Đề tài Vận dụng chuẩn mực kế toán để hoàn thiện phương pháp kế toán nguyên vật liệu tại Xí nghiệp Cơ khí Z79

LỜI MỞ ĐẦU Trong những năm qua sự chuyển mình của nền kinh tế Việt Nam đã có những thay đổi sâu sắc và toàn diện. Cục diện về kinh tế đã thay đổi hẳn cùng với đó là cơ chế quản lý kinh tế tài chính đổi mới cả về chiều rộng và chiều sâu tác động rất lớn đến doanh nghiệp sản xuất kinh doanh. Hoạt động sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp trong nền kinh tế thị trường phải đứng trước sự cạnh tranh hết sức gay gắt và chịu sự tác động của các quy luật kinh tế như : quy luật cạnh tranh, quy luật cung cầu, quy luật giá trị. Do đó để đứng vững, tồn tại và phát triển được thì hoạt động sản xuất kinh doanh của mỗi doanh nghiệp phải mang lại hiệu quả tức là đem lại lợi nhuận.Vì vậy các thông tin cần được cung cấp một cách chính xác kịp thời và toàn diện về tình hình thực hiện các nhiệm vụ sản xuất kinh doanh và kết quả kinh doanh, tình hình quản lý và sử dụng lao động, vật tư tiền vốn trong quá trình hoạt động kinh doanh, làm cơ sở để đề ra các chủ trương, chính sách và giải pháp quản lý thích hợp nhằm nâng cao hiệu quả kinh tế. Bất kỳ nền sản xuất nào, kể cả nền sản xuất hiện đại đều có đặc trưng chung là sự tác động của con người vào các yếu tố lực lượng tự nhiên nhằm thoả mãn những nhu cầu nào đó. Vì vậy sản xuất luôn là sự tác động qua lại của ba yếu tố cơ bản: lao động của con người, tư liệu lao động và đối tượng lao động. Con người có sức lao động sử dụng tư liệu lao động tác động vào đối tượng lao động để tạo ra của cải vật chất (hay còn gọi là sản phẩm). Như vậy nguyên vật liệu chính là đối tượng lao động cấu thành nên thực thể sản phẩm, là nhân tố quan trọng tác động đến chất lượng sản phẩm cũng như giá thành của sản phẩm. Đặc biệt trong các doanh nghiệp sản xuất chi phí về nguyên vật liệu thường chiếm tỷ trọng lớn trong toàn bộ chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm. Do vậy tăng cường công tác quản lý và hạch toán nguyên vật liệu đảm bảo sử dụng hiệu quả, tiết kiệm nguyên vật liệu nhằm hạ thấp chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm có ý nghĩa quan trọng. Xuất phát từ lý luận và thực tiễn đặt ra cho công tác kế toán nguyên vật liệu. Trong thời gian thực tập tại xí nghiệp cơ khí 79 em đã chọn đề tài: “Vận dụng chuẩn mực kế toán để hoàn thiện phương pháp kế toán nguyên vật liệu tại Xí nghiệp Cơ khí Z79" làm đề tài nghiên cứu cho luận văn tốt nghiệp của mình. Bố cục của luận văn gồm ba chương: Chương 1: Các vấn đề chung về kế toán nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất. Chương 2: Thực tế công tác kế toán nguyên vật liệu tại xí nghiệp cơ khí Z79 Chương 3: Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại xí nghiệp cơ khí Z79. Luận văn tốt nghiệp này được hoàn thành với sự giúp đỡ tận tình của cô giáo hướng dẫn: Đoàn Vân Anh và sự giúp đỡ nhiệt tình của các cán bộ kế toán tại Xí nghiệp cơ khí 79. Qua đây cho phép em gửi tới các thầy cô giáo, các cô chú trong phòng tài vụ cùng toàn thể ban lãnh đạo của Xí nghiệp cơ khí 79 lời cảm ơn chân thành nhất. CHƯƠNG I: CÁC VẤN ĐỀ CHUNG VỀ KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU I. Khái niệm, đặc điểm và vai trò của nguyên vật liệu (NVL) trong SXKD 1. Khái niệm và đặc điểm của NVL Khái niệm: Nguyên vật liệu là một trong những yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất kinh doanh, tham gia thường xuyên và trực tiếp vào quá trình sản xuất sản phẩm, ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng của sản phẩm được sản xuất ra. Đặc điểm: Nguyên vật liệu là đối tượng lao động nên có đặc điểm tham gia vào một chu kỳ sản xuất, thay đổi hình dáng ban đầu sau quá trình sử dụng và chuyển toàn bộ giá trị vào giá trị của của sản phẩm được sản xuất ra. 2. Vai trò của NVL trong SXKD Trong doanh nghiệp sản xuất, nguyên vật liệu bao gồm rất nhiều loại thậm chí còn có cả những vật liệu quý hiếm. Mỗi loại nguyên vật liệu lại có tính chất hoá lý khác nhau, nếu không có biện pháp quản lý sẽ dẫn đến hiện tượng hao hụt mất mát. Ở những doanh nghiệp này chi phí về nguyên vật liệu lại chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí và giá thành sản phẩm được tạo ra. Do vậy nếu không quản lý tốt sẽ làm tăng chi phí nguyên vật liệu, tăng giá thành sản phẩm làm ảnh hưởng tới lợi nhuận của doanh nghiệp. Xét về hình thái vật chất, nguyên vật liệu là biểu hiện của một phần tài sản lưu động. Nhưng về mặt giá trị đó chính là vốn lưu động của doanh nghiệp. Hiệu quả của việc sử dụng nguyên vật liệu chính là hiệu quả của việc sử dụng vốn sản xuất kinh doanh của chính doanh nghiệp mà cụ thể ở đây chính là vốn lưu động. Từ những lý luận trên cho thấy nguyên vật liệu có một vai trò rất quan trọng trong sản xuất, nó là một trong ba yếu tố cơ bản của quát trình sản xuất, giúp cho quá trình sản xuất được liên tục. Vì vậy việc quản lý và sử dụng nguyên vật liệu phải được đảm bảo tính hợp lý, tiết kiệm và có hiệu quả. II. Phân loại và tính giá NVL 1. Phân loại NVL * Căn cứ vào vai trò và tác dụng của NVL trong quá trình sản xuất - Nguyên, vật liệu chính: là những thứ nguyên, vật liệu mà sau quá trình gia công chế biến sẽ cấu thành nên thực thể vật chất chủ yếu của sản phẩm. - Vật liệu phụ: là những vật liệu chỉ có tác dụng phụ trợ trong sản xuất, được sử dụng kết hợp với vật liệu chính để làm thay đổi màu sắc, hình dáng, mùi vị hoặc dùng để bảo quản, phục vụ hoạt động của các tư liệu lao động hay phục vụ cho lao động của công nhân viên chức ( dầu nhờn, hồ keo, thuốc nhuộm, thuốc tẩy, thuốc chống rỉ, hương liệu, xà phòng, giẻ lau...) - Nhiên liệu: là những thứ vật liệu được dùng để cung cấp nhiệt lượng trong quá trình sản xuất, kinh doanh như than, củi, xăng dầu, hơi đốt, khí đốt v.v... - Phụ tùng thay thế: là các chi tiết, phụ tùng để sửa chữa và thay thế cho máy móc, thiết bị, phương tiện vận tải,.... - Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản: bao gồm các vật liệu và thiết bị ( cần lắp, không cần lắp, vật kết cấu, công cụ, khí cụ...) mà doanh nghiệp mua vào nhằm mục đích đầu tư cho xây dựng cơ bản. - Phế liệu: là các loại vật liệu thu được trong quá trình sản xuất hay thanh lý tài sản, có thể sử dụng hay bán ra ngoài ( phôi bào, vải vụn, gạch, sắt...) - Vật liệu khác: bao gồm các loại vật liệu còn lại ngoài các thứ chưa kể trên như bao bì, vật đóng gói, các loại vật tư đặc chủng v.v... * Căn cứ vào nguồn nhập nguyên vật liệu, nguyên vật liệu của doanh nghiệp được chia thành: Nguyên vật liệu mua ngoài Nguyên vật liệu tự gia công chế biến Nguyên vật liệu thuê ngoài gia công chế biến Nguyên vật liệu nhận góp vốn liên doanh, ... * Căn cứ vào mục đích và nơi sử dụng nguyên vật liệu bao gồm: Nguyên vật liệu trực tiếp dùng vào sản xuất kinh doanh Nguyên vật liệu dùng cho nhu cầu khác như: quản lý phân xưởng, quản lý doanh nghiệp, tiêu thụ sản phẩm. 2. Tính giá NVL * Nguyên tắc tính giá Tính giá nguyên vật liệu là việc xác định giá trị của chúng theo những nguyên tắc nhất định. Thông qua việc đánh giá mới có thể tính đúng, tính đủ chi phí vật liệu vào giá thành sản phẩm, nâng cao hiệu quả của việc quản lý và sử dụng nguyên vật liệu. Nguyên vật liệu được đánh giá theo nguyên tắc giá phí. Nguyên tắc này đòi hỏi tất cả các loại nguyên vật liệu hiện có ở doanh nghiệp phải được phản ánh trong sổ kế toán và báo cáo kế toán theo trị giá vốn thực tế tức là toàn bộ số tiền doanh nghiệp bỏ ra để có được nguyên vật liệu đó. Vận dụng nguyên tắc giá phí, trị giá vốn của vật liệu được phân biệt ở các giai đoạn khác nhau như trị giá vốn của vật liệu mua nhập kho, trị giá vốn của vật liệu xuất kho. Tính giá vật liệu có ý nghĩa quan trọng trong việc hạch toán đúng đắn tình hình tài sản cũng như chi phí SXKD. Phương pháp kê khai thường xuyên là phương pháp được áp dụng phổ biến hiện nay. Đặc điểm của phương pháp này là mọi nghiệp vụ nhập, xuất vật liệu đều được kế toán theo dõi, tính toán và ghi chép một cách thường xuyên theo quá trình phát sinh. Phương pháp kiểm kê định kỳ có đặc điểm là trong kỳ kế toán chỉ theo dõi, tính toán và ghi chép các nghiệp vụ nhập vật liệu, còn giá trị vật liệu xuất chỉ được xác định một lần vào cuối kỳ khi có kết quả kiểm kê vật liệu hiện có cuối kỳ. Trị giá vật liệu Trị giá vật liệu Trị giá vật liệu Trị giá vật liệu = + - xuất trong kỳ Hiện còn đầu kỳ Nhập trong kỳ Hiện còn cuối kỳ a. Giá nhập kho thực tế vật liệu nhập Vật liệu mua ngoài: Giá nhập Giá mua ghi Chi phí thu mua Khoản giảm giá = + - kho trên hóa đơn thực tế được hưởng Vật liệu tự sản xuất: Giá nhập kho là giá thành thực tế sản xuất vật liệu. Vật liệu thuê ngoài chế biến: Giá nhập Giá xuất VL Tiền thuê Chi phí vận chuyển, bốc = + + kho đem chế biến chế biến dỡ vật liệu đi và về vật liệu được cấp: Giá nhập kho = Giá do đơn vị cấp thông báo + Chi phí vận chuyển, bốc dỡ Vật liệu nhận vốn góp: Giá nhập kho là giá do hội đồng định giá xác định Vật liệu được biếu tặng: Giá nhập kho là giá thực tế được xác định theo thời giá trên thị trường. b. Phương pháp tính giá nguyên vật liệu xuất kho *Phương pháp nhập trước, xuất trước (FIFO): Phương pháp này giả thiết số nguyên vật liệu nào nhập kho trước thì xuất trước, xuất hết số nhập trước mới đến số nhập sau theo giá thực tế của từng số hàng xuất. Cơ sở của phương pháp này là giá thực tế của vật liệu mua trước sẽ được dùng làm giá để tính giá thực tế vật liệu xuất trước và do vậy giá trị vật liệu tồn kho cuối kỳ sẽ là giá thực tế của số vật liệu mua vào sau cùng. Phương pháp này thích hợp trong trường hợp giá cả ổn định hoặc có xu hướng giảm . *Phương pháp nhập sau, xuất trước (LIFO): Phương pháp này giả thiết số nguyên vật liệu mua sau cùng thì sẽ được xuất kho trước tiên, nguyên vật liệu xuất kho thuộc lô nào thì lấy đơn giá mua thực tế của lô đó để tính. Do đó nếu giá vật liệu trên thị trường có xu hướng tăng thì giá trị vật liệu xuất dùng sẽ tăng, lúc này trị giá vật liệu tồn kho thấp hơn giá thị trường và lợi nhuận trong kỳ sẽ giảm. Ngược lại, nếu giá vật liệu trên thị trường có xu hướng giảm thì giá trị vật liệu xuất dùng giảm, giá trị vật liệu tồn kho cao và lợi nhuận trong kỳ tăng. * Phương pháp đích danh: Theo phương pháp này, giá thực tế vật liệu được xác định theo đơn chiếc hay từng lô và giữ nguyên từ lúc nhập vào cho đến lúc xuất kho. Khi xuất kho lô nào hay cái nào sẽ tính theo giá thực tế của lô hay cái đó. *Phương pháp giá đơn vị bình quân gia quyền: Giá thực tế NVL xuất dùng = Số lượng NVL Xuất dùng x Giá đơn vị bình quân Trong đó : 1/ Phương pháp giá đơn vị bình quân cả kỳ dự trữ Giá đơn vị bình quân Cả kỳ dự trữ = Trị giá thực tế NVL tồn đầu kỳ + Trị giá thực tế NVL nhập trong kỳ Số lượng vật liệu tồn đầu kỳ + Số lượng NVL nhập trong kỳ Phương pháp giá đơn vị bình quân cả kỳ dự trữ đơn giản, dễ làm nhưng độ chính xác không cao. Công việc tính toán dồn vào cuối tháng gây ảnh hưởng đến công tác quyết toán nói chung. 2/ Phương pháp giá đơn vị bình quân cuối kỳ trước Giá đơn vị bình quân Cuối kỳ trước = Trị giá thực tế NVL tồn kho đầu kỳ (hoặc cuối kỳ trước ) Số lượng thực tế vật liệu tồn đầu kỳ (hoặc cuối kỳ trước ) Phương pháp này mặc dầu khá đơn giản và phản ánh kịp thời tình hình biến động vật liệu trong kỳ tuy nhiên không chính xác vì không tính đến sự biến động của giá cả vật liệu kỳ này . 3/ Phương pháp giá đơn vị bình quân sau mỗi lần nhập Giá đơn vị bình quân Sau mỗi lần nhập = Giá thực tế NVL tồn kho sau mỗi lần nhập Lượng thực tế vật liệu tồn sau mỗi lần nhập Phương pháp giá đơn vị bình quân sau mỗi lần nhập lại khắc phục được nhược điểm của cả hai phương pháp trên, vừa chính xác, vừa cập nhật. Nhược điểm của phương pháp này tốn nhiều công sức, tính toán nhiều lần . * Phương pháp tính giá nguyên vật liệu theo giá hạch toán Đối với các doanh nghiệp việc mua nguyên vật liệu thường xuyên có sự biến động về giá cả, khối lượng, chủng loại nguyên vật liệu nhập xuất nhiều thì có thể sử dụng giá hạch toán để tính giá trị vốn thực tế của nguyên vật liệu xuất kho. Cuối kỳ kế toán sẽ tiến hành điều chỉnh từ giá hạch toán sang giá thực tế theo công thức: Giá thực tế vật liệu xuất dùng (hoặc tồn kho cuối kỳ) = Giá hạch toán vật liệu xuất dùng ( hoặc tồn kho cuối kỳ x Hệ số giá vật liệu Hệ số giá có thể tính cho từng loại, từng nhóm hoặc từng thứ vật liệu chủ yếu tuỳ thuộc vào yêu cầu và trình độ quản lý. 3. Nhiệm vụ kế toán NVL 3.1. Yêu cầu quản lý nguyên vật liệu Xuất phát từ tầm quan trọng của nguyên vật liệu đối với sản xuất kinh doanh, việc quản lý nguyên vật liệu phải đảm bảo được đầy đủ những yêu cầu từ khâu thu mua, dự trữ, bảo quản tới khâu sử dụng. Cụ thể là: - Ở khâu thu mua: Phải có kế hoạch thu mua các loại nguyên vật liệu hợp lý phù hợp với yêu cầu sản xuất. Quản lý tốt chi phí thu mua và vận chuyển nguyên vật liệu. Tìm nguồn cung cấp nguyên vật liệu ổn định, giá cả hợp lý đồng thời phải quản lý chặt chẽ về khối lượng, quy cách, chủng loại, giá mua, thuế GTGT được khấu trừ. - Ở khâu dự trữ: Phải xác định được mức dự trữ nguyên vật liệu hợp lý, tránh tình trạng thừa hoặc thiếu nguyên vật liệu gây ra hiện tượng ứ đọng vốn do dự trữ quá nhiều hoặc ngừng sản xuất. - Ở khâu bảo quản: Nguyên vật liệu phải được bảo quản chặt chẽ tránh hiện tượng hư hao mất mát. Đồng thời phải có hệ thống kho tàng bến bãi thuận tiện cho việc bảo quản và phục vụ cho quá trình sản xuất. - Ở khâu sử dụng: Cần xây dựng được định mức tiêu hao nguyên vật liệu, tổ chức tốt việc ghi chép, phản ánh tình hình xuất dùng và sử dụng. Trên cơ sở đó so sánh định mức, dự toán chi phí, đánh giá hiệu quả sử dụng nguyên vật liệu. Từ đó tìm biện pháp sử dụng hợp lý tiết kiệm nguyên vật liệu, hạ thấp chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm tăng thu nhập và tích lũy cho doanh nghiệp. 3.2. Vai trò của kế toán Quản lý chặt chẽ tình hình cung cấp, bảo quản, dự trữ và sử dụng vật liệu là một trong những nội dung quan trọng trong công tác quản lý hoạt động SXKD ở doanh nghiệp. Để góp phần nâng cao chất lượng và hiệu quả quản lý vật liệu, kế toán vật liệu cần thực hiện tốt các nhiệm vụ sau: - Phản ánh chính xác, kịp thời và kiểm tra chặt chẽ tình hình cung cấp vật liệu trên các mặt: Số lượng, chất lượng, chủng loại và giá trị thời gian cung cấp. - Tính toán và phân bổ chính xác kịp thời trị giá vật liệu xuất dùng cho các đối tượng khác nhau, kiểm tra chặt chẽ việc thực hiện định mức tiêu hao vật liệu, phát hiện và ngăn chặn kịp thời những trường hợp sử dụng vật liệu sai mục đích, lãng phí. - Thường xuyên kiểm tra việc thực hiện định mức dự trữ vật liệu, phát hiện kịp thời các loại vật liệu ứ đọng, kém phẩm chất, chưa cần dùng và có biện pháp giải phóng để thu hồi vốn nhanh chóng, hạn chế các thiệt hại. - Thực hiện việc kiểm kê vật liệu theo yêu cầu quản lý, lập các báo cáo về vật liệu tham gia công tác phân tích việc thực hiện kế hoạch thu mua, dự trữ, sử dụng vật liệu. 4. Những quy định của chuẩn mực kế toán ảnh hưởng đến kế toán nguyên vật liệu. + Các chính sách và phương pháp kế toán doanh nghiệp áp dụng đã chọn phải được áp dụng thống nhất ít nhất trong một kỳ kế toán năm. Trường hợp có sự thay đổi chính sách và phương pháp kế toán đã chọn thì phải giải trình lý do và ảnh hưởng của sự thay đổi đó trong phần thuyết minh báo cáo tài chính. + Các thông tin và số liệu kế toán phải được ghi chép và báo cáo trên cơ sở các bằng chứng đầy đủ, khách quan và đúng với thực tế về hiện trạng, bản chất nội dung và giá trị của nghiệp vụ kinh tế phát sinh. + Các thông tin và số liệu kế toán phải được ghi chép và báo cáo đúng với thực tế, không bị xuyên tạc, không bị bóp méo. + Mọi nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến kỳ kế toán phải được ghi chép và báo cáo đầy đủ, không bị bỏ xót. + Việc thanh toán các nghĩa vụ hiện tại có thể được thực hiện bằng nhiều cách như: Trả bằng tiền, trả bằng tài sản khác, cung cấp dịch vụ, thay thế nghĩa vụ này bằng nghĩa vụ khác, chuyển đổi nghĩa vụ nợ phải trả thành vốn chủ sở hữu. + Giá trị NVL được tính theo giá gốc. Trường hợp giá trị thuần có thể thực hiện được thấp hơn giá gốc thì phải tính theo giá trị thuần có thể thực hiện được. - Giá gốc NVL bao gồm: chi phí mua, chi phí chế biến và các chi phí khác liên quan trực tiếp phát sinh để có được NVL ở địa điểm và trạng thái hiện tại. - Chi phí mua của NVL bao gồm giá mua, các loại thuế không được hoàn lại, chi phí vận chuyển, bốc xếp, bảo quản trong qua trình mua hàng và các chi phí khác có liên quan trực tiếp đến việc mua NVL. Các khoản chiết khấu thương mại và giảm giá hàng mua do không đúng quy cách phẩm chất được trừ khỏi chi phí mua. + Nguyên liệu, vật liệu và công cụ, dụng cụ dự trữ để sử dụng cho mục đích sản xuất sản phẩm không được đánh giá thấp hơn giá gốc nếu sản phẩm do chúng góp phần cấu tạo nên sẽ được bán bằng hoặc cao hơn giá thành sản xuất của sản phẩm. Khi có sự giảm giá của nguyên liệu, vật liệu và công cụ, dụng cụ mà giá thành sản xuất sản phẩm cao hơn giá trị thuần có thể thực hiện được, thì nguyên liệu, vật liệu và công cụ, dụng cụ tồn kho được đánh giá giảm xuống bằng với giá trị thuần có thể thực hiện được của chúng. III. Thủ tục quản lý nhập- xuất kho NVL và các chứng từ kế toán liên quan 1. Thủ tục nhập-xuất NVL Tại các doanh nghiệp, vật tư mua về đều được làm thủ tục nhập kho ngay dựa trên các hóa đơn, hợp đồng và biên bản kiểm nghiệm. Bộ phận được giao nhiệm vụ cung ứng vật tư, khi nhập kho vật tư, lập giấy đề nghị nhập kho kèm theo hoá đơn và biên bản kiểm nghiệm sau khi kiểm tra Phòng kế hoạch vật tư lập và ký duyệt phiếu nhập kho theo mẫu quy định. Phiếu nhập kho được lập thành 3 liên: 01 liên lưu Phòng vật tư, 01 liên giao kế toán vật liệu, 01 liên giao thủ kho. Khi nhận được phiếu nhập kho, thủ kho ghi số nhập thực ngày, tháng, năm nhập và ký tên vào phiếu nhập. Từ 5 đến 7 ngày thủ kho chuyển phiếu nhập kho cho phòng kế toán để ghi chép theo dõi và hạch toán. Đối với vật tư mua về được chuyển ngay đến bộ phận sử dụng thì cũng được làm đầy đủ thủ tục xuất kho. Phụ trách bộ phận sử dụng cử người chịu trách nhiệm kiểm nhận, ký phiếu nhập kho và xuất kho. Phiếu nhập, xuất kho sau khi ký được chuyển cho thủ kho để vào sổ theo dõi và luân chuyển chứng từ như quy định. 2. các chứng từ kế toán liên quan Nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp gồm nhiều loại khác nhau. Để cho việc quản lý được chặt chẽ, cung cấp thông tin nhanh, kịp thời về tình hình nhập, xuất, tồn nguyên vật liệu cả chỉ tiêu hiện vật và chỉ tiêu thành tiền kế toán tiến hành hạch toán chi tiết nguyên vật liệu đến từng thứ, từng nhóm, từng loại ở từng nơi bảo quản sử dụng nguyên vật liệu. Các loại chứng từ, sổ sách phục vụ cho việc hạch toán chi tiết bao gồm: a. chứng từ kế toán thống nhất bắt buộc + Phiếu nhập kho ( Mẫu 01-VT) + Phiếu xuất kho (Mẫu 02-VT) + Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ ( Mẫu 03-VT-3LL) + Biên bản kiểm kê vật tư, sản phẩm, hàng hóa (Mẫu 08-VT) + Hóa đơn kiêm phiếu xuất kho ( Mẫu 02-BH) b. Các chứng từ kế toán hướng dẫn + Phiếu xuất kho vật tư theo hạn mức ( Mẫu 04-VT) + Biên bản kiểm nghiệm vật tư ( Mẫu 05-VT) + Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ ( Mẫu 07-VT) IV. Phương pháp kế toán chi tiết NVL Để hạch toán chi tiết nguyên vật liệu, kế toán sử dụng các phương pháp khác nhau. Mỗi doanh nghiệp tuỳ thuộc vào đặc điểm riêng có và yêu cầu quản lý của mình để chọn một trong các phương pháp thích hợp. Các phương pháp hạch toán chi tiết nguyên vật liệu bao gồm: Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp thẻ song song. Hạch toán chi tiết NVL theo phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển. Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp sổ số dư 1. Phương pháp thẻ song song Theo phương pháp thẻ song song, hạch toán chi tiết vật liệu tại các doanh nghiệp được tiến hành như sau: Ở kho: Thủ kho dùng thẻ kho để phản ánh tình hình nhập, xuất, tồn vật liệu về mặt số lượng Ở phòng kế toán: kế toán sử dụng sổ chi tiết vật liệu để ghi chép tình hình nhập, xuất, tồn của từng loại vật liệu cả về số lượng và giá trị. Hàng ngày hoặc định kỳ, khi nhận được các chứng từ nhập xuất vật liệu được thủ kho chuyển lên, kế toán phải tiến hành kiểm tra, ghi giá và phản ánh vào các sổ chi tiết. Cuối tháng căn cứ vào các sổ chi tiết để lập bảng tổng hợp chi tiết nhập, xuất, tồn vật liệu. Số tồn trên các sổ chi tiết phải khớp đúng với số tồn trên thẻ kho. Phiếu nhập kho Kế toán tổng hợp Thẻ kho Phiếu xuất kho Thẻ hoặc sổ chi tiết vật tư Bảng tổng hợp nhập xuất tồn kho vật tư Sơ đồ 1: kế toán chi tiết vật liệu theo phương pháp thẻ song song Ghi chú : Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu Phương pháp thẻ song song đơn giản, dễ thực hiện và tiện lợi khi được sử dụng bằng máy tính. Hiện nay phương pháp này được áp dụng phổ biến ở các doanh nghiệp. 2. Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển Ở kho: Thủ kho sử dụng các thẻ kho để ghi chép tình hình nhập, xuất, tồn của từng loại vật liệu về số lượng. Ở phòng kế toán: Để theo dõi từng loại vật liệu nhập, xuất và giá trị, kế toán sử dụng sổ đối chiếu luân chuyển. Đặc điểm ghi chép là chỉ ghi chép 1 lần vào cuối tháng trên cơ sở tổng hợp các chứng từ nhập, xuất trong tháng và mỗi danh điểm vật liệu được ghi 1 dòng trên sổ đối chiếu luân chuyển. Sổ đối chiếu luân chuyển Phiếu nhập kho Bảng kê nhập Thẻ kho Phiếu xuất kho Bảng kê xuất Sơ đồ 2: kế toán chi tiết vật liệu theo phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển Ghi chú : Ghi hàng ngày Quan hệ đối chiếu Ghi cuối tháng Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển cũng đơn giản, dễ thực hiện nhưng có nhược điểm là khối lượng ghi chép của kế toán dồn vào cuối tháng quá nhiều nên ảnh hưởng đến tính kịp thời của việc cung cấp thông tin kế toán cho các đối tượng khác nhau. 3. Phương pháp sổ số dư Phương pháp sổ số dư là phương pháp được sử dụng cho những doanh nghiệp dùng giá hạch toán để hạch toán giá trị vật liệu nhập, xuất, tồn kho. + Ở kho: Thủ kho sử dụng các thẻ kho để ghi chép tình hình nhập, xuất, tồn của từng loại vật liệu về số lượng. Cuối tháng thủ kho phải căn cứ vào số tồn của vật liệu trên thẻ kho để ghi vào sổ số dư. Sổ số dư do phòng kế toán lập và gửi xuống cho thủ kho vào ngày cuối tháng để ghi sổ. Các chứng từ nhập xuất sau khi đã ghi vào thẻ kho phải được thủ kho phân loại theo chứng từ nhập, chứng từ xuất của từng loại vật liệu để lập phiếu giao nhận chứng từ và chuyển giao cho phòng kế toán kèm theo các chứng từ nhập, xuất. + Ở phòng kế toán: Nhân viên kế toán vật liệu có trách nhiệm theo định kỳ (3-5) ngày xuống kho để hướng dẫn và kiểm tra việc ghi chép của thủ kho và xem xét các chứng từ nhập, xuất đã được thủ kho phân loại. Sau đó ký nhận vào phiếu giao nhận chứng từ, thu nhận phiếu này kèm các chứng từ nhập xuất có liên quan. Căn cứ vào các chứng từ nhập, xuất nhận dược kế toán phải đối chiếu với các chứng từ khác có liên quan, sau đó căn cứ vào giá hạch toán đang sử dụng để ghi giá vào các chứng từ và cột số tiền của phiếu giao nhận chứng từ. Từ phiếu giao nhận chứng từ, kế toán tiến hành ghi vào bảng lũy kế nhập, xuất, tồn vật liệu. Bảng lũy kế nhập, xuất, tồn được mở riêng cho từng kho và mỗi danh điểm vật liệu được ghi riêng 1 dòng. Vào cuối tháng, kế toán phải tổng hợp số tiền nhập, xuất trong tháng và tính ra số dư cuối tháng cho từng loại vật liệu trên bảng kũy kế. Phiếu nhập kho Kế toán tổng hợp Thẻ kho Phiếu xuất kho Sổ số dư Bảng luỹ kế nhập xuất tồn kho VT Sơ đồ 3: kế toán chi tiết vật liệu theo phương pháp ghi sổ số dư Phiếu giao nhận chứng từ nhập Phiếu giao nhận chứng từ xuất Phiếu nhập kho Kế toán tổng hợp Thẻ kho Phiếu xuất kho Sổ số dư Bảng luỹ kế nhập xuất tồn kho VT Sơ đồ 3: kế toán chi tiết vật liệu theo phương pháp ghi sổ số dư Phiếu giao nhận chứng từ nhập Phiếu giao nhận chứng từ xuất Ghi chú: Ghi hàng ngày Quan hệ đối chiếu Ghi định kỳ Số dư trên bảng lũy kế phải khớp với số tiền được kế toán xác định trên sổ số dư do thủ kho chuyển về. Trong điều kiện thực hiện kế toán bằng phương pháp thủ công thì phương pháp sổ số dư là phương pháp có nhiều ưu điểm: hạn chế việc ghi chép trùng lắp giữa kho và phòng kế toán, cho phép kiểm tra thường xuyên công việc ghi chép ở kho, đảm bảo số liệu kế toán được chính xác. V. Kế toán tổng hợp NVL 1. TK kế toán chủ yếu sử dụng: Bao gồm các tài khoản nằm trong hệ thống tài khoản kế toán doanh nghiệp ban hành theo Quyết Định số 1141/TC/QĐ - CĐKT ngày 01/11/1995 của Bộ Tài Chính. Để phản ánh số hiện có và tình hình nguyên vật liệu theo trị giá vốn thực tế (hay giá thành thực tế), kế toán sử dụng một số TK sau: * TK 152 “ Nguyên liệu, vật liệu”: tài khoản này dùng để phản ánh trị giá vật liệu nhập, xuất và tồn kho. Kết cấu tài khoản này như sau: Bên nợ: - Trị giá thực tế của nguyên liệu, vật liệu nhập kho do mua ngoài, tự chế, thuê ngoài gia công chế biến, nhận góp vốn hoặc từ các nguồn khác. Trị giá nguyên liệu, vật liệu thừa phát hiện khi kiểm kê. Kết chuyển trị giá thực tế của nguyên liệu, vật liệu tồn kho cuối kỳ ( Trường hợp doanh nghiệp kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ ) Bên có: - Trị giá thực tế của nguyên liệu, vật liệu xuất kho dùng vào sản xuất kinh doanh, để bán, thuê ngoài gia công chế biến hoặc đưa đi góp vốn; Trị giá của nguyên liệu, vật liệu trả lại người bán hoặc được giảm giá hàng mua. Chiết khấu thương mại được hưởng khi mua nguyên liệu, vật liệu. Trị giá của nguyên liệu, vật liệu hao hụt, mất mát phát hiện khi kiểm kê. Kết chuyển trị giá thực tế của nguyên liệu, vật liệu tồn kho đầu kỳ ( Trường hợp doanh nghiệp kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ ) Dư nợ: Trị giá thực tế nguyên liệu, vật liệu tồn kho cuối kỳ Nguyên tắc hạch toán: Tất cả nguyên vật liệu trên TK 152 đều phản ánh theo giá thực tế. Nhập kho giá nào thì xuất kho giá ấy. Cũng giống như TK 151 chỉ sử dụng ở đầu hoặc cuối kỳ. * TK 151 “ Hàng mua đang đi đường”: Tài khoản này dùng để phản ánh trị giá vật tư hàng hóa mà doanh nghiệp đã mua nhưng cuối thàng chưa về nhập kho. Kết cấu TK này như sau: Bên nợ: Trị giá hàng đã mua đang đi trên đường - Kết chuyển trị giá thực tế của hàng vật tư mua đang đi đường cuối kỳ (Trường hợp doanh nghiệp kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ ) Bên có: Trị giá hàng đã mua đang đi đường đã về nhập kho hoặc đã chuyển giao thẳng cho khách hàng. - Kết chuyển trị giá thực tế của hàng vật tư mua đang đi đường đầu kỳ (Trường hợp doanh nghiệp kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ ) Dư nợ: trị giá hàng đã mua còn đang đi trên đường ( chưa về nhập kho đơn vị). Nguyên tắc hạch toán: Khi phát sinh hàng mua đang đi trên đường kế toán chưa ghi sổ mà lưu chứng từ vào cặp hồ sơ riêng nếu cuối tháng hàng chưa về nhập kho kế toán phản ánh trên TK 151, nếu trong tháng hàng đã về thì phản ánh trực tiếp trên TK có liên quan. * TK 133 “ thuế GTGT được khấu trừ ”: Tài khoản này chỉ sử dụng đối với các doanh nghiệp thuộc đối tượng nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. Kết cấu tài khoản này như sau: Bên nợ: Phản ánh số thuế GTGT được khấu trừ. Bên có: - Số thuế GTGT đầu vào đã khấu trừ Kết chuyển số thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ. Thuế GTGT đầu vào của hàng hóa mua vào nhưng đã trả lại, được giảm giá. Số thuế GTGT đầu vào đã được hoàn lại. Dư nợ: Phản ánh số thuế GTGT đầu vào còn được khấu trừ hay hoàn lại nhưng NSNN chưa hoàn trả. Nguyên tắc hạch toán: + Thuế phát sinh trong tháng nào được khấu trừ trong tháng đó, số chưa được khấu trừ thì chuyển sang tháng sau khấu trừ tiếp. Nếu thuế đầu vào > thuế đầu ra doanh nghiệp được xin hoàn thuế. + Khi mua hàng hóa dịch vụ vừa dùng cho đối tượng chịu thuế vừa không chịu thuế GTGT về nguyên tắc chung phải tách thuế GTGT của đối tượng chịu thuế được khấu trừ tập hợp vào TK 133, thuế GTGT của hàng hóa không thuộc đối tượng chịu thuế GTGT thì không được khấu trừ tính vào giá vốn của hàng bán. + Nếu không tách riêng được toàn bộ thuế đầu vào thì tập hợp vào TK 133 cuối kỳ tính được số khấu trừ và không được khấu trừ theo tỉ lệ doanh thu của từng hoạt động. + Hàng hóa, dịch vụ mua vào không theo Hóa đơn GTGT hoặc có Hóa đơn GTGT nhưng không đúng quy định của pháp luật thì doanh nghiệp không được khấu trừ thuế GTGT đầu vào. Trường hợp Hóa đơn GTGT không ghi thuế GTGT; không ghi hoặc ghi không đúng tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán nên không xác định được người bán; Hóa đơn, chứng từ nộp thuế GTGT giả, Hóa đơn bị tẩy xóa, Hóa đơn khống thì doanh nghiệp không được khấu trừ thuế GTGT đầu vào. * TK 331 “Phải trả người bán’’: Tài khoản này được mở cho từng đối tượng và có kết cấu như sau: Bên nợ: - Số tiền đã trả cho người bán vật tư, hàng hóa, người cung cấp dịch vụ, người nhận thầu xây lắp; Số tiền ứng trước cho cho người bán vật tư, người cung cấp, người nhận thầu xây lắp nhưng chưa nhận được vật tư, hàng hóa, dịch vụ, khối lượng sản phẩm xây lắp hoàn thành bàn giao. Số tiền người bán chấp thuận giảm giá hàng hóa hoặc dịch vụ đã giao theo hợp đồng. Số chiết khấu thanh toán, chiết kgấu thương mại được người bán chấp thuận cho doanh nghiệp giảm trừ vào số nợ phải trả cho người bán. Giá trị vật tư, hàng hóa thiếu hụt, kém phẩm chất khi kiểm nhận và trả lại người bán. Bên có: - Tổng số tiền hàng phải trả cho người bán vật tư, người cung cấp dịch vụ và người nhận thầu xây lắp. - Điều chỉnh số chênh lệch giữa giá tạm tính nhỏ hơn giá thực tế của số vật tư, hàng hóa, dịch vụ đã nhận khi có hóa đơn hoặc không thông báo giá chính thức. Dư có: Phản ánh số tiền còn phải trả cho người bán vật tư, người cung cấp dịch vụ và người nhận thầu xây lắp. Dư nợ: Phản ánh số tiền đã ứng trước cho người bán hoặc số tiền đã trả nhiều hơn số phải trả cho người bán theo chi tiết của từng đối tượng cụ thể. Nguyên tắc hạch toán: + TK 331 cuối kỳ không có bù trừ số dư nợ và dư có mà phải theo dõi riêng. Khi lên bảng cân đối kế toán số dư nợ được phản ánh bên tài sản, dư có được phản ánh bên nguồn vốn. + Không phản ánh vào tài khoản này các nghiệp vụ mua vật tư, hàng hóa, dịch vụ trả tiền ngay (Bằng tiền mặt, tiền séc, hoặc đã trả qua ngân hàng) + Khi phát sinh các khoản công nợ phải trả là ngoại tệ thì một mặt phải theo dõi chi tiết theo từng nguyên tệ, mặt khác phải quy đổi ra tiền Việt nam với nguyên tắc: bên có quy đổi theo tỉ giá bình quân thực tế do ngân hàng công bố, bên nợ phải phản ánh theo tỉ giá thực tế đang ghi sổ. + Cuối kỳ nếu còn số dư công nợ phải trả bằng ngoại tệ thì phải điều chỉnh theo tỉ giá thực tế tại thời điểm cuối kỳ. + Những vật tư, hàng hóa dịch vụ đã nhận nhập kho nhưng đến cuối tháng vẫn chưa có hóa đơn thì sử dụng giá tạm tính để ghi sổ và phải điều chỉnh về giá thực tế khi nhận được hóa đơn hoặc thông báo chính thức của người bán. Ngoài ra kế toán còn sử dụng một số tài khoản như: + TK 141 Tạm ứng + TK 111 Tiền mặt + TK 112 Tiền gửi ngân hàng + TK 412 Chênh lệch đánh giá lại tài sản 2. Kế toán các nghiệp vụ kinh tế chủ yếu liên quan đến NVL 2.1. Theo phương pháp kê khai thường xuyên Đây là phương pháp phản ánh tình hình biến động tăng, giảm, tồn của từng loại vật liệu một cách thường xuyên liên tục vào các tài khoản phản ánh vật liệu. Bởi vậy tại bất kỳ thời điểm nào cũng có thể biết được giá trị vật liệu tồn kho. Phương pháp này hạch toán chính xác giá trị vật liệu sau mỗi lần nhập, xuất kho đảm bảo cân đối giữa giá trị và số lượng, thuận lợi cho việc phân bổ vật liệu xuất kho vào từng tài khoản liên quan. a. Kế toán tổng hợp nhập kho NLVL: * Trường hợp mua ngoài - Khi mua vật liệu về nhập kho: Nếu doanh nghiệp áp dụng tính thuế VAT theo phương pháp khấu trừ. Kế toán ghi: Nợ TK 152- giá mua Nợ TK 133- Thuế GTGT Có TK 111, 112, 331- số tiền thanh toán + Nếu doanh nghiệp áp dụng tính thuế VAT theo phương pháp trực tiếp. Kế toán ghi: Nợ TK 152- Trị giá vốn thực tế bao gồm VAT Có TK 111, 112,141, 331- Tổng giá thanh toán - Nếu vật liệu mà doanh nghiệp đã mua nhưng cuối tháng chưa về Nếu doanh nghiệp áp dụng tính thuế VAT theo phương pháp khấu trừ. Kế toán ghi: Nợ TK 151- giá mua Nợ TK 133- Thuế GTGT Có TK 111, 112, 331- số tiền thanh toán + Nếu doanh nghiệp áp dụng tính thuế VAT theo phương pháp trực tiếp. Kế toán ghi: Nợ TK 151- giá mua Có TK 111, 112, 331- số tiền thanh toán Sau đó khi về nhập kho sẽ ghi: Nợ TK 152 Có TK 151 - Các khoản chi phí phát sinh trong quá trình mua và nhập vật liệu tính vào giá nhập kho: Nợ TK 152- giá chưa có thuế Nợ TK 133- Thuế GTGT Có TK 111, 112, 331- số tiền thanh toán + Nếu doanh nghiệp áp dụng tính thuế VAT theo phương pháp trực tiếp. Kế toán ghi: Nợ TK 152 Có TK 111, 112,141, 331- Số tiền thanh toán - Nếu được hưởng chiết khấu thương mại hay giảm giá hàng mua: Nợ TK 111,112,138, 331 Có TK 152 - Nếu được hưởng chiết khấu do thanh toán sớm tiền mua vật liệu thì khoản chiết khấu tính vào thu nhập hoạt động tài chính: Nợ TK 111, 112, 138, 331 Có TK 515 - Khoản thuế nhập khẩu nộp cho nhà nước đối với vật liệu nhập khẩu được tính vào giá nhập: Nợ TK 152 Có TK 3333 “Thuế XN khẩu” - Khoản thuế GTGT phải nộp đối với số vật liệu nhập khẩu nhưng được khấu trừ: Nợ TK 133 Có TK 33312 “Thuế GTGT hàng nhập khẩu” * Trường hợp tự chế biến Căn cứ vào giá thành thực tế của vật liệu tự sản xuất để ghi: Nợ TK 152 Có TK 154 “ chi phí SXKD dở dang” * Trường hợp thuê ngoài gia công chế biến - Trị giá vật liệu xuất giao cho người nhân chế biến: Nợ TK 154 Có TK 152 - Khoản phải thanh toán cho người nhận gia công chế biến và các chi phí khác có liên quan: Nợ TK 154 Có TK 111, 112, 331... - Khi nhập kho trở lại, căn cứ vào giá thực tế của VL đã chế biến xong để ghi: Nợ TK 152 Có TK 154 * Trường hợp nhận góp vốn liên doanh, cổ phần Nợ TK 152 Có TK 441 “ nguồn vốn kinh doanh Có TK 111,112,... Các khoản chi phí có liên quan. b. Kế toán tổng hợp xuất kho NLVL * Xuất dùng cho sản xuất, kinh doanh Căn cứ vào mục đích xuất dùng, kế toán ghi: Nợ TK 621: xuất trực tiếp chế tạo sản phẩm Nợ TK 627: xuất dùng chung cho phân xưởng, bộ phận sản xuất Nợ TK 6412: xuất phục vụ cho bán hàng Nợ TK 6422: xuất cho nhu cầu quản lý doanh nghiệp Nợ TK 241: xuất cho XDCB hoặc sửa chữa TSCĐ Có TK 152: Giá thực tế vật liệu xuất dùng * Khi cấp vật liệu để cấp cho đơn vị trực thuộc hoặc để cho vay, mượn trong nội bộ sẽ ghi: (1) Cấp cho đơn vị trực thuộc Nợ TK 1361 Có TK 152 (2) Cho vay, mượn trong nội bộ Nợ TK 1368 Có TK 152 * Khi xuất vật liệu kém phẩm chất, ứ đọng để tiêu thụ kế toán phản ánh các nội dung: (1) Trị giá xuất bán: Nợ TK 811- chi phí khác Có TK 152 (2) Tiền bán vật liệu thu được: Nợ TK 111, 112, 131 Có TK 711- thu nhập khác Có TK 3331- thuế GTGT Đối với doanh nghiệp không thuộc diện nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ sẽ ghi: Nợ TK 111, 112, 131 Có TK 711- thu nhập khác * Xuất VL dùng góp vốn liên doanh - Phản ánh giá gốc vật liệu góp vốn Nợ TK 632: Có TK 152 - Phản ánh tổng giá thanh toán được liên doanh chấp nhận Nợ TK 128: giá trị góp vốn liên doanh ngắn hạn Nợ TK 222: giá trị góp vốn liên doanh dài hạn Có TK 511: doanh thu Có TK 33311: thuế GTGT phải nộp c. Một số trường hợp khác về vật liệu * thiếu hụt phát hiện khi kiểm kê - Nếu trị giá thiếu được ghi tăng giá vốn hàng bán, kế toán ghi; Nợ TK 632 Có TK 152 - Nếu trị giá thiếu chưa xác định được nguyên nhân, kế toán ghi: Nợ TK 138 Có TK 152 Sau đó, kế toán căn cứ vào quyết định xử lý để phản ánh: Nợ TK 1388- bắt bồi thường Nợ TK 632- tính vào giá vốn ...... Có TK 1381- “ TS chờ xử lý” * Khi kiểm kê phát hiện có vật liệu thừa, kế toán phản ánh: - Nếu thừa do nhầm lẫn trong tính toán, ghi chép thì kế toán căn cứ vào tình hình thực tế được xác định để ghi: Nợ TK 152 Có các TK có liên quan - Nếu thừa nhưng chưa xác định nguyên nhân kế toán căn cứ vào trị giá thừa để ghi: Nợ TK 152 Có TK 3381- TS thừa chờ xử lý Sau đó căn cứ vào quyết định xử lý để phản ánh: Nợ TK 3381 Có TK 632- giảm giá vốn hàng bán * Khi đánh giá lại làm tăng trị giá của vật liệu, kế toán căn cứ vào khoản chênh lệch tăng để ghi: Nợ TK 152 Có TK 412- chênh lệch đánh giá lại TS * Khi đánh giá lại làm giảm trị giá của vật liệu, kế toán căn cứ vào khoản chênh lệch giảm để ghi: Nợ TK 412 Có TK 152- chênh lệch đánh giá lại TS Trình tự kế toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên có thể khái quát bằng sơ đồ sau: TK 138 (1381) TK 154 Xuất NVL tự chế, thuê ngoài gia công TK 411 TK 154 TK 128, 222, TK 336 TK 338 (3381) (3381) Nhận vốn góp liên doanh, cổ phần cấp phát bằng NVL Nhập kho NVL tự chế, thuê ngoài gia công chế biến Nhận lại vốn góp liên doanh bằng NVL TK 412 Nhận NVL từ đơn vị nội bộ chuyển đến NVL phát hiện thừa khi kiểm kê Chênh lệch tăng do đánh giá lại TK 128, 222 Xuất NVL góp vốn liên doanh TK 336 Xuất NVL giao cho đơn vị nội bộ NVL thiếu khi kiểm kê TK 412 Chênh lệch giảm do đánh giá lại TK 632, 157 TK 627, 641, 642, 241 TK 151 TK 152 TK 621 TK 111, 112, 331, 141 TK 3333 Nhập kho NVL đang đi đường kỳ trước Xuất dùng trực tiếp cho sản xuất chế tạo sản phẩm Nhập kho NVL mua ngoài (hàng và hoá đơn cùng về) Thuế nhập khẩu tính vào giá trị NVL nhập kho NVL xuất phục vụ QL phân xưởng, bán hàng QLDN, XDCB Xuất bán NVL TK 632 2.2. Theo phương pháp kiểm kê định kỳ Theo phương pháp này tình hình biến động vật liệu trong kỳ không được phản ánh vào tài khoản "Hàng tồn kho" (trong đó có tài khoản "Nguyên vật liệu"). Để biết được lượng vật liệu xuất dùng trong kỳ kế toán phải căn cứ vào kết quả kiểm kê thực tế để phản ánh giá trị vật liệu tồn kho và đi đường cuối kỳ trên sổ kế toán tổng hợp và từ đó tính ra giá trị vật liệu đã xuất dùng theo công thức: Trị giá vật liệu xuất kho = Trị giá vật liệu tồn đầu kỳ + Trị giá vật liệu nhập trong kỳ - Trị giá vật liệu tồn cuối kỳ Mọi nghiệp vụ nhập, xuất vật liệu đều được phản ánh qua tài khoản 611 “ Mua hàng”- chi tiết 6111 “Mua nguyên vật liệu”. TK151, 152 chỉ phản ánh trị giá vật liệu hiện có đầu kỳ và cuối kỳ. Kết cấu TK 611 như sau: Bên nợ: - Kết chuyển giá gốc hàng hóa, nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ tồn kho đầu kỳ (theo kết quả kiểm kê) - Giá gốc hàng hóa, nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ mua vào trong kỳ; hàng hóa đã bán bị trả lại,... Bên có: - Kết chuyển giá gốc hàng hóa, nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ tồn kho cuối kỳ (theo kết quả kiểm kê) Giá gốc hàng hóa, nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ xuất dùng trong kỳ hoặc giá gốc hàng hóa xuất bán (chưa được xác định là đã bán trong kỳ) Giá gốc hàng hóa, nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ mua vào trả lại cho người bán hoặc được giảm giá. TK 6111- không có số dư Nguyên tắc hạch toán: + TK 611 “ Mua hàng” chỉ áp dụng đối với doanh nghiệp kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ. + Giá trị nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ, hàng hóa mua vào phản ánh trên TK 611 phải theo nguyên tắc giá gốc. + Khi mua nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ, hàng hóa, căn cứ vào hóa đơn mua hàng, hóa đơn vận chuyển, phiếu nhập kho, thông báo thuế nhập khẩu để ghi nhận giá gốc hàng mua vào TK 611. Khi xuất sử dụng hoặc xuất bán chỉ ghi 1 lần vào cuối kỳ kế toán căn cứ vào kết quả kiểm kê. Nội dung phản ánh: (1) Đầu kỳ, căn cứ vào trị giá vật liệu hiện có được phản ánh trên TK151,152 để chuyển sang TK6111 Nợ TK6111 Có TK151,152 (2) Trong kỳ, mọi nghiệp vụ nhập vật liệu được phản ánh: Nợ TK6111- Trị giá vật liệu nhập Nợ TK133- Thuế GTGT Có TK 111,112,331... Nếu được bên bán giảm giá cho số vật liệu đã mua, kế toán sẽ ghi: Nợ TK 331,... Có TK 6111 (3) Cuối kỳ căn cứ kết quả kiểm kê để chuyển trị giá vật liệu hiện còn. Nợ TK 151,152 Có TK 6111 (4) Sau đó khi xác định được trị giá VL xuất sử dụng trong kỳ sẽ ghi: Nợ TK 621 “ chi phí NVL trực tiếp” Có TK 6111 Trình tự kế toán nguyên vật liệu theo phương pháp kiểm kê định kỳ có thể khái quát bằng sơ đồ sau: TK 627, 641, 642, 241 TK 821 TK 151, 152, 157 TK 611 TK 151, 152, 157 TK 111, 112, 331, 141 TK 411, ... Kết chuyển giá vốn thực tế NVL tồn đầu kỳ Kết chuyển giá vốn thực tế NVL tồn cuối kỳ Giá vốn thực tế hàng mua vào trong kỳ Trường hợp khác làm tăng giá trị NVL trong kỳ Trị giá vốn thực tế xuất dùng cho sản xuất kinh doanh Trị giá vốn thực tế NVL xuất bán TK 133 Thuế VAT VI. Hệ thống sổ kế toán áp dụng Tuỳ thuộc vào đặc điểm và yêu cầu quản lý, mỗi doanh nghiệp lựa chọn một hình thức sổ kế toán phù hợp. Bao gồm: Hình thức nhật ký chung, Hình thức chứng từ ghi sổ, Hình thức nhật ký chứng từ, Hình thức nhật ký sổ cái. 1. Hình thức sổ kế toán nhật ký chung Đặc điểm chủ yếu của hình thức này là các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được căn cứ vào chứng từ gốc hợp lệ để ghi theo thứ tự thời gian và nội dung nghiệp vụ kinh tế theo đúng mối quan hệ khách quan giữa các đối tượng kế toán (quan hệ đối ứng giữa các tài khoản) vào sổ nhật ký chung, sau đó lấy số liệu trên sổ nhật ký để ghi vào sổ cái. Hình thức kế toán nhật ký chung gồm các loại sổ kế toán chủ yếu sau: Sổ nhật ký chung, các sổ nhật ký chuyên dùng Sổ cái Sổ, thẻ kế toán chi tiết. Trình tự ghi sổ: Hàng ngày căn cứ vào chứng từ gốc hợp lệ, hợp pháp, lập định khoản kế toán rồi ghi vào sổ nhật ký chung theo thứ tự thời gian rồi từ sổ nhật ký chung ghi vào sổ cái. Trường hợp cần mở thêm sổ nhật ký đặc biệt thì cũng căn cứ vào chứng từ gốc để ghi vào sổ nhật ký đặc biệt. Cuối tháng ghi vào sổ cái. Cuối tháng, cuối quý, cuối năm cộng số liệu trên sổ cái, lập Bảng cân đối số phát sinh. Sau khi kiểm tra đối chiếu khớp đúng số liệu trên sổ cái và Bảng tổng hợp chi tiết được dùng để lập các Báo cáo Tài chính. Ưu điểm và nhược điểm: - Ưu điểm: Dễ ghi chép do mẫu số đơn giản - Nhược điểm: Việc tổng hợp số liệu báo cáo không kịp thời Phương pháp này áp dụng thích hợp cho các doanh nghiệp có trang bị phương tiện kỹ thuật tính toán thông tin ở mức độ cao. Chứng từ gốc Nhật ký mua hàng Sổ cái tài khoản Nhật ký chung Thẻ kho của thủ kho Sơ đồ 4: hạch toán theo hình thức nhật ký chung Báo cáo tài chính Báo cáo nhập xuất tồn kho vật tư Bảng tổng hợp sổ chi tiết vật tư Sổ chi tiết vật tư Ghi chú : Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng 2. Hình thức kế toán nhật ký sổ cái Đặc trưng cơ bản của hình thức này là các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được kết hợp ghi chép theo trình tự thời gian và nội dung kinh tế (theo tài khoản kế toán) trên cùng một quyển sổ kế toán tổng hợp duy nhất là Sổ Nhật ký sổ cái. Căn cứ để ghi vào sổ Nhật ký sổ cái là các chứng từ gốc hoặc Bảng tổng hợp chứng từ gốc. Hình thức kế toán nhật ký sổ cái gồm các loại sổ kế toán sau: Nhật ký - Sổ cái Các sổ, thẻ kế toán chi tiết Trình tự ghi: Hàng ngày căn cứ vào chứng từ gốc hoặc Bảng tổng hợp chứng từ gốc kế toán ghi vào Nhật ký Sổ cái sau đó ghi vào sổ, thẻ kế toán chi tiết. Cuối tháng phải khoá sổ và tiến hành đối chiếu khớp đúng số liệu giữa sổ Nhật ký - Sổ cái và Bảng tổng hợp chi tiết (được lập các sổ, thẻ kế toán chi tiết). Ưu điểm: dễ ghi chép do mẫu số đơn giản Nhược điểm: Việc ghi chép bị trùng lắp Chứng từ gốc Sổ quỹ Sổ nhật ký sổ cái Thẻ kho của thủ kho Sơ đồ 5: hạch toán theo hình thức nhật ký sổ cái Báo cáo tài chính Báo cáo nhập xuất tồn kho vật tư Bảng tổng hợp sổ chi tiết vật tư Sổ chi tiết vật tư Ghi chú : Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng 3. Hình thức sổ kế toán chứng từ ghi sổ Đặc trưng cơ bản của hình thức này là ghi sổ kế toán tổng hợp dựa trên các chứng từ ghi sổ, bao gồm: Ghi theo hình thức thời gian trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và ghi theo nội dung kinh tế trên sổ cái. Hình thức kế toán chứng từ ghi sổ gồm: Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Sổ cái Các sổ, thẻ kế toán chi tiết Trình tự ghi sổ: Hàng ngày căn cứ vào chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp chứng từ gốc kế toán lập chứng từ ghi sổ. Căn cứ vào chứng từ ghi sổ để ghi vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ sau đó được dùng để ghi vào Sổ cái. Các chứng từ gốc sau khi làm căn cứ lập chứng từ ghi sổ được dùng để ghi vào các sổ, thẻ kế toán chi tiết. Căn cứ vào sổ cái lập bảng cân đối số phát sinh. Ưu nhược điểm của hình thức này : Ưu điểm : dễ ghi chép do mẫu sổ đơn giản,dễ kiểu tra đối chiếu. Nhược điểm : Việc ghi chép dễ bị trùng lặp,việc kiểm tra đối chiếu thường bị chậm. Hình thức này áp dụng thích hợp cho doanh nghiệp có quy mô vừa hoặc lớn có nhiều nghiệp vụ kinh tế phát sinh, sử dụng nhiều tài khoản . Chứng từ gốc Sổ kế toán liên quan Sổ cái tài khoản Chứng từ ghi sổ Thẻ kho của thủ kho Sơ đồ 6: hạch toán theo hình thức nhật ký chứng từ ghi sổ Báo cáo tài chính Báo cáo nhập xuất tồn kho vật tư Bảng tổng hợp sổ chi tiết vật tư Sổ chi tiết vật tư Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Ghi chú : Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng 4. Hình thức sổ kế toán nhật ký chứng từ. Đặc trưng cơ bản của hình thức này là kết hợp chặt chẽ việc ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian với việc hệ thống hoá các nghiệp vụ theo nội dung kinh tế, tập hợp và hệ thống hoá các nghiệp vụ kinh tế theo bên có của các tài khoản kết hợp với việc phân tích các nghiệp vụ kinh tế đó theo các tài khoản đối ứng nợ. Hình thức kế toán nhật ký chứng từ gồm các loại sổ kế toán : Nhật ký chứng từ Bảng kê Sổ cái Sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết Hình thức này áp dụng thích hợp cho các doanh nghiệp có quy mô lớn, nhiều nghiệp vụ kinh tế phát sinh, trình độ nhiệp vụ của kế toán vững vàng. Trình tự ghi sổ: hàng ngày căn cứ vào chứng từ gốc đã được kiểm tra lấy số liệu ghi trực tiếp vào các nhật ký chứng từ hoặc bảng kê, sổ chi tiết có liên quan cuối tháng khoá sổ, cộng số liệu trên các nhật ký chứng từ, kiểm tra đối chiếu số liệu trên các nhật ký chứng từ với các sổ kế toán chi tiết, bảng tổng hợp chi tiết có liên quan và lấy số liệu tổng cộng của các nhật ký chứng từ ghi trực tiếp vào sổ cái. Ưu điểm và nhược điểm Ưu điểm: giảm bớt số lượng ghi chép, cung cấp thông tin kịp thời, thuận tiện cho việc phân công tác Nhược điểm: kết cấu sổ phức tạp, không thuận tiện cho việc cơ giới hoá kế toán. Chứng từ gốc và các bảng phân bổ Bảng kê Nhật ký chứng từ Thẻ và sổ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết Sổ cái Báo cáo tài chính Sơ đồ 7: Hạch toán theo hình thức Nhật Ký Chứng Từ Ghi chú : Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu CHƯƠNG II THỰC TẾ CÔNG TÁC KẾ TOÁN NVL TẠI XÍ NGHIỆP CƠ KHÍ 79 I. Đặc điểm tổ chức hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp 1. Lịch sử thành lập doanh nghiệp Tiền thân của nhà máy Z79 là các trạm sửa chữa trong chiến tranh, một bộ phận của phòng công nghệ thuộc tổng cục có tên Q179. Nhà máy đã trải qua không ít khó khăn nhất là vào thời gian đầu khi mới thành lập đó là việc tập hợp đội ngũ cán bộ, kỹ sư, công nhân lành nghề và việc huy động các trang thiết bị để chế thử một số mặt hàng mới. Ngày 15/03/1971, cục quản lý quyết định tách xưởng mẫu khỏi phòng công nghệ và chính thức thành lập nhà máy A179. Đến ngày 10/9/1974 với nhiệm vụ mới đặt ra, Tổng cục kỹ thuật ra đời, A179 đựơc đổi tên thành Z179. Tháng 10/2003 theo chỉ thị số 37/CT-BQP của Bộ Quốc Phòng về triển khai, sắp xếp, đổi mới trong quân đội giai đoạn 2003-2005 và theo QĐ số 123/2003/QĐ-BQP ngày 9/9/2003, nhà máy Z179 chính thức đổi tên thành xí nghiệp cơ khí 79. 2. Tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp Nhìn chung bộ máy cơ cấu tổ chức của xí nghiệp khá gọn nhẹ, bao gồm các phòng ban chức năng và một số phân xưởng sản xuất. Bộ máy quản lý của xí nghiệp được tổ chức theo kiểu trực tuyến- chức năng. Cụ thể bộ máy được tổ chức theo mô hình sau: Giám đốc Phó giám đốc kinh doanh Phó giám đốc kỹ thuật Phòng vật tư Phòng kỹ thuật Phòng lao động hành chính Phòng KCS PX A1 PX A4 PX A3 Phòng kế toán Phòng chính trị PX A2 Sơ đồ 8: Tổ chức bộ máy quản lý của xí nghiệp Trong xí nghiệp mỗi một phòng ban hay một phân xưởng tổ sản xuất đều có chức năng, nhiệm vụ riêng song tất cả đều có mối quan hệ chặt chẽ với nhau, hỗ trợ nhau làm cho bộ máy của xí nghiệp tạo thành một khối thống nhất. * Chức năng và nhiệm vụ của mỗi phòng ban, bộ phận + Giám đốc: là đại diện pháp nhân của doanh nghiệp do tổng cục quốc phòng bổ nhiệm, có quyền điều hành cao nhất trong doanh nghiệp, tổ chức chỉ đạo và chịu trách nhiệm với Nhà nước, cơ quan quản lý cấp trên và tập thể lao động về kết quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp . + Phó giám đốc kinh doanh: Tham mưu cho giám đốc về các nghiệp vụ hoạt động kinh doanh và quản lý chất lượng hàng hoá của doanh nghiệp. Có nhiệm vụ tìm kiếm nguồn hàng, bạn hàng, tổ chức giao nhận hàng và bán hàng tổ chức vận chuyển hàng hoá của doanh nghiệp. Phó giám đốc kinh doanh có trách nhiệm giám sát, quản lý các phòng kế hoạch, lao động, vật tư. + Phó giám đốc kỹ thuật: Làm chức năng tham mưu về kỹ thuật sản xuất hàng hóa, nghiên cứu sản phẩm và kiểm tra chất lượng sản phẩm. + Phòng kỹ thuật có chức năng thiết kế sản phẩm, chịu trách nhiệm về các dây chuyền sản xuất, máy móc, thiết bị đảm bảo yêu cầu kỹ thuật và lập kế hoạch sửa chữa. + Phòng KCS kiểm tra giám định chất lượng sản phẩm. + Các phân xưởng có chức năng sản xuất sản phẩm đáp ứng yêu cầu về số lượng, chất lượng theo đúng tiến độ hợp đồng. + Phòng tài chính kế toán: Chấp hành mọi quy định, chế độ kế toán tiến hành thực hiện và phản ánh mọi nghiệp vụ kế toán phát sinh có liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh, ghi chép sổ sách, lập báo cáo tài chính, đảm bảo đủ vốn cho hoạt động kinh doanh. Thực hiện hoạt động nghiệp vụ tổ chức phát sinh tại doanh nghiệp, quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh, đánh giá hiệu quả và đề xuất các giải pháp nhằm tăng hiệu quả sử dụng của đồng vốn. + Phòng tổ chức hành chính: Giúp giám đốc tổ chức công tác hành chính, quản trị, xây dựng, duy trì nề nếp tác phong làm việc của nhân viên doanh nghiệp quản đồng thời tổ chức sắp xếp nhân sự, chịu trách nhiệm về công tác đào tạo, quỹ lương, các chính sách đối với người lao động, công tác thanh tra bảo vệ doanh nghiệp. + Phòng chính trị: Tổ chức các công tác Đảng, công đoàn cho xí nghiệp. Phòng còn phát động một số phong trào như: thi đua sản xuất, các hoạt động chào mừng các ngày lễ lớn. II. Tổ chức công tác kế toán tại doanh nghiệp 1. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán Do đặc điểm tổ chức kinh doanh và quản lý gọn nhẹ, tập trung nên sử dụng mô hình tổ chức bộ máy kế toán tập trung. Phòng kế toán của xí nghiệp thực hiện mọi công tác kế toán, từ việc thu nhận, xử lý chứng từ, luân chuyển ghi chép, tổng hợp, lập báo cáo tài chính, hướng dẫn kiểm tra kế toán toàn xí nghiệp. Mô hình tổ chức bộ máy kế toán tập trung giúp cho lãnh đạo nắm bắt kịp thời toàn bộ thông tin về hoạt động kinh tế và chỉ đạo sát sao, kịp thời các hoạt động toàn xí nghiệp. 2. Hình thức tổ chức công tác kế toán tại xí nghiệp Để phù hợp với yêu cầu và trình độ quản lý của xí nghiệp, xí nghiệp áp dụng hình thức kế toán “ Nhật ký chứng từ ”. Các nghiệp vụ hạch toán kế toán như phản ánh, ghi chép, lưu trữ chứng từ, hệ thống sổ sách kế toán đều được tổ chức thực hiện tại phòng kế toán của xí nghiệp. 3. Hình thức tổ chức bộ máy kế toán tại xí nghiệp Tổ chức bộ máy kế toán của xí nghiệp được thể hiện trong sơ đồ: Sơ đồ 9: Mô hình tổ chức bộ máy kế toán KẾ TOÁN TRƯỞNG Kế toán tính giá thành và tiền lương Kế toán bán hàng, công nợ, lãi lỗ. Kế toán TSCĐ và XDCB Kế toán NVL kiêm thủ quỹ * Nhiệm vụ của từng bộ phận kế toán: - Kế toán trưởng: Có chức năng giám đốc, chỉ đạo thực hiện toàn bộ công tác kế toán, thống kê thông tin kinh tế và hạch toán các nghiệp vụ kinh tế của xí nghiệp theo đúng chế độ kế toán, đảm bảo sự thống nhất về mặt kế toán, lập báo cáo nhanh về các nội dung kế toán cụ thể để trình cơ quan quản lý cấp trên khi cần thiết. - Bộ phận kế toán bán hàng : Chịu trách nhiệm theo dõi tình hình mua hàng, nhập kho, bán hàng, hàng tồn kho và tính trị giá vốn hàng bán. - Bộ phận kế toán TSCĐ : Có trách nhiệm trích khấu hao TSCĐ cho từng đối tượng chịu chi phí và tiến hành tập hợp toàn bộ các chi phí phát sinh trong toàn xí nghiệp bao gồm chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp. - Kế toán NVL: theo dõi tình hình nhập, xuất NVL trên các mặt số lượng, chất lượng, chủng loại, giá trị. tính toán và phân bổ chính xác, kịp thời trị giá vật liệu xuất dùngcho các đối tượng khác nhau, kiểm tra việc thực hiện định mức tiêu hao NVL. Kế toán tính giá thành: quản lý chặt chẽ chi phí sản xuất làm căn cứ để tính giá thành sản phẩm và đánh giá hiệu quả sản xuất, tổ chức theo dõi chi tiết 4. Trình tự ghi sổ của hình thức kế toán Nhật ký chứng từ tại xí nghiệp NKCT số 1, số 2, số 5, số 10 Các chứng từ gốc HĐ GTGT Phiếu xuất kho Phiếu nhập kho - ........................... Bảng kê số 3 Bảng phân bổ NVL Sổ cái TK 152 Sổ chi tiết TK 152 Bảng tổng hợp chi tiết Báo cáo kế toán Bảng kê số 5 NKCT số 7 Ghi chú: : Ghi hàng ngày : Ghi cuối tháng : Quan hệ đối chiếu * Đặc trưng cơ bản của hình thức này là kết hợp chặt chẽ việc ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian với việc hệ thống hoá các nghiệp vụ theo nội dung kinh tế, tập hợp và hệ thống hoá các nghiệp vụ kinh tế theo bên có của các tài khoản kết hợp với việc phân tích các nghiệp vụ kinh tế đó theo các tài khoản đối ứng nợ. * Trình tự ghi sổ: hàng ngày căn cứ vào chứng từ gốc đã được kiểm tra lấy số liệu ghi trực tiếp vào các nhật ký chứng từ hoặc bảng kê, sổ chi tiết có liên quan cuối tháng khoá sổ, cộng số liệu trên các nhật ký chứng từ, kiểm tra đối chiếu số liệu trên các nhật ký chứng từ với các sổ kế toán chi tiết, bảng tổng hợp chi tiết có liên quan và lấy số liệu tổng cộng của các nhật ký chứng từ ghi trực tiếp vào sổ cái. 5. Các chính sách kế toán của doanh nghiệp -Niên độ kế toán của doanh nghiệp bắt đầu từ ngày 01/01/2005 kết thúc vào ngày 31/12/2005. - Đơn vị tiền tệ sử dụng trong kế toán: Đồng Việt Nam . Việc chuyển đổi các đồng tiền khác được xác định theo tỷ giá thực tế tại thời điểm đó. - Chính sách kế toán đối với hàng tồn kho: Phương pháp hạch toán hàng tồn kho là phương pháp kê khai thường xuyên. Đánh giá hàng tồn kho theo giá mua thực tế, sử dụng giá hạch toán và hệ số giá để xác định hàng tồn kho cuối kỳ. - Xí nghiệp áp dụng phương pháp đường thẳng để tính khấu hao tài sản cố định. Theo đó kế toán căn cứ vào nguyên giá và tỷ lệ khấu hao để tính ra số tiền khấu hao hàng năm . 6. Đặc điểm tổ chức sản xuất liên quan đến NVL Nhìn chung, quá trình sản xuất sản phẩm được diễn ra liên tục và các bước diễn ra theo một trình tự chung như sau: Hình4 : Sơ đồ quá trình sản xuất Lập kế hoạch Cung ứng NVL Sản xuất Nhập kho Tiêu thụ Nhập kho thành phẩm Dịch vụ sau bán hàng Chi phí NVL chiếm 40- 60% trong giá thành sản phẩm. Chỉ một biến động nhỏ trong NVL cũng ảnh hưởng đến giá thành sản phẩm. Do đó, công tác quản lý, hạch toán chi phí NVL là một khâu quan trọng của xí nghiệp. Xí nghiệp có một bộ phận là phòng kế hoạch vật tư có nhiệm vụ lập ra kế hoạch sản xuất sản phẩm, định mức rồi tiến hành mua NVL. Sau khi có các kế hoạch về tình hình vật tư,các bộ phận tiến hành thu mua các loại vật tư để đưa vào sản xuất. Đặc điểm dễ nhận thấy là vật tư gồm những loại dễ bảo quản, chủng loại đa dạng, khối lượng lớn bao gồm các loại như sắt thép, nhôm kẽm, nhựa, vòng bi, vòng đai,... Đối với các mặt hàng dành cho quốc phòng được Bộ cung cấp với số lượng lớn nên tình hình sản xuất sản phẩm luôn diễn ra liên tục. Còn với các mặt hàng kinh tế thì, vật tư chủ yếu là đi mua trên thị trường. Các loại vật liệu chính dùng để sản xuất các loại sản phẩm như các loại thép (thép ống, thép lá, thép tròn...), nhôm, đồng, gang,... xí nghiệp mua ở các công ty vật tư nhập khẩu tổng hợp. Do NVL của xí nghiệp phải đáp ứng yêu cầu kỹ thuật cao nên xí nghiệp rất coi trọng chất lượng của chúng. Mọi nghiệp vụ nhập kho đều phải được tiến hành rất nghiêm ngặt. Các nguyên vật liệu đầu vào sau khi được mua về, có thể được nhập kho hoặc đưa ngay vào quá trình sản xuất. Quy trình công nghệ trình sản xuất ở xí nghiệp được tiến hành tại bốn phân xưởng, các sản phẩm được sản xuất qua nhiều giai đoạn, chu kỳ của sản phẩm kéo dài do được chuyển qua nhiều phân xưởng khác nhau.Tuy gồm nhiều loại sản phẩm khác nhau, nhưng đều được chế tạo từ sắt thép nên quy trình công nghệ tương đối giống nhau. III. Thực tế công tác kế toán NLVL 1. Công tác phân loại NLVL trong XN Là một doanh nghiệp cơ khí, cơ cấu sản phẩm tại xí nghiệp rất đa dạng cả về số lượng và đặc tính kỹ thuật cho nên nguyên vật liệu ở đây khá phong phú. Công tác phân loại NVL của xí nghiệp được căn cứ vào vai trò tác dụng của NVL trong quá trình sản xuất. - NVL chính dùng cho sản xuất nhà máy chủ yếu: Các kim loại màu: như đồng thau, đồng đỏ, nhôm, thiếc, niken phế 95%, đai ốc, bulông. Các loại thép như: Thép ống( f84, f89,f140...) Thép lá( tráng thiếc, mạ kẽm, chịu nhiệt,...), thép tấm Bên cạnh đó còn có các bán thành phẩm mua ngoài hoặc tự chế cũng được sử dụng như NVL chính cho quá trình sản xuất như: phôi ty sứ ( 10KV, 15KV, 35KV), phanh hãm vòng bi, vòng bi 6205, phôi con lăn, phôi bánh răng con soắn,... - Các NVL phụ như: bóng đèn đui càc, cáp cao su lõi đồng mềm, cáp bàn 1x70 , Chao đèn tráng men ,ổ cắm, bảng điện gỗ, gạch chịu lửa, đui đèn sứ, ... - Nhiên liệu gồm : xăng, dầu, mỡ - Phụ tùng thay thế gồm: ống cao su chịu áp lực, chịu nhiệt, ống tay bạt máy xì cát, kìm phanh, kìm nguội, Clê choong, tuốc lê vít, clê khẩu, .. - Thiết bị xây dựng cơ bản gồm: trục cát đăng otô..... - Phế liệu gồm: thép vụn,... Toàn bộ chi phí về NVL phục vụ cho sản xuất được tập hợp vào TK621 (Chi phí NVL trực tiếp) Nguồn cung cấp nguyên vật liệu chủ yếu là do mua ngoài. Việc thu mua vật tư do bộ phận tiếp liệu chịu trách nhiệm dựa trên các kế hoạch sản xuất mà phòng kế hoạch đã tính toán. Bộ phận này liên hệ mua vật tư và cùng với nhân viên đội xe chuyển hàng về kho hoặc tới công trình. Xí nghiệp có hẳn một hệ thống kho rộng rãi thuận tiện cho việc bảo quản và phục vụ sản xuất. Dưới kho có thủ kho chịu trách nhiệm quản lý toàn bộ vật tư, ghi chép thẻ kho, sắp xếp kho theo nguyên tắc ngăn nắp, dễ tìm, dễ thấy và dễ lấy. Việc nhập, xuất vật liệu đều phải tuân theo các thủ tục đã quy định. 2. Kế toán chi tiết NLVL a. Thủ tục nhập NVL Tại Xí nghiệp, vật tư mua về đều được làm thủ tục nhập kho ngay dựa trên các hoá đơn, hợp đồng và biên bản kiểm nghiệm. Bộ phận được giao nhiệm vụ cung ứng vật tư, khi nhập kho vật tư, lập giấy đề nghị nhập kho kèm theo hoá đơn và biên bản kiểm nghiệm sau khi kiểm tra Phòng kế hoạch vật tư lập và ký duyệt phiếu nhập kho theo mẫu quy định. Phiếu nhập kho được lập thành 3 liên: 01 liên lưu Phòng vật tư, 01 liên giao kế toán vật liệu, 01 liên giao thủ kho. Khi nhận được phiếu nhập kho, thủ kho ghi số nhập thực ngày, tháng, năm nhập và ký tên vào phiếu nhập. Từ 5 đến 7 ngày thủ kho chuyển phiếu nhập kho cho Phòng kế toán để ghi chép theo dõi và hạch toán. Trong tháng 3 năm 2006, tại Xí nghiệp có tài liệu sau:  HOÁ ĐƠN Mẫu số: 01 GTKT - 3LL GIÁ TRỊ GIA TĂNG HN/2005B Liên 2 (Giao khách hàng) 0020646 Ngày 03 tháng 03 năm 2006 Đơn vị bán hàng: Công ty TNHHTM Phúc Long Địa chỉ: 101 Lê Thánh Tông- Ngô Quyền- HP Số tài khoản: MST: 02005632181 Điện thoại: Họ và tên người mua hàng: Đơn vị: Xí nghiệp Cơ khí Z79 Địa chỉ: Km 12- Quốc lộ 1A- Thanh Trì- Hà nội Số tài khoản: Mã số: 2800243742002 Hình thức thanh toán: TM/CK STT Tên hàng hóa, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3= 1*2 Vòng bi Nhật 1 6206 Cái 100 30.000 3.000.000 2 6208 Cái 100 54.000 5.400.000 3 6217 Cái 100 290.000 29.000.000 Cộng tiền hàng: 37.400.000 Thuế suất GTGT 0,5% Tiền thuế GTGT 1.870.000 Tổng cộng tiền thanh toán 39.270.000 Số tiền viết bằng chữ: ( ba mươi chín triệu hai trăm bảy mươi ngàn đồng) Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị (Đã ký) (Đã ký) (Đã ký và đóng dấu)  HOÁ ĐƠN Mẫu số: 01 GTKT - 3LL GIÁ TRỊ GIA TĂNG HN/2005B Liên 2 (Giao khách hàng 0028133 Ngày 03 tháng 03 năm 2006 Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH Vật liệu điện và TB điện Thanh Chiến Địa chỉ: 40 D2 tập thể Nguyễn Công Trứ- Hà Nội Số tài khoản: MST: 0101372803 Điện thoại: Họ và tên người mua hàng: Phạm Quốc Khánh Đơn vị: Xí nghiệp Cơ khí Z79 Địa chỉ: Km 12- Quốc lộ 1A- Thanh Trì- Hà nội Số tài khoản: Mã số: 2800243742002 Hình thức thanh toán: TM STT Tên hàng hóa, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3= 1*2 1 Khởi động từ 40A Cái 1 280.000 280.000 2 AutomátNhật50A Cái 2 385.000 770.000 3 Dây lọc 2x1 m 100 2.500 250.000 4 Đèn tuýp 1,2m Bộ 64 45.000 180.000 5 Nẹp nhựa tiền phong m 54 3.000 162.000 Cộng tiền hàng: 1.642.000 Thuế suất GTGT 0,5% Tiền thuế GTGT 82.100 Tổng cộng tiền thanh toán 1.724.000 Số tiền viết bằng chữ: ( Một triệu bảy trăm hai mươi tư ngàn đồng chẵn) Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị (Đã ký) (Đã ký) (Đã ký và đóng dấu) Trước khi đưa vào nhập kho, số vật tư trên phải được kiểm nghiệm theo quy định. Nếu đúng mới tiến hành nhập và thanh toán với người bán. Biên bản kiểm nghiệm theo mẫu sau: Xí nghiệp Cơ khí Z79 04 Bản BIÊN BẢN KIỂM NGHIỆM (Vật tư, sản phẩm, hàng hoá) Ngày 03 tháng 03 năm 2006 Ban kiểm nghiệm gồm: 1. Trần Viết Xuân - Trưởng ban 2. Ngô Văn Thêm - Uỷ viên 3. Nguyễn Văn Long - Uỷ viên Đã kiểm nghiệm các loại: TT Tên, nhãn hiệu, quy cách vật tư Mã số Đơn vị tính Số lượng theo chứng từ Kết quả kiểm nghiệm Ghi chú Số lượng đúng quy cách Số lượng không đúng quy cách Vòng bi Nhật 1 6206 Cái 100 100 2 6208 Cái 100 100 3 6217 Cái 100 100 4 Khởi động từ 40A Cái 1 1 5 AutomátNhật50A Cái 2 2 6 Dây lọc 2x1 m 100 100 7 Đèn tuýp 1,2m Bộ 64 64 8 Nẹp nhựa tiền phong m 54 54 Ý kiến của Ban kiểm nghiệm : Số vật tư trên đủ điều kiện để nhập kho Đại diện kỹ thuật Thủ kho Trưởng Ban Số vật tư trên sau khi được kiểm nghiệm sẽ đem nhập kho. Phiếu nhập kho đối với hoá đơn trên được lập như sau: Phiếu nhập kho Mẫu số 01- VT Ngày 03 tháng 3 năm 2006 Theo QĐ: 1141- TCQĐ/CĐKT ngày 1 tháng 11 năm 1995 của Bộ Tài Chính Nợ: Có : Số 30 - Họ, tên người giao hàng: - Theo HĐGT Số 0020646 ngày 03 tháng 3 năm 2006 - Nhập tại kho: 152.1 BTP STT Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư (sản phẩm, hàng hóa) Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo CT Thực nhập A B C D 1 2 3 4 Vòng bi Nhật 1 6206 Cái 100 2 6208 Cái 100 3 6217 Cái 100 Cộng Cộng thành tiền ( bằng chữ): Nhập, ngày 03 tháng 03 năm 2006 Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Phụ trách cung tiêu Người nhận hàng thủ kho ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên)  Phiếu nhập kho Mẫu số 01- VT Ngày 4 tháng 3 năm 2006 Theo QĐ: 1141- TCQĐ/CĐKT ngày 1 tháng 11 năm 1995 của Bộ Tài Chính Nợ: Có : Số 35 - Họ, tên người giao hàng: - Theo HĐGT Số 0028133 ngày 17 tháng 3 năm 2006 - Nhập tại kho: 152.2 VLP STT Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư (sản phẩm, hàng hóa) Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo CT Thực nhập A B C D 1 2 3 4 1 Khởi động từ 40A Cái 1 1 2 AutomátNhật50A Cái 2 2 3 Dây lọc 2x1 m 100 100 4 Đèn tuýp 1,2m Bộ 64 64 5 Nẹp nhựa tiền phong m 54 54 Cộng thành tiền ( bằng chữ): Nhập, ngày 04 tháng 03 năm 2006 Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Phụ trách cung tiêu Người nhận hàng thủ kho ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) Thủ kho xem xét cụ thể số vật tư về thấy đầy đủ thì tiến hành nhập kho và ghi vào phiếu nhập kho số thực nhập. Sau đó ghi vào thẻ kho tương ứng về mặt số lượng. Khi giao hàng vào kho người giao hàng ký tên để xác nhận, làm căn cứ cho việc thanh toán tiền hàng sau này. Ngoài ra nếu thu mua một lúc cùng nhiều mặt hàng xí nghiệp đã lập Bảng kê vật tư mua hàng như sau: CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập- Tự do- Hạnh phúc Bảng kê vật tư mua hàng Hóa đơn số: ngày 22 tháng 3 năm 2006 STT Quy cách Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 Bulông M20x100 Bộ 16 7.000 112.000 2 Bulông+ Đai ốc Bộ 09 5.000 45.000 3 Bánh xe f120+ vòng bi Bộ 02 50.000 100.000 4 ống kẽm f20x120 Đôi 02 4.000 8.000 5 ống kẽm f33x150 Đôi 02 8.000 16.000 6 Đai xiết f45 Cái 06 4.000 24.000 7 Băng tan Cái 20 2.000 40.000 8 bút sơn Cái 20 2.500 50.000 9 Tôn tấm Kg 37 9.000 333.000 10 Tôn d5 Kg 132 9.000 1188.000 11 Kìm sắt Cái 1 11.000 11.000 12 cà lê khẩu 10 Cái 1 7.000 7.000 13 cà lê khẩu 14 Cái 1 8.000 8.000 14 cà lê khẩu 17 Cái 1 10.000 10.000 15 Keo silicon Hộp 1 15.000 15.000 16 Kép tiện f33 Cái 3 10.000 30.000 17 Chõ đồngf 33 Cái 1 65.000 65.000 18 cút hãm f33 Cái 1 10.000 10.000 19 cút hãm f40 Cái 1 8.000 8.000 Cộng thàng tiền: 2.080.000 Nhập, ngày 22 tháng 03 năm 2006 Người mua hàng Chủ cửa hàng b. Thủ tục xuất kho Tại Xí nghiệp vật liệu xuất kho chủ yếu là để phục vụ sản xuất sản phẩm. Ngoài ra còn xuất phục vụ cho nhu cầu quản lý, sản xuất chung, xuất cho xây lắp công trình. Trên cơ sở định mức tiêu hao vật tư và căn cứ vào yêu cầu nguyên vật liệu dùng cho sản xuất từ các phân xưởng do phòng kỹ thuật cung cấp và đơn xin lĩnh vật tư do quản đốc phân xưởng trình lên, phòng kế hoạch sẽ lập kế hoạch cấp vật tư và lập phiếu để xuất vật tư sau đó trình lên giám đốc. Sau khi được giám đốc đồng ý và ký vào phiếu đề xuất cấp vật tư và kế hoạch cấp vật tư kế toán vật liệu lập phiếu xuất kho. Nếu trong kho không còn vật tư thì phòng kế hoạch cử cán bộ tiếp liệu đi mua vật tư khi nào trong kho có vật tư kế toán mới lập phiếu xuất kho. Phiếu xuất kho được lập thành 3 liên: - 01 liên giao phòng vật tư. - 01 liên do kế toán vật liệu giữ - 01 liên người nhận vật liệu giữ để ghi sổ theo dõi tình hình sử dụng vật liệu Thủ kho sau khi nhận được phiếu xuất kho do quản đốc phân xưởng đem xuống xin lãnh vật tư, thủ kho kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của phiếu xuất kho sau đó xuất vật liệu theo đúng số lượng yêu cầu ghi trong phiếu xuất. Thủ kho ghi sổ thực xuất vào cột số thực xuất trong phiếu xuất kho và cùng người nhận vật tư ký tên vào phiếu xuất kho. Trong tháng 4 năm 2006, tại xí nghiệp có các tài liệu như sau:  Phiếu xuất kho Mẫu số 02- VT Ngày 19 tháng 4 năm 2006 Theo QĐ: 1141- TCQĐ/CĐKT ngày 1 tháng 11 năm 1995 của Bộ Tài Chính Nợ: Có : - Họ, tên người nhận hàng: - Lý do xuất kho: Mang đi rèn - Xuất tại kho: 152.1 VLC STT Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư ( sản phẩm, hàng hóa) Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo CT Thực xuất A B C D 1 2 3 4 1 Phôi vành chậu Ben la Kg 754 754 126.000 95.004.000 2 Phôi quả dứa Ben la Kg 579,7 425,2 126.000 53.575.200 3 4 5 Cộng 148.579.200 Cộng thành tiền ( bằng chữ): Một trăm bốn tám triệu năm trăm bảy chín nghìn hai tăm đồng chẵn Xuất, ngày 19 tháng 04 năm 2006 Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Phụ trách cung tiêu Người nhận hàng thủ kho ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) Phiếu xuất kho Mẫu số 02- VT Ngày 25 tháng 4 năm 2006 Theo QĐ: 1141- TCQĐ/CĐKT ngày 1 tháng 11 năm 1995 của Bộ Tài Chính Nợ: Có : - Họ, tên người nhận hàng: PX A2 - Lý do xuất kho: GCHC - Xuất tại kho : 155 STT Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư ( sản phẩm, hàng hóa) Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo CT Thực xuất A B C D 1 2 3 4 1 Bánh răng Z30 Cái 80 80 370 29.600 2 Bánh răng Z36 Cái 10 10 100 10.000 3 Bánh răng Z35 Hộp si Cái 10 10 630 6.300 Cộng 45.900 Cộng thành tiền ( bằng chữ): Bốn mươi lăm nghìn chín trăm đồng chẵn Xuất, ngày 25 tháng 04 năm 2006 Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Phụ trách cung tiêu Người nhận hàng thủ kho ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) b. Phương pháp kế toán chi tiết NLVL XN áp dụng Hiện nay xí nghiệp áp dụng phương pháp thẻ song song Theo phương pháp thẻ song song, hạch toán chi tiết vật liệu tại các doanh nghiệp được tiến hành như sau: Ở kho: Thủ kho dùng thẻ kho để phản ánh tình hình nhập, xuất, tồn vật liệu về mặt số lượng Thẻ kho do kế toán lập theo mẫu quy định (Mẫu 06- VT) cho từng danh điểm vật liệu theo từng kho và phát cho thủ kho để ghi chép hàng ngày Ở phòng kế toán: kế toán sử dụng sổ chi tiết vật liệu để ghi chép tình hình nhập, xuất, tồn của từng loại vật liệu cả về số lượng và giá trị. Hàng ngày hoặc định kỳ, khi nhận được các chứng từ nhập xuất vật liệu được thủ kho chuyển lên, kế toán phải tiến hành kiểm tra, ghi giá và phản ánh vào các sổ chi tiết. Cuối tháng căn cứ vào các sổ chi tiết để lập bảng tổng hợp chi tiết nhập, xuất, tồn vật liệu. Hệ thống chứng từ ban đầu được sử dụng trong hạch toán chi tiết nguyên vật liệu tại xí nghiệp bao gồm: Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho, Thẻ kho, Sổ chi tiết vật tư, Bảng kê nhập vật tư, Bảng kê xuất vật tư. Ví dụ: Trong tháng 3, có tình hình nhập xuất một số loại vật liệu như sau: Đơn vị: Xí nghiệp Cơ khí 79 Mẫu số 10 - VT Tên kho: THẺ KHO Ngày lập thẻ kho: Kho: Tên hàng: Thép f10x10 Mã số: 1231 Đơn vị tính: Kg Chứng từ Diễn giải Ngày nhập, xuất Số lượng Chữ ký xác nhận của kế toán SH NT Nhập Xuất Tồn Tồn đầu tháng 1.000 16 3/3 Nhập 3/3 3.500 4.500 20 8/3 Xuất 8/3 3.000 1.500 25 13/3 Nhập 13/3 4.000 5.500 35 18/3 Xuất 18/3 4.000 1.500 26 23/3 Nhập 23/3 4.000 5.500 42 28/3 Xuất 28/3 4.500 1.000 Cộng phát sinh 11.500 11.500 Tồn kho cuối tháng 3 1.000 Khi kế toán vật liệu nhận được phiếu nhập, xuất do thủ kho gửi lên thì phân loại chứng từ theo nguyên vật liệu, kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của chứng từ và đối chiếu với thẻ kho. Sau đó ký xác nhận vào thẻ kho. Đồng thời căn cứ vào chứng từ nhập, xuất kho để ghi vào sổ chi tiết vật liệu, dụng cụ. Cuối tháng kế toán và thủ kho đối chiếu số liệu giữa thẻ kho và sổ chi tiết vật liệu. Đồng thời cộng số liệu trên sổ chi tiết để vào bảng kê nhập, xuất theo từng nhóm, loại vật tư. c. Phương pháp tính giá gốc NL, VL xuất kho áp dụng tại XN Đánh giá nguyên vật liệu là việc dùng thước đo tiền tệ để biểu hiện giá của nguyên vật liệu theo những nguyên tắc nhất định để đảm bảo tính chân thực và thống nhất. Tại Xí nghiệp Cơ khí Z79, nguyên vật liệu được đánh giá theo phương pháp bình quân gia quyền * Phương pháp giá đơn vị bình quân gia quyền Theo phương pháp này, giá thực tế vật liệu xuất kho trong kỳ được tính theo công thức: Giá thực tế từng Số lượng từng Giá đơn vị loại xuất kho = loại xuất kho * bình quân Xí nghiệp tính bình quân vào cuối tháng. Ta có thể lấy ví dụ minh hoạ trên bằng tài liệu thực tế ở công ty như sau: Tính giá thực tế của NVL chính xuất phôi vành chậu ben la trong tháng 3 năm 2006: Tồn đầu tháng: 350; 120.000đ/Kg Ngày 5/3 nhập kho 1200Kg; 125.000đ/Kg Ngày 9/3 xuất kho 750Kg ngày 12/3 Nhập kho 1300Kg; 126.000đ/Kg Ngày 18/3 xuất kho 562kg Trị giá vật liệu xuất kho được tính như sau: + Tính một lần vào cuối tháng: ( 350 *120.000)+ [(1.200 *125.000)+ (1.300 *126.000)] ĐGBQ= = 124.842 350+2.500 + Tính một lần vào cuối tháng: Trị giá vật liệu xuất kho trong tháng: Ngày 09: 750 * 124.842 = 93.631.500 Ngày 18: 562 * 124.842 = 70.161.204 IV. Kế toán tổng hợp nhập, xuất kho NL, VL Hiện nay ở xí nghiệp đang vận dụng hình thức kế toán Nhật ký chứng từ, hạch toán vật liệu tồn kho theo phương thức kê khai thường xuyên. Đây là hình thức kế toán được xây dựng trên nguyên tắc kết hợp chặt chẽ giữa kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết, bảo đảm các mặt kế toán này được tiến hành song song và việc sử dụng số liệu, kiểm tra số liệu được thường xuyên. Do đó, kế toán được tiến hành kịp thời, nhạy bén với yêu cầu quản lý. Tạo một lối làm việc mới có tính ràng buộc lẫn nhau. 1. Tài khoản kế toán đơn vị thực tế sử dụng Kế toán tổng hợp nhập vật tư ở Xí nghiệp sử dụng các tài khoản sau: TK 152: Nguyên vật liệu( chi tiết) TK 331: Phải trả cho người bán TK 141: Tạm ứng TK 111: Tiền mặt TK 112: Tiền gửi ngân hàng TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ 2. Kế toán tổng hợp các nghiệp vụ kinh tế chủ yếu Kế toán tổng hợp các trường hợp nhập NL,VL Hoạt động chính của xí nghiệp là sản xuất. Do vậy phản ánh đúng đắn giá trị vật liệu nhập vào hết sức quan trọng, từ đó có thể nắm rõ được sự luân chuyển của từng loại, từng thứ vật liệu. Vật liệu của đơn vị chủ yếu là do mua ngoài. Quan hệ thanh toán với người bán phần lớn cũng là quan hệ với nhà cung cấp, do vậy kế toán tổng hợp nhập nguyên vật liệu luôn gắn với kế toán thanh toán với nhà cung cấp vật liệu. Việc thanh toán chủ yếu được chuyển trả qua ngân hàng. Với số tiền thanh toán ít, được trả ngay bằng tiền mặt. Đối với nhà cung cấp thường xuyên có thể mua chịu vật tư. Khi mua vật liệu, hàng và hoá đơn luôn về cùng, không có trường hợp hàng về mà hoá đơn chưa về hoặc ngược lại. Việc hạch toán các nghiệp vụ liên quan đến nhập vật liệu được thực hiện như sau: - Khi nhận được chứng từ nhập vật liệu (hoá đơn, phiếu nhập kho) kế toán thực hiện định khoản ngay trên phiếu nhập. Đối với những vật liệu Xí nghiệp mua chịu của đơn vị tính thuế theo phương pháp khấu trừ, kế toán ghi trên sổ nhật ký chứng từ theo định khoản: Nợ TK 152: Giá chưa có thuế GTGT (chi tiết) Nợ TK 133: Thuế GTGT đầu vào Có TK 331:Tổng số tiền thanh toán - Khi thanh toán hoặc thanh toán ngay, kế toán phản ánh tình hình thanh toán ghi vào sổ chi tiết phần thanh toán theo định khoản: Nợ TK 331: Có TK 111, 112: - Khi được hưởng chiết khấu do thanh toán sớm tiền mua vật liệu thì khoản chiết khấu được hưởng tính vào thu nhập tài chính: Nợ TK 111, 112, 331: Có TK 515 : - Khi bên bán giảm giá cho số vật liệu đã mua thì khoản giảm giá được ghi giảm giá nhập kho: Nợ TK 331: Có TK 152: - Xí nghiệp mua vật liệu bằng tiền tạm ứng, kế toán ghi Nợ TK 152: Nợ TK 133: Có TK 141: Chi phí vận chuyển thường được tính ngay trong giá hoá đơn. - Khi nhập vật liệu thuê ngoài chế biến hoàn thành + Trị giá vật liệu xuất giao cho người nhận chế biến: Nợ TK 154: Có TK 152: + Khoản phải thanh toán cho người nhận chế biến và các chi phí khác có liên quan: Nợ TK 154: Có TK 111, 112,331: + Khi nhập kho trở lại, căn cứ vào giá thành thực tế của VL đã chế biến xong để ghi: Nợ TK 152: Có TK 154: - Khi nhập vật liệu thiếu chưa xác định được nguyên nhân, kế toán phản ánh: Nợ TK 152- Trị giá thực nhập Nợ TK 1381 “ TS thiếu chờ xử lý”- Trị giá thiếu Nợ TK 133- Thuế GTGT Có TK 331, 111,...- Số tiền thanh toán Sau đó căn cứ vào quyết định xử lý để phản ánh trị giá vật liệu thiếu vào các tài khoản có liên quan ( bắt bồi thường, tính vào giá vốn hàng bán) Nếu vật liệu nhập kho phát hiện thừa chưa xác định được nguyên nhân và được xí nghiệp nhập kho, kế toán phản ánh: Nợ TK 152- Trị giá thực nhập Nợ TK 133- Thuế GTGT Có TK 331, 111,...- Số tiền thanh toán Có TK 3381 “ TS thừa chờ xử lý”- Trị giá thừa Ví dụ: Ngày 03/3/2006 phiếu nhập kho số 30-Nhập của Công ty TNHHTM Phúc Long, theo hoá đơn số 0020646 với số lượng 300 cái, số tiền 37.400.000 đồng, thuế GTGT 1.870.000 đồng. Tổng số tiền thanh toán: 39.270.000 đồng. Kế toán ghi phiếu định khoản như sau: Nợ TK 152: 37.400.000 (chi tiết 1521) Nợ TK 133: 1.870.000 Có TK 331: 39.270.000 Khi Xí nghiệp thanh toán cho người cung cấp bằng tiền gửi ngân hàng. Căn cứ vào giấy báo Nợ của ngân hàng, kế toán ghi: Nợ TK 331 (Chi tiết – Số đã trả ) Có TK 112 Trường hợp Xí nghiệp mua trả ngay bằng tiền mặt hoặc tiền gửi Ngân hàng, kế toán căn cứ vào phiếu chi hoặc giấy báo Nợ Ngân hàng để hạch toán. Ví dụ: Phiếu chi số 17 ngày 6/3/2006 chi mua mỡ lắp Liên Xô số lượng 4Kg, đơn giá 33.600 đồng, số tiền 168.000 đồng, thuế GTGT 8.400 đồng. Tổng số tiền thanh toán: 176.400 đồng. Đơn vị: XN cơ khí Z79 Mẫu số: 02- TT Địa chỉ: Thanh Trì -Hà nội QĐ số 1141- TC/QĐ/CĐKT ngày 1/1/1995 của BTC Phiếu chi Ngày 6 tháng 3 năm 2006 Nợ: 152(152.3) Có: 111 Họ tên người nhận tiền: Nguyễn Thị Thủy Địa chỉ: XN cơ khí Z79- Thanh Trì - Hà nội Lý do chi: Mua vật tư cho sản xuất Số tiền: 176.400 ( Viết bằng chữ ) : Một trăm bảy mươi sáu nghìn bốn trăm đồng chẵn Kèm theo: 01 chứng từ gốc Đã nhận đủ số tiền ( Viết bằng chữ ) : Một trăm bảy mươi sáu nghìn bốn trăm đồng chẵn Ngày 6 tháng 3 năm 2006. Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Người lập phiếu Thủ quỹ Người nhận (Ký tên, đóng dấu ) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Kế toán định khoản: Nợ TK 152: 168.000 (Chi tiết 152.3) Nợ TK 133: 8.400 Có TK 111: 176.400 - Khi được công ty cấp vốn bằng vật liệu, căn cứ vào quyết định, kế toán ghi: Nợ TK 152: Có TK 411: Với những nghiệp vụ phát sinh thường xuyên, số tiền ít, tại xí nghiệp tiến hành ghi vào Sổ chi tiết TK 111. Sổ này được dùng để theo dõi lượng tiền chi dùng trong tháng. Căn cứ để ghi vào Sổ này là các phiếu chi, phiếu thu, giấy tạm ứng, giấy báo nợ, báo có của ngân hàng. Trường hợp cán bộ phòng kế hoạch vật tư trực tiếp ứng tiền đi mua vật liệu, kế toán tổng hợp theo dõi chi tiết cá nhân cán bộ đi mua hàng trên tài khoản 141 “ Tạm ứng ’’. Khi nghiệp vụ tạm ứng phát sinh, căn cứ vào đơn xin tạm ứng và phiếu tạm ứng, kế toán thanh toán viết phiếu chi và ghi sổ theo dõi. Khi cần50 tạm ứng mua vật tư, cán bộ cung ứng vật tư viết giấy đề nghị tạm ứng trong đó ghi sổ lý do tạm ứng và số tiền cần tạm ứng. Thực tế tại Xí nghiệp khoản tạm ứng này thường là để thanh toán cho việc mua vật tư tạm thời. Kế toán định khoản: Nợ TK 152: (chi tiết) Nợ TK 133: Có TK 141: Phần tạm ứng Và ghi: Nợ TK 331: Có TK 111: Để theo dõi tình hình thanh toán với người cung cấp nguyên vật liệu tại Xí nghiệp mở sổ chi tiết TK 331. Khi phát sinh các nghiệp vụ phải trả kế toán ghi Có TK 331 và Nợ TK liên quan. Căn cứ vào các chứng từ thanh toán như: Phiếu chi tiền mặt, giấy báo Nợ ngân hàng, kế toán ghi Nợ TK 331 - Phải trả người bán và ghi có TK liên quan. Vào cuối tháng kế toán tính ra số dư của đơn vị cung cấp vật liệu dựa vào số dư đầu tháng, tổng số phát sinh có và tổng số thanh toán phát sinh nợ. b. Kế toán tổng hợp các trường hợp xuất kho NL,VL Hiệu quả của công tác quản lý vật tư phải được biểu hiện qua tất cả các khâu như thu mua, bảo quản, dự trữ và xuất dùng. Trong đó khâu xuất dùng là khâu quản lý cuối cùng rất quan trọng trước khi vật liệu chuyển giá trị của nó vào giá trị của sản phẩm được sản xuất ra. Mục tiêu hàng đầu của mỗi đơn vị sản xuất là hạ giá thành, lợi nhuận cao. Trong khi đó yếu tố chi phí về vật tư lại chiếm tỷ trọng lớn trong giá thành sản phẩm. Vì vậy kế toán phải xác định được chính xác giá trị từng loại vật tư sử dụng là bao nhiêu và theo dõi vật liệu xuất dùng cho từng đối tượng để từ đó tìm ra biện pháp quản lý vật tư có hiệu quả. Vật liệu ở Xí nghiệp được xuất kho chủ yếu phục vụ cho sản xuất tại các phân xưởng. Ngoài ra còn phục vụ cho xây lắp các công trình, một số ít vật liệu được xuất cho quản lý doanh nghiệp và sản xuất chung. Vật liệu xuất kho sử dụng cho sản xuất hay xây lắp các công trình đều được lập phiếu xuất kho. Việc sử dụng nguyên vật liệu tại các phân xưởng được theo dõi thông qua các nhân viên kinh tế tại phân xưởng. Cuối tháng số liệu được tổng hợp lại để đưa lên phòng kế toán. Tại Xí nghiệp sử dụng TK 621, do vậy trị giá vật liệu xuất dùng trực tiếp cho sản xuất sản phẩm được tính vào TK này. Để hạch toán nghiệp vụ liên quan đến xuất vật tư, kế toán sử dụng các tài khoản sau: TK 621, TK154, TK 627, TK 331, TK 241, TK 641, TK 642, TK 111 - Khi xuất NVL dùng cho sản xuất, căn cứ vào phiếu xuất kho kế toán ghi: Nợ TK 621: Có TK 152: Ví dụ: Theo phiếu xuất kho số 29 ngày 23/3/2006 xuất thép tròn dùng cho sản xuất Bánh răng côn xoắn Benla, kế toán hạch toán : Nợ TK621(chi tiết cho từng phân xưởng) Có TK 152 (1521) - Nếu nguyên vật liệu xuất thuê ngoài gia công chế biến, kế toán ghi: Nợ 154 Có TK 152 - Nếu nguyên vật liệu xuất dùng ở các phân xưởng , kế toán ghi: Nợ TK 627( chi tiết cho từng phân xưởng) Có TK 152: Ví dụ: Theo phiếu xuất kho số 37 ngày 25/3/2006 xuất dây pái tuýp mộc mỡ cho phân xưởng A1, đơn giá 450.000 đồng, kế toán hạch toán: Nợ TK 627(PXA1): 450.000 Có TK 152.2: 450.000 + Ngày 14/3/2006 xuất phụ tùng thay thế cho phân xưởng A4. Phiếu xuất số 80. Giá trị phụ tùng thay thế: 2.405.000, kế toán hạch toán: Nợ TK 627 (PXA4): 2.405.000 Có TK 152: 2.405.000 - Trường hợp xuất vật tư cho bộ phận bán hàng, quản lý doanh nghiệp, kế toán ghi: Nợ TK 621: Nợ TK 642: Có TK 152: (chi tiết) Ví dụ: + Ngày 10/3/2006 xuất cho bộ phận hành chính 80 lít xăng đi công tác Thanh Hóa , tổng số tiền là: 880.000 đồng, kế toán hạch toán: Nợ TK 642: 880.000 Có TK 152.3: 880.000 Để theo dõi số lượng vật tư chuyển trong nội bộ, xí nghiệp đã sử dụng phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ để làm căn cứ cho thủ kho ghi vào thẻ kho, kế toán ghi sổ chi tiết, làm chứng từ vận chuyển trên đường. Xí nghiệp cơ khí Z79 Địa chỉ: km 12- quốc lộ 1A- Thanh trì- Hà nội Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ Ngày 15/3/2006 Người vận chuyển: Trần Văn Đông Phương tiện vận chuyển: Giấy giới thiệu số 37/GT ngày 13/3/2006 Xuất tại kho: Xí nghiệp Cơ khí Z79 STT Diễn giải Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Tài khoản hạch toán Thực xuất Thực nhập Nợ Có 1 Bánh răng côn xoắn benla Cái 2 6.800 13.600 155 152 2 Phôi quả dứa Kg 420 126.000 68.040.000 155 152 1% phí lưu kho 680.536 Cộng 68.734.136 Xuất ngày 15/3/20016 Nhập ngày tháng năm Người lập phiếu Thủ kho Người vận chuyển Thủ kho nhập 3. Quy trình hạch toán NVL tại xí nghiệp có thể khái quát bằng sơ đồ sau: TK 138 (1381) TK 1381 NVL phát hiện thiếu khi kiểm kê chờ xử lý TK 411 TK 3381 TK 128, 222, TK 336 TK 338 (3381) (3381) Được cấp vốn bằng NVL NVL phát hiện thừa khi kiểm kê chờ xử lý Nhận lại vốn góp liên doanh bằng NVL TK 412 Nhận NVL từ đơn vị nội bộ chuyển đến NVL phát hiện thừa khi kiểm kê Chênh lệch tăng do đánh giá lại TK 128, 222 Xuất NVL góp vốn liên doanh TK 336 Xuất NVL giao cho đơn vị nội bộ NVL thiếu khi kiểm kê TK 412 Chênh lệch giảm do đánh giá lại TK 112,112,331 TK 154 TK 111,112,141,. TK 152 TK 621,627,642 TK 111, 112, 331, 141 TK 154 Nhập kho NVL mua ngoài Xuất NVL dùng cho SXKD QL phân xưởng, QLDN Chi phí thu mua, bốc xếp, vận chuyển NVL Nhập kho NVL thuê ngoài gia công chế biến NVL xuất thuê ngoài gia công Giảm giá NVL mua vào TK 133 Nguyên vật liệu xuất dùng trong tháng sử dụng cho nhiều mục đích khác nhau, tuy nhiên tại xí nghiệp Z79 vật liệu xuất chủ yếu dùng cho sản xuất và được phản ánh trên bảng phân bổ nguyên vật liệu. Trong Bảng phân bổ này ghi Có TK 152 và ghi Nợ các tài khoản khác như: TK154, TK627, TK641, TK 642,.... + Kết cấu và nội dung chủ yếu của bảng phân bổ: Cột dọc phản ánh loại vật liệu xuất dùng trong tháng Các dòng ngang phản ánh các đối tượng sử dụng vật liệu và công cụ, dụng cụ Cơ sở để lập bảng này: Căn cứ vào phiếu xuất kho tập hợp vào cuối tháng đối với từng loại vật liệu xuất dùng sau đó tập hợp các phiếu xuất theo từng đối tượng sử dụng, sổ chi tiết, phiếu định khoản sau đó tổng hợp số liệu ghi vào bảng phân bổ. + Trong tháng 3 tại Xí nghiệp có bảng phân bổ như sau: TT Ghi có các TK Ghi nợ các TK 152.1 152.2 152.3 152.4 152.5 152.6 Cộng152 TK 154.5 TK 153 1 TK 621 476.263 9.340 35.090 122 0 2.000 522.815 8.569 Phân xưởng A1 53.316 Phân xưởng A2 7.840 217 Phân xưởng A3 95.548 1.249 122 Phân xưởng A4 319.559 7.874 35.090 2 TK 627 3.087 5.810 13.174 19.360 855 42.286 33 12.648 Phân xưởng A1 71 185 4.912 2.051 7.219 3.891 Phân xưởng A2 4.721 4.846 13.302 22.869 1.455 Phân xưởng A3 176 2.901 4.007 7.084 2.954 Phân xưởng A4 3.015 728 515 4.258 3.578 3 TK627S/C,bảo quản 419 222 855 1.496 769 4 TK 331 110.999 110.999 TK 241 1.464 1.464 TK 641 19 4.478 4.497 TK 642 8.650 5.699 85 718 15.152 TK 111 50 100 150 TK 154.2 166.039 Cộng 591.813 24.288 58.763 19.567 2.428 2.000 698.859 166.072 21.218 Bảng 1: Bảng phân bổ vật liệu Tháng 3 năm 2006 Đơn vị tính: Nghìn đồng 3. Sổ kế toán a. Sổ tổng hợp Khi tiến hành hạch toán nguyên vật liệu, kế toán căn cứ vào các chứng từ như hoá đơn GTGT, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho và các chứng từ liên quan khác để ghi sổ kế toán tổng hợp nguyên vật liệu. Do áp dụng hình thức kế toán nhật ký chứng từ, đồng thời phù hợp với yêu cầu quản lý nguyên vật liệu nên công tác kế toán tổng hợp vật liệu ở xí nghiệp đã thực hiện trên nhiều sổ kế toán. Đối với các nghiệp vụ nhập vật liệu thì việc ghi sổ kế toán được thực hiện như sau : Những nghiệp vụ có định khoản kế toán liên quan đến bên có, nợ TK 331- phải trả cho người bán. trước hết được phản ánh vào sổ chi tiết thanh toán với người bán, cuối tháng cộng số liệu trên sổ chi tiết thanh toán với người bán, ghi vào nhật ký chứng từ số 5- Ghi Có TK 331- Phải trả cho người bán. Cuối tháng cộng sổ nhật ký chứng từ số 5 đối chiếu với các sổ kế toán có liên quan để đảm bảo số liệu chính xác. Sau đó căn cứ cột ghi Có TK 331, Nợ TK 152 lấy số liệu ghi vào sổ cái TK 152- Nguyên liệu, vật liệu. Đồng thời ghi vào bảng kê số 3- Tính giá thành thực tế nguyên vật liệu và công cụ, dụng cụ. Những nghiệp kinh tế có định khoản kế toán liên quan đến bên có TK 111 được phản ánh ở nhật ký chứng từ số 1- Ghi Có TK 111- Tiền mặt. Cuối tháng cộng sổ nhật ký chứng từ số 1, lấy số tổng cộng ở cột ghi có TK 111, ghi nợ TK 152 để ghi vào sổ cái TK 152. Đồng thời ghi vào bảng kê số 3- Tính giá thành thực tế nguyên vật liệu và công cụ, dụng cụ. Cách ghi chép tương tự như trên đối với các nhật ký chứng từ khác. + Nhật ký chứng từ số 1: dùng để phản ánh số phát sinh bên có TK 111 “Tiền mặt” ( phần chi) đối ứng Nợ với các tài khoản có liên quan. + Nhật ký chứng từ số 2: dùng để phản ánh số phát sinh bên có TK 112 “ Tiền gửi ngân hàng” đối ứng Nợ với các tài khoản có liên quan. + Nhật ký chứng từ số 5: dùng để tổng hợp tình hình thanh toán và công nợ với người cung cấp vật tư, hàng hóa cho doanh nghiệp ( Tài khoản 331 “ phải trả cho người bán”). NKCT số 5 gồm 2 phần: phần phản ánh số phát sinh bên có TK 331 đối ứng Nợ với các tài khoản có liên quan và phần theo dõi thanh toán ( ghi nợ TK 331 đối ứng Cợ với các tài khoản có liên quan). + Nhật ký chứng từ số 10: Với nguồn nhập vật liệu thông qua tạm ứng, cuối tháng kế toán tập hợp tất cả các phiếu nhập vật liệu có liên quan đến tài khoản 141 “ Tạm ứng ” để vào Nhật ký chứng từ số 10 phần ghi Có TK 141. Đối với vật liệu xuất, kế toán sử dụng : + Bảng phân bổ số 3( Phân bổ NVL, CCDC ) Ngoài ra, để tập hợp chi phí, lên các báo cáo tài chính, kế toán vật liệu còn sử dụng một số bảng kê và nhật ký chứng từ khác. + Sổ cái các TK 152, TK331, TK 111, TK112 Các sổ kế toán tổng hợp có liên quan: + sổ kế toán tổng hợp tiền mặt + sổ kế toán tổng hợp các khoản phải trả cho người bán và sổ kế toán chi tiết các khoản phải trả cho người bán. b. Sổ chi tiết Căn cứ vào chứng từ nhập, xuất kho kế toán ghi vào sổ chi tiết vật liệu, dụng cụ. Sổ này được theo dõi cho từng nhóm, loại vật liệu. Sổ chi tiết được đóng thành quyển, mỗi quyển theo dõi từng nhóm, loại vật liệu như: Sổ chi tiết theo dõi TK 152.1: Nguyên vật liệu chính Sổ chi tiết TK 152.2: Nguyên vật liệu phụ Sổ chi tiết TK 152.3: Nhiên liệu Sổ chi tiết TK 152.4: Phụ tùng thay thế Sổ chi tiết TK 152.5: Thiết bị xây dựng cơ bản Sổ chi tiết TK 152.6: Phế liệu Sổ chi tiết TK 153 Công cụ, dụng cụ Trên sổ chi tiết,vật liệu được theo dõi cả về chỉ tiêu số lượng và số tiền. Ví dụ: Trong tháng 3 năm 2006 kế toán NVL lập sổ chi tiết TK 152.1 và sổ chi tiết vật liệu dụng cụ như sau: Mặt khác kế toán NVL lập bảng kê số 3 trong tháng 3/2006 Cột dọc phản ánh số dư đầu kỳ, số phát sinh và tồn cuối tháng của các loại vật liệu. Căn cứ để ghi các dòng ngang trong bảng kê số 3 như sau: Dòng I: là số dư đầu kỳ của các TK 152( chi tiết), TK 153 lấy từ các sổ chi tiết mà kế toán ghi hàng ngày. Dòng II: (Phát sinh trong kỳ) căn cứ vào các nhật ký chứng từ số 1,2,3,5,10 và tập hợp từ TK154. DòngIII = Dòng I + Dòng II Dòng IV: Xuất trong tháng chính là số liệu lấy từ bảng phân bổ vật liệu ở dòng cộng phản ánh số vật liệu xuất dùng cho các đối tượng. Dòng V: (Tồn cuối tháng) = Dòng II – Dòng IV Bảng : Bảng kê số 3- Tháng 3 năm 2006 Giá thành thực tế NL- VL- CCDC Đơn vị tính: nghìn đồng TT 152.1 152.2 152.3 152.4 152.5 152.6 Cộng TK 152 154.5 153 I Số dư đầu kỳ 1.147.051 33.760 9.889 97.239 0 9.962 1.297.901 193.623 II PS trong kỳ 328.417 15.370 21.266 11.967 4.301 0 381.321 20.628 NKCT số 1 11.213 11.213 NKCT số 2 NKCT số 3 NKCT số 5 272.434 1.168 273.602 NKCT số 10 55.983 14.202 10.053 10.454 4.301 94.993 663 TK 154.2 1.513 1513 19.965 III Cộng số dư đầu kỳ và PS trong tháng 1.475.468 49.130 31.155 109.206 4.301 9.962 1.679.222 214.251 IV Xuất trong tháng 591.813 24.288 58.763 19.567 2.428 2.000 698.859 166.072 21.218 V Tồn cuối tháng 883.655 25.842 -27.608 89.639 1.873 7.962 980.363 193.033 Ngoài ra vào cuối tháng kế toán còn lập báo cáo chi tiết kiểm kê tài sản lưu động như sau: Bảng : Báo cáo chi tiết kiểm kê TSLĐ STT Nhóm TS ĐVT Đơn giá Theo sổ kế toán Theo kiểm kê Giá trị chênh lệch Số lượng Giá trị Số lượng Giá trị Thừa Thiếu Kho 9.108.000 9.108.000 1 Xi măng p300 Kg 615.405 14.800 9.108.000 14.800 9.108.000 2 Van nước thu hồi Cái 8 0 8 0 3 Day đòng cháy Kg 14,3 14,3 4 phoi thép trắng Kg 161,7 161,7 5 Dây điện trở Kg 5,7 5,7 6 Thép ống f49x6m Cây 2 2 7 Thép ống f65 m 19.000 3,3 62.700 3,3 62.700 8 Thép L65 hàn liền u m 5.760 11,6 66.816 11,6 66.816 9 Thép U140 hàn liền m 15.365 15,6 239.694 15,6 239.694 10 BR Z94 máy búa Cái 1 1 11 Máy bơm hỏng Cái 1 1 12 Tôn máy thu hồi Cái 13.030 4 52.120 4 52.120 13 Lưỡi cưa thu hồi Cái 131 3 14 Vòng bi cũ thu hồi Cái 3 121 CHƯƠNG III MỘT SỐ KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI XÍ NGHIỆP CƠ KHÍ Z79 I. Sự cần thiết phải hoàn thiện và yêu cầu của sự hoàn thiện 1. Sự cần thiết phải hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu Mục tiêu hàng đầu của mỗi đơn vị sản xuất là hạ giá thành, lợi nhuận cao. Trong khi đó yếu tố chi phí về vật tư lại chiếm tỷ trọng lớn trong giá thành sản phẩm. Vì vậy kế toán phải xác định được chính xác giá trị từng loại vật tư sử dụng là bao nhiêu và theo dõi vật liệu xuất dùng cho từng đối tượng để từ đó tìm ra biện pháp quản lý vật tư có hiệu quả. Từ đó đề xuất các biện pháp nhằm phát huy các điểm mạnh và khắc phục các điểm yếu để thúc đẩy quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của xí nghiệp ngày càng có hiệu quả cao hơn. Công tác quản lý nguyên vật liệu đóng vai trò hết sức quan trọng trong việc phục vụ cho yêu cầu phân tích, đánh giá tình hình cung cấp, sử dụng vật liệu trong xí nghiệp. Do đó sự cần thiết phải hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu xuất phát từ các điểm sau: Thứ nhất: Do nhu cầu thị trường này càng phức tạp và đa dạng ngày càng cao hơn, do khả năng cạnh tranh trên thị trường ngày càng quyết liệt nên việc tiết kiệm nguyên vật liệu trong sản xuất nhằm hạ giá thành sản phẩm và thực hiện tốt kế hoạch SXKD là một công việc quan trọng nhằm đẩy mạnh khối lượng sản phẩm bán ra dẫn đến tăng doanh thu tiêu thụ sản phẩm, để nâng cao lợi nhuận cho xí nghiệp. Thứ hai: Xuất phát từ công tác quản lý và nhiệm vụ của công tác kế toán nguyên vật liệu. Thứ ba: Xuất phát thực tế, trong năm 2006 hệ thống kế toán có nhiều đổi mới và có sự hoàn thiện hơn rất nhiều so với các năm trước. Bên cạnh đó quy mô sản xuất của xí nghiệp ngày càng mở rộng. Các mặt hàng sản xuất ngày càng đa dạng và phong phú. Việc quản lý nguyên vật liệu cần phải được coi trọng hơn. Chính vì vậy công tác kế toán nguyên vật liệu ngày càng đóng vai trò quan trọng. Để phục vụ tốt hơn và đáp ứng ngày càng cao yêu cầu của Ban giám đốc thì việc hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu là không thể thiếu được. 2. Yêu cầu của việc hoàn thiện Việc hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu phải đảm bảo các yêu cầu sau: - Quản lý chặt chẽ được tình hình cung cấp, bảo quản, dự trữ, sử dụng vật liệu. - Góp phần vào việc thực hiện tốt các nguyên tắc hạch toán của xí nghiệp. - Phát huy được những ưu điểm và hạn chế được những tồn tại trong công tác quản lý nguyên vật liệu nhằm thúc đẩy quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh mang lại hiệu quả kinh tế cao. - Phù hợp với yêu cầu sản xuất kinh doanh và quản lý chi phí sản xuất, giá thành sản phẩm của xí nghiệp. - Đảm bảo tính khoa học, tính khả thi và tính hiệu quả cao. II. Đánh giá chung về công tác quản lý và hạch toán nguyên vật liệu tại xí nghiệp cơ khí Z79 1. Những ưu điểm trong công tác kế toán nguyên vật liệu: Muốn tồn tại và phát triển trong nền kinh tế thị trường đòi hỏi các doanh nghiệp kinh doanh có hiệu quả, thu nhập bù đắp chi phí vẫn còn có lãi. Đây là một thách thức lớn đối với xí nghiệp, song với đội ngũ lãnh đạo sáng suốt, nhạy bén với kinh tế thị trường và đội ngũ cán bộ công nhân viên có quyết tâm cao, xí nghiệp đã bắt nhịp rất nhanh với các qui luật của nền kinh tế thị trường và chính sách của Nhà nước. Bởi vậy xí nghiệp không ngừng đứng vững và ngày càng mở rộng và phát triển ngày càng quy mô trong nền kinh tế thị trường. Đây là một thành tích rất lớn với xí nghiệp . Cùng với sự lớn mạnh của xí nghiệp, bộ máy kế toán ngày càng được hoàn thiện hơn, đặc biệt là hạch toán nguyên vật liệu. Những yếu tố đầu vào của quá trình sản xuất như: nguyên vật liệu, tài sản cố định... phải mua ngoài thị trường cho nên đòi hỏi kế toán phải phản ánh kịp thời chính xác. Đối với vật liệu kế toán đã phản ánh được cả được cả mặt số lượng và mặt giá trị, trong đó kế toán luôn chú ý đến mặt giá trị của vật liệu ở từng thời điểm bởi giá cả thị trường luôn biến động. Do đó việc quản lý nguyên vật liệu một cách khoa học, sử dụng hợp lý, hạch toán đầy đủ đúng đắn sẽ là cơ sở của việc tiết kiệm chi phí và hạ giá thành sản phẩm. Để làm được như vậy xí nghiệp luôn cải tiến công tác quản lý và hạch toán của mình. Để quản lý vật liệu nhập kho, xí nghiệp đã có hệ thống kho tàng khá tốt, đội ngũ cán bộ có tinh thần trách nhiệm cao, đảm bảo tài sản của xí nghiệp không bị hao hụt mất mát, luôn tổ chức phân loại nguyên vật liệu một cách khoa học. Trên cơ sở phân loại này các nhà quản lý có những biện pháp sử dụng hiệu quả hơn từng loại nguyên vật liệu. Công tác xây dựng kế hoạch thu mua vật tư hàng tháng được các phòng ban của đơn vị thực hiện một cách khá tốt. Khối lượng vật tư sử dụng đa dạng, nhiều chủng loại mà vẫn đáp ứng được đầy đủ cho quá trình sản xuất kinh doanh của đơn vị luôn được đảm bảo liên tục. Bộ phận vận chuyển, bảo quản luôn thực hiện tốt chức năng nhiệm vụ của mình. Đơn vị đã tổ chức bộ phận vận tải riêng đã giảm bớt ít nhiều chi phí mà đơn vị phải bỏ ra để thuê vận chuyển. Vật tư khi về đơn vị được bảo quản tốt với hệ thống kho rộng và thuận lợi. Trong khâu sử dụng: nhu cầu sử dụng nguyên vật liệu ở các phân xưởng đều được kiểm tra xét duyệt trên cơ sở nhiệm vụ xuất. Việc áp dụng phương pháp kế toán hàng tồn kho theo phương pháp khai thường xuyên, tính giá vật liệu theo phương pháp giá bình quân là phù hợp với xí nghiệp, đáp ứng được yêu cầu theo dõi thường xuyên tình hình biến động vật tư, tiền vốn. Việc sử dụng phương pháp thẻ song song để hạch toán chi tiết nguyên vật liệu giúp cho việc ghi chép đơn giản, dễ kiểm tra, dễ đối chiếu. Xí nghiệp đã nhanh chóng tiếp thu và vận dụng chế độ kế toán mới do Nhà nước ban hành vào thực tiễn công tác hạch toán nguyên vật liệu. Một mặt xí nghiệp tuân thủ các chế độ kế toán mới ban hành, mặt khác phản ánh một cách kịp thời đầy đủ tình hình nhập, xuất, tồn vật tư cung cấp số liệu cho việc tập hợp chi phí và tính giá thành. Tạo điều kiện thuận lợi cho hạch toán kế toán được chính xác nhanh gọn. Xí nghiệp đã vận dụng linh hoạt các quy định trong chế độ vào thực tế sản xuất kinh doanh để tạo các biểu mẫu chứng từ phù hợp nhất hỗ trợ công tác quản lý nguyên vật liệu đạt hiệu quả cao hơn. Việc áp dụng hình thức nhật ký chứng từ như hiện nay xí nghiệp ở là rất phù hợp với quy mô sản xuất, trình độ quản lý, trình độ hạch toán của xí nghiệp. Đây là một hình thức kế toán cho phép phân công công việc được dễ dàng thuật tiện. Sự phát triển của nền kinh tế thị trường đòi hỏi mỗi doanh nghiệp phải luôn tìm cách đổi mới, hoàn thiện mình, phát huy những mặt mạnh, hạn chế và loại bỏ những điểm yếu đã tồn tại và thắng thế trong cạnh tranh. Với xu thế chung như vậy Xí nghiệp Cơ khí Z79 đang cố gắng khắc phục những khó khăn trước mắt, nâng cao hiệu quả công tác quản lý, đầu tư đổi mới công nghệ sản xuất, nâng cao năng suất lao động và chất lượng sản phẩm sản xuất ra, tạo công ăn việc làm ổn định và thu nhập cho người lao động. 2. Những tồn tại cần phải hoàn thiện 2.1.Về công tác quản lý vật liệu Để phục vụ cho sản xuất kinh doanh, xí nghiệp phải sử dụng rất nhiều loại vật liệu, trong mỗi loại lại có nhiều nhóm, trong mỗi nhóm lại có nhiều quy cách khác nhau. Trong khi đó xí nghiệp chưa có biện pháp quản lý vật tư để thuận tiện cho việc nhận biết NVL một cách tốt nhất. 2.2.Về thủ tục xuất kho nguyên vật liệu: Mặc dù đã xây dựng được định mức vật tư cho một đơn vị sản phẩm nhưng khi xuất vật tư Xí nghiệp vẫn chưa sử dụng phiếu xuất vật tư theo hạn mức để tiện cho việc theo dõi số lượng vật tư xuất kho và tình hình sử dụng vật tư theo như định mức đã xây dựng. Việc xuất vật tư trong Xí nghiệp tương đối nhiều và thường xuyên. Nếu sử dụng chứng từ ban đầu là Phiếu xuất kho như hiện nay thì phải ghi khá nhiều phiếu. Bởi vì những chứng từ này chỉ có hiệu lực một lần. Do vậy mỗi lần xin lĩnh vật tư lại phải lập phiếu mới, trong khi đó tại Xí nghiệp đã có định mức tiêu hao vật tư cho mỗi loại sản phẩm. 3. Về công tác quản lý hàng tồn kho Trên thực tế xí nghiệp cơ khí Z79 mới chỉ tiến hành trích lập và theo dõi dự phòng giảm giá hàng tồn kho đối với hàng hóa, thành phẩm. Do đặc thù kinh doanh của xí nghiệp là khối lượng nguyên vật liệu rất lớn, nhưng xí nghiệp lại chưa lập dự phòng giảm giá đối với NVL. Đồng thời với mục tiêu mở rộng hoạt động sản xuất kinh doanh, khối lượng nguyên vật liệu ngày càng tăng lên. Trong khi đó giá nguyên vật liệu trên thị trường luôn luôn biến động, do đó chỉ cần biến động nhỏ trên thị trường cũng có thể ảnh hưởng đến quá trình sản xuất kinh doanh. Điều này có ảnh hưởng đến lợi ích của xí nghiệp 4. Về công tác kế toán chi tiết nguyên vật liệu: Ở xí nghiệp do khối lượng vật tư nhập xuất gồm nhiều chủng loại, quy cách phẩm chất khác nhau, mặc dù đang áp dụng phương pháp ghi thẻ song song nhưng cuối tháng kế toán nguyên vật liệu vẫn chưa lập “Bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn vật liệu” để thuận tiện cho việc theo dõi kịp thời phục vụ cho công tác kiểm tra đối chiếu số liệu. II. Một số đề xuất hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu Để công tác kế toán và quản lý nguyên vật liệu được hoàn thiện hơn, góp phần nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh, Xí nghiệp cần phải khắc phục những mặt còn hạn chế. Sau thời gian thực tập tại Xí nghiệp cùng với những kiến thức đã có của mình em xin được mạnh dạn đưa ra một số ý kiến để có thể góp phần hoàn thiện công tác kế toán vật liệu tại đơn vị như sau: 1. Lập sổ danh điểm vật liệu: Để đảm bảo nhu cầu vật liệu cho quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp tiến hành được thường xuyên, liên tục không bị gián đoạn và quản lý nguyên vật liệu một cách chặt chẽ cần phải nhận biết một cách cụ thể về số hiện có và tình hình biến động của từng thứ vật liệu được sử dụng trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Bởi vậy các vật liệu cần phải được phân chia một cách chi tiết tỷ mỉ hơn theo tính năng lý, hóa, theo quy cách phẩm chất của vật liệu. Việc phân chia này được thực hiện trên cơ sở xây dựng và lập sổ danh điểm vật liệu. Sổ danh điểm vật liệu là sổ tập hợp toàn bộ các loại vật liệu mà xí nghiệp đã và đang sử dụng. Sổ danh điểm vật liệu phản ánh đến từng loại, từng nhóm, từng thứ, từng quy cách một cách có hệ thống và rõ ràng giúp cho việc quản lý vật liệu được chặt chẽ và dễ dàng. Theo sổ danh điểm này thì mỗi loại , mỗi nhóm, mỗi thứ vật liệu được mã hoá một mã số riêng và được sắp xếp một cách có trật tự, cho nên rất thuận tiện cho việc tìm kiếm những thông tin về một loại, một nhóm, một thứ vật liệu nào đó. Chính vì vậy để đảm bảo thuận tiện, tránh nhầm lẫn cho công tác quản lý và hạch toán về số lượng, giá trị đối với từng vật liệu, xí nghiệp nên lập sổ điểm danh vật tư. Xuất phát từ những ưu điểm trên của việc sử dụng sổ danh điểm vật tư và thực trạng sản xuất củ