Đề tài Tìm hiểu tổ chức công tác kế toán tại nông trường cao su 19/8

PHẦN THỨ NHẤT MỞ ĐẦU 1.1. Tính cấp thiết của đề tài Việt Nam đang chuyển sang nền kinh tế thị trường dưới sự quản lý vĩ mơ của Nhà nước đồng thời với chính sách mở rộng quan hệ với các nước trong khu vực và trên thế giới. Vì vậy ngày càng cĩ nhiều các doanh nghiệp mới được thành lập. Do nhiều doanh nghiệp ra đời nên sự cạnh tranh ngày càng khốc liệt, muốn đứng vững và phát triển được mỗi doanh nghiệp cần phải năng động, nghiên cứu thị trường và thị hiếu của khách hàng nhằm mang lại lợi nhuận cao. Bên cạnh đĩ để cạnh tranh được, các doanh nghiệp Việt Nam phải tìm được cho mình một hướng đi hợp lý để tồn tại và phát triển. Một trong số các giải pháp cần phải làm là tiết kiệm chi phí sản xuất, nâng cao hiệu quả quản lý…mà thơng tin để làm cơ sở khơng thể khác hơn ngồi thơng tin kế tốn. Chính vì vậy, các doanh nghiệp muốn phát triển bền vững thì địi hỏi phải cĩ bộ máy kế tốn tốt, hiệu quả. Tổ chức cơng tác kế tốn là một trong những nội dung thuộc về tổ chức quản lý trong doanh nghiệp. Tổ chức cơng tác kế tốn một cách thích ứng với điều kiện về quy mơ, về đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh cũng như gắn với những yêu cầu quản lý cụ thể tại doanh nghiệp cĩ ý nghĩa hết sức quan trọng và to lớn trong việc nâng cao hiệu quả quản lý tại doanh nghiệp. Vì nhận rõ tầm quan trọng của tổ chức cơng tác kế tốn trong cơng ty nên trong thời gian thực tập tại nơng trường cao su 19/8 một đơn vị trực thuộc cơng ty cao su Đắk Lắk em đã lựa chọn chuyên đề “ Tìm hiểu tổ chức cơng tác kế tốn tại nơng trường cao su 19/8” để hồn thành bài báo cáo thực tập của mình. Nội dung chuyên đề gồm cĩ 4 phần chính: Phần thứ nhất: Phần mở đầu Phần thứ hai : Cơ sở lí luận và phương pháp nghiên cứu Phần thứ ba : Đặc điểm địa bàn và kết quả nghiên cứu Phần thú tư : Kết luận 1.2. Mục tiêu nghiên cứu 1. Tìm hiểu về quá trình hình thành phát triển, thực trạng hoạt động của nơng trường hiện nay 2. Trình bày tổng quan về tổ chức cơng tác kế tốn trong doanh nghiệp. 3.Tìm hiểu tình hình tổ chức cơng tác kế tốn tại nơng trường cao su 19/8 4.Đề ra giải pháp tổ chức cơng tác kế tốn và bộ máy kế tốn nhằm gĩp phần hồn thiện cơng tác kế tốn tại nơng trường. 1.3. Phạm vi nghiên cứu 1.3.1. Nội dung nghiên cứu + Tổ chức bộ máy kế tốn. + Hệ thống chứng từ, tài khoản, sổ sách, báo cáo. + Tổ chức trang thiết bị, phương tiện của phịng kế tốn. + Tổ chức thực hiện cơng tác thanh tra, kiểm tra. + Tổ chức thực hiện bảo quản, lưu trữ, tiêu hủy tài liệu kế tốn tại nơng trường cao su 19/8. 1.3.2. Thời gian nghiên cứu Thời gian thực tập: Từ ngày 5/10/2010 đến ngày 9/11/2010. Số liệu phân sử dụng trong bài báo cáo: năm 2008, 2009 và 9 tháng đầu năm 2010. 1.3.3. Khơng gian nghiên cứu Phịng Tài Vụ - Kế tốn Nơng trường cao su 19/8 _đơn vị trực thuộc của Cơng ty Cao Su Dak Lak, cĩ văn phịng và vườn cây cao su ở trên địa bàn của 02 xã Hịa hiệp và Drây Bhăng, Huyện CưKuin, Tỉnh Dăk Lăk. Trụ sở được đặt tại : Km 13+500 quốc lộ 27, điện thoại : 050.636.582 ) Huyện CưKuin , tỉnh Dak Lak PHẦN THỨ HAI CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU 2.1 Cơ Sở Lý Luận 2.1.1 Khái niệm về cơng tác tổ chức kế tốn Tổ chức cơng tác kế tốn trong doanh nghiệp được hiểu là một hệ thống các phương pháp, các cách thức phối hợp sử dụng tồn bộ biện pháp và kỹ thuật cũng như nguồn nhân lực của tổ chức kế tốn để thực hiện chức năng yêu cầu và nhiệm vụ của kế tốn. Trong tổ chức cơng tác kế tốn, những con người hiểu biết về kế tốn là yếu tố quan trọng cĩ tính quyết định Tổ chức cơng tác kế tốn là tổ chức khối lượng cơng tác kế tốn và bộ máy kế tốn nhưng phải trên cơ sở vận dụng kế tốn hiện hành và theo điều kiện cụ thể của đơn vị. Đĩ tốn là cơng việc phức tạp và phụ thuộc vào nhiều yếu tố như: loại hình tổ chức hoạt động của đơn vị, quy mơ của đơn vị, yêu cầu quản lý, trình độ của đội ngũ nhân viên kế tốn, trang bị kĩ thuật xử lý thơng tin… Tổ chức cơng tác kế tốn phải đảm bảo tính khoa học, khơng ngừng đổi mới, luơn hồn thiện cho phù hợp với trình độ khoa học kĩ thuật, khoa học quản lý. 2.1.2 Vai trị của tổ chức cơng tác kế tốn trong doanh nghiệp Kế tốn cần phải được tổ chức khoa học, hợp lý thì mới cĩ tầm quan trọng đối với hoạt động quản lý tài chính, kinh doanh của doanh nghiệp. Tổ chức cơng tác kế tốn tốt sẽ tạo điều kiện để đảm bảo cung cấp thơng tin kinh tế tài chính chính xác và kịp thời phục vụ cho lãnh đạo và quản lý kinh tế tài chính, giúp cho doanh nghiệp nâng cao được hiệu quả hoạt động kinh doanh, hiệu suất lao động kế tốn. Tổ chức cơng tác kế tốn tốt sẽ giúp cho doanh nghiệp quản lý chặt chẽ tài sản tiền vốn, ổn định về tình hình tài chính, ổn định trong việc thu hồi cơng nợ tránh hiện tượng nợ nần dây dưa kéo dài và tình trạng chiếm dụng vốn lẫn nhau. Mặt khác, sẽ thực hiện tốt chức năng thơng tin và giám sát chặt chẽ về tồn bộ tài sản của doanh nghiệp. 2.1.3 Nhiệm vụ của tổ chúc cơng tác kế tốn Nhiệm vụ cơ bản của kế tốn là cung cấp thơng tin về kinh tế cho người ra quyết định. Để cĩ thể cung cấp thơng tin kế tốn viên phải thực hiện một số cơng việc cụ thể sau: - Tổ chức hợp lý bộ máy kế tốn ở doanh nghiệp để thực hiện tồn bộ cơng tác kế tốn, cơng tác tài chính kế hoạch, thống kê, cĩ sự phân cơng, phân nhiệm rõ ràng cho từng bộ phận kế tốn, từng kế tốn viên trong bộ máy kế tốn. - Tổ chức thực hiện các phương pháp kế tốn, chế độ kế tốn và vận dụng các nguyên tắc kế tốn, hình thức tổ chức sổ kế tốn. - Tổ chức lập báo cáo kế tốn một cách nhanh chĩng nhằm cung cấp thơng tin kịp thời, đúng hạn theo yêu cầu quản lý kinh tế tài chính của doanh nghiệp. - Tổ chức hướng dẫn mọi người trong doanh nghiệp tuân thủ chế độ kế tốn, thể lệ về quản lý kinh tế tài chính nĩi chung và chế độ kế tốn nĩi riêng. - Tổ chức lưu trữ, bảo quản chứng từ tài liệu kế tốn theo quy định nhằm cĩ thể sử dụng lại khi cần thiết. - Tổ chức kiểm tra kế tốn trong nội bộ doanh nghiệp. - Cung cấp thơng tin, số liệu của kế tốn theo quy định của pháp luật 2.1.4 Ý nghĩa của việc tổ chức cơng tác kế tốn Tổ chức cơng tác kế tốn cĩ ý nghĩa trong việc đánh giá tính hiệu quả của sự vận hành bộ máy kế tốn, tổ chức vận dụng các phương pháp của kế tốn. Tổ chức khoa học và hợp lý cơng tác kế tốn cĩ ý nghĩa lớn trong việc thực hiện cung cấp thơng tin kinh tế kịp thời, chính xác phục vụ cho nhà quản trị. 2.2 Nội dung cơng tác tổ chức kế tốn trong doanh nghiệp 2.2.1 Tổ chức bộ máy kế tốn Tổ chức bộ máy kế tốn là tổ chức về nhân sự để thực hiện việc thu thập, xử lý, cung cấp thơng tin cho các đối tượng khác nhau. Mơ hình tổ chức bộ máy kế tốn ở doanh nghiệp, gồm 03 mơ hình sau: mơ hình tập trung, mơ hình phân tán và mơ hình và mơ hình vừa tập trung vừa phân tán. Mơ hình tổ chức bộ máy kế tốn tập trung Theo mơ hình tất cả các cơng việc đều tập trung ở phịng kế tốn trung tâm và các đơn vị bên dưới khơng cĩ tổ chức kế tốn riêng mà chỉ bố trí nhân viên làm nhiệm vụ thu thập, kiểm tra và xử lý chứng từ, tổ chức ghi chép ban đầu và một số ghi chép trung gian cần thiết phục vụ cho sự chỉ đạo của người phụ trách đơn vị trực thuộc, định kỳ gởi về phịng kế tốn trung tâm. Ưu điểm khi áp dụng mơ hình này: là lãnh đạo cơng tác kế tốn tập trung thuận tiện cho việc phân cơng và chuyên mơn hĩa cơng tác kế tốn. Tuy nhiên, nĩ cĩ hạn chế là việc kiểm tra, giám sát của kế tốn trưởng và lãnh đạo doanh nghiệp sẽ gặp khĩ khăn. Mơ hình kế tốn này thường áp dụng cho các doanh nghiệp cĩ quy mơ nhỏ, bố trí các đơn vị sản xuất kinh doanh tập trung, khơng cĩ phân cấp quản lý. Sơ đồ 2.1 : Sơ đồ tổ chức bộ máy kế tốn tập trung KẾ TỐN TRƯỞNG Kế tốn tổng hợp và kiểm tra Các nhân viên hạch tốn ở đợn vị trực thuộc Kế tốn vốn bằng tiền và thanh tốn Kế tốn lương và BHXH Kế tốn chi phí và giá thành Kế tốn vật tư hàng hĩa Kế tốn TSCĐ và ĐTDH Kế tốn bán hàng và XĐKQ Mơ hình tổ chức bộ máy kế tốn phân tán: Theo hình thức tổ chức này ở đơn vị chính, lập phịng kế tốn trung tâm, cịn ở các đơn vị kế tốn phục thuộc đều cĩ tổ chức kế tốn riêng. Kế tốn đơn vị trực thuộc phải mở sổ kế tốn, thực hiện tồn bộ khối lượng cơng việc kế tốn từ giai đoạn hạch tốn ban đầu tới giai đoạn lập báo cáo kế tốn và nộp lên phịng kế tốn trung tâm theo sự phân cấp quy định. Ở phịng kế tốn trung tâm chỉ lập báo cáo chung tồn bộ cơng ty trên cơ sở báo cáo kế tốn từ các đơn vị trực thuộc gởi lên. Giữa các đơn vị trực thuộc quan hệ với nhau theo nguyên tắc hạch tốn kinh tế nội bộ, quan hệ giữa các đơn vị trực thuộc với cấp trên là quan hệ hạch tốn kinh tế đầy đủ. Ưu điểm của mơ hình này: cơng tác kế tốn sẽ gắn liền với sự chỉ đạo tại chỗ các hoạt động kinh doanh của đơn vị trực thuộc, giảm bớt sự cồng kềnh về bộ máy nhân sự ở cấp trên. Song cĩ hạn chế là cơng tác kế tốn doanh nghiệp khơng tập trung và khơng thống nhất, thơng tin khơng được xử lý kịp thời cho lãnh đạo tồn doanh nghiệp. Mơ hình này thường được áp dụng ở những đơn vị kinh tế cĩ quy mơ lớn, địa bàn hoạt động rộng, các đơn vị phụ thuộc được phân cấp một số quyền hành nhất định trong cơng tác quản lý kinh tế, tài chính. Sơ đồ 2.2: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế tốn phân tán Kế tốn đơn vị cấp trên Bộ phận kiểm tra kế tốn Kế tốn phần hành Kế tốn hoạt động thực hiện ở cấp trên Đơn vị trực thuộc Trưởng phịng kế tốn Tổng hợp kế tốn cho đơn vị trực thuộc Kế tốn phần hành Bộ phận tài chính Kế tốn phần hành Kế tốn trung tâm Mơ hình tổ chức bộ máy kế tốn vừa tập trung vừa phân tán Theo mơ hình này, các đơn vị cấp dưới cĩ thể tổ chức phịng kế tốn hay khơng là tùy thuộc vào quy mơ hoạt động và sự phân cấp quản lý của doanh nghiệp. Những đơn vị cĩ thể tổ chức kế tốn riêng thì thực hiện cơng tác kế tốn cĩ liên quan đến hoạt động kinh doanh, lập báo cáo kế tốn nội bộ và định kỳ gửi báo cáo lên phịng kế tốn trung tâm. Cịn những đơn vị khơng cĩ tổ chức kế tốn riêng thì làm nhiệm vụ thu thập chứng từ phát sinh ở đơn vị định kỳ gửi lên phịng kế tốn trung tâm. Phịng kế tốn trung tâm thực hiện hạch tốn các nghiệp vụ kinh tế phát sinh cĩ liên quan đến hoạt động chung tồn doanh nghiệp và cả các nghiệp vụ cĩ liên quan đến hoạt động của đơn vị trực thuộc khơng cĩ tổ chức bộ máy kế tốn riêng. Mơ hình này là sự kết hợp của hai mơ hình kế tốn tập trung và kế tốn phân tán, nhằm phát huy những ưu điểm của hai mơ hình đĩ. Nĩ được áp dụng trong những doanh nghiệp cĩ quy mơ khá lớn, bố trí các xí nghiệp sản xuất trên quy mơ rộng, cĩ đặc điểm ngành nghề khác nhau, cĩ phương thức quản lý tài chính nhưng khơng hồn chỉnh. Kế tốn đơn vị cấp trên Bộ phận tổng hợp và kiềm tra Kế tốn phần hành Đơn vị cĩ tổ chức kế tốn riêng Trưởng phịng kế tốn Nhân viên hạch tốn ban đầu ở các đơn vị cấp dưới Kế tốn các phần hành ở đơn vị chính Bộ phận kế tốn Bộ phận tài chính, Vốn bằng tiền và thanh tốn Kế tốn phần hành Sơ đồ 2.3: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế tốn vừa tập trung vừa phân tán Tổ chức về nhân sự, gồm những vấn đề sau: Xác định số lượng nhân viên kế tốn Yêu cầu về trình độ nghề nghiệp Bố trí và phân cơng nhân việc thực hiện nhiệm vụ cụ thể Mối quan hệ giữa các bộ phân kế tốn... Việc tổ chức bộ máy kế tốn để thực hiện chức năng, nhiệm vụ, nội dung cơng tác kế tốn trong doanh nghiệp phải hết sức phù hợp với đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh, quy mơ và mức độ phân cấp quản lý kinh tế tài chính nội bộ doanh nghiệp. Tổ chức vận dụng chế độ chứng từ kế tốn Chứng từ kế tốn là những chứng minh bằng giấy tờ về nghiệp vụ kinh tế đã phát sinh và thực sự hồn thành. Nĩ cĩ ý nghĩa kinh tế và pháp lý quan trọng khơng chỉ với cơng tác kế tốn mà cịn cĩ liên quan ở nhiều lĩnh vực khác nhau. Chứng từ kế tốn trong một doanh nghiệp liên quan đến nhiều đối tượng kế tốn khác nhau nên mang tính đa dạng gắn liền với đặc điểm hoạt động, lĩnh vực kinh doanh, tính chất sở hữu… Cần căn cứ vào quy định của chế độ chứng từ kế tốn và đặc điểm hoạt động của doanh nghiệp để chọn lựa, xác định các loại chứng từ cần phải sử dụng trong cơng tác kế tốn. Chứng từ kế tốn được lập ở nhiều bộ phận khác nhau trong doanh nghiệp kể cả bên ngồi doanh nghiệp nên việc xác lập quy trình luân chuyển chứng từ về phịng kế tốn trong thời hạn ngắn nhất cĩ ý nghĩa hết sức quan trọng trong việc bảo đảm tính kịp thời cho việc kiểm tra, xử lý và cung cấp thơng tin. Mọi chứng từ kế tốn phải cĩ đủ chữ ký theo chức danh quy định trên chứng từ thì chứng từ mới cĩ giá trị thực hiện. Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản Phương pháp tài khoản là phương pháp kế tốn sử dụng hệ thống tài khoản để hệ thống hĩa thơng tin kế tốn trên từng danh mục quản lý cụ thể. Tài khoản kế tốn được mở để phản ánh tình hình và sự biến động của từng chỉ tiêu kinh tế tài chính kế tốn, phản ánh tình hình biến động của tài sản, nguồn vốn trong kinh doanh của doanh nghiệp. Tài khoản cấp một dùng để phản ánh các chỉ tiêu kinh tế tài chính tổng hợp, cịn tài khoản chi tiết được mở để phản ánh chi tiết các chỉ tiêu kinh tế tài chính tổng hợp. Tùy theo yêu cầu quản lý nội bộ mà cĩ thể mở nhiều hay ít tài khoản chi tiết. Khi sử dụng hệ thống tài khoản kế tốn doanh nghiệp, mỗi doanh nghiệp phải căn cứ vào quy mơ, phạm vi hoạt động, mức độ phân cấp quản lý tài chính nội bộ của doanh nghiệp để xác định danh mục tài khoản cấp một cần sử dụng nhằm để phản ánh sự biến động về tài sản, nguồn vốn của quá trình sản xuất kinh doanh. Khi xây dựng hệ thống tài khoản chi tiết cần xem xét cĩ cần thiết khơng, xem xét mối quan hệ giữa chi phí bỏ ra và lợi ích thu được để xác định phạm vi mở tài khoản chi tiết, đồng thời căn cứ vào yêu cầu quản lý cụ thể để xác định các tài khoản cấp một cần phải mở chi tiết. Các nội dung cơ bản được quy định trong hệ thống tài khoản bao gồm: loại tài khoản, tên gọi tài khoản, số lượng tài khoản, số hiệu tài khoản, cơng dụng và nội dung phản ánh vào từng tài khoản, một số quan hệ đối ứng chủ yếu giữa các tài khoản cĩ liên quan. Việc xác định các tài khoản phải sử dụng là cơ sở để tổ chức hệ thống sổ kế tốn tổng hợp và chi tiết nhằm xử lý thơng tin phù hợp với yêu cầu quản lý của doanh nghiệp. Tổ chức vận dụng chế độ sổ kế tốn Hệ thống sổ kế tốn bao gồm nhiều loại sổ khác nhau trong đĩ cĩ những loại sổ được mở theo quy định của nhà nước và cĩ những loại sổ được mở theo yêu cầu và đặc điểm quản lý của doanh nghiệp. Để tổ chức hệ thống sổ kế tốn phù hợp cần phải căn cứ vào quy mơ của doanh nghiệp, đặc điểm về tổ chức sản xuất và quản lý, tính chất của quy trình sản xuất và đặc điểm về đối tượng kế tốn của doanh nghiệp. Theo hướng dẫn của Nhà nước thì doanh nghiệp cĩ thể tổ chức hệ thống sổ kế tốn theo 1 trong 4 mơ hình khác nhau sau: Hình thức kế tốn: Nhật ký – Sổ cái Hình thức kế tốn: Nhật ký chung Hình thức kế tốn: Chứng từ ghi sổ Hình thức kế tốn: Nhật ký – chứng từ Việc sử dụng hình thức kế tốn nào là do doanh nghiệp tự quyết định và phải tuân thủ nguyên tắc nhất quán. Tổ chức cung cấp thơng tin qua hệ thống báo cáo kế tốn Báo cáo kế tốn gồm 2 phân hệ: hệ thống báo cáo tài chính và hệ thống báo cáo kế tốn quản trị. Báo cáo tài chính là phương tiện để cung cấp thơng tin kế tốn cho đối tượng cần sử dụng thơng tin, cho biết tình hình về tài sản, về nguồn vốn và tình hình về kết quả sản xuất kinh doanh của đơn vị tại một thời điểm nhất định. Báo cáo tài chính là “sản phẩm” của quá trình quản lý thơng tin tại các bộ phận kế tốn của doanh nghiệp. Báo cáo tài chính là những báo cáo tổng hợp, trình bày tổng quát tình hình tài sản, cơng nợ, nguồn vốn chủ sở hữu, tình hình và kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp trong một kỳ hạch tốn. Đối tượng sử dụng báo cáo tài chính là các nhà doanh nghiệp, những đơn vị, cá nhân ngồi doanh nghiệp như: Ngân hàng, Nhà nước, cơ quan thuế, nhà đầu tư, khách hàng. Nĩi chung là những ai cần quan tâm đến doanh nghiệp. Những nội dung của hệ thống báo cáo tài chính: Ở nước ta, báo cáo tài chính quy định cho doanh nghiệp bao gồm 04 biểu được áp dụng thống nhất trong các doanh nghiệp, cụ thể: Bảng cân đối kế tốn (BCĐKT) (Mẫu B-01-DN) Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh (KQKD) (Mẫu B-02-DN) Báo cáo lưu chuyển tiền tệ (LCTT) (Mẫu B-03-DN) Thuyết minh báo cáo tài chính (TMBCTC) (Mẫu B-04-DN) * Trách nhiệm, thời hạn lập và gửi báo cáo tài chính Tất cả các Cơng ty độc lập cĩ tư cách pháp nhân đầy đủ, đều phải lập và gửi báo cáo tài chính theo đúng quy định hiện hành. Riêng báo cáo lưu chuyển tiền tệ rất khĩ lập nên chỉ mang tính chất khuyến khích lập và sử dụng. Báo cáo tài chính được gửi chậm nhất là sau 15 ngày kể từ ngày kết thúc quý và báo cáo tài chính năm được gửi chậm nhất là 30 ngày kể từ ngày kết thúc niên độ kế tốn. Báo cáo kế tốn quản trị bao gồm các báo cáo được lập ra dể phục vụ cho yêu cầu quản trị của doanh nghiệp ở các cấp độ khác nhau. Báo cáo kế tốn quản trị khơng bắt buộc phải cơng khai. Việc lập bao nhiêu báo cáo, cách xây dựng nội dung, cơ cấu báo cáo, phương pháp lập và sử dụng báo cáo kế tốn quản trị phụ thuộc vào đặc điểm sản xuất kinh doanh và yêu cầu quản lý cụ thể của doanh nghiệp. Nĩi chung báo cáo kế tốn quản trị đa dạng và mang tính linh hoạt cao để khơng ngừng thích ứng với các mục tiêu quản lý của doanh nghiệp. Tổ chức kiểm tra và bảo quản lưu trữ tài liệu kế tốn Tổ chức kiểm tra tài liệu kế tốn Kiểm tra kế tốn nhằm đảm bảo cho cơng tác kế tốn trong doanh nghiệp thực hiện đúng chính sách, chế độ được ban hành, thơng tin do kế tốn cung cấp cĩ độ tin cậy cao, việc tổ chức cơng tác kế tốn tiết kiệm và đạt hiệu quả cao. Nội dung kiểm tra gồm: kiểm tra việc tính tốn, sổ kế tốn, báo cáo kế tốn; kiểm tra việc chấp hành chế độ, thể lệ về kế tốn, việc tổ chức bộ máy kế tốn, việc xây dựng và thực hiện kế hoạch cơng tác, việc thực hiện nhiệm vụ và quyền hạn của kế tốn trưởng. Kiểm tra kế tốn phải được thực hiện ngay tại đơn vị kế tốn Kiểm tra kế tốn cần phải được thực hiện thường xuyên, liên tục và cĩ hệ thống. Tổ chức kiểm tra kế tốn là trách nhiệm của kế tốn trưởng tại doanh nghiệp. Tổ chức bảo quản lưu trữ tài liệu kế tốn - Tài liệu kế tốn phải được dơn vị kế tốn bảo quản đầy đủ, an tồn trong quá trình sử dụng và lưu trữ - Tài liệu kế tốn lưu trữ phải là bản chính. Trường hợp tài liệu kế tốn bị tạm giữ, bị tịch thu thì phải cĩ biên bản kèm theo bản sao chụp hoặc cĩ xác nhận. - Tài liệu kế tốn phải đưa vào lưu trữ trong thời hạn 12 tháng, kể từ ngày kết thúc kì kế tốn năm hoặc kết thúc cơng việc kế tốn. - Người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế tốn chịu trách nhiệm tổ chức, bảo quản, lưu trữ tài liệu kế tốn. - Tài liệu kế tốn phải được lưu trữ theo thời hạn sau đây + Tối thiểu 5 năm đối với tài liệu kế tốn dùng cho quản lí, điều hành của đơn vị kế tốn, gồm cả chứng từ kế tốn khơng sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế tốn và lập báo cáo tài chính. + Tối thiểu 10 năm đối với chứng từ kế tốn sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế tốn và lập báo cáo tài chính, sổ kế tốn và báo cáo tài chính năm, trừ trường hợp pháp luật cĩ qui định khác + Lưu trữ vĩnh viễn đối với tài liệu kế tốn cĩ tính sử liệu, cĩ ý nghĩa quan trọng về kinh tế, an ninh, quốc phịng. 2.2.7 Tổ chức phân tích hoạt động kinh tế trong doanh nghiệp Phân tích hoạt động kinh tế là cơng việc rất quan trọng đối với cơng tác quản lí trong doanh nghiệp. Thơng qua việc phân tích sẽ chỉ ra được những ưu, nhược điểm của doanh nghiệp trong tổ chức thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh, nêu ra được những nguyên nhân của những thành cơng hay thất bại khi thực hiện các mục tiêu đã được đề ra, đồng thời cịn cho thấy được những khả năng tiềm tàng cần được khai thác, sử dụng để nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh. 2.2.8 Kế tốn trưởng Kế tốn trưởng là một chức danh nghề nghiệp dành cho các chuyên gia kế tốn cĩ trình độ chuyên mơn cao, cĩ phẩm chất đạo đức tốt và năng lực điều hành, tổ chức được cơng tác kế tốn trong một đơn vị hạch tốn kinh tế độc lập. Chức năng của Kế tốn trưởng: tổ chức, kiểm tra cơng tác kế tốn ở đơn vị mình phụ trách. Là người giúp việc trong lĩnh vực chuyên mơn kế tốn tài chính cho Giám đốc điều hành. Là giám sát viên kế tốn, tài chính của Nhà nước đặt tại đơn vị. Trong doanh nghiệp, Kế tốn trưởng là người chịu sự lãnh đạo trực tiếp về mặt hành chính của giám đốc doanh nghiệp đồng thời chịu sự chỉ đạo nghiệp vụ của Kế tốn trưởng cấp trên. Việc bổ nhiệm, miễn nhiệm, thuyên chuyển, kỷ luật Kế tốn trưởng do Nhà nước quyết định; việc bổ nhiệm Kế tốn trưởng thường là đồng thời với thời điểm ký quyết định thành lập doanh nghiệp. Nhiệm vụ của Kế tốn trưởng là: tổ chức bộ máy kế tốn trên cơ sở xác định rõ khối lượng cơng việc nhằm thực hiện hai chức năng của kế tốn là thơng tin và kiểm tra hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Thơng qua Trưởng phịng kế tốn hoặc trực tiếp kiêm Trưởng phịng kế tốn để điều hành và kiểm sốt hoạt động của bộ máy kế tốn; chịu trách nhiệm về nghiệp vụ chuyên mơn kế tốn, tài chính của đơn vị; thay mặt Nhà nước kiểm tra và thực hiện chế độ, thể lệ quy định của Nhà nước về lĩnh vực kế tốn, tài chính. Quyền hạn của Kế tốn trưởng gắn liền với trách nhiệm được giao. Kế tốn trưởng cĩ quyền phổ biến chủ trương và chỉ đạo thực hiện các chủ trương về chuyên mơn; ký duyệt các tài liệu kế tốn, cĩ quyền từ chối khơng ký duyệt những vấn đề liên quan đến tài chính doanh nghiệp khơng phù hợp với chế độ quy định, cĩ quyền yêu cầu các bộ phận chức năng khác trong doanh nghiệp phối hợp thực hiện những cơng vịêc liên quan đến chuyên mơn tài chính, kế tốn ở những bộ phận chức năng. 2.2.9 Tổ chức trang thiết bị và phương tiện tính tốn Việc trang bị các phương tiện ,thiết bị tính tốn hiện đại giúp cho việc xử lý số liệu của kế tốn trở nên nhanh chĩng, tiết kiệm được nhiều cơng sức. Hiện nay việc tin học hĩa cơng tác kế tốn khơng chỉ giải quyết được vấn đề xử lý thơng tin và cung cấp thơng tin được nhanh chĩng, thuận lợi, mà nĩ cịn làm tăng năng suất lao động của bộ máy kế tốn một cách đáng kể, tạo cơ sở để tiến hành tinh giản bộ máy, nâng cao hiệu quả hoạt động.  Tin học hĩa cơng tác kế tốn đặt ra nhiều vấn đề cần giải quyết về mặt chuyên mơn: Thiết lập mẫu chứng từ và trình tự luân chuyển chứng từ phù hợp với việc thu nhận và xử lý thơng tin của máy, thiết kế các loại sổ sách để cĩ thể cài đặt và in ấn được dễ dàng, nhanh chĩng; bố trí nhân sự phù hợp với việc sử dụng máy, thực hiện kỹ thuật nối mạng của hệ thống máy được sử dụng trong doanh nghiệp nhằm đảm bảo việc cung cấp số liệu lẫn nhau giữa các bộ phận cĩ liên quan… 2.2.10 Tổ chức cơng tác kế tốn trong điều kiện áp dụng máy vi tính ở các Doanh nghiệp hiện nay Cùng với sự phát triển của khoa học, kỹ thuật, nhu cầu ngày càng cao về thu thập, xử lý thơng tin nhanh nhạy, để cĩ quyết định kịp thời và phù hợp, đồng thời giảm áp lực cơng việc cho nhân viên kế tốn, thì việc tổ chức trang bị và cung ứng các phương tiện tính tốn hiện đại là một trong những nội dung cơ bản của cơng tác kế tốn. Máy vi tính cĩ nhiều ưu điểm: cơng suất lớn, tốc độ xở lý nhanh, sữa chữa những sai sĩt kế tốn dễ dàng, lưu trữ được nhiều dạng thơng tin... Khi áp dụng máy vi tính vào cơng tác kế tốn cần phải tổ chức cơng tác kế tốn phù hợp nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng máy, nâng cao chất lượng thơng tin, năng suất lao động và hiệu quả cơng tác kế tốn. 2.3. Phương pháp nghiên cứu 2.3.1. Phương pháp chung Phương pháp luận theo chủ nghĩa duy vật biện chứng, chủ nghĩa duy vật lịch sử để phân tích, đánh giá sự vật hiện tượng một cách khách quan trong mối quan hệ tác động qua lại lẫn nhau. 2.3.2 Phương pháp cụ thể Do tính đa dạng của đề tài, nên trong quá trình nghiên cứu đã sử dụng rất nhiều phương pháp khác nhau. Sau đây là một số các phương pháp chủ yếu: 2.3.2.1 Phương pháp so sánh Phương pháp này được sử dụng rất phổ biến trong quá trình nghiên cứu.Tơi đã dùng phương pháp này để so sánh các bảng biểu, chứng từ và nhiều chỉ tiêu khác của doanh nghiệp nhằm nghiên cứu biết được cơng ty thực hiện cơng tác tổ chức cơng tác kế tốn cũng như bộ máy kế tốn như thế nào. 2.3.2.2 Phương pháp miêu tả Trong quá trình nghiên cứu, tơi đã dùng phương pháp miêu tả để khái quát, miêu tả doanh nghiệp cũng như quá trình hoạt động của doanh nghiệp. 2.3.2.3 Phương pháp chuyên gia Trong quá trình nghiên cứu, tìm hiểu tình hình tơi đã nhận được rất nhiều ý kiến trao đổi, kinh nghiệm, kiến thức của các cán bộ tại cơng ty, giúp cho đề tài thêm đầy đủ và chính xác. PHẦN THỨ BA ĐẶC ĐIỂM ĐỊA BÀN VÀ KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU 3.1. Đặc điểm địa bàn nghiên cứu 3.1.1. Giới thiệu về Nơng trường cao su 19/8 3.1.1.1. Quá trình hình thành và phát triển Nơng trường cao su 19/8 là một đơn vị trực thuộc của Cơng ty cao su Đắk Lắk, cĩ văn phịng và vườn cây cao su ở trên địa bàn của 2 xã Hồ Hiệp và Drây Bhăng Huyện Cư kuin, Tỉnh Đắk Lắk. Tên đăng ký bằng tiếng việt: Nơng Trường Cao Su 19/8 Địa chỉ: Km 13+500 quốc lộ 27_ Xã Ea BHốk – huyện Cư Kuin_ Tỉnh Đắk Lắk Điện thoại: 0500.636.528 Số Fax: 0500.636.528 Loại hình doanh ngiệp: Hình thức sở hữu nhà nước Mã số thuế: 6000175829 Đăng ký kinh doanh: Nơng trường cao su 19/8 được thành lập ngày 15/06/1981 theo quyết định số 38/QĐ - UB của UBND tỉnh Đắk Lắk Ngành nghề đăng ký kinh doanh chăm sĩc, khai thác và bán nguyên liệu cao su thiên nhiên trên diện tích 902 ha đất tự nhiên. Nơng trường cao su 19/8 đã tồn tại và phát triển sau 30 năm thành lập và đã trở thành trung tâm kinh tế, văn hố xã hội của huyện CưKuin. Từ ngày thành lập nơng truờng cao su 19/8 nhận bàn giao 902 ha cao su kinh doanh đi vào khai thác từ đồn điền cũ, sản lựơng mủ quy khơ vẫn duy trì được năm sau cao hơn năm trước. Tổng doanh thu: Năm 2007 đạt: 18.046.854.910 đồng Năm 2008 đạt: 18.223.399.119 đồng Năm 2009 đạt: 8.477.239.823 đồng Doanh thu năm 2009 giảm mạnh nguyên nhân chủ yếu do diện tích cao su bị thanh lí năm cuối năm 2008, đầu 2009 đã làm sản lượng mủ cao su giảm. Nơng trường đã được cơng ty quan tâm đầu tư và nỗ lực phấn đấu xây dựng cơ sở vật chất tương đối đồng bộ, từ cơ quan Nơng trường, đến các đội sản xuất và vườn cây…đường giao thơng, đường bộ, trường học, mẫu giáo, đã xây dựng ở từng đội sản xuất, năm 2003 đã bàn giao cho địa phương quản lý sử dụng. Nơng trường đã trang bị phương tiện máy tính, điện thoại cho từng phịng ban để nâng cao hiệu suất cơng việc, đảm bảo yêu cầu phát triển trong giai đoạn mới. Nhiều năm liên tục Nơng trường đã hồn thành vượt mức kế hoạch Cơng ty giao, năm 2004 được Chủ tịch nước tặng Huân Chương Lao Động Hạng Nhì. Năm 2005 nơng trường được Thủ tướng Chính phủ tặng cờ thi đua. Nơng trường đã thực hiện các chính sách BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ, trong đĩ BHYT tham gia 100% cho CBCNV, cấp phát đầy đủ bảo hộ lao động cho CBCNV, thực hiện đầy đủ tốt nghĩa vụ nộp thuế cho Nhà nước và thuế nhà đất cho điạ phương, thực hiện đầy đủ việc lập và cấp sổ lao động BHXH cho CBCNV. Đồng thời cũng đã thực hiện nghĩa vụ cơng ích, quỹ đền ơn đáp nghĩa, quỹ xố đĩi giảm nghèo. Phát huy kết quả đã đạt được những năm qua, tin tưởng vào sự lãnh đạo của ban Giám đốc Cơng ty, Ban chấp hành đảng bộ Nơng trường, CBCNV nơng trường quyết tâm đồn kết nhất trí ra sức thi đua sản xuất và xây dựng hồn thành nhiệm vụ Cơng ty giao về khai thác mủ, chăm sĩc vườn cây cao su, chăm lo đời sống người lao động, đảm bảo an ninh quốc phịng và trật tự trong khu vực v.v…, gĩp phần tích cực vào sự nghiệp phát triển của ngành cao su ở Đắk Lắk. 3.1.1.2 Phương hướng và nhiệm vụ của Nơng trường Cao Su 19/8 Phương hướng của Nơng trường Hiện nay nơng trường đang ra sức tăng cường đội ngũ cơng nhân lao động cĩ trình độ tay nghề cao và cĩ kế hoạch đào tạo nâng cao nghiệp vụ chuyên mơn cho nhân viên nhằm đáp ứng những nhiệm vụ của nơng trường ở hiện tại cũng như trong tương lai. Trình độ văn hố của người lao động chiếm tỷ lệ rất thấp nên nhu cầu đào tạo và nâng cao tay nghề của cơng nhân ngày càng quan trọng và cấp thiết, đặc biệt cần thay thế những cơng nhân lớn tuổi bằng những đội ngũ cơng nhân trẻ tuổi cĩ năng lực và sức khoẻ. Cần nâng cao đời sống vật chất tinh thần cho cán bộ cơng nhân viên, trong đĩ cần xố bỏ các hộ nghèo, nâng cao thu nhập cho mỗi hộ so với năm trước đẩy mạnh các phong trào thi đua, văn hố, thực hiện nếp sống văn minh. Thực hiện tốt chủ trương của Cơng ty giao. Phải luơn tuân thủ các nguyên tắc chung tránh tình trạng vi phạm về quản lý tài chính. Luơn luơn vượt mức kế hoạch sản lượng mủ mà Cơng ty giao. Nhiệm vụ của Nơng Trường. Hàng năm thực hiện theo kế hoạch của cơng ty giao cho nơng trường trồng, chăm sĩc, khai thác mủ và thâm canh áp dụng các tiến bộ khoa học kỹ thuật để khơng ngừng nâng cao sản lượng mủ khai thác. Thường xuyên chăm lo đời sống vật chất – tinh thần cho cán bộ cơng nhân viên trong nơng trường. Giữ vững an ninh, trật tự, an tồn xã hội trên địa bàn nơng trường. Ngồi ra, cần phối hợp với chính quyền địa phương phải quan tâm đến đời sống của bà con đồng bào dân tộc thiểu số tại chỗ, và xây dựng các cơng trình hạ tầng cơ sở gĩp phần phát triển nền kinh tế của địa phương nơng trường. 3.1.1.3 Tình hình lao động của Nơng Trường Cao Su 19/8 - Trình độ lý luận chính trị : Cao cấp lý luận chính trị: 01 người Trung cấp: 02 người Sơ cấp: 06 người - Trình độ chuyên mơn nghiệp vụ: Đại học, cử nhân: 09 người Cao đẳng: 01 người Trung cấp: 06 người Cơ cấu lao động: Bảng số 3.1: Cơ cấu lao động của nơng trường năm 2008, 2009, 2010 STT Chỉ Tiêu Năm 2008 Năm 2009 Năm 2010 Số lượng Tỷ lệ % Số lượng Tỷ lệ % Số lượng Tỷ lệ % 1 Tổng lao động 349 100 217 100 212 100 2 Nam 120 34.38 69 31.80 70 33.02 3 Nữ 229 65.62 148 68.20 142 66.98 4 Dân tộc tiểu số 35 10.03 17 7.83 17 8.02 5 Lao động trực tiếp 322 92.26 200 92.17 191 90.09 6 Lao động gián tiếp 27 7.74 17 7.83 21 9.91 (Nguồn: Phịng Tổ chức_kế hoạch của Nơng trường cao su 19/8) Nơng trường là đơn vị sản xuất trong lĩnh vực nơng nghiệp nên lao động trực tiếp chiếm tỷ lệ cao trong cơ cấu lao động, chiếm trên 90%. Trong những năm qua do cắt giảm nguồn nhân lực nên số lượng lao động giảm theo từng năm tuy nhiên trình độ chuyên mơn ngày càng tăng. Ngày càng cĩ nhiều nhân viên tơt nghiệp đại học, cao đẳng. Nơng trường luơn quan tâm chăm lo đến đời sống của nhân viên và cơng nhân trong nơng trường, tạo điều kiện cho nhân viên, cơng nhân đặc biệt là người dân tộc thiểu số cĩ việc làm ổn định, nâng cao tay nghề, khơng ngừng nâng cao đời sống vật chất, tinh thần. Đến nay nơng trường cơ bản đã xố được đĩi nghèo, một số gia đình lao động giỏi cĩ thu nhập khá trở lên. Nơng trường hiện tổng số lao động là 212 cơng nhân trong đĩ dân tộc tiểu số cĩ 17 người chiếm 8,02% cán bộ cơng nhân trong nơng trường. 3.1.1.4. Kết quả sản xuất kinh doanh chủ yếu Mục tiêu cuối cùng của mỗi doanh nghiệp đều là lợi nhuận mà doanh nghiệp đạt được trong năm. Chịu ảnh hưởng của tình hình kinh tế trong nước và trên thế giới trong hai năm 2008, 2009 kết quả kinh doanh của nơng trường cũng cĩ những biến động rõ rệt thể hiện qua bảng sau: Bảng số 3.2: Kết quả sản xuất kinh doanh chủ yếu ĐVT: đồng Chỉ tiêu Năm 2008/2007 2009/2008 2007 2008 2009  Số tuyệt đối % Số tuyệt đối % 1. Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ 18.046.854.910 18.223.399.119 8.477.239.823 176.544.209 100,98 -9.746.159.296 46,52 3. Doanh thu thuần về bán hàng và cung cấp dịch vụ 18.046.854.910 18.223.399.119 8.477.239.823 176.544.209 100,98 -9.746.159.296 46,52 4. Giá vốn hàng bán 18.077.240.123 18.402.192.537 8.488.231.211 324.952.414 101,80 -9.913.961.326 46,13 5. Lơi nhuận gộp về bán hàng và cung cấp dịch vụ -30.385.213 -178.793.418 -10.991.388 -148.408.205 588,42 167.802.030 6,15 6. Doanh thu hoạt động tài chính 6.401.555 8.873.100 7.840.300 2.471.545 138,61 -1.032.800 88,36 7. Chi phí tài chính 4.000 4.000 0 0 100,00 -4.000 0.00 10. Lợi nhuận từ hoạt động kinh doanh -23.987.658 -169.924.318 -3.151.088 -145.936.660 708,38 166.773.230 1,85 11. Thu nhập khác 233.797.060 358.626.770 197.949.351 124.829.710 153,39 -160.677.419 55,20 12. Chi phí khác 5.618.786 43.293.278 8.201.936 37.674.492 770,51 -35.091.342 18,95 13. Lợi nhuận khác 228.178.274 315.333.492 189.747.415 87.155.218 138,20 -125.586.077 60,17 14. Tổng lợi nhuận kế tốn trước thuế 204.190.616 145.409.174 186.596.327 -58.781.442 71,21 41.187.153 128,33 15. Chi phí thuế TNDN 57.173.372 0 0 -57173372 0.00 0   _ 17 Lơi nhuận sau thuế thu nhập doanh nghiệp 147.017.244 145.409.174 186.596.327 -1.608.070 98,91 41.187.153 128,33 Nhận xét: Căn cứ vào bảng số liệu trên ta thấy: Tổng doanh thu của Nơng trường trong năm 2009 giảm so với năm 2007 và năm 2008. Cụ thể là doanh thu năm 2009 giảm 9.756.159.287 đồng so với năm 2008 tương đương với giảm 53.5%, giảm 9.569.615.087 đồng so với năm 2007 tương đương với giảm 53.02%. Doanh thu chủ yếu của nơng trường là từ mủ cao su, phản ánh khối lượng mủ mà Nơng trường khai thác trong năm, vì vậy qua chỉ tiêu này ta thấy tổng sản lượng mủ tồn Nơng trường cĩ phần giảm đi nghĩa là phạm vi hoạt động của Nơng trường cĩ thể bị thu hẹp hoặc do tình hình thời tiết làm năng suất khai thác mủ bị thu hẹp. Tuy nhiên, xét theo sản lượng kế hoạch như ở phần trên phân tích thì Nơng trường vẫn đạt kết quả cao, điều đĩ khẳng định uy tín và sức cạnh tranh của Nơng trường ngày càng được khẳng định trên thương trường. Biểu hiện là lợi nhuận năm 2009 tăng trên 41 triệu đồng so với năm 2008 tương ứng với tăng 28,3%. Do lợi nhuận trước thuế năm 2008, 2009 ít và điều kiện kinh tế gặp khĩ khăn cơng ty cao su Đắk Lắk quyết định tồn bộ lợi nhuận đạt được của năm 2008, 2009 nơng trường được giữ lại. Việc nộp thuế TNDN do cơng ty nộp vì vậy lợi nhuận sau thuế của nơng trường tăng lên theo các năm. Nguyên nhân chủ yếu khiến doanh thu năm 2009 giảm đột ngột là do cuối năm 2008, đầu năm 2009 một lượng lớn diện tích cao su kinh doanh đã được thanh lí do già cỗi. Trong năm 2009 diện tích cao su thanh lí lên đến 545.8 ha.. Mặt khác do điều kiện thời tiết đã ảnh hưởng đến sản lượng mủ thu hoạch. Nhìn chung lại cùng với sự nỗ lực của ban lãnh đạo nơng trường cùng tồn thể cán bộ cơng nhân viên và cơng nhân đã mang lại hiệu quả cao cho nơng trường trong những năm qua và trong tương lai nơng trường sẽ phát triển mạnh mẽ và bền vững hơn nữa. 3.1.1.5 Những thuận lợi và khĩ khăn ảnh hưởng đến tình hình sản xuất tại Nơng trường - Thuận lợi: + Nơng trường đã cĩ truyền thống và kinh nghiệm trong 30 năm hoạt động + Nơng trường đã từng bước một đội ngũ cơng nhân lành nghề trong lĩnh vực trồng mới, thu hoạch cao su. + Nơng trường khơng ngừng được nâng cao đàu tư trang thiết bị hiện đại. + Nơng trường cĩ một bộ máy quản lí tơt, cơng tác kế tốn cĩ hệ thống quản lí chặt chẽ, cùng với việc áp dụng phần mền kế tốn tạo điều kiện thuận lợi cho cơng tác kế tốn cũng như quản lí cĩ hiệu quả. + Nơng trường luơn nhận được sự quan tâm của cơng ty cao su ĐăkLăk. - Khĩ khăn: Do hoạt động trong lĩnh vực nơng nghiệp nên chịu ảnh hưởng của điều kiện tự nhiên. Mặt khác nguồn nhân lực của nơng trường vẫn cịn hạn chế về trình độ tay nghề. 3.1.2. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý tại Nơng trường cao su 19/8 Để phù hợp với chức năng và nhiệm vụ của mình, việc tổ chức sắp xếp bộ máy quản lý của Nơng Trường Cao Su 19/8 được tiến hành như sau: Sơ đồ 3.1:Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý cấu Nơng trường Cao su 19/8 Giám đốc Phĩ giám đốc Phịng Tổ chức Hành chính Phịng Kế tốn Tài vụ Phịng Kỹ thuật Phịng Bảo vệ Đội sản xuất Ghi chú: : quan hệ trực tuyến : quan hệ chức năng Từ sơ đồ trên ta thấy được quyền hạn, nhiệm vụ, chức năng của các phịng ban và trách nhiệm của từng người trong bộ máy quản lý thể hiện rõ như sau: Giám đốc: Là người đứng đầu bộ máy quản lý và cĩ trách nhiệm tồn bộ mọi hoạt động kinh doanh trước pháp luật và tồn thể cán bộ cơng nhân viên chức trong Nơng trường . Phĩ giám đốc: là người cĩ trách nhiệm về khâu tổ chức hành chính và chỉ đạo mọi mọi hoạt động sản xuất từ khâu chuẩn bị đến khâu bố trí, quản lý nhân cơng lao động, tổ chức cấp phát vật tư…. Đồng thời, là người trực tiếp giúp giám đốc tổ chức và chỉ đạo các đội sản xuất và cĩ thể làm thay cơng việc của giám đốc khi giám đốc uỷ quyền. Phịng tổ chức hành chính: Là Nơng trường trực thuộc cho nên cơng tác tổ chức hành chính đều gĩi gọn trong một phịng, thực hiện nhiệm vụ quản lý hành chính văn phịng. Phịng kỹ thuật: Cơng việc cụ thể của phịng kỹ thuật bao gồm: - Kiểm tra chất lượng vườn cây, theo dõi quá trình thực hiện kế hoạch định mức.Kiểm tra trình độ tay nghề của cơng nhân, kiểm tra chất lượng mủ, giám sát quy trình khai thác mủ cao su. - Áp dụng các biện pháp khoa học kỹ thuật vào quá trình khai thác mủ, đề xuất cho lãnh đạo Nơng trường về các biện pháp thâm canh vườn cây, kỹ thuật vườn ươm. - Kết hợp với các phịng ban chức năng xây dựng kế hoạch sản lượng hàng tháng, hàng năm để hồn thành tiến độ theo yêu cầu của giám đốc Nơng trường. - Nghiệm thu khối lượng mủ hồn thành trình giám đốc phê duyệt. Phịng kế tốn_tài vụ: Là bộ phận đảm nhiệm các khâu trong vấn đề tài chính kế tốn, cĩ nhiệm vụ quản lý, cung cấp thơng tin chính xác kịp thời, tổ chức hạch tốn kế tốn, quản lý sổ sách, chứng từ và kiểm kê kiểm sốt tài sản, kiểm kê tài liệu cĩ liên quan đến hệ thống kế tốn, quản lý tình hình biến động vốn do Cơng ty cấp. Phịng bảo vệ: Làm nhiệm vụ là bảo vệ, giữ gìn tài sản của Nơng trường, thường xuyên tuần tra kiểm sốt số lượng mủ của cơng nhân sau khi khai thác. Giữ gìn an ninh trật tự trên địa bàn Nơng trường quản lý. Các đội sản xuất: Là người trực tiếp nhận cơng việc từ Nơng trường giao xuống. Đứng đầu là đội trưởng là người chịu mọi trách nhiệm cho tồn đội. 3.2 Kết quả nghiên cứu 3.2.1 Tổ chức bộ máy kế tốn tại Nơng trường cao su 19/8 Tổ chức bộ máy kế tốn là một vấn đề lớn nhằm đảm bảo vai trị, chức năng nhiệm vụ của từng bộ phận kế tốn. Phịng kế tốn cĩ trách nhiệm cùng các phịng ban khác tổ chức các đội sản xuất về hình thức nội dung và xác lập chứng từ quy định rõ ràng cho mỗi cá nhân, mỗi bộ phận trong việc lập chứng từ phải quy định rõ thời gian hồn thành và trình tự luân chuyển từ nơi lập đến nơi kiểm tra. Nơi kiểm tra phải kiểm tra lại nội dung ghi chép, nội dung tính tốn các khoản… các thủ tục như chữ ký, và người cĩ trách nhiệm. Sơ đồ 3.2: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế tốn tại Nơng trường cao su 19/8 KẾ TỐN TỔNG HỢP KẾ TỐN LƯƠNG -BHXH BHXH KẾ TỐN TIỀN MẶT KẾ TỐN VẬT TƯ-TSCĐ THỦ QUỸ KẾ TỐN TRƯỞNG Nơng trường sử dụng mơ hình kế tốn theo kiểu tập trung. Theo mơ hình này các thống kê ở dưới từng đội sản xuất thường thực hiện một phần cơng việc như: theo dõi ngày cơng lao động, thống kê phản ánh các loại vật liệu sử dụng, chi phí máy mĩc sản xuất. Đến tháng tổng hợp báo cáo về phịng tài vụ của Nơng trường để tổng hợp, cịn hầu hết các cơng tác kế tốn được thực hiện ở phịng kế tốn tài vụ thu nhận các chứng từ đến việc lập các bảng cân đối và báo cáo kế tốn. Tổ chức cán bộ, số lượng, chức vụ, chức năng của phịng kế tốn Hiện nay, phịng Kế tốn tài vụ của cơng ty cĩ 5 nhân viên được tập hợp trong bảng sau: Bảng 3.3: Bảng tình hình lao động của Nơng trường cao su 19/8 STT Họ và tên Năm sinh Trình độ Chính trị Nghiệp vụ Nam Nữ 1 Trần Thái Lam 1965 Đại học Đảng viên Phĩ giám đốc kiêm Kế tốn Trưởng 2 Nguyễn Mạnh Hùng 1978 Đại học Đảng viên Phĩ phịng. Kế tốn TSCĐ 3 Võ Thị Dung 1985 Cao đảng Đồn viên Kế tốn cơng nợ, tiền mặt và thuế 4 Hồng Quốc Bắc 1990 Trung cấp Đồn viên Kế tốn vật tư 5 Bùi Thị Mây 1966 Trung cấp Đảng viên Thủ quỹ Đội ngũ kế tốn trong nơng trường cĩ trình độ Đại học chiếm hơn 40%, cĩ kinh nghiệm và thâm niên cơng tác, cĩ năng lực chuyên mơn và đạo đức nghề nghiệp tốt, cĩ khả năng chịu áp lực cơng việc cao. Đội ngũ cán bộ cĩ sự hỗ trợ , giúp đỡ lẫn nhau trong cơng việc. Mặc dù vậy, hiện nay nơng trường vẫn chưa cĩ kế tốn quản trị vì vậy các phần hành thuộc lĩnh vực kế tốn quản trị chỉ được thực hiện khi cĩ sự chỉ đạo của cấp trên. Nhìn chung việc phân cơng nhiệm vụ cho kế tốn viên là hợp lý, phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh của nơng trường; hiệu quả cơng việc thể hiện rõ qua kết quả kinh doanh qua các năm 2008, 2009. Ta thấy nơng trường cĩ bộ máy kế tốn gọn nhẹ, dễ quản lý, ít tốn kém. Tuy một người phải kiêm nhiều việc nhưng vì nơng trường là đơn vị trực thuộc nên mơ hình này là phù hợp với nơng trường. Nhiệm vụ của từng bộ phận kế tốn: Kế tốn trưởng: Là người chỉ đạo mọi hoạt động của phịng kế tốn. Chịu trách nhiệm quản lý và kiểm tra tình hình tài chính của Nơng trường. - Kế tốn trưởng chịu trách nhiệm về chuyên mơn nghiệp vụ tại đơn vị theo các quy định của pháp luật gồm: -Tính tốn xác định các khoản cơng nợ phải thu, phải trả và các khoản phải nộp ngân sách. -Tổ chức quá trình ghi chép, tính tốn, phản ánh một cách chính xác, trung thực, đầy đủ và kịp thời tồn bộ diễn biến hoạt động sản xuất kinh doanh. -Chịu trách nhiệm quản lý quỹ tại đơn vị. Cĩ trách nhiệm hướng dẫn kế tốn viên hạch tốn đầy đủ và chính xác. -Tham gia chỉ đạo cơng tác kiểm kê tài sản cuối mỗi niên độ hoặc theo định kỳ hoặc trong trường hợp đột xuất theo yêu cầu quản lý, đề xuất hướng giải quyết tài sản thừa và thiếu phát hiện trong kiểm kê. -Tổ chức cơng tác kiểm tra kế tốn nội bộ, đảm bảo việc ghi chép chính xác kịp thời đúng theo quy định, hướng dẫn các chế độ, thể lệ tài chính của Nhà nước cho nhân viên và các quy định nội bộ cĩ liên quan đến hệ thống kế tốn tại đơn vị. -Tổ chức và thực hiện hệ thống báo cáo kế tốn tài chính, kiểm tra chứng từ sổ sách, lập quyết tốn chung cho đơn vị. -Tổ chức lưu trữ, bảo quản chứng từ và tài liệu kế tốn của đơn vị. - Kế tốn trưởng cĩ nhiệm vụ kiểm tra kiểm sốt các mặt: Chế độ quản lý, kỷ luật cơng nhân, các định mức lao động, tiền lương, tiền thưởng và các khoản phụ cấp chế độ khác cho người lao động. Kiểm tra các hoạt động thanh tốn, việc thực hiện các hợp đồng kinh tế. Chấp hành các chính sách kinh tế tài chính và các quy định về tài chính của Nhà nước. Chấp hành chế độ bảo vệ vật tư, tài sản và tiền vốn trong đơn vị. Kiểm tra và xử lý các thiệt hại tài sản thiếu hụt, mất mát… - Cần thực hiện kế hoạch bồi dưỡng nâng cao trình độ nghiệp vụ cho nhân viên. - Cung cấp thơng tin tài chính kịp thời cho Giám đốc, giúp Giám đốc phân tích tình hình sản xuất kinh doanh, đánh giá đúng thực trạng kinh tế, đưa ra những biện pháp tối ưu để khắc phục sự yếu kém trong quá trình sản xuất kinh doanh. Cần khai thác và sử dụng các nguồn lực một cách cĩ hiệu quả, cải tiến hố hệ thống quản lý kinh doanh. Kế tốn lương – bảo hiểm xã hội: Là người cĩ nhiệm vụ thực hiện tính tốn các khoản chi phí tiền lương, các khoản trích theo lương và theo dõi tình hình thanh tốn lương, trích nộp bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí cơng đồn cho người lao động. -Kế tốn lương phải lập báo cáo lương, nắm được tình hình thay đổi danh sách, cấp bậc lương của cán bộ cơng nhân viên cũng như sự thay đổi về quỹ lương, theo dõi sự biến động của các quỹ khen thưởng, phúc lợi. - Tập hợp chi phí nhân cơng trực tiếp, tiền lương và các khoản trích theo lương, chi phí sản xuất chung các khoản phụ cấp của bộ quản lý. - Đối chiếu với bộ phận thanh tốn về tình hình thnah tốn lương, BHXH và với bộ phận tổng hợp về số liệu chi phí. Kế tốn tiền mặt và cơng nợ : Cĩ nhiệm vụ theo dõi tình hình thu chi quỹ tiền mặt, tình hình diễn biến cơng nợ của khách hàng, các khoản nợ tạm ứng. Kế tốn thanh tốn lập các khoản thu hồi nội bộ, khoản sử dụng vốn bằng tiền khác, kiểm tra thực hiện thanh tốn theo quy định cho các khoản phát sinh trong quá trình sản xuất như thanh tốn tiền mua nguyên liệu, vật tư,tiền chi cho quản lý… Kiểm tra sử dụng vốn bằng tiền, đề xuất các biện pháp sử dụng vốn để đảm bảo nguồn vốn đáp ứng kịp thời cho hoạt động sản xuất kinh doanh. Kế tốn tổng hợp: Là người cĩ nhiệm vụ hàng ngày phải tổng hợp lại các chứng từ của bộ phận kế tốn, sau đĩ chuyển cho phụ trách kế tốn để vào sổ chứng từ gốc và sổ chi tiết. Đến cuối tháng đối chiếu số liệu giữa các phần nghiệp vụ, kiểm tra lại tính chính xác. Sau khi đối chiếu đã khớp kế tốn tổng hợp lên bảng cân đối phát sinh để lập báo cáo tài chính. Kế tốn tổng hợp cịn giúp cho kế tốn trưởng trong việc tổng hợp phân tích hoạt động kinh tế, cung cấp số liệu cho ban giám đốc, các phịng ban và tổ chức sản xuất, kiểm tra cơng tác bảo quản, lưu trữ các tài liệu, các chứng từ và giúp kế tốn trưởng kiểm tra tính hợp lệ của chứng từ. Hướng dẫn các phịng ban, các đội sản xuất cơng tác tổ chức ghi chép. Ngồi ra, kiểm tra thường xuyên cơng tác chấp hành các quy định về tài chính kế tốn của Nhà nước.Giúp kế tốn trưởng về các nghiệp vụ: tập hợp số liệu, ghi chép các phần nghiệp vụ về tình hình tiêu thụ, xuất nhập vật tư, thành phẩm, các khoản thanh tốn với Nhà nước. Kế tốn vật tư – tài sản cố định: Cĩ nhiệm vụ kiểm tra tình hình nhập- xuất vật liệu và tồn kho vật tư, theo dõi đối chiếu cơng nợ, đối với cơng ty và quan hệ thanh tốn khác. - Theo dõi phản ánh đầy đủ chính xác và kịp thời về số lượng, giá trị, phân bổ chính xác số khấu hao tài sản cố định, chấp hành quy định về trích nộp khấu hao cho Nhà nước - Quản lý tình hình sử dụng tài sản, hiệu suất sử dụng, đề xuất cải tiến nâng cao hiệu quả sử dụng tài sản và định hướng xử lý các tài sản khơng cịn sử dụng. - Theo dõi kiểm tra hồ sơ sửa chữa tài sản, nâng cấp và mua sắm mới, lập thủ tục kê khai tài sản và thanh lý, nhượng bán tài sản. - Cuối tháng, cuối kỳ lập bảng phân bổ cho các đối tượng sử dụng và lập báo cáo gửi cho ban lãnh đạo. Thủ quỹ: Theo dõi chi tiết các nghiệp vụ kinh tế phát sinh cĩ liên quan đến việc thanh tốn và chi trả tiền mặt; các khoản tiền mặt nhập quỹ và xuất ra khỏi quỹ. Hàng ngày kế tốn vốn bằng tiền phải kiểm tra số tiền hiện cịn tồn ở quỹ để tránh mất mát, hao hụt Các cơng cụ hỗ trợ cơng tác kế tốn - Quyết định số 15/2006/QĐ_BTC ngày 20/3/2006 của Bộ Tài Chính - Các biểu mẫu, hố đơn, chứng từ, sổ sách kế tốn - Phần mềm kế tốn: Hệ thống phần mềm kế tốn mà nơng trường sử dụng là Hệ phần mềm quản trị kinh doanh Epacific 7.0 for window. Được đưa vào chạy thử từ năm 2008,2009 đến năm 2010 thì phần mềm được đưa vào sử dụng chính thức. Từ năm 2008 trở về trước nơng trường sử dụng phần mềm kế tốn VietRex do tổng cơng ty đưa xuống. Nhưng phần mềm này cĩ nhược điểm là khơng tự động kết chuyển được mà chỉ tập hợp số liệu, rồi cuối nhân viên kế tốn lại phải kết chuyển bằng tay. Tù khi chuyển sang sử dụng phần mềm quản trị kinh doanh Epacific 7.0 for window. Tự động kết chuyển và việc hạch tốn dễ dàng hơn. Trước năm 2009 phịng kế tốn của nơng trường cĩ 6 người thì mỗi người một phần hành, nhưng giờ thay đổi cịn 5 người, tuy phải kiêm việc nhưng do thay đổi cơng cụ kế tốn nên việc hạch tốn vẫn được đảm bảo thực hiện tốt. 3.2.2 Hệ thống chứng từ kế tốn của nơng trường Nơng trường căn cứ vào các yêu cầu cụ thể về việc quản lý các hoạt động để cĩ thể quy định sử dụng những mẫu chứng từ phù hợp. các mẫu chứng từ thuộc hệ thống chứng từ theo luật định phải tuân thủ về mẫu biểu, nội dung, phương pháp lập, các mẫu chứng từ hướng dẫn cĩ thể vận dụng phù hợp theo yêu cầu quản lý cụ thể của doanh nghiệp đối với từng hoạt động. Bao gồm: Lao động tiền lương Bảng chấm cơng Bảng chấm cơng làm thêm giờ Bảng thanh tốn tiền lương Bảng thanh tốn tiền thưởng Giấy đi đường Phiếu xác nhận sản phẩm hoặc cơng việc hồn thành Bảng thanh tốn tiền làm thêm giờ Bảng thanh tốn tiền thuê ngồi Hợp đồng giao khốn Biên bản thanh lý (nghiệm thu) hợp đồng giao khốn Bảng kê trích nộp các khoản theo lương Bảng phân bổ tiền lương và bhxh Hàng tồn kho Phiếu nhập kho Phiếu xuất kho Biên bản kiểm nghiệm vật tư, cơng cụ, sản phẩm, hàng hĩa Phiếu báo vật tư cịn lại cuối kỳ Biên bản kiểm kê vật tư, cơng cụ, sản phẩm, hàng hĩa Bản kê mua hàng Bản phân bổ nguyên liệu, vật liệu, cơng cụ, dụng cụ Tiền tệ Phiếu thu (bắt buộc - bb) Phiếu chi (bb) Giấy đề nghị tạm ứng Giấy thanh tốn tiền tạm ứng Giấy đề nghị thanh tốn Biên lai thu tiền (bb) Bảng kiểm kê quỹ Bảng kê chi tiền Tài sản cố định Biên lai giao nhận TSCĐ Biên bản thanh lý TSCĐ Biên bản bàn giao TSCĐ sửa chữa lớn hồn thành Biên bản đánh giá lại TSCĐ Biên bản kiểm kê TSCĐ Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ Chứng từ khác Giấy chứng nhận nghỉ ốm hưởng BHXH Danh sách người nghỉ hưởng trợ cấp ốm đau, thai sản Hĩa đơn GTGT (bb) Hĩa đơn bán hàng thơng thường (bb) Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (bb) Một số mẫu chứng từ kế tốn ở nơng trường Nơng Trường Cao Su 19/8 Mẫu số 01 – TT QL 27, xã EaB’Hơk, huyện CuKuin - Daklak Ban hành theo QĐ số: 15/2006/QĐ – BTC Ngày 20/03/2006 của bộ trưởng BTC PHIẾU THU Nợ: 111 Ngày: 12/10/2009 – số CTừ: PT1 – 00102 Cĩ : 1388 Họ và tên người nhận tiền: Bùi Thị Mây Đơn vị: Nơng trường Cao Su 19/8 Địa chỉ: Phịng KT – TV Lý do nộp: Nộp BHXH, BHYT, ứng lương, nhà, BHTT T9/2009 Số tiền: 6.579.850 đồng (viết bằng chữ): sáu triệu năm trăm bẩy mươi chín ngàn tám trăm năm mươi đồng. Kèm theo: 1 chứng từ gốc Ngày 12 tháng 10 năm 2009 Giám đốc Kế tốn trưởng Người nộp tiền Người lập phiếu Thủ quỹ (ký, họ tên, đĩng dấu) (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) Đã nhận đủ số tiền( viết bằng chữ) triệu năm trăm bẩy mươi chín ngàn tám trăm năm mươi đồng. Nơng Trường Cao Su 19/8 Mẫu số 01 – TT QL 27, xã EaB’Hơk, huyện CuKuin - Daklak Ban hành theo QĐ số: 15/2006/QĐ -BTC Ngày 20/03/2006 của bộ trưởng BTC PHIẾU CHI Nợ: 621 CSKD Ngày 07/12/2009 – số CTừ: PC1- 00374 Cĩ: 1111 Họ và tên người nhận tiền: Hồ Sỹ Thắng Đơn vị: Nơng trường Cao Su 19/8 Địa chỉ: Phịng KT – SX Lý do chi: Chi TT tiền mua vật tư, đánh đơng cắt bốc mủ, dọn vệ sinh Số tiền: 1.636.600 đồng (viết bằng chữ): một triệu sáu trăm ba mươi sáu ngàn sáu trăm đồng. Kèm theo: 12 chứng từ gốc. Ngày 7 tháng 12 năm 2009 Giám đốc Kế tốn trưởng Thủ quỹ Người lập phiếu Người nhận tiền (ký, họ tên, đĩng dấu) (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) Đã nhận đủ số tiền( viết bằng chữ) một triệu sáu trăm ba mươi sáu ngàn sáu trăm đồng. Nơng Trường Cao Su 19/8 Mẫu số 01 – TT QL 27, xã EaB’Hơk, huyện CuKuin - Daklak Ban hành theo QĐ số: 15/2006/QĐ -BTC Ngày 20/03/2006 của bộ trưởng BTC BẢNG KÊ CHI TIỀN MẶT Hơm nay vào lúc … giờ … phút, ngày 7 tháng 12 năm 2009 I, Bên chi tiền 1, Bà: Bùi Thị Mây chức vụ: Thủ quỹ II, Bên nhận 1, Hồ Sỹ Thắng KTSX Căn cứ vào phiếu chi tiền ngày 7 tháng 12 năm 2009 đã được Giám đốc phê duyệt chúng tơi cùng giao nhận số tiền sau đây: TT LOẠI TIỀN S.LƯỢNG THÀNH TIỀN GHI CHÚ 1 500.000 3 1.500.000 2 200.000 3 100.000 4 50.000 5 20.000 6 120.000 6 10.000 1 10.000 7 5.000 1 5.000 8 2.000 9 1.000 1 1.000 Tổng số tiền được nhận trên đã qua kiểm tra xác định khơng cĩ tiền giả Băng chữ: một triệu sáu trăm ba mươi sáu ngàn sáu trăm đồng Bên nhận tiền Bên giao tiền (ký, họ tên) (ký, họ tên) Nơng Trường Cao Su 19/8 Mẫu số 01 – TT QL 27, xã EaB’Hơk, huyện CuKuin - Daklak Ban hành theo QĐ số: 15/2006/QĐ -BTC Ngày 20/03/2006 của bộ trưởng BTC GIẤY XIN THANH TỐN Kính gửi: Giám đốc nơng trường cao su 19/8 Phịng tài chính – kế tốn nơng trường Tên tơi: Hồ Sỹ Thắng Cơng tác tại phịng: KTSX Đề nghị giám đốc nơng trường, phịng tài chính kế tốn cho tơi thanh tốn các khoản sau: 1, Dây nilon cột kiềng cao su 2002: 32 kg x 38.000 đ/kg = 1.216.000kg 2, Đánh đơng, cắt, bốc xếp mủ: 2540 kg x 90 đ/kg = 228.600đ 3, Dọn vệ sinh khu vực KCS: 02 cơng x 50.000 đ/cơng = 100.000 đ 4, Kéo cắt chì: 01 cái x 28.000 đ/cái = 28.000 đ 5, Keo gián chì 502: 02 hộp x 32.000 đ/hộp = 64.000 đ Số tiền : 1.636.600 đồng Bằng chữ: một triệu sáu trăm ba mươi sáu ngàn sáu trăm đồng Chứng từ gốc kèm…….. Vậy kính đề nghị giám đốc và các phịng ban cĩ liên quan cho tơi được thanh tốn số tiền nĩi trên. Ngày 27 tháng 11 năm 2009 Xác nhận của các bộ phận Người thanh tốn Kế tốn thanh tốn Phịng TC- KT Giám đốc nơng trường (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên,đĩng dấu) 3.2.3 Hệ thống tài khoản tài khoản kế tốn tại nơng trường Hệ thống tài khoản đang được áp dụng hiện nay do BTC ban hành theo quyết định số 15/2006/QĐ – BTC. Tuy nhiên do là đơn vị trực thuộc nên cĩ nhiều tài khoản nơng trường khơng sử dụng như: tk 136, tk 641, tk 642 mà những chi phí quản lý, chi phí tiếp khách… cho hết vào tk 627. 3.2.4 Hình thức sổ sách kế tốn áp dụng tại nơng trường Nơng trường áp dụng hình thức ghi sổ kế tốn theo hình thức kế tốn chứng từ ghi sổ. Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ kế tốn hoặc Bảng Tổng hợp chứng từ kế tốn cùng loại đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ, kế tốn lập Chứng từ ghi sổ. Căn cứ vào Chứng từ ghi sổ để ghi vào sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ, sau đĩ được dùng để ghi vào Sổ Cái. Các chứng từ kế tốn sau khi làm căn cứ lập Chứng từ ghi sổ được dùng để ghi vào Sổ, Thẻ kế tốn chi tiết cĩ liên quan. Cuối tháng, phải khố sổ tính ra tổng số tiền của các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong tháng trên sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ, tính ra Tổng số phát sinh Nợ, Tổng số phát sinh Cĩ và Số dư của từng tài khoản trên Sổ Cái. Căn cứ vào Sổ Cái lập Bảng Cân đối số phát sinh. Sau khi đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên Sổ Cái và Bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ các sổ, thẻ kế tốn chi tiết) được dùng để lập Báo cáo tài chính. Quan hệ đối chiếu, kiểm tra phải đảm bảo Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Cĩ của tất cả các tài khoản trên Bảng Cân đối số phát sinh phải bằng nhau và bằng Tổng số tiền phát sinh trên sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ. Tổng số dư Nợ và Tổng số dư Cĩ của các tài khoản trên Bảng Cân đối số phát sinh phải bằng nhau, và số dư của từng tài khoản trên Bảng Cân đối số phát sinh phải bằng số dư của từng tài khoản tương ứng trên Bảng tổng hợp chi tiết. Sơ đồ 3.3: Trình tự ghi sổ kế tốn theo hình thức kế tốn chứng từ ghi sổ Sổ quỹ Bảng tổng hợp chứng từ kế tốn cùng loại Sỉ, thỴ kÕ to¸n chi tiÕt Sổ, thẻ kế tốn chi tiết Chứng từ kế tốn Bảng tổng hợp chi tiết Sổ Cái Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ CHỨNG TỪ GHI SỔ Bảng cân đối số phát sinh số phát sinh BÁO CÁO TÀI CHÍNH Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra * Mẫu chứng từ ghi sổ Nơng trường cao su 19/8 Mẫu số S02-DN (Ban hành theo QĐ số 15/2006 QĐ-BTC Ngày 23/3/2006 của Bộ trưởng BTC) CHỨNG TỪ GHI SỔ Số: 00026 Ngày 30 tháng 10 năm 2009 Số hiệu TK Số tiền Ghi chú Nợ Cĩ A B C D E Nhập kho thuốc chống đơng 152 3362 7.171.500 Thuế GTGT được khấu trừ của HHDV 1331 3362 358.575 Cộng 7.530.075 Kèm theo bảng kê Ngày 30 tháng 11 năm 2009 Người lập biểu Kế tốn trưởng (đã ký) (đã ký) Nguồn: phịng Kế tốn – Tài vụ Nơng trường cao su 19/8 Mẫu Số:01-TT Xã Ea Bhốc - Huyện CưKuin - DakLak Ban hành theo QĐ 15/2006/BT-BTC *** ngày 20/03/2006 của bộ trưởng BTC SỔ ĐĂNG KÝ CHỨNG TỪ GHI SỔ - Sổ này cĩ... trang, đánh số từ trang 01 đến trang.... - Ngày mở sổ:.......................................... ĐVT: Đồng Chứng từ ghi sổ Diễn giải Số tiền Số hiệu Ngày tháng 00338 30/10/2009 Chi tiền nhiên liệu xe t10 132.136 …… ……… ……………………………………… ………………. 00026 30/10/2009 Nhập kho thuốc chống đơng 7.530.075 Tổng 12.814.976 Ngày... tháng... năm 2009 Người ghi sổ Phụ trách kế tốn Thủ trưởng đơn vị (Ký, đĩng dấu) (Ký, đĩng dấu) (Ký, đĩng dấu) (Nguồn: Phịng Kế tốn – Tài vụ) Tổ chức lập báo cáo kế tốn Báo cáo kế tốn của cơng ty được lập theo quy định của bộ tài chính gồm: 1.Bảng cân đối phát sinh các tài khoản 2.Bảng cân đối kế tốn 3.Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh - Bảng kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh -Tình hình thực hiện nghĩa vụ thuế với Nhà nước -Thuế GTGT được khấu trừ, hồn lại, miễn giảm 4.Báo cáo lưu chuyển tiền tệ giữa niên độ Nơng trường là đơn vị trực thuộc nên khơng lập bảng thuyết minh báo cáo tài chính theo mẫu của BTC. Mà kế tốn tiến hành lập các bảng thuyết minh chi tiết các khoản mục rồi gửi về cơng ty để cơng ty lấy các số liệu đĩ lập bảng thuyết minh báo cáo tài chình chung cho tổng cơng ty. Tại nơng trường lập các bảng thuyết minh như: bảng thuyết minh chi tiết giá thành cao su kinh doanh, bảng thuyết minh các chỉ số tài chính, bảng thuyết minh chi tiết doanh thu, bảng thuyết minh chi phí sản xuất chung, bảng thuyết minh thực hiện chi phí NVL, chi phí tiền lương , nhân cơng, bảng thuyết minh chi tiết đầu tư XDCB, bảng thuyết minh chi tiết các quỹ, bảng chi tiết phân bổ chi phí trả trước dài hạn, bảng thuyết minh chi tiết chi phí phải trả, bảng thuyết minh chi tiết tăng, giảm TSCĐ. Mẫu bảng thuyết minh chi tiết đầu tư XDCB tại nơng trường cao su 19/8 Nơng Trường Cao Su 19/8 QL 27, xã EaB’Hơk, huyện CuKuin - Daklak BẢNG THUYẾT MINH CHI TIẾT ĐẦU TƯ XDCB 01/01/2007 – 31/12/2207 Nội dung chi phí Tổng cộng Trong đĩ Cao su KTCB Cơng trình XDCB Cơng trình XDCB khác Số dư đầu 1.906.903.876 1.906.903.876 Tăng trong kỳ 373.514.874 373.514.874 Tiền lương 118.159.281 118.159.281 BHXH,BHYT,KPCĐ 42.261.386 42.261.386 Chi phí máy 7.920.126 7.920.926 Vật tư, phân bĩn 155.811.452 155.811.452 Chi phí khác - - - - Giảm trong kỳ - - - - Vườn cao su KTCB - - - - Cơng trình XDCB - - - - Cơng trình XDCB khác - - - - Dư cuối kỳ 2.280.418.750 2.280.418.750 Tổ chức trang thiết bị, phương tiện tính tốn Phịng kế tốn tài vụ của nơng trường bao gồm hai phịng làm việc. Phịng thứ nhất cĩ hai bàn làm việc, một máy tính và một máy in dành cho kế tốn trưởng và thủ quỹ làm việc. Phịng thứ hai gồm 3 bàn làm việc, ba máy tính, một máy in dành cho kế tốn tổng hợp kiêm kế tốn tài sản cố định, vật tư, tiền mặt, theo dõi cơng nợ và kế tốn thuế. Tồn bộ máy tính của phịng tài chính kế tốn được nối mạng nội bộ và mạng internet để thuận tiện cho việc trao đổi thơng tin giữa nội bộ với nhau và cập nhật tin tức, thơng tin từ bên ngồi đơn vị. Ngồi ra đơn vị cịn cĩ thêm một máy phơ tơ dành riêng cho bộ phận kế tốn. 3.2.7 Kiểm tra và lưu trữ tài liệu kế tốn Cơng tác kiểm tra Các giấy tờ hàng ngày khi kế tốn viên trình lên cho kế tốn trưởng ký, trước khi ký, kế tốn trưởng kiểm tra, thấy phù hợp, đúng quy định thì mới ký. Cứ 3 tháng phịng kế tốn tại nơng trường họp một lần nhằm đánh giá các cơng việc mà kế tốn viên trong phịng làm được và chưa làm được để đưa ra biện pháp khắc phục, xử lý, đồng thời đề ra mục tiêu trong quý tiếp theo. Định kỳ hàng tháng thì nơng trường được kế tốn trưởng và nhân viên phịng kế tốn ở tổng cơng ty xuống kiểm tra một lần, để kiểm tra chứng từ, tình hình sổ sách, tình hình thực hiện các mục tiêu của cơng ty đề ra đồng thời chấn chỉnh cơng tác nếu cĩ sai sĩt, đề nghị phương pháp xử lý nếu cĩ sai sĩt nghiêm trọng. Ngồi ra cứ hai năm một lần các nhân viên trong phịng kế tốn của nơng trường sẽ được kiểm tra chuyên mơn nghiệp vụ do cơng ty tổ chức. Như vậy địi hỏi các nhân viên phải khơng ngừng nâng cao chuyên mơn nghiệp vụ của mình để đáp ứng yêu cầu của cơng việc. Hàng năm cơ quan kiểm tốn độc lập đền kiểm tra nơng trường một lần, nơng trường chưa được kiểm tốn Nhà nước làm việc lần nào. Cơng tác lưu trữ tài liệu kế tốn Các tài liệu kế tốn được phịng kế tốn lưu trữ và bảo quản tại phịng lưu trữ tại nơng trường. Các tài liệu này được lưu trữ 10 năm theo đúng quy định của pháp luật. Tổ chức cơng tác kế tốn trong điều kiện áp dụng máy vi tính Hiện tại cơng ty đang sử dụng phần mền kế tốn quản trị kinh doanh Epacific 7.0 for window ứng dụng vào Cơng tác kế tốn, phù hợp với hình thức “Chứng từ ghi sổ”.Bên cạnh đĩ, đội ngũ kế tốn viên cĩ trình độ, sử dụng máy tính thành thạo. Điều này tạo điều kiện cho cơng tác kế tốn đạt hiệu quả cao, đáp ứng yêu cầu quản lý. Song, nơng trường vẫn phải tuân thủ theo đúng trình tự kế tốn, hàng tháng, hàng quý, hàng năm vẫn phải in ra các loại sổ sách kế tốn, cĩ đầy đủ các chữ ký theo đúng quy định, đảm bảo tính pháp lý. Sơ đồ 3.4: Sơ đồ Tổ chức cơng tác kế tốn trong điều kiện áp dụng máy vi tính Quy trình nhập dữ liệu Thơng tin vào (chứng từ) Thơng tin ra (máy in) Phần mềm (máy vi tính) Mơ hình kế tốn máy tại nơng trường cao su 19/8 Chứng từ kế tốn Phần mềm Kế tốn (Máy vi tính) Báo cáo tài chính Sổ tổng hợp Sổ chi tiết Sổ kế tốn Bảng tổng hợp chứng từ kế tốn cùng loại Chú thích: Nhập số liệu hàng ngày In sổ, báo cáo cuối tháng, cuối năm Đối chiếu, kiểm tra * Trình tự ghi sổ Hàng ngày kế tốn căn cứ vào chứng từ kế tốn hợp lý, hợp lệ hoặc bảng tổng hợp chứng từ kế tốn cùng loại đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ, xác định tài khoản nợ, cĩ để nhập dữ liệu vào phầm mềm kế tốn, theo cấu trúc được thiết kế sẵn. Theo quy trình của phần mềm kế tốn, các thơng tin được tự động nhập vào sổ kế tốn tổng hợp (sổ cái) và các sổ, thẻ kế tốn chi tiết cĩ liên quan. Cuối tháng kế tốn thực hiện các thao tác khĩa sổ kế tốn (cộng sổ). Việc đối chiếu giữa số liệu chi tiết được thực hiện tự động và luơn đảm bảo chính xác, trung thực theo thơng tin đã được nhập trong kỳ. Các bộ phận kế tốn luơn kiểm tra số liệu kế tốn với báo cáo tài chính sau khi đã in ra giấy. Cuối tháng, cuối năm, sổ tổng hợp và sổ kế tốn chi tiết được in ra giấy, làm thành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định về sổ kế tốn ghi bằng tay. Tuy nhiên, để đảm bảo tính nguyên tắc trong việc quản lý dữ liệu kế tốn trên phần mềm, thì kế tốn trưởng phải mã hĩa và cài đặt chế độ phần mềm trên máy chủ, khơng được tự ý sửa chữa dữ liệu khi chưa cĩ sự đồng ý của kế tốn trưởng. PHẦN 4 KẾT LUẬN Qua thời gian thực tập và tìm hiểu chuyên đề: Tổ chức cơng tác kế tốn tại nơng trường cao su 19/8. Chuyên đề đã mang đến một số kết quả khái quát sau: Trình bày tổng quan về tổ chức cơng tác kế tốn trong doanh nghiệp, chuyên đề đã phản ánh được quá trình hình thành phát triển, thực trạng hoạt động của nơng trường hiện nay. Đặc biệt là đã đi sâu vào tìm hiểu về tổ chức cơng tác kế tốn tại đơn vị từ đĩ cĩ những nhận định sau: Ưu điểm: Trong những năm qua, nơng trường đã cĩ sự đổi mới về cơ cấu tổ chức cũng như hoạt động sản xuất. Trong quá trình đổi mới của mình, thì việc tổ chức Cơng tác kế tốn của nơng trường được đặc biệt quan tâm, bộ máy kế tốn của đơn vị đã ngày càng hồn thiện và đáp ứng được yêu cầu cơng việc. Điều này được thể hiện ở một số mặt cụ thể sau: Về tổ chức bộ máy kế tốn: Mặc dù bộ máy kế tốn của nơng trường được thực hiện theo chế độ đơn giản, thế nhưng hiệu quả tổ chức, bố trí sắp xếp cơng việc hợp lý. Nhiệm vụ của từng kế tốn viên được phân cơng cụ thể, kế tốn viên phụ trách các cơng việc, phụ trách các phần ngành theo đúng năng lực, trình độ, kinh nghiệm và đã phát huy tối đa khả năng của mình. Tạo điều kiện cho kế tốn trưởng phát huy tối đa và hiệu quả vai trị quản lý điều hành cơng việc. Về Trình độ chuyên mơn nghiệp vụ. Trong thời gian qua, nơng trường đã tạo điều kiện cho cán bộ kế tốn tham gia các lớp tập huấn về chuyên ngành, đặc biệt hơn nữa đĩ là nơng trường đang tạo điều kiện cho kế tốn viên theo học lớp Đại học hệ vừa học vừa làm, để nâng cao trình độ. Điều kiện về cơ sở vật chất kỹ thuật: Ngồi trang thiết bị được trang bị để phục vụ Cơng tác kế tốn, nơng trường cịn tạo điều kiện cho Phịng kết nối Internet. Đây là một điều kiện quan trọng, giúp cho Phịng tài chính kế tốn làm việc cĩ hiệu quả và cĩ thể tiếp cận, cập nhật thơng tin kinh tế - xã hội một cách kịp thời, chính xác, đặc biệt là những thơng tin phục vụ cho việc quản lý và tổ chức sản xuất kinh doanh của đơn vị. Cơng tác hạch tốn kế tốn: Phịng kế tốn tài vụ đã tổ chức tốt hệ thống sổ sách, chứng từ, biểu mẫu kế tốn tại đơn vị. Các báo cáo kế tốn được lập đầy đủ, phán ảnh cụ thể các nội dung kinh tế tài chính, hợp lý, hợp lệ, đúng quy định hiện hành. Ngồi ra, các cán bộ phịng kế tốn chịu khĩ học hỏi, thường xuyên và chủ động cập nhật thơng tin kinh tế xã hội, đặc biệt là các quy định, chế độ kế tốn mới nhằm phục vụ tốt hơn cho cơng việc. Bên cạnh những mặt tích cực của mình, thì Cơng tác kế tốn cịn một số hạn chế nhất định, cụ thể: Nơng trường khơng cĩ kế tốn quản trị riêng do đĩ chưa phát huy được vai trị của kế tốn quản trị. Việc lập và xây dựng dự tốn sản xuất kinh doanh của nơng trường khơng được thực hiện thường xuyên mà chỉ thực hiện khi cĩ sự chỉ đạo của lãnh đạo đơn vị và trên cơng ty. Vì vậy hoạt động sản xuất kinh doanh của nơng trường đã khơng kiểm sốt được hết các loại chi phí phát sinh cũng như việc dự phịng các chi phí khác sẽ phát sinh. Điều này sẽ ảnh hưởng rất lớn đến kết quả sản xuất của nơng trường. Khi mà cây cao su lại chịu tác động nhiều của điều kiện tự nhiên. Áp lực cơng việc mùa vụ cịn lớn. Vào giai đoạn cuối năm, cây cao su cho lượng mủ nhiều. Đây là thời điểm, gây rất nhiều áp lực đối với Cơng tác kế tốn. Ngồi việc hạch tốn chính xác, kịp thời các nội dung kinh tế phát sinh, thì kế tốn cịn chuẩn bị cơng tác kết chuyển, khĩa sổ niên độ kế tốn, lập các báo cáo tài chính. Vì vậy, áp lực cơng việc rất dể xảy ra những sai sĩt. Nơng trường đã tuân thủ nghiêm túc chế độ kế tốn hiện hành bên cạnh đĩ cũng cĩ một số điểm mà em nhận thấy cĩ khác biệt so với những kiến thức mà em đã được học trong nhà trường như cách hạch tốn, hệ thống tài khoản sử dụng… nhưng do nơng trường là đơn vị trực thuộc nên sự thay đổi đĩ phù hợp với đặc điểm sản xuất nơng trường và quản lý của cơng ty cao su DakLak.