Thủ thuât 1: Thav đổi hàm tính toán nhanh

Thủ thuõt 1: Thav đổi hàm tớnh toỏn nhanh Hầu hết người dựng đều biết rằng nếu chọn cựng lỳc nhiều ụ (cell) ữong một bảng tớnh, bằng cỏch quan sỏt ở gúc phải của thanh trạng thỏi là cú thể biết được tổng giỏ trị của cỏc ụ đó được chọn - tương ứng với hàm Sum. Tuy nhiờn, khi nhấn phải chuột lền chữ Sum trờn thanh ừạng thỏi, bạn cú thể đổi hàm tớnh toỏn được ỏp dụng cho tỡnh huống này với cỏc lựa chọn khỏc như Average, Count, Count Nums, Min hay Max. Thủ ứỡuật 2: Thay đổi s ố lượng bảng tớnh thành phần Mọi bảng tớnh Excel được tạo mới về cơ bản sẽ gồm 3 bảng tớnh thành phần (sheet) mà chẳng cần quan tõm người dựng cú thực sự sử dụng hết chỳng khụng - cũng cú trường hợp bấy nhiờu sheet vẫn khụng đủ. Đừng bận tõm, bạn cú thể thay đổi số lượng sheet mặc định trong một bảng tớnh: chọn Tools.Options, ở thẻ General, bạn đặt một giỏ trị mới cho mục Sheets in new workbook. Thủ thuật 3: Định dạng bỏo cỏo PivotTable cho SOL Server Analysis Services Nếu bạn muốn tạo cỏc bỏo cỏo dạng PivotTable cho dịch vụ Microsoft SQL Server Analysis Services, hóy tải về tiện ớch Excel Add-in for Analysis Services - hỗ trỢ Excel phiờn bản 2002 trở về sau - từ trang chủ Microsoft.com. PivotTable đặc biệt thớch hợp cho những ai làm kế toỏn tổng hợp, cho phộp người dựng tạo ra những bỏo cỏo chuyờn nghiệp hơn từ cơ sở dữ liệu là cỏc ừường và cột trong bảng tớnh. Tuy nhiờn, giao diện của PivotTable đơn điệu, khú sử dụng và lối ừỡnh bày bỏo cỏo khụng bắt mắt. Thủ thuật 4: Giữ lại định dạng PivotTable Cỏc bản bỏo cỏo PivotTable cú thúi quen xúa tất cả định dạng mỗi khi người dựng "làm tươi" chỳng. Một phương phỏp tốt mà bạn cú thể ỏp dụng là sử dụng tớnh năng AutoFormat (từ trỡnh đơn Format). Tuy khụng mang đến chớnh xỏc định dạng mà bạn muốn sử dụng nhưng AutoFormat là lựa chọn cú thể chấp nhận được nếu bạn muốn tỡm lại định dạng gần giống với bản bỏo cỏo trước đú. Thủ thuật 5: sử dụng hàm VLookup vũ HLookup Hàm VLookup và HLookup cú nhiệm vụ tỡm kiếm cỏc giỏ trị theo chiều dọc (YLookup) hay chiều ngang (HLookup) ữong một ma trận. Cụ thể, VLookup tỡm cỏc giỏ trị ữền một cột cụ thể dựa ữền tiờu chuẩn được đề ra và trả về giỏ trị tương ứng cho cột đú (hay một hàm sử dụng chỳng) trong cựng dũng của một vựng bảng tớnh. Hàm HLookup hoạt động với tớnh năng tương tự nhưng là với giỏ trị của cỏc dũng. Thủ thuật 6: sử dụng Name Range là đầu vào cho PivotTable mm\ c ựHôirkjtôcớuJ 5 # * Eliô- Ợ x iih ; ÍÍX*-1} Ị6CLr*y Vre-ir Cstaiatm ỉ# . 1 fransten (1 M a r i ạ Oiat n (UÊ !. I&faremô styte □ ftyiầi ia C-MtioớCU fcwwrtfrợT o rằ D‘.ằ> FoÀtkwWi ớừypd 0 ledNpi ũ {sum aỡiul S t^CMouằ S&Haney Uỉỉdfằớ M! i ĩ ằoụm 1 ùÊeb O p to n s ,1 [. SaiùJcailptnnù.., 1 jiirrt-s n new (•tocỉ,: 3 ■1 lũ V 1And V Sĩ{ (Ăô¿M ft* fc<4ftCK CỡtiK <MMỈ Settnp miKutfW ỡf*t ớ ocưĩr 1 t*. ôM '#, ôỊ** Ạ t*B lữứtom. L ô j 1 Goriod 1 Tăng số lượng bảng tớnh thành phần được mặc định xuất hiện mỗi khi tạo mới một bảng tớnh. Khi tạo bỏo cỏo PivotTable dựa trờn một dóy cỏc ụ từ bảng tớnh khỏc, bạn cõn lặp lại nhiều thao tỏc nếu muốn bổ sung dữ liệu vào một bảng tớnh tham khảo. Để trỏnh điều này, tạo một Named Range bằng cỏch chọn dóy giỏ ưị của bảng tớnh thành phần, rổi nhấn hộp thoại Name ở cuối thanh cụng thức, và nhập vào đú một cỏi ten. Bạn sử dụng Name Range mới tạo như dữ liệu đầu vào của bản bỏo cỏo PivotTable, vỡ thế bất cứ khi nào bổ sung dữ liệu, bạn chỉ đơn giản là "làm tươi" PivotTable mà khụng cần xỏc định lại vựng giỏ trị. Thủ ứtuật 7: Tối ưu kớch thước bảng tớnh Khi bạn tạo cỏc bảng tớnh với bỏo cỏo PivotTable bờn trong thỡ dữ liệu cấu thành bản bỏo cỏo này sẽ được lưu trữ trong chớnh bảng tớnh, từ đú làm tăng kớch thước tập tin. Cú 2 cỏch cú thể giỳp bạn tối Ưu kớch thước tập tin: * Nếu bạn cú vài bỏo cỏo PivotTable sử dụng cựng dữ liệu, trong PivotTable và PivotChart Wizard luụn luụn chỉ định nguồn dữ liệu là Another PivotTable report or PivotChart report. Excel sẽ sử dụng ớt bộ nhớ hơn một cỏch đỏng kể nếu bảng tớnh được dựa ừờn dữ liệu từ một bỏo cỏo hiện cú. * Bạn cú thể chọn giải phỏp khụng lưu dữ liệu trong bảng tớnh bằng cỏch bỏ chọn đối với hộp thoại Save data with table layout trong màn hỡnh PivotTable Options của PivotTable & PivotChart Wizard. Nhược điểm của cỏch làm này là bạn phải "làm tươi" bỏo cỏo PivotTable mỗi khi mở bảng tớnh. Thủ thuật 8: s ử dụng tựy chọn Paste Specia Nếu thường xuyờn sử dụng tỏc vụ cắt và dỏn, bạn sẽ thớch thỳ với tớnh năng Paste Special. Khi bạn muốn dỏn một nội dung vào một ụ bảng tớnh, hóy đến trỡnh đơn Edit và chọn Paste Special. Bạn sẽ được cung cấp nhiều tựy chọn để dỏn dữ liệu vào ụ bảng tớnh mới như chỉ dỏn giỏ trị, giữ lại cụng thức và định dạng, v.v... Đỏng chỳ ý, tựy chọn Transpose cú thể giỳp tiết kiệm thời gian khi cú thể dỏn giỏ trị của một cột thàng dạng hàng dọc (và ngƯỢc lại). Để tăng tớnh tiện lợi, Microsoft cung cấp hầu hết tựy chọn thụng dụng từ tớnh năng Paste Spộcial ữong một trỡnh đơn ngữ cảnh riờng xuất hiện ở gúc dưới bờn phải của bất kỳ lựa chọn cắt dỏn nào vừa được thực hiện. All: Dỏn tất cả Formulas: Dỏn cụng thức Values: Dỏn giỏ trị Formats: Dỏn định dạng Comments: Dỏn ghi chỳ Validation: Dỏn tiờu chuẩn kiểm tra All except borders : Dỏn tất cả chỉ trừ khung kẻ None: Xoỏ nội dung cũ, dỏn nội dung mới Nếu phải lặp lại một (hay nhiều) tỏc vụ vài lần, bạn cú thể cần đến tớnh năng macro (ừỡnh đơn Tools.Marco). Việc tạo macro về cơ bản là ghi lại mọi thao tỏc/lệnh mà người dựng cần thực hiện cho một tỏc vụ nào đú, sau đú ỏp dụng lại cho những lần thực hiện sau. Bằng cỏch này, người dựng cú thể tiết kiệm đỏng kể thời gian cho cỏc tỏc vụ thường thực hiện. Tuy nhiờn, người dựng cần tự ừang bị chỳt ớt kiến thức về ngụn ngữ lập trỡnh Visual Basic for Applications (VBA) để cú thể chỉnh sửa macro sao cho linh hoạt và hữu ớch hơn. Cũng cần lưu ý, Microsoft đó bổ sung những tớnh năng mà qua đú mặc định vụ hiệu húa cỏc macro, vỡ thế bạn cần thay đổi thiết lập Macro Security Level trong trỡnh đơn phụ Macro hay kớch hoạt tớnh năng chạy macro mỗi khi bạn mở bảng tớnh. Thủ thuật 10: Đúng cựng lỳc nhiểu bảng tớnh Nếu bạn mở nhiều bảng tớnh để làm việc, thỡ sẽ thật oải nếu phải đúng từng cửa sổ. Bạn hoàn toàn cú thể đúng chỳng cựng lỳc bằng cỏch nhấn giữ phớm Shift trước khi chọn trỡnh đơn File. Khi làm như thế, bạn sẽ thấy lệnh Close được đổi thành Close All. Thủ thuật 9: Tận dụng macro