒ Phân công một thành viên giữ vai trò người phản đối kịch kiệt. ƒ Tổ chức buổi họp xem xét lại quyết định. Biê n soạn: TS. Lê Hiếu Học Cách thức nhóm ra quyết định? ¾ Sáng tạo trong việc ra quyết định nhóm – Hướng dẫn huy động trí tuệ tập thể: • Tất cả ý kiến phê phán phải được loại bỏ. • Các ý kiến tự do được hoan nghênh. • Số lượng ý kiến là quan trọng. • Phát triển trên ý kiến của người khác được khuyến khích. Biê n soạn: TS. Lê Hiếu Học Cách thức nhóm ra quyết định? ¾ Sáng tạo trong việc ra quyết định nhóm – Các bước trong kỹ thuật nhóm danh nghĩa (nominal group technique): 1. Các thành viên làm việc một mình, xác định các giải pháp có thể. 2. Các ý kiến được chia sẻ theo hình thức vòng tròn và không có sự phê phán hoặc tranh luận nào. 3. Các ý tưởng được thảo luận và làm rõ theo trình tự vòng tròn. 4. Các thành viên thực hiện qui trinh fbor phiếu viết yên lặng và từng người một 5. Lặp lại 2 bước cuối cùng nếu cần thiết 6Biê n soạn: TS. Lê Hiếu Học Những thách thức đối với lãnh đạo nhóm có hiệu quả cao ¾ Xây dựng nhóm ƒ Trình tự các hoạt động được hoạch định để thu thập và phân tích các dữ liệu về chức năng của một nhóm và thực hiện các thay đổi mang tính xây dựng để nâng cao hiệu quả vận hành của nhóm. Biê n soạn: TS. Lê Hiếu Học Những thách thức đối với lãnh đạo nhóm có hiệu quả cao ¾ Các bước trong quá trình tuần hoàn xây dựng nhóm: 1. Nhận thức vấn đề 2. Thu thập dữ liệu 3. Phân tích dữ liệu và chẩn đoán 4. Lập kế hoạch hành động 5. Triển khai hành động 6. Đánh giá. Biê n soạn: TS. Lê Hiếu Học Những thách thức đối với lãnh đạo nhóm có hiệu quả cao ¾ Đặc điểm của các nhóm có kết quả cao ƒ Mục tiêu rõ ràng và khích lệ ƒ Có cấu trúc định hướng nhiệm vụ, định hướng kết quả ƒ Có các thành viên có năng lực, cam kết và làm việc chăm chỉ ƒ Môi trường làm việc hợp tác ƒ Tiêu chuẩn về sự xuất sắc cao ƒ Nhận được sự hỗ trợ và ghi nhận từ bên ngoài ƒ Lãnh đạo mạnh mẽ và nguyên tắc. Biê n soạn: TS. Lê Hiếu Học Những thách thức đối với lãnh đạo nhóm có hiệu quả cao ¾ Lãnh đạo trong nhóm hiệu quả hành đô ̣ng để: ƒ Thiết lập tầm nhìn rõ ràng ƒ Tạo ra sự thay đổi ƒ Tạo điều kiện cho những người tài năng.