Phân tích thiết kế hệ thống thông tin - Quản lý hoạt động kinh doanh của công ty máy tính Hoàng Cường

Nguyễn Đình Thái Dương Uông Hiên Nhóm 15 : Thành viên nhóm Phạm Thị Thanh Ngô Thị Thu Thuỷ Ngô Thị Hương I-Các hoạt động nghiệp vụ trong hoạt động kinh doanh của công ty : Công ty máy tính Hoàng Cường là một doanh nghiệp kinh doanh máy tính có thương hiệu nổi tiếng tại Hải Phòng , hiện nay trụ sở công ty đặt tại 75- Lương Khánh Thiện -Hải Phòng. Hiện nay công ty đang quản lý việc kinh doanh các loại máy tính bộ và linh kiện máy tính ,cùng các thiết bị điện tử khác , cụ thể là quá trình hoạt động như sau : Phòng kế hoạch sau quá trình nghiên cứu tìm hiểu thị trường và xác định được danh mục các mặt hàng cần nhập thì tiến hành lập báo cáo gửi lên ban lãnh đạo công ty để nhập lô hàng mới ( hàng có thể được nhập từ nhiều nhà cung cấp khác nhau ).Hàng sau khi nhập về thì được bộ phận thủ kho kiểm tra và ghi phiếu nhập kho , đồng thời gửi phiếu cho bộ phận kế toán để bộ phận kế toán thanh toán với nhà cung cấp ( việc thanh toán có thể bằng tiền mặt hay hình thức chuyển khoản thông qua ngân hàng ) . Khi có khách hàng đến mua hàng thì bộ phận kinh doanh sẽ là người đảm nhận việc giới thiệu thông tin cho khách hàng biết về sản phẩm họ cần mua . Sau quá trình xem xét , nếu khách hàng có nhu cầu mua hàng thì bộ phần kinh doanh gửi yêu cầu mua hàng của khách cho bộ phận thủ kho biết để viết phiếu xuất kho , sau đó thì bộ phận thủ kho gửi phiếu xuất này cho bộ phận kế toán để bộ phận này viết phiếu thanh toán và tiến hành thu tiền của khách hàng . Đặc biệt là công ty có chế độ bảo hành cho khách khi khách mua hàng (hàng chỉ được bảo hành trong thời gian bảo hành và đủ điều kiện để bảo hành ). Khách khi mang hàng đến bảo hành sẽ đến gặp phòng bảo hành để được bảo hành Sau mỗi ngày thì ban lãnh đạo công ty yêu cầu báo cáo về tình kinh doanh của công ty . II - Thiết kế hệ thống : 2.1- Biểu đồ ngữ cảnh : a) Sơ đồ : Hình 2.1: Biểu đồ ngữ cảnh của hệ thống kinh doanh NHÀ CUNG CẤP BAN LÃNH ĐẠO CTY KHÁCH HÀNG Y/c đặt hàng TT hàng gửi , Phiếu giao hàng HD thanh toán TT tiền NGÂN HÀNG Y/c chuyển khoản Thông báo kết quả Báo giá cty T 2 hàng Thanh toán HD thanh toán Y/c bảo hành Thông báo KQ Y/c kiểm tra tài khoản KH Y/c mua hàng Báo giá NCC Yêu cầu báo cáo Gửi báo cáo 0 HỆ THỐNG QUẢN LÝ b) Mô tả tương tác : - NHÀ CUNG CẤP: Sau khi công ty tham khảo giá của các nhà cung cấp , sau đó chọn ra nhà cung cấp thích hợp , rồi tiến hành gửi đơn đặt hàng cho nhà cung cấp , sau đó nhà cung cấp gửi thông tin hàng hoá và phiếu giao hàng cho công ty . Khi công ty thanh toán tiền thì nhà cung cấp gửi cho hoá đơn thanh toán và công ty gửi tiền cho nhà cung cấp ( Hình thức thanh toán tiền ở đây có thể bằng tiền mặt hay thanh toán bằng chuyển khoản thông qua ngân hàng ). - KHÁCH HÀNG : Khi khách hàng đến mua hàng thì bộ phận kinh doanh tiếp nhận khách hàng đồng thời cho khách hàng biết thông tin về hàng cần mua và báo giá chi tiết của hàng đó . Sau khi khách xem xét các mặt hàng và quyết định mua hàng thì bộ phận kinh doanh gửi yêu cầu cho bộ phận thủ kho để viết phiếu xuất hàng , bộ phận thủ kho chuyển phiếu xuất cho bộ phận kế toán công ty sau đó bộ phận này viết phiếu thanh toán và chuyển cho khách hàng hoá đơn thanh toán . Đồng thời khi khách mua hàng thì cũng được viết phiếu bảo hành cho hàng đó . -NGÂN HÀNG : Khi khách có nhu cầu thanh toán với công ty bằng hình thức chuyển khoản thì công ty phải nhờ ngân hàng để thực hiện giao dịch này .Đồng thời khi công ty thanh toán tiền với nhà cung cấp bằng hình thức chuyển khoản thì cũng phải nhờ ngân hàng thực hiện giao dịch này . - BAN LÃNH ĐẠO : Ban lãnh đạo công ty khi có yêu cầu cần báo cáo về tình hình kinh doanh của công ty thì hệ thống phải gửi báo cáo cho ban lãnh đạo 2.2- Sơ đồ phân rã chức năng gộp : Các chức năng hoạt động của hệ thống kinh doanh của công ty được mô tả như sau : HOẠT ĐỘNG KINH DOANH 1. Mua hàng 2. Bán hàng 3. Thanh toán tiền 4. Bảo hành 5. Báo cáo Hình 2.2: Sơ đồ phân rã chức năng gộp của hệ thống 2.3 Mô hình phân rã chi tiết các chức năng 2.3.1 Mua hàng a) Sơ đồ: 1. Mua hàng 1.1 Lập đơn hàng 1.2 Kiểm tra đơn hàng 1.3 Tạo phiếu nhập 1.4 Nhập hàng vào kho Hình 2.3.1: Sơ đồ phân rã chức năng Mua hàng : b) Mô tả chi tiết các chức năng * Lập đơn hàng: Ban lãnh đạo Công ty sau khi lên kế hoạch mua hàng thì gửi đơn cho nhà cung cấp để yêu cầu nhập hàng về. * Kiểm tra đơn hàng: Khi hàng từ nhà cung cấp chuyển về thì bộ phận thủ kho kiểm tra hàng xem có phù hợp với đơn mua hàng không? Sau đó làm thủ tục nhập kho. * Tạo phiếu nhập: Bộ phận thủ kho viết phiếu nhập để chuyển hàng vào kho. * Nhập hàng vào kho: Bộ phận thủ kho chuyển hàng vào kho. 2.3.2 Bán hàng 2. Bán hàng 2.1 Tiếp nhận đơn hàng 2.2 Kiểm tra hàng 2.3 Lập phiếu xuất hàng 2.4 Lập hoá đơn thanh toán a) Sơ đồ:Hình 2.3.2: Sơ đồ phân rã chức năng Bán hàng Mô tả chi tiết các chức năng Tiếp nhận đơn hàng: Khách khi đến mua hàng thì bộ phận kinh doanh sẽ tiệp nhận đơn hàng và cho khách biết thông tin và báo giá của từng chủng loại hàng. Kiểm tra hàng: Sau khi khách có yêu cầu mua hàng bộ phận kinh doanh sẽ thông báo cho bộ phận thủ kho kiểm tra xem trong kho có còn hàng không? Sau đó thông báo hàng còn hay không cho khách. Lập phiếu xuất hàng: Sau khi khách xem và đồng ý mua hàng thì bộ phận kinh doanh sẽ thông báo cho bộ phận thủ kho xuất hàng. Lập hoá đơn thanh toán: Bộ phận thủ kho chuyển phiếu xuất hàng cho bộ phận kế toán, bộ phận kế toán lập hoá đơn thanh toán cho khách hàng. 2.3.3 Thanh toán tiền a) Sơ đồ 3. Thanh toán tiền 3.1 Cập nhật HĐ thanh toán 3.2 Xem dư nợ khách hàng 3.3 Xem dư nợ nhà cung cấp 3.4 Lập phiếu thu chi Hình 2.3.3: Sơ đồ phân rã chức năng Thanh toán tiền b) Mô tả chi tiết chức năng Cập nhật HĐ thanh toán: Sau khi bộ phận thanh toán lập ra hoá đơn thanh toán, đồng thời tiến hành cập nhật đơn thanh toán cho khách hàng . Xem dư nợ khách hàng: Bộ phận kế toán kiểm tra xem khách hàng ( Khách hàng quen hoặc lâu năm) còn dư tiền hay thiếu nợ đối với Công ty để yêu cầu thanh toán. Xem dư nợ nhà cung cấp: Bộ phận kế toán kiểm tra xem nhà cung cấp có dư hay nợ đối với Công ty hay không? Rồi yêu cầu thanh toán nốt. Lập phiếu thu chi:Sau khi đã xem dư nợ của khách hàng và nhà cung cấp bộ phận kế toán sẽ lập phiếu thu chi cho các bên. Bảo hành a) Sơ đồ 4. Bảo hành 4.1 Cập nhật phiếu bảo hành 4.2 Lập hoá đơn sửa chữa Hình 2.3.4 Sơ đồ phân rã chức năng Bảo hành ` b) Mô tả chi tiết các chức năng Cập nhật phiếu bảo hành: Khách hàng mang phiếu bảo hành đến Công ty, nhân viên bảo hành kiểm tra phiếu bảo hành xem còn hạn dùng không? Lập hoá đơn sửa chữa: Khi nhân viên bảo hành kiểm tra phiếu bảo hành nếu hết hạn nhưng vẫn có yêu cầu bảo hành thì nhân viên bảo hành vẫn tiến hành bảo hành và lập hoá đơn thanh toán. Báo cáo Sơ đồ: 5. Báo cáo 5.1 Thống kê hàng tồn 5.2 Thống kê hàng bán chạy 5.3 Thông kê doanh thu 5.4 Thống kê khách hàng-Nhà cung cấp Hình 2.3.5: Sơ đồ phân rã Báo cáo Mô tả chi tiết các chức năng Thống kê hàng tồn: Bộ phận thủ kho kiểm tra xem trong kho còn những loại hàng nào còn tồn kho. Sau đó báo cáo cho ban lãnh đạo Công ty. Thống kê hàng bán chạy: Bộ phận kinh doanh lập báo cáo cho ban lãnh đạo Công ty về các chủng loại hàng bán chạy. Thông kê doanh thu: Bộ phận kế toán báo cáo tình hình thu chi của Công ty cho ban lãnh đạo. Thống kê khách hàng-Nha cung cấp: bộ phận kinh doanh thông kế số khách hàng đến mua và mua hàng của nhà cung cấp nào? Danh sách các hồ sơ dữ liệu thu được STT Ký hiệu Tên hồ sơ dữ liệu 1 D1 Hồ sơ nhà cung cấp 2 D2 Đơn mua hàng 3 D3 Phiếu nhập kho 4 D4 Sổ nhập kho 5 D5 Báo giá nhà cung cấp 6 D6 Phiếu giao hàng 7 D7 Hồ sơ khách hàng 8 D8 Sổ xuất kho 9 D9 Phiếu xuất 10 D10 Báo giá Công ty 11 D11 Phiếu bảo hành 12 D12 Tài khoản 13 D13 Sổ thu chi 14 D14 Phiếu thu chi 15 D15 Hoá đơn sửa chữa 16 D16 Sổ bảo hành 17 D17 Hoá đơn thanh toán 18 D18 Báo cáo 2.5 Biểu đồ luồng dữ liệu 2.5.1 Biểu đồ luồng dữ liệu mức 0 D66 D5 D4 Phiếu nhập kho D3 D1 D2 Hồ sơ nhà cung cấp Đơn mua hàng Thông tin nhà cung cấp Lập phiếu nhập kho Lập đơn mua hàng Y/c mua hàng Báo giá hàng Phiếu giao hàng Đọc thông tin Lưu thông tin vào sổ nhâp kho Sổ nhập kho Báo giá nhà cung cấp Phiếu giao hàng nhà cung cấp Tiếp nhận 1.0 MUA HÀNG NHÀ CUNG CẤP Thông tin hàng KHÁCH HÀNG 2.0 BÁN HÀNG Thông tin hàng Lập phiếu Xem thông tin D2 Đơn mua hàng Hồ sơ khách hàng D7 Báo giá Công ty D10 Sổ nhập kho D4 Sổ xuất kho D8 Phiếu xuất kho D9 Thông tin khách hàng Cập nhật báo giá Tra cứu hàng Y/c mua Báo giá mặt hàng Thông tin hàng mua Mặt hàng mua 5.0 BÁO CÁO 4.0 BẢO HÀNH Hoá đơn sửa chữa KHÁCH HÀNG D17 D16 D11 Phiếu bảo hành Sổ bảo hành Hoá đơn thanh toán Sổ thu chi D13 D15 Tài khoản D12 Thanh toán tiền Y/c thanh toán Hoá đơn thanh toán NHÀ CUNG CẤP Thanh toán NGÂN HÀNG Y/c chuyển khoản,kiểm tra tài khoản Thông báo kết quả D14 Phiếu thu chi Tạo phiếu Cập nhật Y/c trả tiền Hoá đơn Cập nhật HD Lưu Cập nhật TT Hoá đơn sửa chữa D15 Viết Kiểm tra thông tin Lưu kết quả Y/c bảo hành Thông báo kết quả D4 Sổ nhập kho D8 Sổ xuật kho Yêu cầu báo cáo Gửi kết quả D18 Báo cáo Tra cứu Kiểm tra Lập báo cáo D1 Hồ sơ nhà cung cấp D7 Hồ sơ khách hàng BAN LÃNH ĐẠO Lấy thông tin KH Lấy thông tin 3.0 THANH TOÁN 2.6- Ma trận thực thể chức năng : 2.7-Thiết kế giao diện chương trình : 2.7.1- Giao diện khởi động hệ thống : Công ty máy tính Hoàng Cường Biểu Tượng công ty Đăng nhập hệ thống Đăng nhập Huỷ bỏ Tên truy cập Mật khẩu Uỷ quyền Trợ giúp Mật khẩu Trợ giúp H×nh 2.7.1: Form khëi ®éng hÖ thèng 2.7.2- Danh mục hàng hoá: v Mã mặt hàng Tên mặt hàng Đơn vị tính Số lượng Chủng loại Đơn giá Thêm mới Chỉnh sửa Xoá Thoát Thông tin về danh mục hàng hoá Hình 2.7.2- Form danh mục hàng hoá 2.7.3- Form Hoá đơn mua hàng: Chi tiết hoá đơn mua hàng Mã HD mua hàng : Ngày mua : Mã nhân viên : Tổng trị giá : Thoát Xoá Chỉnh sửa Thêm mới Hình 2.7.3- Form Hoá đơn mua hàng 2.7.4-Form Hoá đơn nhập kho: Chi tiêt hoá đơn nhập kho Thêm mới Chỉnh sửa Xoá Thoát Mã HD nhập kho Ngày nhập kho Mã nhân viên Mã HD mua hàng 2.7.4- Form hoá đơn nhập kho 2.7.5- Form hoá đơn xuất hàng Chi tiết hoá đơn xuất hàng Đơn vị tính Đơn giá Họ tên người nhận hàng: Địa chỉ: Lý do xuất Tên hàng Mã số Số lượng Thành tiền Thêm mới Chỉnh sửa Xoá Thoát 2.7.5- Form hoá đơn xuất hàng 2.7.6-Form bảo hành hàng hoá Điều kiện bảo hành Tên khách hàng Số phiếu xuất Địa chỉ Điện thoại Ngày xuất hàng Thêm mới Chỉnh sửa Xoá Thoát Chi tiết phiếu bảo hành Điều kiện bảo hành