Đề tài Hệ thống quản lý phòng thông tin thư viện

TRƯỜNG ĐẠI HỌC SƯ PHẠM HÀ NỘI KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN —¯– BÁO CÁO NGHIÊN CỨU KHOA HỌC ĐỀ TÀI: HỆ THỐNG QUẢN LÝ PHÒNG THÔNG TIN_THƯ VIỆN Hà Nội, 4/2008 MỤC LỤC Phần một: Giới thiệu bài toán Sử dụng máy tính để quản lý thư viện đã trở nên phổ biến ở nhiều trường đại học trên cả nước. Tuy nhiên đối với việc quản lý một phòng thông tin_thư viện nhỏ trong phạm vi một khoa thuộc một trường đại học chưa được quan tâm và đầu tư thích đáng. Có những cuốn sách chuyên ngành chỉ ở thư viện khoa mới có, nhưng do chưa có sự quản lý tốt của phòng thông tin_thư viện nên rất ít khi sinh viên được đọc những cuốn sách đó. Cán bộ quản lý phòng thông tin_thư viện cũng chưa quản lý tốt các đầu sách, tài liệu…như việc xếp giá, đánh kí hiệu sách… Do vậy phòng thông tin_thư viện cần được quản lý tốt hơn bằng việc tăng cường hoạt động chuyên môn nghiệp vụ trong việc xử lý tài liệu, xếp giá và hình thức hoạt động, quản lý độc giả, quản lý sách…để đáp ứng tài liệu học tập, nghiên cứu của sinh viên và cán bộ trong khoa. Phần hai: Khảo sát và Phân tích nghiệp vụ I. Khảo sát hiện trạng 1. Khảo sát tại trung tâm thông tin thư viện trường ĐHSPHN 1.1 Giới thiệu chung về tổ chức, cơ sở vật chất Lịch sử phát triển của Trung tâm thông tin_thư viện trường Đại học Sư phạm Hà Nội (ĐHSPHN) luôn gắn liền với quá trình xây dựng và phát triển của trường ĐHSP Hà Nội hơn 50 năm qua. Thư viện đã đóng góp một phần không nhỏ vào sự nghiệp đào tạo ra đội ngũ giáo viên có chất lượng cao ở tất cả các cấp học. Với chức năng chính là nghiên cứu, thu thập, bổ sung, xử lý, thông báo nhằm cung cấp thông tin tư liệu về các lĩnh vực khoa học cơ bản, khoa học giáo dục và ứng dụng các tiến bộ khoa học kỹ thuật, Thư viện đã góp phần tích cực vào công tác đào tạo và nghiên cứu khoa học của nhà trường. Với tư cách là “Giảng đường thứ hai”, Thư viện đã đáp ứng được nhu cầu thông tin tư liệu, giáo trình, sách tham khảo cho các chuyên ngành đào tạo cũng như các lĩnh vực tri thức khác. Trong những năm gần đây, cùng với chủ trương đa dạng hoá các loại hình đào tạo là sự thay đổi phương thức phục vụ của Thư viện trường ĐHSP Hà Nội. Chính vì vậy, lượng bạn đọc đến Thư viện ngày càng đông, kéo theo số tài liệu được sử dụng cũng tăng lên, vòng quay của sách ngày càng lớn. Cụ thể trong những tháng cao điểm có tới 36.000 lượt bạn đọc đến Thư viện và số tài liệu được phục vụ hơn 20.000 cuốn. Hiệu suất sử dụng tài liệu tiếng Việt lên tới 80-90% và tiếng nước ngoài là 20-30%. Vốn tài liệu Thư viện có vốn tài liệu phong phú và đa dạng: Sách, báo, tạp chí, luận án, luận văn, băng hình, băng tiếng, đĩa CD_ ROM với tổng số là: 450.000 cuốn, cụ thể: Tạp chí: 25.000 cuốn. Tài liệu tra cứu: 3.500 cuốn. Luận án, luận văn: 8.242 cuốn. Tài liệu dạng sách: 415.847 cuốn. Sách tiếng Việt: 303.119 cuốn. Sách tiếng Anh: 24.728 cuốn. Sách tiếng Nga: 85.000 cuốn. Sách các ngôn ngữ khác: 3.000 cuốn. Tài liệu điện tử: Băng Video: 85 băng. Băng catssette: 140 băng. Đĩa CD-ROM: 402 đĩa. Cơ sở dữ liệu: Tổng số 47.396 biểu ghi, trong đó: CSDL sách: 28.793 biểu ghi. Tạp chí: 819 biểu ghi. Bài trích tạp chí: 10.921 biểu ghi. Luận án, luận văn: 5.734 biểu ghi. Đề tài NCKH: 930 biểu ghi. Đối tượng độc giả: Ngoài đối tượng phục vụ chính là sinh viên, nghiên cứu sinh và cán bộ giáo viên, Thư viện còn phục vụ đối tượng là học sinh các lớp chuyên do trường ĐHSP Hà Nội đào tạo và một số là bạn đọc ngoài trường khi có nhu cầu tài liệu của Thư viện. Hiện tại có tới khoảng 12.000 bạn đọc làm thẻ tại Thư viện, trong đó có 8.148 thẻ là sinh viên, còn lại là cán bộ, giáo viên, cao học, nghiên cứu sinh và các đối tượng khác. Các phương thức phục vụ Bạn đọc hiện nay đến Thư viện được đọc, mượn tài liệu với các hình thức tra cứu khác nhau: Trên máy tính, trên mục lục truyền thống, qua thư mục thông báo sách mới. Hình thức phục vụ cũng được mở rộng như hệ thống kho đóng (thủ thư tự đi lấy tài liệu cho bạn đọc), kho mở (bạn đọc tự tìm tài liệu trên giá) giúp bạn đọc có thể tự lựa chọn tài liệu mình cần và nhiều khi trong quá trình lựa chọn tài liệu giúp bạn đọc nảy sinh những nhu cầu mới. Đội ngũ cán bộ Thư viện hiện nay gồm có 34 cán bộ công nhân viên. Cơ sở vật chất, trang thiết bị Mặt bằng diện tích Thư viện là một ngôi nhà gồm 4 tầng với tổng diện tích sử dụng gần 5.000m2 được thiết kế dành riêng cho hoạt động đặc thù của Thư viện. Phần lớn diện tích nói trên được ưu tiên dành cho các phòng phục vụ. Hệ thống các phòng được bố trí như sau: Tầng 1: Phòng Giám đốc, phòng Nghiệp vụ, phòng Làm thẻ, phòng Mượn sách giáo trình, phòng Bảo vệ và các phòng dịch vụ khác. Tầng 2: Phòng Mượn sách tham khảo, phòng Đọc báo_Tạp chí mở, phòng Hội thảo. Tầng 3: Phòng Đọc sách kho đóng, phòng Đọc sách kho mở. Tầng 4: Phòng Đọc báo_tạp chí, luận án kho đóng; phòng khai thác Internet, phòng đọc đa phương tiện. Trang thiết bị Phần mềm chuyên dùng: Hiện nay Thư viện đang sử dụng phần mềm Libol của công ty cổ phần công nghệ Tinh Vân với 11 module chính đảm bảo cho việc hoạt động đồng bộ dây chuyền thông tin tư liệu của Thư viện. Hiện nay đã đưa vào hoạt động 5 module chính là: OPAC (tra cứu), bổ sung, biên mục, lưu thông (mượn trả) và quản lý bạn đọc. CSDL tài liệu: 43.396 biểu ghi. CSDL bạn đọc: 8.148 biểu ghi. Hệ thống máy vi tính: Toàn bộ hệ thống máy tính phục vụ các chức năng cơ bản như quản lý Cơ sở dữ liệu, tra tìm tài liệu và phục vụ bạn đọc qua hệ thống phương tiện nghe, nhìn hiện đại. Hiện nay, Thư viện có 140 máy tính được nối mạng (số lượng lớn chủ yếu để phục vụ bạn đọc tra cứu tài liệu và truy cập Internet) và 4 máy chủ với các bộ lưu điện, chống sét. Hệ thống thiết bị: Hệ thống máy in mạng (8 máy); máy in lazer độc lập (4 máy); máy photocopy (5 máy); máy in mã vạch (4 máy); đầu đọc mã vạch (12 bộ); máy in thẻ từ (2 máy). Hệ thống camera quan sát, hệ thống báo cháy được đặt tại các phòng phục vụ và các tầng. Về cơ bản, các trang thiết bị của Trung tâm Thông tin Thư viện hiện nay đã có đủ điều kiện để vận hành được theo mô hình của Thư viện hiện đại. Cơ cấu của Trung tâm Thông tin_ Thư viện trường ĐHSPHN: Ban Giám đốc: Có trách nhiệm điều hành toàn bộ hoạt động của Thư viện và chịu trách nhiệm trước trường ĐHSPHN về đơn vị của mình. Hệ thống các phòng ban chức năng: Gồm các phòng: Nghiệp vụ, phòng Đọc, phòng Mượn và phòng Tin học. Phòng Nghiệp vụ: Đảm trách những nhiệm vụ cơ bản sau Nghiên cứu, thu thập, chọn lựa, bổ sung và xử lý tài liệu, xây dựng các hệ thống tìm tin truyền thống và hiện đại. Là địa điểm tiếp xúc đầu tiên của bạn đọc khi đến với Thư viện. Tại đây sẽ tiến hành hoàn tất các thủ tục cần thiết cho việc đọc hoặc mượn của bạn đọc thông qua việc cấp thẻ đọc, mượn hoặc các thủ tục khác. Là điểm cuối cùng của bạn đọc để tiến hành các thủ tục ra trường bằng việc cấp giấy xác nhận để bạn đọc nhận bằng tốt nghiệp sau khi trả hết tài liệu cho Thư viện. Thực hiện chương trình giảng dạy sử dụng Thư viện cho bạn đọc là sinh viên năm thứ nhất sau khi nhập học tại trường ĐHSPHN. Phát hành thường kỳ thông báo sách mới với định kỳ 1 tháng 1 số. Hệ thống phòng Đọc: Bố trí ở tầng 2, 3, 4 với các phòng như: đọc sách, đọc báo, tạp chí, tra cứu theo các hình thức đóng và mở. Chức năng chính của phòng Đọc là tổ chức, bảo quản tài liệu và cung cấp cho bạn đọc những tài liệu cần thiết để đọc tại chỗ. Phòng đọc sách đóng (T.3- P.301): Gồm sách giáo trình và sách tham khảo. Phòng đọc sách mở (T.3- P.302): Gồm các tài liệu chỉ đạo, từ điển, bách khoa thư, sổ tay… Phòng đọc báo, tạp chí đóng (T.4- P.401): Cung cấp tất cả các loại báo, tạp chí định kỳ, không định kỳ, luận án, luận văn từ cấp Thạc sĩ trở lên. Phòng đọc báo, tạp chí mở (T.2- P.203): Cung cấp báo, tạp chí mới nhất, được lưu giữ theo thời gian quy định theo từng khối chuyên ngành. Hệ thống phòng Mượn: Gồm có phòng mượn Giáo trình và phòng mượn Tham khảo. Phòng mượn giáo trình (T.1- P.101): Chức năng chính là tổ chức, lưu trữ, bảo quản tài liệu và phục vụ mượn tài liệu và giáo trình về nhà. Phòng mượn tham khảo (T.2- P.201): Tại đây phục vụ bạn đọc chủ yếu là cán bộ, giáo viên, cao học, nghiên cứu sinh có quỹ lương tại trường. Đối với bạn đọc không có quỹ lương tại trường và những sinh viên trong và ngoài trường khi mượn làm thủ tục đặt tiền ký cược theo giá trị của tài liệu. Phòng Tin học: Gồm phòng Internet và phòng đọc đa phương tiện. Phòng Internet (T.4- P.404, 405): Phục vụ bạn đọc truy cập mạng Internet khi có giấy chứng nhận của Thư viện. Phòng đọc đa phương tiện (T.4- P.402): Phục vụ bạn đọc học tập và nghiên cứu bằng các thiết bị hỗ trợ như casseett, tivi, đầu đọc CD.Rom… với các dạng tài liệu hiện đại như: băng hình, băng tiếng, cơ sở dữ liệu… 1.2 Mô tả các quy trình quản lý tại thư viện Sau khi sách mới về, sách sẽ được phân cho các kho chức năng (kho đọc, kho mượn…), các kho này sẽ: phân chia ngôn ngữ (tiếng Việt, tiếng Anh, tiếng Pháp…), chia khổ sách (khổ lớn, khổ vừa, khổ nhỏ). Tiếp đó là xử lý hình thức tài liệu: Đóng dấu trang sách chính (trang 17); đăng ký vào sổ đăng ký cá biệt, rồi xử lý phiếu trên máy: Các yếu tố mô tả, định ký hiệu phân loại, từ khoá, tóm tắt… nhập dữ liệu vào máy rồi in ra nhãn sách và nhãn mã số, mã vạch rồi dán vào sách; tiếp đó là kiểm tra cuối cùng là đưa lên giá tại các kho. Về công tác phân loại - biên mục, phòng Nghiệp vụ đã triển khai nghiên cứu, xây dựng và hoàn chỉnh, từng bước đưa vào áp dụng chuẩn nghiệp vụ quốc tế tiên tiến như chuẩn biên mục MARC21, quy tắc mô tả Anh - Mỹ AACR2, bảng phân loại UDC cho việc xử lý tài liệu. Bảng UDC có 17 môn loại: kí hiệu một số mục chia chính là ký hiệu hỗn hợp chữ số Ả rập và chữ cái, chữ cái nằm trong kí hiệu hỗn hợp thường là chữ cái đầu chỉ môn loại khoa học và kỹ thuật. Các phần chia tiếp theo ở từng mục cơ bản chủ yếu dùng số thập phân. Hiện tại phòng Nghiệp vụ của thư viện trường ĐHSP Hà Nội đang phân loại theo cuốn “phân loại UDC” xuất bản năm 1991 của phòng phân loại và biên mục thư viện Quốc Gia Việt Nam. Ngoài việc phân loại theo UDC phòng đọc mở của thư viện đã phân loại theo bảng ký hiệu Dewey. Tuỳ theo chức năng của từng phòng mà các sách có các ký hiệu khác nhau, việc đánh dấu ký hiệu theo kí hiệu phân loại hay kí hiệu sách.Ví dụ: Phòng đọc: VV-D2/3397-98 Hà Nội của tôi. Tiểu thuyết/ Hoàng Tiến. Phòng mượn giáo trình: 510/G119 Bài tập Giải Tích. Tập 2/ Triệu Khuê. Việc sắp xếp các cuốn sách lên các giá sách trong kho cũng có sự khác nhau tuỳ theo từng phòng.Ví dụ: Phòng đọc: các cuốn sách được xếp theo số hiệu đăng ký cá biệt theo số tự nhiên. Phòng mượn giáo trình và phòng đọc mở các cuốn sách được xếp lên các giá sách theo ký hiệu phân loại theo các ngành khoa học tạo điều kiện gom những tài liệu có cùng một chuyên ngành khoa học ở gần nhau, tạo điều kiện cho việc tra tìm tài liệu của bạn đọc được dễ dàng, nhanh chóng. Thư viện có một cuốn sổ tổng hợp để ghi lại thông tin của tất cả các cuốn sách như: tên, ký hiệu cá biệt…theo từng mốc thời gian(theo tháng, năm). Phòng nghiệp vụ có một mẫu phiếu nhập để nhập các thông tin về một cuốn sách vào máy. Các thông tin trên phiếu nhập được xác định căn cứ vào nguyên tắc miêu tả ISBD (miêu tả chuẩn quốc tế); nguyên tắc miêu tả MARC 21, AACR 2 (biên mục Anh_Mỹ) được cấu tạo cứng trong phần mềm Libol. Các thông tin: Tên tác giả, tên sách, nơi, năm xuất bản, số lượng trang, các yếu tố khác (tên sách khác, tập, đề phụ trên…) kí hiệu phân loại, từ khoá, tóm tắt… Việc tìm kiếm thủ công dựa trên hộp phích: Có hai kệ đựng các hộp phích: kệ Mục lục phân loại và kệ MLCC tên sách Tiếng Việt. Trên kệ mục lục phân loại có các hộp phích, thứ tự các hộp phích có tên sắp xếp theo bảng phân loại UDC. Ví dụ: Phích 0: Tổng loại; Phích 1: Triết học_Tâm lý học_Lôgic học; Phích 2: Chủ nghĩa vô thần_Tôn giáo… Trong mỗi hộp phích cũng có sự phân chia, sắp xếp kí hiệu để bạn đọc dễ tìm kiếm. Ví dụ: Kệ Mục lục phân loại_ hộp phích 30 có sắp xếp: V24_Ký, truyện ký xếp các tác phẩm theo chữ cái:A_I, K_S, T_Z. V25_Tiểu luận, tạp văn Việt Nam sau CMT8/1945. V26_Thư tín Việt Nam sau CMT8/1945. V29_Các thể văn khác. Hiện thư viện đang sử dụng bộ phần mềm thư viện điện tử Libol của công ty Tinh Vân bộ phần mềm giúp cho: Giải quyết nhanh chóng các khâu xử lý tài liệu, (chỉ nhập thông tin có 1 lần), bạn đọc tra cứu nhanh chóng, chính xác. Quản lý dữ liệu, tài liệu chính xác, đầy đủ. Quản lý hồ sơ bạn đọc. Thực hiện qua các module: Bổ sung, biên mục, tra cứu (OPAC), quản lý bạn đọc, lưu thông, quản lý hệ thống. 2. Khảo sát tại phòng thông tin_thư viện khoa CNTT, ĐHSPHN. 2.1 Hệ thống hiện tại Trong Website của khoa có một trang web thư viện giúp bạn đọc tra cứu sách, tạp chí, ấn bản điện tử, luận văn, địa chỉ một số website. Các thông tin về sách, tạp chí…cũng chưa ghi đầy đủ như: kí hiệu sách, nhà xuất bản, năm xuất bản…Trang web chỉ giới thiệu cho mọi người biết trong khoa CNTT có những cuốn sách, tạp chí, ấn phẩm nào. Phòng thông tin_thư viện chủ yếu quản lý các sách và giáo trình chuyên ngành tin học với số lượng không nhiều, các khoá luận của các năm từ K51, một số cuốn tạp chí như: tạp chí khoa học, nguyệt san trường ĐHSPHN, tạp chí tin học…Phòng hoạt động còn rất hạn chế: Khi có một cuốn sách hay tài liệu mới thủ thư sẽ xếp lên các giá sách, sắp xếp theo nội dung cuốn sách hay tài liệu đó, cuốn sách cũng không được ghi kí hiệu và phân loại rõ ràng. Các giá sách trong Phòng chưa có sự sắp xếp khoa học và hợp lý. Thủ thư cũng không lưu trữ lại thông tin về cuốn sách đó và cũng không kiểm soát được số lượng sách và tài liệu trong Phòng. Số bạn đọc đến đọc và mượn tài liệu rất ít và hầu như không có. 2.2 Nhận xét về hệ thống hiện tại Hệ thống hoạt động chưa chuyên nghiệp và hiệu quả. Do đó, cần một hệ thống mới làm việc chuyên nghiệp và hiệu quả hơn. 3. Đề xuất hệ thống mới Hiện tại Phòng thông tin thư viện của khoa CNTT chưa được quan tâm đúng mức và hoạt động chưa hiệu quả. Để khắc phục tình hình hiện tại em đưa ra một số đề xuất và xây dựng một phần mềm quản lý Phòng thông tin thư viện. 3.1 Đề xuất Xây dựng Phòng thông tin_thư viện thành một phòng Đọc mở. Phòng Đọc mở hoạt động dưới sự quản lý của thủ thư, phục vụ đối tượng là sinh viên và cán bộ trong khoa. Sinh viên và cán bộ đến đọc tài liệu tại Phòng và không được mượn về. Có một Phần mềm quản lý giúp thủ thư quản lý việc nhập sách, cập nhật thông tin về sách, huỷ thông tin đầu sách; giúp sinh viên tra cứu sách và tài liệu trong Phòng. Thủ thư là người Quản trị hệ thống: Quản lý cơ sở vật chất, thực hiện các hoạt động nghiệp vụ như: nhập sách, đánh mã sách, xếp sách lên giá…; quản lý sinh viên đến đọc sách tại Phòng. Sinh viên: Đến đọc tài liệu tại Phòng, khi vào phải xuất trình thẻ sinh viên, được tự do tìm tài liệu trên các giá sách đặt trong phòng, tuân thủ và thực hiện các nội qui của Phòng. Hoạt động nghiệp vụ: Các cuốn sách và tài liệu cần được đánh mã và các giá sách cần được sắp xếp khoa học và hợp lý. Cụ thể: Cần có sự phân loại theo nội dung tài liệu. Các tài liệu cần được đánh mã và phân loại theo bảng UDC. Vị trí đặt các giá sách cũng phải khác nhau tuỳ theo nội dung của tài liệu đó. Thủ thư cần có một cuốn sổ để ghi lại số lượng sách và tài liệu đã nhập theo tháng, quý, năm. Đối với việc quản lý sách: Các cuốn sách nên được xếp lên giá theo tổ bộ môn. Ví dụ: giá 1: Tổ Công nghệ phần mềm, giá 2: Tổ Khoa học máy tính…Các cuốn sách của mỗi tổ sẽ được đánh mã theo thứ tự tăng dần của số tự nhiên. Các gáy sách sẽ được dán nhãn. Nếu số lượng các giá sách nhiều các giá sẽ được đánh kí hiệu như: giá 1_kệ 1(S1/1 ÷ S1/50), giá 1_kệ 2 (S1/51 ÷ S1/65)…S1/1÷ S1/50 có nghĩa: Kệ sách 1 có các cuốn sách được xếp thứ tự từ 1 đến 50. S1 là ký hiệu sách thuộc tổ Công nghệ phần mềm… Đối với việc quản lý tạp chí: Các tạp chí nên được xếp lên giá theo năm. Trên mỗi giá sách có các ngăn sách, các ngăn sách nên được xếp theo tên của cuốn tạp chí đó. Ví dụ: Giá 1(năm 2006) - ngăn 1: Tạp chí giáo dục, giá 1(năm 2006)- ngăn 2: Tạp chí tin học, giá 2(năm 2007) - ngăn 1: Tạp chí giáo dục…Các giá sách và ngăn sách sẽ được thủ thư dán nhãn rõ ràng. Với việc đánh ký hiệu sách có thể có thể ký hiệu: mã tạp chí_ký hiệu năm_ký hiệu ngăn/thứ tự số tự nhiên. Với mỗi loại tạp chí sẽ được đánh ký hiệu theo thứ tự tăng dần của số tự nhiên qua từng năm. Ví dụ: Năm 2006, ngăn 1: Tạp chí Giáo dục, có 12 cuốn. Ký hiệu: T1_1/1 ÷ T1_1/12. T1: Ký hiệu Tạp chí năm 2006, _1: Ký hiệu ngăn xếp Tạp chí Giáo dục, /1: Ký hiệu tạp chí xếp theo thứ tự tăng của số tự nhiên. Năm 2007, ngăn 1: Tạp chí Giáo dục, 13 cuốn. Ký hiệu trên giá: T2_1/13 ÷ T2_1/25… Trường hợp cùng một số tạp chí nhưng số lượng >1, cuốn tạp chí sẽ được đánh ký hiệu theo thứ tự tăng dần của số tự nhiên. Đối với việc quản lý khoá luận: Khoá luận nên được xếp giá theo năm. Trên mỗi giá sách có các ngăn sách, các khoá luận nên được xếp vào từng ngăn sách tuỳ theo tổ bộ môn của cuốn khoá luận đó. Ví dụ: Giá 1(năm 2006)-ngăn 1: Tổ Công nghệ phần mềm, ngăn 2: Tổ Khoa học máy tính…mã các khoá luận sẽ được đánh ký hiệu theo thứ tự tăng dần của số tự nhiên. Ví dụ: K1_1/1 ÷ K1_1/15, K1_2/16 ÷ K1_2/27 … K1: Ký hiệu Khoá luận năm 2006, _1: Ký hiệu Khoá luận thuộc tổ Công nghệ phần mềm, _2: Ký hiệu Khoá luận thuộc tổ Khoa học máy tính, /1: Khoá luận được đánh ký hiệu theo thứ tự tăng dần của số tự nhiên. Trên cùng một giá sách, khoá luận sẽ được sắp xếp theo thứ tự tăng dần của số tự nhiên, hết ngăn của tổ bộ môn này rồi chuyển sang ngăn của tổ bộ môn khác. Mục tiêu của hệ thống là: Xây dựng một Phòng thông tin_thư viện Đọc mở. Tự động hoá một số công đoạn trong khâu quản lý sách và tài liệu như: Tìm kiếm, thống kê…đáp ứng yêu cầu nghiệp vụ một cách tin cậy, chính xác, an toàn, bí mật. Quản lý được mọi thông tin về sách. Tổ chức thông tin sao cho việc tìm kiếm, thống kê là nhanh chóng, thuận tiện đối với người quản lý (thủ thư). 3.2 Các yêu cầu, chức năng của hệ thống Hệ thống mới bao gồm các yêu cầu và chức năng sau: Chức năng Quản lý sách: Người quản lý sẽ nhập các thông tin về một cuốn sách hay tài liệu vào chương trình để quản lý. Form được sử dụng để nhập thông tin sách phải thuận tiện và dễ sử dụng. Cho phép chỉnh sửa trong trường hợp vào sai thông tin. Chức năng Tra cứu sách: Người quản lý có thể tìm kiếm nhanh sách dựa vào những trường thông tin: Tên sách, tên tác giả, năm xuất bản… 3.3 Kế hoạch triển khai STT Tên giai đoạn Số tuần thực hiện Ngày bắt đầu-kết thúc 1 Khảo sát 2 18/2/2008 ÷ 2/3/2008 2 Phân tích 3 3/3/2008 ÷ 23/3/2008 3 Thiết kế 2 24/3/2008 ÷ 6/4/2008 4 Coding 3 7/4/2008 ÷ 27/4/2008 5 Cài đặt và kiểm thử 1 27/4/2008 II. Phân tích 1. Phân tích hệ thống về chức năng 1.1 Biểu đồ phân cấp chức năng (BFD) Hệ thống Quản lý Phòng thông tin_thư viện có phạm vi quản lý là Phòng thư viện của một khoa, quản lý: sách, tạp chí và khoá luận. Hệ thống là một quá trình quản lý và tìm kiếm thông tin về: sách, tạp chí, khoá luận. Các chức năng chính của hệ thống là: Quản lý sách, Tìm kiếm sách, Quản lý Người quản trị. a. Chức năng Quản lý Người quản trị Giúp cho việc Phân quyền người sử dụng hệ thống. Chức năng này hiển thị đối với người quản trị hệ thống (thủ thư) trong việc Quản lý sách, ẩn đối với đối tượng bạn đọc (sinh viên) không cần đăng nhập hệ thống mà chỉ được phép tìm kiếm trên hệ thống. Chức năng này giúp cho việc bảo mật dữ liệu của hệ thống được tốt hơn. b. Chức năng Quản lý sách Được phân rã thành các chức năng con: Nhập sách, Cập nhật sách, Huỷ thông tin sách. Chức năng Nhập sách: Giúp thủ thư nhập các thông tin về sách như: Tên sách, ký hiệu sách, tên tác giả…vào máy tính. Chú ý nhập đúng theo thứ tự các trường thông tin, nếu ký hiệu sách đã tồn tại trong máy tính thì máy tính đưa ra thông báo và yêu cầu nhập lại. Do có nhiều loại tài liệu khác nhau nên chức năng Nhập sách được phân thành các chức năng nhỏ hơn: Nhập Giáo trình, Nhập Tạp chí, Nhập Khoá luận… Chức năng Cập nhật sách: Giúp thủ thư sửa các thông tin về sách khi nhập sai thông tin. Chức năng này được phân thành các chức năng nhỏ hơn: Cập nhật Giáo trình, Cập nhật Tạp chí, Cập nhật Khoá luận… Chức năng Huỷ thông tin sách: Giúp thủ thư xoá bỏ thông tin về sách trong máy tính khi cuốn sách đó không sử dụng nữa. Chức năng này được phân thành các chức năng nhỏ hơn: Huỷ thông tin Giáo trình, Huỷ thông tin Tạp chí, Huỷ thông tin Khoá luận… c. Chức năng Tra cứu Được phân rã thành các chức năng con: Tra cứu Giáo trình, Tra cứu Tạp chí, Tra cứu Khoá luận. Chức năng Tra cứu Giáo trình: Người sử dụng gõ tên Giáo trình cần tìm hoặc tên Tác giả của cuốn giáo trình. Hệ thống sẽ tìm kiếm và trả về kết quả cho người sử dụng. Chức năng Tra cứu Tạp chí: Người sử dụng gõ tên Tạp chí hoặc tên Nhà xuất bản cuốn Tạp chí đó. Hệ thống sẽ tìm kiếm và trả về kết quả cho người sử dụng. Chức năng Tra cứu Khoá luận: Người sử dụng gõ tên Tổ bộ môn của cuốn khoá luận hoặc gõ tên Người hướng dẫn khoá luận . Hệ thống sẽ tìm kiếm và trả về kết quả cho người sử dụng. Hình 1_Biểu đồ phân cấp chức năng. 1.2 Biểu đồ Luồng dữ liệu (DFD) a. Biểu đồ Luồng dữ liệu mức ngữ cảnh (mức 0) Dùng để tài liệu hoá phạm vi của hệ thống. Phạm vi hệ thống: Quản lý một Phòng thông tin_thư viện của một khoa. Các tác nhân ngoài: Người quản lý (thủ thư). Kho dữ liệu: Sách. Các luồng vào hệ thống: Nhập dữ liệu sách vào hệ thống Quản lý sách. Các luồng ra hệ thống: Gửi lại thông tin nhập đúng. Gửi lại thông tin nhập sai và hệ thống yêu cầu nhập lại. Hình 2_Biểu đồ luồng dữ liệu (DFD mức 0) b. Biểu đồ Luồng dữ liệu mức đỉnh (DFD mức 1) Tác nhân ngoài: Người quản trị hệ thống (thủ thư). Kho dữ liệu: Kho sách (giáo trình, tạp chí, khoá luận). Các Chức năng: Quản lý Người quản trị (dành cho Người quản lý hệ thống (thủ thư)), Quản lý sách (dành cho Người quản lý(thủ thư)), Tra cứu (dành cho Người quản lý (thủ thư), bạn đọc (sinh viên)). Các Luồng dữ liệu: Luồng dữ liệu giữa tác nhân Người quản lý (thủ thư) và chức năng Quản lý Người quản trị. Đầu vào: Người thủ thư yêu cầu được đăng nhập. Đầu ra: Hệ thống xem xét yêu cầu và gửi lại kết quả: cho phép, hoặc không cho phép đăng nhập. Luồng dữ liệu giữa tác nhân Người quản lý (thủ thư) và chức năng Quản lý sách. Đầu vào: Người thủ thư nhập thông tin sách vào hệ thống. Đầu ra: Hệ thống xem xét thông tin nhập, nếu nhập sai hệ thống đưa ra yêu cầu nhập lại. Luồng dữ liệu giữa chức năng Quản lý sách và Kho sách: Nếu thông tin nhập sách đúng hệ thống sẽ lưu vào kho dữ liệu sách. Luồng dữ liệu giữa tác nhân Người quản lý (thủ thư) và chức năng Tra cứu sách. Đầu vào: Người thủ thư gửi yêu cầu tìm kiếm đến hệ thống. Luồng dữ liệu giữa chức năng Tra cứu và Kho sách: Hệ thống sẽ lấy thông tin về sách ở Kho sách. Đầu ra: Hệ thống trả ra kết quả tìm kiếm cho người thủ thư. Hình 3_Biểu đồ Luồng dữ liệu mức đỉnh (DFD mức1) c. Biểu đồ Luồng dữ liệu mức 2 Chức năng Quản lý Người quản trị: Dùng để Phân quyền Người sử dụng hệ thống, cần thiết phải đăng nhập để quản trị toàn bộ hệ thống. Chức năng này được phân thành các chức năng con: Đăng nhập, Kiểm tra và Đăng ký mới. Nếu thông tin nhập vào đúng (có trong cơ sở dữ liệu) thì Người sử dụng có quyền đăng nhập ngược lại do nhập sai hoặc chưa đăng ký với hệ thống thì Người sử dụng phải nhập lại thông tin hoặc làm một đăng ký mới. Hình 4_ Biểu đồ phân rã chức năng Quản lý Người quản trị. Đầu đề: Tên chức năng: Quản lý Người quản trị. Đầu vào: Họ tên: Ngày sinh: Giới tính: Email: Tên truy cập: Mật khẩu: Đầu ra: Thông tin Người quản trị. Thân: Nếu Thông tin nhập vào đúng quy định Thì Đưa vào CSDL (kho hồ sơ Người quản trị) Không thì Yêu cầu nhập lại. Chức năng Quản lý sách: Được phân rã thành 3 chức năng con: Nhập sách, Cập nhật sách, Huỷ thông tin sách. Trong đó: Chức năng Nhập sách quản lý việc: Nhập giáo trình, Nhập tạp chí, Nhập khoá luận. Người quản trị hệ thống tuỳ theo loại tài liệu mà nhập theo mẫu phiếu của tài liệu đó, nếu Người quản trị nhập sai thông tin hệ thống sẽ đưa ra thông báo lỗi và yêu cầu nhập lại. Nếu thông tin nhập đúng hệ thống sẽ lưu vào kho dữ liệu. Đầu đề: Tên chức năng: Nhập sách. Đầu vào (thông tin chung cho các tài liệu) Đăng ký cá biệt: Tiêu đề: Tác giả: Mã tác giả: Nhà xuất bản: Mã nhà xuất bản: Năm XB: Mã năm: Ngôn ngữ tài liệu: Mã ngôn ngữ: Tổng số trang: Tiêu đề mô tả: Phân loại: Mã phân loại Tổ bộ môn: Mã tổ bộ môn: Người hướng dẫn: Mã người hướng dẫn: Người nhập: Mã người nhập: Mật khẩu: Đầu ra: Thông báo kết quả (thành công/không thành công). Thân: Nếu Thông tin nhập vào đúng quy định Thì Đưa vào CSDL (kho hồ sơ Sách) Không thì Yêu cầu nhập lại. Chức năng Cập nhật sách quản lý việc: Cập nhật giáo trình, Cập nhật tạp chí, Cập nhật khoá luận. Chức năng này được sử dụng khi có sự thay đổi thông tin dữ liệu đã nhập trước đó. Đầu đề: Tên chức năng: Cập nhật sách. Đầu vào: Đăng ký cá biệt: Tiêu đề: Tác giả: Mã tác giả: Nhà xuất bản: Mã nhà xuất bản: Năm XB: Mã năm: Ngôn ngữ tài liệu: Mã ngôn ngữ: Tổng số trang: Tiêu đề mô tả: Phân loại: Mã phân loại Tổ bộ môn: Mã tổ bộ môn: Người hướng dẫn: Mã người hướng dẫn: Người nhập: Mã người nhập: Đầu ra: Thông báo kết quả (thành công/không thành công). Thân: Cập nhật sách vào kho sách. Nếu gặp lỗi Thì đưa ra thông báo lỗi và thoát Không thì Đưa ra thông báo thành công. Chức năng Huỷ thông tin sách quản lý việc: Huỷ thông tin giáo trình, Huỷ thông tin tạp chí, Huỷ thông tin khoá luận. Chức năng này được sử dụng khi thông tin dữ liệu không tồn tại trong thực tế nữa. Đầu đề: Tên chức năng: Huỷ thông tin sách. Đầu vào: Đăng ký cá biệt: Đầu ra: Thông báo kết quả (thành công/không thành công). Thân: Xoá tài liệu khỏi kho sách. Nếu Gặp lỗi Thì đưa ra thông báo lỗi và thoát Không thì Đưa ra thông báo thành công. Hình 5_Biểu đồ phân rã chức năng Quản lý sách. Chức năng Tra cứu: Được phân rã thành 3 chức năng con: Tra cứu giáo trình, Tra cứu tạp chí, Tra cứu khoá luận. Người sử dụng nhập các thông tin cần tra cứu như: tên giáo trình, tên nhà xuất bản, tên tổ bộ môn… hệ thống sẽ tìm kiếm và trả về thông tin cần tìm. Đầu đề: Tên chức năng: Tra cứu. Đầu vào: Tên tài liệu: Tác giả: Nhà xuất bản: Năm XB: Tổ bộ môn: Người hướng dẫn: Đầu ra: Thông báo kết quả (thành công/không thành công). Thân: Nếu Thông tin nhập vào có trong CSDL Thì Đưa kết quả Không thì Đưa ra thông báo không tìm thấy . Hình 6_ Biểu đồ phân rã chức năng Tra cứu. 2. Phân tích hệ thống về dữ liệu Biểu đồ dữ liệu quan hệ (RDM) Các thuộc tính ban đầu: Tên truy cập, Mật khẩu, Họ tên, Đăng ký cá biệt, Tiêu đề, Tên tác giả, Mã tác giả, Nhà xuất bản, Mã NXB, Năm xuất bản, Mã năm, Ngôn ngữ tài liệu, Tổng số trang, Tiêu đề mô tả, Phân loại, Mã phân loại, Tổ bộ môn, Mã tổ bộ môn, Người hướng dẫn, Mã Người hướng dẫn, Người nhập, Mã người nhập. Quá trình chuẩn hoá: Thuộc tính ban đầu chưa chuẩn hoá Chuẩn hoá dạng 1 1NF Chuẩn hoá dạng 2 2NF Chuẩn hoá dạng 3 3NF Tên truy cập Mật khẩu Họ tên Đăng ký cá biệt Tiêu đề Tên tác giả Mã tác giả Nhà xuất bản Mã NXB Năm xuất bản Mã năm xuất bản Ngôn ngữ tài liệu Tổng số trang Tiêu đề mô tả Phân loại Mã phân loại Tổ bộ môn Mã tổ bộ môn Người hướng dẫn Mã người HD Người nhập Mã người nhập Đăng ký cá biệt Tiêu đề Tên tác giả Mã tác giả Nhà xuất bản Mã NXB Năm xuất bản Mã năm xuất bản Ngôn ngữ tài liệu Tổng số trang Tiêu đề mô tả Phân loại Mã phân loại Tổ bộ môn Mã tổ bộ môn Người hướng dẫn Mã người HD Người nhập Mã người nhập Mật khẩu Đăng ký cá biệt Tiêu đề Tên tác giả Mã tác giả Nhà xuất bản Mã NXB Năm xuất bản Mã năm xuất bản Ngôn ngữ tài liệu Tổng số trang Tiêu đề mô tả Phân loại Mã phân loại Tổ bộ môn Mã tổ bộ môn Người hướng dẫn Mã người HD Người nhập Mã người nhập Mật khẩu Mã tác giả Tên tác giả Mã nhà xuất bản Tên nhà xuất bản Mã năm xuất bản Năm xuất bản Mã phân loại Phân loại Mã người HD Người hướng dẫn Mã tổ bộ môn Tên tổ bộ môn Mã người nhập Người nhập Mật khẩu Đăng ký cá biệt Tiêu đề Tên tác giả Mã tác giả Nhà xuất bản Mã NXB Năm xuất bản Mã năm xuất bản Ngôn ngữ tài liệu Tổng số trang Tiêu đề mô tả Phân loại Mã phân loại Tổ bộ môn Mã tổ bộ môn Người hướng dẫn Mã người HD Người nhập Mã người nhập Mật khẩu Mã tác giả Tên tác giả Mã nhà xuất bản Tên nhà xuất bản Mã phân loại Phân loại Mã người HD Người hướng dẫn Mã tổ bộ môn Tên tổ bộ môn Mã người nhập Người nhập Mật khẩu Mã người nhập sách phải trùng với tên truy cập của người quản trị hệ thống, do đó loại bỏ thuộc tính tên truy cập; Họ tên của người quản trị phải trùng với tên của Người nhập sách, do đó loại bỏ thuộc tính Họ tên. Hình 7_Biểu đồ dữ liệu quan hệ RDM Phần ba: Thiết kế hệ thống I. Thiết kế tổng thể 1. Phân biệt ranh giới thủ công – máy tính Trong hệ thống quản lý phòng thông tin_thư viện đã phân tích ở trên tất cả công việc đều được thực hiện bằng máy tính. 2. Phân chia hệ thống thành các hệ thống con Dựa vào biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh trong phần phân tích, ta chia hệ thống thành các hệ thống con: Đăng Nhập. Quản lý Sách. Tra cứu. 3. Kiến trúc hệ thống Hệ thống được xây dựng theo mô hình 3 lớp: Presentation GUI Bussiness Data Storage II. Thiết kế chi tiết 1. Thiết kế kiểm soát Người quản trị hệ thống (thủ thư) được sử dụng tất cả chức năng của hệ thống. Phải đăng nhập vào hệ thống mới được sử dụng tất cả các chức năng (trừ chức năng Tra cứu). Sinh viên được sử dụng chức năng duy nhất của hệ thống là Tra cứu, không cần thiết phải đăng nhập vào hệ thống. 2. Thiết kế dữ liệu Mô tả chi tiết các bảng Bảng Sách: Lưu trữ thông tin về giáo trình, tạp chí… Column name Data type Size PK Allow Null Description Sach_id Int 4 þ Đăng ký cá biệt Tieu_de Nvarchar 500 Tên tiêu đề Tg_id Int 4 Mã tác giả Tac_gia Nvarchar 500 Tên tác giả Nxb_id Int 4 Mã nhà xuất bản Nha_xb Nvarchar 50 Tên nhà xuất bản Nam_xb Int 4 Năm xuất bản Namxb_id Int 4 Mã năm xuất bản Ngon_ngu Nvarchar 50 Ngôn ngữ tài liệu Tong_trang Int 4 Tổng số trang Mo_ta Nvarchar 500 Mô tả tài liệu Phan_loai Nvarchar 50 Phân loại Phanloai_id Int 4 Mã phân loại To_bo_mon Nvarchar 50 Tổ bộ mô Tobomon_id Int 4 Mã tổ bộ môn Nguoi_hd Nvarchar 100 Người hướng dẫn Nguoihd_id Int 4 Mã người hướng dẫn Nguoi_nhap Nvarchar 100 Tên Người nhập tài liệu Nguoinhap_id Int 4 Mã người nhập tài liệu Mat_khau Nvarchar 20 Mật khẩu Bảng tác giả Column name Data type Size PK Allow Null Description Tg_id Int 4 þ Mã tác giả Tac_gia Nvarchar 500 Tên tác giả Bảng nhà xuất bản Column name Data type Size PK Allow Null Description Nxb_id Int 4 þ Mã nhà xuất bản Nha_xb Nvarchar 50 Tên nhà xuất bản Bảng năm xuất bản Column name Data type Size PK Allow Null Description Namxb_id Int 4 þ Mã năm xuất bản Nam_xb Int 4 Tên năm xuất bản Bảng phân loại Column name Data type Size PK Allow Null Description Phanloai_id Int 4 þ Mã phân loại Phan_loai Nvarchar 50 Tên phân loại Bảng tổ bộ môn Column name Data type Size PK Allow Null Description Tobomon_id Int 4 þ Mã Tổ bộ mô To_bo_mon Nvarchar 50 Tên Tổ bộ mô Bảng người hướng dẫn Column name Data type Size PK Allow Null Description Nguoihd_id Int 4 þ Mã Người hướng dẫn Nguoi_hd Nvarchar 100 Tên Người hướng dẫn Bảng Người nhập_Người quản trị Column name Data type Size PK Allow Null Description Nguoinhap_id Int 4 þ Mã Người nhập Nguoi_nhap Nvarchar 100 Tên Người nhập Mat_khau Nvarchar 20 Mật khẩu 3. Thiết kế chi tiết chức năng Thiết kế chi tiết module chức năng 1 Tên chức năng Quản lý Người quản trị 2 Mục đích Dùng để Phân quyền Người sử dụng hệ thống, cần thiết phải đăng nhập để quản trị toàn bộ hệ thống. 3 Nội dung Đối tượng thao tác với chức năng này là người quản trị hệ thống (thủ thư). Các thao tác được thực hiện: Đăng nhập, Kiểm tra và Đăng ký mới. 4 Mô hình dữ liệu Chức năng chỉ tham chiếu tới các bảng: Người nhập _Người quản trị 5 Mô tả dữ liệu Input: Mã người nhập, tên người nhập, mật khẩu Output: Thông tin đăng nhập 6 Thiết kế giao diện Thiết kế giao diện chức năng Đăng nhập. 7 Các xử lý, thao tác Các hàm, thủ tục Thiết kế chi tiết thủ tục Dangnhap() Thiết kế chi tiết module chức năng 1 Tên chức năng Quản lý sách 2 Mục đích Giúp Người quản trị hệ thống nhập, sửa, xoá thông tin sách. 3 Nội dung Chức năng Quản lý sách là một trong những chức năng quan trọng của hệ thống. Đối tượng thao tác với chức năng này là Người quản trị hệ thống. Các thao tác được thực hiện trên server của hệ thống. Bao gồm: Tạo mới, sửa đổi và xoá thông tin sách. 4 Mô hình dữ liệu Chức năng tham chiếu tới các bảng: Người nhập_ Người quản trị, Sách, Tác giả, Nhà xuất bản, Năm xuất bản, Phân loại, Tổ bộ môn, Người hướng dẫn. 5 Mô tả dữ liệu Input: Dữ liệu là thông tin cho bởi các bảng dữ liệu kể trên và thông tin nhập do Người nhập cung cấp thông qua các giao diện hộp thoại người nhập - hệ thống. Output: Dữ liệu ra được thông báo trên màn hình thông qua các giao diện hộp thoại người nhập - hệ thống. 6 Thiết kế giao diện Thiết kế giao diện nhập sách. Thiết kế giao diện cập nhật sách. Thiết kế giao diện xoá thông tin sách. 7 Các xử lý, thao tác Các hàm, thủ tục: Thiết kế thủ tục NhapSach(). Thiết kế thủ tục CapNhatSach(). Thiết kế thủ tục XoaSach(). Thiết kế chi tiết module chức năng 1 Tên chức năng Tra cứu 2 Mục đích Giúp Người quản trị hệ thống và sinh viên có thể tra cứu giáo trình và các tài liệu khác một cách nhanh nhất. 3 Nội dung Chức năng Tra cứu là một trong những chức năng quan trọng của hệ thống. Đối tượng thao tác với chức năng này là Người quản trị hệ thống và Người sử dụng (Sinh viên). Các thao tác được thực hiện trực tiếp trên server của hệ thống. Tra cứu theo nội dung tài liệu: Tra cứu Giáo trình, Tra cứu tạp chí, Tra cứu khoá luận. 4 Mô hình dữ liệu Chức năng tham chiếu tới các bảng: Người nhập_ Người quản trị, Sách, Tác giả, Nhà xuất bản, Năm xuất bản, Phân loại, Tổ bộ môn, Người hướng dẫn. 5 Mô tả dữ liệu Tra cứu Giáo trình: Input: Tên giáo trình, Tên tác giả, Nhà xuất bản, Năm xuất bản. Output: Danh sách Giáo trình cần tìm. Tra cứu Tạp chí: Input: Tên tạp chí, Nhà xuất bản, Năm xuất bản. Output: Danh sách Tạp chí cần tìm. Tra cứu Khoá luận: Input: Tổ bộ môn, Người hướng dẫn, Năm bảo vệ Output: Danh sách Khoá luận cần tìm. 6 Thiết kế giao diện Thiết kế giao diện Tra cứu Giáo trình. Thiết kế giao diện Tra cứu Tạp chí. Thiết kế giao diện Tra cứu Khoá luận. 7 Các xử lý, thao tác Các hàm, thủ tục: Thiết kế thủ tục TimGiaotrinh(). Thiết kế thủ tục TimTapchi(). Thiết kế thủ tục TimKhoaluan().