OJS (open journal systems) và ứng dụng trong hoạt động quản lý Tạp chí khoa học trường Đại học Tây Bắc - Nguyễn Văn Long

TẠP CHÍ KHOA HỌC Khoa học Tự nhiên và Công nghệ, Số 8(3/2017) tr. 126 - 131 126 OJS (OPEN JOURNAL SYSTEMS) VÀ ỨNG DỤNG TRONG HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ TẠP CHÍ KHOA HỌC TRƢỜNG ĐẠI HỌC TÂY BẮC Nguyễn Văn Long, Nguyễn Văn Hải16 Trường Đại học Tây Bắc Tóm tắt: Trong bài báo này, chúng tôi nghiên cứu hệ thống quản lý Tạp chí mở OJS (Open Journal Systems) và ứng dụng nó trong hoạt động quản lý Tạp chí Khoa học Trường Đại học Tây Bắc. Trong đó việc ứng dụng OJS vào các khâu nhận bài, phản biện, biên tập, xuất bản làm tăng hiệu quả hoạt động quản lý chất lượng Tạp chí và giảm thời gian xử lý một bài báo. Từ khóa: OJS, tạp chí, trường Đại học Tây Bắc. 1. Mở đầu Hệ thống OJS được phát hành lần đầu tiên vào năm 2002 với tư cách là một sáng kiến nghiên cứu và phát triển của Dự án Tri thức Công cộng (Public Knowledge Project) [1] của Trường Đại học British Columbia, với sự hỗ trợ của Hội đồng Nghiên cứu Khoa học Xã hội và Nhân văn Canada, Quỹ Max Bell, Quỹ Pacific Press Endowment, và Quỹ MacArthur. Hiện tại, phần mềm tiếp tục được phát triển dưới sự đồng bảo trợ của Dự án Kiến thức Công cộng Đại học British Columbia và Trung tâm Nghiên cứu Xuất bản Canada và Thư viện Đại học Simon Fraser. OJS là một hệ thống quản lý, xuất bản website và Tạp chí. Phần mềm bao quát tất cả các khía cạnh của xuất bản Tạp chí trực tuyến, từ việc thiết lập một website Tạp chí tới các tác vụ vận hành như quá trình nộp bài của tác giả, phản biện chuyên gia, biên tập, xuất bản, lưu kho và lập chỉ mục cho Tạp chí. OJS còn có thể giúp phân quyền người dùng trong việc tổ chức một Tạp chí, gồm cả việc theo dõi công việc của Biên tập viên (BTV), người phản biện, tác giả, thông báo cho bạn đọc và hỗ trợ trong trao đổi liên hệ. OJS có tính linh hoạt và khả biến. Một phiên bản cài đặt OJS có thể hỗ trợ hoạt động của nhiều Tạp chí. Hiện nay Tạp chí Khoa học Trường Đại học Tây Bắc vẫn thực hiện thủ công với nhiều biểu mẫu, sổ sách dẫn tới khó khăn khi triển khai, lưu trữ, quản lý và tổng hợp. Điều này gây lãng phí về thời gian. Trong bài viết này chúng tôi đã nghiên cứu OJS (Open Journal Systems) và ứng dụng nó trong hoạt động quản lý Tạp chí Khoa học Trường Đại học Tây Bắc nhằm giải quyết những bất cập nêu trên. 2. Nội dung 2.1. Hoạt động quản lý Tạp chí Khoa học Trường Đại học Tây Bắc hiện nay 2.1.1. Cơ cấu tổ chức Tạp chí khoa học Trường Đại học Tây Bắc gọi tắt là Tạp chí được nâng cấp lên từ Thông tin khoa học và công nghệ của Nhà trường với cơ cấu: Lãnh đạo Tạp chí: Bao gồm Tổng Biên tập và Phó Tổng Biên tập 16 Ngày nhận bài: 25/8/2016. Ngày nhận đăng: 25/9/2016 Liên lạc: Nguyễn Văn Long, e - mail: thanhlong868@gmail.com 127 Hội đồng biên tập: Bao gồm các nhà khoa học có chuyên môn sâu được mời tham gia từ trong và ngoài trường. Ban Thư ký: Các chuyên viên phòng Khoa học Công nghệ và Hợp tác quốc tế chịu trách nhiệm biên tập và xuất bản Tạp chí. 2.1.2. Quy trình hoạt động Giai đoạn nhận bài: Ban thư ký nhận bài báo tác giả gửi về theo địa chỉ tapchi@utb.edu.vn. Giai đoạn sơ loại: Ban thư ký tổng hợp các bài báo gửi về trình Hội đồng biên tập sơ duyệt về hình thức và nội dung. Giai đoạn gửi phản biện: Sau khi sơ loại Ban Thư ký trình Lãnh đạo Tạp chí duyệt người phản biện. Giai đoạn chỉnh sửa: Sau khi có ý kiến nhận xét của phản biện Ban Thư ký gửi lại thông tin cho tác giả chỉnh sửa. Quá trình này được lặp lại đến khi phản biện đồng ý với bản chỉnh sửa cuối cùng của tác giả. Giai đoạn biên tập xuất bản: Sau khi bài báo đã được chấp nhận đăng Ban Thư ký biên tập kĩ thuật xuất bản bài báo. 2.1.3. Đánh giá hoạt động Tạp chí Tạp chí mới được thành lập còn nhiều hạn chế, việc tổ chức biên tập xuất bản chưa có hệ thống trang thiết bị, phần mềm hỗ trợ dẫn đến hiệu quả chưa cao. Vì vậy cần có một hệ thống quản lý Tạp chí chuyên nghiệp giải quyết các hạn chế nêu trên. 2.2. Hệ thống OJS (Open Journal Systems) 2.2.1. Quy trình nhận, gửi bài báo trên OJS Các tác giả, phản biện muốn tham gia gửi bài báo đăng lên Tạp chí Khoa học Trường Đại học Tây Bắc cần làm theo các bước như sau: Đăng ký tài khoản: với Hệ thống OJS người dùng có thể lựa chọn quyền gửi bài cũng như đăng ký làm phản biện trong cùng một tài khoản. Sau khi đăng ký tài khoản người dùng đăng nhập và thực hiện quá trình gửi bài. Một điểm mạnh của OJS đó là trước khi gửi bài tác giả bắt buộc phải đọc thể lệ gửi bài cũng như lựa chọn lĩnh vực bài báo. Lãnh đạo Tạp chí Hội đồng biên tập Ban Thư ký 128 Hình 1. Quy trình đăng ký tài khoản trên OJS 2.2.2. Quy trình phản biện, biên tập một bài báo trên OJS Quá trình gồm 5 bước, có thể quản lý bởi một hoặc nhiều BTV [2]. Bước 1: Các bài báo được phân công cho một BTV. Bước 2: Các bài báo trải qua quá trình phản biện chuyên gia và quyết định có được biên tập hay không. Bước 3: Sau khi đuợc chấp nhận biên tập, các bài báo trải qua quá trình biên tập bản thảo và hiệu đính. Bước 4: Các bài báo được chỉ định xuất hiện tại một ấn bản. Bước 5: Bài báo được xuất bản. Sơ đồ quy trình biên tập được thể hiện hình 2 [2]: 129 Hình 2. Quá trình phản biện, biên tập bài báo trên OJS [2] 2.3. Kết quả thử nghiệm triển khai hệ thống OJS vào hoạt động Tạp chí Khoa học trường Đại học Tây Bắc 2.3.1. Giao diện hệ thống OJS Hình 3. Giao diện hệ thống OJS Trong bài báo này, chúng tôi đã triển khai thử nghiệm 16 bài báo trong Số 1 Khoa học Xã hội và Nhân văn tháng 6 năm 2015. Dữ liệu được lấy từ Ban Thư ký của Tạp chí Khoa học Trường Đại học Tây Bắc. Với mỗi số của Tạp chí được xuất bản, bạn đọc có thể xem, tìm kiếm thông tin hoặc tải về bài báo lựa chọn. 130 Hình 4. Xuất bản 01 số của Tạp chí 2.3.2. Thống kê và báo cáo OJS tính toán các dữ liệu sau đây của Tạp chí. “Số ngày phản biện” được tính từ ngày nộp bài (hoặc ngày giao bản Phản biện) tới Quyết định của BTV lần đầu tiên, trong khi “số ngày xuất bản” được tính đối với những bài nộp được chấp nhận tính từ thời điểm tải lên lần đầu tới khi xuất bản. Lựa chọn những chuyên mục cần tính số liệu thống kê về phản biện chuyên gia của Tạp chí. Lưu ý: Tỷ lệ phần trăm bài nộp được phản biện chuyên gia có thể không đạt tới 100% vì bài viết nộp cho Tạp chí hoặc sẽ được chấp nhận, từ chối hoặc đang còn xử lý. OJS lập các báo cáo theo dõi những chi tiết của quá trình xử lý các bài viết nộp cho Tạp chí từ góc độ của bài nộp, BTV, người phản biện và chuyên mục, trong một khoảng thời gian nhất định. Các báo cáo được lập dưới định dạng CSV (Comma Separated Values, các giá trị định giới bằng dấu phẩy). 2.3.3. Hỗ trợ thanh toán OJS cung cấp công cụ hỗ trợ thanh toán nhanh chóng và tiện lợi. Với trên 20 loại tiền tệ trên thế giới giúp cho Tạp chí thanh toán kinh phí nhuận bút cho Tác giả, thù lao phản biện trở nên dễ dàng thuận tiện. 3. Kết luận Bài báo tập trung đi tìm hiểu phân tích, đánh giá hoạt động Tạp chí Khoa học Trường Đại học Tây Bắc. Bên cạnh đó nghiên cứu quy trình nhận bài, phản biện, biên tập, xuất bản bài báo trên hệ thống OJS và khả năng ứng dụng nó vào trong hoạt động quản lý Tạp chí Khoa học Trường Đại học Tây Bắc. Từ đó triển khai hệ thống OJS vào hoạt động của Tạp chí Khoa học Trường Đại học Tây Bắc tại địa chỉ: 131 Bằng việc kế thừa nền tảng hệ thống Tạp chí mở OJS, trang Tạp chí Khoa học Trường Đại học Tây Bắc được phát triển sẽ góp phần giúp Ban biên tập nâng cao hiệu quả quản lý toàn bộ quá trình nộp bài, phản biện, biên tập tới xuất bản. Hình 5. Thống kê dữ liệu Tạp chí sau khi xuất bản TÀI LIỆU THAM KHẢO [1] Public Knowledge Project, OJS, Retrieved 20/6/2016, from https://pkp.sfu.ca/ojs/. [2] Public Knowledge Project (2008). OJS in an hour, Simon Fraser University. [3] VJOL. (2016). Tạp chí khoa học Việt Nam Trực tuyến - Giới thiệu Website. Truy cập tại: ngày: 30/4/2016. OJS (OPEN JOURNAL SYSTEMS) AND ITS APPLICATIONS IN MANAGING THE SCIENTIFIC JOURNAL OF TAY BAC UNIVERSITY Nguyen Van Long, Nguyen Van Hai Tay Bac University Abstract: In this article, we make an attemtp to introduce OJS and its application in administrating and managing the scientific journal at Tay Bac University. It is expected that the applications will make the process of submitting, articles receiving, reviewers assigning, publishing, and archives keeping of the revealed issues more effective and help save the time. Keywords: OJS, journal, Tay Bac University.