Bài giảng môn tài chính tiền tệ - Chương 1: Tổng quan về hệ thống thông tin kế toán

12/12/2010 Giảng viên Vũ Trọng Phong 1 HỌC VIỆN CÔNG NGHỆ BƢU CHÍNH VIỄN THÔNG BÀI GIẢNG MÔN HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN Giảng viên: TS. VŨ TRỌNG PHONG Điện thoại/E-mail: 0912099811/ vutrongphong@yahoo.com Bộ môn: Kinh tế - Khoa QTKD1 Nội dung chính  Chương 1: Tổng quan về hệ thống thông tin kế toán  Chương 2: Cơ sở dữ liệu  Chương 3: Các chu trình kế toán  Chương 4: Kiểm soát nội bộ trong hệ thống thông tin kế toán  Chương 5: Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin kế toán  Chương 6: Thực hiện và vận hành hệ thống thông tin kế toán CHƢƠNG 1 TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN CHƢƠNG 1 TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN  1. CÁC KHÁI NIỆM VỀ HỆ THỐNG Hệ thống là một tập hợp các phần tử (các thành phần) có liên hệ với nhau, hoạt động để hướng tới mục đích chung theo cách tiếp nhận các yếu tố vào, sinh ra các yếu tố ra trong một quá trình xử lý có tổ chức. Ba thành phần cơ bản: - Các yếu tố đầu vào (Inputs) - Xử lý, chế biến (Processing) - Các yếu tố đầu ra (Outputs) CÁC KHÁI NIỆM VỀ HỆ THỐNG  Hệ thống con bản thân nó cũng là một hệ thống nhưng là một thành phần của hệ thống khác.  Những hệ thống mà chúng ta xem xét thực chất đều là các hệ thống con nằm trong một hệ thống khác đồng thời cũng chứa các hệ thống con khác thực hiện những phần nhiệm vụ khác nhau của công việc. 6CÁC KHÁI NIỆM VỀ HỆ THỐNG Cấu trúc của hệ thống, hệ thống thông tin: Đầu vào Xử lý Đầu Ra NhËp d÷ liÖu Xö lý d÷ liÖu Th«ng tin ra Nhập dữ liệu Xử lý dữ liệu Thông tin ra CÁC KHÁI NIỆM VỀ HỆ THỐNG Một số khái niệm khác liên quan đến hệ thống như: - Môi trường mà hệ thống tồn tại (bao gồm môi trường bên ngoài và bên trong) - Hệ thống mở, nếu có quan hệ với môi trường Các yếu tố của một hệ thống  Những yếu tố của một hệ thống bao gồm  Mục đích: lý do mà hệ thống tồn tại và là một tiêu chí được sử dụng khi đánh giá mức độ thành công của hệ thống?  Phạm vi: Phạm vi của hệ thống nhằm xác định những gì nằm trong hệ thống và những gì nằm ngoài hệ thống.  Môi trƣờng: bao gồm tất cả những yếu tố nằm ngoài hệ thống  Đầu vào: là những đối tượng và thông tin từ môi trường bên ngoài hệ thống đưa vào hệ thống.  Đầu ra: là những đối tượng hoặc những thông tin được đưa từ hệ thống ra môi trường bên ngoài. 2. HỆ THỐNG THÔNG TIN  Khái niệm  Hệ thống thông tin quản lý là hệ thống thu thập, xử lý, lưu trữ và phân phối thông tin để hỗ trợ ra quyết định, phối hợp hoạt động, và điều khiển các tiến trình trong tổ chức. Hệ thống thông tin  Một hệ thống là một thực thể, hay một nơi chứa nhiều thành phần hay bộ phận có tính tương tác với nhau, và cố gắng để đạt được một hay một số mục tiêu nào đó.  Một hệ thống thông tin được xem là một bộ các hệ thống con có mối quan hệ với nhau, cùng thực hiện các công việc như thu thập, xử lý, lưu trữ, chuyển đổi và phân phối thông tin cho việc lập kế hoạch, đưa ra quyết định, và kiểm soát thông tin.  Hệ thống thông tin giúp doanh nghiệp tạo ra thế cạnh tranh cho chính đơn vị mình. Hệ thống thông tin kế toán – Mối quan hệ với kế toán và hệ thống thông tin HTTTKTKế toán Hệ thống thông tin Hệ thống thông tin  Những hoạt động chủ yếu xảy ra trong một quá trình xử lý dữ liệu của một hệ thống thông tin có thể nhóm thành những nhóm chính như sau:  Nhập dữ liệu  Xử lý thông tin  Xuất dữ liệu  Lưu trữ thông tin  Thông tin phản hồi Hệ thống thông tin  Máy tính và các chương trình là những yếu tố không thể thiếu của hệ thống thông tin vi tính, nhưng chỉ bản thân chúng thôi không thể tạo ra được thông tin mà doanh nghiệp cần. Để tìm hiểu về hệ thống thông tin, ta phải nắm được các vấn đề cần giải quyết, các quy trình thiết kế và triển khai, và cả các quy trình đưa ra giải pháp. Các nhà quản lý hiện đại phải biết phối hợp những hiểu biết về máy tính với kiến thức về hệ thống thông tin. Phân loại hệ thống thông tin Phân loại HTTT - Theo mục đích phục vụ của thông tin đầu ra: + Hệ thống xử lý giao dịch + Hệ thống thông tin quản lý + Hệ thống trợ giúp ra quyết định + Hệ thống chuyên gia + Hệ thống tăng cường khả năng cạnh tranh. - Theo nghiệp vụ mà HTTTQL phục vụ: tài chính, nhân lực, marketing, sản xuất kinh doanh, văn phòng Phân loại hệ thống thông tin a/ Hệ xử lý giao dịch (Transaction Processing Systems, TPS) - Xử lý các giao dịch mà tổ chức thực hiện hoặc với khách hàng, nhà cung cấp hoặc với nhân viên của nó. - Trợ giúp các hoạt động ở mức tác nghiệp như: trả lương, lập đơn đặt hàng, làm hoá đơn, theo dõi khách hàng - Các công việc chính: nhận dữ liệu, nhập dữ liệu, lưu dữ liệu vào CSDL, tính toán hoặc thao tác trên dữ liệu và phát sinh các báo cáo thống kê. - Các đặc tính chung: liên kết chặt chẽ với các chuẩn và quy trình chuẩn, thao tác trên dữ liệu chi tiết, diễn tả đúng những gì đã xảy ra, cung cấp một vài thông tin quản lý đơn giản. Phân loại hệ thống thông tin b/ HTTT quản lý (Management Information Systems, MIS) - Trợ giúp các hoạt động quản lý của tổ chức ở mức điều khiển tác nghiệp, điều khiển quản lý hoặc lập kế hoạch chiến lược. - Tạo ra các báo cáo cho các nhà quản lý một cách định kỳ hoặc theo yêu cầu - Nguồn thông tin: các CSDL được tạo ra bởi các hệ xử lý giao dịch, các nguồn dữ liệu ngoài tổ chức. MIS hướng đến hỗ trợ thông tin toàn diện cho tất cả những ai cần và được phép sử dụng thông tin của tổ chức. Phân loại hệ thống thông tin Mô hình cấu trúc HTTT quản lý Hệ TPS bán hàng Hệ TPS kho vật tƣ Hệ TPS thu chi Hồ sơ yêu cầu Hồ sơ sản phẩm Hồ sơ chứng từ Dữ liệu bán hàng Dữ liệu sản phẩm Dữ liệu thu chi Phân tích, tổng hợp th.ti n Báo cáo Các hệ thống TPS Hệ thống MIS Truy vấn c/ Hệ thống trợ giúp ra quyết định (Decision Support Systems, DSS) - trợ giúp các hoạt động ra quyết định - là một quy trình được tạo thành từ ba giai đoạn: Xác định vấn đề, xây dựng và đánh giá các phương án giải quyết và lựa chọn một phương án. - là hệ thống đối thoại có khả năng tiếp cận một hoặc nhiều CSDL và sử dụng một hoặc nhiều mô hình để biểu diễn và đánh giá tình hình. Phân loại hệ thống thông tin d/ Hệ thống chuyên gia (Expert Support Systems, ESS) - Nhằm biểu diễn bằng các công cụ tin học những tri thức của một chuyên gia về một lĩnh vực nào đó. - Dùng để phân tích thông tin quan trọng dưới dạng tổng quát : + hiệu quả và năng lực của tổ chức + thị hiếu của khách hàng + các hoạt động của các đối thủ cạnh tranh + năng lực của các nhà cung cấp - Cung cấp các phương tiện hỗ trợ ra quyết định chiến lược cho những nhà điều hành cấp cao nhất (CEO) Phân loại hệ thống thông tin d/ HTTT tăng cƣờng khả năng cạnh tranh (Information System for Competitive Advantage, ISCA) - Được sử dụng như một trợ giúp chiến lược, cho phép tổ chức thành công trong việc đối đầu với các lực lượng cạnh tranh - Được thiết kế cho những người sử dụng là những người ngoài tổ chức: khách hàng, một nhà cung cấp, tổ chức khác của cùng ngành... Phân loại hệ thống thông tin Phân loại hệ thống thông tin  Theo cách phân loại này, mỗi dạng hệ thống thông tin sẽ được gọi theo tên chức năng nghiệp vụ mà chúng hỗ trợ trong cả cấp tác nghiệp, cấp chiến thuật và cấp chiến lược. Những ví dụ về hệ thống thông tin dạng này bao gồm: hệ thống thông tin quản lý bán hàng và marketing, hệ thống thông tin quản lư nhân sự, hệ thống thông tin kế toán tài chính, Phân loại hệ thống thông tin Phân loại HTTTQL theo bộ phận nghiệp vụ  Phân biệt giữa dữ liệu và thông tin  - Dữ liệu là những sự kiện hay những gì quan sát được trong thực tế và chưa hề được biến đổi sửa chữa cho bất kỳ mục đích nào khác.  - Thông tin cần phải được phân biệt như một sản phẩm hoàn chỉnh thu được sau quá trình xử lý dữ liệu Các loại thông tin trong doanh nghiệp Các đặc tính của thông tin  Độ tin cậy  Tính đầy đủ  Tính thích hợp và tính dễ hiểu  Tính an toàn  Tính kịp thời Các dạng thông tin trong doanh nghiệp  Thông tin chiến lƣợc: Thông tin chiến lược có liên quan tới những chính sách lâu dài của một doanh nghiệp.  Thông tin chiến thuật: là những thông tin sử dụng cho những mục tiêu ngắn hạn (một tháng hoặc một năm) và thường là mối quan tâm của các phòng ban.  Thông tin điều hành (tác nghiệp): Những thông tin thường sử dụng cho các công việc ngắn hạn diễn ra trong vài ngày hoặc vài giờ ở một bộ phận nào đó. Các nguồn thông tin của doanh nghiệp  Nguồn thông tin bên ngoài:  Khách hàng  Đối thủ cạnh tranh  Doanh nghiệp có liên quan  Doanh nghiệp sẽ cạnh tranh  Các nhà cung cấp  Các tổ chức của chính phủ Nguồn thông tin trong doanh nghiệp  - Hệ thống sổ sách  - Các báo cáo kinh doanh thường kỳ của doanh nghiệp.  Tùy theo từng loại yêu cầu thông tin khác nhau, người ta sẽ tiến hành những bước xử lý dữ liệu khác nhau và do đó, hình thành những hệ thống thông tin với các dạng khác nhau, phục vụ cho những mục tiêu đa dạng và những đặc tả khác nhau về phần cứng và phần mềm, cũng như về người sử dụng và người điều hành. 3.HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN  Bản chất hệ thống thông tin kế toán  Từ hoạt động, sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp, hàng ngày có các nghiệp kinh tế phát sinh. Các nghiệp vụ này được hệ thống thông tin toán phân tích, ghi chép và lưu trữ các ghi chép này (chứng từ, sổ, thẻ, bảng). Khi người sử dụng có yêu cầu, hệ thống thông tin các kế toán sẽ từ các ghi chép đã lưu trữ mà phân tích, tổng hợp và lập các báo cáo thích hợp cung cấp cho người sử dụng thông tin. Bản chất hệ thống thông tin kế toán  Mục tiêu của kế toán là lập ra báo cáo tài chính - phương tiện truyền đạt thông tin kế toán tài chính, trình bày kết quả kinh doanh và tình hình tài chính của doanh nghiệp cho những người quan tâm đến nó, được lập theo định kỳ và theo quy định bắt buộc, gồm các báo cáo sau:  Bảng cân đối kế toán  Kết quả hoạt động kinh doanh  Báo cáo lưu chuyển tiền tệ  Thuyết minh báo cáo tài chính Người sử dụng thông tin kế toán  Người quản lý doanh nghiệp  Người có lợi ích trực tiếp từ hoạt động của doanh nghiệp  Người có lợi ích gián tiếp từ hoạt động của doanh nghiệp  Yêu cầu đối với kế toán  Phản ánh đầy đủ nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh vào chứng từ kế toán, sổ kế toán và báo cáo tài chính  Phản ảnh kịp thời thông tin đúng thời gian quy định thông tin, số liệu kế toán.  Phản ảnh rõ ràng, dễ hiểu và chính xác thông tin, số liệu kế toán.  Phản ảnh trung thực trạng, bản chất sự việc, nội dung và giá trị của nghiệp vụ kinh tế tài chính.  Yêu cầu đối với kế toán  Thông tin, số liệu kế toán phải được phản ánh liên tục từ khi phát sinh đến khi kết thúc hoạt động kinh tế - tài chính từ khi thành lập đến khi chấm dứt hoạt động của đơn vị kế toán, số liệu kế toán phản ánh kỳ này phải kế tiếp theo số liệu kế toán của kỳ trước.  Phân loại, sắp xếp thông tin số liệu kế toán theo trình tự, có hệ thống và có thể so sánh được.  Các phƣơng pháp của kế toán  Phương pháp kế toán là cách thức và thủ tục cụ thể để thực hiện từng nội dung công việc kế toán.  Chứng từ kế toán  Phương pháp chứng minh nghiệp vụ kinh tế phát sinh và hoàn thành.  Chứng từ kế toán là những giấy tờ và vật mang tin (băng từ, đĩa từ, các loại thẻ thanh toán đối với chứng từ điện tử) phản ánh nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh và đã hoàn thành, làm căn cứ ghi sổ kế toán.  Kiểm kê tài sản  Phương pháp xác định số thực có của tài sản tại thời điểm.  Kiểm kê tài sản là việc cân - đong - đo - đếm số lượng, xác nhận và đánh giá chất lượng, giá trị của tài sản - nguồn hình thành tài sản hiện có tại thời điểm kiểm kê để kiểm tra - đối chiếu với số liệu trong sổ kế toán.  Tính giá các đối tƣợng kế toán  Tính giá các đối tượng kế toán là một công việc của kế toán: Biểu hiện bằng giá trị tất cả những tài sản của doanh nghiệp, theo những nguyên tắc nhất định.  Tính giá thành là một công việc của kế toán, tổng hợp bằng tiền chi phí phát sinh trong kỳ của doanh nghiệp, để xác định chi phí cho từng loại sản phẩm.  Tài khoản  Tài khoản phản ảnh và giám sát một cách thường xuyên, liên tục và có hệ thống từng đối tượng kế toán riêng biệt.  Mở tài khoản – sổ kế toán là một công việc của kế toán: Mỗi đối tượng kế toán riêng biệt được mở một tài khoản tương ứng.  Tài khoản thực chất là phương pháp lưu trữ thông tin, mỗi một tài khoản là một đơn vị lưu trữ thông tin về một chỉ tiêu báo cáo. Tài khoản cung cấp số liệu cho việc lập báo cáo.  Ghi sổ kép  Phương pháp phản ảnh nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào tài khoản.  Ghi sổ kép là một công việc của kế toán: Ghi một nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào ít nhất hai tài khoản, theo đúng nội dung kinh tế và mối quan hệ khách quan của các tài khoản.  Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp có nội dung kinh tế nhất định được phản ảnh vào các tài khoản liên quan đã giúp cho việc giám đốc chặt chẽ các hoạt động kinh tế tài chính của doanh nghiệp.  Báo cáo tài chính  Báo cáo tài chính được lập theo chuẩn mực kế toán và chế độ kế toán, dùng để tổng hợp và thuyết minh về tình hình kinh tế - tài chính của doanh nghiệp, nhằm cung cấp thông tin phục vụ yêu cầu quản lý và điều hành hoạt động của doanh nghiệp.  Lập báo cáo tài chính là một công việc của kế toán: Tổng hợp số liệu từ các sổ kế toán theo các chỉ tiêu kinh tế tài sản và tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp trong một thời kỳ nhất định. Phân loại hệ thống thông tin kế toán  Theo mục tiêu và phƣơng pháp, có hai loại hệ thống thông tin kế toán  Hệ thống thông tin kế toán tài chính  Hệ thống thông tin kế toán quản trị  Theo sự lƣu trữ và xử lý số liệu  Hệ thống thông tin kế toán thủ công  Hệ thống thông tin kế toán máy tính  Hệ thống thông tin kế toán trên nền máy tính Phân loại hệ thống thông tin kế toán Hệ thống kế toán trách nhiệm  Hệ thống dự toán  Hệ thống báo cáo trách nhiệm  - Trung tâm chi phí  - Trung tâm lợi nhuận  - Trung tâm đầu tư TỔNG QUAN VỀ PHÁT TRIỂN HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN  Các phương pháp phát triển hệ thống  - Phát triển mẫu thử nghiệm  - Phát triển theo các giai đoạn chuẩn mực Các công cụ kỹ thuật  Lƣu đồ  Lưu đồ chứng từ  Lưu đồ hệ thống  Lưu đồ chương trình  Sơ đồ  Sơ đồ dòng dữ liệu  Sơ đồ hệ thống (sơ đồ cấu trúc)  Sơ đồ quyết định  Bảng quyết định  Câu hỏi ôn tập chƣơng 1  1. Khái niêm của hệ thống, các thành phần của hệ thống?  2. Hệ thống thông tin kế toán là gì? Vai trò của hệ thống thông tin kế toán trong doanh nghiệp là như thế nào?  3. Mục đích của việc phát triển hệ thống. hãy liệt kê những công việc cần làm trong quá trình phát triển hệ thống?  4. Điều gì xảy ra khi người sử dụng từ chối chấp nhận một hệ thống thông tin mới? lý giải tại sao? CHƢƠNG 2 CƠ SỞ DỮ LIỆU CHƢƠNG 2 CƠ SỞ DỮ LIỆU  1. MỘT SỐ KHÁI NIỆM VỀ CƠ SỞ DỮ LIỆU  Cơ sở dữ liệu là một tập hợp có cấu trúc của các dữ liệu được lưu trữ có thể thỏa mãn đồng thời nhiều người sử dụng.  - Với hệ thống kế toán thông thường xử lý thủ công, dữ liệu được lưu trữ trên giấy và cấu trúc của dữ liệu chính là các mẫu chứng từ, sổ sách.  - Với hệ thống kế toán dùng máy tính, dữ liệu được lưu giữ dưới dạng các tệp tin và cấu trúc của dữ liệu chính là cấu trúc của các tập tin cơ sở dữ liệu. Tệp và hệ thống tệp dữ liệu  ■ Bit: 1 hoặc 0  ■ Byte  ■ 8 bits (số, ký tự, tín hiệu)  ■ Trường/ thuộc tính  ■ Nhóm các ký tự được tổ chức nhằm mục đích lưu trữ và xử lý  ■ Biểu ghi/ Thực thể  ■ Nhóm các trường có liên quan tới nhau  ■ Tập DL/ Tập thực thể  ■ Một nhóm các biểu ghi có cấu trúc giống nhau  ■ Cơ sở dữ liệu (CSDL)  ■ Một nhóm các tập dữ liệu có liên quan Phòng nhân sự Phòng bán hàng Phòng kế toán Hệ thống quản lý CSDL CSDL Hồ sơ nhân sự Hồ sơ khách hàng CSDL bán hàng Hàng tồn kho Hệ thống tài khoản Phòng nhân sự Phòng bán hàng Phòng kế toán Hồ sơ nhân sự Hồ sơ khách hàng CSDL bán hàng Hàng tồn kho Hệ thống tài khoản Hệ thống tệp Nội dung của một tệp dữ liệu về các khách hàng của một công ty kinh doanh hàng điện máy. Số TT Tên KH Số điện thoại Địa chỉ Sản phẩm Số tiền Ngày mua 1 Lê Văn Tiến 453456 12 Lê Lợi ĐTDĐ Nokia 2500000 23/6/09 2 Ngô Thanh Lan 678432 34 Đê La Thành Máy giặt LG 6700000 12/4/09 3 Trần Quốc Hinh 342357 61 Lê Văn Lương TV LCD Sony 12500000 01/3/09 MÔ HÌNH CƠ SỞ DỮ LIỆU Một số khái niệm - Thực thể (Entity) - Cá thể (Instance) - Thuộc tính (Attribute) - Quan hệ (Relation) Một số khái niệm a/ Thực thể - lớp các đối tượng có cùng đặc tính chung mà người ta muốn quản lý thông tin về nó. Ví dụ: thực thể “NHÂN VIÊN” dùng để chỉ những người nhân viên làm việc trong tổ chức, họ có các đặc tính chung cần quản lý: - mã nhân viên, - tên gọi, - ngày sinh, - công việc chuyên môn Trong thực tế có rất nhiều loại thực thể khác nhau: - Thực thể xác thực: mô tả cho các đối tượng hữu hình - Thực thể chức năng: mô tả cho mục đích, chức năng, hoặc nhiệm vụ của con người, thiết bị trong hệ thống hoặc tổ chức - Thực thể sự kiện: mô tả cho sự kiện hoặc biến cố - Thực thể quan hệ: mô tả quan hệ giữa các đối tượng. Đây là một quan hệ có thêm dữ liệu riêng tạo thành thực thể. Một số khái niệm b/ Cá thể: là một đối tượng cụ thể trong thực thể. Ví dụ: Nguyễn Văn A là một cá thể của thực thể Sinh viên; Tivi Sony là một cá thể của thực thể Hàng hóa c/ Thuộc tính: là các đặc trưng riêng của tất cả các đối tượng trong thực thể. Ví dụ: thực thể Sinh viên có các thuộc tính là Mã sinh viên, Họ và tên sinh viên, Ngày sinh, Địa chỉ, Trường, Khoa, Khóa học, Lớp học Thực thể Hàng hóa có các thuộc tính là Mã hàng hóa, Tên hàng hóa, Đơn vị tính, Đơn giá Một số khái niệm Các loại thuộc tính phổ biến: - Thuộc tính định danh (hay còn gọi là khóa): là một hay tổ hợp của một số thuộc tính mà giá trị của nó được xác định một cách duy nhất đối với mỗi cá thể của một thực thể. - Thuộc tính mô tả: để làm rõ tính chất và cung cấp thông tin về các cá thể của thực thể. Giá trị của các thuộc tính này có thể trùng nhau với các cá thể khác nhau. Các thuộc tính mô tả chỉ được xuất hiện trong một và chỉ một bảng của CSDL mà thôi. Một số khái niệm Các loại thuộc tính phổ biến: - Thuộc tính quan hệ: giá trị của nó cho phép xác định mối quan hệ giữa cá thể của thực thể này với cá thể của thực thể kia. Nó giống với thuộc tính mô tả thông thường trong bản thân thực thể chứa nó nhưng ở trong một thực thể khác thì nó là một thuộc tính định danh. - Thuộc tính lặp: có thể nhận nhiều hơn một giá trị. - Thuộc tính thứ sinh: giá trị của nó có thể tính toán hoặc suy luận từ các thuộc tính khác. Một số khái niệm Một số khái niệm Số hóa đơn Mã khách hàng Mã hàng hóa Số lượng Thành tiền Tổng tiền Bằng chữ Ph.thức th.toán Mã khách hàng Họ và tên Địa chỉ Số tài khoản Mã số thuế Mã hàng hóa Tên hàng hóa Đơn vị tính Đơn giá Thuộc tính định danh Thuộc tính quan hệ Thuộc tính mô tả Th.tính thứ sinh Thuộc tính lặp Thực thể Hóa đơn Thực thể Khách hàng Thực thể Hàng hóa  - Quan hệ một - một  VD: ổ khóa và chìa khóa  - Quan hệ một - nhiều  VD: Khách hàng và đơn đặt hàng  - Quan hệ nhiều - nhiều  VD: sinh viên và môn học Mô hình khái niệm  Quan hệ Một – Một: Người ta nói thực thể A có quan hệ 1-1 với thực thể B nếu mỗi cá thể của thực thể A hoặc là không liên kết hoặc là liên kết với chỉ một cá thể của thực thể B và ngược lại, mỗi cá thể của thực thể B hoặc là không liên kết hoặc là liên kết với chỉ một cá thể của thực thể A. Mô hình khái niệm A BR A, B: Hai thực thể R : Quan hệ 1-1 giữa A&B X, Y có thể có giá trị 0 hoặc 1 X,1 Biểu diễn mối quan hệ 1-1 giữa hai thực thể A&B Y,1 thể hiện sự liên kết mỗi cá thể của A với mỗi cá thể của B thể hiện sự liên kết mỗi cá thể của B với mỗi cá thể của A ♦ Quan hệ Một – Một: Ví dụ: Mỗi độc giả tại một thời điểm chỉ được đọc một quyển sách và mỗi cuốn sách có thể không có ai đọc hoặc có người đọc thì chỉ có một người đọc mà thôi Độc giả SáchĐọc 0,1 1 Mối quan hệ giữa hai thực thể Đọc giả và Sách  ♦ Quan hệ Một – Nhiều (1-N): Người ta nói thực thể A có quan hệ 1-N với thực thể B nếu mỗi cá thể của thực thể A liên kết với nhiều cá thể của thực thể B và mỗi cá thể của thực thể B chỉ liên kết với một cá thể của thực thể A. A B R 1 Biểu diễn mối quan hệ 1-N giữa hai thực thể A&B N thể hiện sự liên kết một cá thể của A với nhiều cá thể của B thể hiện sự liên kết một cá thể của B với một cá thể của A A B ♦ Quan hệ Một – Nhiều: Ví dụ: Xét mối quan hệ giữa 2 thực thể Khách hàng và Hóa đơn. Một khách hàng có thể có nhiều hóa đơn mua hàng, nhưng trong mỗi hóa đơn chỉ ghi tên của một khách hàng. Khách hàng Hóa đơnCó 1 Mối quan hệ giữa hai thực thể Khách hàng và Hóa đơn N Khách hàng Hóa đơn ♦ Quan hệ Nhiều – Nhiều (N-N): Người ta nói thực thể A có quan hệ N-N với thực thể B nếu mỗi cá thể của thực thể A liên kết với nhiều cá thể của thực thể B và mỗi cá thể của thực thể B liên kết với nhiều cá thể của thực thể A. Khái niệm “nhiều cá thể” ở đây có thể là 0, 1 hay nhiều cá thể. A BR N N thể hiện sự liên kết một cá thể của A với nhiều cá thể của B thể hiện sự liên kết một cá thể của B với nhiều cá thể của A A B Quan hệ Nhiều – Nhiều (N-N): Ví dụ: Xét mối quan hệ giữa thực thể Sinh viên và thực thể Môn học. Một sinh viên học nhiều môn học và mỗi môn học có nhiều sinh viên tham gia học tập. Sinh viên Môn học Học N Mối quan hệ giữa hai thực thể Sinh viên và Môn học N Sinh viên Môn học Bậc của quan hệ Bậc của quan hệ chỉ số lượng thực thể tham gia vào quan hệ đó. - Quan hệ bậc 1 là quan hệ của một cá thể với các cá thể khác thuộc cùng một thực thể. - Quan hệ bậc 2 là quan hệ giữa 2 thực thể. Đây là quan hệ thường gặp trong thực tế. - Quan hệ bậc 3 trở lên được gọi quan hệ bậc cao. Người ta đã chứng minh được rằng mọi quan hệ bậc cao đều biến đổi được về quan hệ bậc 2. Trong mỗi bậc quan hệ đều tồn tại các kiểu quan hệ như đã trình bày ở trên. Bậc của quan hệ A Quan hệ bậc 1 R1 X Y A B C R3 N N N Quan hệ bậc 3A BR2 X Quan hệ bậc 2 Y Mô hình thực hiện  - Mô hình cơ sở dữ liệu thứ bậc  - Mô hình cơ sở dữ liệu mạng  - Mô hình cơ sở dữ liệu quan hệ  ■ Mô hình cơ sở dữ liệu thứ bậc  Mô hình chính đầu tiên có tính thương mại dành cho một cơ sở dữ liệu lớn.  Cấu trúc cơ bản: - Nút đầu tiên là nút mẹ - Nút mẹ có thể nhiều nút con - Mỗi nút con chỉ có một và duy nhất một nút mẹ A F GED BB KH LI Tầng gốc Tầng con thứ nhất Tầng con thứ 2 Tầng con thứ 3  Ƣu điểm:  - Đảm bảo tính độc lập của dữ liệu, đó làm tăng tính hiệu quả của chương trình xử lý. - Tạo mối quan hệ chặt chẽ giữa các nút mẹ và nút con và nhờ đó đảm bảo tính toàn vẹn của dữ liệu từ trên xuống dưới. - Phù hợp đối với CSDL có quan hệ một – nhiều, các giao dịch sử dụng những mối quan hệ cố định trong thời gian dài. VD: Ngân hàng - CSDL thiết lập từ đầu là rất lớn, thuận lợi cho việc thiết lập các chương trình. - Trong môi trường dữ liệu này doanh nghiệp có thể áp dụng nhiều ứng dụng. ■ Mô hình cơ sở dữ liệu thứ bậc  Nhƣợc điểm: - Bất kỳ sự thay đổi nào trong cấu trúc CSDL, VD thiết lập lại các mô đun, đều đòi hỏi thay đổi tất cả chương trình ứng dụng dẫn đến việc thiết kế CSDL trở nên phức tạp. - Mối quan hệ dạng nhiều - nhiều thường khó sử dụng mô hình này. - CSDL thứ bậc phức tạp, khó quản lý, ít linh hoạt - Người sử dụng phải rất quen thuộc với cơ sở dữ liệu ■ Mô hình cơ sở dữ liệu thứ bậc - Cơ bản giống mô hình CSDL thứ bậc, khác biệt lớn nhât là các báo cáo có thể thiết lập từ nhiều nguồn tức là có nhiều nút mẹ tới nút con. - Sử dụng đối với những dữ liệu có mối quan hệ phức tạp hơn. - Giúp cho việc thiết lập các chuẩn mực các cơ sở dữ liệu  Cấu trúc cơ bản: - Mối quan hệ được gọi là một tập - Mỗi tập chứa ít nhất hai dạng: một báo cáo chủ giống như nút mẹ trong CSDL thứ bậc, một báo cáo thành phần giống như nút con trong CSDL thứ bậc. - Báo cáo thành phần có thể xuất hiện trong nhiều tập khác nhau. Mô hình cơ sở dữ liệu mạng  Ƣu điểm: - Mối quan hệ nhiều – nhiều có thể biều diễn dễ dàng hơn. - Linh hoạt trong việc truy cập dữ liệu - Nâng cao tính bảo toàn dữ liệu do người sử dụng phải khai báo cáo chủ trước rồi mới tới báo cáo thành phần. - Đảm bảo tính độc lập của các dữ liệu một cách cao nhất.  Nhƣợc điểm: - Khó thiết kế và khó sử dụng - Khó có thể thay đổi trong CSDL. Mô hình này độc lập về dữ liệu nhưng không thể tạo ra sự độc lập về cấu trúc. - Khó trong việc lập trình - Môi trường truy cập dữ liệu theo một dòng thống nhất Mô hình cơ sở dữ liệu mạng Phòng bán hàng Khách hàng Đơn đặt hàng Chi trảSản phẩm Chuỗi đơn đặt hàng Mô hình cơ sở dữ liệu mạng Mô hình cơ sở dữ liệu quan hệ  Cấu trúc cơ bản: - Hệ thống này có chức năng tương tự hệ CSDL mạng và thứ bậc ngoài ra còn có thêm chức năng chủ khác cho phép mô hình này trở nên dễ hiểu và dễ thực hiện hơn. - CSDL quan hệ được hiểu như một tập hợp các bảng biểu lưu trữ dữ liệu. Mỗi bảng là một ma trận gồm các các hàng và các cột giao nhau. - Các bảng biểu còn được gọi là các mối quan hệ liên kết với nhau theo một tính chất chung nào đó. Ƣu điểm  - Tăng tính linh hoạt  - Tăng khả năng thực hiện  - Giảm sự lặp lại của thông tin  - Tăng chất lượng thông tin  - Tăng độ an toàn cho thông tin Mô hình cơ sở dữ liệu quan hệ  Nhƣợc điểm - Yêu cầu hệ điều hành và phần cứng hoàn hảo - Yêu cầu hệ thống máy tính mạnh, CSDL hoạt động chậm hơn so với các dạng CSDL khác. Mô hình cơ sở dữ liệu quan hệ MỐI LIÊN KẾT GIỮA CÁC BẢNG CÓ QUAN HỆ THIẾT KẾ CƠ SỞ DỮ LIỆU Chuyển đổi dữ liệu thành thông tin Quá trình chuyển đổi dữ liệu thành thông tin có thể dựa trên các bảng tổng hợp dữ liệu, hoặc dựa trên các báo cáo chi tiết, hoặc dựa trên các số liệu thống kê phức tạp từ các dữ liệu sẵn có. Bất cứ sử dụng phương pháp nào thì việc tạo quyết định vẫn chính là dựa trên một vài dạng chuyển đổi dữ liệu. Chu kỳ phát triển cơ sở dữ liệu  Nghiên cứu ban đầu về cơ sở dữ liệu  Quá trình thiết kế cơ sở dữ liệu  Thực hiện  Kiểm tra và đánh giá  Vận hành cơ sở dữ liệu  Duy trì và phát triển cơ sở dữ liệu Các yêu cầu đối với các nhà quản trị CSDL Quản trị dữ liệu Hoạch định dữ liệu và phương pháp luận Công nghệ, quản lý và người sử dụng cơ sở dữ liệu Câu hỏi ôn tập chƣơng 2 1. Trình bày khái niệm về cơ sở dữ liệu? 2. Khái niệm tệp và hệ thống tệp dữ liệu? 3. Thế nào là mô hình quan hệ một - một? 4. Thế nào là mô hình quan hệ một – nhiều? 5. Thế nào là mô hình quan hệ nhiều - nhiều? 6. Trình bày chu kỳ phát triển cơ sở dữ liệu? CHƢƠNG 3 CÁC CHU TRÌNH KẾ TOÁN CHƢƠNG 3 CÁC CHU TRÌNH KẾ TOÁN  1. CHU TRÌNH DOANH THU  Có bốn hoạt động chính trong chu trình doanh thu:  (1) Nhận đơn đặt hàng của khách hàng;  (2) Giao hàng hoá hoặc thực hiện dịch vụ cho khách hàng;  (3) Yêu cầu khách hàng thanh toán;  (4) Nhận tiền thanh toán.  A. Chứng từ  Đơn đặt hàng của khách hàng (Customer Purchase Order)  Do người mua lập và gửi cho doanh nghiệp. Các thông tin yêu cầu phải có trên đơn đặt hàng gồm tên chứng từ, ngày và số chứng từ (ba yếu tố bắt buộc này sẽ không được nhắc lại ở các chứng từ khác), thông tin về khách hàng, thông tin về hàng hoá / dịch vụ yêu cầu gồm: mã số hàng hoá, tên hàng, quy cách, số lượng (một số đơn hàng đặc biệt có ghi thêm đơn giá), thời hạn giao hàng, địa điểm giao hàng cũng như các yêu cầu khác về bảo hiểm, điều kiện giao nhận liên quan.  Lệnh bán hàng (Sale Order)  Do bộ phận lập lệnh bán trong doanh nghiệp lập, căn cứ vào đơn hàng của khách hàng. Ngoài các thông tin cần thiết như ở đơn đặt hàng, lệnh bán hàng còn phải ghi thêm số của đơn đặt hàng của khách hàng.  Phiếu đóng gói hàng; Phiếu đóng kiện (Packing List, Picking Slip); Phiếu xuất kho  Các chứng từ này do bộ phận kho lập trên cơ sở lệnh bán hàng đã được phê duyệt. Ngoài các thông tin cần thiết ở lệnh bán hàng, các chứng từ này phải ghi thêm số của lệnh bán.  Phiếu vận chuyển; Phiếu giao hàng (Delivery Slip)  Bộ phận giao nhận hàng hoá lập các chứng từ này để kèm theo hàng hoá đi giao cho khách. Chứng từ này là cơ sở xác nhận khách đã nhận hàng, chấp nhận thanh toán. Các doanh nghiệp cũng dùng phiếu xuất kho kiêm vận chuyển thay cho phiếu giao hàng. Các phiếu này phải ghi số của lệnh bán.  Các hoá đơn vận chuyển (nếu thuê dịch vụ vận chuyển – Bill of Lading)  Hoá đơn bán hàng (Sale Invoice)  Được lập căn cứ trên việc kiểm tra, đối chiếu các chứng từ liên quan đến việc bán hàng như đơn đặt hàng của khách hàng, lệnh bán, phiếu xuất kho, phiếu giao hàng Hoá đơn xác lập quyền sở hữu đã chuyển giao cho người mua và nghĩa vụ phải thanh toán của người mua cho doanh nghiệp và cũng là chứng từ để ghi nhận doanh thu và xác định nghĩa vụ thuế doanh nghiệp phải nộp cho nhà nước.  Giấy báo thanh toán (Remittance Advice)  Doanh nghiệp cũng dùng giấy báo thanh toán để yêu cầu người mua thực hiện nghĩa vụ thanh toán thay cho việc gửi hoá đơn bán hàng. Giấy báo thanh toán sẽ có thêm thông tin về thời hạn thanh toán.  Biên lai, biên nhận (Sale Receipt)  Thẻ, vé (Card, Ticket)  Là một hình thức đặc biệt khác của chứng từ ghi nhận doanh thu.  Phiếu thu; Giấy báo có; Uỷ nhiệm thu; Séc thanh toán  Các chứng từ này ghi nhận việc khách hàng thanh toán cho doanh nghiệp các khoản nợ.  Báo cáo phải thu khách hàng theo thời hạn nợ (Aging Report)  Báo cáo đồng thời là chứng từ làm cơ sở cho nghiệp vụ xác lập các khoản nợ khó đòi. Báo cáo này được mô tả trong phần báo cáo đặc biệt ở bên dưới.  Chứng từ ghi có (Credit Memo); Phiếu định khoản  Phiếu nhập kho (hàng bị trả lại) (Item Receipt)  B. Sổ kế toán ứng dụng  * Chi tiết: tài khoản 131, 511, 333, 155, 156, 157, 111, 112  * Tổng hợp tài khoản 131, 511, 333, 155, 156, 157, 111, 112  Trong HT xử lý bằng máy tính, không có hình thức sổ mà các dữ liệu được lưu trữ trong các tập tin/bảng dữ liệu dưới dạng số (digital). Dạng thức rất khác biệt theo cấu trúc tập tin và phương thức xử lý dữ liệu.  Hệ thống bảng kê báo cáo nghiệp vụ  Báo cáo kế toán tổng hợp các dữ liệu đã được xử lý để cung cấp cho người sử dụng những thông tin hữu ích tuỳ theo nhu cầu. Thông qua các báo cáo, hệ thống thông tin kế toán cung cấp thông tin nhằm kiểm soát hệ thống xử lý; kiểm soát các dữ liệu được xử lý và những thông tin liên quan phục vụ việc phân tích, lập kế hoạch, tạo các quyết định điều hành hoạt động. c. Hệ thống bảng kê báo cáo nghiệp vụ  Bảng kê nghiệp vụ  Báo cáo kiểm soát  Báo cáo đặc biệt d. Xử lý nghiệp vụ  Trong các hệ thống xử lý thủ công, các nghiệp vụ chủ yếu trong chu trình doanh thu và qui trình xử lý được trình bày sau đây, bao gồm:  Bán chịu  Thu công nợ khách hàng  Bán hàng thu tiền ngay  Hàng bán bị trả lại; Giảm giá hàng bán  Xoá nợ khó đòi  Kiểm soát ứng dụng trong chu trình doanh thu  Kiểm soát hệ thống xử lý thông tin là một trong những nội dung rất quan trọng khi thiết kế hệ thống. Thông thường các rủi ro liên quan tới hệ thống xử lý bao gồm:  - Rủi ro trong quá trình ghi nhận dữ liệu. Đây là rủi ro do hệ thống ghi nhận dữ liệu không đầy đủ, không chính xác hoặc thậm chí là những dữ liệu không hợp lệ về các sự kiện kinh doanh.  - Rủi ro liên quan tới quá trình xử lý, lưu trữ thông tin như các thông tin không được chuyển đến đúng tập tin lưu trữ hoặc trong quá trình xử lý các mẩu tin của tập tin có thể tự sao chép hay loại bỏ mà hệ thống không kiểm soát được.  - Rủi ro liên quan tới báo cáo. Đây là rủi ro liên quan tới việc các thông tin không được tổng hợp hay phân loại đúng, hoặc các báo cáo không được cung cấp đúng thời hạn hay đúng người nhận. Kiểm soát đầu vào  Mục đích của kiểm soát đầu vào là ngăn ngừa và phát hiện những sai sót trong quá trình nhập liệu để đảm bảo dữ liệu được nhập chính xác vào các cơ sở dữ liệu.  Các thủ tục kiểm soát này được lập trình để kiểm soát các trường nhập liệu. Phần này sẽ được trình bày chi tiết ở Chương 4: KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN.  Kiểm soát xử lý trong chu trình doanh thu  Kiểm soát xử lý có mục đích ngăn ngừa và phát hiện sai sót của chương trình xử lý. Cũng giống kiểm soát đầu vào, chương trình kiểm soát xử lý được cài đặt ngay trong quá trình xử lý nghiệp vụ.  Kiểm soát kết quả xử lý trong chu trình doanh thu  Kiểm soát kết quả có mục đích ngăn ngừa và phát hiện sai sót trong kết quả xử lý. Việc kiểm soát này được tiến hành bằng nhóm kiểm soát dữ liệu hoặc bằng các nhân viên kiểm tra theo từng phạm vi trách nhiệm. Phương pháp kiểm soát có thể là đọc các sổ sách, báo cáo, rà soát các nghiệp vụ đã xử lý và có mặt trong kết quả đầu ra. Vài hệ thống có các chương trình kiểm soát được cài đặt trong chương trình xử lý nghiệp vụ. 2. CHU TRÌNH CHI PHÍ  Có bốn hoạt động chính trong chu trình chi phí:  (1) Lập đơn đặt hàng đến nhà cung cấp;  (2) Nhận hàng hoá hoặc dịch vụ từ nhà cung cấp;  (3) Xác nhận nghĩa vụ thanh toán;  (4) Thanh toán cho người bán.  Chứng từ  Phiếu yêu cầu hàng hoá / dịch vụ  Đây là chứng từ được lập bởi các bộ phận trong doanh nghiệp khi có nhu cầu về hàng hoá hoặc dịch vụ, bao gồm thông tin về mục đích yêu cầu, mã hàng, tên hàng, qui cách, số lượng hàng, yêu cầu về thời gian nhận hàng Yêu cầu mua hàng sau khi được sự xét duyệt, chấp thuận của người quản lý bộ phận yêu cầu sẽ được chuyển đến bộ phận mua hàng.  Đơn đặt hàng  Căn cứ trên phiếu yêu cầu mua hàng, bộ phận lập đơn đặt hàng sẽ lập đơn đặt hàng và gửi đến nhà cung cấp đã chỉ định hoặc tổ chức đấu thầu trong những trường hợp đặc biệt. Thông tin trên đơn đặt hàng bao gồm các thông tin như đã xét trong chu trình doanh thu, ở đây còn có ghi thêm số của phiếu yêu cầu.  Giấy xác nhận đơn hàng (hoặc Lệnh bán hàng) của người bán  Trong chu trình doanh thu, một liên của lệnh bán hàng từ nhà cung cấp sẽ được gửi cho khách hàng. Một số doanh nghiệp dùng giấy xác nhận đơn hàng thay cho lệnh bán hàng để hồi báo cho 1 đơn đặt hàng được chấp thuận.  Phiếu nhập kho; Báo cáo nhận hàng  Báo cáo nhận hàng được bộ phận nhận hàng lập, sau khi kiểm đếm độc lập hàng nhận được sẽ ghi chép chính xác số lượng, chất lượng, qui cách của từng món hàng thực nhận. Số liệu thực nhập được dung làm căn cứ ghi tăng TK hàng tồn kho. Trường hợp hàng giao tay ba hoặc đi thẳng vào sử dụng sẽ lập chứng từ theo qui định của từng doanh nghiệp.  Phiếu vận chuyển; Phiếu giao hàng  Các hoá đơn vận chuyển (Nếu thuê dịch vụ vận chuyển)  Hoá đơn bán hàng; Giấy báo trả tiền  Chứng từ thanh toán  Bao gồm toàn bộ các chứng từ liên quan đến một hoá đơn, một khoản nợ phải trả cho người cung cấp. Chứng từ thanh toán rất hữu ích để theo dõi thanh toán cho từng hoá đơn hoặc cho từng thương vụ nhằm quản lý kế hoạch thanh toán theo mục tiêu tài chính của doanh nghiệp.  Biên lai, biên nhận  Thẻ; Vé  Phiếu chi; Giấy báo nợ; Uỷ nhiệm chi; Séc thanh toán.  Chứng từ ghi nợ; Phiếu định khoản  Ghi chép các khoản điều chỉnh giảm tài khoản phải trả người bán trong các nghiệp vụ như trả lại hàng, được hưởng chiết khấu, giảm giá hàng bán. Kế toán cũng lập chứng từ ngày làm cơ sở cho các nghiệp vụ điều chỉnh do ghi sổ sai về khoản nợ phải trả. Chứng từ này ghi thông tin về nhà cung cấp, về hàng hoá, số lượng, giá đơn vị, số tiền của hàng trả lại hoặc được chiết khấu, giảm giá.  Phiếu xuất kho (trả lại hàng)  Sổ kế toán ứng dụng  Chi tiết: Tài khoản 331, 133, 156, 111, 112.  Tổng hợp tài khoản 331, 133, 156, 111, 112.  Trong HT xử lý bằng máy tính, dữ liệu ghi chép trong các tập tin  Hệ thống bảng kê báo cáo nghiệp vụ  Bảng kê nghiệp vụ  Đây là báo cáo liệt kê tất cả các nghiệp vụ phát sinh trong một kiểu nghiệp vụ nào đó trong suốt một kỳ xử lý như 1 tuần, 1 tháng Ví dụ báo cáo liệu kê tất cả hoá đơn mua hàng; tất cả phiếu nhập kho; Tất cả Debit Memo; Tất cả chứng từ trả tiền, tất cả tiền thanh toán báo cáo này nhằm kiểm soát xem dữ liệu có được cập nhật, xử lý chính xác, đầy đủ hay không.  Báo cáo kiểm soát  Là báo cáo trong hệ thống xử lý bằng máy tính với mục đích tổng hợp tất cả các thay đổi trong một tập tin dữ liệu, để đảm bảo tất cả dữ liệu đều được cập nhật và xử lý đầy đủ. Tập tin ở đây được hiểu là nơi ghi chép, lưu trữ dữ liệu như sổ nhật ký, sổ chi tiết, sổ cái được ghi chép thủ công hoặc tập tin dữ liệu. Ví dụ: báo cáo tổng chi phí mua hàng; hoặc báo cáo tổng Hash nào đó (tổng mẩu tin, tổng mã số hoá đơn, ) trong tập tin xử lý.  Báo cáo đặc biệt  - Báo cáo công nợ phải trả: Liệt kê tất cả nghiệp vụ mua hàng, thanh toán với từng người bán, cũng như tổng số nợ còn phải trả; báo cáo này có tác dụng: Thứ nhất, dùng để đối chiếu với người bán, phát hiện sai sót hoặc gian lận của kế toán. Thứ hai, dùng để hoạch định chính sách thanh toán.  - Báo cáo yêu cầu tiền mặt: Đây là báo cáo phân tích khoản phải trả đến hạn của từng nhà cung cấp nhằm giúp bộ phận tài vụ chuẩn bị tiền để thanh toán cho những khoản phải trả đến hạn.  Xử lý nghiệp vụ  Trong hệ thống xử lý thủ công, các nghiệp vụ mua hàng và thanh toán công nợ được mô tả như sau:  Nghiệp vụ mua chịu  Thanh toán nợ phải trả cho người bán . CHU TRÌNH CHUYỂN ĐỔI  Chu trình chuyển đổi thường bao gồm ba hệ thống con:  1. Hệ thống lương: tính toán tiền lương cho nhân viên, thanh toán lương, và các nghiệp vụ liên quan thu nhập cá nhân.  2. Hệ thống quản trị hàng tồn kho: tổ chức quản lý dự trữ hàng tồn kho và việc sử dụng nguyên liệu cho sản xuất  3. Hệ thống chi phí: quản lý và tập hợp chi phí sản xuất, tính giá thành sản phẩm và dịch vụ. Đây là hệ thống chỉ dành riêng cho các doanh nghiệp sản xuất và dịch vụ. Hệ thống hàng tồn kho  Hệ thống này có hai chức năng chủ yếu là:  - Thực hiện các ghi chép kế toán về tồn kho  - Quản trị hàng tồn kho. Mục đích của việc quản trị hàng tồn kho là duy trì mức dự trữ tối ưu nhằm tối thiểu hoá chi phí đầu tư hàng tồn kho mà vẫn đảm bảo sản xuất tiến hành bình thường đều đặn cho dù có thể sử dụng nguyên vật liệu nhiều hơn mức dự tính hoặc thậm chí khi người cung cấp chậm trể trong việc giao hàng.  Chi phí hàng tồn kho được phân thành 3 loại:  Chi phí mua hàng gồm chi phí đặt hàng, phí vận chuyển, giá mua hàng hóa, chi phí nhận hàng  Chi phí dự trữ gồm tất cả các chi phí bảo quản, dự trữ như tiền lương nhân viên kho hàng, chi phí khác liên quan bảo quản như thuê và khấu hao kho hàng, chi phí bảo hiểm mua hàng trong kho, chi phí dịch vụ mua ngoài, điện vv..  Chi phí cơ hội gồm tất cả các chi phí phát sinh do hàng tồn kho bị thiếu hụt như: lỗ do thiếu hàng bán, định phí phải gánh chịu cao; lỗ phí cơ hội và chi phí cơ hội của việc đầu tư hàng tồn kho.  Chứng từ  Các nghiệp vụ mua và bán hàng tồn kho được xử lý trong chu trình chi phí và doanh thu nên các chứng từ liên quan cũng là các chứng từ đã trình bày trong chu trình mua và bán hàng, bao gồm yêu cầu mua hàng, đơn đặt hàng, phiếu nhập kho, báo cáo nhận hàng, lệnh bán hàng Trường hợp yêu cầu nguyên vật liệu, chứng từ sử dụng là Phiếu yêu cầu nguyên vật liệu, thay cho yêu cầu mua hàng.  Kế toán hàng tồn kho  Kê khai thường xuyên hay kiểm kê định kỳ.  Thực tế hiện nay các doanh nghiệp sử dụng các phần mềm hàng tồn kho, sử dụng hệ thống mã vạch hoặc phương pháp ghi dữ liệu thời điểm bán hàng nên đã giảm thời gian nhập liệu và do đó phương pháp kê khai thường xuyên sử dụng rất phổ biến và hiệu quả.  Báo cáo của hệ thống hàng tồn kho  Giống các hệ thống khác, hệ thống hàng tồn kho có các báo cáo kiểm soát, báo cáo ghi chép, và báo cáo đặc biệt. Hệ thống hàng tồn kho có thể cung cấp bảng kê tình hình nhập xuất tồn kho; Báo cáo tham vấn về hàng tồn kho; Báo cáo hàng cần bổ sung.v..v  Sổ sách trong hệ thống hàng tồn kho  Trong phương pháp kê khai thường xuyên doanh nghiệp sử dụng sổ chi tiết hàng tồn kho. Sổ này có thể đóng thành cuốn hoặc có thể tời rơi, mỗi trang sổ ghi chép một mặt hàng tồn kho, chi tiết từng lần nhập xuất theo lượng và giá trị.  Ghi chép bằng máy. Hệ thống kế toán chi phí  Hệ thống kế toán chi phí ghi hai nghiệp vụ  - Tập hợp chi phí nguyên liệu, chi phí phân công, chi phí sản xuất chung  - Kết chuyển chi phí sản xuất vào giá trị thành phẩm.  Chứng từ  Phiếu yêu cầu nguyên vật liệu, Phiếu xuất kho, Thẻ thời gian theo công việc, Thẻ thời gian, Phiếu kho thành phẩm, Bảng phân bổ/kết chuyển, Phiếu/Bảng tính giá thành.  Báo cáo: Gồm 2 loại chính  Báo cáo kiểm soát  Báo cáo chi phí sản xuất CHU TRÌNH TÀI CHÍNH  Hệ thống ghi nhật ký  Nguồn vốn của doanh nghiệp gồm vốn vay và vốn chủ sở hữu. Doanh nghiệp nhận tiền từ những nguồn này và đầu tư vào tài sản. Hệ thống ghi nhật ký xử lý những nghiệp vụ kế toán nguồn vốn này.  Các nghiệp vụ vốn  Tăng vốn (i) vay ngắn hạn ngân hàng, các tổ chức tài chính, hoặc thế chấp để vay trung hạn và dài hạn. (ii) Phát hành trái phiếu (iii) phát hành cổ phiếu.  Giảm vốn (i) rút vốn (ii) chia cổ tức.  Sổ  Sổ chi tiết vay ngân hàng, sổ chi tiết người giữ trái phiếu/nợ trái phiếu phải trả; sổ chi tiết cổ phiếu/số cổ đông. Doanh nghiệp có các cổ phiếu được giao dịch trên thị trường chứng khoán sẽ thuê ngân hàng giữ “Số cổ đông” của doanh nghiệp. Ngân hàng thực hiện dịch vụ này gọi là đại lý chuyển nhượng cổ phiếu. Hoạt động kiểm soát Vay ngân hàng Phát hành trái phiếu Phát hành cổ phiếu Ủy quyền thực hiện nhiệm vụ Phân cấp thực hiện theo giá trị và thời hạn vay Ban giám đốc công ty Ban giám đốc công ty thực hiện Bảo quản tài sản và sổ sách Đơn vị được ủy thác độc lập giữ chứng nhận trái phiếu Đại lý chuyển nhượng giữ các chứng nhận cổ phiếu Phân chia trách nhiệm Phân chia giữa người vay ngân hàng và người ghi chép, giữ sổ Sử dụng người ủy thác độc lập Phân chia giữa bộ phận độc lập giữ sổ và đại lý chuyển nhượng cổ phiếu. Phân chia giữa chức năng bảo quản chứng nhận cổ phiếu chưa phát hành, chức năng ký các chứng nhận, và chức năng giữ sổ cổ đông. Phân chia giữa chức năng ký check thanh toán cổ tức và giữ sổ cổ đông. Chứng từ và sổ sách Việc ủy quyền phải được thực hiện bằng giấy tờ. Phải có sự chấp thuận của cấp cao hơn với các khoản vay lớn hoặc dài hạn Ban giám đốc công ty chấp thuận việc trả lãi. Các chứng chỉ trái phiếu phải được đánh số trước Ban giám đốc công ty chấp thuận việc trả cổ tức. Các chứng chỉ cổ phiếu phải được đánh số trước Kiểm soát các nghiệp vụ vay và vốn chủ sở hữu Hệ thống tài sản cố định (TSCĐ) Mục đích của hệ thống này là thực hiện ghi chép chính xác về tất cả các tài sản cố định gồm các nghiệp vụ tăng, khấu hao hàng kỳ và lũy kế của tất cả các tài sản này.  - Tăng tài sản cố định  - Giảm tài sản cố định  - Khẩu hao tài sản cố định  - Hoạt động kiểm soát các nghiệp vụ về tài sản cố định  Câu hỏi ôn tập chƣơng 3 1. Trình bày nội dung của chu trình doanh thu? 2. Trình bày nội dung của chu trình chi phí? 3. Trình bày nội dung của chu trình chuyển đổi? 4. Trình bày nội dung của chu trình tài chính? CHƢƠNG 4 KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN 1. CẤU TRÚC KIỂM SOÁT NỘI BỘ  Hệ thống kiểm soát nội bộ bao gồm các chính sách và các thủ tục thực hiện chính sách được thiết lập bởi các cấp lãnh đạo và được toàn thể doanh nghiệp tuân thủ nhằm cung cấp một sự đảm bảo hợp lý để đạt được ba mục tiêu:  - Báo cáo tài chính đáng tin cậy  - Các luật lệ và quy định hiện có được tuân thủ  - Các hoạt động kiểm soát là hữu hiệu và hiệu quả Mục đích của các dạng kiểm soát nội bộ  Có hai dạng kiểm soát nội bộ:  Kiểm soát quản lý nhằm đạt các mục tiêu  - Thúc đẩy hiệu quả sản xuất kinh doanh  - Kiểm soát sự tuân thủ của nhân viên với các chính sách quản lý  Kiểm soát kế toán nhằm đạt các mục tiêu  - Bảo vệ tài sản của doanh nghiệp  - Thẩm định tính chính xác và độ tin cậy của thông tin kế toán. Thành phần của hệ thống kiểm soát nội bộ  Môi trƣờng kiểm soát  Môi trường kiểm soát là thành phần nền tảng của hệ thống kiểm soát nội bộ, bao gồm các nhân tố sau:  - Triết lý quản lý và phong cách điều hành hoạt động của lãnh đạo doanh nghiệp.  - Cơ cấu tổ chức quản lý của doanh nghiệp  - Trách nhiệm và quyền của nhà quản lý  - Hội đồng quản trị/ban kiểm soát  - Trình độ và phẩm chất của nhân viên  - Chính sách nhân sự  - Tính trung thực và các giá trị đạo đức  Giám sát  Giám sát bao gồm giám sát thường xuyên, thường là ở các hoạt động có mức độ rủi ro cao và giám sát định kỳ các hoạt động.  Đánh giá rủi ro  Thành phần này gồm các nhân tố:  Nhận dạng các sự kiện trong và ngoài doanh nghiệp có khả năng ảnh hưởng đến hoạt động đạt được mục tiêu hệ thống.  Đánh giá mức độ ảnh hưởng của các rủi ro đã nhận dạng được lên thông tin kế toán. Thành phần của hệ thống kiểm soát nội bộ  Thông tin và truyền thông  Hệ thống ghi nhận, phân loại, phân tích, tổng hợp, lập báo cáo kế toán, báo cáo tài chính cho người sử dụng bên trong và bên ngoài doanh nghiệp:  - Hệ thống chứng từ, sổ sách, báo cáo  - Chính sách kế toán Thành phần của hệ thống kiểm soát nội bộ  Các hoạt động kiểm soát:  - Phân chia trách nhiệm  - Kiểm soát quá trình xử lý thông tin  - Kiểm soát độc lập sự thực hiện  - Phân tích và soát xét việc thực hiện Thành phần của hệ thống kiểm soát nội bộ Hệ thống thủ công Hệ thống xử lý bằng máy tính Dấu vết kiểm toán tồn tại lâu dài Dấu vết kiểm toán tồn tại trong thời gian nhất định Thông tin, dữ liệu dễ dàng đọc được bằng mắt Thông tin, dữ liệu đa số phải đọc trên máy Các sai sót dễ phát hiện trong quá trình Các sai sót khó phát hiện trong quá trình Rủi ro, gian lận, phá hủy thấp Rủi ro, gian lận, phá hủy cao Trách nhiệm cáo cho kế toán viên Có thể làm giảm trách nhiệm của kế toán viên Các thay đổi đơn giản và dễ dàng Ngược lại Tính nhất quán thấp Ngược lại Báo cáo lập lâu hơn, ít thông tin quản trị Ngược lại Phân biệt hệ thống thủ công và hệ thống xử lý bằng máy tính 2 KIỂM SOÁT HỆ THỐNG  Các dạng kiểm soát bao gồm: Kiểm soát ngăn ngừa, kiểm soát phát hiện và kiểm soát sửa sai.  Kiểm soát ngăn ngừa nhằm để phòng sai sót và gian lận. Sai sót có thể là do không cẩn thận hay có thể do thiếu kiến thức. Sai sót đa phần là không cố ý.  Có hai dạng gian lận thường thấy:  Gian lận quản lý: Người quản lý cấp cao lạm dụng quyền hành chỉ đạo sai lệch thông tin tài chính như báo cáo doanh thu hoặc báo cáo lợi nhuận cao hơn thực tế nhằm hưởng thêm tiền thưởng cho cá nhân hay làm gia tăng ảo giá trị cổ phiếu mà họ đang nắm giữ.  Tham ô – biển thủ: Tài sản của doanh nghiệp bị lấy một cách bất hợp pháp vì mục đích cá nhân. Tham ô, biển thủ thường sẽ che đậy bằng cách làm sai lệch các số liệu kế toán.  Kiểm soát phát hiện là kiểm soát tìm ra các sai sót và gian lận đã xảy ra hoặc đã được thực hiện. Thủ tục đối chiếu các sổ chi tiết và sổ cái giữa bộ phận kế toán chi tiết và bộ phận kế toán tổng hợp; đối chiếu các số chi tiết, sổ nhật ký với sổ phụ ngân hàng; đối chiếu các sổ chi tiết hàng tồn kho với thẻ kho của thủ kho; các hoạt động kiểm kêlà các ví dụ về kiểm soát phát hiện.  Kiểm soát sửa sai là kiểm soát các sai sót và gian lận đã phát hiện nhằm sữa chữa, giới hạn các ảnh hưởng sai lệch của các sai sót và gian lận này đối với mức độ chính xác và đáng tin cậy của thông tin kế toán. Kiểm soát toàn bộ - kiểm soát chung  Kiểm soát toàn bộ - kiểm soát chung - là các thủ tục, các chính sách được thiết kế có hiệu lực trên toàn bộ hệ thống. Kiểm soát chung trong hệ thống thông tin kế toán trên nền máy tính bao gồm các vấn đề chủ yếu sau đây:  Tổ chức quản lý  Kiểm tra vận hành hệ thống  Kiểm soát phần mềm  Kiểm soát nhập liệu và dữ liệu nhập Tổ chức quản lý  - Trƣởng phòng công nghệ thông tin  - Bộ phận phân tích và thiết kế hệ thống  - Bộ phận lập trình  - Bộ phận vận hành hệ thống  - Bộ phận nhập dữ liệu  - Bộ phận quản lý tài liệu  - Bộ phận kiểm soát dữ liệu và phân phối thông tin:  - Bộ phận quản lý cơ sở dữ liệu Kiểm soát phát triển và bảo trì hệ thống ứng dụng  Các thủ tục kiểm soát này thường bao gồm:  - Phải đã được chấp thuận của các cấp quản lý  - Yêu cầu sự tham gia của bộ phận sử dụng và kiểm toán nội bộ (nếu có) trong việc phát triển hệ thống.  - Hệ thống mới nên được thử nghiệm cho từng chương trình riêng và cho toàn bộ hệ thống. Việc thử nghiệm cần được kiểm tra và chấp thuận của các bộ phận sử dụng.  - Tài liệu liên quan đến thay đổi hệ thống phải được tập hợp và lưu trữ hợp lý để tiện cho việc tham khảo khi cần thiết. Kiểm tra ứng dụng  Kiểm soát ứng dụng là các chính sách, thủ tục thực hiện chỉ ảnh hưởng đến một hệ thống con, một phần hành ứng dụng cụ thể.  Kiểm soát ứng dụng được thực hiện trên sự phân chia trách nhiệm và các thủ tục kiểm soát.  - Phân chia trách nhiệm tuân thủ theo các nguyên tắc (i) người ghi chép số sách không kiêm nhiệm việc giữ tài sản, (ii) người ghi số chi tiết phải khác với người ghi sổ tổng hợp. Phân chia trách nhiệm cũng tuân theo nguyên tắc không để một người xử lý toàn bộ một chu trình nghiệp vụ.  - Các thủ tục kiểm soát được thực hiện trên (i) việc lập, xét duyệt, lưu chuyển, lưu trữ chứng từ, báo cáo kế toán, ghi chép, bảo quản, kiểm tra sổ, thẻ ; (ii) tiền, hàng tồn kho, tài sản cố định 3. SỰ AN TOÀN VÀ TRUNG THỰC CỦA DỮ LIỆU  Các nguyên nhân gây mất an toàn:  Nguồn nội bộ:  - Độc lập  Thông đồng  Nguồn bên ngoài  - Độc lập  - Thông đồng Các hình thức mất an toàn: - Phá huỷ - Luận lý - Vật lý - Đánh cắp - Gian lận Công nghệ cao trong sự an toàn của dữ liệu  Nhằm ngăn chặn các rủi ro gây mất an toàn dữ liệu, người ta dùng các kỹ thuật sau:  - Hệ thống đa quản gia  - Hệ thống mật khẩu, nhận dạng  - Hệ thống mã hoá  - Hệ thống tự động phát hiện xâm nhập bất hợp lệ  - Hệ thống lƣu trữ có theo vết mọi thâm nhập hệ thống và thay đổi hệ thống Đánh giá sự an toàn và trung thực của dữ liệu  Trách nhiệm của kiểm toán viên/kiểm soát viên nội bộ.  Xem xét và đánh giá các chính sách, thủ tục của doanh nghiệp với các thủ tục kiểm soát nội bộ trong hệ thống.  Lập báo cáo vệ hệ thống và xây dựng trình tự kiểm toán.  Các phƣơng pháp xem xét và đánh giá  Phóng vấn  Kiểm tra xuyên suốt  Thử nghiệm kiểm soát  Câu hỏi ôn tập chƣơng 4: 1. Trình bày mục đích của kiểm soát nội bộ? 2. Phân biệt hệ thống kiểm soát thủ công và hệ thống xử lý bằng máy tính? 3. Trình bày nội dung của công tác kiểm tra ứng dụng của hệ thống? 4. Phân tích các nguyên nhân gây mất an toàn của dữ liệu trong hệ thống thông tin kế toán? CHƢƠNG 5 PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN PHÂN TÍCH HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN Mục đích và sự cần thiết của phân tích hệ thống thông tin kế toán Mục đích  Xác định bản chất thực sự của vấn đề đang biểu hiện nhờ đó nhà lãnh đạo sẽ quyết định các phương pháp giải quyết gốc rễ của vấn đề thay vì xử lý các hiện tượng.  Phân tích hệ thống thông tin kế toán nhằm xác định mục tiêu của hệ thống xử lý cần đạt được là những mục tiêu nào, phục vụ cho yêu cầu nào. Mục tiêu của hệ thống con có thoả mãn mục tiêu chung của hệ thống thông tin kế toán hay không.  Xác định các khả năng tiềm tàng trong hệ thống thông tin kế toán cũng là một mục tiêu thường thấy trong các cuộc phân tích hệ thống ở các doanh nghiệp. Sự cần thiết của phân tích hệ thống thông tin kế toán  Lãnh đạo doanh nghiệp cảm nhận rằng hệ thống thông tin kế toán hiện tại của doanh nghiệp không đạt được mục tiêu, không hoàn tất nhiệm vụ bởi thông tin mà hệ thống cung cấp không chính xác, không kịp thời và không đáng tin cậy.  Các yêu cầu mới từ bên ngoài đòi hỏi doanh nghiệp đáp ứng cũng là một trong những nguyên nhân phổ biến trong bối cảnh môi trường hoạt động kinh doanh luôn biến động, luôn tăng trưởng. Nhiệm vụ  Thu nhập đầy đủ các yêu cầu của thông tin đầu ra mà hệ thống cần cung cấp cho người sử dụng. Các yêu cầu từ cấp quản lý cao đến cấp quản lý bên dưới. Yêu cầu của người sử dụng bên trong và bên ngoài doanh nghiệp có liên quan đến hệ thống. Yêu cầu của thông tin đầu ra cần thu nhập bao gồm nội dung cần thông tin, hình thức và phương thức trình bày và công bố thông tin, đối tượng nhận thông tin, yêu cầu về kiểm soát thông tin Phƣơng pháp luận trong phân tích hệ thống thông tin  Phương pháp tiếp cận hệ thống  Đi từ phân tích chức năng đến mô hình hoá  Phân tích hệ thống có cấu trúc 12/6/2010 Giảng viên: Vũ Trọng Phong 140 1. Phương pháp tiếp cận hệ thống Sau khi nghiên cứu tổng thể → nghiên cứu các phân hệ của môi trường vi mô Mô hình tổ chức Cơ chế hoạt động Các nguồn lực Sản phẩm/dịch vụ Môi trường vi mô 12/6/2010 Giảng viên: Vũ Trọng Phong 141 1. Phương pháp tiếp cận hệ thống Với từng phân hệ, tiếp tục nghiên cứu chi tiết hơn Ban Giám đốcVăn phòng Các Viện tại Hà Nội Các Viện tại t.p HCM Các đơn vị ĐTTX VP đại diện Các Phòng chức năng Các trường Đại học Các Công ty Trung tâm Thông tin 12/6/2010 Giảng viên: Vũ Trọng Phong 142 2. Phương pháp đi từ phân tích chức năng đến mô hình hóa Phân tích HTTT phải tiến hành theo một trình tự: phân tích chức năng của HTTT, phân tích các dòng thông tin → mô hình hóa HTTT bằng các mô hình như DFD, mô hình thông tin ma trận. Mô hình là một nhóm các ký hiệu gợi nhớ và có ý nghĩa, liên kết nhau tạo thành lược đồ diễn tả các đặc trưng quan trọng nhất của đối tượng được mô hình hóa theo một quan điểm nào đó và bỏ qua các chi tiết không quan trọng. 12/6/2010 Giảng viên: Vũ Trọng Phong 143 2. Phương pháp đi từ phân tích chức năng đến mô hình hóa Ví dụ về mô hình: “Sơ đồ chức năng quản lý tài chính của một tổ chức” Quản lý tài chính Quản lý vốn đầu tƣ Phân bổ vốn đầu tƣ Quản lý các dự án Lập kế hoạch Quản lý ngân sách Kế hoạch dài hạn Kế hoạch ngắn hạn Phân bổ ngân sách Sử dụng ngân sách 12/6/2010 Giảng viên: Vũ Trọng Phong 144 2. Phương pháp đi từ phân tích chức năng đến mô hình hóa Mô hình dựa trên 3 yếu tố cơ bản: - Nội dung thông tin mà mô hình cần diễn đạt cho người đọc - Hình thức mang nội dung thông tin đến người đọc - Kiến thức cần thiết được quy ước trước giữa người đọc và người tạo ra mô hình, để người đọc tiếp thu được trọn vẹn ngữ nghĩa của mô hình. 12/6/2010 Giảng viên: Vũ Trọng Phong 145 2. Phương pháp đi từ phân tích chức năng đến mô hình hóa Mô hình biểu diễn các luồng dữ liệu vào – ra đối với chức năng Z Nguồn A Nguồn B Đích N Đích M Nguồn C Phòng X Chuyên viên Y Chức năng Z Dòng 2 Dòng 1 Dòng 3 Dòng 4 Dòng 5 12/6/2010 Giảng viên: Vũ Trọng Phong 146 Mô hình có 2 đặc tính quan trọng: - tính hoàn chỉnh (completeness): các đối tượng (thành phần) liên kết trong mô hình được mô tả đầy đủ. - tính nhất quán (consistency): không có sự không phù hợp nào còn hiện diện trong mô hình. 2. Phương pháp đi từ phân tích chức năng đến mô hình hóa 12/6/2010 Giảng viên: Vũ Trọng Phong 147 3. Phương pháp phân tích hệ thống có cấu trúc Nhà phân tích phải dùng một tập hợp các công cụ và kỹ thuật để mô tả hệ thống. Một số các mô hình được sử dụng: - Sơ đồ chức năng kinh doanh (Business Funtion Diagrams – BFD) - Các sơ đồ luồng dữ liệu (Data Flow Diagrams – DFD) - Các mô hình dữ liệu (Data Models – DM) - Ngôn ngữ có cấu trúc (Structured Language – SL) 12/6/2010 Giảng viên: Vũ Trọng Phong 148 III. QUY TRÌNH PHÂN TÍCH HTTT Việc thực hiện phân tích HTTT bao gồm các công đoạn sau đây: 1. Thu thập thông tin về tổ chức, hệ thống quản lý và HTTT 2. Lập sơ đồ chức năng kinh doanh (BFD) 3. Lập sơ đồ luồng dữ liệu (DFD) 4. Lập báo cáo phân tích HTTT 12/6/2010 Giảng viên: Vũ Trọng Phong 149 1. Thu thập thông tin cho quá trình phân tích Là công đoạn đầu tiên trong quá trình phân tích hệ thống nhằm có được các thông tin liên quan tới mục tiêu đã được đặt ra với độ tin cậy cao và chuẩn xác nhất. Loại thông tin này có thể chia thành 3 nhóm: - Các thông tin chung về ngành mà tổ chức đang hoạt động - Các thông tin về bản thân tổ chức đó - Các thông tin về các bộ phận có liên quan trực tiếp tới vấn đề 12/6/2010 Giảng viên: Vũ Trọng Phong 150 1. Thu thập thông tin cho quá trình phân tích Một số phương pháp thu thập, khảo sát thông tin: - Nghiên cứu tài liệu về hệ thống - Quan sát hệ thống (Observational research) - Phỏng vấn (Interview) - Sử dụng phiếu điều tra (Questionnaires) - Hội thảo chuyên đề (Joint Application Design) - Làm mẫu (Prototyping) 12/6/2010 Giảng viên: Vũ Trọng Phong 151 1. Thu thập thông tin cho quá trình phân tích a/ Nghiên cứu tài liệu về hệ thống - Thường được áp dụng đầu tiên - Nhằm thu nhận các thông tin tổng quát về cơ cấu tổ chức, cơ chế hoạt động, quy trình vận hành thông tin trong hệ thống. - Kết quả cho ta một cái nhìn tổng thể ban đầu về đối tượng nghiên cứu. 12/6/2010 Giảng viên: Vũ Trọng Phong 152 1. Thu thập thông tin cho quá trình phân tích Các thông tin cần nghiên cứu: ♦ Môi trường của HTTT hiện tại: - Môi trường bên ngoài - Môi trường tổ chức - Môi trường vật lý - Môi trường kỹ thuật ♦ Các thành phần của hệ thống: - Hoạt động của hệ thống - Thông tin vào, thông tin ra - Quá trình xử lý, cách giao tiếp, trao đổi thông tin - Quan hệ giữa các phòng ban - Khối lượng công việc của từng phòng ban 12/6/2010 Giảng viên: Vũ Trọng Phong 153 1. Thu thập thông tin cho quá trình phân tích Đề án: . BÁO CÁO KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU HỆ THỐNG Người thực hiện: Chủ đề nghiên cứu: Thời gian: Địa điểm: Mục tiêu nghiên cứu: . Nội dung nghiên cứu: - Hoạt động của hệ thống: . -Thông tin vào của hệ thống: -Thông tin ra của hệ thống: -Quá trình xử lý thông tin: . -Cơ sở dữ liệu của hệ thống: .. - Tóm tắt chung: Đánh giá tổng quát: . Ngày tháng năm 12/6/2010 Giảng viên: Vũ Trọng Phong 154 b/ Quan sát hệ thống Thường được áp dụng khi phân tích viên hệ thống muốn biết những thông tin không thể thu thập được trong các phương pháp khác. Nhờ quan sát, chúng ta sẽ biết: + nhân viên làm công việc gì, cách thực hiện công việc + mức độ hiệu quả của các chuẩn + các công cụ hỗ trợ cho các công việc mà người nhân viên thường dùng. 1. Thu thập thông tin cho quá trình phân tích 12/6/2010 Giảng viên: Vũ Trọng Phong 155 b/ Quan sát hệ thống Ưu điểm: - Biết được tính chất của mỗi công việc: phải giải quyết nhiều công việc xử lý tình huống được phát sinh ngẫu nhiên - Đánh giá được cường độ làm việc thực tế. Nhược điểm: - Người bị quan sát thường thay đổi thói quen, cách làm việc - Tốn thời gian ngồi quan sát. 1. Thu thập thông tin cho quá trình phân tích 12/6/2010 Giảng viên: Vũ Trọng Phong 156 c/ Phỏng vấn Phỏng vấn là một phương pháp thu thập thông tin rất hiệu quả và thông dụng. Đây là hình thức đối thoại trực tiếp hoặc gián tiếp giữa người phỏng vấn (Interviewer) và người được phỏng vấn (Interviewee) để thu thập thông tin về một vấn đề nào đó. 1. Thu thập thông tin cho quá trình phân tích 12/6/2010 Giảng viên: Vũ Trọng Phong 157 Những điều lưu ý khi phỏng vấn: - Chú ý lắng nghe, tỏ ra quan tâm đến ý kiến, nét mặt, cử chỉ, dáng điệu của người được phỏng vấn - Thiết lập quan hệ hợp tác, đúng mực trong quá trình phỏng vấn. - Cố gắng hòa mình với tổ chức, tập thể mà chúng ta cần phỏng vấn. - Biết công việc của người được phỏng vấn, đặt các câu hỏi trong phạm vi công việc của họ. - Các câu hỏi cần có ý nghĩa rõ ràng và hướng đến câu trả lời mang thông tin hữu ích. Áp dụng dạng câu hỏi (dạng mở, dạng đóng) một cách linh hoạt, phù hợp với hoàn cảnh phỏng vấn. 1. Thu thập thông tin cho quá trình phân tích 12/6/2010 Giảng viên: Vũ Trọng Phong 158 Phỏng vấn cá nhân là tiếp xúc với từng người để đặt câu hỏi và tìm thông tin trong câu trả lời. Ưu điểm: - Người phân tích viên có cơ hội hỏi thêm - Biết được thái độ và trách nhiệm của người được phỏng vấn về các vấn đề được hỏi. Nhược điểm: - Có thể xuất hiện mâu thuẫn ý kiến giữa những người được phỏng vấn - Tốn thời gian khi cần phỏng vấn nhiều 1. Thu thập thông tin cho quá trình phân tích 12/6/2010 Giảng viên: Vũ Trọng Phong 159 Phỏng vấn nhóm là phỏng vấn nhiều người cùng một lúc qua cuộc họp, hội thảo. Ưu điểm: - Gia tăng sự trao đổi thảo luận - Hạn chế quan điểm cá nhân và mâu thuẫn giữa các câu trả lời - Ít tốn thời gian Nhược điểm: - Khó thu xếp cho cuộc phỏng vấn - Có hạn chế chung của các cuộc họp 1. Thu thập thông tin cho quá trình phân tích 12/6/2010 Giảng viên: Vũ Trọng Phong 160 d/ Sử dụng phiếu điều tra Điều tra là phương pháp thông dụng của thống kê học. Có thể điều tra toàn bộ hoặc điều tra chọn mẫu. Để phân tích HTTT - phương pháp điều tra chọn mẫu với mẫu thuộc nhiều đối tượng như: + cán bộ lãnh đạo trong hệ thống, + cán bộ, nhân viên trong bộ máy quản lý, + cán bộ tin học trong hệ thống. 1. Thu thập thông tin cho quá trình phân tích 12/6/2010 Giảng viên: Vũ Trọng Phong 161 Việc thiết kế phiếu điều tra: - Có vai trò quyết định - Cần đảm bảo được các yêu cầu sau đây: + Thu thập được đầy đủ các thông tin cần thiết + Câu hỏi khảo sát phải rõ ràng, dễ hiểu, dễ trả lời (để dễ thống kê, câu hỏi thường ở dạng đóng) 1. Thu thập thông tin cho quá trình phân tích 12/6/2010 Giảng viên: Vũ Trọng Phong 162 Phiếu điều tra thường có các phần sau: - Phần tiêu đề: mô tả mục đích và nguyện vọng được các đối tượng điều tra cộng tác trong việc trả lời các câu hỏi - Phần định danh đối tượng điều tra: tên, tuổi, giới tính, nghề nghiệp, chức vụ, - Phần nội dung các câu hỏi: liệt kê các câu hỏi liên quan đến nội dung thông tin cần thu thập - Phần kết thúc: bày tỏ lời cảm ơn của người điều tra, họ tên và chức vụ người chủ trì cuộc điều tra. 1. Thu thập thông tin cho quá trình phân tích 12/6/2010 Giảng viên: Vũ Trọng Phong 163 e/ Phương pháp thảo luận chuyên đề (Joint Application Design) - Tổ chức các cuộc họp chuyên sâu dạng chuyên đề - Có sử dụng các phương tiện hỗ trợ hội nghị (nghe, nhìn, trao đổi ý kiến, demo, ghi chú) - Cấu trúc: + Trình tự: đặt vấn đề, thảo luận, chọn giải pháp, kết luận. + Vai trò trong hội nghị: người chủ trì, người gợi ý, thư ký. + Tham gia: người sử dụng hệ thống (đặt yêu cầu), người phát triển hệ thống (đưa phương án giải quyết), người quản lý (đánh giá khả thi và hiệu quả). 1. Thu thập thông tin cho quá trình phân tích 12/6/2010 Giảng viên: Vũ Trọng Phong 164 e/ Phương pháp thảo luận chuyên đề (Joint Application Design) Mục đích: gia tăng các ý kiến thảo luận một cách có kiểm soát để đưa đến giải pháp tốt nhất cho vấn đề cần phải giải quyết. Ví dụ: để tránh tâm lý ngại phát biểu trái ý với lãnh đạo, JAD đưa ra phương pháp che giấu tên và ý kiến được hiển thị dạng text trên màn chiếu trong cuộc họp. Những người ở xa vẫn tham gia được qua mạng, hoặc truyền hình. Phương pháp này cho kết quả rất tốt, nhưng chi phí khá tốn kém vì thời gian kéo dài và số lượng người tham dự đông. 1. Thu thập thông tin cho quá trình phân tích 12/6/2010 Giảng viên: Vũ Trọng Phong 165 f/ Phương pháp làm mẫu (Prototyping) - Sử dụng mẫu (như chương trình “demo”) → người sử dụng có thể hiểu được cách xử lý các công việc → góp ý để sửa lại “cho đúng”. - Quá trình này được lặp đi lặp lại nhiều lần, người phát triển hệ thống sẽ hiểu rõ mong muốn của người sử dụng → bản demo ngày càng chi tiết và hướng đến thỏa mãn hoàn toàn mong muốn của người sử dụng. 1. Thu thập thông tin cho quá trình phân tích 12/6/2010 Giảng viên: Vũ Trọng Phong 166 f/ Phương pháp làm mẫu (Prototyping) Ưu điểm: - Giúp cho người phát triển hệ thống hiểu đúng yêu cầu của người sử dụng. - Giúp cho người sử dụng biết được hệ thống sẽ được xây dựng nên họ sẽ không bị lúng túng khi triển khai áp dụng. Nhược điểm: Khó thống nhất yêu cầu của nhiều người cùng sử dụng hệ thống. 1. Thu thập thông tin cho quá trình phân tích 12/6/2010 Giảng viên: Vũ Trọng Phong 167 2. Lập sơ đồ chức năng kinh doanh BFD (Business Funtion Diagram) Khái niệm: Sơ đồ BFD là mô hình mô tả các chức năng nghiệp vụ của một tổ chức, các mối quan hệ bên trong và quan hệ bên ngoài của các chức năng đó. Sơ đồ BFD - xác định hệ thống làm gì - không quan tâm hệ thống làm như thế nào Ý nghĩa của sơ đồ BFD: - Cho phép xác định các chức năng của một tổ chức - Cho biết được vị trí của mỗi công việc trong toàn bộ hệ thống - Là cơ sở để xây dựng sơ đồ luồng dữ liệu và nghiên cứu cấu trúc của các chương trình quản lý của hệ thống. 12/6/2010 Giảng viên: Vũ Trọng Phong 168 2. Lập sơ đồ chức năng kinh doanh BFD Quy trình xây dựng sơ đồ BDF: Bước 1: Khảo sát, tìm hiểu các chức năng nghiệp vụ của tổ chức với những thành phần sau: - Tên chức năng - Mô tả chức năng - Đầu vào của chức năng (dữ liệu) - Đầu ra của chức năng (dữ liệu) Bước 2: Mô tả hoạt động của các chức năng dưới dạng văn bản Text Bước 3: Dựa vào văn bản text mô tả các chức năng và vẽ sơ đồ BFD 12/6/2010 Giảng viên: Vũ Trọng Phong 169 2. Lập sơ đồ chức năng kinh doanh BFD Mỗi bước của quy trình đều xuất phát từ mô hình nghiệp vụ (mô tả các chức năng một cách tổng quát), sau đó là sơ đồ phân rã chức năng (mô tả sự phân chia các chức năng thành các chức năng nhỏ hơn trong hệ thống theo cấu trúc hình cây). Các nguyên tắc phân rã chức năng: - “thực chất”: Mỗi chức năng được phân rã phải là một bộ phận thực sự tham gia thực hiện chức năng đã phân rã nó. - “đầy đủ”: Việc thực hiện tất cả các chức năng ở mức dưới trực tiếp phải đảm bảo thực hiện được chức năng ở mức trên đã phân rã ra chúng. 12/6/2010 Giảng viên: Vũ Trọng Phong 170 Các ký pháp dùng để vẽ sơ đồ BFD: - Hình chữ nhật có tên bên trong để mô tả một chức năng - Các đoạn thẳng gấp khúc hình cây mô tả mối liên kết giữa các chức năng Tên chức năng Tên chức năng con Tên chức năng con Tên chức năng con 2. Lập sơ đồ chức năng kinh doanh BFD 12/6/2010 Giảng viên: Vũ Trọng Phong 171 Ví dụ 1: Phòng tín dụng của Ngân hàng Công thương có nhiệm vụ chính là Cho vay và Thu nợ. Khi khách hàng đến vay tiền, bộ phận Cho vay phải nhận đơn vay của khách hàng, sau đó duyệt đơn xem có đủ điều kiện cho vay không rồi chuyển sang bộ phận trả lời đơn. Bộ phận trả lời đơn sẽ trả lời khách hàng là từ chối hay đáp ứng cho vay, nếu đáp ứng thì cho vay và ghi vào Sổ nợ. Khi khách hàng đến trả tiền, dựa vào sổ nợ, bộ phận Thu nợ phải xác định kỳ hạn trả cho từng khách hàng. Nếu trả trong hạn thì chuyển sang bộ phận Xử lý trong hạn, nếu ngoài hạn thì chuyển sang bộ phận Xử lý ngoài hạn. Cả hai bộ phận đều phải ghi vào Sổ nợ. 2. Lập sơ đồ chức năng kinh doanh BFD 12/6/2010 Giảng viên: Vũ Trọng Phong 172 Sơ đồ BDF quản lý tín dụng tại Ngân hàng Công thương: Quản lý tín dụng 2. Thu nợ 2.1. Xác định kỳ hạn 2.2. Xử lý trong hạn 2.3. Xử lý ngoài hạn 2.4. Ghi sổ nợ 1. Cho vay 1.1. Nhận đơn 1.2. Duyệt vay 1.3. Trả lời 1.4. Ghi sổ nợ 2. Lập sơ đồ chức năng kinh doanh BFD 12/6/2010 Giảng viên: Vũ Trọng Phong 173 Ví dụ 2: Công ty X là một công ty sản xuất – kinh doanh với mặt hàng chính là hàng điện tử - điện lạnh. Công ty có nhiều cửa hàng bán sản phẩm tại các thành phố lớn trong nước. Để quản lý bán hàng, trước hết Công ty phải Tìm kiếm thị trường. Sau khi đã tìm được khách hàng, Công ty tổ chức ký kết hợp đồng và cuối cùng là thực hiện việc giao hàng. Để tìm kiếm thị trường, Công ty phải Quảng cáo sản phẩm, sau đó giới thiệu sản phẩm cho khách hàng. Trong quá trình ký kết hợp đồng, hai bên cần thỏa thuận phương thức thanh toán và phương thức giao hàng. Việc giao hàng sẽ bao gồm vận chuyển hàng đến địa chỉ của khách hàng và thu tiền của khách hàng. 2. Lập sơ đồ chức năng kinh doanh BFD 12/6/2010 Giảng viên: Vũ Trọng Phong 174 Sơ đồ BDF quản lý bán hàng của Công ty X Quản lý bán hàng Tìm kiếm thị trường Quảng cáo sản phẩm Giới thiệu sản phẩm Ký kết hợp đồng Giao hàng Thỏa thuận PT thanh toán Thỏa thuận PT giao hàng Vận chuyển hàng Thu tiền 2. Lập sơ đồ chức năng kinh doanh BFD 12/6/2010 Giảng viên: Vũ Trọng Phong 175 3. Lập sơ đồ luồng dữ liệu DFD (Data Flow Diagram) a/ Khái niệm: Sơ đồ luồng dữ liệu DFD là một mô hình về hệ thống có quan điểm cân xứng cho cả dữ liệu và tiến trình. Nó chỉ ra cách thông tin được vận chuyển từ một tiến trình hoặc từ chức năng này sang một tiến trình hoặc chức năng khác; những thông tin nào cần phải có trước khi thực hiện một tiến trình. Chức năng quan trọng được mô tả trong DFD: biến đổi thông tin, cụ thể: - tổ chức lại thông tin - bổ sung thông tin - tạo ra thông tin mới 12/6/2010 Giảng viên: Vũ Trọng Phong 176 a/ Khái niệm Ưu điểm: - Biểu đạt DFD là công cụ đơn giản, dễ hiểu. - Tài liệu DFD là tài liệu phân tích hệ thống đầy đủ, súc tích và ngắn gọn, cung cấp cho người sử dụng một cái nhìn tổng thể về hệ thống và cơ chế lưu chuyển thông tin trong hệ thống đó. Nhược điểm: - Không bao hàm yếu tố thời gian. - Không xác định được trật tự thực hiện các chức năng. - Không chỉ ra được yếu tố định lượng đối với dữ liệu; những thông tin là thành phần cơ bản... 12/6/2010 Giảng viên: Vũ Trọng Phong 177 3. Lập sơ đồ luồng dữ liệu DFD b/ Các ký pháp của sơ đồ luồng dữ liệu: Process (xử lý, tiến trình) Là ký hiệu diễn tả cho một công việc hoặc một hành động thao tác trên dữ liệu. Khi mô hình hóa - không quan tâm nó được thực hiện như thế nào. - Phần trên của ký hiệu xử lý ghi số định danh của xử lý. Mỗi xử lý có một số định danh duy nhất trong toàn bộ lược đồ. - Phần dưới - ghi tên của xử lý - bắt đầu bằng một động từ, dạng động từ - bổ ngữ và thường trùng với tên đã đặt cho các chức năng trong sơ đồ BFD. 1.1 Lập bảng chấm công 12/6/2010 Giảng viên: Vũ Trọng Phong 178 b/ Các ký pháp của sơ đồ luồng dữ liệu: Tệp hóa đơn Data store (kho dữ liệu) Là ký hiệu diễn tả một phương tiện trừu tượng có chức năng lưu trữ dữ liệu, tương đương với một quyển sổ ghi chép, một tập tin, hay một CSDL, Phần bên trái của Data store ghi số định danh của nó, ví dụ: “D1”, “D2”. Phần bên phải ghi tên của Data store, là một danh từ. D1 12/6/2010 Giảng viên: Vũ Trọng Phong 179 b/ Các ký pháp của sơ đồ luồng dữ liệu: Source / Sink (nguồn phát sinh dữ liệu / đích tiêu thụ dữ liệu) Là ký hiệu diễn tả cho một đối tượng phát sinh dữ liệu (source) hoặc tiêu thụ dữ liệu (sink) bên ngoài hệ thống, Ví dụ: “nhà cung cấp”, “đại lý”; hoặc có thể là một con người như “khách hàng”, “người quản lý”. Tương tự như Data store, tên của Source/ Sink phải là một danh từ. Khách hàng 12/6/2010 Giảng viên: Vũ Trọng Phong 180 b/ Các ký pháp của sơ đồ luồng dữ liệu: Data flow (luồng dữ liệu) là một ký hiệu diễn tả cho chiều di chuyển của dòng thông tin (được chuyển vào hoặc ra khỏi một tiến trình). Data flow phải có nhãn là một danh từ mô tả cho nội dung dữ liệu đang chuyển đi, ví dụ: “Đơn đặt hàng”, “Hóa đơn”. Những thông tin có trải qua một số thay đổi thì nên mang tên đã sửa đổi: “Hóa đơn” – “Hóa đơn đã kiểm tra”. Data 12/6/2010 Giảng viên: Vũ Trọng Phong 181 c/ Một số quy tắc thiết lập sơ đồ luồng dữ liệu: Quy tắc vẽ DFD: - Nếu một đối tượng chỉ có outputs, chắc chắn đối tượng đó phải là source. Tương tự, nếu một đối tượng chỉ có inputs, nó phải là sink. - Một xử lý phải có cả inputs lẫn outputs. - Một dataflow phải có nhãn và có duy nhất một hướng để chỉ rõ nơi đi và nơi đến của dữ liệu. Nếu một nội dung dữ liệu được chuyển đi và nhận về giữa hai đối tượng thì nó phải được vẽ bằng 2 mũi tên (theo 2 hướng ngược nhau). 3. Lập sơ đồ luồng dữ liệu DFD 12/6/2010 Giảng viên: Vũ Trọng Phong 182 c/ Một số quy tắc thiết lập sơ đồ luồng dữ liệu Quy tắc vẽ DFD (tiếp): - Không có dòng dữ liệu trực tiếp giữa các data store, source, sink. Vì đây là những đối tượng “thụ động”; để di chuyển dữ liệu giữa các đối tượng này cần phải có ít nhất một xử lý của hệ thống. - Không có dòng dữ liệu rẽ nhánh (hoặc gộp) có nội dung (nhãn) khác nhau. Nội dung dữ liệu ở các nhánh phải giống y như nhau. - Không có dòng dữ liệu trực tiếp đi từ một xử lý đến chính nó (vì một xử lý không cần gửi dữ liệu cho chính nó). 12/6/2010 Giảng viên: Vũ Trọng Phong 183 c/ Một số quy tắc thiết lập sơ đồ luồng dữ liệu: Quy tắc phân rã các xử lý trong DFD: - mỗi xử lý được mô tả “từ ngoài vào trong” và “từ tổng quát đến chi tiết”. - Nhiệm vụ của mỗi xử lý là biến đổi các dòng dữ liệu đi vào thành các dòng dữ liệu đi ra. - Nếu tên gọi của xử lý không thể hiện được nó cần làm gì để biến đổi dữ liệu đi vào thành dữ liệu đi ra, thì xử lý đó cần phải được phân rã thành các xử lý chi tiết hơn để người đọc có thể hiểu được. 12/6/2010 Giảng viên: Vũ Trọng Phong 184 c/ Một số quy tắc thiết lập sơ đồ luồng dữ liệu Quy tắc phân rã các xử lý trong DFD: Sơ đồ ngữ cảnh (Process 0) DFD-0 (process 1.0, 2.0, ) DFD-1.0 (process 1.1, 1.2, 1.3,) DFD-2.0 (process 2.1, 2.2, ) Mức 0 Mức 1 12/6/2010 Giảng viên: Vũ Trọng Phong 185 c/ Một số quy tắc thiết lập sơ đồ luồng dữ liệu ♦ Sơ đồ ngữ cảnh: là sơ đồ tổng quát nhất mô tả môi trường mà hệ thống vận hành, chỉ gồm các source, sink và các dòng dữ liệu vào ra. Mục đích - cho biết giá trị của hệ thống đối với môi trường: + Các dòng dữ liệu đi ra ↔ hệ thống cung cấp những gì cho môi trường + Các dòng dữ liệu đi vào ↔ hệ thống cần gì từ môi trường, nơi nào (bộ phận nào) cung cấp hoặc sử dụng dữ liệu của hệ thống. Toàn bộ hệ thống được vẽ bằng một xử lý mang số 0. 12/6/2010 Giảng viên: Vũ Trọng Phong 186 c/ Một số quy tắc thiết lập sơ đồ luồng dữ liệu 0 Food Ordering System CUSTOMER KITCHEN Cust. Order Receipt Food order RESTAURANT MANAGER Management reports Những gì nằm bên ngoài đường ranh giới này chỉ có thể là source hoặc sink Trong Context Diagram, toàn bộ hệ thống được vẽ bằng 1 xử lý duy nhất, không có data store. Sơ đồ ngữ cảnh của hệ thống Food Ordering System 12/6/2010 Giảng viên: Vũ Trọng Phong 187 c/ Một số quy tắc thiết lập sơ đồ luồng dữ liệu ♦ Sơ đồ mức 0 (DFD-0): là sơ đồ phân rã từ sơ đồ ngữ cảnh ♦ Sơ đồ mức i (DFD-i): là sơ đồ phân rã từ sơ đồ mức i-1 Mỗi một xử lý trong DFD-i có thể được phân rã tiếp và được vẽ bằng một sơ đồ DFD cho xử lý đó ở mức chi tiết hơn. ♦ Sơ đồ ở mức chi tiết nhất là DFD cơ bản (primitive DFD) của hệ thống. Như vậy, DFD thực sự là một hệ thống các sơ đồ phân cấp từ tổng quát đến chi tiết. 12/6/2010 Giảng viên: Vũ Trọng Phong 188 c/ Một số quy tắc thiết lập sơ đồ luồng dữ liệu Quy tắc phân rã các xử lý trong DFD: Xử lý i ở level n DFD level n+1 cho Xử lý i 12/6/2010 Giảng viên: Vũ Trọng Phong 189 c/ Một số quy tắc thiết lập sơ đồ luồng dữ liệu Cần chú ý: - Số định danh của sơ đồ là số của xử lý được phân rã, ví dụ DFD-1.0 là sơ đồ DFD cho xử lý 1.0 của DFD-0. - Cần bảo toàn các nội dung dữ liệu vào ra giữa các mức: + không làm mất dữ liệu của DFD mức tổng quát + không sinh ra dữ liệu ngoại lai ở mức chi tiết - Trong trường hợp chia nhỏ dữ liệu, sơ đồ cần bổ sung thêm từ điển dữ liệu để liên kết dữ liệu tổng hợp với dữ liệu được chia nhỏ. 12/6/2010 Giảng viên: Vũ Trọng Phong 190 c/ Một số quy tắc thiết lập sơ đồ luồng dữ liệu Ví dụ: A A B X X Level n Level n+1 X a) Balancing (cân bằng) A, B A B X Level n Level n+1 b) Splitting (chia nhỏ) 12/6/2010 Giảng viên: Vũ Trọng Phong 191 d/ Phương pháp xây dựng sơ đồ luồng dữ liệu: Để xây dựng sơ đồ luồng dữ liệu DFD, người ta dựa vào sơ đồ phân rã chức năng kinh doanh BFD trên nguyên tắc: - mỗi chức năng tương ứng với một tiến trình, - mức cao nhất tương ứng với sơ đồ ngữ cảnh, - các mức tiếp theo tương ứng với sơ đồ mức 0, mức 1 3. Lập sơ đồ luồng dữ liệu DFD 12/6/2010 Giảng viên: Vũ Trọng Phong 192 d/ Phương pháp xây dựng sơ đồ luồng dữ liệu Ví dụ: Dựa vào bản mô tả và từ sơ đồ phân rã chức năng “Quản lý tín dụng” (Slide 40), ta vẽ được sơ đồ ngữ cảnh: ND trả lời (về tiền vay, tiền trả) Tiền trả Tiền vay Đơn vay Khách hàng 0 Quản lý tín dụng Khách hàng 12/6/2010 Giảng viên: Vũ Trọng Phong 193 d/ Phương pháp xây dựng sơ đồ luồng dữ liệu Từ sơ đồ ngữ cảnh → Sơ đồ DFD-0 Nội dung trả lời Tiền còn nợ Thông tin đối chiếu Thông tin tiền vay Tiền trảTiền vayĐơn vay Khách hàng 1.0 Cho vay Khách hàng 2.0 Thu nợ Khách hàng D1 Sổ nợ ND trả lời 12/6/2010 Giảng viên: Vũ Trọng Phong 194 d/ Phương pháp xây dựng sơ đồ luồng dữ liệu Xử lý 1.0 → Sơ đồ DFD-1.0 Hóa đơn tiền vay Đơn đã kiểm tra Nội dung trả lời Tiền vayThông tin tiền vay Đơn đã duyệt Đơn vay Khách hàng 1.1 Nhận đơn 1.2 Duyệt vay Khách hàngD1 Sổ nợ 1.3 Trả lời 1.4 Ghi sổ nợ 12/6/2010 Giảng viên: Vũ Trọng Phong 195 d/ Phương pháp xây dựng sơ đồ luồng dữ liệu Xử lý 2.0 → Sơ đồ DFD- 2.0 Tiền còn nợ Thông tin đối chiếu Thông tin nợ ngoài hạn Thông tin nợ trong hạn Nợ trong hạn Nợ ngoài hạn Tiền trả Khách hàng 2.1 nh Xác đị kỳ hạn 2.3 lý ngoài Xử hạnD1 Sổ nợ 2.4 Ghi sổ nợ 2.2 trong h n Xử lý ạ ND trả lời 12/6/2010 Giảng viên: Vũ Trọng Phong 196 d/ Phương pháp xây dựng sơ đồ luồng dữ liệu Lưu ý: tùy theo hoạch định của tổ chức cho từng công việc mà mỗi xử lý phải tuân theo một vài quy tắc quản lý nhất định. Khi mô hình hóa các quy tắc quản lý, tên của các xử lý thường không thể diễn tả được đầy đủ chi tiết xử lý. Vì vậy, người ta thường sử dụng các phương tiện mô tả bổ sung cho các xử lý trong DFD: - ngôn ngữ có cấu trúc giản lược (Structured language) - cây quyết định (Decision Tree) - bảng quyết định (Decision Table) - từ điển dữ liệu (Data Dictionary). 12/6/2010 Giảng viên: Vũ Trọng Phong 197 4. Lập báo cáo phân tích HTTT - Là công đoạn cuối cùng của giai đoạn phân tích hệ thống. - Các phần chính: ♦ Tiêu đề: Báo cáo tổng hợp của giai đoạn phân tích hệ thống ♦ Mục lục ♦ Lời giới thiệu ♦ Nội dung báo cáo ♦ Kết luận ♦ Phụ lục 12/6/2010 Giảng viên: Vũ Trọng Phong 198 4. Lập báo cáo phân tích HTTT ♦ Mục lục: ♦ Lời giới thiệu: Cần nêu bật được mục đích của báo cáo, giới hạn của người viết đối với mục đích đã chọn, phương pháp và cách tiếp cận. ♦ Nội dung báo cáo: Trình bày một cách logic những vấn đề đặt ra và các kết quả thu được. ♦ Kết luận: Trình bày những kết quả quan trọng nhất của quá trình phân tích hệ thống. ♦ Phụ lục: những tài liệu cần thiết đính kèm, những bảng biểu, minh họa, các sơ đồ luồng dữ liệu 12/6/2010 Giảng viên: Vũ Trọng Phong 199 4. Lập báo cáo phân tích HTTT Nội dung chính của báo cáo + Phương pháp luận phân tích HTTT + Phân tích chức năng trong HTTT + Sơ đồ chức năng công việc + Các kết quả quan sát hệ thống, tổ chức phỏng vấn, điều tra theo bảng câu hỏi + Xác định các dòng thông tin kinh doanh trong hệ thống + Dòng dữ liệu đầy đủ của hệ thống THIẾT KẾ HỆ THỐNG  Tầm quan trọng của thiết kế hệ thống  Thiết kế hệ thống cung cấp những thông tin chi tiết cho uỷ ban chỉ đạo để quyết định chấp thuận hay không chấp nhận hệ thống mới, trước khi chuyển sang giai đoạn thực hiện hệ thống, trong khi thiết kế, hệ thống có thể được tiếp tục phát triển hay ngừng lại.  Thiết kế hệ thống cho phép đội dự án có một tổng quan về cách thức làm việc của hệ thống, việc thiết kế này càng kỹ cho phép ta càng nhận rõ những vấn đề như tính không hiệu quả, kém chắc chắn, yếu kiểm soát nội bộ hoặc những vấn đề khác. Thiết kế sơ bộ  Trình bày phạm vi hệ thống  Các yêu cầu của hệ thống  - Kế xuất  - Dữ liệu  Phƣơng thức xử lý  Nhập liệu đầu vào  Các chính sách trong doanh nghiệp Yêu cầu về tài nguyên  Trang bị phần mềm  Trang bị phần cứng  Các nguồn lực kinh tế  Báo cáo cho lãnh đạo của doanh nghiệp  Sau khi hoàn tất giai đoạn thiết kế sơ bộ, hệ thống mới chỉ mới được hình thành ở những đường nét cơ bản. Các kết quả và các đề xuất của đội thiết kế sau khi thiết kế sơ bộ sẽ được báo cáo lên cho các nhà quản lý trong doanh nghiệp. Nội dung của báo cáo còn bao gồm toàn bộ các tài liệu được lập trong quá trình thiết kế sơ bộ, các chi tiết trong việc phân tích chi phí - lợi nhuận, các chi tiết về các quy định hay chính sách cần thiết, các khó khăn trong phát triển hệ thống và đề nghị nên hay không nên thực hiện công việc tiếp theo. Báo cáo cũng được gửi cho ban chỉ đạo hệ thống thông tin và các nhà lãnh đạo cao cấp của doanh nghiệp. Đặc tả chi tiết  Xác định các yêu cầu  - Đặc tả chi tiết các kết xuất  - Đặc tả chi tiết dữ liệu  - Đặc tả chi tiết nhập liệu đầu vào  - Đặc tả chƣơng trình máy tính  - Các thủ tục thủ công  - Giao diện với ngƣời dùng Đặc tả chi tiết  Lựa chọn trang thiết bị  - Dịch vụ tƣ vấn công nghệ thông tin  - Lựa chọn ngƣời cung cấp  - Tiêu chuẩn đánh giá trang thiết bị Đặc tả chi tiết  Lựa chọn trang thiết bị  - Dịch vụ tƣ vấn công nghệ thông tin  - Lựa chọn ngƣời cung cấp  - Tiêu chuẩn đánh giá trang thiết bị  Báo cáo cho lãnh đạo doanh nghiệp  Kết thúc giai đoạn đặc tả chi tiết, đội thiết kế lập báo cáo và gửi cho nhà quản lý. Nội dung báo cáo bao gồm mô tả chi tiết về mục tiêu, phạm vi và các thành phần cơ bản của hệ thống. Các tài liệu được thu thập hay được tạo ra trong giai đoạn đặc tả chi tiết được đính kèm là minh chứng cho những mô tả trong báo cáo. Các nhà lãnh đạo doanh nghiệp và ban chỉ đạo hệ thống thông tin xem xét, đánh giá thiết kế hệ thống mới, đề nghị điều chỉnh hay yêu cầu thực hiện hệ thống. Kiểm toán viên và quá trình thiết kế hệ thống  Xem xét - đánh giá các đặc tả chi tiết  - Báo cáo  - Trình tự xử lý  - Tập tin dữ liệu  - Sự lựa chọn trang thiết bị  Các Module kiểm toán  Câu hỏi ôn tập chƣơng 5 1. Trình bày mục đích và sự cần thiết của phân tích hệ thống thông tin kế toán? 2. Trình bày các phương pháp thu thập thông tin? 3. Khái niệm và quy tắc lập sơ đồ chức năng BFD? 4. Khái niệm và quy tắc vẽ sơ đồ luồng dữ liệu DFD? 5. Trình bày các bước tìm kiếm phần mềm phù hợp với thống thông tin kế toán của doanh nghiệp? CHƢƠNG 6 THỰC HIỆN VÀ VẬN HÀNH HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN THỰC HIỆN HỆ THỐNG Tạo lập hệ thống  - Tạo lập phần cứng  - Tạo lập phần mềm Huấn luyện  Huấn luyện điều khiển hệ thống: là công việc khá phức tạp đối với các hệ thống lớn, có nhiều trạm làm việc và cấu hình hệ thống trải dải trong một không gian rộng. Như hệ thống mạng máy ATM, hệ thống mạng viễn thông nối trực tiếp với các phần mềm theo dõi tài khoản phải thu khách hàng. Hầu hết các hệ thống thông tin kế toán khác việc huấn luyện hệ thống là đơn giản vì hệ thống là những máy vi tính dùng các hệ điều hành thông dụng mà hầu hêt những người sử dụng là vận hành thành thạo.  Huấn luyện sử dụng phần mềm: Với những kế toán viên được đào tạo tố và nhiều kinh nghiệm, việc tiếp cận một kế toán mới có thể rất dễ dàng, nhưng để vận hành và thấu hiểu phần mềm kế toán mới không phải là điều chắc chắn. Điều này cũng dễ hiểu như việc một nhân viên kế toán ở môi trường xử lý thủ công chuyển sang hệ thống xử lý bằng máy tính. Chuyển đổi hệ thống  Phƣơng pháp chuyển đổi  a. Chuyển đổi trực tiếp  b. Chuyển đổi từng phần  c. Chuyển đổi song song  d. Chuyển đổi từng bƣớc thí điểm  Kiểm tra chuyển đổi  Sau khi chuyển đổi hệ thống cũ sang hệ thống mới, việc kiểm tra dữ liệu đã chuyển đổi cần thiết được tiến hành nhằm đảm bảo mọi dữ liệu, thông tin của hệ thống cũ đã chuyển đổi hệ thống mới đầy đủ, chính xác và tương thích. Thông thường người ta sẽ đối chiếu báo cáo mà hệ thống cũ. Tuy nhiên, với những báo cáo mới mà hệ thống mới cũ không có, những người kiểm soát phải chuẩn bị sẵn các báo cáo này để phục vụ công việc kiểm tra. VẬN HÀNH HỆ THỐNG - Mục tiêu Việc khai thác và sử dụng một hệ thống mới là mục tiêu đương nhiên của kế toán viên, cũng như những người sử dụng gián tiếp khác. Thế nhưng cũng như các hệ thống khác, hệ thống thông tin kế toán mới cũng sẽ trở nên kém hiệu quả tỉ lệ thuận với thời gian sử dụng hệ thống. Vì vậy, vận hành hệ thống cũng nhắm đến mục tiêu duy trì hoạt động hiệu quả của hệ thống.  Kiểm soát  Kiểm soát thực hiện thủ tục và các thay đổi hệ thống.  Kiểm soát thực hiện thủ tục bao gồm kiểm soát tuân thủ các thủ tục vận hành hệ thống, thực hiện các thao tác nghiệp vụ theo trình tự của chuỗi nghiệp vụ. Ngoài ra kiểm soát còn bao gồm các thủ tục nhằm bảo vệ, bảo mật và bảo dưỡng hệ thống. Kiểm soát bảo vệ được thực hiện nhằm ngăn chặn các rủi ro liên quan đến việc hệ thống bị phá huỷ, bị đánh cắp.  Câu hỏi ôn tập chƣơng 6 1. Trình bày các bước tạo lập phần mềm? 2. Trình bày các phương pháp chuyển đổi hệ thống? ưu nhược điểm của từng phương pháp? 3. Trình bày mục tiêu và kiểm soát vận hành hệ thống?