Bài giảng Giới thiệu cửa sổ chương trình, quản lý tệp tin, nhập, tính toán và trình bày bảng tính

H ng d n th c hành MS- Excel 2003ướ ẫ ự Giáo viên: Vũ Th Khanhế BÀI 1. GI I THI U C A S CH NG TRÌNH, QU N LÝ T PỚ Ệ Ử Ổ ƯƠ Ả Ệ TIN, NH P, TÍNH TOÁN VÀ TRÌNH BÀY B NG TÍNHẬ Ả 1. C a s ch ng trìnhử ổ ươ - Microsoft Excel là m t ph n m m đ c thi t k đ nh p, tính toán các b ng sộ ầ ề ượ ế ế ể ậ ả ố li u b ng các công c hàm s và công th c. Chính tính linh ho t trong tính toán c aệ ằ ụ ố ứ ạ ủ Excel làm nên s khác bi t c b n gi a các b ng tính đ c thi t k trên Excel so v iự ệ ơ ả ữ ả ượ ế ế ớ các b ng tính đ c thi t k trên Word.ả ượ ế ế - V i m c đích t o các t p tin có n i dung là các b ng s li u nên ngay t đ uớ ụ ạ ệ ộ ả ố ệ ừ ầ màn hình giao di n c a Excel đã đ c thi t k d i d ng các b ng bao g m c t vàệ ủ ượ ế ế ướ ạ ả ồ ộ hàng. - Tên c a t p tin Excel luôn đ c m c đ nh là Book 1 (2,3,…)ủ ệ ượ ặ ị - M t Book bao g m ộ ồ 255 Sheet (b ng tính), các Sheet đ c đ t tên t Sheet 1 đ n Sheetả ượ ặ ừ ế 255. Thông th ng khi cài đ t ch ng trình h th ng s đ hi n th m c đ nh trên mànườ ặ ươ ệ ố ẽ ể ể ị ặ ị hình 3 Sheet, đ có thêm các Sheet ta chèn t menu ể ừ Insert\ Worksheet. - M t Sheetộ bao g m:ồ  256 C tộ : Các c t đ c ký hi u theo b ng ch cái t A đ n IVộ ượ ệ ả ữ ừ ế  65536 Hàng (dòng): Các hàng đ c đánh s t 1 đ n 65536ượ ố ừ ế - Giao c a ủ C t ộ và Hàng trong b ng g i là ả ọ Ô + Ô đ c xác đ nh b ng đ a ch Ô, đ a ch ô cho bi t v trí c a ô trên b ngượ ị ằ ị ỉ ị ỉ ế ị ủ ả + Đ a ch Ô ị ỉ đ c xác đ nh b ng ượ ị ằ ký hi u c a c tệ ủ ộ và s th t c a hàngố ứ ự ủ . Vd: Ô A1: C t Aộ Hàng 1 2. Qu n lý t p tinả ệ (Xem ch ng trình Word c b n)ươ ơ ả Ph n c b nầ ơ ả - 1 - H1. Một góc màn hình giao diện của chương trình D li u đ c ữ ệ ượ nh p vào các ô c a ậ ủ b ngả Ký hi u c tệ ộ S TT c a hàngố ủ Thanh công th cứ H ng d n th c hành MS- Excel 2003ướ ẫ ự Giáo viên: Vũ Th Khanhế 3. Nh p Dl và Tính toán trong b ng tínhậ ả a. Nh p D li uậ ữ ệ - D li u trong Excel đ c nh p vào các ô c a B ng. Đ nh p Dl vào ô nào ta kíchữ ệ ượ ậ ủ ả ể ậ chu t vào ô đó và nh p t bàn phím.ộ ậ ừ - Có hai lo i DL:ạ + Dl d ng s (Number)ạ ố : Luôn đ c m c đ nh căn bên l ph i c a ô. Bao g m các lo iượ ặ ị ề ả ủ ồ ạ DL sau: S , Ngày tháng, Ti n t ,…Vd: ố ề ệ + Dl d ng ch (Text)ạ ữ : Luôn m c đ nh căn bên l trái c a ô. Vd: ặ ị ề ủ * Cy:  N u Dl d ng s (Number) b nh p sai quy c c a h th ng thì ch ng trình s tế ạ ố ị ậ ướ ủ ệ ố ươ ẽ ự chuy n v đ nh d ng ch (Text), khi đó ta s không th th c hi n đ c các phép toán s h c. ể ề ị ạ ữ ẽ ể ự ệ ượ ố ọ  Đ xem ho c thay đ i các quy c c a h th ng v nh p s li u ta vào ể ặ ổ ướ ủ ệ ố ề ậ ố ệ Start \ Control Panel\ Regional and Language Options\Regional Options\Customize:  Numbers: Xem ho c thay đ i các quy c nh p sặ ổ ướ ậ ố  Curency: Xem ho c thay đ i các quy c nh p ti n tặ ổ ướ ậ ề ệ  Date: Xem ho c thay đ i các quy c nh p ngày thángặ ổ ướ ậ  Time: Xem ho c thay đ i các quy c nh p giặ ổ ướ ậ ờ  M t s s khác bi t gi a quy c m c đ nh c a máy tính trong h p tho i Regionalộ ố ự ệ ữ ướ ặ ị ủ ộ ạ Options v i cách vi t thông th ng:ớ ế ườ Lo i ký tạ ự Quy c trên máyướ Các vi t thôngế th ngườ D u th p phân (Decimal Symbol)ấ ậ D u ch m (.)ấ ấ D u ph y (,)ấ ẩ D u phân cách gi a các nhóm s Trăm,ấ ữ ố Ngàn, Tri u (Digit group Symbol)ệ D u ph y (,)ấ ẩ D u ch m (.)ấ ấ D u phân cách gi a các đ i s trongấ ữ ố ố Hàm (List separator) D u ph y (,)ấ ẩ D u ch m ph y (;)ấ ấ ẩ Ngày tháng Tháng/Ngày/Năm (mm/dd/yy) Ngày/Tháng/Năm (dd/mm/yy) Ta có th thay ể đ i các lo i ký t trên b ng cách xoá và nh p l i ký t vào các v trí t ngổ ạ ự ằ ậ ạ ự ị ươ ng.ứ b. Đánh s Th t t đ ng trong b ng tính Excelố ứ ự ự ộ ả * C1: - Nh p hai s đ u c a danh sách s TT vào hai ô li n kậ ố ầ ủ ố ề ề - Bôi đen hai ô s đóố - Đ a tr chu t vào ư ỏ ộ M c đi nố ề c a vùng bôi đen và kéoủ * C2: - Nh p s b t đ u c a danh sách s TTậ ố ắ ầ ủ ố Ph n c b nầ ơ ả - 2 - M c đi nố ề H2. Đánh số TT tự động H ng d n th c hành MS- Excel 2003ướ ẫ ự Giáo viên: Vũ Th Khanhế - B m Enterấ - Kích ho t l i ô s đóạ ạ ố - Đ a tr chu t vào m c đi nư ỏ ộ ố ề - B m gi ấ ữ Ctrl+ B m gi chu t và kéoấ ữ ộ đ n cu i danh sáchế ố * C3: - Nh p s b t đ u c a danh sách s TTậ ố ắ ầ ủ ố - B m Enterấ - Kích ho t l i ô s đóạ ạ ố - Vào Edit\ Fill\ Series: + T i ạ Series in: Ch n h ng đánh s TTọ ướ ố  Rows: Đánh s TT trên Hàng ố  Columns: Đánh s TT trên c tố ộ + T i ạ Step Value: Nh p giá tr nh y (công sai)ậ ị ẩ + T i ạ Stop Value: Nh p giá tr d ng ậ ị ừ c. Các tính toán trong b ng tínhả - M i phép tính trong b ng tính Excel luôn b t đ u b ng ọ ả ắ ầ ằ d u b ngấ ằ (=) ho c ặ d u c ngấ ộ (+) - Khi tính toán Excel th ng dùng hai lo i công c tính toán sau:ườ ạ ụ + Các phép toán s h c (+,-, *, /,…)ố ọ + Các hàm số - M t s toán t tính toán và toán t so sánh th ng dùng trong Excel:ộ ố ử ử ườ + Các toán t tính toán:ử + - * / % ^ C ngộ Trừ Nhân Chia Ph n trămầ Lu th aỹ ừ + Các toán t so sánh:ử = > >= < <= B ngằ Không b ngằ L n h nớ ơ L n h n ho c b ngớ ơ ặ ằ Nhỏ h nơ Nh h n ho cỏ ơ ặ b ngằ 4. Trình bày (đ nh d ng) b ng tínhị ạ ả a. Căn l , đ i Font, đ M u n n trong Ôề ổ ổ ầ ề - Bôi đen các ô c n đ nh d ngầ ị ạ - Format\ Cells (Ctrl+1): * Alignment: Căn l và xoay ch trong Ôề ữ Ph n c b nầ ơ ả - 3 - H3. Hộp thoại đánh số TT tự động Ch n h ng ọ ướ đánh s TT t ố ự đ ngộ Nh p gía tr d ngậ ị ừNh p b c nh yậ ướ ẩ (công sai) H4. Chọn căn lề & xoay Dl trong Ô Ch n căn l theo ọ ề chi u ngang Ôề Ch n căn l theo ọ ề chi u d c Ôề ọ B m kéo đ xoay chấ ể ữ H ng d n th c hành MS- Excel 2003ướ ẫ ự Giáo viên: Vũ Th Khanhế + Horizontal: Ch n căn l theo chi u ngang c a ô ọ ề ề ủ + Vertical: Ch n căn l theo chi u d c ôọ ề ề ọ *Cy: Đ đ a Dl vào gi a Ô: T i Horizontal và Vertical ta ch n Centerể ư ữ ạ ọ + Orientation: Xoay chữ * Font: Thay đ i c , m u, ki u dáng c a ch (T ng t ch ng trình Word)ổ ỡ ầ ể ủ ữ ươ ự ươ * Patterns: Ch n m u n nọ ầ ề T i ạ Color: Ch n m uọ ầ OK b. K b ngẻ ả - Bôi đen vùng Dl c n k b ngầ ẻ ả - Format\ Cells (Ctrl+1)\ Border + T i ạ Style: Ch n ki u đ ng vi nọ ể ườ ề + T i ạ Color: Ch n m u đ ng vi nọ ầ ườ ề + Kích ch n ọ Outline: T o đ ng bao ngoàiạ ườ + Sang ô Style ch n l i đ ng vi nọ ạ ườ ề + Kích ch n ọ Inside: T o đ ng phân cách ôạ ườ OK * Cy: - Xoá đ ng vi n b ng: Trong h p tho i Format\ Cell\ Border\ Ch n Noneườ ề ả ộ ạ ọ - Thay đ i m t trong các đ ng vi n b ng ta kích lên các nút l nh trên vùng Borderổ ộ ườ ề ả ệ 5. Các đ nh d ng khácị ạ a. Tr n Ôộ - Bôi đen các ô c n tr nầ ộ - Kích lên nút l nh Merge and Center ệ trên thanh công c Formattingụ * Cy: - Excel ch cho phép tr n m t ô ch a Dl v i các ô tr ng. N u ta tr n hai ô cùng ch aỉ ộ ộ ứ ớ ố ế ộ ứ Dl thì Dl trên ô th hai s b xoá.ứ ẽ ị Ph n c b nầ ơ ả - 4 - H5. Thẻ lệnh Font để định dạng Font chữ Ch n tên Fontọ Ch n ki u đ ng ọ ể ườ g ch chânạ Ch n ki u chọ ể ữ Ch n c chọ ỡ ữ Ch n m u c a chọ ầ ủ ữ H6. Thẻ lệnh kẻ đường viền bảng Ch n ọ m u ầ đ ng ườ vi nề Kích xoá đ ng vi nườ ề Kích t o đ ng bao ngoàiạ ườ Kích t o đ ng phân ạ ườ cách ô trong b ngả T o/ Hu các ạ ỷ đ ng vi n riêng ườ ề l trong b ngẻ ả Ch n ọ ki u ể đ ng ườ vi nề H ng d n th c hành MS- Excel 2003ướ ẫ ự Giáo viên: Vũ Th Khanhế - N u ph i tr n ô nhi u l n ta ch c n tr n l n ế ả ộ ề ầ ỉ ầ ộ ầ đ u, nh ng l n ti p theo ta ch bôi đenầ ữ ầ ế ỉ và b m phím F4.ấ - Xoá tr n ô:ộ + Bôi đen các ô c n xoáầ + Format\ Cell (Ctrl+1)\ Alignment: Xoá d u tích t i ô ấ ạ Merge Cells ho c kíchặ ch n l nh Merge and Center trên thanh công c Formatting l n n a.ọ ệ ụ ầ ữ b. Ng t dòng trong Ôắ Trong b ng tính Excel n u ta b m Enter thì tr chu t s nh y xu ng ô c a dòngả ế ấ ỏ ộ ẽ ẩ ố ủ k ti p trong b ng. Mu n ng t dòng trong cùng m t ô, ta làm nh sau:ế ế ả ố ắ ộ ư + Đ t d u chèn t i v trí c n ng tặ ấ ạ ị ầ ắ + B m gi t h p phím:ấ ữ ổ ợ Alt+ Enter c. Ch nh s a Dl trong ôỉ ử Sau khi nh p Dl và ra kh i ô, đ quay l i ô ch nh s a ta làm nh sau:ậ ỏ ể ạ ỉ ử ư - C1:  Nháy đúp chu t lên ô ch a Dlộ ứ - C2:  Kích ho t ô ch a Dlạ ứ  B m F2 trên bàn phímấ - C3:  Kích ho t ô ch a Dlạ ứ  Đ a tr chu t lên thanh công th c và ch nh s a ư ỏ ộ ứ ỉ ử d. Xoá đ nh d ng ho c Dl trong ôị ạ ặ - Bôi đen các ô c n xoá đ nh d ngầ ị ạ - Edit\ Clear:  All: Xoá c n i dung và đ nh d ng trong ôả ộ ị ạ  Formats: Xoá đ nh d ng và gi l i n i dungị ạ ữ ạ ộ  Contents: Xoá n i dung và gi l i đ nh d ng ộ ữ ạ ị ạ (T ng ng v i b m phím Delete trên bàn phím)ươ ứ ớ ấ  Comments: Xoá các ghi chú trong ô 6. Khai báo m c đ nh Font ch và s Sheet c a t pặ ị ữ ố ủ ệ - Tools\ Options\ General: + T i ạ Sheets in new workbook: Nh p s Sheet m c đ nh c a t p tinậ ố ặ ị ủ ệ khi kh i đ ng ch ng trình.ở ộ ươ + T i ạ Standard Font: Ch n Fontọ ch m c đ nh c a ch ng trình.ữ ặ ị ủ ươ + T i ạ Size: Nh p c ch .ậ ỡ ữ OK - T t và kh i đ ng l i ch ng trình Excel.ắ ở ộ ạ ươ Ph n c b nầ ơ ả - 5 - Nh p s Sheetậ ố Ch n Font chọ ữ Ch n c chọ ỡ ữ H7. Hộp thoại khai báo các tuỳ chọn Font chữ và số  Sheet H ng d n th c hành MS- Excel 2003ướ ẫ ự Giáo viên: Vũ Th Khanhế BÀI 2. DI CHUY N, SAO CHÉP D LI UỂ Ữ Ệ CÁC THAO TÁC V I SHEETỚ 1. Di chuy n, sao chép Dlể a. Di chuy n (Cut)ể - Bôi đen vùng b ng ch a Dl c n di chuy nả ứ ầ ể - C1: Đ a tr chu t lên đ ng vi n c a vùng bôi đen và b m gi ư ỏ ộ ườ ề ủ ầ ữ chu t r i kéo đ n v trí ô mong mu n (ộ ồ ế ị ố Chú ý: Tr chu t ph i có hình mũi tên (ỏ ộ ả ) khi di đ n đ ng vi n ôế ườ ề ) - C2: + Edit\ Cut (Ctrl+ X ho c kích lên ặ l nh Cut ệ ( ) trên thanh l nh chu n Standard)ệ ẩ + Kích ho t ô đ u tiên c a vùng b ng c n dán Dlạ ầ ủ ả ầ + Edit\ Paste (Ctrl+ V ho c kích lên ặ l nh Paste ệ ( ) trên thanh l nh chu n Standard)ệ ẩ b. Sao chép Dl (Copy) - Bôi đen vùng b ng ch a Dl c n sao chépả ứ ầ - C1: Đ a tr chu t lên đ ng vi n vùng bôi đen, ư ỏ ộ ườ ề b m gi phím Ctrl+ b m gi chu tấ ữ ấ ữ ộ và kéo đ n v trí mong mu n.ế ị ố - C2: + Edit\ Copy (Ctrl+ C ho c kích lên ặ l nh Copy ệ ( ) trên thanh l nh chu n Standard)ệ ẩ + Kích ho t ô đ u tiên c a vùng b ng c n dán Dlạ ầ ủ ả ầ + Edit\ Paste (Ctrl+ V ho c kích lên ặ l nh Paste ệ ( ) trên thanh l nh chu n Standard)ệ ẩ 2. Các thao tác v i B ng tính (Sheet)ớ ả a. Di chuy n, Sao chép Sheet (Cut và Copy)ể * C1: B m gi tên Sheet và kéo ấ ữ đ di chuy n ( ). Trong quá trình di chuy n ta b nể ể ể ấ gi phím Ctrl đ sao chép.ữ ể * C2: - Kích ch n Sheet c n di chuy n ho c sap chépọ ầ ể ặ - Edit\ Move or Copy Sheet... (ho c kích ph i chu t ặ ả ộ lên tên Sheet c n di chuy n ho c sao chép\ ch n Move or Copy)ầ ể ặ ọ  Xu t hi n h p tho i ấ ệ ộ ạ Move or Copy: + T i ạ To book: Ch n t p tin đích (t p s l u b n copy)ọ ệ ệ ẽ ư ả + T i ạ Before sheet: Ch n v trí đ t b n sao (đ t tr c sheet nào?)ọ ị ặ ả ặ ướ + Ch n ọ OK: Di chuy nể Ph n c b nầ ơ ả - 6 - H8. Hộp thoại di chuyển,  sao chép Dl Ch n t p tin đíchọ ệ Ch n v trí đ t b n saoọ ị ặ ả Tích ch n đ Sao chépọ ể H ng d n th c hành MS- Excel 2003ướ ẫ ự Giáo viên: Vũ Th Khanhế + Tích ch n ọ Create a copy\ Ch n ọ OK: Sao chép b. Đ i tên Sheetổ - Kích ch n Sheet c n đ i tên ọ ầ ổ - Format\ Sheet\ Rename (ho c kích ph i chu t lên tên Sheet\ Ch n Rename ho c kíchặ ả ộ ọ ặ đúp chu t lên tên Sheet)ộ - Khi đó tên Sheet s đ c bôi đen, ta ẽ ượ xoá tên cũ và nh p tên m i ậ ớ c a Sheet.ủ c. n/ Hi n SheetẨ ệ - Ch n Sheet c n nọ ầ ẩ - Format\ Sheet\ Hide * Hi n l i Sheet đã nệ ạ ẩ : - Format\ Sheet\ Unhide  Xu t hi n h p tho i v i danh sách Sheet đã b n, ta ch n tên Sheet c n hi n l i r iấ ệ ộ ạ ớ ị ẩ ọ ầ ệ ạ ồ ch n OKọ d. Chèn/ Xoá Sheet * Chèn: Insert\ Worksheet * Xoá:- Kích ch n sheet c n xoáọ ầ - Edit\ Delete Sheet (ho c kích ph i chu t lên tên Sheet c n xoá\ ch n Delete)ặ ả ộ ầ ọ Ph n c b nầ ơ ả - 7 - H9a. Hộp lệnh ẩn Sheet H9b. Bảng ds các Sheet bị ẩn Kích ch n đ n Sheetọ ể ẩ Ch n đ hi n l i Sheetọ ể ệ ạ Kích ch n Sheet c n hi n ọ ầ ệ l iạ H ng d n th c hành MS- Excel 2003ướ ẫ ự Giáo viên: Vũ Th Khanhế BÀI 3. CÁC THAO TÁC V I HÀNG, C T, Ô C A SHEETỚ Ộ Ủ 1. Chèn Hàng/ C t/ Ôộ a. Chèn Hàng - Bôi đen s hàng trên b ng t ng ng v i s hàng c nố ả ươ ứ ớ ố ầ chèn (bôi các hàng phía d i v trí c n chèn)ướ ị ầ - Insert\ Rows b. Chèn C tộ - Bôi đen s c t trên b ng t ng ng v i s c t c n chèn (bôi các c t bên ph i v tríố ộ ả ươ ứ ớ ố ộ ầ ộ ả ị c n chèn)ầ - Insert\ Columns c. Chèn Ô - Bôi đen s ô trên b ng t ng ng v i s ô c n chènố ả ươ ứ ớ ố ầ - Insert\ Cells  Xu t hi n h p l nh các tuỳ ch n khi chèn:ấ ệ ộ ệ ọ + Shift cells right: Chèn ô và đ y Dl c a các ô trên vùng bôi đen sang ph iẩ ủ ả + Shift cells down: Chèn ô và đ y Dl c a các ô trên vùng bôi đen xu ng d iẩ ủ ố ướ + Entire row: Chèn các ô nh hàng m i c a b ng (T. v i chèn hàng)ư ớ ủ ả ư ớ + Entire column: Chèn các ô nh c t m i c a b ng (T. v i chèn c t)ư ộ ớ ủ ả ư ớ ộ 2. Xoá Hàng/ C t/ Ôộ a. Xoá Hàng - Bôi đen các hàng c n xoá (b m gi chu t và kéo trên c t s TT hàng c a Sheet)ầ ấ ữ ộ ộ ố ủ - Edit\ Delete b. Xoá C tộ - Bôi đen các c t c n xoá (b m gi chu t và kéo trên dòng ký hi u c t c a Sheet)ộ ầ ấ ữ ộ ệ ộ ủ - Edit\ Delete c. Xoá Ô - Bôi đen các ô c n xoáầ - Edit\ Delete….  Xu t hi n h p l nh các tuỳ ch n khi xoá:ấ ệ ộ ệ ọ + Shift cells left: Xoá ô và đ y Dl c a các ô trên vùng bôi đen sang trái.ẩ ủ + Shift cells up: Xoá ô và đ y Dl c a các ô t phía d i lênẩ ủ ừ ướ + Entire row: Xoá t t c các ô trên hàng có ô bôi đen (T. v i xoá hàng)ấ ả ư ớ + Entire column: Xoá t t c các ô trên c t có ô bôi đen (T. v i xoá c t)ấ ả ộ ư ớ ộ Ph n c b nầ ơ ả - 8 - H ng d n th c hành MS- Excel 2003ướ ẫ ự Giáo viên: Vũ Th Khanhế 3. n- hi n Hàng/ C tẨ ệ ộ - Bôi đen các ô trên Hàng/ C t c n nộ ầ ẩ - Format: + Ch n ọ Row\ Hide: n HàngẨ + Ch n ọ Column\ Hide: n c tẨ ộ * Hi n l i Hàng/ C t đã nệ ạ ộ ẩ - Bôi đen ô trên Hàng/ C t li n tr c và li n sau c a Hàng/ C t đã nộ ề ướ ề ủ ộ ẩ - Format: + Ch n ọ Row\ Unhide: Hi n l i hàngệ ạ + Ch n ọ Column\ Unhide: Hi n l i c tệ ạ ộ 4. Thay đ i kích c c a Hàng/ C tổ ỡ ủ ộ * C1: S d ng chu t trên màn hình so n th oử ụ ộ ạ ả - Hàng: Đ a tr chu t lên đ ng phân cách gi a hai s TT hàng c a Sheet và kéo ư ỏ ộ ườ ữ ố ủ - Côt: Đ a tr chu t lên đ ng phân cách gi a hai ký hi u c t c a Sheet và kéoư ỏ ộ ườ ữ ệ ộ ủ * Cy: Đ thay đ i đ ng th i nhi u hàng/ c t có kích c b ng nhau ta bôi đen các hàng/ c tể ổ ồ ờ ề ộ ỡ ằ ộ tr c khi kéo (bôi trên s TT hàng/ Ký hi u c t)ướ ố ệ ộ * C2: Thay đ i b ng L nhổ ằ ệ - Kích ho t m t ô trên hàng ho c c t c n thay đ i kích cạ ộ ặ ộ ầ ổ ỡ - Format: + Ch n ọ Row\ Height ( ): Nh p chi u cao c a Hàngậ ề ủ + Ch n ọ Column\ Width ( ): Nh p đ r ng c a C tậ ộ ộ ủ ộ Ph n c b nầ ơ ả - 9 - H ng d n th c hành MS- Excel 2003ướ ẫ ự Giáo viên: Vũ Th Khanhế BÀI 4. Đ A CH T NG Đ I, TUY T Đ IỊ Ỉ ƯƠ Ố Ệ Ố KHÁI NI M HÀM S & HÀM SUMỆ Ố 1. Đ a ch t ng đ i, tuy t đ iị ỉ ươ ố ệ ố a. Đ a ch t ng đ iị ỉ ươ ố - Khái ni mệ : Là đ a ch ô nh p vào công th c mà khi sao công th c đ n v trí m i thì đ aị ỉ ậ ứ ứ ế ị ớ ị ch đó thay đ i t ng ng.ỉ ổ ươ ứ - ng d ngỨ ụ : Đ c s d ng khi th c hi n các phép toán mà Dl tính toán ph i thay đ iượ ử ụ ự ệ ả ổ trên các ô khác nhau m i khi ta sao công th c.ỗ ứ - Cách thi t l pế ậ : + Nh p d u b ng (=) vào ô ch a k t quậ ấ ằ ứ ế ả + Kích (ho c khoanh ch n các) ô ch a Dl c n tínhặ ọ ứ ầ Vd: Hình 9. Giá tr trong công th c t i ô D3Ở ị ứ ạ đ c l y t ô B3 và ô C3. Khi ta sao công th cượ ấ ừ ứ t D3 xu ng D4 đ a ch B3 và C3 đ c t đ ngừ ố ị ỉ ượ ự ộ di chuy n xu ng B4 và C4 t ng ng.ể ố ươ ứ b. Đ a ch tuy t đ i (c đ nh)ị ỉ ệ ố ố ị - Khái ni mệ : Là đ a ch ô nh p vào công th c màị ỉ ậ ứ khi sao công th c đ n v trí m i thì đ a ch đóứ ế ị ớ ị ỉ không thay đ iổ (luôn c đ nh) ố ị - ng d ngỨ ụ : Đ c s d ng khi ta l y giá tr trên m t ô ho c ph m vi ô là A đem c ngượ ử ụ ấ ị ộ ặ ạ ộ tr nhân chia ho c so sánh v i m t ô ho c ph m vi ô là B thì ta ph i c đ nh đ a ch c aừ ặ ớ ộ ặ ạ ả ố ị ị ỉ ủ B. - Đ a ch tuy t đ i luôn đ c đ nh d ng b ng d u $ tr c ký hi u c t ho c s TT hàngị ỉ ệ ố ượ ị ạ ằ ấ ướ ệ ộ ặ ố ho c c c t và hàng.ặ ả ộ - Phân lo iạ : G m hai lo iồ ạ + Đ a ch tuy t đ i ôị ỉ ệ ố Vd: $A$1 + Đ a ch h n h pị ỉ ỗ ợ :  T ng đ i c t, tuy t đ i hàngươ ố ộ ệ ố Vd: A$1  T ng đ i hàng, tuy t đ i c tươ ố ệ ố ộ Vd: $A1 - Cách thi t l pế ậ + Nh p đ a ch ô vào công th cậ ị ỉ ư + B m phím F4:ấ Ph n c b nầ ơ ả - 10 - H10. Ví dụ địa chỉ tương đối ô H11. Ví dụ địa chỉ tuyệt đối ô Đ/c t ng đ i ôươ ố Đ/c tuy t đ i ôệ ố H ng d n th c hành MS- Excel 2003ướ ẫ ự Giáo viên: Vũ Th Khanhế  1 l n đ c đ nh đ a ch ô (c c t và hàng)ầ ể ố ị ị ỉ ả ộ  2 l n đ c đ nh hàng t ng đ i c tầ ể ố ị ươ ố ộ  3 l n đ c đ nh c t t ng đ i hàngầ ể ố ị ộ ươ ố  4 l n đ a đ a ch ô v d ng t ng đ iầ ư ị ỉ ề ạ ươ ố * Cy: - Đ a ch t ng đ i và tuy t đ i ch đ c nh c đ n khi ph i sao công th cị ỉ ươ ố ệ ố ỉ ượ ắ ế ả ứ 2. Hàm số a. Khái ni m: ệ Là công th c đ c d ng s n đ th c hi n các phép toán chuyên bi tứ ượ ự ẵ ể ự ệ ệ - S d ng hàm s đ tính toán trong Excel làm nên s khác bi t c b n gi a các b ngử ụ ố ể ự ệ ơ ả ữ ả tính đ c t o trên Excel v i các b ng đ c t o b ng các ch ng trình khác.ượ ạ ớ ả ượ ạ ằ ươ - Excel 2003 cung c p trên 300 hàm s khác nhau và đ c gom thành t ng nhóm (nhómấ ố ượ ừ hàm tính toán, nhóm hàm chu i, nhóm hàm logic,….) do đó ta có th s d ng đ x lýỗ ể ử ụ ể ử h u h t các phép toán s h c, chu i và các phép toán logic,…ầ ế ố ọ ỗ - M i hàm s đ c xây d ng d i d ng m t khuân m u; m i hàm s ch dùng đ tínhỗ ố ượ ự ướ ạ ộ ẫ ỗ ố ỉ ể cho m t phép tính. Do đó ta ph i nh d ng th c c a hàm cũng nh công d ng c a t ngộ ả ớ ạ ứ ủ ư ụ ủ ừ hàm. b. D ng th c chung c a hàm:ạ ứ ủ =Tên hàm(Đ i s 1, Đ i s 2,……..)ố ố ố ố Trong đó: + Tên hàm đ c s d ng theo quy c c a Excel. Tên hàm không đ c vi t t t,ượ ử ụ ướ ủ ượ ế ắ không ch a d u cách, không ch a ký t đ c bi t.ứ ấ ứ ự ặ ệ + Đ i s c a hàm có th là giá tr ch , giá tr s , đ a ch ô ho c m t hàm s khác.ố ố ủ ể ị ữ ị ố ị ỉ ặ ộ ố N u đ i s là ký t ch thì ph i nh p trong c p nháy kép (“ ”); n u đ i s là m t hàmế ố ố ự ữ ả ậ ặ ế ố ố ộ s khác thì không ph i nh p d u b ng (=) tr c tên hàm.ố ả ậ ấ ằ ướ c. Nh p hàm và tính toán:ậ - C1: Chèn hàm t th vi n hàm s c a ch ng trìnhừ ư ệ ố ủ ươ + Kích ho t ô k t quạ ế ả + Insert\ Function (ho c kích lên mũi tên c a nút l nh ặ ủ ệ AutoSum ( ) trên thanh l nhệ chu n Standard\ Ch n l nh ẩ ọ ệ More Functions….).  Xu t hi n h p tho i ch n Hàm s :ấ ệ ộ ạ ọ ố  T i ạ Or select a Category: Ch n nhóm hàmọ  T i ạ Select a function: Ch n tênọ hàm dùng đ tính toán trong danh sáchể Ph n c b nầ ơ ả - 11 - Kích ch n tên ọ nhóm hàm H12. Bảng danh mục các hàm số Kích ch n ọ tên hàm H ng d n th c hành MS- Excel 2003ướ ẫ ự Giáo viên: Vũ Th Khanhế các hàm s t ng ng v i nhóm hàmố ươ ứ ớ đ c ch n.ượ ọ OK  Xu t hi n h p tho i nh p đ i s c aấ ệ ộ ạ ậ ố ố ủ hàm: Ta nh p đ i s vào các dòng so nậ ố ố ạ th o t ng ngả ươ ứ * Cy: - Tuỳ t ng hàm có th có m t,ừ ể ộ hai hay nhi u h n hai đ i sề ơ ố ố - Đ i s có th đ c nh p tr cố ố ể ượ ậ ự ti p vào các dòng so n th o ho c đ t d uế ạ ả ặ ặ ấ chèn và khoanh ch n đ i s t b ng tính.ọ ố ố ừ ả - C2: Nh p hàm tr c ti p vào b ng tính (đâyậ ự ế ả là cách đ c s d ng ph bi n vì nó làm choượ ử ụ ổ ế vi c th c hi n phép tính nhanh chóng)ệ ự ệ + Kích ho t ô k t quạ ế ả + Nh p tên hàm và đ i s theo cú pháp:ậ ố ố =Tên hàm(Đ.s 1, Đ.s 2,ố ố ….) 3. Hàm Sum * Công d ngụ : Tính t ng các gía tr sổ ị ố * D ng th cạ ứ : =Sum(Number1, Number2,….,Number30) Trong đó: Number1, Number2,…: Là các giá tr s , đ a ch ô ch a giá tr s …. c n tính t ng.ị ố ị ỉ ứ ị ố ầ ổ Cy: - N u các giá tr s c n tính t ng đ c nh p trên các ô li n k nhau thì taế ị ố ầ ổ ượ ậ ề ề khoanh ch n đ a ch ô c a ph m vi b ng đó. Khi đó hàm Sum có d ng:ọ ị ỉ ủ ạ ả ạ =Sum(Number1: Number n) Vd: =Sum(5,4) ho c ặ =Sum(A1,B7) ho c ặ =Sum(B2:B9) - V i thao tác tính t ng trên c t ta có th dùng l nh t t trên thanh l nh chu n:ớ ổ ộ ể ệ ắ ệ ẩ + Bôi đen vùng Dl c n tính t ngầ ổ + Kích lên nút l nh AutoSum (ệ ) trên Standard 4. T o ch s trên ch s d iạ ỉ ố ỉ ố ướ - Bôi đen ký t c n t o ch sự ầ ạ ỉ ố - Format\ Cells (Ctrl+ 1) Ph n c b nầ ơ ả - 12 - H13. Hộp thoại khai báo đối số của hàm Nh p đ i s ậ ố ố H ng d n th c hành MS- Excel 2003ướ ẫ ự Giáo viên: Vũ Th Khanhế T i ạ Effect, ch n:ọ  SuperScript: T o ch s trênạ ỉ ố  SubScript: T o ch s d iạ ỉ ố ướ Ph n c b nầ ơ ả - 13 - H ng d n th c hành MS- Excel 2003ướ ẫ ự Giáo viên: Vũ Th Khanhế 5. Chèn ký t đ c bi tự ặ ệ - Đ t d u chèn vào v tríặ ấ ị - Insert\ Symbol: + T i ạ Font: Ch n Font ch ch a ký t đ c bi t (Windings, Webding, Symbol,…)ọ ữ ứ ự ặ ệ + Kích ch n ký t đ c bi t c n chènọ ự ặ ệ ầ + Insert\ Close 6. Đ nh d ng s TT trong c p ngo c đ nị ạ ố ặ ặ ơ - Đánh s TTố - Bôi đen vùng s TTố - Format\ Cells (Ctrl+1)\ Number: + T i ạ Category: Ch n ọ Custom + T i dòng so n th o ạ ạ ả Type nh p mã đ nh d ng: ậ ị ạ (0) OK Ph n c b nầ ơ ả - 14 - H ng d n th c hành MS- Excel 2003ướ ẫ ự Giáo viên: Vũ Th Khanhế Bài 5. HÀM AVERAGE, MAX, MIN, RANK VÀ HÀM IF 1. Nhóm hàm th ng kêố a. Hàm Average * Công d ngụ : Tính trung bình c ng các giá tr s trong m t ph m vi ôộ ị ố ộ ạ * D ng th c:ạ ứ =Average(Number1, Number2,….,Number30) Trong đó: Number1,…, Number30: Là các giá tr s , đ a ch ô ch a giá tr s ,….c n tính trung bìnhị ố ị ỉ ứ ị ố ầ Vd: =Average(5,3,4) (T ng ng phép tính ươ ứ 3 435 ++ )= 4 b. Hàm Max * Công d ngụ : Tìm và tr v giá tr s l n nh t trong các s đã choả ề ị ố ớ ấ ố * D ng th cạ ứ : =Max(Number1, Number2,….,Number30) Vd: =Max(5,3,4) Cho ta k t qu b ng 5 (s l n nh t trong các s 5,3,4)ế ả ằ ố ớ ấ ố c. Hàm Min * Công d ng:ụ Tìm và tr v giá tr s nh nh t trong các s đã choả ề ị ố ỏ ấ ố * D ng th c: ạ ứ =Min(Number1, Number2,….,Number30) Vd: =Min(5,3,4) Cho ta k t qu b ng 3 (s nh nh t trong các s 5,3,4)ế ả ằ ố ỏ ấ ố 2. Hàm Rank * Công d ngụ : So sánh và tr v th b c c a m t giá tr s trong m t dãy s cho tr c.ả ề ứ ậ ủ ộ ị ố ộ ố ướ Th ng đ c dùng đ x p lo i ho c x p th b c c a m t nhóm ng i d a trên m tườ ượ ể ế ạ ặ ế ứ ậ ủ ộ ườ ự ộ tiêu chí có th đ nh l ng. (ngày công, đi m thi,….) ể ị ượ ể * D ng th cạ ứ : =Rank(Number,Ref,Order) Trong đó: Number: Giá tr s c n x p th b cị ố ầ ế ứ ậ Ref: Ph m vi so sánhạ Order: Hình th c x p th b c. Đ c nh p b ng m t trong hai giá tr ứ ế ứ ậ ượ ậ ằ ộ ị 0 ho c 1ặ  Nh p 0ậ (X p th b c gi m d n): Đ c s d ng khi th b c đ c đánhế ứ ậ ả ầ ượ ử ụ ứ ậ ượ giá t s l n nh t tr xu ng (Th ng s d ng khi x p lo i nhân viên d a trên ngàyừ ố ớ ấ ở ố ườ ử ụ ế ạ ự công ho c x p lo i h c sinh d a trên đi m trung bình)ặ ế ạ ọ ự ể Ph n c b nầ ơ ả - 15 - H ng d n th c hành MS- Excel 2003ướ ẫ ự Giáo viên: Vũ Th Khanhế  Nh p 1ậ (X p th b c tăng d n): Đ c s d ng khi th b c đ c đánhế ứ ậ ầ ượ ử ụ ứ ậ ượ giá t giá tr s nh nh t tr lên (Th ng s d ng khi x p lo i cho các v n đ ng viênừ ị ố ỏ ấ ở ườ ử ụ ế ạ ậ ộ c a các môn th thao tính gi )ủ ể ờ 3. Hàm If * Công d ngụ : Là lo i hàm Logic th ng dùng th c hi n các phép th đi u ki n. N uạ ườ ự ệ ử ề ệ ế đi u ki n tho mãn thì hàm nh n Giá tr 1 làm k t qu , ng c l i n u đi u ki n khôngề ệ ả ậ ị ế ả ượ ạ ế ề ệ tho mãn thì hàm nh n Giá tr 2 làm k t qu .ả ậ ị ế ả * D ng th cạ ứ : =If(Logical_test, Value_if_true,Value_if_false) Trong đó: Logical_test: Phép th Logic (Đi u ki n c a hàm). Là m t phép so sánh nên đ iử ề ệ ủ ộ ố s này luôn ch a các toán t so sánh (=,>,>=,<,<=,….)ố ứ ử Value_if_true (Giá tr 1): Giá tr tr v c a hàm n u phép th (Đi u ki n) c aị ị ả ề ủ ế ử ề ệ ủ hàm tho mãnả Value_if_false (Giá tr 2): Giá tr tr v c a hàm n u phép th (Đi u ki n) c aị ị ả ề ủ ế ử ề ệ ủ hàm không tho mãnả  Ta có th vi t l i d ng th c c a hàm:ể ế ạ ạ ứ ủ =If(Đi u ki n,Gtr 1,Gtr 2)ề ệ ị ị * Cy: - Giá tr 2 c a hàm có th ch a các hàm If con. Có n tr ng h p ta s d ng n-1 If (Sị ủ ể ứ ườ ợ ử ụ ố If luôn nh h n s tr ng h p là 1 If và không v t quá 7 hàm if)ỏ ơ ố ườ ợ ượ - Tr ng h p cu i c a hàm If không c n ghi tên hàm không c n ghi đi u ki n, ch c nườ ợ ố ủ ầ ầ ề ệ ỉ ầ ghi k t qu tr v .ế ả ả ề - K t thúc hàm If có bao nhiêu ch “If” ta đóng b y nhiêu ngo c.ế ữ ấ ặ ( M i tr ng h p th ng là m t c p nguyên nhâ- k t qu : N u- thì)ỗ ườ ợ ườ ộ ặ ế ả ế Vd: Có 4 c p N u- thì, hàm If có d ng:ặ ế ạ Ph n c b nầ ơ ả - 16 -    =If(Đi u ki n,Gtr ,If(Đi u ki n,Gtr ,If(Đi u ề ệ ị ề ệ ị ề ki n,Gtr ,Gtr 2)))ệ ị ị   C p N u- Thì 1ặ ế C p N u- Thì 2ặ ế C p N u- Thì 3ặ ế TH cu iố  N uế Thì N uế Thì N uế Thì H ng d n th c hành MS- Excel 2003ướ ẫ ự Giáo viên: Vũ Th Khanhế BÀI 6. HÀM AND VÀ HÀM OR * Công d ngụ : Là lo i hàm Logic th ng dùng đ tr giúp các phép th đi u ki n. Cạ ườ ể ợ ử ề ệ ụ th là th ng tr giúp cho hàm If trong các tr ng h p hàm If có đi u ki n kép.ể ườ ợ ườ ợ ề ệ * D ng th c:ạ ứ =And(Logical1,Logical2,……Logical30) =Or(Logical1,Logical2,……Logical30) * Cy: - Khi k t h p v i hàm If, hàm And và hàm Or th ng làm đi u ki n c a hàm If,ế ợ ớ ườ ề ệ ủ các đi u ki n c a hàm If s làm đ i s c a hàm And ho c hàm Or. Trong đó:ề ệ ủ ẽ ố ố ủ ặ + Hàm If k t h p v i hàm And khi đi u ki n c a hàm If là đi u ki n képế ợ ớ ề ệ ủ ề ệ và các đi u ki n ph i đ ng th i tho mãn thì hàm If v i nh n giá tr 1. Nói cách khác hàm Ifề ệ ả ồ ờ ả ớ ậ ị có t hai đi u ki n tr lên và là đi u ki n đ ng th i x y ra- “Và”.ừ ề ệ ở ề ệ ồ ờ ả + Hàm If k t h p v i hàm Or khi đi u ki n c a hàm là đi u ki n kép vàế ợ ớ ề ệ ủ ề ệ ch c n m t trong các đi u ki n tho mãn thì hàm If nh n giá tr 1. Hay hàm If có t hai đi uỉ ầ ộ ề ệ ả ậ ị ừ ề ki n tr lên và là đi u ki n không đ ng th i- “Ho c”.ệ ở ề ệ ồ ờ ặ - Khi k t h p v i hàm And và hàm Or, hàm If có d ng:ế ợ ơ ạ  M t s đi m rút ra khi tính toán b ng hàm If:ộ ố ể ằ  B c 1: ướ Nh n di n hàmậ ệ N u có c p Nguyên nhân- K t qu (N u- Thì) ta ch c ch n ph i dùng hàm If.ế ặ ế ả ế ắ ắ ả  B c 2: Đ m s tr ng h p (s c p N u- Thì) đ xác đ nh s hàm If c n sướ ế ố ườ ợ ố ặ ế ể ị ố ầ ử d ng.ụ  B c 3: Ki m tra trong t ng tr ng h p xem là đi u ki n đ n hay đi u ki nướ ể ừ ườ ợ ề ệ ơ ề ệ kép đ xác đ nh có ph i dùng k t h p v i hàm And ho c hàm Or không.ể ị ả ế ợ ớ ặ  B c 4: N u là đi u ki n kép ta ph i ki m tra đi u ki n đó đ ng th i (và) hayướ ế ề ệ ả ể ề ệ ồ ờ không đ ng th i (ho c) đ l a ch n hàm tr giúp And hay Or cho t ng tr ng h p.ồ ờ ặ ể ự ọ ợ ừ ườ ợ  B c 4: Nh p hàm và tính toán.ướ ậ Ph n c b nầ ơ ả - 17 - =If(And(Đk1,Đk2,…,Đk30),Gtr 1,Gtr 2)ị ị =If(Or(Đk1,Đk2,…,Đk30),Gtr 1,Gtr 2)ị ị  Đi u ki nề ệ  Đi u ki nề ệ H ng d n th c hành MS- Excel 2003ướ ẫ ự Giáo viên: Vũ Th Khanhế BÀI 7. NHÓM HÀM Đ MẾ 1. Hàm Count * Công d ngụ : Đ m ra s ô ch a giá tr s trong m t ph m vi ôế ố ứ ị ố ộ ạ * D ng th cạ ứ : =Count(Value1,Value2,….Value30) Trong đó: Value1,…: Là các đ a ch ô ph i đ mị ỉ ả ế Ví dụ: T i H14, đ a ch ô c a b ng Dl là A1:C5ạ ị ỉ ủ ả Đ đ m trong ph m vi ô trên có bao nhiêu ô ch a s ta s d ng hàm Countể ế ạ ứ ố ử ụ =Count(A1:C5) --> =5 (Trong ph m vi ô A1:C5 có năm ô ch a gtr s không phân bi t s âm sạ ứ ị ố ệ ố ố d ng, s nh s l n)ươ ố ỏ ố ớ 2. Hàm CountA * Công d ngụ : Đ m ra s ô không tr ng (ô ch a giá tr s ho c ch ) trong m t ph m viế ố ố ứ ị ố ặ ữ ộ ạ ô * D ng th cạ ứ : =CountA(Value1,Value2,….Value30) Ví dụ: T i H14, đ a ch ô c a b ng Dl là A1:C5ạ ị ỉ ủ ả Đ đ m trong ph m vi ô trên có bao nhiêu ô ch a giá tr ta s d ng hàm CountA:ể ế ạ ứ ị ử ụ =CountA(A1:C5) --> =10 (Trong ph m vi ô A1:C5 có năm ô ch a gtr bao g m c s và ch )ạ ứ ị ồ ả ố ữ 3. Hàm CountBlank * Công d ngụ : Đ m ra s ô tr ng trong m t ph m vi ô.ế ố ố ộ ạ * D ng th cạ ứ : =CountBlank(Value1,Value2,….Value30) Ví dụ: T i H14, đ a ch ô c a b ng Dl là A1:C5ạ ị ỉ ủ ả Đ đ m trong ph m vi ô trên có bao nhiêu ô tr ng ta s d ng hàm CountBlank:ể ế ạ ố ử ụ =CountBlank(A1:C5) --> =5 (Trong ph m vi ô A1:C5 có năm ô tr ng)ạ ố 4. Hàm CountIf * Công d ngụ : Đ m ra s ô ch a giá tr tho mãn đi u ki n cho tr cế ố ứ ị ả ề ệ ướ * D ng th cạ ứ : Ph n c b nầ ơ ả - 18 - H14. Ví dụ hàm đếm H ng d n th c hành MS- Excel 2003ướ ẫ ự Giáo viên: Vũ Th Khanhế =Countif(Range,Criteria) Trong đó: Range: Ph m vi ô c n đ mạ ầ ế Criteria: Đi u ki n là m t giá tr b t kỳ.ề ệ ộ ị ấ L u ýư : N u đi u ki n ph i s d ng các toán t so sánh ho c đi u ki n là m t giá tr th iế ề ệ ả ử ụ ử ặ ề ệ ộ ị ờ gian thì ta ph i nh p trong c p ngo c kép.ả ậ ặ ặ Ví dụ: T i H14, đ a ch ô c a b ng Dl là A1:C5ạ ị ỉ ủ ả Đ đ m trong ph m vi ô trên có bao nhiêu ô ch a giá tr là ch “A” ta s d ng hàmể ế ạ ứ ị ữ ử ụ CountIf: =CountIf(A1:C5,“A”) --> =3 (Trong ph m vi ô A1:C5 có ba ô ch a ch “A”)ạ ứ ữ Ph n c b nầ ơ ả - 19 - H15a. Bảng chính H15b. Bảng phụ Mã tìm ki mế Đ/c b ng phả ụ  S TT c t khai ố ộ thác Lo i tìm ki m (chính xác)ạ ế C t đ u tiênộ ầ   C t khai thácộ H ng d n th c hành MS- Excel 2003ướ ẫ ự Giáo viên: Vũ Th Khanhế BÀI 8. NHÓM HÀM TÌM KI M L Y GIÁ TR T B NG PHẾ Ấ Ị Ừ Ả Ụ LÊN B NG CHÍNH VÀ NHÓM HÀM TRÍCH KÝ TẢ Ự 1. Nhóm hàm tìm ki m và l y giá tr t b ng ph lên b ng chínhế ấ ị ừ ả ụ ả a. Hàm Vlookup (Vertical Lookup) * Công d ngụ : Là lo i hàm tìm ki m và l y giá tr t b ng ph lên b ng chính. B ngạ ế ấ ị ừ ả ụ ả ằ cách: Hàm l y m t giá tr trên b ng chính làm mã tìm ki m đi so sánh v i các giá tr trênấ ộ ị ả ế ớ ị C t đ u tiênộ ầ c a b ng ph . Khi tìm th y giá tr làm mã trên c t đ u tiên c a b ng phủ ả ụ ấ ị ộ ầ ủ ả ụ hàm s l y m t ẽ ấ ộ giá tr t ng ng cùng hàngị ươ ứ trên c t khai thácộ ch đ nh.ỉ ị * D ng th c:ạ ứ =Vlookup(Lookup_value,Table_array,Col_index_num,Lookup_type) Trong đó: Lookup_value: Giá tr làm mã tìm ki m (có th là S , Ch , Đ/c ô ho c m t hàmị ế ể ố ữ ặ ộ s khác). Là m t giá tr đ c l y trên b ng chính, ph i gi ng ho c g n gi ng v i giá trố ộ ị ượ ấ ả ả ố ặ ầ ố ớ ị trên c t đ u tiên c a b ng ph .ộ ầ ủ ả ụ Table_array: B ng ph (b ng ch a giá tr c n l y lên b ng chính), ta có thả ụ ả ứ ị ầ ấ ả ể khoanh ch n c b ng ho c b qua tiêu đ c t.ọ ả ả ặ ỏ ề ộ L u ýư : B ng ph không nh t thi t ph i đ c khoanh t c t đ u tiên. Ta khoanh t c t nàoả ụ ấ ế ả ượ ừ ộ ầ ừ ộ thì hàm s nh n đó là c t đ u tiên c a b ng ph , ch c n giá tr trên c t đ u ph i gi ng ho cẽ ậ ộ ầ ủ ả ụ ỉ ầ ị ộ ầ ả ố ặ g n gi ng v i giá tr làm mã (Lookup_value)ầ ố ớ ị Col_index_num: S th tố ứ ự c a c t khai thác ch đ nh- C t ch a giá tr c n l yủ ộ ỉ ị ộ ứ ị ầ ấ lên b ng chính.ả Lookup_type: Lo i tìm ki m. Đ c nh p b ng m t trong hai giá tr 0 ho c1ạ ế ượ ậ ằ ộ ị ặ  Nh p 0- Tìm ki m chính xácậ ế : Đ c s d ng khi giá tr làm mã tìmượ ử ụ ị ki m gi ng v i giá tr trên c t đ u tiên c a b ng ph .ế ố ớ ị ộ ầ ủ ả ụ  Nh p 1- Tìm ki m g n đúngậ ế ầ (tìm ki m t ng đ i): Đ c s d ng khiế ươ ố ượ ử ụ giá tr làm mã tìm ki m g n gi ng v i các giá tr có m t trên c t đ u tiên c a b ng ph .ị ế ầ ố ớ ị ặ ộ ầ ủ ả ụ Khi đó hàm s l y ẽ ấ v trí c a giá tr l n nh tị ủ ị ớ ấ tho mãn đi u ki n ả ề ệ nh h n ho c b ngỏ ơ ặ ằ giá tr làm mã tìm ki m.ị ế Cy: Đ tìm ki m t ng đ i yêu c u c t đ u tiên c a b ng ph ph i đ c s p x p theo tr tể ế ươ ố ầ ộ ầ ủ ả ụ ả ượ ắ ế ậ t tăng d n.ự ầ Ví d 1ụ : Hàm Vlookup trong tr ng h p ườ ợ tìm ki m chính xácế Ph n c b nầ ơ ả - 20 - H16a. Bảng chính Mã tìm ki mế Đ/c b ng phả ụ  STT c t khai thácộ Lo i tìm ki m (g n đúng)ạ ế ầ C t đ u tiênộ ầ C t khai thácộ   H16a. Bảng phụ H ng d n th c hành MS- Excel 2003ướ ẫ ự Giáo viên: Vũ Th Khanhế Ví d 2ụ : Hàm Vlookup trong tr ng h p ườ ợ tìm ki m g n đúngế ầ (t ng đ i)ươ ố b. Hàm Hlookup (Horizontal Lookup) * Công d ngụ : Là lo i hàm tìm ki m và l y giá tr t b ng ph lên b ng chính. B ngạ ế ấ ị ừ ả ụ ả ằ cách: Hàm l y m t giá tr trên b ng chính làm mã tìm ki m đi so sánh v i các giá tr trênấ ộ ị ả ế ớ ị Hàng đ u tiênầ c a b ng ph . Khi tìm th y giá tr làm mã trên hàng đ u tiên c a b ngủ ả ụ ấ ị ầ ủ ả ph , hàm s l y m t ụ ẽ ấ ộ giá tr t ng ng cùng c tị ươ ứ ộ trên hàng khai thác ch đ nh.ỉ ị * D ng th c:ạ ứ =Hlookup(Lookup_value,Table_array,Row_index_num,Lookup_type) Trong đó: Row_index_num: S th tố ứ ự c a hàng khai thác ch đ nh- Hàng ch a giá tr c nủ ỉ ị ứ ị ầ l y lên b ng chính.ấ ả (Các đ i s khác t ng t hàm Vlookup)ố ố ươ ự Ví d : Hàm ụ Hlookup trong tr ng h p ườ ợ tìm ki m chính xácế Ph n c b nầ ơ ả - 21 - H17a. Bảng chính Mã tìm ki mế  Đ/c b ng phả ụ STT c a hàng khai thácủ Lo i tìm ki m (chính xác)ạ ế H17a. Bảng phụ { { Hàng đ u tiênầ Hàng khai thác H ng d n th c hành MS- Excel 2003ướ ẫ ự Giáo viên: Vũ Th Khanhế 2. Nhóm hàm trích ký tự a. Hàm Left * Công d ngụ : Dùng đ trích ra n ký t t bên Trái c a m t xâu ký tể ự ừ ủ ộ ự * D ng th cạ ứ : =Left(Text,Num_chars) Trong đó: Text: Xâu ký t , đ a ch ô c a xâu ký t có ch a ký t c n tríchự ị ỉ ủ ự ứ ự ầ Num_chars: S ký t c n tríchố ự ầ Ví dụ: =Left("Baitap",3) ho c ặ =Left(A1,3) (N u ô A1 ch a xâu ký t Baitap)ế ứ ự  =Bai b. Hàm Right * Công d ngụ : Dùng đ trích ra n ký t t bên Ph i c a m t xâu ký t .ể ự ừ ả ủ ộ ự * D ng th cạ ứ : =Right(Text,Num_chars) Trong đó: Text: Xâu ký t , đ a ch ô c a xâu ký t có ch a ký t c n tríchự ị ỉ ủ ự ứ ự ầ Num_chars: S ký t c n tríchố ự ầ Ví dụ: =Right("Baitap",3) c. Hàm Mid * Công d ngụ : Dùng đ trích ra n ký t trong m t xâu ký t (trích t trái sang ph i)ể ự ộ ự ừ ả * D ng th cạ ứ : =Mid(Text,Start_num,Num_chars) Trong đó: Text: Xâu ký t , đ a ch ô c a xâu ký t có ch a ký t c n tríchự ị ỉ ủ ự ứ ự ầ Start_num: V trí c a ký t b t đ u tríchị ủ ự ắ ầ Num_chars: S ký t c n tríchố ự ầ Ví dụ: =Mid("Baitap",3,2) ho c ặ =Mid(A1,3,2) (N u ô A1 ch a xâu ký t Baitap)ế ứ ự  =it Ph n c b nầ ơ ả - 22 - H ng d n th c hành MS- Excel 2003ướ ẫ ự Giáo viên: Vũ Th Khanhế BÀI 9. NHÓM HÀM TH I GIAN VÀ CÁCH TÍNH TU IỜ Ổ 1. Nhòm hàm th i gianờ a. Hàm Year * Công d ngụ : Trích ra giá tr Năm trong chu i Dl th i gian d ng Ngày, tháng, nămị ỗ ờ ạ * D ng th cạ ứ : =Year(Serial_number) Trong đó: Serial_number: Là giá tr th i gian, Đ/c ô ch a giá tr th i gian d ng Ngày, tháng, nămị ờ ứ ị ờ ạ * Cy: N u ta nh p tr c ti p th i gian vào hàm thì ph i nh p trong c p ngo c képế ậ ự ế ờ ả ậ ặ ặ Ví dụ: =Year("5/25/2006") ho c ặ =Year(B1) (N u trong ô B1 có ch a chu i th i gian 5/25/2006)ế ứ ỗ ờ  =2006 (giá tr năm)ị b. Hàm Month * Công d ngụ : Trích ra giá tr Tháng trong chu i Dl th i gian d ng Ngày, tháng, nămị ỗ ờ ạ * D ng th cạ ứ : =Month(Serial_number) Ví dụ: =Month("5/25/2006") ho c ặ =Month(B1) (N u trong ô B1 có ch a chu i th i gian 5/25/2006)ế ứ ỗ ờ  =5 (giá tr tháng)ị c. Hàm Day * Công d ngụ : Trích ra giá tr Ngày trong chu i Dl th i gian d ng Ngày, tháng, nămị ỗ ờ ạ * D ng th cạ ứ : =Day(Serial_number) Ví dụ: =Day("5/25/2006") ho c ặ =Day(B1) (N u trong ô B1 có ch a chu i th i gian 5/25/2006)ế ứ ỗ ờ  =25(giá tr ngày)ị d. Hàm Date * Công d ngụ : Tr v đ nh d ng th i gian d ng Ngày Tháng Năm c a các giá tr s .ả ề ị ạ ờ ạ ủ ị ố Ph n c b nầ ơ ả - 23 - H ng d n th c hành MS- Excel 2003ướ ẫ ự Giáo viên: Vũ Th Khanhế * D ng th cạ ứ : =Date(Year,Month,Day) Trong đó: Year: Giá tr nămị Month: Giá tr thángị Day: Giá tr ngàyị Ví dụ: =Date(1977,01,19)  = 01/19/1977 e. Hàm Today * Công d ngụ : Tr v giá tr th i gian c a Ngày tháng hi n t i theo thi t l p c a đ ngả ề ị ờ ủ ệ ạ ế ậ ủ ồ h h th ng máy tính.ồ ệ ố * D ng th cạ ứ : =Today() Ví dụ: =Today()  = 7/24/2006 N u đó là th i gian c a đ ng h h th ngế ờ ủ ồ ồ ệ ố f. Hàm Now * Công d ngụ : Tr v gia tr th i gian th i đi m hi n t i theo thi t l p c a đ ng hả ề ị ờ ở ờ ể ệ ạ ế ậ ủ ồ ồ h th ngệ ố * D ng th cạ ứ : =Now() Ví dụ: =Now()  = 7/22/2006 15:25 *Cy: - Hàm Now và hàm Today là lo i hàm đ c bi t, nó không có đ i s nh ng taạ ặ ệ ố ố ư v n ph i nh p c p ngo c đ n.ẫ ả ậ ặ ặ ơ - K t qu c a hàm Now và hàm Today tuỳ thu c vào thi t l p c a đ ng h hế ả ủ ộ ế ậ ủ ồ ồ ệ th ng vì v y tr c khi tính toán ta ph i tính th , n u k t qu c a hàm không đúng v i th iố ậ ướ ả ử ế ế ả ủ ớ ờ gian th c t i thì ph i khai báo l i th i gian c a h th ng. Cách khai báo nh sau:ự ạ ả ạ ờ ủ ệ ố ư  Cách 1 : Nháy đúp vào bi u t ng đ ng h h th ng trên thanh Taskbar góc d i bênể ượ ồ ồ ệ ố ở ướ ph i màn hình ả  Cách 2: Start\ Setting\ Control Panel\ Date and Time 2. Cách tính tu iổ Ph n c b nầ ơ ả - 24 - H ng d n th c hành MS- Excel 2003ướ ẫ ự Giáo viên: Vũ Th Khanhế a. Tính t ng đ iươ ố =Năm hi n t i - Năm sinhệ ạ  =Year(Today())-Year(Ngày,Tháng,Năm sinh) b. Tính chính xác Đ m b o ng i đ c tính ph i có đ 365 ngày m i đ c tính 1 tu i:ả ả ườ ượ ả ủ ớ ượ ổ =(Today()-Ngày tháng năm sinh)/365  =S tu iố ổ Có th s tu i s là m t s th p phân. N u ch c n l y s tu i tròn (s nguyên)ể ố ổ ẽ ộ ố ậ ế ỉ ầ ấ ố ổ ố ta có th dùng k t h p v i hàm Int. Khi đó công th c có d ng:ể ế ợ ớ ứ ạ =Int((Today()-Ngày tháng năm sinh)/365) 3. Thay đ i ki u hi n th c a giá tr th i gian trên trang inổ ể ể ị ủ ị ờ - Bôi đen vùng Dl th i gian c n thay đ iờ ầ ố - Format\ Cells\ Number: + T i ạ Category: Ch n ọ Custom + T i ạ Type: Nh p đ nh d ng th i gian mong mu nậ ị ạ ờ ố Ví dụ: Th i gian d ng ngày tháng:ờ ạ dd-mm-yy; mm-dd-yyyy, dd-mm-yyyy Th i gian d ng gi phút:ờ ạ ờ hh:mm:ss OK Ph n c b nầ ơ ả - 25 - H18: Hộp thoại khai báo định dạng  thời gian Kích ch n đ khai báo đ nh ọ ể ị d ng tuỳ ý c a ng i dùngạ ủ ườ Nh p đ nh d ng tuỳ ý c a ậ ị ạ ủ ng i dùngườ H ng d n th c hành MS- Excel 2003ướ ẫ ự Giáo viên: Vũ Th Khanhế BÀI 10. HÀM INT VÀ HÀM MOD 1. Hàm Int * Công d ngụ : Trích ra ph n nguyên c a m t giá tr th p phân d ng ho c làm tròn đ nầ ủ ộ ị ậ ươ ặ ế s nguyên g n nh t tr c d u th p phân n u là m t s th p phân âm.ố ầ ấ ướ ấ ậ ế ộ ố ậ * D ng th cạ ứ : =Int(Number) Trong đó: Number: Là m t phép chia có d ho c m t giá tr th p phânộ ư ặ ộ ị ậ Ví dụ: =Int(11/3)  =3 2. Hàm Mod * Công d ngụ : Trích ra ph n d c a m t phép chia có dầ ư ủ ộ ư * D ng th cạ ứ : =Mod(Number,Divisor) Trong đó: Number: S b chiaố ị Divisor: S chiaố Ví dụ: =Mod(11,3)  =2 (Phép chia 11/3 b ng 3 còn d 2)ằ ư 3. Đ nh d ng d u ti n t trong các giá tr sị ạ ấ ề ệ ị ố - Bôi đen vùng Dl c n thay đ i đ nh d ngầ ổ ị ạ - Format\Cells (Ctrl+1)\Number: + T i ạ Category, ch n: ọ Currency + T i ạ Symbol: Ch n d u ti n tọ ấ ề ệ OK * Thay đ i v trí d u ti n tổ ị ấ ề ệ - Bôi đen vùng Dl c n thay đ i v trí d u ti n tầ ổ ị ấ ề ệ - Format\Cells (Ctrl+1)\Number: + T i ạ Category, ch n: ọ Custom + T i ạ Type: Xoá d u ti n t t i v trí hi n t i và nh p vào v trí mong mu nấ ề ệ ạ ị ệ ạ ậ ị ố OK Ph n c b nầ ơ ả - 26 - H19: Hộp thoại khai báo định dạng  tiền tệ Kích ch n đ khai báo đ nh ọ ể ị d ng ti n tạ ề ệ Kích ch n d u ti n t c n chènọ ấ ề ệ ầ H ng d n th c hành MS- Excel 2003ướ ẫ ự Giáo viên: Vũ Th Khanhế * Xoá d u ti n t và các đ nh khác đ a giá tr s v d ng s nguyênấ ề ệ ị ư ị ố ề ạ ố - Bôi đen vùng s li u c n xoá đ nh d ngố ệ ầ ị ạ - Format\ Cells\ Number\ General\ OK Ho c s d ng ch i quét đ nh d ng:ặ ử ụ ổ ị ạ - Đ a tr chu t lên m t ô tr ng (ho c ô ch a s nguyên)ư ỏ ộ ộ ố ặ ứ ố - Kích ch n l nh ọ ệ Format Painter - Bôi đen vùng s li u c n xoá đ nh d ng ti n t ,…ố ệ ầ ị ạ ề ệ Ph n c b nầ ơ ả - 27 - H ng d n th c hành MS- Excel 2003ướ ẫ ự Giáo viên: Vũ Th Khanhế BÀI 11. CHÈN BI U ĐỂ Ồ * Công d ngụ : Bi u đ là đ i t ng hình nh đ bi u di n các giá tr s c a m t b ngể ồ ố ượ ả ể ể ễ ị ố ủ ộ ả s li u m t cách tr c quan, thu n l i cho vi c so sánh đánh giá.ố ệ ộ ự ậ ợ ệ * Th c hi nự ệ : M t bi u đ đ c chèn d a trên b ng s li u có s n th ng đ c th cộ ể ồ ượ ự ả ố ệ ẵ ườ ượ ự hi n theo các b c v i s tr giúp c a ch ng trình.ệ ướ ớ ự ợ ủ ươ 1. Chèn bi u để ồ - Bôi đen b ng Dl (bôi đen c tiêu đ hàng và tiêu đ c t)ả ả ề ề ộ - Insert\ Chart ho c kích lên nút l nh ặ ệ Chart wizard ( )trên thanh l nh chu nệ ẩ Standard  Xu t hi n h p tho i ấ ệ ộ ạ Chart type (H20): Ch nọ ki u bi u để ể ồ + T i ạ Chart Type: Kích ch n nhóm bi u đọ ể ồ + T i ạ Chart sub- type: Ch n bi u đ c n dùngọ ể ồ ầ Next  Xu t hi n h p tho i ấ ệ ộ ạ Chart Source Data (H21) T i h p tho i này th ng ta không ph i khai báo.ạ ộ ạ ườ ả Tuy nhiên n u dòng đ a ch t i ế ị ỉ ạ Data range không kh p v i v i vùng b ng Dl đã ch n ta có th xoá vàớ ớ ớ ả ọ ể khoanh ch n l i t b ng Dl.ọ ạ ừ ả Next  Xuât hi n h p tho i ệ ộ ạ Chart Options (H22): Khai báo các tuỳ ch n v i bi u đ (tuỳ lo i bi u đ màọ ớ ể ồ ạ ể ồ có th có 3 ho c 6 th l nh):ể ặ ẻ ệ + Titles: Tên bi u đ và tên các tr c to đ ể ồ ụ ạ ộ + Axes: Tuỳ ch n n/ hi n các tr c to đọ ẩ ệ ụ ạ ộ (bi u đ c t)ể ồ ộ + Gridlines: Tuỳ ch n n/ hi n các đ ngọ ẩ ệ ườ gióng giá tr (v i bi u đ c t)ị ớ ể ồ ộ + Legend: Tuỳ ch n n/ hi n khung ghi chúọ ẩ ệ + Data Labels: Tuỳ ch n n/ hi n các giá trọ ẩ ệ ị ho c tên nhãn c a giá tr trên bi u đặ ủ ị ể ồ + Data Table: Tuỳ ch n n hi n b ng s li u kèm theo bi u đ .ọ ẩ ệ ả ố ệ ể ồ Ph n c b nầ ơ ả - 28 - H20. Hộp thoại chọn kiểu biểu đồ H21. Hộp thoại chọn lại nguồn Dl H22. Khai báo các tuỳ chọn trên BĐ H24. Hộp lệnh khai báo mầu nền đưòng viền  Tên h p tho i T. v i ộ ạ ư ớ vùng Dl ta khai báo đ nh ị d ngạ Vùng l nh khai báo đ ng ệ ườ vi nề Vùng l nh khai báo m u n nệ ầ ề H ng d n th c hành MS- Excel 2003ướ ẫ ự Giáo viên: Vũ Th Khanhế Next  Xu t hi n h p tho i ấ ệ ộ ạ Chart Location (H23): Ch n v trí đ t bi u đ trên b ng tính:ọ ị ặ ể ồ ả  As new sheet: Đ t bi u đ trên b ng tính m iặ ể ồ ả ớ  As object in: Đ t bi u đ trên b ng tính hi nặ ể ồ ả ệ t iạ Finish 2. Đ nh d ng bi u đị ạ ể ồ a. Khai báo l i m t trong b n b c chèn bi u đạ ộ ố ướ ể ồ - Kích ch n bi u đọ ể ồ - Ch n Menu ọ Chart: + Chart Type…..: Ch n l i bi u đọ ạ ể ồ + Source Data…: Ch n l i giá tr bi u di n trên bi u đọ ạ ị ể ễ ể ồ + Chart Options…: Khai báo l i các tuỳ ch nạ ọ + Location…: Ch n l i v trí đ t bi u đọ ạ ị ặ ể ồ b. Đ nh d ng m u n n, đ ng vi n c a bi u đị ạ ầ ề ườ ề ủ ể ồ - Trên m i bi u đ luôn có nhi u vùng Dl khác nhau, n u đ chu t lên vùng Dl đó trongỗ ể ồ ề ế ể ộ giây lát s hi n tên vùng c nh tr chu t:ẽ ệ ạ ỏ ộ + Chart Area: Vùng bao ch a toàn b bi u đứ ộ ể ồ + Chart Title: Tiêu đ c a bi u đề ủ ể ồ + Plot Area: Vùng ch a nguyên hình bi u đứ ể ồ + Wall (3-D): N n (phông) v i bi u đ không gianề ớ ể ồ 3 chi uề + Legend: Khung ghi chú - Đ thay đ i đ ng vi n và m u n n cho vùng Dlể ổ ườ ề ầ ề nào ta kích đúp chu t lên vùng Dl đó ho c kíchộ ặ ph i chu t lên vùng Dl đó r i ch n l nhả ộ ồ ọ ệ Format…. (Tên vùng). Ví d : Format Chart Areaụ  Xu t hi n h p tho i đ nh d ng đ ng vi n, m u n n, Font ch ,… t ng ng v iấ ệ ộ ạ ị ạ ườ ề ầ ề ữ ươ ứ ớ vùng Dl đó (H24) + Patterns: Khai báo đ ng vi n và m u n nườ ề ầ ề ề Border: Khai báo các tuỳ ch n v i đ ng vi nọ ớ ườ ề  Style: Ch n ki u đ ng vi nọ ể ườ ề  Color: Ch n m u đ ng vi nọ ầ ườ ề  Weight: Ch n kích c đ ng vi nọ ỡ ườ ề Ph n c b nầ ơ ả - 29 - H23. Chọn vị trí đặt biểu đồ H ng d n th c hành MS- Excel 2003ướ ẫ ự Giáo viên: Vũ Th Khanhế  Tích ch n ọ Shadow: T o đ ng vi n bóngạ ườ ề  Round Corners: U n cong đ ng vi n t i các gócố ườ ề ạ ạ Area: Khai báo các tuỳ ch n v i m u n nọ ớ ầ ề  Ch n m u n n t b ng m u ho c kích ch n ọ ầ ề ừ ả ầ ặ ọ Fill Effect đ đ m uể ổ ầ n n có nhi u m uề ề ầ  None: Xoá m u n nầ ề + Font: Khai báo Font chữ + Number: Khai báo các tuỳ ch n v i giá tr s (n u đó là vùng Dl có ch a s )ọ ớ ị ố ế ứ ố OK * Xoá bi u đ kh i b ng tínhể ồ ỏ ả - Kích ch n bi u đọ ể ồ - B m phím ấ Delete trên bàn phím Ph n c b nầ ơ ả - 30 - Kích ch n c t Dl ọ ộ c n s p x pầ ắ ế Kích ch n c t Dl đ s p x p khi ọ ộ ể ắ ế Dl ch n trong Sort by trùng nhau.ọ Kích ch n đ s p ọ ể ắ x p tăng d nế ầ Kích ch n đ s p ọ ể ắ x p gi m d nế ả ầ Kích ch n đ c đ nh ọ ể ố ị dòng tiêu đ c t c a ề ộ ủ b ngả Kích ch n đ s p x p c ọ ể ắ ế ả dòng tiêu đ c t c a ề ộ ủ b ngả H25. Hộp thoại sắp xếp Dl  H ng d n th c hành MS- Excel 2003ướ ẫ ự Giáo viên: Vũ Th Khanhế BÀI 12. CH C NĂNG S P X P D LI U VÀ L C T Đ NGỨ Ắ Ế Ữ Ệ Ọ Ự Ộ TRONG B NGẢ 1. S p x p Dl (Sort)ắ ế * Công d ngụ : Thay đ i tr t t c a các ô trong c t theo chi u tăng d n ho c gi m d nổ ậ ự ủ ộ ề ầ ặ ả ầ đ các Dl gi ng nhau đ c di chuy n v li n k nhau thành m t nhóm, t o thu n l iể ố ượ ể ề ề ề ộ ạ ậ ợ cho vi c tìm ki m và tra c u trong b ng.ệ ế ứ ả * Th c hi nự ệ : - Bôi đen b ng DLả - Data\ Sort….:  Xu t hi n h p tho i ấ ệ ộ ạ Sort + T i ạ Sort by: Ch n c t Dl c n s p x pọ ộ ầ ắ ế + T i ạ Then by: Ch n c t Dl đ s p x pọ ộ ể ắ ế khi Dl trong c t đ c ch n t i Sort byộ ượ ọ ạ trùng nhau + Tích ch n:ọ  Ascending: S p x p Dl theo chi u tăng d n ắ ế ề ầ  Descending: S p x p DL theo chi u gi m d n ắ ế ề ả ầ + T i ạ My list has, ch n:ọ  Header Row: C đ nh dòng tiêu đ c t c a b ng khi s p x pố ị ề ộ ủ ả ắ ế  No Header Row: S p x p c dòng tiêu đ c t c a b ngắ ế ả ề ộ ủ ả * Cy: - T i đa ta có th ch n ba đi u ki n t ng ng v i ba c t đ s p x p ố ể ọ ề ệ ươ ứ ớ ộ ể ắ ế - Khi ch n ọ Ascending: N u c t Dl đ c s p x p là s thì ch ng trình s s p x p tế ộ ượ ắ ế ố ươ ẽ ắ ế ừ s nh đ n s l n, n u là ch thì ch ng trình s s p x p t Aố ỏ ế ố ớ ế ữ ươ ẽ ắ ế ừ  Z. Ng c l i v i tr ngượ ạ ớ ườ h p ta ch n ợ ọ Descending. - V i nh ng b ng có tiêu đ c t, t i vùng l nh ớ ữ ả ề ộ ạ ệ My list has ta th ng ch n ườ ọ Header Row đ c đ nh dòng tiêu đ c t c a b ng. N u không theo tr t t s p x p tăng d n dòngể ố ị ề ộ ủ ả ế ậ ự ắ ế ầ tiêu đ có th b di chuy n xu ng cu i b ng.ề ể ị ể ố ố ả 2. L c D li uọ ữ ệ * Công d ngụ : Trích ra các m u tin (ô Dl trên các dòng) tho mãn các đi u ki n choẫ ả ề ệ tr c.ướ * Th c hi nự ệ : - Bôi đen b ngả - Data\ Filter\ AutoFilter Ph n c b nầ ơ ả - 31 - Kích ch n toán t so sánhọ ử H26. Hộp thoại tuỳ chọn lọc Dl  Kích ch n ho c nh p ọ ặ ậ tr c ti p đi u ki nự ế ề ệ H ng d n th c hành MS- Excel 2003ướ ẫ ự Giáo viên: Vũ Th Khanhế Khi đó trên các tiêu đ c t c a b ng xu t hi n các mũi tên. Đ l c Dl tho mãn đi uề ộ ủ ả ấ ệ ể ọ ả ề ki n trên c t nào ta kích chu t lên tiêu đ c a c t đó và ch n đi u ki n t ng ng tệ ộ ộ ề ủ ộ ọ ề ệ ươ ứ ừ danh sách. - Sau khi l c ch nh ng Dl tho mãn đi u ki n đ c hi n th trên b ng, ta có th sọ ỉ ữ ả ề ệ ượ ể ị ả ể ử d ng l nh Copy ho c l nh Cut đ sao chép ho c di chuy n nh ng Dl tho man đi uụ ệ ặ ệ ể ặ ể ữ ả ề ki n thành l p m t b ng m i.ệ ậ ộ ả ớ - Đ hi n th b ng đ y đ tr l i, ta ch n: ể ể ị ả ầ ủ ở ạ ọ Data\ Filter\ Show All - Đ hu b các mũi tên trên b ng Dl và tr v d ng b ng ban đ u, ta ch n: ể ỷ ỏ ả ở ề ạ ả ầ ọ Data\ Filter\ AutoFilter * Cy: - V i ch c năng l c AutoFilter m i l n l c ta ch l c đ c Dl tho mãn đi u ki n trên m tớ ứ ọ ỗ ầ ọ ỉ ọ ượ ả ề ệ ộ c t. Đ l c Dl tho mãn nhi u đi u ki n trên các c t khác nhau ta ph i l c nhi u l n.ộ ể ọ ả ề ề ệ ộ ả ọ ề ầ - V i nh ng đi u ki n s d ng các toán t so sánh ho c đi u ki n kép trên cùng m t c t, taớ ữ ề ệ ử ụ ử ặ ề ệ ộ ộ ph i kích ch n mũi tên trên c t ch a đi u ki n ch n l nh Customả ọ ộ ứ ề ệ ọ ệ  Xu t hi n h p tho i Custom AutoFilter:ấ ệ ộ ạ + T i các ô bên trái c a h p tho i ta ch n các toán t so sánhạ ủ ộ ạ ọ ử + T i các ô bên ph i c a h p tho i ta ch n ho c nh p các giá tr so sánhạ ả ủ ộ ạ ọ ặ ậ ị N u đi u ki n l c là đi u ki n kép và cùng n m trên m t c t ta có th ch n ế ề ệ ọ ề ệ ằ ộ ộ ể ọ And cho đi uề ki n “Và” (đi u ki n đ ng th i x y ra), ệ ề ệ ồ ờ ả Or cho đi u ki n “Ho c” (đi u ki n không đ ngề ệ ặ ề ệ ồ th i x y ra).ờ ả + M t s toán t so sánh trong h p tho i Custom AutoFilter:ộ ố ử ộ ạ Toán t so sánhử Ý nghĩa Equals B ngằ Does not Equal Không b ngằ Is greater than L n h nớ ơ Is greater than or Equal to L n h n ho c b ngớ ơ ặ ằ Is less than Nh h nỏ ơ Is less than or Equal to Nh h n ho c b ngỏ ơ ặ ằ Ph n c b nầ ơ ả - 32 - H ng d n th c hành MS- Excel 2003ướ ẫ ự Giáo viên: Vũ Th Khanhế Toán t so sánhử Ý nghĩa Begins with B t đ u v i, b t đ u b ng,…ắ ầ ớ ắ ầ ẳ Does not begin with Không b t đ u b ng, không b t đ u v i,….ắ ầ ằ ắ ầ ớ Ends with K t thúc b ng, k t thúc v iế ằ ế ớ Does not end with Không k t thúc b ng, không k t thúc v iế ằ ế ớ Contains Có ch a, bao g mứ ồ Does not Contain Không ch a, không g mứ ồ Ph n c b nầ ơ ả - 33 - Kích và nh p tiêu đ ậ ề đ u trangầ Kích và nh p tiêu đ ậ ề cu i trangố H29. Hộp thoại tạo tiêu đề đầu trang  cuối trang  H ng d n th c hành MS- Excel 2003ướ ẫ ự Giáo viên: Vũ Th Khanhế BÀI 13. THI T K TRANG IN VÀ IN B NG TÍNHẾ Ế Ả 1. Thi t k trang inế ế - File\ Page Setup  Xu t hi n h p tho i ấ ệ ộ ạ Page Setup, ch n:ọ * Page: Khai báo kh gi y và h ng in ổ ấ ướ - T i ạ Orientation: Ch n h ng inọ ướ  Portrait: In d c trang gi yọ ấ  Landscape: In ngang trang gi yấ - Paper size: Ch n kh (c ) gi yọ ổ ỡ ấ A4 (21cm x 29.7cm) * Margin: Khai báo l trangề - Top: L đ nhề ỉ Bottom: L đáyề Left: L tráiề Right: L ph iề ả - Header: Kho ng cách t tiêu đ đ u trangả ừ ề ầ đ n mép đ nh c a trang inế ỉ ủ Footer: Kho ng cách t tiêu đ cu i trangả ừ ề ố đ n mép đáy c a trang inế ủ - Center on page: Ch n căn b ng gi li u vàoọ ả ữ ệ gi a trang inữ  Horizontally: Căn gi a theo chi u ngangữ ề  Vertically: Căn gi a theo chi u d cữ ề ọ * Header/Footer: T o tiêu đ ạ ề đ u trang/ cu iầ ố trang - Kích ch n ọ Custom Header…..: Nh p n i dungậ ộ tiêu đ đ u trangề ầ - Kích ch n ọ Custom Footer….. :Nh p n i dungậ ộ tiêu đ cu i trangể ố Ph n c b nầ ơ ả - 34 - Ch n h ng inọ ướ H27. Hộp thoại tuỳ chọn Khổ giấy và hướng in  Ch n kh gi yọ ổ ấ H28. Hộp thoại khai báo lề trang in  H ng d n th c hành MS- Excel 2003ướ ẫ ự Giáo viên: Vũ Th Khanhế * Sheet: Khai báo các tuỳ ch n vùng Inọ - Đ t d u chèn lên dòng so n th o ặ ấ ạ ả Print Area: Khoanh ch n vùng b ng Dl n u ch inọ ả ế ỉ m t ph n c a b ng Dl (M t vài Ô, vài Hàngộ ầ ủ ả ộ ho c vài C t)ặ ộ - T i ạ Print Titles: Khai báo l p l i tiêu đặ ạ ề Hàng và tiêu đ C t c a b ng khi b ng trànề ộ ủ ả ả sang các trang k ti p ho c xu ng d iế ế ặ ố ướ + Đ t d u chèn vào dòng so n th o ặ ấ ạ ả Rows to repeat at Top: Kích chu t vào dòng tiêu độ ề c t c a b ng đ l p l i tiêu đ c t khi b ng dài và tràn xu ng trang phía d i.ộ ủ ả ể ặ ạ ề ộ ả ố ướ + Đ t d u chèn vào dòng so n th o ặ ấ ạ ả Columns to repeat at Left: Kích chu t vào c t tiêuộ ộ đ hàng c a b ng đ l p l i tiêu đ hàng khi b ng quá r ng và tràn sang các trang bênề ủ ả ể ặ ạ ề ả ộ ph i.ả OK 2. In b ng tínhả - File\ Print (Ctrl+ P)  Xu t hi n h p tho i ấ ệ ộ ạ Print: + T i ạ Name: Ch n tên máy in (n u c n)ọ ế ầ + T i ạ Print range: Ch n các trang c n inọ ầ  All: In c t p tin (T t c các trang)ả ệ ấ ả  Pages: In các trang tuỳ ch n. Nh p sọ ậ ố trang c n in vào ầ From…..to… + T i ạ Number of Copies: Nh p s b n inậ ố ả Tích ch n ọ Collate (ho c hu d u tích) đ chuy n đ i gi a ch đ in sách và ch đ inặ ỷ ấ ể ể ổ ữ ế ộ ế ộ th ngườ + T i ạ Print what, ch n:ọ  Selection: Ch in vùng b ng tính đ c l a ch n (trong th l nh Sheet c a h pỉ ả ượ ự ọ ẻ ệ ủ ộ tho i Page setup)ạ  Active Sheet (s): In t t c Dl trên Sheet đang l a ch nấ ả ự ọ  Entire workbook: In Dl trên c t p tin đang so n th oả ệ ạ ả + Kích ch n ọ Properties: Khai báo kh gi y và h ng inổ ấ ướ L u ýư : Ta ph i khai báo kh gi y và h ng in t ng ng v i kh gi y và h ng inả ổ ấ ướ ươ ứ ớ ổ ấ ướ trong h p tho i Page Setupộ ạ Ph n c b nầ ơ ả - 35 - Đ t d u chèn và ặ ấ khoanh ch n vùng inọ H30. Hộp thoại tuỳ chọn vùng in  Ch n l p l i tiêu đ ọ ặ ạ ề c tộ Ch n l p l i tiêu đ ọ ặ ạ ề hàng Kích ch n tên máy inọ H31. Hộp thoại tuỳ chọn In  Kích ch n trang inọ Kích ch n kh gi y và h ng inọ ổ ấ ướ Nh p s b n inậ ố ả H ng d n th c hành MS- Excel 2003ướ ẫ ự Giáo viên: Vũ Th Khanhế OK Ph n c b nầ ơ ả - 36 - H ng d n th c hành MS- Excel 2003ướ ẫ ự Giáo viên: Vũ Th Khanhế B NG T NG H P CÁC HÀM S ĐÃ H C TRONG CH NGẢ Ổ Ợ Ố Ọ ƯƠ TRÌNH EXCEL C B NƠ Ả Stt D ng th c (Cú pháp) c a hàmạ ứ ủ Công d ngụ =Sum(Number1,Number2,…,Number30) Tính t ng các giá tr sổ ị ố =Average(Number1,Number2, …,Number30) Tính trung bình c ng các giá tr s trongộ ị ố m t ph m vi ôộ ạ =Max(Number1, Number2, ….,Number30) Tìm và tr v giá tr s l n nh t trong cácả ề ị ố ớ ấ s đã choố =Min(Number1, Number2, ….,Number30) Tìm và tr v giá tr s nh nh t trong cácả ề ị ố ỏ ấ s đã choố =Rank(Number,Ref,Order) So sánh và tr v th b c c a m t giá tr sả ề ứ ậ ủ ộ ị ố trong m t dãy s cho tr c.ộ ố ướ =If(Logical_test, Value_if_true,Value_if_false) Ho c ặ =If(Đi u ki n,Gtr 1,Gtr 2)ề ệ ị ị N u k t h p v i hàm ế ế ợ ớ And: =If(And(Đk1,Đk2,…,Đk30),Gtr 1,Gtr 2)ị ị N u k t h p v i hàm ế ế ợ ớ Or: =If(Or(Đk1,Đk2,…,Đk30),Gtr 1,Gtr 2)ị ị Là lo i hàm Logic th ng dùng th c hi nạ ườ ự ệ các phép th đi u ki n. N u đi u ki n thoử ề ệ ế ề ệ ả mãn thì hàm nh n Giá tr 1 làm k t qu ,ậ ị ế ả ng c l i n u đi u ki n không tho mãnượ ạ ế ề ệ ả thì hàm nh n Giá tr 2 làm k t qu .ậ ị ế ả =Count(Value1,Value2,….Value30) Đ m ra s ô ch a giá tr s trong m t ph mế ố ứ ị ố ộ ạ vi ô =CountA(Value1,Value2,….Value30) Đ m ra s ô không tr ng (ô ch a giá tr sế ố ố ứ ị ố ho c ch ) trong m t ph m vi ôặ ữ ộ ạ =CountBlank(Value1,Value2,….Value30) Đ m ra s ô tr ng trong m t ph m vi ôế ố ố ộ ạ =Countif(Range,Criteria) Đ m ra s ô ch a giá tr tho mãn đi uế ố ứ ị ả ề ki n cho tr cệ ướ =Vlookup(Lookup_value,Table_array,Co l_index_num,Lookup_type) Là lo i hàm tìm ki m và l y giá tr t b ngạ ế ấ ị ừ ả ph lên b ng chính khi giá tr trên b ng phụ ả ị ả ụ đ c ghi trên C tượ ộ =Hlookup(Lookup_value,Table_array,R ow_index_num,Lookup_type) Là lo i hàm tìm ki m và l y giá tr t b ngạ ế ấ ị ừ ả ph lên b ng chính khi giá tr trên b ng phụ ả ị ả ụ đ c ghi trên Hàngượ =Left(Text,Num_chars) Dùng đ trích ra n ký t t bên Trái c aể ự ừ ủ m t xâu ký tộ ự =Right(Text,Num_chars) Dùng đ trích ra n ký t t bên Ph i c aể ự ừ ả ủ Ph n c b nầ ơ ả - 37 - H ng d n th c hành MS- Excel 2003ướ ẫ ự Giáo viên: Vũ Th Khanhế Stt D ng th c (Cú pháp) c a hàmạ ứ ủ Công d ngụ m t xâu ký tộ ự =Mid(Text,Start_num,Num_chars) Dùng đ trích ra n ký t trong m t xâu ký tể ự ộ ự (trích t trái sang ph i)ừ ả =Year(Serial_number) Trích ra giá tr Năm trong chu i Dl th i gianị ỗ ờ d ng Ngày, tháng, nămạ =Month(Serial_number) Trích ra giá tr Tháng trong chu i Dl th iị ỗ ờ gian d ng Ngày, tháng, nămạ =Day(Serial_number) Trích ra giá tr Ngày trong chu i Dl th iị ỗ ờ gian d ng Ngày, tháng, nămạ =Date(Year,Month,Day) Tr v đ nh d ng th i gian d ng Ngàyả ề ị ạ ờ ạ Tháng Năm c a các giá tr sủ ị ố =Today() Tr v giá tr th i gian c a ngày tháng hi nả ề ị ờ ủ ệ t i theo thi t l p c a đ ng h h th ngạ ế ậ ủ ồ ồ ệ ố máy tính =Now() Tr v gia tr th i gian th i đi m hi n t iả ề ị ờ ở ờ ể ệ ạ theo thi t l p c a đ ng h h th ngế ậ ủ ồ ồ ệ ố =Int(Number) Trích ra ph n nguyên c a m t giá tr th pầ ủ ộ ị ậ phân d ng ho c làm tròn đ n s nguyênươ ặ ế ố g n nh t tr c d u th p phân n u là m tầ ấ ướ ấ ậ ế ộ s th p phân âm.ố ậ =Mod(Number,Divisor) Trích ra ph n d c a m t phép chia có dầ ư ủ ộ ư =Value(Text) Tr v đ nh d ng s cho m t giá tr s cóả ề ị ạ ố ộ ị ố đ nh d ng Textị ạ The End! Ph n c b nầ ơ ả - 38 -