Đề tài Xác định nhu cầu thông tin cho việc kiểm tra việc thực hiện các quyết định sản xuất kinh doanh trong công ty LGIS-VINA

Lời mở đầu Có thể thấy rằng kinh doanh trong thời đại ngày nay đòi hỏi các nhà quản trị doanh nghiệp phải đương đầu với hàng loạt những khó khăn thử thách từ môi trường bên ngoài cũng như những vấn đề nảy sinh trong nội bộ doanh nghiệp. Người ta vẫn thường nói: Quản trị kinh doanh là khoa học, quản trị kinh doanh là nghệ thuật với ý nghĩa nhà quản trị phải nắm chắc và biết vận dụng những quy luật trong quá trình vận động của tự nhiên xã hội cũng như tạo ra mối quan hệ hài hoà giữa các cá nhân để phát huy tối đa lợi thế của họ phục vụ cho mục tiêu chung của doanh nghiệp. Các chức năng cơ bản của quản trị bao gồm: Lập kế hoạch, Tổ chức, Lãnh đạo, Điều hành và kiểm tra. Trong đó chức năng kiểm tra có vai trò hết sức quan trọng. Theo H. Rayol: " Trong kinh doanh, kiểm tra là việc kiểm chứng xen mọi việc có được thực hiện theo như kế hoạch đã được vạch ra, theo những chỉ thị, những nguyên tắc đã được ấn định hay không? Nó có nhiệm vụ tìm ra những khuyết điểm và sai lầm để sửa chữa, ngăn ngừa sự vi phạm. Nó đối phó với mọi sự gồm có sự vật, con người và hoạ động ". Đối với các nhà quản trị, kiểm tra còn có ý nghĩa giúp họ đưa ra các quyết định điều chỉnh một cách phù hợp, nhanh chóng, chính xác, đảm bảo mọi hoạt động của tổ chức đi theo một mục tiêu chung đã định. Không có một doanh nghiệp nào trong suốt quá trình hoạt động của mình mà không phải thực hiện các quyết định điều chỉnh. Điều chỉnh là tất yếu bởi điều chỉnh sẽ giúp cho doanh nghiệp thích ứng với sự biến động của môi trường kinh doanh, nâng cao hiệu quả hoạt động cũng như tạo điều kiện cho doanh nghiệp đứng vững phát triển lâu dài. Với những kiến thức đã được học cùng với kinh nghiệm thực tế qua quá trình thực tập tại công ty TNHH hệ thống công nghiệp LGIS-VINA, trong chuyên đề này em xin trình bày một số vấn đề về công tác thu thập thông tin cho quá trình kiểm tra và điều chỉnh các hoạt động sản xuất kinh doanh trong việc nâng cao hiệu quả doanh nghiệp.  Nội dung chuyên đề bao gồm hai phần chính: Phần 1: Phần lý thuyết chung. Thế nào là điều chỉnh? Lập sơ đồ phân hệ thông tin điều chỉnh các quyết định sản xuất kinh doanh trong doanh nghiệp. ứng dụng các khái niệm và sơ đồ trên vào thực tế hoạt động của công ty. Phần 2: Phần thực hành. Xác định nhu cầu thông tin cho việc kiểm tra việc thực hiện các quyết định sản xuất kinh doanh trong công ty LGIS-VINA. Để giải quyết được những vấn đề trên em đã cố gắng vận dụng kiến thức mình đã học vào thực tế hoạt động của công ty LGIS-VINA. Tuy nhiên do còn hạn chế về nhận thức cũng như kinh nghiệm thực tế, chuyên đề của em không tránh khỏi những thiếu sót, em rất mong nhận được sự góp ý, đánh giá của thầy để hòan thiện hơn nữa chuyên đề của mình. Trong quá trình thực hiện chuyên đề, em đã nhận được sự hướng dẫn tận tình của thầy Nguyễn Kim Truy cũng như sự giúp đỡ của các anh chị trong công ty LGIS-VINA. Em xin chân thành cảm ơn. Phần 1 Lý luận chung về công tác kiểm tra và điều chỉnh các quyết định sản xuất kinh doanh trong doanh nghiệp. I. Tổng quan về hoạt động kiểm tra trong doanh nghiệp. 1.1.Khái niệm kiểm tra. Kiểm tra là quá trình xem xét, đo lường, đánh giá và điều chỉnh việc thực hiện nhằm đảm bảo cho các mục tiêu, hế haọch của doanh nghiệp được hoàn thành một cách có hiệu quả nhất. Kiểm tra được thực hiện không chỉ nhằm phát hiện các sai sót, ách tắc trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp để có giả pháp xử lý kịp thời mà còn nhằm tìm kiếm các cơ hội, tiềm năng có thể khai thác để tận dụng, thúc đẩy doanh nghiệp nhanh chóng đạt tới mục tiêu đã định. 1.2. Vai trò của kiểm tra. Kiểm tra giúp thẩm định tính đúng sai của đường lối chiến lược, kế hoạch, chương trình và dự án, tính tối ưu của cơ cấu tổ chức. Kiểm tra đảm bảo cho các kế hoạch được thực hiện với hiệu quả cao. Kiểm tra giúp cho các nhà quản trị doanh nghiệp thực thi được quyền lực quản lý của mình. Kiểm tra giúp doanh nghiệp theo sát và đối phó với sự biến động của môi trường. Kiểm tra tạo tiền đề cho quá trình hoàn thiện và đổi mới doanh nghiệp. 1.3. Bản chất của kiểm tra. Kiểm tra là hệ thống phản hồi về kết quả của các hoạt động. Theo hệ thống này, các nhà quản trị tiến hành đo lường kết quả thực tế, so sánh các kết quả này với các tiêu chuẩn, xác định và phân tích các sai lệch. Sau đó để thực hiện những điều chỉnh cần thiết, họ phải đưa ra một chương trình điều chỉnh và thực hiện chương trình nhằm đi tới kết quả mong muốn. Kết quả thực tế So sánh với các tiêu chuẩn Đo lường kết quả thực tế Kết quả mong muốn Xác định các sai lệch Phân tích nguyên nhân sai lệch Xây dựng chương trình điều chỉnh Thực hiện điều chỉnh Tuy nhiên cơ chế xác định các sai lệch như trên có nhiều khuyết điểm: - Gây tốn kém cho doanh nghiệp do phải khắc phục những hậu quả của sự sai lệch. - Hầu như không có tác dụng đối với việc nâng cao chất lượng của quá trình tạo ra sản phẩm. - Hình thức kiểm tra này không có tác dụng dự báo cho các nhà quản trị doanh nghiệp. Đó chính là nguyên nhân ra đời của hệ thống kiểm tra dự báo. Kiểm tra là hệ thống phản hồi dự báo. Hệ thống kiểm tra dự báo sẽ giám sát đầu vào của hệ thống và quá trình thực hiện để khẳng định xem những đầu vào và cả quá trình thực hiện đó có đảm bảo cho hệ thống thực hiện kế hoạch hay không. Hình thức kiểm tra này đảm cho các hoạt dộng điều chỉnh có thể thực hiện trước khi đầu ra của hệ thống bị ảnh hưởng. Sơ đồ: Hệ thống kiểm tra dự báo. Đầu vào Quá trình thực hiện Đầu ra Hệ thống kiểm tra Với hệ thống kiểm tra này doanh nghiệp phải đảm bảo quá trình thu thập thông tin đầu vào và thông tin hoạt động đáy ứng một số yêu cầu sau: Phân tích kỹ càng hệ thống lập kế hoạch và kiểm tra cũng như các đầu vào và những quá trình quan trọng. Xây dựng mô hình hệ thống thể hiện mối quan hệ giữa đầu vào và đầu ra thông qua những hoạt động nhất định. Đảm bảo mối liên hệ thường xuyên giữa đầu vào, đầu ra của hệ thống. Đánh giá thường xuyên những sai lệch của đầu vào, đầu ra so với kế hoạch và ảnh hưởng của chúng tới kết quả cuối cùng. Tiến hành các tác động kịp thời lên các yếu tố của hệ thống dể điều chỉnh những sai lệch nhằm thực hiện đúng mục tiêu. 1.4. Những yêu cầu đối với hệ thống kiểm tra. Tất cả các nhà quản trị doanh nghiệp đều vươn tới mục tiêu xây dựng một hệ thống kiểm tra thích hợp và hữu hiệu giúp họ thực hiện thành công các kế hoạch đặt ra. Hệ thống đó cần đáp ưúng các yêu cầu: 1.4.1. Hệ thống kiểm tra cần được thiết kế theo kế hoạch. Hệ thống kiểm tra phải phản ánh các kế hoạch mà chúng theo dõi. Thông qua hệ thống kiểm tra, các nhà quản trị phải nắm được diễn biến của quá trình thực hiện kế hoạch. 1.4.2. Hệ thống kiểm tra phải đồng bộ. Theo nghĩa phải quan tâm đến chất lượng của cả quá trình chứ không phải chỉ quan tâm đén chất lượng cuối cùng của hoạt động. 1.4.3. Kiểm tra phải công khai, chĩnh xác, khách quan. Việc kiểm tra phải dựa vào những thông tin phản hồi chính xác, đầy đủ, kịp thời. Tránh thái độ định kiến, không công bằng, ưu thành tích. 1.4.4. Kiểm tra cần phù hợp với tổ chức và con người trong doanh nghiệp. - Hệ thống kiểm tra phải phù hợp với đặc điểm của doanh nghiệp. - Hệ thống kiểm tra phải phản ánh cơ cấu tổ chức và con người trong doanh nghiệp. - Hệ thống kiểm tra phải phù hợp với vị trí công tác của cán bộ quản trị. - Kiểm tra phải đơn giản, tạo điều kiện cho cá nhân sử dụng kinh nghiệm, sự kháo léo của mình để hoàn thành công việc được giao. 1.4.5. Hệ thống kiểm tra phải linh hoạt và có độ đa dạng hợp lý. Hệ thống kiểm tra phải cho phép tién hành đo lường đánh giá, điều chỉnh các hoạt động một cách có hiệu quả cũng như áp dụng nhiều phương pháp kiểm tra khác nhau đối với cùng một đối tượng. 1.4.6. Kiểm tra cần phải hiệu quả. Theo nghĩa, kiểm tra có khả năng làm sáng tỏ nguyên nhân và điều chỉnh những sai lệch tiềm tàng thực tế so với kế hoạch với mức chi phí thấp nhất. 1.5. Hệ thống kiểm tra. Một hệ thống kiểm tra phải bao gồm những con người, phương pháp công cụ để thực hiện những nhiệm vụ cơ bản của quá trình kiểm tra: giám sát hoạt động, đo lường, đánh giá hoạt động và tiến hành điều chỉnh. 1.5.1. Quá trình kiểm tra. Một quá trình kiểm tra phải bao gồm các công việc: xác định hệ thống tiêu chuẩn kiểm tra, thu thập thông tin đấnh giá các hoạt động và có các biện pháp điều chỉnh nhằm sử dụng một cách hiệu quả nhất các nguồn lực hiện có, đảm bảo cho doanh nghiệp đi đúng mục tiêu đã định. Sơ đồ: Quá trình kiểm tra. Không cần điều chỉnh Sự thực hiện hoạt động, phù hợp với tiêu chuẩn Tiến hành điều chỉnh nếu cần thiết Xác định hệ thống tiêu chuẩn kiểm tra Đo lường và đánh giá hoạt động 1.5.2. Xác định các tiêu chuẩn kiểm tra. Tiêu chuẩn kiểm tra là những chuẩn mực mà các cá nhân, tập thể và doanh nghiệp phải thực hiện để đảm bảo cho toàn bộ doanh nghiệp hoạt động có hiệu quả. Các dạng tiêu chuẩn kiểm tra cơ bản Các mục tiêu của doanh nghiệp, lĩnh vực, bộ phận và con người. Mục tiêu là tiêu chuẩn kiểm tra tốt nhất vì đó là thước đo sự thành công của các kế hoạch; là căn cứ đánh giá két quả hoạt động của doanh nghiệp và mức độ hoàn thành nghĩa vụ được giao của các tập thể, các phân hệ và cá nhân. Các tiêu chuẩn thực hiện chương trình Các xhỉ tiêu chất lượng đối với sản phẩm, dịch vụ . Các định mức kinh tế kỹ thuật đối với quá trình sản xuất và phân phối sản phẩm. Các tiêu chuẩn về vốn : là cơ sở đánh giá sự đầu tư và hiệu quả sử dụng vón kinh doanh của doanh nghiệp. Các chỉ tiêu thu nhập. Khi xây dựng các tiêu chuẩn doanh nghiệp cần chú ý lượng hoá các tiêu chuẩn kiểm tra về dạng định lượng; tối thiểu hoá các tiêu chuẩn cũng như đảm bảo sự linh hoạt, phù hợp với đặc thù của doanh nghiệp. 1.5.3. Đo lường và đánh giá sự thực hiện. Đo lường sự thực hiện. Việc đo lường sự thực hiện các hoạt động được tiến hành tại các điểm kiểm tra thiết yếu và khu vực hoạt động thiết yếu. Không chỉ đo lường các yếu tố đầu vào của quá trình sản xuất, doanh nghiệp cần tiến hành đo lường trong từng giai đoạn hoạt động, những dáu hiệu và thay đổi có thể ảnh hưởng đến kết quả hoạt động để có tác động điều chỉnh kịp thời. Đánh giá sự thực hiện các hoạt động. Dựa trên những tiêu chuẩn đã được vạch ra doanh nghiệp cần tiến hành xem xét sự phù hợp giữa thực hiện với kế hoạch. Nếu có bất kỳ một sai lệch nào trong quá trình thực hiện thì các nhà quản trị phải tiến hành phân tích các nguyên nhân của sự sai lệch và những hậu quả của nó đối với hoạt động cảu doanh nghiệp để đi tới kết luận có cần điều chỉnh hay không và tién hành xây dựng chương trình điều chỉnh nếu cần. 1.5.4. Điều chỉnh các hoạt động. Điều chỉnh là những tác động bổ sung trong quá trình quản trị để khắc phục những sai lệch giữa sự thực hiện hoạt động so với mục tiêu, kế hoạch nhằm không ngừng cải tiến hoạt động. 1.6. Các kỹ thuật kiểm tra. Ngày nay với sự tin bộ của khoa học quản lý và sự xuất hiện những công cụ hiện đại, hàng loạt các công cụ phương tiện đã ra đời đáp ứng yêu cầu nâng cao hiệu quả của kiểm tra trong quản trị kinh doanh. 2.3.1. Các công cụ kiểm tra truyền thống. Các dữ liệu thống kê. Dữ liệu thống kê phản ánh rõ ràng nhất kết quả thực hiện kế hoạch trong từng lĩnh vực hay toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp như: - Tình hình lãi - lỗ trong sản xuất kinh doanh. - Doanh số bán hàng - Giá cả - Chi phí - Khả năng thu hồi vốn đầu tư - Năng suất - Tình hình sản xuất sản phẩm.... Qua phân tích các dữ liệu thống kê sẽ cho ta thấy xu thế vận động của các sự vật hiện tượng. Chính vì vậy nó là công cụ hữu hiệu của kiểm tra. Các bản báo cáo kế toán tài chính. Báo cáo kế toán tài chính là những bản phân tích tổng hợp nhất về tình hình tài chính như tài sản, vốn, công nợ cũng như kết quả kinh doanh trong kỳ của doanh nghiệp. Các báo cáo tài chính được sử dụng để theo dõi giá trị tiền tệ của các sản phẩm và dịch vụ vào, ra khỏi doanh nghiệp. Chúng là công cụ cơ bản để giám sát ba điều kiện tài chính chủ yếu của doanh nghiệp: - Khả năng thanh toán - Điều kiện tài chính chung - Khả năng sinh lợi của doanh nghiệp Hình thức của các báo cáo tài chính: - Bảng cân đối kế toán: Phản ánh tổng quát tình trạng tài chính của doanh nghiệp tại một thời điểm nhất định. Thông qua bảng cân đối kế toán có thể đánh giá một cách tổng quát tình hình và kết quả kinh doanh, trình độ sử dụng vốn và những triển vọng kinh tế, tài chính của doanh nghiệp. - Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh: Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh là một báo cáo tài chính phản ánh tóm lược các khoản doanh thu, chi phí và kết quả kinh của doanh nghiệp trong một thời kỳ nhất định - Báo cáo lưu chuyển tiền tệ: Báo cáo lưu chuyển tiền tệ là báo cáo tài chính phản ánh các khoản thu và chi tiền mặt trong kỳ của doanh nghiệp theo từng hoạt động kinh doanh, hoạt động đầu tư và hoạt động tài chính. Báo cáo lưu chuyển tiển tệ là công cụ kiểm tra rất quan trọng vì chúng thể hiện khả năng thanh toán của doanh nghiệp. - Ngân quỹ Ngân quỹ của doanh nghiệp thể hiện sự biến dộng lưu lượng tiền mặt của doanh nghiệp trong một thời kỳ nhất định. Tuy nhiên để kiểm tra bằng ngân quỹ có hiệu quả, đòi hỏi doanh nghiệp phải xác lập được những tiêu chuẩn hợp lý để dựa vào đó, các chương trình và công việc có thể chuyển thành nhu cầu về lao động, chi phí hoạt động, chi phí về vốn, về các nguồn lực khác...Đồng thời doanh nghiệp cũng phải có một hệ thống thông tin phản hồi có hiệu quả để biết được các ngân quỹ đang và sẽ được thực hiện như thế nào. - Các báo cáo và phân tích chuyên môn. Tài liệu này thường được sử dụng trong phạm vi các vấn đề riêng lẻ có tầm quan trọng đặc biệt đối với doanh nghiệp. Nhờ các báo cáo và phân tích chuyên môn các nhà quản trị có thể phát hiện được những nguyên nhân sâu xa của những sai lệch mà không một báo cáo thống kê nào có thể phản ánh đầy đủ và dự báo được những vấn đề càn giải quyết, những cơ hội cần tận dụng. 2.3.2. Các công cụ kiểm tra hiện đại. Phương pháp đánh giá và kiểm tra tiến độ thực hiện các công việc theo sơ đồ mạng. Lập ngân quỹ cho chương trình mục tiêu 1.7. Các công cụ và phương tiện kiểm tra. Ngoài các công cụ kiểm ra thông thương như các hệ thống biểu mẫu, văn bản báo cáo, ngày nay trong doanh nghiệp còn sử dụng những phương tiện hiện đại như điện thoại, máy fax, máy vi tính, hệ thống vô tuyến, các thiết bị, dụng cụ theo dõi đo lường chính xác, các thiết bị kiểm tra tâm lý... II. Điều chỉnh và phân hệ thông tin điều chỉnh trong doanh nghiệp. 2.1. Khái niệm điều chỉnh. Điều nhỉnh là việc phát hiện các sai lệch tìm nguyên nhân của sự sai lệch giữa thực hiện với mục tiêu ; từ đó đưa ra các giải pháp để xoá bỏ sai lệch. Quá trình điều chỉnh phải tuân thủ những bước sau: Chỉ điều chỉnh khi thật sự cần thiết. Điều chỉnh đúng mức độ, tránh tuỳ tiện, tránh gây tác dụng xấu. KHi tiến hành điều chỉnh các nhà quản trị phải tính tới hậu quả sau khi điều chỉnh. Nguyên tắc cơ bản của điều chỉnh là tránh để lỡ thời cơ , tránh bảo thủ. Phải căn cứ vào tình hình thực tế mà kết hợp các phương pháp điều chỉnh cho hợp lý. Để hoạt động điều chỉnh đạt kết quả cao cần xây dựng một chươnh trình điều chỉnh trong đó chỉ rõ: - Mục tiêu của của điều chỉnh. - Nội dung điều chỉnh. - Người tiến hành điều chỉnh. - Biện pháp công cụ để điều chỉnh - Thời gian điều chỉnh.... Các quyết định điều chỉnh cũng chỉ là một quyết định thường xuyên xảy ra trong quản trị nhưng đôi khi chỉ một quyết định điều chỉnh nhỏ nhưng kịp thời cũng có thể đem đến cho doanh nghiệp hiệu quả cao. Thông thường điều chỉnh có thể dẫn đến sự thay đổi trong một số hoạt động của đối tượng quản trị và cũng có thể làm thay đổi cả mục tiêu kế hoạch của doanh nghiệp nếu hoạt động kiểm tra chỉ ra sự cần thiết phải thay đổi để phù hợp với tình hình mới. 2.2. Phân hệ thông tin điều chỉnh trong doanh nghiệp. 2.2.1. Khái niệm thông tin. Hiểu một cách tổng quát, thông tin là kết quả phản ánh các đối tượng trong sự tương tác và vận động của chúng Thông tin trong quản trị kinh doanh: Thông tin là những tin tức mới, được thu nhận, được cảm thụ và được đánh giá là có ích cho việc ra quyết định hoặc giải quyết một nhiệm vụ nào đó trong quản trị kinh doanh. Có thể nói thời đại ngày nay là thời đại của thông tin với vô vàn kênh truyền tin khác nhau. Các nhà quản trị muốn tổ chức điều hành thành công doanh nghiệp của mình thì nhất thiết phải thiết lập được một hệ thống truyền tin trong doanh nghiệp, đảm bảo sự phối hợp hoạt động cũng như để ra các quyết định sản xuất kinh doanh có hiệu quả . 2.2.2. Quyết định quản lý. Quyết định quản trị kinh doanh là hành vi sáng tạo của chủ doanh nghiệp nhằm định ra mục tiêu, chương trình và tiêu chuẩn hoạt động của doanh nghiệp , để giải quyết một vấn đề đã chín muồi trên cơ sở hiểu biết các quy luật vận động khách quan của hệ thống và việc phân tích các thông tin về hiện trạng của hệ thống và môi trường. 2.2.3. Phân hệ thông tin điều chỉnh trong doanh nghiệp. Trong một hệ sản xuất kinh doanh cần thiết phải xây dựng được một mạng lưới thông tin liên lạc giữa các bộ phận cũng như đảm bảo cho chủ doanh nghiệp có thể nắm bắt được tình hình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp để có thể đưa ra những quyết định quản lý phù hợp. Thông thường các phân hệ thông tin gồm có: - Phân hệ thông tin điều khiển hệ thống - Phân hệ thông tin điều chỉnh. Ngoài ra còn có phân hệ thông tin khoa học công nghệ phục vụ cho lãnh đạo cũng như những cán bộ quản lý trong doanh nghiệp. Kinh doanh trong thời đại ngày nay đòi hỏi cán bộ quản trị kinh doanh phải hết sức nhạy bén linh hoạt trong việc ra các quyết định. Chính vì vậy việc xây dựng và hoàn thiện hệ thống thông tin điều chỉnh không chỉ là một yêu cầu mà còn là đòi hỏi của bất cứ một nhà lãnh đạo nào. Mục tiêu Lãnh đạo Tham mưu Sơ đồ hệ thống thông tin điều chỉnh Quyết định HQ X V Sản xuất L X L Hệ sản xuất kinh doanh V HQ Hạch toán hiệu quả sản xuất kinh doanh Giải thích sơ đồ: Hạch toán kế toán Hạch toán thống kê Quyết định điều chỉnh Qua sơ đồ trên ta có thể thấy: muốn có được các quyết định điều chỉnh thì doanh nghiệp nhất thiết phải sử dụng thành thạo hai công cụ: hạch toán kề toán và hạch toán thống kê. Những thông tin về các nguồn lực được sử dụng vào quá trình sản xuất kinh doanh ngay từ đầu phải được kiểm soát một cách chặt chẽ đảm bảo chất lượng cũng như sự phù hợp với mục tiêu mà doanh nghiệp đưa ra. Không chỉ kiểm soát đầu vào, tất cả những thông tin trong quá trình diễn ra các hoạt động của doanh nghiệp cũng được mã hoá, thống kê, đối chiếu với kế hoạch đặt ra. Nguồn thông tin này lưu chuyển từ cấp quản lý thấp nhất cho đến các cấp quản lý cao hơn. Thông tin qua xử lý tại bộ phận tham mưu cho lãnh đạo sẽ được chuyển lên cấp lãnh đạo cao nhất. Nếu có bất cứ sai sót nào xảy ra trong suốt quá trình hoạt động từ cung ứng đầu vào cho đến kết quả cuối cùng thì cán bộ quản trị phải đưa ra các quyết định điều chỉnh, tác động vào hệ sản xuất kinh doanh, đảm bảo thực hiện đúng mục tiêu doanh nghiệp đã đặt ra. Các công cụ sử dụng trong phân hệ thông tin điều chỉnh: hạch toán kế toán, hạch toán thống kê, hạch toán hiệu quả sản xuất kinh doanh muốn phát huy tối đa lợi ích của chúng buộc doanh nghiệp phải xây dựng được một hệ thống kế toán tài khoản thống nhất, linh hoạt và gọn nhẹ. Bởi lẽ, các công cụ này không chỉ thống kê về số lượng, chủng loại các yếu tố đầu vào mà chúng còn cho phép kiểm soát được tình trạng hiện tại cũng như khả năng đáp ứng đối với các yêu câu sản xuất đặt ra. Không những thế, với khả năng kiểm soát thường xuyên việc sử dụng các yếu tố đầu vào trong quá trình sản xuất còn giúp cho doanh nghiệp nắm bắt được hiện trạng và hiệu quả sử dụng chúng. Tất cả những thông tin liên quan đến quá trình sản xuất kinh doanh sẽ được thu nhận và chuyển cho bộ phận liên quan. Sau khi đã được xem xét sơ bộ, những thông tin này sẽ được chuyển cho cấp quản lý cao hơn để đối chiếu với mục tiêu, kế hoạch đặt ra trong từng thời kỳ của doanh nghiệp. Lãnh đạo cao nhất của doanh nghiệp sau khi tiếp nhận thông tin và tiến hành đối chiếu, kiểm tra, xem xét tính chính xác cũng như mức độ sai lệch của hiện tượng so với mục tiêu, thảo luận với ban tham mưu và tiến hành ra các quyết định điều chỉnh. Nói chung việc ra các quyết định điều chỉnh cũng như các quyết định khác, để đảm bảo tính hiệu quả của quyết định thì doanh nghiệp nhất thiết phải xác lập một hệ thống thông tin chính xác, toàn diện, bao quát mọi mặt hoạt động của doanh nghiệp. Hoạt động điều chỉnh đôi khi chỉ là một điều chỉnh nhỏ không ảnh hưởng gì lớn đến hoạt động của doanh nghiệp tuy nhiên có những quyết định điều chỉnh có khi làm thay đổi hẳn mục tiêu hoạt động của tổ chức. Chính vì vậy các nhà quản trị phải hết sức thận trọng khi đưa ra một quyết định diều chỉnh, đặc biệt là quyết định điều chỉnh hẳn mục tiêu chiến lược của doanh nghiệp. Phần 2 ứng dụng sơ đồ điều chỉnh và xác định nhu cầu thông tin cho công tác kiểm tra việc thực hiện các quyết định sản xuất kinh doanh tại công ty LGIS - VINA. I. Giới thiệu tổng quan về công ty LGIS - VINA. 1.1.Sự ra đời và phát triển 1.1.1.Sự ra đời Tên đơn vị: Công ty TNHH hệ thống công nghiệp LG-VINA Tên giao dịch quốc tế: LGIS-VINA Công ty được thành lập ngày 03 tháng 4 năm 1997 theo giấy phép số: 1875/GP của Bộ Kế hoạch và đầu tư với thời gian hoạt động là 25 năm. Kể từ ngày cấp giấy phép đầu tiên đến nay, Công ty đã nhiều lần được Bộ Kế hoạch và Đầu tư (MPI) và Uỷ ban nhân dân thành phố Hà Nội (HPC) phê duyệt sửa đổi cấp giấy phép. Địa chỉ: Thị trấn Đông Anh- Huyện Đông Anh – Thành phố Hà Nội ĐT: (84-04) 8820222 Fax: (84-04) 8820220 LGIS-VINA là một công ty liên doanh giữa: Công ty chế tạo Máy điện Việt Nam-Hungary (VIHEM), thuộc Tổng công ty Thiết Bị Kỹ thuật Điện – Bộ Công nghiệp Với: Công ty LG Hệ thống Công nghiêp (LGI) thuộc tập doàn LG- Hàn Quốc Tổng vốn đầu tư: 8000000USD Vốn Pháp định: 2500000USD Tỷ lệ góp vốn: Công ty VIHEM góp 35% bằng 875000 USD. Trong đó: Bằng giá trị quyền sử dụng đất: 731600 USD Bằng tiền mặt: 143390 USD Công ty LGIS góp 55%, bằng 1375000 USD (bằng tiền mặt) Công ty LGI góp 10%, bằng 250000 USD (bằng tiền mặt) Tổng số CBCNV: 103 người. Trong đó: Người Việt Nam là 99 người, người nước ngoài 04 người. Hoạt động chính: Hoạt động chính của công ty là sản xuất lắp ráp Tủ điện trung hạ thế, Tủ điều khiển và bảo vệ. Sản xuất lắp ráp, cung ứng vật tư, các sản phẩm thiết bị điện, khí cụ điện và lắp đặt trạm điện. 1.1.2.Quá trình xây dựng và hoạt động của công ty Thành lập ngày 03 tháng 4 năm 1997, ngay sau khi có giấy phép Công ty đã tập trung xây dung nhà xưởng, nhà làm việc, lắp đặt thiết bị. Ngày 31 tháng 8 năm 1998 Công ty hoàn thành công việc xây dung và đI vào họat động sản xuất kinh doanh. Từ nhận thức đầy đủ vai trò của thị trường, Công ty đã xác định rõ phương châm: Làm hài lòng khách hàng thông qua sản phẩm hoàn hảo. Chất lượng sản phẩm và dịch vụ là chìa khóa của mọi thành công. Công ty không ngừng phấn đấu để xứng đáng là một trong những nhà sản xuất tủ điện hàng đầu tại Việt Nam, nhằm đóng góp một phần nhỏ bé vào sự nghiệp Công nghiệp hóa- Hiện đại hóa của đất nước. Ngay sau khi đI vào hoạt động Công ty đã tập trung xây dung hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9000, Tháng 01 năm 1999 Công ty đã nhận được chứng chỉ quốc tế ISO 9001, phiên bản 1994 do tổ chức TUV-CERT của Cộng hòa liên bang Đức cấp. Tháng 2 năm 2002 Công ty được đánh giá và cấp lại chứng chỉ ISO 9001, phiên bản 2000. Năm 2002 sau một năm đI vào sản xuất Công ty đã có chỗ đứng trong thị trường sản xuât- kinh doanh Tủ bảng điện, Công ty bắt đầu có lãI hoạt động sản xuất kinh doanh. Đến hết tháng 5 năn 2001 Công ty đã bù lỗ hết của những năm trước.Tính lũy kế( từ ngày hoạt động) đến 03/4/2003 sau sáu năm thành lập và bốn năm rưỡi hoạt động, Công ty đã có lãI lũy kế hoạt động là: 8,967,000,000VNĐ. Đặc biệt cho đến cuối năm 2004, Công ty dẫ cung cấp cho thị trường Việt Nam hàng trăm đự án cho ngành Điện lực Việt Nam, ngành tàu thủy Việt Nam, các khu công nghiệp … với những sản phẩm chính sau: Tủ điện hợp bộ trung thế:762 Tủ điện hợp bộ hạ thế: 2025 Tủ điều khiển và bảo vệ: 701 Xuât khẩu( Xuất khẩu nội địa- thay thế hàng nhập khẩu): Ba năm sản xuất kinh doanh Công ty đã thực hiện xuất khẩu nội địa: 7,500,000 USD.Với những thành tích trong hoạt động sản xuất kinh doanh và chăm lo đời sống cho người lao động, Công ty đã được Chủ tịch UBND Thành phố Hà Nội tặng thưởng 3 bằng khen về hoạt động sản xuất kinh doanh, xuất khẩu. 1.2. Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh và tiêu thụ sản phẩm của doanh nghiệp Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh: Doanh nghiệp chuyên về sản xuất các sản phẩm tủ điện trung hạ và cao thế cùng các dịch vụ lắp đặt các trạm biến áp. Các sản phẩm của công ty được sản xuất trực tiếp tại phân xưởng theo thiết kế của phòng kỹ thuật. Đối với những sản phẩm đòi hỏi các thiết bị đặc biệt mà phòng kỹ thuật cũng như khả năng cung ứng của doanh nghiệp không thể đáp ứng thì công ty sẽ nhập từ công ty mẹ. Đăc điểm về tiêu thụ sản phẩm: Các sản phẩm của công ty sản xuất thường có giá trị lớn và được sản xuất theo các đơn đặt hàng thông qua hoạt động đấu thầu dự thầu các dự án , công trình.Chính vì vậy thị trường tiêu thụ sản phẩm là khá rộng lớn. Không chỉ cung ứng trong nước mà doanh nghiệp còn mở rộng thị trường xuất khẩu sang các nước bạn: Trung Quốc, Lào, Campuchia, Hàn Quốc…Mục tiêu của doanh nghiệp không chỉ dừng lại ở đây mà tiến xa hơn doanh nghiệp còn phấn đấu trở thành nhà sản xuất tủ điện hàng đầu tại Đông Dương và không ngừng mở rộng thị trường xuất khẩu sang các nước Châu Phi và Đông Âu. Đặc điểm về trang thiết bị máy móc (MMTB). Theo báo cáo ngày 31/12/2003 thì Công ty LGIS-VINA có khoảng 30 chủng loại máy móc thiết bị các loại với tổng giá trị theo nguyên giá là khoảng 19.4 tỉ đồng. Tổng TSCĐ hữu hình của công ty là 33.7 tỉ đồng, như vậy có thể thấy doanh nghiệp đã tích cực đầu tư vào máy móc thiết bị nâng cao trình độ tự động hóa cũng như nâng cao năng suất của lao động. Đây là yếu tố cơ bản giúp doanh nghiệp sản xuất ra những sản phẩm có chất lượng tốt nhất thỏa mãn mọi yêu cầu của khách hàng. Tất cả máy móc thiết bị sử dụng tại công ty đều mới được đầu tư khi nhà máy đI vào hoạt động thời hạn sử dụng thường là 8 đến 15 năm. Trong những năm qua cùng với việc đầu tư cảI tiến máy móc thiết bị công ty cũng hết sức quan tâm đến công tác bảo dưỡng sửa chữa kịp thời để kéo dài tuổi thọ và nâng cao hiệu suất hoạt động của máy; giảm tối đa thời gian ngừng nghỉ giữa các ca máy; phối hợp sử dụng tốt nguồn nhân lực trong công ty. Phòng quản lý chất lượng có nhiệm vụ chịu trách nhiệm trực tiếp về hiện trạng sử dụng máy móc thiết bị. Công việc kiểm tra hàng ngày và phối hợp thông tin họat động từ phân xưởng sản xuất đến bộ phận quản lý được thực hiện một cách nhanh chóng nhịp nhàng tạo điều kiện khắc phục những sai hỏng và có biện pháp sửa chữa kịp thời. 1.3.Tổ chức bộ máy quản lý CƠ cấu thành viên Hội đồng quản trị và ban giám đốc đã điều hành công ty trong suôt những năm qua như sau: Hội đồng quản trị: Ông Hà Đình Minh Chủ tịch Ông Young Ho Youn Phó chủ tịch (miễn nhiẹm ngày 1/1/2003) Ông Sung Teub Park Phó chủ tịch (bổ nhiệm ngày 1/1/2003) Ông Jae Hoon Han Thành viên Ông Dong Won Park Thành viên Ông Byung Tae Kim Thành viên Ông Vũ Văn Vân Thành viên Cơ cấu bộ máy quản lý: Tổng giám đốc Phó TGĐ GĐ kỹ thuật GĐ kinh doanh Trưởng phòng quản lý chất lượng Trưởng phòng quản lý sản xuất Trưởng phòng thiết kế Trưởng phòng kinh doanh Hà Nội GĐ tài chính và hành chính Trưởng phòng hành chính Kế toán trưởng Trưởng phòng tổng hợp Trưởng phòng kinh doanh TPHCM Tổng giám đốc: Ông Sung Teub Park Giám đốc tài chính: Ông Tae Yu Roh Phó Tổng giám đốc: Ông Lê Vĩnh Hoàn Giám đốc kỹ thuật: Ông Seong Ryong Jo Giám đốc kinh doanh: Ông Seok-Bae Park Công ty được tổ chức theo cơ cấu chức năng với tám phòng ban và các trợ lý giám đốc. Với kiểu tổ chức này các cá nhân trong công ty được phân công nhiệm vụ rất rõ ràng phù hợp với lĩnh vực mà họ được đào tạo. Không những thế trong quá trình thực hiện công việc, các cá nhân có thể dễ dàng được đào tạo chuyên sâu dựa trên kinh nghiệm và kiến thức của người khác. Ưu điểm nổi bật của cơ cấu tổ chức trong công ty chính là sự gọn nhẹ linh hoạt và hiệu quả thể hiện ở chỗ: Số lượng nhân viên trong một phòng rât ít nhưng có thể đảm nhận nhiều nhiệm vụ và đảm bảo chất lượng công việc. Bất cứ một cá nhân nào trong mỗi phòng đều chịu sự quản lý trực tiếp từ trưởng phòng và phảI báo cáo công việc với phó tổng giám đốc phụ trách bộ phận. Sự phân chia trách nhiệm như vậy không những đã nâng cao ý thức tự giác của mỗi người mà còn giúp cho cấp quản lý có thể theo sát mọi hoạt động diễn ra hàng ngày và có sự điều chỉnh phù hợp với tình hình mới. Không có một thành viên nào có cổ phần trong số vốn pháp định của công ty. Công ty cũng không có bất cứ thỏa thuận nào nhằm mục đích giúp các thành viên được góp vốn vào công ty hay vào bất cứ một bên nào khác. Ngoài lương và các khoản phụ cấp theo lương, không một thành viên nào có bất kỳ một khoản thu nhập nào khác từ một hợp đồng ký với Công ty hay một bên nào khác. 1.4. Kết quả sản xuất kinh doanh của Công ty LGIS-VINA những năm gần đây. Chỉ tiêu Năm 2001 Năm 2002 Năm 2003 I%(02-01) I%(03-02) Doanh thu 91,924,633 95,803,645 125,312,350 4.22 30.80 Chi phí 67,052,183 73,608,509 101,295,458 9.78 37.61 Lợi nhuận 8,716,245 1,809,808 6,157,846 -79.24 240.25 Doanh lợi doanh thu 0.09 0.02 0.05 -80.077 160.126 Tổng vốn 82,940,389 100,306,998 124,107,269 20.94 23.73 Số vòng quay tổng vốn 1.11 0.96 1.01 -13.82 5.72 Doanh lợi tổng vốn 0.11 0.02 0.05 -82.83 175.00 Qua bảng phân tích kết quả sản xuất kinh doanh nghiệp của doanh nghiệp trong những năm vừa qua có thể thấy doanh nghiệp đã đạt được những thành quả nhất định. Điều này thể hiện ở chỗ: Doanh thu của doanh nghiệp trong bốn năm không ngừng tăng lên, tạo điều kiện cho doanh nghiệp mở rộng quy mô hoạt động sản xuất kinh doanh, tăng khối lượng sản phẩm tiêu thụ và mở rộng thị trường trên khắp cả nước. Đặc biệt, sau khi ổn định việc tổ chức, đến năm 2001, hai năm sau khi đI vào hoạt động sản xuất kinh doanh doanh nghiệp đã dạt được tốc độ tăng trưởng rất cao: 34%. Đến năm 2003, tốc độ tăng doanh thu của doanh nghiệp cũng đạt 31%. Chi phí sản xuất kinh doanh trong bốn năm qua đều tăng lên nhưng tốc độ tăng thì ngày càng giảm, thể hiện khả năng mở rộng hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Lợi nhuận: Tốc độ tăng trưởng của lợi nhuận không đều. Từ năm 2000 đén năm 2001, lợi nhuận tăng khá cao 68%. Riêng năm 2002 lợi nhuận của doanh nghiệp giảm đáng kể, đó là do ảnh hưởng của các khoản chi phí phát sinh trong quá trình tiêu thụ sản phẩm: chi phí vận chuyển, chi phí lãI vay cũng như ảnh hưởng của các khoản điều chỉnh lợi nhuận cho hoạt động đầu tư, chi phí lưu kho sản phẩm …Nhưng ngay năm sau doanh nghiệp đã khắc phục được tình trạng này và phấn đấu nâng cao chất lượng sản phẩm mở rộng quy mô tiêu thụ cũng như tích cực tham gia công tác dấu thầu dự thầu để đem lại cho doanh nghiệp những hợp đồng cung cấp, lắp đặt các sản phẩm tủ, bảng điện. Kết quả đã đẩy tốc độ tăng lợi nhuận lên 270%. Điều này đã góp phần đáng kể vào việc nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Thể hiện ở chỗ doanh lợi doanh thu năm 2003 so với năm 2002 đã tăng lên 160.126%. Quy mô vốn: Qua số liệu trên có thể thấy doanh nghiệp đã không ngừng mở rộng quy mô vốn hoạt động, tạo điều kiện đáp ứng nhanh các nhu cầu về sử dụng cho hoạt động sản xuất kinh doanh, kịp thời giao hàng đúng hợp đồng ký kết, góp phần nâng cao uy tín doanh nghiệp. Đây là kết quả của việc mở rộng sản xuất, chủ động tìm kiếm khách hàng cũng như việc nâng cao hiệu quả của các bộ phận thành phần trong doanh nghiệp. Quy mô vốn hoạt động của doanh nghiệp tăng lên cũng do doanh nghiệp đã tìm được nguồn cho vay thích hợp. Tuy nhiên điều này cũng ảnh hưởng lớn đến cơ cấu vốn của doanh nghiệp làm cho đòn cân nợ tăng lên. Kết quả doanh nghiệp phảI chịu chi phí lãI vay hàng năm khá cao. Chính vì không có sự cân đối trong cơ cấu vốn của doanh nghiệp( tỷ suất nợ trong tổng vốn của doanh nghiệp các năm gần đây đều cao hơn so với năm 2001) làm giảm khả năng thanh toán của doanh nghiệp. Các chỉ tiêu phản ánh khả năng thanh toán đều không thỏa mãn yêu cầu chung. Như vậy doanh nghiệp khó có thể giảI quyết được các khoản nợ đến hạn nếu như không có sự trợ giúp từ tập đoàn LG cũng như của các bên liên doanh tham gia góp vốn vào công ty. Cùng với việc phát triến sản xuất, mở rộng hoạt động kinh doanh, công ty cũng luôn luôn hoàn thành các nghĩa vụ nộp thuế cho nhà nước như thuế GTGT thuế xuất nhập khẩu, thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế thu nhập doanh nhiệp cũng như thuế thu nhập cá nhân. Đó là một phần đóng góp vào quá trình xây dựng phát triển đất nước cũng như đảm bảo uy tín cho doanh nghiệp. Trong những năm qua thu nhập bình quân của người lao động Việt Nam cũng tăng lên đáng kể. Công ty không chỉ đảm bảo đủ công ăn việc làm cho người lao động mà còn quan tâm đến công tác động viên khen thưởng khích lệ tinh thần lao động vì tập thể cho mọi người. Đời sống của người lao động trong công ty không ngừng được cảI thiện. Đó là kết quả cũng như thành quả của sự hiệp tác lao động, phù hợp với mục tiêu phát triển sản xuất, mở cửa hội nhập nền kinh tế, phù hợp với công cuộc Công nghiệp hóa- Hiện đại hóa đất nước, xây dựng đất nước ngày càng văn minh giàu đẹp hơn. II. Quá trình ra các quyết định điều chỉnh tại công ty LGIS - VINA. 2.1. Quá trình điều chỉnh Để đảm bảo hiệu quả sản xuất kinh doanh cũng như phối hợp tốt mọi hoạt động, cung ứng cho khách hàng những sản phẩm hoàn hảo, LGIS - VINA luôn luôn đề thực hiện công tác kiểm tra, phát hiện các sai lệch và điều chỉnh một cách thích hợp. Dĩ nhiên để có một quyết định điều chỉnh chính xác công ty đã xây dựng và không ngừng hoàn thiện hệ thống thông tin trong doanh nghiệp. Thông tin được thu thập từ mọi kênh, từ những tổ đội sản xuất nhỏ, phân xưởng, khách hàng cho đến thông tin từ bộ phận quản lý trong doanh nghiệp. Không chỉ thu thập thông tin nội bộ, doanh nghiệp còn phải nắm chắc những thông tin từ môi trường bên ngoài như: thông tin khoa học công nghệ, những tiến bộ kỹ thuật mới, thông tin về đói thủ cạnh tranh cũng như thông tin về các chính sách quản lý của nhà nước có ảnh hưởng trực tiếp hay gián tiếp đến hoạt động của doanh nghiệp. Được trang bị các phương tiện quản lý hiện đại cùng đội ngũ cán bộ quản trị hoạt động rất hiệu quả, công tác thu thập thông tin trong công ty được thực hiện một cách nhanh chóng chính xác phục vụ đắc lực cho ban giám đốc trong việc đưa ra các quyết định điều chỉnh. Thông thường bất cứ khi nào có một sai lệch trong quá trình sản xuất kinh doanh, cung ứng dịch vụ cho khách hàng, thông tin này được chuyển ngay đến bộ phận quản lý thích hợp để kịp thời đưa ra các quyết định điều chỉnh. Quá trình ra các quyết định điều chỉnh bao giờ cũng được căn cứ trên những thông tin thu được ở mọi lĩnh vực để đối chiếu so sánh với mục tiêu, kế hoạch đặt ra trong từng thời kỳ của doanh nghiệp. Đăc biệt là một công ty chuyên về các hoạt động sản xuất, cung ứng dịch vụ với giá trị các hợp đồng rất lớn buộc doanh nghiệp phải hết sức thận trọng khi đưa ra bất cứ một quyết định điều chỉnh nào đó. Nghiên cứu quá trình ra các quyết định điều chỉnh trong công ty LGIS - VINA có thể khái quát theo sơ đồ sau: Sơ đồ ra các quyết định điều chỉnh sản xuất kinh doanh Hạng mục Tiến trình Quá trình Kinh doanh Thiết kế Mua bán Sản xuất Quản lý chất lượng Bảo hành Khách hàng Nhập kho bảo quản Dự báo nhu cầu khách hàng N Y Thiết kế Vật tư Bản vẽ Đầu ra thiết kế Dơn mua hàng Đặt hàng Đơn hàng Nhận vật tư Kiểm tra hàng nhận Lập kế hoạch sản xuất Yêu cầu xuất hàng / OFM Tiếp nhận hợp đồng Contract receive N Y Y Y Đấu thầu Hợp đồng Dự tính báo giá Kiểm tra Kiểm tra Kiểm tra P Kế hoạch Lập kế hoạch thiết kế N Y N Y Y Kiểm tra quá trình Khách hàng kiểm tra Kiểm tra lần cuối Kết quả kiểm tra Đóng gói Kiểm tra đóng gói Lắp ráp Gia công O Thực hiện Giao hàng Lắp đặt và chạy thử Khách hàng phàn nàn Điều chỉnh và ngăn chặn C A Điều chỉnh dự kiến Qua sơ đồ trên có thể thấy việc thu thập thông tin cho quá trình ra các quyết định điều chỉnh có ở mọi khâu, mọi bộ phận và các phòng chức năng trong doanh nghiệp. Với nguyên tắc tự kiểm tra, cá nhân tự kiểm tra công việc của mình, cán bộ qủan lý bộ phận kiểm tra việc thực hiện công việc của các nhân viên trong phòng cũng như xem xét tính phù hợp của các đầu vào được lưu chuyển trong doanh nghiệp để phát hiện các sai lệch và phối hợp với các bộ phận liên quan điều chỉnh lại theo mục tiêu, kế hoạch đặt ra. Đối với nhưngx sai lệch ảnh hưởng lớn đến tiến độ thực hiện công việc chung của doanh nghiệp thì quyết định điều chỉnh sẽ do ban giám đốc công ty chịu trách nhiệm xem xét và điều chỉnh. Thông tin ban đầu được thu thập từ phía khách hàng. Với phương châm: Làm hài lòng khách hàng thông qua sản phẩm hoàn hảo, Chất lượng sản phẩm dịch vụ là mục tiêu hàng đầu của doanh nghiệp. Không như những ngành sản xuất hàng tiêu dùng thường ngày, các sản phẩm của công ty được sản xuất theo đơn đặt hàng, giá trị sản phẩm lớn. Chính vì vậy, việc thu thập, nghiên cứu thông tin về đặc tính sản phẩm ma khách hàng yêu cầu là một điều rất quan trọng. Đó chính là thông tin cơ sở dẫn dắt mọi hoạt động của các bộ phận khác có liên quan. Phòng kinh doanh có nhiệm vụ thu thập nguồn thông tin này cũng như thông tin đến khách hàng đưa về bộ phận thiết kế và bộ phận sản xuất. Không chỉ thu thập thông tin ban đầu làm cơ sở cho việc lập kế hoạch sản xuất, phòng kinh doanh còn có nhiệm vụ theo dõi khách hàng và những phản ứng của họ đối với sản phẩm để có những điều chỉnh kịp thời trong quá trình sản xuất, lắp ráp cung ứng và bảo dưỡng. Tất cả những thông tin về đặc tính sản phẩm và những yêu cầu của khách hàng về những điểm chưa hợp lý của sản phẩm sẽ được chuyển qua phòng thiết kế. Thông tin cho việc hiệu chỉnh thiết kế không chỉ lấy từ phía khách hàng mà còn được thu thập trực tiếp trong quá trình sản xuất, lắp ráp sản phẩm. Tất cả những sai lệch đó sẽ do phòng sản xuất và phòng quản lý chất lượng đưa đến phòng thiết kế để hiệu chỉnh lại. Sau khi có thông tin về đăc tính sản phẩm, phòng thiết kế chịu trách nhiệm dự trù các nguyên vật liệu cân thiết cho quá trình sản xuất rồi chuyển qua phòng tông hợp. Bộ phận mua bán vật tư sẽ xem xét toàn bộ các hạng mục chi phí và nguyên vật liệu cấu thành nên sản phẩm đồng thời phối hợp với phòng thiết kế để kiểm chứng lại tính chính xác, tính phù hợp của các đặc tính sản phẩm. Nếu quá trình kiểm tra được công nhận, bộ phận mua bán vật tư cùng với phòng kế toán dựa trên số liệu về định mức hao phí vật tư cũng như chi phí cho việc sản xuất, hoàn thành sản phẩm để dự trù tính giá cho sản phẩm. Bộ phận báo giá trong phòng kinh doanh có nhiệm vụ kiểm tra lại sự phù hợp của giá bán dự tính so với khả năng chấp nhận của khách hàng cũng như giá bán phổ biến trên thị trường. Nếu giá bán phù hợp, mọi tài liệu về khả năng cũng như tình hình sản xuất kinh doanh trong doanh nghiệp, thống kê giá thành sản phẩm sẽ được gửi đến khách hàng để tham gia đấu thầu. Ngược lại nếu có bất cứ điểm nào không hợp lý về giá bán dự tính sản phẩm thì phòng kinh doanh phải thông báo cho lại cho các phòng khác để điều chỉnh lại nhằm đảm bảo khả năng thắng thầu cho doanh nghiệp. Sau khi báo giá được khách hàng chấp nhận, phòng kinh doanh sẽ trực tiếp tiếp nhận hợp đồng và lập yêu cầu xuất hàng gửi cho bộ phận sản xuất và bộ phận thiết kế. Khi có được đơn hàng, bộ phận sản xuất sẽ lập kế hoạch sản xuất, bộ phận thiết kế sẽ lập kế hoạch thiết kế, tién hành thiết kế sản phẩm. Kết quả của bộ phận thiết kế phải cho ra được danh sách vật tư cần thiết cho quá trình sản xuất, các bản vẽ thiết kế và đơn đặt hàng mua nguyên vật tư. Phong tổng hợp chịu trách nhiệm phát các đơn đặt hàng, lựa chọn nhà cung cấp, tiến hành kiểm tra nhà cung cấp và thanh toán hợp đồng mua hàng. Vật tư mua về sẽ do phòng quản lý chất lượng nhận hàng, kiểm tra hàng nhận. Quá trình kiểm tra đảm bảo quy cách, số lượng vật tư sẽ được nhập kho bảo quản phục vụ cho quá trình sản xuất. Nếu vật tư không đảm bảo quy cách chất lượng thì phòng quản lý chất lượng phải thông báo cho phòng tổng hợp để có biện pháp xử lý, đièu chỉnh cho kịp tiến độ dự án. Biện pháp điều chỉnh có thể buộc nhà cung cấp thực hiện đúng yêu cầu hợp đồng, có thể phải tìm nhà cung cấp khác nếu cần thiết. Theo kế hoạch sản xuất, vật tư mua về sẽ được đưa vào chế biến, gia công. Bộ phận quản lý chất lượng có nhiệm vụ kiểm tra chất lượng các hoạt động sản xuất. Công tác kiểm tra được tiến hành ở mọi khâu, đảm bảo tối thiểu hoá các sai lệch so với thiết kế cũng như đảm bảo chất lượng quá trình gia công. Sản phẩm cuối cùng hoàn thành ở bộ phận sản xuất sẽ qua công đoạn kiểm tra cuối cùng do phong quản lý và khách hành tiến hành. Nếu tất cả các đặc tính của sản phẩm đều đạt yêu cầu chất lượng thì sản phẩm được đóng gói và chuyển qua bộ phận kiểm tra quy cách đóng hàng theo yêu cầu của khách hàng. Sản phẩm sau khi qua khâu kiểm tra cuối cùng, chuyển đến tay khách hàng nhưng công ty vẫn chịu trách nhiệm cả việc lắp đặt và chạy thử, tiến hành các dịch vụ bảo hành cho sản phẩm. Sau khi lắp đặt và chạy thử mà nhận được bất kỳ thông tin phản hồi nào từ phía khách hàng thì bộ phận quản lý chất lượng và bảo hành phải chịu trách nhiệm xem xét, ghi nhận và đưa ra các biện pháp điều chỉnh phù hợp. Những thông tin phản hồi từ phía khách hàng là cơ sở thông tin cho các quyết định điều chỉnh việc sản xuất kinh doanh cũng như kế hoạch sản xuất của doanh nghiệp trong thời kỳ tới. Như vậy quá trình ra các quyết định điều chỉnh của công ty được thực hiện ở mọi khâu dựa trên những thông tin thu thập từ tất cả các hoạt động sản xuất kinh doanh cũng như thông tin thu thập được từ phía khách hàng. Để hiểu rõ hơn việc ra các quyết định điều chỉnh có thể xem xét sơ đồ điều chỉnh kế hoach sản xuất trong công ty LGIS - VINA. Việc điều chỉnh kế hoạch sản xuất trong công ty LGIS - VINA xảy ra khi: Trường hợp tải trọng sản xuất lớn hơn năng lực sản xuất. Thực tế cho thấy đôi khi doanh nghiệp nhận cung ứng các dự án với thời hạn giao hàng nhanh, khả năng sản xuất của công ty không đáp ứng nổi, khi đó bộ phận sản xuất phải có trách nhiệm thông báo sự hạn chế về nguồn lực cho giám đốc tài chính và hành chính biết đồng thời phối hợp với phòng hành chính để đưa ra các phương án điều chỉnh về số lượng công nhân tham gia sản xuất, khối lượng nguyên vật liệu cũng như công suất của máy móc thiết bị . Thông thường trong những trường hợp này, giám đốc công ty thường đưa ra các phương án điều chỉnh sau; - Gia tăng sản xuất bằng cách làm thêm giờ, làm thêm vào ngày nghỉ. - Thuê thêm một số lao động tạm thời. Khi thực hiện dự án Thành Hưng - Cao Lãnh, để kịp tiến độ giao hàng công ty không chỉ huy động công nhân làm thêm ca mà còn tiến hành tuyển dụng thêm 10 lao dộng tạm thời và yêu cầu bên liên doanh Là công ty Chế tạo thiết bị điện VIHEM điều động thêm công nhân sang LGIS- VINA. - Cùng với các biện pháp điều chỉnh trên, công ty còn gia tăng năng lực sản xuất bằng cách đầu tư thêm máy móc thiết bị. - Tiến hành điều chỉnh công việc cho các dự án phù hợp với thời gian giao hàng. Có thể ngừng thực hiện việc sản xuất cung ứng cho một dự án chưa đến thời hạn giao hàng để tập trung cho dự án cần hoàn thành gấp, đảm bảo uy tín cho doanh nghiệp. - Trong trường hợp đã khắc phục bằng nhiều phương án mà vẫn không giải quyết được thì công ty sẽ tiến hành thương lượng với khách hàng để điều chỉnh thời gian giao hàng. Điều chỉnh kế hoạch sản xuất Tiến hành sản xuất Lãnh đạo Kiểm tra Phòng sản xuất Phong mua bán Phòng thiết kế Phòng kinh doanh Khách hàng Thông tin Kế hoạch Khả năng sản xuất thực tế No Yes QĐ điều chỉnh 2.2. Nhận xét về công tác ra quyết định điều chỉnh của công ty LGIS - VINA. Thực tế hoạt động của doanh nghiệp nào cũng phải đối mặt với những thay đổi thường xuyên diễn ra của môi trường kinh doanh cũng như các điều kiện sản xuất bên trong doanh nghiệp. Chính vì vậy công ty coi việc ra các quyết định điều chỉnh là một điều tất yếu. Điều chỉnh không có nghĩa là công ty phải chấp nhận một sai lầm trong quá trình sản xuất kinh doanh, trái lại điều chỉnh giúp cho công ty ngày càng thích ứng với môi trường hoạt động bên ngoài cũng như đảm bảo sự phù hợp giữa kế hoạch, mục tiêu của doanh nghiệp với khả năng đáp ững sẵn có của các nguồn lực. Với phương châm làm hài lòng khách hàng thông qua sản xuất sản phẩm hoàn hảo, chất lượng sản phẩm, dịch vụ là mục tiêu hàng đầu của doanh nghiệp, chính vì vậy trong quá trình sản xuất kinh doanh cũng như cung ứng dịch vụ ra bên ngoài, công ty luôn luôn đề cao công tác kiểm tra dự phòng những sai sót có thể xảy ra và điều chỉnh cho phù hợp với tình hình thực tế. Công tác điều chỉnh không chỉ xảy ra đối với ban giám đốc công ty mà xảy ra ở mọi bộ phận, mọi khâu sản xuất. Bất kỳ một sai sót nào cũng nhanh chóng được thông báo đến bộ phận quản lý và đưa đến ban giám đốc công ty để có quyết định thích hợp. Đó chính là kết quả của việc xây dựng và hoàn thiện hệ thống thông tin nội bộ và việc cập nhật thu thập thông tin bên ngoài đặc biệt là thông tin phản hồi từ phía khách hàng - nơi khởi nguồn của mọi kế hoạch, quyết định sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Không chỉ là việc hoàn thiện hệ thống thông tin doanh nghiệp, các quyết định điều chỉnh của ban giám đốc công ty có được hiệu lực và hiệu quả cũng nhờ vào cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý hết sức nhỏ gọn linh hoạt, phối hợp đồng đều giữa các khâu, các bộ phận và sự liên kết giữa các cá nhân trong quá trình thực hiện công việc của mình. Mọi sai lệch xuất phát từ việc cung ứng các yếu tố đầu vào: nguyên vật liệu, lao động, thiết bị máy móc kỹ thuật, vốn đầu tư được kiểm soát ngay từ khâu cung ứng, lựa chọn nhà cung cấp, vận chuyển, nhập kho cho đến khi được đưa vào sản xuất. Trong quâ trình sản xuất kinh doanh, nếu có bất kỳ một trục trặc nào xảy ra ảnh hưởng đến kế hoạch, chất lượng sản phẩm dịch vụ thì đều được phân tích để tìm ra nguyên nhân của sự sai hỏng và đưa ra biện pháp điều chỉnh thích hợp. Công việc này đòi hỏi sự tham gia giám sát kiểm tra của mọi cá nhân cũng như hiệu quả các hoạt động quản lý chất lượng trong doanh nghiệp. Phòng quản lý chất lượng chịu trách nhiệm phối hợp với các phòng khác để đảm bảo chất lượng mọi hoạt động sản xuất kinh doanh cung ứng dịch vụ cho khách hàng. Qua công tác kiểm tra, điều chỉnh các quyết định tại công ty LGIS _ VINA, có thể nhận thấy rõ sự liên kết, phối hợp hoạt động trong doanh nghiệp. Đó chính là hiệu quả của cung cách quản lý mới: phân công , chuyên môn hoá nhiệm vụ đến từng cá nhân đồng thời ban giám đốc công ty vẫn kiểm soát được mọi hoạt động, đảm bảo nắm chắc thông tin cần thiết cho việc ra quyết định. Đây chính là một trong những yếu tố dẫn đến thành công của doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp đững vững và ngày càng phát triển, sẵn sàng đối phó với mọi thách thức thay đổi từ môi trường bên ngoài. III. Xác định nhu cầu thông tin cho việc kiểm tra thực hiện các quyết định sản xuất kinh doanh tại công ty LGIS - VINA. Để đánh giá hiệu quả hoạt động cũng như đo lường việc thực hiện các quyết định sản xuất kinh doanh trong doanh nghiệp thì công tác kiểm tra là một điều tất yếu. Đối với công ty LGIS - VINA, việc kiểm tra không chỉ là kiểm tra hoạt động cuối cùng bởi lẽ kiểm tra sản phẩm cuối cùng chỉ là để sửa chữa những sai lệch mà hoạt động kiểm tra ở đây mang tính chất phòng ngừa, kiểm tra phát hiện ngay những sai lệch còn tiềm tàng để sẵn sàng đưa ra biện pháp đối phó, đảm bảo sự chủ động cho doanh nghiệp. Như đã trình bày ở phần 2.1. Quá trình kiểm tra trong doanh nghiệp , muốn thực hiện công tác kiểm tra doanh nghiệp phải có được những thông tin cần thiết về kế hoạch, mục tiêu cần đạt được và tình hình thực hiện kế hoạch, mục tiêu ấy. Khi đưa ra bất kỳ một quyết định sản xuất kinh doanh nào ban giám đốc công ty cũng phải dựa trên những thông tin về khách hàng và sự đáp ứng sẵn có của các nguồn lực trong doanh nghiệp. Quá trình kiểm tra tại công ty LGIS- VINA cũng bắt đầu từ việc thu thập thông tin ban đầu. Thực sự đây là một khâu vô cùng quan trọng bởi lẽ chỉ có thu thập được những thông tin chính xác cần thiết thì mới giúp cho doanh nghiệp đánh giá được tình hình hoạt động, đưa ra các quyết định điều chỉnh kịp thời cũng như có phương hướng cho thời gian tới. Nhu cầu thông tin cho công tác kiểm tra tại LGIS- VINA bao gồm: Kế hoạch, mục tiêu sản xuất kinh doanh trong kỳ. Các báo cáo tài chính: Bảng cân đối kế toán, bảng xác định kết quả hoạt động kinh doanh, bảng lưu chuyển tiền tệ, ngân quỹ trong kỳ... Báo cáo của các bộ phận , phòng ban về tình hình thực hiện công việc của mình: phòng sản xuất, phòng kinh doanh, phòng kỹ thuật, phòng hành chính, phòng tông hợp, phòng quản lý chất lượng... Các văn bản thống kê về số lượng cũng như chất lượng nguồn nhân lực trong kỳ. Các báo cáo về tình hình mua bán vật tư, lưu kho bảo quản vật tư và lượng tiêu hao vật tư cho quá trình sản xuất kinh doanh. Tình hình thực hiện hợp đồng, tiến độ sản xuất, cung ứng sản phẩm, dịch vụ cho khách hàng. Các kiến nghị khiếu nại của khách hàng về chất lượng sản phẩm, dịch vụ... Nhìn chung khối lượng thông tin cần thiết để phục vụ cho công tác kiểm tra việc thực hiện các quyết định sản xuất kinh doanh của công ty LGIS - VINA là vô cùng lớn. Thế nhưng do việc phân cấp quản lý, phân công nhiệm vụ, trách nhiệm, quyền hạn một cách rõ ràng làm cho lãnh đạo doanh nghiệp có thể thu thập được những thông tin chính xác cần thiết cho việc điều hành doanh nghiệp, tránh được tình trạng thông tin quá nhiều gây nhiễu. Thực tế với phong cách quản lý hiện đại cùng với việc trang bị những phương tiện tối tân đã đảm bảo cho doanh nghiệp xây dựng được một hệ thống thông tin khá hoàn chỉnh. Không chỉ thu thập thông tin nội bộ mà còn thu thập chính xác thông tin về thị trường, khách hàng cũng như thông tin về các chính sách văn bản pháp luật của nhà nước liên quan đến hoạt động của công ty, đặc biệt là thông tin về các chính sách thuế quan. Tát cả những thông tin mà doanh nghiệp có được đảm bảo độ chính xác, tin cậy là nhờ doanh nghiệp đã thực hiện và tổ chức tốt công tác hạch toán - kế toán, hạch toán thống kê và hạch toán hiệu quả sản xuất kinh doanh. 3.1. Kế hoạch mục tiêu sản xuất kinh doanh trong kỳ. Các kế hoạch sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp được xây dựng dựa trên những hợp đồng đạt được thông qua công tác đấu thầu, dự thầu. Dựa trên khối lượng chủng loại sản phẩm khách hàng yêu cầu mà phòng kinh doanh và phòng thiết kế lập dự thảo kế hoạch cung ứng vật tư và các bản vẽ kỹ thuật liên quan đến việc sản xuất sản phẩm cho phòng sản xuất để lập kế hoạch sản xuất đơn hàng. Kế hoạch sản xuất của doanh nghiệp được xây dựng theo trình tự từ kế hoạch sản xuất cơ bản: kế hoạch bán hàng trong ba tháng, kế hoạch bán hàng trong tháng, kế hoạch cho lô sản phẩm, kế hoạch sản xuất dao động trong ba tháng, kế hoạch áp tải, kế hoạch sản xuất dài hạn, kế hoạch chuyển đổi và sản xuất hàng ngày. Những chỉ tiêu nêu trong các bản kế hoạch này là cơ sở để tính toán và lập các kế hoạch về nguồn nhân lực, kế hoạch mua sắm vật tư, kế hoạch sử dụng máy móc thiết bị và cả kế hoạch bảo dưỡng trong kỳ. Kế hoạch sản xuất kinh doanh cung ứng dịch vụ của công ty sẽ được sử dụng làm căn cứ để lập các dự toán ngân sách cho từng lĩnh vực hoạt động, tính toán nguồn vốn điều chỉnh cho các dự án và có kế hoạch bổ sung vốn nếu cần thiết. 3.2. Nhu cầu thông tin cho công tác kiểm tra các quyết định sản xuất. Sau khi kế hoạch sản xuất được ban giám đốc thông qua, phòng sản xuất phải chịu trách nhiệm thực hiện đúng kế hoạch và chuẩn bị mọi nguồn lực cần thiết cho việc sản xuất: nguyên vật liệu, nhân lực, máy móc thiết bị ... Thông tin cho công tác kiểm tra việc thực hiện kế hoạch sản xuất trong kỳ chính là các báo cáo công việc của phòng quản lý sản xuất: 3.2.1 Quản lý kết quả nguồn lực lao động: Phương pháp thu thập thông số: Nhân viên có trách nhiệm của bộ phận quản lý sản xuất sẽ thu nhập dữ liệu đã được biên soạn tại hiện trường căn cứ vào nhật ký làm việc của các tổ: Tổ gia công, tổ lắp ráp, tổ kiểm tra. Dữ liệu kết quả của nguồn lực sản xuất. Hàng tháng, trưởng phòng sản xuất có trách nhiệm lập ra danh sách năng lực năng lực sản xuất bao gồm: nguồn lực sản xuất trực tiếp, nguồn lực không làm việc, nguồn lực tái sản xuất, tỉ lệ làm việc thực tế của các yếu tố đầu vào và tỉ lệ phục hồi. 3.2.2. Quản lý kết quả sản xuất. Phương pháp thu thập thông số. Nhân viên phụ trách quản lý kết quả sản xuất thuộc bộ phận quản lý sản xuất hàng tháng kiểm tra định kỳ tình hình tiến độ các đự án đồng thời có sự tham khảo tài liệu, hiệu suất tiến độ đã được tập hợp tại nhà máy. Lập bảng so sánh kết quả sản xuất thực tế với kế hoạch sản xuất. Hàng tháng, trưởng phòng sản xuất có trách nhiệm lập báo cáo sau khi có chỉ số sản xuất thực tế trong đó bao gồm tiền chi theo kế hoạch, chi phí thực tế, tỉ lệ đạt được, cộng trừ đi chi phí thực tế. Bảng báo cáo này là cơ sở cho việc kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch sản xuất trong doanh nghiệp đồng thời điều chỉnh kế hoạch sản xuất trong thời gian tới. Việc điều chỉnh bao gồm lập kế hoạch cho việc gia công chi tiết bên ngoài, thuê thêm nhân công, điều chỉnh khả năng máy móc thiết bị. 3.2.3. Nhu cầu thông tin cho việc kiểm tra lựa chọn nhà cung cấp. Thông tin phục vụ cho công tác kiểm tra các nhà cung cấp được thể hiện ở bảng sau: Phân loại Phương pháp kiểm tra Đối tác Kiểm tra nhà máy 1.Kiểm tra theo danh sách kiểm tra nhà máy. 2.Tổ kiểm tra tới thăm và kiểm tra mhà máy. 3.Thực hiện theo quy định kiểm tra Công ty thực hiện các công đoạn kiểm tra. Kiểm tra tài liệu 1.Kiểm tra theo biên bản chất lượng sản phẩm( tiêu chuẩn, quy cách...) 2.Kiểm tra lý lịch ( giao hàng thực tế và ly lịch sản xuất). 3.Kiểm tra các chứng chỉ đạt được. 4.Kiểm tra theo các hợp đồng. Khi yêu cầu kiểm tra chất lượng có thể quyết định phương pháp kiểm tra, căn cứ vào các tìa liệu kèm theo. Sau khi lên kế hoạch và thực hiện công tác kiểm tra, trưởng phòng quản lý tiến hành lập báo cáo kết quả kiểm tra nhà cung cấp và thông báo cho trưởng bộ phận mua hàng. Những dữ liệu kiểm tra nhà cung cấp sẽ có thời hạn trong ba năm. Các tài liệu này sẽ được lưu giữ lại làm cơ sở cho việc kiểm tra, lựa chọn nhà cung cấp trong thời gian tới. Với phương pháp kiểm tra như trên trong quá trình hoạt động của LGIS - VINA công ty luôn luôn tìm kiếm được những nhà cung cấp đầu vào nguyên vật liệu có chất lượng cao, đảm bảo uy tín tiến độ giao hàng, sản xuất. Có những nhà công ty đã trở thành nhà cung cấp chính thức thường xuyên cho LGIS - VINA như: Công ty chế tạo và lắp máy LILAMA, công ty đầu tư xây dựng nhà và khu công nghiệp, ...Chính điều này giúp cho công ty có được nguồn cung cấp thường xuyên, ổn định, đảm bảo chất lượng đầu vào. 3.2.4. Nhu cầu thông tin cho việc kiểm tra nhận hàng. Mục đích của công tác kiểm tra: Đây là công việc kiểm tra để so sánh các vật tư nhận được từ các bạn hàng kể cả do khách hàng cung cấp với các tiêu chuẩn để kết luận các loại vật tư này có thích hợp hay không. Đông thời đây cũng là căn cứ để quyết định có tiếp tục hợp tác với họ trong thời gian tới nữa hay không? Thông tin cho công tác kiểm tra: Thông tin cho công tác kiểm tra hàng nhập do trưởng bộ phận mua hàng phối hợp với trưởng phòmg quản lý chất lượng lập ra. Báo cáo về hàng nhập gửi lên ban giám đốc phải bao gồm những thông tin về: - Kiểm tra số lượng hàng nhập. - Kiểm tra quy cách đóng gói sản phẩm. - Kiểm tra chất lượng hàng nhập theo yêu cầu. - Kiểm tra các điều kiện bảo quản khi vận chuyển, giao hàng. - Phương thức thanh toán... 3.2.5. Nhu cầu thông tin cho việc kiểm tra sản phẩm cuối cùng. Mục đích của việc kiểm tra: Các sản phẩm sản xuất hoàn thiện xong sẽ qua một khâu kiểm tra cuối cùng để xác định các đặc tính của chúng có đáp ứng các yêu cầu của khách hàng và các tiêu chuẩn kiểm tra hay không. Thực tế đây là một khâu vô cùng quan trọng, giúp cho công ty có thể nắm chắc sản phẩm của mình cung ứng cho khách hàng sẽ thoả mãn mọi yêu cầu cầu của họ và tiến tới việc cung ứng những đơn đặt hàng tiếp theo. Thông tin cho công tác kiểm tra. Bộ phận quản lý chất lượng có nhiệm vụ lập ra các bản báo cáo về chất lượng sản phẩm cuối cùng, kiểm tra các đặc tính kỹ thuật của sản phẩm có đáp ứng yêu cầu không, sản phẩm có đáp ứng tiêu chuẩn thiết kế hay không? Báo cáo về chất lượng sản phẩm cuối cùng được thông kê dựa trên các biểu đồ: - Biểu đồ tích lỗi sản phẩm - Thống kê chi phí cho sản phẩm sai hỏng. - Thống kê những sai hỏng có thể sữa chữa được và chi phí cho việc khắc phục chúng. - Thống kê về những hư hại không thể sữa chữa được... Ngoài nhu cầu thông tin cho công tác kiểm tra như trên, thực tế công ty còn tiến hành rất nhiều các hoạt động kiểm tra trên mọi lĩnh vực: Kiểm tra hợp đồng, Kiểm tra các hoạt động dịch vụ cho khách hàng, Kiểm tra việc bảo quản và xử lý vật tư, Kiểm tra giữa các công đoạn sản xuất... Các hoạt động kiểm tra trên sở dĩ có thể thực hiện được là do công ty dã tổ chức tốt việc phân công nhiệm vụ một cách rõ ràng cho từng bộ phận, từng cá nhân, đảm bảo thông tin báo cáo cho ban giám đốc nhanh chóng kịp thời. 3.3. Nhu cầu thông tin cho việc kiểm tra tông thể tình hình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Để có thể đánh giá một cách chính xác và xem xét tổng thể tình hình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp trong một thời kỳ nhất định, ban giám đốc công ty không chỉ cần những báo cáo bộ phận mà còn cần những thống kê toàn bộ về: - Chi phí sản xuất kinh doanh trong từng thời kỳ: Chi phí cho qua trình sản xuất, chi phí quản lý doanh nghiệp, chi phí bán hàng và cung cấp dịch vụ, chi phí tài chính, chi phí cho hoạt động đầu tư... - Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ. - Lợi nhuận thu được trong kỳ. - Tình hình thực hiện nghĩa vụ với nhà nước: Thuế GTGT, thuế thu nhâp, thuế tiêu thụ đặc biệt... - Tình hình phân phối lợi nhuận sau thuế cho các hoạt động. - Tình hình và khả năng sử dụng vốn đầu tư của doanh nghiệp. - Khả năng ứng phó với các nghĩa vụ trả nợ... Tát cả những thông tin trên được phản ánh ở các báo cáo tài chính: - Bảng cân đối kế toán. - Bảng xác định kết quả hoạt động kinh doanh. - Bảng lưu chuyển tiền tệ. Những báo cáo này do phòng kế toán soạn thảo định kỳ, nhằm cung cấp thông tin về kết quả và tình hình tài chính của doanh nghiệp. Thông tin cho việc lập các báo cáo tài chính này được thu thập ở tất cả các phòng ban trong doanh nghiệp. Tuy nhiên không phải mọi khoản thu chi của các phòng đều được kế toán đưa ngay vào sổ mà còn phải qua sự kiểm duyệt chi của giám đốc tài chính và hành chính. Điều này giúp cho việc kiểm soát chi phí được dễ dàng thuận lợi hơn đồng thời nâng cao ý thức tự giác của mỗi người trong việc tiết kiệm chi phí sản xuất, tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp. Trên cơ sở thông tin do báo cáo tài chính cung cấp định kỳ, tổng giám đốc tiến hành các hoạt động phân tích, đánh giá tình hình tài chính của doanh nghiệp, thông qua đó phát hiện mặt tích cực hoặc tiêu cực của hoạt động tài chính, nguyên nhân cơ bản đã ảnh hưởng đến các mặt đó và từ đó đề xuất các biện pháp cần thiết, kịp thời để cải tiến hoạt động tài chính, tạo tiền đề để tăng hiệu quả sản xuất kinh doanh. Bên cạnh những tác dụng trên , thông tin do các báo cáo này cung cấp còn giúp cho giám đốc công ty đánh giá được tình hình hạ thấp giá thành sản phẩm, hiệu quả sử dụng nguồn vốn , khả năng thanh toán, tình hình luân chuyển vốn kinh doanh ... IV. Đánh giá chung về công tác thu thập thông tin cho việc kiểm tra và ra quyết định điều chỉnh tại công ty LGIS - VINA. Những thành quả mà công ty thu được trong những năm vừa qua đã khẳng định rõ hiệu quả của công tác quản lý trong doanh nghiệp. Đặc biệt với việc xây dựng và hoàn thiện hệ thống thông tin doanh nghiệp tạo điều kiện cho ban giám đốc có thể kiểm soát được mọi biến động cũng như sai lệch xảy ra trong quá trình sản xuất kinh doanh cung ứng dịch vụ cho khách hàng. Những yếu tố đưa đến thành công của doanh nghiệp: 4.1. Hoàn thiện công tác hạch toán kế toán. Ban giám đốc công ty có trách nhiệm lập các báo cáo tài chính từng năm phản ánh một cách trung thực và hợp lý tình hình tài chính cũng như kết quả hoạt động kinh doanh, tình hình lưu chuyển tiền tệ của công ty trong năm. Để hoàn thiện công tác hạch toán, kế toán, Ban giám đốc đã xác định rõ trách nhiệm: Lựa chọn các chính sách kế toán thích hợp và áp dụng các chính sách đó một cách nhất quán. Đưa ra các phán đoán và ước tính một cách hợp lý và thận trọng. Nêu rõ các nguyên tắc kế toán thích hợp phải được tuân thủ. Cãc báo cáo tài chính được lập trên cơ sở hoạt động liên tục trừ trường hợp không thể cho rằng Công ty sẽ tiếp tục hoạt động kinh doanh. Bên cạnh đó Ban giám đốc chịu trách nhiệm đảm bảo rằng sổ sách kế toán được ghi chép phù hợp để phản ánh một cách hợp lý tình hình tài chính của công ty ở bất kỳ thời điểm nào và đảm bảo rằng các báo cáo tài chính tuân thủ các nguyên tắc kế toán được chấp nhận chung tại Việt Nam Công tác hạch toán kế toán được thực hiện thông qua việc thống kê chi phí, doanh thu, yêu cầu chi của tát cả các bộ phận trong doanh nghiệp. Chính vì vậy các bản báo cáo tài chính của công ty đã phản ánh một cách trung thực tình hình hoạt động của công ty, giúp cho ban giám đốc có thể theo dõi sát sao mọi biến động xảy ra xung quanh quá trình hoạt động của doanh nghiệp đồng thời có những biện pháp điều chỉnh kịp thời. 4.2. Hoàn thiện công tác hạch toán thống kê. Công tác thống kê sử dụng các phương pháp thống kê hiện đại phù hợp với thực tế hoạt động của công ty. Các văn bản thống kê được lập thành các báo cáo bộ phận để đưa lên cấp trên. Kỹ thuật thống kê được sử dụng chủ yếu: - Thống kê bằng danh mục kiểm tra. - Thống kê bằng biểu đồ Pareto. - Thống kê bằng ma trận - Thống kê bằng biểu đồ theo dõi quá trình. - Thống kê bằng phương pháp sử dụng các sơ đồ hệ thống. - Thống kê bằng các dữ liệu phân tích. Theo đó toàn bộ thông tin về tình hình sử dụng các yếu tố đầu vào cũng như quá trình sản xuất của doanh nghiệp được ghi chép thống kê lại một cách đầy đủ, phản ánh trung thực lượng vật chất tiêu hao và kết quả thu được từ hoạt động bán hàng của doanh nghiệp. 4.3. Một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác thu thập thông tin việc kiểm tra và ra các quyết định điều chỉnh tai LGIS _ VINA. Thực tế để xây dựng và hoàn thiện được hệ thống thông tin trong một doanh nghiệp không chỉ là nhu cầu mà còn là sự đòi hỏi thiết yếu. Trước đây với phương pháp quản lý theo kiểu kiểm tra kết quả hoạt động cuối cùng thường không đem lại hiệu quả cải tiến, phòng ngừa những sai sót mà chỉ gây tốn kém cho doanh nghiệp để đưa ra các biện pháp sửa chữa sai hỏng. Ngày nay áp dụng phương pháp quản lý hiện đại, kiểm tra tại công ty LGIS - VINA mang nhiều tính chất phòng ngừa, kiểm tra để phát hiện ra những sai sót còn tiềm tàng để đưa ra biện phấp ứng phó kịp thời, giành thế chủ động trong sản xuất kinh doanh. Nhưng để áp dụng thành công phương thức kiểm tra này đòi hỏi doanh nghiệp phải xây dựng được hệ thống thông tin hoàn thiện, đồng bộ đảm bảo cho ban giám đốc có thể nắm chắc được mọi diễn biến của quá trình sản xuất kinh doanh trong doanh nghiệp. Qua quá trình thực tập tại công ty em xin đưa ra một số giải phàp hoàn thiện hệ thống thông tin cho công ty; Đào tạo và nâng cao năng lực của cán bộ quản trị của các phòng ban trong doanh nghiệp. Hàng năm doanh nghiệp đều tổ chức các khoá huấn luyện đào tạo, có thể đào tạo chuyên sâu về lĩnh vực hoạt động của mỗi cá nhân. Nâng cao năng lực đánh giá và tổng quát, năng lực thiết lập các báo các bộ phận để phản ánh thông tin đến ban giám đốc một cách trung thực, chính xác và ngắn gọn.Đào tạo để cá nhân có kỹ năng sử dụng các công cụ truyền thông, thông tin trong doanh nghiệp. Đưa các tiến bộ kỹ thuật vào hoạt động sản xuất kinh doanh. Ngày càng hoàn thiện bộ máy quản lý: Nâng cao năng lực bộ phận nhưng không quên nhiệm vụ phối hợp với các bộ phận phòng ban trong doanh nghiệp, đảm bảo thông tin chính xác, nhanh nhạy, đảm bảo mối quan hệ đoàn kết, giúp đỡ lẫn nhau trong khi thực hiện công việc. Đưa các chính sách chất lượng của công ty đến với từng cá nhân đồng thời quy định rõ rãng các tiêu chuẩn công việc cần đạt được ở mỗi bộ phận, làm cho mỗi cá nhân có thể hiểu rõ trách nhiệm, quyền hạn của mình, năng cao ý thức tự giác làm việc vì mục tiêu cao nhất của công ty. Cập nhật thông tin bên ngoài nhanh chóng, chính xác, áp dụng các công cụ hạch toán - kế toán - thống kê, đảm bảo sự thống nhất hạch toán kế toán, hạch toán thống kê, hạch toán hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh. Đây là những thông tin vô cùng quan trọng để đánh giá hiệu quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp cũng như đưa ra các biện pháp để sử dụng hợp lý hơn các nguồn lực đồng thời có kế hoạch trong thời gian tới. Thiết lập các báo cáo bộ phận để tổng hợp chi phí ở từng khâu sản xuất. Phân tích tình hình hoàn thành kế hoạch hay bội chi so với dự toán ngân sách đặt ra ttrong từng thời kỳ. Nâng cao năng lực tự kiểm tra của các cá nhân trong quá trình thực hiện công việc của mình, tránh tình trạng sai hỏng của bộ phận này không được xử lý kịp thời mà lại chuyển sang bôn phận khác, gây tốn kém cho việc điều chỉnh. Trên đây chỉ là một vài giải pháp đưa ra để hoàn thiện hơn nữa hệ thống thông tin doanh nghiệp phục vụ cho công tác kiểm tra, điều chỉnh các quyết định sản xuất kinh doanh của công ty LGIS- VINA. Muốn thực hiện thành công thì phải có sự điều hành từ ban giám đốc đồng thời là sự phối hợp của tất cả các phòng ban, nhân viên trong công ty. Việc xây dựng và hoàn thiện hệ thống thông tin không chỉ là nhiệm vụ bây giờ mà còn cần thiết phải hoàn thiện hơn nữa trong tương lai, tiến tới một mô hình quản lý tự động. Ban giám đốc công ty không phải trực tiếp điều hành công việc hàng ngày mà chỉ cần thông qua các báo cáo để nhận biết tình hình hoạt động của công ty, thực hiện phương pháp quản lý hiện đại: giao quyền và trách nhiệm cho nhân viên, ban giám đốc chỉ cần đưa ra các quyết định quan trọng ảnh hưởng đến việc thay đổi mục tiêu, lĩnh vực hoạt động của công ty mà thôi. Thực tế đó là phong cách làm việc rất hiệu quả và chắc chắn là mô hình quản lý kinh tế được khuyến khích áp dụng trong tương lai. Danh mục tài liệu tham khảo 1. Mai Văn Bưu – Phan Kim Chiến - Giáo trình Lý thuyết quản trị kinh doanh. Nhà xuấtbản khoa học và kỹ thuật Năm 2001. 2. Đoàn Thị Thu Hà - Đoàn Thị Ngọc Huyền – Trường Đại học Kinh tế Quốc Dân - Giáo trình quản trị học. 3. Giáo trình quản trị kinh doanh. 4.Trương Đoàn Thể - Giáo trình quản trị sản xuất. Nhà xuất Bản Thống Kê, năm 2002. 5. Nguyễn Minh Phương - Giáo trình Kế toán quản trị. Nhà xuất bản Tài chính, năm 2004. 6. Trương Văn Tú - Đoàn Thị Song Minh – Hệ thống thông tin quản lý trong doanh nghiệp. Trường Đại Học Kinh Tế Quốc Dân. 7. LGIS- VINA – Các thủ tục chất lượng, năm 2000. 8. Sơ đồ các hướng dẫn công việc của công ty LGIS - VINA 9. Bài giảng hệ thống và hệ thống thông tin trong daonh nghiệp của thầy Nguyển Kim Truy. Mục lục Lời mở đầu Phần 1: Lý luận chung về công tác kiểm tra và điều chỉnh các quyết định sản xuất kinh doanh trong doanh nghiệp. I. Tổng quan về hoạt động kiểm tra trong doanh nghiệp. 1.1. Khái niệm kiểm tra 1.2. Vai trò của kiểm tra 1.3. Bản chất của kiểm tra 1.4. Những yêu cầu đối với hệ thống kiểm tra 1.5. Hệ thống kiểm tra 1.5.1. Quá trình kiểm tra 1.5.2.Xác định các tiêu chuẩn kiểm tra 1.5.3. Đo lường và đánh giá sự thực hiện 1.5.4. Điều chỉnh các hoạt động 1.6. Các kỹ thuật kiểm tra 1.7. Các công cụ và phương tiện kiểm tra II. Điều chỉnh và phân hệ thông tin điều chỉnh trong doanh nghiệp 2.1. Khái niệm điều chỉnh 2.2. Phân hệ thông tin điều chỉnh trong doanh nghiệp Phần 2. ứng dụng sơ đồ điều chỉnh và xác định nhu cầu thông tin cho công tác kiểm tra việc thực hiện các quyết định sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp I. Giới thiệu tổng quan về công ty LGIS - VINA 1.1. Sự ra đời và phát triển 1.2. Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh và tiêu thụ sản phẩm 1.3. Tổ chức bộ máy quản lý 1.4. Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty LGIS- VINA II. Quá trình ra các quyết định điều chỉnh tại công ty LGIS - VINA 2.1. Quá trình điều chỉnh 2.2. Nhận xét về công tác ra các quyết định điều chỉnh của công ty LGIS- VINA III. Xác định nhu cầu thông tin cho việc kiểm tra thực hiện các quyết định sản xuất kinh doanh tại công ty LGIS - VINA. 3.1. Kế hoạch mục tiêu của doanh nghiệp 3.2. Nhu cầu thông tin cho công tác kiểm tra các quyết định sản xuất kinh doanh 3.2.1. Quản lý kết quả nguồn lực lao động 3.2.2. Quản lý kết quả sản xuất 3.2.3. Nhu cầu thông tin cho việc kiểm tra lựa chọn nhà cung cấp 3.2.4. Nhu cầu thông tin cho việc kiểm tra nhận hàng 3.2.5. Nhu cầu thông tin cho việc kiểm tra tổng thể tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. IV. Đánh giá chung về công tác thu thập thông tin cho việc kiểm tra và ra các quyết định điều chỉnh tại LGIS - VINA. 4.1. Hoàn thiện công tác hạch toán - kế toán 4.2. Hoàn thiện công tác hạch toán - Thống kê 4.3. Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả công tác thu thập thông tin cho công tác kiểm tra và điều chỉnh tại LGIS - VINA. Danh mục tài liệu tham khảo Mục lục 1 3 3 3 3 3 5 6 6 7 8 8 10 10 10 11 14 14 14 17 18 20 22