Bài giảng Quản lý doanh nghiệp thủy sản - Chương 3 Lãnh đạo, quản lý nhóm & kỹ năng giao tiếp

17/07/2008 1 1 Lãnh đạo, quản lý nhĩm & kỹ năng giao tiếp Chương 3 2 Nội dung n Lãnh đạo trong quản lý n Động viên, tưởng thưởng trong quản lý n Nhĩm, làm việc nhĩm trong quản lý n Giao tiếp trong quản lý n Lãnh đạo sự thay đổi 3 Lãnh đạo trong quản lý n Các khai niệm về lãnh đạo n Nguồn gốc của quyền lực n Lãnh đạo & trao quyền n Đặc điểm & hành vi lãnh đạo n Các vấn đề trong phát triển lãnh đạo 4 Lãnh đạo trong quản lý n Các khai niệm về lãnh đạo n Định nghĩa: Là một qui trình khơi dậy sự nhiệt tình & nổ lực của nhân viên nhằm đạt được kết quả của tổ chức (Is the process of arousing enthusiam & directive effort toward organisation goals Leadership 17/07/2008 2 5 Lãnh đạo trong quản lý n Các khai niệm về lãnh đạo n Định nghĩa về Vision (Tầm nhìn) Vision là thuật ngữ dùng để mơ tả bức tranh (rõ ràng) trong tương lai của cơng ty (Is a term used to describe the clear sence of the future) 6 Lãnh đạo trong quản lý n Các khai niệm về lãnh đạo n Quyền lực (Power) Là khả năng làm cho ai đĩ phải làm theo cách của mình hay làm cái gì đĩ mà mình muốn (Is the ability to get someonce else to do something you want done or to make things happen the way you want) Quyền lực là cơng cụ tiềm năng để cĩ được sự đồng thần & cam kết của người khác 7 Lãnh đạo trong quản lý n Nguồn gốc của quyền lực n Quyền lực đến từ vị trí (Position Power) “Người nắm giữ vị trí đĩ cĩ quyền “phán quyết”, quyết định thưởng/phạt đối với một số người khác” 8 Lãnh đạo trong quản lý n Nguồn gốc của quyền lực n Đến từ cá nhân (Personal Power) n Cĩ nhiều thơng tin, hiểu biết về chuyên mơn, n Quan hệ xã hội n Chia sẽ những mục tiêu chung n Chia sẽ những giá trị n Lãnh đạo với sự tơn trọng n , 17/07/2008 3 9 Lãnh đạo trong quản lý n Lãnh đạo & trao quyền Một nhà lãnh đạo giỏi là nhà lãnh đạo biết trao quyền đúng lúc & đúng chổ 10 Lãnh đạo trong quản lý n Đặc điểm & hành vi lãnh đạo n Đặc điểm n Tư chất q Lãnh đạo phải là người tiên phong. q Cĩ khả năng giải quyết vấn đề của nhĩm. q Phải chịu trách nhiệm cho nhĩm. 11 Lãnh đạo trong quản lý n Đặc điểm & hành vi lãnh đạo n Đặc điểm n Nghị lực, liêm chính n Sáng kiến, suy luận n Tự tin n Tính đồng đội n Tính linh hoạt, 12 Lãnh đạo trong quản lý n Đặc điểm & hành vi lãnh đạo n Hành vi n Quan tâm đến cơng việc (Behaviour of task) n Xác định cơng việc n Giao việc, hướng dẫn qui trình làm việc n Hướng dẫn thực hiện n Kiểm tra cơng việc 17/07/2008 4 13 Lãnh đạo trong quản lý n Đặc điểm & hành vi lãnh đạo n Hành vi n Quan tâm đến con người n Nhiệt tình trong với cộng sự n Hỗ trợ nhân viên n Quan tâm đến mối quan hệ n Tơn trọng “feeling” (ý kiến) n Tin tường n Thơng cảm, 14 Lãnh đạo trong quản lý n Đặc điểm & hành vi lãnh đạo n Hành vi Nhà quản lý “Chết” Quan tâm đến cơng việc Cao Cao Thấp Q u an t âm đ ến c o n n g ư ờ i Nhà quản lý “kiểu mệnh lệnh” Nhà quản lý “Đội nhĩm” Nhà quản lý “Theo kiểu câu lạc bộ” Nhà quản lý “Trung Dung” 15 Lãnh đạo trong quản lý n Lãnh đạo theo tình huống n Các phong cách lãnh đạo n Phong cách độc đốn n Phong cách dân chủ n Phong cách tự do 16 Động viên, tưởng thưởng n Các khái niệm n Các thuyết về động viên n Lý thuyết cũng cố trong động viên n Xu hướng động viên & đãi ngộ 17/07/2008 5 17 Động viên, tưởng thưởng. n Động viên là gì (What is motivation) Là một cơng cụ của cơng ty nhằm mục đích khuyến khích nhân viên thực hiện & đạt được mục tiêu của doanh nghiệp (Motivation is an internal process that makes a person move toward a goal) 18 Động viên, tưởng thưởng. n Tưởng thưởng & thành tích n Thường đi đơi với kết quả n Thưởng là một cách ghi nhận thành quả n Thưởng cũng là con dao hai lưỡi 19 Động viên, tưởng thưởng. n Các thuyết về động viên n Thuyết về sự cơng bằng (Equity theory) Giá trị bản thân nhận được Giá trị người khác nhận đượcSo sánh Cơng bằng Nhân viên hài lịng Thái độ tích cực Thiếu cơng bằng Nhân viên khơng thỏai mái Chống lại việc thiếu cơng bằng đĩ 20 Động viên, tưởng thưởng. n Các thuyết về động viên n Nhu cầu theo Maslow Những nhu cầu về sinh lý Những nhu cầu về liên kết, chấp nhận Những nhu cầu về an toàn Nhu cầu tự thân vận động Những nhu cầu về sự tôn trọng 17/07/2008 6 21 Động viên, tưởng thưởng. n Các thuyết về động viên n Thuyết của Herzberg n Cĩ hai nhĩm yếu tố n Yếu tố để duy trì n Yếu tố động viên 22 Động viên, tưởng thưởng. n Nhĩm duy trì 1.Phương pháp giám sát 2.Lương 3.Điều kiện làm việc 4.Quan hệ với đồng nghiệp n Nhĩm động viên 1.Sự thách thức công việc 2.Cơ hội thăng tiến 3.Ý nghĩa các thành tựu 4.Ý nghĩa của trách nhiệm n Các thuyết về động viên n Thuyết của Herzberg 23 Động viên, tưởng thưởng. n Các thuyết về động viên n Thuyết về sự cơng bằng (Equity theory) n Cơng bằng n Nhân viên hài lịng n Thái độ khơng thay đổi n Khơng cơng bằng n Nhân viên cảm thấy khơng được thoải mái n Chống lại việc thiếu cơng bằng đĩ 24 Động viên, tưởng thưởng. n Lý thuyết cũng cố trong động viên n Củng cố tích cực (Reinforcement positive) n Tán dương, ca ngợi n Tăng lương, thưởng bằng tiền, n Phạt n Từ chối thưởng n Khiển trách.., 17/07/2008 7 25 Động viên, tưởng thưởng. n Xu hướng đơng viên & đãi ngộ n Qui trình Động viên Nhiệt tình & chăm chỉ Khả năng bản thân Hỗ trợ từ tổ chức Cố gắng trong cơng việc Hồn thành cơng việc Thưởng Cảm thấy cơng bằng Củng cố giá trị thưởng Hài lịng với mức thưởng 26 Động viên, tưởng thưởng. n Xu hướng đơng viên & đãi ngộ n Trả thưởng theo kết quả đạt được n Hệ thống chi trả hoa hồng n Trả vì kỹ năng n Trả thêm do thành quả xuất sắc n Chia sẻ lợi nhuận n Quyền mua cổ phiếu n , 27 Nhĩm, làm việc nhĩm trong quản lý n Khái niệm n Xu hướng sử dụng nhĩm (team) n Team processes & diversity n Ra quyết định trong nhĩm n Qui trình xây dựng nhĩm 28 Nhĩm, làm việc nhĩm trong quản lý n Khái niệm n Nhĩm (team) là nhĩm người thường xuyên tương tác (làm việc) cho một mục đích chung (is collection people who regulary interact to purpose common goals) n Làm việc nhĩm (teamowrk) là qui trình của các thành viên làm việc với nhau nhằm mục đích hịan thành mục tiêu chung của nhĩm 17/07/2008 8 29 Nhĩm, làm việc nhĩm trong quản lý n Xu hướng sử dụng nhĩm (team) n Committee (một ủy ban) là một nhĩm người được thiết kế để làm một cơng việc đặc biệt trong lúc vẫn làm cơng việc bình thường 30 Nhĩm, làm việc nhĩm trong quản lý n Xu hướng sử dụng nhĩm (team) n Nhĩm dự án: Là nhĩm được hình thành chính thức cho một mục đích cụ thể & sẽ giải tán khi mục đích đã hịan thành n Nhĩm đa ngành nghề (gross functional team) là nhĩm mà các thành viên từ nhiều phịng ban khác nhau 31 Nhĩm, làm việc nhĩm trong quản lý n Xu hướng sử dụng nhĩm (team) n Nhĩm ảo (Virtual team) là nhĩm cùng làm việc & giải quyết vấn đề thơng qua hệ thống máy tính n Nhĩm quốc tế (International team) là nhĩm cĩ ít nhất 2 quốc gia khác nhau 32 Nhĩm, làm việc nhĩm trong quản lý n Team processes & Diversity n Nhĩm hiệu quả n Là đạt được hai yếu tố n Hồn thành tốt cơng việc (high level of task) n Mức độ thỏa mãn của các thành viên cao 17/07/2008 9 33 Nhĩm, làm việc nhĩm trong quản lý n Team processes & Diversity n Đầu vào (Input) n Bản chất cơng việc n Rõ ràng n Phức tạp n Quyết định tổ chức n Nguồn lực n Cơng nghệ n Cấu trúc n Thưởng n Thơng tin.., 34 Nhĩm, làm việc nhĩm trong quản lý n Team processes & Diversity n Đầu vào (Ctn) n Cở nhĩm (team size) n Số lượng thành viên n Số lượng cá biệt, đồng nhất, n Tính chất của các thành viên n Khả năng n Giá trị n Cá tính n Sự khác biệt n .., 35 Nhĩm, làm việc nhĩm trong quản lý n Team processes & Diversity n Qui trình nhĩm (group process) Là cách thức các thành viên làm việc với nhau để hịan thành nhiệm vụ của tổ chức Nhĩm hiệu quả = Quanlity of input + (Process gains - process loses) 36 Nhĩm, làm việc nhĩm trong quản lý n Team processes & Diversity n Tính đa dạng trong nhĩm n Khơng cùng điểm xuất phát n Khơng cùng ngành nghề (phịng ban) n Khơng cùng quan điểm n Khơng cùng một tơn giáo,giới tính n Khơng cùng một quốc gia, hay vùng lãnh thổ n , 17/07/2008 10 37 Nhĩm, làm việc nhĩm trong quản lý n Team processes & Diversity n Các giai đọan phát triển nhĩm n Định hình n Xung đột (Hỗn loạn) n Qui chuẩn n Phát triển n Hồn thành & giải tán 38 Nhĩm, làm việc nhĩm trong quản lý n Team processes & Diversity n Các giai đọan phát triển nhĩm n Định hình n Lựa chọn thành viên cho nhĩm. n Đề ra (xác lập) và phổ biến mục tiêu cho nhĩm. n Thiết lập các kênh truyền thơng cĩ hiệu quả. n Khuyến khích sự tham gia của các thành viên. n Khuyến khích xây dựng nét đặc trưng cho nhĩm. 39 Nhĩm, làm việc nhĩm trong quản lý n Team processes & Diversity n Các giai đọan phát triển nhĩm n Xung đột (Hỗn loạn) n Đây là giai đoạn bùng nổ những mâu thuẫn n Mâu thuẫn chủ yếu là do một số thành viên trong nhĩm cố gắng "khẳng định mình". n Đây là giai đoạn tìm hiểu và khám phá. Người trưởng nhĩm cần khéo léo giải quyết những bất ổn và mâu thuẫn. 40 Nhĩm, làm việc nhĩm trong quản lý n Team processes & Diversity n Các giai đọan phát triển nhĩm n Qui chuẩn: n Hành vi n Nguyên tắc n Tiêu chuẩn mong muốn mà mọi người trong nhĩm tuân theo 17/07/2008 11 41 Nhĩm, làm việc nhĩm trong quản lý n Team processes & Diversity n Các giai đọan phát triển nhĩm n Phát triển (performaning) n Nhĩm đã trưởng thành n Tố chức tốt n Phân cơng rõ ràng n Tin tưởng & hỗ trợ lẫn nhau n Cởi mở trong giao tiếp n , Nhĩm tập trung cơng việc để hồn thành 42 Nhĩm, làm việc nhĩm trong quản lý n Team processes & Diversity n Các giai đọan phát triển nhĩm n Hồn thành & giải tán n Hồn thành cơng việc n Nếu khơng cĩ dự án mới thì sẽ giải tán 43 Nhĩm, làm việc nhĩm trong quản lý n Ra quyết định trong nhĩm n Ra quyết định là gì: Là qui trình chọn lựa giữa các hương đi phù hợp cho họat động của mình 44 Nhĩm, làm việc nhĩm trong quản lý n Ra quyết định trong nhĩm n Ra quyết định như thế nào? n Thiếu sự hưởng ứng (Lack of response) n Nguyên tắc dựa trên quyền hạn (Authority rule) n Nguyên tắc dựa trên số ít (Mionority rule) n Nguyên tắc dựa trên số đơng (Majority rule) n Nguyên tắc dựa vào sự đồng lịng, nhất trí (Consensus & Unanimity) 17/07/2008 12 45 Nhĩm, làm việc nhĩm trong quản lý n Qui trình xây dựng nhĩm n Bước 1: Những điều cần biết n Tầm quan trọng & ưu tiên của cơng việc n Mục tiêu & thách thức của cơng việc n Nguyên tắc mà các thành viên phải theo n Ai sẽ ra quyết định, ra như thế nào n Phong cách & mong đợi của team leader n Ai khác sẽ tham gia vào cơng việc n Trách nhiệm của từng thành viên ra sao. 46 Nhĩm, làm việc nhĩm trong quản lý n Qui trình xây dựng nhĩm n Bước 1: Những điều cần biết n Cĩ gắng cĩ những thành viên positive n Hạn chế thêm thành viên vào phút chĩt n Tập trung nhiều vào delegation (giao quyền) n Nhận ra tính “chính trị” trong team n Hạn chế khơng dùng thành viên part time 47 Nhĩm, làm việc nhĩm trong quản lý n Qui trình xây dựng nhĩm n Bước 2: “Wanting to feel better” n Tạo khơng khí nhẹ nhàng n Sự thay đổi từ nhận thức n Cảm giác đĩng vai trị quan trọng n Đây là điểm khởi đầu 48 Nhĩm, làm việc nhĩm trong quản lý n Qui trình xây dựng nhĩm n Bước 3: “Nhận biết khĩ khăn & nhu cầu n Xác định những kho khắn n Các nhu cầu cần thiết 17/07/2008 13 49 Nhĩm, làm việc nhĩm trong quản lý n Qui trình xây dựng nhĩm n Bước 4: “Hình thành vision” n Where you wish to go???? n Sau một năm team của bạn sẽ ra sao? n , ⇒ Hình thành nên “tầm nhìn” của nhĩm 50 Nhĩm, làm việc nhĩm trong quản lý n Qui trình xây dựng nhĩm n Bước 5: “Xây dựng chiến lược để hồn thiện” n Xây dựng kế họach thực hiện n Điều kiện n Mục tiêu n Các kỹ thuật/xảo để phát triển 51 Nhĩm, làm việc nhĩm trong quản lý n Qui trình xây dựng nhĩm n Bước 6: “ Đánh giá lại tiến trình (review progress) n Xem xét lại các thành viên một cách khéo léo n Họp định kỳ n Thảo luận mở n Báo cáo các tiến trình (nếu cần) 52 Nhĩm, làm việc nhĩm trong quản lý n Các “Tip” khi xây dựng team n Chọn đúng người n Kinh nghiệm n Thái độ n Kỹ thuật (chuyên mơn của dự án) n Kỹ năng giao tiếp n Khả năng dự báo 17/07/2008 14 53 Giao tiếp trong quản lý n Các khái niệm n Qui trình giao tiếp n Các trở ngại khi giao tiếp n Cách thức hồn thiện giao tiếp n Giao tiếp & quản lý xung đột n Thương lượng trong quản lý 54 Giao tiếp trong quản lý n Các khái niệm n Giao tiếp là gì? Là qui trình của việc gửi & nhận những ký hiệu với nghĩa kèm theo. n Giao tiếp hiệu quả Là thơng tin người gửi đi & kết quả đến với người nhận là một & giống nhau ( Is the intened massage of sender & the interpreted meaning of the reveiver are one & the same) 55 Giao tiếp trong quản lý n Qui trình giao tiếp Các vấn đề của giao tiếp cĩ thể xảy ra bất cứ lúc nào trong qui trình trên 56 Giao tiếp trong quản lý n Qui trình giao tiếp n Resource: n Thơng tin bạn muốn truyền đạt phải: n Rõ ràng n Chính xác n Khơng quá lớn (từng cơng đoạn) 17/07/2008 15 57 Giao tiếp trong quản lý n Qui trình giao tiếp n Massage n Là nơi dung thơng tin bạn muốn truyền đạt 58 Giao tiếp trong quản lý n Qui trình giao tiếp n Encoding n “Mã hĩa” là quá trình chuyển thơng tin từ suy nghĩ, ý định sang một dạng “form” nào đĩ trước khi đến người nhận n Cần lưu khi dùng từ ngữ n Tiên đốn những suy diễn của người nhận n Loại trừ những ý nghĩa mơ hồ n Văn hĩa, những giả định, viết tắt.., => Nên: Dùng từ dễ hiểu, đơn giản, rõ ràng, 59 Giao tiếp trong quản lý n Qui trình giao tiếp n Channel... n “Kênh” mà bạn muốn dùng để truyền đạt thơng tin đến người nhận n Cĩ thể: n Trực tiếp (face to face) n Mail n Thư n Memo n Báo cáo.., 60 Giao tiếp trong quản lý n Qui trình giao tiếp n Decoding... n “Giải mã” các thơng tin khi nhận được. “ Mã hĩa sai => giải mã sai” “ Người nhận cĩ ít kiến thức, bỏ qua thơng tin nên cĩ thể giải mã sai” Nên: n Đọc kỹ thơng tin n Lắng nghe kỹ 17/07/2008 16 61 Giao tiếp trong quản lý n Qui trình giao tiếp n Receiver... n Người nhận sau khi nhận thơng tin sẽ n Suy nghĩ n Phản hồi theo thơng tin mà họ nhận được 62 Giao tiếp trong quản lý n Qui trình giao tiếp n Feedback... n Người nhận sẽ phản hồi theo thơng tin nhận được n Bạn hãy xem xét cẩn thận các phản hồi n Nếu phát hiện sai sĩt bạn cĩ thể gửi thơng tin đĩ (đã sửa) lần hai 63 Giao tiếp trong quản lý n Qui trình giao tiếp n Context n Ngữ cảnh mà bạn đang làm việc n Văn hĩa doanh nghiệp n Đa văn hĩa, 64 Giao tiếp trong quản lý n Các trở ngại khi giao tiếp n Mơi trường (ồn ào) n Kênh truyền đạt hạn chế n Kỹ năng viết nghèo nàn n Ăn nĩi kém n Khơng theo kịp ngơn ngữ khơng lời n Sự xao lãng n , 17/07/2008 17 65 Giao tiếp trong quản lý n Cách thức hồn thiện giao tiếp n Lắng nghe hiệu quả n Ngơn ngữ thể hình (Chú ý) n Sử dụng kênh hiệu quả n Ứng dụng cơng nghệ kỹ thuật n Cĩ kiến thức về đa văn hĩa n Lựa chọn ngơn ngữ & biết thay đổi 66 Giao tiếp trong quản lý n Giao tiếp & quản lý xung đột n Xung đột là gì? Là sự bất đồng về một vấn đề vật chất hay là một phản kháng từ bản thân 67 Giao tiếp trong quản lý n Giao tiếp & quản lý xung đột n Hệ quả của xung đột Tá c độ ng c ủa x un g độ t đế n kế t qu ả Mức độ của xung độtThấp Cao Tích cực Vừa phải Tiêu cực Chức năng của xung đột Sự mất cân đối của xung đột 68 Giao tiếp trong quản lý n Giao tiếp & quản lý xung đột n Quản lý xung đột n Tránh xa xung đột (avoidance) n Sống chung với xung đột n Đấu tranh – Dùng quyền của người quản lý n Thỏa hiệp 17/07/2008 18 69 Giao tiếp trong quản lý n Giao tiếp & quản lý xung đột n Quản lý xung đột Mức độ quyết đĩan M ức đ ộ hợ p tá c Thấp Cao Cao Tránh xa xung đột Sống chung với xung đột Đấu tranh dùng quyền của ngươi quản lý Thỏa hiệp 70 Giao tiếp trong quản lý n Thương lượng n Các nguyên tắc thương lượng n Tách con người ra khỏi vấn đề n Tập trung vào lợi ích chứ khơng phải là chức vụ n Tạo ra nhiều sự chọn lựa trước khi quyết định n Nhấn mạnh rằng kết quả đạt được phải dựa vào tiêu chuẩn khách quan 71 Lãnh đạo sự thay đổi n Thách thức của sự thay đổi n Tổ chức thay đổi n Quản lý kế họach thay đổi n Phát triển tổ chức n Sự sẵn sàng của cá nhân (cho việc thay đổi) 72 Lãnh đạo sự thay đổi n Thách thức của sự thay đổi n Cạnh tranh cao n Đổi mới liên tục n Hiệp thương (Industry cluster) n , 17/07/2008 19 73 Lãnh đạo sự thay đổi n Tổ chức thay đổi n Thay đổi trong quản lý, lãnh đạo n Thay đổi từ dưới lên (thay đổi tất cả các cấp) n Linh động (thay đổi cĩ & khơng cĩ kế họach) n Tạo áp lực & mục tiêu cho sự thay đổi 74 Lãnh đạo sự thay đổi n Quản lý kế họach thay đổi n Các bước n Bước 1 – Rã đơng n Bước 2 – Thay đổi n Bước 3 – Đơng cứng lại 75 Lãnh đạo sự thay đổi n Quản lý kế họach thay đổi n Chọn lựa chiến lược thay đổi n Thay đổi bằng sức mạnh (áp lực lớn) n Thay đổi bằng cách thuyết phục n Chia sẻ quyền lực 76 Lãnh đạo sự thay đổi n Phát triển tổ chức n Phát triển mục tiêu của tổ chức n Phát triển cơng việc của tổ chức n Cĩ sự can thiệp trong phát triển 17/07/2008 20 77 Lãnh đạo sự thay đổi n Sự sẵn sàng của cá nhân n Cĩ sự nhìn xa trơng rộng n Xây dựng “thương hiệu” cá nhân n Thích ứng nhanh với sự thay đổi n ,